Analsis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung

(1)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Praktek Kerja Lapangan

Salah satu faktor kelancaran organisasi adalah ketertiban dan kelancaran dalam pengurusan administrasi. Bagi suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta dalam pengurusan ke tatausahaannya mengatur pelaksanaan administrasi agar berjalan dengan lancar dan dapat memberikan manfaat yang dibutuhkan. Tata Usaha adalah segenap aktifitas menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan keterangan- keterangan yang diperlukan dalam setiap organisasi.

Penyelenggaraan kearsipan selalu berhubungan dengan surat-surat,warkat-warkat, arsip dan dokumen. Surat mempunyai peranan yang sangat penting sebagai alat komunikasi tertulis dalam kehidupan bermasyarakat sekarang ini. Sepucuk surat selain berfungsi sebagai alat-alat penyampaian pesan dapat pula berfungsi sebagai alat pengingat (warkat) dan arsip serta sebagai alat bukti. Tetapi yang perlu digaris bawahi adalah tidak semua surat dapat disebut sebagai warkat, arsip dan dokumen. Surat baru dapat disebut sebagai warkat, arsip dan dokumen apabila surat tersebut berfungsi sebagai alat pengingat.

Surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan-keterangan (keputusan atau pernyataan, pemberitahuan, permintaan, dan sebagainya secara tertulis dari satu pihak kepada pihak yang lain. Setiap surat masuk yang

(2)

diterima dan surat keluar yang dikirim oleh suatu perusahaan mempunyai nilai yang sangat penting, baik sebagai alat komunikasi, sebagai pusat ingatan, sebagai bukti otentik dan sekaligus dapat menunjukkan dinamika atau kegiatan hidup suatukantor atau organisasi. Oleh karena itu pengelolaan atau penanganan surat masuk dan keluar harus dilakukan setepat- tepatnya sehingga selalu dapat diikuti proses perkembangannya.

Didalam pengelolaan surat dapat dilakukan dengan menggunakan dua sistem yaitu sistem buku agenda dan kartu kendali. Dalam penanganan surat setiap kantor tidak akan mungkin sama. Hal ini dipengaruhi oleh frekuansi kegiatan atau besar kecilnya kantor tersebut juga prosedur, tatacara dan bentuk perlengkapan yang dipergunakan. Misalnya PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung bagian dalam penanganan surat masuk dan surat keluar menggunakan buku agenda. Buku agenda adalah buku (berukuran folio) yang dipergunakan untuk mencatat surat-surat masuk dalam jangka waktu tertentu.

PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung masih merupakan bagian dari Bank Tabungan Negara Konvensional. Pendirian Bank Tabungan Negara Syariah merupakan antisipasi dari Bank Tabungan Negara dalam menghadapi ,persaingan, pangsa pasar syariah dan fatwa MUI tentang bunga Bank Kantor Cabang Syariah Bandung memiliki banyak kegiatan sesuai dengan bidang dan bagiannya masing-masing. Namun dalam hal ini penulis meneliti dibagian Kepegawaian PT. Bank Tabungan Negara

(3)

(Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung yang berkaitan dengan kegiatan surat-menyurat, sebab surat merupakan salah satu alat komunikasi dan sumber informasi, dimana prosedur pengelolaannya pun harus sesuai dengah kaidah yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

Bidang GBA(General Branch Administration) sebagai salah satu bagian dari kerangka tubuh suatu organisasi pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung Bagian ini sangat berperan penting dalam menunjang kelancaran jalannya pengelolaan surat pada perusahaan. Salah satu fungsi dari bidang GBA(General Branch Administration) disini adalah melakukan korespondensi.

Korespondensi dalam bidang GBA(General Branch Administration) bertugas antara lain sebagai, menangani surat masuk, yang mencakup aktivitas antara lain mengumpulkan surat masuk, mengklasifikasikan surat, mengagendakan dan mendistribusikannya. Sedangkan untuk penanganan surat kelur yang mencakup aktivitas antara lain pemberian nomor surat, pengesahan surat, mengagendakan, pengekspedisian dan pengiriman surat. Di sinilah letak pentingnya keberadaan bidang GBA(General Branch Administration) dalam menjalankan fungsinya sebagai salah satu urat nadi kelancaran suatu perusahaan untuk mencapai tujuan suatuorganisasi.

Berdasarkan uraian diatas dapat ditarik gambaran bahwa menjalankan kegiatan surat - menyurat yaitu berdasarkan kaidah yang telah ditetapkan oleh organisasi maupun perusahaan sesuai dengan petunjuk pelaksanaan tata laksana

(4)

surat dan kearsipan, mengingat pentingnya peranan surat-menyurat dalam organisasi atau instansi maka kami tertarik untuk mengkaji “ANALISIS PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA PT.BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO), Tbk KANTOR CABANG SYARIAH BANDUNG”.

(5)

1.2 Identifikasi Masalah dan Rumusan Masalah 1.2.1 Identifikasi Masalah

Bertitik tolak dari latar belakang masalah yang ada, maka kami dapat mengidentifikasikan permasalahan - permasalahan yang sering terjadi di Pengolahan Surat PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung, diantaranya adalah sebagai berikut :

1. Pengarsipan pada bagian pengolahan surat kurang tertata rapi. 2. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat

3. Sering terjadinya kerusakan dan kehilangan data akibat dari pengelolaan yang masih menggunakan buku besar.

1.2.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan uraian pada latar belakang masalah dan identifikasi masalah yang telah diajukan, maka permasalahan yang akan dikaji dalam penelitian ini dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada Bagian Pengolahan Surat.

2. Bagaimana cara mengarsip surat (surat masuk dan surat keluar) pada pengolahan surat PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung agar pada saat diperlukan dapat diketemukan kembali dengan mudah.

