TA : Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen dan Seleksi Calon Karyawan Pada PT. TIKI JNE Surabaya.

Nama : Agustin Ayu Ningrum

NIM : 07.41010.0128

Program : S1 (Strata Satu)

Jurusan : Sistem Informasi

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER SURABAYA

1

1.1 Latar Belakang Masalah

Karyawan adalah sumber daya manusia yang penting dalam perusahaan ataupun organisasi lainnya. Setiap perusahaan baik yang bergerak di bidang produk atau jasa membutuhkan karyawan yang mempunyai kinerja yang tinggi sehingga mampu memberikan kemajuan berarti bagi perusahaan. Untuk memperoleh karyawan yang memiliki kompetensi tinggi perusahaan harus melakukan prosedur rekrutmen dan seleksi yang baik, sehingga peluang perusahaan untuk mencapai tujuan dan memenangkan persaingan dengan perusahaan lain akan sangat besar.

PT. TIKI Jalur Nugraha Ekakurir (JNE) didirikan pada tanggal 26 November 1990 oleh H. Soeprapto Suparno selaku pemilik. Pada awalnya, JNE memulai usahanya dengan berpusat pada penanganan kegiatan kepabeanan atau impor kiriman barang atau dokumen dari luar negeri sampai pengantarannya ke seluruh wilayah Indonesia. Pada tahun 1991, JNE memperluas jaringan internasionalnya dengan bergabung sebagai anggota asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia (Associated Courier Conference of Asia) yang berpusat di Hongkong. Asosiasi perusahaan-perusahaan kurir beberapa negara Asia ini kemudian memberi kesempatan kepada JNE untuk mengembangkan wilayah pengiriman sampai ke seluruh dunia.

Lingkup bisnis PT. TIKI JNE berfokus kepada memadukan kebutuhan masyarakat akan komunikasi yang peka waktu, akurat dan aman dalam suatu sistem layanan yang terintegrasi secara efektif, efisien dan fleksibel, antara lain :

 Pengiriman (Courier)

 Penyimpanan dan Pendistribusian (Logistic and Distribution)

 Transportasi (Moving, Trucking, Air and Sea Cargo)

 Kepabeanan (Customs Clearance)

 Penjemputan Bandara (Escort Service)

 Pengiriman Uang (Money Transfer)

 Pesona (Pesanan Oleh-Oleh Nusantara)

JNE memiliki keanggotaan dalam beberapa asosiasi yaitu :

 ACCA (Associated Courier Conference of Asia) – sejak 1991

 ASPERINDO (Asosiasi Perusahaan Jasa Pengiriman Express Indonesia)

 FIATA (International Federation of Freight Forwarders Association)

 IATA (International Air Transport Association)

 KADIN (Kamar Dagang dan Industri)

JNE memperoleh beberapa sertifikasi antara lain :

 URS (United Registrar of System) – tahun 2004

 ISO 9001 : 2008 (Management Mutu)

Seiring dengan berkembangnya perusahaan dan berbagai layanan yang ditangani oleh PT. TIKI JNE, maka kebutuhan karyawan semakin meningkat. Prosedur perekrutan dan seleksi karyawan pada PT. TIKI JNE saat ini masih dilakukan secara manual oleh bagian Human Resource Department (HRD).

Berikut ini adalah tugas seorang HRD PT. TIKI JNE dalam perekrutan dan seleksi calon karyawan :

1. HRD harus membuat iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar, dimana

membutuhkan waktu lama dan biaya yang cukup mahal,

2. HRD harus memenuhi jumlah kebutuhan tenaga kerja, sedangkan jumlah

kebutuhan karyawan yang dibutuhkan oleh perusahaan kurang lebih 20 orang setiap bulannya,

3. HRD harus memilih surat lamaran pekerjaan yang berupa dokumen kertas

sesuai dengan standar kriteria perusahaan, sedangkan jumlah calon karyawan yang melamar lebih dari 200 orang setiap bulannya.

4. HRD harus menghubungi calon karyawan dengan menggunakan telepon dan

mengatur jadwal wawancara pertama yang diwawancarai oleh HRD dan kepala bagian, tes psikologi, dan wawancara kedua yang diwawancarai oleh kepala cabang. Sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk membayar biaya telepon.

Namun bagian HRD yang menangani perekrutan dan seleksi karyawan di PT. TIKI JNE Surabaya hanya ada satu orang, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tidak efisien.

Berikut ini adalah tabel data pelamar pada tahun 2012 : Tabel 1.1 Data Pelamar Pada Tahun 2012

Bulan Jumlah

Kebutuhan Tenaga Kerja

Operasional

Jumlah Kebutuhan Tenaga Kerja

Back Office

Jumlah Pelamar

Jumlah pelamar yang terpenuhi

(per 26 hari)

Januari 27 8 207 30

Febuari 23 10 238 25

Maret 28 6 297 27

April 34 4 336 25

Mei 26 11 369 22

Juni 24 13 386 23

Juli 25 9 420 24

Agustus 30 5 472 28

September 27 12 512 26

Oktober 28 14 558 30

November 25 10 593 20

Desember 32 8 604 27

Seringkali HRD tidak dapat memenuhi kebutuhan karyawan dengan tepat waktu, hal ini dikarenakan jumlah pelamar yang banyak, namun HRD yang menangani perekrutan dan seleksi terbatas sehingga menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan. Oleh karena itu PT. TIKI JNE memerlukan suatu sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan baru berbasis WEB dan Short

Message Service (SMS) Gateway, dimana sistem informasi tersebut akan

membantu tugas seorang HRD, yaitu :

1. HRD tidak lagi membutuhkan pemasangan iklan lowongan pekerjaan pada

surat kabar, karena dengan sistem informasi ini perusahaan akan memiliki

Website perusahaan sendiri. Sehingga HRD tidak membutuhkan waktu lama

dalam pemasangan iklan lowongan pekerjaan dan perusahaan tidak lagi mengeluarkan biaya mahal untuk pemasangan iklan lowongan tersebut,

2. Dengan adanya sistem informasi ini pelamar dapat mengirimkan Curiculum

Vitae (CV) melalui WEB perusahaan secara Online. Dalam hal ini bentuk CV

bukan berupa dokumen word, melainkan pelamar memasukkan data diri, pengalaman pekerjaan, dan riwayat pendidikan kedalam kolom yang sudah tersedia di WEB tersebut. Selain itu HRD dapat memenuhi jumlah kebutuhan tenaga kerja sesuai permintaan perusahaan dengan tepat waktu,

3. Dengan sistem informasi ini HRD tidak lagi harus memilih surat lamaran

pekerjaan berupa dokumen kertas, karena sistem yang akan menyeleksi pelamar secara otomatis berdasarkan dari nilai hasil tes online yang disediakan oleh sistem. Tes online terdiri dari tes kepribadian, tes psikologi, dan tes wawancara. Dengan adanya nilai tes online ini bertujuan untuk dapat melihat sifat dan kepribadian setiap pelamar, dan sebagai bahan pertimbangan HRD dalam melakukan penyeleksian awal,

4. HRD tidak lagi harus menghubungi calon karyawan dengan menggunakan

telepon, karena sistem akan memberikan informasi secara otomatis kepada para pelamar yang lolos seleksi dengan menggunakan SMS Gateway, sehingga perusahaan tidak harus mengeluarkan biaya lagi untuk membayar biaya telepon.

Dengan adanya penerimaan karyawan secara online diharapkan dapat diterapkan dan sangat membantu dalam proses perekrutan karyawan pada PT. TIKI JNE, yang bertujuan untuk mendapatkan pelamar yang benar-benar memenuhi kualifikasi yang akan terpilih menjadi calon karyawan. Dalam penerapannya, sistem penyeleksian calon karyawan ini sesuai dengan standar kreteria yang ditentukan oleh PT. TIKI JNE dari hasil nilai tes online ditambahkan

dengan nilai tes offline, kemudian dibagi 2. Nilai tes offline terdiri dari nilai wawancara pertama yang diwawancarai oleh bagian HRD dan kepala bagian dengan prosentase penilaian 30%, tes psikologi dengan prosentase sebesar 40%, dan wawancara kedua yang diwawancarai oleh kepala cabang dengan prosentase penilaian 30%.

Sehingga output yang dihasilkan adalah laporan hasil seleksi pelamar yang telah diseleksi oleh sistem sesuai dengan kriteria dan standar nilai yang telah ditetapkan oleh perusahaan, dan informasi karyawan yang diterima.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan yang ada, maka dapat dirumuskan permasalahan dalam tugas akhir ini adalah :

” Bagaimana membuat rancang bangun sistem informasi rekrutmen dan

seleksi karyawan pada PT. TIKI JNE Surabaya berbasis Web dan SMS

Gateway ”

1.3 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dalam pembuatan sistem ini adalah :

1. Sistem ini tidak membahas tentang tes psikologi offline, namun hanya

bersifat fasilitator dan informasi lowongan pekerjaan bagi pencari kerja dalam mencari lowongan kerja dan mengirimkan data diri, pengalaman pekerjaan, serta riwayat pendidikan yang dilakukan secara online pada PT.TIKI JNE Surabaya,

2. Sistem yang dibuat ini tidak membahas sistem kinerja karyawan PT. TIKI JNE Surabaya secara mendetail, namun hanya membantu administrasi rekrutmen dan seleksi,

3. Informasi panggilan interview dan tes psikologi dikirimkan melalui layanan

pesan singkat SMS ke pelamar,

4. Kepala bagian tidak dapat meminta lowongan pekerjaan untuk jabatan

kepala bagian, karena itu merupakan hak akses bagian HRD dalam mencari karyawan untuk jabatan kepala bagian,

5. Tidak dibahas mengenai keamanan sistem termasuk pada keamanan data.

1.4 Tujuan

Adapun tujuan dari penyusunan tugas akhir ini adalah terbentuknya suatu sistem informasi perekrutan dan seleksi karyawan pada PT. TIKI JNE Surabaya berbasis Web dan SMS Gateway, untuk membantu tugas HRD dalam melakukan perekrutan dan seleksi karyawan dengan cepat dan menghasilkan informasi karyawan yang berkualitas untuk perusahaan.

1.5 Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan pada laporan ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN

Pada bab ini dibahas tentang latar belakang masalah dan penjelasan permasalahan secara umum, perumusan masalah serta batasan masalah yang dibuat, tujuan dari pembuatan tugas akhir dan sistematika penulisan buku ini.

BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini dibahas secara singkat mengenai teori-teori yang berhubungan dan mendukung dalam pembuatan tugas akhir ini.

BAB III PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini dibahas tentang perancangan sistem, analisa sistem, perancangan Dokumen Flow, Sistem Flow, Data Flow Diagram dan struktur database (ERD) yang digunakan dalam pembuatan aplikasi serta desain input dan output.

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Pada bab ini dibahas tentang implementasi dari aplikasi yang dibuat secara keseluruhan. Serta melakukan pengujian terhadap aplikasi yang dibuat untuk mengetahui aplikasi tersebut telah dapat menyelesaikan permasalahan yang dihadapi sesuai dengan yang diharapkan.

BAB V PENUTUP

Pada bab ini berisikan kesimpulan dari sistem dan saran untuk pengembangan sistem.

2.1 Sistem

Secara sederhana sistem dapat diartikan sebagai suatu kumpulan atau himpunan dari unsur, komponen atau variabel-variabel yang terorganisasi, saling berinteraksi, saling tergantung satu sama lain dan terpadu.

