Penyusunan Anggaran Meterial Proyek

1. Spesifikasi material yang digunakan. 2. Kwantitas material yang diperlukan 3. Uji coba harus dilakukan terhadap setiap material yang diperlukan sebelum material diterima. Dengan menggunakan rincian yang tercantum dalam dokumen kontrak, kontraktor harus menentukan pemasok material yang akan digunakan. Material sementara adalah material yang dibutuhkan oleh kontraktor dalam membangun proyek, tetapi tidak akan menjadi bagian dari bangunan setelah digunakan material ini akan disingkirkan. Jenis material ini tidak dicantumkan dalam kontrak, sehingga kontraktor bebas menentukan sendiri material yang dibutuhkan beserta pemasoknya. Dalam kontrak, kontraktor tidak akan mendapat pembayaran eksplisit untuk jenis material ini. Sehingga, pelaksana harus memasukkan biaya material ini kedalam biaya pelaksanaan berbagai pekerjaan yang termasuk dalam kontrak.

D. Penyusunan Anggaran Meterial Proyek

Kegiatan estimasi dalam proyek konstruksi dilakukan dengan tujuan tertentu, tergantung pada siapa yang membuatnya. Pihak owner membuat estimasi dengan tujuan untuk mendapatkan informasi sejelas-jelasnya tentang biaya yang harus disediakan untuk merealisasikan proyeknya. Hasil estimasi ini disebut dengan OE Owner Estimate atau EE Engineer Estimate. Pihak kontraktor membuat estimasi dengan tujuan untuk kegiatan penawaran terhadap proyek konstruksi. Universitas Sumatera Utara Kontraktor akan memenangkan lelang jika penawaran yang diajukan mendekati OEEE. Dalam menentukan harga penawaran, kontraktor harus memasukkan aspek-aspek lain yang sekiranya berpengaruh terhadap biaya proyek nantinya Tahap-tahap yang harus dilakukan untuk menyusun anggaran biaya adalah sebagai berikut: 1. Melakukan pengumpulan data tentang jenis, harga serta kemampuan pasar menyediakan bahanmaterial konstruksi secara kontiniu. 2. Melakukan pengumpulan data tentang upah pekerja yang berlaku didaerah lokasi proyek dan atau upah pada umumnya jika pekerja didatangkan dari luar daerah lokasi proyek. 3. Melakukan perhitungan analisis material dan upah dengan menggunakan analisis yang diyakini baik oleh sipembuat anggaran. 4. Melakukan perhitungan harga satuan pekerjaan dengan memanfaatkan hasil analisa satuan pekerjaan dan daftar kuantitas pekerjaan. 5. Membuat rekapitulasi. Pada perusahaan berskala kecil, dimana permasalahan yang dihadapi belum begitu kompleks, pekerjaan penyusunan anggaran dapat dikerjakan sendiri oleh pemimpin perusahaan. Namun perusahaan yang berskala besar diperlukan suatu bagian khusus yang menangani anggaran yang meliputi pembentukan panitia anggaran. Dalam fungsi pimpinan keuangan biasanya kita menjumpai seorang direktur budget atau seorang direktur perencanaan dan pengendalian yang dibebani dengan tanggung jawab pengawasan staf. Universitas Sumatera Utara Pimpinan perusahaan jelas mempunyai tanggung jawab terakhir atas penyusunan anggaran akan tetapi harus ada pembebanan tanggung jawab yang sejajar pada pimpinan lini dan staf. Pimpinan-pimpinan lini pada dasarnya dibebani dengan tanggung jawab ; 1. Memasukkan input keputusan operasional kedalam sistem perencanaan. 2. Memenuhi dan melaksanakan pengendalian. Pada penyusunan anggaran pimpinan-pimpinan lini diikut sertakan, karena pada dasarnya anggaran adalah sebagai suatu rancangan untuk membantu manajer-manajer pada posisi lini dalam melaksanakan tanggung jawab dasar mereka dan mereka harus memikul tanggung jawab penuh atas rencana tersebut. Sebaikanya pemimpin staf harus dibebani dengan tanggung jawab untuk ; 1 Merancang dan memperbaiki sistem sebagai lawan dari memberikan input keputusan operasional. 2 Mengawasi dan mengkordinasi jalannya sistem. 3 Memberikan bantuan teknis, analisa dan saran kepada manajer lini. 4 Mengembangkan dan membagikan laporan pelaksanaan. Kecendrungan yang timbul belakangan ini menunjukkan, bahwa sebagian besar dari perusahaan yang dikelola dengan baik, memakai secara luas suatu panitia anggaran atau komisi anggaran. Panitia anggaran ini terdiri dari direktur utama dan direktur lainnya termasuk pimpinan keuangan. Universitas Sumatera Utara Dengan terbentukntya panitia anggaran maka akan terbentuk suatu hubungan dan kerjasama antara bagian-bagian dalam perusahaan. Selain itu setiap bagian akan merasa turut serta dalam menetapkan tujuan yang dicapai perusahaan, sehingga dalam pelaksanaannya masing-masing bagian merasa bahwa mereka bertanggung jawab atas pencapaian tujuan yang telah ditetapkan. Adapun tugas utama dari panitia anggaran adalah : 1 Menetapkan pedoman atau kebijaksanaan umum penyusunan angaran tersebut. 