(6)

3. Kendala apa yang dihadapi oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung dalam pengelolaan surat masuk dan surat keluar.

(7)

1.3 Maksud dan Tujuan Praktek dan Kerja Lapangan

Maksud dan tujuan Kerja Praktek yang penyusun lakukan pada Bagian Pengolahan Surat PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung adalah sebagai berikut.

1.3.1 Maksud Kerja Praktek

Maksud dilaksanakan Praktek kerja Lapangan PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung adalah untuk mengimplementasikan pengetahuan yang didapat dibangku perkuliahan dengan kenyataan yang sesungguhnya dilapangan.

1.3.2 Tujuan Kerja Praktek

Sedangkan tujuan penelitian yang dicapai dalam melaksanakan kerja praktek ini adalah :

1. Untuk mengetahui tentang prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada pengolahan surat PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung

2. Untuk mengetahui proses penyimpanan atau pengarsipan surat masuk dan keluar pada pengolahan surat PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung agar pada saat diperlukan dapat diketemukan kembali.

(8)

1.4 Batasan Masalah

Dalam penyusunan laporan ini diberikan batasan masalah agar dalam penjeasannya tidak keluar dan menyimpang, lebih terarah dan dapat dipahami sesuai dengan yang diharapkan serta terorganisasi dengan baik.

Adapun batasan masalah yaitu mengenai:

1. Prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung

2. Sumber data atau informasi yang digunakan adalah surat.

3. Hanya menjelaskan proses pengirirman dan penerimaan surat tanpa disposis surat pada pimpinan.

1.5 Lokasi dan Waktu Kerja Praktek

Untuk memperoleh data dan informasi yang diperlukan dalam penyusunan penelitian ini, maka lokasi penelitian ini dilakukan pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung yang beralamat di Jl. Jawa No.7 Telp. 022-4235547 Fax. 022- 4233094 Bandung 40117 Provinsi Jawa Barat. Sedangkan waktu penelitian dilaksanakan selama satu bulan, yaitu pada Juli 2011. Adapun waktu Praktetk Kerja Lapangan seperti yang terlihat pada tabel dibawah ini :

(9)

Tabel 1.1

Jadwal Kegiatan Kerja Praktek

No Kegiatan

Juli 2011

1 2 3 4

1 Pengumpulan Data Perusahaan 2 Analisis system

3 Pengumpulan Data Sistem 4 Penyusunan Laporan

(10)

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah kumpulan atau grup dari subsistem, bagian, komponen apapun baik fisik ataupun non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu. Azhar Susanto (2004:18)

Adapun pengertian sistem yang dikutip dari buku Al-bahra (2005:3) menurut beberapa ahli diantaranya, yaitu :

1. Menurut Davis (1985)

Sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroperasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud.

2. Menurut Lucas (1989)

Sistem sebagai suatu komponen atau variable yang terorganisir, saling berinteraksi, saling bergantung satusama lain dan saling terpadu. Sebuah sistem mempunyai tujuan atau sasaran.

3. Menurut McLeod

Sistem adalah sekelompok elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan.

4. Menurut Robert G. Murdick (1993)

Sistem sebagai seperangkat elemen - elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan yang bersama.

(11)

2.1.1 Elemen Sistem

Sistem dapat didefinisikan dengan dua pendekatan yaitu sistem yang menekankan pada prosedur dan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya. Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedur didefinisikan sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-bersama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu, pendekatan sistem yang merupakan jaringan kerja dari prosedur lebih menekankan pada urutan-urutan operasi di dalam sistem [Jogianto,1995].

Sedangkan pendekatan sistem yang menekankan pada elemen atau komponennya didefinisikan sebagai kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan. Kedua sistem dengan dua definisi ini tidak bertentangan, yang berbeda hanyalah cara pendekatannya.

Pendekatan sistem merupakan kumpulan dari elemen - elemen atau komponen-komponen atau sub - subsistem, karena pada kenyataannya suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem. Komponen - komponen atau subsistem saling berinteraksi dan saling berhubungan membentuk satu kesatuan sehingga tujuan atau sasaran sistem tersebut dapat tercapai.

Suatu sistem mempunyai maksud tertentu, ada yang menyebutkan maksud dari sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) dan ada yang menyebutkan untuk mencapai suatu sasaran (objectives). Tujuan (goal) biasanya dihubungkan dengan ruang lingkup yang lebih luas sedangkan sasaran (objectives) dalam ruang lingkup yang lebih sempit, misalnya bila suatu sistem merupakan sistem utama maka istilah goal (tujuan) lebih tepat untuk diterapkan, sedangkan untuk sistem yang merupakan bagian atau subsistem istilah objectiveslah (sasaran)

(12)

yang lebih tepat. Jadi untuk maksud dari suatu sistem tergantung dari ruang lingkup darimana memandang sistem tersebut dan sering kali tujuan (goal) dan sasaran (objectives) digunakan bergantian dan tidak dibedakan.

2.1.2 Karakteristik Sistem

Al-Bahra (2005:3) menerangkan bahwa suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat - sifat tertentu yaitu :

1. Komponen Sistem (Component)

Komponen sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk suatu kesatuan. Komponen - komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai karakteristik dari sistem yang menjalankan suatu fungi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batasan Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan dan menunjukkan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

Lingkungan luar sistem dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan juga merugikan. Lingkungan luar yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus dijaga dan dipelihara. Sedangkan lingkungan luar

(13)

sistem yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, jika tidak maka akan menganggu kelangsungan hidup dari sistem.

4. Penghubung Sistem (Interface)

Penghubung merupakan media yang menghubungkan antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya.

5. Masukan Sistem (Input)

Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan kedalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan dan masukan sinyal maintenance input yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat berjalan. Sinyal input adalah energi yang diproses untuk mendapatkan keluaran dari sistem.

