Impelentasi Sistem Informasi Adminstrasi kependudukan (SIAK) Dalam Pembuatan Dokumen Kependudukan Dalam pembuatan Dokumen Kependudukan Di Dinas Kependudukan Dan Catatan Sipil Dumai

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah KKL

Reformasi telah membawa banyak perubahan dalam kehidupan masyarakat Indonesia, yang tadinya sangat terbatas oleh pengaruh kekuasaan yang terlalu membatasi ruang gerak masyarakat Indonesia. Dengan lahirnya reformasi telah mendorong masyarakat Indonesia lebih leluasa dalam mengembangkan potensi dan sumber daya yang dimiliki. Reformasi juga telah mendorong adanya perubahan dalam hubungan antara pemerintah pusat dan daerah, yang tadinya bersifat sentralisasi atau terpusat sekarang berubah. Hubungan itu menjadi desentralisasi atau kebebasan yang dimiliki oleh pemerintah daerah dalam mengembangkan sumber daya manusia dan sumber daya alam lebih optimal dalam konteks Negara Kesatuan Republik Indonesia.

Desentralisasi telah melahirkan adanya otonomi daerah. Dengan lahirnya otonomi daerah, setiap daerah dibagi kedalam beberapa wilayah yang meliputi wilayah provinsi, kabupaten dan kota. Peran pemerintah daerah sangat penting dalam menciptakan iklim pemerintahan daerah yang lebih maju dan mampu menghasilkan pembangunan yang merata, luas dan bertanggung jawab. Pada era otonomi setiap daerah harus berusaha menggali potensi yang dimiliki daerah. sebagaimana yang diamanatkan dalam undang-undang No 32 tahun 2004 tentang penyelenggaran pemerintahan daerah. Undang-undang 32 Tahun 2004

mengisyaratkan bagi setiap daerah untuk bekerja lebih. Dalam mewujudkan pemerintahan daerah yang lebih efisien dan efektif serta memperhatikan aspek-aspek hubungan antara susunan pemerintahan dan antar pemerintahan daerah agar tercipta kondisi yang harmonis antar pemerintahan.

Otonomi daerah dapat terlaksana sesuai dengan tujuan, sehingga kepada daerah perlu diberikan wewenang-wewenang untuk melaksanakan berbagai urusan pemerintahan sebagai urusan rumah tangganya berdasarkan Undang-Undang Nomor 32 Tahun 2004 tentang Pemerintahan Daerah. Penerapan otonomi daerah telah membuka peluang bagi daerah provinsi, daerah kabupaten atau kota untuk mengembangkan kreativitas dan inovasi dalam membangun daerah sehingga tercipta kondisi masyarakat lebih maju dan sejahtera.

Kota Dumai dalam mengembangkan potensi yang dimiliki daerah baik dari sumber daya alam maupun sumber daya manusia, perlu didukung dengan penggunaan teknologi dan informasi yang lebih kompetitif dalam menjalankan roda pemerintahan di Dumai. Dalam mewujudkan pembangunan bidang teknologi informasi Kota Dumai menjawab tantangan tersebut dengan didukung banyaknya institsusi pengembangan di bidang teknologi dan informasi.

Kemajuan teknologi dan informasi pemerintah Kota Dumai, dapat dilihat dalam mengembangkan dan menerapkan organisasi pemerintahan yaitu dengan menerapkan konsep teknologi pemerintahan atau yang sering disebut E-Government. Penerapan E-Government merupakan

salah satu bentuk usaha yang dilakukan pemerintah Kota Dumai, dalam menjalankan aktivitas pemerintahannya yang lebih efektif dan efisisen. Kemajuan teknologi dan informasi tersebut diaplikasikan dalam bentuk E-Government.

Kota Dumai menerapkan aplikasi E-Government bertujuan untuk mendekatkan antara pejabat dengan rakyatnya. Accses point, sebagai salah satu upaya pemerintah Kota Dumai dalam mewujudkan visi dan misi pemerintah Kota Dumai tahun 2010. E-Government adalah istilah yang sangat populer saat ini, dimana secara umum elektronik Government adalah upaya mengaplikasikan pelayanaan kepemerintahan melalui sistem informasi berbasis komputer. Salah satu bentuk upaya Pemerintah Kota Dumai, dalam meningkatkan kinerja aparatur pegawai yaitu melalui Dinas Kependudukan Kota Dumai. Membangun web service kependudukan yang merupakan penunjang pelaksanaan E-Government.

Berdasarkan Undang-Undang NO. 43 Tahun 1999 tentang pokok-pokok kepegawaian perubahan atas undang-undang nomor 8 tahun 1974 Tentang pokok-pokok kepegawaian, khususnya pasal 43 ayat (2). Menyatakan perlunya penyelenggaraan dan pemeliharaan informasi kepegawaian. Untuk menunjang kebijakan tersebut maka pemerintah Kota Dumai, melalui Dinas Kependudukan membangun web service. Web service ini diharapkan dapat mempermudah mendapatkan informasi data kependudukan bagi pegawai negeri sipil dan masyarakat di daerah.

Kelancaran penyelenggaraan tugas pemerintahan dan pembangunan daerah. Sangat tergantung pada kinerja pegawai, karena

merupakan unsur aparatur yang langsung bertugas melayani masyarakat. Informasi yang disajikan melalui web service, merupakan salah satu upaya yang dilaksanakan oleh Pemerintah Kota Dumai, dalam meningkatkan kinerja pegawai. Informasi kependudukan melalui web service ini diharapkan dapat memberi kemudahan dalam menjalankan tugas kependudukan.

Web service Dinas Kependudukan memuat berbagai informasi tentang kependudukan yang meliputi, setiap instansi perlu meningkatkan kinerja karena merupakan salah satu faktor dalam menentukan keberhasilan pemberdayaan aparatur pemerintahan. Kinerja pegawai sangat diperlukan terutama dalam Penerapan teknologi dan informasi pemerintahan atau yang dikenal E-Government. Salah satu bentuk pembangunan E-Governmentadalah dengan dibangunya web servicebiro kependudukan akan tetapi web service ini masih mengalami berbagai kendala.

Permasalahan yang sering muncul dalam penerapan web service tidak selalu diiringi dengan ketidak-siapan aparatur pemerintah dan kurangnya sumber daya yang dimiliki oleh setiap lembaga pemerintah. Kekurangsiapan ini selalu menjadi kendala dalam praktik penyelenggaraan dalam menjalankan kinerja pegawai dan masih belum tersedianya fasilitas komputer dengan teknologi internet di setiap lembaga pemerintahan. Akibatnya dalam proses penyampaian informasinya masih manual dan mengharuskan setiap pegawai turun langsung ke daerah untuk memberikan informasi kependudukan.

Kinerja aparatur dalam memberikan informasi kependudukan melalui web servicediharapkan lebih optimal dan terkoordinir dengan baik sehingga pencapaian visi dan misi kota Dumai dapat tercapai. Kinerja aparatur dalam memberikan informasi tentang kependudukan diharapkan dapat memberi kemudahan dan percepatan dalam pemprosesan data yang disajikan. Hal ini tentunya akan berdampak pada peningkatan kinerja aparatur pemerintah, terutama pada aparatur pemerintahan di daerah dan masyarakatpun dapat mengetahui informasi kependudukan di lingkungan pemerintah Kota Dumai. Berdasarkan latar belakang di atas penulis mengambil judul “IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK) DALAM PEMBUATAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA DUMAI”.

1.2 Identifikasi Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah laporan KKL diatas, maka untuk mempermudah arah dan proses pembahasan, penulis mengidentifikasikan masalah sebagai berikut :

1. Bagaimana kualitas pelayanan Informasi Kependudukan dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam Pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai?

2. Bagaimana indikator kinerja aparatur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai?

3. Bagaimana pengelolaan Informasi Kependudukan dan pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan aparatur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai ?

1.3 Maksud dan Tujuan KKL

Maksud dari Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini adalah untuk mengetahui dan menggambarkan bagaimana kinerja aparatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK).

Sedangkan tujuannya adalah :

1. Untuk mengetahui kualitas pelayanan Informasi Kependudukan dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam Pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai.

2. Untuk mengetahui indikator kinerja aparatur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai.

3. Untuk mengetahui pengelolaan Informasi Kependudukan dan pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

aparatur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai.

1.4 Kegunaan Laporan KKL

Hasil Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini diharapkan memiliki kegunaan yang bersifat teoritis dan praktis, sebagai berikut :

1. Bagi kepentingan penulis, Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini dapat berguna untuk menambah wawasan dan pengetahuan penulis mengenai kinerja aparatur pemerintah daerah dalam menerapkan E-Government yang diimplementasikan dengan menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai. 2. Secara teoritis, Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini untuk

mengembangkan teori-teori yang penulis gunakan yang relevan dengan permasalahan Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini dan dapat memberikan kontribusi positif bagi perkembangan Ilmu Pemerintahan dalam pelaksanaan E-Government.

3. Secara praktis, diharapkan Laporan Kuliah Kerja Lapangan ini dapat bermanfaat dalam meningkatkan kinerja aparatur pemerintah khususnya di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Pemerintah Kota Dumai.

Perkembangan teknologi informasi, sudah demikian pesatnya, sehingga sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan oleh sebagian organisasi perusahan, organisasi kemasyarakatan, partai politik termasuk juga oleh pemerintah. Penggunaan teknologi dalam pemerintahan, dikenal dengan nama sebutan E-Government, yaitu penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan pemerintahan, terutama dalam penyimpanan data dan memperluas akses publik sehingga terciptanya akuntabilitas dan terwujudnya good governance. Penggunaan teknologi dan informasi pada lembaga pemerintah akan berdampak pada peningkatan kinerja aparatur pemerintah dan menghasilkan kualitas kerja yang produktif dan tepat guna. Akan tetapi jika tidak diimbangi dengan kinerja yang efektif maka aplikasi E-Government tidak akan berjalan dengan sempurna.

Secara etimoligis pengertian implementasi menurut Kamus Webster yang dikutip oleh Solihin Abdul Wahab adalah :

Konsep implementasi berasal dari bahasa inggris yaitu to implement. Dalam kamus besar Webster, to implement (mengimplementasikan) berarti to provide the means for carrying out (menyediakan sarana untuk melakukan sesuatu); dan to give pratical effect to atau untuk menimbulkan dampak atau akibat terhadap sesuatu (Wahab, 2005 : 64).

Jadi sesuatu yang dilakukan untuk menimbulkan dampak atau akibat itu dapat berupa undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan peradilan atau kebijakan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah dalam kehidupan kenegaraan.

