Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

(1)

(2)

(3)

(4)

KATA PENGANTAR

Assalamualaikum warahmatullahi wabarakaatuh. Alhamdulillahi Robbil alamin

Puji dan syukur peneliti panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah

melimpahkan begitu banyak Rahmat dan hidayahNya, sehingga peneliti dapat menyelesaikan tugas akhir ini dan shalawat beserta salam peneliti berikan kepada junjungan kita Nabi Besar Muhammad SAW.

Penyelesaian tugas akhir ini tidak lepas dari dorongan moril dan materiil dari kedua oarang tua peneliti untuk itu peneliti mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada ayahanda Suhaimi (alm) dan ibunda Hj.Towiyah atas doa, motivasi dan kepercayaan mereka sehingga peneliti dapat menyelesaikan tugas akhir ini.

Keberhasilan dari suatu pekerjaan dapat diukur dengan derajat bantuan, dukungan dan bimbingan dari berbagai pihak. Suatu kesempatan yang sangat berharga bagi penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada:

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Bpk. Hasan Sakti Siregar, M.Si Ak, selaku ketua jurusan akuntansi program diploma III.

(5)

3. Bpk. Iskandar Muda, M.Si selaku dosen pembimbing yang telah banyak membimbing, memberikan masukan-masukan yang sangat berarti bagi penulis.

4. Pimpinan serta seluruh karyawan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang telah membantu penulis dalam penyusunan Tugas Akhir ini dengan memberikan data yang akurat dan mendukung.

5. Teristimewa kepada Ayahanda Suhaimi (alm) dan Ibunda Hj. Towiyah beserta seluruh keluarga yang telah memberikan motivasi, semangat serta bantuan baik moriil maupun materil yang tak terhingga kepada saya.

Akhir kata penulis berharap semoga penulisan tugas akhir ini pada akhirnya akan memberikan manfaat bagi semua pihak.

Medan, November 2009

Penulis

(6)

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... ii

BAB I : PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Rumusan Masalah ... 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 4

D. Sistematika Penelitian ... 5

1. Jadwal Penelitian ... 5

2. Laporan Penelitian ... 5

BAB II : PROFIL PERUSAHAAN ... 7

A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 7

B. Struktur Organisasi ... 9

C. Job Description ... 11

D. Jaringan Usaha/Kegiatan... 16

E. Kinerja Usaha Terkini ... 17

F. Rencana Kegiatan ... 18

BAB III : TOPIK PENELITIAN ... 20

A. Sistem Akuntansi pada PT. Kahar Duta Sarana ... 20

B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana ... 23

(7)

D. Pemeriksaan Kas pada PT. Kahar Duta Sarana ... 31

E. Sistem Dana Kas Kecil pada PT. Kahar Duta Sarana ... 34

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ... 40

A. Kesimpulan ... 40

B. Saran ... 41

DAFTAR PUSTAKA LAMPIRAN

(8)

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang Masalah

Dewasa ini, perkembangan perekonomian sangat pesat, dimana dunia bisnis dituntut untuk berusaha mengikuti perkembangan-perkembangan yang terjadi. Perusahaan dengan berbagai jenis usaha saling bersaing untuk memenuhi pangsa pasar yang menuntut kualitas pelayanan yang semakin baik, pendistribusian yang semakin cepat, dan produk-produk yang bervariasi. Agar dapat bersaing dengan sukses dan kontiniu, perusahaan harus mampu mengelola sumber dana perusahaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan dan hal ini memerlukan pengambilan keputusan yang tepat.

Suatu sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik sudah tentu dapat menghasilkan informasi yang kebenarannya dapt dipercaya dan bergunan dalam merumuskan pengambilan keputusan yang berhubungan dengan aspek perencanaan, koordinasi, pengendalian dan pengamanan terhadap aktiva milik perusahaan. Sistem akuntansi merupakan alat yang penting bagi manajemen untuk menghasilkan aktiva-aktiva perusahaan terhadap rencana yang telah ditetapkan telebih dahulu sehingga rencana perusahaan dapat berjalan secara efisien, efektif dan terarah.

Untuk perusahaan yang masih kecil, pimpinan perusahaan dapat langsung mengawasi kegiatan perusahaan. Hal ini dikarenakan kegiatan yang dilakukan perusahaan masih relatif sedikit, sehingga pimpinan perusahaan dapat mengetahui.

(9)

Secara keseluruhan kegiatan perusahaan dan permasalahan yang terjadi didalam perusahaan , sehingga tidak sulit untuk melakukan pengawasan. Upaya untuk mencapai tujuan perusahaan, hendaknya pimpinan mengupayakan agar kegiatan operasional perusahaan dapat berjalan secara efektif dan efisien. Efisien dan aktivitas perusahaan merupakan hal yang harus dilakukan untuk bersaing di pasar bebas. Efisien berarti menekan seminimal mungkin pemborosan yang ada didalam perusahaan. Efektif berarti bagaimana agar kegiatan yang dilakukan mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Salah satu aktiva yang paling lancar adalah kas yang sering digunakan dalam operasi perusahaan. Kas merupakan pembayaran yang siap dan bebas digunakan perusahaan sewaktu-waktu apabila diperlukan. Setiap perusahaan dagang, perusahaan jasa, perusahaan industri harus dapat mengelola kasnya dengan baik agar tidak terjadi gangguan terhadap kegiatan yang dilakukan oleh perusahaan tersebut.

Masalah kas adalah masalah yang kompleks karena merupakan aktiva yang paling mudah diselewengkan, sehingga diperlukan penyusunan suatu sistem pengeluaran kas yang baik. Upaya menjamin transaksi yang sehubungan dengan kas harus dilakukan sesuai dengan sistem dan prosedur yang telah ditetapkan untuk menjaga keamanan kas tersebut. Untuk menjaga keamanan dari kas itu sendiri haruslah ada suatu kegiatan pengecekan dan pemeriksaan mendadak terhadap nilai fisik dari kas itu sendiri dengan maksud untuk menjaga keberadaan kas itu sendiri.

Dalam melaksanakan suatu pekerjaan sebaiknya terlebih dahulu dibuat perencanaan yang mempunyai pandangan kedepan yang menggambarkan tujuan yang

(10)

akan dicapai oleh perusahaan. Begitu juga dalam sitem akuntansi terlebih dahulu harus diketahui jenis operasionalnya secara menyeluruh. Dengan adanya sistem akuntansi yang direncanakan dengan baik, pimpinan perusahaan harus dapat mengawasi jalannya harta, hutang, modal perusahaan, pendapatan dan beban perusahaan. Dengan adanya suatu sistem dan prosedur akuntansi pengeluaran kas yang baik, maka dengan sendirinya tugas dari seorang pimpinan akan lebih dijalankan oleh seorang pimpinan.

Berdasarkan uraian singkat diatas terlihat jelas bahwa suatu sistem akuntansi yang dipersiapkan dengan baik dapat memberikan hasil yang berarti bagi kelangsungan hidup bagi perusahaan, karena itu penulis merasa tertarik mengadakan serangkaian penelitian dan memaparkannya dalam Tugas Akhir ini dengan judul

”Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan”.

B. Rumusan Masalah

Berkenaan dengan latar belakang masalah yang telah di uraikan, penulis membatasi pokok permasalahan dan merumuskannya dalam bentuk pertanyaan yaitu Apakah sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang medan telah dilaksanakan dengan efektif dan efisien?

(11)

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian 1. Tujuan Penelitian

Suatu pekerjaan apapun bentuknya akan memerlukan suatu usaha untuk mencapai apa yang menjadi tujuan dari suatu pekerjaan itu, sehubungan dengan tujuan penelitian. Penelitian bertujuan agar penulis dapat memberikan gambaran sebagai berikut :

Untuk mengetahui kebijakan yang ditetapkakn pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam mengelola pengeluaran kas.