6. Keluaran Sistem (Output)

Keluaran sistem adalah energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran dapat merupakan masukan untuk sub sistem yang lain.

7. Pengolahan Sistem (Process)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah atau sistem itu sendiri sebagai pengolahnya. Pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran

8. Sasaran Sistem (Goal)

Suatu sistem mempunyai tujuan atau sasaran, kalau sistem tidak mempunyai sasaran maka sistem tidak akan ada. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuannya. Sasaran sangat berpengaruh pada masukan dan keluaran yang dihasilkan.

(14)

2.1.3 Klasifikasi Sistem

Sistem merupakan suatu bentuk integrasi antara satu komponen dengan komponen lainnya. Karena sistem memiliki sasaran yang berbeda untuk setiap kasus yang terjadi yang ada didalam sistem tersebut.

Oleh karena itu, sistem dapat diklasifikasikan kedalam beberapa sudut pandang. Berikut akan dipaparkan mengenai klasifikasi sistem. Al-Bahra (2005:6).

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

a. Sistem abstrak : Sistem yang berupa pemikiran atau atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik.

b. Sistem fisik : Sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan

a. Sistem alamiah : Sistem yang terjadi karena proses alam tidak dibuat oleh manusia (ditentukan dan tunduk kepada kehendak sang pencipta alam).

b. Sistem buatan manusia : Sistem yang dirancang oleh manusia. Sistem buatan manusia yang melibatkan interaksi manusia dengan mesin disebut dengan human-machine sistem atau ada yang menyebut dengan man-human-machine sistem.

3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak tentu

a. Sistem tertentu : beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. b. Sistem tak tentu: sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena

mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka.

a. Sistem tertutup: Sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya.

(15)

b. Sistem terbuka: sistem yang berhubungan dan terpengruh dengan lingkungan luarnya. Sistem ini menerima masukan dan menghasilkan keluaran untuk lingkungan luar atau subsistem yang lain

2.2 Pengertian Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting di dalam sebuah sistem. Jika sebuah sistem mengolah informasi yang salah maka penerima informasi akan susah untuk mengambil keputusan masa kini atau masa yang akan datang.

2.3 Pengertian Sistem Informasi

Dikutip dari buku Al-Bahra (2005:13), sistem informasi dapat di definisikan sebagai berikut:

1. Suatu sistem yang dibuat oleh manusia yang terdiri dari komponen-komponen dalam organisasi untuk mencapai suatu tujuan yaitu menyajikan informasi.

2. Sekumpulan prosedur organisasi yang pada saat dilaksanakan akan memberikan informasi bagi pengambil keputusan dan / atau untuk mengendalikan organisasi. 3. Suatu sistem dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi,

mendukung operasi, bersifat manajerial, dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

(16)

2.4 Kegiatan Sistem Informasi

Adapun kegiatan sistem informasi berdasarkan buku Al-Bahra (2005:22) yaitu:

1. Input : Menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses. 2. Proses : Menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan suatu

informasi yang berilai tambah.

3. Output : Suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut. 4. Penyimpanan : Suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Control : Suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan sesuai dengan yang diharapkan.

Penyimpanan

input proses output

kontrol

Gambar 2.1 Kegiatan Sistem Informasi

(Sumber: Azhar, Susanto. 2000. Sistem Informasi Manajemen : Konsep dan pengembangannya. Lingga Jaya. Bandung)

2.5 Metode Analisis dan Perancangan Terstruktur

Kesatuan metode-metode, prosedur-prosedur, konsep-konsep pekerjaan, aturanaturandan postulat-postulat yang digunakan oleh suatu ilmu pengetahuan, seni atau disiplin lainnya. Metode adalah Suatu cara atau teknik yang sistematik untuk mengerjakan sesuatu.

(17)

Metodologi pengembangan sistem yang ada biasanya dibuat atau diusulkan oleh:

1. Penulis buku 2. Peneliti 3. Konsultan 4. Sistem house 5. Pabrik software.

Metodologi Pengembangan Sistem diklasifikasikan menjadi 3 golongan yaitu:

1. Metodologi Pemecahan Fungsional (FunctionalDecomposition Methodologies), Metodologi ini menekankan pada pemecahan dari sistem ke dalam subsitemsubsistemyang lebih kecil, sehingga akan lebih mudah untuk dipahami, dirancang dan diterapkan. Yang termasuk dalam kelompok metodologi ini adalah :

1. HIPO (Hierarchy plus Input-Process-Output)

2. SR (Stepwise Refinement) atau ISR (Iterative Stepwise Refinement) 3. Information-Hiding

2. Metodologi Orientasi Data (Data Oriented Methodologies)

Metodologi ini menekankan pada karakteristik dari data yang akan diproses. Metodologi ini dapat dikelompokkan kembali ke dalam dua kelas, yaitu

a. Data-flow oriented methodologies

Metodologi ini secara umum didasarkan pada pemecahan dari sistem kedalam modul-modul berdasarkan dari tipe elemen data dan tingkah-laku logika modul tersebut di dalam sistem. Dengan metodologi ini, sistem secara logika dapat digambarkan secara logika dari arus data dan hubungan antar fungsinya di dalam

(18)

modul-modul disistem. Yang termasuk dalam metodologi ini adalah:

1. SADT (Structured Analisys and Design Techniques)

2. Composite Design

3. SSAD (Structured Sistems Analysis and Design)

b. Data structure oriented methodologies

Metodologi ini menekankan struktur dari input dan output di sistem. Strukturini kemudian akan digunakan sebagai dasar struktur dari sistemnya. Hubungan fungsi antar modul atau elemen-elemen sistem kemudian dijelaskan dari struktur sistemnya. Yang termasuk dalam metodologi iniadalah :

1. JSD (Jackson’s Sistems development)

2. W/O (Warnier / Orr)

3. Prescriptive Methodologies

Yang termasuk dalam metodologi ini adalah :

1. ISDOS (Information Sistems Design and Optimization Sistem) Kegunaannya adalah mengotomatisasi proses pengembangan sistemInformasi.

