2. Pertukaran udara
Tempat penyimpanan yang paling sempurna adalah tempat yang dilengkapi dengan air conditioner AC. Bila keadaan belum
memungkinkan, cara lain yang dapat dilakukan adalah dengan cara membuka ruangan pada panas dan menggunakan kipas angin. Pintu dan
jendela diusahakan diberi kawat halus untuk mencegah serangga masuk, selain untuk melapis udara yang masuk bila hawa lembap
melebihi 75 akan menjadi rekam medis lapuk sekaligus dalam keadaan yang singkat.
3. Pengontrolan
Setiap 6 bulan sekali tempat penyimpanan rekam medis dan sekitarnya harus diperiksa secara cermat apakah tempat itu terkena serangga atau tidak.
2.3 Penyimpanan Rekam Medis Inaktif
Menurut Depkes RI 1997, ada dua acara pengurusan penyimpanan dalam penyelenggaraan rekam medis yaitu :
1. Sentralisasi
Sentralisasi ini diartikan menyimpan rekan rekam medis seorang pasien dalam satu kesatuan baik catatan-catatan kunjungan poliklinik
maupun catatan-catatan selama seorang pasien dirawat. Kelebihannya :
a. Mengurangi terjadinya duplikasi dalam pemeliharaan dan penyimpanan
rekam medis.
b. Mengurangi jumlah biaya yang dipergunakan untuk peralatan dan
ruangan. c.
Memungkinkan peningkatan efesiensi kerja petugas penyimpanan. d.
Tata kerja dan peraturan mengenal pencatatan medis mudah distandarisasikan.
Kekurangannya : a.
Petugas menjadi lebih sibuk 2.
Desentralisasi Dengan cara desentralisasi menjadi pemisahan antara rekam medis
poliklinik dengan rekam medis penderita dirawat. Kelebihannya :
a. Efesiensi waktu, sehingga pasien mendapat pelayanan lebih cepat.
b. Beban kerja yang dilaksanakan petugas lebih ringan.
Kekurangannya : a.
Terjadinya duplikasi dalam pembuatan rekam medic. b.
Biaya yang diperlukan untuk peralatan dan ruangan lebih banyak
2.4 Retensi Berkas Rekam Medis
Jadwal rentensi menurut Gemala Hatta 2008, selain hukum, peraturan, dan standart akreditasi, retensi rekam medis bergantung juga pada penggunaanya
dalam suatu institusi kesehatan. Sebagai contoh, sebuah fasilitas yang menyediakan layanan khusus untuk anak-anak mungkin memiliki kebijakan
retensi yang berbeda dengan sebuah klinik dokter keluarga.
Penentuan jangka waktu penyimpanan arsip ditentukan atas dasar nilai kegunaan tiap-tiap arsip. Untuk menjaga objektivitas dalam menentukan nilai
keuangan tersebut. Menurut Barthos 2007, jadwal retensi arsip adalah suatu daftar yang memuat kebijaksanaan seberapa jauh sekelompok dapat disimpan atau
digunakan. Dengan demikian, jadwal retensi merupakan suatu daftar yang menunjukkan:
1. Lamanya masing-masing arsip disimpan pada file aktif satuan kerja,
sebelum dipindahkan kepusat penyimpanan arsip aktif inaktif. 2.
Jangka waktu lamanya masing-masing sekelompok arsip belum dimusnahkan ataupun dipindahkan kearsip masional RI.
3. Jadwal retensi mempunyai tujuan sebagai berikut :
a. Penyisishan arsip-arsip dengan tepat bagi arsip-arsip yang tidak
memiliki jangka waktu simpan lama. b.
Penyimpanan sementara arrsip-arsip yang tidak diperlukan lagi kepentingan administrasi.
c. Pemeliharaan arsip-arsip yang bernilai permanen.
Menurut Sunny Ummul Firdaus 2008, untuk pertama kalinya sebelum melakukan proses pemusnahan harus terlebih dahulu ditetapkan jadwal retensi
arsip rekam medis sebagai mana rincian tersebut :
Tabel 2.1 Jadwal Retensi atau Lamanya Penyimpanan Keluhan
Penyakit Aktif Rawat
Inap Aktif Rawat
Jalan In Aktif
Rawat Inap In Aktif
Rawat Jalan
Umum 5 Tahun
5 Tahun 2 Tahun
2 Tahun Mata
5 Tahun 10 Tahun
2 Tahun 2 Tahun
Jiwa 10 Tahun
10 Tahun 2 Tahun
2 Tahun Orthopedic
10 Tahun 10 Tahun
2 Tahun 2 Tahun
Ketergantungan Obat
15 Tahun 15 Tahun
2 Tahun 2 Tahun
Jantung 10 Tahun
10 Tahun 2 Tahun
2 Tahun Paru
5 Tahun 10 Tahun
2 Tahun 2
Tahun Anak
Menurut kebutuhan
Menurut kebutuhan
Menurut kebutuhan
Menurut kebutuhan
Dalam pelaksanaan retensi yang perlu dipertimbangkan adalah: 1.
Ketersediaan ruang penyimpanan filing biasanya selama masih mensukupi maka pihak rumah sakit “belum minat” untuk melakukan
penyusutan rekam medis. 2.
Tingkat penggunaan rekam medis misalnya kalau dirumah sakit tersebut sering dilakukan penelitian atau sebagaimana sarana pendidikan maka
umumnya rumah sakit akan menyimpannya lebih lama.
3. Kasus-kasus yang terkait masalah hukum biasanya juga disimpan lebih
lama sampai 20 tahun. Misalnya: kasus pembunuhan, pemerkosaan, penguguran, dan sebagainya Savitri C.B, 2011.
2.5 Pelaksanaan Retensi
