commit to user
7 pada saat-saat tertentu, secara incidental dibutuhkan untuk suatu kepentingan
administrasi, riset, study dan keperluan lain. Yohannes Soraja : 2006
C. Surat menyurat
Surat adalah sehelai kertas atau lebih yang digunakan untuk mengadakan komunikasi secara tertulis Silmi, 2002 : 1.
Menurut Wursanto 1991:12 menyatakan bahwa surat adalah suatu alat penyampaian informasi atau keterangan- keterangan keputusan,
pernyataan, pemberitahuan, permintaan dan sebagainya, secara tertulis dari satu pihak kepada pihak lain.
Surat menurut Barthos,2000:22 adalah alat bagi kita untuk menyampaikan berita, menyampaikan sesuatu perasan, memanjakan sesuatu
hal atau meminta sesuatu barang kepada orang lain. Surat juga disebut warkat. Menurut The Liang Gie, warkat adalah setiap catatan tertulis
bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu atau peristiwa yang dibuat orang untuk membantu ingatannya.
Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa surat menyurat adalah
kegiatan menyampaikan informasi, berita, atau warta dengan mempergunakan alat atau sarana komunikasi secara tertulis yaitu
mempergunakan selembar kertas yang ditujukan kepada instansi maupun orang lain.
1. Penggolongan Surat
Berbagai macam surat atau dokumen yang dapat diklasifikasikan dan dibedakan untuk mengenal, mengidentifikasi dan mengelola macam-macam
surat masuk dan surat keluar menurut Hadi Sumarto Rumsari 2000:80 dapat ditijau dari beberapa golongan, yaitu:
commit to user
8 a.
Ditinjau dari segi isinya surat ada 3 yaitu : Surat bisnis, Surat dinas, Dokumen - dokumen
Surat bisnis yaitu surat yang biasanya dibuat oleh perusahaan- perusahaan yang bergerak dalam bidang bisnis dan niaga. Surat dinas
yaitu surat yang dibuat oleh lembaga social, instansi pemerintah maupun swasta. Terakhir adalah dokumen-dokumen.
b. Ditinjau dari segi kepentingannya:
Surat biasa yaitu mengandung informasi yang bersifat umum dan hanya diperlukan dalam waktu yang relative pendek. Surat penting yaitu
surat yang mengandung informasi yang penting, mempunyai sejarah, hukum, administrasi, politis dan diperlukan dalam waktu yang relative
panjang. Biasanya surat penting menyangkut kebijaksanaan organisasi yang menyangkut pelayanan kepegawaian, keuangan dan perbekalan
kantor. Surat rahasia yaitu surat yang harus disampaikan kepada orang yang dituju pada alamat tujuan dan tidak boleh diketahui oleh orang lain
yang bersangkutan. Biasanya surat ditutup dalam amplop rangkap 2 dan bertuliskan rahasia
c. Ditinjau dari segi fungsinya
Sebagai wakil dari pengirim, sebagai bahan pembuktian, sebagai pedoman dalam mengambil tindakan lebih lanjut, sebagai alat pengukur
kegiatan organisasi dan sebagai sarana memperpendek jarak
2. Prosedur Pengelolaan Surat
Prosedur pengelolaannya menurut Barthos 1989 : 37-39 surat ada 2
macam yaitu antara lain : 1. Surat masuk
Surat masuk merupakan sarana komunikasi tertulis yang diterima dari instansi lain atau perorangan, atau bisa dikatakan surat masuk adalah
semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun perorangan,
commit to user
9 baik yang diterima melalui pos kantor pos maupun yang diterima dari
kurir pengirim surat dengan mempergunakan buku pengiriman ekspedisi. Wursanto, 1991 : 108. Pengelolaan surat dalam suatu
instansi dapat digolongkan menurut penggolongan jenis surat, yaitu surat penting, surat biasa, surat rahasia, surat surat pribadi.
Menurut Wursanto 1991 : 110-128 pada dasarnya pengelolaan surat masuk dibagi menjadi lima langkah, yaitu :
a. Penerimaan surat
Sebaiknya semua penerimaan surat masuk ditangani oleh suatu unit tersendiri, yaitu unit kearsipan. Sistem penerimaan surat semacam ini
kita namakan sistem satu pintu atau kebijaksanaan satu pintu. b.
Penyortiran surat Penyortiran surat masuk adalah kegiatan memisahkan surat- surat yang
diterima dari kantor instansi lain kedalam kelompok atau golongan- golongan yang telah ditentukan. Surat masuk dapat dikelompokkan
dalam tiga macam : 1 Surat pribadi
2 Surat dinas 3 Surat-surat dinas maupun surat-surat pribadi yang harus
dikembalikan karena salah alamat. c. Pembukaan surat
Pembukaan surat ialah kegiatan yang dilakukan oleh seorang petugas dalam bidang kearsipan untuk mengeluarkan surat dari dalam
sampul surat atau dari dalam amplop untuk diadakan pemrosesan lebih lanjut. Setelah surat dikeluarkan langkah selanjutnya adalah
mengadakan pemeriksaan surat, yang meliputi beberapa hal antara lain: 1
Alamat, apakah alamat yang tertulis pada amplop alamat amplop benar-benar sama cocok dengan alamat yang ditulis pada
commit to user
10 surat alamat dalam atau alamat surat.
2 Tanda tangan dan cap, surat dinas Dinegara kita khususnya di instansi-instansi pemerintah dianggap sah apabila sudah
dibubuhi cap dan tanda tangan dari instansi yang bersangkutan. 3 Nomor dan tanggal surat, Nomor dan tanggal surat
diperlukan untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks.
4 Pokok soal atau perihal, untuk dicatat didalam buku agenda atau didalam kartu indeks, untuk mengetahui perihal surat maka harus
membaca isi surat secara keseluruhan. 5 Lampiran surat, untuk mengetahui jenis dan jumlah lampiran
maka harus benar-benar diteliti dan dibaca satu-persatu setiap lampiran
d. Pencatatan surat Setelah surat-surat dikeluarkan dari sampul, sebelum surat- surat
tersebut disampaikan kepada pejabat yang bersangkutan perlu diadakan pencatatan seperlunya. Surat-surat dinas penting dicatat
dalam kartu kendali control card, sedangkan surat-surat biasa dan rutin cukup dicatat pada kartu atau lembar pengantar.
e. Pengarahan surat Pengarahan surat masuk dibedakan menjadi tiga macam:
1 Pengarahan surat masuk penting
2 Pengarahan surat masuk biasa rutin
3 Pengarahan surat masuk rahasia.
Beradasarkan pada langkah-langkah yang telah diuraikan diatas, maka dapat dibuat gambar sebagai berikut:
commit to user
11 Surat masuk
Agendaris
Arsip SekretarisKepala Tata Usaha
SekretarisKepala Tata Usaha
PimpinanKepala bagian Gambar 2.1 Prosedur Pengelolaan Surat Masuk
Sumber : Sri Slameto HB : 2002
2. Surat Keluar
