40
tersebut dengan cara melakukan antisipasi terhadap kemungkinan munculnya gangguan dari lingkungan dan selanjutnya menciptakan
proses dan cara menanggulangi gangguan tersebut. d.
Sistem umpan balik Yaitu sistem yang digunakan sebagian output menjadi salah satu
input untuk proses yang sama di masa berikutnya. Menurut definisi tersebut, sistem informasi merupakan suatu
kerangka yang mengkoordinasikan pengumpulan sumber-sumber, proses dan pengolahan data melalui berbagai tingkatan dengan
tujuan menyediakan informasi melalui jaringan komunikasi kepada pemakai untuk satu atau lebih tujuan.
Dari kedua definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi digunakan untuk mendapatkan informasi yang dapat menunjang
dalam hal pengambilan keputusan. Operasi sehari-hari perusahaan dan juga informasi mengenai hasil kerja manajemen perusahaan.
C. Tujuan dan Fungsi Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Tujuan Sistem Informasi Akuntansi menurut Bordnar 2005:20
menyatakan bahwa :
“1. To improve the quality of information 2. To improve internal control
3. To minimize cost, where apporiate.”
41
Dari pernyataan tersebut dapat dijelaskan bahwa sistem informasi akuntansi disusun mempunyai tujuan untuk memperlancar proses kegiatan
yang ada dalam perusahaan dengan cara: 1. Meningkatkan kualitas informasi, maksudnya adalah informasi yang
dihasilkan harus berguna, terpercaya dan tepat waktu. 2. Meningkatkan pengendalian internal.
3. Mengurangi biaya secara tepat, maksudnya adalah untuk manfaat yang dihasilkan dari penyusunan sistem informasi akuntansi harus lebih besar
dari pada biaya akuntansi yang dikeluarkan. Dengan memperhatikan tujuan-tujuan diatas maka dapat membantu dalam merencanakan sistem
tersebut agar dapat membentuk sistem informasi akuntansi yang efektif dan efisien.
Dari uraian diatas dapat ditarik kesimpulan bahwa sistem informasi akuntansi persediaan harus berguna, tepat waktu, dan relevan untuk
pengambilan keputusan, serta meningkatkan pelayanan dalam memberikaninformasi yang berguna bagi pihak manajemen dalam rangka
mencapai tujuan suatu perusahaan.
D. Unsur-Unsur Sistem Informasi Akuntansi Persediaan
Unsur-Unsur sistem informasi akuntansi menurut Midzan dan Susanto. 2005:5 Manual Praktika dan Penyusunan Metode dan Prosedur
menyatakan :
42
1. Manusia 2. Alat
3. Metode sistem dan Prosedur. Berdasarkan uraian diatas dapat diperinci sebagai berikut :
1. Manusia
Manusia merupakan salah satu unsur sistem informasi akuntansi yang berperan didalam pelaksanaan sistem informasi akuntansi, menentukan
apakah suatu sistem itu dapat dilaksanakan dengan sebaik-baiknya serta
berperan tidaknya sistem tersebut dalam proses pengambilan keputusan.
2. Alat
Alat merupakan dari sistem informasi akuntansi, mulai digunakan pada saat terjadinya transaksi pencatatan transaksi sampai dengan
dihasilkannya laporan.Alat yang dimaksud dapat berbentuk alat-alat sederhana seperti formulir, catatan, laporan sampai dengan alat teknologi
seperti komputer. a.
Formulir Merupakan alat dalam sistem informasi akuntansi yang digunakan
untuk mencatat bukti-bukti transaksi dalam buku jurnal maupun buku besar. Dalam merancang suatu formulir prinsip-prinsip berikut ini
perlu diperhatikan : a.
Menggunakan tembusan Untuk memenuhi beberapa tujuan sekaligus dan untuk mengurangi
pekerjaan klerikal, yang dapat dengan sekali pengerjaan, beberapa tujuan dapat dicapai.
43
b. Pencantuman nomor urut tercetak
Nomor urut tercetak digunakan untuk mengawasi pemakaian formulir dan untuk mengidentifikasikan transaksi bisnis. Nomor
urut tercetak ini akan dicantumkan didalam catatan akuntansi, sehingga memudahkan pencarian kembali dokumen yang dicatat
dalam pencatatan tersebut. c.
Rancangan formulir yang sederhana dan ringkas Formulir yang dirancang sederhana dan ringkas akan
menghindarkan perekaman data yang tidak perlu sehingga akan membantu pencatatan kedalam jurnal dan pembantu.
d. Cantumkan nama dan alamat perusahaan.
Formulir untuk antar bagian didalam perusahaan tidak perlu memuat nama dan alamat perusahaan. Namun untuk formulir yang
dikirim keluar perusahaan nama, alamat, dan logo perusahaan perlu dicantumkan untuk memudahkan pengidentifikasian asal
formulir tersebut bagi perusahaan penerima. e.
Nama formulir Nama formulir biasanya dipilih untuk menggambarkan fungsi
formulir tersebut dan untuk memudahkan pengidentifikasian formulir tersebut.
