PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA

(1)

commit to user

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA

TUGAS AKHIR

Diajukan Untuk Memenuhi Sebagian Persyaratan Dalam Memperoleh Sebutan Vokasi Ahli Madya ( A. Md ) Dalam Bidang

Manajemen Admninistrasi

OLEH

NANANG DWI HARYANTO D1507110

DIPLOMA III PROGRAM STUDI MANAJEMEN ADMINISTRASI FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK

UNIVERSITAS SEBELAS MARET SURAKARTA

(2)

commit to user

PERSETUJUAN

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh:

NANANG DWI HARYANTO D1507110

Disetujui untuk Dipertahankan Di Hadapan Tim Penguji Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi

Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pembimbing

Drs. Muchtar Hadi, M.Si 195303201985031002

(3)

commit to user

iii

PENGESAHAN

PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA

Disusun Oleh:

NANANG DWI HARYANTO D1507110

Telah Diuji dan Disahkan Oleh Tim Penguji

Pada Program Studi Diploma III Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik

Universitas Sebelas Maret Surakarta

Pada Hari : Tanggal :

Tim Penguji

1. Penguji 1 Asal Wahyuni Erlin M, S.Sos, MPA ( ) NIP. 197406012008012016

2. Penguji 2 Drs. Muchtar Hadi, M.Si ( ) NIP. 195303201985031002

Mengetahui,

Dekan, Ketua Program,

Drs. H. Supriyadi, SN, SU. Drs. H. Sakur, MS. NIP. 195301281981031011 NIP. 194902051980121001

(4)

commit to user

PERNYATAAN

Nama : Nanang Dwi Haryanto NIM : D1507110

Menyatakan dengan sesungguhnya bahwa tugas akhir berjudul “Prosedur Pengelolaan Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta” adalah betul-betul karya sendiri. Hal-hal yang bukan karya saya dalam tugas akhir tersebut diberi tanda citasi dan ditunjukkan dalam daftar pustaka.

Apabila dikemudian hari terbukti pernyataan saya tidak benar, maka saya bersedia menerima sanksi akademik berupa pencabutan tugas akhir dan gelar yang saya peroleh dari tugas akhir tersebut.

Surakarta, Januari 2010 Yang membuat pernyataan,

(5)

commit to user

MOTTO

ü

Kegagalan bukanlah akhir dari segalanya

ü

“Hai hamba-hamba-Ku yang melampaui batas terhadap diri

mereka sendiri, janganlah kamu berputus asa dari rahmat Allah.

Sesungguhnya Allah mengampuni dosa-dosa semuanya.

Sesungguhnya Dialah Yang Maha Pengampun lagi Maha

Penyayang”

(QS. Az-Zumar ayat 53)

ü

Sahabat menaruh kasih setiap waktu dan menjadi saudara

(6)

commit to user

PERSEMBAHAN

Penulisan Tugas Akhir ini Penulis

Persembahkan kepada :

v

Bapak dan Ibu, atas doa dan kasih

sayangnya

v

Kakak dan Adikku (Retno dan

Nurul) tersayang

v

Puri Rahayu, atas do’a dan

dukunganmu

v

Seluruh teman-teman dan

sahabat-sahabatku

yang

selalu

(7)

commit to user

vii

KATA PENGANTAR

Segala puji bagi Allah SWT, yang telah memberikan rahmat dan karuniaNya sehingga penulis dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini dengan judul “Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta” yang disusun untuk memenuhi sebagian syarat dalam memperoleh sebutan Profesional Ahli Madya Manajemen Administrasi di Universitas Sebelas Maret Surakarta.

Pada kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih kepada :

1. Drs. Supriyadi SN, SU selaku Dekan Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

2. Drs. Sakur, MS. selaku Ketua Program Manajemen Administrasi Diploma III Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik yang telah membantu dalam penulisan Tugas Akhir.

3. Bapak Drs. Muchtar Hadi selaku Pembimbing Tugas Akhir yang selama ini telah banyak memberikan sarana dan meluangkan waktunya, membimbing penulisan Tugas Akhir.

4. Drs. Ali MSi. Selaku Pembimbing Akademis yang selama ini telah membimbing penulis.

5. Bapak Budho Laksono, selaku Sekretaris Umum Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang telah memberikan ijin kepada penulis untuk melakukan kerja praktek (magang).

6. Seluruh Staff dan Karyawan Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang telah memberikan bimbingan dalam penulisan Tugas Akhir ini.

7. Semua pihak yang telah memberikan bantuan dan sarana selama pembuatan Tugas Akhir ini, yang tidak dapat disebutkan satu persatu oleh penulis.

Demi kesempurnaan Tugas akhir ini, penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak. Semoga Tugas Akhir ini bermanfaat.

(8)

commit to user

viii

DAFTAR ISI

Halaman Judul ………...……… i

Persetujuan ……….………..……....………… ii

Pengesahan ………..……….…. iii

Pernyataan ……… iv

Motto ………..……….….. v

Persembahan ………..……….….. vi

Kata pengantar ………..……….………..……….…... vii

Daftar Isi ………..…….…… viii

Daftar Gambar ..………..…….……. x

Daftar Tabel ... xi

ABSTRAK ……….…….………… xii

ABSTRACT ... xiii

BAB I PENDAHULUAN A. Latar Belakang Masalah ………..……….………… 1

B. Perumusan Masalah ………..……….………... 3

C. Tujuan Pengamatan ……….………….……… 3

BAB II TINJAUAN PUSTAKA A. Administrasi Perkantoran .……….…….………. 5

B. Kearsipan ... .……….……... 6

C. Surat Menyurat ...……….……… 7

1. Penggolongan Surat ... 7

2. Prosedur Pengelolaan Surat ... 8

D. Metode Penelitian ……….……….. 14

1. Lokasi Penelitian ... 14

2. Jenis Penelitian ... 14

3. Teknik Pengumpulan Data ... 14

4. Sumber Data ... 15

(9)

commit to user

ix BAB III DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan ……….... 16

B. Sejarah Berdirinya ……….. 16

C. Visi Dan Misi Perusahaan ……….……. 22

D. Tugas Pokok dan Fungsi ………..…… 23

E. Struktur Organisasi ... 23

BAB IV PEMBAHASAN ……….….... 32

A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk ………...….. 32

B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar ………..….….. 39

BAB V KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ……… 45

B. Saran ……….. 46

(10)

commit to user

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Arus Prosedur Surat Masuk……….… 11

Gambar 2.2 Arus Prosedur Surat Keluar……….… 13

Gambar 3.1 Bagan Struktur Organisasi………..…. 25

Gambar 4.1 Lembar Disposisi……….… 35

Gambar 4.2 Arus prosedur surat masuk pada dinas Koperasi dan UMKM… 38 Gambar 4.3 arus prosedur surat Keluar pada dinas Koperasi dan UMKM…. 41 Gambar 4.4 Surat Keluar dinas Koperasi dan UMKM ………... 42

(11)

commit to user

DAFTAR TABEL

(12)

commit to user

xii

ABSTRAK

NANANG DWI HARYANTO. D1507110. PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT MASUK DAN SURAT KELUAR PADA DINAS KOPERASI DAN UMKM KOTA SURAKARTA. Manajemen Administrasi, Program Diploma III, Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta, Tahun 2011.

Penyusunan Akhir ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta. Surat merupakan hal yang sangat penting karena merupakan sumber informasi yang dapat dipercaya, valid dan otentik. Jenis pengamatan yang digunakan adalah pengamatan diskriptif. Teknik pengumpulan data dilakukan dengan wawancara, observasi dan studi dokumentasi. Teknik analisa data dilakukan dengan teknik analisis deskriptif. Berdasarkan hasil pengamatan dapat diketahui bahwa prosedur pengelolaan surat masuk meliputi: 1). Penyortiran, 2) Pencatatan (untuk surat biasa) atau penyerahan langsung kepada pimpinan (unutk surat yang bersifat rahasia, 3). Penyerahan surat beserta lembar disposisi oleh pimpinan, 4). Pendistribusian surat kepada pegawai terkait, disertai instruksi pada lembar disposisi oleh pimpinan, dan 5) pengarsipan. Prosedur pengelolaan surat keluar meliputi: 1). Pengonsepan surat oleh bidang terkait, 2). Persetujuan oleh agendaris, 3) Pengetikan oleh petugas, 4) Penandatanganan oleh pimpinan, 5). Penomoran dan validitasi oleh agendaris, 6). Distribusi surat oleh caraka (petugas pengirim surat), dan 7) Pengarsipan.

