Perancangan antarmuka dilakukan dengan mendapat bantuan, saran, dan kritik dari pembimbing kerja praktek sehingga hasilnya sesuai dengan
keinginan dan permintaan pembimbing kerja praktek.
3.3 Data Kerja Praktek
Sistem pengelolaan Aplikasi Koperasi yang ada di Telkom sudah ada tapi melihat sistem yang sudah berjalan masih banyak kekurangan sehingga akan
menyebabkan beberapa kendala dan efektifitas pelayanan terhadap user, diantaranya :
1. Pencarian khusus data anggota koperasi akan sulit untuk dilakukan,
mengingat penyusunan atau pengarsipan data yang tidak teratur. 2.
Sering terjadi Human Error yang disebabkan oleh pekerjaan yang tidak menyenangkan dan menjemukan bagi para pegawai di koperasi
tersebut. 3.
Penyusunan laporan memakan banyak waktu karena harus mencari data terlebih dahulu.
3.3.1 Prosedur Yang Terlibat
Prosedur adalah kumpulan dari proses dalam suatu sistem yang sedang terkait antara satu dengan yang lainnya untuk pencapai tujuan yang telah
ditetapkan. Prosedur yang ada pada koperasi pegawai di Telkom saat ini dibagi
menjadi 6 prosedur, yaitu prosedur pendaftaran anggota, prosedur simpanan,
prosedur pinjaman, prosedur pembelian barang ke supplier, prosedur penjualan, dan prosedur laporan.
Prosedur-prosedur tersebut dapat dijelaskan sebagai berikut: 1.
Prosedur pendaftaran anggota Prosedur pendaftaran anggota adalah proses registrasi anggota baru
agar menjadi anggota tetap koperasi. Prosedur pendaftaran anggota ini dilakukan antara calon anggota, bagian administrasi dan ketua
koperasi, dan akan dijelaskan sebagai berikut: a.
Calon anggota memperlihatkan kartu pegawai kepada bagian administrasi, kemudian bagian administrasi melakukan
pengecekan kartu pegawai. Apabila kartu pegawai tidak valid kartu pegawai dikembalikan ke calon anggota, jika valid
bagian adminstrasi memberikan form pendaftaran kepada calon anggota dan mengembalikan kartu pegawai ke calon
anggota. b.
Form pendaftaran yang sudah terisi oleh calon anggota dikembalikan ke pada bagian administrasi.
c. Bagian administrasi melakukan pemeriksaan kelengkapan data
dari form pendaftaran, bila tidak lengkap, form pendaftaran tersebut akan dikembalikan ke calon anggota, jika lengkap data
calon anggota yang ada form pendaftaran akan dicatat ke buku anggota dan form pendaftaran yang sudah lengkap disimpan
sebagai arsip.
d. Bagian administrasi membuat kartu anggota dari buku anggota,
kartu anggota yang belum disahkan akan diberikan kepada ketua koperasi untuk pengesahan kartu anggota, setelah kartu
anggota disahkan oleh ketua koperasi, maka dikembalikan ke bagian adminstrasi untuk pengecapan kartu. Kartu yang sudah
disahkan dan dicap diberikan kepada anggota. e.
Bagian administrasi membuat buku tabungan dari buku anggota yang akan diberikan kepada anggota dan bagian
administrasi membuat bukti tabungan yang rangkap dua, rangkap satu diberikan kepada anggota dan rangkap dua
disimpan sebagai arsip Flowmap
pendaftaran anggota baru koperasi dapat dilihat pada Gambar 3.1
Gambar 3.1 Flowmap pendaftaran anggota
2. Prosedur simpanan
Prosedur simpanan adalah proses anggota melakukan simpanan dikoperasi. Prosedur simpanan dilakukan antara anggota dan
bagian administrasi. Dan akan dijelaskan sebagai berikut: a.
Bagian administrasi memberikan form simpanan kepada anggota, kemudian anggota mengisi form simpanan. Jika form
simpanan sudah terisi maka form tersebut dikembalikan kepada bagian administrasi serta memberikan buku tabungan.
b. Bagian administrasi melakukan pemeriksaan form simpanan
dan buku tabungan, jika tidak lengkap maka form simpanan tersebut dan buku tabungan dikembalikan kepada anggota. Jika
lengkap, maka form simpanan tersebuta akan dicatat ke dalam buku simpanan. Form simpanan disimpan sebagai arsip.
