TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengendalian Persediaan Pada Apotek 178.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGENDALIAN

PERSEDIAAN PADA APOTEK 178

TUGAS AKHIR

Program Studi

SI Sistem Informasi Kekhususan Komputerisasi Akuntansi

Oleh:

Lidya Ike Patricia 11.41011.0028

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

vii

Halaman

Abstrak ... iv

Kata Pengantar ... v

Daftar Isi ... vii

Daftar Tabel ... xii

Daftar Gambar ... xiv

Daftar Lampiran ... xviii

Bab I Pendahuluan ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan Penulisan ... 3

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

Bab II Landasan Teori ... 6

2.1 Manajemen Persediaan ... 6

2.1.1 Fungsi Persediaan ... 6

2.2 Pengendalian Persediaan ... 8

2.2.1 Fungsi Pengendalian Persediaan ... 8

viii

2.5 Metode Safety Stock Dan Leadtime ... 12

2.5.1 Safety Stock ... 12

2.5.2 Leadtime ... 14

2.6 Sistem Basis Data ... 15

2.7 Software Development Life Cycle (SDLC) ... 15

2.8 Pengertian Microsoft SQL Server ... 18

2.9 Visual Basic .NET ... 18

2.10 Testing Software ... 18

2.10.1 Objektifitas Testing ... 19

2.10.2 Test Case ... 20

2.10.3 Black Box Testing ... 20

2.10.4 White Box Testing ... 20

2.11 Pengertian Microsoft SQL Server ... 21

2.12 Data Flow Diagram (DFD) ... 21

Bab III Analisis Dan Perancangan Sistem ... 24

3.1 Analisis Sistem ... 24

3.1.1 Identifikasi Masalah ... 25

3.1.2 Analisis Kebutuhan ... 27

ix

3.2.2 Context Diagram ... 32

3.2.3 Hierarki Input Proses Output ... 33

3.2.4 Data Flow Diagram ... 34

3.2.5 Cdm (Conceptual Data Model) ... 35

3.2.6 Pdm (Physical Data Model) ... 35

3.2.7 Sturktur Tabel ... 36

3.3 Desain Sistem ... 39

3.3.1 Desain Form Menu Utama ... 39

3.3.2 Desain Form Login ... 40

3.3.3 Desain Form Menu Utama Setelah Login... 40

3.3.4 Desain Form Data Obat ... 41

3.3.5 Desain Form Data Supplier ... 42

3.3.6 Desain Form Klasifikasi ... 44

3.3.7 Desain Form Transaksi Pengeluaran... 44

3.3.8 Desain Form Transaksi Penerimaan ... 45

3.3.9 Desain Form Laporan Pengeluaran ... 47

3.3.10 Desain Form Laporan Penerimaan ... 47

3.3.11 Desain Form Laporan Persediaan ... 48

3.3.12 Desain Form Laporan Minimum Stock ... 48

x

3.3.15 Desain Form Laporan Pengendalian Persediaan ... 50

3.4 Design Uji Coba ... 50

Bab IV Implementasi Dan Evaluasi Sistem ... 55

4.1 Implementasi ... 55

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras ... 55

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak ... 56

4.1.3 Instalasi Program Dan Pengaturan Sistem ... 56

4.2 Implementasi Sistem ... 56

4.2.1 Form Login ... 57

4.2.2 Form Menu Utama ... 57

4.2.4 Form Master Obat ... 59

4.2.5 Form Master Supplier ... 60

4.2.6 Form Master Kelas ... 62

4.2.7 Form Transaksi Penerimaan ... 63

4.2.8 Form Transaksi Pengeluaran ... 65

4.2.9 Form Laporan Penerimaan ... 67

4.2.10 Form Laporan Pengeluaran ... 67

4.2.11 Form Laporan Minimum Stock ... 68

4.2.12 Form Laporan Persediaan ... 68

xi

4.2.15 Form Laporan Pengendalian Persediaan ... 70

4.3 Uji Coba Fungsi Sistem ... 70

4.3.1 Hasil Uji Coba Laporan Penerimaan ... 71

4.3.2 Hasil Uji Coba Laporan Pengeluaran ... 72

4.3.3 Hasil Uji Coba Laporan Persediaan ... 73

4.3.4 Hasil Uji Coba Laporan Minimum Stock ... 74

4.3.4 Hasil Uji Coba Laporan Expired ... 75

4.3.5 Hasil Uji Coba Laporan Klasifikasi Abc ... 76

4.3.6 Hasil Uji Coba Laporan Pengendalian Persediaan ... 77

4.4 Evaluasi Hasil Uji Coba Sistem ... 78

4.4.1 Perhitungan Stock ... 78

4.4.2 Pengklasifikasian Abc ... 79

4.4.3 Pengendalian Persediaan ... 81

4.4.4 Minimum Stock ... 82

4.4.5 Expired Date ... 83

Bab V Penutup ... 84

5.1 Kesimpulan ... 84

5.2 Saran ... 84

xii

Halaman

Tabel 3.1 Tabel Data Obat ... 36

Tabel 3.2 Tabel Supplier ... 37

Tabel 3.3 Tabel Kartu Stock ... 37

Tabel 3.4 Tabel Transaksi Pengeluaran ... 38

Tabel 3.5 Tabel Transaksi Penerimaan ... 38

Tabel 3.6 Tabel Klasifikasi ABC ... 39

Tabel 3.7 Tabel UserLogin ... 39

Tabel 3.8 Desain Uji Form Laporan Penerimaan ... 51

Tabel 3.9 Desain Uji Form Laporan Pengeluaran ... 51

Tabel 3.10 Desain Uji Form Laporan Persediaan ... 52

Tabel 3.11 Desain Uji Form Laporan Minimum Stock ... 52

Tabel 3.12 Desain Uji Form Laporan Expired ... 53

Tabel 3.13 Desain Uji Form Laporan Klasifikasi ABC ... 53

Tabel 3.14 Desain Uji Form Laporan Pengendalian Persediaan ... 54

Tabel 4.1 Hasil Uji Form Laporan Penerimaan ... 71

Tabel 4.2 Hasil Uji Form Laporan Pengeluaran ... 72

xiii

Tabel 4.5 Hasil Uji Form Laporan Expired ... 75

Tabel 4.6 Hasil Uji Form Laporan Klasifikasi ABC ... 76 Tabel 4.7 Hasil Uji Form Laporan Pengendalian Persediaan ... 77

xiv

Halaman

Gambar 2.1 Metode Analisis Abc ... 9

Gambar 2.2 Tahapan Model Waterfall ... 16

Gambar 2.3 External Entity ... 21

Gambar 2.4 Arus Data (Data flow) ... 22

Gambar 2.5 Process ... 22

Gambar 2.6 Data Store ... 23

Gambar 3.1 Alur Sistem Apotek 178 Saat Ini ... 26

Gambar 3.2 Diagram IPO (Input Process Output) Sistem Pengendalian Persediaan ... 28

Gambar 3.3 Context Diagram Aplikasi Pengendalian Persediaan ... 33

Gambar 3.4 Hipo Aplikasi Pengendalian Persediaan ... 33

Gambar 3.5 Data Flow Diagram Level 0 Aplikasi Pengendalian Persediaan . 34 Gambar 3.6 CDM (Conceptual Data Model) Pengendalian Persediaan ... 35

Gambar 3.7 PDM (Physical Data Model) Pengendalian Persediaan ... 36

Gambar 3.8 Desain Form Menu ... 40

Gambar 3.9 Desain Form Login ... 40

Gambar 3.10 Desain Form Menu Utama Setelah Login ... 41

xv

Gambar 3.13 Desain Form Data Supplier ... 43

Gambar 3.14 Desain Form Data Supplier ... 43

Gambar 3.15 Desain Form Klasifikasi ... 44

Gambar 3.16 Desain Form Pengeluaran Obat ... 45

Gambar 3.17 Desain Form Header Pengeluaran Obat ... 45

Gambar 3.18 Desain Form Detail Pengeluaran Obat ... 45

Gambar 3.19 Desain Form Penerimaan Obat ... 46

Gambar 3.20 Desain Input Form Header Penerimaan Obat ... 46

Gambar 3.21 Desain Input Form Detail Penerimaan Obat ... 46

Gambar 3.22 Desain Form Laporan Pengeluaran Obat ... 47

Gambar 3.23 Desain Form Laporan Penerimaan Obat ... 47

Gambar 3.24 Desain Laporan Persediaan ... 48

Gambar 3.25 Desain Laporan Minimum Stock ... 48

Gambar 3.26 Desain Laporan Expired ... 49

Gambar 3.27 Desain Laporan Klasifikasi Abc ... 49

Gambar 3.28 Desain Laporan Pengendalian Persediaan ... 50

Gambar 4.1 Form Login ... 57

Gambar 4.2 Menu Utama ... 57

Gambar 4.3 Menu File ... 58

xvi

Gambar 4.6 Menu Laporan ... 58

Gambar 4.7 Form Master Obat ... 59

Gambar 4.8 Form Input Data Obat ... 59

Gambar 4.9 Form Master Supplier ... 60

Gambar 4.10 Form Input Data Supplier ... 61

Gambar 4.11 Form Master Kelas ... 62

Gambar 4.12 Form Transaksi Penerimaan ... 63

Gambar 4.13 Form Input Header Transaksi Penerimaan ... 63

Gambar 4.14 Form Input Detail Transaksi Penerimaan ... 64

Gambar 4.15 Form Transaksi Pengeluaran ... 65

Gambar 4.16 Form Input Header Transaksi Pengeluaran ... 65

Gambar 4.17 Form Input Detail Transaksi Pengeluaran ... 66

Gambar 4.18 Form Laporan Penerimaan ... 67

Gambar 4.19 Form Laporan Pengeluaran ... 67

Gambar 4.20 Form Laporan Persediaan Per Periode ... 68

Gambar 4.21 Form Laporan Persediaan Per Obat ... 68

Gambar 4.22 Form Laporan Minimum Stock ... 69

Gambar 4.23 Form Laporan Expired ... 69

Gambar 4.24 Form Laporan Klasifikasi Abc ... 70

xvii

Gambar 4.27 Hasil Uji Coba Laporan Pengeluaran ... 72

Gambar 4.28 Hasil Uji Coba Laporan Persediaan ... 73

Gambar 4.29 Hasil Uji Coba Laporan Minimum Stock ... 74

Gambar 4.30 Hasil Uji Coba Laporan Expired ... 75

Gambar 4.31 Hasil Uji Coba Laporan Klasifikasi Abc ... 76

Gambar 4.32 Hasil Uji Coba Laporan Pengendalian Persediaan ... 77

Gambar 4.33 Evaluasi Stock Obat Manual ... 78

Gambar 4.34 Evaluasi Stock Pada Laporan Persediaan ... 78

Gambar 4.35 Evaluasi Klasifikasi Abc Manual ... 79

Gambar 4.36 Evaluasi Klasifikasi Abc Dengan Sistem ... 80

Gambar 4.37 Evaluasi Pengendalian Persediaan Manual ... 81

Gambar 4.38 Evaluasi Pengendalian Persediaan Dengan Sistem ... 82

Gambar 4.39 Evaluasi Minimum Stock ... 82

Gambar 4.40 Evaluasi Laporan Minimum Stock ... 83

Gambar 4.41 Evaluasi Expired Date ... 83

xviii

Halaman

Lampiran 1 Daftar Wawancara ... 86

Lampiran 2 Data Obat 178 ... 88

Lampiran 3 Kartu Bimbingan ... 91

1

1.1. Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi dan informasi saat ini sudah menjadi elemen penting yang berpengaruh dalam kemajuan ilmu pengetahuan. Seiring dengan hal tersebut, maka teknologi informasi di era globalisasi ini berkembang dengan sangat cepat dan pesat. Perkembangan teknologi ini menitikberatkan kepada aspek pengumpulan data, penyediaan data dan pengolahan informasi yang berkualitas dan tepat guna (Purnamayudhia, 2015). Adanya teknologi yang semakin maju dimanfaatkan oleh berbagai kalangan di dunia bisnis, salah satunya adalah Apotek.