(13)

commit to user

xiii

ABSTRACT

NANANG DWI HARYANTO. D1507110. THE PROCEDURE OF ENTERING AND EXITING LETTERS MANAGEMENT IN COOPERATIVE AND UMKM OFFICE OF SURAKARTA CITY. Administration Management, Diploma III Program, Social and Political Sciences Faculty of Surakarta Sebelas Maret University, 2011.

This final project writing aims to find out the procedure of entering- and – exiting-letters management in Cooperative and UMKM Office of Surakarta City. Letter is a very important thing because it is a reliable, valid, and authentic source of information. The type of observation used was descriptive observation. Technique of collecting data used was interview, observation and documentation study. Technique of analyzing data used was a descriptive analysis one. Considering the result of observation, it can be found that the procedure of entering-letter management includes: 1) sorting, 2) recording (for regular letter) or delivering it to the chief (for secret letter), 3) delivering the letter and disposition page by the chief, 4) distributing letter to the related officers, accompanied with the instruction in disposition page by the chief, and 5) archiving. The procedure of exiting-letter management includes: 1) letter drafting by the related division, 2) approval by the agenda officer, 3) typing by the officer, 4) signing by the chief, 5) numbering and validating by the agenda officer, 6) letter distribution by caraka (letter delivering officer), and 7) archiving.

(14)

commit to user

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Kesulitan manusia dalam menyelesaikan masalah pada intinya bersumber pada dua sebab yaitu karena mereka tidak tahu cara memecahkan masalah atau karena kekurangan fakta yang mendukung berhubungan dengan masalah tersebut (Hadi, 2000 : 1). Perkembangan teknologi dewasa ini tidak terlepas dari upaya manusia untuk memenuhi kebutuhannya. Kebutuhan manusia yang senantiasa bertambah dan kelangkaan sumber daya pemuas kebutuhan telah mendorong manusia untuk dapat menciptakan suatu cara yang efektif dan efisien dalam memanfaatkan sumberdaya yang ada.

Perkembangan kehidupan manusia yang terjadi dewasa ini tidak terlepas dari perkembangan teknologi informasi yang ada. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka perpindahan informasi dari satu tempat ke tempat lain tidak lagi membutuhkan waktu yang lama. Perpindahan informasi dapat terjadi apabila terdapat interaksi antara dua pihak atau lebih. Interaksi ini diwujudkan dengan aktifitas komunikasi yang dapat terjadi baik secara lisan maupun secara tertulis. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi maka interaksi lisan maupun tertulis ini dapat terjadi tanpa harus bertemunya dua pihak atau lebih secara langsung (tatap muka) untuk melaksanakan aktifitas komunikasi tersebut.

Perkembangan teknologi komunikasi selain dapat dimanfaatkan untuk mendukung aktifitas individual juga dapat dimanfaatkan untuk mendukung efektifitas dan efisiensi kegiatan organisasi. Dalam organisasi swasta maupun instansi pemerintah, aktifitas komunikasi memegang peranan yang sangat

(15)

commit to user

penting. Komunikasi internal maupun komunikasi eksternal dalam organisasi berfungsi untuk mendukung tercapainya tujuan organisasi. Dengan adanya komunikasi diharapkan terjadi interaksi dua arah yang berimbas pada terjadinya perpindahan informasi. Perpindahan informasi yang baik terjadi apabila tidak terdapat kesalah pahaman antara informan dengan pihak yang menerima informasi terhadap informasi yang dimaksud. Oleh karena itulah dibutuhkan metode dan alat komunikasi yang tepat guna mencukung tercapainya komunikasi organisasi yang baik.

Seiring dengan berkembangnya zaman, teknologi komunikasi berkembang begitu pesat dengan banyak bermunculannya berbagai alat telekomunikasi atau perhubungan yang canggih, seperti; telepon, seluler, televisi, radio, telegram, faksimile dan lain sebagainya, namun masih ada komunikasi tertulis yang tidak dapat dilupakan keberadaannya, bahkan masih tetap kokoh terpakai seolah tak bisa tergantikan oleh berbagai peralatan komunikasi yang canggih itu, komunikasi tertulis tersebut adalah surat. Surat masih digunakan sampai sekarang karena surat memiliki kelebihan dibandingkan dengan sarana komunikasi lainya kelebihan tersebut karena surat lebih praktis, efektif dan ekonomis. Surat selain berfungsi sebagai alat komunikasi juga berfungsi sebagai pengingat, bahan bukti hitam diatas putih yang memiliki kekuatan hukum, sumber data, alat pengikat, jaminan, wakil, alat promosi.

Dalam suatu lembaga baik swasta maupun pemerintah dalam melakukan kegiatannya tidak terlepas dari kegiatan surat-menyurat atau korespondensi, maka dari itu pada suatu perusahaan atau instansi kegiatan surat menyurat harus mendapatkan perhatian yang sungguh, karena isi dari surat pada perusahaan atau instansi akan menjadi sarana pencapaian tujuan dari perusahaan / instansi yang bersangkutan, maka dari itu perlu adanya pengelolaan surat. Dalam suatu organisasi / perusahaan prosedur pengelolaan surat dibedakan menjadi dua yaitu surat masuk dan surat keluar.

(16)

commit to user

Seperti halnya di kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, Dinas Koperasi dan UMKM merupakan instansi Pemerintah yang menpunyai peranan penting dalam bidang memajukan Koperasi dan UMKM ( Usaha Mikro Kecil dan Menengah ) di Kota Surakarta, surat merupakan sarana informasi, sumber data dan komunikasi yang penting didalam pencapaiaan tujuan yang diinginkan. Prosedur pengelolaan surat pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, dilakukan berdasarkan petunjuk teknis pengelolaan surat masuk dan surat keluar dan tata naskah Seperti halnya di kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, Di dalam pengelolaan suratnya asas yang digunakan adalah didasarkan pada asas sentralisasi untuk masuk dan untuk surat keluar menggunakan asas desentralisasi

Dari uraian konsep diatas dapat diketahui mengenai pentingnya peranan prosedur pengelolaan surat masuk dan keluar dalam suatu organisasi atau suatu perusahaan / instansi, maka peneliti tertarik untuk mengkaji “ Prosedur

Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta “.

B. Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian yang telah dikemukakan pada latarbelakang masalah, maka masalah dalam penelitian ini dapat dikemukakan sebagai berikut : “Bagaimanakah Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan penelitian ini adalah sebagai berikut :

a. Untuk mengetahui Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar Pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

(17)

commit to user

b. Hasil penelitian ini diharapkan bisa menjadi masukan dan bahan pertimbangan bagi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dalam melaksanakan Prosedur Pengelolaan Surat Masuk dan Surat Keluar di Instansi tersebut.

c. Untuk memperoleh data yang dipergunakan penulis untuk menyusun penulisan tugas akhir sebagai salah satu syarat meraih Sebutan Profesional Ahli Madya Program Studi Manajemen Administrasi Fakultas Ilmu Sosial dan Ilmu Politik Universitas Sebelas Maret Surakarta.

(18)

commit to user

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

A. Administrasi Perkantoran

Administrasi dalam arti sempit disebut juga dengan tata usaha yakni pekerjaan tulis menulis. Dalam arti luas administrasi adalah kegiatan untuk menjamin berputarnya roda organisasi agar tujuannya tercapai. Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama kelompok orang untuk mencapai tujuan tertentu.( Kamus Bahasa Indonesia ).

Kantor disebut juga tempat kerja atau tempat dilaksanakannya kegiatan administrasi dalam sebuah perusahaan. Menurut The Liang Gie : 1976 Kantor adalah tempat dalam suatu badan usaha dimana dilaksanakan pekerjaan administratif yang dapat dilakukan dengan tangan atau dengan mesin.

Dari pegertian diatas dapat diambil kesimpulan bahwa administrasi perkantoran adalah tempat dilaksanakannya serangkaian aktivitas - aktivitas ketatausahaan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuan tertentu dengan menggunakan tangan atau mesin.

