Sistem Pengolahan Absensi Siswa Di SMAN 1 Sindang Barang

BAB I PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang Kuliah Kerja Praktek

Teknologi Komputer yang semakin meningkat dan semakin banyak peminatnya telah menciptakan keadaan yang menuntut serba komputerisasi. Ilmu pengetahuan dan teknologi telah merubah cara hidup sebagian besar warga Indonesia.

Dengan berlakunya Undang-Undang republik Indonesia No. 20 tahun 2003 tentang sistem Pendidikan Nasional dan Undang-Undang No. 20 tahun 2000 tentang Otonomi daerah, serta Undang-Undang No. 25 tentang pengaturan keuangan daerah, juga mengacu kepada Program Kurikulum Berbasis Kompetensi (KBK) SMA Negeri 1 Sindangbarang pada tahun 2007/2008 melaksanakan kegiatan belajar mengajar sesuai dengan tuntutan KBK yang disesuaikan dengan kondisi dan kebutuhan lingkungan disekitar sekolah.

Pelaksanaan kegiatan belajar mengajar yang berorientasi kepada KBK/KTSP perlu ditunjang oleh tenaga pendidikan yang berkualitas dan professional. Oleh karena itu SMA Negeri 1 Sindangbarang akan meningkatkan secara aktif mengirim tenaga kependidikan yang mengikuti diklat, PKG dan MGMP. Hal ini dilakukan demi kelancaran dan keberhasilan pelaksanaan pendidikan sehingga diharapkan dengan semakin meningkatnya professional guru dapat bermanfaat bagi siswa sebagai peserta didik dengan harapan dapat meningkatkan prestasi akademik siswa dan prestasi disiplin siswa.

Kegiatan Kerja Praktek ini dilakukan selain untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan tugas akhir program Strata 1 Manajemen Informatika, juga untuk menambah wawasan dan pengalaman kerja, serta untuk menerapkan ilmu yang sudah di dapat selama kuliah di Universitas Komputer Indonesia. Untuk itu pada Laporan Kerja Praktek mengambil judul “Sistem Pengolahan Absensi Siswa Di SMAN 1 Sindangbarang.” Adapun tujuan aplikasi ini untuk mempermudah dalam pendataan absen siswa SMAN 1 sindangbarang.

1.2. Identifikasi dan Rumusan Masalah

Langkah awal dalam perancangan pembuatan aplikasi Absensi Siswa adalah mengidentifikasikan masalah, Melihat dari data-data dari hasil penelitian terhadap Absen Siswa yang selama ini ada di SMAN 1 Sindangbarang yang secara manual, terdapat beberapa permasalahan yang ada, di antaranya adalah :

1. Pengolahan data kehadiran absensi siswa di SMA Negeri 1 Sindangbarang masih dikelola secara manual.

2. Penyajian laporan absensi siswa setiap minggunya menjadi terlambat. Rumusan Masalah :

1. Bagaimana pengolahan data kehadiran siswa agar dapat terkomputerisasi. 2. Bagaimana agar laporan penyajian data kehadiran siswa menjadi lebih cepat.

1.3. Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Praktek 1.3.1. Maksud Kerja Praktek

Dari laporan yang berjudul Sistem Pengolahan Absensi Siswa di SMA Negeri 1 Sindangbarang ini, untuk merancang Pengolahan Absensi Secara Terkomputerisasi .

1.3.2. Tujuan Kerja Praktek

Adapun tujuan dari Kerja Praktek yang dilakukan sebagai salah satu mata kuliah praktek yang harus ditempuh di Universitas Komputer Indonesia yaitu :

1. Menerapkan ilmu yang telah penulis dapatkan selama kuliah di Universitas Komputer Indonesia.

2. Memanaje data siswa dari SMAN 1 Sindangbarang agar lebih terstruktur. 3. Pencarian informasi data mengenai absensi siswa agar lebih cepat dan

praktis.

1.4. Batasan Masalah

Untuk mempermudah pelaksanaan pembangunan sistem pengolahan absensi ini dan terlalu luasnya masalah yang akan dibahas, penulis membatasi masalah yang akan dibahas yaitu sebagai berikut:

1. Sistem pengolahan absensi ini berlaku untuk siswa kelas X, siswa kelas XI dan siswa kelas XII pada SMA 1 Sindangbarang.

2. Sistem pengolahan absensi ini adalah sebuah sistem yang berkaitan dengan kegiatan akademik untuk menghasilkan informasi yang berkualitas.

1.5. Lokasi dan jadwal Kerja Praktek

Penulis melaksanakan Kerja Praktek di SMA Negeri 1 Sindangbarang pada bagian Ilmu Teknologi, yang beralamat di Jalan Raya Timur sindangbarang. Pelaksanaan Kerja Praktek ini dilakukan kira-kira pada bulan Juli-Agustus 2010.

Tabel.1.6 Jadwal kerja praktek

No Aktivitas

Waktu

Juli Agustus

Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 Minggu 1 Minggu 2 Minggu 3 Minggu 4 1 Survey tempat

praktek 2 Pengumpulan

informasi 3 Identifikasi

masalah yang ada 4

Analisis sistem yang sedang berjalan

BAB II

LANDASAN TEORI

1.1 Pengertian Sistem

Dari segi etimologi, kata sistem berasal dari Bahasa Yunani yaitu

“Systema”, sedangkan dalam Bahasa Inggris dikenal dengan “System” yang

mempunyai satu pengertian yaitu sehimpunan komponen atau bagian yang saling berhubungan secara teratur dan merupakan satu keseluruhan yang tidak terpisahkan.