Berkaitan dengan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka pada bagian ini Teori ini dibuat sesuai dengan pedoman dalam menganalisa masalah yang diteliti. Solichin Abdul Wahab dalam bukunya yang berjudul Analisis Implementasi E-Government mengemukakan pendapatnya mengenai implementasi sebagai berikut:

“Implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu atau pejabat-pejabat, kelompok-kelompok pemerintah atau swasta yang diarahkan pada terciptanya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan kebijakan” (Wahab, 2001:65).

Berdasarkan pengertian implementasi yang dikemukakan di atas, dapat dikatakan bahwa implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan oleh pihak-pihak yang berwenang atau berkepentingan baik pemerintah maupun swasta yang bertujuan untuk mewujudkan cita-cita atau tujuan yang telah ditetapkan. Implementasi berkaitan dengan berbagai tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan atau merealisasikan program yang telah disusun demi tercapainya tujuan dari program yang telah direncanakan dan implementasi berisi suatu program untuk mencapai tujuan, nilai-nilai yang dilakukan melalui tindakan-tindakan yang terarah. Implementasi berkaitan dengan berbagai tindakan-tindakan yang dilakukan untuk melaksanakan atau merealisasikan program yang telah disusun demi tercapainya tujuan dari program yang telah direncanakan, karena pada dasarnya setiap rencana yang ditetapkan memiliki tujuan atau target yang hendak dicapai.

Sistem Administrasi Kependudukan atau yang selanjutnya disebut SIAK adalah sistem informasi Nasional untuk memfasilitasi pelayanan Administrasi Kependudukan ( Pendaftaran Penduduk dan Catatan Sipil ) dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang menerapkan : RDMBS atau Relational Database Management Sistem yaitu : Pencatatan suatu peristiwa kependudukan penduduk (Kelahiran, Kematian, Perkawinan, dan Perceraian dan Pengangkatan Anak dll) saling mempengaruhi hasil pencatatan, sehingga selalu terjadi penyesuaian data secara otomatis yang berimplikasi pada penertiban dokumen penduduk ( data dinamis).

Kualitas pelayanan yang ada saat ini adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, dimana aparatur memfokuskan tujuan dan nilai - nilai yang ada pada fungsi pelayanan publik terhadap kepentingan masyarakat Hubungan yang ada pada SIAK dengan Implementasi dalam hal ini sangat berjalan dengan selaras karena bertujuan penting bagi kehidupan masyarakat sekarang yang mengikuti tingkat modernitas. Untuk itu, pemerintah atau aparatur pelaksana harus lebih bisa berbaur dengan masyarakat agar tujuan yang ingin dicapai dapat tercipta dan terealisasikan dengan baik.

Implikasi ini terlihat dari tindakan-tindakan aparatur yang lebih terkontrol dan terarah dalam pembuatan dokumen-dokumen kependudukan yang lebih bisa di tingkatkan lagi kedepannya. Tindakan-tindakan aparatur ini mengarah pada pencapaian yang ingin dicapai

bersama dan berdasarkan ketetapan yang telah diputuskan bersama pula. Tindakan-tindakan aparatur ini berupa :

1. Pengembangan sarana sistem informasi kependudukan dan catatan sipil

Ikut mengembangkan sarana dan prasarana yang telah ada, menjadikan sistem ini lebih berguna bagi kepentingan masyarakat.. 2. Pengembangan pengetahuan sumber daya manusia secara

periodik dan dengan skala prioritas

Terlihat dengan semakin tingginya minat aparatur itu sendiri dan penguasaan proses dalam penyelenggaraan kegiatan-kegiatan pembuatan dokumen kependudukan.

3. Penyajian data dan pemetaan tentang dokumen kependudukan yang valid

Data-data kependudukan dipergunakan sebaik-baiknya dan langsung dikirim ke Bank Data sehingga data diproses secepatnya. 4. Komitmen untuk melayani masyarakat secara mudah dan

professional (pelayanan prima)

Aparatur bersikap lebih baik dari sebelumnya dengan masyarakat sehingga proses pembuatan dokumen kependudukan dapat diselesaikan dengan waktu sesingkat-singkatnya.

SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang

kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran

Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis. Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui atau mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki insentif atau benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk.

Tujuan adanya SIAK yaitu :

1. Database Kependudukan terpusat

2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain, (Statistik, Pajak, Imigrasi dll)

3. System SIAK teringtegrasi (RT/RW\, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Catatan Sipil dll)

a. Nomor Pengenal Tunggal atau NIK

b. Blangko Standar Nasional (KK, KTP, Buku, Register, Akta Capil)

c. Formiulir-formulir Standar Nasional (termasuk kodefikasinya) Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan. Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis.

Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui atau mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki insentif atau benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) sebagai bagian dari sistem pemerintahan mempunyai peran strategis guna mendukung pembentukan pemerintahan yang akuntabel dalam :

1. Menerbitkan dokumen penduduk yang benar, cepat dan memberikan status yang jelas.

2. Terhimpunnya data registrasi dengan cakupan yang luas dan dapat dimanfaatkan dalam pemerintahan dan pembangunan. Pembangunan SIAK merupakan pembaharuan mendasar penyelenggaraan salah satu pelayanan publik yang diberikan kepada penduduk.

Keberhasilan Implementasi Sistem Administrasi Informasi Kependudukan dapat diukur dan dilihat dari proses pencapaian tujuan hasil akhir(output), yaitu tercapainya atau tidaknya tujuan-tujuan yang ingin diraih. Hal ini tidak jauh berbeda dengan apa yang diutarakan oleh Merille Grindele, sebagai berikut :

“Pengukuran keberhasilan implementasi dapat dilihat dari prosesnya, dengan mempertanyakan apakah pelaksana program sesuai dengan apa yang telah ditentukan yaitu dengan melihat pada action program dari individual projects dan yang kedua apakah tujuan program tersebut dapat tercapai”. (Merille Grindele, dalam Agustino, 2006 : 153).

Penduduk atau warga suatu negara atau daerah bisa didefinisikan menjadi dua, yaitu :

1. Orang yang tinggal di daerah tersebut.

2. Orang yang secara hukum berhak tinggal di daerah tersebut. Dengan kata lain orang yang mempunyai surat resmi untuk tinggal di situ. Misalkan bukti kewarganegaraan, tetapi memilih tinggal di daerah lain. Penduduk juga dapat diartikan sebagai Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Indonesia. Kependudukan adalah hal - hal atau sifat sebagai penduduk, urusan mengenai penduduk (dinas kependudukan dan catatan sipil).

Dokumen Kependudukan adalah Dokumen resmi yang diterbitkan oleh Dinas yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. Dapat disimpulkan bahwa jika organisasi pemerintahan, ditata dengan benar dan disesuaiakan dengan kebutuhan organisasi dengan memperhatikan prinsip-prinsip organisasi modern, yaitu mempunyai visi dan misi dengan jelas, maka akan dapat mempermudah kinerja aparatur pemerintahan. Keadaan seperti ini tentunya akan menciptakan pemerintahan yang responsibilitas, responsivitas, dan akuntabilitas sehingga dapat mewujudkan good governance. Setiap aparatur pemerintahan dalam menjalankan kinerjanya, harus selalu dilandasi dengan tanggungjawab, dalam melaksanakan tugasnya agar dapat menciptakan kualitas kinerja yang optimal dan dirasakan manfaatnya oleh masyarakat pada umumnya. Sebuah lembaga pemerintah tidak lepas dari aparatur sebagai pelaksana penyelenggaraan pemerintahan, hal ini sesuai dengan pendapat Soerwono Handayaningrat yang mengatakan bahwa:

“Aparatur ialah aspek-aspek administrasi yang diperlukan dalam penyelenggaraan pemerintahan atau negara, sebagai alat untuk mencapai tujuan organisasi. Aspek-aspek administrasi itu terutama ialah kelembagaan atau organisasi dan kepegawaian” (Soewarno,1982 : 154).

Pada era otonomi daerah kinerja aparatur pemerintahan daerah harus lebih ditingkatkan. Terutama dengan adanya aplikasi di bidang teknologi pemerintahan yang dinamakan dengan E-Government. Oleh karena itu kesiapan aparatur perlu diseimbangkan dengan kualitas

sumber daya manusia yang mampu mengaplikasikan penerapan E-Government.E-Government itu sendiri memiliki arti menurut Edi Sutanta

sebagai berikut : E-Government adalah penggunaan teknologi informasi yang dapat

meningkatkan hubungan antara pemerintah dan pihak-pihak lain. Penggunaan teknologi ini kemudian menghasilkan hubungan bentuk baru, seperti pemerintah kepada masyarakat. Pemerintah kepada pemerintah dan pemerintah kepada bisnis atau pengusaha. (Sutanta, 2003:150).

Dengan demikian munculnya E-Government dapat meningkatkan

kinerja aparatur pemerintah. Karena dengan adanya aplikasi E-Government ini penyediaan sumber informasi, khususnya informasi

mengenai kependudukan cepat terlaksana sehinga keterbukaan menjadi lebih efektif dan tidak adanya birokrasi yang berbelit belit.

Berdasarkan kerangka pemikiran diatas, maka definisi operasional dalam laporan Kuliah Kerja Lapangan ini adalah sebagai berikut :

1. Sistem Administrasi Kependudukan atau yang selanjutnya disebut SIAK adalah sistem informasi Nasional untuk

memfasilitasi pelayanan Administrasi Kependudukan (Pendaftaran Penduduk dan Catatan Sipil) dengan

menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang menerapkan : RDMBS atau Relational Database Management Sistem yaitu : Pencatatan suatu peristiwa kependudukan penduduk (Kelahiran, Kematian, Perkawinan, dan Perceraian dan Pengangkatan Anak dll) saling mempengaruhi hasil pencatatan, sehingga selalu terjadi penyesuaian data secara

otomatis yang berimplikasi pada penertiban dokumen penduduk ( data dinamis).

2. Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan) pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi tersistem, konkrit dan pragmatis.

Untuk mengukur suatu keberhasilan Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan tersebut, dapat dilihat dalam indikator sebagai berikut :

1. Kualitas Pelayanan Publik

Kualitas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat sangat mempengaruhi jalannya proses dinamis dalam pembuatan dokumen kependudukan. Bila kualitas pelayanan yang diberikan kepada masyarakat dirasakan kurang memuaskan, maka akan terjadi kesalahan (miskomunikasi) antara aparatur dan mayarakat sehingga akan memperlambat proses pembuatan dokumen kependudukan. Adapun sasaran – sasaran yang bisa dicapai adalah :

1. Terwujudnya penertiban NIK, KK, dan KTP secara nasional.

2. Tersedianya data penduduk potensial memilih dari hasil pemuktahiran data berkelanjutan untuk mendukung Pemilu dan PILKADA.

