Sistem Pencatatan Persediaan Tinjauan Teoritis 1. Pengertian Persediaan

diklasifikasikan sebagai persediaan sangat bervariasi terhadap jenis usaha perusahaan tersebut.

3. Sistem Pencatatan Persediaan

Sistem pencatatan persediaan merupakan pengelolaan persediaan melalui proses pencatatan sehingga data tentang persediaan dapat tersedia dengan benar. Pada umumnya metode pencatatan yang biasanya ada pada teori yaitu: a. Sistem pencatatan perpetual Sistem persediaan perpetual adalah sistem akuntansi untuk persediaan yang merinci catatan dari jumlah unit dan biaya dari setiap transaksi pembelian dan penjualan yang dibuat selama periode akuntansi. Dengan sistem perpetual, catatan persediaan diperbaharui pada saat pembelian atau penjualan dilakukan. Dengan cara ini, catatan persediaan setiap saat mencerminkan berapa banyak setiap persediaan barang harus berada di gudang. Sistem perpetual sering kali digunakan pada saat setiap persediaan barang yang mempunyai nilai tinggi atau terdapat biaya yang besar apabila persediaan habis atau banyak menumpuk. Menurut Niswonger, Warren, Reeve dan Fess 1999 : 366 “Dalam sistem persediaan perpetual semua kenaikan dan penurunan barang dagangan yang dicatat dengan cara yang sama seperti mencatat kenaikan dan penurunan kas. Akun persediaan barang dagang pada awal periode akuntansi mengindikasikan stok pada tanggal tersebut. Pembelian dicatat dengan mendebit persediaan barang dagang dan mengkredit kas Universitas Sumatera Utara atau hutang usaha. Pada tanggal penjualan harga pokok barang yang terjual dicatat dengan mendebit harga pokok penjualan dan mengkredit persediaan barang dagangan”. Dyckman, Dukes, Davis 2000 : 383 mengatakan bahwa, “apabila sistem persediaan perpetual digunakan, catatan persediaan perpetual yang terinci, sebagai tambahan atas akun buku besar biasa, dibuat untuk setiap item persediaan dan akun pengendalian persediaan dibuat dalam buku besar atas dasar lancar”. Catatan persediaan perpetual untuk setiap barang harus memberikan informasi penerimaan, pengeluaran dan saldo ditangan. Dengan informasi ini, kuantitas fisik dan penilaian barang yang ada ditangan tersedia setiap waktu. Jadi, perhitungan persediaan fisik tidak diperlukan kecuali untuk memverifikasi jumlah persediaan. Perhitungan fisik biasanya dilakukan secara tahunan untuk tujuan audit yang membandingkan persediaan ditangan dengan catatan perpetual dan menyatakan data untuk setiap jurnal penyelesaian yang dibutuhkan misalnya kesalahan dan kerugian. Catatan persediaan harus disesuaikan ke perhitungan fisik apabila terdapat perbedaan pencatatan. Untuk perusahaan dagang pencatatan yang dilakukan menurut motode ini adalah sebagai berikut : Persediaan Barang Dagang Rp xxx Saat Pembelian KasHutang Dagang Rp xxx Universitas Sumatera Utara KasPiutang Dagang Rp xxx Saat Penjualan Harga Pokok Penjualan Rp xxx Penjualan Rp xxx Persediaan Barang Dagang Rp xxx Apabila ada pengembalian pembelian atau potongan, dibukukan sebagai lawan atau kebalikan dari pembukuan tersebut. Jika hasil perhitungan persediaan mengungkapkan bahwa kuantitas yang sesungguhnya lebih kecil dari kuantitas yang dicatat, maka perkiraan persediaan bahan diturunkan dengan perhitungan selisih tersebut dan pendebetannya dibukukan pada perkiraan harga pokok penjualan atau perkiraan khusus. Pengembalian penjualan biasanya disebut dalam perkiraan kontra spesial yaitu : Pengembalian Penjualan Rp xxx KasPiutang Rp xxx b. Sistem pencatatan periodik Sistem persediaan periodik adalah suatu sistem akuntansi untuk persediaan yang harga pokok penjualan ditentukan