Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Pt Kahar Duta Sarana Cabang Medan

TUGAS AKHIR

SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN

Oleh:

PUTRI NANDA SIREGAR 062102143

PROGRAM STUDI DIPLOMA III AKUNTANSI FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum wr.wb

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat ALLAH SWT yang telah memberikan limpahan rahmat dan taufik-Nya serta shalawat teriring salam atas junjungan Nabi besar Muhammad SAW sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini.

Tugas Akhir ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan pendidikan program Diploma III pada Universitas Sumatera Utara. Meskipun dalam penyusunannya masih banyak kekurangan, namun Tugas Akhir ini dapat dijadikan sebagai bahan diskusi dalam mempelajari dan mendalami tentang Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas secara singkat. Pada kesempatan ini tak lupa penulis mengucapkan terima kasih kepada orang-orang yang telah banyak membantu penulis dalam penyelesaian Tugas Akhir.

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M.Si, Ak selaku Ketua Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dan Dosen pembimbing penulis yang telah membantu penulis dalam menyelesaikan Tugas Akhir ini.

3. Bapak Iskandar Muda SE, M.Si, Ak selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Indi Patricia SE beserta seluruh staf dan karyawan PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang telah banyak membantu penulis dalam memberikan data dan informasi yang diperlukan dalam penyelesaian Tugas Akhir ini.

5. Kepada kedua orang tua penulis (ayahanda Muhammad Asmar Siregar S.sos dan Ibunda Masdewi P) yang selalu memberikan motivasi, material dan moril serta doa yang tidak putus-putusnya kepada penulis.

Penulis menyadari sepenuhnya bahwa Tugas Akhir ini masih jauh dari sempurna, karna itu penulis mengharapkan saran dan kritik yang bersifat membangun demi kesempurnaan dan perbaikan kesalahan penulisan di masa-masa yang akan datang. Akhir kata penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi penulis dan bagi pihak pembaca sekalian.

Medan, Juni 2009 Penulis

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

BAB I. PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1

B. Permasalahan ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3

D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian ... 4

2. Laporan Penelitian ... 5

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN A. Sejarah Ringkas ... 7

B. Struktur Organisasi & Personalia ... 9

C. Job Description (Uraian Tugas) ... 11

D. Jaringan Usaha/Kegiatan ... 15

E. Kinerja Usaha Terkini ... 16

F. Rencana Kegiatan ... 17

BAB III. TOPIK PENELITIAN A. Sistem Akuntansi pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan ... 19

B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana

Cabang Medan ... 22

C. Pengendalian Intern Kas ... 28

D. Pemeriksaan Kas ... 31

E. Sistem Dana Kas Kecil ... 34

BAB IV. PENUTUP A. Kesimpulan ... 40

B. Saran ... 41

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

BAB I

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dalam sektor perekonomian yang menunjang pembangunan negara kita ini, telah banyak perusahaan-perusahaan swasta maupun perusahaan milik negara yang berkembang dengan pesat. Perusahaan dalam dunia bisnis selalu berusaha untuk mengikuti perkembangan yang terjadi. Dengan berbagai jenis usaha yang selalu bersaing dalam memenuhi pangsa pasar, maka perusahaan dituntut untuk mencapai kualitas produk yang baik, perindustrian yang semakin cepat, dan produk-produk yang bervariasi, agar dapat mengelola sumber daya perusahaan yang sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dalam pengambilan keputusan yang tepat.

Kondisi ataupun tujuan yang diharapkan perusahaan yaitu mencari laba atau keuntungan, meningkatkan efisiensi dalam seluruh operasi perusahaan serta untuk mendorong kepatuhan pada kebijakan dan prosedur yang telah digariskan manajemen. Dengan keuntungan yang diperoleh tersebut perusahaan akan mampu mempertahankan kelangsungan hidupnya. Oleh karena itu para manajer harus dapat berpedoman pada informasi yang terkandung dalam laporan perusahaan yang diterima, perusahaan harus dapat menanggungjawabi kas dan pengeluaran serta sarana yang dipercayakan kepada perusahaan ini.

Setiap perusahaan yang memperoleh laba atau keuntungan, baik yang bergerak dibidang manufaktur, dagang dan jasa akan selalu dihadapkan dengan

suatu kondisi ataupun masalah. Kondisi tersebut yaitu pengelolaan dan pengawasan yang berkaitan dengan pengelolaan harta yang berbentuk kas. Masalah yang dihadapi perusahaan dapat berakibat hilangnya kendali, antara lain seperti: kekeliruan yang tidak disengaja dalam pencatatan atau pemrosesan data, kesengajaan karyawan dalam melaporkan fakta secara salah (yaitu penipuan dan penggelapan).

Aktiva yang paling lancar yang sering digunakan dalam operasi perusahaan adalah kas. Kas (cash) meliputi koin, uang kertas, cek, wesel (money order) atau kiriman uang melalui pos yang lazim berbentuk Draft Bank atau Cek Bank. Lazimnya, kas dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang diterima Bank untuk disetor kerekening bank. Begitu mudahnya mentransfer uang, sehingga aktiva yang cenderung diselewengkan atau disalahgunakan oleh karyawan adalah kas. Masalah kas adalah masalah yang paling sering diselewengkan, karena merupakan aktiva yang bernilai dari aktiva lain, dan juga karena bentuknya yang kecil, tidak diketahui pemiliknya, dapat dipindahtangankan dengan cepat serta diperlukan setiap orang. Untuk menjamin transaksi yang sehubungan dengan kas, harus dilakukan sesuai dengan menjaga keamanan kas tersebut dan diperlukan faktor-faktor pendukung untuk melancarkan usaha. Berdasarkan uraian singkat diatas maka suatu sistem akuntansi yang dipersiapkan dengan baik akan menghasilkan kelangsungan hidup bagi perusahaan. Karena itu peneliti merasa tertarik untuk mengadakan serangkaian penelitian dan memaparkannya dalam tugas akhir ini tentang ” SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS PADA PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN ”.

B. Permasalahan

Sistem Akuntansi pengeluaran kas sangat penting yaitu untuk menghindari kemungkinan terjadinya penyelewengan terhadap pengeluaran kas yang dapat merugikan perusahaan. Sistem pemrosesan pengeluaran kas dimaksudkan untuk membayar pengeluaran yang telah diotorisasi dan didistribusikan secara akurat dan secepatnya. Adapun permasalahan dalam penelitian ini adalah: ”Apakah penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah efektif”.

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian

Pada bab ini tujuan dari pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. untuk mengetahui bagaimana penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas

yang dilaksanakan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan,

2. untuk mengetahui kebijakan yang ditetapkan pada PT KAHAR DUTA SARANA Cabang Medan dalam mengelola Pengeluaran Kas,

3. untuk mengetahui kondisi dan perkembangan pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dilihat dari Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas.

Manfaat Penelitian

Sedangkan manfaat dari pelaksanaan penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. bagi peneliti, sebagai bahan masukan dan tambahan pengetahuan jika

sewaktu–waktu penulis dihadapkan pada masalah yang berhubungan dengan Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas,

2. bagi perusahaan, untuk memberikan sumbangan pemikiran sesuai dengan kemampuan penulis kepada Perusahaan dalam menyempurnakan metode- metode yang digunakan dalam membuat perencanaan dan kebijakan yang tepat untuk masa yang akan datang,

3. bagi pembaca, diharapkan dapat menjadi bahan rujukan atau sumber informasi bagi yang ingin mempelajari dan membahas lebih jauh tentang sistem pengeluaran kas.