Fungsi Administrasi perkantoran menurut Badri Munir Sukoco : 2007 adalah satu fungsi rutin yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran minimal yang mencakup kearsipan, pengadaan dan lain-lain. Biasanya dilaksanakan oleh staff administrasi yang bertanggung-jawab atas kegiatan administrasi. Fungsi kedua adalah fungsi teknisyaitu fungsi yang membutuhkan pendapat, keputusan dan keterampilan perkantoran yang memadai, seperti famelieritas dengan beberapa software. Ketiga fungsi analisis yaitu fungsi administrasi perkantoran yang membutuhkan pemikiran kritis dan kreatif desertai kemampuan untuk mengambil keputusan, seperti

(19)

commit to user

membuat dan menganalisis laporan maupun membuat keputusan pembelian. Empat fungsi interpersonal yaitu fungsi yang membutuhkan penilaian dan analisis sebagai dasar pengambilan keputusan serta keterampilan yang berhubungan dengan orang lain, seperti mengordinasi tim proyek. Yang terakhitr adalah fungsi manajerial yaitu fungsi yang membut uhkan perencanaan, pengorganisasian, pengukuran dan pemotivasian, seperti pembuatan anggaran, staffing dan mengevaluasi karyawan.

B. Kearsipan

Arsip adalah suatu kumpulan warkat yang disimpan secara sistematis kerena mempunyai suatu kegunaan agar setiap kali diperlukan dapat secara cepat ditemukan (Liang Gie : 1976). Pengertian kearsipan menurut Wursanto (1998) adalah kegiatan menaruh warkat – warkat dalam tempat penyimpanan secara tertip menurut system, susunan dan tatacara yang telah ditentukan, sehingga pertumbuhan warka – warkat dapat dikendalikan dan setiap kali diperlukan dapat secara tepat ditemukan.

Fungsi arsip adalah menjadi data atau informasi yang dibutuhkan setiap orang ataupun sekelompok pegawai atau pejabat untuk keperluan pelaksanaan tugas, fungsi dan pekerjaan didalam organisasi dan kebutuhan individual. Fungsi arsip dibedakan menjadi dua golongan uatu arsip dinamis dan arsip statis.

Arsip dinamis berfungsi sebagai salah satu sumber data atau informasi yang dipergunakan secara langsung dalam perencanaan, penyelenggaraan kehidupanorganisasi dan kebagsaan pada umumnya atau dipergunakan secara langsung dalam penyelenggaraan administrasi organisasi swasta dan admnistrasi Negara. Arsip statis berfungsi sebagai salah saatu sumber data atau informasi yang tidak dipergunakan secara langsung untuk perencanaan, penyelenggaraan organisasi atau kehidupan kebangsaan pada umumnya, tetapi

(20)

commit to user

pada saat-saat tertentu, secara incidental dibutuhkan untuk suatu kepentingan administrasi, riset, study dan keperluan lain. (Yohannes Soraja : 2006)

C. Surat menyurat

Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis (Silmi, 2002 : 1).

Menurut Wursanto (1991:12) menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan- keterangan (keputusan, pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya), secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.

Surat menurut (Barthos,2000:22) adalah alat bagi kita untuk menyampaikan berita, menyampaikan sesuatu perasan, memanjakan sesuatu hal atau meminta sesuatu barang kepada orang lain. Surat juga disebut warkat. Menurut The Liang Gie, warkat adalah setiap catatan tertulis / bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.

Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa surat menyurat adalah kegiatan menyampaikan informasi, berita, atau

warta dengan mempergunakan alat atau sarana komunikasi secara tertulis yaitu

mempergunakan selembar kertas yang ditujukan kepada instansi maupun orang

lain.

1. Penggolongan Surat

Berbagai macam surat atau dokumen yang dapat diklasifikasikan dan dibedakan untuk mengenal, mengidentifikasi dan mengelola macam-macam surat masuk dan surat keluar menurut Hadi Sumarto Rumsari (2000:80) dapat ditijau dari beberapa golongan, yaitu:

(21)

commit to user

a. Ditinjau dari segi isinya surat ada 3 yaitu : Surat bisnis, Surat dinas, Dokumen - dokumen

Surat bisnis yaitu surat yang biasanya dibuat oleh perusahaan-perusahaan yang bergerak dalam bidang bisnis dan niaga. Surat dinas yaitu surat yang dibuat oleh lembaga social, instansi pemerintah maupun swasta. Terakhir adalah dokumen-dokumen.

b. Ditinjau dari segi kepentingannya:

Surat biasa yaitu mengandung informasi yang bersifat umum dan hanya diperlukan dalam waktu yang relative pendek. Surat penting yaitu surat yang mengandung informasi yang penting, mempunyai sejarah, hukum, administrasi, politis dan diperlukan dalam waktu yang relative panjang. Biasanya surat penting menyangkut kebijaksanaan organisasi yang menyangkut pelayanan kepegawaian, keuangan dan perbekalan kantor. Surat rahasia yaitu surat yang harus disampaikan kepada orang yang dituju pada alamat tujuan dan tidak boleh diketahui oleh orang lain yang bersangkutan. Biasanya surat ditutup dalam amplop rangkap 2 dan bertuliskan rahasia

c. Ditinjau dari segi fungsinya

Sebagai wakil dari pengirim, sebagai bahan pembuktian, sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, sebagai alat pengukur kegiatan organisasi dan sebagai sarana memperpendek jarak

2. Prosedur Pengelolaan Surat

Prosedur pengelolaannya menurut Barthos (1989 : 37-39) surat ada 2 macam yaitu antara lain :

1. Surat masuk

Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan,

(22)

commit to user

baik yang diterima melalui pos (kantor pos) maupun yang diterima dari kurir (pengirim surat) dengan mempergunakan buku pengiriman (ekspedisi). (Wursanto, 1991 : 108). Pengelolaan surat dalam suatu instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.

Menurut Wursanto (1991 : 110-128) pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :

a. Penerimaan surat

Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu.

b. Penyortiran surat

Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat- surat yang diterima dari kantor / instansi lain kedalam kelompok atau golongan-golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan dalam tiga macam :

1) Surat pribadi 2) Surat dinas

3) Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus dikembalikan karena salah alamat.

c. Pembukaan surat

Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain:

1) Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop (alamat amplop) benar-benar sama/ cocok dengan alamat yang ditulis pada

(23)

commit to user

surat (alamat dalam atau alamat surat).

2) Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita (khususnya di instansi-instansi pemerintah) dianggap sah apabila sudah dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. 3) Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat

diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.

4) Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus membaca isi surat secara keseluruhan.

5) Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran

d. Pencatatan surat

Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat- surat tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat dalam kartu kendali (control card), sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.

e. Pengarahan surat

Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:

1) Pengarahan surat masuk penting

2) Pengarahan surat masuk biasa (rutin) 3) Pengarahan surat masuk rahasia.

Beradasarkan pada langkah-langkah yang telah diuraikan diatas, maka dapat dibuat gambar sebagai berikut:

(24)

commit to user

11 Surat masuk

Agendaris

Arsip

Sekretaris/Kepala Tata Usaha Sekretaris/Kepala Tata Usaha

Pimpinan/Kepala bagian

Gambar 2.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

(Sumber : Sri Slameto HB : 2002)

2. Surat Keluar

Menurut Widjaja (1990 : 37 ) surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh organisasi atau instansi yang ditujukan kepada organisasi atau perseorangan diluar organisaasi tersebut. Sedangkan pengertian surat keluar menurut Wursanto (1991 : 144) adalah surat yang sudah lengkap (bertanggal, bernomor, berstempel, dan telah ditandatangani oleh pejabat yang berwenang) yang dibuat oleh suatu instansi, kantor

(25)

commit to user

atau lembaga untuk ditujukan/ dikirim kepada instansi, kantor atau lembaga lain.

