4. Tata cara distribusi obat ke UPK dapat dilakukan dengan cara dikirim oleh Instalasi Farmasi Kabupaten Kota atau diambil
oleh UPK.
5. Obat yang akan dikirim ke Puskesmas harus disertai dengan
LPLPO atau SBBK. Sebelum dilakukan pengepakan atas obat-obatan yang akan
dikirim, maka perlu dilakukan pemeriksaan terhadap : -
jenis dan jumlah obat - kualitas kondisi obat
- isi kemasan dan kekuatan sediaan - kelengkapan dan kebenaran dokumen pengiriman obat
- No. Batch - Tgl
Kadaluwarsa - Nama
Pabrik 6. Tiap pengeluaran obat dari Instalasi Farmasi Kabupaten Kota
harus segera dicatat pada kartu stok obat dan kartu stok induk obat serta Buku Harian Pengeluaran Obat.
B. Pencatatan Pendistribusian Obat Pencatatan Harian Penerimaan Obat
Obat yang telah diterima harus segera dicatat pada buku harian penerimaan obat.
Fungsi :
a. Sebagai lembar kerja bagi pencatatan penerimaan obat b. Sebagai sumber data dalam melakukan kegiatan distribusi ke
unit pelayanan c. Sebagai sumber data untuk mengitung persentase realisasi
kontrak pengadaan obat.
Pencatatan Harian Pengeluaran Obat
Obat-obatan yang telah dikeluarkan harus segera dicatat dan dibukukan pada Buku Harian Pengeluaran Obat mengenai data
obat dan dokumen obat tersebut.
Fungsi :
Sebagai dokumen yang memuat semua catatan pengeluaran, baik mengenai data obatnya maupun dokumen yang menyertai
pengeluaran obat tersebut.
D. LAPORAN PEMAKAIAN DAN LEMBAR PERMINTAAN OBAT LPLPO
a. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat disampaikan oleh Puskesmas UPK ke Instalasi Farmasi
Kabupaten Kota. Petugas Pencatatan dan Evaluasi melakukan evaluasi dan pengecekan sesuai dengan rencana
distribusi dari Instalasi Farmasi Kabupaten Kota lalu dikirimkan ke Dinas Kesehatan Kabupaten Kota untuk
mendapatkan persetujuan dari Kepala Dinas Kesehatan KabupatenKota. Formulir yang digunakan sebagai dokumen
bukti mutasi obat adalah formulir LPLPO atau disebut juga formulir Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat.
Formulir ini dipakai untuk permintaan dan pengeluaran obat. b. Laporan Pemakaian dan Lembar Permintaan Obat dibuat
rangkap 3 tiga : • Asli untuk Instalasi Farmasi KabupatenKota
• Tindasan 1 untuk arsip instansi penerima Puskesmas • Tindasan 2 dikirim untuk Dinas Kesehatan KabupatenKota
Kegunaan LPLPO sebagai :
1 Bukti pengeluaran obat di Instalasi Farmasi Kab Kota 2 Bukti penerimaan obat di Puskesmas
3 Surat permintaanpesanan obat dari Puskesmas kepada Dinas Kesehatan KabupatenKota cq. Instalasi Farmasi Kab
Kota. 4 Sebagai bukti penggunaan obat di Puskesmas.
Isi LPLPO
• Nomor dan tanggal pelaporan dan atau permintaan • Nama Puskesmas yang bersangkutan
• Nama Kecamatan dari wilayah kerja Puskesmas • Nama KabupatenKota dari wilayah Kecamatan yang
bersangkutan • Nama Provinsi dari wilayah kerja KabupatenKota
• Tanggal pembuatan dokumen • Bulan pelaporan dari Puskesmas
• Bulan permintaan Puskesmas • Jika hanya melaporkan data pemakaian dan sisa stok obat
diisi dengan nama bulan bersangkutan • Jika dengan mengajukan permintaan obat termasuk
pelaporan data obat diisi dengan periode distribusi bersangkutan
Kolom pada LPLPO
1 Nomor urut masing-masing obat dalam daftar formulir ini 2 Nama dan kekuatan obat bersangkutan
3 Satuan bentuk sediaan, misalnya Tablet, Kapsul, Syrop, Tube dll
4 Jumlah satuan obat bersangkutan pada kolom 8 LPLPO bulan sebelumnya
5 Jumlah satuan obat bersangkutan yang diterima selama bulan lalu. Data diambil dari kolom pemberian 17 dari formulir
LPLPO bulan lalu. Jika pada bulan sebelumnya terdapat lebih dari 1 satu formulir LPLPO karena ada pengajuan tambahan
obat, maka kolom ini diisi dengan jumlah kolom 17 dari beberapa LPLPO tersebut
6 Jumlah persediaan satuan masing-masing obat untuk bulan lalu, yaitu hasil penjumlahan pada kolom 4 dan 5 pada
baris yang sama 7 Jumlah pemakaian obat pada bulan sebelumnya
8 Jumlah satuan obat bersangkutan pada akhir bulan lalu, yaitu sama dengan pengurangan persediaan pada kolom 6 dan
pemakaian pada kolom 7 pada baris yang sama. 9 Stok Optimum = rata-rata pemakaian pada periode tertentu
ditambah dengan stok pengaman 10 Jumlah satuan masing-masing obat yang diminta pada
periode tertentu. Kolom ini hanya diisi jika sedang mengajukan permintaan obat
11 sd 16 Diisi oleh petugas Instalasi Farmasi Kabupaten Kota tentang jumlah pemberian dari berbagai sumber
17. Jumlah total pemberian dari berbagai sumber 18. Keterangan
. Kolom Keterangan diisi dengan keterangan sebagai berikut :
Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi kekosongan obat, diisi dengan kata “kosong”.