Apotek di masyarakat saat ini masih banyak yang menangani manajemennya secara manual, termasuk di dalamnya dalam persediaan obat, transaksi pengeluaran dan pembelian obat, serta dalam pembuatan laporan bulanan. Keadaan tersebut akan memerlukan waktu yang lama sehingga dapat menghambat pengaturan manajemen secara optimal (Purnamayudhia, 2015). Fenomena tersebut salah satunya terjadi di Apotek 178 yang didirikan oleh Ibu Lusi pada Agustus 2013 sebagai pemilik. Apotek ini menjual berbagai macam obat maupun berbagai macam kebutuhan untuk menjaga kesehatan tubuh. Pemilik Apotek akan melakukan pengecekan terhadap kartu stock, jika stock ada maka pengecekan selesai namun apabila stock kosong maka pihak Apotek akan melakukan pemesanan dengan membuat nota pemesanan yang akan diberikan kepada supplier. Supplier akan melakukan proses pembuatan nota pengeluaran

yang nantinya akan diberikan kepada pihak apotek sebagai bukti pembelian beserta obat yang dipesan oleh pihak apotek.

Berdasarkan data pengeluaran di Apotek 178 pada periode Juni, Juli dan Agustus 2014, terdapat jumlah obat dengan stock kosong mencapai 45%. Dari persentase tersebut diuraikan bahwa untuk tingkat pengeluaran tinggi (≥ 70%) terdapat 34% jumlah obat dengan stock kosong, sementara tingkat pengeluaran sedang (<70%) terdapat 11% jumlah obat dengan stock kosong.

Adapun dampak dari keadaan tersebut yaitu penolakan terhadap permintaan pelanggan yang dapat mempengaruhi tingkat kepercayaan pelanggan serta adanya penurunan penjualan hingga 21%. Seperti yang terjadi pada bulan Juni dengan pengeluaran Rp 6.768.000,- kemudian mengalami penurunan pada bulan Juli yaitu dengan pengeluaran sebesar Rp 4.462.000,-. Penolakan terjadi dikarenakan stok obat yang diminta pelanggan mengalami kekosongan. Hal ini menyebabkan penurunan penjualan obat.

Menanggapi hal tersebut, maka perlu adanya pengembangan dalam aplikasi yang berkaitan dengan pengendalian persediaan. Pengendalian persediaan memiliki fungsi untuk mengendalikan proses pengadaan obat supaya tujuan yang dihasilkan seperti kepuasan pelanggan dan meningkatkan profit penjualan sesuai dengan yang direncanakan. Pengendalian Persediaan juga memiliki peran penting dalam proses pengadaan obat, yaitu dapat mengendalikan masalah yang mungkin timbul seperti untuk mengetahui tanggal kadaluarsa obat dan obat mana saja yang telah mencapai minimum stock.

Berdasarkan fenomena di atas, maka solusi yang akan diteliti ini adalah dengan membuat rancang bangun aplikasi persediaan obat di Apotek 178 dengan

menggunakan analisis ABC, ROP (Reorder point) yang dikombinasikan dengn

safety stock dan lead time. Dengan begitu dapat membantu pihak apotek dalam

dapat membantu pemilik apotek dalam mengendalikan persediaan obat dalam

display maupun dalam gudang. Serta dapat membantu pemilik Apotek 178 dalam

pengambilan keputusan untuk perkembangan proses bisnis apotek kedepannya.

1.2. Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas, maka rumusan masalah yang diambil dalam penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Bagaimana pola persediaan obat pada Apotek 178 saat ini?

2. Bagaimana membuat aplikasi persediaan obat agar dapat mempermudah pengolahan data obat, pencarian, penyimpanan dan penyajian informasi obat melalui analisis ABC, metode ROP, dan safety stock pada Apotek 178?

1.3. Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam penelitian ini adalah sebagai berikut: 1. Perancangan sistem hanya fokus menangani tentang pengendalian persediaan

Apotek 178.

2. Sistem ini hanya digunakan untuk menangani keluar masuk barang dari gudang berdasarkan kartu stock obat dan tidak membahas secara detail penjualan dan pembelian dan pemesanan.

3. Sistem tidak membahas perputaran persediaan dan EOQ.

4. Sistem yang dibuat akan menggunakan metode Analisis ABC dan ROP

(Reorder point) yang didalamnya juga terdapat Lead Time dan Safety Stock

1.4. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini dapat dijabarkan sebagai berikut:

1. Membuat aplikasi pengendalian persediaan obat pada Apotek 178 agar dapat mempermudah pengolahan data obat dan pengendalian persediaan obat. 2. Membuat sistem yang dapat membantu mengatasi stock kosong yang terjadi

pada Apotek 178 dengan penjadwalan pengadaan obat berdasarkan metode Analisis ABC dan Metode ROP (Reorder point).

1.5. Sistematika Penulisan

Penelitian ini dapat diuraikan dalam sistematika penelitian sebagai berikut:

BAB I : Pendahuluan

Bab ini menguraikan mengenai latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah, tujuan penelitian dan sistematika penelitian.

BAB II : Tinjauan Pustaka

Bab ini memaparkan mengenai teori manajemen persediaan, metode sistem informasi persediaan, pengendalian persediaan, analisis ABC, metode ROP, dan metode Safety stock dan Lead time.

BAB III : Metode Penelitian

Bab ini menguraikan mengenai sistem penelitian, desain dan analisis pengembangan model.

BAB IV : Implementasi Sistem

Bab ini menguraikan mengenai hasil implementasi sistem dan hasil testing sistem yang telah dibuat.

BAB V : Kesimpulan dan Saran

Bab ini menguraikan mengenai kesimpulan dari pembuatan sistem serta saran sebagai masukan terhadap pembaca.

6

BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Persediaan

Persediaan merupakan suatu produk berupa bahan atau barang yang disimpan dengan tujuan akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu (Herjanto, 2007:237). Menurut Umar (2003:162), persediaan merupakan barang atau bahan yang belum diolah, barang-barang yang belum dijual, dan barang yang digunakan pada periode normal suatu perusahaan.

Menurut Tuerah (2014) mendefinisikan persediaan sebagai barang-barang atau bahan baku yang dipergunakan dalam proses produksi maupun digunakan untuk dijual dalam suatu periode tertentu. Sementara itu, dalam Herliana (2013), mengungkapkan bahwa persediaan merupakan seluruh aktiva yang meliputi seluruh barang milik perusahaan dengan tujuan untuk dijual dalam kurun waktu tertentu, atau persediaan barang yang masih dalam proses pengerjaan atau persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi. Wahyudi (2015) mendefinisikan manejemen persediaan sebagai kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan, pengawasan penentuan kebutuhan material, dan kegiatan menentukan tingkat dan komposisi persediaan dalam melindungi kelancaran produksi.

2.1.1 Fungsi persediaan

Kegunaan dari persediaan yang berbentuk bahan mentah, barang setengah jadi, dan sampai barang jadi diantaranya adalah sebagai berikut (Herliana et al, 2013):

1. Menghilangkan risiko keterlambatan datangnya bahan yang dibutuhkan. 2. Mengurangi risiko penerimaan bahan baku yang dipesan akan tetapi tidak

sesuai dengan pesanan sehingga harus dikembalikan.

3. Menyimpan barang atau bahan yang dihasilkan secara musiman sehingga dapat digunakan apabila barang atau bahan tersebut tidak tersedia di pasaran. 4. Mempertahankan stabilitas proses produksi perusahaan atau menjamin

kelancaran proses produksi

5. Upaya penggunaan mesin yang optimal, karena terhindar dari terhentinya operasi produksi akibat ketidakadaan persediaan.

6. Memberikan pelayanan kepada pelanggan secara lebih baik.

Adanya persediaan memang memberikan banyak manfaat bagi sebuah perusahaan. Kendati demikian, sebuah perusahaan juga tetap harus berhati-hati dalam menentukan kebijakan persediaan. Menurut Riyanto sebagaimana yang dikutip oleh (Wahyudi, 2015) mengemukakan bahwa besar kecilnya persediaan yang dimiliki perusahaan, ditentukan oleh beberapa faktor sebagai berikut:

1. Volume yang dibutuhkan untuk melindungi jalannya perusahaan terhadap gangguan kehabisan persediaan yang dapat menghambat atau mengganggu jalannya produksi.

2. Volume produksi yang direncanakan, dimana volume produksi yang direncanakan itu sendiri sangat tergantung kepada volume pengeluaran yang direncanakan.

3. Besar pembeliaan bahan mentah setiap kali pembelian untuk mendapatkan biaya pembelian yang minimal.

4. Estimasi tentang fluktuasi harga bahan mentah yang bersangkutan diwaktu waktu yang akan datang

5. Peraturan-peraturan pemerintah yang menyangkut persediaan material. 6. Harga pembelian bahan mentah.

7. Biaya penyimpanan dan resiko penyimpanan di gudang.

8. Tingkat kecepatan material menjadi rusak atau turun kualitasnya.

2.2 Pengendalian Persediaan

Pengendalian persediaan merupakan tindakan yang sangat penting dalam menghitung berapa jumlah optimal tingkat persediaan yang diharuskan, serta kapan saatnya mulai mengadakan pemesanan kembali. Tujuan pengendalian persediaan adalah menciptakan keseimbangan antara persediaan dan permintaan.

2.2.1 Fungsi Pengendalian Persediaan

Menurut Assuari dalam jurnal Ruauw (2011:2), tujuan pengendalian persediaan dapat diartikan sebagai usaha untuk:

1. Menjaga jangan sampai perusahaan kehabisan persediaan yang menyebabkan proses produksi terhenti;

2. Menjaga agar penentuan persediaan perusahaan tidak terlalu besar sehingga biaya yang berkaitan dengan persediaan dapat ditekan.