Menurut Widjaja (1990 : 37 ), didalam pembuatan surat keluar ada beberapa langkah-langkah penting yang harus dilakukan yaitu :

a. Pembuatan Konsep Surat

Konsep surat hendaknya dibuat dan disusun secara rapi sehingga memudahkan juru ketik untuk mengetiknya.

b. Persetujuan Konsep

Sebelum konsep surat siap untuk diketik, terlebih dahulu diperiksa apakah sudah memenuhi persyaratan atau belum dan sebagai tanda persetujuan terhadap konsep surat tersebut maka pejabat yang berkepentingan membubuhi tanda tangan

c. Pengetikan Surat

Setelah konsep disetujui maka selanjutnya konsep surat diketik, sebelum surat di tanda tangani oleh pejabat yang berwenang maka surat diperiksa terlebih dahulu apakah surat sudah sesuai dengan konsep surat.

d. Pemberian Nomor

Pemberian nomor surat dilakukan oleh petugas pencatat surat sesuai dengan urutan pada buku agenda surat keluar.

e. Penyusunan Surat

Kegiatan penyusunan surat meliputi ; pemisahan surat apabila ada tembusannya, lembar yang digunakan sebagai arsip dikelompokkan, apabila terdapat lampiran maka diadakan pemeriksaan.

f. Pengiriman Surat

Pengiriman surat keluar dapat dilakukan dengan dua cara yaitu : 1) Dikirim secara langsung

(26)

commit to user

Pimpinan/Kepala Bagian

Pimpinan/Kepala Bagian Sekretaris/Kepala Tata Usaha

Sekretaris Umum

Surat Keluar Agenda

Sekretaris Umum

Pengetik

Sekretaris/Kepala Tata Usaha

Beradasarkan pada langkah-langkah yang telah diuraikan diatas, maka dapat dibuat gambar sebagai berikut.

Gambar 2.2 Bagan Prosedur Surat Keluar

(27)

commit to user

3. Metode Penelitian

1. Lokasi Penelitian

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Tugas Akhir Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890.

2. Jenis Penelitian

Jenis pengamatan yang penulis gunakan adalah pengamatan deskriptif, yaitu pengamatan yang berusaha menggambarkan keadaan atau fenomena sosial tertentu. Dalam hal ini penulis mendeskriptifkan bagaimana Prosedur Pengelolaan Surat masuk dan Surat Keluar pada Kantor Dinas Koperasi dan UMKM.

3. Teknik Pengumpulan Data

Menurut Marzuki adalah sebagai berikut : a. Observasi

Yaitu merupakan metode pengamatan dan pencatatan secara sistematis terhadap gejala atau fenomena yang diselidiki. Metode ini dilakukan penulis secara langsung sehingga penulis dapat mengamati gejala dari masalah yang diamati

b. Wawancara

Yaitu merupakan cara pengumpulan data dengan Tanya jawab sepihak yang dikerjakan dengan sistematis dan berlandaskan pada tujuan penelitian.

c. Dokumentasi

Yaitu teknik pengumpulan data yang dilakukan dengan mengambil catatan-catatan dan arsip-arsip yang diperlukan dan yang berhubungan dengan obyek penelitian.

(28)

commit to user

4. Sumber Data

Dalam penelitian ini data diperoleh dari berbagai sumber, yaitu : a. Data primer

Data primer adalah data yang dikumpulkan secara langsung dari responden oleh peneliti. Data primer yang didapat peneliti merupakan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM bagian secretariat.

b. Data sekunder

Data sekunder adalah data yang deperoleh peneliti bukan secara langsung dari responden/sumber data. Data sekunder didapat dari arsip-arsip di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM bagian secretariat. 5. Teknik Analisis Data

Analisa data merupakan proses pengorganisasian dan mengurutkan data kedalam pola, katagori dan satuan uraian dasar sehingga dapat ditemukan data (Meleong, 1990 : 103). Teknik analisis data yang digunakan dalam penelitian ini adalah analisis deskriptif, dimana seorang peneliti terlebih dahulu mempunyai satu cara berfikir, cara pengusapan dengan referensi atay titik tolak tertentu. (Winarno Surakhmad, 1994 : 141). Dalam analisis ini dilakukan klasifikasi untuk dapat melihat kedudukan setiap fenomena dalam satu struktur yang besar, dengan tujuan menyusun kembali data dalam satu organisasi yang memungkinkan diadakannya interprestasidan kesimpulan.

(29)

commit to user

BAB III

DESKRIPSI LOKASI

A. Lokasi Pengamatan

Dalam melakukan pengamatan guna menyelesaikan Laporan Kuliah Kerja Manajemen Administrasi, penulis mengambil lokasi di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang beralamat di Jl. Yosodipuro No. 162 Surakarta Telp. (0271) 714890. Kantor Dinas Koperasi UMKM Daerah Kota Surakarta dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor : 6 Tahun 2008, tentang Organisasi dan Tata Kerja Perangkat Daerah Kota Surakarta, khususnya BAB VI Bagian Kesepuluh dan Peraturan WalikotaSurakarta Nomor 20 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas,Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Koperasi Dan Usaha Kecil Mikro Menengah maka guna kelancaran penyelenggaraan tugas perlu ditindaklanjuti dengan Pedoman Uraian Tugas

B. Sejarah Berdirinya Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

Koperasi adalah institusi (lembaga) yang tumbuh atas dasar solidaritas tradisional dan kerjasama antar individu, yang pernah berkembang sejak awal sejarah manusia sampai pada awal Revolusi Industrial di Eropa pada akhir abad 18 dan selama abad 19, sering disebut sebagai Koperasi Historis atau Koperasi Pra-Industri. Koperasi Modern didirikan pada akhir abad 18, terutama sebagai jawaban atas masalah-masalah sosial yang timbul selama tahap awal Revolusi Industri.

Di Indonesia, ide-ide perkoperasian diperkenalkan pertama kali oleh Patih di Purwokerto, Jawa Tengah, R. Aria Wiraatmadja yang pada tahun 1896 mendirikan sebuah Bank untuk Pegawai Negeri. Cita-cita semangat tersebut selanjutnya diteruskan oleh De Wolffvan Westerrode.

(30)

commit to user

Pada tahun 1908, Budi Utomo yang didirikan oleh Dr. Sutomo memberikan peranan bagi gerakan koperasi untuk memperbaiki kehidupan rakyat. Pada tahun 1915 dibuat peraturan Verordening op de Cooperatieve Vereeniging, dan pada tahun 1927 Regeling Inlandschhe Cooperatieve.

Pada tahun 1927 dibentuk Serikat Dagang Islam, yang bertujuan untuk memperjuangkan kedudukan ekonomi pengusah-pengusaha pribumi. Kemudian pada tahun 1929, berdiri Partai Nasional Indonesia yang memperjuangkan penyebarluasan semangat koperasi. Hingga saat ini kepedulian pemerintah terhadap keberadaan koperasi nampak jelas dengan membentuk lembaga yang secara khusus menangani pembinaan dan pengembangan koperasi.

Kronologis lembaga yang menangani pembinaan koperasi pada saat itu adalah sebagai berikut:

1. Tahun 1947 – 1948

Jawatan Koperasi dibawah pimpinan R. Suria Atmadja, pada masa ini ada suatu peristiwa yang cukup penting yaitu tanggal 12 Juli 1947, Gerakan Koperasi mengadakan Kongres di Tasikmalaya dan hasil Kongres menetapkan bahwa tanggal 12 Juli dinyatakan sebagai Hari Koperasi.

2. Tahun 1949

Pusat Jawatan Koperasi RIS berada di Yogyakarta, tugasnya adalah mengadakan kontak dengan jawatan koperasi di beberapa daerah lainnya. Tugas pokok yang dihasilkan telah melebur Bank dan Lumbung Desa dialihkan kepada Koperasi. Pada tahun yang sama yang diundangkan dengan Regeling Cooperatieve 1949 Ordinasi 7 Juli 1949 (SBT. No. 179).

3. Tahun 1960

Perkoperasian dikelola oleh Menteri Transmigrasi Koperasi dan Pembangunan Masyarakat Desa (TRANSKOPEMADA), dibawah pimpinan seorang Menteri yang dijabat oleh Achmadi.

(31)

commit to user

4. Tahun 1964

Departemen Koperasi diubah menjadi Departemen Transmigrasi dan Koperasi dibawah pimpinan Menteri ACHMADI kemudian diganti oleh Drs. Achadi, dan Direktur Koperasi dibawah pimpinan seorang Direktur Jenderal yang bernama Chodewi Amin

PERIODE TAHUN 1966 – 2004 5. Tahun 1966

Dalam tahun 1966 Departemen Koperasi kembali berdiri sendiri, dan dipimpin oleh Pang Suparto. Pada tahun yang sama, Departemen Koperasi dirubah menjadi Kementerian Perdagangan dan Koperasi dibawah pimpinan Prof. Dr. Sumitro Djojohadikusumo, sedangkan Direktur Jenderal Koperasi dijabat oleh Ir. Ibnoe Soedjono (dari tahun 1960 s/d 1966).

