commit to user
23 Meningkatnya perlindungan bagi koperasi dan UMKM
sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.
D. Tugas Pokok dan Fungsi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota
Surakarta
1. Tugas Pokok
Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta yang berkedudukan di Kota Surakarta merupakan unsur penunjang
pemerintah daerah di bidang koperasi dan usaha kecil mikro menengah. Yaitu membantu pemerintah memijamkan dan mendidik
para pengusaha mikro agar menjadi pengusaha yang sukses. 2. Fungsi
Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah UMKM mempunyai fungsi :
a. Penyelenggaan kesekretariatan dinas; b. Penyusunan rencana program, pengendalian evaluasi dan
pelaporan. c. Pemberian perijinan di bidang koperasi dan Usaha Mikro Kecil
Menengah UMKM; d. Perumusan kebijakan teknis di bidang koperasi dan Usaha Mikro
Kecil Menengah UMKM; e. Penyelenggaraan sosialisasi;
f. Pembinaan jabatan fungsional.
E. Struktur Organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah
Kota Surakarta
Struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM daerah Kota Surakarta disusun untuk membantu dalam pencapaian tujuan organisasi
secara lebih efektif. Dengan adanya tujuan organisasi, maka dibutuhkan
commit to user
24 suatu struktur organisasi yang menentukan seluruh tugas, wewenang dan
tanggung jawab dalam suatu organisasi. Dalam rangka melaksanakan ketentuan Pasal 72 Peraturan Daerah
Kota Surakarta Nomor 6 tahun 2008 tentang Organisasi dan tata kerja perangkat daerah kota Surakarta, maka perlu menetapkan Peraturan
Walikota tentang penjabaran tugas pokok dan fungsi serta tata kerja Dinas Koperasi dan Usaha Mikro Kecil Menengah UMKM kota Surakarta.
Adapun struktur organisasi kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta sesuai dengan Peraturan Walikota Surakarta No. 32 Tahun
2008 tentang Penjabaran Tugas Pokok , Fungsi dan Tata Kerja Kantor Arsip dan Perpustakaan Daerah Kota Surakarta, mengenai bagan struktur
organisasi adalah sebagai berikut:
commit to user
25
Gambar 3. 1 : Bagan Organisasi Dinas Koperasi Dan Umkm Kota Surakarta
KEPALA
Kelompok Jabatan
Fungsional Sekertariat
Sub bagian perencanaan,
evaluasi dan pelaporan
Sub bagian Keuangan
Sub bagian kepegawaian
Bidang Usaha dan
permodalan Bidang
Koperasi Bidang usaha
mikro kecil dan menengah
Seksi Usaha
Seksi Permodalan
Seksi Pendaftaran dan
pengesahan Seksi dan
Pembinaan dan pengawasan
Seksi Usaha
Mikro
Seksi Usaha Kecil dan
Menengah
commit to user
26 Di bawah ini merupakan tanggung jawab, fungsi dan tugas masing-
masing bagian dalam struktur organisasi Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Daerah Kota Surakarta adalah sebagai berikut :
· Sekertariat
Bagian Sekretariat mempunyai tugas melaksanakan administrasi umum, kepegawaian, keuangan dan perencanaan, evaluasi dan pelaporan dengan
kebijakan teknis yang ditetapkan oleh Kepala Dinas. Sekretariat dipimpin oleh Sekretaris : Bp Budho Laksono, SH.MH. Sekretariat terdiri dari :
a. Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan b. Sub Bagian Keuangan
c. Sub Bagian Umum dan Kepegawaian. Adapun pelaksanaan tugas dari Bagian Kesekertariatan sebagai berikut :
· Sub Bagian Perencanaan, Evaluasi dan Pelaporan
Kasubbag : Supartono SE Staff : a. Endang Sri Rejeki, SE. MM
b. Moch. Anwar Rizqon Tugas Pokok dan Fungsi :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sekretariat
2. Memberikan petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas
kepada bawahan 3.
Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana strategis dan rencana kerja dinas
4. Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan
sebagai pertanggungjawaban tugas 5.