3. Menjaga agar pembelian bahan baku secara kecil-kecilan dapat dihindari

2.3 Analisis ABC

Analisis ABC merupakan suatu teknik pengelompokkan yang digunakan dalam manajemen bisnis dalam pemberian kategorisasi data yang besar ke dalam kelompok-kelompok. Istilah ini dirumuskan oleh Ekonom Italia bernama Vilfredo Pareto. Pemberian nama ini didasarkan pada setiap kelompok yang sering ditandai

dengan A, B, dan C. Penggunaan dari teknik ini didasarkan pada kriteria umum yaitu kegiatan yang sifatnya mendesak dan penting untuk dilakukan, kegiatan yang sifatnya penting tetapi tidak mendesak dan kegiatan yang tidak penting dan tidak mendesak. Setiap kelompok diurutkan berdasarkan prioritasnya (Darmanto, 2012).

Menurut Pawitan (2008), Analisis ABC merupakan metode persediaan yang menggunakan prinsip Pareto, sebagaimana dapat dilihat dalam grafik berikut.

Gambar 2.1 Metode Analisis ABC

Klasifikasi ABC digunakan untuk mengelompokkan persediaan menjadi tiga kategori berdasarkan kaidah Pareto pada besaran volume tahunan. Adapun yang dimaksud dengan nilai dalam klasifikasi ABC bukan harga persediaan per unit, melainkan volume persediaan yang dibutuhkan dalam satu periode (biasanya satu tahun) dikalikan dengan harga per unit. Analisis pareto direpresentasikan sebagai sebuah diagram, seperti terlihat pada Gambar 2.2.

Pada Gambar 2.2 tersebut, bahan baku dapat dikelompokkan menjadi tiga kategori, yaitu (1) kategori barang A, yaitu kelompok barang yang mempunyai volume keuangan persediaan paling tinggi. Jenis barang tersebut mungkin hanya

15% dari jumlah barang persediaan tapi mencakup 70% sampai dengan 80% dari total nilai keuangan tahunan (2) kategori barang B, yaitu kelompok barang persediaan dengan besar uang tahunan yang sedang. Jenis barang ini 30% dari jumlah barang persediaan dan mencakup 15% sampai dengan 25% dari total nilai keuangan tahunan. (3) kategori barang C, yaitu kelompok barang yang mempunyai nilai volume keuangan yang rendah, yang memiliki hanya sekitar 5% saja dari total nilai keuangan tahunan, tetapi meliputi sekitar 55% dari total barang persediaan.

Sebagaimana yang dikutip oleh Pawitan (2008) merumuskan beberapa strategi pengelolaan persediaan berdasarkan analisis ABC antara lain adalah (a) sumber daya pembelian yang dipakai harus lebih besar untuk persediaan kelompok barang A daripada kelompok barang C; (b) pengendalian persediaan untuk kelompok A harus lebih ketat; dan (c) peramalan untuk kelompok A harus lebih diperhatikan.

Analisis ABC memiliki sejumlah prosedur untuk mengelompokkan material-material inventori ke dalam kelas A, B dan C. Hal ini sebagaimana yang disampaikan oleh Devnani, at.al dalam Darmanto dan Hartati (2012). Adapun Aturan analisis ABC disajikan dalam langkah-langkah sebagai berikut:

1. Penentuan penggunaan volume material per periode waktu (biasanya per tahun).

2. Gandakan/kalikan volume penggunaan per periode waktu dari setiap material dengan biaya per unitnya untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya per periode waktu.

3. Jumlahkan nilai total penggunaan biaya dari semua material tersebut untuk memperoleh nilai total penggunaan biaya keseluruhan (agregat).

4. Bagi nilai total penggunaan biaya dari setiap biaya inventori tersebut dengan nilai total penggunaan biaya agregat, untuk menentukan persentase nilai total penggunaan biaya dari setiap material inventori.

5. Daftarkan material-material itu dalam suatu tingkatan persentase nilai total penggunaan biaya dengan urutan menurun dari terbesar sampai terkecil. 6. Klasifikasikan material-material inventori itu ke dalam kelas A, B dan C

dengan kriteria umum 20% kedalam kelas A, 30% ke dalam kelas B, dan 50% jenis material diklasifikasikan ke dalam kelas C. Devnani, at.al (2010) menggunakan acuan setiap kelasnya 10%, 20%, 70% dalam inventori bidang farmasi.

2.4 Metode ROP (Re Order Point)

Reorder point (ROP) adalah saat diadakannya pesanan lagi sehingga

penerimaan bahan yang dipesan tepat pada waktu persediaan, safety stock sama dengan nol (Wahyudi, 2015). Reorder point adalah saat titik dimana harus diadakan pesanan lagi sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan barang yang dipesan itu adalah tepat pada saat dibutuhkan (Wijaya et al, 2013).

Reorder point merupakan waktu tertentu perusahaan dalam mengadakan

pemesanan bahan baku kembali, sehingga datangnya pemesanan tersebut tepat waktu dengan habisnya bahan baku kembali. Kendati demikian, ketepatan waktu tersebut harus diperhitungkan kembali lebih mundur dari waktu tersebut akan menambah biaya pembelian bahan baku, apabila terlalu awal maka diperlukan biaya penyimpangan yang lebih (Pamungkas dan Sutanto, 2012).

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa Reorder point atau pemesanan kembali merupakan proses diadakannya pemesanan kembali, dengan tujuan agar barang dapat diterima dengan tepat waktu, sehingga tidak ada keterlambatan barang ataupun terjadi penumpukan barang.

Penentuan ROP harus memperhatikan dua hal, yaitu sebagai berikut (Pratiwie, 2014):

1. Lead time, merupakan waktu tunggu sejak barang tersebut dipesan sampai

dengan barang diterima.

2. Safety stock,merupakan suatu jumlah persediaan minimal yang selalu harus

ada di perusahaan untuk menghindari risiko kehabisan bahan.

Ada beberapa cara untuk menetapkan besarnya Reorder point, yaitu (Fatona, 2013):

a. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah presentase tertentu sebagai safety stock.

b. Menetapkan jumlah penggunaan selama lead time ditambah penggunaan selama periode tertentu sebagai safety stock.

c. Menetapkan lead time dengan biaya minimum.

Adapun untuk menentukan nilai ROP, maka perhitungan ROP adalah sebagai berikut (Ruauw, 2011):

ROP = Safety Stok + (Lead time x Q) Dimana:

ROP = Reorder point

Lead time = Waktu tunggu

2.5. Metode Safety Stock dan Lead Time 2.5.1. Safety stock

Safety stock adalah persedian minimal (persediaan bersih) yang ada dalam

perusahaan. Persediaan bersih ini merupakan persediaan yang dimaksudkan untuk berjaga-jaga apabila perusahaan kekurangan barang atau keterlambatan bahan yang dipesan (Wahyudi, 2015). Persediaan pengaman merupakan suatu persediaan yang dicadangankan sebagai pengaman dari kelangsungan proses produksi perusahaan. Persediaan pengaman diperlukan karena dalam kenyataannya jumlah bahan baku yang diperlukan untuk proses produksi tidak selalu tepat seperti yang direncanakan (Ruauw, 2011).

Safety stock merupakan persediaan tambahan yang diadakan untuk

melindungi atau menjaga kemungkinana terjadinya kekurang bahan. Selain digunakan untuk menanggulangi terjadinya keterlambatan datangnya bahan baku, juga diharapkan agar proses produksi tidak terganggu dengan ketidakpastian bahan. Safety stock ini merupakan sejumlah unit tertentu, di mana jumlah ini akan tetap dipertahankan, walaupun bahan bakunya dapat berganti dengan yang baru.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa safety stock merupakan persediaan barang atau bahan yang dilakukan oleh perusahaan dengan tujuan agar tidak terjadi keterlambatan barang, selain itu agar proses produksi dapat berjalan dengan maksimal, tidak terganggu adanya ketidakjelasan barang atau bahan.

Perhitungan safety stock atau persediaan pengaman dilakukan dengan cara sebagai berikut (Sumberdana et al, 2015):

bahan baku perhari.

2.5.2. Lead Time

Lead time merupakan waktu yang dibutuhkan antara pemesanan dengan

barang sampai diperusahaan, sehingga lead time berhubungan dengan reoder point dan saat penerimaan barang. Lead time muncul karena setiap pesanan membutuhkan waktu dan tidak semua pesanan bisa dipenuhi seketika, sehingga selalu ada jeda waktu (Wahyudi, 2015).

Lead time atau waktu tunggu adalah waktu yang diperlukan untuk

menunggu mulai dari pemesanan dilakukan sampai barang diterima. Pada pemenuhan atau pengisian kembali persediaan terdapat suatu perbedaan waktu yang cukup lama antara saat mengadakan pesanan (order) untuk pengisian kembali persediaan dengan saat penerimaan barang-barang yang dipesan tersebut diterima dan dimasukkan ke dalam persediaan (stok) (Wijaya et al, 2013).

Waktu tunggu (lead time) merupakan tenggang waktu yang diperlukan antara saat pemesanan bahan baku dengan datangnya bahan baku itu sendiri. Waktu tenggang ini diperhatikan karena sangat erat hubungannya dengan penentuan saat Reorder point. Adanya waktu tenggang yang tepat, maka perusahaan akan dapat memberi pada saat yang tepat pula, sehingga resiko penumpukan persediaan atau kekurangan persedian dapat ditekan seminimal mungkin.

Berdasarkan definisi di atas, maka dapat disimpulkan bahwa lead time atau waktu tenggang merupakan tenggang waktu yang diperlukan bagi perusahaan pada saat melakukan pemesanan bahan baku dan saat datangnya bahan baku

tersebut. Keberadaan waktu tenggang ini memiliki manfaat yang besar bagi perusahaan untuk meminimalisir adanya kelebihan ataupun kekurangan barang.

2.6. Sistem Basis Data

Sistem basis data adalah suatu sistem menyusun dan mengelola

record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memlihara

data operasional lengkap sebuah organisasi atau perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Linda Marlinda, 2004:1).

2.7. Software Development Life Cycle (SDLC)

SDLC (Software Development Life Cycle) merupakan sebuah siklus hidup pengembangan perangkat lunak yang terdiri dari beberapa tahapan-tahapan penting dalam membangun perangkat lunak yang dilihat dari segi pengembangannya. Dengan siklus SDLC, proses membangun sistem dibagi menjadi beberapa langkah dan pada sistem yang besar, masing-masing langkah dikerjakan oleh tim yang berbeda. SDLC tidak hanya penting untuk proses produksi software, tetapi juga sangat penting untuk proses maintenance software itu sendiri. Dalam penelitian ini penulis akan menggunakan salah satu model dari metode SDLC yaitu Model Waterfall.

Model Waterfall merupakan salah satu metode dalam SDLC yang mempunyai ciri khas pengerjaan setiap fase dalam watefall harus diselesaikan terlebih dahulu sebelum melanjutkan ke fase selanjutnya. Artinya fokus terhadap masing-masing fase dapat dilakukan maksimal karena tidak adanya pengerjaan yang sifatnya paralel.

