PA : Sistem Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar Pada Bagian Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Cabang Sidoarjo.

NEGARA (PERSERO) CABANG SIDOARJO

PROYEK AKHIR

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER SURABAYA

2013

Nama

: VIVIE FRISTHIANSARI

NIM

: 10.39015.0003

Program : DIII (Diploma Tiga)

vi

Sistem pengelolaan surat masuk dan surat keluar pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk cabang Sidoarjo meliputi surat masuk, surat keluar, kearsipan, dan lain sebagainya. Arsip merupakan suatu sumber informasi dari berbagai bidang yang akan disimpan pada tempat penyimpanan. Tujuan penulisan laporan Proyek Akhir ini adalah untuk mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan surat keluar secara manual dan komputerisasi pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor cabang Sidoarjo, mengetahui pengelolaan kearsipan secara

elektronik filing (e-filing) dengan menggunakan aplikasi Bank BTN dan

mengetahui penanganan dokumen hardcopy menjadi softcopy secara online dengan menggunakan Optical Character Recognition (OCR). Metode penulisan laporan Proyek Akhir ini dilakukan dengan cara studi literatur, observasi dan

interview terhadap narasumber di PT. Bak Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor

cabang Sidoarjo. Dari hasil observasi dan interview, diketahui bahwa penanganan surat masuk dan keluar dilakukan dengan menggunakan sistem manual dan komputerisasi. Sistem alur surat masuk dimulai dari penerima kemudian ditindaklanjuti ke masing – masing unit kemudian diarsipkan. Surat keluar diproses dari mengkonsep surat hingga pengiriman surat keluar. Pengelolaan kearsipan secara elektronik filing (e-filing) menggunakan aplikasi Bank BTN. Penerapan dokumen hardcopy yang akan diubah menjadi softcopy menggunakan

software Optical Character Recognition (OCR), tanpa harus mengetik seperti

aslinya. Software tersebut dapat dilakukan secara online gratis tanpa mendaftar terlebih dahulu.

Kata Kunci: Surat Masuk dan Keluar, Kearsipan, Optical Character Recognition

(OCR).

Management system of incoming mail and outgoing mail at. PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Sidoarj include incoming mail, outgoing mail, filing, and so forth. Archives are source of information from a variety of fields that will be stored in the storage area. The purpose of writing this final project was to determine the procedures for handling incoming and outgoing mail manually and computerized at PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Sidoarjo office,to know the archival management of electronic filing (e-filing) with the use and application of Bank BTN, t know the handling of converting hardcopy to softcopy document using Optical Character Recognition (OCR). The final project report writing method was done by means of literature study, observation and interviews with informants in PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Sidoarjo. From the observation and interview, it was known that the handling of incoming and outgoing mail was done using manual and computerized systems. Incoming mail flow system starts from the recipient and will be followed into the units and finally, it will be archived. Outgoing mail flow system starts from conceptualizing to the delivery of outgoing mail, electronic filing is done using BTN Bank application. Application of hardcopy documents to be converted into softcopy used Optical Character Recognition software (OCR), without having to type as the original. The software can be done online for free without registering first.

Keywords: Administrative System, Archival, Optical Character Recognition (OCR).

Halaman

ABSTRAK ... vi

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah... 3

1.4 Tujuan Laporan... 4

1.4.1 Tujuan Umum ... Error! Bookmark not defined. 1.4.2 Tujuan Khusus ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Manfaat ... 4

1.5.1 Manfaat Bagi Perusahaan ... 4

1.5.2 Manfaat bagi STIKOM Surabaya ... 4

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 7

2.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan ... 7

2.2 Gambaran Umum Perusahaan ... 10

2.2.1 Visi dan Misi serta Budaya Perusahaan ... 10

2.2.5 Lokasi Perusahaan ... 25

2.3 Gambaran Organisasi Perusahaan ... 26

2.3.1 Tata Letak Ruangan Secara Umum Perusahaan ... 26

2.3.2 Tata Letak Ruangan Sekretaris Perusahaan ... 27

BAB III LANDASAN TEORI ... 28

3.1 Surat ... 28

3.1.1 Pengertian Surat... 28

3.1.2 Tujuan Surat ... 29

3.1.3 Bentuk Surat ... 29

3.1.4 Pengelompokan Surat ... 34

3.2 Surat Masuk dan Surat Keluar ... 40

3.2.1 Pengelolaan Surat Masuk ... 40

3.2.2 Proses Pengurusan Surat Masuk ... 43

3.2.3 Pengelolaan Surat Keluar ... 46

3.3 Kearsipan ... 48

3.3.1 Pengertian Arsip ... 48

3.3.2 Jenis Arsip ... 50

3.3.3 Sistem Pengindeksan ... 51

3.3.4 Pengorganisasian Arsip ... 53

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN ... 58

4.1 Pengelolaan Surat Masuk dan Keluar ... 59

4.2.1 Arsip Surat Masuk Elektronik Filing (E-Filing) ... 79 4.2.2 Arsip Surat Keluar Elektronik Filing (E-Filing) ... 82 4.3 Menangani Dokumen Hardcopy Menjadi Dokumen Softcopy... 86 BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined. 5.1 Kesimpulan ... 90 5.2 Saran ... 91 DAFTAR PUSTAKA ... 92 LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.

Halaman Tabel 4.1 Tugas Kegiatan Proyek Akhir ... 58

Halaman

Gambar 2.1 Bagan Struktur Organisasi ... 19

Gambar 2.2 Logo PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk ... 23

Gambar 2.3 Lokasi Bank Tabungan Negara Sidoarjo ... 25

Gambar 2.5 Ruang Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara ... 27

Gambar 4.1 Contoh Lembar Disposisi Kosong ... 62

Gambar 4.2 Contoh Lembar Disposisi yang sudah Diisi ... 63

Gambar 4.3 Surat masuk ke pihak consumer ... 64

Gambar 4.4 Memo Surat dari Kantor Pusat ... 65

Gambar 4.5 Disposisi beserta surat masuk ke pihak supporting ... 66

Gambar 4.6 Nomor Agenda ... 66

Gambar 4.7 Workflow Alur Surat Masuk ... 67

Gambar 4.8 Aplikasi Bank BTN ... 69

Gambar 4.9 Tampilan awal email masuk ... 70

Gambar 4.10 Email Masuk dari Kantor Cabang keseluruhan... 71

Gambar 4.11 Detail email masuk ... 71

Gambar 4.12 Email Masuk di Print ... 71

Gambar 4.13 Email dalam Microsof Outlook ... 72

Gambar 4.14 Workflow alur surat keluar ... 74

Gambar 4.15 Memo surat keluar ... 78

Gambar 4.16 Buka File Bank BTN... 79

Gambar 4.17 Membuka Aplikasi Manajemen Surat Masuk ... 80

Gambar 4.21 Gambar tampilan surat keluar ... 83

Gambar 4.22 Gambar Data Baru ... 83

Gambar 4.23 Input Data Surat Keluar... 84

Gambar 4.24 Pencarian data surat keluar ... 85

Gambar 4.25 Penemuan Data Surat Keluar ... 85

Gambar 4.26 Tampilan Awal OCR Online ... 87

Gambar 4.27 Memilih file dan mengupload file ... 88

Gambar 4.28 Pemilihan Bahasa dan Format File ... 88

Gambar 4.29 Mengetik kode dan Recognize... 89

Halaman

Lampiran 1. Ruang Sekretaris Bank Tabungan Negara Cabang Sidoarjo ... 95

Lampiran 2. Area Layanan Kredit Pemilikan Rumah (KPR) ... 96

Lampiran 3. Surat Ijin Kerja Praktek ... 97

Lampiran 4. Kartu Bimbingan ... 98

Lampiran 5. Form KP – 5 ... 98

Lampiran 6. Form KP – 6 ... 98

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Dalam era globalisasi saat ini, pekembangan otomasi perkantoran sangat pesat. Organisasi ataupun perusahaan pasti membutuhkan seorang karyawan yang sesuai dengan kemampuan masing-masing. Dalam era globalisasi seseorang dituntut untuk memahami suatu otomasi perkantoran yang modern. Otomasi perkantoran modern dapat menunjang kinerja karyawan menjadi lebih baik bila dibandingkan dengan yang dahulu menggunakan sistem perkantoran manual. Oleh karena itu seorang sekretaris dituntut untuk dapat menggunakan otomasi perkantoran secara modern. Seseorang sekretaris yang memiliki kemampuan dalam bidang teknologi informasi khususnya otomasi perkantoran dapat menyelesaikan tugasnya dengan lebih efektif dan efisien.

Sekretaris harus tanggap akan tugas dan tanggung jawabnya dalam memudahkan kinerja pimpinan. Oleh karena itu seorang sekretaris dituntut untuk melakukan tugas pokoknya seperti membuat jadwal pimpinan, mengelola data yang masuk termasuk surat, undangan, nota dinas dan mengarsipkannya. Arsip merupakan salah satu sumber data dalam proses pengambilan keputusan manajemen. Pengarsipan dilakukan agar informasi dapat tersimpan dengan rapi sehingga pada saatnya diperlukan, dapat ditemukan kembali dengan mudah. Proses pengarsipan data dapat dilakukan secara manual dan komputerisasi.

Masalah pengarsipan dapat timbul dalam hal efektifitas dan efisiensi di sebuah perusahaan seperti halnya pada bagian kesekretariatan PT. Bank Tabungan

Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo. Sistem pengarsipan yang dilakukan kurang efisien dalam hal pendistribusian surat masuk. Surat masuk harus diantarkan kepada Branch Manager (Pimpinan) dan masing-masing bagian seperti Deputy Branch Manager Comercial (Manajer Komersial), Deputy Branch

Manager Consumer (Manajer Konsumer), Deputy Branch Manager Supporting

(Manajer Pendukung) sedangkan surat keluar juga meminta persetujuan dari atasan apakah sesuai dengan balasan surat masuk. Jadi surat-surat tersebut tidak dapat secara langsung diarsipkan oleh bagian sekretaris. Surat tersebut tidak dapat diarsipkan karena harus menunggu disposisi dari atasan. Jika atasan sedang berada di ruangan maka akan segera di disposisikan dan secara langsung diberikan pada bagian masing-masing untuk dicatat dalam komputerisasi dengan Microsoft Excel.

Microsoft Excel berfungsi sebagai pencatat harian surat masuk sesuai dengan

bagian masing-masing. Surat tersebut tidak dapat diarsipkan secara langsung karena menunggu hasil balasan sesuai dengan bagian masing-masing yang menerima surat tersebut. Karena lambannya tindakan dalam penangan surat yang harus menunggu dari bagian lain tersebut, menyebabkan surat tersebut menumpuk hingga diletakkan di dalam sebuah gudang atau meja kerja. Proses pengarsipan dilakukan setelah surat tersebut lengkap. Setelah surat lengkap, pengarsipan dilakukan dengan sistem subyek dan tahun. Dalam hal ini pengarsipan masih dilakukan secara manual.

