penyimpanan. Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain. Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berjudul tulisan,
gambar, grafik, dan sebagainya. Bahan-bahan yang disimpan sebagai bahan pengingat.
Menurut Undang-undang No. 7 tahun 1971 arsip adalah: Surat-surat yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan-bahan pemerintah dalam
bentuk apapun, baik dalam keadaan tunggal maupun kelompok dalam rangka pelaksanaan kegiatan pemerintah.
Surat-surat yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga dan bahan- bahan swasta atau kelompok dalam rangka pelaksanaan kehidupan kebangsaan.
Sedangkan menurut Amsyah 2003:16 arsip adalah setiap catatan yang tertulis, tercetak atau ketikan dalam bentuk huduf, angka atau gambar yang
mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi yang terekam pada kerjtas kartu, formulis, kerjtas film slide, film-strip, micro film,
media computer, kertas photo copy dan lain-lain.
3.1.1 Tujuan Arsip Tujuan kearsipan ialah untuk menjamin keselamatan bahan pertanggung
jawaban nasional tentang perencanaan, pelaksanaan dan penyelenggaraan kehidupan kebangsaan serta untuk menyediakan bahan pertanggungjawaban
tersebut bagi kegiatan perusahaan dan organisasi. Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip dan mampu menyediakan informasi dengan tepat, lengkap,
akurat, relevan, dan tepat waktu secara efisien PASAL 3 UU NO. 7 TAHUN 1971
3.1.2 Kegunaan Arsip
Arsip adalah catatan tertulis, gambar, atau rekaman yang memuat sesuatu hal atau yang digunakan sebagai pengingat. Menurut Mulyono 2003:6, arsip
mempunyai 4 kegunaan yaitu:
a. Guna Informasi
Arsip yang disimpan merupakan bank data yang dapat dijadikan rujukan pencarian informasi atau sumber ingatan apabila diperlukan.
b. Guna Yuridis
Arsip yang dimiliki suatu kantor atau organisasi memiliki fungsi sebagai pendukung legalitas atau bukti-bukti apabila diperlukan.
c. Guna Sejarah
Arsip memiliki informasi masa lalu dan menyediakan informasi untuk masa yang akan datang
d. Guna Ilmu Pengetahuan
Arsip juga sebagai bahan informasi untuk orang lain yang membutuhkan dan juga sebagai penambahan pengetahuan. Berbagai kegunaan arsip sangat
terkain dengan seberapa lama akan disimpan. Arsip tidak selamanya harus disimpan, tetapi suatu periode arsip perlu disusut. Arsip perlu disimpan terus
dan sebagian besar perlu dihapus dari tempat penyimpanan.
3.1.3 Penggolongan Arsip
Untuk penataan arsip dengan baik, maka arsip perlu dikelompokkan dalam empat golongan arsip. Hal ini memudahkan penilaian dalam penyimpanan
maupun penyusutan bagi arsip yang tidak memiliki nilai guna. Menurut Ignasius 1991;27 ada 4 empat golongan arsip adalah sebagai berikut:
a. Arsip Non-esesial
Arsip Non-esesial yaitu arsip yang tidak memerlukan pengelolaan dan tidak mempunyai hubungan dengan hal-hal yang penting, sehingga tidak perlu
disimpan dalam waktu yang lama. Arsip ini paling lama penyimpanannya satu tahun.
b. Arsip yang diperlukan
Arsip yang diperlukan yaitu arsip yang masih mempunyai nilai guna, tetapi sifatnya sementara dan kadang-kadang masih digunakan atau dibutuhkan.
Oleh Karena itu arsip yang diperlukan masih perlu disimpan antara 2-3
tahun.
c. Arsip Penting
Arsip penting yaitu arsip yang mempunyai nilai hukum, pendidikan, keuangan, dokumentasi, dan sejarah. Arsip yang demikian masih diperlukan
untuk membantu kelancaran pekerjaan. Apabila arsip yang hilang sulit
diganti dan memang sulit mencari penggantinya.
d. Arsip Vital
Arsip vital yaitu arsip yang bersifat permanen, langsung disimpan untuk selama-lamanya.
3.1.4 Jenis Arsip
