Pelayanan Banquet di Hotel Danau Toba Internasional Medan

SISTEM PELAYANAN BANQUET

DI HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN

KERTAS KARYA DIKERJAKAN

O L E H

HARIS PRATAMA NIM : 062204008

Pembimbing

(Hasrun Tanjung, SE)

Kertas karya ini diajukan kepada Panitia Ujian Program Pendidikan Non Gelar Fakultas Sastra USU Medan untuk melengkapi salah satu syarat ujian

Diploma III dalam Program Studi Pariwisata

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA FAKULTAS SASTRA

PROGRAM PENDIDIKAN NON GELAR DALAM PROGRAM STUDI PARIWISATA

BIDANG KEAHLIAN PERHOTELAN MEDAN

Disetujui oleh:

PROGRAM DIPLOMA SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

Medan, Maret 2010

PROGRAM STUDI PARIWISATA KETUA,

Drs. Ridwan Azhar, M. Hum. NIP : 19550923 198203 1 001

PENGESAHAN Diterima oleh :

PANITIA UJIAN PROGRAM PENDIDIKAN NONGELAR SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN UNTUK MELENGKAPI SALAH SATU SYARAT UJIAN DIPLOMA – III DALAM BIDANG STUDI PARIWISATA

Pada : Tanggal : Hari :

PROGRAM DIPLOMA SASTRA DAN BUDAYA FAKULTAS SASTRA

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

DEKAN

NIP : 19650909 199403 1 004 Prof. Syaifuddin, M.A., Ph.D.

Panitia ujian

No Nama Tanda Tangan

1. Drs.Ridwan Azhar, M. Hum. ( ) 2. Mucthar, S.Sos.S. Par.,MA ( ) 3. Hasrun Tanjung,SE ( ) 4. Drs.Marzaini Manday,MSPD ( )

KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Syukur Alhamdulillah kehadirat ALLAH SWT, atas rahmat dan karunia-Nya penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini yang diberi judul “Sistem Pelayanan Banquet di Hotel Danau Toba Internasional Medan” , dimana penulisan kertas karya ini adalah sebagai salah satu syarat menyelesaikan pendidikan Non-gelar Diploma III Jurusan Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

Dengan segala kerendahan hati penulis menyadari bahwa kertas karya yang penulis sajikan ini sangat sederhana dan masih terdapat kekurangan, namun penulis berusaha mengerjakan kertas karya ini dengan sebaik-baiknya.

Pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada semua yang telah membantu penulis sehingga kertas karya ini dapat diselesaikan. Ucapan terima kasih ini penulis tujuan kepada:

1. Bapak Prof.Syaifuddin, M.A.,Ph.D., selaku Dekan Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

3. Bapak Muchtar,S.sos.S.Par.,MA, selaku Sekretaris Program Studi Pariwisata Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Hasrun Tanjung,SE., selaku Dosen Pembimbing,yang telah banyak membantu penulis dalam penyelesaian kertas karya.

5. Bapak Drs.Marzaini Manday,MSPD, selaku Dosen Pembaca,yang telah banyak membantu penulis dalam penyelesaian kertas karya.

6. Seluruh dosen dan staf pengajar program studi pariwisata Universitas Sumatera Utara yang telah mendidik penulis selama di perkuliahan.

7. Ayahanda tercinta H.Samsul Bahri dan Ibunda tercinta Hj.Henny Riany, yang telah banyak memberikan moril maupun material kepada penulis,serta adinda Heri syahputra dan Septiani pratiwi terima kasih atas doa dan dukungannya.

8. Buat yang tersayang“Catherine Dumareta Siagian“ Yang telah banyak membantu dalam penyelesaian kertas karya ini tanpa kamu Kertas karya ini tidak akan selesai.

9. Buat teman-teman yang sudah duluan wisuda thank’s all we are the best!!! Buat anak-anak 10Brothers: Yunda, Yudha, Cocomeo, Akbar Puppa, Ryan, Tryan, Maya, Laila, Fitri.