Terdapat dua kelompok pendekatan dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau elemennya.

Pendekatan sistem yang menekankan pada prosedurnya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedure – prosedure yang saling berhubungan, berkumpul bersama – sama untuk melakukan suatu kegiatan atau untuk menyelesaikan suatu sasaran tertentu.”

Pendekatan sistem yang menekankan pada komponen atau elemennya mendefinisikan sistem sebagai berikut :

“Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan tertentu.”

Dari dua pendekatan definisi sistem diatas, maka penulis mengambil kesimpulan bahwa sistem adalah “sistem adalah kumpulan dari komponen

-komponen atau elemen-elemen yang saling berhubungan untuk mencapai suatu tujuan atau sasaran tertentu”.

2.1.1. Karakteristik Sistem

Karakteristik sistem menurut Jogyanto dalam bukunya yang berjudul analisis dan desain sistem informasi tahun 1990 antara lain sebagai berikut:

1. Komponen Sistem (components)

Suatu sistem terdiri dari komponen komponen yang saling berinteraksi, komponen sistem dapat berupa sub sistem atau bagian dari sistem itu sendiri. Setiap sub sistem memiliki sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan memepengaruhi proses sistem secara keseluruhan.

2. Batas Sistem (Boundary)

Batas sistem merupakan suatu daerah yang membatasi antara sistem yang satu dengan sistem yang lain atau dengan lingkungan luar dari pada sistem. Batasan sistem menunjukan ruang lingkup dari sistem tersebut.

3. Lingkungan Luar Sistem (Environtment)

Lingkungan luar sistem merupakan suatu daerah yang berada diluar daripada sistem, lingkungan luar yang menguntungkan sistem harus dijaga dan dipelihara, sedangkan lingkungan luar sistem yang bersifat merugikan terhadap sistem harus ditahan dan dikendalikan agar tidak mengganggu stabilitas sistem.

4. Penghubung Sistem (System Interface)

Penghubung merupakan suatu media yang menghubungkan sub sistem yang satu dengan sub sistem yang lain untuk membentuk satu kesatuan daripada sistem.

5. Masukan Sistem (System Input)

Masukan sebuah sistem merupakan suatu proses yang masuk kedalam suatu sistem untuk diproses dan akhirnya dikeluarkan berupa informsi yang dibutuhkan.

6. Keluaran Sistem (System Output)

Keluaran sistem merupakan suatu proses yang telah diolah dan diklasifikasikan agar menjadi informasi yang berguna.

7. Pengolah Sistem (System Processing)

Pengolah sistem merupakan suatu bagian yang mengolah masukan (input) dan memprosesnya agar menjadi output informasi yang berguna.

8. Sasaran Sistem (Objectives System)

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan atau sasaran. Jika suatu tidak mempunyai sasaran maka operasi sistem tidak akan berguna. Sasaran dari sistem sangat menentukan masukan yang dibutuhkan sistem dan keluaran yang dihasilkan sistem. Suatu sistem dikatakan berhasil apabila mengenai sasaran atau tujuannya.

Gambar 2.1 Karakteristik Suatu Sistem [Sumber : http://www.unhas.ac.id/]

2.1.2. Klasifikasi Sistem

Sistem dapat diklasifikasikan dari beberapa sudut pandang, diantaranya :

1. Sistem Abstrak dan Sistem Fisik

Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang tampak secara fisik.

2. Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia

Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat oleh manusia. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang manusia. Sistem buatan manusia melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin disebut human machine system.

3. Sistem Tertentu dan Sistem Tak Tentu

Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah diprediksi. Sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas.

4. Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka

Sistem tertutup adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luar. Sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh oleh lingkungan luarnya.

Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup dapat digambarkan sebagai berikut:

Gambar 2.2 Klasifikasi sistem terbuka dan tertutup [sumber : http://www.unhas.ac.id/]

2.2. Pengertian Informasi

Definisi informasi dari berbagai sumber sebagai berikut [http://ikc.depsos.go.id/berseri/teguh-cbis/index.php]

1. Menurut Gordon B. Davis dalam bukunya Management Informations System : Conceptual Foundations, Structures, and Development Menyebutkan informasi sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang berguna bagi penerimanya dan nyata, berupa nilai yang dapat dipahami didalam keputusan sekarang maupun masa depan.

2. Menurut Barry E. Cushing dalam buku Accounting Information System and Bussiness Organization, dikatakan bahwa informasi merupakan sesuatu yang menunjukan hasil pengolahan data yang diorganisasi dan berguna kepada orang yang menerimanya.

3. Menurut Stephen A. Moscove dan Mark G. Simkin dalam bukunya Accounting Information System : Concept and Practise mengatakan informasi sebagai kenyataan atau bentuk-bentuk yang berguna yang dapat digunakan untuk pengambilan keputusan bisnis.

Dari ketiga definisi dapat disimpulkan bahwa informasi merupakan hasil dari pengolahan data menjadi bentuk yang lebih berguna bagi penerimanya yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian nyata dan dapat digunakan sebagai alat bantu untuk pengambilan suatu keputusan pada saat ini maupun masa depan.

2.3. Pengertian Sistem Informasi

Menurut [Oet02]”Sistem Informasi dapat didefinisikan sebagai kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang memebentuk satu kesatuan untuk mengintegrasikan data, memproses dan menyimpan, serta mendistribusikan informasi”.

Menurut [Sus00]”Sistem Informasi adalah kumpulan dari bagian atau komponen baik pisik ataupun non pisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai satu tujuan tertentu yaitu mengolah data menjadi suatu informasi yang lebih berarti dan berguna bagi user.