Teori sistem melahirkan konsep-konsep futuristik, antara lain yang terkenal adalah konsep sibernetika (Cybernetics). Konsep atau bidang kajian ilmiah ini terutama berkaitan dengan upaya-upaya untuk menerapkan berbagai disiplin ilmu, yaitu ilmu perilaku, fisika, biologi, dan teknik. Oleh karena itu sibernetika biasanya berkaitan dengan usaha-usaha otomasi tugas-tugas yang dilakukan oleh manusia, sehingga melahirkan studi-studi tentang robotika, kecerdasan buatan (artificial intelegence) dan lain sebagainya. Konsep lain yang terkandung didalam definisi sistem adalah konsep sinergi. Konsep ini mengandaikan bahwa di dalam suatu sistem, output dari suatu organisasi diharapkan lebih besar daripada output individual atau output masing-masing bagian. (Sutabri;2004).

Ada berbagai tipe sistem berdasarkan kategori: Atas dasar keterbukaan:

 Sistem terbuka, dimana pihak luar dapat mempengaruhinya.

 Sistem tertutup.

Atas dasar komponen:

 Sistem fisik, dengan komponen materi dan energi.

 Sistem non-fisik atau konsep, berisikan ide-ide.

Sebuah sistem juga memiliki karakteristik atau sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan suatu sistem. Adapun karakteristik yang dimaksud adalah sebagai berikut :

a. Komponen Sistem (Components)

Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang bekerjasama membentuk satu kesatuan.

b. Batasan Sistem (Boundary)

Ruang lingkup sistem merupakan daerah yang membatasi antara sistem dengan sistem lainnya atau sistem dengan lingkungan luarnya.

c. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

Bentuk apapun yang ada di luar ruang lingkup atau batasan sistem yang mempengaruhi operasi sistem disebut dengan lingkungan luar sistem. Lingkungan luar sistem ini dapat menguntungkan dan dapat juga merugikan sistem tersebut.

d. Penghubung Sistem (Interface)

Sebagai media yang menghubungkan sistem dengan subsistem yang lain disebut dengan penghubung sistem atau interface. Penhubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lain.

e. Masukan Sistem (Input)

Energi yang dimasukkan kedalam sistem disebut masukan sistem, yang dapat berupa pemeliharaan (maintenance input) dan sinyal (signal input).

f. Keluaran Sistem (Output)

Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. Keluaran ini merupakan masukan bagi subsistem yang lain.

g. Pengolah Sistem (Proses)

Suatu sistem dapat mempunyai suatu proses yang akan mengubah masukan menjadi keluaran.

h. Sasaran Sistem (Objective)

Suatu sistem memiliki tujuan dan sasaran yang pasti dan bersifat deterministic. Kalau suatu sistem tidak memiliki sasaran, maka operasi sistem tidak ada gunanya. Suatu sistem dikatakan berhasil bila mengenai sasaran atau tujuan yang telah direncanakan.

2.1.1 Informasi

Informasi adalah data yang telah diklasifikasikan atau diolah atau diinterpretasikan untuk digunakan dalam proses pengambilan keputusan. Sistem pengolahan informasi akan mengolah data menjadi informasi atau mengolah data dari bentuk tak berguna menjadi berguna bagi yang menerimanya.

Fungsi utama dari informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidakpastian pemakai informasi. Informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil dari data yang dimasukan ke dalam pengolahan. Akan tetapi dalam kebanyakan pengambil keputusan yang kompleks,

informasi hanya dapat menambah kemungkinan kepastian atau mengurangi bermacam-macam pilihan. Informasi yang disediakan bagi pengambil keputusan memberikan suatu kemungkinan faktor resiko pada tingkat-tingkat pendapatan yang berbeda. (Sutabri;2004).

Informasi juga memiliki beberapa syarat-syarat dalam menentukan sebuah informasi yang baik dan lengkap, berikut ini adalah syarat-syarat tentang informasi yang baik yang lebih lengkap :

a. Ketersediaan (avaibility)

Sudah barang tentu syarat yang mendasar bagi suatu informasi adalah tersedianya informasi itu sendiri. Informasi harus dapat diperoleh (accessible) bagi orang yang hendak memanfaatkannya.

b. Mudah dipahami (comprehensibility)

Informasi harus mudah dipahami oleh pembuat keputusan. Informasi yang rumit dan berbelit-belit hanya membuat keputusan manajemen kurang efektif.

c. Relevan

Informasi harus sesuai dengan permasalahan yang ada dan memenuhi syarat untuk membuat keputusan manajemen.

d. Bermanfaat

Informasi juga harus bermanfaat. Informasi juga harus dapat tersaji dalam bentuk-bentuk yang memungkinkan pemanfaatan oleh pengguna informasi.

e. Tepat waktu

Informasi harus tersedia tepat pada waktunya. Syarat ini terutama sangat penting pada saat pengguna informasi membutuhkan informasi ketika akan membuat keputusan-keputusan yang kruisal.

f. Keandalan (reability)

Informasi harus diperoleh dari sumber-sumber yang dapat diandalkan kebenarannya. Pengolah data atau pemberi informasi harus dapat menjamin tingkat kepercayaan tinggi atas informasi yang disajikannya.

g. Akurat

Informasi harus bersih dari kesalah dan kekeliruan. Informasi juga harus jelas dan secara akurat mencerminkan makna yang terkandung dari data pendukungnya.

h. Konsisten

Informasi tidak boleh mengandung kontradiksi didalam penyajiannya karena konsistensi merupakan syarat penting bagi dasar pengambilan keputusan.

Dalam penelitian ini dapat menghasilkan beberapa keluaran atau outputan berupa informasi yang dibutuhkan oleh perusahaan, informasi-informasi tersebut yaitu :

a. Informasi hasil seleksi administrasi pelamar didapat dari HRD menginputkan

kriteria pelamar, yang kemudian diproses oleh sistem yaitu proses seleksi administrasi. Sehingga menghasilkan output berupa informasi hasil seleksi administrasi pelamar,

b. Informasi hasil seleksi wawancara satu yang memenuhi kriteria didapat dari

HRD menginputkan kriteria dan standar nilai wawancara satu dan nilai wawancara satu, yang kemudian diproses oleh sistem yaitu proses seleksi wawancara satu. Sehingga menghasilkan output berupa informasi hasil seleksi wawancara satu yang memenuhi kriteria,

c. Informasi hasil seleksi tes psikologi yang memenuhi kriteria didapat dari HRD menginputkan kriteria dan standar nilai tes psikologi dan nilai tes psikologi, yang kemudian diproses oleh sistem yaitu proses seleksi tes psikologi. Sehingga menghasilkan output berupa informasi hasil seleksi tes psikologi yang memenuhi kriteria,

d. Informasi hasil seleksi wawancara dua yang memenuhi kriteria didapat dari

HRD menginputkan kriteria dan standar nilai wawancara dua dan nilai wawancara dua, yang kemudian diproses oleh sistem yaitu proses seleksi wawancara dua. Sehingga menghasilkan output berupa informasi hasil seleksi wawancara dua yang memenuhi kriteria,

e. Informasi hasil nilai keseluruhan seleksi dan informasi karyawan yang

diterima didapat dari penjumlahan hasil seleksi wawancara satu, hasil seleksi tes psikologi, dan hasil seleksi wawancara dua, yang kemudian diproses oleh sistem yaitu proses pembobotan nilai. Sehingga menghasilkan output berupa informasi hasil nilai keseluruhan seleksi dan informasi karyawan yang diterima,

f. Informasi SMS pelamar adalah merupakan output dari setiap proses yang ada,

yang bertujuan untuk menginformasikan kepada calon karyawan secara otomatis jika calon karyawan lolos dan maju ketahap berikutnya.

2.1.2 Sistem Informasi

Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu

organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan. (Sutabri;2004).

Manfaat adanya sistem informasi dalam suatu instansi yaitu:

1. Menyajikan informasi guna mendukung pengambilan suatu keputusan.

2. Menyajikan informasi guna mendukung operasi harian.

3. Menyajikan informasi yang berkenaan dengan kepengurusan.

Dalam penelitian ini dapat dikatakan sebagai sistem informasi dikarenakan dapat menghasilkan sebuah informasi, dan bisa sebagai pengambil keputusan dalam rekrutmen dan seleksi calon karyawan baru. Sistem informasi terdiri dari komponen-komponen yang disebut dengan istilah blok bangunan (building block), yang terdiri dari :

a. Blok masukan (input block)

Input mewakili data yang masuk ke dalam sistem informasi. Yang dimaksud dengan input di sini termasuk metode dan media untuk menangkap data yang akan dimasukkan, yang dapat berupa dokumen-dokumen dasar.

b. Blok model (model block)

Blok ini terdiri dari kombinasi prosedur, logika dan model metematik yang akan memanipulasi data input dan data yang tersimpan di basis data dengan cara yang sudah tertentu untuk menghasilkan keluaran yang diinginkan.

c. Blok keluaran (output block)

Produk dari sistem informasi adalah keluaran yang merupakan informasi yang berkualitas dan dokumentasi yang berguna untuk semua tingkatan manajemen serta semua pemakai sistem.

d. Blok teknologi (technology block)

Teknologi merupakan tool box dalam sistem informasi. Teknologi digunakan untuk menerima input, menjalankan model, menyimpan dan mengakses data, menghasilkan dan mengirim keluaran dan membantu pengendalian dari sistem secara keseluruhan. Teknologi terdiri dari tiga bagian utama yaitu Teknisi (brainware), Perangkat lunak (software) dan Perangkat keras (hardware).

e. Blok basis data (database block)

Basis data (database) merupakan kumpulan data yang saling berkaitan dan berhubungan satu dengan yang lainnya, tersimpan diperangkat keras komputer dan perangkat lunak digunakan untuk memanipulasinya.

f. Blok kendali (control block)

Banyak hal dapat merusak sistem informasi, seperti bencana alam, api, temperature, air, debu, kecurangan-kecurangan, kegagalan pada sistem itu sendiri, ketidak-efisienan, sabotase, dan lain sebagainya. Beberapa pengendalian perlu dirancang dan diterapkan untuk meyakinkan bahwa hal-hal yang dapat merusak sistem dicegah dan bila terlanjur terjadi maka kesalahan-kesalahan dapat dengan cepat diatasi.

2.1.3 Manajemen Sumber Daya Manusia

Manajemen Sumber Daya Manusia (SDM) sebelumnya dikenal sebagai manajemen personalia. Perubahan nama ini menggambarkan adanya perluasan manajemen personalia dalam meningkatkan kesadaran bahwa SDM adalah kunci bagi suksesnya suatu perusahaan. Seorang manager SDM harus berkerjasama dengan para manajer dalam menangani berbagi masalah SDM. Tanpa adanya

unsur manusia dalam perusahaan, tidak mungkin perusahaan tersebut dapat bergerak dan berjalan menuju tujuan yang diinginkan.

Tanpa adanya unsur manusia dalam perusahaan, tidak mungkin perusahaan tersebut dapat bergerak dan berjalan menuju yang diinginkan. Dengan demikian SDM adalah seorang yang siap, mau, dan mampu memberi sumbangan terhadap usaha pencapaian tujuan organisasi. Selain itu, SDM juga merupakan salah satu unsur masukan yang bersama dengan unsur lainya, seperti: modal, bahan, mesin, dan metode diubah melalui proses manajemen menjadi keluaran berupa barang dan jasa, dalam usaha mencapai tujuan perusahaan. (Rivai;2004).