(19)

2.6 Alat Bantu Perancangan Sistem

Untuk menggambarkan system yang dianalisa, penulis menggunakan, alat Bantu perancangan system yang baku, berupa Flowmap, Data Flow Diagram (DFD) atau bisa disebut juga Diagram Aliran Data (DAD). Adapun pengertian dari komponen-komponen tersebut adalah:

2.6.1 Flow Map

Flowmap adalah campuran peta dan flow chart, yang menunjukkan pergerakan benda dari satu lokasi ke lokasi lain, seperti jumlah orang dalam migrasi, jumlah barang yang diperdagangkan, atau jumlah paket dalam jaringan. Flowmapmenolong analis dan programmer untuk memecahkan masalah kedalam segmen-segmen yang lebih kecil dan menolong dalam menganalisis alternatif- alternatif lain dalam pengoperasian.

1. Pedoman-Pedoman Dalam Membuat Flowmap

Bila seorang analis dan programmer akan membuat flowmap, ada beberapa petunjuk yang harus diperhatikan, seperti:

1. Flowmap digambarkan dari halaman atas ke bawah dan dari kiri ke kanan.

2. Aktivitas yang digambarkan harus didefinisikan secara hati-hati dan definisi ini harusdapatdimengertiolehpembacanya.

3. Kapan aktivitas dimulai dan berakhir harus ditentukan secara jelas. 4. Setiap langkah dari aktivitas harus berada pada urutan yang benar.

(20)

hati-hati.stem.

6. Gunakan simbol-simbol flowchart yang standar.

2.6.2 Diagram Kontek

Diagram konteks adalah diagram yang terdiri dari suatu proses dan menggambarkan ruang lingkup suatu sistem. Diagram konteks merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan seluruh input ke sistem atau output dari sistem akan memberi gambaran tentang keseluruhan sistem. Sistem dibatasi oleh boundary (dapat digambarkan dengan garis putus). Dalam diagram konteks hanya ada satu proses. Tidak boleh ada store dalam diagramkonteks. Diagram konteks berisi gambaran umum (secara garis besar) sistem yang akan dibuat. Secara kalimat, dapat dikatakan bahwa diagram konteks ini berisi “siapa saja yang memberi data (dan data apa saja) ke sistem, serta kepada siapa saja informasi (dan informasi apa saja) yang harus dihasilkan sistem.”

2.6.3 Data Flow Diagram (DFD)

Ide dari suatu bagan untuk mewakili arus data dalam suatu sistem bukanlah hal yang baru. Pada tahun 1967, Martin dan Estrin memperkenalkan suatu algoritma program dengan menggunakan simbol lingkaran dan panah untuk mewakili arus data.Yourdan dan L. L. Constantine juga menggunakan notasi simbol ini untukmenggambarkan arus data dalam perancangan program. G.E. Whitehouse tahun 1973 juga menggunakan notasi semacam ini untuk membuat model-model sistemmatematika. Penggunaan notasi dalam diagram arus data ini sangat membantu sekaliuntuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitasnya seperti yang diungkapkan oleh Chris Gane dan Trish Sarson.

(21)

komunikasi dengan pemakai sistem untukmemahami sistem secara logika. Diagram yang menggunakan notasi-notasi ini untukmenggambarkan arus dari data sistem sekarang dikenal dengan nama diagram arusdata (data flow diagram, DFD).

DFD sering digunakan untuk menggambarkan suatu sistem yang telah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan secara logika tanpa mempertimbangkanlingkungan fisik dimana data tersebut mengalir (misalnya lewat telpon, surat dansebagainya) atau lingkungan fisik dimana data tersebut akan disimpan (misalnya filekartu, microfile, harddisk, tape, diskette dan lain sebagainya). DFD merupakan alatyang cukup populer sekarang ini, karena dapat menggambarkan arus data di dalamsistem dengan terstruktur dan jelas.

1. Komponen DFD

Beberapa komponen atau simbol yang digunakan DFD untuk maksud mewakili :

1. External entity (kesatuan luar) atau boundary (batas sistem) 2. Data flow (arus data)

3. Process (prosess)

4. Data store (simpanan data)

2.6.4 Kamus Data

Kamus Data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu sistem informasi. Kamus data selain digunakan untuk dokumentasi dan mengurangiredudansi, juga dapat digunakan untuk:

(22)

2. Menyediakan suatu titik awal untuk mengembangkan layar dan laporan- laporan 3. Menentukan muatan data yang disimpan dalam file-file

4. Mengembangkan logika untuk proses-proses diagram aliran data

2.7 Analisa dan Perancangan Sistem

2.7.1 Analisa Sistem

Definisi analisa system menurut Jogiyanto H.M (Analisis dan Desain :1999) adalah penguraian suatu system informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian, komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengepaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi serta kebutuhan-kebutuhab yang iharapkan sihingga dapat diusulkan perbaikkan-perbaikan.

2.7.2 Perancangan Sistem

Setelah mendapat gambaran yang jelas apa yang dilakukan pada tahap analisa system, tahap berikutnya adalah perancangan system. Menurut Mahyuzir D. (Perancangan Sistem Pengolahan Data : 1989) perancangan system adalah proses menentukan bagaimana suatu system akan menyelesaikan apa yang harus diselesaikan, menyangkut konfigurasi komponen hardware dan sorfware dari system sehingga setelah instalasi akan benar-benar memuaskan user.