Dari definisi-definisi tersebut dapat disimpulkan bahwa sistem informasi dapat diartikan sebagai kumpulan dari berbagai komponen pisik atau non pisik yang saling berintegrasi satu sama lain dan mempunyai tujuan yaitu memproses ataupun menyimpan data menjadi suatu informasi yang lebih berarti dan berguna bagi user.

2.4 Metode Analisis & Perancangan Terstruktur 2.4.1 Flow Map

Suatu flow map digambarkan sebagai pemetaan hubungan antara bagian – bagian kerja melalui dokumen baik berupa laporan maupun formulir. Flow map digunakan untuk menganalisis bagaimana bubungan antara sub bagian kerja yang akan menggerakan sistem.setelah diketahui bagian – bagian yang terlibat dalam sistem maka akan di ketahui berapa jumlah entitas yang terkait dengan sistem yang dianalisis dan dirancang.

2.4.2 Diagram Kontek

Diagram kontek adalah sebuah diagram sederhana yang menggambarkan hubungan antara entitas luar, masukan dan keluaran dari sistem. Adapun diagram kontek dari sistem yang sedang berjalan.

2.1.3 Data Flow diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah alat pembuatan model yang memungkinkan profesional sistem untuk menggambarkan sistem sebagai suatu jaringan proses fungsional yang dihubungkan satu sama lain dengan alur data, baik secara manual maupun komputerisasi. DFD ini sering disebut juga dengan nama Bubble chart, Bubble diagram, model proses, diagram alur kerja, atau model fungsi.

DFD ini adalah salah satu alat pembuatan model yang sering digunakan, khususnya bila fungsi-fungsi sistem merupakan bagian yang lebih penting dan kompleks dari pada data yang dimanipulasi oleh sistem. Dengan kata lain, DFD adalah alat pembuatan model yang memberikan penekanan hanya pada fungsi sistem. DFD ini merupakan alat perancangan sistem yang berorientasi pada alur data dengan konsep dekomposisi dapat digunakan untuk penggambaran analisa maupun rancangan sistem yang mudah dikomunikasikan oleh profesional sistem kepada pemakai maupun pembuat program.

Simbol-simbol yang digunakan dalam DFD:

Simbol Nama Simbol Keterangan

Proses

Menunjukan proses data/informasi yang terjadi di dalam sistem

File Media penyimpanan data yang ada pada sistem

Aliran data Menunjukan aliran data yang terjadi Entitas Menunjukan bagian luar dari sistem yang

mempunyai hubungan dengan sistem

1. Kesatuan Luar (External Entity)

Merupakan kesatuan luar (external entity) dilingkungan luar sistem dapat berupa orang, organisasi atau sistem yang lainnya yang menerima input atau memberi input dari sistem kesatuan luar digambarkan dalam bentuk kotak.

2. Arus Data (Data Flow)

Menuju dari data yang dapat berupa input bagi sistem disimbolkan dalam bentuk panah.

3. Proses (Process)

Kegiatan yang dilakukan oleh sistem dari arus data yang masuk untuk menghasilkan arus data keluaran, proses disimbolkan dengan bentuk lingkaran.

4. Data Simpanan (Data Store)

Data simpanan merupakan simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau database pada sistem komputer, simpanan data dapat disimbolkan dengan garis horizontal paralel yang ditutup salah satu ujungnya.

2.1.4 ERD (Entity Relation Diagram)

Adalah suatu model jaringan yang menjelaskan penyimpanan data pada abstraksi level tinggi karena ERD memodelkan struktur data & hubungan antara data, maka pengujian model dengan ERD dilakuakan denagan tanpa mengabaikan proses yang dilakuakan, komponen yang penting dalam pembuatan ERD adalah:

2.1.5 Kamus Data

Merupakan sebuah daftar yang terorganisasi dari elemen data yang berhubungan dengan sistem, dengan definisi yang tegar & teliti sehingga pemakai dan analis sistem akan memiliki pemahaman yang umum mengenai input,output,komponen penyimpanan.

Kamus data terdiri dari 2 macam, yaitu kamus data komposit & kamus data elementer. Sebagian besar data berisi informasi sebagai berikut:

1. Name – nama sebenarnya dari data atau item kontrol, penyimpanan data atau entitas eksternal.

2. Aliasi – nama lain yang digunakan untuk entri pertama.

3. Where – used/how-used-suatu daftar darai proses yang menggunakan data atau item control dan bagaimana dia di gunakan (misalnya, input

ke proses, output dari proses, sebagai suatu penyimpanan, sebagai suatu entitas ekstrenal)

4. Content description – suatu notasi untuk mempersentasikan isi.

5. Supplementary information- informasi lain mengenai tipe data,harga perset (bila diketahui), batasan dll.

2.5 Pengertian Database

Database berasal dari kata “data” dan “base”. Data adalah segala sesuatu informasi yang baku dari suatu objek tertentu untuk diproses lanjut sehingga menjadi suatu bentuk informasi yang baik dan sesuai yang diinginkan. Sedangkan base adalah suatu landasan atau dasar yang merupakan sistem dari data itu sendiri. Database merupakan kumpulan data yang saling berhubungan satu sama lainnya, yang tersimpan didalam perangkat keras komputer dan menggunakan perangkat lunak untuk memanipulasinya. Untuk keperluan penyediaan informasi yang lebih lanjut, data perlu untuk disimpan didalam basis data. Dengan ditambahnya penyimpanan data, fungsi pengolahan informasi bukan lagi pengubahan data menjadi informasi tetapi juga menyimpan data untuk penggunaan lanjutan (Jogiyanto,1997)

Sebelum informasi dapat ditampilkan atau diproses, terlebih dulu harus tersedia data yang akan diolah. Proses pengolahan data menjadi sebuah informasi biasanya memerlukan sebuah aplikasi pengolahan data.