2.1.4 Rekrutmen

Rekrutmen adalah proses menghasilkan sejumlah pelamar yang berkualifikasi untuk pekerjaan di suatu organisasi atau perusahaan. Setelah suatu perusahaan mempunyai gambaran tentang hasil analisis pekerjaan dan rancang pekerjaan yang sesuai dengan kebutuhan dan tujuan perusahaan, maka tugas departemen SDM adalah mengisi jabatan dengan SDM yang cocok dan berkualitas untuk pekerjaan itu. Pengisian jabatan-jabatan dengan SDM yang mempunyai pengetahuan dan keahlian serta sikap mental yang sesuai dengan persyaratan yang ditentukan termasuk salah satu kunci keberhasilan usaha. Dengan SDM yang dapat menjalankan berbagai fungsinya akan menghasilkan kinerja perusahaan yang memberikan manfaat bagi perusahaan, masyarakat dan para karyawan itu sendiri. Salah satu fungsi MSDM yang khusus mendapatkan calon-calon karyawan untuk kemudian diseleksi mana yang paling baik dan paling sesuai dengan persyaratan yang diperlukan salah satunya melalui recruitment. Semuanya ini menjadi tugas dan tanggung jawab utama dari departemen SDM.

Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan secara hati-hati berbagai altematif sebelum memutuskan rekrutmen. (Mathis;2001).

2.1.5 Seleksi

Seleksi adalah proses pemilihan individu-individu yang memiliki kualifikasi yang relevan untuk mengisi posisi dalam suatu organisasi. Seleksi lebih dari sekedar pemilihan orang terbaik dari yang tersedia. Menyeleksi sekumpulan pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang sesuai yang merupakan satu paket yang terdapat pada manusia merupakan usaha untuk memperoleh

“kecocokan” antara apa yang dapat dilakukan oleh pelamar dan apa yang ingin

dilakukan, serta apa yang dibutuhkan oleh organisasi. Tahap awal yang perlu dilakukan setelah menerima berkas lamaran kerja adalah melihat daftar riwayat hidup atau curriculum vitae (CV) pelamar. Kemudian dari CV pelamar yang diterima dilakukan penyortiran antara pelamar yang akan dipanggil dengan yang gagal memenuhi standar pekerjaan. Berikutnya adalah memanggil kandidat terpilih untuk dilakukan tes tertulis, wawancara kerja atau interview dan proses seleksi lainnya. (Mathis;2001).

Berdasarkan survei yang dilakukan, PT. TIKI JNE sendiri memberlakukan 3 proses seleksi. Ketiga proses seleksi tersebut adalah:

1. Seleksi Administratif.

Pelamar dinyatakan lolos seleksi administratif jika pelamar sudah memenuhi kelengkapan-kelengkapan administrasi yang sudah ditetapkan, seperti: identitas pelamar, curriculum vitae, lampiran-lampiran, dsb.

Adapun seleksi tertulis yang akan dilaksanakan oleh PT. TIKI JNE adalah tes psikologi.

3. Seleksi Tidak Tertulis

Adapun seleksi tidak tertulis yang akan dilaksanakan oleh PT. TIKI JNE adalah Wawancara.

Perekrutan dan penyeleksian dapat digambarkan sebagai satu rangkaian rintangan yang diilustrasikan pada gambar 2.1

Tingkat 1

Tingkat 2

Tingkat 3

Gambar 2.1 Prosedur Seleksi

2.1.6 Kriteria

Kriteria adalah dasar untuk perbandingan, sebuah titik refrensi yang menentang hal-hal lain yang dapat dievaluasi. Kriteria penerimaan (acceptance

criteria) adalah sebuah batas mengenai derajat ketidaksesuaian yang diizinkan

dalam bahan atau produk yang dinyatakan dalam syarat operasional yang definitif. Berikut ini adalah kriteria seleksi administrasi (tes online), kriteria nilai minimal

Rekrutmen dan Seleksi Karyawan (Tujuan)

Pendidikan Min SMA Memiliki SIM A atau C Usia Maksimal

tes offline dan kriteria nilai minimal hasil keseluruhan calon karyawan untuk dapat lulus seleksi calon karyawan dari PT. Tiki JNE Surabaya :

1. Kriteria seleksi administrasi (tes online)

a. Back office : Pendidikan terakhir minimal Diploma 3, usia maksimal 26

tahun, nilai minimal 70,

b. Operasional : Pendidikan terakhir Sekolah Menengah Akhir (SMA), usia

maksimal 25 tahun, memiliki Surat Ijin Mengemudi (SIM) A atau SIM C, nilai minimal 70.

2. Kriteria nilai tes offline

a. Back office : Nilai minimal tes offline 70

b. Operasional : nilai minimal tes offline 60

3. Kriteria nilai hasil keseluruhan

a. Back office : Nilai minimal hasil keseluruhan 70

b. Operasional : Nilai minimal hasil keseluruhan 60

2.1.7 Parameter

Parameter adalah merupakan karakteristik atau elemen, terutama yang digunakan sebagai kriteria untuk evaluasi atau penilaian. Berikut ini adalah parameter seleksi administrasi (tes online), parameter nilai tes offline, parameter nilai hasil keseluruhan dari PT. TIKI JNE Surabaya :

a. Parameter seleksi administrasi (tes online) :Jika pelamar yang tidak memenuhi

kriteria yang telah ditentukan, maka pelamar tidak akan lolos untuk tahap selanjutnya

b. Parameter tes offline

a. Back Office: Nilai tes offline didapat dari 30% dari nilai tes wawancara 1,

40% dari nilai tes psikologi, 30% dari nilai tes wawancara 2.

b. Operasional : Nilai tes offline didapat dari 40% dari nilai tes wawanacara 1,

dan 60% dari nilai tes psikologi

c. Parameter nilai hasil keseluruhan : Nilai keseluruhan didapat dari penambahan

nilai tes online dan nilai tes offline, kemudian dibagi 2.

2.1.8 Penilaian Psikologi

Dalam tes kepribadian dan tes psikologi yang terdapat pada sistem rekrutmen dan seleksi karyawan PT. TIKI JNE Surabaya berbasis web, memiliki beberapa sifat dan arti yang menunjukkan karakteristik seseorang. Berikut ini adalah pengertian beberapa sifat menurut teori Immanuel Kant (1724-1804)

dalam bukunya yang berjudul “De Levende Gedachten Van Kant”, yaitu :

a. Ekstrovert : Mudah bergaul, banyak teman, pemburu kesenangan, selalu

optimis dan gembira, agresif dan cenderung mudah marah, tidak selalu dapat diandalkan, bertindak tanpa dipikir dahulu, tidak takut akibatnya.

b. Introvert : Lebih tenang dan seringkali lebih suka buku daripada manusia, tertutup dan membuat jarak, cenderung membuat rencana terlebih dahulu dan memandang hidup denga serius, pandai menyembunyikan perasaannya dengan mengontrolnya, dapat diandalkan, mementingkan nilai-nilai etik standart, sedikit pesimis.

c. Sanguins : Suasana perasaannya selalu penuh harapan, segala sesuatu pada suatu waktu dipandangnya penting tetapi kemudian tidak dipikirkannya lagi, sering menjanjikan seuatu tetapi jarang menepatinya, senang menolong orang lain tetapi tidak dapat dipakai sebagai sandaran, ramah dan periang dalam bergaul, bukan penakut tetapi jika salah sukar bertaubat, lekas bosan namun tidak untuk permainan, dan mudah berganti haluan.

d. Melancholis : Semua hal bersangkutan dengan dirinya dipandangnya penting,

perhatiannya terutama tertuju pada kesukaran-kesukarannya, tidak mudah membuat janji karena dia berusaha akan selalu menepati janji, mudah kecewa, muram, pesimis, daya juang kecil, dan suasana perasaannya umumnya bertentangan dengan suasana perasaan sanguins.

e. Choleris : Lekas terbakar tetapi juga lekas padam atau tenang, tindakan-tindakannya cepat tetapi tidak constant, selalu sibuk tetapi dalam kesibukkannya lebih suka memerintah daripada mengerjakannya sendiri, mengejar kehormatan, suka pada sikap semu dan formal, suka bermurah hati dan melindungi tetapi hal ini dilakukannya bukan karena sayang pada orang lain melainkan karena sayang pada diri sendiri, dalam berpakaian selalu cermat dan rapi, optimis, dan daya juang besar.

f. Phlegmatis : Lambat menjadi panas tetapi panasnya itu tahan lama, tidak

mudah marah, darah yang dingin itu tidak pernah dirisaukan, cocok untuk tugas-tugas ilmiah, tidak suka terburu-buru (kalam, tenang), tidak mudah dipengaruhi, dan setia.

2.2 Database dan Database Management System (DBMS)

Menurut (McLeod;1996), Database adalah suatu koleksi data komputer yang terintegrasi, diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali. Sedangkan database management system adalah perangkat lunak yang menangani semua pengaksesan database. Mempunyai fasilitas membuat, mengakses, memanipulasi dan memelihara basis data.

Fungsi DBMS :

1. Data Definition : DBMS harus dapat mengolah pendefinisian data

2. Data Manipulation : DBMS harus dapat menangani permintaan dari

pemakai untuk mengakses data

3. Data Security & Integrity : DBMS harus dapat memeriksa security dan

integrity data yang didefinisikan oleh DBA

4. Data Recovery & Concurency : DBMS harus dapat menangani kegagalan–

kegagalan pengaksesan database

5. Data Dictionary : DBMS harus menyediakan data dictionary

6. Performance : DBMS harus menangani unjuk kerja dari semua fungsi

seefisien mungkin

2.3 System Development Life Cycle

Menurut Pressman (1997), Model ini biasa disebut juga dengan model

waterfall atau disebut juga classic life cycle. Adapun pengertian dari SDLC ini

adalah suatu pendekatan yang sistematis dan berurutan. Tahapan-tahapannya adalah Requirements (analisis sistem), Analysis (analisis kebutuhan sistem),

Design (perancangan), Coding (implementasi), Testing (pengujian) dan Maintenance (perawatan).