Gambar 2.2 Tahapan Model Waterfall

Tahap-tahap yang digunakan dalam metode SDLC model Waterfall adalah sebagai berikut :

1. Requirements Definition

Perencanaan sistem merupakan tahap paling awal yang memberikan pedoman dalam melakukan perencanaan terhadap proses bisnis manajemen aset tetap pada PEMDA Kabupaten Nagekeo. Dari perencanaan tersebut akan dilakukan identifikasi masalah, penentuan siapa yang terlibat dalam proyek tersebut, dan selanjutnya memulai pengembangan proyek untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Analysis Sistem

Pada tahap ini akan diuraikan proses bisnis dari manajemen aset tetap PEMDA Kabupaten Nagekeo yang sedang berjalan. Tujuan dari menganalisa proses bisnis ini adalah untuk mengidentifikasikan permasalahan yang ada, memahami proses yang berjalan serta siapa pelaku dari proses tersebut. Hal ini dilakukan untuk mengetahui kebutuhan sistem yang diperlukan.

3. Software Design

Dari hasil analisis dan identifikasi masalah terhadap proses bisnis manajemen aset tetap pada PEMDA Kabupaten Nagekeo, selanjutnya akan dirancang sebuah perangkat lunak yang sesuai dengan kebutuhan serta diharapkan dari rancangan ini dapat membantu mengurangi permasalahan – permasalahan yang ada dalam proses pencatatan laporan manajemen aset tetap PEMDA Kabupaten Nagekeo.

4. Testing and Implementation System

Sesuatu yang dibuat haruslah diujicobakan. Demikian juga dengan aplikasi pada pengelelolaan manajemen aset PEMDA Kabupaten Nagekeo. Semua fungsi-fungsi software harus diujicobakan, agar software bebas dari error, dan hasilnya harus benar-benar sesuai dengan kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Dari hasil testing yang dilkaukan selanjutnya aplikasi akan diimplementasikan pada PEMDA Kabupaten Nagekeo berdasarkan hasil analisis dan identifikasi masalah.

5. Maintenance System

Pemeliharaan suatu software diperlukan, termasuk di dalamnya adalah pengembangan, karena software yang dibuat tidak selamanya hanya seperti itu. Ketika dijalankan mungkin saja masih ada error kecil yang tidak ditemukan sebelumnya, atau ada penambahan fitur-fitur yang belum ada pada software tersebut. Pengembangan diperlukan ketika adanya perubahan dari eksternal perusahaan seperti ketika ada pergantian sistem operasi, atau perangkat lainnya.

2.8. Pengertian Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring

dan clustering.

2.9. Visual Basic .NET

Visual Studio .NET terdiri dari empat edisi yang dimulai dari edisi paling

dasar sampai edisi paling lengkap. Visual Studio .NET Profesional pada edisi ini selain terdapat empat bahasa pemrograman juga dilengkapi dengan layanan Web

XML (Extensible Markup Language) merupakan aplikasi Web maupun Windows

dan membangun aplikasi mobil menggunakan WML pada telepon seluler berbasis WAP dan HTML untuk PC, Palm dan peger. Pada edisi ini disertakan Microsoft

2.10. Testing Software

Menurut Romeo (2003), Testing Software adalah proses mengoperasikan

software dalam suatu kondisi yang dikendalikan, untuk verifikasi apakah telah

berlaku sebagaimana telah ditetapkan (menurut spesifikasinya), mendeteksi error, dan validasi apakah spesifikasi yang telah ditetapkan sudah memenuhi keinginan atau kebutuhan dari pengguna yang sebenarnya. Verifikasi adalah pengecekkan atau pengetesan entitas-entitas, termasuk software, untuk pemenuhan dan konsistensi dengan melakukan evaluasi hasil terhadap kebutuhan yang telah ditetapkan. Validasi adalah melihat kebenaran sistem, apakan proses yang telah dilakukan adalah apa yang sebenarnya diinginkan atau dibutuhkan oleh user. Jadi, dapat disimpulkan bahwa testing merupakan tiap-tiap aktifitas pengumpulan informasi yang dibutuhkan utnuk melakukan evaluasi atau mengukur suatu atribut dari software

2.10.1 Objektifitas Testing

Secara umum objektifitas dari testing adalah untuk melakukan verifikasi, validasi, dan deteksi error untuk menemukan masalah dan tujuan dari penemuan ini adalah untuk membenahinya. Namun terdapat pula beberapa pandapat dari praktisi yang dapat pula dipandang sebagai bagian dari objektifitas testing, antara lain:

1) Meningkatkan kepercayaan bahwa sistem dapat digunakan dengan tingkat resiko yang dapat diterima

2) Menyediakan informasi yang dapat mencegah terulangnya error yang pernah terjadi

4) Mencari error dan kelemahan atau keterbatasan sistem 5) Mencari sejauh apa kemampuan dari sistem

6) Menyediakan informasi untuk kualitas dari produk software

2.10.2 Test Case

Test case merupakan suatu tes yang dilakukan berdasarkan pada suatu

inisialisasi, masukan, kondisi ataupun hasil yang telah ditentukan sebelumnya. Adapun kegunaan dari test case ini adalah sebagai berikut:

1) Untuk melakukan testing kesesuaian suatu komponen terhadap spesifikasi (Black Box Testing)

2) Untuk melakukan testing kesesuaian suatu kompone terhada desain (White

Box Testing)

2.10.3 Black Box Testing

Black Box Testing dilakukan tanpa pengetahuan detil struktur internal dari

sistem atau komponen yang ditest, juga disebut sebagai behavioral testing,

specification-based testing, input/output testing atau functional testing. Black box

testing berfokus pada kebutuhan fungsional pada software, berdasarkan pada

spesifikasi kebutuhan dari software.

Dengan adanya black box testing, perekayasa software dapat menggunakan sekumpulan kondisi masukan yang dapat secara penuh memeriksa keseluruhan fungsional pada suatu program.

2.10.4 White Box Testing

White Box Testing merupakan cara pengujian dengan melihat ke dalam

modul untuk meneliti kode-kode program yang ada, dan menganalisis apakah ada kesalahan atau tidak. Jika ada modul yang menghasilkan output yang tidak sesuai

dengan proses bisnis yang dilakukan, maka baris-baris program, variabel, dan parameter yang terlibat pada unit tersebut akan dicek satu persatu dan diperbaiki, kemudian di-compile ulang.

2.11. Pegertian Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server adalah sebuah sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) produk Microsoft. Bahasa kueri utamanya adalah Transact-SQL yang merupakan implementasi dari Transact-SQL standar ANSI/ISO yang digunakan oleh Microsoft dan Sybase. Umumnya SQL Server digunakan di dunia bisnis yang memiliki basis data berskala kecil sampai dengan menengah, tetapi kemudian berkembang dengan digunakannya SQL Server pada basis data besar. Microsoft SQL Server dan Sybase/ASE dapat berkomunikasi lewat jaringan dengan menggunakan protokol TDS (Tabular Data Stream). Selain dari itu, Microsoft SQL Server juga mendukung ODBC (Open Database Connectivity), dan mempunyai driver JDBC untuk bahasa pemrograman Java. Fitur yang lain dari SQL Server ini adalah kemampuannya untuk membuat basis data mirroring dan

clustering.

2.12. Data Flow Diagram (DFD)

1) Kesatuan Luar (External Entity)

External Entity

Gambar 2.3 External Entity

Setiap sistem pasti mempunyai batas sistem (boundary) yang memisahkan suatu sistem dengan linkungan luarnya. Sistem akan menerima input dan menghasilkan outuput kepada lingkungan luarnya. Kesatuian luar (external entity)

merupakan kesatuan (entity) di lingkungan luar sistem yang dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang berada di lingkungan luarnya yang akan memberikan input atau menerima output dari sistem.

2) Arus Data (Data Flow)

Gambar 2.4 Arus Data (Data flow)

Arus data (data flow) di DFD diberikan simbol satu panah. Arus data ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store), dan kesatuan luar (external entity).

3) Proses (Process)

Setiap proses harus diberi penjelasan yang lengkap meliputi berikut ini: a. Identifikasi proses

Identifikasi ini umumnya berupa suatu angka yang menunjukkan nomor acuan dari proses dan ditulis pada bagian atas di simbol proses.

b. Nama proses

Nama proses menunjukkan apa yang dikerjakan oleh proses tersebut. Nama dari proses harus jelas dan lengkap menggambarkan kegiatan prosesnya. Nama dari proses biasanya berbentuk suatu kalimat diawali dengan kata kerja (misalnya menghitung, membuat, membandingkan, memverifikasi, mempersiapkan, merekam dan lain sebagainya). Nama dari proses diletakkan di bawah identifikasi proses di simbol proses.

0 Process

c. Pemroses

Untuk PDFD yang menunjukkan proses tidak hanya proses dari komputer, tetapi juga proses manual, seperti proses yang dilakukan oleh orang, mesin dan lain sebagainya, maka pemroses harus ditunjukkan. Pemroses ini menunjukkan siapa atau dimana suatu proses dilakukan. Untuk LDFD yang pemrosesnya hanya menunjukkan proses komputer saja, maka pemroses dapat tidak disebutkan. d. Simpan Data (Data Store)

Gambar 2.6 Data Store

Simpan data (data store) merupakan simpanan dari data yang dapat berupa sebagai berikut:

a. Suatu file atau database di sistem komputer b. Suatu arsip atau catatan manual

c. Suatu kotak tempat data di meja seseorang d. Suatu table acuan manual

e. Suatu agenda atau buku

Nama dari data store menunjukkan nama dari filenya, misalnya file langganan, file barang, file arsip faktur dan lain sebagainya. Untuk PDFD, supaya memperjelas simpanan data ini, penjelasan mengenai media dari simpanan data perlu dicantumkan seperti buku atau arsip, atau suatu kotak dan lain sebagainya. Sedangkan untuk LDFD, penjelasan ini dapat digunakan untuk identifikasi dari simpanan data yang berguna sebagai acuan dalam merancang database.

24

3.1 Analisis Sistem

Analisis merupakan cara untuk menganalisis permasalahan berdasarkan data yang telah diperoleh dari hasil studi lapangan. Analisis sistem dilakukan dengan tujuan dapat mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikan sesuai dengan kebutuhan apotek. Dalam pengumpulan data sebagai bahan untuk penyusunan tugas akhir, diperlukan beberapa kegiatan antara lain :

a. Wawancara

Wawancara dilakukan pada pihak Apotek 178 terkait dengan proses bisnis dan sistem yang mendukung proses bisnis, serta informasi lain yang dibutuhkan sehingga sistem yang akan dibuat mampu memberikan solusi terhadap permasalahan yang ada.

b. Observasi/Pengamatan

Observasi atau pengamatan ini dilakukan untuk mengetahui sistem yang sedang berjalan secara langsung terutama mengenai proses pengadaan persediaan dan mendapatkan informasi tambahan yang tidak didapatkan dari pengumpulan data dengan cara wawancara. Sehingga dapat membantu penulis dalam menyelesaikan permasalahan sesuai dengan latar belakang dalam penelitian ini.