BAB III

PROFIL PERUSAHAAN

1.1 Tinjauan Umum Perusahaan

SMA Negeri 1 Sindangbarang adalah sekolah menengah atas yang terkenal di Sindangbarang. Lokasi sekolah ini di jalan Raya Timur Sindangbarang. Sekolah ini termasuk sekolah yang besar, letaknya didekat pusat kota, pusat pembelanjaan, didekat markas TNI Angkatan Darat. Bangunan ini dididrikan pada tahun 1981. Kira-kira 704 siswa yang belajar di SMA Negeri 1 Sindangbarang, terdiri dari kelas 10, 11 dan 12.

Adapun visi dan misi SMA Negeri 1 Sindangbarang diantaranya Visi

Mewujudkan Sekolah Bertaraf Internasional yang berwawasan kebangsaan dengan berdasarkan iman dan takwa.

Misi

1. Membentuk watak dan kepribadian siswa yang bermartabat dan berjiwa kebangsaan.

2. Mengembangkan potensi kecerdasan intelektual, emosional, dan spiritual. 3. Mengembangkan pendidikan iptek, seni, dan budaya yang unggul.

4. Meningkatkan profesionalisme dan akuntabilitas sekolah sebagai pusat pengembangan pendidikan berdasarkan standar nasional dan global.

5. Memberdayakan peran serta stakeholders dalam penyelenggaraan pendidikan yang bermutu dan berdaya saing global berdasarkan prinsip Manajemen Berbasis Sekolah (MBS).

Pada dasarnya struktur organisasi merupakan suatu kerangka yang menggambarkan hubungan antara departemen – departemen yang terkait dalam suatu organisasi dan biasanya digambarkan dalam bentuk grafik.

Uraian tentang Struktur Organisasi yang berada di bawahnya baik struktural maupun fungsional adalah sebagai berikut :

1. Kepala Sekolah SMA Negeri 1 Sindangbarang membawahi Bagian Divisi Informatika dan Teknologi (IT) dan WEB, Bagian Divisi Penelitian dan Pengembangan, dan Bagian Tata Usaha. Selain itu juga membawahi Wakil Kepala Sekolah Kurikulum, Wakil Kepala Sekolah Kesiswaan, Wakil Kepala Sekolah Sarana Prasarana, dan Wakil Kepala Sekolah Humas. 2. Wakil Kepala Sekolah Bagian Kurikulum membawahi Bagian Pembantu

Utama Wakil Kepala Sekolah Pengajaran, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Musyawarah Guru Mata Pelajaran, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Evaluasi, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Aksel, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Rintisan Sekolah Bertaraf Internasional, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Kompetisi Akademik, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Perpustakaan.

3. Wakil Kepala Sekolah Bagian Kesiswaan membawahi Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah OSIS, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Wiyatamandala, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Ekskul.

4. Wakil Kepala Sekolah Bagian Sarana Prasarana membawahi Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Perencanaan dan Pengadaan, Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Pemeliharaan dan Pelayanan Sarana / Inventarisasi

5. Wakil Kepala Sekolah Bagian Humas membawahi Bagian Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Kerja Sama Internal.

6. Pembantu Utama Wakil Kepala Sekolah Pengajaran membawahi Bagian Ketua Lab Fisika, Ketua Lab Kimia, Ketua Lab Biologi, Ketua Lab Bahasa, Ketua Lab Komputer.

7. Ketua Musyawarah Guru Mata Pelajaran, Koordinator BK dan Wali Kelas bekerjasama membawahi Guru dan Siswa.

Untuk lebih jelasnya gambar struktur organisasi terdapat dalam lampiran.

1.3 Deskripsi Kerja 1. Kepala Sekolah

Kepala Sekolah mempunyai tugas menyusun perencanaan, mengorganisasikan kegiatan, mengarahkan kegiatan, mengkoordinasikan kegiatan, melaksanakan kegiatan, melaksanakan pengawasan, melakukan evaluasi terhadap kegiatan, menentukan kebijakan, mengadakan rapat, mengaambil keputusan, mengatur proses belajar mengajar, dan mengatur administrasi

 Ketatausahaan  Siswa

 Ketenagaan

 Sarana dan prasarana  Keuangan RAPBS 2. Guru

Guru bertanggung jawab kepada kepala sekolah dan mempunyai tugas melaksanakan proses belajar mengajar secara efektif dan efisien tugas dan tanggung jawab guru meliputi :

 Membuat program pengajaran

 Melaksanakan kegiatan pembelajaran

 Melaksanakan kegiatan penilaian belajar, ulangan harian, ulangan tengah semester dan ulangan umum

 Melaksanakan analisis hasil ulangan harian

 Menyusun dan melaksanakan program perbaikan dan pengayaan  Mengisi daftar nilai siswa

 Melaksanakan kegiatan membimbing guru dalam kegiatan belajar mengajar

 Membuka alat pelajaran/alat peraga

 Menciptakan karya seni mengikuti kegiatan pengembangan dan pemasyarakatan kurikulum

 Melaksanakan tugas tertentu dsekolah

 Mengadakan pengembangan bidangpengajaran yang menjadi tanggung jawabnya

 Meneliti daftar hadir siswa sebelum memulai pelajaran  Mengatur kebersihan ruang kelas dan ruang praktikum