D. Sistematika Penelitian 1. Jadwal Penelitian

Jadwal penelitian terdiri dari berbagai kegiatan. Kegiatan dimulai dari persiapan melaksanakan survei, pelaksanaan bimbingan untuk pengolahan data, pelaporan bimbingan untuk penulisan tugas akhir, serta penyempurnaan tugas akhir. Jadwal kegiatan untuk lebih jelasnya dapat dilihat di tabel jadwal kegiatan berikut ini.

No. Kegiatan

April Mei

Minggu Minggu

I II III IV I II III IV A. Persiapan

1. Pelaksanaan Survei untuk

mendapatkan topik tugas akhir.

嚊

2. Bimbingan untuk pelaksanaan

tugas akhir.

嚊

B. Pelaksanaan

data perusahaan.

¹. Pengolahan data perusahaan

dalam penyusunan tugas akhir.

嚊

C. Pelaporan

5. Bimbingan untuk penulisan

BAB I tugas akhir.

嚊

6. Bimbingan untuk penulisan

BAB II tugas akhir.

嚊

7. Bimbingan untuk penulisan

BAB III tugas akhir.

嚊

8. Bimbingan untuk penulisan

BAB 1V tugas akhir.

嚊

9. Bimbingan tahap akhir dalam

penyusunan tugas akhir.

嚊

10. Penyempurnaan tugas akhir. _嚊

2. Laporan Penelitian

Laporan penelitian terdiri dari empat bab yaitu, bab pendahuluan, , profil

perusahaan, topik penelitian dan penutup. BAB I : PENDAHULUAN

Pada bab I diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan dan manfaat penelitian, rencana penulisan yang terdiri dari Jadwal penelitian dan rencana isi.

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Pada bab ini dijelaskan mengenai sejarah ringkas perusahaan, stuktur organisasi dan personalia, job deskripsi, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

BAB III : TOPIK PENELITIAN

Pada bab ini peneliti akan menguraikan hasil penelitian mengenai Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang dibandingkan dengan teori yang

berhubungan dengan permasalahan. BAB IV : PENUTUP

Pada bab ini akan diuraikan kesimpulan yang dirangkum dari hasil penelitian terhadap PT Kahar Duta Sarana Cabang dan juga saran yang ditujukan bagi perusahaan sebagai bahan masukan yang dianggap perlu bagi kelangsungan hidup perusahaan.

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Ringkas

Kelompok usaha PT KAHAR DUTA SARANA (KDS) berdiri pada tanggal 16 Februari 1979 dengan badan usaha yang memasok alat tulis dan mesin-mesin kantor. Dengan memiliki 6 karyawan dan sebuah ruang kantor sederhana di daerah Senen Jakarta Pusat. PT Kahar Duta Sarana meniti tahun-tahun pertamanya dengan ketekunan dan kerja keras.

Perusahaan ini awalnya didirikan oleh H. Koendjono Harjadi. Dan untuk saat ini kepemimpinannya di pegang oleh beberapa orang dengan jabatan masing-masing. PT Kahar Duta Sarana tidak akan berkembang dengan adanya jasa-jasa pemimpin seperti yang sekarang ini masih menjabat yaitu:

Chairman / CEO : H. Koendjono Harjadi President Director : Frans B. Sungkono

Director : Djoko Wirjono

Director : Wayan Wandi

Director : Kemal Toha

Dengan mutu dan layanan yang baik membuat PT Kahar Duta Sarana dipercaya memasok keperluan mesin kasir sebuah instansi pemerintah. Momentum ini tidak disia-siakan begitu saja. PT Kahar Duta Sarana telah berhasil menyakinkan sebuah Perusahaan Jepang yaitu Tokyo Electrik Corporation (TEC), untuk bermitra dan untuk pertama kalinya PT Kahar Duta Sarana menjadi Sole

Distributor Mesin Kasir TEC. Dalam perkembangan selanjutnya, PT Kahar Duta Sarana dipercaya untuk memasarkan produk-produk TEC yang lain seperti: Digital Scale, Point of Sale System, dan lain-lain.

Pada pertengahan tahun 1980 PT Kahar Duta Sarana lebih menegaskan kiprahnya yang berfokus pada penyelenggaraan retail system solution dengan memasuki bidang Marketing System, yaitu dengan memasarkan Barcode Printer dan memasuki era produksi Marking Labels pada tahun 1990. Saat ini perkembangan pasarnya meliputi industrial Labels yang diantara pelanggannya termasuk pula Multinational Corporation. Produksi PT Kahar Duta Sarana telah memenuhi syarat kualitas dan mendapat sertifikasi dari UL (Underwriting

Laboratory) USA.

Dalam bidang pemasaran makin lengkap dengan ditunjuknya PT Kahar Duta Sarana sebagai distributor oleh PSC Inc. untuk produk Laser Scanner dan oleh Love shaw (UK) untuk produk Large Character Printer. Untuk saat ini, perkembangan yang paling akhir di kiprah PT Kahar Duta Sarana adalah telah berdirinya Divisi Niaga pada awal dekade 1990 yang mengayomi sejumlah Outlet Swalayan Fotografi di beberapa tempat di Jakarta, kemudian disusul dengan berdirinya Divisi-divisi lain seperti: Divisi CASIO yang memegang keagenan tunggal Digital Camera, Dye Sublimion Printer dan Personal Data Assitant (PDA). Dalam memasuki dekade pertama abad 21, Indonesia dengan pasti akan berkembang menjadi pemain yang penting dalam ekonomi global. Kahar Duta Sarana akan terus mengambil peran aktif dan dinamis serta berkembang terus memenuhi tuntutan zaman.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi yang diperlukan akan sangat menentukan berhasil atau tidaknya suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam prinsip struktur organisasi, Tujuan kepala Cabang suatu perusahaan adalah untuk memaksimalkan nilai perusahaan. Begitu pentingnya arti dari kepala cabang bagi perusahaan dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, maka dalam bidang manajemen PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki team yang dapat membantu berjalannya bisnis, yaitu:

 Kepala Pimpinan Cabang : H . Rusadi Hilman SMHK

 Bidang Keuangan/Administrasi : Indi Patricia SE

 Bidang Penjualan : Bambang Gunawan

 Bidang Service : Suriadi

Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan masing-masing bagian dari struktur organisasi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang memberikan keterangan dan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab. Adapun lampiran Struktur Organisasi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat kita lihat di bagian lampiran. Masing-masing bagian dalam stuktur organisasi ini dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Kepala Cabang PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

a. Kepala cabang bertugas dalam memimpin seluruh karyawan PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, yang bertanggungjawab terhadap direktur penjualan.

b. untuk pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pembekalan dan pemasaran produk-produk PT Kahar Duta Sarana di wilayah kerja Kahar Duta Sarana Cabang Medan.

2. Bagian SPV Administrasi dan Keuangan

a. mengkoordinasi dan pengendalian aspek-aspek keuangan dan Administrasi yang meliputi kegiatan rencana kerja/anggaran, personalia, akuntansi, logistik dan pembendaharaan di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan. Bagian ini terdiri dari staf Administrasi Sales, Staf Logistik, Collector, Driver, dan Office Boy.

3. Bagian SPV Sales

a. mengkoordinasi kegiatan penjualan produk-produk PT Kahar Duta Sarana yang berada di wilayah kerja cabang medan yang meliputi: Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau. Dimana yang bertugas untuk memasarkan atau melakukan demo produk-produk yang akan di jual adalah Sales Man.