Proses pengarsipan secara komputerisasi di bagian sekretaris pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk dilakukan dengan memanfaatkan Microsoft

Excel. Pengarsipan secara terkomputerisasi ini dilakukan dengan tujuan untuk

dilakukan pengarsipan manual, maka untuk mencari data akan sangat menyulitkan dengan mencari urutan nomor agenda. Namun pemanfaatan Microsoft Excel masih menimbulkan masalah jika terjadi kerusakan data karena virus, sehingga solusi lain masih sangat diperlukan.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang tersebut adalah sebagai berikut:

a. Bagaimana prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar secara manual dan komputerisasi pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo ?

b. Bagaimana pengelolaan kearsipan secara elektronik filing (e-filing) dengan program Aplikasi Bank BTN pada bagian sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo ?

c. Bagaimana pengelolaan pengubahan dokumen hardcopy menjadi softcopy secara online melalui Optical Character Recognition (OCR) ?

1.3 Batasan Masalah

Berdasarkan batasan masalah tersebut adalah sebagai berikut:

a. Penjelasan mengenai sistem penanganan surat masuk dan surat keluar secara manual dan komputerisasi pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo.

b. Penjelasan mengenai sistem pengelolaan kearsipan secara elektronik filing

(e-filing) dengan program aplikasi Bank BTN pada bagian sekretaris PT.

c. Penjelasan mengenai pengelolaan pengubahan suatu dokumen hardcopy menjadi softcopy secara online melalui Optical Character Recognition

(OCR).

1.4 Tujuan

Tujuan penulisan tersebut adalah sebagai berikut:

1. Mengetahui prosedur penanganan surat masuk dan keluar pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo.

2. Memahami proses pengelolaan kearsipan secara elektronik filing (e-filing) dengan aplikasi Bank BTN pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo.

3. Memahami pengubahan dokumen hardcopy menjadi softcopy secara

online melalui Optical Character recognition (OCR).

1.5 Manfaat

1.5.1 Manfaat Bagi Perusahaan

Dengan adanya mahasiswa Proyek Akhir diperusahaan dapat membantu dalam proses kegiatan sehari – hari di perusahaan dan memberi sumbangan pemikiran yang berguna bagi perusahaan.

1.5.2 Manfaat bagi STIKOM Surabaya

1. Laporan proyek akhir ini dapat digunakan sebagai alternatif media bacaan bagi mahasiswa generasi mendatang, khususnya bagi mahasiswa Komputerisasi Perkantoran dan Kesekretariatan pada khususnya sebagai referensi yang dapat membantu proses penulisan proyek akhir dengan

topik yang sama dan untuk mahasiswa program studi lain sebagai penambah wawasan ilmu pengetahuan.

2. Sebagai media untuk meningkatkan kerja sama antara perusahaan dengan STIKOM Surabaya.

1.6 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan yang digunakan dalam penyusunan laporan Proyek Akhir sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Pendahuluan membahas tentang latar belakang penulisan Proyek Akhir, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat, dan sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM TEMPAT PROYEK AKHIR

Gambaran umum perusahaan membahas tentang tempat dilakukannya Proyek Akhir yang terdiri dari gambaran umum PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk kantor Cabang Sidoarjo, struktur organisasi, makna logo, visi misi & motto, lokasi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo, tata letak ruangan, fungsi arsip.

BAB III LANDASAN TEORI

Landasan teori membahas tentang teori-teori yang berhubungan langsung dengan prosedur surat masuk dan keluar secara manual dan komputerisasi, sistem kearsipan secara elektronik filing (e-filing) dan pengelolaan pengubahan dokumen

hardcopy menjadi softcopy secara online melalui Optical Character Recognition (OCR).

BAB IV HASIL DAN PEMBAHASAN

Pembahasan membahas tentang hasil-hasil Proyek Akhir berserta pembahasan dan penjabaran di tempat Proyek Akhir pada bagian sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo.

BAB V PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan dari permasalahan yang diangkat dalam laporan Proyek Akhir dan saran untuk pengembangan berikutnya.

7

1.

2.1 Sejarah Singkat Berdirinya Perusahaan

2.1.1 Sejarah PT Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk

1. 1897 : Berdiri dengan nama Postpaar Bank 2. 1942 - 1945 : Berubah nama menjadi Chokin Kyoku 3. 1950 : Menjadi Bank Tabungan Pos

4. 1963 : Menjadi Bank Tabungan Negara 5. 1968 : Resmi dimiliki Pemerintah (BUMN) 6. 1974 : Pelayanan lebih difokuskan

7. 1989 : Mendapat izin bank umum dan penerbitan obligasi 8. 1992 : Menjadi Persero

9. 1994 : Mendapat izin bank devisa 10.2000 : Ikut program Rekapitulasi 11.2002 : Pinjaman Tanpa Subsidi

Dengan maksud mendidik masyarakat agar gemar menabung, pemerintah Hindia Belanda melalui Koninklikij Besluit No.27 tanggal 16 Oktober 1987 mendirikan POSTSPAARBANK, yang kemudian terus hidup dan berkembang serta tercatat hingga tahun 1939 telah memiliki 4 (empat) cabang yaitu Jakarta, Medan, Surabaya dan Makasar. Pada tahun 1940 kegiatanya terganggu, sebagai akibat penyeburan Jerman atas Netherland yang mengakibatkan penarikan tabungan besar - besaran dalam waktu yang relatif singkat (rush). Namun demikian keadaan keuangan POSTSPAARBANK pulih kembali pada tahun 1941.

Tahun 1942 Hindia Belanda menyerah tanpa syarat kepada pemerintah Jepang. Jepang membekukan kegiatan POSTSPAARBANK dan mendirikan TYOKIN

KYOKU sebuah bank yang bertujuan untuk menarik dana masyarakat melalui

tabungan. Usaha pemerintah Jepang ini tidak sukses karena dilakukan dengan paksaan. TYOKIN KYOKU hanya mendirikan satu cabang yaitu cabang Yogyakarta. Proklamasi kemerdekaan RI 17 Agustus 1945 telah memberikan inspirasi kepada Bapak Darmosoetanto untuk memprakarsai pengambil alihan

TYOKIN KYOKU dari pemerintah Jepang ke RI dan terjadilah penggantian nama

menjadi KANTOR TABUNGAN POS. Bapak Darmosoetanto ditetapkan oleh pemerintah RI menjadi Direktur yang pertama.

Tugas pertama KANTOR TABUNGAN POS adalah melakukan penukaran uang Jepang dengan uang Republik Indonesia (ORI). Tetapi kegiatan KANTOR TABUNGAN POS tidak berumur panjang, karena agresi Belanda (Desember 1946) mengakibatkan didudukinya semua kantor termasuk kantor cabang dari KANTOR TABUNGAN POS hingga tahun 1949. Saat KANTOR TABUNGAN POS diganti menjadi BANK TABUNGAN POS RI, lembaga ini bernaung dibawah Kementrian Perhubungan. Banyak kejadian bernilai sejarah sejak tahun 1950 tetapi yang substantive bagi sejarah BTN adalah dikeluarkan UU Darurat No.9 tahun 1950 tanggal 9 Februari 1950 yang mengubah nama “POSTSPAARBANK IN INDONESIA” berdasarkan staatblat no.295 tahun 1941

menjadi BANK TABUNGAN POS dan memindahkan induk kementrian dari Kementrian Perhubungan ke Kementrian Keuangan dibawah menteri Urusan Bank Sentral. Walaupun dengan UU Darurat tersebut masih bernama BANK TABUNGAN POS, tetapi tanggal 9 Februari 1950 ditetapkan sebagai hari dan

tanggal lahir Bank Tabungan Negara. Nama Bank Tabungan Pos menurut UU Darurat tersebut dikukuhkan dengan UU No. 36 tahun 1953 tanggal 18 Desember 1953. Perubahan nama dari BANK TABUNGAN POS menjadi BANK TABUNGAN NEGARA didasarkan pada PERPU No. 4 tahun 1963 tanggal 22 Juni 1963 yang kemudian dikuatkan dengan UU No. 2 tahun 1964 tanggal 25 Mei 1964. Penegasan status BANK TABUNGAN NEGARA sebagai bank milik Negara ditetapkan dengan UU No. 20 tahun 1968 tanggal 19 Desember 1968 yang sebelumnya (Sejak Tahun 1964) BANK TABUNGAN NEGARA menjadi BI unit V. Jika tugas utama saat pendirian POSTPAARBANK (1987) sampai dengan BANK TABUNGAN NEGARA (1968) adalah gerak dalam lingkup penghimpunan dana masyarakat melalui tabungan, maka sejak tahun 1974 BANK TABUNGAN NEGARA ditambah tugasnya yaitu memberikan pelayanan KPR (Kredit Pinjaman Rumah) dan untuk pertama kalinya penyaluran KPR terjadi tanggal 10 Desember 1976, karena itulah tanggal 10 Desember diperingati sebagai hari KPR bagi BTN. Bentuk hukum BTN mengalami perubahan lagi pada tahun 1992, yaitu dengan dikeluarkannya PP No. 24 tahun 1992 tanggal 29 April 1992 yang merupakan pelaksanaan dari UU No.7 tahun 1992 bentuk hukum BTN berubah menjadi perusahaan perseroan. Sejak itu nama BTN menjadi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) dengan call name bank BTN. Berdasarkan kajian konsultan independent, Price Waterhouse Cooper, pemerintah melalui Menteri BUMN dalam surat S-544/M/2000 memutuskan bank BTN sebagai bank umum fokus bisnis pembiayaan perumahan tanpa subsidi.

2.2 Gambaran Umum Perusahaan

2.2.1 Visi dan Misi serta Budaya Perusahaan

Visi dan misi PT. Bank Tabungan Negara adalah sebagai berikut : 1. Visi

Menjadi bank yang terkemuka dalam pembiayaan perumahan dan mengutamakan kepuasan nasabah.

2. Misi

a. Memberikan pelayanan unggul dalam pembiayaan perumahan dan industri yang terkait, serta menyediakan produk dan jasa perbankan lainnya.

b. Menyiapkan dan mengembangkan sumber daya manusia yang berkualitas dan profesional serta memiliki integritas yang tinggi. c. Meningkatkan keunggulan kompetitif melalui inovasi berkelanjutan

sesuai dengan kebutuhan nasabah.

d. Melaksanakan manajemen perbankan yang sehat sesuai dengan prinsip kehati hatian dan Good Coorperative Government untuk meningkatkan

Shareholder Value.

e. Memperdulikan kepentingan masyarakat dan lingkungan. 3. Budaya Perusahaan (Pola Prima)

1. 6 (Enam) Nilai – Nilai Dasar a. Pelayanan Prima

b. Inovasi c. Keteladanan

e. Integritas f. Kerjasama

2. 12 (Dua Belas) Perilaku Utama a. Ramah, sopan dan bersahabat b. Peduli, proaktif dan cepat tanggap c. Berinisiatif melakukan penyempurnaan d. Berorientasi menciptakan nilai tambah

e. Menjadi contoh dalam berperilaku baik dan benar f. Memotivasi penerapan nilai – nilai budaya kerja g. Kompeten dan bertanggung jawab

h. Bekerja cerdas dan tuntas i. Konsisten dan disiplin j. Kompeten dan berdedikasi k. Tulus dan terbuka

l. Saling percaya dan menghargai

2.2.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang sangat penting alam suatu lembaga, fungsinya adalah untuk menetapkan wewenang dan tanggung jawab dari masing – masing anggota atau karyawan. Struktur organisasi terbagi dalam 3 (tiga) macam, yaitu :

1. Bentuk Garis (Line)

Dalam bentuk organisasi ini kekuasaan dan tanggung jawab ditentukan berdasarkan garis – garis yang menghubungkannya.

