PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN

E. PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN

Pencatatan dan pelaporan data obat di Instalasi Farmasi Kabupaten Kota merupakan rangkaian kegiatan dalam rangka pengelolaan obat secara tertib baik obat yang diterima, disimpan, didistribusikan maupun yang digunakan di unit pelayanan kesehatan seperti Puskesmas. Tujuan pencatatan dan pelaporan Tersedianya data mengenai jenis dan jumlah penerimaan, persediaan, pengeluaran penggunaan dan data mengenai waktu dari seluruh rangkaian kegiatan mutasi obat. Kegiatan Pencatatan dan Pelaporan Kegiatan pencatatan dan pelaporan meliputi : Pencatatan dan pengelolaan data untuk mendukung perencanaan pengadaan obat Laporan Pengelolaan Obat Sebagai unit kerja yang secara fungsional berada di bawah dan langsung bertanggung jawab kepada Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota, maka Instalasi Farmasi Kabupaten Kota memiliki kewajiban untuk melaporkan kegiatan pengelolaan obat yang dilaksanakan. Laporan yang perlu disusun Instalasi Farmasi Kab Kota terdiri dari : 1. Laporan mutasi obat 2. Laporan kegiatan distribusi 3. Laporan pencacahan persediaan akhir tahun anggaran 4. Laporan tahunan profil pengelolaan obat di KabupatenKota. Laporan Mutasi Obat a. Petugas pencatatan, pelaporan dan evaluasi mempersiapkan membuat laporan mutasi obat berdasarkan data penerimaan dan pengeluaran obat. b. Laporan mutasi obat adalah laporan berkala mengenai mutasi obat yang dilakukan per triwulan yang memuat jumlah penerimaan, pengeluaran dan sisa persediaan di Instalasi Farmasi Kabupaten Kota, kecuali Narkotika dan Psykotropika yang dilakukan setiap bulan. c. Kegunaan laporan mutasi obat ini adalah : 1. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat per triwulan 2. Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir triwulan 3. Untuk pertanggung jawaban Kepala Instalasi Farmasi Bendaharawan Barang sesuai peraturan perundangan berlaku. d. Laporan mutasi obat ini dibuat rangkap 2, untuk : ƒ Asli dikirim kepada atasan langsung Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota. ƒ Tindasan 1 untuk arsip e. Bagian judul pada Formulir Laporan Mutasi Obat diisi : • Triwulan I Januari sd Maret • Triwulan II April sd Juni • Triwulan III Juli sd September • Triwulan IV Oktober sd Desember a • Tempat, tanggal dan penanda tanganan laporan tersebut b • Nama Kepala Instalasi Farmasi Kab Kota c f. Kolom pada formulir laporan mutasi obat diisi sebagai berikut : • Kolom 1, Nomor urut obat • Kolom 2, Nama obat yang akan dilaporkan • Kolom 3, Satuan kemasan obat dos, kaleng, botol dan lain-lain • Kolom 4, Sisa permulaan triwulan • Kolom 5, Penerimaan selama satu triwulan • Kolom 6, Pengeluaran selama satu triwulan • Kolom 7, Sisa pada akhir triwulan • Kolom 8, “ keterangan “, bila diperlukan Laporan Kegiatan Distribusi Digunakan kartu per UPK Fungsi : Laporan Puskesmas atas mutasi obat dan kunjungan resep per tahun Informasi yang didapat a. Jumlah obat yang tersedia stok akhir b. Jumlah obat yang diterima c. Jumlah kunjungan resep Manfaat informasi yang didapat a. Jenis dan jumlah persediaan obat di setiap UPK b. Perbandingan sisa stok dengan pemakaian per bulan c. Perbandingan jumlah persediaan dengan jumlah pemakaian per bulan Petunjuk Pengisian : Kolom pada Formulir Laporan Kegiatan Distribusi diisi dengan data yang diperoleh dari dokumen LPLPO. Kolom 1 : diisi dengan nomor urut Kolom 2 sd 3 : diisi sesuai dengan dokumen LPLPO Kolom 4 diisi dengan stok pada awal bulan Kolom 5 diisi dengan penerimaan obat Kolom 6 diisi dengan jumlah persediaan atau sama dengan kolom 4 + 5 Kolom 7 diisi dengan pemakaian selama satu tahun Kolom 8 diisi dengan kolom 7 dibagi 12 Kolom 9 diisi dengan sisa stok pada akhir bulan Desember Kolom 10 diisi dengan kolom 9 dibagi dengan kolom 8 Kolom total kunjungan resep 11 sd 13 : diisi dengan data kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan selama satu tahun. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran 31 Desember ........ a. Petugas Pencatatan dan Evaluasi mempersiapkan membuat Berita Acara Pencacahan Obat Akhir Tahun Anggaran dan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran. b. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat pada setiap akhir tahun anggaran yang memuat jumlah penerimaan dan pengeluaran selama 1 satu tahun anggaran dan sisa persediaan pada akhir tahun anggaran yang bersangkutan. c. Kegunaan Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran adalah : 1. Untuk mengetahui jumlah penerimaan dan pengeluaran obat selama 1 satu tahun anggaran 2. Untuk mengetahui sisa persediaan obat pada akhir tahun anggaran 3. Sebagai pertanggung jawaban dari Kepala Instalasi Farmasi Bendaharawan Barang kepada Kepala Dinkes KabupatenKota d. Laporan Pencacahan Persediaan Akhir Tahun Anggaran dibuat rangkap 2 untuk : • Asli dikirim kepada Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota • Arsip Laporan Pengelolaan Obat Tahunan Profil Pengelolaan Obat di KabupatenKota Fungsi : Mengukur tingkat kinerja pengelolaan obat di Daerah KabupatenKota selama satu tahun anggaran. Kegiatan yang harus dilakukan : 1 Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat Instalasi Farmasi Kabupaten Kota 2 Siapkan data pencacahan obat per 31 Desember di tingkat Puskesmas 3 Susun daftar obat yang diterima pada tahun anggaran berjalan, berasal dari berbagai sumber anggaran obat 4 Evaluasi LPLPOLB2 untuk mendapatkan informasi mengenai : • Pemakaian rata-rata tiap jenis obat • Jumlah kunjungan resep 5 Daftar obat dengan harga patokannya ambil harga patokan obat PKD yang terakhir 6 Jumlah alokasi dana obat untuk tahun berjalan dari berbagai sumber 7 Data umum yang menyangkut : ƒ Jumlah penduduk ƒ Jumlah kunjungan kunjungan kasus ƒ Jumlah peserta Askes Informasi yang didapat 1 Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Instalasi Farmasi Kabupaten Kota per 31 Desember. 2 Jumlah dan nilai persediaan obat di tingkat Puskesmas per 31 Desember. 3 Pemakaian rata-rata per bulan untuk setiap jenis obat 4 Tingkat kecukupan setiap jenis obat 5 Rencana kebutuhan obat untuk tahun anggaran berikutnya 6 Realisasi pengadaan obat menurut sumber anggaran 7 Biaya obat per kunjungan Manfaat Informasi 1 Untuk pelaksanaan tindak lanjut peningkatan dan penyempurnaan pengelolaan obat di KabupatenKota 2 Bahan masukan dalam penyusunan profil kesehatan Kabupaten Kota

F. PENGHAPUSAN SEDIAAN FARMASI PENGERTIAN