4. Bagian Service

a. mengkoordinasi kegiatan setelah penjualan yang meliputi perawatan dan perbaikan terhadap hasil penjulan produk-produk diseluruh wilayah kerja Cabang Medan. Dimana yang bertugas untuk melakukan service terhadap barang-barang yang dipasarkan adalah bagian Teknisi.

C. Job Discription (Uraian Tugas)

Pada PT KAHAR DUTA SARANA job discription/uraian tugas meliputi beberapa bagian seperti Kepala Cabang, Adm. Keuangan , Personalia, SPV Sales, Service, Salesman, Teknisi, Adm. Sales, Logistik, Collector, Driver, dan Office Boy. Adapun uraian tugas-tugas yang dilakukan seperti:

1. Kepala Cabang

a. menentukan arah dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang dan menjabarkan dalam rencana pelaksanaan jangka pendek,

b. melakukan koordinasi dengan kepala-kepala seksi dan memberikan wewenang khusus, serta meminta pertanggungjawabannya dalam pelaksanaan kerja harian.

2. Adm. Keuangan dan keuangan

a. mengatur Cash Flow Cabang,

b. menyelenggarakan Pembukuan Cabang,

c. mertanggungjawab atas proses akuntansi dan pelaporannya, d. mengatur arus kas perusahaan,

e. menyiapkan rekap kas harian perusahaan,

f. merancanakan anggaran pendapatan dan biaya perusahaan,

g. menerima uang dan melakukan pembayaran dalam rangka keperluan kantor,

h. menyediakan Laporan Mingguan, Bulanan, Triwulan, Semesteran, dan Tahunan penjualan untuk keperluan Cabang dan Kantor Pusat:

2) Outstanding Cabang 3) Collection

4) Cash Flow 5) GL Cabang.

3. Bagian Sales

a. melakukan Presentasi / Demo,

b. membuat Forecast Penjualan sebagai rencana kerja, c. menghasilkan Invoice sesuai target yang ditetapkan, d. memberikan pelatihan / training ke Customer, e. menyelenggarakan Administrasi Penjualan, f. melakukan Casaving,

g. mendirikan pelatihan/training ke Customer,

h. menjaga hubungan baik dengan customer lama dan mengembangkan customer baru.

4. Bagian Service

a. menjual jasa kontrak perawatan (Maintenance Contract),

b. menjalin hubungan yang baik dengan semua customer dengan melakukan kunjungan kehumasan,

c. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service rutin,

d. melakukan service rutin sesuai jadwal,

f. memperbaiki mesin-mesin yang rusak, baik di pelanggan maupun dikirim ke kantor sesuai jadwal,

g. melakukan tes mesin yang akan dijual,

h. membuat laporan rencana kerja teknisi (RKT), i. membantu dan membimbing Customer.

5. Bagian Administrasi

a. membantu bagian keuangan dalam menangani dan mengendalikan anggaran, personalia akuntansi dan pembendaharaan untuk PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan,

b. membuat Faktur Penjualan, Invoice dan Delivery Order.

6. Personalia

a. melakukan Perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dengan

berdasarkan lembur karyawan,

b. menyelenggarakan fungsi kepersonaliaan lainnya untuk cabang, c. menyelenggarakan layanan rumah tangga cabang.

7. Logistik

a. mengelola Stock barang dan Sparepate, b. menyiapkan mesin yang akan dijual,

c. melakukan Control stock harga untuk setiap produk-produk yang dipasarkan.

8. Collector

a. menagih piutang yang sudah jantuh tempo (30 hari) kepada Customer, b. menyerahkan piutang kepada bagian keuangan perusahaan.

9. Driver

a. mengirim pesanan barang Customer,

b. menyerahkan barang sesuai dengan permintaan costumer,

b. mertanggungjawab atas keamanan barang-barang yang akan dikirim kepada customer.

10. Salesman

a. melakukan Cavasing,

b. melakukan Presentasi / Demo,

c. memberikan pelatihan / training ke Customer, d. menghasilkan invoice sesuai target yang ditetapkan.

11. Teknisi

a. menjual jasa kontrak perawatan ( Maintenance Contract ),

b. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service rutin,

c. membuat laporan rencana kunjungan teknisi ( RKT ),

d. memeriksa kerusakan yang ada pada mesin-mesin untuk produk-produk yang dipasarkan yang masih memiliki garansi,

e. memperbaiki kerusakan mesin-mesin untuk produk-produk yang dipasarkan.

12. Office Boy

a. bertanggungjawab atas kebersihan ruangan di setiap bagian perusahaan, b. mengantarkan surat-surat atau arsip-arsip ke Bank atau ke perusahaan lain.

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

PT Kahar Duta Sarana adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan jasa elektronik. Produk-produk yang dipasarkan adalah berbagai jenis mesin kasir. Dimana PT Kahar Duta Sarana menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan-perusahaan terkemuka seperti Barcode Printer yang bekerja sama dengan TOSHIBA, Potable Data Terminal dan Scanner, bekerja sama dengan DATALOGIC dan Metrologic, Pos System, Peripherals, dan Pos Printer bekerja sama dengan WINCOR NIXDORF, STAR Micronics, dan IBM, Electronic Cash Register, bekerja sama dengan TOWA, dan TEC (Tokyo Electric Corporation), Weighing Scale bekerja sama dengan BIZERBA, Software yang bekerja sama dengan STORE VISION dan WINCOR NIXDORF dan berbagai perlengkapan untuk mesin-mesin kasir bekerja sama dengan ARMOR, serta penjualan jasa service untuk mesin-mesin yang dipasarkan tersebut.

Dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, memiliki beberapa produk-produk yang dapat dipasarkan diantaranya seperti: Bar Code Printers atau Penyaringan Code, Electronic Cash Registers (ECR) atau Mesin Penghitung Uang Masuk, Handheld Scan, Perlengkapan Mesin Kasir seperti: Label, Ticket Roll, Ribbon. Peripherals seperti: Cash Drawer, Customer Display, Monitors, Pos Keyboard. Portable Data Terminal, Pos Printer, Pos System, Scanner,Scale (Elektonic Scale System) dan Weighing Scale.

E. Kinerja Usaha Terkini

Kondisi ekonomi yang mempengaruhi kinerja suatu perusahaan adalah pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan tingkat bunga. Pertumbuhan ekonomi mempengaruhi biaya produksi dari bahan , mesin, atau karyawan. Kinerja suatu perusahaan khususnya meningkat ketika permintaan tinggi, persaingan lemah, pasokan tenaga kerja yang tersedia, dan peraturan tidak mengenakan pembatasan berlebihan.

Dengan berdirinya PT Kahar Duta Sarana yang memiliki beberapa cabang seperti di kota-kota besar hingga meliputi kawasan daerah. Cabang tersebut telah menyebar luas di Indonesia seperti: Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya dan Medan. Dan memiliki daerah untuk operasi pemasaran perusahaan cabang medan meliputi: Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau.