10. Buat adek kelasku: Yopie, Dedi, Chotep, Mala, Ryan Jombang, Aris Munthe, Einhal, Fitrie Mpot, Ayu Olief, Lili, Natalia, Desi dan masih banyak yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

11. Buat Hoppipolla Band: Virza, Khalid, Andrew, Kiboo dan Iwin terima kasih banyak atas doa dan dukungannya.

12. Buat teman-teman penulis Olin Aplaus, Fahry Kover, Feb’s Rhytm Percussion.

13. Buat Bang Ilal dan kawan-kawan terimakasih banyak atas bantuannya selama ini.

14. Buat semua teman-teman yang tidak mungkin disebut satu persatu,terlalu ramai kertas karya ini nantinya kalau disebutkan nama-nama kalian fren!!!!

15. Teman teman yang berada diluar lingkungan kampus yang tidak bisa penulis sebutkan satu persatu dan seluruh warga “Nanggroee Aceh Darussalam”.

Demikianlah ucapan terima kasih ini penulis sampaikan, semoga Allah SWT selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua,Amin.

Medan, Maret 2010 Penulis

Nim.062204008 Haris Pratama

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI... iv

ABSTRAKSI... vi

BAB I PENDAHULUAN 1.1 Alasan Pemilihan Judul... 1

1.2 Tujuan Penulisan... 2

1.3 Batasan Permasalahan... 3

1.4 Metode Penelitian... 3

1.5 Sistematika Penelitian... 4

BAB II URAIAN TEORITIS 2.1 Pengertian Banquet... 6

2.2 Organisasi Banquet... 9

2.3 Uraian Penyelesaian Banquet... 10

2.4 Peranan Banquet Dalam Meningkatkan Pelayanan di F&B Departement Hotel... 16

BAB III TINJAUAN UMUM HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN 3.1 Sejarah Berdirinya... 17

3.2 Klasifikasi Hotel... 19

3.3 Fasilitas Yang Dimiliki... 21

3.4 Struktur Organisasi Banquet Hotel Danau Toba International Medan... 27

BAB IV SISTEM OPERASIONAL DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN BANQUET DI HOTEL DANAU

TOBA INTERNATIONAL MEDAN

4.1 Sistem Operasional Banquet... 29

4.2 Sistem Pengelolaan Banquet... 31

4.3 Sistem Pengawasan Banquet Outlet... 36

4.4 Pengaruh Kegiatan Banquet... 37

4.5 Upaya Banquet Section Untuk Meningkatkan Pelayanan... 39

4.6 Masalah Yang Dihadapi Dan Pemecahannya... 41

BAB V PENUTUP... 42

DAFTAR PUSTAKA

DAFTAR RIWAYAT HIDUP LAMPIRAN

ABSTRAKSI

Dalam industri perhotelan yang dikelola secara komersil, maka setiap hotel senantiasa berupaya memberikan jasa terbaiknya kepada tamu tamu atau pelanggan dalam segala kebutuhannya.

Salah satu kebutuhan tersebut adalah kebutuhan akan suatu tempat atau ruangan khusus untuk mengadakan acara perjamuan, resepsi pernikahan, pesta ulang tahun, meeting bisnis (pertemuan), seminar, dan kegiatan lainnya yang memerlukan tempat yang aman, nyaman dan mewah serta memiliki fasilitas yang memadai

Guna mewujudkan kebutuhan tersebut, maka pihak hotel berupaya memberikan fasilitas berupa ruangan khusus dengan kapasitas yang cukup besar untuk tamu yang ingin mengadakan acara dimana kegiatan perjamuan tersebut ditangani oleh suatu section atau outlet yang disebut Banquet.

ABSTRAKSI

Dalam industri perhotelan yang dikelola secara komersil, maka setiap hotel senantiasa berupaya memberikan jasa terbaiknya kepada tamu tamu atau pelanggan dalam segala kebutuhannya.