c. Bagian administrasi melakukan pencatatan buku tabungan dan
membuat bukti simpanan rangkap dua, rangkap satu di simpan oleh anggota dan rangkap satu disimpan sebagai arsip. Buku
tabungan dikembalikan kepada anggota. Flowmap
simpanan dapat dilihat pada Gambar 3.2
Gambar 3.2 Flowmap simpanan
3. Prosedur pinjaman
Prosedur pinjaman adalah proses yang dilakukan anggota dalam melakukan pinjaman dikoperasi. Prosedur pinjaman dilakukan
antara anggota, bagian administrasi, bendahara, dan kepala koperasi. Selanjutnya akan dijelaskan sebagai berikut:
a. Bagian administrasi memberikan form pinjaman kepada
anggota yang ingin melakukan pinjaman. Anggota mengisi form pinjaman dan memberikan surat pengajuan pinjaman
kepada bagian administrasi. b.
Bagian administrasi memeriksa kelengkapan form pinjaman dan surat pengajuan jika tidak lengkap form pinjaman tersebut
dan surat pengajuan pinjaman dikembalikan kepada anggota. Jika lengkap, maka form pinjaman dan surat pengajuan
pinjaman diberikan kepada ketua koperasi untuk di ACC. Surat pengajuan pinjaman yang sudah di ACC oleh ketua koperasi
diberikan kembali kepada bagian administrasi untuk
melakukan proses pinjaman lebih lanjut. c.
Bagian administrasi akan melakukan pencatat pinjaman kedalam buku pinjaman dan form pinjaman disimpan sebagai
arsip. d.
Bukti pinjaman yang telah dibuat oleh bagian administrasi akan diserahkan kepada anggota untuk disahkan, bukti
pinjaman yang sudah disahkan oleh anggota akan diserahkan kembali kepada bagian administrasi.
e. Bukti pinjaman yang sudah disahkan akan diberikan langsung
oleh bagian administrasi kepada bendahara. Bendahara menerima bukti pinjaman dan menyerahkan pinjaman.
Bendara mengembalikan bukti pinjaman kepada bagian administrasi.
f. Bagian administrasi memberikan bukti pinjaman yang akan
disimpan oleh anggota dan rangkap satu bukti pinjaman disimpan sebagai arsip oleh bagian administrasi.
Flowmap pinjaman dapat dilihat pada Gambar 3.3
Gambar 3.3 Flowmap pinjaman
4. Prosedur pembelian barang ke supplier
Prosedur pembelian barang ke supplier adalah proses yang dilakukan oleh bagian administrasi melakukan pembelian barang
ke supplier. Prosedur dilakukan antara bagian administrasi dan supplier. Dan akan dijelaskan sebagai berikut:
a. Bagian administrasi memberikan data barang yang dibeli
kepada supplier, setelah supplier menerima data barang yang ingin dibeli maka akan membuat nota pembelian.
b. Supplier memberikan nota kepada bagian administrasi. Bagian
administrasi akan melakukan pengecekan atas nota, jika nota tidak sesuai maka akan dikembalikan kepada supplier, jika
sesuai nota akan disahkan oleh bagian administrasi. Nota yang sudah disahkan oleh bagian adiminstrasi akan dikembalikan
kepada supplier. c.
Supplier memberikan nota rangkap satu kepada bagian administrasi dan rangkap duanya disimpan oleh supplier.
d. Bagian administrasi akan melakukan pencatatan data
pembelian yang dilihat dari nota pembelian yang diterima dari supplier. Pencatatan data pembelian dilakukan di buku
pembelian dan disimpan sebagai arsip. Nota pembelian disimpan sebagai arsip.
Flowmap pembelian dari supplier dapat dilihat pada gambar 3.4.
Gambar 3.4 Flowmap pembelian barang ke supplier
5. Prosedur penjualan
Prosedur penjualan adalah proses transaksi penjualan yang dilakukan antara konsumen dan kasir. Dan akan dijelaskan sebagai
berikut: a.
Konsumen memberikan data barang yang dibeli kepada kasir. Kasir akan melakukan pengecekan barang yang ingin dibeli oleh
konsumen. Jika barang tersebut tidak ada maka kasir akan memberikan informasi data barang yang tidak ada kepada
konsumen, jika barang tersebut ada, maka kasir akan melakukan pencatatan transaksi penjualan kedalam buku penjualan.
b. Kasir akan membuat kwitansi dari transaksi penjualan yang
dilihat dari buku penjualan, buku penjualan yang sudah dicatat akan disimpan sebagai arsip dan kwitansi yang telah dibuat oleh
kasir akan diberikan kepada konsumen. Flowmap
penjualan dapat dilihat pada gambar 3.5
Gambar 3.5 Flowmap penjualan
3.3.2 Kebutuhan Non Fungsional