Sedangkan, manfaat penelitian adalah kegunaan dari hasil pengamatan yang ditinjau dari pengembangan ilmu secara teoritis maupun secara praktis, adapun manfaat yang diharapkan dari tempat penelitian adalah sebagai berikut :

2. Manfaat Penelitian

1. Bagi penulis, penelitian ini bermanfaat untuk memperluas wawasan dengan menelusuri dan mempelajari data yang di peroleh dari tempat penelitian,

2. Bagi perusahaan, peneliti ini diharapkan dapat menjadi bahan pertimbangan, masukan untuk menyusun sistem akuntansi pengeluaran kas,

3. Bagi pihak-pihak lain, khususnya bagi almamater fakultas ekonomi universitas sumatera utara, hasil penelitian ini dapat dijadikan bahan referensi bagi penelitian berikutnya.

(12)

D. Sistematika Penelitian

Setiap kegiatan pasti akan membutuhkan perencanaan untuk memperlancar kegiatan yang akan dilaksanakan. Adapun rencana penulisan Tugas Akhir adalah sebagai berikut :

1. Jadwal Survei/Observasi

Penelitian dilakukan dari bulan Agustus dan selesai pada bulan November 2009 di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan.

Tabel 1.1 Jadwal Survei/Observasi

2. Laporan Penelitian

Penulis membahas Tugas Akhir ini dalam empat bab, dimana masing-masing bab dibagi lagi dibagi atas sub-sub bab lagi sesuai kebutuhannya agar diperoleh pemahaman yang lebih mendalam. Secara garis besar Rencana Isi adalah sebagai berikut :

No Kegiatan Agustus September Oktober November

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1 Persiapan 2 Riset

3 Pengerjaan tugas akhir 4 Bimbingan tugas akhir 5 Tugas akhir

(13)

A. BAB I : PENDAHULUAN

Dalam Bab ini penulis akan menguraikan tentang apa yang menjadi latar belakang masalah, rumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, dan rencana penulisan.

B. BAB II : PROFIL PERUSAHAAN

Dalam Bab ini penulis akan menjelaskan suatu tinjauan terhadap PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang akan menguraikan tentang sejarah singkat perusahaan, struktur organisasi, job description, jaringan usaha/kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan.

C. BAB III : PEMBAHASAN

Dalam Bab ini penulis akan menguraikan tentang pembahasan yang diperoleh dari perusahaan setelah melakukan penelitian pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan .

D. BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Pada Bab ini penulis memberikan kesimpulan dan saran untuk perusahaan setelah melakukan penelitian.

(14)

BAB II

PROFIL PERUSAHAAN

A. Sejarah Ringkas

Kelompok usaha PT KAHAR DUTA SARANA (KDS) berdiri pada tanggal 16 Februari 1979 dengan badan usaha yang memasok alat tulis dan mesin-mesin kantor. Dengan memiliki 6 karyawan dan sebuah ruang kantor sederhana di daerah Senen Jakarta Pusat. PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan meniti tahun-tahun pertamanya dengan ketekunan dan kerja keras.

Perusahaan ini awalnya didirikan oleh H. Koendjono Harjadi. Dan untuk saat ini kepemimpinannya di pegang oleh beberapa orang dengan jabatan masing-masing. PT Kahar Duta Sarana tidak akan berkembang dengan adanya jasa-jasa pemimpin seperti yang sekarang ini masih menjabat yaitu:

Chairman / CEO : H. Koendjono Harjadi President Director : Frans B. Sungkono

Director : Djoko Wirjono

Director : Wayan Wandi

Director : Kemal Toha

Dengan mutu dan layanan yang baik membuat PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dipercaya memasok keperluan mesin kasir sebuah instansi pemerintah. Momentum ini tidak disia-siakan begitu saja. PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan

(15)

telah berhasil menyakinkan sebuah Perusahaan Jepang yaitu Tokyo Electrik Corporation (TEC), untuk bermitra dan untuk pertama

kalinya PT Kahar Duta Sarana menjadi Sole Distributor Mesin Kasir TEC. Dalam perkembangan selanjutnya, PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan dipercaya untuk memasarkan produk-produk TEC yang lain seperti: Digital Scale, Point of Sale System, dan lain-lain.

Pada pertengahan tahun 1980 PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan lebih menegaskan kiprahnya yang berfokus pada penyelenggaraan retail system solution dengan memasuki bidang Marketing System, yaitu dengan memasarkan Barcode Printer dan memasuki era produksi Marking Labels pada tahun 1990. Saat ini perkembangan pasarnya meliputi industrial Labels yang diantara pelanggannya termasuk pula Multinational Corporation. Produksi PT Kahar Duta Sarana telah memenuhi syarat kualitas dan mendapat sertifikasi dari UL (Underwriting Laboratory) USA.

Dalam bidang pemasaran makin lengkap dengan ditunjuknya PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagai distributor oleh PSC Inc. untuk produk Laser Scanner dan oleh Love shaw (UK) untuk produk Large Character Printer. Untuk saat ini, perkembangan yang paling akhir di kiprah PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan adalah telah berdirinya Divisi Niaga pada awal dekade 1990 yang mengayomi sejumlah Outlet Swalayan Fotografi di beberapa tempat di Jakarta, kemudian disusul dengan berdirinya Divisi-divisi lain seperti: Divisi CASIO yang memegang keagenan tunggal Digital Camera, Dye Sublimion Printer dan Personal Data Assitant (PDA).

(16)

Dalam memasuki dekade pertama abad 21, Indonesia dengan pasti akan berkembang menjadi pemain yang penting dalam ekonomi global. Kahar Duta Sarana akan terus mengambil peran aktif dan dinamis serta berkembang terus memenuhi tuntutan zaman.

B. Struktur Organisasi dan Personalia

Struktur organisasi yang diperlukan akan sangat menentukan berhasil atau tidaknya suatu perusahaan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Dalam prinsip struktur organisasi, Tujuan kepala Cabang suatu perusahaan adalah untuk memaksimalkan nilai perusahaan. Begitu pentingnya arti dari kepala cabang bagi perusahaan dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, maka dalam bidang manajemen PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki team yang dapat membantu berjalannya bisnis, yaitu:

 Kepala Pimpinan Cabang : H . Rusadi Hilman SMHK

 Bidang Keuangan/Administrasi : Indi Patricia SE

 Bidang Penjualan : Bambang Gunawan

 Bidang Service : Suriadi

Untuk lebih jelasnya penulis akan menguraikan masing-masing bagian dari struktur organisasi pada PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang memberikan keterangan dan penjelasan mengenai tugas dan tanggung jawab. Adapun lampiran Struktur Organisasi pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat kita lihat di

(17)

bagian lampiran. Masing-masing bagian dalam stuktur organisasi ini dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Kepala Cabang PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

a. Kepala cabang bertugas dalam memimpin seluruh karyawan PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, yang bertanggungjawab terhadap direktur penjualan.

b. untuk pengkoordinasian penyelenggaraan kegiatan pembekalan dan

pemasaran produk-produk PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan di wilayah kerja Kahar Duta Sarana Cabang Medan.

2. Bagian SPV Administrasi dan Keuangan

mengkoordinasi dan pengendalian aspek-aspek keuangan dan Administrasi yang meliputi kegiatan rencana kerja/anggaran, personalia, akuntansi, logistik dan pembendaharaan di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan. Bagian ini terdiri dari staf Administrasi Sales, Staf Logistik, Collector, Driver, dan Office Boy.

3. Bagian SPV Sales

mengkoordinasi kegiatan penjualan produk-produk PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang berada di wilayah kerja cabang medan yang meliputi: Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau. Dimana yang bertugas untuk memasarkan atau melakukan demo produk-produk yang akan di jual adalah Sales Man.