6. Tahun 1967

Pada tahun 1967 diberlakukan Undang-undang Nomor 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian tanggal 18 Desember 1967. Koperasi masuk dalam jajaran Departemen Dalam Negeri dengan status Direktorat Jenderal. Mendagri dijabat oleh Basuki Rachmad, dan menjabat sebagai Dirjen Koperasi adalah Ir. Ibnoe Soedjono.

7. Tahun 1968

Kedudukan Direktorat Jenderal Koperasi dilepas dari Departemen Dalam Negeri, digabungkan kedalam jajaran Departemen Transmigrasi dan Koperasi, ditetapkan berdasarkan :

1. Keputusan Presiden Nomor 183 Tahun 1968 tentang Susunan Organisasi Departemen.

2. Keputusan Menteri Transmigrasi dan Koperasi Nomor 120/KTS/ Mentranskop/1969 tentang Kedudukan Tugas Pokok dan Fungsi Susunan Organisasi berserta Tata Kerja Direktorat Jenderal Koperasi.

Menjabat sebagai Menteri Transkop adalah M. Sarbini, sedangkan Dirjen Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.

(32)

commit to user

8. Tahun 1974

Direktorat Jenderal Koperasi kembali mengalami perubahan yaitu digabung kedalam jajaran Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi, yang ditetapkan berdasarkan :

1. Keputusan Presiden Nomor 45 Tahun 1974 tentang Susunan Organisasi Departemen Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi.

2. Instruksi Menteri Tenaga Kerja, Transmigrasi dan Koperasi Nomor : INS-19/MEN/1974, tentang Susunan Organisasi Direktorat Jenderal Koperasi tidak ada perubahan (tetap memberlakukan Keputusan Menteri Transmigrasi Nomor : 120/KPTS/Mentranskop/1969) yang berisi penetapan tentang Susunan Organisasi Direktorat Jenderal Koperasi.

Menjabat sebagai Menteri adalah Prof. DR. Subroto, adapun Dirjen Koperasi tetap Ir. Ibnoe Soedjono.

9. Tahun 1978

Direktorat Jenderal Koperasi masuk dalam Departemen Perdagangan dan Koperasi, dengan Drs. Radius Prawiro sebagai Menterinya. Untuk memperkuat kedudukan koperasi dibentuk puia Menteri Muda Urusan Koperasi, yang dipimpin oleh Bustanil Arifin, SH. Sedangkan Dirjen Koperasi dijabat oleh Prof. DR. Ir. Soedjanadi Ronodiwiryo.

10.Tahun 1983

Dengan berkembangnya usaha koperasi dan kompleksnya masalah yang dihadapi dan ditanggulangi, koperasi melangkah maju di berbagai bidang dengan memperkuat kedudukan dalam pembangunan, maka pada Kabinet Pembangunan IV Direktorat Jenderal Koperasi ditetapkan menjadi Departemen Koperasi, melalui Keputusan Presiden Nomor 20 Tahun 1983, tanggal 23 April 1983.

(33)

commit to user

11.Tahun 1991

Melalui Keputusan Presiden Nomor 42 Tahun 1991, tanggal 10 September 1991 terjadi perubahan susunan organisasi Departemen Koperasi yang disesuaikan keadaan dan kebutuhan

12.Tahun 1992

Diberlakukan Undang-undang Nomor : 25 Tahun 1992 tentang Perkoperasian, selanjutnya mancabut dan tidak berlakunya lagi Undang-undang Nomor: 12 Tahun 1967 tentang Pokok-pokok Perkoperasian.

13.Tahun 1993

Berdasarkan Keputusan Presiden Nomor : 96 Tahun 1993, tentang Kabinet Pembangunan VI dan Keppres Nomor 58 Tahun 1993, telah terjadi perubahan nama Departemen Koperasi menjadi Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil. Tugas Departemen Koperasi menjadi bertambah dengan membina Pengusaha Kecil. Hal ini merupakan perubahan yang strategis dan mendasar, karena secara fundamental golongan ekonomi kecil sebagai suatu kesatuan dan keseluruhan dan harus ditangani secara mendasar mengingat yang perekonomian tidak terbatas hanya pada pembinaan perkoperasian saja.

14.Tahun 1996

Dengan adanya perkembangan dan tuntutan di lapangan, maka diadakan peninjauan kembali susunan organisasi Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil, khususnya pada unit operasional, yaitu Ditjen Pembinaan Koperasi Perkotaan, Ditjen Pembinaan Koperasi Pedesaan, Ditjen Pembinaan Pengusaha Kecil. Untuk mengantisipasi hal tersebut telah diadakan perubahan dan penyempurnaan susunan organisasi serta menomenklaturkannya, agar secara optimal dapat menampung seluruh kegiatan dan tugas yang belum tertampung.

15.Tahun 1998

Dengan terbentuknya Kabinet Pembangunan VII berdasarkan Keputusan Presiden Republik Indonesia Nomor : 62 Tahun 1998, tanggal 14 Maret 1998, dan Keppres Nomor 102 Thun 1998 telah terjadi

(34)

commit to user

penyempurnaan nama Departemen Koperasi dan Pembinaan Pengusaha Kecil menjadi Departemen Koperasi dan Pengusaha Kecil, hal ini merupakan penyempurnaan yang kritis dan strategis karena kesiapan untuk melaksanakan reformasi ekonomi dan keuangan dalam mengatasi masa krisis saat itu serta menyiapkan landasan yang kokoh, kuat bagi Koperasi dan Pengusaha Kecil dalam memasuki persaingan bebas/era globalisasi yang penuh tantangan.

16.Tahun 1999

Melalui Keppres Nomor 134 Tahun 1999 tanggal 10 November 1999 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Departemen Koperasi dan PK diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Pengusaha Kecil dan Menengah

17.Tahun 2000

1. Berdasarkan Keppres Nomor 51 Tahun 2000 tanggal 7 April 2000, maka ditetapkan Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah.

2. Melalui Keppres Nomor 166 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Pemerintah Non Departemen. maka dibentuk Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pegusaha Kecil dan Menengah (BPS-KPKM).

3. Berdasarkan Keppres Nomor 163 Tahun 2000 tanggal 23 November 2000 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan PKM diubah menjadi Menteri Negara Urusan Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

4. Melalui Keppres Nomor 175 Tahun 2000 tanggal 15 Desember 2000 tentang Susunan Organisasi dan Tugas Menteri Negara, maka Menteri Negara Urusan Koperasi dan UKM diubah menjadi Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah.

(35)

commit to user

18.Tahun 2001

1. Melalui Keppres Nomor 101 Tahun 2001 tanggal 13 September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Menteri Negara, maka dikukuhkan kembali Menteri Negara Koperasi dan Usaha Kecil dan Menengah. 2. Berdasarkan Keppres Nomor 103 Tahun 2001 tanggal 13

September 2001 tentang Kedudukan, Tugas, Fungsi, Kewenangan, Susunan Organisasi dan Tata Kerja Lembaga Non Pemerintah, maka Badan Pengembangan Sumber Daya Koperasi dan Pengusaha Kecil Menengah dibubarkan.

3. Melalui Keppres Nomor 108 Tahun 2001 tanggal 10 Oktober 2001 tentang Unit Organisasi dan Tugas Eselon I Menteri Negara, maka Menteri Negara Koperasi dan UKM ditetapkan membawahi Setmeneg, Tujuh Deputi, dan Lima Staf Ahli. Susunan ini berlaku hingga tahun 2004 sekarang ini.

C. Visi dan Misi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Surakarta

Dalam pelaksanaan kegiatan, Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta mempunyai visi dan misi. Adapun visi dan misi tersebut adalah sebagai berikut :

a. Visi.

“ Terwujudnya Koperasi dan UMKM yang mandiri dan berdaya saing tinggi untuk mendukung Kota Surakarta sebagai kota Budaya, Perdagangan dan Jasa”.

b. Misi.

* Meningkatnya Koperasi dan UMKM yang kuat dan mandiri baik dalam baik dalam bidang Kelembagaan, Permodalan maupun Pemasaran

* Meningkatkan Sumber Daya Manusia Koperasi dan UMKM yang tangguh dan mempunyai jiwa wirausaha

(36)

commit to user

* Meningkatnya perlindungan bagi koperasi dan UMKM sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.

D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

1. Tugas Pokok

Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang pemerintah daerah di bidang koperasi dan usaha kecil mikro menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan mendidik para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses.