3. Terwujudnya Database kependudukan nasional (Kab/Kota, Prov, dan Pusat untuk penyelenggaran pemerintahan dan pembangunan oleh Departemen dan LPND serta unsur lain yang membutuhkan.

2. Indikator Kinerja Aparatur

Penetapan indikator kinerja dalam suatu kegiatan menjadi hal yang sangat penting, karena dalam setiap perencanaan kegiatan mempunyai maksud dan tujuan yang ingin dicapai. Dengan adanya penetapan indikator kinerja, maka kinerja dari setiap aparatur dapat terkontrol dan lebih terarah lagi sehingga hasil yang ingin dicapai dapat lebih dikuasai.

Indikator kinerja dapat dikelompokkan dalam empat jenis, yaitu :

1. Indikator Input

Indikator ini dapat berupa dana, sumber daya manusia, informasi kebijaksanaan atau peraturan perundang-undangan dan sebagainya.

2. Indikator Output

3. Indikator Benefits

Berupa sesuatu dari hasil akhir yang ingin dicapai dari pelaksanaan kegiatan

4. Indikator Impact

Berupa pengaruh yang ditimbulkan dari perencanaan kegiatan yang telah ditetapkan baik itu yang positif ataupun negatif.

3. Pengelolaan Informasi Dokumen Kependudukan

Pengelolaan informasi menjadi dasar dalam setiap pelaksanaan kegiatan, karena setiap data yang masuk akan disampaikan atau di kirimkan ke Bank Data di pusat. Jika pengelolaan informasi ini mengalami hambatan atau kendala maka setiap kegiatan yang telah ditetapkan akan mengalami kegagalan karena informasi-informasi atau data-data yang ada tidak bisa di sampaikan ke pusat atau Bank Data.

Pengelolaan informasi disini berupa :

1. Pengiriman atau pengumpulan data hasil pendaftaran penduduk

2. Pengiriman atau pengumpulan data hasil pencatatan sipil

Gambar 1.2

Model Kerangka Pemikiran

1.6 Metode Laporan KKL 1.6.1 Metode Laporan KKL

Sesuai dengan masalah yang ditulis pada laporan KKL ini, khususnya yang berhubungan dengan yang terjadi sekarang, maka dasar-dasar yang digunakan adalah dengan mencari kebenaran dalam penulisan berdasarkan suatu metode. Metode tersebut dapat lebih mengarahkan penyusun dalam melakukan penulisan dan pengamatan.

Metode penelitian yang digunakan dalam penelitian ini adalah metode penelitian deskriptif. Pengertian penelitian deskriptif adalah:

“Penelitian yang dimaksudkan untuk menuturkan dan menafsirkan data yang berkenaan dengan situasi yang terjadi dan dialami sekarang, hubungan antar variabel, pertentangan dua kondisi atau lebih, pengaruh terhadap suatu kondisi, perbedaan-perbedaan antarfakta, dan lain-lain” (Subana, 2001:26).

Implementasi Sistem Informasi Administrasi Kependudukan

Kualitas Pelayanan Indikator Kinerja

Pengelolaan Informasi

Peningkatan Mutu dalam Pelayanan Pembuatan Dokumen Kependudukan dan Memberikan Kepuasan

Metode penelitian deskriptif bertujuan untuk memberikan gambaran tentang suatu masyarakat atau suatu kelompok orang tertentu atau gambaran tentang suatu gejala atau hubungan antara dua gejala atau lebih. Menurut Sanapiah Faisal dalam bukunya Format-Format Penelitian Sosial, menjelaskan bahwa penelitian deskriptif (descriptive research) adalah:

“Untuk eksplorasi dan klarifikasi mengenai suatu fenomena atau kenyataan sosial dengan jalan mendeskripsikan sejumlah variabel yang berkenaan dengan masalah dan unit yang diteliti. Jenis penelitian ini tidak menggunakan dan tidak melakukan pengujian hipotesis, berarti tidak dimaksudkan untuk membangun dan mengembangkan perbendaharaan teori” (Faisal, 1999:20).

Penulis menggunakan metode deskriptif, karena penelitian ini dimaksudkan untuk memberi gambaran tentang implementasi pemerintahan melalui SIAK dalam pembuatan dokumen kependudukan di Kota Dumai tahun 2010, serta mendeskripsikan sejumlah konsep yang berkenaan dengan masalah dokumen kependudukan tersebut. Berdasarkan metode tersebut, penulis menggunakan pendekatan kualitatif, yaitu:

“Pendekatan yang berupa deskripsi dari gejala-gejala yang diamati, tidak berbentuk angka-angka atau koefisien antarvariabel. Data yang dianalisis tidak untuk menerima atau menolak hipotesis, cenderung digunakan untuk gejala yang berhubungan dengan perilaku sosial/manusia dengan berbagai argumentasi” (Subana, 2001:17).

Penulis menggunakan pendekatan kualitatif karena penulis mendeskripsikan teori-teori yang telah diperoleh selama perkuliahan dan dari hasil penelitian di lapangan dengan fakta-fakta yang ada yang

berhubungan dengan implementasi sistem informasi administrasi kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai.

1.6.2 Teknik Pengumpulan Data

Penulis menggunakan berbagai macam data, untuk memperjelas usulan laporan Kuliah Kerja Lapangan data diperoleh melalui teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1. Observasi

Penulis menggunakan teknik pengumpulan data secara observasi yaitu menulis, melihat langsung ke lapangan dengan pengamatan dan mencatat terhadap gejala-gejala yang diteliti yang berhubungan dengan Kinerja Dinas Kependudukan dalam memberikan informasi kependudukan yang menjadi objek Dinas Kependudukan dan catatan sipil Kota Dumai.

2. Studi Pustaka

Penggunaan studi pustaka sangat dibutuhkan penulis untuk menambah wawasan berkenaan dengan teori-teori yang digunakan. Studi pustaka merupakan pengambilan data berupa referensi berdasarkan buku yang berkaitan dengan e-Government, dan didapat dari buku, artikel dan dokumentasi untuk dikumpulkan sebagai teori yang dijadikan landasan dalam menyusun laporan Kuliah Kerja Lapangan.

1.6.3 Teknik Analisis Data

Teknik analisa data yang sesuai dengan penulisan ini adalah analisa deskriptif kualitatif. Penelitian kualitatif dapat diartikan sebagai strategi penyelidikan yang naturalistis dan induktif dalam mendekati suatu suasana (setting) tanpa hipotesis-hipotesis yang telah ditentukan sebelumnya. Teori muncul dari pengalaman kerja lapangan dan berakar (grounded) dalam data (Suyatna, 2005:183).

Adapun teknik analisis data yang digunakan dalam penulisan laporan ini ada tiga teknik, dikutip dari Sugiyono dalam bukunya yang berjudul Memahami Penelitian Kualitatif, ketiga teknik tersebut sebagai berikut:

1. Reduksi Data

Reduksi data adalah merangkum, memilih hal-hal yang pokok, memfokuskan pada hal-hal yang penting, dicari tema dan polanya. Dengan demikian data yang telah direduksi akan memberikan gambaran yang lebih jelas, dan mempermudah peneliti untuk melakukan pengumpulan data selanjutnya, dan mencarinya bila diperlukan.

2. Penyajian Data

Setelah data direduksi, maka langkah selanjutnya adalah penyajian data. Penyajian data bisa dilakukan dalam bentuk uraian singkat, bagan, hubungan antar kategori, flowchart dan sejenisnya. Penyajian data yang paling sering digunakan untuk menyajikan data dalam penelitian kualitatif adalah dengan teks

yang bersifat naratif, dengan penyajian data maka akan memudahkan untuk memahami apa yang terjadi dan merencanakan kerja selanjutnya berdasarkan apa yang telah dipahami tersebut.

3. Penarikan Kesimpulan

Kesimpulan dalam penelitian kualitatif adalah merupakan temuan baru yang sebelumnya belum pernah ada. Temuan dapat berupa deskripsi atau gambaran suatu objek yang sebelumnya masih belum pasti sehingga setelah diteliti menjadi jelas, dapat berupa hubungan kausal atau interaktif, hipotesis atau teori. Dengan demikian kesimpulan dalam penelitian kualitatif mungkin dapat menjawab rumusan masalah yang dirumuskan sejak awal tetapi mungkin juga tidak karena seperti yang telah dikemukakan bahwa masalah dan rumusan masalah dalam penelitian kualitatif masih bersifat sementara dan akan berkembang setelah penulis berada di lapangan.

1.7 Lokasi dan Waktu KKL

Lokasi yang dijadikan tempat Kuliah Kerja Lapangan yaitu Pemerintah Daerah Kota Dumai khususnya Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai yang beralamat di Jalan Sultan Syarif Kasim No. 14 Telepon (0765) 36940 Dumai 22822.

Adapun jadwal waktu KKL dimulai dari bulan Juli sampai November 2010 dapat dilihat pada tabel berikut:

Tabel 1.1

Jadwal Kuliah Kerja Lapangan

NO Uraian kegiatan

Tahun 2010

Juli Agust Sept Okt Nov

1.

Tahap Persiapan:

a. Pengajuan Judul Penelitian b. Pengajuan Usulan

Penelitian

c. Pengajuan Surat ke Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai

2. Tahap Pelaksanaaan KKL 3. Tahap Akhir:

a. Penulisan Laporan KKL b. Pengumpulan Laporan KKL

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Pengertian Implementasi

Secara etimoligis pengertian implementasi menurut Kamus Webster yang dikutip oleh Solihin Abdul Wahab adalah:

Konsep implementasi berasal dari bahasa inggris yaitu to implement. Dalam kamus besar Webster, to implement (mengimplementasikan) berarti to provide the means for carrying out (menyediakan sarana untuk melakukan sesuatu); dan to give pratical effect to atau untuk menimbulkan dampak atau akibat terhadap sesuatu (Wahab, 2005 : 64).

Jadi sesuatu yang dilakukan untuk menimbulkan dampak atau akibat itu dapat berupa undang-undang, peraturan pemerintah, keputusan peradilan atau kebijakan yang dibuat oleh lembaga-lembaga pemerintah dalam kehidupan kenegaraan. Sedangkan pengertian implementasi menurut Van Meter dan Van Horn adalah:

Implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan baik oleh individu-individu atau pejabat-pejabat atau kelompok-kelompok pemerintah atau swasta yang diarahkan pada tercapainya tujuan-tujuan yag telah digariskan dalam keputusan (Wahab, 2005 : :65). Berkaitan dengan masalah yang telah dikemukakan sebelumnya, maka pada bagian ini Teori ini dibuat sesuai dengan pedoman dalam menganalisa masalah yang diteliti. Solichin Abdul Wahab dalam bukunya yang berjudul Analisis Implementasi E-Government mengemukakan pendapatnya mengenai implementasi sebagai berikut:

“Implementasi adalah tindakan-tindakan yang dilakukan oleh individu atau pejabat-pejabat, kelompok-kelompok pemerintah atau swasta yang diarahkan pada terciptanya tujuan-tujuan yang telah digariskan dalam keputusan kebijakan” (Wahab, 2001:65).