(18)

4. Bagian Service

mengkoordinasi kegiatan setelah penjualan yang meliputi perawatan dan perbaikan terhadap hasil penjulan produk-produk diseluruh wilayah kerja Cabang Medan. Dimana yang bertugas untuk melakukan service terhadap barang-barang yang dipasarkan adalah bagian Teknisi.

C. Job Discription (Uraian Tugas)

Pada PT KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN job discription/uraian tugas meliputi beberapa bagian seperti Kepala Cabang, Adm. Keuangan , Personalia, SPV Sales, Service, Salesman, Teknisi, Adm. Sales, Logistik, Collector, Driver, dan Office Boy. Adapun uraian tugas-tugas yang dilakukan seperti:

1. Kepala Cabang

Tugas dan tanggungjawabnya adalah

a. menentukan arah dan tujuan perusahaan dalam jangka panjang dan menjabarkan dalam rencana pelaksanaan jangka pendek,

b. melakukan koordinasi dengan kepala-kepala seksi dan memberikan wewenang khusus, serta meminta pertanggungjawabannya dalam pelaksanaan kerja harian.

(19)

Tugas dan tanggungjawabnya adalah a. mengatur Cash Flow Cabang,

b. menyelenggarakan Pembukuan Cabang,

c. mertanggungjawab atas proses akuntansi dan pelaporannya, d. mengatur arus kas perusahaan,

e. menyiapkan rekap kas harian perusahaan,

f. merancanakan anggaran pendapatan dan biaya perusahaan,

g. menerima uang dan melakukan pembayaran dalam rangka keperluan

kantor,

h. menyediakan Laporan Minggua n, Bulanan, Triwulan, Semesteran, dan Tahunan penjualan untuk keperluan Cabang dan Kantor Pusat:

1) Pembukuan Kas 2) Outstanding Cabang 3) Collection

4) Cash Flow 5) GL Cabang.

3. Bagian Sales

Tugas dan tanggungjawabnya adalah a. melakukan Presentasi / Demo,

b. membuat Forecast Penjualan sebagai rencana kerja, c. menghasilkan Invoice sesuai target yang ditetapkan, d. memberikan pelatihan / training ke Customer,

(20)

e. menyelenggarakan Administrasi Penjualan, f. melakukan Casaving,

g. mendirikan pelatihan/training ke Customer,

h. menjaga hubungan baik dengan customer lama dan mengembangkan customer baru.

4. Bagian Service

Tugas dan tanggungjawabnya adalah

a. menjual jasa kontrak perawatan (Maintenance Contract),

b. menjalin hubungan yang baik dengan semua customer dengan melakukan kunjungan kehumasan,

c. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service rutin, d. melakukan service rutin sesuai jadwal,

e. memantau dan membimbing staf Costumer Service,

f. memperbaiki mesin-mesin yang rusak, baik di pelanggan maupun dikirim ke kantor sesuai jadwal,

g. melakukan tes mesin yang akan dijual,

h. membuat laporan rencana kerja teknisi (RKT), i. membantu dan membimbing Customer.

5. Bagian Administrasi

(21)

a. membantu bagian keuangan dalam menangani dan mengendalikan anggaran,

personalia akuntansi dan pembendaharaan untuk PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan,

b. membuat Faktur Penjualan, Invoice dan Delivery Order.

6. Personalia

Tugas dan tanggungjawabnya adalah

a. melakukan Perhitungan dan pembayaran gaji karyawan dengan berdasarkan lembur karyawan,

b. menyelenggarakan fungsi kepersonaliaan lainnya untuk cabang, c. menyelenggarakan layanan rumah tangga cabang.

7. Logistik

Tugas dan tanggungjawabnya adalah

a. mengelola Stock barang dan Sparepate, b. menyiapkan mesin yang akan dijual,

c. melakukan Control stock harga untuk setiap produk-produk yang dipasarkan.

8. Collector

Tugas dan tanggungjawabnya adalah

a. menagih piutang yang sudah jantuh tempo (30 hari) kepada Customer, b. menyerahkan piutang kepada bagian keuangan perusahaan.

(22)

Tugas dan tanggung jawabnya adalah

a. mengirim pesanan barang Customer,

b. menyerahkan barang sesuai dengan permintaan costumer,

b. mertanggungjawab atas keamanan barang-barang yang akan dikirim kepada customer.

10. Salesman

Tugas dan tanggungjawabnya adalah a. melakukan Cavasing,

b. melakukan Presentasi / Demo,

c. memberikan pelatihan / training ke Customer, d. menghasilkan invoice sesuai target yang ditetapkan.

11. Teknisi

Tugas dan tanggungjawabnya adalah

a. menjual jasa kontrak perawatan ( Maintenance Contract ),

b. membuat laporan nota service setelah melakukan perbaikan atau service rutin,

c. membuat laporan rencana kunjungan teknisi ( RKT ),

d. memeriksa kerusakan yang ada pada mesin-mesin untuk produk-produk yang dipasarkan yang masih memiliki garansi,

e. memperbaiki kerusakan mesin-mesin untuk produk-produk yang dipasarkan.

(23)

12. Office Boy

Tugas dan tanggungjawabnya adalah

a. bertanggungjawab atas kebersihan ruangan di setiap bagian perusahaan, b. mengantarkan surat-surat atau arsip-arsip ke Bank atau ke perusahaan lain.

D. Jaringan Usaha / Kegiatan

PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan adalah suatu perusahaan yang bergerak dibidang penjualan dan jasa elektronik. Produk-produk yang dipasarkan adalah berbagai jenis mesin kasir. Dimana PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan menjalin kerjasama dengan berbagai perusahaan-perusahaan terkemuka seperti Barcode Printer yang bekerja sama dengan TOSHIBA, Potable Data Terminal dan Scanner, bekerja sama dengan DATALOGIC dan Metrologic, Pos System, Peripherals, dan Pos Printer bekerja sama dengan WINCOR NIXDORF, STAR Micronics, dan IBM, Electronic Cash Register, bekerja sama dengan TOWA, dan TEC (Tokyo Electric Corporation), Weighing Scale bekerja sama dengan BIZERBA, Software yang bekerja sama dengan STORE VISION dan WINCOR NIXDORF dan berbagai perlengkapan untuk mesin kasir bekerja sama dengan ARMOR, serta penjualan jasa service untuk mesin-mesin yang dipasarkan tersebut.

Dalam PT Kahar Duta Sarana Cabang Medan, memiliki beberapa produk-produk yang dapat dipasarkan diantaranya seperti: Bar Code Printers atau Penyaringan Code, Electronic Cash Registers (ECR) atau Mesin Penghitung Uang

(24)

Masuk, Handheld Scan, Perlengkapan Mesin Kasir seperti: Label, Ticket Roll, Ribbon. Peripherals seperti: Cash Drawer, Customer Display, Monitors, Pos Keyboard. Portable Data Terminal, Pos Printer, Pos System, Scanner, Scale (Elektonic Scale System) dan Weighing Scale.

E. Kinerja Usaha Terkini

Kondisi ekonomi yang mempengaruhi kinerja suatu perusahaan adalah pertumbuhan ekonomi, inflasi, dan tingkat bunga. Pertumbuhan ekonomi mempengaruhi biaya produksi dari bahan , mesin, atau karyawan. Kinerja suatu perusahaan khususnya meningkat ketika permintaan tinggi, persaingan lemah, pasokan tenaga kerja yang tersedia, dan peraturan tidak mengenakan pembatasan berlebihan.

Dengan berdirinya PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang memiliki beberapa cabang seperti di kota-kota besar hingga meliputi kawasan daerah. Cabang tersebut telah menyebar luas di Indonesia seperti: Jakarta, Bandung, Semarang, Yogyakarta, Surabaya dan Medan. Dan memiliki daerah untuk operasi pemasaran perusahaan cabang medan meliputi: Provinsi Nanggroe Aceh Darussalam, Sumatera Utara, Sumatera Barat dan Riau.

