dengan mencacah arsip dapat dilakukan secara bertahap, artinya harus selesai pada saat itu
Dengan demikian pemusnahannya dapat dilakukan secara rutin dan tidak perlu waktu khusus dan sebaiknya memiliki mesin pencacah kertas sehingga
tidak ada selembar arsippun yang dibuang di tempat sampah masih berwujud lembaran yang dapat dikenal identitasnya.
c. Penghancuran
Pemusnahan dengan cara ini adalah memusnahkan arsip dengan menuangkan bahan kimia di atas tumpukn arsip. Cara ini agak berbahaya
arena bahan kimia yang digunakan biasanya soda api dapat melukai kalau percikannya mengenai badan. Dengan demikian apabila penghancuran
dilakukan pada tempat tertentu, apakah di suatu lubang atau bak. Maka tidka
perlu ditunggu arsip pasti akan hancur.
3.2.2 Peralatan Kearsipan
Peralatan yang dipergunakan dalam bidang kearsipan pada dasarnya sebagian besar sama dengan alat-alat yang dipergunakan dalam bidang
ketatausahaan pada umumnya, peralatan yang dipergunakan terutama untuk penyimpanan arsip, minimal terdiri dari:
a. Map
Map yaitu berupa lipatan kertas atau karton manila yang dipergunakan
untuk menyimpan arsip. Jenisnya terdiri dari map biasa yang sering
disebut stopmapfolio,
Stopmap bertali
portapel, map jepitan
snelhechter, map tebal yang lebihdikenal dengan sebutan ordner atau brieforner.
Penyimpanan ordner lebih baikdirak atau lemari, bukan di dalam filing cabinet dan posisi penempatannya bias tegak. Sedangkan
Stopmap folio dan snelhechter penyimpanannya dalam posisimendatar,
atau tergantung bila yang dipakai snelhechter gantung di dalam filing cabinet
, sedangkan portapel sebaiknya disimpan dalam almari karena
dapatmemuat banyak lembaran arsip.
b. Folder
Folder merupakan lipatan kertas tebalkarton manila berbentuk segi empat
panjang yang gunanya untuk menyimpan atau menempatkan arsip, atau satu kelompok arsip di dalam filing cabinet. Bentuk folder mirip seperti
stopmap folio,tetapi tidak dilengkapi daun penutup, atau mirip seperti snelhechter
tetapi tidak dilengkapi dengan jepitan. Biasanya folder dilengkapi dengan tab, yaitu bagianyang menonjol dari folder yang
berfungsi untuk menempatkan kode-kode, atauindeks yang menunjukkan isi folder yang bersangkutan.
c. Guide
adalah lembaran kertas tebal tau karton manila yang dipergunakan sebagai penunjuk dan atau sekatpemisahdalam penyimpanan arsip. Guide© 2003
Digitized by USU digital library 8terdiri dari dua bagian, yaitu tab guide
yang berguna untuk mencantumkan kode kode, t-t atau indeks klasifikasi pengelompokan dan badan guide itusendiri.Jumlah guide yang
diperlukan dalam
sistem filing
adalah sebanyak
pembagian pengelompokan arsip menurut subyeknya. Misalnya guide pertama untuk
menempatkan tajuk heading subyek utama main subyek, guide kedua untuk menempatkan sub-subyek, guide ketiga untuk yang lebih khusus
lagi, demikian seterusnya. d.
Filing Cabinet Filing cabinet
file cabinet adalah perabot kantor berbentuk persegi empat panjang yang diletakkan secara vertikal berdiri dipergunakan untuk
menyimpan berkas-berkas atau arsip. Filing cabinet mempunyai sejumlah laci yang memiiki gawang untuk tempat rnenyangkutkan folder gantung
bila arsip ditampung dalam folder gantung. Filing cabinet terdiri berbagai jenis, ada yang berlacitunggal, berlaci g, horizontal plan file
cabinet, drawer type filing cabinet,lateral filing cabinet , dsb.
e. Almari Arsip
Almari arsip adalah almari yang khusus digunakan untuk menyimpan arsip. Bentuk dan jenisnya bervariasi, namun berkas atau arsip yang
disimpan dalam almari arsip sebaiknya disusunditata secara vertical lateral
vertikal berderet kesamping, sehingga susunan arsip di dalam almari arsip sama dengan susunan arsip yang disusun ditata di dalam rak
arsip. f.
Berkas Kotak Box file
Berkas atau box file adalah kotak yang dipergunakan untuk menyimpan berbagai arsip warkat. Setiap berkas kotak sebaiknya dipergunakan untuk
menyimpan arsip yang sejenis, atau yang berisi hal-hal yang sama. Selanjutnya berkas kotak ini akan ditempatkan pada rak arsip, disusun
secara vertikal vertikal berderet ke samping.
g. Rak Arsip
Rak arsip adalah sejenis almari tak berpintu, yang merupakan tempat untuk menyimpan berkas-berkas atau arsip. Arsip ditempatkan dirak susun
secara vertikal lateral yang dimulai selalu dari posisi kiri paling atas menuju kekanan,dan seterusnya kebawah
h. Rotary Filling
Rotary Filling adalah peralatan yang dapat berputar, dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip terutama berupa kartu. i.
Cardex Card Index
Cardex adalah alat yang dipergunakan untuk menyimpan arsip yang
berupa kartu dengan mempergunakan laci-laci yang dapat ditarik keluar
memanjang. Kartu-kartu yang akan disipan disebelah atas kartu diberi
kode agar lebih mudah dilihat. j.
File yang dapat dilihat Visible reference record file
Visible reference record file adalah alat yang dipergunakan untuk
menyimpan arsip-arsip yang bentuknya berupa leflet, brosur
3.3 Surat
