E. PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN
Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka
pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan
kesehatan seperti Puskesmas.
Tujuan pencatatan dan pelaporan
Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran penggunaan dan data mengenai waktu
dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat.
Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan
Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi : Pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung
perencanaan pengadaan obat
Laporan Pengelolaan Obat
Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan
KabupatenKota, maka Instalasi Farmasi Kabupaten Kota memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat
yang dilaksanakan.
Laporan yang perlu disusun Instalasi Farmasi Kab Kota terdiri dari :
1. Laporan mutasi obat 2. Laporan kegiatan distribusi
3. Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran 4. Laporan tahunan profil pengelolaan obat di KabupatenKota.
Laporan Mutasi Obat
a. Petugas pencatatan, pelaporan dan evaluasi mempersiapkan membuat laporan mutasi obat berdasarkan data penerimaan
dan pengeluaran obat. b. Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi
obat yang dilakukan per triwulan yang memuat jumlah penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan di Instalasi
Farmasi Kabupaten Kota, kecuali Narkotika dan Psykotropika yang dilakukan setiap bulan.
c. Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah : 1. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran
obat per triwulan 2.
Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir triwulan
3. Untuk pertanggung jawaban Kepala Instalasi Farmasi Bendaharawan Barang sesuai peraturan perundangan
berlaku. d. Laporan mutasi obat ini dibuat rangkap 2, untuk :
Asli dikirim kepada atasan langsung Kepala Dinas
Kesehatan KabupatenKota. Tindasan 1 untuk arsip
e. Bagian judul pada Formulir Laporan Mutasi Obat diisi : • Triwulan I
Januari sd Maret • Triwulan II
April sd Juni • Triwulan III
Juli sd September • Triwulan IV
Oktober sd Desember a
• Tempat, tanggal dan penanda tanganan laporan tersebut b
• Nama Kepala Instalasi Farmasi Kab Kota
c
f. Kolom pada formulir laporan mutasi obat diisi sebagai berikut : • Kolom 1, Nomor urut obat
• Kolom 2, Nama obat yang akan dilaporkan • Kolom 3, Satuan kemasan obat dos, kaleng, botol dan
lain-lain • Kolom 4, Sisa permulaan triwulan
• Kolom 5, Penerimaan selama satu triwulan • Kolom 6, Pengeluaran selama satu triwulan
• Kolom 7, Sisa pada akhir triwulan • Kolom 8, “ keterangan “, bila diperlukan
Laporan Kegiatan Distribusi Digunakan kartu per UPK
Fungsi :
Laporan Puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan resep per tahun
Informasi yang didapat
a. Jumlah obat yang tersedia stok akhir b. Jumlah obat yang diterima
c. Jumlah kunjungan resep
Manfaat informasi yang didapat
a. Jenis dan jumlah persediaan obat di setiap UPK b. Perbandingan sisa stok dengan pemakaian per bulan
c. Perbandingan jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian per bulan
Petunjuk Pengisian : Kolom pada Formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan
data yang diperoleh dari dokumen LPLPO.
Kolom 1 : diisi dengan nomor urut Kolom 2 sd 3 : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO
Kolom 4 diisi dengan stok pada awal bulan Kolom 5 diisi dengan penerimaan obat
Kolom 6 diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan kolom 4 + 5
Kolom 7 diisi dengan pemakaian selama satu tahun Kolom 8 diisi dengan kolom 7 dibagi 12
Kolom 9 diisi dengan sisa stok pada akhir bulan Desember Kolom 10 diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8
Kolom total kunjungan resep 11 sd 13 : diisi dengan data kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan
selama satu tahun.
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran 31 Desember ........
a. Petugas Pencatatan dan Evaluasi mempersiapkan membuat Berita Acara Pencacahan Obat Akhir Tahun Anggaran dan
Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran.
b. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat pada setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah
penerimaan dan pengeluaran selama 1 satu tahun anggaran dan sisa persediaan pada akhir tahun anggaran yang
bersangkutan.
c. Kegunaan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran adalah :
1. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama 1 satu tahun anggaran
2. Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun anggaran
3. Sebagai pertanggung jawaban dari Kepala Instalasi Farmasi Bendaharawan Barang kepada Kepala Dinkes
KabupatenKota
d. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat rangkap 2 untuk :
• Asli dikirim kepada Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota
• Arsip
Laporan Pengelolaan Obat Tahunan Profil Pengelolaan Obat di KabupatenKota
Fungsi :
Mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Daerah KabupatenKota selama satu tahun anggaran.
Kegiatan yang harus dilakukan :
1 Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat Instalasi Farmasi Kabupaten Kota
2 Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat Puskesmas
3 Susun daftar obat yang diterima pada tahun anggaran berjalan, berasal dari berbagai sumber anggaran obat
4 Evaluasi LPLPOLB2 untuk mendapatkan informasi mengenai :
• Pemakaian rata-rata tiap jenis obat • Jumlah kunjungan resep
5 Daftar obat dengan harga patokannya ambil harga patokan obat PKD yang terakhir
6 Jumlah alokasi dana obat untuk tahun berjalan dari berbagai sumber
7 Data umum yang menyangkut : Jumlah
penduduk Jumlah kunjungan kunjungan kasus
Jumlah peserta Askes
Informasi yang didapat
1 Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Instalasi Farmasi Kabupaten Kota per 31 Desember.
2 Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Puskesmas per 31 Desember.
3 Pemakaian rata-rata per bulan untuk setiap jenis obat 4 Tingkat kecukupan setiap jenis obat
5 Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya 6 Realisasi pengadaan obat menurut sumber anggaran
7 Biaya obat per kunjungan
Manfaat Informasi
1 Untuk pelaksanaan tindak lanjut peningkatan dan
penyempurnaan pengelolaan obat di KabupatenKota 2
Bahan masukan dalam penyusunan profil kesehatan Kabupaten Kota
F. PENGHAPUSAN SEDIAAN FARMASI PENGERTIAN