Pada pertumbuhan ekonomi sekarang ini, PT Kahar Duta Sarana telah dipercaya oleh beberapa swalayan dengan menggunakan barang-barang milik perusahaan. Swalayan terbesar di Indonesia seperti Matahari, Suzuya, Sogo, Macan, Carrefour, Metro, Makro, J.Co, Body Shop, Brad Talk dan lain-lain sebayak 80% pasokannya seperti Hands-Free Scanners, Cash Drawer, Pos Printer, Barcode Printer, dan lainnya berasal dari PT KDS. Sedangkan dalam meraih penghargaan atau prestasi, PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dipercaya dalam meraih penghargaan (Awards) yang diantaranya seperti:

Tahun 1999 : Prize for The Achievement of The Purchase Target for Second Half of 1999 from TEC,

Tahun 1999 : Best Sales Award from PSC,

Tahun 2000 : POS Business Partner of The Year from IBM, Tahun 2000 : Market Growth Award from IBM,

Tahun 2001 : Best Performance Award from Wincor Nixdorf , Tahun 2003 : Outstanding Sales Award from PSC,

Tahun 2004 : Retail Division Authorized Partner from Wincor Nixdorf, Tahun 2004 : Outstanding Sales Award from PSC,

Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from PSC, Tahun 2005 : Million Dollars Club from PSC,

Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from Metrologic, Tahun 2006 : Outstanding Sales Award from Metrologic, Tahun 2006 : Million Dollars Achievement from PSC.

F. Rencana Kegiatan

Pada PT Kahar Duta Sarana memiliki misi yang diantaranya yaitu:

1. membuat keputusan yang tepat dalam bekerja yang berprofesional,

berkompeten di era globalisasi ini,

2. mengambil keputusan dengan langkah yang pasti. Dengan arah yang lebih maju dan teknologi informasi (IT) yang menjelma perusahaan sebagai pondasi untuk generasi yang akan datang.

Rencana kegiatan PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan adalah untuk menghasilkan laba atau keuntungan yang lebih memuaskan, menciptakan lingkungan kekeluargaan kepada sesama, memberikan pelayanan yang baik agar

pelanggan semakin betah dan nyaman. PT Kahar Duta Sarana akan mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang lain, baik dari segi produk, pelayanan jasa dan penjualan. Dalam rencana kedepan PT Kahar Duta Sarana selalu mengambil keputusan dengan seselektif mungkin, agar tidak terjadi penyesalan-penyesalan di kemudian hari.

Jasa atau layanan yang dilaksanakan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan selalu menawarkan solusi untuk menyenangkan para Costumer. Bagi para costumer yang memiliki keluhan dengan mesin, instalasi jaringan, spareparts atau suku cadang, dan lain-lain PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan selalu menyediakan solusi yang terbaik, dengan pengalaman, sumber daya dan pengetahuan yang bijaksana. Agar costumer merasa puas dengan jasa yang diberikan oleh perusahaan ini.

BAB III

TOPIK PENELITIAN

Setiap sistem terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Menurut Moscove (1981), suatu sistem adalah suatu entity (kesatuan) yang terdiri dari bagian-bagian yang saling behubungan (disebut subsistem) yang bertujuan untuk mencapai tujuan-tujuan tertentu.

Setelah diuraikan pengertian sistem, berikut ini diuraikan pengertian sistem akuntansi. Menurut Mulyadi (2001) Sistem akuntansi adalah organisasi formulir, catatan, dan laporan yang dikoordinasikan sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan. Karena luasnya cakupan dari pada sistem akuntansi ini maka peneliti menguraikan tentang, pengeluaran kas yang terjadi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan. Bagaimana penerapan sistem akuntansi tersebut akan dilaksanakan dan diuraikan satu persatu mulai dari:

A. Sistem Akuntansi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan.

Penyusunan sistem akuntansi untuk suatu perusahaan perlu

mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai berikut:

1. sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai,

2. sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip intern,

3. sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

Sistem Akuntansi disusun dan dipakai dalam perusahaan, yaitu terutama ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan dalam kadar keandalan yang tinggi sehingga tidak menyesatkan manajemen dan penggunaan informasi lain dan agar perusahaan dapat mengendalikan jumlah pengeluaran. Berdasarkan bukti-bukti pengeluaran yang ada dan diakui, sehingga tidak terjadi pengeluaran kas yang tidak pada tempatnya (penyelewengan kas yang sangat merugikan). Dengan sistem akuntansi tersebut, disimpulkan bahwa suatu sistem akuntansi itu terdiri dari beberapa siklus akuntansi. Adapun langkah-langkah yang diambil oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam melaksanakan pengolahan data dengan cara sebagai berikut:

1. Salesman melakukan Canvassing, kemudian menghasilkan Sales Order,

2. berdasarkan Sales Order yang masuk, maka pembukuan akan dapat

3. setelah delivery order, invoice digunakan agar perusahaan akan lebih mudah dalam pencatatan pembukuan, karena invoice merupakan bukti terjadinya pembelian atau penjualan secara tunai,

4. dari invoice dibuat Buku Bank Pertama (yang jumlahnya selalu nihil setiap akhir minggu) untuk transaksi penjualan. Pembukuan Bank Pertama akan ditransfer ke Pusat setiap akhir minggu,

5. dengan pembukuan tersebut, laporan A/R (Account Recevaible) akan dapat dilaksanakan dan disusun pada laporan Keuangan Arus Kas (Cash Flow) yang akhirnya akan diketahui jumlah saldo kas di perusahaan.

Setiap jenis transaksi menempuh prosedur tertentu yang mencakup dokumen sumber, arsip, tahap pemrosesan, kendali, dan keluaran yang semuanya bersifat khusus. Namun pada setiap prosedur transaksi melekat seperangkat langkah yang terstandarisasi yang dikenal sebagai siklus akuntansi (accounting cycle). Proses akuntansi adalah proses pengolahan data. Menurut Stettler (1978) menggambarkan elemen umum yang dipakai dalam setiap pengolahan data seperti: transaksi disetujui (tertulis/lisan), transaksi dilaksanankan, transaksi dicatat (manual/mekanis EDP), catat transaksi secara kronologis, catatan

diklasifikasikan, dan yang terakhir informasi dilaporkan.

Kemudian akuntansi dalam proses pengolahan datanya menggunakan arus, siklus, atau proses akuntansi yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan. Siklus akuntansi atau disebut juga proses akuntansi. Dari definisi sistem akuntansi tersebut, unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, serta laporan.

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut: 1. untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,

2. untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya, 3. untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern, yaitu

untuk memperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan,

4. untuk menguragi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.

B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan.

Tujuan pengeluaran kas dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dikategorikan untuk keperluan, biaya gaji, biaya air, listrik dan telepon, biaya pajak, biaya keperluan kantor dan pembelian asset-asset pereusahaan. Sedangkan transaksi pengeluaran kas yang terjadi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagian besar ditujukan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh Perusahaan pusat dengan memberikan dropping kas dari kantor pusat sehingga dana perusahaan benar-benar digunakan untuk keperluan perusahaan cabang.

Cara-cara pembayaran yang berlaku di PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan antara lain dengan menggunakan:

1. Cash (tunai) yaitu adanya kwitansi pembayaran

Cara yang dilakukan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam sistem penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales adm. perusahaan. Dimana pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan sales adm. membuat invoice. Sales adm. meneruskan faktur tersebut ke bagian logistik dan barang tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang tertera di faktur, sales adm. menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian akuntansi bersamaan dengan copy faktur.

2. Cek (cheque)

Dalam pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan voucher kas kuning. Dimana voucher kuning tersebut disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang. Kemudian dana dapat dicairkan di bagian kasir perusahaan.