dan persediaan dikoreksi pada akhir periode akuntansi bukan pada saat persediaan tersebut dibeli. Dengan sistem periodik, catatan persediaan diperbaharui pada saat penjualan dilakukan dan digunakan ketika persediaan terdiri dari jumlah barang-barang yang beraneka ragam, nilainya relatif kecil. Universitas Sumatera Utara Menurut Dyckman Dukes, dan Davis 2000 : 381 mengemukakan sebagai berikut : Dalam sistem persediaan periodik, perhitungan fisik aktual atas barang-barang yang ada diadakan pada akhir setiap periode akuntansi ketika menyiapkan laporan keuangan. Barang-barang dihitung, ditimbang, atau jika tidak diukur dan jumlahnya dikalikan dengan unit biaya untuk memberi nilai persediaan. Sebuah catatan yang terus berlangsung atas persediaan bisa, tetapi tidak harus dibuat untuk unit-unit dan jumlah yang dibeli dan dijual dikeluarkan serta saldo ditangan. Sedangkan menurut Horngren, Harrison, Robinson dan Secokusumo 2000 : 455 mengemukakan bahwa : Dalam sistem periodik, perusahaan tidak selalu mencatat mutasi yang terjadi pada persediaan yang dimiliki. Akibatnya pada akhir periode perusahaan harus melakukan perhitungan secara fisik untuk mengetahui jumlah persediaan yang dimilikinya pada saat itu. Jumlah persediaan itu akan dikalikan dengan unit biaya untuk mendapatkan harga pokok persediaan diakhir periode. Bagi perusahaan dagang jika mengunakan metode ini maka sistem pencatatannya adalah sebagai berikut : Pembelian Rp xxx Saat Pembelian KasHutang Dagang Rp xxx KasPiutang dagang Rp xxx Saat Penjualan Penjualan Rp xxx Pengembalian pembelian atau potongan dibukukan dalam suatu perkiraan kontra spesial yaitu : Universitas Sumatera Utara KasHutang Dagang Rp xxx Pengembalian pembelian dan potongan Rp xxx Pengembalian penjualan juga dimasukkan dalam perkiraan kontra spesial yaitu : Pengembalian pembelian dan potongan Rp xxx KasPiutang dagang Rp xxx Menurut Stice dan Skousen 2009 : 667, “ Ada beberapa macam metode penilaian pesediaan yang umum digunakan, yaitu : Metode Masuk Pertama, Keluar Pertama FIFO, Metode Masuk Terakhir, Keluar Pertama LIFO, dan Metode Biaya Rata-Rata Average”. 1. Masuk pertama, keluar pertama first in, first out-FIFO Metode ini memperlakukan barang yang pertama dibeli atau diproses sebagai unit pertama yang dibebankan atas penjualan atau pengeluaran. Barang yang terjual dikeluarkan dinilai pada biaya per unit terlama dan barang yang tetap di persediaan dinilai pada jumlah biaya per unit terbaru. Metode ini dapat digunakan baik pada sistem persediaan periodik maupun perpetual. Berikut ini disajikan kalkulasi biaya persediaan FIFO unuk sistem persediaan periodik pada PT Sentosa: Persediaan awal 200 unit pada Rp 1 Rp 200 Ditambah pembelian selama periode tersebut Harga pokok barang yang tersedia untuk dijual 1.120 920 Universitas Sumatera Utara Dikurangi persediaan akhir 300 unit per perhitungan fisik: 100 unit pada Rp 1,26 pembeliaan terbaru -24 Jan Rp 126 200 unit pada Rp 1,16 pembelian terbaru berikutnya -15 Jan Total biaya persediaan akhir 232 Harga pokok penjualan Rp 762 358 Kalkulasi biaya persediaan FIFO bila PT Sentosa menggunakan sistem persediaan perpetual disajikan berikut ini : FIFO Perpetual T g l Pembelian Penjualan Pengeluaran Saldo Persediaan Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp 11 200 1,00 200 9 300 1,10 330 200 300 1,00 1,10 200 330 10 200 200 1,00 1,10 200 220 100 1,10 110 15 400 1,16 464 100 400 1,10 1,16 110 464 18 100 200 1,10 1,16 110 232 200 1,16 232 24 100 1,26 126 200 100 1,16 1,26 232 126 Persediaan akhir 358 Universitas Sumatera Utara Harga pokok