1. PENDAHULUAN
Pada era globalisasi seperti saat ini dan dengan kondisi lingkungan yang sarat dengan persaingan, kemajuan organisasiperusahaan akan
bergantung pada seberapa jauh kemampuan organisasiperusahaan tersebut dalam menyelaraskan diri dengan lingkungan strategik secara
kreatif. Kemampuan tersebut pada dasarnya harus didukung oleh ketersediaan informasi yang lengkap, akurat, cepat dan mutakhir. Sebagai
salah satu sumber informasi terekam, dokumenarsip mempunyai fungsi dan peran yang sangat penting untuk mendukung manajemen organisasi
baik pemerintah maupun swasta. Hal tersebut dipertegas dalam UUD Nomor 88 Tahun 1988 yang menyebutkan bahwa dokumen
organisasiperusahaan adalah data, catatan dan keterangan yang dibuat danatau diterima organisasiperusahaan dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain, maupun terekam dalam bentuk corak yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
Dengan demikian dokumenarsip yang disimpan hendaknya merupakan dokumen yang benar-benar mempunyai nilai dan berguna sebagai
sumber informasi, pusat ingatan, bahan yuridis, sejarah dan ilmiah. Oleh karena itu maka pengelolaan dokumenarsip perlu dilakukan secara efektif
dan efisien, dan seiring dengan perkembangan teknologi informasi maka penerapan Teknologi Informasi dan Komunikasi ICT dalam pengelolaan
dokumenarsip sangatlah diperlukan, karena akan membantu dalam mempermudah dan mempercepat perolehan informasi yang dimuat pada
dokumenarsip tersebut. Perpustakaan USU sebagai pusat sumber informasi dan saat ini telah
memiliki Website sendiri untuk mengelola sumber daya informasinya secara berkesinambungan, peranan perpustakaan sebagai penyedia
layanan informasi ini harus mampu meningkatkan kualitas layanan dengan mengembangkan dokumen elektronik yang selalu diperbaharui
dengan cara mendigitalisasi dokumen atau koleksi, arsip statis milik
Universitas Sumatera Utara
Universitas yang dipandang perlu untuk mendukung kegiatan proses belajar mengajar dan penelitian pada perguruan tinggi.
Perpustakaan telah melakukan pengelolaan secara digital terhadap sebahagian koleksi Deposit USU termasuk juga telah membangun sistem
database khusus berupa Pangkalan Data artikel yang pernah diunduh file repository atas permintaaan pengguna Perpustakaan USU untuk
mendukung proses pembelajaran pada fakultas-fakultas di lingkungan USU. Kesemuanya itu sudah dipublikasikan melalui Website Pepustakaan
USU: http:library.usu.ac.id
. Sebagaimana dijelaskan sebelumnya bahwa kegiatan pada Tim Pengembangan Arsip Digital disini adalah seluruh
sumber daya informasi yang diterbitkan oleh USU selain karya ilmiah makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi pada USU Repository, Data
yang merupakan bagian arsip digital yang dipublikasikan mulai pertengahan tahun 2008 adalah sebagai berikut:
Berkas Unduhan File Repository
Agriculture 21 artikel
Letters 51 artikel
Computer Science 14 artikel
Pharmacy 77 artikel
Dentistry 48 artikel
Psychology 9 artikel
Economics 150 artikel
Public Health 13 artikel
Engineering 33 artikel
Social Sciences Politics 15 artikel
General 60 artikel
Mathematics and Natural Sciences 72 artikel
Law 51 artikel
Medicine 667 artikel
Total = 1.281 artikel Data per tanggal 23 Desember 2008
Pengertian arsip digitalelektronik menurut NARA National Archives and Record Administration adalah arsip-arsip yang disimpan dan diolah di
dalam suatu format dimana hanya mesin komputer yang akan
Universitas Sumatera Utara
memprosesnya. Sedangkan menurut Australian Archives, arsip digitalelektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti
dari transaksi, aktiviitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer. Arsip Digital yang
dimaksud pada kegiatan Tim ini adalah: 1. Seluruh keputusan Rektor USU yang mengikat informasi civitas
akademik 2. Seluruh Sumber Daya Informasi yang diterbitkan oleh USU yang
bukan bersifat Scientifickarya ilmiah makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi
2. TUJUAN KEGIATAN
Kategori