3. Transfer Bank

Dalam melaksanakan sistem transfer bank, PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan jasa bank, dimana para pelanggan menyetorkan atau mentransfer sejumlah pembayaran ke rekening bank dan rekening cabang, perusahaan hanya menerima aplikasi setoran atau transfer dari bank.

Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam:

Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.

2. Dokumen pendukung (supporting document atau corroborating document) Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sahihnya transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang direkam dalam faktur penjualan. Surat order pengiriman mambuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh Bagian Order Penjualan, laporan pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada perusahaan angkutan umum dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan dilampirkannya dokumen pendukung tersebut, faktur penjualan sebagai dokumen yang dipakai sebagai sumber pencatatan ke dalam catatan akuntansi menjadi dapat diandalkan kesahihannya.

Transaksi, dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat dilihat sebagai berikut ini:

Transaksi Dokumen Sumber

Dokumen Pendukung yang Bersangkutan

Pengeluaran kas Bukti kas keluar Kuitansi Cek

Pembelian Bukti kas keluar Surat permintaan pembelian

Surat permintaan otorisasi investasi Surat permintaan otorisasi reparasi Surat permintaan penawaran barang Surat order pembelian

Laporan penerimaan barang Surat perubahan order Faktur dari pemasok Penggajian dan

pengupahan

Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji

Dalam Pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang digunakan yaitu:

1. Kuitansi merupakan dokumen yang merupakan bukti tanda terima cek dari penerimaan cek pembayaran,

2. Cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank

melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Dalam penggunaan cek untuk pembayaran terdiri dari dua yaitu: cheak issuer membuat cek atas nama, atau check issuer membuat cek atas unjuk.

Pada pembelian PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang digunakan yaitu:

1. surat permintaan pembelian, merupakan formulir yang diisi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian

melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut,

2. surat permintaan otorisasi investasi meliputi jumlah moneter yang besar dan mencakup keterikatan dana jangka waktu yang relatif besar dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang,

3. surat permintaan otorisasi reparasi, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal,

4. surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar,

5. surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih,

6. laporan penerimaan barang, berfungsi sebagai penerimaan untuk menunjuk bahwa barang yang diterima dari pemasok telah memenuhi jenis dan mutu, 7. surat perubahan order pembelian, diperlukan apabila perubahan terhadap isi

surat order pembelian yang sebelumnya terlah diterbitkan,

8. faktur dari pemasok, merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.

Penggajian dan pengupahan pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang digunakan terdiri dari:

1. daftar gaji, merupakan rekapitulasi dari rencana pembayaran gaji untyuk seluruh karyawan, disipkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi atau daftar hadir,

2. rekap daftar gaji, disipakan bersamaan waktu dengan pembuatan daftar gaji. Langkah-langkah dalam Prosedur Pengeluaran Kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yaitu dengan cara:

1. bagian kasa menerima RAO dana kas kecil setiap awal bulan dari bagian akuntansi,

2. untuk pengeluaran diatas Rp 200.000, bagian kasa menyiapkan voucher kas kuning terlebih dahulu dilampiri dengan kuitansi dan invoice dari pemasok, 3. voucher kas kuning tersebut diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi

meneliti kebenaran dari kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice, dan memberi paraf pada voucher kas kuning,

4. bagian akuntansi menyerahkan voucher tersebut ke kepala cabang kemudian meneliti kebenaran dan menandatangani voucher kuning tersebut (yang berarti pengeluaran kas tersebut telah disetujui),

5. bagian kasa dapat mengeluarkan kas dan mencatat dalam buku kas,

6. bagian akuntansi memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi pusat.

Menurut Chairul Marom (2002) langkah-langkah prosedur pengeluaran yaitu: 1. bagian Kasir menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice

mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran,

2. menyiapkan bukti bank keluar (BBK) dan cek/giro, kemudian disampaikan ke bagian Keuangan,

3. bidang keuangan, meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice, menandatangani cek/giro dan memberi paraf pada BBK, berkas dicap ”Lunas”,

4. mendistribusikan cek/giro dan berkas pembayaran,

5. bagian akuntansi membandingkan BBK dengan invoice bila cocok maka menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu di cek terlebih dahulu ke kartu utang,

6. mencatat transaksi pengeluaran uang di buku bank keluar dan kartu utang, kemudian BBK dan kuitansi digabung dan dicatat dalam daftar kas oleh kasir. Dalam prosedur pengeluaran kas tersebut setiap karyawan atau orang yang berhubungan dengan pengeluaran kas wajib melaksanakan perosedur tersebut. Di dalam prosedur tersebut dijelaskan bagaimana formulir-formulir, catatan-cacatan, dan bagian yang bersangkutan dalam pengelolaan pengeluaran kas digunakan untuk mengolah dana kas. Dengan melaksanakan langkah-langkah dalam prosedur pengeluaran kas akan terjamin bahwa pembayaran dilaksanakan tepat waktu, jumlahnya benar dan ditujukan kepada yang berhak. Selain itu, pembukuan atas transaksi pengeluaran kas dilaksanakan dengan benar.

C. Pengendalian Intern Kas

Perusahaan-perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencengah penyalahgunaan sistem perusahaan. Menyadari pentingnya pengendalian kas tersebut, PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah menerapkan prinsip-prinsip

fungsi pengendalian kas. Sistem pengendalian intern yang baik dalam sistem kas mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan. Maka penulis akan mengevaluasi terhadap pengendalian intern kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagai berikut:

1. adanya usaha pengendalian intern terhadap kas perusahaan. Hal ini ditandai dengan adanya sistem komputer navision yang on line pada setiap bagian. Sistem ini hanya bisa dilakukan oleh masing-masing user yang diprotect dengan password mereka masing-masing, seperti:

a. bagian logistik yang berfungsi untuk meng-input setiap barang yang datang dari kantor pusat,

b. bagian penjualan yang berfungsi meng-input setiap penjualan yang dilakukan dan langsung memotong stock barang yang dikeluarkan,

c. bagian akuntansi yang berfungsi meng-input setiap pembayaran dari hasil penjualan yang telah dilakukan.

2. pengendalian intern kas perusahaan dapat dilihat juga pada pemisahan tugas dari masing-masing bagian, seperti:

a. bagian sales adminstrasi berfungsi untuk mengeluarkan kas dan mencatat pengeluaran kas untuk biaya operasional,

b. bagian akuntansi cabang berfungsi untuk menerima dan mencatat penerimaan kas dari hasil penjualan,

3. pada waktu tutup kas, kebenaran bukti kas, bukti-bukti pendukung, serta saldo uang kas yang ada diperiksa. Hal ini dilakukan untuk mencegah kesalahan yang terjadi,

4. setiap minggu saldo kas dan saldo bank harus dilaporkan kepada kepala cabang. Penerimaan kas harus ditransfer ke pusat setiap minggu. Sehingga mencegah penyelewengan atas kas perusahaan karena ketidakcocokan saldo antara kas dan bank,

5. melakukan pemeriksaan terhadap saldo uang kas setiap satu tahun sekali, yang diperiksa oleh auditor intern kantor pusat, hasil pemeriksaan ini dijadikan sebagai bahan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta,

6. untuk transaksi pengeluaran kas, pihak perusahaan menggunakan formulir voucher kuning. Dimana formulir tersebut harus terlebih dahulu disetujui dan ditandatangani oleh kepala cabang.