penjualan 762 Persediaan awal 2. Masuk terakhir keluar terakhir last in, first out-LIFO Metode ini menandingkan biaya dari barang yang paling akhir dibeli terhadap pendapatan. Apabila sistem persediaan periodik, maka diasumsikan bahwa biaya dari total kuantitas yang terjual atau dikeluarkan berasal dari pembelian terakhir. Berikut ini PT Sentosa menyajikan kalkulasi biaya persediaan LIFO untuk sistem persediaan periodik. Harga pokok barang tersedia untuk dijual Rp1.120 Dikurangi persediaan akhir 300 unit per perhitungan fisik: 200 unit pada Rp 1 biaya terlama tersedia dari persediaan 1JanRp200 100 unit pada Rp 1,10 biaya terlama dari pembelian 9 Jan Persediaan akhir 110 Harga pokok penjualan Rp 810 310 Apabila metode LIFO digunakan dalam sistem persediaan perpetual, maka biaya dari unit yang dijual merupakan biaya pembelian paling akhir. Sebagai ilustrasi PT Sentosa menyajikan kalkulasi persediaan LIFO untuk sistem persediaan perpetual. Universitas Sumatera Utara LIFO Perpetual T g l Pembelian Penjualan Pengeluaran Saldo Persediaan Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp 11 200 1,00 200 9 300 1,10 330 200 300 1,00 1,10 200 330 10 300 100 1,10 1,00 330 100 100 1,00 100 15 400 1,16 464 100 400 1,00 1,16 100 464 18 300 1,16 100 348 100 1,00 1,16 100 116 24 100 1,26 126 100 100 100 1,00 1,16 1,26 100 116 126 Persediaan akhir 342 Harga pokok penjualan 778 Persediaan awal 3. Metode Biaya Rata-Rata Average Metode biaya rata-rata mengasumsikan bahwa biaya persediaan di tangan pada akhir periode dan harga pokok penjualan selama periode berjalan mewakili semua biaya yang timbul selama periode tersebut. Aplikasinya tergantung pada sistem persediaan: Biaya rata-rata tertimbang sistem persediaan periodik: Universitas Sumatera Utara Pada sistem persediaan periodik, digunakan biaya per unit rata-rata tertimbang. Biaya per unit rata-rata tertimbang = Biaya persediaan awal + Biaya pembelian periode berjalan Unit persediaan awal + Unit periode berjalan Biaya per unit rata-rata tertimbang lalu diterapkan ke unit persediaan akhir untuk menghitung saldo persediaan akhir dan unit terjual untuk menghitung harga pokok penjualan. PT Sentosa menghitung persediaannya berikut: Harga Total Unit per Unit Barang yang tersedia: Biaya 1 Januari Persediaan awal 200 Rp 1,00 Rp 200 9 Pembelian 300 Rp 1,10 Rp 330 15 Pembelian 400 Rp 1,16 Rp 464 24 Pembelian 100 Rp 1,26 Rp 126 Persediaan akhir pada biaya rata-rata tertimbang: T 31 Januari 300 Rp 1,12 Rp336 Harga pokok penjualan pada biaya rata-rata tertimbang: Penjualan selama Januari 700 Rp 1,12 Rp 784 Universitas Sumatera Utara Unit biaya rata-rata tertimbang Rp 1.120 : 1.000 = Rp 1,12 400 unit pada 10 Januari ditambah 300 unit pada 18 Januari Biaya rata-rata bergerak sistem persediaan perpetual: Pada sistem persediaan perpetual digunakan biaya per unit rata-rata bergerak. Rata-rata bergerak memberikan biaya per unit baru setelah setiap pembelian. Apabila barang dijual atau dikeluarkan, maka biaya per unit rata- rata bergerak pada waktu itu digunakan. Sebagai contoh PT Sentosa menerapkan sistem ini pada persediaannya: Biaya rata-rata bergerak sistem perpetual T g l Pembelian Penjualan Pengeluaran Saldo Persediaan Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp Unit Biaya per unit Rp Total Biaya Rp 11 200 1,00 200 9 300 1,10 330 500 1,06 530 10 400 1,06 424 100 1,6 106 15 400 1,16 464 500 1,14 570 18 300 1,14 200 342 1,14 228 24 100 1,26 126 300 1,18 354 Persediaan akhir 354 Harga pokok penjualan 766 Persediaan awal Universitas Sumatera Utara

4. Pengertian Sistem Pengendalian Intern