Pada pertumbuhan ekonomi sekarang ini, PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah dipercaya oleh beberapa swalayan dengan menggunakan barang-barang milik perusahaan. Swalayan terbesar di Indonesia seperti Matahari, Suzuya, Sogo, Macan, Carrefour, Metro, Makro, J.Co, Body Shop, Brad Talk dan lain-lain sebayak

(25)

80% pasokannya seperti Hands-Free Scanners, Cash Drawer, Pos Printer, Barcode Printer, dan lainnya berasal dari PT KDS. Sedangkan dalam meraih penghargaan atau prestasi, PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dipercaya dalam meraih penghargaan (Awards) yang diantaranya seperti:

Tahun 1999 : Prize for The Achievement of The Purchase Target for Second Half of 1999 from TEC,

Tahun 1999 : Best Sales Award from PSC,

Tahun 2000 : POS Business Partner of The Year from IBM, Tahun 2000 : Market Growth Award from IBM,

Tahun 2001 : Best Performance Award from Wincor Nixdorf , Tahun 2003 : Outstanding Sales Award from PSC,

Tahun 2004 : Retail Division Authorized Partner from Wincor Nixdorf, Tahun 2004 : Outstanding Sales Award from PSC,

Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from PSC, Tahun 2005 : Million Dollars Club from PSC,

Tahun 2005 : Outstanding Sales Award from Metrologic, Tahun 2006 : Outstanding Sales Award from Metrologic, Tahun 2006 : Million Dollars Achievement from PSC.

F. Rencana Kegiatan

Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki misi yang diantaranya yaitu:

(26)

1. membuat keputusan yang tepat dalam bekerja yang berprofesional, berkompeten di era globalisasi ini,

2. mengambil keputusan dengan langkah yang pasti. Dengan arah yang lebih maju dan teknologi informasi (IT) yang menjelma perusahaan sebagai pondasi untuk generasi yang akan datang.

Rencana kegiatan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan adalah untuk menghasilkan laba atau keuntungan yang lebih memuaskan, menciptakan lingkungan kekeluargaan kepada sesama, memberikan pelayanan yang baik agar pelanggan semakin betah dan nyaman. PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan akan mampu bersaing dengan perusahaan-perusahaan yang bergerak di bidang lain, baik dari segi produk, pelayanan jasa dan penjualan. Dalam rencana kedepan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan selalu mengambil keputusan dengan seselektif mungkin, agar tidak terjadi penyesalan-penyesalan di kemudian hari.

Jasa atau layanan yang dilaksanakan oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan selalu menawarkan solusi untuk menyenangkan para Costumer. Bagi para costumer yang memiliki keluhan dengan mesin, instalasi jaringan, spareparts atau suku cadang, dan lain-lain PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan selalu menyediakan solusi yang terbaik, dengan pengalaman, sumber daya dan pengetahuan yang bijaksana. Agar costumer merasa puas dengan jasa yang diberikan oleh perusahaan ini

(27)

BAB III

TOPIK PENELITIAN

Dalam bab ini penulis akan mengemukakan hasil penelitian dan menjelaskan berjalannya suautu sistem, prosedur, dan aktivitas yang dilaksanakan perusahaan terhadap Sistem Akuntansi Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan maka selanjutnya penulis akan mencoba menguraikan pembahasan mengenai :

A. Sistem Akuntansi pada PT. Kahar Duta Saran Cabang Medan

B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan C. Pengendalian Intern Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan D. Pemeriksaan Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

E. Sistem Dana Kas Kecil pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

A. Sistem Akuntansi Pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Penyusunan sistem akuntansi suatu perusahaan perlu mempertimbangkan beberapa faktor yang penting sebagai barikut:

1. sistem akuntansi yang disusun harus memenuhi prinsip cepat yaitu bahwa sistem akuntansi harus mampu menyediakan informasi yang diperlukan tepat pada waktunya, dapat memenuhi kebutuhan, dan dengan kualitas yang sesuai,

sistem akuntansi yang disusun itu harus memenuhi prinsip aman yang berarti bahwa sistem akuntansi harus dapat membantu menjaga keamanan harta milik perusahaan. Untuk dapat menjaga keamanan harta milik perusahaan maka

(28)

2. sistem akuntansi harus disusun dengan mempertimbangkan prinsip-prinsip intern, 3. sistem akuntasni yang disusun itu hahrus memenuhi prinsip murah yang berarti

bahwa biaya untuk menyelenggarakan sistem akuntansi itu harus dapat ditekan sehingga relatif tidak mahal dalam menghasilkan suatu informasi.

Sistem akuntansi disusun dan dipakai dalam perusahaan, yaitu terutama ditujukan untuk menghasilkan informasi keuangan dalam kadar keandalan yang tinggi sehingga tidak menyesatkan manajemen dan penggunaan informasi lain agar perusahaan dapat mengendalikan jalan pengeluaran. Berdasarkan bukti-bukti penegluaran yang ada dan diakui, sehingga tidak terjadi pengeluaran kas yang tidak pada tempatnya (penyelewengan kas yang sangat merugikan). Dengan sistem akuntansi tersebut, disimpulkan bahwa suatu sistem akuntansi itu terdiri dari beberapa siklus akuntansi. Adapun langkah-langkah yang diambil oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam melaksanakan pengolahan data dengan cara sebagai berikut: 1. salesman melakukan convassing, kemudian menghasilkan sales order,

2. berdasarkan sales order yang masuk, maka pembukuan akan dapat dilanjutkan melalui delivery order,

3. setelah delivery order, invoice digunakan agar perusahaan akan lebih mudah dalam pencatatan pembukuan, karena invioice merupakan bukti terjadinya pembelian atau penjualan secara tunai,

4. dari invoice dibuat Buku Bank Pertama (yang jumlahnya selalu nihil setiap akhir minggu) untuk transaksi penjualan. Pembukuan bank pertama akan ditransfer ke Pusat setiap akhir minggu,

(29)

5. dengan pembukuan tersebut, laporan A/R (account receivable) akan dapat dilaksanakan dan disusun pada laporan keuangan arus kas (cash flow) yang akhirnya akan diketahui jumlah saldo kas di perusahaan.

Setiap jenis transaksi menempuh prosedur tertentu yang mencakup dokumen sumber, arsip, tahap pemrosesan, kendali dan keluaran yang semuanya bersifat khusus. Namun pada setiap prosedur transaksi melakukan langkahnya yang dikenal sebagai siklus akuntansi (accounting cycle). Proses akuntansi adalah proses pengolahan data. Menurut Sttetler (1978) menggambarkan elemen umum yang dipakai dalam setiap pengolahan data seperti: transaksi disetujui (tertulis/lisan), transaksi dilaksanakan, transaksi dicatat (manual/mekanis EDP), catat transaksi secara kronologis, catatan diklasifikasikan, dan yang terakhir informasi dilaporkan.

Kemudian akuntansi dalam proses pengolahan datanya menggunakan arus, siklus, atau proses akuntansi yang dimulai dari transaksi sampai pada tahap plaporan. Siklus akuntansi atau disebut juga proses akuntansi. Dari definisi sistem akuntansi tersebut unsur suatu sistem akuntansi pokok adalah formulir, catatan yang terdiri dari jurnal, buku besar dan buku pembantu, surat laporan.

Tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut : 1. untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru,

2. untuk menyediakan informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada, baik mengenai mutu, ketepatan penyajian, maupun struktur informasinya,

3. untuk memperbaiki pengendalian akuntansui dan pengecekan intern, yaitu untuk memeperbaiki tingkat keandalan (reability) informasi akuntansi dan untuk

(30)

menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban prlindungan kekayaan perusahaan.