Pengertian-pengertian di atas memperlihatkan bahwa kata implementasi bermuara pada aktivitas, adanya aksi, tindakan, atau mekanisme suatu sistem. Ungkapan mekanisme mengandung arti bahwa implementasi bukan sekadar aktivitas, tetapi suatu kegiatan yang terencana dan dilakukan secara sungguh-sungguh berdasarkan acuan norma tertentu untuk mencapai tujuan kegiatan. Oleh karena itu, implementasi tidak berdiri sendiri tetapi dipengaruhi oleh obyek berikutnya yaitu kurikulum. Dalam kenyataannya, implementasi kurikulum menurut Fullan merupakan proses untuk melaksanakan ide, program atau seperangkat aktivitas baru dengan harapan orang lain dapat menerima.

Konteks implementasi kurikulum pendekatan-pendekatan yang telah dikemukakan di atas memberikan tekanan pada proses. Esensinya implementasi adalah suatu proses, suatu aktivitas yang digunakan untuk mentransfer ide atau gagasan, program atau harapan-harapan yang dituangkan dalam bentuk kurikulum desain (tertulis) agar dilaksanakan sesuai dengan desain tersebut. Masing-masing pendekatan itu mencerminkan tingkat pelaksanaan yang berbeda. Dalam kaitannya dengan pendekatan yang dimaksud, Nurdin dan Usman (2004) menjelaskan bahwa ada Tiga pendekatan - pendekatan,yaitu :

1. menggambarkan implementasi itu dilakukan sebelum penyebaran (desiminasi) kurikulum desain. Kata proses dalam

pendekatan ini adalah aktivitas yang berkaitan dengan penjelasan tujuan program, mendeskripsikan sumber-sumber baru dan mendemosntrasikan metode pengajaran yang digunakan.

2. menurut Nurdin dan Usman (2002) menekankan pada fase penyempurnaan. Kata proses dalam pendekatan ini lebih menekankan pada interaksi antara pengembang dan guru (praktisi pendidikan). Pengembang melakukan pemeriksaan pada program baru yang direncanakan, sumber-sumber baru, dan memasukan isi/materi baru ke program yang sudah ada berdasarkan hasil uji coba di lapangan dan pengalaman-pengalaman guru. Interaksi antara pengembang dan guru terjadi dalam rangka penyempurnaan program, pengembang mengadakan lokakarya atau diskusi-diskusi dengan guru-guru untuk memperoleh masukan. Implementasi dianggap selesai manakala proses penyempurnaan program baru dipandang sudah lengkap.

3. Nurdin dan Usman (2002) memandang implementasi sebagai bagian dari program kurikulum. Proses implementasi dilakukan dengan mengikuti perkembangan dan megadopsi program-program yang sudah direncanakan dan sudah diorganisasikan dalam bentuk kurikulum desain,yaitu :

a. Peristiwa Kependudukan adalah kejadian yang dialami penduduk yang harus dilaporkan karena membawa akibat terhadap penerbitan atau pembuatan KK, KTP dan atau surat Keterangan Kependudukan lainnya meliputi Pindah Datang, Perubahan Alamat, atau Status Tinggal Terbatas menjadi Tinggal Tetap;

b. Penduduk Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap wajib melaporkan susunan keluarganya kepada Lurah seempat

c. Penduduk Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang memiliki Izin Tinggal Tetap hanya diperbolehkan terdaftar dalam 1 (Satu) KK dan penduduk yang berumur 17 (tujuh belas) tahun atau telah kawin atau pernah kawin hanya diperbolehkan mempunyai 1 (satu) KTP.

d. KK adalah Kartu Identitas yang memuat data tentang nama susunan dan hubungan dalam keluarga serta identitas anggota keluarga;

e. KTP adalah identitas resmi penduduk sebagai bukti yang diterbitkan oleh Dinas yang berlaku diseluruh Wilayah NKRI.

2.2 Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK)

Sistem Administrasi Kependudukan yang selanjutnya disebut SIAK adalah sistem informasi Nasional untuk memfasilitasi pelayanan Administrasi Kependudukan ( Pendaftaran Penduduk dan Catatan Sipil )

dengan menggunakan teknologi informasi dan komunikasi yang menerapkan :RDMBS atau Relational Database Management Sistem adalah Pencatatan suatu peristiwa kependudukan penduduk ( Kelahiran, Kematian, Perkawinan, dan Perceraian dan Pengangkatan Anak dll ) saling mempengaruhi hasil pencatatan, sehingga selalu terjadi penyesuaian data secara otomatis yang berimplikasi pada penertiban dokumen penduduk ( data dinamis ).

SIAK adalah Sistem Informasi Administrasi Kependudukan, yaitu suatu sistem informasi yang disusun berdasarkan prosedur-prosedur dan memakai standarisasi khusus yang bertujuan menata sistem administrasi kependudukan sehingga tercapai tertib administrasi di bidang kependudukan. Administrasi kependudukan meliputi Pendaftaran

Penduduk dan Pencatatan Sipil.

Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis. Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui/mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk,

sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain dokumen kependudukan memiliki insentif/benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk. Tujuan adanya SIAK yaitu :

1. Database Kependudukan terpusat

2. Database Kependudukan dapat diintegrasikan untuk kepentingan lain, (Statistik, Pajak, Imigrasi dll)

3. System SIAK teringtegrasi (RT/RW\, Kelurahan, Kecamatan, Pendaftaran Catatan Sipil dll)

4. Standarisasi Nasional

a. Nomor Pengenal Tunggal atau NIK

b. Blangko Standar Nasional (KK, KTP, Buku, Register, Akta Capil)

c. Formulir-formulir Standar Nasional (termasuk kodefikasinya)

Implementasi SIAK (Sistem Informasi Administrasi Kependudukan), yang telah diatur dalam Keputusan Presiden (Keppres) No 88/2004 tentang Pengelolaan Administrasi Kependudukan dan Permendagri No 18/2005 tentang Administrasi Kependudukan. Pada hakekatnya bahwa upaya Tertib Dokumen Kependudukan atau Tertib Administrasi Kependudukan, tidak sekedar pengawasan terhadap pengadaan blangko-blangko yang dipersyaratkan dalam penerbitan dokumen, tapi hendaknya harus tersistem, konkrit dan pragmatis.

Artinya mudah difahami oleh penduduk dan diyakini bermakna secara hukum berfungsi melindungi, mengakui/mengesahkan status kependudukan atau peristiwa vital (vital event) yang dialami penduduk, sehingga dibutuhkan oleh penduduk karena dapat memudahkan atau melancarkan urusannya dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain

dokumen kependudukan memiliki insentif/benefit bagi si pemegang dokumen atau penduduk.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan (SIAK) sebagai bagian dari sistem pemerintahan mempunyai peran strategis guna mendukung pembentukan pemerintahan yang akuntabel dalam :

1. Menerbitkan dokumen penduduk yang benar, cepat dan memberikan status yang jelas.

2. Terhimpunnya data registrasi dengan cakupan yang luas dan dapat dimanfaatkan dalam pemerintahan dan pembangunan. Pembangunan SIAK merupakan pembaharuan mendasar penyelenggaraan salah satu pelayanan publik yang diberikan kepada penduduk.

Penduduk atau warga suatu negara atau daerah bisa didefinisikan menjadi dua, yaitu :

1. Orang yang tinggal di daerah tersebut.

2. Orang yang secara hukum berhak tinggal di daerah tersebut. Dengan kata lain orang yang mempunyai surat resmi untuk tinggal di situ. Misalkan bukti kewarganegaraan, tetapi memilih tinggal di daerah lain. Penduduk juga dapat diartikan sebagai Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal di Indonesia. Kependudukan adalah hal - hal atau sifat sebagai penduduk, urusan mengenai penduduk (dinas kependudukan dan catatan sipil).

2.3 Pengertian Sistem

2.3.1 Konsep Dasar Sistem

Suatu oganisasi atau lembaga dalam menjalankan kehidupannya akan mempunyai sistem. Penggunaan suatu sistem akan menjadi suatu penggerak organisasi atau lembaga untuk mencapai tujuannya. Secara sederhana sistem merupakan kumpulan atau himpunan dari unsur atau variable-variabel yang terorganisasi, saling berkaitan dan saling tergantung satu sama lain.

Menurut Davis mendefinisikan sistem sebagai bagian-bagian yang saling berkaitan yang beroprasi bersama untuk mencapai beberapa sasaran atau maksud (Davis, 1985:3). Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa sistem merupakan komponen yang saling berkaitan satu sama lain. Berbeda dengan pendapat Robert G. Murdik mendefinisikan sistem sebagai perangkat elemen-elemen yang terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan bersama. (Murdik.1993:3). Menurut Gerald. J mendefinisikan bahwa sistem yaitu suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau penyelesaian suatu sasaran tertentu. (Gerald.J, 1991:3).

Berdasarkan beberapa pengertian diatas dapat diketahui bahwa sistem merupakan suatu kesatuan rangkaian kerja yang dapat menghasilkan sesuatu dari hasil rangkaian-rangkaian tersebut. Sesuatu yang dihasilkan oleh rangkaian-rangkaian dalah data.

2.3.2 Pengertian Informasi

Informasi sangat dibutuhkan agar dapat mengetahui keakuratan data yang dihasilkan. Informasi ibarat data yang mengalir didalam tubuh suatu organisasi, informasi ini sangat penting dalam pengambilan keputusan didalam suatu organisasi.

Menurut McFadden, dalam bukunya Abdul Kadir yang berjudul Pengenalan Sistem Informasi,mendefinisikan informasi sebagai data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunakan data tersebut (dalam Kadir, 2002:31). Sedangkan menurut Davis, informasi adalah data yang telah diolah menjadi sebuah bentuk yang berarti bagi penerimanya dan bermanfaat dalam pengambilan keputusan saat ini atau saat mendatang (dalam Kadir, 2002:31).

Jogiyanto mengemukakan, bahwa informasi adalah hasil pengolahan data, akan tetapi tidak semua hasil dari pengolahan tersebut bisa menjadi informasi. (Jogiyanto, 1999:8). Dari pengertian beberapa sumber di atas maka informasi merupakan kumpulan data-data yang diolah sedemikian rupa sehingga dapat memberikan arti dan manfaat sesuai dengan keperluan tertentu yang bisa menjadi suatu informasi.