1. Catatan
Didalam sistem informasi akuntansi tedapat beberpa buku yang digunakan untuk melakukan pencatatan transaksi. Buku-
buku dan catatan tersebut adalah :
44
a. Jurnal, merupakan buku catatan pertama books of original entry
b. Buku besar, merupakan buku catatan akhir books of final entry
2. Laporan Hasil akhir atau ouput dari sistem informasi akuntansi adalah
informasi keuangan dan informasi akuntansi manajemen. Suatu laporan yang baik harus memenuhi beberapa syarat
sebagai berikut : a.
Relevan Laporan harus dibuat sesuai dengan kebutuhan pemakai,
sehingga dapat digunakan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan.
b. Kepadatan
Laporan harus memuat informasi yang perlu dan penting saja.
c. Diskriminasi yang memadai
Laporan yang dibuat harus memuat suatu lingkup yang sesuai dengan kebutuhan.
d. Tepat Waktu
Apabila laporan itu terlambat, maka laporan tersebut sudah tidak bernilai untuk itu suatu laporan harus disajikan tepat
waktu.
45
e. Kehandalan
Laporan harus dibuat dengan tingkat kecermatan dan ketepatan yang tinggi sehingga laporan tersebut dapat
dipercaya. 3. Komputer
Komputer telah menjadi alat yang tidak dapat dihindarkan dalam sistem informasi akuntansi sebagian besar perusahaan.
Hal ini ditandai dengan semakin banyaknya perusahaan, khususnya perusahaan menengah dan besar, yang telah
memasang perangkat komputer didalam perusahaannya yang tidak hanya untuk mengolah data menjadi informasi, seperti
penggunaan komputer dalam sistem komunikasi, jaringan digital dan lain-lain.
3. Metode Sistem dan Prosedur Metode ini adalah sistem dan prosedur, merupakan gambaran yang
mencangkup seluruh jalannya kegiatan, mulai dari saat dimulainya aktivitas sampai dengan adanya sistem dan prosedur diharapkan suatu
kegiatan operasi dapat dilaksanakan dengan efektif, efisien dan ekonomis.Hasil akhir sistem informasi akuntansi adalah informasi
akuntansi keuangan dan informasi manajemen. Informasi tersebut antara lain dapat berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan ekuitas,
laporan harga pokok penjualan, laporan biaya pemasaran, daftar umur piutang, daftar hutang yang akan dibayar, daftar saldo persediaan dan
sebagainya.
46
E. Struktur Pengendalian Intern Persediaan
Unsur-unsur pengendalian intern dalam siklus pembelian dirancang untuk mencapai tujuan pokok pengendalian akuntansi, yaitu menjaga
kekayaan persediaan dan kewajiban perusahaan, menjamin ketelitian dan keandalan data akuntansi utang, kas, persediaan. Untuk merancang unsur-
unsur pengendalian akuntansi yang diterapkan dalam siklus pembelian,
terdapat tiga unsur pokok yaitu :
a. Organisasi 1.
Fungsi pembelian terpisah dari fungsi penerimaan barang. 2.
Fungsi pembelian harus terpisah dengan fungsi akuntansi. 3.
Fungsi penerimaan barang harus terpisah dengan fungsi penyimpanan barang.
4. Transaksi pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi gudang, fungsi
pembelian, penerimaan barang, pencatat utang, dan fungsi akuntansi yang lain.
5. Transaksi retur pembelian harus dilaksanakan oleh fungsi pembelian,
penerimaan barang, pencatat utang, fungsi akuntansi yang lain. b. Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan
1. Surat permintaan pembelian otorisasi oleh fungsi gudang untuk barang
digudang, atau oleh kepala fungsi yang bersangkutan untuk barang yang langsung dipakai.
2. Surat order pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian atau pejabat
yang lebih tinggi.
47
3. Laporan penerimaan barang diotorisasi oleh fungsi penerimaan barang.
4. Bukti kas keluar oleh kepala fungsi pencatatan utang atau pejabat yang
lebih tinggi. 5.
Memo debit untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pembelian. 6.
Laporan pengiriman barang untuk retur pembelian diotorisasi oleh fungsi pengiriman barang.
7. Pencatatan terjadinya utang didasarkan atas bukti kas keluar yang
didukung dengan surat order pembelian, laporan penerimaan barang, dan faktur dari pemasok.
8. Pencatatan berkurangnya utang karena retur pembelian didasarkan
memo debit yang didukung dengan laporan pengiriman barang. 9.
Pengurangan utang di dalam arsip bukti kas keluar yang belum dibayar dan pencatatan di dalam register bukti kas keluar diotorisasi oleh fungsi
pencatat utang. 10.
Pencatatan di dalam jurnal umum diotorisasi oleh fungsi pencatat jurnal.
c. Praktik yang sehat 1.
Surat permintaan pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi gudang.
2. Surat order pembelian bernomor urut tercetak dan pemakaiannya
dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 3.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi penerimaan barang.
48
4. Memo debit untuk retur pembelian bernomor urut tercetak dan
pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pembelian. 5.