Bentuk organisasi ini hampir menyerupai dengan organisasi berbentuk garis, hanya saja dalam organisasi ini diperlukan seorang staf. Staf adalah seorang yang ahli dalam bidangnya yang membantu tugas dari pimpinan.

3. Organisasi Fungsional

Bentuk struktur organisasi ini disusun berdasarkan atas fungsi – fungsi yang ada dalam organisasi tersebut. Misalnya: fungsi administrasi dan lain-lain. Disini seorang pimpinan mempunyai hak untuk memerintah semua bawahannya selama masih berhubungan dengan kerjanya.

Dari macam-macam bentuk organisasi diatas PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk menggunakan bentuk organisasi garis (line) dan staf, dikarenakan dapat terlihat jelas adanya pembagian tugas kerja dari masing-masing jabatan. Adapun uraian dan tanggung jawab dari masing-masing jabatan berdasarkan struktur organisasi pada PT. Bank Tabungan Negara adalah sebagai berikut :

1. Dewan Komisaris

Adalah Badan pelaksana operasional yang dalam menjalankan tugasnya dibantu oleh direktur utama serta badan pengawasan dari PT. Bank Tabungan Negara itu sendiri.

2. Direktur Utama

Adalah badan yang berwenang untuk menentukan apa yang terjadi pada peraturan perusahaan. Direktur utama merupakan wakil dari PT. Bank Tabungan Negara dalam menangani suatu masalah yang dihadapi serta kebijakan dan wewenang dalam penyusunan pelaksanaan intern bank.

3. Divisi

Adalah inti dari suatu organisasi perusahaan yang bertugas melaksanakan fungsi utama dari suatu perusahaan.

Di dalam PT. Bank Tabungan Negara, kantor cabang terbagi dalam 4 (Empat) kelas, yaitu :

1. Kantor Cabang Kelas Utama

Yaitu kantor cabang yang mempunyai jumlah nasabah (Penabung, debitur, deposan, giran) kurang lebih 500.000 nasabah.

2. Kantor Cabang Kelas I

Yaitu kantor cabang yang mempunyai jumlah nasabah (penabung, debitur, deposan, giran) kurang lebih 200.000 nasabah tetapi kurang dari 500.000 nasabah.

3. Kantor Cabang kelas II

Yaitu kantor cabang yang mempunyai jumlah nasabah (penabung, debitur, deposan, giran) kurang lebih 50.000 nasabah tetapi lebih kecil dari 200.000 nasabah.

4. Kantor Cabang Kelas III

Yaitu kantor cabang yang paling kecil karena mempunyai jumlah nasabah kurang dari 50.000 nasabah.

Kantor cabang juga membawahi kantor yang fungsinya untuk membantu meringankan tugas dari kantor cabng. Kantor tersebut adalah :

Suatu unit kerja yang diklasifikasikan dibawah kantor cabang, tanggung jawabnya adalah kepada kantor cabang yang membawahi suatu wilayah tertentu untuk penerimaan tabungan, angsuran KPR, penerimaan kredit dll. 2. Kantor Kas (Kankas)

Unit kerja yang berfungsi sebagai penerimaan angsuran KPR, tabungan dll. Wilayah kantor kas lebih kecil dibandingkan dengan kantor cabang pembantu. 3. Tempat Pembayan Angsuran (TPA)

Unit kerja terkecil dibawah klasifikasi kantor kas sebagai perpanjangan loket kantor cabang yang melaksanakan tugas penerimaan angsuran KPR dan tabungan.

Setiap organisasi memiliki struktur organisasi yang efisien, tidak terlalu longgar dan tidak terlalu sempit. Yang dimaksud dengan struktur organisasi adalah suatu bagan yang memperlihatkan pendelegasian wewenang dari atasan kepada bawahan. Adapun susunan organisasi dari PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Cabang Sidoarjo. Beserta tugas pokoknya adalah sebagai berikut : 1. Kepala Cabang (Branch Manager)

a. Memimpin kantor cabang ditempat kedudukanya dan bertindak untuk dan atas nama direksi di dalam maupun di luar pengadilan dalam hubunganya dengan pihak lain atau pihak ketiga di luar wilayah kerjanya yang berhubungan dengan usaha bank berdasarkan surat kuasa umum dan surat kuasa khusus dari direksi.

b. Bertanggung jawab atas kebenaran penyusunan laporan secara berkala maupun insidentil dan laporan lainnya sehubungan denga fungsi kantor cabang.

c. Pengelolaan harta kekayaan bank dan seluruh kegiatan kantor cabang berdasarkan prinsip-prinsip ketatalaksanaan yang sehat dan tertib sesuai ketentuan dan prosedur yang ditetapkan direksi.

d. Pelaksanaan dan pengusahaan pembayaran kembali kredit yang diberikan dengan cara yang dapat di pertanggung jawabkan.

e. Pengawasan terhadap tugas-tugas yang diberikan kepada bawahan dengan mengadakan evaluasi.

2. Sekretaris

a. Mengatur segala aktivitas manajemen dan administrasinya bagi kepentingan manajemen cabang.

b. Membantu manajemen dalam berkomunikasi dengan berbagai pihak luar cabang.

3. Deputy Branch Manager (DBM) Consumer

Tugas dari DBM Consumer adalah memantau dan melakukan pengawasan kredit pinjaman dalam jumlah perseorangan. dan memantau tugas – tugas yang diberikan untuk bawahan serta mengadakan evaluasi. Deputy branch

manager consumer membawahi tiga seksi pokok diantaranya : a. Mortgage & Consumer Lending

Tugas dari mortgage & consumer lending adalah melakukan peminjaman terhadap nasabah perseorangan dengan proses pinjaman yang sudah ditentukan oleh kantor pusat. Mortgage & Consumer Lending sendiri terpecah menjadi tiga bagian yang terdiri dari loan marketing, customer

b. Consumer Funding & Service

Tugas dari consumer funding & service yaitu melakukan pendanaan langsung. Consumer funding & service sendiri terdiri dari beberapa bagian diantaranya adalah consumer funding dan post office marketing.

c. Customer Care

Tugas dari customer care yaitu melakukan pelayanan terhadap nasabah bank tabungan Negara dan memberikan informasi serta menangani masalah ataupun pengaduan nasabah.

4. Deputy Branch Manager (DBM) Commercial

Deputy Branch Manager Commercial melakukan pinjaman ataupun

pendanaan dalam jumlah besar. Bagian ini membawahi dua seksi pokok :

1. Housing & Commercial Lending

Tugas dari housing & commercial lending adalah melakukan pinjaman dalam jumlah besar, pinjaman dalam jumlah besar terdiri dari organisasi, pendidikan, apartemen yang pinjaman itu sendiri merupakan dari organisasi besar.

2. Commercial funding & Service

Tugas dari commercial funding & service adalah melakukan pendanaan langsung.

5. Deputy Branch Manager (DBM) Supporting adalah bagian pendukung dari

semua kegiatan perbankan dan mengontrol semua proses perbankan. Bagian ini membawahi dua seksi yaitu Assistant Manager Operation dan Accounting

diantaranya adalah teller, transaction processing, general banking

administration, dan loan administration & document. 6. Assistant Manager Operation

Membawahi tiga seksi pokok yaitu : 1. Seksi Pelayanan Teller

a. Melayani transaksi penyetoran dan penarikan rekening nasabah. b. Melakukan pengadministrasian kas.

c. Melayani transaksi valas. d. Melakukan proses tunai. 2. Seksi Pelayanan Nasabah

a. Memberikan informasi kepada nasabah. b. Melakukan penjualan produk.

c. Melayani transaksi pembukuan atau penutupan rekening nasabah. d. Menerima pelunasan kredit dari nasabah.

3. Seksi Transaction Processing a. Melaksanakan proses kliring.

b. Melakukan pengentrian data transaksi. c. Pemeliharaan hardware dan software. d. Pengadministrasian dana.

e. Proses khusus (buku cek, sertifikat deposito). 4. Seksi Loan Administration

a. Melaksanakan pemrosesan aplikasi kredit. b. Melakukan dokumentasi kredit

5. Seksi General Banking Administration (GBA) a. Melaksanakan manajemen personalia b. Mengelola anggaran dan kesekretariatan c. Melaksanakan manajemen arsip dan pajak d. Penyediaan logistik.

e. Pemeliharaan gedung dan keamanan.

7. Accounting Control

1. Mengontrol data transaksi harian.

2. Melakukan pengkajian ketaatan prosedur.

3. Mengelola buku besar cabang dan bukti-bukti pembukuan. 4. Memantau dan memeriksa kegiatan operasi cabang.

5. Memantau dan merekonsiliasi rekening.

Dibawah ini adalah struktur organisasi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk, yang telah dijelaskan sebelumnya, bagan struktur organisasi ini dalam bentuk workflow guna mempermudah penjelasan yang telah dijelaskan.

STRUKTUR ORGANISASI

PT. BANK TABUNGAN NEGARA(PERSERO) TBK BRANCH MANAGER SEKRETARIS Deputy Branch Manager Consumer Deputy Branch Manager Commercial Deputy Branch Manager Supporting Mortgage & Consumer Lending Consumer Funding & Service Customer Care Housing & Commercial Lending Commercial Funding & Service Operation Accounting Control

Teller Transaction _Processing

GBA Loan

Administration

Gambar 1.1 Bagan Struktur Organisasi

2.2.3 Kegiatan Usaha PT. Bank Tabungan Negara (Persero)

Kegiatan usaha yang dijalankan oleh PT. Bank Tabungan Negara (Persero) meliputi produk dana, kredit dan jasa. Berikut beberapa jenis produk dana, kredit dan jasa yang ada pada Bank BTN, yaitu :

1. Produk Dana

Produk simpanan yang disediakan oleh PT. Bank Tabungan Negara, yaitu: a. Tabungan Batara

Tabungan yang diselenggarakan oleh PT. Bank Tabungan Negara untuk membiasakan masyarakat Indonesia menabung, dan tabungan ini

diperuntukan secara perorangan maupun lembaga. Dalam penyetoran dan penarikannya dapat dilakukan disemua kantor cabang atau kantor cabang pembantu dan juga bisa dijadikan sebagai suatu persyaratan dan jaminan kredit.

b. Tabungan e-Batara Pos

Merupakan peremajaan dari produk tabanas batara yang diselenggarakan bekerjasama dengan PT. Pos Indonesia (Persero) melalui loket kantor pos yang telah ditentukan.

c. Tabungan Batara Prima

Tabungan yang diselenggarakan yang dimaksudkan untuk membudayakan kebiasaan menabung dengan sasaran golongan ekonomi menengah keatas, dimana jika penabung tidak menarik dananya selama dua bulan maka akan memperoleh bonus bunga. Selain itu tabungan ini juga merupakan tabungan dengan suka bunga yang tinggi dan fleksibilitas penarikan serta dilengkapi dengan fitur-fitur menarik.

d. Tabungan Haji Nawaitu

Merupakan tabungan yang diperuntukan bagi calon jamaah haji dalam rangka persiapan biaya perjalanan dalam menunaikan ibadah haji. e. Giro

Merupakan produk simpanan dengan fleksibilitas yang tinggi penarikannya yang dapat dilakukan setiap saat dengan menggunakan Cek atau bilyet giro serta media lainnya.