 Mengumpulkan dan menghitung angka kredit untuk kenaikan pangkatnya

2. Koordinasi Pengelola Lab/Ruang Media Belajar, bertugas :

 Merencanakan pengadaan alat dan bahan Lab. IPA, Bahasa, Komputer dan media belajar

 Mengkoordinasikan jadwal dan tata tertib pendayagunaan/ pemanfaatan ruang lab/media belajar secara terpadu

 Menyusun dan mengkoordinasikan program tugas setiap penanggung jawab pengelola lab dan media belajar

3. Pengelola Laboratorium/Penanggungjawab, bertugas :  Merencanakan alat dan bahan laboratorium

 Menyusun jadwal tata tertib penggunaan laboratorium  Menyusun jadwal tugas-tugas laboran

 Mengatur penyimpanan dan daftar alat-alat laboratorium  Memelihara .dan meperbaiki alat-alat laboratorium

 Menginventarisasi dan mengadministrasikan alat-alat lab menyusun laporan perlaksanaan kegiatan lab.

BAB IV

ANALISIS KERJA PRAKTEK

4.1.Analisis Sistem

Absensi yang digunakan oleh SMA Negeri 1 Sindangbarang sebelumnya adalah secara manual. Data siswa yang terlambat dan tidak masuk sekolah mempunyai catatan masing-masing seperti agenda kelas yang disimpan di setiap kelas dan data siswa yang terlambat dikelola oleh guru piket. Laporan yang dihasilkan berupa data kehadiran siswa per kelas dan data siswa yang terlambat setiap harinya.

4.1.1. Analisis Dokomen

Dokumen yang digunakan dalam proses pengelolaan data absensi siswa SMA Negeri 1 Sindangbarang sebagai berikut:

1. Nama Formulir : Pengisian agenda kelas

Fungsi : Untuk mengimputkan data siswa yang tidak masuk

Frekuensi : Setiap ada siswa yang tidak masuk sekolah Rangkap : 1

Sumber : Guru kelas dan guru piket

Tujuan : Bag.kesiswaan dan kepala sekolah

Isi : Seluruh data yang berhubungan dengan data siswa seperti nama, NIS, dll

2. Nama dokumen : Laporan data kehadiran

Deskripsi : Merupakan dokumen tentang data kehadiran siswa

Sumber : Bag. kesiswaan Rangkap : 1

Bentuk : Dokumen

Isi : kode_guru, hari, tanggal, waktu, mata_pelajaran, kompetisi, indikator, kelas, NIS, nama_siswa, alasan

Fungsi : Untuk penilaian siswa Frekuensi : Setiap satu bulan

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan

Prosedur merupakan langkah – langkah yang dilakukan oleh sistem sehingga dapat memberikan hasil berupa laporan. Dibawah ini adalah prosedur sistem yang sedang berjalan yang di gambarkan melalui Flow Map, Diagram Kontek dan Data Flow Diagram.

1.1.2.1Flow Map

Guru Piket Kepala Sekolah Guru Kelas

Data agenda kelas

Data siswa terlambat

Cetak laporan agenda kelas

Cetak laporan siswa terlambat

Lap. agenda kelas

Lap. Siswa terlambat

Lap. Agenda kelas dan lap. Siswa terlambat

Input agenda kelas Input siswa terlambat

Lap. Agenda kelas dan lap. Siswa terlambat

Arsip

Gambar.4.1 Flow Map sistem yang berjalan 1.1.2.2.Diagram Kontek

Di bawah ini merupakan gambar Kontek Diagram dari sistem yang ada di SMA Negeri 1 Sindangbarang:

SI Agenda Kelas dan Siswa Terlambat di SMA N 1 sindangbarang Guru Kelas

Kepala Sekolah Data Agenda Kelasdan data siswa

terlambat L a p . Ag e n d a Ke la s d a n L a p . Si s w a Te rla mb a t

Gambar.4.2 kontek Diagram sistem yang berjalan

Data kontek diagram di atas menggambarkan proses absensi siswa SMA Negeri 1 Sindangbarang yang masih manual.

Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) merupakan hasil break down atau turunan dari kontek diagram. Di bawah ini adalah Data flow diagram dari perancangan sistem informasi absensi yang ada di SMA Negeri 1 Sindangbarng.

Kelola Data Agenda Kelas

dan siswa terlambat

Membuat Lap. Agenda Kelas dan

siswa terlambat Guru Kepala Sekolah F. Agenda Kelas dan siswa terlambat Data agenda kelas dan

Siswa Terlambat

Data Agenda Kelas dan siswa terlambat L ap. a ge nda Kel a s d an si swa t er la m b at

Gambar.4.3.DFD yang berjalan

4.1.3 Evaluasi Sistem yang berjalan

Berikut ini akan dijelaskan mengenai perangkat lunak, perangkat keras, karakteristik pengguna, evaluasi dan usulan pengguna sistem.

4.1.3.1 Perangkat Lunak

SMA Negeri 1 Sindangbarang tidak memakai perangkat lunak untuk absensi siswa dan data siswa yang terlambat Karena dilakukan secara manual yang berbentuk agenda kelas.

4.1.3.2. Perangkat Keras

Perangkat keras yang digunakan untuk absensi siswa SMA Negeri 1 Sindangbarng adalah agenda kelas yang disimpan di setiap kelas.