3.1.1 Identifikasi Masalah

Dalam proses bisnis yang sedang berjalan perlu dilakukan identifikasi terhadap permasalahan yang terjadi. Permasalahan dapat diketahui dengan melihat bagaimana proses bisnis yang berjalan selama ini. Apotek 178 melakukan proses pengadaan kembali ketika kondisi obat telah habis. Pihak apotek melakukan proses pengadaan persediaan berdasarkan kartu stock. Dari kartu stock tersebut dapat dilihat apabila stock obat yang diminta oleh pelanggan masih ada, maka akan terjadi proses pengeluaran. Namun apabila stock obat abis atau kurang maka pihak apotek akan melakukan pembelian. Pihak apotek akan membuat daftar pembelian obat berdasarkan kartu stock tersebut. Bagian pembelian akan menerima bukti pembelian dari supplier. Namun dalam proses pengecekan stock tidak dilakukan secara berkala. Selain masih menggunakan perkiraan dalam hal pengadaan obat, hal ini juga dapat mengakibatkan kekurangan stock obat (stockout) sehingga akhirnya menyebabkan penolakan terhadap pelanggan serta akan mempengaruhi tingkat pengeluarannya, berdasarkan data telah diperoleh masing-masing prosentase penurunan pengeluaran sebesar 21%. Kelebihan stock obat (overstock) juga telah dialami Apotek 178 yang dapat mengakibatkan kerusakan obat akibat kadaluarsa jika terlalu lama disimpan.

Dokumen Flow Pengendalian Persediaan Apotek 178

Bagian Penjualan Bagian Pembelian

P h as e START KARTU STOCK CEK STOCK STOCK ADA? MELAKUKAN PENJUALAN MELAKUKAN PESANAN 2 DAFTAR PESANAN OBAT 1 T

END NOTA PEMBELIAN

1 T + OBAT END NOTA PENJUALAN OBAT + T YA TIDAK

Gambar 3.1 Alur sistem Apotek 178 saat ini

Berdasarkan permasalahan yang terjadi diatas, Apotek 178 membutuhkan aplikasi yang dapat menghasilkan sistem informasi yang dapat membantu proses pengadaan persediaan. Proses pengadaan persediaan tersebut dapat dibuat berupa suatu sistem informasi dengan menggunakan klasifikasi ABC dan metode ROP ( Reorder point ). Dengan adanya sistem tersebut diharapkan dapat membantu pihak Apotek dalam pengadaan persediaan seperti: (1) Apa saja obat yang harus dipesan terlebih dahulu (penting), (2) Berapa jumlah obat yang harus dipesan agar stock tidak kosong, (3) Kapan obat harus dipesan untuk memenuhi permintaan pelanggan dengan memperhatikan lead time dari masing-masing obat.

3.1.2 Analisa Kebutuhan

Analisis kebutuhan merupakan tahap awal untuk menentukan sistem seperti apa yang dihasilkan. Sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan pengguna sangat bergantung kepada keberhasilan dalam melakukan analisis kebutuhan.

Berikut adalah hasil dari analisis kebutuhan pada sistem berdasarkan identifikasi permasalahan yang akan dibuat untuk pihak Apotek 178 adalah sebagai berikut:

a. Terdapat sistem penerimaan dan pengeluaran obat.

b. Terdapat sistem penyusunan klasifikasi ABC terhadap obat berdasarkan pengeluaran.

c. Terdapat sistem penyusunan pengendalian persediaan obat dengan menggunakan metode ROP (Reorder point).

d. Terdapat sistem perhitungan stock persediaan obat.

3.2 Perancangan Sistem

Berdasarkan analisis sistem di atas maka dapat dibuat model pengembangan sesuai dengan kebutuhan sistem yang akan dibuat. Model pengembangan ini disebut dengan blok diagram yang menjelaskan tentang input, proses dan output dari sistem yang akan dibuat sesuai dengan kebutuhan. Berikut merupakan gambaran dari model pengembangan yang akan dibuat meliputi beberapa tahapan, yaitu Blok Diagram, Contex Diagram, Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO), Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data Model (CDM), dan

3.2.1 Model Pengembangan Sistem

Input-Process-Output Pengendalian Persediaan Apotek 178

Input Proses Output

P

h

ase

Data Obat

Data Penerimaan

Cek Kadaluarsa _{Laporan Expired Date}

Data Obat Perhitungan Stok

Laporan persediaan

Laporan minimum stock

Data Penerimaan

Data Pengeluaran

Pembuatan Laporan

Laporan Penerimaan

LaporanPengeluaran

Laporan Pengeluaran

Data Klasifikasi

Pengklasifikasian

ABC Laporan Klasifikasi ABC

Laporan Klasifikasi ABC

Data Obat

Data Supplier

Pembuatan Pengendalian

Persediaan

Laporan Pengendalian Persediaan

Gambar 3.2 Diagram IPO (Input Process Output) Sistem Pengendalian Persediaan

Dalam melakukan pemodelan aplikasi pengendalian persediaan pada Apotek 178, pada dasarnya melakukan analisis terhadap input, proses, dan output. Berikut ini merupakan penjelasan dari input, proses, dan output berdasarkan desain arsitektur pada gambar 3.2.

1. Input

Adapun inputan yang digunakan berupa variabel-variabel yang dibutuhkan dalam proses pengadaan barang yaitu:

a. Data Obat

Data Obat digunakan untuk melihat ketersediaan obat sehingga stock obat tidak sampai kosong.

b. Data Penerimaan Obat

Data Transaksi Pembelian digunakan untuk melihat jumlah pembelian obat. Data pembelian yang digunakan adalah data pembelian per bulan.

c. Data Pengeluaran Obat

Data Transaksi Pengeluaran digunakan untuk melihat statistika pengeluaran masing – masing obat sehingga dapat digolongkan berdasarkan tingkat pengeluaran yang akan digunakan pihak Apotek. Data pengeluaran yang digunakan adalah data pengeluaran per bulan.

d. Data Supplier

Data Supplier digunakan untuk mengetahui siapa penyalur masing – masing obat sehingga dapat diketahui leadtime dari masing – masing obat berdasarkan data yang ada. Dengan tujuan supaya pihak apotek mampu menghitung berapa waktu yang dibutuhkan sehingga stock tidak sampai kosong.

e. Data Klasifikasi

Data Klasifikasi digunakan sebagai batasan dalam melakukan pengolahan laporan pengeluaran yang akan dikelompokkan berdasarkan kelas masing – masing untuk mengetahui tingkat penjualan masing – masing obat tersebut. 2. Proses

Berdasarkan inputan yang ada, selanjutnya akan dilakukan proses. Berikut ini merupakan penjelasan beberapa proses yang terkait dalam sistem informasi ini. a. Perhitungan Stock Obat ( Kartu Stock )

Perhitungan stock ( Kartu Stock) obat dilakukan untuk meringkas dan mengumpulkan data dengan pola - pola yang sudah ditentukan sehingga bentuk, susunan dan isinya menjadi lebih berguna. Proses ini akan dilakukan pada data

inputan yang diperlukan yaitu data obat, data pengeluaran dan data penerimaan.

b. Pengecekan tanggal kadaluarsa

Pengecekan tanggal kadaluarsa obat dilakukan untuk mengetahuan tanggal kadaluarsa dari obat tersebut. Proses ini akan dilakukan pada inputan yang diperlukan yaitu data obat.

c. Pembuatan Laporan

Pembuatan laporan dilakukan untuk data transaksi pengeluaran dan penerimaan sehingga dapat diketahui jumlah keluar dan jumlah masuk masing – masing obat. Pembuatan laporan ini dilakukan per periode.

d. Pengklasifikasian ABC

Proses ini dilakukan untuk mengklasifikasikan obat secara rinci. Pengklasifikasian ini berdasarkan dari laporan pengeluaran yang diolah lalu

dimasukkan dalam kelas – kelas yaitu A, B atau C. Proses ini dilakukan dengan

inputan yang diperlukan yaitu laporan pengeluaran.

e. Pengendalian Persediaan

Proses ini dilakukan untuk membantu manager dalam mengendalikan obat dan mengambil keputusan dalam pengadaan jumlah obat selanjutnya. Proses ini dilakukan dengan inputan yang diperlukan yaitu laporan pengeluaran untuk mengetahui tingkat pengeluaran, laporan ABC untuk mengetahui kelas obat, dan laporan pemesanan dan pembelian untuk menghitung safety stock dan leadtime. 3. Output

Berikut ini merupakan output yang dihasilkan pada sistem informasi persediaan obat ini:

a. Laporan Penerimaan

Laporan penerimaan berisi informasi tentang jumlah stock yang diterima dari hari pembelian secara detail pada periode tertentu. Laporan ini berfungsi sebagai pedoman dalam melakukan pengendalian persediaan.

b. Laporan Pengeluaran

Laporan pengeluaran berisi informasi tentang jumlah stock yang dikeluarkan dari hari pengeluaran secara detail pada periode tertentu. Laporan ini berfungsi sebagai pedoman dalam melakukan pengklasifikasian ABC dan pengendalian persediaan.

c. Laporan Persediaan

Laporan persediaan berisi informasi tentang jumlah stock secara detail mulai dari stock awal, total stock yang diterima, total stock dijual dan jumlah total akhir persediaan obat.

d. Laporan Minimum Stock

Laporan minimum stock berisi tentang informasi tentang stock obat mana saja yang telah mencapai stock minimum.

e. Laporan Expired Date

Laporan expired date berisi informasi tentang stock obat mana saja yang akan maupun yang telah masuk tanggal kadaluarsa.

f. Laporan Klasifikasi ABC

Laporan ini berisi tentang klasifikasi ABC yang telah disusun secara rinci. Laporan klasifikasi ABC ini dilakukan pada inputan yang diperlukan yaitu laporan persediaan dan pengklasifikasian ABC.

g. Laporan Pengendalian Persediaan

Laporan ini berisi data yang diprioritaskan dan mempresentasekan pengadaan tersebut. Data yang digunakan untuk membuat laporan prioritas dan persentase pengadaan yaitu perhitungan ROP, informasi ROP dan penetuan prioritas berdasarkan ABC.

3.2.2 Context Diagram

Context diagram dari aplikasi ini melibatkan tiga external entity, yaitu pengeluaran, pembelian dan manager seperti yang digambarkan pada gambar 3.3 berikut ini :

Laporan Pengendalian Pers ediaan Laporan Klas ifikas i ABC

Laporan Penerimaan

Laporan Pengeluaran

Laporan Expired

Laporan Pers ediaan

Data Supplier

Data Pembelian

Data Penjualan

0

Aplikas i Pengendalian Pers ediaan Apotek 178

Bagian Penjualan

Bagian Pembelian

Manager

Gambar 3.3 Context Diagram Aplikasi Pengendalian Persediaan

3.2.3

Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO)

Hierarchy plus Input-Process-Output (HIPO) atau yang dapat disebut diagram jenjang merupakan gambaran secara umum sistem informasi perencanaan kebutuhan bahan baku yang terdapat dalam data flow diagram (DFD). Adapun secara garis besar, diagram berjenjang yang membangun sistem dapat digambarkan pada gambar 3.4 sebagai berikut :

0

Aplikasi Pengendalian Persediaan Apotek 178

1 Input Data 2 Perhitungan Stock 3 Cek Kadaluarsa 4 Pengklasifikasian ABC 5 Pengendalian Persediaan

3.2.4 DFD ( Data Flow Diagram )

Setelah membuat HIPO, selanjutnya membuat Data Flow Diagram (DFD) Level 0 yaitu diagram yang lebih rinci dari Context Diagram yang ada pada gambar 3.5.

