I. PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Bahasa sebagai alat komunikasi antaranggota masyarakat dapat dipahami jika dalam penggunaannya mengikuti syarat dan kaidah bahasa. Dengan mengikuti
syarat dan kaidah bahasa, manusia dapat memahami pikiran, perasaan, dan kehendak yang disampaikan orang lain. Oleh karena itu, bahasa yang digunakan
dalam berkomunikasi, baik secara lisan maupun tulisan, hendaknya menggunakan kata yang tepat agar jelas sehingga menimbulkan makna yang efektif dan logis.
Dalam pergaulan sehari-hari, manusia hampir selalu berhubungan atau
berkomunikasi dengan manusia lain. Hubungan atau komunikasi itu selain dapat dilakukan secara lisan, dapat pula dilakukan secara tertulis. Komunikasi yang
dilakukan secara lisan menuntut adanya pembicara dan lawan bicara, baik secara langsung maupun tidak langsung. Dalam komunikasi lisan yang bersifat langsung,
pembicara dan lawan bicara hadir bersama pada suatu tempat. Sementara itu, komunikasi lisan yang dilakukan melalui telepon, radio, atau televisi merupakan
komunikasi bersifat tidak langsung.
Dewasa ini, dalam kehidupan yang penuh kesibukan dan serba cepat, suatu komunikasi tidak selalu dapat dilakukan secara lisan. Dalam hal ini jika tidak
dapat dilakukan secara lisan komunikasi itu tentu dilakukan secara tertulis. Salah satu sarana komunikasi tertulis yang umum dikenal adalah surat. Dengan
demikian, surat pada dasarnya dapat dipandang sebagai salah satu jenis alat atau sarana komunikasi.
Surat adalah salah satu alat komunikasi yang menggunakan media kertas dan tulisan untuk menyampaikan pesan komunikasi atau dapat diartikan sebagai alat
yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis dengan menggunakan kertas sebagai media Marcella, 2003: 9. Senada dengan pendapat di atas surat adalah
suatu sarana yang menyampaikan pernyataan maupun informasi secara tertulis dari pihak yang satu kepada pihak yang lain, baik atas nama sendiri maupun atas
nama jabatannya dalam sebuah organisasi, instansi, atau perusahaan Tedjasutisna, 1995: 75.
Sebagai sarana komunikasi tertulis, surat paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu pihak pertama pengirim surat dan pihak kedua penerima surat. Pihak pertama atau
pengirim surat dapat berupa perseorangan atau instansi dan demikian pula halnya dengan pihak kedua atau penerima surat. Dalam hubungan itu, surat dapat juga
dipandang sebagai wakil dari penulisnya. Oleh karena itu, segala sesuatu yang ditulis di dalam surat tersebut dapat dinilai sebagai cermin pribadi, organisasi,
atau instansi pengirimnya. Atas dasar itu, surat sebaiknya dibuat semenarik mungkin, baik dari segi bentuk maupun isinya, agar pribadi penulis atau instansi
pengirimnya memperoleh citra yang baik Mustakim, 1994: 160.
Dalam kehidupan sehari-hari dikenal berbagai macam surat. Surat berdasarkan isinya dapat dibedakan atas tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat
niaga atau barang. Surat dinas berdasarkan jenisnya dibedakan atas surat keputusan, instruksi, surat tugas, surat edaran, surat panggilan, nota dinas, surat
pengumuman, surat keterangan, surat pernyataan, surat undangan rapat dinas, dan berita acara Solechan dan Soedjito, 1999: 14.
Naskah dinas adalah informasi tertulis sebagai alat komunikasi kedinasan yang dibuat dan atau dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang dilingkungan
pemerintah daerah Peraturan Bupati Lampung Selatan Nomor 14 Tahun 2010: 3. Surat dinas adalah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi
pemerintah yang isinya bersifat resmi. Karena sifat dan situasinya resmi, surat dinas ditulis dengan menggunakan bahasa baku sesuai dengan kaidah bahasa.
Dikatakan demikian karena bahasa baku merupakan ragam bahasa yang digunakan dalam masyarakat dan bahasa baku pada umumnya dipakai sebagai
sarana komunikasi pada situasi resmi.
Membuat surat pada dasarnya sama dengan mengarang. Semua ketentuan dalam mengarang, berlaku juga untuk pembuatan surat, misalnya bahasa yang digunakan
harus sesuai dengan kaidah bahasa Indonesia, baik tentang ejaan, pilihan kata, maupun penggunaan kalimat efektif. Solechan dan Soedjito 1999: 2-3, dalam
membuat surat harus memperhatikan teknik penyusunan surat yang benar, isi surat yang ringkas, jelas, dan ekplisit, serta menggunakan bahasa yang baik dan benar.