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat berbicara banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data yang diolah melalui suatu model menjadi informasi, penerima kemudian menerima informasi tersebut, membuat suatu keputuan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan tindakan lain yang akan membuat sejumlah

data kembali. Data yang ditangkap dianggap sebagai input, diproses kembali melalui model dan seterusnya membentuk suatu siklus. Menurut

Mc. Leod informasi yang berkualitas harus memiliki ciri-ciri sebagai berikut 1. Akurat, artinya harus mencerminkan keadaan yang sebenarnya.

2. Tepat waktu, artinya informasi itu harus tersedia atau ada pada saat informasi itu diperlukan.

3. Relevan, artinya informasi yang diberikan harus sesuai yang dibutuhkan.

4. Lengkap, artinya informasi harus diberikan secara lengkap. (dalam Jogiyanto, 1999:10).

Pendapat tersebut di atas mengemukakan, bahwa informasi yang dihasilkan dikatakan berkualitas, apabila infomasi yang didapatkan akurat, tepat waktu, relevan serta lengkap. Suatu informasi merupakan kunci keberhasilan dalam melaksanakan suatu kegiatan untuk pengambilan keputusan, karena informasi merupakan faktor penting dalam melakukan kegiatan.

2.3.3 Pengertian Administrasi

Istilah administrasi berasal dari bahasa latin yaitu “Ad” dan “ministrate” yang artinya pemberian jasa atau bantuan, yang dalam bahasa Inggris disebut “Administration” artinya “To Serve”, yaitu melayani dengan sebaik-baiknya.

Pengertian administrasi dapat dibedakan menjadi 2 pengertian yaitu :

1. Administrasi dalam arti sempit. Menurut Soewarno Handayaningrat mengatakan “Administrasi secara sempit berasal dari kata Administratie (bahasa Belanda) yaitu meliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, keti-mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis ketatausahaan (Soewarno Handayaningrat 1988:2). Dari definisi tersebut dapat disimpulkan administrasi dalam arti sempit merupakan kegiatan ketatausahaan yang mliputi kegiatan cata-mencatat, surat-menyurat, pembukuan dan pengarsipan surat serta hal-hal lainnya yang dimaksudkan untuk menyediakan informasi serta mempermudah memperoleh informasi kembali jika dibutuhkan.

2. Administrasi dalam arti luas. Menurut The Liang Gie mengatakan “Administrasi secara luas adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerjasama untuk mencapai tujuan tertentu”(1980:9). Administrasi secara luas dapat disimpulkan pada dasarnya semua mengandung unsur pokok yang sama yaitu adanya kegiatan tertentu, adanya manusia yang melakukan kerjasama serta mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Pendapat lain mengenai administrasi dikemukan oleh Sondang P. Siagian mengemukakan “Administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya” (1994:3).

Berdasarkan uraian dan definisi tersebut maka dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi adalah seluruh kegiatan yang dilakukan melalui kerjasama dalam suatu organisasi berdasarkan rencana yang telah ditetapkan untuk mencapai tujuan.

2.3.4 Kependudukan

Penduduk juga dapat diartikan sebagai Warga Negara Indonesia dan Orang Asing yang bertempat tinggal; di Indonesia. Kependudukan adalah hal-hal atau sifat sebagai penduduk, urusan mengenai penduduk.(dinas kependudukan dan catatan sipil).

Dokumen Kependudukan adalah Dokumen resmi yang diterbitkan oleh Dinas yang mempunyai kekuatan hukum sebagai alat bukti autentik yang dihasilkan dari pelayanan Pendaftaran Penduduk dan Pencatatan Sipil. Dapat disimpulkan bahwa jika organisasi pemerintahan, ditata dengan benar dan disesuaiakan dengan kebutuhan organisasi dengan memperhatikan prinsip-prinsip organisasi modern, yaitu mempunyai visi dan misi dengan jelas, maka akan dapat mempermudah kinerja aparatur pemerintahan. Keadaan seperti ini tentunya akan menciptakan pemerintahan yang responsibilitas, responsivitas, dan akuntabilitas sehingga dapat mewujudkan good governance.

2.4 Elektronik Government 2.4.1 Pengertian E-Government

Kemajuan teknologi informasi yang begitu pesat berdampak pada perubahan sosial, budaya dan membuat jarak antar negara makin dekat. Kemajuan tersebut berdampak pada tata pemerintahan. Masyarakat menuntut pelayanan yang cepat, efektif dan efesien yang diberikan pemerintah. Implementasi teknologi informasi pada pemerintahan dengan istilah E-Government diharapkan menjadi jawaban atas pelayanan yang diinginkan masyarakat. Pengertian E-Government menurut Richardus Eko Indrajit adalah:

“Merupakan suatu mekanisme interaksi baru modern antara pemerintah dengan masyarakat dan kalangan lain yang berkepentingan stakeholder, dimana melibatkan penggunaan teknologi informasi terutama internet, dengan tujuan memperbaiki mutu kualitas pelayanan yang selama berjalan” (Indrajit, 2004:4-5). Melalui E-Government dapat terciptanya hubungan secara elektronik antara pemerintah dengan masyarakat sehingga dapat mengakses berbagai informasi dan layanan dari pemerintah, melaksanakan perbaikan dan peningkatan pelayanan masyarakat ke arah yang lebih baik, menuju good governance. Berdasarkan hal tersebut, maka implementasi E-Government diharapkan dapat merubah sistem pelayanan pada manajemen pemerintahan dan dapat dimanfaatkannya dengan baik.

2.4.2 Tahapan-Tahapan Implementasi E-Government

Setiap proses dalam implementasi suatu kegiatan, untuk mencapai suatu kesempurnaan bentuk implementasi didasarkan pada tahap-tahap. Dalam riset yang dilakukan oleh Deloitte dan Touche, dijabarkan bahwa implementasi E-Government dalam pemerintahan terbagi menjadi enam tahapan yaitu:

1. Tahap information publishing/dissemination, merupakan tahapan dimana masing-masing instansi di pemerintahan seperti dinas, badan atau minimal pemerintahan daerah tersebut memiliki sebuah situs website yang berisikan informasi dan pusat data yang dapat diakses sepanjang waktu.

2. Tahap “official” two-way transaction, dalam tahapan ini situs telah berkembang dengan melibatkan masyarakat dengan beberapa aktifitas interaktif yang sederhana seperti pengisian form-form kependudukan, survey-survey dan sebagainya.

3. Tahap multipurpose portals, dalam tahapan ini seluruh situs yang di miliki oleh berbagai instansi disatukan dalam sebuah portal sesuai dengan klasifikasinya.

4. Tahap portals personalization, pada tahapan ini masyarakat telah memiliki akses sendiri berupa login dan password sesuai dengan ketentuan yang ada sehingga masyarakat dapat terlayani lebih ‘customized’. Masing-masing masyarakat memiliki account sendiri sesuai dengan keperluan dan

kepentingannya masing-masing tetapi masih terpisah untuk masing-masing instansi.

5. Tahap clustering of common services, pada tahapan ini seluruh pelayanan tersebut telah terpadu tanpa dipisah per-instansi yang ada, dalam tahapan ini pengelompokkan lebih diberatkan ke bagian-bagian yang mempunyai maksud dan tujuan yang sama, sehingga file-file dapat lebih sederhana dan sedikit dan mulai dikuranginya pengulangan informasi yang kadangkala dapat terjadi.

6. Tahap full integration and enterprise transformation, dalam tahapan ini, seluruh data-data, hasil transaksi dan pembayaran atau informasi yang telah masuk dan berasal dari berbagai pihak, baik masyarakat, pebisnis dan lainnya dapat langsung diolah dan diakses kembali dalam bentuk yang lain oleh masing-masing jenis pengakses (Rianto Wijaya, http://www.ruangkerja.com/indonesia/article[2007/06/03]

Tahapan-tahapan implementasi E-Government diatas mengambil contoh website, pemerintah sebagai salah satu unsur penyelenggaraan roda pemerintahan harus segera menerapkan E-Government. Keberadaan website pada pemerintah merupakan bentuk awal penerapan E-Government, karena website dianggap sebagai gerbang utama pemerintah dalam mempromosikan jati dirinya. Selain itu, website merupakan jenis pelayanan bentuk e-Government yang paling mudah pengerjaannya, biaya yang sedikit dan mudah digunakan.

2.4.3 Manfaat E-Government

Implementasi E-Government harus segera dilaksanakan, karena mempunyai banyak manfaatnya. Dua negara besar yang terdepan dalam mengimplementasikan konsep E-Government, yaitu Amerika dan Inggris melalui Al Gore dan Tony Blair menggambarkan manfaat E-Government bagi suatu negara, antara lain:

1. Memperbaiki kualitas pelayanan pemerintah kepada para stakeholder-nya (Masyarakat, kalangan bisnis, dan industri) terutama dalam hal kinerja efektivitas dan efesiensi di berbagai bidang kehidupan bernegara;

2. Meningkatkan transparansi, kontrol, dan akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan dalam rangka penerapan konsep Good Corporate Governance;

3. Mengurangi secara signifikan total biaya administrasi, relasi, dan interaksi yang dikeluarkan pemerintah dan maupun stakeholder-nya untuk keperluan aktivitas sehari-hari;

4. Memberikan peluang bagi pemerintah untuk mendapatkan sumber-sumber pendapatan baru melalui interaksinya dengan pihak-pihak yang berkepentingan dan

5. Menciptakan suatu lingkungan masyarakat baru yang dapat secara cepat dan tepat menjawab berbagai permasalahan yang dihadapi sejalan dengan berbagai perubahan global dan trend yang ada serta

6. Memberdayakan masyarakat dan pihak-pihak lain sebagai mitra pemerintah dalam proses pengambilan kebijakan publik secara merata dan demokratis (Indrajit, 2004:5).

Salah satu faktor keberhasilan pembangunan adalah ketersediaan sarana dan prasarana. Melalui penerapan E-Government yang tepat akan mempercepat terwujudnya kesejahteraan masyarakat, karena E-Government adalah salah satu unsur pendukung pemerintah dalam pembangunan.