2 Menerima dan mempelajari rencana-rencana anggaran dari setiap bagian. 3 Menyerahkan perbaikan anggaran bila ada. 4 Memberikan saran-saran bila ada pertentangan, kurang kordinasi antara tiap- tiap bagian 5 Memberikan penjelasan bila terjadi perubahan anggaran 6 Menyetujui rencana anggaran tiap-tiap bagian 7 Menerima dan mempelajari serta menganalisa laporan pelaksanan anggaran secara berkala 8 Meneyerahkan kebijaksanaan mengenai tindakan perbaikan atas penyimpangan anggaran yang terjadi. Komisi anggaran umunya bukan merupakan organ tetap, melainkan hanya dibutuhkan pada waktu-waktu tertentu saja yakni pada setiap akhir tahun dalam rangka penyusunan anggaran untuk tahun berikutnya. Dan sesungguhnya pekerjaan yang sebenarnya didalam menyusun anggaran biasanya dilakukan masing-masing bagian, rapat komisi anggaran lebih banyak bersifat rapat Universitas Sumatera Utara koordinatif yang berfungsi membentuk keserasian pendapat agar penyusunan anggaran dapat berjalan dengan baik perlu di tetapkan suatu pedoman penyusunan anggaran secara terperinci dan jelas agar setiap bagian dalam pelaksanaan dapat mengikuti pedoman tersebut. Ditinjau dari siapa yang membuat, maka penyusunan anggaran dapat dilakukan dengan cara : 1. Top Down Dalam metode ini, anggaran disusun dan ditetapkan sendiri oleh pemimpin dan anggaran inilah yang harus dilaksanakan bawahan tanpa keterlibatan bawahan dalam penyusunannya, bawahan tidak diminta keikutsertaannya dalam menyusun anggaran. Metode ini ada baiknya jika karyawan tidak mampu menyusun anggaran atau dianggap akan terlalu lama dan tidak tepat jika diserahkan ke bawahan. 2. Bottom Up Anggaran ini disusun berdasarkan hasil keputusan karyawan. Bawahan diserahkan sepenuhnya menyusun anggaran yang akan dicapainya dimasa yang akan datang. Metode ini tepat digunakan jika karyawan sudah memiliki kemampuan dalam menyusun anggaran dan tidak dikhawatirkan akan menimbulkan proses yang lama. 3. Campuran Metode ini adalah gabungan antara top down dan bottom up. Melalui metode ini perusahaan menyusun anggaran dengan memulainya dari atas dan kemudian untuk selanjutnya dilengkapi dan dilakukan oleh karyawan Universitas Sumatera Utara bawahan. Jadi ada pedoman dari atasan atau pimpinan dan dijabarkan oleh bawahan sesuai dengan pengarahan atasan Pemakaian material merupakan bagian terpenting yang mempunyai persentase cukup besar dari total biaya proyek. Dari beberapa penelitian menyatakan bahwa biaya material menyerap 50-70 dari biaya proyek, biaya ini belum termaksud biaya penyimpanan material. Oleh karena itu, penggunaan teknik manajemen yang baik dan tepat untuk membeli, menyimpan, mendistribusikan, dan menghitung material konstruksi menjadi sangat penting. Kegagalan menggunakan dan menjaga sistem manajemen yang sesuai untuk material konstruksi akan berakibat buruk bagi kemajuan dan segi finansial pelaksanaan pekerjaan yang antara lain mencakup ; 1. Tidak tersedianya material pada saat diperlukan. 2. Material yang akan digunakan rusak. 3. Material yang tersedia tidak memenuhi persyaratan sesuia dengan spesifikasi. Untuk menjamin manajemen material yang benar, setiap proses manajemen material harus benar-benar dilaksanakan secara efektif. Kegagalan dalam menjalankan suatu proses atau lebih akan meyebabkan kegagalan menyeluruh dari proyek material dan akan menghasilkan proyek konstruksi yang mahal. Adapun proses yang dimaksud adalah sebagai berikut : 1. Pemilihan material Pemilihan material dalam suatu proyek sangat ditentukan oleh rincian yang tertera dalam gambar kerja dan spesifikasi. Beberapa material permanen Universitas Sumatera Utara dalam proyek tidak memiliki spesifikasi yang tepat, tetapi hanya ditentukan kinerja yang harus diberikannya. 2. Pemilihan pemasok material Pemilihan pemasok material bagi kontraktor berdasarkan harga terendah, namun faktor lain yang harus dipertimbangkana sebelum memutuskan adalah : a. Keandalan pemasok b. Ukuran pemasok c. Layanan purna jual yang ditawarkan pemasok d. Syarat pembayaran yang diminta pemasok e. Kualitas material yang dipasok f. Kemampuan pemasok untuk menyediakan material dalam keadaan tidak terjadwal. 