Model eksplisit pertama dari proses pengembangan perangkat lunak, berasal dari proses-proses rekayasa yang lain. Model ini memungkinkan proses pengembangan lebih terlihat. Hal ini dikarenakan bentuknya yang bertingkat ke bawah dari satu fase ke fase lainnya, model ini dikenal dengan model waterfall, seperti terlihat pada Gambar 2.2

Gambar 2.2 System Development Life Cycle (SDLC) Model Waterfall (Pressman, 1997)

Penjelasan SDLC ModelWaterfall, adalah sebagai berikut: a. Requirement (Analisis Sistem)

Requirements (analisis sistem)

Analysis (analisis kebutuhan sistem)

Design (perancangan)

Coding (implementasi)

Testing (pengujian)

Maintenance

Dalam merancang sebuah perangkat lunak, yang pertama harus dilakukan adalah membangun semua elemen sistem yang diperlukan. Sistem merupakan hal yang penting dalam membuat sebuah perangkat lunak, karena perangkat lunak harus berhubungan langsung dengan elemen lainnya seperti perangkat keras, basis data, dan manusia. Tahap ini didefinisikan sebagai sebuah tahap yang menghasilkan sebuah kondisi yang diperlukan oleh pengguna untuk menyelesaikan permasalahan ataupunmencapai sebuah tujuan. Tahap ini bertujuan untuk mengumpulkan kebutuhan-kebutuhan pengguna dan kemudian mentransformasikan ke dalam sebuah deskripsi yang jelas dan lengkap.

b. Analysis (Analisis Kebutuhan Sistem)

Pada tahap ini dalam perancangan perangkat lunak, perlu mengetahui karakteristik dasar dari perangkat lunak yang akan dirancang, seperti fungsi, bentuk, dan tampilan dari perangkat lunak tersebut. Tahap analisis sistem ini bertujuan untuk menjabarkan segala sesuatu yang nantinya akan ditangani oleh perangkat lunak. Tahapan ini adalah tahapan pemodelan yang merupakan sebuah representasi object di dunia nyata.

c. Design (Perancangan)

Untuk membuat suatu perangkat lunak perlu dirancang struktur datanya, arsitektur perangkat lunak, detil prosedur dan karakteristik tampilan yang akan disajikan. Tahap perancangan perangkat lunak yang merupakan proses multi langkah dan berfokus pada beberapa atribut perangkat lunak yang berbeda, yaitu: struktur data, arsitektur perangkat lunak dan detil algoritma. Proses ini

menterjemahkan kebutuhan ke dalam sebuah model perangkat lunak yang dapat diperkirakan kualitasnya sebelum memulai tahap implementasi.

d. Coding (Implementasi)

Rancangan yang telah dibuat dalam tahap sebelumnya akan diterjemahkan ke dalam suatu bentuk atau bahasa yang dapat dibaca dan diterjemahkan oleh komputer untuk diolah. Tahap ini juga dapat disebut dengan tahap implementasi, yaitu tahap yang mengkonversi apa yang telah dirancang sebelumnya ke dalam sebuah bahasa yang dimengerti oleh komputer. Kemudian komputer akan menjalankan fungsi-fungsi yang telah didefinisikan sehingga mampu memberikan layanan-layanan kepada penggunanya.

e. Testing (Pengujian)

Pengujian program dilakukan untuk mengetahui apabila terjadi kesalahan pada program yang telah dibuat. Dapat juga digunakan untuk memastikan apakah

input proses dengan benar, sehingga dapat menghasilkan output yang sesuai.

Tahap ini terdapat 2 metode pengujian perangkat yang dapat digunakan, yaitu: metode black-box dan white-box. Pengujian dengan metode black-box merupakan pengujian yang menekankan pada fungsionalitas dari sebuah perangkat lunak tanpa harus mengetahui bagaimana struktur di dalam perangkat lunak tersebut. Sebuah perangkat lunak yang diuji menggunakan metode black-box dikatakan berhasil jika fungsi-fingsi yang ada telah memenuhi spesifikasi kebutuhan yang telah dibuat sebelumnya. Pengujian dengan menggunakan metode white-box yaitu menguji struktur internal perangkat lunak dengan melakukan pengujian pada algoritma yang digunakan oleh perangkat lunak.

f. Maintenance (Perawatan)

Jika aplikasi tersebut telah sesuai, akan diberikan kepada pengguna dan terdapat penyesuaian atau perubahan sesuai dengan keadaan yang diinginkan, sehingga membutuhkan perubahan terhadap aplikasi tersebut. Tahap ini dapat pula diartikan sebagai tahap penggunaan perangkat lunak yang disertai dengan perawatan dan perbaikan. Perawatan dan perbaikan suatu perangkat lunak diperlukan, termasuk didalamnya adalah pengembangan, karena dalam prakteknya ketika perangkat lunak digunakan terkadang masih terdapat kekurangan ataupun penambahan fitur-fitur baru yang dirasa perlu.

2.4 Hypertext Preprocessor (PHP)

Hypertext Preprocessor (PHP) adalah bahasa berbentuk skrip yang

ditempatkan dalam server dan diproses di server. Hasilnyalah yang dikirim ke klien, tempat pemakai menggunakan browser. secara khusus PHP dirancang untuk membentuk aplikasi web dinamis. Artinya, dia dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini. Pada prinsipnya PHP mempunyai fungsi yang sama dengan skrip-skrip seperti ASP (Active Server Page), Cold Fusion, ataupun Perl. Namun PHP sebenarnya bisa dipakai secara command line. Artinya, skrip PHP dapat dijalankan tanpa melibatkan web server maupun browser. (Kadir;2008).

PHP pertama kali dibuat oleh Rasmus Lerdorf pada tahun 1995. Pada waktu itu PHP masih bernama Form Interpreted (FI), yang wujudnya berupa sekumpulan skrip yang digunakan untuk mengolah data formulir dari web. Selanjutnya Rasmus merilis kode sumber tersebut untuk umum dan

menamakannya PHP/FI. Dengan perilisan kode sumber ini menjadi sumber terbuka, maka banyak pemrogram yang tertarik untuk ikut mengembangkan PHP. Pada November 1997, dirilis PHP/FI 2.0. Pada rilis ini, interpreter PHP sudah diimplementasikan dalam program C.

Dalam rilis ini disertakan juga modul-modul ekstensi yang meningkatkan kemampuan PHP/FI secara signifikan. Pada tahun 1997, sebuah perusahaan bernama Zend menulis ulang interpreter PHP menjadi lebih bersih, lebih baik, dan lebih cepat. Kemudian pada Juni 1998, perusahaan tersebut merilis interpreter baru untuk PHP dan meresmikan rilis tersebut sebagai PHP 3.0 dan singkatan PHP diubah menjadi akronim berulang PHP: Hypertext Preprocessing. Pada pertengahan tahun 1999, Zend merilis interpreter PHP baru dan rilis tersebut dikenal dengan PHP 4.0. PHP 4.0 adalah versi PHP yang paling banyak dipakai pada awal abad ke-21.

Versi ini banyak dipakai disebabkan kemampuannya untuk membangun aplikasi web kompleks tetapi tetap memiliki kecepatan dan stabilitas yang tinggi. Pada Juni 2004, Zend merilis PHP 5.0. Dalam versi ini, inti dari interpreter PHP mengalami perubahan besar. Versi ini juga memasukkan model pemrograman berorientasi objek ke dalam PHP untuk menjawab perkembangan bahasa pemrograman ke arah paradigma berorientasi objek.

Beberapa kelebihan PHP dari bahasa pemrograman web, antara lain:

1. Bahasa pemrograman PHP adalah sebuah bahasa script yang tidak melakukan

sebuah kompilasi dalam penggunaanya.

2. Web Server yang mendukung PHP dapat ditemukan dimana - mana dari mulai

3. Dalam sisi pengembangan lebih mudah, karena banyaknya milis - milis dan developer yang siap membantu dalam pengembangan.

4. Dalam sisi pemahamanan, PHP adalah bahasa scripting yang paling mudah

karena memiliki referensi yang banyak.

PHP adalah bahasa open source yang dapat digunakan di berbagai mesin (Linux, Unix, Macintosh, Windows) dan dapat dijalankan secara runtime melalui console serta juga dapat menjalankan perintah-perintah system.

2.5 Website

Website atau yang lebih dikenal dengan World Wide Web ( WWW ) adalah merupakan bagian dari internet yang paling cepat berkembang dan paling disukai oleh masyarakat, kepopulerannya mungkin hanya bisa disaingi oleh e-mail. Secara teknis web hanya merupakan bagian dari internet, atau lebih tepatnya sebuah sarana yang dipakai untuk menjelajahi beberapa bagian internet. Tetapi bagian ini mencakup daerah yang luas, karena banyak bagian internet yang sebenarnya bukan bagian dari website tetapi bisa dicapai melaluinya. (Crumlish;1997).

Jadi web, pada satu tingkat, merupakan sebuah interface (antarmuka), sebuah jendela ke Internet, atau sebuah sarana untuk mengantar anda ke tempat tujuan. Daya tariknya diperoleh dari tiga hal berikut :

1. Web memudahkan penggunaan perintah dan alamat di Internet yang

sebelumnya berbelit-belit dan susah dipahami

2. Web menggabungkan aspek-aspek Internet yang berbeda menjadi sebuah

3. Selain untuk membaca, Web memungkinkan anda mengamati gambar, dan bahkan mendengar suara atau menonton film (jika komputer anda dilengkapi dengan peralatan yang sesuai).

Web menggunakan sebuah metode yang disebut dengan hypertext yang memudahkan pengguna menangani Internet tanpa harus mengetahui perintah-perintah dan alamat-alamat aslinya. Web memungkinkan browser menampilkan gambar di tengah teks tanpa mengharuskan pengguna mengetahui cara mengubah code (decode) suatu file.

2.5.1 Sejarah WWW atau World Wide Web

WWW atau World Wide Web adalah suatu program yang ditemukan oleh Tim Berners-Lee pada tahun 1991. Awalnya Berners-Lee hanya ingin menemukan cara untuk menyusun arsip-arsip risetnya. Untuk itu, dia mengembangkan suatu sistem untuk keperluan pribadi. Sistem itu adalah program peranti lunak yang diberi nama Equire. Dengan program itu, Berners-Lee berhasil menciptakan jaringan terkait antara berbagai arsip sehingga memudahkan informasi yang dibutuhkan. Inilah yang kemudian menjadi dasar dari sebuah revolusi yang dikenal sebagai web.

WWW dikembangkan pertama kali di Pusat Penelitian Fisika Partikel Eropa (CERN), Jenewa, Swiss. Pada tahun 1989 Berners-lee membuat proposal untuk proyek pembuatan hypertext secara global, kemudian pada bulan Oktober

1990, „World Wide Web„ sudah bisa dijalankan dalam lingkungan CERN. Pada

musim panas tahun 1991, WWW resmi digunakan secara luas pada jaringan Internet.

a. Website Statis adalah web yang mempunyai halaman tidak berubah. Artinya adalah untuk melakukan perubahan pada suatu halaman dilakukan secara manual dengan mengedit code yang menjadi struktur dari website tersebut.

b. Website Dinamis merupakan website yang secara struktur diperuntukan untuk

update sesering mungkin. Biasanya selain utama yang bisa diakses oleh user pada umumnya, juga disediakan halaman backend untuk mengedit kontent dari website. Contoh umum mengenai website dinamis adalah web berita atau web portal yang didalamnya terdapat fasilitas berita, polling dan sebagainya.

c. Website Interaktif adalah web yang saat ini memang sedang booming. Salah

satu contoh website interaktif adalah blog dan forum. Di website ini user bisa berinteraksi dan beradu argument mengenai apa yang menjadi pemikiran mereka. Biasanya website seperti memiliki moderator untuk mengatur supaya topik yang diperbincangkan tidak keluar jalur.

2.6 Internet

Menurut (Crumlish;1997) Internet berasal dari kata

interconnection-networking, merupakan sebuah metode yang dipakai oleh komputer untuk

berkomunikasi dengan komputer lainnya. Selama sebuah komputer atau sebuah jaringan komputer saling terhubung menggunakan standar Internet Protocol Suite (TCP/IP) untuk melayani miliaran pengguna di seluruh dunia maka itu disebut

dengan Internet. Manakala Internet (huruf „I‟ besar) ialah sistem komputer umum,

yang berhubung secara global dan menggunakan TCP/IP sebagai protokol pertukaran paket (packet switching communication protocol). Rangkaian internet

yang terbesar dinamakan Internet. Cara menghubungkan rangkaian dengan kaedah ini dinamakan internetworking.