Melakukan evaluasi dan analisis hasil kerja guna pengembangan rencana strategis dan rencana kerja Dinas
· Subbagian Umum dan Kepegawaian
Kasubbag : Dra. Sunarti Staff : a. Sri Utami, SE
b. Rasid Hidayat c. Mardiati Aminingsih
commit to user
27 Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian umum dan Kepegawaian
sebagai berikut : 1.
Melakukan rencana
kerja Subbagian
Umum dan
Kepegawaian berdasarakan rencana kerja Sekretariat 2.
Mengelola administrasi surat menyurat, peralatan dan perlengkapan kantor, rumah tanga, dokumentasi dan
informasi hokum, kearsipan dan perpustakaan 3.
Melakukan pengadaan operasionalisasi dan pemeliharaan perlengkapan dinas serta kendaraan dinas
4. Mengelola data dan dokumentasi pegawai
5. Mengelola presensi atau daftar hadir pegawai
· Subbagian Keuangan
Kasubbag :YF. Sri Rukmini DA
Staf :a. Sigit Wardoyo, S.Sos Bendahara Pengeluaran
b. Emi c. Joko Subagyo
d. Narwan Tugas Pokok dan Fungsi Sub Bagian Keuangan sebagai berikut :
1. Melakukan penyusunan rencana kerja Sub Bagian Keuangan
berdasarkan rencana kerja Sekretariat. 2.
Melakukan pembuatan daftar gaji pegawai. 3.
Menyiapkan bahan perhitungan anggaran. 4.
Melakukan administrasi pembukuan,pertanggungjawaban dan laporan keuangan.
5. Menyiapkan laporan administrasi keuangan bendahara
· Bidang UMKM Usaha Mikro, Kecil dan Menengah
Berdasarkan Peraturan Walikota Surakarta Nomor : 20 Tahun 2008 tetang penjabaran Tugas pokok dan fungsi dan tat kerja dinas koperasi dan
UMKM Surakarta, Bidang UMKM pasal 22 mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan
pelaksanaan di bidang usaha mikro dan usaha kecil menengah.
commit to user
28 Untuk melaksanakan tugas sebgaimana dimakasud adalam pasal 22,
Bidang usaha mikro, kecil dan menengah mempunyai fungsi pasal 23 : ·
Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha mikro
· Penyiapan bahan perumusan kebijakan teknis, pembinaan
dan pelaksanaan dibidang usaha kecil menengah ·
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh kepala dinas sesuai dengan tugas dan fungsinya
Struktur Organisasi Bidang UMKM Staff : a. Roos Yulianto
b. Noorjannah, SH c. Bambang Widaryanto, SE
Tujuan Pemberdayaan UMKM adalah sebagai berikut : 1. Menumbuhkan dan mengembangkan kemampuan UMKM
menjadi usaha yang tangguh dan mandiri 2. Meningkatakan peran UMKM dalam pembangunan daerah,
penciptaan lapangan kerja, pertumbuhan ekonomi, pengentasan kemiskinan
· Bidang Koperasi
Kepala Bidang Koperasi mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang
koperasi dan pembinaan dan pengawasan koperasi Kepala Seksi Pendaftaran dan Pengesahan Koperasi mempunyai tugas melaksanakan
penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pendaftaran dan pengesahan koperasi, meliputi : pelaksanaan
kebijakan pengesahan, pembentukan, penggabungan dan peleburan serta pembubaran koperasi. Kepala Seksi Pembinaan dan Pengawasan Koperasi
mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan teknis pembinaan dan pelaksanaan di bidang pembinaan dan pengawasan
koperasi, meliputi : pembinaan dan pengawasan koperasi dan fasilitasi pelaksanaan tugas dalam pengawasan koperasi.
commit to user
29 ·
Bidang Usaha dan permodalan Mempunyai tugas melaksanakan penyiapan perumusan kebijakan
teknis, pembinaan dan pelaksanaan di bidang usaha dan permodalan. Dengan rincian tugas :
a. Melaksanakan rencana kerja Bidang berdasarkan rencana strategis dan rencana kerja Dinas.