Klas ifikas i Data Klas ifikas i ters impan

Kartu Stock Kartu Stock Ters impan

Laporan Pengendalian Pers ediaan Pengeluaran Supplier

OBAT

Laporan Klas ifikas i ABC Pengeluaran Obat

Laporan Expired OBAT

Laporan Pers ediaan Penerimaan

Pengeluaran

OBAT

Laporan Pengeluaran

Laporan Penerimaan Data Trans aks i Penerim aan Tersimpan Data Trans aks i Pengeluaran Ters impan

Data Supplier Ters impan Data Obat Ters impan

Data Penjualan Data Supplier Data Pembelian Bagian Pembelian Bagian Pembelian Bagian Penjualan Manager ManagerManager Manager Manager Manager 1 INPUT DATA 2 Perhitungan Stock 3

Cek Kadaluars a

4

Pengklas ifikas ian ABC

5 Pengendalian Pers ediaan 1 Obat 2 Supplier 4 Pengeluaran 5 Penerimaan 3 Kartu Stock

6 Klas ifikas i ABC

3.2.5 CDM (Conceptual Data Model)

CDM menggambarkan konsep terstruktur basis data yang dirancang untuk suatu program atau apliasi. CDM dapat dilihat pada Gambar 3.6.

Gambar 3.6 CDM (Conceptual Data Model) Pengendalian Persediaan

3.2.6 PDM (Physical Data Model)

PDM menggambarkan secara detail konsep rancangan basis data yang dirancang untuk suatu program aplikasi. PDM merupakan hasil generate dari CDM. PDM dapar dilihat pada Gambar 3.7.

terdapat terdapat trdapat terdiri dari terdiri dari mem iliki terdapat melayani OBAT KodeObat NamaObat UkuranObat TglKadaluarsa TglBeliAkhir Minimum Stock StockObat HargaObat KartuStock TglTransaksi StockAwal StockMasuk StockKeluar StockAkhir Supplier KodeSupp NamaSupp AlamatSupp TelpSupp Leadtim e UserLogin UserName Password TransaksiPenerimaan KodePenerimaan TglTerima TotalObatTerim a Total Terima TransaksiPengeluaran KodePengeluaran TglKeluar TotalObatKeluar TotalKeluar Klasifikasi KlasifikasiID Kelas From To

Gambar 3.7 PDM (Physical Data Model) Pengendalian Persediaan

3.2.7 Struktur Tabel

Struktur tabel yang digunakan dalam pembuatan Aplikasi Pengendalian Persediaan pada Apotek 178 ini adalah sebagai berikut:

a. Tabel Obat Nama tabel : Obat

Primary key : Kode Obat

Foreign key : Kode Supplier

Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data obat. Tabel 3.1 Tabel data obat

No Field Type Length Key

1 Kode Obat Varchar 10 Primary key

2 Kode Supplier Varchar 10 Foreign key

3 Nama Obat Varchar 50

4 Ukuran Obat Varchar 10

5 Tanggal Kadaluarsa Date 6 Tanggal Beli Terakhir Date

KODEPENGELUARAN = KODEPENGELUARAN

KLASIFIKASIID = KLASIFIKASIID

KODEPENGELUARAN = KODEPENGELUARAN KODEOBAT = KODEOBAT

KODEPENERIMAAN = KODEPENERIMAAN

KODEOBAT = KODEOBAT

KODESUPP = KODESUPP KODEOBAT = KODEOBAT

OBAT KODEOBAT varchar(10) KODESUPP varchar(10) NAMAOBAT varchar(50) UKURANOBAT varchar(10) TGLKADALUARSA datetime TGLBELIAKHIR datetime MINIMUMSTOCK int STOCKOBAT int HARGAOBAT int KARTUSTOCK KODEOBAT varchar(10) TGLTRANSAKSI datetime STOCKAWAL int STOCKMASUK int STOCKKELUAR int STOCKAKHIR int SUPPLIER KODESUPP varchar(10) NAMASUPP varchar(50) ALAMATSUPP varchar(50) TELPSUPP numeric LEADTIME int USERLOGIN USERNAME varchar(50) PASSWORD varchar(50) TRANSAKSIPENERIMAAN KODEPENERIMAAN varchar(10) TGLTERIMA datetime TOTALOBATTERIMA int TOTAL_TERIMA int TRANSAKSIPENGELUARAN KODEPENGELUARAN varchar(10) TGLKELUAR datetime TOTALOBATKELUAR int TOTALKELUAR int KLASIFIKASIID int KLASIFIKASI KLASIFIKASIID int KODEPENGELUARAN varchar(10) KELAS varchar(1) FROM int TO int DETILTRANSAKSIPENERIMAAN KODEOBAT varchar(10) KODEPENERIMAAN varchar(10) NAMAOBT varchar(50) QTYKELUAR int HARGAKELUAR int DETILTRANSAKSIPENGELUARAN KODEOBAT varchar(10) KODEPENGELUARAN varchar(10) NAMAOBAT varchar(50) QTYKELUAR int HARGAKELUAR int

No Field Type Length Key

7 Stock Obat Integer

8 Harga Obat Integer

9 Minimum Stock Integer

b. Tabel Supplier

Nama tabel : Supplier

Primary key : Kode Supplier

Foreign key : -

Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data supplier. Tabel 3.2 Tabel Supplier

No Field Type Length Key

1 Kode Supp Varchar 10 Primary key

2 Nama Supp Varchar 50

4 Alamat Supp Varchar 50

5 Telpon Supp Number

6 Waktu Kunjungan Integer

c. Tabel Kartu Stock

Nama tabel : Kartu Stock

Primary key : -

Foreign key : Kode Obat

Fungsi : untuk menyimpan sementara dan mengolah stock obat. Tabel 3.3 Tabel Kartu Stock

No Field Type Length Key

1 Kode Obat Varchar 10 Foreign key

2 Tgl Transaksi Date

3 Stock Awal Integer

No Field Type Length Key

4 Stock Masuk Integer

5 Stock Keluar Integer

d. Tabel Transaksi Pengeluaran Nama tabel : Transaksi Pengeluaran

Primary key : Kode Keluar

Foreign key : Kode Obat

Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data pengeluaran. Tabel 3.4 Tabel Transaksi Pengeluaran

No Field Type Length Key

1 Kode Pengeluaran Varchar 10 Primary key

2 Tanggal Keluar Date 50

3 Kode Obat Varchar 10 Foreign key

4 Qty Keluar Integer 5 Harga Keluar Integer 6 Total Keluar Integer

e. Tabel Transaksi Penerimaan Nama tabel : Transaksi Penerimaan

Primary key : Kode Penerimaan

Foreign key : Kode Obat

Fungsi : untuk menyimpan dan mengolah data penerimaan. Tabel 3.5 Tabel Transaksi Penerimaan

No Field Type Length Key

1 Kode Penerimaan Varchar 10 Primary key

2 Tanggal Terima Date

3 Kode Obat Varchar 10 Foreign key

4 Qty Terima Integer

5 Harga Terima Integer

No Field Type Length Key

f. Tabel Klasifikasi ABC Nama Tabel : Klasifikasi Primary Key : KlasifikasiID Foreign Key : -

Fungsi : Sebagai batasan dalam menentukan kelas obat. Tabel 3.6 Tabel Klasifikasi

No Field Type Length Key

1 KlasifikasiID Integer Primary Key

2 Kelas Varchar 1

3 From Integer

4 To Integer

g. Tabel UserLogin Nama tabel : UserLogin

Primary key : -

Foreign key : -

Fungsi : kunci dari aplikasi yang dibuat. Tabel 3.7 Tabel UserLogin

No Field Type Length Key

1 UserName Varchar 50

2 Password Varchar 50

3.3 Desain Sistem

3.3.1 Desain Form Menu Utama

Form Menu Utama berfungsi sebagai induk untuk mempermudah navigasi

serta menampung form-form lainnya, sehingga pengguna dapat mengakses sistem dengan lebih mudah. Desain form utama dapat dilihat pada gambar 3.8. Didalam menu terdapat menu log out dan exit.

FILE

Gambar 3.8 Desain Form Menu

3.3.2 Desain Form Login

Form Login berfungsi sebagai kunci untuk mengamankan akses aplikasi

yang dibuat agar tidak disalahgunakan oleh pihak luar. Apabila username dan password yang diinputkan salah, maka tampilan menu tidak akan keluar. Desain

form login dapat dilihat pada gambar 3.9.

OK LOGIN USERNAME PASSWORD

Username atau password salah. Silahkan periksa kembali.

OK

Gambar 3.9 Desain Form Login

3.3.3 Desain Form Utama Setelah Login

Desain form utama ini adalah hasil dari apabila telah berhasil melakukan login sehingga tampilan semua menu dapat diakses. Desain form utama setelah login dapat dilihat pada gambar 3.10.

FILE MASTER TRANSAKSI LAPORAN MENU

OBAT

Penerimaan Pengeluaran

Laporan Persediaan Laporan Expired

Date Laporan Klasifikasi ABC

Laporan Pengendalian

Persediaan Laporan Penerimaan

Laporan Pengeluaran SUPPLIER

LOG OUT EXIT

Gambar 3.10 Desain Form Menu Utama Setelah Login

3.3.4 Desain Form Data Obat

Desain form Master Obat berfungsi untuk menyimpan data obat yang terdiri dari kode obat, kode supplier, nama obat, ukuran obat, minimum stock dan harga obat. Dalam desain form Master Obat ini juga terdapat toolstrip button

‘tombol’ tambah untuk menambah data obat, toolstrip button ‘tombol’ simpan untuk menyimpan data yang telah diinputkan, toolstrip button ‘tombol’ ubah untuk mengubah/mengedit data, toolstrip button ‘tombol’ batal untuk membatalkan data yang akan diubah/diedit dan toolstrip button ‘tombol’ tutup untuk menutup form master obat. Textbox cari digunakan untuk mencari data obat yang dibutuhkan atau data yang telah dimasukkan sebelumnya. Design Form Master obat dapat dilihat pada gambar 3.11 dan 3.12.

Kode Obat Kode Supplier Nama Obat Ukuran Obat Tgl Kadaluarsa Tgl Beli Akhir Harga Obat Stock Obat

TAMBAH Ubah Hapus KODE OBAT NAMA OBAT KODE SUPPLIER Filter Minimum Stock

Gambar 3.11 Desain Form Data obat

MASTER OBAT KODE OBAT NAMA OBAT UKURAN OBAT MINIMUM STOCK Simpan Batal

KODE SUPPLIER ...