Merupakan simpanan dalam mata uang yang menguntungkan dan bunga deposito dapat dikapitalisasikan ke dalam pokok dan juga dapat dipindahbukukan untuk pembayaran angsuran rumah, tagihan rekening listrik dan telepon. Jangka waktu penempatan bervariasi mulai dari 1, 3, 6, 12 dan 24 bulan serta dapat dijadikan sebagai jaminan kredit (Kredit Swadana).

g. Sertifikat Deposito 2. Usaha Jasa Bank

Produk jasa yang disediakan adalah : 3. ATM Batara

Merupakan fasilitas layanan kartu bagi nasabah tabungan dan giro (Rp-Perorangan) di Bank BTN yang memberikan kemudahan bagi nasabah yang memenuhi berbagai macam kebutuhan transaksi melalui mesi ATM seperti tarik tunai, pembayaran tagihan dan sebagainya.

4. Kiriman Uang

Merupakan fasilitas jasa pelayanan Bank BTN untuk pengiriman uang dalam bentuk rupiah maupun mata uang asing yang ditujukan kepada pihak lain disuatu tempat (dalam atau luar negeri)

5. Inkaso

a. Dalam Negeri

Merupakan jasa pelayanan Bank BTN untuk melakukan penagihan kepada pihak ketiga atau inkaso tanpa dokumen ditempat lain di dalam negeri.

Merupakan jasa pelayanan Bank BTN untuk menagihkan pembayaran atas suatu warkat atau dokumen berharga kepada pihak ketiga yang berada di luar negeri menggunakan jasa bank koresponden.

6. Money Changer

Merupakan pelayanan yang di berikan kepada masyarakat yang ingin menjual atau membeli mata uang asing tertentu, yang mempunyai catatan kurs pada Bank Indonesia (BI).

7. Safe Deposit Box

Merupakan sarana penyimpanan barang atau surat berharga yang aman dan terjaga dari resiko kebakaran, bencana alam, dan sebagainya.

8. Bank Garansi

Merupakan pernyataan yang dikeluarkan oleh bank atas permintaan nasabah untuk menjamin resiko tertentu yang timbul apabila nasabah tidak dapat menjalankkan kewajibannya dengan baik kepada pihak menerima jaminan.

9. SPP Online Perguruan Tinggi

Merupakan layanan Bank BTN bagi perguruan tinggi atau sekolah dalam menyediakan delivery channel menerima setoran biaya – biaya pendidikan secara online.

10.Payment Point di Loket Bank BTN

Merupakan fasilitas layanan bagi nasabah untuk memudahkan dalam membayar tagihan rutin. Pembayaran tagihan yang dapat dilakukan saat ini adalah :

b. PLN Online (Praktis)

c. GSM pascabayar (Kartu Halo & Matrix)

d. Pajak, Menerima pembayaran pajak secara online dengan Dirjen Pajak melalui loket Bank BTN untuk PPh dan PPN

11.Usaha Pinjaman atau Kredit

Usaha pinjaman kredit kepada PT. Bank Tabungan Negara, dalam bentuk : a. Kredit Griya Utama

b. KPR Platinum c. Kredit Griya Multi d. Kredit Swa Griya e. Kredit Swadana

f. Kredit Perumahan Perusahaan g. Kredit Ringan Batara

h. Kredit Usaha Mikro dan Kecil i. Kredit Yasa Griya

j. Kredit Pendukung Perumahan k. Kredit Modal Kerja Kontraktor.

2.2.4 Filosofi Logo Perusahaan

Filosofi Bank Tabungan Negara mengambil pola segi enam. Pola ini mengambil bentuk sarang lebah, yang menyiratkan adanya kegiatan menabung pada masyarakat, sebagaimana halnya lebah yang selalu menyimpan madu perolehannya. Dengan lambang ini, Bank BTN melaksanakan pembangunan nasional dengan mengerahkan dana masyarakat berbentuk tabungan.

Pola ini juga menyiratkan “atap rumah” yang menjadi citra dan misi utama Bank BTN sebagai pelaksana KPR (Kredit Pemilikan Rumah) bagi masyarakat. Bentuk logo dengan huruf kecil melambangkan sikap ramah dan rendah hati, ramah terhadap semua segmen bisnis yang dimasuki, menunjukan keinginan yang besar untuk melayani dengan rendah hati (Customer Focus), warna huruf biru tua yang berarti warna biru melambangkan rasa nyaman, tenanf, dan menyejukan, warna ini umumnya dipakai oleh institusi bidang jasa.

Warisan luhur, stabilitas (Command, memimpin) dan serius (respect) serta tahan uji (reliable), dasar pondasi yang kuat, berhubungan dengan kesetiaan, hal yang dapat dipercaya, kehormatan yang tinggi (trust, integrity). Simbol dari spesialis (professionalism) bentuk gelombang emas cair sebagai symbol dari kekayaan finansial di Asia. Lengkungan emas sebagai metamorfosa dari sifat progresif, pandangan kedepan. Excellence, fleksibilitas serta ketangguhan atas segala kemungkinan yang akan datang. Warna kuning emas dan warna logam mulia menunjukan keagungan, kemuliaan, kemakmuran, kekayaan. Menjadikan kita merasa tajam perhatiaanya, aktif, kreatif dan meriah, warna spiritual dan melambangkan hal yang luar biasa.

2.2.5 Lokasi Perusahaan

Lokasi PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo terletak di Jalan Jenderal Ahmad Yani No. 15 Sidoarjo – Jawa Timur. Tepatnya di depan Alun – alun kota Sidoarjo.

2.3 Gambaran Bagian Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara 2.3.1 Tata Letak Ruangan Secara Umum Perusahaan

Fungsi Administrasi Kesekretariatan adalah sebagai berikut: a. Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.

b. Sebagai alat komunikasi perusahaan/organisasi. c. Sebagai pusat dokumentasi.

Ruang Tamu Ruang Sekretaris Ru an g B ra nc h M a na g er Ru an g Rap a t Lo a n Se rv ic e - L ay a na n K re d it K P R Lo an S er vic e L ayan an K re dit K PR

Area Duduk Tamu

Ar ea D u d u k T a m u Tangga Turun Lantai 1 Tangga Naik Lantai 3

Area Lantai 2

Area Bawah Lantai 1

TATA LETAK RUANGAN

r c o m p u te r

F

a

x

Fotocopy Pr in te r Scanner T e le p o n

Ruang

Sekretaris

Pi

n

tu

2.3.2 Tata Letak Ruangan Sekretaris Perusahaan

Tugas Pokok bagian Kesekretariatan adalah sebagai berikut: a. Mengelola surat masuk dan keluar.

b. Mengelola arsip.

c. Membuat surat perjanjian, surat keluar, nota dinas. d. Mengiventariskan peralatan perkantoran dan sebagainya.

2.3.3

28

2.

3.1 Surat

3.1.1 Pengertian Surat

Surat adalah lembaran kertas yang ditulis atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang ditujukan kepada alamat tertentu yang memuat informasi. Pengertian lainnya dari surat adalah alat komunikasi tertulis untuk menyampaikan isi hati atau maksud kepada orang lain. Orang lain di sini dapat diartikan perseorangan atau badan (organisasi atau instansi). Menurut Bratawidjaja (1992) Surat – menyurat atau korespondensi dapat dibagi menjadi dua, yaitu :

a. Korespondensi Eksternal, yaitu surat-menyurat yang ditujukan untuk instansi di luar instansi sendiri.

b. Korespondensi Internal, yaitu surat-menyurat yang dipergunakan dalam lingkungan sendiri termasuk antar kantor pusat dengan cabang – cabangnya atau kantor daerah.

Kelemahan para sekretaris dalam mengkonsep surat biasanya meliputi: a. Susunan redaksi surat tidak sistematis dan konsisten.

b. Susunan kalimat tidak lengkap sehingga tidak jelas dan menimbulkan salah tafsir.

c. Susunan kalimat panjang dan berbelit-belit, sehingga sukar dimengerti. d. Penggunaan tanda baca tidak pada tempatnya.

f. Pemakaian istilah asing yang tidak tepat. g. Redaksi dan bentuk surat kurang estetik

3.1.2 Tujuan Surat

Untuk memberitahukan atau menyampaikan informasi, penjelasan dan juga untuk menerima atau mendapatkan informasi dari pihak lain. Pada umumnya surat mempunyai tiga macam tujuan, yaitu :

a. Menyampaikan informasi.

b. Mendapatkan tanggapan dari pembaca surat.

c. Menyampaikan informasi sekaligus meminta tanggapan pembaca.

3.1.3 Bentuk Surat

A. Macam-Macam Bentuk Surat

Bentuk surat ialah tata letak bagian-bagian surat. Masing-masing bagian surat itu mempunyai posisi tertentu sesuai dengan fungsi dan perannya. Ada berbagai bentuk surat, yang satu sama lain berbeda pemakaiannya sesuai dengan kebiasaan instansi atau gaya masyarakat tertentu. Menurut Bratawidjaja (1992) pada asasnya hanya ada dua bentuk surat yang dapat dibedakan secara mendasar. Bentuk-bentuk lainnya sekedar variasi hasil modifikasi atas kedua bentuk dasar tersebut. Kedua bentuk dasar itu adalah bentuk lurus atau atau bentuk balok (block

style), dan bentuk lekuk atau bentuk bergerigi (indented style). Sedangkan

variasinya yang berdiri di antara keduannya ialah bentuk setengah lurus atau bentuk setengah balok (semi block style). Selain itu masih ada bentuk lurus penuh (full block), bentuk alinea menggantung (hanging paragraph style) dan bentuk surat dinas atau resmi (official style).

Bentuk-bentuk surat tersebut sebenarnya adalah model surat Eropa dan Amerika. Bentuk lekuk (indented style) adalah model Eropa lama, bentuk lurus (block style) adalah model Amerika, sedangkan bentuk setengah lurus (semi block style) adalah model Eropa baru.

Sedangkan bagian dari surat-surat meliputi: a. Kepala surat (kop surat)

b. Nomor Surat c. Tanggal

d. Alamat yang dituju e. Hal atau perihal f. Salam pembuka g. Isi surat

h. Penutup surat i. Salam penutup j. Nama perusahaan

k. Nama penanda tangan surat l. Nama jabatan

m. Lampiran n. Tembusan

o. Singkatan nama atau inisial

Bentuk lurus penuh masih langka pemakaiannya di Indonesia. Namun akhir-akhir ini menunjukkan bahwa bentuk lurus, frekuensi pemakaiannya pada kalangan swasta, telah sangat tinggi dan merata. Dengan ini surat-surat niaga

sudah umum memakai ketiga-tiganya, yaitu bentuk lurus penuh, bentuk setengah lurus. Sementara itu bentuk lekuk dan bentuk alinea menggantung jarang dipakai.

