f. Jenis Arsip menurut Tempat Tingkat Pengelolaannya
Menurut tempattingkat pengelolaannya, arsip dibedakan menjadi 2 macam, yaitu arsip pusat dan arsip unit, jika kearsipan itu berkaitan dengan lembaga
pemerintah, maka ada arsip pusat dan arsip nasional daerah.
g. Jenis Arsip menurut Keasliannya
Menurut keasliannya, arsip dapat dibedakan menjadi empat macam, yaitu arsip asli, arsip tembusan, arsip salinan, dan arsip petikan.
3.2.3 Perlengkapan Pengarsipan
Perlengkapan yang dibutuhkan dalam mengarsip surat menurut Amsyah 1996 yaitu :
1 Map, merupakan lipatan karton dengan helai–helai penutup pada ketiga
sisinya, biasanya perlengkapan ini digunakan untuk menyimpan arsip sementara.
2 Snelhechter, yaitu map yang dilengkapai dengan penjepit arsip.
3 Briefordner, yaitu map tebal yang dilengkapi dengan penjepit logam yang
melengkung sehingga bisa memuat banyak arsip. 4
Folder merupakan lipatan karton untuk menyimpan arsip yang biasanya dilengkapi dengan tab, berfungsi untuk menempatkan kode atau indeks yang
menunjukan isi folder. 5
Guide, yaitu lembaran yang berfungsi sebagai pembahas folder dan sekaligus pedomanpetunjuk klasifikasi arsip di dalam laci arsip.
6 Lemari arsip, berfungsi sebagai tempat menyimpan deretan atau tumpukan map
arsip.
7 Filing cabinet, atau laci arsip, yaitu tempat khusus menyimpan folder, kadang-
kadang dilengkapi dengan rel penggantung folder sehingga sangat memudahkan penyimpanan dan pengambilan arsip. Pada tiap laci biasanya
tersedia tempat untuk menaruh kode.
3.2.4 Sistem Pengarsipan
Sistem pengarsipan menurut Amsyah 1996 adalah sistem yang dipergunakan pada penayimpanan berkas dokumen agar kemudahan kerja
penyimpanan dapat diciptakan dan penemuan dokumen yang sudah disimpan sewaktu–waktu dapat dilakukan dengan cepat bilamana dokumen tersebut
sewaktu waktu diperlukan. Sistem pengarsipan merupakan urat nadi dari suatu perusahaan atau organisasi. Perusahaan atau Organisasi yang baik dapat maju dan
berkembang karena sistem pengarsipannya teratur dan sistematis. Berikut ini adalah sistem penyimpanan arsip yang sudah dipergunakan, yaitu :
a. Penyimpanan secara Alfabetis atau Abjad
Sistem penyimpanan arsip menurut abjad berarti warkat yang dibuat atau diterima yang di dalammya termuat nama orang, nama organisasi nama
wilayah, ataupun nama pokok soal disimpan menurut urutan abjad dari huruf A-Z.
1 Keuntungan menggunakan Alfabetis atau abjad adalah :
a Mudah menggolongkan surat–surat menurut nama orang,
perusahaan, dan sebagainya. b
Penyimpanan dapat dilalukan dengan cepat tanpa menggunakan indeks.
c Tidak membutuhkan space ruang yang besar
d Sederhana, mudah di mengerti setiap orang
e Mudah diingat.
2 Kerugiannya yaitu :
a Dalam sistem yang luas memerlukan waktu yang lama untuk
menemukan surat b
Sulit bila ada nama–nama yang sama c
Sulit meperkirakan persyaratan ruang untuk huruf–huruf abjad yang berlainan.
b. Penyimpanan menurut Nomor
Penyimpanan menurut nomor berarti arsip disimpan menurut urutan nomor dari yang terkecil hingga yang terbesar.
1 Keuntungan menggunakan sistem nomor :
a Penyimpanan lebih teliti.
b Nomor dokumen dapat dipergunakan sebagai suatu referensi.
c Tidak ada batasan angka
d Lebih ringkas dalam penyimpanan
2 Kerugiannya yaitu :
a Membutuhkan ketelitian jika tidak akan terjadi kesalahan yang
mengakibatkan kesalahan yang mengakibatkan surat hilang.
c. Penyimpanan secara Kronologis
Penyimpanan secara kronologis yaitu penyimpanan berkas atau surat berdasarkan urutan tanggal yang tercantum dalam surat.
a Keuntungan menggunakan kronologis yaitu bermanfaat dan mudah dalam
pencarian dokumen jika tanggal dokumen sudah diketahui. b
Kerugianmya yatiu tidak cocok digunakan untuk semua jenis dokumen hanya tertentu saja seperti surat–surat yang mengandung maslah masalah
yang sulit dan belum diselesaikan.
3.3 Koperasi
Kategori