2. Fungsi

Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) mempunyai fungsi :

a. Penyelenggaan kesekretariatan dinas;

b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan pelaporan.

c. Pemberian perijinan di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM);

d. Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM);

e. Penyelenggaraan sosialisasi; f. Pembinaan jabatan fungsional.

E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta

Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan

(37)

commit to user

suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan tanggung jawab dalam suatu organisasi.

Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 72 Peraturan Daerah Kota Surakarta Nomor 6 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Surakarta, maka perlu menetapkan Peraturan Walikota tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi serta tata kerja Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah (UMKM) kota Surakarta. Adapun struktur organisasi kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun 2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur organisasi adalah sebagai berikut:

(38)

commit to user

Gambar 3. 1 : Bagan Organisasi Dinas Koperasi Dan Umkm Kota Surakarta KEPALA Kelompok Jabatan Fungsional Sekertariat Sub bagian perencanaan, evaluasi dan pelaporan Sub bagian Keuangan Sub bagian kepegawaian Bidang Usaha dan permodalan Bidang Koperasi Bidang usaha mikro kecil dan

menengah Seksi Usaha Seksi Permodalan Seksi Pendaftaran dan

pengesahan Seksi dan Pembinaan dan pengawasan Seksi Usaha Mikro Seksi Usaha Kecil dan Menengah

(39)

commit to user

Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :

·Sekertariat

Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris : Bp Budho Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari :

a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan b. Sub Bagian Keuangan

c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian.

Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut :

· Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan Kasubbag : Supartono SE

Staff : a. Endang Sri Rejeki, SE. MM b. Moch. Anwar Rizqon Tugas Pokok dan Fungsi :

1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat

2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan

3. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana strategis dan rencana kerja dinas 4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan

sebagai pertanggungjawaban tugas

5. Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana strategis dan rencana kerja Dinas

· Subbagian Umum dan Kepegawaian Kasubbag : Dra. Sunarti

Staff : a. Sri Utami, SE b. Rasid Hidayat

(40)

commit to user

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian sebagai berikut :

1. Melakukan rencana kerja Subbagian Umum dan Kepegawaian berdasarakan rencana kerja Sekretariat

2. Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, rumah tanga, dokumentasi dan informasi hokum, kearsipan dan perpustakaan

3. Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan perlengkapan dinas serta kendaraan dinas

4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai 5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai

· Subbagian Keuangan

Kasubbag :YF. Sri Rukmini DA

Staf :a. Sigit Wardoyo, S.Sos ( Bendahara Pengeluaran) b. Emi

c. Joko Subagyo d. Narwan

Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut : 1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan

berdasarkan rencana kerja Sekretariat. 2. Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai. 3. Menyiapkan bahan perhitungan anggaran.

4. Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan laporan keuangan.

5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara

· Bidang UMKM ( Usaha Mikro, Kecil dan Menengah )

Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008 tetang penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan UMKM Surakarta, Bidang UMKM ( pasal 22 ) mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil menengah.

(41)

commit to user

Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22, Bidang usaha mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi (pasal 23 ) :

· Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro

· Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan dibidang usaha kecil menengah

· Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya

Struktur Organisasi Bidang UMKM Staff : a. Roos Yulianto

b. Noorjannah, SH

c. Bambang Widaryanto, SE

Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut :

1. Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan UMKM menjadi usaha yang tangguh dan mandiri

2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah, penciptaan lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan kemiskinan

· Bidang Koperasi

Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang koperasi dan pembinaan dan pengawasan koperasi Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan kebijakan pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta pembubaran koperasi. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengawasan koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi pelaksanaan tugas dalam pengawasan koperasi.

(42)

commit to user

· Bidang Usaha dan permodalan

Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan. Dengan rincian tugas :

a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja Dinas.

b. Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.

c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang – undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas sesuai dengan bidang tugas.

d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku

(43)

commit to user

Tabel 3. 1 : Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun 2010

NO Nama / Gol NIP

1. Saleh SH, HM 120 104 495

2 Budho Laksono SH, MH / IV B 130 960 287

3 Ir. Djati Utama/ IV A 700 005 133

4 Vitriaman, SE, MM / IV A 700 006 635

5 Didik Adi purtanto, S.E / IV A

6 Indriyanti, SH / III D 160 037 235

7 Sri Murdianti, SH / III D 070 007 082

8 YF. Sri Rukmini, D.A / III D

9 Ari Yuniarti, SE, M.Si / III D 070 024 798

10 Drs. Abdullah Fahmi / III D 700 005 828

11 Drs. Sumarno MM / IV A 010 240 982

12 Dra. Sri Subekti / III D 700 003 081

13 Drs. Joko Heruwanto / III D 490 028 391

14 Sri Noorjanah SH / III D 700 006 638

15 Dra. Sri Mulsiwi / III D 700 006 512

16 Joko Haryono, SE / III D 070 010 285

17 Suwandi, SE / III D

18 Sri Hartati H.S, SE /III B 700 004 511

19 Bambang Widaryanto, SE / III C 700 005 424

20 Nur solichah, S.Sos / III B 070 011 050

21 Joko Subagyo / III B 500 070 147

22 Roos Yulianto / III B 070 019 866

23 Ismiati / III B 700 000 631

24 Emi Prihati / III B 700 002 784

25 Giat Mahani / III B 500 083 586

26 Endang Sri Rejeki, SE, MM / III B 500 096 922

27 Sigit Wardoyo, S.Sos / III B 700 004 559

28 Mardiati Aminingsih / III B 700 004 918

(44)

commit to user

30 Narwan / III D 010 233 546

31 Martha Schoggers / III A 700 006 014

32 Sri Utami, SE / III B

33 Ramelan, SE / III B 010 250 943

34 Sularna, SH / III A 500 130 882

35 Sri Handayani / II D 500 127 163

36 Moch. Anwar Rizqon / II A 37 Edhi Sungkono, S.IP / III A 38 Sugiyono / II A

(45)

commit to user

BAB IV PEMBAHASAN

A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Kegiatan surat menyurat didalam sebuah organisasi memegang peranan yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan tujuan organisasi. Demikian juga halnya bagi petugas yang menangani surat menyurat, hendaknya memiliki keterampilan dalam bidang korespondensi.

Dalam kegiatan penanganan surat menyurat diperlukan beberapa sarana yang berupa peralatan untuk mendukung kegiatan tersebut antara lain :

1. Lembar Desposisi

Digunakan sebagai alat untuk menyampaikan instruksi kepada staff yang diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat oleh pimpinan

2. Folder

Berfungsi sebagai tempat penyimpanan 3. Sekat

Dipergunakan sebagai batas atau tanda antara seri berkas yang satu dengan berkas yang lainnya. Jumlah sekat yang dipergunakan tergantung dari penggunaannya, paling banyak tiga dengan letak tab berbeda-beda

4. Ticler File

Sebagai tempat penyimpanan lembar disposisi

Petugas yang menangani surat menyurat di Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah Ibu Anik. Jumlah surat masuk yang diterima oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta pada tahun 2009, berdasarkan hasil wawancara dengan Ibu Anik adalah sebagai berikut :

(46)

commit to user

“Jumlah surat yang masuk selama tahun 2009 yaitu sebanyak 1034 yang terdiri dari surat permohonan magang, surat perjanjian, surat telegram, surat undangan, surat keterangan dan masih banyak lagi yang lainnya”. (Sumber : Wawancara, tanggal 24 Maret 2010)

Setelah surat masuk diterima, maka langkah selanjutnya yang dilakukan adalah : “Urutan-urutan penanganan surat masuk yang biasanya dilakukan disini yaitu surat masuk yang diterima kemudian diserahkan kepada agendaris untuk melakukan penyortiran, pembukuan dan pengeluaran surat dari sampul, penelitian, pembacaan dan pencatatan pada buku agenda kemudian disertai lembar disposisi yang telah diisi pokok isi surat tersebut. Setelah itu, surat disampaikan kepada pimpinan atau sekretaris umum untuk mendisposisikan kepada staff yang berhak untuk mendapat surat tersebut. Kemudian dikembalikan lagi kepada agendaris dan langsung diserahkan kepada staff yang di disposisikan oleh pimpnan atau sekretaris tersebut”.