2.4.4 Proyek-Proyek Pelayanan E-Government

Pemerintah mengimplementasikan jenis pelayanan E-Government kepada masyarakat melalui beberapa tipe. Jenis-jenis pelayanan tersebut adalah dengan melihatnya dari dua aspek utama, yaitu:

1. Aspek kompleksitas, yaitu yang menyangkut seberapa rumit anatomi sebuah aplikasi E-Government yang ingin dibangun dan ditetapkan; dan

2. Aspek manfaat, yaitu menyangkut hal-hal yang berhubungan dengan besarnya manfaat yang dirasakan oleh para penggunanya. (Indrajit, 2004:3)

Berdasarkan hal tersebut, maka jenis proyek-proyekE-Government dibagi menjadi tiga kelas utama, yaitu:

1. Publish, di dalam kelas publish terjadi sebuah komunikasi satu arah, dimana pemerintah mempublikasikan berbagai data dan informasi yang dimilikinya untuk dapat secara langsung dan

bebas di akses oleh masyarakat dan pihak-pihak lain yang berkepentingan melalui internet. Alat yang digunakan adalah komputer atau handphone melalu medium internet, dimana alat-alat tersebut dipergunakan untuk mengakses situs (website) departemen atau devisi terkait.

2. Interact, pada kelas interact terjadi komunikasi dua arah antara pemerintah dengan mereka yang berkepentingan. Ada dua jenis aplikasi yang biasa dipergunakan, yang pertama adalah bentuk portal dimana situs terkait memberikan fasilitas searching bagi mereka yang ingin mencari data atau informasi secara sepesifik, kedua adalah pemerintah menyediakan kanal akses dimana masyarakat dapat melakukan diskusi dengan unit-unit tertentu yang berkepentingan, baik secara langsung maupun tidak langsung.

3. Transact, pada kelas ini terjadi interaksi dua arah, akan tetapi masyarakat harus membayar jasa pelayanan yang diberikan oleh pemerintah atau mitra kerja pemerintah. (Indrajit, 2004:30). Masyarakat membutuhkan pelayanan dari pemerintah untuk berbagai kepentingan. Proyek E-Government yang dilaksanakan pemerintah merupakan upaya pemerintah dalam melayani masyarakat yang berbasis elektronik. Proyek E-Government diterapkan pemerintah berdasarkan komunikasi satu arah dan dua arah serta jasa layanan yang diberikan pemerintah secara gratis atau dipungut bayaran, pungutan bayaran tersebut dikarenakan pemerintah berkerjasama dengan pihak

swasta dalam pemenuhan data untuk informasi yang dibutuhkan masyarakat. Berdasarkan kelas-kelas tersebut, menggambarkan adanya transparansi antara pemerintah dan masyarakat dalam iklim negara yang demokratis.

2.4.5 Tipe Relasi E-Government

Konsep E-Government apabila diklasifikasikan menurut Richardurs Eko Indrajit dibagi kedalam empat jenis, yaitu:

1. Government to Citizens (G-to-C), tujuannya adalah untuk mendekatkan pemerintah dengan masyarakat melalui kanal-kanal akses yang beragam agar masyarakat dapat dengan mudah menjangkau pemerintahnya untuk pemenuhan berbagai kebutuhan pelayanan sehari-hari.

2. Government to Business (G-to-B), merupakan bentuk relasi antara pemerintah dengan para pengusaha, dengan tujuan untuk memperlancar para praktisi bisnis dalam menjalankan roda perusahaannya.

3. Government to Government (G-to-G), merupakan interaksi antar satu pemerintah dengan pemerintah lainnya dengan tujuan untuk memperlancar kerjasama antar negara dan kerjasama antar entiti-entiti negara dalam melakukan hal-hal yang berkaitan dengan administrasi perdagangan, proses-proses politik dan mekanisme hubungan sosial dan budaya.

4. Government to Employes (G-to-E), tujuannya untuk meningkatkan kinerja dan kesejahteraan para pegawai negri atau karyawan pemerintahan yang bekerja di sejumlah institusi sebagai pelayan masyarakat. (Indrajit,2004:42).

Klasifikasi jenis-jenis E-Government di atas adalah yang menjadi dasar bahwa implementasi E-Government sangat penting. Jenis-jenis tersebut menggambarkan suatu interaksi, pemerintah sebagai unsur penyelenggara roda pemerintahan sangat membutuhkan akan hubungan dengan masyarakat untuk kebutuhan pelayanan yang dibutuhkan publik, hubungan dengan para pengusaha karena melalui hubungan tersebut pemerintah mengharapkan akan terciptanya sistem perekonomian yang baik, hubungan antar instansi pemerintahan untuk kepentingan pemenuhan data dan implementasi G-to-E adalah untuk peningkatan kinerja dan memberikan kemudahan kepada aparatur dalam melayani masyarakat.

46

OBYEK LAPORAN KKL

3.1 Gambaran Umum Kota Dumai

3.1.1 Sejarah Kota Dumai

Tercatat dalam sejarah, Dumai, yang semula merupakan sebuah dusun kecil dipesisir timur Propinsi Riau kini mulai menggeliat menjadi Mutiara di Pantai Timur Sumatera. Terbentuk pada tanggal 20 April 1999 yang semula merupakan sebuah Kota Administratif. Kota Dumai merupakan hasil pemekaran dari kabupaten induk yakni Kabupaten Bengkalis. Namun hari ini dusun kecil yang ditingkatkan statusnya itu telah menginjak usia ke-9 tahun, secara resmi menjadi “Kota” yang dikukuhkan dengan Undang-undang Nomor 16 Tahun 1999.

Pada waktu awal pembentukan wilayah administrasi pemerintahan, Kota Dumai memiliki 3 wilayah Kecamatan terdiri dari 13 kelurahan dan 9 Desa dengan luas wilayah sebesar 1.727,38 Kilometer persegi serta tercatat berpenduduk sejumlah 15.699 jiwa, Namun karena perkembangan yang sangat cepat, pada hari ini Kota Dumai telah dihuni lebih dari 249.148 jiwa, dan kini telah dimekarkan menjadi 5 Kecamatan, 32 Kelurahan dan 523 Rukun Tetangga.

Filosofis dasar peningkatan status pengelolaan wilayah administrasi pemerintahan adalah untuk memperpendek rentang kendali, dan mempercepat tingkat pelayanan serta memperbesar peran serta masyarakat dalam penyelenggaraan pemerintahan, pengelolaan

BAB IV

HASIL DAN PEMBAHASAN LAPORAN KKL

4.1 Kualitas Pelayanan Informasi Kependudukan dengan Menggunakan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam Pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai

Kemajuan tekonologi dan informasi merupakan realita yang harus dihadapi dan tidak dapat dihindari di era modern. Pesatnya perkembangan teknologi informasi akan membawa dampak perubahan pola pikir dan cara pandang masyarakat dalam melakukan berbagai kegiatan yang menginginkan adanya kemudahan dan kecepatan dalam memperoleh informasi. Perkembangan teknologi informasi yang semakin maju merupakan peluang bagi setiap instansi dan lembaga pemerintahan untuk dapat memanfaatkan teknologi secara efektif dalam rangka meningkatkan pembangunan ditingkat nasional maupun daerah. upaya untuk mengfektipkan penggunaan teknologi dan informasi dilembaga pemerintahan merupakan upaya dalam memberikan kemudahan bagi masyarakat dalam memperoleh informasi sehingga masyarakat mudah mendapatkan informasi.

Kinerja aparatur yang kuat untuk melaksanakan, memanfaatkan, mengembangkan dan mengambil langkah-langkah kebijakan yang strategis dalam pembangunan teknologi informasi perlu diwujudkan.

Melalui komitmen yang kuat untuk mewujudkan penggunaan teknologi informasi pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja pelayanaan pemerintah kepada masyarakat. Penggunaan teknologi menginginkan adanya kebijakan dan langkah-langkah yang jelas dalam rangka mewujudkan pembangunan di segala bidang.

Penggunaan teknologi diharapkan dapat menggali kinerja yang lebih optimal baik oleh apratur pemerintah ataupun masyarakat. Komitmen pemerintah dalam rangka meningkatkan kinerja aparatur melalui pengembangan teknologi dan informasi dan komunikasi didukung oleh instruksi presiden republik Indonesia Nomor 3 Tahun 2003 tentang pengembangan e-Government. Instruksi ini merupakan kinerja pemerintah dalam mengimplementasikan pengembanagn e-government.

Berdasarkan instruksi Presiden Nomor 3 Tahun 2003 tentang pengembangan e-Government maka pemerintah daerah Kota Dumai dalam menindak lanjuti dan menyikapi diri untuk melaksanakan apa yang dinamakan e-Government. Pemerintah Kota Dumai, dalam hal ini melalui Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil subbagian informasi dan pengolahan data kependudukan membangun sebuah web service. Web service ini dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil subbagian informasi dan pengolahan data kependudukan dalam rangka memberikan informasi kependudukan bagi pegawai negeri sipil Kota Dumai dan masyrakat.

Ide awal pembuatan web service Dinas Kependudukan adalah untuk menyajikan akses informasi yang cepat, mudah up to date, disisi

lain hal ini, merupakan tantangan tersendiri karena fakta bahwa web service tersebut dengan mudah diakses diseluruh daerah. Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil harus lebih meningkatakan fasilitas-fasilitas dan fitur pelayanan informasi yang termuat di web service tersebut. Bukanlah hal mustahil, Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai akan lebih dikenal masyarakat melalui web serviceini..

Sejauhmana sebuah pemerintahan berlangsung efektif untuk mengimplementasikan otonomi daerah serta kehadirannya dapat dirasakan oleh segenap warga masyarakat, akan sangat bergantung pada seberapa besar komitmen yang dibangun oleh pemerintah itu dalam memberikan pelayanan terbaik bagi masyarakatnya. Manisfestasi suatu pemerintah adalah tanggung jawab yang pada hakekatnya adalah pelayanan kepada masyarakat.

Konsepsi itu memberikan gambaran yang sangat jelas, bahwa pemerintah modern haruslah memiliki keberpihakan kepada masyarakat serta dituntut pula untuk dekat dengan masyarakatnya, sehingga pemerintah sebagai pelayan masyarakat pada kesempatan pertama dapat memberikan respon cepat dan tepat terhadap setiap kebutuhan masyarakat. Tugas pelayanan masyarakat (publik service) lebih menekankan kepada mendahulukan kepentingan publik, mempermudah urusan publik, mempersingkat proses pelaksanaan urusan publik. Pemerintah harus mampu memberikan pelayanan terbaik kepada masyarakat, bahkan kini pelayanan masyarakat menjadi ukuran untuk menilai kinerja pemerintah, artinya pelayanan yang diberikan pemerintah

erat kaitannya dengan masalah tanggungjawab. Masalah Tanggungjawab ini harus dilihat sebagi unsur utama dalam pemberian pelayanan kepada masyarakat, semakin besar tuntutan masyarakat untuk memperoleh pelayanan yang baik, maka semakin besar pula tanggung jawab pemerintah untuk memenuhinya.