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) 2005,

mendefinisikan sebagai berikut: Pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua cara dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan tujuannya, pengendalian intern mencakup pengendalian akuntansi (accounting control) dan pengendalian administrasi (administrative

control). Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan

ketelitian pencatatan transaksi keuangan. Pengendalian akuntansi biasanya mencakup pengawasan mengenai otorisasi, dengan melakukan pemisahan fungsi dalam organisasi secara tegas, atas fungsi pelaksana (operational), penyimpanan

(custodian) dan penyelenggara catatan (recording).

Sistem pengendalian intern berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan, meningkatkan efisiensi dan mematuhi kebijakan perusahaan, jika empat syarat berikut ini terpenuhi:

a. adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggung jawab fungsional secara tepat,

b. pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik, yang menunjang pengawasan akuntansi terhadapa aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban usaha,

c. terselenggara praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing,

d. karyawan dengan tingkat kecakapan memadai sesuai dengan tanggung jawabnya.

D. Pemeriksaan Kas

Pemeriksaan kas merupakan suatu jasa atau kegiatan yang dihasilkan untuk membandingkan kesesuaian informasi kas yang dibuat oleh pihak lain dengan kriteria yang telah diterapkan. Pemeriksaan ini dapat dilakukan oleh internal auditor atau akuntan publik. Hasil dan pemeriksaan tersebut sebagai informasi bagi pihak manajemen apakah kas yang dimiliki perusahaan telah diawasi dengan

benar dan tepat baik nilai, prosedur maupun lingkungannya. Selain pemisahan tugas, hal lain yang akan dilaksanakan oleh perusahaan untuk menghalangi terjadinya penyimpangan atau penyelewengan kas adalah dengan cara melakukan pemeriksaan yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode, pemeriksaan ini dilakukan oleh internal auditor.

Mengingat PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki beberapa cabang, maka pemeriksaan kas tersebut dilakukan oleh masing-masing cabang. Pemeriksaan kas tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur pemeriksaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yaitu bagian audit internal melakukan pemeriksaan kas setiap 6 bulan, sedangkan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari. Audit internal akan melaksanakan pemeriksaan kas dan kemudian diserahkan ke pusat agar dikoreksi kebenarannya.

Selain mengadakan pemeriksaan saldo kas untuk mencegah penyelewengan atau pemakaian uang kas oleh yang tidak berhak, perhitungan uang kas juga diadakan perusahaan. Perhitungan ini dilakukan oleh beberapa orang yang ditunjuk pimpinan perusahaan dihadapkan kepada kasir dan dihadari oleh beberapa orang lain yang ditugaskan untuk melakukan perhitungan kas. Hasil pemeriksaan kas tersebut dilaksanakan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta.

Untuk lebih sempurna sistem pengawasan kas perusahaan, pihak manajemen juga senantiasa melaksanakan perbandingan antara anggaran kas dengan realisasinya setiap 6 bulan. Hal ini bertujuan untuk menilai apakah anggaran yang

telah disetujui sesuai dengan kenyataannya. Apabila terjadi penyimpangan maka akan dilakukan tindakan koreksi.

Dalam Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) tahun 1990, menggunakan norma pelaksanaan pemeriksaan berbunyi sebagai berikut: ”Sistem pengendalian intern yang ada harus dipelajari dan dinilai secukupnya untuk menentukan dapat atau tidaknya sistem tersebut diandalkan sebagai dasar untuk menetapkan luasnya pengujian yan harus dilakukan serta prosedur pemeriksaan yang akan digunakan”.

Pada hakikatnya pemeriksaan dimaksudkan untuk menilai kewajaran laporan keuangan yang didasarkan pada ketaatannya terhadap prinsip akuntansi yang berlaku. Ini berarti juga bahwa laporan keuangan yang disajikan bebas dari kemungkinan kesalahan material. Namun akuntan diwajibkan untuk melakukan usaha-usaha pemeriksaan untuk memastikan bahwa laporan keuangan tidak mengandung kesalahan material. Umumnya dikenal 2 tipe kesalahan yaitu: Error dan Irregularities.

Kedua tipe kesalahan ini harus diwaspadai dan auditor harus mencari prosedur yang dapat menemukan kedua tipe kasalahan ini. Kesalahan ini biasanya dapat ditemukan dengan mengamati kelemahan sistem pengawasan intern, menilai tingkat kejujuran manajemen, melihat transaksi yang tidak biasa, dan lain-lain. Berikut ini terdapat bentuk-bentuk penyelewengan melalui pengeluaran kas, dapat dijelaskan sebagai berikut:

a. mengambil uang dari brand kas, laci, atau kas kecil dan memasukkan bon-bon yang tidak sah atau yang sudah pernah dikeluarkan,

c. menaikkan angka yang dibuat di lembar cek, dan perbedaannya di kantongi, d. mengubah tanggal bon (voucher) dan menagihnya kembali untuk kedua

kalinya,

e. membuat bon palsu untuk pembayaran biaya fiktif atau pembelian fiktif, f. Kiting. Sistem ini dilakukan apabila ada rekening di dua bank. Kasir yang

mencuri uang kas berusaha menutupi kecurangannya dengan cara menarik uang dari Bank A tanpa melakukan pencatatan sehingga jumlah saldo tetap dapat menutupi yang diambil, dengan cara menyetorkannya ke Rekening di Bank B,

g. menghilangkan nilai rupiah yang diberikan potongan sehingga nilai pembelian menjadi lebih besar, dan mengantongi potongannya,

h. potongan pembelian mungkin direndahkan atau tidak diambil dan pembayaran diminta sebesar harga pembelian di luar potongannya,

i. memanipulasi pembayaran gaji , j. memperbesar jumlah kas kredit.

E. SISTEM DANA KAS KECIL

Pengendalian intern yang baik mengharuskan setiap pengeluaran kas dilakukan dengan cek dan untuk pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek (karena jumlahnya relatif kecil), dilakukan melalui dana kas kecil yang diselenggarakan dengan sistem imprest. Pengeluaran kas dengan cek dapat menjamin diterimanya pembayaran tersebut oleh perusahaan yang berhak menerimanya dan memungkinkan dilibatkannya pihak ketiga (dalam hal ini bank)

untuk ikut serta mengawasi pengeluaran kas perusahaan. Dengan demikian, sistem pengeluaran kas ini hanya akan menyangkut pengeluaran kas dengan cek saja, sedangkan pengeluaran kas yang tidak dapat dilakukan dengan cek, diatur dalam sistem kas kecil.

Dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan teknik pengawasan kas yang dilakukan perusahaan dengan Pembentukan Dana Kas Kecil (Petty Cash). Untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relative kecil yaitu, perusahaan melakukannya melalui dana kas kecil. Sistem dana kas yang diterapkan adalah system dana imperst (Imperst System).

Pengeluaran kas PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, umumnya bertujuan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional perusahaan. Prosedur pengeluaran kas secara tunai melalui dana kas kecil. Jumlah dana kas kecil untuk cabang medan adalah Rp 20.000.000,- setiap pengeluaran dana kas kecil harus didukung oleh bukti pengeluaran yang dapat berupa kuitansi, nota, bon yang telah disetujui oleh kepala cabang untuk disetujjui pembayarannya.

Sistem dana imperst (Imperst System) merupakan metode yang menentukan jumlah ‘‘petty cash” yang selalu konstan atau tidak berubah-ubah. Biasanya

‘‘petty cash” diisi dari sejumlah uang tertentu untuk keperluan pembayaran

selama jangka waktu tertentu, misalnya untuk satu minggu, dua minggu dan sebagainya. Apabila jangka waktunya telah habis atau jumlah uangnya sudah menipis maka “petty cash” diisi kembali sampai mencapai jumlah yang telah ditentukan besarnya.