(23)

BAB IV

ANALISIS DAN PRAKTEK KERJA LAPANGAN

4.1 Analisis Sistem yang Berjalan 4.1.1 Analisis Dokumen

Analisa dokumen yang menggambarkan bagaimana, dan untuk apa saja dokumen-dokumen itu digunakan dalam A n a li s i s P ro s e d u r Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar PT.Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk. Kantor Cabang Syariah Bandung. Untuk itu, analisa dokumen merupakan salah satu cara yang dapat membantu dalam perancangan sistem selanjutnya.

4.1.2 Prosedur Pengelolan Surat Masuk

Prosedur pengelolaan surat yang baik hendaknya menggunakan langkah-langkah sebagai berikut:

a. Penerimaan

Tugas penerimaan adalah:

1. Mengumpulkan dan menghitung jumlah surat yang masuk 2. Meneliti ketepatan alamat sipengirim surat,

3. Menggolongkan surat sesuai dengan urgensi penyelesaian,

4. Menandatangani bukti pengiriman sebagai tanda bahwa surat telah diterima

(24)

b. Pensortiran

Penyortiran dapat dilakukan berdasarkan atas golongan surat biasa, rutin dan rahasia. Penyortiran adalah kegiatan memisah-misahkan surat untuk pengolahan lebih lanjut.

c. Pencatatan

Setelah surat dicatat distempel (cap) serta memeriksa ketepatan jenis ataupun jumlah lampiran yang harus diterima maka langkah adalah melakukan pencatatan.

d. Mengagendakan surat masuk.

Mengagendakan surat adalah kegiatan mencatat surat masuk dan surat keluar kedalam buku surat masuk Setiap surat masuk dicatat dan diberi nomor agenda surat masuk

e. Pengarahan dan penerusan

Surat-surat yang perlu diproses lebih lanjut, harus diarahkan dan diteruskan kepada kepala yang berhak mengolahnya.

f. Penyampaian surat

Penayampaian surat dilakukan oleh petugas pengarah atau ekspedisi yang dilaksanakan dengan langkah- langkah sebagai berikut:

1. Surat yang sudah berdisposisi terlebih dahulu dicatat dalam buku Ekspedisi Intern.

2. Petugas pengarah atau ekspedisi mengembalikannya kepada urusan agenda untuk dicatat dalam buku pengarahan.

(25)

g. Penyimpanan berkas atau arsip surat masuk

Penyimpanan berkas atau arsip surat dari pimpinan dilakukan oleh unit pengolah dengan mempergunakan metode kearsipan yang berlaku untuk kantor tersebut. (Ating Tedjasutisna, dkk, 2000:167). Dari uraian diatas, maka dapat dijelaskan gambar arus prosedur surat masuk sebagai berikut.

4.1.2.1 Flow Map Surat Masuk

Merupakan gambaran hubungan antara entitas yang ada yaitu Back Office, Pengagendaan surat dan GBAyang terlihat berupa aliran-aliran dokumen yang ada.

(26)

Flow Map Surat Masuk

FLOW MAP SURAT MASUK

Pengagenda Surat

Back Office GBA

Surat Masuk

Sortir

Surat Sortir

Catat

Surat Sortir

Surat Sortir Surat Sortir

Surat Sortir

a b

Surat Sortir

Surat Sortir Surat Sortir

Surat Sortir

Keterangan:

a. Arsip surat Sortir b. Arsip Surat Sortir

Gambar 4.1

(27)

4.1.2.2 Diagram Kontek Surat Masuk

Back Office

S.I Surat Masuk

GBA

Pengagenda Surat

Sortir_Surat

Penyimpan_Surat

Surat_masuk_Sortir

Arsip

Dokumen Surat Masuk

CONTEXT DIAGRAM SURAT MASUK BERJALAN

Gambar 4.2

Diagram Kontek(CD) Surat Masuk yang Sedang Berjalan 4.1.2.3 Data Flow Diagram ( DFD ) Surat Masuk

Petugas

1.2 Selesi Surat

1.3 Penyocokan Surat Pimpinan

File Surat

Arsip 1.2

Selesi Surat

Gambar 4.3

(28)

2. Prosedur Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144 ) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang ) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor atau lembaga untuk ditujukan atau dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Menurut Widjaja (1990:37), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu:

a. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.

b. Persetujuan Konsep

Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan.

c. Pengetikan Surat

Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.

(29)

d. Pemberian Nomor

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.

e. Penyusunan Surat

Kegiatan penyusunan surat meliputi; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.

a. Pengiriman Surat

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : 1. Dikirim secara langsung

Surat dapat dikirim atau diantar sendiri oleh petugas atau kurir ke alamat tujuan dengan bukti pengiriman surat berupa buku ekspedisi surat keluar

2. Dikirim melalui sarana jasa

Surat keluar bisa dikirim dengan menggunakan sarana jasa pengiriman seperti pos atau sarana jasa pengiriman lainnya. Menurut Wurasanto (1991: 145-148), pada dasarnya pengurusan atau pengelolaan surat keluar mencakup tiga macam kegiatan pokok, antara lain:

a. Pembuatan konsep surat

Ada tiga cara dalam pembuatan konsep surat yaitu : 1. Konsep surat dibuat oleh pimpinan

Biasanya pimpinan membuat konsep sendiri, kemudian diserahkan kepada juru ketik atau sekertarisnya untuk di ketik dalam bentuk yang telah

(30)

ditetapkan atau atau yang berlaku bagi kantor yang bersangkutan. 2. Konsep surat dibuat oleh bawahan