b. Member petunjuk, arahan dan mendistribusikan tugas kepada bawahan.
c. Mempelajari, menelaah peraturan perundang – undangan, keputusan, petunjuk pelaksanaan dan petunjuk teknis program kegiatan Dinas
sesuai dengan bidang tugas. d. Melaksanakan sistem pengendalian intern pelaksanaan kegiatan agar
efektif dan efisien sesuai peraturan perundangan yang berlaku e. Menerapkan standar pelayanan minimal sesuai bidang tugas.
commit to user
30
Tabel 3. 1 : Daftar Pegawai Kantor Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta Pada Tahun 2010
NO Nama Gol
NIP 1.
Saleh SH, HM 120 104 495
2 Budho Laksono SH, MH IV B
130 960 287 3
Ir. Djati Utama IV A 700 005 133
4 Vitriaman, SE, MM IV A
700 006 635 5
Didik Adi purtanto, S.E IV A 6
Indriyanti, SH III D 160 037 235
7 Sri Murdianti, SH III D
070 007 082 8
YF. Sri Rukmini, D.A III D 9
Ari Yuniarti, SE, M.Si III D 070 024 798
10 Drs. Abdullah Fahmi III D
700 005 828 11
Drs. Sumarno MM IV A 010 240 982
12 Dra. Sri Subekti III D
700 003 081 13
Drs. Joko Heruwanto III D 490 028 391
14 Sri Noorjanah SH III D
700 006 638 15
Dra. Sri Mulsiwi III D 700 006 512
16 Joko Haryono, SE III D
070 010 285 17
Suwandi, SE III D 18
Sri Hartati H.S, SE III B 700 004 511
19 Bambang Widaryanto, SE III C
700 005 424 20
Nur solichah, S.Sos III B 070 011 050
21 Joko Subagyo III B
500 070 147 22
Roos Yulianto III B 070 019 866
23 Ismiati III B
700 000 631 24
Emi Prihati III B 700 002 784
25 Giat Mahani III B
500 083 586 26
Endang Sri Rejeki, SE, MM III B 500 096 922
27 Sigit Wardoyo, S.Sos III B
700 004 559 28
Mardiati Aminingsih III B 700 004 918
29 Rosid Hidayad III A
700 004 914
commit to user
31
30 Narwan III D
010 233 546 31
Martha Schoggers III A 700 006 014
32 Sri Utami, SE III B
33 Ramelan, SE III B
010 250 943 34
Sularna, SH III A 500 130 882
35 Sri Handayani II D
500 127 163 36
Moch. Anwar Rizqon II A 37
Edhi Sungkono, S.IP III A 38
Sugiyono II A 39
Heru Sutopo Sasongkojati, S.Sos III A
commit to user
32
BAB IV PEMBAHASAN
A. Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Kegiatan surat menyurat didalam sebuah organisasi memegang peranan yang sangat penting dalam mencapai keberhasilan tujuan organisasi. Demikian
juga halnya bagi petugas yang menangani surat menyurat, hendaknya memiliki keterampilan dalam bidang korespondensi.
Dalam kegiatan penanganan surat menyurat diperlukan beberapa sarana yang berupa peralatan untuk mendukung kegiatan tersebut antara lain :
1. Lembar Desposisi
Digunakan sebagai alat untuk menyampaikan instruksi kepada staff yang diatur berdasarkan tanggal penyelesaian surat oleh pimpinan
2. Folder
Berfungsi sebagai tempat penyimpanan 3.
Sekat Dipergunakan sebagai batas atau tanda antara seri berkas yang satu dengan
berkas yang lainnya. Jumlah sekat yang dipergunakan tergantung dari penggunaannya, paling banyak tiga dengan letak tab berbeda-beda
4. Ticler File
Sebagai tempat penyimpanan lembar disposisi Petugas yang menangani surat menyurat di Dinas Koperasi dan UMKM
Kota Surakarta adalah Ibu Anik. Jumlah surat masuk yang diterima oleh Dinas Koperasi dan UMKM Kota Surakarta pada tahun 2009, berdasarkan hasil
wawancara dengan Ibu Anik adalah sebagai berikut :