Karakteristik Pengguna

Pengguna Guru kelas dan guru piket

Kualifikasi  Guru kelas mata pelajaran  Guru piket yang sedang bertugas

Hak Akses  Read

 Write

4.1.3.3. Evaluasi & Usulan Perbaikan Sistem Tabel.4.2 Evaluasi & Usulan

Permasalahan Rencana Solusi

- Proses pengelolaan masih manual sehingga

membutuhkan waktu yang cukup lama dan di butuhkan ketelitian - Peralatan yang digunakan adalah agenda kelas dan buku untuk siswa terlambat

- Bembuat Sistem

Informasi absensi siswa dengan menggunakan Visual Basic

- Melakukan perubahan dari manual ke komputerisasi

4.1.3.4.Evaluasi Perangkat Keras

Tabel.4.3 Evaluasi Perangkat Keras Evaluasi Perangkat Keras yang digunakan

menggunakan agenda kelas yang berupa selembaran kertas

Saran Merubahnya menjadi agenda kelas yang terkomputerisasi

Solusi Membuat Sistem Informasi Absensi siswa (agenda kelas) dan data siswa terlambat

4.2.Usulan Perancangan Sistem

Sistem yang akan dirancang merupakan usulan perbaikan dari system yang manual yang telah ada sebelumnya menjadi system yang terkomputerisasi. Sistem yang di usulkan ini memiliki peranan penting dalam menyediakan informasi tentang data kehadiran setiap siswa.

Informasi yang tersedia dalam sistem informasi absensi siswa meliputi data ketidakhadiran siswa (agenda kelas), data siswa yang terlambat, sistem juga dapat membantu percetakan laporan perbagian setiap bulannya.

Informasi tersebut dapat membantu guru kelas dan guru piket untuk mendapatkan informasi siswa yang tidak hadir dan yang terlambat dalam pengelolaan data lebih lanjut.

4.2.1. Tujuan Perancangan Sistem

Perancangan Sistem ini dibuat dengan tujuan untuk memberikan kemudahaan untuk guru kelas dan guru piket dalam melakukan pengelolaan data absensi siswa yang tidak hadir dan yang terlambat.

4.2.2. Perancangan Prosedur yang diusulkan

Perancangan prosedur dari sistem informasi absensi siswa SMA Negeri 1 Sindangbarang akan dituangkan dalam bentuk FlowMap, Kontek Diagram, Data flow Diagram, spesifikasi proses dan kamus data.

Guru Piket Kepala Sekolah Guru Kelas

Data guru Data guru

Cetak laporan agenda kelas dan siswa terlambat

Lap. Agenda kelas dan lap. Siswa terlambat Lap. Agenda

kelas dan lap. Siswa terlambat

Input data guru lap.siswa terlambat Input data guru lap.agenda

kelas

laporan agenda kelas dan siswa terlambat di tandatangani Lap. Agenda

kelas dan lap. Siswa terlambat

tercatat Lap. Agenda

kelas dan lap. Siswa terlambat D B ag enda kel as dan la por an s is w a ter la m b at

4.2.2.2. Kontek Diagram

Dibawah ini merupakan gambar Kontek Diagram dari perancangan sistem yang akan dibangun.

SI Agenda Kelas dan Siswa Terlambat di SMA N 1 sindangbarang Guru Kelas

Kepala Sekolah Data Agenda Kelasdan data siswa

terlambat L a p . A g e n d a K e la s d a n L a p . S isw a T e rl a m b a t

- Lap. Siswa Terlambat dan agenda kelas yang telah

ditanda tangani - Lap.agenda kelas dan

Siswa Terlambat

Gambar.4.5. Kontek Diagram sistem usulan

Data Kontek Diagram ini menggambarkan user atau entitas yang terlibat dalam penggunaan SI absensi siswa SMA Negeri 1 Sindangbarang.

4.2.2.3. Data Flow Diagram

Data flow diagram (DFD) merupakan hasil break down atau turunan dari kontek diagram. di bawah ini adalah Data flow diagram dari perancangan sistem informasi Absensi yang ada di SMA Negeri 1 Sindangbarang.

Kelola Data Agenda Kelas

dan siswa terlambat

Membuat Lap. Agenda Kelas dan

siswa terlambat Guru Kepala Sekolah F. Agenda Kelas dan siswa terlambat Data agenda kelas dan

Siswa Terlambat

Data Agenda Kelas dan siswa terlambat L a p. a ge n da K e la s d an siswa t e rla mb a t Lap. Agenda Kelas dan siswa terlambat di catat

Lap.agenda Kelas dan siswa terlambat di

tandatangani La p .a ge n da K e la s d an siswa te rla mb at

Gambar.4.6.DFD sistem usulan

4.2.2 Evaluasi sistem yang di usulkan

Aplikasi sistem yang dirancang merupakan perbaikan sistem yang ada. Pada perancangan sistem ini ditambahkan proses pengelolaan data absensi dimana peroses tersebut dapat memberikan kemudahan kepada guru kelas dan guru piket dalam pengelolaan data kehadiran. Guru kelas hanya memasukan data kehadiran siswa dan guru piket hanya memasukan data siswa yang terlambat yang didapat dari laporan absensi setelah itu aplikasi dapat memberikan laporan atau informasi mengenai data kehadiran siswa dan data siswa yang terlambat.

Usulan perbaikan sistem tersebut diharapkan dapat mempermudah kinerja guru kelas dan guru piket sehingga dapat menghasilkan laporan yang akurat dalam waktu singkat.

34

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

1.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil dari pembahasan yang telah penyusun uraikan pada bab-bab sebelumnya dapat diambil kesimpulan bahwa perancangan sistem absensi ini mempunyai kelebihan, di antaranya :

a) Proses penyimpanan data lebih teratur karena data tersimpan pada tabel-tabel khusus dalam database, sehingga memudahkan dalam pencarian data-data tertentu

b) Fasilitas otomatisasi dalam pengelolaan data dan pembuatan laporan absensi

c) Mempermudah kinerja guru kelas dalam hal memasukan data ketidakhadiran siswa dan guru piket dalam hal mengelola keterlambatan siswa di SMA Negeri 1 Sindangbarang dalam memperoleh informasi secara cepat dan akurat.