HARGA OBAT

Gambar 3.12 Desain Form Input Data obat

3.3.5 Desain Form Supplier

Desain form Master Supplier berfungsi untuk menyimpan data supplier yang terdiri dari kode supplier, nama supplier, alamat supplier, telepon supplier dan waktu leadtime. Dalam desain form Master Supplier ini juga terdapat toolstrip

button ‘tombol’ tambah untuk menambah data supplier, toolstrip button ‘tombol’

ubah untuk mengubah/mengedit data, toolstrip button ‘tombol’ batal untuk membatalkan data yang akan diubah/diedit dan toolstrip button ‘tombol’ tutup untuk menutup form master supplier. Textbox cari digunakan untuk mencari data obat yang dibutuhkan atau data yang telah dimasukkan sebelumnya. Design Form Master obat dapat dilihat pada gambar 3.13 dan 3.14.

Kode Supplier

Nama Supplier

Alamat Supplier

Telpon

Supplier Leadtime

Tambah Ubah Hapus KODE SUPPLIER

ALAMAT SUPPLIER NAMA SUPPLIER

Filter

Gambar 3.13 Desain Form Data Supplier

MASTER SUPPLIER KODE SUPPLIER

NAMA SUPPLIER ALAMAT SUPP TELPON SUPP

Simpan Batal

WAKTU KUNJUNGAN HARI

3.3.6 Desain Form Klasifikasi

MASTER KLASIFIKASI KODE KLASIFIKASI

Simpan Hapus

DARI % KE % KELAS

Edit

Gambar 3.15 Desain Form Master Klasifikasi

Desain form Master Klasifikasi berfungsi untuk menyimpan data klasifikasi yang terdiri dari kode klasifikasi, kelas, persentase awal, dan persentase akhir. Dalam desain form Master Klasifikasi ini juga terdapat toolstrip button ‘tombol’ tambah untuk menambah data kelass, toolstrip button ‘tombol’ simpan untuk

menyimpan data yang telah diinputkan, dan toolstrip button ‘tombol’ ubah untuk mengubah/mengedit data. Design Form Master obat dapat dilihat pada gambar 3.15.

3.3.7 Desain Form Transaksi Pengeluaran

Form data transaksi pengeluaran berfungsi untuk mengelola data

pengeluaran yang terjadi. Terdapat tombol filter untuk mencari data yang dibutuhkan, tombol tambah untuk menambah data baru, tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data pengerluaran obat baru ke dalam database dan tombol update berfungsi untuk mengubah data pengeluaran apabila ada perubahan informasi pengeluaran obat. Desain form transaksi pengeluaran dapat dilihat pada gambar 3.16, gambar 3.17 dan gambar 3.18.

KODE TRANSAKSI PENGELUARAN TANGGAL PENGELUARAN TGL BLN THN S/D TGL BLN THN FILTER

KODE PENGELUARAN TANGGAL PENGELUARAN

TAMBAH Ubah Hapus

TAMBAH Ubah Hapus

DETAIL HEADER

KODE OBAT QTY KELUAR HARGA KELUAR JUMLAH

TRANSAKSI PENGELUARAN

Gambar 3.16 Desain Form Pengeluaran Obat

KODE PENGELUARAN

TANGGAL KELUAR TGL BLN THN HEADER PENGELUARAN

Simpan Batal

Gambar 3.17 Desain Form Header Pengeluaran Obat

TRANSAKSI PENGELUARAN

KODE PENGELUARAN

Simpan Batal QTY KELUAR

HARGA KELUAR KODE OBAT

TANGGAL KELUAR TGL BLN THN

...

Gambar 3.18 Desain Form Detail Pengeluaran Obat

3.3.8 Desain Form Transaksi Penerimaan

Form data transaksi penerimaan berfungsi untuk mengelola data penerimaan

yang terjadi. Terdapat tombol filter untuk mencari data yang dibutuhkan, tombol tambah untuk menambah data baru, tombol simpan berfungsi untuk menyimpan data penerimaan obat baru ke dalam database dan tombol update berfungsi untuk mengubah data penerimaan apabila ada perubahan informasi penerimaan obat.

Desain form transaksi penerimaan dapat dilihat pada gambar 3.19, gambar 3.20 dan gambar 3.21.

KODE TRANSAKSI PENERIMAAN TANGGAL PENERIMAAN TGL BLN THN S/D TGL BLN THN FILTER

KODE PENERIMAAN TANGGAL PENERIMAAN

TAMBAH Ubah Hapus

TAMBAH Ubah Hapus

DETAIL HEADER

KODE OBAT TGL KADALUARSA QTY TERIMA HARGA TERIMA

HEADER TRANSAKSI PENERIMAAN

Gambar 3.19 Desain Form Penerimaan Obat

KODE PENERIMAAN

TANGGAL TERIMA TGL BLN THN

HEADER PENERIMAAN

Simpan Batal

Gambar 3.20 Desain Input Form Header Penerimaan Obat

TRANSAKSI PENERIMAAN

KODE PENERIMAAN

Simpan Batal

QTY TERIMA

HARGA TERIMA KODE OBAT

TANGGAL TERIMA TGL BLN THN TANGGAL KADALUARSA TGL BLN THN

...

DETAIL PENERIMAAN

3.3.9 Desain Laporan Pengeluaran

Laporan Pengeluaran berisi informasi hasil pengeluaran setiap item obat periode tertentu. Laporan ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan proses pengklasifikasian ABC maupun proses pengendalian persediaan. Desain Laporan Pengeluaran dapat dilihat pada gambar 3.22.

LAPORAN PENGELUARAN

TGL LAPORAN TGL BLN THN

NO KODE OBAT NAMA OBAT Qty Jual

KODE LAP. PENGELUARAN

Jumlah Harga

Total Obat terjual Total

Pengeluaran Tgl

Transaksi

Gambar 3.22 Desain Form Laporan Pengeluaran Obat

3.3.10 Desain Laporan Penerimaan

Laporan Penerimaan berisi informasi hasil pembelian setiap item obat periode tertentu. Laporan ini dapat dijadikan sebagai pedoman dalam melakukan proses pengendalian persediaan. Desain Laporan Penerimaan dapat dilihat pada gambar 3.23.

LAPORAN PENERIMAAN

TGL LAPORAN TGL BLN THN

NO KODE OBAT NAMA OBAT _TerimaQty KODE LAP. PENERIMAAN

Jumlah Harga

Total Obat Diterima Total Penerimaan Tgl

Transaksi

3.3.11 Desain Laporan Persediaan

Laporan persediaan berisi informasi hasil perhitungan persediaan serta hasil akhir untuk setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil persediaan dapat dilihat pada gambar 3.24.

LAPORAN PERSEDIAAN

TGL LAPORAN TGL BLN THN

NO KODE OBAT STOCK AWAL STOCK MASUK STOCK KELUAR STOCK AKHIR

KODE LAP. PERSEDIAAN NAMA OBAT

Gambar 3.24 Desain Laporan Persediaan

3.3.12 Desain Laporan Minimum Stock

Laporan Minimum Stock berisi informasi hasil pengecekkan minimum

stock setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil minimum stock

dapat dilihat pada gambar 3.25.

LAPORAN MINIMUM STOCK

TGL LAPORAN TGL BLN THN

NO KODE OBAT NAMA OBAT UKURAN HARGA MIN STOCK

KODE LAPORAN MS

STOCK

3.3.13 Desain Laporan Expired

Laporan Expired berisi informasi hasil pengecekkan tanggal kadaluarsa setiap item obat periode tertentu. Desain Laporan Hasil expired dapat dilihat pada gambar 3.26.

LAPORAN EXPIRED DATE

TGL LAPORAN TGL BLN THN

NO KODE OBAT NAMA OBAT UKURAN QTY TGL EXP KODE LAPORAN ED

Gambar 3.26 Desain Laporan Expired Date

3.3.14 Desain Laporan Klasifikasi ABC

Laporan klasifikasi ABC berisi informasi hasil pengklasifikasian obat setiap item obat periode tertentu sehingga dapat diketahui kelas obat. Desain Laporan Klasifikasi ABC dapat dilihat pada gambar 3.27.

LAPORAN KLASIFIKASI ABC

TGL LAPORAN TGL BLN THN

NO KODE

OBAT Nama Obat Qty Jual

Persentase Jual

KODE LAP. KLASIFIKASI ABC

Klasifikasi

3.3.15 Desain Laporan Pengendalian Persediaan

Laporan Pengendalian Persediaan berisi informasi hasil pengendalian persediaan setiap item obat yang didalamnya juga terdapat hasil perhitungan leadtime, safety stock dan ROP untuk membantu manager menentukan keputusan pengadaan selanjutnya. Desain Laporan Hasil persediaan dapat dilihat pada gambar 3.28.

LAPORAN PENGENDALIAN PERSEDIAAN

TGL LAPORAN TGL BLN THN

NO KODE

OBAT

NAMA OBAT

KODE LAP. PP

Leadtime Safety

Stock ROP

Kelas

Gambar 3.28 Desain Laporan Pengendalian Persediaan

3.4 Desain Uji Coba

Setelah melakukan desain user interface, tahap selanjutnya adalah melakukan desain uji coba. Desain uji coba ini dilakukan dengan menggunakan metode black box testing, dimana aplikasi ini akan diuji dengan melakukan berbagai uji coba untuk membuktikan bahwa aplikasi yang telah dibuat sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Adapun desain uji coba yang akan dilakukan adalah sebagai berikut:

Tabel 3.8 Desain Uji Form Laporan Penerimaan

Objek Pengujian Desain Form Laporan Penerimaan

Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan penerimaan per

periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.

Test Case ID

Tujuan Input Output yang Diharapkan

1. Menghasilkan laporan Penerimaan per

periode

Data Obat

Menampilkan laporan perimaan per periode

Data Penerimaan

Data Detail Penerimaan

Tabel 3.9 Desain Uji Form Laporan Pengeluaran

Objek Pengujian Desain Form Laporan Pengeluaran

Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan pengeluaran

per periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.

Test Case ID

Tujuan Input Output yang Diharapkan

1. Menghasilkan laporan pengeluaran obat per periode Data Obat

Menampilkan laporan pengeluaran obat

Data Pengeluaran Data Detil Pengeluaran

Tabel 3.10 Desain Uji Form Laporan Persediaan

Objek Pengujian Desain Form Laporan Pengeluaran

Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan persediaan per

periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.

Test Case ID

Tujuan Input Output yang Diharapkan

1. Menghasilkan laporan persediaan obat per

periode

Data Obat

Menampilkan laporan persediaan obat per periode

Data Pengeluaran Data Penerimaan

Tabel 3.11 Desain Uji Form Laporan Minimum Stock

Objek Pengujian Desain Form Laporan Minimum Stock

Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan minimum

stock per periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.