B. Proses Pembuatan Surat

Dalam proses pembuatan surat memiliki langkah-langkah yang harus sesuai dengan standar yang dimiliki. Menurut Bratawidjaja (1992) Berikut ini salah satu langkah – langkah dalam proses pembuatan surat adalah:

1. Penggunaan Kertas

a. Kertas jenis HVS singkatan dari Houtory Schrifty dengan ukuran folio = 8,5 x 13; kuarto = 8,5 x 11 dan jenisnya 60 gram, 80 gram.

b. Orion Skin, yaitu sering disebut kertas kulit bawang karena seperti kulit

bawang, jadi tipis tetapi kualitasnya lebih baik daripada HVS karena tidak mudah sobek.

c. Kertas Doorslag, yaitu kertas tipis yang biasanya untuk mengetik tembusan surat agar dapat diperoleh tembusan lebih banyak, namun setelah ada fotocopy, apalagi ada penggandaan dengan komputer kertas

doorslag sudah jarang dipakai.

d. Kertas Koran, yaitu kertas yang biasa juga untuk membuat konsep surat. 2. Pengetikan surat

a. Gunakan kertas yang bersih dan berkualitas baik.

b. Diusahakan agar rapid dan bersih serta tidak ada huruf menumpuk, tetapi dengan adanya komputer kesalahan huruf dengan mudah dapat dihapus tanpa alat penghapus (Tip Ex atau karet penghapus).

c. Menceraikan kata atas suku-suku kata harus tepat menurut ketentuan tata bahasa.

d. Redaksi surat memenuhi syarat estetika. 3. Huruf Mesin

Untuk mesin ketik manual (bukan komputer) ada dua macam huruf: a. Huruf pica, bentuk hurufnya besar-besar.

b. Huruf elite, bentuk hurufnya kecil-kecil

Karena jenis huruf mesin ketik manual ada dua macam maka hal ini mempengaruhi penentuan ukuran untuk format surat. Ukuran untuk format surat dapat diatur sebagai berikut:

a. Margin sebelah kiri untuk huruf pica 15 dan untuk elite 20, sedangkan margin kanan untuk pica 75 dan untuk elite 80.

b. Margin penulisan tanggal (kecuali bentuk huruf penuh) untuk pica 55 dan untuk elite 60)

4. Teknik Penulisan Surat yang Baik a. Perlengkapan

Perlengkapan dapat berupa semacam kertas yang sesuai dengan standar. Pemilihan kualitas kertas harus juga bagus karena surat akan dikirim keluar perusahaan maka dari itu penggunaan kualitas kertas harus bagus dan bersih. Serta perlengkapan alat perkantoran disediakan dalam pembuatan surat. Alat perkantoran seperti kertas, penghapus, sampul surat dan lain sebagainya.

b. Prinsip Dasar Penulisan Surat

a) Ringkas. Hindarilah pemakaian kalimat yang panjang dan berbelit, gunakanlah kata-kata seminimal mungkin, jelas, isinya tidak samar-samar dan tidak dapat menimbulkan keraguan bagi penerimanya. b) Sederhana. Pakailah kata-kata yang sederhana, hindarilah kata-kata

muluk, sehingga mudah dimengerti oleh penerimanya.

c) Ramah tamah dan sopan. Kata-kata yang dipakai selalu bersifat sopan santun tapi jangan sampai berlebih-lebihan (hormat yang melampaui batas).

c. Pedoman mengkonsep surat.

a) Sebelum memulai menulis surat, kumpulkanlah terlebih dahulu semua keterangan dan bahan-bahan yang diperlukan misalnya, mencari surat di lemari arsip, menelpon orang atau menemui orang tertentu.

b) Jika menulis surat untuk balasan surat yang diterima hendaknya sebagai pendahuluan menunjuk atau menyebutkan surat yang diterima itu sehubungan dengan surat Saudara tanggal….. nomor….. membalas

surat Saudara tanggal….. nomor…..

c) Apabila akan menulis surat, tentukanlah dahulu maksud surat itu yaitu apa yang hendak dikemukakan, ditanyakan dan sebagainya. Setelah itu tetapkan urutan-urutan dari hal-hal tersebut dengan teratur.

d) Dalam satu surat sebaiknya hanya dipersoalkan satu jenis masalah saja. Oleh karena pencampuran persoalan dalam satu surat akan menimbulkan kesulitan baik dalam penyelesaiannya maupun penyimpanannya yaitu sulit kembali kalau diperlukan.

e) Hindarilah pamakaian singkatan kata-kata kecuali yang sudah lazim dipakai. Perhatikan penggunaan tanda-tanda baca bagian-bagian surat dan kalimat.

3.1.4 Pengelompokan Surat

Pengelompokan surat dapat dikelompok ke dalam beberapa kelompok, yaitu menurut wujudnya, pemakaiannya, banyaknya sasaran pembaca yang dituju, isi dan maksudnya, sifatnya, dan urgensi penyelesaiannya (tingkat pentingnya). Menurut Purwanto (2007) pengelompokan surat tersebut secara lebih rinci dapat dijelaskan berikut ini :

1. Pengelompokkan Surat Menurut Wujudnya

Surat dapat dikelompokkan menjadi surat bersampul atau tertutup, kartu pos, warkat pos, memorandum dan nota, telegram dan teleks, dan surat tanda bukti. a. Surat bersampul

Surat bersampul (surat tertutup adalah surat yang dikirimkan oleh seseorang kepada orang lain yang terdiri atas kertas surat dan sampul (amplop) dengan berbagai ukuran. Surat bersampul dimaksudkan untuk menjaga kerahasiaan isi pesan dalam surat tersebut, sehingga tidak diketahui oleh orang yang tidak berhak menerimanya.

b. Kartu Pos

Kartu pos adalah bentuk surat terbuka yang digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan singkat/pendek dan praktis. Berbentuk kartu kecil dengan ukuran 10 cm x 15 cm yang dikeluarkan oleh PT Pos

Indonesia. Oleh karena kartu pos berukuran kecil, maka penyampaian pesan-pesan pada kartu pos tersebut diusahakan yang penting-penting saja. c. Warkat pos

Warkat pos adalah surat yang wujudnya berupa gabungan kertas surat dan amplop. Kertas warkat pos dibuat sedemikian rupa, sehingga apabila akan membentuk amplop. Sebagaimana diketahui, amplop tersebut sekaligus berfungsi sebagai lembaran isi surat. Hal inilah yang membedakan warkat pos dengan surat bersampul.

d. Telegram dan teleks

Telegram disebut juga sebagai surat kawat. Istilah telegram berasal dari

kata tele yang berarti “ jauh”, sedangkan gram (graf) berarti “ tanda yang

tercetak”. Jadi, telegram adalah berita yang tercetak dan disampaikan dari

jarak jauh. Ciri berita telegram adalah singkat. Biaya pengirimanya dihitung menurut banyak sedikitnya kata yang dikirimkan. Telegram dapat dibedakan menjadi dua jenis, yaitu telegram dinas pemerintah (formulirnya berwarna putih). Teleks (telegrapher exchange) berarti

“pertukaran berita yang tercetak dari jarak jauh”.

e. Memorandum (Memo) dan Nota

Memorandum atau sering disebut memo adalah surat yang digunakan oleh pimpinan untuk menyampaikan pesan singkat berupa pemberitahuan, permintaan, atau hal-hal lain dalam suatu organisasi (internal organisasi). Komponen penting dalam sebuah memo mencakup kepada siapa memo tersebut ditujukan, dari siapa, tentang apa, dan tanggal pembuatan atau penulisan memo.

f. Surat Tanda Bukti

Surat tanda bukti adalah surat yang memiliki fungsi sebagai bukti pengakuan sah atas suatu pembayaran tertentu antara satu pihak kepada pihak lain. Contoh surat tanda bukti yang sering dijumpai, antara lain faktur, kuitansi, dan tanda terima.

2. Pengelompokan Surat Menurut Pemakaiannya

Surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu surat pribadi (personal), surat bisnis (niaga).

1. Surat Pribadi

Surat Pribadi (personal letter) adalah surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Oleh karena bersifat pribadi, maka surat jenis ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal. Penulisan surat pribadi tentu saja sangat tergantung dari kemampuan seseorang dalam mengekspresikan buah pikiran, ide, ataupun gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain.

2. Surat Dinas

Surat Dinas atau surat resmi (formal letter) adalah surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Oleh karena berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan bersifat formal, maka surat dinas memiliki suatu format penulisan baku. Surat dinas juga merupakan salah satu alat komunikasi yang sanagt penting dalam kaitannya dengan pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari suatu instansi kepada

instansi lainnya dan dari instansi kepada seseorang atau sebaliknya. Contoh surat tugas, surat memo, surat kuasa dan lain sebagainnya.

3. Surat Bisnis

Surat Bisnis (bussiness letter) atau surat niaga adalah surat yang digunakan oleh seseorang atau badan yang menyelenggarakan kegiatan bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan mebel, perusahaan tekstil), perdagangan (perusahaan material bangungan, perusahaan ritel atau bisnis eceran) dan lain sebagainya. Yang termasuk surat bisnis, antara lain surat pemberitahuan, surat pemesanan, surat permintaan informasi dan surat pengaduan. Oleh karena itu, surat bisnis harus dibuat dengan sebaik-baiknya, jelas, dan menarik perhatian pembaca, menggunakan bahasa yang sederhana (mudah dipahami), serta dikelola secara professional oleh pegawai yang memiliki keahlian dalam bidang korespondensi.

3. Pengelompokan surat menurut banyaknya jumlah sasaran pembaca

Surat dapat dikelompokkan menjadi tiga, yaitu surat biasa, surat edaran, dan surat pengumuman. Masing-masing jenis surat tersebut akan dijelaskan secara rinci berikut ini :

a. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi. Apabila surat biasa tersebut bersifat terbuka (tanpa amplop) maka orang lainpun dapat dengan mudahnya membaca isi surat tersebut, misalnya surat pemberitahuan tentang penyelenggaraan workshop aplikasi komunikasi bisnis dalam suatu perusahaan. Namun bila surat biasa tersebut dimasukkan dalam amplop tertutup, maka sebaiknya orang yang tidak berhak menerimanya tidak memaksakan diri untuk membuka dan membacanya. b. Surat Edaran

Surat edaran adalah surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seorang atau suatu lembaga yang ditujukan kepada orang atau lembaga lain dalam jumlah yang banyak. Komponen penting dalam surat edaran adalah kop surat, nomor surat, perihal, tanggal pembuatan, isi, nama jelas orang yang berwenang dalam membuat surat edaran tersebut, dan tembusan yang ditujukan kepada pihak-pihak terkait.

c. Surat Pengumuman

Surat pengumuman adalah surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai atau karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas (bila disebarluaskan melalui media massa). Di dalam surat pengumuman, biasanya terdapat beberapa komponen penting, yaitu antara lain kop surat, nomor surat, perihal atau hal pengumuman, isi pengumuman, tanggal, bulan, tahun pengumuman, dan siapa penanggung jawab pengumuman tersebut.