B. Prosedur Pengeluaran Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Tujuan pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dikategorikan untuk keperluan biaya gaji, biaya air, listrik dan telepon, biaya pajak, biaya keperluan kantor dan pembelian asset-asset perusahaan. Sedangkan transaksi pengeluaran kas yang terjadi pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagian besar ditujukan untuk membiayai kegiatan operasional perusahaan. Kegiatan sehari-hari perusahaan telah ditetapkan oleh perusahaan pusat dengan memberikan dropping cash dari kantor pusat sehingga dana perusahaan benar-benar digunakan untuk keperluan perusahaan cabang.

Cara-cara pembayaran yang berlaku di PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan antara lain dengan menggunakan :

1. Cash (tunai) yaitu adanya kuitansi pembayaran

Cara yang dilakukan oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dalam sistem penjualan dengan penyetoran langsung ke bank atau ke bagian sales administrasi perusahaan. Dimamna pembeli memesan terlebih dahulu ke bagian penjualan dan sales administrasi membuat invoice, sales administrasi meneruskan faktur tersebut kebagian logistik dan babrang tersebut diserahkan ke customer sesuai dengan yang tertera di faktur, sales administrasi menerima pembayaran dan meneruskan ke bagian akuntansi bersamaan dengan copy faktur.

(31)

2. Cek (cheque)

Dalam pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan voucher kas kuning. Dimana voucher kuning tersebut disetujui terlebih dahulu oleh pejabat yang berwenang, kemudian dana dapat dicairkan di bagian kasir perusahaan. 3. Transfer Bank

Dalam melaksanakan sistem transfer bank, PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan menggunakan jasa bank, dimana para pelanggan menyetorkan atau mentransfer sejumlah pembayaran ke rekening bank dan rekening cabang, perusahaan hanya menerima aplikasi setoran atau transfer dari bank.

Tujuan Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

Ditinjau dari pengolahan data akuntansi, dokumen atau formulir digolongkan menjadi dua macam :

1. Dokumen Sumber (source document)

Dokumen sumber adalah dokumen yang dipakai sebagai dasar pencatatan ke dalam jurnal atau buku pembantu.

2. Dokumen Pendukung (supporting document atau corroborating document)

Dokumen yang melampiri dokumen sumber sebagai bukti sehingga transaksi yang direkam dalam dokumen sumber.

Dokumen pendukung ini berfungsi untuk membuktikan sahihnya transaksi penjualan yang di rekam dalam faktur penjualan. Suatu order pengiriman membuktikan bahwa transaksi penjualan tersebut telah diotorisasi oleh bagian order

(32)

penjualan, pengiriman barang membuktikan telah dilaksanakannya pengiriman barang kepada pembeli sesuai dengan perintah yang tercantum dalam surat order pengiriman, sedangkan surat muat membuktikan telah diserahkannya barang kepada perusahaan dalam pelaksanaan pengiriman barang kepada pembeli. Dengan di lampirkannya dokumen pendukung tersebut faktur penjualan sebagai dokumen yang di pakai sebagai sumber pencatatan kedalam catatan akuntansi menjadi dapat diandalkan kesahihannya.

Transaksi dokumen sumber dan dokumen pendukung yang digunakan dalam transaksi pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dapat dilihat sebagai berikut :

Tabel 2.1 Dokumen Sumber dan Dokumen Pendukung

Transaksi Dokumen Sumber Dokumen Pendukung yang bersangkutan

Pengeluaran Kas Bukti kas keluar Kuitansi Cek

Pembelian Bukti kas keluar Surat permintaan pembelian

Surat permintaan otorisasi investasi Surat permintaan otorisasi reparasi Surat permintaan penawaran barang Surat order pembelian

Laporan penerimaan barang Surat perubahan order Faktur dari pemasok Penggajian dan

pengupahan

Bukti kas keluar Daftar gaji Rekap daftar gaji

Dalam pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang digunakan yaitu :

(33)

1. kuitansi merupakan dokumen yang merupakan bukti tanda terima cek dari penerimaan cek pembayaran,

2. cek merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang atau organisasi yang namanya tercantum pada cek. Dalam penggunaan cek untuk pembayaran terdiri dari dua yaitu : cheak issuer membuat cek atas nama, atau check issuer membuat cek atau unjuk.

Pada pembelian PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dokumen yang digunakan yaitu :

1. surat permintaan pembelian, merupakan formulir yang di isi oleh fungsi gudang atau fungsi pemakai barang untuk meminta fungsi pembelian melakukan pembelian barang dengan jenis, jumlah dan mutu seperti yang tersebut dalam surat tersebut,

2. surat permintaan otorisasi investasi meliputi jumlah moneter yang besar dan mencakup keterikatan dana jangka waktu yang relatif besar, dan mencakup keterikatan dana dalam jangka waktu yang relatif panjang,

3. surat permintaan otorisasi reparasi, berfungsi sebagai perintah dilakukannya reparasi yang merupakan pengeluaran modal,

4. surat permintaan penawaran harga, digunakan untuk meminta penawaran harga bagi barang yang pengadaannya tidak bersifat berulangkali terjadi, yang menyangkut jumlah moneter pembelian yang besar,

(34)

5. surat order pembelian, digunakan untuk memesan barang kepada pemasok yang telah dipilih,

6. laporan penerimaan barang, berfungsi sebagai penerimaan untuk menunjuk bahwa barang yang di terima dari pemasok telah memenuhi jenis dan mutu,

7. surat perubahan order pembelian, diperlukan apabila perubahan terhadap isi surat order pembelianyang sebelumnya telah diterbitkan,

8. faktur dari pemasok, merupakan tagihan dari pemasok, yang berisi jenis dan harga barang yang menjadi kewajiban perusahaan kepada pemasok.

Penggajian dan pengupahan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang digunakan terdiri dari :

1. daftar gaji, merupakan rekapitulasi dari rencana pembayaran gaji untuk seluruh karyawan, disipkan oleh bagian personalia berdasarkan absensi atau daftar hadir, 2. rekap daftar gaji, disipkan bersamaan waktu dengan pembuatan daftar gaji.

Langkah-langkah dalam prosedur pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dengan cara :

1. bagian kas menerima RAO dana kas kecil setiap awal bulan dari bagian akuntansi,

2. untuk pengeluaran diatas Rp.200.000, bagian kasa menyiapkan voucher kas kuning terlebih dahulu dilampiri dengan kuitansi dan invoice dari pemasok,

3. voucher kas kuning tersebut diserahkan ke bagian akuntansi. Bagian akuntansi meneliti kebenaran dari kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice dan memberi paraf pada voucher kas kuning,

(35)

4. bagian akuntansi menyerahkan voucher tersebut ke kepala cabang kemudian meneliti kebenaran dan menandatangani voucher kuning tersebut (yang berarti pengeluaran kas tersebut telah disetujui),

5. bagian kasa dapat mengeluarkan kas dan mencatat dalam buku kas,

6. bagian akuntansi memeriksa buku kas dan melaporkannya ke bagian akuntansi pusat.

Menurut Marom (2002) langkah-langkah prosedur pengeluaran yaitu :

1. Bagian kasir menerima kuitansi dari pemasok, dicocokkan dengan invoice mengenai jumlah dan jatuh tempo pembayaran,

2. Menyiapkan bukti bank keluar (BBK) dan cek/giro, kemudian disampaikan ke bagian keuangan,

3. Bidang keuangan, meneliti kebenaran kuitansi dari pemasok dibandingkan dengan invoice, menandatangani cek/giro dan memberi paraf pada BBK, dan berkas dicap ”lunas”,

4. Mendistribusikan cek/giro dan berkas pembayaran,

5. Bagian akuntansi membandingkan BBK dengan invoice bila cocok maka

menyiapkan bukti jurnal bank keluar. Bila perlu di cek terlebih dahulu ke kartu utang,

6. Mencatat transaksi pengeluaran utang di buku bank keluar dan kartu utang, kemudian BBK dan kuitansi digabung dan dicatat dalam daftar kas oleh kasir.

