b. Bagian pembukuan
Bagian ini bertugas menandatangani semua bukti-bukti dari pembayaran gaji yang
dilakukan kasir kemudian membukukan pembayaran tersebut ke dalam buku besar gaji dan upah.
c. Internal Auditor
Tugas dari internal auditor dalam pengawasan gaji dan upah merupakan tugas yang termasuk ke dalam pengawasan perusahaan secara menyeluruh. Dalam hal
pengawasan gaji dan upah ini auditor akan mengawasi apakah prosedur – prosedur pencatatan dan pendistribusian gaji telah dijalankan sebagaiman yang telah
ditentukan, mengevaluasi sistem pengawasan intern gaji dan upah yang sedang dijalankan.
Ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh perusahaan dalam memilih
prosedur pencatatan gaji dan upah menurut Milthon F. Usry 1994 : 305 yaitu: 1. Time Keeping Departemen
Tugas departemen ini adalah mengumpulkan atau menggabungkan data tentang jumlah perincian waktu menyelesaikan suatu tugas kerja, hasil
produksi atau produksi dalam suatu departemen perusahaan tertentu.
2. Payroll Departemen Tugas departemen ini adalah menjabarkan jumlah upah dan menjatahkan
jumlah upah tiap – tiap tugas proses dari departemen pekerjaan, prosedur dan fungsi – fungsi departemen tersebut ditentukan oleh keserbarumitan
perusahaan. Departemen gaji dan upah diwajibkan menyelenggarakan tugas pencatatan klasifikasi tugas, departemen perusahaan dan tarif upah
untuk tiap pekerjaan. Daftar gaji dan upah suatu perusahaan disusun berdasarkan clock card atau kartu waktu atau berdasarkan komputer.
3. Cost Departemen Tugas departemen ini mencatat pegawai bagian upah dan gaji mungkin
harus ditempatkan pada masing – masing departemen produksi, untuk membantu pekerjaan mengumpulkan dan mengklasifikasikan biaya upah.
Dengan rangkuman, kartu waktu dan menjabarkan biaya jasa – jasa karyawan.
D. Prosedur Perhitungan Gaji dan Upah
Universitas Sumatera Utara
Besarnya gaji dan upah dalam sebuah perusahaan tidak selalu sama untuk setiap karyawan dan dapat berubah – ubah di masa yang akan datang, tergantung pada
tingkat gaji dan upah dan jam kerja masing – masing karyawan. Terjadinya perbedaan tingkat gaji dan upah antar karyawan disebabkan oleh tingkat jabatan dan kedudukan
di fakultas. Besarnya gaji dan upah antar suatu perusahan dengan perusahaan lain juga berbeda – beda.
Ada beberapa cara menghitung gaji dan upah. Sistem manapun yang dipakai perusahaan adalah untuk mencapai tujuan perusahaan yaitu keuntungan maksimal
melalui efisiensi dan efektivitas kerja dengan pengorbanan yang tepat.
Menurut Malayu S. P Hasibuan 2005: 124 system perhitungan gaji dan upah
dapat digolongkan ke dalam tiga golongan yaitu:
1.Sistem menurut upah waktu Dibedakan atas uah pekerjaan, upah perminggu, dan upah perbulan.
2.Sistem upah menurut kesatuan hasil Jumlah hasil produksi akan diperhitungkan sebagai jumlah upah yang
akan diterima karyawan dan biasanya diterapkan dalam perusahaan yang memproduksi barang – barang yang sama dan hasil pekerjaan yang
dapat diukur, dan upah yang diterimanya tergantung dadri kegiatan kerja.
3.Sistem borongan Sistem borongan adalah suatu cara pengupahan yang penetapan besarnya
jasa didasarkan atas volume pekerjaan dan lama mengerjakannya.
Sistem akuntansi yang baik memerlukan prosedur yang memastikan bahwa para karyawan mampu melaksanakan tugas yang diembannya, karena itu para karyawan
bagian akuntansi harus mendapat latihan yang memadai dan diawasi dalam melaksanakan tugasnya.
Ketentuan jam kerja pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara sebagai berikut:
1. Hari kerja
Fakultas Ekonomi memberikan 6 hari jam kerja bagi pegawai dalam 1 minggu yang dimulai dari hari senin sampai sabtu.
a. Senin – kamis
Universitas Sumatera Utara
Pukul: 08.00- 12. 00 kerja Pukul: 12.00- 13.00 Istirahat
Pukul: 13.00- 14.00 kerja b.
Jumat Pukul: 08.00- 11.00 kerja
c. Sabtu
Pukul 08.00- 13. 00 kerja 2. Hari Libur
Hari minggu dan hari besar lainnya merupakan hari libur, namun pada hari tersebut terkadang digunakan untuk pertemuan khusus dengan pihak tertentu.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara metode perhitungan gaji dan upah yang dibayarkan kepada karyawannya didasarkan oleh penggolongan:
1.Pegawai Staff Yang termasuk pegawai staff pada perusahaan ini adalah pegawai yang
mempunyai keahlian, dinilai dari pendidikan atau lamanya masa kerja atau pengalaman kerja.
2.Pegawai Nonstaff Gaji dan upah yang dibayarkan kepada paegawai non staff jumlahnya tidak
sama, karena pegawai non staff digolongkan sebagai berikut: a.
Karyawan bulanan Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan ini.
Gaji dan upah karyawan bulanan yang dibenarkan, jumlahnya tetap sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan perusahaan.
b. Karyawan harian tetap
Adalah karyawan yang sudah merupakan pekerja tetap pada perusahaan. Dalam perusahaan sistem penggajian dan pengupahan melibatkan personalia dan
umum, departemen keuangan dan departemen akuntansi. Bagian akuntansi
Universitas Sumatera Utara
bertanggung jawab atas pencatatan biaya tenaga kerja dan distribiusi biaya tenaga kerja. Untuk kepentingan penyediaan informasi guna pengawasan tenaga kerja.
Jadi besarnya gaji bersih yang diterima oleh setiap karyawan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dijabarkan sebagai berikut:
Upah pokok
xxx Tunjangan-
tunjangan tetap
xxx Gaji
bulanan xxx
Upah lembu + tunjangan tidak tetap kalau ada xxx
Pendapatan kotor
Potongan – potongan: Pajak
Penghasilan xxx
Jamsostek xxx
Pengurangan lainnya xxx
Jumlah potongan
xxx Pendapatan
bersih xxx
Sebagaiman telah kita uraikan diatas bahwa kegunaan pokok dari pengawasan intern gaji dan upah adalah untuk mengawasi jumlah gaji dan upah yang diterima
karyawan, orang yang menerima gaji dan upah tersebut adalah memang karyawan perusahan.
E. Sistem Pengawasan Intern Gaji dan Upah