Laporan penerimaan barang bernomor urut tercetak dan pemakaiannya dipertanggungjawabkan oleh fungsi pengiriman barang.
6. Pemasok dipilih berdasarkan jawaban penawaran harga bersaing dari
berbagai pemasok. 7.
Barang hanya diperiksa dan diterima oleh fungsi penerimaan barang jika fungsi ini telah menerima tembusan surat order pembelian dari
fungsi pembelian. 8.
Fungsi penerimaan barang melakukan pemeriksaan barang yang diterima dari pemasok dengan cara menghitung dan menginspeksi
barang tersebut dan membandingkannya dengan tembusan surat order pembelian.
9. Terdapat pengecekan, syarat pembelian, dan ketelitian perkalian di
dalam faktur dari pemasok sebelum faktur tersebut diproses untuk dibayar.
10. Catatan yang berfungsi sebagai buku pembantu utang secara periodik
direkonsiliasi dengan rekening control utang di dalam buku besar. 11.
Pembayaran faktur dilakukan sesuai dengan syarat pembayaran guna mencegah kehilangan kesempatan untuk memperoleh potongan tunai.
12. Bukti kas keluar beserta dokumen pendukungnya dicap “lunas” oleh
fungsi pengeluaran kas setelah cek dikirimkan kepada pemasok.
49
4. Pengendalian akuntansi Pengendalian akuntansi mempunyai tujuan umum yaitu untuk
mengendalikan harta perusahaan. Ada dua kategori pengendalian akuntansi, yaitu :
1. Pengendalian secara umum
Pengendalian akuntansi secara umum untuk keamanan harta perusahaan digolongkan menjadi :
a. Pengendalian organisasi, dapat terjadi apabila ada pemisahan tugas segregation of duties dan pemisahan tanggungjawab segregation
of responsibility yang tegas. b. Pengendalian dokumentasi; dokumentasi dapat mencatat tentang
deskripsi, penjelasan, bagan air, daftar-daftar, cetakan hasil komputer, dan contoh-contoh objek dari sistem informasi.
Dokumentasi dapat dikelompokkan ke dalam dua bagian, yaitu: a.
Dokumentasi yang disimpan dibagian akuntansi yaitu dokumen dasar, dokumentasi daftar rekening dan dokumentasi prosedur
manual. b.
Dokumentasi yang ada di bagian pengolahan data yaitu dokumentasi prosedur, sistem, program operasi, dan
dokumentasi data. c.
Pengendalian perangkat keras dan perangkat lunak, dirancang dalam komputer untuk mendeteksi kesalahan atau tidak
berfungsinya dalam sistem kerja.
50
d. Pengendalian keamanan fisik.
Pengendalian terhadap keamanan fisik perlu dilakukan untuk menjaga keamanan perangkat keras, perangkat lunak, dan
personal dalam perusahaan. Teknik untuk pengendalian keamanan fisik dapat berupa alat-
alat penempatan fisik yang membantu melindungi harta perusahaan, seperti ; pengawasan terhadap pengasetan fisik,
pengaturan lokasi, dan penerapan alat-alat pengamanan. e.
Pengendalian keamanan data Menjaga integritas dan keamanan data merupakan pencegahan
terhadap keamanan data yang tersimpan diluar supaya tidak hilang, rusak, dan diakses oleh pihak yang tidak
berkepentingan. 2.
Pengendalian Aplikasi Pengendalian aplikasi berhubungan dengan pengoperasian akuntansi
sistem komputer.Fungsi dari pengendalian aplikasi adalah untuk memberi jaminan yang cukup bahwa pencatatan, proses, dan
pelaporan data sudah dilakukan dengan benar sesuai prosedural. Pengendalian aplikasi dikategorikan sebagai berikut :
a. Pengendalian masukan, Pengendalian ini dirancang untuk
mencegah atau mendeteksi kekeliruan dalam tahap masukan dalam pengolahan data. Pengendalian masukan umumnya
51
menyangkut efisiensi, persetujuan, masukan terhormat, penandaan, pembatalan, dan lain-lain dalam proses komputer.
b. Pengendalian pemrosesan, Pengendalian ini mencakup
mekanisme, standarisasi, dan lain-lain. c.
Pengendalian keluaran, Pengendalian keluaran dirancang untuk memeriksa masukan dan pemrosesan sehingga berpengaruh
terhadap keluaran secara absah dan pendistribusian keluaran secara memadai. Pengendalian ini mencakup rekonsiliasi,
penyajian umur, suspensi berkas, suspensi account, audit periodik, laporan ketidaksesuaian dan lipstream resubmission.
5. Pengendalian Administrasi Pengendalian ini bertujuan mengefisiensikan operasi kegiatan dan
mendorong ditaatinya kebijaksanaan manajemen yang telah ditetapkan. Manajemen yang baik dapat menghindari perusahaan dari penyelewengan
dan kesalahan, sehingga mampu mewujudkan tujuan dan mendukung pengendalian akuntansi perusahaan.
F. SIA Persediaan