4. Pengelompokan Surat Menurut Sifatnya

Surat dapat dikelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu surat biasa, dan surat konfidensial

a. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia) bisa beramplop atau tanpa amplop. Apabila surat biasa tanpa amplop, maka orang lain dapat dengan mudah mengetahui apa isi surat tersebut. Namun bila surat biasa tersebut dimasukkan dalam amplop, maka orang lain tidak boleh dengan seenaknya membuka surat yang bukan ditujukan kepadanya.

b. Surat Konfidensial (Terbatas)

Surat Konfidensial adalah surat yang isinya rahasia dan terbatas untuk kalangan tertentu. Artinya, surat tersebut ditujukan untuk pejabat tertentu dan bukan untuk disebarluaskan dalam suatu organisasi. Contoh surat konfidensial adalah surat hasil rapat pimpinan, surat hasil penilaian kinerja manajer, dan surat hasil keputusan wawancara kerja.

5. Pengelompokkan surat menurut urgensi penyelesaiannya

Menurut Purwanto (2007), Pengelompokkan surat menurut urgensi atau tingkat pentingnya suatu penyelesaian, surat dapat di kelompokkan menjadi tiga jenis, yaitu surat biasa, surat segera, dan surat kilat.

a. Surat Biasa

Surat biasa adalah surat yang penanganannya diperlakukan biasa saja atau tidak ada perlakuan khusus atas surat tersebut. Biasanya, surat biasa dibebani dengan prangko pengiriman biasa atau standar minimal untuk pengiriman surat biasa.

b. Surat Segera

Surat segera adalah surat yang memang memerlukan penanganan secepat mungkin atau dilakukan dengan segera, meskipun tingkat penanganannya tidak secepat surat kilat. Surat segera apabila dikirim melalui kantor pos, biaya perangko pengirimnya sedikit lebih besar daripada perangko untuk pengiriman surat biasa.

c. Surat Kilat

Surat kilat adalah surat yang memerlukan penanganan dengan sangat segera. Surat kilat dalam penanganannya memang harus didahulukan daripada surat-surat yang lainnya. Artinya, surat kilat ini memang memperolah perlakuan khusus dibandingkan surat-surat yang lainnya.

3.2 Surat Masuk dan Surat Keluar 3.2.1 Pengelolaan Surat Masuk

Menurut Wursanto (2004), dalam pengelolaan surat masuk perlu ditetapkan terlebih dahulu bagaimana organisasi pengelolaan surat masuk, dan bagaimana proses pengelolaan surat masuk. Organisasi pengelolaan surat masuk adalah unit-unit yang terlibat dalam proses pengelolaan surat masuk, yang terdiri dari unit penerima, unit penyortir, unit pencatat, unit pengarah, unit pengolah, dan unit penata arsip.

Uraian tugas dari masing-masing unit dapat dijelaskan sebagai berikut: 1. Penerima Surat memiliki tugas:

Surat dapat diterima melalui kurir dengan menggunakan buku ekspedisi atau lembar pengantar. Surat masuk dapat juga dikirim dengan alamat kotak pos atau PO.BOX. Oleh karena itu, petugas penerima harus mengambil surat di kotak pos atau PO.BOX di kantor pos.

b. Memeriksa jumlah dan alamat surat.

c. Memberi paraf dan nama terang pada buku ekspedisi atau pada lembar pengatar surat.

d. Mengantarkan surat kepada unit penyortir. 2. Penyortir surat bertugas:

a. Menerima surat yang diserahkan oleh unit penerima.

b. Mengelompokkan surat ke dalam kelompok surat dinas dan surat pribadi. c. Menyortir surat berdasarkan klasifikasi surat.

Menurut sifatnya, surat dibedakan menjadi surat sangat rahasia, surat rahasia, surat penting dan surat biasa. Surat sangat rahasia adalah surat yang erat hubungannya dengan keamanan organisasi atau perusahaan, dan apabila surat tersebut sampai jatuh ke tangan orang-orang yang tidak bertanggungjawab, maka akan dapat membahayakan keamanan organisasi atau perusahaan. Surat rahasia adalah surat yang dapat merugikan kepentingan martabat pimpinan dan organisasi atau perusahaan yang bersangkutan apabila jatuh ke tangan orang yang tidak bertanggungjawab. d. Membuka surat

Surat-surat penting, surat sangat rahasia, dan surat rahasia tidak boleh dibuka, sedangkan surat biasa boleh dibuka.

f. Membubuhkan tanda tangan penerimaan pada setiap surat.

g. Mengirim surat dalam keadaan terbuka (untuk surat penting dan biasa) dan surat yang masih tertutup (sangat rahasia dan rahasia) kepada unti pencatat berikut sampul suratnya.

3. Pencatat surat bertugas:

a. Menerima dan menghitung secara teliti surat-surat yang dikirim oleh unit penyortir.

b. Mencatat surat-surat tersebut pada lembar pengantar surat dan kartu kendali.

c. Menyampaikan surat-surat tersebut dengan dilampiri lembar pengatar dan kartu kendali ke unit pengarah.

4. Pengarah surat bertugas:

a. Menerima dan meneliti surat yang telah dilampiri lembar pengatar dan kartu kendali untuk diarahkan kepada unit pengolah.

b. Menyampaikan surat-surat tersebut kepada unit pengolah menggunakan buku pengiriman surat, melalui petugas yang ada pada unit pengarah. c. Menyimpan arsip kartu kendali (1lembar).

5. Pengolah surat bertugas: a. Menerima surat.

b. Memproses atau mengolah lebih lanjut surat-surat yang diterima. c. Memberikan disposisi pada lembar disposisi yang tersedia.

d. Mengendalikan surat-surat yang telah diproses kepada unit pengarah melalui petugas pada unit pengolah, berikut tindakan pengendalian surat

dan lembat-lembar pengantar surat. Untuk surat-surat sangat rahasia dan rahasia, yang dikembalikan hanya lembar pengantar saja.

6. Penata arsip bertugas:

a. Menerima surat dari unit pengolah.

b. Menyimpan surat-surat yang telah selesai diolah dengan menggunakan sistem kearsipan yang telah dibakukan oleh organisasi atau peurasahaan yang bersangkutan.

c. Menerima kartu kendali untuk kemudian disimpan pada tempatnya.

d. Mengirim kartu kendali lainnya kepada unit pengolah, sebagai bukti bahwa surat-surat tersebut sudah disimpan di unit kearsipan.

3.2.2 Proses Pengurusan Surat Masuk

Menurut Wursanto (2004), menyatakan bahwa pengurusan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam yaitu pengurusan surat penting, pengurusan surat rahasia atau tertutup, dan pengurusan surat biasa.

1. Pengurusan surat penting

Surat penting adalah surat yang memuat informasi tentang permasalahan pokok, yang baik secara langsung ataupun tidak langsung akan mempengaruhi keberhasilan organisasi atau perusahaan. Surat penting memiliki kegunaan cukup lama, tidak hanya sekali pakai, tetapi berlaku sampai kurun waktu tertentu hingga permasalahannya selesai dikerjakan.

2. Proses pengurusan surat penting

Pengurusan surat penting dilakukan melalui proses berikut:

b. Unit penerima meneruskan kepada unit penyortir.

c. Unit penyortir membuka surat dan meneruskan kepada unit pencatat surat lampiran dan sampul surat.

d. Unit pencatat menyiapkan kartu kendali rangkap tiga, dan mengisi kolom-kolomnya berdasarkan data-data yang ada pada surat tersebut. Unit pencatat kemudian meneruskan kepada unit pengarah dengan dilampiri kartu kendali rangkap tiga yang telah diisi berserta lembar disposisinya. e. Unit pengarah meneruskan surat tersebut kepada unit pengolah berikut

kartu kendali dengan memperhatikan:

a) Lembar pertama kartu kendali ditinggal pada unit pengarah.

b) Lembar kedua dan ketiga kartu kendali berikut surat dan lampirannya diteruskan kepada unit pengolah.

f. Unit pengolah menerima dan memproses lebih lanjut surat penting tersebut dengan memerhatikan:

a) Lembar ketiga kartu kendali tetap tinggal di unit pengolah surat.

b) Lembar kedua kartu kendali dikembalikan kepada unit pengarah untuk kemudian diteruskan kepada unit penata arsip. Berikut penjelasan proses mengenai pengurusan surat penting:

3. Batas waktu penyelesaian surat penting

Pada prinsipnya setiap surat masuk harus diselesaikan dalam batas waktu tertentu. Demikian juga dengan surat masuk yang memerlukan balasan. Surat itu sudah harus dibalas dalam batas waktunya tertentu. Batas waktu penyelesaian surat yang ditetapkan oleh setiap instansi ataupun perusahaan berbeda-beda. Sampai saat ini memang belum ada kode etik teta persuratan dinas yang baku.

Diluar negeri, misalnya, ada ketentuan yang berbunyi three days rules atau

“aturan 3 hari”. Aturan ini menentukan bahwa setiap surat harus dapat

diselesaikan dalam waktu 3 hari. Jadi, misalnya ada surat yang memerlukan balasan, dalam batas waktu 3 haru surat tersebut harus sudah dibalas.

4. Pengurusan surat rahasia

Surat rahasia dan surat sangat rahasia biasanya bersampul dua. Kedua sampul, baik sampul luar maupun sampul dalam, diberi nomor pada sudut bagian atas sebelah kiri dan diberi cap dinas. Unit penerima, unit penyortir, dan unit pencatat tidak diperbolehkan membuka sampul surat dalam atau sampul surat kedua. Pengurusan surat rahasia dan sangat rahasia atau surat tertutup bisa dilakukan melalui proses berikut:

a. Semua surat masuk termasuk surat rahasia dan sangat rahasia, atau surat tertutup diterima oleh unit penerima surat.

b. Unit penerima meneruskan surat tersebut kepada unit penyortir berikut surat-surat yang lain.

c. Unit penyortir meneruskan surat tersebut kepada unit pencatat.

d. Unit pencatat meneruskan surat tersebut kepada unit pengarah dengan menggunakan lembar pengantar surat rahasia.

e. Unit pengarah meneruskan surat rahasia yang masih dalam keadaan tertutup berikut lembar pengatar surat rahasia kepada unit pengolah.

f. Unit pengolah menerima surat rahasia tersebut masih dalam keadaan tertutup berikut lembar pengantarnya.

g. Unit pengolah menandatangani lembar pengatar dan mengembalikan kepada unit pengarah sebagai arsip.

h. Unit pengolah membuka sampul surat, membaca, serta memproses lebih lanjut sampai selesai. Proses pengurusan surat rahasia dapat dilihat pada bagan di bawah ini.

3.2.3 Pengelolaan Surat Keluar

Menurut Wursanto (2004), Surat keluar adalah surat bersifat kedinasan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan yang dikirim atau ditujukan kepada pihak lain di luar organisasi atau perusahaan. Dalam bagian ini, pembahasan pengelolaan surat keluar hanya terbatas pada surat dinas. Surat dinas adalah surat yang dibuat oleh atau untuk kepentingan dinas organisasi atau perusahaan.