Menurut Mulyadi (2001), penyelenggaraan dana kas kecil untuk memungkinkan pengeluaran kas dengan uang tunai dapat diselenggarakan dengan dua cara:

1. Sistem saldo berfluktuasi (fluctuating fund-balance system)

Penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan dengan prosedur sebagai berikut: a. pembentukan dana kas kecil dicatat dengan mendebit rekening dana kas

kecil,

b. pengeluaran dana kas kecil dicatat dengan mengkredit rekening dana kas kecil, sehingga setiap saldo rekening ini berfluktuasi,

c. pengisian kembali dana kas kecil dilakukan dengan jumlah sesuai dengan keperluan, dan dicatat dengan mendebitrekening dana kas kecil. Dalam sistem ini, saldo rekening dana kas kecil berfluktuasi dari waktu ke waktu. 2. Imprest system

Dalam imprest system, penyelenggaraan dana kas kecil dilakukan sebagai berikut:

a. pembentukan dana kas kecil dilakukan dengan cek dan dicatat dengan mendebit rekening dana kas kecil,

b. pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal (sehingga tidak mengkredit rekening dana kas kecil). Bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dikumpulkan saja dalam arsip sementara yang diselenggarakan oleh pemegang dana kas kecil.

PERTANYAAN MENGENAI SISTEM AKUNTANSI PENGELUARAN KAS

Nama Responden : Indi Patricia, SE

Bagian : Administrasi dan Keuangan

Perusahaan : PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Bacalah tiap pertanyaan, kemudian berilah tanda (嚊) pada salah satu alternatif jawaban yang paling sesuai berikut ini:

No Pertanyaan

Pilihan Jawaban STS KS R S SS

1. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat, yaitu sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai.

嚊

2. Sistem akuntansi harus memiliki formulir,

catatan, dan laporan yang dikoordinasi sedemikian rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.

嚊

3. Dokumen yang digunakan oleh pengeluaran kas meliputi dokumen pembelian, pengeluaran kas dan pembayaran upah dan gaji.

嚊

¹. Pembukuan dan penutupan rekening bank harus mendapat persetujuan dari pejabat yang berwenang.

嚊

5. Pencatatan dalam jurnal pengeluaran kas ( atau dalam metode pencatatan tertentu dalam register cek) harus didasarkan bukti kas keluar yang telah mendapat otorisasi dari pejabat yang berwenang dan dilampiri dengan dokumen pendukung yang lengkap.

嚊

6. Saldo kas yang ada di tangan harus dilindungi dari kemungkinan pencurian atau penggunaan yang tidak semestinya.

嚊

7. Dokumen dasar dan dokumen pendukung

transaksi pengeluaran kas harus dibubuhi cap ”Lunas” oleh Bagian Kasa setelah transaksi pengeluaran kas dilakukan.

No

Pertanyaan

Pilihan Jawaban STS KS R S SS

8. Semua pengeluaran kas harus dilakukan dengan cek atas nama perusahaan penerima pembayaran atau dengan pemindah bukuan.

嚊

9. Jika pengeluaran kas hanya menyangkut jumlah yang kecil, pengeluaran ini dilakukan sistem akuntansi pengeluaran kas melalui dana kas kecil, yang akuntansinya diselenggarakan dengan

imperst system.

嚊

10. Kas yang ada di tangan (cash in safe) dan kas yang ada di perjalanan (cash in transit) diasuransikan dari kerugian.

嚊

11. Kasir dilengkapi dengan alat-alat yang mencegah terjadinya pencurian terhadap kas yang ada di tangan (misalnya mesin register kas, almari besi, dan strong room).

嚊

12. Semua nomor cek harus dipertanggungjawabkan

oleh Bagian Kasa. 嚊

13. Sistem akuntansi harusmemenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan.

嚊

14. Sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip murah yang berarti bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal, dengan kata lain, dipertimbangkan cost dan benefit dalam menghasilkan suatu informasi.

嚊

15. Dalam Prosedur pengeluaran kas, bagian kasir dan akuntansi sangat berperan penting dalam pelaksanaan penyusunan pengeluaran kas perusahaan.

嚊

Keterangan:

STS : Sangat Tidak Setuju KS : Kurang Setuju

R : Ragu-ragu

S : Setuju

Kriteria penilaian:

15 - 26 = Tidak Efektif

27 - 38 = Kurang Efektif

39 - 50 = Cukup Efektif

51 - 62 = Efektif

63 - 75 = Sangat Efektif

Setelah peneliti menghitung dan menyimpulkan dari jawaban pertanyaan responden perusahaan. Maka dalam perumusan masalah peneliti, Apakah penerapan sistem akuntansi pengeluaran kas yang dilaksanakan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah efektif. Sesuai dengan perhitungan jumlah pilihan jawaban dari pertanyaan tersebut, dimana peneliti telah melakukan perhitungan dengan score 67 dan 15 item pertanyaan. Hal ini berarti, PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah memiliki Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas yang Sangat Efektif.

BAB IV

PENUTUP

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab sebelumnya peneliti dapat menyimpulkan

bahwa prosedur pengeluaran kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah dilaksanakan dan diterapkan yaitu dengan cara:

1. siklus pencatatan pembukuan pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang dilaksanakan, yaitu dengan adanya bukti-bukti pengeluaran berupa invoice, pelaporan kas dengan menggunakan buku bank pertama, laporan piutang (Account Receivable), serta laporan keuangan dengan pencatatan laporan arus kas,

2. PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam melakukan prosedur

pengeluaran kas menggunakan jasa bagian kasa dan bagian akuntansi. Bagian kasa dan akuntansi bertanggungjawab dalam pelaporan ke bagian akuntansi pusat. Langkah-langkah yang dilaksanakan berupa menyiapkan dokumen, meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok, memberi paraf pada voucher kas kuning dan memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi pusat di Jakarta, maka dengan ini peneliti menyatakan prosedur tersebut telah sangat efektif, dimana responden dari perusahaan telah melakukan pengisian pertanyaan-pertannyaan yang disusun oleh peneliti,

3. pengendalian intern kas yang dilaksanakan yaitu, dengan adanya sistem komputer navision on-line pada bagian logistik, penjualan dan akuntansi. Hal

ini bertujuan untuk dapat meng-input setiap barang datang dari kantor pusat, dan meng-input setiap pembayaran dari hasil penjualan,

4. pemeriksaan kas yang dilakukan oleh PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dilaksanakan setiap 6 bulan dan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari. Pemeriksaan ini dilakukan oleh auditor intern dan akan diserahkan ke Kantor Pusat Jakarta.