(36)

Dalam prosedur pengeluaran kas tersebut setiap karyawan atau orang yang berhubungan dengan pengeluaran kas wajib melaksanakan prosedur tersebut. Didalam prosedur tersebut dijelaskan bagaimana formulir-formulir, catatan-catatan, dan bagian yang bersangkutan dalam pengelolaan pengeluaran kas.

C. Pengendalian Intern Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Perusahaan-perusahaan menggunakan pengendalian internal untuk mengarahkan operasi perusahaan, melindungi aktiva, dan mencegah penyalahgunaan sistem perusahaan. PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah menerapkam prinsip-prinsip fungsi pengendalian intern yang baik dalam sistem kas mensyaratkan agar dilibatkan pihak luar (bank) ikut serta dalam mengawasi kas perusahaan. Maka penulis akan mengevaluasi terhadap pengendalian intern kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan sebagai berikut :

1. adanya usaha pengendalian intern terhadap kas perusahaan. Hal ini ditandai dengan adanya sistem komputer yang on line pada setiap bagian. Sistem ini hanya bisa dilakukan oleh masing-masing user yang di protect dengan password mereka masing-masing, seperi :

a. bagian logistik yang berfungsi untuk meng-input setiap barang yang datang dari kantor pusat,

b. bagian penjualan yang berfungsi meng-input setiap penjualan yang dilakukan dan langsung memotong stock barang yang dikeluarkan,

(37)

c. bagian akuntansi yang berfungsi meng-input. Setiap pembayaran dari hasil penjualan yang telah dilakukan.

2. pengendalian intern kas perusahaan dapat dilihat juga pada pemisahan tugas dari masing-masing bagian, seperti :

a. bagian sales administrasi berfungsi untuk mengeluarkan kas dan mencatat penerimaan kas dari hasil penjualan,

b. bagian akuntansi cabang berfungsi untuk menerima dan mencatat penerimaan kas dari hasil penjualan,

c. bagian akuntansi pusat berfungsi mencatat penerimaan kas cabang.

3. pada waktu tutup kas, kebenaran bukti kas, bukti-bukti pendukung, serta saldo uang kas yang ada diperiksa. Hal ini dilakukan untuk mencegah kesalahan yang terjadi,

4. setiap minggu saldo kas dan saldo bank harus dilaporkan kepada kepala cabang. Penerimaan kas harus ditransfer ke pusat setiap minggu. Sehingga mencegah penyelewengan atas kas perusahaan karena ketidakcocokan saldo antara kas dan bank,

5. melakukan pemeriksaan terhadap saldo uang kas setiap satu tahun sekali, ynag diperiksa oleh auditor intern kantor pusat, hasil pemeriksaan ini dijadikan sebagai bahan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta,

6. untuk transaksi pengeluaran kas, pihak perusahaan menggunakan formulir voucher kuning. Dimana formulir tersebut harus telebih dahulu disetujui dan ditandatangani oleh kepala cabang.

(38)

American Institute of Certified Public Accountants (AICPA) 2005, mendefinisikan sebagai pengendalian intern meliputi struktur organisasi, semua cara dan alat-alat yang dikoordinasikan dan dipergunakan dalam perusahaan dengan tujuan untuk menjaga keamanan harta. Milik perusahaan, memeriksa ketelitian dan kebenaran data akuntansi, meningkatkan efisiensi usaha dan menjaga agar kebijakan yang ditetapkan dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan tujuannya, pengendalian intern mencakup pengendalian akuntansi (accounting control) dan pengendalian administrasi (administrative control). Pengendalian akuntansi terdiri dari struktur organisasi dan metode-metode atau prosedur yang berhubungan langsung dengan pengamanan aktiva dan ketelitian pencatatan transasksi keuangan. Pengendalian akuntansi biasanya mencakup pengawasan mengenai otorisasi, dengan melakukan pemisahan fungsi dalam organisasi secara tegas, atas fungsi pelaksanaan (operation), penyimpanan (custodian), dan penyelenggara catatan (recording).

Sistem pengendalian intern berfungsi dengan baik, yaitu dalam menjaga keamanan harta perusahaan, ketelitian dan kebenaran informasi keuangan, meningkatkan efisiensi dan mematuhi kebijakan perusahaan, jika empat syarat berikut ini terpenuhi :

a. adanya struktur organisasi yang memisahkan tanggungjawab fungsional secara tetap,

b. pemberian wewenang yang pas dan prosedur pembukuan yang baik, yang menunjang pengawasan akuntansi terhadap aktiva, kewajiban, pendapatan dan beban usaha,

(39)

c. terselenggaranya praktik sehat dan melaksanakan fungsi masing-masing,

d. karyawan dengan tingkat kecukupan memadai sesuai dengan

tanggungjawabnya.

D. Pemeriksaan Kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Pemeriksaan kas merupakan suatu jasa atau kegiatan yang dihasilkan untuk membandingkan kesesuaian informasi kas yang dibuat oleh pihak lain dengan kriteria yang telah diterapkan. Pemeriksaan ini dapat dilakukan oleh internal auditor atau akuntan public. Hasil dan pemeriksaan teresbut sebagai informasi bagi pihak manajemen apakah kas yang dimiliki perusahaan telah diawasi dengan benar dan tepat baik nilai, prosedur, maupun lingkungannya. Selain pemisahaan tugas, hal ini yang akan dilaksanakan oleh perusahaan untuk mengahargai terjadinya penyimpangan atau penyelewengan kas adalah dengan cara melakukan pemeriksaan yang dilaksanakan pada akhir tahun atau akhir periode, pemeriksaan ini dilakukan oleh internal auditor.

Mengingat PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan memiliki beberapa cabang, maka pemeriksaan kas tersebut dilakukan oleh masing-masing cabang. Pemeriksaan kas tersebut dilakukan sesuai dengan prosedur pemeriksaan yang telah ditetapkan oleh perusahaan, yaitu bagian audit internal melakukan pemeriksaan kas setiap 6 bulan, sedangkan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari. Audit internal akan melaksanakan pemeriksaan kas dan kemudian diserahkan ke pusat agar dikoreksi kebenarannya.

(40)

Selain mengadakan pemeriksaan saldo kas untuk mencegah penyelewengan atau pemakaian uang kas oleh yang tidak berhak, perhitungan uang kas yang diadakan perusahaan. Perhitungan ini dilakukan oleh beberapa orang yang ditunjuk pimpinan perusahaan dihadapkan kepada kasir dan dihadiri beberapa orang lain yang ditugaskan untuk melakukan perhitungan kas. Hasil pemeriksaan kas tersebut dilaksanakan untuk membuat keputusan oleh kantor pusat di Jakarta.

Untuk lebih sempurna sistem pengawasan kas perusahaan, pihak manajemen juga senantiasa melaksanakan perbandingan antara anggaran kas dengan realisasinya setiap 6 bulan. Hal ini bertujuan untuk menilai apakah anggaran yang telah disetujui sesuai dengan kenyataannya. Apabila terjadi penyimpangan maka akan dilakukan tindakan koreksi.

Dalam Ikatan Akuntansi Indonesia (IAI) tahun 1990, menggunakan norma pelaksanaan pemeriksaan berbunyi sebagai berikut : ”sistem pengendalian intern yang ada harus dipelajari dan dinilai secukupnya untuk menentukan dapat atau tidaknya sistem tersebut diandalkan sebagai dasar untuk menetapkan luasnya pengujian yang harus dilakukan serta prosedur pemeriksaan yang akan digunakan”.