Untuk membuat surat pimpinan menugaskan bawahan, konsep dibuat berdasarkan petunjuk atau data yang bersangkutan. Setelah konsep dibuat diserahkan kepada pimpinan untuk mendapatkan persetujuan, barulah konsep surat tersebut diketik, kemudian setelah melalui beberapa prosedur, surat tersebut ditandatangani oleh pimpinan yang berwenang. Konsep surat dibuat dengan cara mendikte Pembutan surat dengan cara mendekte dapat dilakukan baik secara langsung maupun tidak langsung. Mendikte secara langsung dilakukan dengan cara pimpinan melakukan tatap muka (face to face) dengan bawahan yang ditugaskan untuk membuat konsep.sedangkan untuk mendekte secara tidak langsung dapat dilakukan dengan cara pimpinan dapat merekam dikte konsep surat pada sebuah media yang disebut magnetik atau piringan magnetik. Yang kemudian dikirim pada bawahan atau pegawai yang bertugas mengetik konsep surat tersebut

b. Pengetikan Konsep Surat

Ada beberapa proses didalam pengetikan konsep surat antara lain sebagai berikut:

1. Persetujuan konsep surat

Sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat, pimpinan yang berwenang harus membubuhi paraf dan tanggal pada konsep surat

(31)

2. Pengiriman konsep surat

Konsep surat yang telah disetujui dikirim pada unit pengetikan atau pada bagian surat-menyurat (mail departement) untuk diadakan penelitian.

3. Pemeriksaan hasil pengetikan

Konsep surat yang sudah selesai diketik harus diadakan pemeriksaan terlebih dahulu sebelum dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang, apakah pengetikan benar-benar telah sesuai dengan konsep surat.

4. Penandatanganan surat

Setelah pengetikan konsep surat dinyatakan benar, hasil pengetikan konsep surat tersebut dikembalikan kepada pimpinan yang berwenang untuk ditandatangani. Semua lembar surat (baik asli maupun tembusan) harus ditandatangani dengan tandatangan asli (bukan tanda tangan cap). c. Pengiriman Surat

Beberapa proses dalam pengiriman surat antara lain : 1. Pemberian Cap

Di Indonesia surat-surat dinas baru dianggap sah apa bila dibubuhi cap dari instansi yang bersangkutan. Cap dibubuhkan disebelah kiri tanda tangan dan sedikit mengenai tanda tangan.

2. Pengetikan amplop atau sampul surat

Sebelum amplop diketik, ditentukan dahulu jenis dan ukuran amplop yang akan dipergunakan, penggunaan omplop hendaknya disesuaikan

(32)

dengan ukuran kertas surat dan jumlah lampiran. 3. Pemeriksaan surat

Sebelum surat-surat dilipat untuk dimasukkan kedalam amplop hendaknya diperiksa terlebih dahulu:

Kelengkapan surat yang meliputi: a. alamat surat

b. alamat pengirim apabila perlu c. Tanggal

d. nomor surat e. tanda tangan f. cap atau stempel g. Jumlah lampiran

Jumlah lampiran upaya diadakan pemeriksaan apakah ada lampiran surat yang dikirim tersendiri.

3. Melipat surat

Setelah surat dinyatakan lengkap, barulah surat dilipat. Surat dilipat sesuai dengan bentuk amplop yang dipergunakan.

4. Menutup amplop

Setelah surat dilipat, dimasukan kedalam amplop, kemudian amplop ditutup, dengan mempergunakan lem atau perekat.

5. Menempelkan prangko

Setelah amplop ditututp, kemudian prangko ditempelkan di bagian kanan atas amplop secukupnya.

(33)

4.1.2.4 Flow Map Surat Keluar

Merupakan gambaran hubungan antara entitas yang ada yaitu Back Office, Pengagendaan surat dan GBAyang terlihat berupa aliran- aliran dokumen yang ada.

Flow Map Surat Keluar

PIMPINAN PENGIRIM GBA

Arsi p

Surat keluar Surat Keluar

Surat Keluar Catat

Surat Keluar

validasi

Surat Keluar sah

Keterangan:

a:Arsip Surat Keluar Sah

Gambar 4.4

(34)

4.1.2.5 Diagram Kontek Surat Keluar

PIMPINAN

Pengelolaan _Pengirim Dokumen Surat Keluar

Dokumen Surat Keluar sah Dokumen Surat Keluar

sah

Gambar 4.5

Kontek Diagram Surat Keluar yang Sedang Berjalan

4.1.2.6 Data Flow Diagram Surat Keluar

Petugas _{Buat Surat}1.1

1.2 Pengetikan

Pengiriman File Surat Data Surat Data Surat

1.3

persetujuan File arsip

Gambar 4.6

(35)

4.1.3 Evaluasi Sistem yang Berjalan

Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk. Kantor Cabang Syariah Bandung masih sangat sederhana sekali. Karena dalam penggunaan pembuatan surat di PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung masih menggunakan apilikasi Microsoft Word sedangkan untuk pengagendaan surat masih manual menggunakan buku agenda.

Selain itu masih terdapat kekurangan yang signifikan, yaitu :

1. Tidak menutup kemungkinan data akan hilang, karena data mudah 2. Masih menggunakan buku agenda dalam memberikan nomor surat,

sehingga dapat terjadinya redudansi data.

3. Terlalu lama dalam pencarian surat jika surat sewaktu-waktu dibutuhkan

4. Untuk mengatasi permasalahan - permasalahan tersebut, maka perlu adanya suatu aplikasi yang dapat memudahkan kinerja dimana sistem informasi tersebut dapat meminimalisir permasalahan - permasalahan yang terdapat di Bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk. Kantor Cabang Syariah Bandung

(36)

4.2 Perancangan Sistem yang Diusulan 4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem

Dengan menganalisis dan mengevaluasi sistem informasi yang sedang berjalan, maka sebagai tindak lanjut bagi penyelesaian masalah tersebut dapat dibuat suatu perancangan program aplikasi dengan menggunakan sistem yang lebih baik secara terkomputerisasi sehingga dapat membantu untuk mendapatkan informasi yang lebih cepat.