Sedangkan pengertian internet menurut segi ilmu pengetahuan, internet adalah sebuah perpustakaan besar yang didalamnya terdapat jutaan (bahkan milyaran) informasi atau data yang dapat berupa teks, grafik, audio maupun animasi dan lain lain dalam bentuk media elektronik. Semua orang bisa berkunjung ke perpustakaan tersebut kapan saja serta dari mana saja, jika dilihat dari segi komunikasi, internet adalah sarana yang sangat efektif dan efesien untuk melakukan pertukaran informasi jarak jauh maupun jarak dekat, seperti di dalam lingkungan perkantoran, tempat pendidikan, atapun instansi terkait.

2.7 SMS Gateway

SMS gateway adalah merupakan pintu gerbang bagi penyebaran informasi dengan menggunakan SMS. Anda akan dapat menyebarkan pesan ke banyak nomor secara otomatis dan cepat yang langsung terhubung dengan database nomor-nomor ponsel saja, tanpa harus mengetik ratusan nomor dan pesan diponsel anda, karena semua nomor akan diambil secara otomatis dari database tersebut.

Selain itu dengan adanya SMS gateway, anda dapat mengolah pesan-pesan yang ingin dikirim. Dengan menggunakan program tambahan yang dapat dibuat sendiri, pengirim pesan dapat lebih fleksibel dalam mengirim berita, karena biasanya pesan yang ingin dikirim berbeda-bedauntuk masing-masing penerimanya. (Tarigan;2012).

Pembuatan aplikasi ini menerapkan konsep SDLC (Systems Development

Life Cycle) yang berfungsi untuk menggambarkan tahapan-tahapan utama dan

langkah-langkah dari setiap tahapan. Langkah-langkah yang akan dilakukan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan adalah sebagai berikut:

3.1 Analisis Sistem 3.1.1 Identifikasi Masalah

PT. TIKI JNE Surabaya dalam melakukan perekrutan dan seleksi calon karyawan baru masih dilakukan secara manual, dimana Human Resource

Department (HRD) harus membuat iklan lowongan pekerjaan pada surat kabar,

dimana membutuhkan waktu lama dan biaya yang cukup mahal. Selain itu HRD harus memenuhi jumlah kebutuhan yang dibutuhkan oleh perusahaan kurang lebih 20 orang setiap bulannya, sedangkan jumlah calon karyawan yang melamar lebih dari 200 orang setiap bulannya. Sehingga pihak HRD harus memilih satu per satu surat lamaran pekerjaan yang berupa dokumen kertas sesuai dengan standar kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan, dan HRD harus menghubungi calon karyawan dengan menggunakan telepon dan mengatur jadwal wawancara pertama, tes psikologi, dan wawancara kedua. Sehingga perusahaan harus mengeluarkan biaya lagi untuk membayar biaya telepon.

Kebutuhan karyawan sangat penting peranannya dalam perusahaan, perusahaan dapat berkembang karena adanya sumber daya manusia yang berkualitas. Namun bagian HRD yang menangani perekrutan dan seleksi karyawan di PT. TIKI JNE Surabaya hanya ada satu orang, sehingga membutuhkan waktu yang lama dan tidak efisien. Seringkali HRD tidak dapat memenuhi kebutuhan karyawan dengan tepat waktu, hal ini dikarenakan jumlah pelamar yang besar, namun HRD yang menangani perekrutan dan seleksi terbatas menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan. Oleh karena itu, dikembangkannya sebuah sistem informasi perekrutan dan seleksi calon karyawan baru sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan. Aplikasi ini diharapkan dapat bermanfaat bagi HRD dan perusahaan pada saat melakukan perekrutan dan seleksi calon karyawan baru.

3.1.2 Analisis Kebutuhan

Sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan yang akan dibangun menghasilkan beberapa informasi yang akan menjadi output an dari data pelamar, kriteria pelamar, kriteria dan standar nilai wawancara 1, nilai wawancara 1, kriteria dan standar nilai tes psikologi, nilai tes psikologi, kriteria dan standar nilai wawancara 2, nilai wawancara 2. Sistem akan memproses input an tersebut dan menghasilkan beberapa informasi, yaitu informasi hasil seleksi administrasi pelamar, hasil seleksi wawancara 1 yang memenuhi kriteria, hasil seleksi tes psikologi yang memenuhi kriteria, hasil seleksi wawancara 2 yang memenuhi kriteria, hasil nilai keseluruhan seleksi, informasi yang diterima, dan sms pelamar. Informasi yang pertama adalah hasil seleksi administrasi pelamar, hasil seleksi administrasi pelamar yang akan dihasilkan membutuhkan data berupa data

pelamar yang diperoleh dari surat lamaran pekerjaan berupa dokumen kertas yang dikirimkan oleh pelamar, serta data kriteria seleksi yang diperoleh dari standar kriteria yang telah ditentukan oleh pihak HRD. Informasi yang kedua adalah hasil seleksi wawancara 1 yang memenuhi kriteria, informasi kedua membutuhkan data berupa kriteria dan standar nilai wawancara 1 yang diperoleh dari kriteria dan standar nilai wawancara 1 yang telah ditentukan oleh pihak HRD, dan nilai wawancara 1 diperoleh dari nilai hasil wawancara 1.

Informasi ke tiga adalah hasil seleksi tes psikologi yang memenuhi kriteria, informasi ke tiga membutuhkan data berupa kriteria dan standar nilai tes psikologi yang diperoleh dari kriteria dan standar nilai tes psikologi yang telah ditentukan oleh pihak HRD, dan nilai tes psikologi diperoleh dari nilai hasil tes psikologi. Informasi yang ke empat adalah hasil seleksi wawancara 2 yang memenuhi kriteria, informasi kedua membutuhkan data berupa kriteria dan standar nilai wawancara 2 yang diperoleh dari kriteria dan standar nilai wawancara 2 yang telah ditentukan oleh pihak HRD, dan nilai wawancara 2 diperoleh dari nilai hasil wawancara 2.

Informasi ke lima dan ke enam adalah hasil nilai keseluruhan seleksi dan informasi karyawan yang diterima, informasi tersebut diperoleh dari keseluruhan proses yang telah dilakukan oleh pihak HRD dalam melakukan rekrutmen dan seleksi calon karyawan baru. Dan informasi yang terakhir adalah sms pelamar yang diperoleh dari keseluruhan hasil yang telah dihasilkan oleh seluruh proses yang telah dijalankan.

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem dilakukan untuk mengumpulkan informasi yang berkenan dengan sistem yang dibangun serta untuk memudahkan pemahaman terhadap sistem. Pemodelan yang digunakan dalam perancangan sistem adalah

document flow, system flow, Context Digram, HIPO, data flow diagram, Conceptual Data Model (CDM), Physical Data Model (PDM), struktur tabel, dan

desain I/O. Adapun penjelasannya sebegai berikut:

3.2.1 Rancangan Model

Berdasarkan identifikasi permasalahan di atas maka dibutuhkan suatu sarana yang dapat memberikan informasi tentang rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Solusinya adalah dengan menggunakan sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan.

Input an data dan pengolahan data yang dilakukan dengan cara merancang database dan membuat sistem. Data-data tersebut nantinya akan ditampung dan

diolah oleh sistem sehingga dapat memberikan informasi dengan lebih tersruktur sehingga dapat bermanfaat bagi para pengguna. Secara garis besar, gambaran umum sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan pada PT. TIKI JNE Surabaya dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Admin

Web Server

Maintenance User Maintenance Kabupaten

Pelamar

Web Server

Input

Informasi Nilai Tes Wawancara 1 Informasi Nilai Tes Psikologi Informasi Hasil Keseluruhan

- Input Lowongan Pekerjaan - Input Data Diri

- Input Pengalaman Pekerjaan - Input Riwayat Pendidikan - Input Tes Kepribadian - Input Tes Psikologi - Input Tes Wawancara

Output - Informasi Lowongan Pekerjaan - Informasi Data Diri Pelamar - Informasi Nilai Tes Wawancara 1 - Informasi Nilai Tes Psikologi - Informasi Nilai Tes Wawancara 2 - Informasi Hasil Keseluruhan - Informasi Karyawan diterima Informasi Hasil Seleksi Administrasi Online

History Maintenance Propinsi

Maintenance Strata Maintenance Departemen

Maintenance Jabatan Maintenance Data Tes Kepribadian

Maintenance Data Tes Psikologi

Maintenance Laporan

INTERNET

Database

Web Server

Gambar 3.1 Gambaran Umum Sistem Informasi Rekrutmen dan Seleksi Calon Karyawan Pada PT. TIKI JNE Surabaya

Pada gambar 3.1 fungsi sistem informasi rekrutmen dan seleksi, dengan pelamar yang akan mendapatkan informasi lowongan pekerjaan, dalam rekrutmen dan seleksi karyawan aplikasi meminta karyawan untuk menginput data diri, pengalaman pekerjaan, riwayat pendidikan, tes kepribadian, tes psikologi, dan tes wawancara yang wajib diisi oleh pelamar. Semua input tersebut akan diproses oleh aplikasi yang kemudian dihasilkan laporan data diri calon karyawan.

Setelah rekrutmen dan seleksi telah dijalankan oleh sistem dengan beberapa sub pekerjaannya, maka sistem akan memberikan hasil laporan dari

rekrutmen dan seleksi yang telah diproses. Laporan rekrutmen dan seleksi ini melingkupi beberapa jenis transaksi rekrutmen dan seleksi calon karyawan, transaksi tersebut meliputi transaksi permintaan karyawan, entry lowongan, hasil seleksi administrasi online, nilai tes wawancara satu, nilai tes psikologi, dan nilai wawancara kedua, dan hasil keseluruhan yang diperoleh dari nilai tes offline. Nilai tes offline didapat dari 30% nilai wawancara 1 + 40% nilai tes psikologi + 30% nilai wawancara 2. Jika hasil keseluruhan telah diperoleh, dan pelamar lulus dengan standar nilai minimal untuk backoffice 70 dan operasional 60, maka admin akan membuatkan jadwal masuk kerja untuk pelamar yang telah diterima.

3.2.2 Model Pengembangan Sistem

Pengembangan sistem dalam proses kerja aplikasi yang akan menghasilkan sistem informasi perekrutan dan seleksi calon karyawan. Dalam proses sistem ini dapat merekrut dan menyeleksi calon karyawan dengan kriteria yang telah ditentukan oleh perusahaan. Perancangan langkah-langkah dari sistem ini yaitu :

Input Proses Output

Data Pelamar

Kriteria Seleksi

Proses Seleksi Administrasi

Hasil Seleksi Administrasi Pelamar

SMS Pelamar

Kriteria & Standar Nilai Wawancara 1

Nilai Wawancara 1

Kriteria & Standar Nilai Tes Psikologi

Nilai Tes Psikologi

Kriteria & Standar Nilai Wawancara 2

Nilai Wawancara 2

Hasil Seleksi Wawancara 1 yang Memenuhi Kriteria

SMS Pelamar

Hasil Seleksi Tes Psikologi yang Memenuhi Kriteria

SMS Pelamar

Hasil Seleksi Wawancara 2 yang Memenuhi Kriteria

Informasi Karyawan yang Diterima

SMS Pelamar Hasil Nilai Keseluruhan

Seleksi Proses Seleksi Wawancara 1

Proses Seleksi Tes Psikologi

Proses Seleksi Wawancara 2

Proses Pembobotan Nilai

Gambar 3.2 Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen dan Seleksi Calon Karyawan pada PT. TIKI JNE Surabaya.