1.2 Saran

Agar sistem yang dirancang dapat bekerja dengan lebih baik, maka penulis memeberikan saran agar proses perhitungan kehadiran siswa lebih efektif dan efisien juga dapat mengelola data siswa yang terlambat yang diinginkan,agar sistem informasi yang ada di upgrade,serta didukung oleh perangkat lunak yang

35

memadai. Mengingat sistem informasi yang ada kurang memenuhi kebutuhan guru kelas dan guru piket.

SISTEM PENGOLAHAN ABSENSI SISWA DI SMA N I

SINDANGBARANG

LAPORAN KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk memenuhi syarat matakuliah kerja praktek Program Strata satu Jurusan Manajemen Informatika

Oleh :

Akbar Nursyiansi I NIM. 10507053

JURUSAN MANAJEMEN INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

DAFTAR ISI

LEMBAR JUDUL

LEMBAR PENGESAHAN

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR ... vii

DAFTAR SIMBOL ... viii

DAFTAR LAMPIRAN ...x

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kuliah Kerja Praktek...1

1.2 Identifikasi dan Rumusan Masalah...2

1.3 Maksud dan Tujuan Kuliah Kerja Praktek ...3

1.3.1 Maksud Kerja Praktek ...3

1.3.2 Tujuan Kerja Praktek ...3

1.4 Batasan Masalah ...3

1.5 Lokasi dan jadwal Kerja Praktek ...4

BAB II LANDASAN TEORI 2.1 Pengertian Sistem ...5

2.1.1 Karakteristik Sistem ...6

2.1.2 Klasifikasi Sistem ...8

2.3 Pengertian Sistem Informasi ...11

2.4 Metode Analisis & Perancangan Terstruktur ...11

2.4.1 Flow Map ...11

2.4.2 Diagram Kontek ...12

2.4.3 Data Flow diagram ...12

2.4.4 ERD (Entity Relation Diagram) ...14

2.4.5 Kamus Data...14

2.5 Pengertian Database ...15

BAB III PROFIL PERUSAHAAN 3.1 Tinjauan Umum Perusahaan ...16

3.2 Struktur Organisasi SMA Negeri 1 Sindangbarang ...17

3.3 Deskripsi Kerja19 BAB IV ANALISIS KERJA PRAKTEK 4.1. Analisis Sistem...21

4.1.1. Analisis Dokomen ...21

4.1.2. Analisis Prosedur yang sedang berjalan...23

4.1.2.1. Flow Map ...24

4.1.2.2. Diagram Kontek ...25

4.1.3. Evaluasi Sistem yang berjalan ...25

4.1.3.1. Perangkat Lunak ...26

4.1.3.3. Evaluasi & Usulan Perbaikan Sistem ...26

4.1.3.4. Evaluasi Perangkat Keras ...27

4.2 Usulan Perancangan Sistem ...27

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ...28

4.2.2 Perancangan Prosedur yang diusulkan ...28

4.2.2.1 Flow Map ...29

4.2.2.2 Kontek Diagram ...30

4.2.2.3 Data Flow Diagram ...30

4.2.2.4 Kamus data ...31

4.2.3 Evaluasi sistem yang di usulkan ...33

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan34

5.2 Saran34

DAFTAR PUSTAKA

[Fat99] Fatansyah.1999. Basis Data. Bandung : Informatika

[Gor92] B, Davis. Gordon 1992. Kerangka Dasar Sistem Informasi. Jakarta : PT Pustaka Binaman Pressindo

[Jog95] Jogianto.1995.Dasar-dasar Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Offset [Mar02] Martina, Inge. 2002. Database Client/Server Menggunakan Delphi.

Jakarta: PT Elex Media Komputindo

[Rin99] Munir, Rinaldi. 1999. Algoritma dan Pemrograman dalam Bahasa Pascal dan C.Bandung: Informatika

[Rog02] Pressman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak.(Terjemahan LN Hananingrum) Yogyakarta: Andi

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Akbar Nursyamsi Iskandar

Jenis Kelamin : Pria

Tempat /Tanggal Lahir : Cianjur, 20 April 1988

Umur : 22

Agama : Islam

Alamat : Jl.Selaturi no.79 Sindangbarang kab.cianjur Alamat Bandung :Jl.Suka negla no.20 Cicadas Bandung

Latar Belakang Pendidikan

1992 - 1994 :TK PERTIWI SINDANGBARANG

1994 - 2000 : SD NEGERI 1 SINDANGBARANG 2000 - 2003 : SMP NEGERI 1 SINDANGBARANG 2003 - 2006 : SMU NEGERI 1 SINDANGBARANG 2007 - Sekarang :UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.

Tujuan dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah untuk memenuhi persyaratan kelulusan mata kuliah Kerja Praktek program studi S1 di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan laporan ini. Oleh karena itu penulis dengan segala kerendahan ha ti siap menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun dari berbagai pihak, sehingga pada kesempatan yang lain penulis dapat membuat laporan-laporan yang lebih baik dari yang dapat penulis hasilkan pada saat ini.

Dalam penyusunan laporan ini, penulis mendapatkan banyak bantuan, bimbingan serta masukan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr.Ir.Eddi Soeryanto Soegoto,M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

2. Bapak Prof.Dr.Ir.Ukun Sastraprawira,M.Sc., selaku Dekan fakultas Teknik & Ilmu Komputer.

3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.