Test Case ID

Tujuan Input Output yang Diharapkan

1. Menghasilkan laporan

minimum stock

obat per periode

Data Obat Menampilkan laporan minimum

Tabel 3.12 Desain Uji Form Laporan Expired

Objek Pengujian Desain Form Laporan Expired

Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan expired per

periode dapat berjalan dan menghasilkan output yang diharapkan.

Test Case ID

Tujuan Input Output yang Diharapkan

1. Menghasilkan laporan

expired obat per

periode

Data Obat Menampilkan laporan obat expired

Tabel 3.13 Desain Uji Form Laporan Klasifikasi ABC

Objek Pengujian Desain Form Laporan Klasifikasi ABC

Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan klasifikasi

ABC per periode dapat berjalan dan menghasilkan

output yang diharapkan.

Test Case ID

Tujuan Input Output yang Diharapkan

1. _Menghasilkan laporan klasifikasi

ABC obat per periode

Data Obat

Menampilkan laporan klasifikasi ABC obat per periode Data Pengeluaran

Tabel 3.14 Desain Uji Form Laporan Pengendalian Persediaan

Objek Pengujian Desain Form Laporan Pengendalian Persediaan

Keterangan Mengetahui tampilan dan fungsi laporan pengendalian

persediaan per periode dapat berjalan dan

menghasilkan output yang diharapkan.

Test Case ID

Tujuan Input Output yang Diharapkan

1.

Menghasilkan laporan Pengendalian persediaan obat per

periode

Data Obat

Menampilkan laporan pengendalian persediaan Data Supplier

55

4.1Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahap penerapan dari hasil analisis dan desain sistem yang telah dibuat sebelumnya. Sebelum melakukan tahap implementasi, user harus menyiapkan kebutuhan dari sistem. Adapun kebutuhan dari sistem terdiri dari kebutuhan perangkat keras (hardware) dan perangkat lunak (software) minimal yang harus dipenuhi sehingga sistem dapat berjalan dengan baik dan sesuai dengan yang diharapkan.

4.1.1 Kebutuhan Perangkat Keras (Hardware)

Perangkat keras adalah rangkaian peralatan yang membentuk suatu sistem komputer, serta peralatan-peralatan lain yang mendukung komputer dalam menjalankan tugasnya dan penyedia sumber daya untuk keperluan komputasi yang digunakan untuk mendukung sistem. User harus mempersiapkan spesifikasi minimal perangkat keras sebagai berikut :

1. Perangkat dengan CPU 2.00 Ghz atau lebih tinggi. 2. Minimal memori 512 MB RAM

3. Monitor dengan resolusi 1024 x 768 atau lebih tinggi 4. Keyboard

5. Printer

4.1.2 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software)

Perangkat lunak adalah sekumpulan data elektronik yang dapat disimpan dan diatur oleh komputer untuk mengoerasikan fungsi dari perangkat keras. Adapun perangkat lunak yang dibutuhkan untuk mendukung jalannya sistem/aplikasi ini adalah:

1. Microsoft Windows XP / Vista / 7 / 8.

2. Microsoft SQL Server 2014 untuk pengolahan database.

3. Visal basic .NET 2014 untuk bahasa pemrograman.

4. Crystal Reports for Visual Studio.NET 2014 untuk pengolahan report /

laporan.

4.1.3 Instalasi Program dan Pengaturan Sistem

Tahapan-tahapan dalam instalasi dan pengaturan sistem adalah sebagai berikut :

1. Instalasi sistem operasi Microsoft Windows XP Profesional / Vista / 7 / 8. 2. Instalasi aplikasi pengolahan database Microsoft SQL Server 2014, attach

atau pilih database yang akan digunakan.

3. Instalasi aplikasi Rancang Bangun Aplikasi Pengendalian Persediaan pada Apotek 178.

4.2Implementasi Sistem

Tahap selanjutnya setelah semua kebutuhan sistem terpenuhi adalah mengimplementasikan ke dalam aplikasi pengendalian persediaan Apotek 178. Pada saat uji coba sistem ini akan mnampilkan antarnuka pada setiap form dan menjelaskan cara menjalankan setiap form yang bersangkutan. Aplikasi ini berjalan dalam platform windows dalam mode desktop.

4.2.1 Form Login

Gambar 4.1 Form Login

Form Login ini digunakan untuk mengontrol dan membatasi user terhadap

pemakaian sistem ini . Setiap user akan memiliki username dan password masing

– masing sesuai kebijakan pihak apotek. Hal ini dilakukan untuk menjaga keamanan data. Pada form ini juga terdapat tombol ok, apabila login berhasil maka akan langsung masuk kedalam menu utama.

4.2.2 Form Menu Utama

Untuk penentuan klasifikasi yaitu >= 20% masuk dalam kategori A, 10-19% masuk dalam kategori B, dan >=9% masuk dalam kategori C.

Gambar 4.36 Evaluasi Klasifikasi ABC dengan sistem

Sehingga dapat disimpulkan obat dengan kode obat OBT001 masuk dalam kelas A dan aplikasi ini telah berjalan dengan benar.

4.4.2 Pengendalian Persediaan

81

Dari gambar yang terdapat diatas, dapat diambil contoh untuk obat dengan kode OBT001 yaitu Amoksisilin masuk dalam kelas A dengan persentase penjualan 46,88% memilik leadtime dari supplier 3 hari. Pemakaian rata – rata obat ini adalah 300 buah diperoleh dari jumlah stock keluar / jumlah pemakaian. Kemudian dilakukan perhitungan safety stock dengan rumus (leadtime x pengeluaran per peridode) / Jumlah hari dalam 1 bulan menghasilkan nilai safety stock sebesar 58 buah. Proses selanjutnya yaitu perhitungan ROP (Reorder Point) dengan rumus Safety Stock + (Leadtime x pemakaian rata – rata) menghasilkan nilai 958 buah untuk kode OBT001.

Gambar 4.38 Evaluasi Laporan Pengendalian ROP (Reorder Point)

Dan dapat disimpulkan bahwa hasil pada aplikasi ini telah sesuai dengan hari perhitungan secara menual sehingga aplikasi tersebut telah berjalan dengan benar.

4.4.3 Minimum Stock

Gambar 4.39 Evaluasi Minimum Stock

Gambar 4.40 Evaluasi Laporan Minimum Stock

Dari gambar yang terdapat diatas, dapat diambil contoh untuk obat dengan kode OBT001 dengan nama obat Amoksisilin dengan minimum stock sebesar 50 dan stock on hand 50 sehingga kode OBT001 dapat dimasukkan dalam kategori minimum stock. Dari hasil tersebut maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat berjalan dengan benar.

83

4.4.4 Expired Date

Gambar 4.41 Evaluasi Expired Date

Gambar 4.42 Evaluasi Laporan Expired Date

Dari gambar yang terdapat diatas, dapat diambil contoh untuk obat dengan kode OBT007 dengan nama obat Garam Oralit dengan tanggal kadaluarsa yaitu 11 Juni 2016. Sistem ingin menampilkan obat yang telah kadaluarsa mulai untuk bulan Juni. Dari data obat yang ada hanya kode obat OBT007 yang telah mencapai batas tanggal kadaluarsa. Dari hasil tersebut maka dapat disimpulkan bahwa aplikasi ini dapat berjalan dengan benar.

84 5.1 Kesimpulan

Dari hasil uji coba dan evaluasi sistem yang telah dilakukan maka dapat diambil kesimpulan dari Aplikasi Pengendalian Persediaan pada Apotek 178 adalah sebagai berikut:

1. Aplikasi ini dapat menghasilkan output berupa laporan klasifikasi ABC dan laporan pengendalian persediaan yang akan membantu dalam menangani masalah kekurangan stock yang berdampak pada penurunan penjualan. Aplikasi ini juga dapat membantu dalam pengambilan keputusan untuk pengadaan persediaan selanjutnya.

2. Aplikasi ini juga menghasilkan laporan untuk memberikan informasi kepada manajer seperti laporan penerimaan per periode, laporan pengeluaran per periode, laporan persediaan per periode, laporan expired.

5.2 Saran

Dalam pembuatan sistem ini masih terdapat banyak kekurangan, untuk pengembangan sistem lebih lanjut maka disarankan agar :

1. Aplikasi pengendalian persediaan ini dikembangkan menjadi sistem berbasis web sehingga lebih mudah untuk akses secara online.

2. Informasi yang ada didalam aplikasi ini dapat dikembangkan lagi menjadi sistem yang memberikan informasi secara lebih detail.

85

DAFTAR PUSTAKA

Fatona, E. (2013). Pengembangan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan Pengontrol Persediaan Dan Jumlah Pembelian Barang Menggunanakan Metode EOQ. Kumpulan Artikel Mahasiswa Pendidikan Teknik

Informatika Volume 2 Nomor1, Januari 2013 ISSN 2252-9063. Gaspersz, Vincent. (2001). Production Planning and Inventory Control:

Berdasarkan Pendekatan System Terintegrasi MRP II Dan JIT menuju Manufakturing 21. Jakarta: Gramedia pustaka utama.

Herjanto, E. (2007). Manajemen Operasi Edisi Ketiga. Jakarta: Grasindo.

Herliana, K. N. (2013). Analisis Pengaruh Perputaran Persediaan Bahan Baku Terhadap Laba Perusahaan Pada PT Almi Caterindo Palembang. Jurnal Akuntansi Politeknik PalComTech Palembang.

Mauluddin, S. (2015). Pengembangan Sistem Informasi Apotek (Studi Kasus : Apotek Leuwi Sehat Majalengka ). Program Studi Sistem Informasi, Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia, Bandung. Pratiwie, C. (2014). Analisis Pengelolaan Persediaan Pada PT. Revell Indonesia.

IJCCS Vol.x, No.x, Julyxxxx, pp. 1~5 ISSN: 1978.

Purnamayudhia, O. (2015). Aplikasi Sistem Informasi Penjualan Obat Di Apotek Dengan Menggunakan Metode Visual Basic 6. JEMIS VOL. 3 NO. 2

TAHUN 2015 ISSN 2338 3925.

Ruauw, E. (2011). Pengendalian Persediaan Bahan Baku (Contoh Pengendalian pada usaha Grenda Bakery Lianli, Manado) . ASE – Volume 7 Nomor 1, Januari 2011: 1 - 11, 111.

Tuerah, M. C. (2014). Analisis Pengendalian Persediaan Bahan Baku Ikan Tuna Pada CV. Golden KK. Jurnal EMBA Vol.2 No.4 Desember 2014, ISSN 2303 1174, 524-536.

Umar, H. (2003). Business An Introduction. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama.

Wahyudi, R. (2015). Analisis Pengendalian Persediaan Barang Berdasarkan Metode EOQ Di Toko Era Baru Samarinda. eJournal Ilmu Administrasi Bisnis, 2015, 2{1}162-173 ISSN 2355 5408.

Wijaya, Andy M. A. (2013). Rancang Bangun Sistem Informasi Perencanaan Persediaan Barang.Jurusan Sistem Informasi, STIKOM Surabaya.