memprosesnya. Sedangkan menurut Australian Archives, arsip digitalelektronik adalah arsip yang dicipta dan dipelihara sebagai bukti
dari transaksi, aktiviitas, dan fungsi lembaga atau individu yang ditransfer dan diolah di dalam dan di antara sistem komputer. Arsip Digital yang
dimaksud pada kegiatan Tim ini adalah: 1. Seluruh keputusan Rektor USU yang mengikat informasi civitas
akademik 2. Seluruh Sumber Daya Informasi yang diterbitkan oleh USU yang
bukan bersifat Scientifickarya ilmiah makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi
2. TUJUAN KEGIATAN
Tujuan yang diharapkan dari kegiatan ini adalah: 1 Untuk memaksimalkan pemanfaatan Sumber Daya Informasi yang
disimpan oleh Universitas Sumatera Utara, ditargetkan dapat menaikkan Webometric USU
2 Untuk memberikan akses langsung dan cepat ke arsip statis milik USU secara online dengan cara yang mudah dan nyaman baik oleh
sivitas akademika USU maupun masyarakat luas. 3
Pemanfaatan arsip digital diharapkan dapat meningkatkan perangkingan atau pemeringkatan Universitas di dunia khususnya
yang dilakukan oleh Webometrics.
3. KELUARAN
Keluaran yang diharapkan dari kegiatan pengembangan arsip digital USU adalah:
1 meningkatnya jumlah koleksi USU e-Repository, dan 2 meningkatkan jumlah kunjungan ke situs web Perpustakaan
USU.
Universitas Sumatera Utara
4. LINGKUP KEGIATAN
Ruang lingkup kegiatan Pengembangan Arsip Digital Perpustakaan USU ada dua cara yang dilakukan secara paralel, yaitu:
1. memindai scanning untuk arsip cetak yang belum ada file elektroniknya
2. menerima arsip USU yang diserahkan ke perpustakaan dalam bentuk file elektronik softcopy,
3. uploading ke sistem setelah melalui proses penyuntingan editing
5. PELAKSANAAN KEGIATAN
Pelaksanaan kegiatan melalui 2 dua tahap sebagai berikut:
Tahap 1. Pra-digitalisasi Pengumpulan, Pemilahan dan Pembongkaran Arsip Universitas
Mekanisme pada tahap ini adalah: 1 Mengumpulkan dan memilah arsip berupa keputusan Rektor: SK
Rektor tentang wajib simpan karya ilmiah; BHMN USU; Kode etik dosen, mahasiswa dan staf administrasipegawai; Panduan
akademik; Peraturan-peraturan akademik; GBPP kurikulum- kurikulum yang ada bahan pustaka dan seluruh Sumber Daya
Informasi yang diterbitkan oleh USU selain karya ilmiah makalah dosen, skripsi, tesis, dan disertasi, yaitu: Berkas Unduhan artikel
yang pernah diunduh berdasarkan permintaan pengguna; E- Journal USU; Back Issues jurnal elektronik yang dilanggan USU;
Pidato ilmiah dan pengukuhan guru besar. 2 Memastikan arsip tidak ada yang duplikasi satu judul, satu
eksemplar 3 Membongkarmemotong arsip tercetak dengan tidak merusak arsip
tersebut untuk mempermudah proses scanning 4 Memeriksa kelengkapan lembar arsip sebelum diserahkan ke Tim
Pengorganisasian
Universitas Sumatera Utara
5 Mengumpulkan kembali arsip yang sudah selesai di-scanning kemudian mengembalikannya ke tempat asal perolehannya
Tahap 2. Pemindaian Scanning, Editing dan Uploading
Scanning
1 Melakukan proses scanning dengan menggunakan perangkat lunak CapturePerfect 3.0.
2 Memeriksa kelengkapan lembar arsip sebelum melakukan
scanning
3 Menscan semua lembar arsip 4 Menyimpan file elektronik dalam format PDF
5 Memeriksa dan mencocokan hasil scanning dengan dokumen.
Editing
1 Melakukan proses editing dengan menggunakan perangkat lunak Adobe Acrobat 8 Pro atau versi yang lebih tinggi.
2 Memberikan proteksi atau file security berupa password pada file PDF yang hanya bisa dibaca read only dan dicetak print.
3 Menambahkan watermark berupa logo USU
Uploading
1 membuat metadata arsip: seperti judul jurnal yang disertai volume, nomor, dan tahun publikasi, subyek, dan lain-lain ke
dalam sistem. 2 Meng-upload file Fulltext PDF ke sistus web Perpustakaan USU
Repository dan Berkas Unduhan.
Universitas Sumatera Utara
6. HASIL KEGIATAN