5. Dosen-dosen UNIKOM Bandung, yang telah dengan senang hati memberikan ilmu-ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Drs.Rusyana selaku pembimbing kerja praktek di SMA Negeri 1 Sindangbarang, yang dengan baik hati mengajari penulis, menjelaskan segalanya yang tidak penulis ketahui tentang Sistem kehadiran siswa-nya. 7. Kepala sekolah, guru dan staf tata usaha SMA Negeri 1 Sindangbarang

yang ramah-ramah.

8. Orang tua dan seluruh anggota keluarga penulis yang menjadi kekuatan bagi penulis, dengan ketabahan hatinya telah memberikan dorongan spiritual, mental serta materil kepada penulis.

9. Teman-teman di kelas MI-02 angkatan 2007 yang telah banyak memberikan kritik dan sarannya.

10. Dan semua pihak yang telah banyak membantu, yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis berharap apa yang penulis sajikan dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Bandung, September 2010

4.1.3.3. Evaluasi & Usulan Perbaikan Sistem ...26

4.1.3.4. Evaluasi Perangkat Keras ...27

4.2 Usulan Perancangan Sistem ...27

4.2.1 Tujuan Perancangan Sistem ...28

4.2.2 Perancangan Prosedur yang diusulkan ...28

4.2.2.1 Flow Map ...29

4.2.2.2 Kontek Diagram ...30

4.2.2.3 Data Flow Diagram ...30

4.2.2.4 Kamus data ...31

4.2.3 Evaluasi sistem yang di usulkan ...33

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN 5.1 Kesimpulan34

5.2 Saran34

DAFTAR PUSTAKA

[Fat99] Fatansyah.1999. Basis Data. Bandung : Informatika

[Gor92] B, Davis. Gordon 1992. Kerangka Dasar Sistem Informasi. Jakarta : PT Pustaka Binaman Pressindo

[Jog95] Jogianto.1995.Dasar-dasar Sistem Informasi.Yogyakarta: Andi Offset [Mar02] Martina, Inge. 2002. Database Client/Server Menggunakan Delphi.

Jakarta: PT Elex Media Komputindo

[Rin99] Munir, Rinaldi. 1999. Algoritma dan Pemrograman dalam Bahasa Pascal dan C.Bandung: Informatika

[Rog02] Pressman, Roger. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak.(Terjemahan LN Hananingrum) Yogyakarta: Andi

Daftar Riwayat Hidup

Nama : Akbar Nursyamsi Iskandar Jenis Kelamin : Pria

Tempat /Tanggal Lahir : Cianjur, 20 April 1988 Umur : 22

Agama : Islam

Alamat : Jl.Selaturi no.79 Sindangbarang kab.cianjur Alamat Bandung :Jl.Suka negla no.20 Cicadas Bandung

Latar Belakang Pendidikan

1992 - 1994 :TK PERTIWI SINDANGBARANG

1994 - 2000 : SD NEGERI 1 SINDANGBARANG 2000 - 2003 : SMP NEGERI 1 SINDANGBARANG 2003 - 2006 : SMU NEGERI 1 SINDANGBARANG 2007 - Sekarang :UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

KATA PENGANTAR

Puji syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan Hidayah-Nya sehingga penulis dapat menyelesaikan Laporan Kerja Praktek ini.

Tujuan dari penyusunan laporan kerja praktek ini adalah untuk memenuhi persyaratan kelulusan mata kuliah Kerja Praktek program studi S1 di Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

Penulis menyadari bahwa masih banyak terdapat kekurangan dalam penyusunan laporan ini. Oleh karena itu penulis dengan segala kerendahan ha ti siap menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun dari berbagai pihak, sehingga pada kesempatan yang lain penulis dapat membuat laporan-laporan yang lebih baik dari yang dapat penulis hasilkan pada saat ini.

Dalam penyusunan laporan ini, penulis mendapatkan banyak bantuan, bimbingan serta masukan dari berbagai pihak. Maka pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Bapak Dr.Ir.Eddi Soeryanto Soegoto,M.Sc., selaku Rektor Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) Bandung.

2. Bapak Prof.Dr.Ir.Ukun Sastraprawira,M.Sc., selaku Dekan fakultas Teknik & Ilmu Komputer.

3. Bapak Dadang Munandar, S.E., M.Si, selaku Ketua Jurusan Manajemen Informatika.

5. Dosen-dosen UNIKOM Bandung, yang telah dengan senang hati memberikan ilmu-ilmunya kepada penulis.

6. Bapak Drs.Rusyana selaku pembimbing kerja praktek di SMA Negeri 1 Sindangbarang, yang dengan baik hati mengajari penulis, menjelaskan segalanya yang tidak penulis ketahui tentang Sistem kehadiran siswa-nya. 7. Kepala sekolah, guru dan staf tata usaha SMA Negeri 1 Sindangbarang

yang ramah-ramah.

8. Orang tua dan seluruh anggota keluarga penulis yang menjadi kekuatan bagi penulis, dengan ketabahan hatinya telah memberikan dorongan spiritual, mental serta materil kepada penulis.

9. Teman-teman di kelas MI-02 angkatan 2007 yang telah banyak memberikan kritik dan sarannya.

10. Dan semua pihak yang telah banyak membantu, yang namanya tidak dapat penulis sebutkan satu persatu.

Penulis berharap apa yang penulis sajikan dalam laporan ini dapat bermanfaat bagi kita semua.

Bandung, September 2010