Pada hakikatnya pemeriksaan dimaksudkan untuk nilai kewajaran laporan keuangan yang didasarkan pada ketaatannya terhadap prinsip aktiva yang berlaku. Ini berarti juga bahwa laporan keuangan yang disajikan bebas dari kemungkinan kesalahan material. Namun akuntan diwajibkan untuk melakukan usaha-usaha pemeriksaan untuk memastikan bahwa laporan keuangan tidak mengandung

(41)

kesalahan material. Umumnya dikenal dua tipe kesalahan yaitu : error dan irregularities.

Kedua tipe ini harus diwaspadai dan auditor harus mencari prosedur yang dapt menemukan kedua tipe kesalahan ini. Kesalahan ini biasanya dapat ditemukan dengan mengamati kelemahan sistem pengawasan intern, menilai tingkat kejujuran manajemen , melihat transaksi yang tidak biasa, dan lain-lain. Berikut ini terdapat bentuk-bentuk penyelewengan melalui pengeliaran kas, dapat dijelaskan sebagai berikut :

a. mengambil uang dari brand kas, laci atau kas kecil dan memasukkan bon-bon yang tidak sah atau sudah pernah dikeluarkan,

b. memalsukan cek dan menggunakannya untuk kepentingan sendiri, c. menaikkan angka yang dibuat di lembar cek,

d. mengubah tanggal bon (vouvher) dan menagihnya kembali untuk yang ke dua kali,

e. membuat bon palsu untuk pembayaran biaya fiktif atau pembelian fiktif, f. manipulasi pembayaran gaji,

g. memperbesar jumlahkas kredit.

E. Sistem Dana Kas Kecil pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Dana kas kecil (petty cash) adalah dana yang dibentuk untuk membiayai pengeluaran rutin perusahaan dan jumlahnya relatif kecil. Dalam melakukan pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan juga melakukan sistem dana

(42)

kas kecil, seperti ongkos transportasi biaya foto copy, dan lain-lain. Kas kecil adalah sejumlah kas yang disediakan didalam perusahaan untuk membayar pengeluaran yang bersifat rutin dan jumlahnya relatif kecil.

Pengeluaran kas PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan umumnya bertujuan untuk membiayai seluruh kegiatan operasional. Perusahaan dan prosedur pengeluaran kas secara tunai melalui dana kas kecil. Jumlah dana kas kecil untuk cabang medan adalah Rp 20.000.000,- setiap pengeluaran dana kas kecil harus di dukung oleh bukti pengeluaran yang dapat berupa kuitansi, nota, bon yang telah disetujui oleh kepala cabang untuk disetujui pembayarannya.

Dalam penyelenggaraan dana kas kecil (petty cash) dapat dilaksanakan dengan dua cara yaitu :

1. sistem dana tetap (imprest fund system)

pada sistem ini, perkiraan dana kas akan menunjukkan saldo yang jumlahnya tetap selama periode akuntansi yang berjalan. Saldo yang tetap dikarenakan setiap pengisian kembali kas kecil sebesar jumlah pengeluaran kas kecil sehingga uang kas kecil yang berada di tangan akan berjumlah sama dengan saat dibentuk. Pencatatan biaya-biaya atas pengeluaran kas kecil baru dicatat pada saat pengisian kembali. Pada akhir periode jika jumlah kas tinggi, kasir kas kecil akan meminta pengisian kembali kas kecilnya sebesar jumlah yang sudah dibayar dari kas kecil.

(43)

Pada tanggal 1 Desember 2008 PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. Berikut ini daftar perincian dana kas kecil terdapat pada tabel 3.2 :

Tabel 3.2 Sistem Dana Tetap Daftar Perincian Dana Kas Kecil

Keterangan 20 Desember 31 Desember

1. Uang Kertas Rp. 5.000 Rp. 25.000

2. Uang Logam 2.750 2.500

3. Perangko - 3.750

4. Rek Air dan Listrik 47.500 52.750

5. Beban pos dan Telp / Fax 125.250 93.750

6. Pembelian Supplies Kantor 17.500 20.000

7. Beban Rapat dan Pertemuan 31.250 47.250

8. Beban makan minum karyawan 25.000 2.250

9. Selisih Dana Kas Kecil ( 4.250 ) 2.250

Jumlah Dana Kas Kecil Rp. 250.000 Rp. 250.000

Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Berdasarkan hasil perhitungan penelitian saya pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, peusahaan ini membentuk dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil pada tanggal 1 Desember 2008 dan berakhir pada tanggal 20 Desember 2008 dengan tabel 3.3 sebagai berikut :

Tabel 3.3 Sistem Dana Tetap 1 Desember Pembentukan Dana Kas Kecil

Dana Kas Kecil Rp. 250.000 Kas RP. 250.000

20 Desember Pengisian kembali Dana Kas Kecil

Beban air dan listrik Rp. 47.500 Beban Pos dan Telp / Fax 125.250 Beban Supplies Kantor 17.500 Beban Rapat dan Pertemuan 31.250

(44)

Beban makan minum Karyawan 25.000

Selisih Kas Rp. 4.250 Kas Rp.242.250

Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Berdasarkan tabel diatas terlihat jelas bahwa sistem dana tetap mencatat biaya pembentukan dana kas kecil dan pengisian kembali dana kas kecil dan melanjutkan jurnal pencatatan biaya periode 20-31 Desember dengan pengisian kembali dana kas kecil. Hal ini dapat dilihat pada tabel 3.4sebagai berikut :

Jurnal yang dibuat ( Lanjutan )

Tabel 3.4 Sistem Dana Tetap

31 Desember Mencatat Biaya Periode 20-31 Desember dan Pengisian kembali Dana Kas Kecil

Persediaan Supplies Kantor ( perangko ) Rp. 3.750 Beban Air dan Listrik 52.570 Beban Pos dan Telp / Fax 93.750 Beban Supplies Kantor 20.000 Beban Rapat dan Pertemuan 47.250 Beban makan minum Karyawan 2.750 Selisih Kas 2.250 Kas Rp. 222.500

Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan 2. sistem dana fluktuasi ( fluctuating fund system)

Pada sistem ini akun kas kecil dipakai untuk mencatat transaksi yang mempengaruhi kas kecil, diantaranya :

1. pembukuan dana kas kecil,

(45)

3. pengisian dana kas kecil, 4. penambahan dana kas kecil,

5. pengurangan/penarikan kembali dana kas kecil.

pencatatan pengeluaran kas kecil dalam perkiraan biaya setiap terjadi transaksi pengeluaran secara individual. Pada dasarnya perkiraan dana kas kecil yang diselenggarakan harus menunjukkan saldo setiap saat sebesar jumlah uang dana kas kecil yang ada di tangan kasir kas kecil. Pada sistem dana berfluktuasi kasir kas kecil harus mampu menunjukkan uang dana kas kecil pada setiap saat sebesar saldo menurut perkiraan pembukuan. Biasanya pengisian uang ke dalam kas kecil tidak dikaitkan dengan jangka waktu tertentu. Pengisian tersebut akan dilakukkan sewaktu-waktu persediaan uang dalam kas kecil sudah dirasakan menipis.