Salah satu kebutuhan tersebut adalah kebutuhan akan suatu tempat atau ruangan khusus untuk mengadakan acara perjamuan, resepsi pernikahan, pesta ulang tahun, meeting bisnis (pertemuan), seminar, dan kegiatan lainnya yang memerlukan tempat yang aman, nyaman dan mewah serta memiliki fasilitas yang memadai

Guna mewujudkan kebutuhan tersebut, maka pihak hotel berupaya memberikan fasilitas berupa ruangan khusus dengan kapasitas yang cukup besar untuk tamu yang ingin mengadakan acara dimana kegiatan perjamuan tersebut ditangani oleh suatu section atau outlet yang disebut Banquet.

BAB I PENDAHULUAN 1.1Alasan Pemilihan Judul

Sektor kepariwisataan pada zaman sekarang ini begitu digalakkan oleh pemerintah maupun swasta, hal ini dikarenakan sektor pariwisata merupakan salah satu sumber devisa negara non migas.

Berdasarkan surat keputusan Menteri Kebudayaan dan Pariwisata tanggal 27 Februari 2002 No.KM 3/HK.001/MKP-02, hotel adalah suatu jenis akomodasi yang menggunakan sebagian atau seluruh bangunan untuk menyediakan jasa pelayanan penginapan, makan dan minum serta jasa lainnya bagi umum yang dikelola secara komersial serta memenuhi ketentuan persyaratan yang ditetapkan.

Dewasa ini kegiatan banquet sudah lebih dikembangkan lagi menjadi kegiatan konvensi yaitu kegiatan pelayanan atas berbagai bentuk pertemuan dan didalam itu termasuk pelayanan makan dan minum. Sekarang ini juga di hotel tidak hanya ditemukan ruang banquet (Banquet Hall), tetapi juga ruang convention (Convention Hall).

Salah satu hotel yang memiliki perkembangan dalam fasilitas banquet adalah Hotel Danau Toba International Medan yang merupakan salah satu hotel yang berstandart bintang 4 (****). Kegiatan banquet di hotel ini cukup banyak dilakukan disebabkan tersedianya 6 (enam) ruangan banquet yang memiliki kapasitas bervariasi dan masing-massing ruangan mampu menyelenggarakan jamuan dengan standar yang diinginkan, mulai dari standar lokal sampai dengan

standar internasional. Ditambah lagi dengan adanya satu Conventional Hall yang bertaraf internasional di Medan.

Dengan cukup memadainya sarana/fasilitas dan begitu banyaknya jumlah kegiatan banquet di Hotel Danau Toba International tersebut penulis tertarik untuk membahas kegiatan-kegiatan itu dan sistem-sistem yang mereka lakukan sehingga kegiatan itu terus berada, maka penulis memilih judul kertas karya sebagai berikut : “ Sistem Pelayanan Banquet Di Hotel Danau Toba International Medan .“

1.2Tujuan Penulisan

Tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah menguraikan tentang prosedur penyelenggaraan banquet yang dikaitkan dengan sektor pelayanan makanan dan minuman, yang didasarkan atas perbandingan antara teoritis yang diperoleh di perkuliahan dan buku-buku dengan kenyataan yang penulis temukan selama mengikuti praktek kerja lapangan di Hotel Danau Toba International Medan.

Penyusunan kertas karya ini juga untuk memenuhi salah satu syarat dalam menyelesaikan Program Diploma III dalam Program Studi Pariwisata bidang keahlian Perhotelan di Fakultas Sastra Universitas Sumatera Utara.

1.3Batasan Permasalahan

Dalam kertas karya ini membahas tentang Food and Beverage Departement, dengan mengambil banquet section sebagai permasalahan. Dalam penghimpunan data untuk penulisan kertas karya ini penulis telah melakukan pengumpulan informasi menyangkut kebenaran data dan ikut serta dalam menangani beberapa kegiatan baquet tersebut.