(Sumber : Wawancara, tanggal 24 Maret 2010)

Berdasarkan sumber yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan mengenai prosedur pengelolaan surat masuk yang dilakukan di Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, adalah sebagai berikut :

1. Penerimaan Surat

Surat yang dikirim oleh instansi luar kepada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta diterima oleh penerima surat

2. Penyortiran Surat

Penyortiran surat dilakukan oleh agendaris dengan meneliti asal atau sumber surat yang bersifat dinas maupun pribadi. Sebagian besar surat berasal dari instansi pemerintah atau swasta yang penghubungan dengan kegiatan di Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta.

3. Pembukuan dan Pengeluaran Surat dari Sampul

Setelah surat masuk disortir yang berupa surat dinas atau surat rahasia dan kepada siapa surat tersebut dituju, jika surat masuk tersebut adalah surat pribadi maka langsung diserahkan kepada pejabat atau staff yang bersangkutan tanpa membuka sampul surat. Sedangkan surat dinas bisa

(47)

commit to user

langsung dibuka sampulnya menggunakan bantuan alat yang berupa gunting atau silet. Dalam pembukaan sampul harus dilakukan dengan hati-hati agar isi surat tidak ikut terpotong. Setelah dibuka surat dapat dilakukan dari sampul atau amplop yang telah terbuka tersebut.

4. Penelitian Surat

Surat yang telah dikeluarkan dari sampul tersebut kemudian diteliti untuk memastikan apakah alamat yang tertera pada sampul telah sesuai dengan alamat surat tersebut. Jika alamat sampul tidak sesuai dengan alamat surat maka surat tersebut dapat dikembalikan kepada instansi pengirim. Jika telah sesuai maka sampul surat dapat disingkirkan. Selain meneliti alamat surat lampiran juga perlu diteliti untuk mengetahui apakah lampiran yang disebut pada surat tersebut telah sesuai dengan yang sesungguhnya ada pada surat tersebut.

5. Pembacaan Surat

Setelah diteliti maka selanjutnya surat dibaca untuk diketahui apakah berupa surat penting atau surat biasa. Dengan demikian surat tersebut dapat diketahui surat yang mana yang dapat langsung disampaikan kepada pimpinan dan surat yang mana yang dapat disampaikan kepada yang bersangkutan dengan pokok masalah dari surat tersebut.

6. Pencatatan Surat

Setelah dibaca, maka surat yang masuk kemudian surat masuk dicatat pada buku agenda oleh pengelola surat disertai dengan lembaran disposisi. Pencatatan pada buku agenda tersebut adalah tanggal surat, nomor surat, asal surat, pokok surat dan disposisinya. Setelah buku agenda diisi sesuai dengan surat masuk, kemudian lembar disposisi diisi sama dengan pencatatan di buku agenda.

(48)

commit to user

Untuk lebih jelasnya perhatikan gambar 4.1

Lembar disposisi yang digunakan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah sebagai berikut.

Gambar 4.1 Lembar Disposisi

(49)

commit to user

36 Keterangan lembar disposisi ;

Keterangan lemnbar disposisi pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

a. Surat dari : Surat masuk berasal dari setda (Sekretaris

Daerah)

b. No. Surat : nomor yang tertera pada surat masuk

c. Tanggal surat : tanggal pembuatan surat masuk sebelum

dikirim ke dinas koperasi dan umkm kota Surakarta yaitu tanggal 20 – 12 – 10

d. Diterima tanggal : tanggal diterimanya surat oleh dinas koperasi dan umkm kota Surakarta pada tanggal 21 - 12 - 10

e. No. agenda : Nomor surat masuk berdasarkan pada buku

agenda surat masuk pada dinas koperasi dan umkm kota Surakarta

f. Sifat : sifat surat masuk, pada surat masuk tersebut

sifatnya adalah “segera”

g. Diteruskan kepaa sdr. : insstruksi dari pimpinan untuk

mendisposisikan atau mengarahkan surat masuk kepada yang berhak menerimanya h. Dengan hormat harap : instruksi pimpinan surat kepada penerima

surat masuk

i. Catatan : instruksi dari pimpinan untuk menanggapi

(50)

commit to user

7. Penyampaian Surat

Setelah disertai dengan lembar dan telah dicatat ke buku agenda maka semua surat masuk tersebut disampaikan kepada Sekretaris umum / Pimpinan, sehingga Pimpinan / sekretaris umum dapat mengetahui isi dan masud surat melalui surat beserta lembar disposisi tersebut. Kemudian Pimpinan menentukan apakah surat tersebut memerlukan tindak lanjut atau tidak.

8. Pengarahan Surat

Surat yang memerlukan tindak lanjut akan diarahkan oleh Pimpinan memalui lembar disposisi yang telah diisi oleh agendaris, kepada siapa yang berhak untuk mendapatkan surat tersebut. Setelah itu surat beserta lembar desposisi tersebut di kembalikan kepada agendaris supaya diserahkan kepada pejabat / pegawai yang diinstruksikan oleh pimpinan.

9. Penyimpanan Surat

Surat yang terlah ditindak lanjuti kemudian diserahkan kepada arsiparis untuk disimpan berdasarkan urutan waktu.

(51)

commit to user

Dari uraian diatas, maka dapat dibuat bagan dari surat masuk pada Dinas Koperasi dan UMKM kota Surakarta, sebagai berikut :

Gambar 4.2 Bagan Prosedur Surat masuk

Sumber : Hasil analisa pengamatan

Secara system, prosedur Pengelolaan surat masuk pada gambar diatas hampir sama dengan yang di paparkan pada tinjauan pustaka, yaitu diawali dengan surat masuk yang diterima oleh pengelola surat dan terakhir pengarsipan. Akan tetapi proses pengarahan surat dari pimpinan berbeda dengan. Setelah surat masuk dicatat oleh agendaris lalu diserahkan kepada pimpinan, dari pimpinan dikembalikan kepada agendaris untuk disampaikan kepada pejabat yang ditunjuk oleh pimpinan.

Surat Masuk

Agendaris

Pimpinan / Sekretaris Umum

Pejabat / Pegawai yang ditunjuk

Arsiparis Agendaris

(52)

commit to user

39 B. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Selain mendapatkan surat masuk, Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta juag mengeluarkan produk tertulisnya yang berupa surat keluar. Surat keluar tersebut dapat berupa surat balasan atas surat yang telah diterima sebelunnya dari instansi lain sehingga dapat terjadi hubungan timbak balik yang seimbang diantara kedua belah pihak dan tujuan dapat tercapai sesuai dengan kesepakatan yang telah ditentukan bersama.

Jenis surat keluar dan jumlah surat keluar yang telah diedarkan di Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta pada tahun 2009 sesuai yang telah di ungkapkan oleh petugas yang menangani surat menyurat sebagai berikut :

“Jenis Surat keluar yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta antara lain berupa surat pengantar, surat pernyataan, laporan, surat tugas, dan masih banyak lagi yang lainnya. Pada tahun 2009 surat yang dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta sebanyak 952”.

(Sumber : Wawancara, Tanggal 24 Maret 2010)

Sebelum surat dikeluarkan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta maka memerlukan langkah-langkah dalam penanganan. Berikut ini pengungkapan sari petugas yang menangani surat mengenai penanganan surat keluar :

“Penanganan surat keluar dilakukan mulai pembuatan konsep, pengajuan

konsep surat, pengetikan konsep surat, penandatangana surat,

pengagendaan surat oleh agendaris kemudian pendistribusiaan surat”. (Sumber : Wawancara, tanggal 25 Maret 2010)

Berdasarkan sumber informasi yang telah didapatkan tersebut, maka dapat diuraikan mengenai penanganan surat keluar yang dilakukan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, sebagai berikut :

1. Pembuatan Konsep Surat

Pembuatan konsep surat pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dilakukan secara Desentralisasi, sehingga konsep surat dapat dibuat oleh

(53)

commit to user

pengelola kepegawaian maupun dapat buat oleh pegawai-pegawai sesuai bidangnya masing-masing. Bentuk dari konsep surat ini dapat berupa tulisan tangan yang ditulis pada lembar konsep surat maupun dalam bentuk ketikan dimana pegawai yang berkepentingan mendiktekan langsung konsep surat tersebut.