Untuk mengajukan tambahan obat guna mengatasi kenaikan kejadian penyakit, diisi dengan “jenis penyakit
bersangkutan” Untuk pelaporan data kekosongan obat diisi dengan
“tanggal mulai terjadinya kekosongan obat”
Kolom 16 ini disi jika kolom sisa stok 8 pada baris yang sama berisi angka 0 nol.
Kolom kunjungan resep : diisi dengan data kunjungan yang mendapat resep satuan kerja bersangkutan selama
bulan lalu. Kolom ini hanya diisi ketika melakukan pelaporan data obat saja.
Jumlah kunjungan diisi dengan data kunjungan selama bulan lalu yang dibedakan dalam :
Umum bayar : Jumlah pasien umum yang mendapat
resepobat dan membayar biaya pelayanan
Umum tidak bayar : Jumlah pasien umum yang men-dapat resepobat
dan tidak membayar biaya pelayanan Askes
: Jumlah pasien peserta asuransi kesehatan Askes
yang mendapat resep obat
- Kolom melaporkanmeminta : diisi dengan nama dan jabatan
petugas yang melaporkan data pemakaian sisa stok dan atau mengajukan permintaan obat.
- Kolom mengetahuimenyetujui : diisi dengan nama dan jabatan
petugas yang menerima laporan data obat dan atau menyetujui pemberian obat.
- Kolom menyerahkan obat : diisi dengan nama dan jabatan
petugas yang menyerahkan obat kepada satuan kerja yang memintanya.
- Kolom menerima obat : diisi dengan nama dan jabatan petugas
yang menerima penyerahan obat oleh petugas yang menyerahkan.
Surat Pengiriman Obat
a. Petugas penyimpanan dan pendistribusian mempersiapkan Surat Pengiriman Obat dan mengisinya sesuai dengan yang
tercantum dalam LPLPO yang bersangkutan dan dikirim bersama obat.
b. Formulir ini merupakan surat pengantar obat dimana didalamnya tercantum jumlah, nomor koli dan berat obat serta
alat pengangkutan yang digunakan untuk mengangkut obat tersebut ekspedisi.
c. Formulir Surat Kiriman Obat dibuat dalam rangkap 4 : • Asli untuk Kepala UPK
• Tindasan 1 untuk Kepala Instalasi Farmasi Kab Kota • Tindasan 2 untuk arsip Petugas Penyimpanan dan
Penyaluran • Tindasan 3 dikirim kepada sipenerima barang untuk
ditanda tangani oleh Kepala Puskesmas dan di cap dinas yang selanjutnya dikirim kembali kepada Kepala IFK cq.
Petugas Pencatatan dan Evaluasi d. Kerusakan, kekurangan dan kehilangan dalam pengiriman
menjadi tanggung jawab jasa pengangkutan, oleh karena itu pengecekan perlu dilakukan didepan petugas jasa
pengangkutan pengirim e. Bagian judul pada Formulir Surat kiriman obat diisi dengan :
Untuk rangkap 5 a Nomor surat kiriman b
• Nama Puskesmas yang memesan c • Nomor dari LPLPO LB d
• Cara pengiriman melalui jasa pengangkutan diangkut
sendiri, dilengkapi data nomor kendaraaan e
E. PENCATATAN DAN PELAPORAN PENGERTIAN
