52
4.1.2.1 Flow Map
Prosedur penjualan produk yang sedang berjalan di Harijaya Anugerah adalah sebagai berikut :
4.1.2.1.1 Flowmap 1 Marketing menawarkan produk kepada konsumen
1. Bagian Persediaan memberikan katalog produk kepada marketing untuk ditawarkan ke konsumen.
2. Marketing menawarkan beberapa produk. 3. Konsumen memilih produk.
4. Apabila tidak ada produk yang cocok maka konsumen memberikan arahan sample produk kepada Marketing dan diberikan ke bagian Persediaan untuk di
cari sesuai dengan keinginan konsumen. 5. Bagian Marketing membuat nota untuk diberikan kepada konsumen dan
akunting atas jumlah produk yang disepakati. 6. Produk yang tidak terpilih kemudian akan ditawarkan oleh Marketing ke
konsumen lain. 7. Konsumen melakukan transaksi di Bagian Akunting.
8. Akunting melakukan pencatatan transaksi ke dalam daftar transaksi untuk kemudian membuat laporan penjualan.
9. Laporan Penjualan diserahkan ke Direktur.
53
Persediaan Produk
Katalog Produk
Sesuai Produk OK
Invoice Katalog
Produk Nota
Laporan Penjualan
A2 PERSEDIAAN
MARKETING KONSUMEN
AKUNTING DIREKTUR
Ya Tidak
Catat Transa
ksi Kategori
Produk Produk
A1 A1
Pemilihan Produk
A1
Produk OK Membuat
Nota Nota
Nota Daftar
Transaksi A3
Membuat Laporan
Penjualan Invoice
Laporan Penjualan
A4 A4
Membuat Laporan
roduk Laporan
Penjualan Laporan
Penjualan Laporan
Penjualan Laporan
Produk A5
Laporan Produk
Laporan Produk
Laporan Produk
A2 A5
A5 A5
Jumlah Produk
Dokumen Transaksi
Gambar 4.1 Flowmap 1 penjualan yang sedang berjalan
4.1.2.1.2 Flowmap 2 Konsumen membawa sample produk
1. Konsumen membawa sample produk kemudian diserahkan ke marketing. 2. Marketing mencari stok produk mirip dengan sample yang dibawa oleh
Konsumen. 3. Konsumen memilih produk.
4. Apabila ada produk yang sesuai dengan keinginan konsumen maka Marketing membuat nota untuk diberikan kepada konsumen dan akunting atas jumlah
produk yang disepakati.
54
5. Apabila tidak maka marketing memberikan memo bahwa sample produk tidak dapat dipenuhi kepada konsumen.
6. Produk yang tidak terpilih disimpan oleh Marketing sebagai arsip untuk kemudian ditawarkan ke konsumen lain.
7. konsumen melakukan transaksi di Bagian Akunting. 8. Akunting melakukan pencatatan nota ke dalam daftar transaksi untuk
kemudian membuat laporan penjualan. 9. Laporan Penjualan diserahkan ke Direktur.
Sample Produk
Tersedia Sample Produk
Tidak Dapat Dipenuhi
Sample Produk Nota
Laporan Penjualan
Laporan Penjualan
A4 A2
KONSUMEN MARKETING
PERSEDIAAN AKUNTING
DIREKTUR
Ya A1
Catat Transak
si
Membuat Lapotan
Penjualan Ck Stok
Produk tersedia
Produk Ok
Invoice Nota
Tidak Sample Produk
Mem buat
Memo
Nota Membuat
Nota Tidak
Melengkapi Persediaan
produk Produk
A1 Daftar
Transaksi A3
Laporan Penjualan
A4 Membuat
Laporan Data
Produk Laporan
Penjualan Laporan
Penjualan Laporan
Penjualan Laporan Data
Produk A5
Laporan Data Produk
Laporan Data Produk
A5 Laporan Data
Produk A5
A5 Jumlah
Produk Dokumen
Transaksi
Gambar 4.2 Flowmap 2 penjualan yang sedang berjalan
55
4.1.2.2. Diagram Konteks
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem:
SISTEM YANG
BERJALAN
KONSUMEN DIEKTUR
Membawa Sample Produk
Membeli Produk
Katalog Produk Nota
Sample Produk Tidak Dapat Dipenuhi Lap. Penjualan
Lap. Persediaan
Gambar 4.3 Diagram Konteks sistem yang berjalan saat ini
4.1.2.3. Data Flow Diagram
Dibawah ini adalah gambar data flow diagram sistem yang sedang berjalan saat ini berdasarkan flowmap 1:
56
KONSUMEN 1.0
Pilih Produk
Katalog Produk
2.0 Persediaan
Produk
4.0 Pembuatan
Laporan Penjualan
Data Transaksi 3.0
Pembuatan Nota
DIREKTUR 5.0
Laporan Persediaan
Produk Pilih Produk
Beli Produk Katalog Produk
Laporan Penjualan N
ot a
L apo
ran Perse
di ia
an
Nota Nota
Kat a
log Pro
duk
Prod uk
Perse di
a an
Data Produk
Gambar 4.4 DFD Sistem yang berjalan saat ini
4.1.3. Evaluasi Sistem yang sedang Berjalan
Setelah melewati beberapa tahapan analisa terhadap sistem yang sekarang berjalan di Harijaya Anugerah, maka dapat diketahui kelemahan-kelemahan yang
terjadi, kelemahan-kelemahan tersebut antara lain adalah : 1. Proses pemilihan produk harus dilakukan ditempat sehingga mengharuskan
pihak konsumen untuk datang ke Harijaya Anugerah untuk mendapatkan produk yang diinginkan.