Setiap perusahaan memiliki komponen-komponen data pendukung dalam menentukan calon karyawan yang berkualitas. Komponen input yang dibutuhkan dalam penelitian ini diantaranya adalah data pelamar, kriteria seleksi, kriteria dan standar nilai wawancara 1, nilai wawancara 1, kriteria dan standar nilai psikologi, nilai psikologi, kriteria dan standar nilai wawancara 2, nilai wawancara 2.

1. Data Pelamar

Data pelamar adalah lamaran pekerjaan dan data diri pelamar yang di kirim oleh pelamar kepada perusahaan sebagai bahan pertimbangan sebuah perusahaan dalam mencari calon karyawan. Pada sistem ini data pelamar di

input kan oleh pelamar. Dengan adanya sistem ini pelamar dapat

menginputkan data diri dengan mudah tanpa harus datang langsung atau mengirimkan data diri berupa dokumen kertas ke perusahaan.

2. Kriteria Seleksi

Kriteria seleksi adalah syarat yang diberikan oleh HRD dalam mencari calon karyawan baru untuk perusahaan. Kriteria seleksi tersebut di input kan oleh pihak HRD kedalam proses, sehingga dapat menghasilkan calon karyawan yang berkualitas dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan oleh HRD untuk perusahaan.

3. Kriteria dan Standar Nilai Wawancara 1

Kriteria dan standar nilai wawancara 1 adalah syarat dan nilai minimum yang telah ditentukan oleh pihak HRD kepada calon karyawan. Kriteria dan standar nilai wawancara 1 tersebut di input kan oleh pihak HRD ke dalam proses, dengan adanya kriteria dan standar nilai tersebut dapat menyeleksi dan

memperoleh calon karyawan yang sesuai dengan kriteria dan standar nilai wawancara 1 tersebut.

4. Nilai Wawancara 1

Nilai wawancara 1 adalah nilai hasil wawancara 1 yang diperoleh dari gabungan nilai pihak HRD dan pihak kepala bagian yang bertugas mewawancarai calon pelamar. Nilai wawancara 1 di input kan oleh pihak HRD dan kepala bagian ke dalam proses, dengan adanya nilai wawancara 1 tersebut dapat menghasilkan calon karyawan yang lolos wawancara 1 dan dapat mengikuti ke tahap seleksi berikutnya.

5. Kriteria dan Standar Nilai Psikologi

Kriteria dan standar nilai psikologi adalah syarat dan nilai minimum yang telah ditentukan oleh pihak HRD kepada calon karyawan. Kriteria dan standar nilai psikologi tersebut di input kan oleh sistem ke dalam proses, dengan adanya kriteria dan standar nilai tersebut dapat menyeleksi dan memperoleh calon karyawan yang sesuai dengan kriteria dan standar nilai psikologi tersebut.

6. Nilai Psikologi

Nilai psikologi adalah nilai hasil tes psikologi yang telah dilakukan oleh calon karyawan. Nilai psikologi di input kan oleh pihak HRD ke dalam proses, dengan adanya nilai tes psikologi tersebut dapat menghasilkan calon karyawan yang lolos tes psikologi dan dapat mengikuti ke tahap seleksi berikutnya.

7. Kriteria dan Standar Nilai Wawancara 2

Kriteria dan standar nilai wawancara 2 adalah syarat dan nilai minimum yang telah ditentukan oleh pihak HRD kepada calon karyawan. Kriteria dan standar nilai wawancara 2 tersebut di input kan oleh HRD ke dalam proses, dengan adanya kriteria dan standar nilai tersebut dapat menyeleksi dan memperoleh calon karyawan yang sesuai dengan kriteria dan standar nilai wawancara 2 tersebut.

8. Nilai Wawancara 2

Nilai wawancara 2 adalah nilai hasil wawancara 2 dan merupakan hasil akhir dari proses seleksi calon karyawan. Nilai wawancara 2 di input kan oleh kepala cabang ke dalam proses, dengan adanya nilai wawancara 2 tersebut adalah merupakan hasil akhir penentuan calon karyawan yang berkualitas dan yang telah memenuhi semua proses seleksi yang telah dilakukan.

B. Proses

Berdasarkan inputan data yang ada, selanjutnya akan dilakukan beberapa proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Berikut ini merupakan penjelasan beberapa proses yang terkait dalam sistem ini :

1. Proses Seleksi Administrasi

Proses seleksi administrasi dilakukan dengan mengambil informasi dari setiap data pelamar dan kriteria seleksi yang telah di input kan ke dalam sistem. Kemudian data yang didapat langsung diolah sistem untuk menentukan keluaran berupa informasi, yaitu informasi hasil seleksi administrasi pelamar dan sms pelamar.

2. Proses Seleksi Wawancara 1

Proses seleksi wawancara 1 dilakukan dengan mengambil informasi dari setiap kriteria dan standar nilai wawancara 1 dan nilai wawancara 1 yang telah di input kan ke dalam sistem. Kemudian data yang didapat langsung diolah sistem untuk menentukan keluaran berupa informasi, yaitu informasi hasil seleksi wawancara 1 dan sms pelamar.

3. Proses Seleksi Tes Psikologi

Proses seleksi tes psikologi dilakukan dengan mengambil informasi dari setiap kriteria dan standar nilai tes psikologi dan nilai tes psikologi yang telah di input kan ke dalam sistem. Kemudian data yang didapat langsung diolah sistem untuk menentukan keluaran berupa informasi, yaitu informasi hasil seleksi tes psikologi dan sms pelamar.

4. Proses Seleksi Wawancara 2

Proses seleksi wawancara 2 dilakukan dengan mengambil informasi dari setiap kriteria dan standar nilai wawancara 2 dan nilai wawancara 1 yang telah di input kan ke dalam sistem. Kemudian data yang didapat langsung diolah sistem untuk menentukan keluaran berupa informasi, yaitu informasi hasil seleksi wawancara 2 dan sms pelamar.

5. Proses Pembobotan Nilai

Proses pembobotan nilai dilakukan dengan menjumlahkan nilai yang dikeluarkan dari proses seleksi wawancara 1, proses seleksi tes psikologi, dan proses seleksi wawancara 2, kemudian proses tersebut dihitung berdasarkan rumus berikut ini :

(30% X nilai wawancara 1) + (40% X nilai tes psikologi) + (30% X wawancara 2) = Jumlah nilai tes offline

Jumlah nilai tes offline = Hasil keseluruhan

Gambar 3.3 Rumus Perhitungan Pembobotan Nilai

Dengan adanya perhitungan proses tersebut, dapat menghasilkan keluaran berupa informasi, yaitu informasi hasil nilai keseluruhan seleksi, informasi karyawan yang diterima dan sms pelamar.

C. Output

1. Hasil Seleksi Administrasi

Informasi ini merupakan hasil dari inputan data pelamar dan kriteria seleksi yang telah diproses kedalam proses seleksi administrasi, sehingga menghasilkan keluaran berupa informasi hasil seleksi administrasi.

2. SMS Pelamar

Sms pelamar ini merupakan informasi hasil seleksi administrasi yang di tujukan kepada pelamar, untuk menginformasikan kepada pelamar yang lulus seleksi administrasi. Berikut ini adalah merupakan contoh dari format sms yang diterima oleh pelamar :

Bpk./Ibu/Sdr/i. Agustin Ayu Ningrum

Anda telah lolos Test Seleksi Administrasi Online di PT.TIKI JNE Surabaya.

Silahkan datang untuk mengikuti Test Wawancara ke 1 Pada tanggal 3 Juli 2014, pukul 10.00 WIB

Super A 7-8 Jl. Raya Juanda KM 3-4 Surabaya

Gambar 3.4 Format Sms Pelamar yang Lulus Seleksi Administrasi

3. Hasil Seleksi Wawancara 1

Informasi ini merupakan hasil dari inputan kriteria dan standar nilai wawancara 1 dan nilai wawancara 1 yang telah diproses kedalam proses seleksi wawancara 1, sehingga menghasilkan keluaran berupa informasi hasil seleksi wawancara 1.

4. SMS Pelamar

Sms pelamar ini merupakan informasi hasil seleksi administrasi yang di tujukan kepada pelamar, untuk menginformasikan kepada pelamar yang lulus seleksi wawancara pertama. Berikut ini adalah merupakan contoh dari format sms yang diterima oleh pelamar :

Bpk./Ibu/Sdr/i. Agustin Ayu NIngrum

Anda telah lolos Test Wawancara ke 1 di PT.TIKI JNE Surabaya. Silahkan datang untuk mengikuti Test Psikologi

Pada tanggal 6 Juli 2014, pukul 10.00 WIB

Bertempat di Kantor Pusat JNE Surabaya, Ruko Surya Inti Permata Super A 7-8 Jl. Raya Juanda KM 3-4 Surabaya

Gambar 3.5 Format Sms Pelamar yang Lulus Seleksi Wawancara 1

Informasi ini merupakan hasil dari inputan kriteria dan standar nilai tes psikologi dan nilai psikologi yang telah diproses kedalam proses seleksi tes psikologi, sehingga menghasilkan keluaran berupa informasi hasil seleksi tes psikologi.

6. SMS Pelamar

Sms pelamar ini merupakan informasi hasil seleksi tes psikologi yang di tujukan kepada pelamar, untuk menginformasikan kepada pelamar yang lulus seleksi tes psikologi. Berikut ini adalah merupakan contoh dari format sms yang diterima oleh pelamar :

Bpk./Ibu/Sdr/i. Agustin Ayu Ningrum

Anda telah lolos Test Psikologi di PT.TIKI JNE Surabaya. Silahkan datang untuk mengikuti Test Wawancara ke 2 Pada tanggal 9 Juli 2014 pukul 10.00 WIB

Bertempat di Kantor Pusat JNE Surabaya, Ruko Surya Inti Permata Super A 7-8 Jl. Raya Juanda KM 3-4 Surabaya

Gambar 3.6 Format Sms Pelamar yang Lulus Seleksi Tes Psikologi

7. Hasil Seleksi Wawancara 2

Informasi ini merupakan hasil dari inputan kriteria dan standar nilai wawancara 2 dan nilai wawancara 2 yang telah diproses kedalam proses seleksi wawancara 2, sehingga menghasilkan keluaran berupa informasi hasil seleksi wawancara 2.

Informasi ini merupakan hasil dari perhitungan pembobotan nilai akhir dari keseluruhan proses yang, sehingga menghasilkan keluaran berupa informasi hasil nilai keseluruhan seleksi.

9. Informasi Karyawan Yang Diterima

Informasi ini merupakan hasil dari proses pembobotan nilai, sehingga menghasilkan keluaran berupa informasi karyawan yang diterima.