B. Saran

Dari kesimpulan diatas, peneliti mencoba memberikan saran kepada PT Kahar

Duta Sarana Cabang Medan mengenai penerapan sistem akuntansi dan prosedur pengeluaran kas perusahaan yang mungkin dapat dijadikan sebagai bahan pertimbangan di masa yang akan datang:

1. pada pencatatan pembukuan siklus akuntansi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan hendaknya dilaksanakan sesuai dengan sistem akuntansi, dimana datanya akan dimulai dari transaksi sampai pada tahap pelaporan. Pencatatan yang terjadi akan lebih terencana dan dapat mengetahui penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat lebih mudah melakukan usaha-usaha koreksi dan perbaikan secara lebih dini,

2. dalam prosedur pengeluaran kas, bagian kasa dan akuntansi diharapkan dapat lebih baik dan teliti dalam hal menyiapkan dokumen, mengeluarkan kas, mencatat dalam buku kas dan pelaporan buku kas. Sehingga pengeluaran kas terhindar dari penyalahgunaan atau penyelewengan yang mungkin saja terjadi dalam perusahaan,

3. bagian pengendalian intern kas, seperti bagian logistik, penjualan, dan akuntansi diharapkan dapat lebih teliti dalam melaksanakan tugas-tugas, baik dalam hal meng-input data, mencatat dan menerima pengeluaran kas dari hasil penjualan, agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan penjualan barang,

4. dalam pemeriksaan kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan

diupayakan agar lebih terhindar dari sifat yang dapat menghasilkan kecurangan, maka dalam pemeriksaan kas dilakukan dengan seselektif mungkin agar tidak terjadi penyelewengan kas pada perusahaan. Pemeriksaan kas oleh audit internal juga lebih ditingkatkan, baik dalam memperoleh keputusan dan dalam melaksanakan pemeriksaan kas.

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan Zaki, 1994, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Cetakan kedua, Badan Percetakan Fakultas Ekonomi-Yogyakarta, Yogyakarta.

Maroom Chairul, 2000, Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang, Edisi kedua, Cetakan kedua, Penerbit PT Grasindo, Jakarta.

Mulyadi, 2002, Auditing 2, Edisi keenam, Cetakan pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

, 1992, Pemeriksaan Akuntan, , Edisi keempat, Cetakan pertama, Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

Safri Sofyan, 1991, Auditing Kontemporer, Edisi pertama, Cetakan pertama, Penerbit PT. Erlangga, Jakarta.

Wilkinson Joseph W, 1992, Sistem Akuntansi dan Informasi, Edisi Kedua Cetakan ketiga, Terjemahan oleh Marius Sinaga, Penerbit Erlangga, Jakarta.

P ut ri N and a S ir eg ar : S is tem A k u nt ans i P en g el u a ran K a s P ad a P t K a h a r D ut a S ar an a C ab an g M ed an , 20 09 . U S U R e p os itor y © 20 09

STRUKTUR ORGANISASI PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN

KEPALA CABANG

Ka. Sie Administrasi Dan Keuangan

Ka. Sie Sales Ka.Sie. Service

Staf Adm Staf Logistik Collector Driver Office Boy Sales Man Teknisi Staf Personalia Staf Keuangan

BAGAN ALIR SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN

DEPARTMENT KA. SIE DEPARTMENT SALES ADM. KA. SIE. ADM & KEU. KEPALA CABANG

Faktur dari Voucher Vendor Pengeluaran

Control

Budget Faktur dari Voucher

Vendor Pengeluaran Staff Atasan Budget

Control Budget Approval

Yes Tanda tangan Voucher Faktur dari Voucher

Vendor Pengeluaran Atasan Staff Control

Budget

= Permintaan Pembayaran Biaya Operasional = Faktur dari Voucher

Staff Keuangan Vendor Pengeluaran

Approval Yes Faktur dari Voucher Faktur dari Voucher Vendor Pengeluaran Vendor Pengeluaran

Tanda Tangan Vouvher Kasie.Keu Kacab

Faktur dari Voucher Kacab Kasie.Keu Vendor Pengeluaran

Approval

Control Yes

Budget

Kasie.Keu Sales.Adm

= Pengajuan Permintaan Pembayaran Biaya Operasional = Buku Kas Catat Voucher Pengeluaran Kas

= Pembayaran Biyay Operasional = General Journal Masukan Pembayaran Post

= Pencatatan Pembayaran Biaya Operasional =

3. bagian pengendalian intern kas, seperti bagian logistik, penjualan, dan akuntansi diharapkan dapat lebih teliti dalam melaksanakan tugas-tugas, baik dalam hal meng-input data, mencatat dan menerima pengeluaran kas dari hasil penjualan, agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan penjualan barang,

4. dalam pemeriksaan kas pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan

diupayakan agar lebih terhindar dari sifat yang dapat menghasilkan kecurangan, maka dalam pemeriksaan kas dilakukan dengan seselektif mungkin agar tidak terjadi penyelewengan kas pada perusahaan. Pemeriksaan kas oleh audit internal juga lebih ditingkatkan, baik dalam memperoleh keputusan dan dalam melaksanakan pemeriksaan kas.

Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Pt Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009

DAFTAR PUSTAKA

Baridwan Zaki, 1994, Sistem Informasi Akuntansi, Edisi Kedua, Cetakan kedua, Badan Percetakan Fakultas Ekonomi-Yogyakarta, Yogyakarta.

Maroom Chairul, 2000, Sistem Akuntansi Perusahaan Dagang, Edisi kedua, Cetakan kedua, Penerbit PT Grasindo, Jakarta.

Mulyadi, 2002, Auditing 2, Edisi keenam, Cetakan pertama, Penerbit Salemba Empat, Jakarta.

, 1992, Pemeriksaan Akuntan, , Edisi keempat, Cetakan pertama,

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YKPN, Yogyakarta.

, 2001, Sistem Akuntansi, Edisi ketiga, Cetakan ketiga, Penerbit

Salemba Empat, Jakarta.

Safri Sofyan, 1991, Auditing Kontemporer, Edisi pertama, Cetakan pertama, Penerbit PT. Erlangga, Jakarta.

Wilkinson Joseph W, 1992, Sistem Akuntansi dan Informasi, Edisi Kedua Cetakan ketiga, Terjemahan oleh Marius Sinaga, Penerbit Erlangga, Jakarta.

P ut ri N and a S ir eg ar : S is tem A k u nt ans i P en g el u a ran K a s P ad a P t K a h a r D ut a S ar an a C ab an g M ed an , 20 09 . U S U R e p os itor y © 20 09

STRUKTUR ORGANISASI PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN

KEPALA CABANG

Ka. Sie Administrasi Dan Keuangan

Ka. Sie Sales Ka.Sie. Service

Staf Adm Staf Logistik Collector Driver Office Boy Sales Man Teknisi Staf Personalia Staf Keuangan

Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Pt Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009

BAGAN ALIR SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN

DEPARTMENT KA. SIE DEPARTMENT SALES ADM. KA. SIE. ADM & KEU. KEPALA CABANG Faktur dari Voucher

Vendor Pengeluaran Control

Budget Faktur dari Voucher Vendor Pengeluaran Staff Atasan Budget

Control Budget

Approval Yes Tanda tangan Voucher Faktur dari Voucher

Vendor Pengeluaran Atasan Staff Control

Budget

= Permintaan Pembayaran Biaya Operasional = Faktur dari Voucher

Staff Keuangan Vendor Pengeluaran

Approval Yes Faktur dari Voucher Faktur dari Voucher Vendor Pengeluaran Vendor Pengeluaran

Tanda Tangan Vouvher Kasie.Keu Kacab

Faktur dari Voucher Kacab Kasie.Keu Vendor Pengeluaran

Approval

Control Yes

Budget

Kasie.Keu Sales.Adm

= Pengajuan Permintaan Pembayaran Biaya Operasional = Buku Kas Catat Voucher Pengeluaran Kas

= Pembayaran Biyay Operasional = General Journal Masukan Pembayaran Post

= Pencatatan Pembayaran Biaya Operasional =

Putri Nanda Siregar : Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada Pt Kahar Duta Sarana Cabang Medan, 2009. USU Repository © 2009