Pengelolaan surat keluar pada dasarnya tidak jauh berbeda dengan pengelolaan surat masuk. Sama halnya dengan surat masuk, surat keluar juga dibedakan menjadi tiga macam, yaitu surat penting, surat rahasia, dan surat biasa. Pengelolaan tiga macam surat keluar tersebut pada prinsipnya sama. Perbedaannya terletak pada pengelolaannya. Pengelolaan surat penting dapat menggunakan kartu kendali, sedangkan pengelolaan surat rahasia dan surat biasa menggunakan lembar pengantar masing-masing.

Proses pengelolaan surat keluar :

1. Semua konsep surat keluar dibuat oleh satuan kerja pengolah. Pengolah adalah pejabat pimpinan unit satuan kerja yang bertugas mengolah penyelesaian surat-surat.

2. Konsep surat diketik menjadi surat dinas oleh satuan kerja pengolah. Setelah selesai diketik kemudian diserahkan kepada satuan kerja tata usaha atau secretariat untuk dicatat dan diproses lebih lanjut.

3. Surat kemudian dicatat identitasnya oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat dan diteruskan kepada pejabat atau pimpinan yang bersangkutan untuk ditandatangani.

4. Setelah surat ditandatangani, surat dinas tersebut dikembalikan kepada satuan kerja tata usaha atau secretariat, selanjutnya dilampiri dengan kartu kendali (untuk surat penting), atau lembar pengatar (untuk surat rahasia dan surat biasa), yang telah diisi secara lengkap kolom-kolomnya.

5. Surat dinas yang telah ditandatangani diberi nomor, diberi cap dinas, lembar asli berikutnya lampirannya (bila ada), dan tembusan surat, dikirim ke alamat tujuan sesuai dengan derajat surat dinas (penting, rahasia, biasa). Kartu kendali lembar I disimpan di tempat satuan kerja tata usaha atau sekretariat, yang bertindak sebagai pengarah surat. Sementara itu, lembar kerja ke II dan lembar ke III dikirim kepada satuan kerja pengolah bersama tembusan arsip. 6. Oleh satuan kerja pengolah, kartu kendali lembar ke II dank e III

ditandatangani sebagai bukti bahwa konsep surat dinas telah selesai diproses dan telah dikirim oleh satuan kerja tata usaha atau sekretariat.

7. Selanjutnya, kartu kendali lembar ke II dikirim kembali oleh satuan kerja pengolah kepada penata arsip pada satuan kerja tata usaha atau sekretariat. 8. Kartu kendali lembar ke III bersama konsep surat serta arsipnya disimpan di

3.3 Kearsipan

3.3.1 Pengertian Arsip

Menurut Gie (1992) Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis karena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan kembali. Jadi sebagai intinya arsip adalah kumpulan warkat. Warkat-warkat ini harus memenuhi syarat, yaitu disimpan secara sistematis, masih mempunyai sesuatu kegunaan, dan dapat ditemukan kembali secara cepat. Aktivitas pokok di bidang kearsipan ialah menyimpan warkat, tapi tujuannya yang utama ialah menemukan kembali secara cepat sesuatu warkat yang diperlukan. Sebagai perbandingan di bawah ini dikutipkan 2 perumusan mengenai arsip itu, yaitu definisi dari pengarang modern dan perumusan yang lebih tua dari abad 19.

Menurut T.R Schellenberg dalam Gie (1992) merumuskan bahwa Arsip adalah

“ Those records of any public or private institution which adjudged worthy of permanent preservation for reference and research purposes and which have been deposited or have been selected for deposit in an archival

institurion ”.

T.R Schellenberg dalam Gie (1992) menyatakan bahwa arsip adalah suatu

warkat dari badan instansi yang diputuskan untuk disimpan sesuai dengan kegunaan tepat dalam mencari keterangan setelah mencari data disimpan dalam suatu badan arsip yang akan dipilah-pilah sesuai dengan gunaan arsip tersebut.

Menurut Fruin (Gie, 1992) merumuskan bahwa arsip adalah

“ The whole of the written documents, drawings and printed Matters, officially received or produced by an administrative Body or one of its

officials, in so far as these documents were Intended to remain in the custody of that body or of that Official ”.

Fruin (Gie, 1992) menyatakan bahwa arsip merupakan dokumen dalam bentuk tertulis, lukisan atau barang cetak yang keseluruhan secara resmi diterima oleh suatu organisasi atau perusahaan untuk pemeliharaan dokumen penting sepanjang memiliki nilai guna di tangani oleh badan tersebut.

Sebagai pusat ingatan tentang kegiatan-kegiatan yang telah berlangsung dan tempat untuk mencari berbagai keterangan yang diperlukan bagi tindakan atau putusan yang akan datang dalam sesuatu instansi maka arsip harus diatur dan diperlihara dengan sebaik-baiknya. Sebagai akibat dari pengabaian terhadap arsip, maka di lingkungan instansi-instansi pemerintah Indonesia segi tatausaha ini banyak menimbulkan kesulitan. Masalah-masalah pokok dibidang kearsipan yang umumnya dihadapi oleh instansi-instansi itu ialah bertalian dengan hal-hal berikut:

a. Tidak dapat menemukan kembali secara cepat dari bagian arsip sesuatu surat yang diperlukan oleh pimpinan instansi atau satuan organisasi lainnya.

b. Peminjaman atau pemakaian sesuatu surat oleh pimpinan atau satuan organisasi lainnya yang jangka waktunya sangat lama, bahkan kadang-kadang tidak dikembalikan.

c. Bertambahnya terus-menerus sutat-surat ke dalam bagian arsip tanpa ada penyingkirannya sehingga tempat dan peralatan tidak lagi mencukupi.

d. Tata kerja dan peralatan kearsipan yang tidak mengikuti perkembangan dalam ilmu kearsipan modern sebagai akibat dari pegawai-pegawai arsip yang tak cakap dan kurangnya bimbingan secara teratur.

Untuk mengatasi masalah-masalah tersebut diatas maka perlulah dipelajari, diatur, dan diperkembangkan pedoman-pedoman mengenai:

a. Sistem penyimpanan warkat yang tepat bagi masing-masing instansi. b. Tata kerja penyimpanan dan pemakaian warkat.

c. Penyusutan arsip secara teratur.

d. Penataran pegawai-pegawai bagian arsip sehingga memiliki dan dapat mempraktekkan pengetahuan di bidang kearsipan terbaru yang efisien.

3.3.2 Jenis Arsip

Menurut Haryadi (2009), Dalam administrasi perkantoran, arsip memiliki jenis sebagai berikut berdasarkan fungsinya:

1. Arsip dinamis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan secara langsung untuk perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. 2. Arsip statis, yaitu arsip yang setiap hari digunakan, tetapi tidak secara langsung untuk perencaan, pelaksanaan, dan pengendalian kegiatan operasional perusahaan. Arsip seperti ini tetap disimpan dengan alasan historisnya.

3. Arsip Aktif, arsip yang menyimpan warkat-warkat yang masih berada dalam proses penyelesaian. Dokumen ini mencakup berkas pegawai yang masih bekerja, dokumen pembelian bahan baku pada tahun anggaran yang sedang berjalan, dan korespondensi yang dilakukan organisasi dengan pihak eksternal.

4. Arsip inaktif, yaitu dokumen jangka panjang dan dokumen semi aktif. Dokumen disebut semi aktif bila hanya digunakan minimal 5 kali dalam

setahun. Dokumen jangka panjang memiliki nilai bersinambungan bagi pelaksanaan operasi perusahaan dan disimpan untuk jangka waktu tertentu sesuai dengan jadwal retensi dokumen. Contoh dokumen inaktif adalah berkas karyawan yang sudah pensiun, pembelian bahan baku yang sudah dibayar pada tahun anggaran yang lalu, dan dokumen lain yang telah berlaku.

3.3.3 Sistem Pengindeksan

Menurut Sukoco (2006), Sistem pengindeksan adalah sistem yang mengatur urutan unit-unit atau bagian-bagian dari kata-kata kunci yang akan disusun menurut abjad, sebagai tanda pengenal untuk memudahkan penentuan tempat penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Bentuk indeks ini dapat berupa kartu, daftar, atau buku yang disusun sedemikian rupa agar nantinya tidak mendapat kesulitan dalam menemukan kembali arsip yang dibutuhkan.

Ada beberapa sistem yang digunakan dalam mengindeks dokumen maupun arsip Gie (2000), yaitu :

1. Sistem kronologis, yang menggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan. Dalam bidang administrasi, tanggal dapat menunjukkan.

a. Saat ditandatanganinya sebuah surat atau dokumen atau arsip.

b. Saat dimulai ketentuan yang ada dalam surat atau dokumen atau arsip tersebut.

c. Saat surat atau dokumen atau arsip tersebut dikirimkan keluar dari organisasi.

d. Saat yang menunjukkan hari, bulan, dan tahun berlangsungnya suatu peristiwa atau ditulisnya surat atau dokumen atau arsip.

2. Sistem Abjad, digunakan untuk menyimpan dokumen yang ada berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan. Nama dapat terdiri dari 2 jenis, yaitu nama orang (nama-lengkap dan nama-tunggal), dan nama badan (nama badan pemerintah, nama badan swasta, dan nama organisasi ). Sistem ini juga disebut direct filing system, dimana petugas dapat langsung menuju file penyimpanan dalam mencari dokumen tanpa melalui alat bantu (indeks). 3. Sistem Subjek. Sistem ini didasarkan pada isi dari dokumen yang

bersangkutan, misalnya perihal, pokok masalah, permasalahan, pokok surat, dan lain-lain. sistem ini juga disebut dengan topical filing atau data filing dan dikenal sulit dalam pengelolaanya. Karena setiap orang akan menginterpretasikan perihal yang dimaksud pada surat secara berbeda, maka dalam pemakaian sistem ini diperlukan panduan yang cukup lengkap dan jelas untuk menghindarinya.

4. Sistem Numerik. Sistem ini merupakan sistem penyimpanan warkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau badan, yang disebut juga indirect filing system (karena penentuan nomor yang akan digunakan memerlukan pengelompokkan masalahnya terlebih dahulu). Misalnya :

a. 90 PERJALANAN DINAS

b. 91 Perjalanan Dinas Direktur dan Wakil Direktur c. 92 Perjalanan Dinas Manajer

5. Sistem Geografis. Sistem ini didasarkan pada pengelompokkan menurut nama tempat. Sistem ini dapat dikelola menurut 3 tingkatan, yaitu:

a. Nama negara, surat atau dokumen yang diterima nantinya dikelompokkan berdasarkan negara yang bersangkutan.

b. Nama wilayah administrasi negara setingkat propinsi. c. Nama wilayah administrasi khusus.

d. Nama wilayah administrasi negara setingkat kabupaten.