Contoh kasus sistem dana fluktuasi

Pada tanggal 31 Desember 2008 PT. Kahar Duta Sarana membentuk dana kas kecil sebesar Rp. 250.000. berikut transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan desember :

5 Desember membayar rekening air dan listrik Rp. 47.500 7 Desember membayar rekening telepon dan fax Rp. 125.250 9 Desember dibeli supplies kantor Rp. 17.500

12 Desember biaya rapat dan pertemuan Rp. 31.250

19 Desember dibayar biaya makan minum karyawan Rp. 25.000

20 Desember pengisian kembali dana kas kecil, cek sebesar Rp. 196.500 diserahkan kepada kasir kas kecil

(46)

23 Desember dibayar biaya langganan koran Rp. 12.500 27 Desember dibeli perangko sebesar Rp. 5000

Jurnal yang dibuat

Tabel 3.5 Sistem Dana Fluktuasi

Tgl Rincian Debit Kredit

1/12 Kas Kecil Kas

Rp. 250.000

Rp. 250.000 5/12 Beban air dan listrik

Kas kecil

Rp. 47.500

Rp. 47.500 7/12 Beban telp / Fak

Kas

Rp. 125.250

Rp. 125.250 9/12 Supplies kantor

Kas kecil

Rp. 17.500 12/12 Beban rapat dan pertemuan

Kas kecil

Rp. 31.250

Rp. 31.250 19/12 Beban makan minum

karyawan Kas kecil

Rp. 25.000

Rp. 25.000 20/12 Kas kecil

Kas

Rp. 196.500

Rp. 196.500 23/12 Beban Langganan koran

Kas kecil

Rp. 12.500

Rp. 12.500 27/12 Beban pos ( perangko )

Kas

Rp. 5.000

Rp. 5000 Sumber : PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan

Dalam melakukan perhitungan PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan melakukan perincian transasksi-transaksi sistem dana berfluktuasi dengan contoh dan terdapat pada tabel 3.6 sebagai berikut :

(47)

Tabel 3.6 Sistem Dana Fluktuasi

Tgl Rincian Debit Kredit Saldo

1/12 Pembentukan Kas Kecil Rp. 250.000 Rp. 250.000

5/12 Air dan Listrik 47.500 47.500

7/12 Telepon dan fax 125.250 202.500

9/12 Supplies kantor 17.500 59.750

12/12 Rapat pertemuan 31.250 28.500

19/12 Makan minum karyawan 25.000 3.500

20/12 Pengisian kas kecil 196.500 200.000

23/12 Langganan koran 12.500 187.500

27/12 Pos ( perangko ) 5.000 182.500

(48)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan

Berdasarkan hasil penelitian dan analisa terhadap sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan, maka penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. untuk mendapatkan gambaran yang jelas tentang sistem akuntansi pengeluaran kas pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan.

2. siklus pencatatan pembukuan pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan yang dilaksanakan, yaitu dengan adanya bukti-bukti pengeluaran berupa invoice, pelaporan kas dengan menggunakan buku bank pertama, laporan piutang (account receivable), serta laporan keuangan dengan pencatan laporan arus kas. 3. pengendalian intern kas yangn dilaksanakan yaitu, dengan adanya sistem

komputer navision on-line pada bagian logistik, penjualan dan akuntansi. Hal ini bertujuan untuk input setiap barang datang dari kantor pusat dan meng-input setiap pembayaran dari hasil penjualan.

4. pemeriksaan kas yang dilakukan oleh PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan dilaksanakan setiap 6 bulan dan pemeriksaan harian dilaksanakan setiap hari. Pemeriksaan ini dilakukan oleh auditor intern dan akan diserahkan ke kantor pusat Jakarta.

(49)

B Saran

PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan telah memiliki sistem dan prosedur yang baik dalam melakukan sistem akuntansi pengeluaran kas hal ini dapat dilihat dari saran-saran yang diberikan penulis sebagai berikut :

1. pada pencatatan pembukuan siklus akuntansi pada PT. Kahar Duta Sarana Cabang Medan hendaknya dilaksanakan sesuai dengan sistem akuntansi, dimana datanya akan dimulai dari transaksi sampai pada saat pelaporan. Pencatatan yang terjadi akan lebih terencana dan dapat mengetahui penyimpangan yang terjadi sehingga manajemen dapat lebih mudah melakukan usaha-usaha koreksi dan perbaikan secara lebih dini.

2. bagian pengendalian intern kas, seperti bagian logistik, penjualan, dan akuntansi diharapkan dapat lebih teliti dalam melaksanakan tugas-tugas, baik dalam hal meng-input data, mencatat dan menerima pengeluaran kas dari hasil penjualan, agar tidak terjadi kesalahan-kesalahan dalam pelaksanaan penjualan barang dagang.

3. perlunya secara berkala dilakukan pemeriksaan dan pengawasan terhadap jalannya prosedur sistem akuntansi pengeluaran kas.

4. perlu adanya manajemen kas yang lebih baik yang dapat menginformasikan masalah pendanaan dalam perusahaan.

(50)

DAFTAR PUSTAKA

Soemarso, SR, 2002, Akuntansi suatu pengantar, edisi kelima, penerbit salemba empat, Jakarta.

Baridwan Zaki, 1994, Sistem informasi akuntansi, edisi kedua, cetakkan kedua, badan percetakkan Fakultas Ekonomi-Yogyakarta, Yogyakarta.

Mulyadi, 2001, Sistem Akuntansi, edisi ketiga, cetakkan ketiga, penerbit salemba empat, Jakarta.

Wilkinson joseph W, 1992, Sistem akuntansi dan informasi, edisi kedua, cetakkan ketiga, terjemahan oleh Marius Sinaga, penerbit erlangga, Jakarta.

Ikatan Akuntan Indonesia, 2007, Standart Akuntansi Keuangan, Jakarta, penerbit salemba empat.

Kosasih Ruchyat, 2001, Auditing Prinsip Prosedur, cetakkan ketiga, buku kedua, penerbit erlangga, Jakarta.

Niswonger Rollin C, Warren, Calls, Reeve, 2005, edisi 21, Prinsip-prinsip

Akuntansi, penerjemah Hyginus RusniWinarto, penerbit erlangga, Jakarta.

Sticc, Earl K, James D. Stice, dan K. Field Skousen, 2005, Akuntansi Intermediate, cetakkan pertama, terjemahan Palupi Wariarti, penerbit salemba empat, Jakarta.

(51)

STRUKTUR ORGANISASI PT. KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN

SUMBER : PT. KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN KEPALA CABANG

Ka. Sie Administrasi Keuangan

Staf Adm

Staf Personalia

Staf Logistik

Staf Keuangan

Collector

Driver

Office Boy Ka. Sie Sales

Sales Man

Ka. Sie Service

Teknisi

L

am

pi

ra

(52)

DEPARTEMEN KA.SIE

DEPARTEMEN SALES ADM SALES ADM BAGIAN GUDANG

↓ Yes →Yes ↓

Permintaan Pembayaran Biaya Operasional

Yes ←

Pengajuan Permintaan Pembayaran Biaya Operasional

Pembayaran Biaya Operasional

Lampiran : 1I

IRAN SISTEM PENGELUARAN KAS PADA PT. KAHAR DUTA SARANA CABANG MEDAN

Faktur dari ventor Voucher Pengeluaran Control Budget

Staf → Atasan Budget

Faktur dari ventor Voucher Pengeluaran Faktur dari Voucher Voucher Pengeluaran Cotrol Budget Approval

Tanda Tangan Voucher

Atasan → Staf

Faktur dari

Ventor Voucher Pengeluaran Approval Faktur dari Ventor Voucher Pengeluaran

Kasie. Keu → Kacab

Faktur dari Ventor

Voucher Pengeluaran

Kasie. Keu → Sales.Adm

Faktur dari Ventor

Voucher Pengeluaran

Tanda Tangan Voucher

Kacab → Kasie.Keu

Approval

Buku Kas

Pencatatan Voucher Pengeluaran

(53)

Lampiran : III Vk/ALL/2

BUKTI PENGELUARAN

UNIT USAHA : NO. REF :

DEPARTEMEN : NO. DOKUMEN :

KEPADA : TANGGAL :

KODE REK JUMLAH

TEMPORARY : Rp.

Rp.

Terbilang :

Menyetujui : Yang mengajukan : Diterima oleh :