4.2.2 Perancangan Prosedur yang Diusulkan

Setelah penyusun melaksanakan Kerja Praktek menganalisim dan mengevaluasi di bagian Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk. Kantor Cabang Syariah Bandung.

(37)

4.2.2.1 Flow Map Usulan

A. Flow Map Usulan Surat Masuk

FLOW MAP USULAN SURAT MASUK

GBA Sekretaris Pimpinan

Pengirim

Surat Masuk Surat Masuk

Input Surat

Sistem Informasi Surat Masuk

Cari Surat

Tampil Surat Tampl Surat Cetak Surat

Surat Masuk

a a

Surat Masuk

Keterangan:

a: Arsip Surat Masuk

Gambar 4.7

(38)

4.2.2.2 Diagram Kontek Usulan

Pengirim

Sekretaris

S.I

Surat Masuk Pimpinan

Surat Sortir Data Surat

Display Surat Sortir

Data Surat

Gambar 4.8

Diagram Kontek Surat Masuk yang Diusulkan 4.2.2.3 Data Flow Diagram Usulan

Sekretaris 1.1 Input Surat Pengirim 12 Simpan Surat 1.3 Cetak Surat 1.4 Cetak Surat File Arsip Pimpinan DFD LEVEL 1 SURAT MASUK DIUSULKAN

Data_surat Data_surat Data_surat Data_surat Data_surat Data_surat Data_surat Data_surat Gambar 4.9

(39)

4.2.2.4 Flow Map Diagram Usulan B. _{Flow Map Usulan Surat Keluar}

FLOW MAP SURAT KELUAR USULAN

GBA Pimpinan Pengirim

Sekretaris

Surat Baru Surat Baru

Input

S.I Surat Keluar

Cetak

Surat Keluar Surat Keluar

Verifikasi Surat Keluar Verifiksi Surat Keluar Verifikasi Surat Keluar Verifikasi Surat Keluar Verifikasi Surat Keluar Verifikasi Surat Keluar Verifikasi Cari Surat Lama a a Keterangan:

a: Arsip Surat keluar Verifikasi

Gambar 4.10

(40)

4.2.2.5 Diagram Kontek Usulan

Sekretaris Pimpinan

Ekspedisi S.I

Surat Keluar

Surat Keluar Verifikasi Surat Keluar Verifikasi

Surat Lama Surat Baru

Gambar 4.11

(41)

4.2.2.6 Data Flow Diagram ( DFD ) Usulan

Sekretaris Input Surat

Input Surat

Cetak

Verifikasi

Pimpinan

Ekspedisi Cari

DFD LEVEL 1 SURAT KELUAR USULAN

Surat baru

Surat Keluar

Surat yang telah Diverifikasi Surat yang telah Diverifikasi

Surat yang telah Diverifikasi

Surat Lama

Gambar 4.12

(42)

4.2.2.7 Kamus Data

Kamus data merupakan catalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dari suatu informasi yang digunakan untuk mengidentifikasikan data yang mengalir dalam sistem secara lengkap. Kamus data yang mengalir pada flow diagram dapat dilihat sebagai berikut:

A Kamus Data Surat Masuk Nama :Surat Masuk Bentuk Data : Data_surat Arus Data :Proses 1

Penjelasan :Berisikan data surat Elemen Data:

NO Nama_Field Keterangan

1. Id_surat_masuk Nomor identitas surat 2. Jenis_surat_masuk Menjelaskan isi surat 3. Nama_surat Nama surat

4. Tgl_surat_masuk Tangal surat masuk 5. Instansi_surat_masuk Instansi surat masuk

Tabel 4.1 Elemen data Surat Masuk

(43)

Nama :Form_surat_keluar Bentuk data :Surat_baru

Arus data :Proses 1

Penjelasan :Berisikan data surat yang akan dibuat Elemen data :

NO Nama_Field Keterangan

1. Id_surat_keluar Nomor identitas surat 2. Jenis_surat_keluar Menjelaskan isi surat

3. Nama_surat Nama surat

4. Tgl_surat_keluar Tangal surat keluar 5. Instansi_surat_keluar Instansi surat keluar

Tabel 4.2 Elemen data Surat Keluar 4.2.3 Evaluasi Terhadap sistem yang di Usulkan

Eva lu a si analisis prosedur sistem yang diusulkan pada Bagian Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT.Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung berd a sark a n sist e m ya ng ber ja la n se ba g a i ber ik ut :

1. Me min ima lk a n d at a ya ng h ila ng

2. Me mud a hka n d a la m p e ncar ia n sur at , ba ik surat ma su k ma up u n sur at ke lu ar

3. Ma min ima lk a n p e nggu na a n no mo r ya n g sa ma pa da no mo r surat

4. Me me ud a hka n p e n ya mp a ia n sur at masuk ke pa da p imp ina n de ng a n me ng gu na ka n fa s ilit a s me na mp ilk a n sur at la ng su ng ke la ya r

(44)

ko mp ut er.

5. Le bih me mp er mu d a h p et ug as da la m me la k uk a n Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT.Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung. dengan begitu surat–surat penting dapat tersusun rapih dan lebih mudah dalam proses penginputan.

(45)

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan kajian-kajian dan penelitian yang dilakukan penyusun pada saat kerja praktek mengenai Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT.Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung, maka penyusun dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut :

1. Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT.Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung menggunakan asas sentralisasi dan pengelolaan suratnya dilaksanakan berdasarkan dengan berpedoman pada Petunjuk Teknis Pengelolaan Surat Masuk atau Surat Keluar Dan Tata Naskah Pada Dipenda Provinsi Jateng.

2. Analisis Prosedur Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada PT.Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung Surat masuk meliputi: penerimaan surat, pengecekan surat, penandatanganan ekspedisi, pensortiran surat, membuka sampul atau amplop, pengarahan surat, pengirim surat, penyimpan berkas surat masuk.