2. Persetujuan Konsep Surat

Konsep surat yang berupa tulisan tangan maupun yang telah diketik, kemudian diajukan kepada pimpinan. Bila konsep surat dibuat oleh petugas pengelola kepegawaian, maka surat tersebut diajukan kepada pengelola surat untuk dimintakan persutujuan. Konsep surat yang sudah diajukan tersebut kemudian dikoreksi mengenai isi dan susunannya apakah sudah tepat atau belum. Jika konsep surat yang diajukan tersubt masih terdapat kesalahan maupun kekurangannya, maka petugas pengelola surat akan memberikan tanda atau perintah instruksi untuk melakukan perbaikan terhadap konsep surat yang diajukan dan mengembalikan kepada petugas pengelola kepegawaiaan. Dan jika konsep surat sudah diperbaiki dan telah sesuai dengan intruksi atasan, maka petugas pengelola surat akan membubuhkan paraf atas persetujuan konsep surat yang telah diajukan.

3. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan dari petugas pengelola, kemudian diserahkan kepada petugas pengetik surat untuk diketik.

4. Penandatanganan Surat

Setelah selesai diketik dan sudah tidak terdapat kesalahan, maka surat tersebut dapat diajukan kepada Pimpinan instansi untuk dimintakan tanda tangan sebagai tanda sahnya surat.

5. Pengadaan Surat

Surat yang telah jadi tersebut kemudian dibawa petugas agendaris untuk dicatat pokok surat dan disertai dengan lembar disposisi.

(54)

commit to user

41 6. Pendistribusian Surat

Pengiriman surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta dilakukan oleh petugas Caraka. Untuk dapat mengetahui apakah surat tersebut sudah sampai pada alamat yang dituju, maka petugas caraka menggunakan buku ekspedisi untuk mendapat paraf dari pegawai pada surat instansi yang menerima surat keluar tersebut.

7. Penyimpanan Surat

Selain didistribusikan, maka surat keluar tersebut juga harus diserahkan kepada petugas arsiparis utuk diarsipkan sebagai dokumen, dengan sistem penyimpanan surat menurut nomor, maka jika sewaktu-waktu dibutuhkan dapat diambil dengan mudah.

(55)

commit to user

Dari penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar pada Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, maka dapat dibuat bagan seperti berikut :

Gambar 4.3 Bagan Prosedur Surat Keluar

Sumber : Hasil analisa pengamatan

Berdasarkan gambar alur prosedur surat keluar diatas berbeda dan lebih sederhana dengan teori yang telah dipaparkan pada tinjauan pustaka. Pada gambar diatas pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh setiap kantor bidang lalu diserahkan kepada agendaris, pimpinan, kembali ke agendaris, dan surat siap diedarkan serta diarsipkan.

Konsep Surat

Agendaris/Pengelola Surat

Pengetik

Pimpinan

Agendaris/Pengelola Surat

Arsiparis Keluar

(56)

commit to user

Contoh surat keluar yang digunakan oleh Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta adalah sebagai berikut:

gambar : 4.4 Surat Keluar

(57)

commit to user

44 Keterangan Surat Keluar ;

a. Kop surat : yang berisi nama instansi, alamat, kode pos dan logo

pemeritah kota Surakarta

b. Tanggal surat : berupa tanggal pembuatan surat keluar

c. Nomor surat : nomor surat keluar yang penulisannya berdasarkan

nomor agenda surat keluar dan tahun pembuatan surat keluar

d. Lampiran : banyaknya lampiran surat keluar

e. Perihal : berisi tentang isi pokok surat keluar

f. Tujua surat keluar : kepada siapakah surat keluar dikirim

g. Isi surat keluar : berisi tentang penjelasan inti pokok surat keluar h. Tanggal dan ttd : tanggal dimana surat tersebut ditandatangani oleh

pimpinan instansi

i. Stempel instansi : setelah ditandatangani oleh pimpinan instansi surat keluar diberi stembpel oleh petugas pengelola surat

j. Tebusan : ditujukan kepada pejabat yang berhak atau perlu

untuk mengetahui dan menerima surat keluar

Berdasarkan pengamatan penulis selama magang di kantor dinas koperasi dan umkm kota surakarta, saya melihat masih banyaknya para pegawai/staff yang sering datang ke kantor tidak sesuai dengan jam kerja yang telah ditetapkan oleh Pemerintah Kota Surakarta. Banyak dari mereka yang datang terlambat sampai jam 09.00 atau sampai jam 10.00. Selain itu masih bergantungnya pengelola surat kepada peserta magang dalam hal pengetikan surat.

(58)

commit to user

BAB V

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan masalah yang telah dikemukakan, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Berdasarkan administrasi pelaksanaan korespondensi pada dinas koperasi dan UMKM Kota Surakarta sudah berjalan dengan baik karena sesuai dengan kegiatan tata usaha. Dan secara kearsipan sudah berjalan dengan baik karena sistem penyimpanan yang tertib dan apabila sewaktu-waktu diperlukan dapat secara tepat ditemukan.

2. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk

Surat masuk yang diterima oleh petugas pengelola surat menyurat, kemudian disortir, dibuka dan dikeluarkan dari sampul, diteliti mengenai asal surat, dibaca dan disertai dengan lembar disposisi. Kemudian lembar disposisi diisi pokok masalah surat masuk tersebut. Setelah dicatat agendaris menyampaikan surat tersebut kepada Pimpinan supaya menindaklanjuti surat itu dan memberikan instruksi untuk didisposisikan kepada pegawai yang bersangkutan. Setelah selesai ditindaklanjuti, maka surat dapat diarsipkan. 3. Prosedur Pengelolaan Surat Keluar

Proses pengelolaan surat keluar yang dilakukan oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yaitu : Pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh pejabat dari setiap Kantor Bidang. Jika konsep surat sudah dibuat oleh pejabat dari setiap kantor bidang kemudian diajukan kepada pengelola surat untuk untuk diperiksa apakah konsep surat keluar sudah benar atau belum. Jika telah sesuai maka konsep surat diajukan lagi kepada Pimpinan untuk untuk ditandatangani. Setelah ditandatangani maka surat dikembalikan kepada pengelola surat untuk diberi nomor dan stempel Instansi, dilipat dan

(59)

commit to user

dimasukkan kedalam amplop. Kemudian surat dapat didistribusikan oleh Caraka dan diarsipkan.

B. Saran

Untuk mengatasi hambatan – hambatan yang dialami oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta maka penulis menyarankan ;

1. Hendaknya pimpinan memberikan teguran atau mengingatkan kepada para staff atau pegawai harus mematuhi jam kerja yang telah ditetapkan oleh pemerintah kota Surakarta yaitu jam 08.00 sampai jam 16.00 supaya para staff atau pegawai bisa datang tepat waktu, sehingga kegiatan korespondensi dapat berjalan dengan lancar.

2. Seharusnya para pegawai diberikan pembekalan mengenai Ms. Office sehingga apabila mengetik surat tidak bergantung kepada peserta magang.

(1)

commit to user

41

6. Pendistribusian Surat

Pengiriman surat di Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta

dilakukan oleh petugas Caraka. Untuk dapat mengetahui apakah surat

tersebut sudah sampai pada alamat yang dituju, maka petugas caraka

menggunakan buku ekspedisi untuk mendapat paraf dari pegawai pada

surat instansi yang menerima surat keluar tersebut.

7. Penyimpanan Surat

Selain didistribusikan, maka surat keluar tersebut juga harus diserahkan

kepada petugas arsiparis utuk diarsipkan sebagai dokumen, dengan sistem

penyimpanan surat menurut nomor, maka jika sewaktu-waktu dibutuhkan

dapat diambil dengan mudah.

(2)

commit to user

42 Dari penjelasan mengenai prosedur penanganan surat keluar pada Dinas

Koperasi dan UMKM Kota Surakarta, maka dapat dibuat bagan seperti

berikut :

Gambar 4.3 Bagan Prosedur Surat Keluar

`

Sumber : Hasil analisa pengamatan

Berdasarkan gambar alur prosedur surat keluar diatas berbeda dan lebih

sederhana dengan teori yang telah dipaparkan pada tinjauan pustaka. Pada gambar

diatas pembuatan konsep surat dapat dilakukan oleh setiap kantor bidang lalu

diserahkan kepada agendaris, pimpinan, kembali ke agendaris, dan surat siap

diedarkan serta diarsipkan.

Konsep Surat

Agendaris/Pengelola Surat

Pengetik

Pimpinan

Agendaris/Pengelola Surat

Arsiparis

Keluar

(3)

commit to user

43 Contoh surat keluar yang digunakan oleh Kantor Dinas Koperasi dan

UMKM Kota Surakarta adalah sebagai berikut:

gambar : 4.4 Surat Keluar

(4)