2. Proses pembayaran dilakukan di tempat sehingga konsumen harus datang ke Harijaya Anugerah untuk melakukan pembayaran.
57
3. Dengan sistem yang berjalan sekarang, pemberian informasi kepada konsumen dirasakan kurang efektif karena pemasaran produk terhadap
konsumen harus selalu bertatap muka. 4. Tidak adanya media promosi bagi Harijaya Anugerah.
5. Selama ini sistem pengarsipan baik itu laporan penjualan maupun data transaksi masih dilakukan dengan menggunakan kertas sehingga mudah hilang
atau tercecer apabila suatu saat data tersebut dibutuhkan kembali.
4.2. Perancangan Sistem 4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem
Berdasarkan kepada analisis terhadap sistem yang sedang berjalan pada perusahaan Harijaya Anugerah maka diusulkan untuk membuat aplikasi e-
commerce di Harijaya Anugerah dengan tujuan agar perusahaan dapat bersaing di era teknologi. Dengan adanya sistem yang baru diharapkan perusahaan dapat lebih
mempromosikan produk yang dijual dengan luas tidak sebatas konsumen yang sudah menjadi langganan saja akan tetapi diharapkan bisa mendapatkan konsumen
baru, selain itu dengan adanya sistem ini maka dapat mengefektifkan dan mengefisienkan pekerjaan, waktu, dan lain-lain seperti pembayaran bisa dilakukan
secara online, pemberian arahan produk yang di minta oleh konsumen dapat dikirim melalui situs yang ada sehingga memudahkan ke dua belah pihak baik itu
untuk pihak Harijaya Anugerah maupun pihak konsumen.
58
4.2.2. Gambaran Umum Sistem yang Diusulkan
Gambaran mengenai sistem yang diusulkan yaitu mengenai pemanfaatan e-commerce sehingga konsumen dapat membeli dan memesan produk melalui
internet. Juga untuk memberikan kemudahan kepada para konsumen dalam melakukan transaksi dengan hanya mengakses website yang telah ada tanpa harus
datang langsung ke tempatnya dan memberikan informasi mengenai berbagai macam produk yang ditawarkan oleh Harijaya Anugerah .
4.2.3. Perancangan Prosedur yang Diusulkan
Perancangan prosedur yang diusulkan dalam pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Data Produk berbasis web ini diantaranya menyangkut flow map,
diagram kontek, data flow diagram dan kamus data.
4.2.3.1. Diagram Kontek
Diagram konteks menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luar. Berikut ini merupakan diagram konteks analisis sistem yang diusulkan :
59
Sistem Informasi E-Commerce
MEMBER ADMIN
Informasi Pemesanan Informasi Laporan Transaksi
Data Pemesanan
Login Member Input Data Produk
Login Admin Data Pembayaran
Data Pengiriman Data Permintaan Produk
Informasi Login
Katalog Produk Informasi Pembayaran
Informasi Pengiriman Informasi Permintaan Produk
Input Data Kategori Input Data Provinsi
Informasi Admin Informasi Produk
Informasi Kategori Informasi Member
Informasi Provinsi
PENGUNJUNG Data Kategori
Data Produk Data Detail Produk
Informasi Kategori Informasi Produk
Informasi Detail Produk
Gambar 4.5 Diagram Kontek yang diusulkan
4.2.3.2. Data Flow Diagram
DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada
atau sistem
baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkan
lingkungan fisik
dimana data
tersebut mengalir atau
lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan. DFD dapat menggambarkan arus data di dalam sistem dengan terstruktur dan jelas.
Kategori