1. Surat keluar meliputi: pembuatann konsep surat, pengetikan surat, penggandaan surat, pengesahan surat keluar, pemberian nomor dan cap perusahaan, pengecekan kelengkapn surat, pencatatan dalam buku agenda, pemberian sampul surat dan pengiriman surat.

(46)

2. Penyimpanan surat Pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung dalam pengelolaan surat masuknya masih terdapat kendala yaitu terjadinya penumpukan surat selain itu masih minimnya pemahaman pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien sehingga didalam pelaksanaannya terdapat ketidak sesuaian dalam pengelolaan surat keluar dengan petunjuk pedoman yang ada.

5.2 Saran

Berdasarkan data-data yang telah diperoleh selama melaksanakan kerja praktek, Penyusun dapat memberikan beberapa saran yang sifatnya membangun sebagai berikut :

1. Untuk mengatasi terjadinya penumpukan surat masuk dan diharapkan PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung untuk segera menambah personil dalam penanganan surat pada sub bagian umum 2. Pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah

Bandung diharapkan dapat memberikan pelatihan pada pegawai mengenai bagaimana pengelolaan surat yang efektif dan efisien, dan dengan pembangunan ini diharapkan dalam pengelolaan surat dapat dilakukan berdasarkan pedoman petunjuk yang ada, selain itu diharapkan juga diterapkannya komputerisasi pada surat keluar agar dengan adanya komputerisasi diharapkan pengelolaan surat keluar dapat dilakukan secara efektif dan efisien.

3. Mengingat pentingnya surat bagi suatu instansi atau organisasi maka diharapkan lebih memperhatikan lagi SDM yang dimilikinya agar didalam pelaksanaan pengelolaan suratnya mendapatkan hasil yang lebih maksimal.

(47)

ANALISIS PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN

SURAT KELUAR PADA PT.BANK TABUNGAN NEGARA

(PERSERO), Tbk KANTOR CABANG SYARIAH

BANDUNG

Laporan Praktek Kerja Lapangan

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah Praktek Kerja Lapangan Jenjang Strata Satu Program Studi Sistem Informasi

Oleh:

PROGRAM STUDI SISTEM INFORMASI

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

2011

Rizky Fauzi 10508517

Merina Affra Attaimy 10508544

(48)

DAFTAR PUSTAKA

Al-bahra bin Ladjamudin. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Graha Ilmu. Yogyakarta.

Susanto, Azhar. 2004. Sistem Informasi Manajemen: Konsep dan Pengembangannya. Lingga Jaya. Bandung.

Online:

(49)

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji dan syukur kami panjatkan ke hadirat Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya kami dapat melaksanakan Praktek Kerja Lapangan di PT.Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung, serta dapat menyelesaikan laporan Praktek Kerja Lapangan dengan judul:”ANALISIS PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN S U R A T KELUAR PADA PT.BANK TABUNGAN NEGARA (PERSERO),Tbk

KANTOR CABANG SYARIAH BANDUNG“

Pengalaman baru yang kami dapatkan semasa melakukan Praktek Kerja Lapangan, semakin menambah wawasan. Laporan ini dimaksudkan sebagai salah satu syarat kelulusan Mata Kuliah Praktek Kerja Lapangan, pada Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM), dan melatih setiap individu bagaimana menerapkan ilmu - ilmu teoritis yang didapatkan ketika menjalani proses perkuliahan ke dalam dunia kerja.

Kami menyadari, bahwa dalam penyusunan laporan ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu kritik dan saran yang membangun senantiasa akan kami terima sebagai masukan yang berarti, sehingga dalam penyusunan karya tulis berikutnya kami dapat menyusun dengan karya yang lebih baik.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada semua pihak yang telah memberikan bantuan, semangat, dan motivasi dalam penyusunan

(50)

laporan ini. oleh kerenanya perkenankanlah kami dalam kesempatan ini mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada:

1. Allah SWT yang telah memberikan rahmat dan hidayah-Nya serta memberikan kemudahan kepada penulis sehingga penulis dapat menyelesaikan skripsi ini.

2. Dr. Ir. Eddy Suryanto Soegoto, M.Sc selaku Rektor Universitas Indonesia

3. Dr. Arry Akhmad Arman selaku Dekan Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia

4. H. Dadang Munandar, S.E., M.Si., selaku Ketua Program Studi Sistem Informasi Universitas Komputer Indonesia

5. Sintya Sukarta,ST.MT selaku Dosen Wali kelas MI - 11 sekaligus sebagai Dosen Pembimbing yang telah berkenan meluangkan waktu guna membimbingdan member saran yang sangat berharga demi selesainya penyusunan laporan ini.

6. Tito Susanto., selaku Kepala Sub Bagian GBA(General Branch Administration), sekaligus Pembimbing Praktek Kerja Lapangan.

7. Teguh Wahyudi., selaku Branch Manager PT.Bank Tabungan Negara (Persero), Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung

8. Seluruh Staff serta seluruh Karyawan PT.Bank Tabungan Negara (Persero),Tbk Kantor Cabang Syariah Bandung

9. Orang Tua tercinta, yang telah memberikan dukungan baik moril dan materil, terima

kasih atas do’a restu, cinta dan kasih sayang yang senantiasa diberikan kepada kami.

(51)

Selaku manusia yang tiada luput dari kesalahan dan kekhilafan Penulis menyadari masih banyak kekurangan dan kelemahan dalam pembuatan laporan ini baik dalam penulis, tata bahasa maupun sistematika penyajian yang masih jauh dari kesempurnaan.

Penulis berharap semoga laporan ini dapat memberikan manfaat yang besar khususnya bagi penulis dan bagi pembaca pada umumnya.Akhir kata penulis mengucapkan terima kasih Wassalamu’alaikum Wr. Wb.

Bandung, Oktober 2011