3. Pembelian material. Pembelian material dimulai dari seorang membutuhkan material tertentu untuk melaksanakan kegiatan tertentu yang berhubungan dengan proyek. Kemudian, seseorang yang berwenang menyiapkan sebuah surat permintaan material yang diperlukan dan menyampaikan surat permintaan tersebut kepada petugas pembelian..pendelegasian kepada orang-orang yang diizinkan untuk membuat surat permintaan harus deberikan sesudah penilaian secara berhati- hati dari orang yang terlibat. Persiapan membuat surat permintaan harus memperhatikan waktu yang dibutuhkan antara persiapan surat permintaan dan penyerahan material yang Universitas Sumatera Utara siap pakai. Surat permintaan yang lengkap ditujukan kepada petugas pembelian yang akan memeriksa surat permintaan tersebut. Pengendalian pembelian dicapai oleh petugas pembelian dengan menggunakan sebuah buku pesanan pembelian. Buku pesanan pembelian terdiri dari sejumlah set lembar kertas. Tiap set dari buku tersebut diberi nomor secara berturut sebagai referensi. Tiap set terdiri dari yang asli dan sejumlah gandaannyacopy. Yang asli dan gandaan dari set yang sama mempunyai nomor yang sama. Dalam melaksanakan manajemen material konstruksi yang baik, buku pesanan pembelian disimpan pada tepat yang aman. Hanya petugas pembelian saja yang dapat mengambil buku dengan tujuan supaya lebih mudah untuk melakukan control khususnya pihak yang diberi tanggung jawab penuh. Dan rincian sehubungan dengan pembelian material harus dimasukkan pada buku pesanan pembelian oleh petugas pembelian. 4. Pengiriman material Tugas bagian pengiriman adalah memeriksa pemasok material untuk menjamin pemasok mampu memasok material yang dibutuhkan dan penyerahan material dapat dilakukan pada tempat dan waktu yang benar. Tugas bagian pengiriman sangat penting, sehingga kontraktor membutuhkan satu bagian pengiriman untuk menjamin bahwa material yang benar diserahkan pada waktu dan tempat yang sesuai. Karena kegagalan dalam hal tersebut menyebabkan keterlambatan pekerjaan yang pada akhirnya menyebabkan pembangunan yang tidak efesien dan tidak ekonomis. Dalam Universitas Sumatera Utara hal ini bagian pengiriman bertindak seperti sejenis perundingan atau agen untuk kontraktor dan pemasok secara bersama - sama. 5. Penerimaan material Sebelum material dibongkar petugas gudang harus memeriksa bahwa material-material yang diserahkan benar-benar dipesan yang merupakan bagian dari proyek. Hal yang perlu diperiksa oleh petugas gudang adalah : a. Metrial yang diserahkan telah diuji coba dan disetujui sesuai dengan spesifikasi. b. Kuantitas material harus sama dan sesuai dalam penyerahan dan permintaan. c. Kualitas material merk harus sama dalam catatan penyerahan. d. Material yang diserahkan dalam urutan yang baik. 6. Penyimpanan material Petugas gudang bertanggung jawab menjaga penyimpanan semua material antara waktu diserahkan kepada pihak proyek sampai dengan material dikeluarkan dari gudang untuk digunakan dalam proyek. Pemeriksaan secara periodik terhadap material yang disimpan harus diadakan untuk memperkuat catatan petugas gudang dan tindakan yang tepat dilakukan bila jumlah material yang disimpan tidak sesuai dengan catatan. 7. Pengeluaran material Petugas harus menjamin bahwa barang yang dikeluarkan dari gudang digunakan untuk kepentingan pelaksanaan proyek dan sesuai dengan daftar rincian dalam berita acara. Berita acara pengeluaran dari gudang harus Universitas Sumatera Utara diperiksa oleh yang bertanggung jawab untuk menjamin material yang diambil dari gudang dibutuhkan dan benar-benar digunakan dalam proyek. Dan informasi yang terdapat dalam berita acara adalah benar yaitu diperlukan untuk proyek. Material permanen dan sementara yang dikeluarkan dari gudang akan dipakai, selanjutnya petugas gudang tidak mempunyai kepentingan lagi. Material sementara akan dikembalikan kembali ke gudang jika sudah digunakan kembali. Contohnya seperti cetakan dan pompa. Tanggung jawab atas keamanan material konstruksi yang harus dikembali harus tetap atas nama orang yang bertanggung jawab atas dikeluarkannya barang tersebut. Petugas gudang juga harus menjamin bahwa semua barang yang dipulangkan telah dibersihkan dan dapat beroperasi penuh. Bila dibutuhkan perbaikan petugas gudang harus memperbaiki secepatnya, sehingga material tersebut tersedia bila dibutuhkan.

E. Anggaran Biaya Material Sebagai Alat Pengawasan Biaya Material.