Kesalahpahaman dalam berkomunikasi dalam surat dapat dihindari dengan menuliskan pesan secara jelas serta diungkapkan dengan benar. Penggunaan kata
yang tepat menimbulkan makna yang jelas sehingga penerima surat memiliki pengertian yang sama dengan penulis surat Soedjito dan Sudaryono, 1983: 23
Mengingat pentingnya surat sebagai bukti atau dokumen resmi, penulis tertarik untuk menelitinya dengan alasan surat dinas digunakan pada lembaga-lembaga
resmi, yang bertujuan menyampaikan suatu pesan. Surat dinas yang dikeluarkan oleh berbagai instansi di Indonesia dituntut dapat memberikan teladan yang baik
terutama dalam hal penggunaan bahasa Indonesia. Surat dinas yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah seharusnya tidak dijumpai lagi kesalahan, terutama
kesalahan yang mengakibatkan surat menjadi tidak efektif berkaitan dengan kaidah. Akan tetapi, pada kenyataannya masih dijumpai kesalahan terutama
kesalahan ejaan, pilihan kata, dan kalimat. Hal ini diketahui berdasarkan prapenelitian ketika penulis melakukan observasi di Balai Penyuluhan Pertanian
Kecamatan Sragi, Kabupaten Lampung Selatan.
Misalnya: Kepada Yth,
1. Sdr PPL BPP Sragi 2. BPK. Ketua Gapoktan
DI-
TEMPAT
Penulisan alamat di atas masih terdapat kesalahan, yaitu sebagai berikut. 1.
Penulisan kata kepada tidak tepat karena kata tersebut merupakan kata penghubung intrakalimat seharusnya langsung menggunakan kata Yth..
2. Penggunaan kata sapaan saudara dan bapak pada penulisan alamat di atas
tidak tepat karena orang yang dituju sudah menggunakan jabatan seharusnya kata sapaan tidak digunakan.
3. Penggunaan kata depan di tidak tepat karena di dalam penulisan di atas
adalah kata depan seharusnya dalam penulisan alamat surat tidak perlu menggunakan kata depan di.
4. Penggunaan pilihan kata tempat tidak tepat karena tidak cermat seharusnya
kata tempat diubah dengan nama kota orang yang dituju.
Perbaikan penulisan alamat di atas sebagai berikut. Yth.
1. PPL BPP Sragi 2. Ketua Gapoktan
Kecamatan Sragi
Penulis tertarik mengadakan penelitian di Balai Penyuluhan Pertanian Kecamatan Sragi, Kabupaten Lampung Selatan karena kantor tersebut merupakan instansi
pemerintah yang harus menjadi contoh, khususnya dalam pembuatan surat dinas. Di samping itu, penggunaan bahasa Indonesia dalam surat dinas memiliki
implikasi terhadap pembelajaran bahasa Indonesia di SMA, yaitu pada mata pelajaran Bahasa Indonesia kelas XII untuk keterampilan menulis dengan standar
kompetensi mengungkapkan informasi dalam bentuk surat dinas, laporan, dan resensi, serta dengan kompetensi dasar menulis surat dinas berdasarkan isi,
bahasa, dan format yang baku.
Sebenarnya penelitian sejenis ini pernah dilakukan oleh Kartika 2005 dan Dahlia 2007. Penelitian yang dilakukan oleh Kartika mengenai penggunaan bahasa
Indonesia pada surat dinas yang dikeluarkan oleh kantor Kecamatan Rembang Tangkas Kabupaten Way Kanan, Oktober 2003 hingga Februari 2004. Hal yang
diteliti adalah penggunaan kalimat efektif, pilihan kata, dan ejaan, sedangkan
penelitian yang dilakukan oleh Dahlia adalah mengenai penggunaan ejaan pada surat dinas Departemen Agama Kantor Kota Bandar Lampung tahun 2005.
Jika Kartika 2005 meneliti surat dinas kantor Kecamatan Rebang Tangkas Kabupaten Way Kanan Oktober 2003 hingga Februari 2004 dan Dahlia 2007
meneliti surat dinas Departemen Agama Kantor Kota Bandar Lampung tahun 2005, penulis bermaksud meneliti surat dinas yang dikeluarkan Balai Penyuluhan
Pertanian BPP Sragi Lampung Selatan. Hal ini dapat melengkapi data penelitian surat dinas dari berbagai lembaga atau instansi pemerintah.
B. Perumusan Masalah