Pelayanan masyarakat yang berkualitas akan menumbuhkan kepercayaan atau dukungan masyarakat kepada pemerintah. Hal ini dapat terwujud jika pengelolaan pemerintah (birokrasi) atau organisasi publik benar-benar memikirkan kepentingan rakyat.

Berbicara tentang layanan civil adalah berbicara tentang hak masyarakat sebagai warga negara serta merupakan kewajiban pemerintah untuk memenuhinya (bukan kewenangan semata).

Badan Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai yang bertugas memberikan pelayanan kependudukan komputerisasi kepada masyarakat dituntut untuk memberikan pelayanan yang berkualitas dan kinerja yang tinggi dari Badan Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai. Pelayanan dikatakan berkualitas apabila penyedia jasa atau pemerintah memberikan pelayanan yang melebihi harapan masyarakatnya dan mutu atau kualitaas tersebut baik jika penyedia jasa atau pemerintah memberikan pelayanan yang setara dengan yang diharapkan segenap masyarakat, sebaliknya mutu tersebut jelek jika masyarakat memperoleh pelayanan yang rendah dari harapannya. Dengan kata lain, suatu pelayanan yang berkualitas harus mampu memberikan kepuasan kepada konsumennya.

Kualitas adalah kesesuaian antara yang memberi dan menerima pelayanan. Kesesuaian ini menurut studi human relations berupa kepuasan kedua belah pihak.

Kualitas biasanya tidak ditentukan oleh satu atribut atau dimensi tunggal dari suatu produk atau jasa tetapi ditentukan beberapa atribut, misalnya biaya murah, sausana yang bersahabat, dan pelayanan yang cepat. Selanjutnya pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat tidak bisa memaksakan sesuatu yang tidak sesuai dengan kehendak masyarakat. Sebaliknya masyarakat juga tidak bisa meminta sesuatu kepada pemerintah yang bukan atau diluar mandat yang diberikan masyarakat itu sendiri. Kualitas pelayanan dicirikan oleh tumbuh dan terciptanya kepuasan masyarakat. Masyarakat sangat mengharapkan kinerja yang optimal dari pemerintah atau hasil suatu kinerja yang sangat-sangat optimal sehingga terciptanya keseimbangan antara kebutuhan dan keinginan (need and want) dan apa yang diberikan (given). Dalam hubungannya, pemerintah dengan pelayanan umum masyarakat, pemerintah seharusnya memiliki standar kualitas pelayanan sistem informasi berbasis komputer yaitu berupa :

1. Akurasi,

2. Output yang terpercaya, 3. Kemudahan bagi pemakai,

4. Bekerja sesuai dengan spesifikasi, 5. Waktu respon yang cepat,

7. Memuaskan semua kebutuhan, 8. Tidak ada downtime,

9. Pengiriman tepat waktu, dan 10. Penggantian yang muda.

Serta dimensi-dimensi kualitas jasa yang menjadi standar dukungan sistem (sistem support), yaitu :

1. Terpercaya,

2. Cepat tanggap pada kebutuhan, 3. Terpelajar,

4. Sopan, 5. Tulus, dan

6. Penampilan Profesional.

Kualitas pelayanan Sistem Informasi juga tergantung pada perangkat lunak komputer dan sumberdaya manusia atau aparatur pemerintahan. Selanjutnya meskipun komputer mampu melakukan hal-hal yang fantastis didalam mengolah informasi, pengguna informasi tetap tergantung pada manusianya. Secanggih apapun sistem komputer yang dipakai, apabila manusia tidak dapat memanfaatkan secara optimal, maka sistem komputer tidak akan banyak manfaatnya. Bagaimanapun juga komputer adalah alat, keberhasilan penggunanya tergantung manusia.

Apabila dilihat dari visi dan misi Badan Kependudukan, Catatan Sipil Kota Dumai dan Keluarga Berencana Kota Dumai, Dinas ini sudah menerapkan manajemen modern yang berorientasi pada pelanggan,

tetapi dalam prakteknya belum semua karekteristik yang tersebut diatas dapat dipenuhi.

4.2 Indikator Kinerja Aparatur di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil dalam Pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai

Penetapan indikator kinerja sasaran digunakan untuk penilaian atas keberhasilan atau kegagalan pelaksanaan kegiatan atau program dan kebijakan sesuai dengan sasaran dan tujuan yang telah ditetapkan dalam rangka mewujudkan visi dan misi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai. Pengukuran Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai diprioritaskan pada sasaran-sasaran yang ingin dicapai yang mencakup penetapan indikator kinerja dan penetapan pencapaian indikator kinerja.

Penetapan indikator kinerja sasaran merupakan upaya untuk menentukan berdasarkan apa suatu pelaksanaan kegiatan dapat dinilai keberhasilannya yang berpedoman kepada tindakan-tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan. Berdasarkan pendekatan sistem, indicator kinerja dapat dikelompokkan dalam 4 (empat) jenis, yaitu :

1. Indikator Input

Indikator masukan (input) adalah merupakan segala sesuatu yang dibutuhkan agar pelaksanaan kegiatan dapat berjalan untuk menghasilkan keluaran. Indikator ini dapat berupa dana,

sumber daya manusia, informasi kebijaksanaan atau peraturan perundan-undangan atau sebagainya.

2. Indikator Output

Indikator keluaran (output) adalah sesuatu yang diharapkan langsung dicapai dari suatu kegiatan yang dapat berupa fisik dan atau non fisik.

3. Indikator Benefits

Indikator manfaat (benefits) adalah segala sesuatu yang terkait dengan tujuan akhir dari pelaksanaan kegiatan yang diharapkan.

4. Indikator Impact

Indikator dampak (impact) adalah pengaruh yang ditimbulkan baik itu berupa hal positif maupun negatif pada setiap tingkatan indikator berdasarkan asumsi yang telah ditetapkan.

Faktor penentu keberhasilan adlah asumsi mengenai kondisi yang perlu diciptakan sedemikian rupa dalam menjamin keberhasilan pelaksanaan kebijakan dan program lima tahun dengan memperhatikan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman pada organisasi.

Faktor-faktor penentu yang menjadi kunci keberhasilan adalah sebagai berikut :

1. Tata Nilai dan Asumsi a. Tata Nilai

Rangkaian nilai-nilai yang ada di masyarakat Kota Dumai pada umumnya adalah :

5. Kepedulian terhadap lingkungan,

6. Rasa kebersamaan dan gotong royong, 7. Kesediaan membantu orang lain,

8. Saling hormat menghormati, 9. Beradat dan berbudaya, 10. Tingkat religious masih kuat,

11. Tidak temperamental atau emosional, 12. Tidak brutal, dan

13. Akrab dan peduli. b. Asumsi

Didalam menetapkan asumsi, maka digunakan diagram matrik, faktor strategi internal atau Analisa Lingkungan Internal (ALI) dan Analisa Lingkungan Eksternal (ALE) terhadap berbagai hal berkaitan dengan masalh kependudukan dan pencatatan sipil serta pegawai Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai. Pendekatan yang digunakan memakai metode SWOT, sebagai berikut :

1. Analisis Lingkungan Internal (ALI)

Analisis Lingkungan Internal dilakukan dengan pencermatan kondisi Internal Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai yang dinilai sebagai kekuatan maupun dianggap sebagai kelemahan yang berpengaruh besar pada pencapaian misi dinas.

Adanya perangkat hukum yang mengatur Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai

a. Adanya personil yang memiliki kemampuan b. Rencana kerja yang terarah dan terpadu

c. Adanya teknologi SIAK yang telah berkembang 2). Kelemahan

a. Belum optimalnya pelaksaan perangkat hukum

b. Kurangnya jumlah personil yang memiliki kemampuan c. Belum efektifnya rencana kerja yang terpadu

d. Belum optimalnya sosialisasi SIAK 2. Analisis Lingkungan Eksternal (ALE)

Analisa Lingkungan Eksternal dilakukan dengan pencermatan terhadap lingkungan eksternal organisasi Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai yang menghasilkan :

3. Peluang (Opportunity)

1). Adanya komitmen Pemerintah Kota Dumai yang tinggi 2). Tinnginya minat masyarakat untuk mengikuti program SIAK 3). Adanya dukungan dari Leading Sector tentang program

kependudukan dan pencatatan sipil

4). Kota Dumai sebagai kawasan industri, pariwisata dan kawasan pantai timur sehingga mobilitas penduduk meningkat

4. Tantangan

1). Belum tersosialisasinya program kependudukan dan program SIAK

2). Belum dimanfaatkan kemitraan dengan leading sector yang ada

3). Tingginya mobilitas penduduk di Kota Dumai

4.3 Pengelolaan Informasi Kependudukan dan Pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan dalam Pembuatan Dokumen Kependudukan di Kota Dumai

Layanan civil merupakan salah satu fungsi dari pelayanan yang disediakan oleh birokrasi pemerintah, yaitu segala sesuatu yang menyangkut kehidupan sehari-hari warga negara di luar urusan militer dan ibadah. Berbicara tentang layanan civil adalah berbicara tentang hak masyarakat sebagai warga negara serta merupakan kewajiban pemerintah untuk memenuhinya (bukan kewenangan semata). Adapun salah satu bentuk nyata layanan civil dalam penyelenggaraan pelayanan pemerintah adalah pelayanan administrasi kependudukan. Dalam hal ini, selaku pihak penyelenggara adalah Pemerintah, baik itu pemerintah provinsi dan pemerintah kabupaten atau kota yang bertanggung jawab dan berwenang dalam urusan Administrasi Kependudukan dan sebagai Instansi Pelaksananya adalah perangkat pemerintah kabupaten atau kota yang bertanggung jawab dan berwenang melaksanakan pelayanan dalam urusan Adminitrasi Kependudukan. Sedangkan pengelolaannya

ditetapkan dalam Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 2004 pasal 2 tentang pengelolaan informasi kependudukan yang berisi tentang kebijakan pengelolaan informasi kependudukan diarahkan untuk terwujudnya :

1. Peningkatan kualitas pelayanan pendaftaran penduduk dan pencatatan sipil

2. Penyediaan data untuk perencanaan pembanguan dan pemerintahan dan

3. Penyelenggaraan pertukaran data secara tersistem dalam rangka verifikasi data individu dalam pelayanan publik.

Pembangunan administrasi kependudukan telah diarahkan untuk mewujudkan tertib dokumen penduduk dan tertib pengelolaan data identitas penduduk. Untuk itu administrasi kependudukan dalam pemberian pelayanan publik telah dibangun manajemen pelayanan dengan menggunakan Sistem Informasi Kependudukan yang selanjutnya disingkat dengan SIAK.