10.SMS Pelamar

Sms pelamar ini merupakan informasi hasil seleksi administrasi yang di tujukan kepada pelamar, untuk menginformasikan kepada pelamar yang lulus seleksi wawancara pertama. Berikut ini adalah merupakan contoh dari format sms yang diterima oleh pelamar :

Bpk/ Ibu/ Sdr/ I Agustin Ayu Ningrum Anda telah lolos Test Keseluruhan pada PT.TIKI JNE Surabaya

Silahkan datang untuk Masuk Kerja dalam masa training Pada tanggal 17 Juli 2014, pukul 07.00 WIB

Bertempat di Kantor Pusat JNE Surabaya, Ruko Surya Inti Permata Super A 7-8 Jl. Raya Juanda KM 3-4 Surabaya

Gambar 3.7 Format Sms Pelamar yang Diterima.

3.2.3 Document Flow

A. Document Flow Bagian Back Office

Dokumen flow dimulai ketika pelamar memasukkan lamaran pekerjaan berupa dokumen kertas ke perusahaan, yang kemudian diterima oleh pihak HRD sebagai data pelamar untuk diseleksi. Jika pelamar memenuhi syarat

lowongan pekerjaan, HRD akan menghubungi pelamar untuk tes wawancara 1 yang di wawancarai oleh pihak HRD dan pihak Kepala Bagian secara bersamaan. Jika pelamar lulus seleksi wawancara 1, HRD akan menghubungi pelamar kembali untuk tes psikologi. Jika pelamar lulus dalam tes psikologi, HRD akan menghubungi pelamar kembali untuk tes wawancara 2 yang di wawancarai oleh kepala cabang selaku pimpinan perusahaan. Wawancara ke 2 merupakan hasil penentuan dalam terpilih atau tidaknya pelamar, dan keputusan tersebut dipegang oleh kepala cabang. Jika pelamar lulus wawancara ke 2, HRD akan menghubungi pelamar untuk menginformasikan tanggal mulai masuk kerja. Adapun Gambar document flow bagian back office adalah sebagai berikut :

Pelamar HRD User

Mulai Data Pelamar

Panggilan Wawancara 1 Kepala Cabang Apakah Memenuhi Kriteria ? END Ya Wawancara 1 Apakah Sesuai

Standart Nilai ? Tidak END

Wawancara 1 Nilai Wawancara 1 Nilai Wawancara 1 Ya Panggilab Tes Psikologi

Test Psikologi

Data Test Psikologi Pelamar

Apakah Nilai >

70 ? Tidak END Panggilan Tes Wawancara 2 Ya Wawancara 2 Wawancara 2 Hasil Wawancara 2 Hasil Keputusan Panggilan Masuk Kerja END Tidak Memasukan Lamaran Pekerjaan Tlp Pelamar Tlp Pelamar Panggilan Tes Psikologi Tlp Pelamar Panggilan Masuk Kerja Memberikan Keputusan Tlp Pelamar Panggilan Tes Wawancara 2 Apakah Lulus Wawancara 2 ?

Ya

END Tidak

B. Document Flow Bagian Operasional

Dokumen flow dimulai ketika pelamar memasukkan lamaran pekerjaan berupa dokumen kertas ke perusahaan, yang kemudian diterima oleh pihak HRD sebagai data pelamar untuk diseleksi. Jika pelamar memenuhi syarat lowongan pekerjaan, HRD akan menghubungi pelamar untuk tes wawancara 1 yang di wawancarai oleh pihak HRD dan pihak Kepala Bagian secara bersamaan. Jika pelamar lulus seleksi wawancara 1, HRD akan menghubungi pelamar kembali untuk tes psikologi. Jika pelamar lulus dalam tes psikologi, dan kepala bagian juga setuju maka pelamar akan di hubungi oleh HRD untuk masuk pemberitahuan tanggal mulai masuk kerja. Adapun Gambar document

Pelamar HRD User

Panggilan Masuk Kerja

END

Hasil Test Psikologi

Memberikan Keputusan

Memberikan keputusan Mulai Data Pelamar

Panggilan Wawancara 1 Apakah Memenuhi Kriteria ? END Ya Wawancara 1 Apakah Sesuai

Standart Nilai ? Tidak END

Wawancara 1 Nilai Wawancara 1 Nilai Wawancara 1 Ya Panggilab Tes Psikologi

Test Psikologi

Data Test Psikologi Pelamar

Apakah Nilai >

50 ? Tidak END

Ya Tidak Memasukan Lamaran Pekerjaan Tlp Pelamar Tlp Pelamar Panggilan Tes Psikologi

Hasil Test Psikologi

Apakah Lulus

Seleksi ? Tidak END

Tlp Pelamar Panggilan Masuk Kerja

Ya

Gambar 3.9 Document Flow Bagian Operasional

A. System Flow Bagian Back Office

Proses rekrutmen dan seleksi dimulai dari kepala bagian yang melakukan permintaan kebutuhan karyawan, dan HRD menginputkan lowongan pekerjaan. Kemudian pelamar menginputkan data pelamar melalui website perusahaan, data yang diinputkan yaitu terdiri dari lowongan pekerjaan yang dipilih, data diri pelamar, pengalaman kerja pelamar, riwayat pendidikan, tes kepribadian, tes psikologi, dan tes wawancara yang dilakukan secara online. Jika data pelamar telah masuk ke dalam sistem, maka sistem secara otomatis akan melakukan seleksi administrasi online untuk menyeleksi pelamar sesuai dengan kriteria yang telah di input-kan oleh kepala bagian (user). Seleksi

administrasi online akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus seleksi

sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, dan kemudian HRD akan memilih dan memanggil pelamar melalui sms gateway untuk melakukan tes wawancara 1 yang diwawancarai oleh HRD dan kepala bagian. Dan HRD akan menginput-kan nilai tes wawancara 1 kedalam sistem, dan sistem amenginput-kan menyeleksi pelamar yang lulus sesuai dengan kriteria dan standar nilai yang telah di-input kan oleh HRD kedalam sistem. Seleksi tes wawancara 1 akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus tes wawancara 1, dan kemudian HRD akan memilih dan memanggil pelamar melalui sms gateway untuk melakukan tes psikologi.

Setelah pelamar melakukan tes psikologi, maka HRD akan menginput-kan nilai tes psikologi kedalam sistem dan sistem akan menyeleksi pelamar yang lulus sesuai dengan kriteria dan standar nilai yang telah di-input kan oleh HRD kedalam sistem. Seleksi tes psikologi akan menghasilkan informasi pelamar

yang lulus tes psikologi, dan kemudian HRD akan memilih dan memanggil pelamar melalui sms gateway untuk melakukan tes wawancara ke 2 yang akan di wawancarai oleh kepala cabang selaku pemilik.

Setelah pelamar melakukan tes wawancara ke 2, maka kepala cabang akan menginput-kan nilai tes psikologi kedalam sistem, dan sistem akan secara otomatis akan menghitung seluruh nilai tes offline (tes wawancara 1, tes psikologi, dan tes wawancara 2). Sehingga akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus hasil nilai keseluruhan sesuai dengan kriteria dan standar nilai yang telah di input-kan oleh HRD kedalam sistem. Proses akhir pembobotan nilai tersebut akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus seluruh tes, dan HRD akan menghubungi pelamar yang telah lulus seleksi untuk masuk kerja sesuai dengan hari, tanggal, dan pukul berapa harus masuk kerja dengan menggunakan sms gateway. Adapun gambar System Flow Bagian

Pelamar HRD User Mulai Kepala Cabang Permintaan Kebutuhan karyawan dan kriteria seleksi

administrasi data lowongan Pekerjaan Menginput data lowongan pekerjaan Lowongan karyawan Lowongan karyawan Username dan password Mengecek user dan password User terdaftar? User terdaftar Lowongan pekerjaan User belum terdaftar, silakan registrasi tidak ya Melakukan registrasi Data user 1 1 Data member Pilih lowongan

Isi Data Diri dan Pengalaman Pekerjaan Lowongan Pekerjaan yang dipilih Permintaan Kebutuhan karyawan dan kriteria seleksi

administrasi Permintaan Kebutuhan Karyawan dan input kriteria seleksi administrasi Approve Permintaan Kebutuhan Karyawan Permintaan Kebutuhan Karyawan ya Menyimpan Lowongan Pekerjaan yang dipilih Menyimpan Data Diri dan Pengalaman Pekerjaan

Data Diri dan Pengalaman Pekerjaan Isi Tes Kepribadian Tes Kepribadian Pelamar

Isi Tes Psikologi Awal Tes Psikologi Awal Approve permintaan? Tidak Proses Seleksi Administrasi Online Approve Permintaan Kebutuhan Karyawan Menampilkan Data User yang telah

Terdaftar Menampilkan Peringatan User Belum Terdaftar Isi Tes Wawancara Awal Tes Wawancara Awal

Gambar 3.10 Sistem Flow Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen dan Seleksi Calon Karyawan Bagian Back Office Pada PT. TIKI JNE Surabaya

User HRD Pelamar Kepala Cabang Penyeleksian Pelamar Sesuai Kriteria Seleksi Administrasi Online Pelamar Apakah Pelamar Memenuhi Kriteria? Mengupdate status “ditolak” tidak Mengupdate status “tes wawancara 1” Dan mengirim sms

ya

Sms “tes

wawancara 1” wawancara 1”Sms “tes

Lamaran lowongan Test Wawancara 1 Data Test Wawancara 1 Menginputkan nilai Wawancara 1

Input nilai Wawancara 1 Nilai >70? Mengupdate status “ditolak” tidak Mengupdate status “Tes Psikologi” Dan mengirim sms ya

Sms “Tes Psikologi”

Sms “Tes Psikologi”

Pengumuman lulus tes wawancara 1 Data Test

Wawancara 1

Input nilai Wawancara 1 Menginputkan nilai Wawancara 1 Penilaian pelamar Kriteria dan Standar Nilai Wawancara 1 Pengecekan Kriteria dan Standar Nilai Wawancara 1

Gambar 3.11 Sistem Flow Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen dan Seleksi Calon Karyawan Bagian Back Office Pada PT. TIKI JNE Surabaya

User HRD Pelamar Kepala Cabang Wawancara 2 Hasil Wawancara 2 Input nilai wawancara 2 Penilaian pelamar Pengumuman penerimaan karyawan selesai Hasil tes offline

Perhitungan nilai keseluruhan Lamaran lowongan Data Test Psikologi Pelamar

Input nilai psikologi

Menginputkan nilai psikologi

Nilai > 70?

Mengupdate status “ditolak”

Mengupdate status “wawancara 2” dan mengirim sms

tidak ya

Sms “Wawancara 2”

Sms “Wawancara 2” Pengumuman lulus tes psikologi Test Psikologi Kriteria dan Standar Nilai Tes Psikologi Pengecekan Kriteria dan Standar Nilai Tes Psikologi Kriteria dan Standar Nilai Tes Wawancara 2 Pengecekan Kriteria dan Standar Nilai Tes

Wawancara 2

Nilai > 60?