3.3.4 Pengorganisasian Arsip

Menurut Quible (2001), ada tiga sistem penyimpanan dokumen yang dapat dipertimbangkan oleh suatu organisasi, yaitu penyimpanan terpusat atau sentralisasi, penyimpanan desentralisasi, dan kombinasi kedua sistem. Pemilihan sistem tersebut harus mempertimbangkan faktor jumlah dan status kantor yang harus dilayani oleh jasa penyimpanan dokumen, seperti seberapa dekat letak kantor pusat dengan kantor cabang yang dimiliki oleh organisasi, berapa jumlah kantor cabang yang dimiliki, apakah tersedia sistem telekomunikasi dan sistem penyimpanan dokumen yang dapat diandalkan, ketersediaan tenaga pengelola dokumen, serta permintaan dokumen dari pemakai maupun sistem yang paling bagus memenuhi kebutuhan organisasi, subunit, dan personilnya.

A. Sistem Sentralisasi

Pada sistem sentralisasi, semua dokumen disimpan di pusat penyimpanan. Unit bawahanya yang ingin menggunakan dokumen dapat menghubungi untuk mendapatkan dan menggunakan sesuai dengan keperluan yang dimaksud.

a. Mencegah duplikasi. Dengan sistem pengawasan yang terpusat, setiap dokumen yang berkaitan dengan subjek tertentu akan disimpan pada ruangan penyimpanan.

b. Layanan lebih baik. Penggunaan sistem ini memerlukan tenaga khusus yang terlatih, sehingga diharapkan layanan yang diberikan akan lebih baik dibandingkan dibebankan secara mandiri.

c. Adanya keseragaman. Semua dokumen yang terpusat, pengelolaan dan penyimpanannya akan dilakukan secara seragam serta memudahkan pengawasan.

d. Menghemat waktu. Keradaan tempat penyimpanan dan penemuan kembali dokumen pada satu tempat menjadikan pemakai akan menghemat waktu bila mencari informasi.

Beberapa kerugian sistem sentralisasi, antara lain:

a. Kesulitan fisik. Tidak semua department letaknya berdekatan dengan Pusat Dokumen dan hal ini mengakibatkan terjadinya penundaan dalam mendapatkan sebuah dokumen.

b. Kebocoran informasi. Karena beberapa berkas ditempatkan diruang pusat, akan terjadi kekhawatiran adanya publisitas terhadap masalah yang dianggap penting antara berbagai bagian yang berbeda-beda.

c. Berbagai bagian mungkin mempunyai kebutuhan yang berlainan. Kadang-kadang informasi yang sama diperlukan dalam berbagai bentuk, misalnya nama nasabah yang dijajarkan menurut nama, namun nama tersebut dapat pula dijajarkan menurut lokasi atau pembagian geografi.

d. Adanya ketakutan akan hilangnya dokumen. Karena tidak ada duplikasi bila dokumen di pusat dokumen hilang atau terbakar, maka dokumen akan hilang selama-lamanya.

B. Sistem Desentralisasi

Sistem ini menyerahkan pengelolaan dan penyimpanan dokumen pada masing-masing unit. Ada beberapa keuntungan dari penggunaan sistem ini, antara lain:

1. Dekat dengan pemakai, sehingga penggunaan dokumen di dalam organisasi dapat langsung diawasi, dan di sisi lain pemakai dapat langsung memakainya tanpa kehilangan waktu maupun tenaga untuk mendapatkannya.

2. Sistem ini sangat cocok bila informasi rahasia yang berkaitan dengan sebuah bagian disimpan di bagian yang bersangkutan.

3. Sistem ini juga akan menghemat waktu dan tenaga dalam pengangkutan berkas, karena setiap berkas yang relevan dengan sebuah bagian akan disimpan di bagian yang bersangkutan.

Beberapa kerugian sistem desentralisasi adalah:

1. Pengawasan relatif sulit untuk dilakukan, karena letak dokumen yang tersebat di masing-masing bagian dan sangat lazim apabila masing-masing akan menerapkan standar penyimpanan yang berbeda-beda.

2. Karena banyak duplikasi atas dokumen yang sama, hal itu mengakibatkan terjadinya duplikasi ruangan, perlengkapan, dan alat tulis kantor yang menjadikannya kurang efisien.

3. Karena proporsi pekerjaan untuk menyimpan dokumen hanya menjadi salah satu fungsi dari tenaga administrasi, kegiatan ini akan mengakibatkan layanan yang diterima kurang memuaskan.

4. Sistem ini akan mengalami kesulitan pemberkasan berkaitan dengan dokumen yang relevan dan berkaitan dengan dua bagian atau lebih.

C. Sistem Kombinasi

Pada sistem kombinasi, masing-masing bagian menyimpan dokumennya sendiri di bawah control sistem terpusat. Dokumen yang disimpan pada masing-masing bagian lazimnya adalah dokumen menyangkut personalia, gaji, kredit, keuangan, dan caratan penjualan. Pada sistem kombinasi, tanggung jawab sistem berada di pundak Manajer Dokumen atau petugas yang secara operasional bertanggung jawab atas pengelolaan dokumen sebuah organisasi. Sistem kombinasi memiliki keuntungan sebagai berikut:

a. Adanya sistem penyimpanan dan temu balik yang seragam.

b. Menekan seminimum mungkin kesalahan pemberkasan serta dokumen yang hilang.

c. Menekan duplikasi dokumen.

d. Memungkinkan pengadaan dokumen yang terpusat dengan imbas efisien biaya yang lebih baik.

Disisi lain, sistem ini memiliki kerugian sebagai berikut:

a. Karena dokumen yang bertautan tidak ditempatkan pada tempat yang sama akan menyebabkan sulitnya penggunaan dokumen yang dimaksud.

c. Masalah yang berasal dari sistem sentralisasi dan desentralisasi akan dibawa ke sistem kombinasi, walaupun dapat diminimalisir apabila pengelolaannya dilakukan secara cermat dan tepat.

58

3.

Pelaksanaan Proyek Akhir di PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk pada bagian Sekretaris diselenggarakan pada :

Tanggal : 01 Maret 2013 – 31 Mei 2013

Tempat : Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo

Peserta : Vivie Fristhiansari (10.39015.0003)

Berikut ini merupakan tugas pelaksanaan proyek akhir selama tiga bulan: Tabel 3.1 Tugas Kegiatan Proyek Akhir

No. Nama Kegiatan

1. Pengelolaan surat masuk dan keluar secara manual dan komputerisasi

2.

Pengelolaan arsip surat masuk dan surat keluar secara Elektronik Filing (E-Filing)

3.

Penjelasan mengenai pengelolaan tentang pengubahan dokumen

hardcopy menjadi softcopy secara online melalui Optical Character Recognition (OCR)

Sekretaris PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk Kantor Cabang Sidoarjo memiliki data untuk diarsipkan. Arsip yang berada di bagian Sekretaris merupakan arsip surat masuk, surat keluar, memo, surat perjanjian kerjasama dan lain sebagainya. Dalam hal ini diperlukan sistem pengarsipan yang baik dengan harapan untuk memudahkan kembali dalam mencari data yang dibutuhkan sesuai

87

Sedangkan OCR Scanner adalah suatu program yang akan mengubah secara otomatis di dalam gambar hasil scan agar menjadi file teks yang bisa diolah. Berikut ini langkah-langkah dalam mengkonverter dokumen menjadi file softcopy.

1. Langkah Pertama

Buka google chrome  ketikkan alamat website http://www.onlineocr.net/

Gambar 3.26 Tampilan Awal OCR Online 2. Langkah Kedua

Gambar 3.27 Memilih file dan mengupload file 3. Langkah Ketiga

Pilih bahasa yang sesuai dengan text  Pilih format file yang akan dijadikan softcopy-an Pilih Upload

89

4. Langkah Keempat

Ketikan code sesuai dengan yang ditunjukkan oleh internet  Pilih Recognize untuk menampilkan file yang sudah dipilih.

Gambar 3.29 Mengetik kode dan Recognize 5. Langkah Kelima

Maka hasil akhir akan seperti berikut ini lalu kita download file tersebut yang sudah kita pilih.

90

Berdasarkan uraian tentang proses pengarsipan pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk yang dibahas pada bab dan sub bab sebelumnya, maka dalam bab ini akan dikemukakan beberapa kesimpulan dan saran sebagai berikut:

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisa yang telah diuraikan pada bab sebelumnya maka dapat ditarik beberapa kesimpulan yaitu sebagai berikut:

1. Penanganan surat masuk dan keluar secara manual pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk menggunakan lembar disposisi. Surat masuk dan keluar secara komputerisasi pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk dilakukan dengan menggunakan Microsoft Excel dan aplikasi manajemen surat dari Bank BTN. Dengan menggunakan software tersebut dapat mempermudah sekretaris dalam mengerjakan tugas kesehariannya, dan proses pencarian kembali terhadap surat yang diinginkan dapat ditemukan dengan mudah.

2. Proses pengarsipan yang dilakukan pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk, yaitu penerimaan surat, input data ke dalam aplikasi manajemen surat, scanner surat, dan penyimpanan surat secara elektronik. Sedangkan untuk penyimpanan surat keluar proses penyimpanan adalah perancangan surat, pengetikan, pemintaan tanda tangan pimpinan, penomoran surat oleh sekretaris dan yang terakhir scanner dan penyimpanan surat secara elektronik (e-filing).

91

3. Dokumen hardcopy dapat diubah menjadi file softcopy tanpa harus mengetik ulang. Hal itu dapat dilakukan dengan menggunakan software Optical Character Recognition (OCR) yang dapat dilakukan dengan cara online tanpa register.

5.2 Saran

Adapun beberapa saran yang dapat diuraikan pada PT. Bank Tabungan Negara (Persero) Tbk selama pelaksanaan proyek akhir, antara lain :

1. Untuk proses pengarsipan lebih disiapkan lagi hardisk dan antivirus guna mencegah terjadinya virus, karena seluruh penyimpanan surat – surat dilakukan secara komputerisasi.

2. Tata letak ruang penyimpanan arsip seharusnya diletakkan pada tempat khusus bukan diletakkan dibawah meja sekretaris sampai bertumpuk ordner nya. Arsip seharusnya ditempatkan pada ruangan khusus arsip agar lebih memudahkan dalam pencarian dan map ordner tidak terpisah dengan map ordner lainnya dilemari arsip yang sama.

Bratawidjaja, Thomas Wiyasa. 1992. Korespondensi Bisnis Untuk Sekretaris Perusahaan. Jakarta: PT Pustaka Binaman Pressindo

Haryadi, Hendi. 2009. Administrasi Perkantoran Untuk Manajer & Staf. Jakarta: Transmedia Pustaka

Nuraida, Ida. 2008. Manajemen Administrasi Perkantoran. Yogyakarta: Kanisius (Anggota IKAPI)

Purwanto, Djoko. 2007. Korespondensi Bisnis Modern, Surabaya: Erlangga

Sukoco, Munir Badri. 2006. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Surabaya: Erlangga

The Gie Liang. 1992. Administrasi Perkantoran Modern. Yogyakarta: Liberty Yogyakarta

Wursanto, Ignatius. 2004. Kompetensi Sekretaris Profesional. Yogyakarta: Andi Yogyakarta.