Pada Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor 88 Tahun 2004 pasal 3 tentang pengelolaan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan yang menyebutkan bahwa pengelolaan informasi administrasi kependudukan dilakukan dengan menggunakan SIAK. SIAK merupakan sistem informasi nasional yang memanfaatkan teknologi informasi dan komunikasi untuk memfasilitasi pengelolaan informasi

administrasi kependudukan di setiap tingkatan wilayah administrasi pemerintahan.

Sistem Informasi Administrasi Kependudukan ini dikembangkan bermula dari kebutuhan akan satu basis data yang tersentralisasi. Yang terjadi selama ini adalah propinsi-propinsi telah mengembangkan sistem kependudukannya masing-masing. Karena tidak ada standarisasi dan acuan dari Pusat, maka propinsi-propinsi ini menggunakan sistem operasi (operating system) dan sistem manajemen basis data (database management system) yang berbeda-beda.

Salah satu tujuan SIAK adalah mengatasi adanya keragaman sistem operasi dan basis data di daerah, yaitu mengumpulkan salah satu sistem kependudukan nasional dan melakukan koordinasi dan pengelolaan yang berkesinambungan dari informasi kependudukan di berbagai daerah di Indonesia. SIAK jelas membutuhkan sistem basis data (database) terpusat untuk menyimpan informasi kependudukan ini. Basis data ini terdiri dari sistem basis data pusat yang ada di Jakarta dan sistem basis data daerah yang tersebar di banyak propinsi di seluruh wilayah Indonesia. Sistem basis data pusat ini mendapatkan data dari sistem basis data di propinsi-propinsi. Ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam penggabungan basis data ini. Pertama, setiap basis data menggunakan sistem operasi dan sistem manajemen basis data yang berbeda-beda. Kedua, basis data ini tersebar di wilayah yang secara geografis saling berjauhan. Terakhir, tidak ada atau kurangnya sistem komunikasi

terhubung yang berkesinambungan karena kurangnya infrastruktur komunikasi saat ini.

Penjelasan tentang SIAK sendiri terdapat pada pasal 4 yang berbunyi SIAK sebagaimana dimaksud dalam Pasal 3, dilaksanakan secara tersambung dan tak tersambung. SIAK tersambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1), dilaksanakan di daerah yang telah tersedia fasilitas listrik, sarana komputer dan jaringan komunikasi data. SIAK tak tersambung sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilaksanakan pada daerah-daerah Kabupaten yang sebagaian atau seluruh kecamatannya tidak tersedia jaringan komunikasi data dan Kabupaten yang tidak tersedia jaringan komunikasi data.

IMPLEMENTASI

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUDKAN (SIAK) DALAM PEMBUATAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA DUMAI

LAPORAN KKL

Diajukan Sebagai Laporan Kuliah Kerja Lapangan di Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai

Pada Prodi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia

RAJA FEBRI FONDA NIM 4.17.06.026

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

PROGRAM STUDI ILMU PEMERINTAHAN BANDUNG

DAFTAR PUSTAKA

Buku - Buku

Anwar, M. Khoirul dan Assianti, Oetojo S. (2004). Aplikasi Sistem Informasi Manajemen Bagi Pemerintah Daerah Di Era Otonomi Daerah.Yogyakarta:Pustaka Pelajar.

Bungin, Burhan.(2001). Metodologi Penelitian Kualitatif Dan Kuantitatif. Yogyakarta:Gajah Mada Press.

Davis, (1985). System Basic. Jakarta : PT.Gunung Agung.

Faisal, Sanafiah,(1999). Format-Format Penelitian Sosial. Jakarta:Raja Grapindo Persada.

Gerald, (1991). System and Civil Society. Jakarta : Bumi Aksara.

Handayaningrat, Suwarno.(1982). Administrasi Pemerintahan Dalam PembangunanNasional. Jakarta: PT.Gunung Agung.

Hartono, Jugiyanto. (1988). Internet.Bandung:Fokus Media.

Indrajit, Richardus Eko.(2004). e-Government Strategi Pembangunan Dan Pengembangan Sistem Pelayanan Publik Berbasis Teknologi Digital. Yogyakarta:Andi Offset.

Indrajit, Richardus Eko.(2005). e-Government in action. Yogyakarta:Andi Offset.

Indrajit, Richardus Eko.(2002). Membangun Aplikasi e-Government. Jakarta:PT Elek Media Komputindo.

Jogiyanto. (1999). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta.

Kadir, Abdul (2002). Pengenalan Sistem Informasi. Jakarta :PT.Gramedia Pustaka Utama.

Koentjaraningrat.(1992). Kebudayaan Mental Dan Pembangunan. Jakarta:PT. Gramedia.

Moekijat.(1986). Pembangunan Organisasi.Bandung: CV. Remaja Karya. Mangkunegara, Anwar Prabu.(2006). Evaluasi Kinerja Sumber Daya

Manusia. Bandung:PT.Repika Aditama.

Murdik , Robert G (1993). Definition of System. Jakarta : PT Elek Media Komputindo.

81

Ruky. Achmad.(2006). Sistem Manajemen Kinerja (Performance Management System). Jakarta:PT.Gramedia Pustaka Utama.

Santoso. (2005). Proposisi. Yogyakarta:Pustaka Pelajar.

Sedarmayanti.(1995). Sumber Daya Manusia Dan Produktivitas Kerja. Bandung:Ilham Jaya.

Siagian, Sondang.(2006). Sistem Informasi Manajemen. Jakarta: Bumi Aksara.

Subana, (2001). Metode Penelitian Kualitatif.Jakarta: Yappika Sugiono.(2005). Memahami Penelitian Kualitatif. Bandung:Alfabeta.

Suharto,Edi.(2005). Membangun Masyarakat Memberdayakan Masyarakat. Bandung:PT. Repika Aditama.

Suryana, Taryana dan Sarwono, Jonathan. (2007). E-Commerce Menggunakan Php Dan Mysql. Yogyakarta:PT.Graha Ilmu.

Sutanta,Edhy.(2003). Sistem Informasi Manajemen.Yogyakarta:PT.Graha Ilmu.

Syafiie, Inu Kencana.(1998). Manajemen Pemerintahan. Jakarta:PT.Perca Wahab, Solihin Abdul. (2001). Analisis Implementasi E-Government.

Jakarta:PT Elek Media Komputindo.

Zulkarnain.(2006). Menggagas Keterbukaan Informasi Publik. Jakarta:Yappika.

Dokumen - Dokumen

Kamus Besar Bahasa Indonesia.(1996). Jakarta:Bumi Pustaka.

Tim Redaksi Fokus Media.(2004). Undang-Undang Otonomi Daerah. Bandung:Fokus Media.

Tim Redaksi Fokus Media.(2007). Himpunan Peraturan Perundang-UndanganPNS. Bandung:Fokus Media.

Peraturan Daerah Kota Dumai Nomor :16 Tahun 2008 tentang Organisasi dan Tata Kerja Dinas Daerah dan Peraturan Walikota Nomor : 26 Tahun 2008 tentang Tugas, Fungsi dan Uraian Tugas Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Dumai.

Peraturan Walikota Dumai Nomor 26 Tahun 2008, Tentang Tugas, Pokok, Fungsi dan Uraian Tugas Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai.

ii

Puji syukur penulis panjatkan pada kehadirat Allah SWT yang telah memberikan segala nikmat dan ilmu pengetahuan sehingga penulis dapat menyelesaikan laporan KKL ini. Shalawat dan salam kepada Nabi Muhammad SAW sebagai utusan Allah, dimana dalam perjalanan dakwahnya Nabi menjelaskan tentang kehidupan bernegara yang baik.

Pada kesempatan ini penulis mengambil judul IMPLEMENTASI SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI KEPENDUDUKAN (SIAK) DALAM PEMBUATAN DOKUMEN KEPENDUDUKAN DI DINAS KEPENDUDUKAN DAN CATATAN SIPIL KOTA DUMAI.

Sehubungan dalam tahap pembelajaran penulis meminta maaf apabila dalam penulisan laporan KKL ini belum sempurna dan masih banyak kekurangan, maka dari itu penulis meminta saran dan kritiknya sebagai bahan acuan dalam penulisan berikutnya.

Penulis banyak sekali mendapat bantuan dari berbagai pihak dan memberi bimbingan, dorongan dan segala fasilitas yang bermanfaat. Untuk itu dalam kesempatan yang berharga ini dengan segala kerendahan hati penulis ingin menyampaikan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Prof. Dr. JM Papasi selaku Dekan FISIP UNIKOM

2. Ibu Nia Karniawati S.IP., M.Si. selaku Ketua Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia

3. Ibu Tatik Rohmawati S.IP., selaku Kordinator kuliah Kuliah Kerja Lapangan Program Studi Ilmu Pemerintahan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Komputer Indonesia dan sebagai dosen pembimbing bagi penulis dalam penulisan Laporan KKL ini.

iii

5. Seluruh Staf, Pegawai, Kabid Dinas Kependudukan dan Catatan Sipil Kota Dumai yang telah membantu dalam proses pengumpulan data.

6. ”Super Mom”, wanita terkuat yang pernah penulis kenal. ”kita pasti bisa!!!!!!”.

7. Teman-teman seperjuangan, yang selalu membuat hidupku berwarna setiap harinya. Kawan-kawan angkatan 2007, terimakasih banyak. Tanpa kalian hidup ini hampa.

8. Semua pihak yang telah memberikan dukungan dan bantuan bagi penulis dalam penulisan Laporan KKL ini.

Akhir kata penulis berharap penyusunan KKL ini dapat bermanfaat bagi semua pihak yang memerlukannya, amin.

Bandung, November 2010

1. IDENTITAS DIRI

Nama Lengkap : Raja Febri Fonda

Tempat dan Tanggal Lahir : Duri, 16-Februari-1988

Status Marital : Belum Kawin

Alamat Lengkap : Jl. Dipati Ukur

Bandung 40132

Handphone : 085294052220

E-mail : raja_fonda@yahoo.com

Nama Ayah : Raja Mirwan S.sos

Pekerjaan Ayah : P.N.S

Nama Ibu : Nurhayati S.H

Pekerjaan Ibu : PNS

Alamat Lengkap : Jl. Tenaga No.1 C

Riau 28822

2. PENDIDIKAN FORMAL

2.1 SD Negeri 005 Dumai : 1994 s/d 2000

2.2 SMP Negeri 3 Dumai : 2000s/d 2003

2.3 SMA Negeri 10 Pekanbaru : 2003 s/d 2006

2.4 Sedang melanjutkan Studi (S1) Jurusan Ilmu Pemerintahan Unikom

Bandung, November 2010