Ya Mengupdate status “ditolak”

Tidak

Gambar 3.12 Sistem Flow Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutmen dan Seleksi Calon Karyawan Bagian Back Office Pada PT. TIKI JNE Surabaya

(Lanjutan) B. System Flow Bagian Operasional

Proses rekrutmen dan seleksi dimulai dari kepala bagian yang melakukan permintaan kebutuhan karyawan, dan HRD menginputkan lowongan pekerjaan. Kemudian pelamar menginputkan data pelamar melalui website perusahaan, data yang diinputkan yaitu terdiri dari lowongan pekerjaan yang dipilih, data diri pelamar, pengalaman kerja pelamar, riwayat pendidikan, tes kepribadian, tes psikologi, dan tes wawancara yang dilakukan secara online. Jika data pelamar telah masuk ke dalam sistem, maka sistem secara otomatis akan melakukan seleksi administrasi online untuk menyeleksi pelamar sesuai dengan kriteria yang telah di input-kan oleh kepala bagian (user). Seleksi

administrasi online akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus seleksi

sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan, dan kemudian HRD akan memilih dan memanggil pelamar melalui sms gateway untuk melakukan tes wawancara 1 yang diwawancarai oleh HRD dan kepala bagian. Dan HRD akan menginput-kan nilai tes wawancara 1 kedalam sistem, dan sistem amenginput-kan menyeleksi pelamar yang lulus sesuai dengan kriteria dan standar nilai yang telah di-input kan oleh HRD kedalam sistem. Seleksi tes wawancara 1 akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus tes wawancara 1, dan kemudian HRD akan memilih dan memanggil pelamar melalui sms gateway untuk melakukan tes psikologi.

Setelah pelamar melakukan tes psikologi, maka HRD akan menginput-kan nilai tes psikologi kedalam sistem dan sistem akan menyeleksi pelamar yang lulus sesuai dengan kriteria dan standar nilai yang telah di-input kan oleh HRD kedalam sistem. Seleksi tes psikologi akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus tes psikologi, dan sistem akan secara otomatis akan menghitung

seluruh nilai tes offline (tes wawancara 1 dan tes psikologi). Sehingga akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus hasil nilai keseluruhan sesuai dengan kriteria dan standar nilai yang telah di input-kan oleh HRD kedalam sistem. Proses akhir pembobotan nilai tersebut akan menghasilkan informasi pelamar yang lulus seluruh tes, dan HRD akan menghubungi pelamar yang telah lulus seleksi untuk masuk kerja sesuai dengan hari, tanggal, dan pukul berapa harus masuk kerja dengan menggunakan sms gateway. Adapun gambar

Pelamar HRD

User

Mulai _{Kebutuhan karyawan} Permintaan dan kriteria seleksi

administrasi data lowongan Pekerjaan Menginput data lowongan pekerjaan Lowongan karyawan Lowongan karyawan Username dan password Mengecek user dan password User terdaftar? User terdaftar Lowongan pekerjaan User belum terdaftar, silakan registrasi tidak ya Melakukan registrasi Data user 1 1 Data member Pilih lowongan

Isi Data Diri dan Pengalaman Pekerjaan Lowongan Pekerjaan yang dipilih Permintaan Kebutuhan karyawan dan kriteria seleksi

administrasi Permintaan Kebutuhan Karyawan dan input kriteria seleksi administrasi Approve Permintaan Kebutuhan Karyawan Permintaan Kebutuhan Karyawan ya Menyimpan Lowongan Pekerjaan yang dipilih Menyimpan Data Diri dan Pengalaman Pekerjaan

Data Diri dan Pengalaman Pekerjaan Isi Tes Kepribadian Tes Kepribadian Pelamar

Isi Tes Psikologi Awal Tes Psikologi Awal Approve permintaan? Tidak Proses Seleksi Administrasi Online Approve Permintaan Kebutuhan Karyawan Menampilkan Data User yang telah

Terdaftar Menampilkan Peringatan User Belum Terdaftar Isi Tes Wawancara Awal Tes Wawancara Awal

Gambar 3.13 Sistem Flow Rancang Bangun Sistem Informasi Rekrutment dan Seleksi Calon Karyawan Bagian Operasional Pada PT. TIKI JNE Surabaya

Evaluasi dilakukan dengan melakukan analisis terhadap uji coba sistem yang telah dilakukan sebelumnya, dan bertujuan untuk menarik kesimpulan terhadap hasil uji coba tersebut. Analisis hasil uji coba dari seluruh uji yang dilakukan akan menentukan kelayakan fitur dasar sistem berdasarkan desain yang dibuat dan tujuan yang akan dicapai dalam pembuatan sistem ini.

1.2.1 Pembahasan Uji Coba Sistem A. Uji Coba Sistem Rekrutmen

Sistem rekrutmen yang lama masih sering membuat HRD kesulitan dalam merekrut karyawan yang sesuai dengan kriteria yang dibutuhkan oleh perusahaan. Hal ini mengakibatkan HRD seringkali tidak dapat memenuhi kebutuhan karyawan dengan tepat waktu, hal ini dikarenakan jumlah pelamar yang banyak, namun HRD yang menangani perekrutan dan seleksi terbatas sehingga menjadi masalah tersendiri bagi perusahaan. Menurut Mathis (2001) Salah satu fungsi MSDM yang khusus mendapatkan calon-calon karyawan untuk kemudian diseleksi mana yang paling baik dan paling sesuai dengan persyaratan yang diperlukan salah satunya melalui recruitment. Semuanya ini menjadi tugas dan tanggung jawab utama dari departemen SDM. Oleh karena itu, perusahaan harus mempertimbangkan secara hati-hati berbagai altematif sebelum memutuskan rekrutmen.

259

Sebagai gantinya, pelamar yang baik sesuai saja yang dapat mengikuti seleksi. Artinya pelamar yang memenuhi kriteria dan lulus seleksi administrasi online saja yang dapat mengikuti proses seleksi berikutnya. Sehingga pada kegiatan seleksi administrasi online ini dapat menjadi proses penyaringan pertama, hal ini dapat dilihat pada Gambar 4.43 untuk dapat menyaring dari sekian banyak pelamar yang melamar dapat tersaring menjadi sebagian pelamar yang dapat mengikuti proses seleksi berikutnya.

B. Uji Coba Sistem Seleksi

Untuk sistem seleksi merupakan proses berikutnya setelah sistem rekrutmen. Menurut (Mathis : 2001) seleksi adalah proses pemilihan individu-individu yang memiliki kualifikasi yang relevan untuk mengisi posisi dalam suatu organisasi. Seleksi lebih dari sekedar pemilihan orang terbaik dari yang tersedia. Menyeleksi sekumpulan pengetahuan, keahlian, dan kemampuan yang sesuai yang merupakan satu paket yang terdapat pada manusia merupakan usaha untuk memperoleh “kecocokan” antara apa yang dapat dilakukan oleh pelamar dan apa yang ingin dilakukan, serta apa yang dibutuhkan oleh organisasi.

Sistem seleksi ini bertujuan untuk menyaring kembali dari pelamar yang telah tersaring oleh sistem rekrutmen, menjadi beberapa orang yang memiliki kualifikasi untuk menjadi karyawan pada posisi yang dibutuhkan. Hal ini dapat dilihat pada Gambar 4.50, dimana pada halaman tersebut telah didapat karyawan yang berkualifikasilah yang diterima menjadi karyawan PT. TIKI JNE Surabaya. Dan sistem seleksi ini bertujuan untuk membantu tugas HRD dalam proses rekrutmen dan seleksi karyawan baru.

C. Uji Coba Sistem Web dan SMS Gateway

Untuk sistem web dan sms gateway ini merupakan sistem penunjang untuk proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan. Menurut (Crumlish;1997), secara teknis web hanya merupakan bagian dari internet, atau lebih tepatnya sebuah sarana yang dipakai untuk menjelajahi beberapa bagian internet. Dan menurut (Tarigan;2012), SMS gateway adalah merupakan pintu gerbang bagi penyebaran informasi dengan menggunakan SMS.

Sistem ini merupakan sebagai sarana untuk menjalankan sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan pada PT. TIKI JNE Surabaya, dengan adanya web ini akan memudahkan HRD dalam mencari karyawan baru. Dan untuk pelamar tidak perlu lagi datang langsung ke perusahaan untuk memasukkan CV (Curriculum Vitae), pelamar dapat mengisi data pelamar melalui web tersebut. Dan dengan adanya SMS Gateway ini akan memudahkan HRD dalam menginformasi pelamar untuk proses seleksi berupa informasi SMS, selain itu perusahaan dapat menekan biaya untuk tlp dan biaya iklan lowongan pekerjaan.

1.2.2 Evaluasi

Untuk dapat merancang dan membangun sistem informasi rekrutmen dan seleksi karyawan berbasis web dan sms gateway, adalah dengan membuat informasi-informasi hasil seleksi per transaksi. Untuk mengatasi kendala biaya pembuatan iklan dan biaya tlp, maka dari itu dengan adanya sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan ini dapat mengatasi kendala tersebut. Perusahaan tidak lagi harus mengeluarkan biaya iklan lowongan pekerjaan di media masa, karena dengan adanya web ini perusahaan dapat mengiklankan

261

lowongan pekerjaan pada web perusahaan sendiri tanpa harus mengeluarkan biaya. Dan perusahaan tidak perlu lg mengeluarkan biaya yang besar untuk media telepon, karena dengan adanya sms gateway ini perusahaan hanya perlu mengeluarkan biaya yang sedikit untuk sms ke pelamar.

262 PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan uji coba dan evaluasi terhadap sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan pada PT. TIKI JNE Surabaya, maka dapat diambil kesimpulan bahwa sistem mampu menghasilkan informasi-informasi. Informasi-informasi yang dihasilkan yaitu seperti informasi hasil seleksi administrasi online, informasi hasil seleksi wawancara satu, informasi hasil seleksi tes psikologi, informasi hasil seleksi wawancara dua, informasil hasil keseluruhan seleksi, dan informasi karyawan yang diterima. Dan informasi-informasi tersebut dapat digunakan perusahaan untuk membantu perusahaan dalam proses rekrutmen dan seleksi calon karyawan baru.

5.2 Saran

Saran-saran yang direkomendasikan untuk pengembangan rancang bangun sistem informasi rekrutmen dan seleksi calon karyawan pada PT. TIKI JNE Surabaya adalah:

1. Sistem dapat dikembangkan lagi, khususnya untuk tes online secara sesungguhnya. Tes seleksi administrasi online yang tersedia pada sistem ini hanya sebagai bahan pertimbangan admin dalam menyeleksi calon karyawan.

2. Database yang digunakan dapat mencakup lebih dari 1000 orang pelamar setiap tahunnya.

295

DAFTAR PUSTAKA

Benda, J., De levende gedachten van Kant. Servire, Den Hag, 1940.

Crumlish, Christian, 1997, Dasar-dasar Internet, PT Elex Media Komputindo, Jakarta.

Kadir, Abdul, 2008, Dasar Pemrograman Web Dinamis Menggunakan PHP (Revisi), Andi Offset, Yogyakarta.

Mathis, L. Robert, 2001, Manajemen Sumber Daya Manusia, Salemba Empat, Jakarta

McLeod, Raymond, 1996, Sistem Informasi Manajemen, PT Prenhallindo, Jakarta.

Pressman, R. S. 1997. Rekayasa Perangkat Lunak: Pendekatan Praktisi, Edisi Ke 1.Yogyakarta: Andi.

Rivai, Viethzal, 2004, Manajemen Sumber Daya Manusia Untuk Perusahaan Dari Teori ke Praktek, Murai Kencana, Jakarta.

Robi’in, Bambang, 2005, Manajemen dan Administrasi Database Menggunakan

SQL Server 2000, Andi Offset, Yogyakarta.

Sutabri, Tata, 2004, Analisa Sistem Informasi, Andi Offset, Yogyakarta.

Tarigan, Edison Daud, 2012, Membangun SMS Gateway Berbasis WEB Dengan Codeigniter, Lokomedia, Yogyakarta.