1.4 Metode Penelitian

Dalam penyelesaian kertas karya ini, data-data diperoleh dengan menggunakan 2 (dua) metode pengumpulan data yaitu:

1. Penelitian lapangan (Field Research)

Merupakan metode penelitian yang dilakukan secara lengkap ke lapangan. Di dalam Field Research ini penulis melakukan berbagai cara antara lain :

• Observasi, yaitu cara pengumpulan data dengan menggunakan jalan mengamati, meneliti, atau mengukur kejadian yang sedang berlangsung. Dalam hal ini penulis melihat langsung jalannya operasional banquet melalui Praktek Kerja Lapangan selama 2 (dua) bulan.

2. Penelitian Kepustakaan (Library Research)

Suatu usaha dalam mendapatkan data yang diperlukan melalui buku, majalah, bahan kuliah, dokumen-dokumen dan laporan-laporan tertulis dari hotel tempat penulis melakukan praktek kerja lapangan, setelah itu diadakan penyaringan data-data yang relevan dengan topik dari judul kertas karya ini.

1.5 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan kertas karya ini, penulis membagi pokok-pokok pembahasan ke dalam 5 (lima) bab yang saling berhubungan dan saling mendukung antara bab yang satu dengan lainnya. Adapun pokok-pokok pembahasan tersebut dapat diuraikan sebagai berikut.

Bab I : Merupakan bab pendahuluan dimana di dalamnya dikemukakan tentang alasan pemilihan judul, tujuan penulisan, batasan masalah, metode penulisan, dan sistematika penulisan.

Bab II : Dalam bab ini dibahas tentang banquet pada sebuah hotel yang menguraikan pengertian banquet, organisasi banquet, uraian penyelenggaraan banquet dan pengaruh kegiatan banquet atas pelayanan yang diberikan kepada para tamu.

Bab III : Bab ini membahas tinjauan umum tentang Hotel Danau Toba International Medan, dimana di dalamnnya menguraikan tentang sejarah berdirinya, klasifikasinya, fasilitas yang dimilikinya, dan struktur organisasi

Bab IV : Dalam bab ini penulis membahas bagaimana sistem operasional banquet, pengawasan peralatan / perlengkapan dan pengawasan pelayanan, pengaruh kegiatan banquet , upaya banquet section untuk meningkatkan pelayanan kepada tamu hotel serta permasalahan yang didapatinya dan pemecahannya.

Bab V : Merupakan bab terakhir dimana penulis mencoba menarik beberapa kesimpulan sesuai dengan uraian-uraian dalam kertas karya ini.

BAB II

URAIAN TEORITIS 2.1Pengertian Banquet

Berdasarkan Kamus Pariwisata dan Perhotelan, pengertian banquet adalah suatu resepsi mewah yang diadakan di ruangan khusus dari hotel, dengan menyediakan makanan mewah dan juga fasilitas lainnya.

Menurut Marsum (2001:298), menyebutkan, “Banqueting adalah suatu istilah yang dipergunakan untuk meliputi kegiatan pelayanan dari upacara- upacara spesial didalam sebuah perusahaan pelayanan makan yang berpisah dari pelayanan makan yang terdapat diberbagai restoran pada umumnya dan di Grill Room, dimana hidangan panggang- panggangan disajikan juga dalam ruang istirahat yang lazim disebut Longue. Banqueting adalah suatu istilah yang dipergunakan untuk meliputi kegiatan pelayanan banquet.

Menurut Naimuddin Dely Putra dan Mhd. Yunus dalam buku Pengelolaan Makan Minum Dalam Usaha Jasa Hotel, Banquet merupakan outlet Food and Beverage Departement yang bertugas untuk menangani segala macam kegiatan pesta atau jamuan yang diselenggarakan oleh suatu panitia atau pihak lain yang membuat pesanan ke hotel.

Menurut Goodman Raymond (2003:87), Banquet adalah pelayanan yang dilakukan secara serentak yang mana semua tamu dilayani pada waktu yang sama. Semua penataan, menu, minuman, dan waktunya harus dijadwalkan dengan hati-hati sebelum acara sebenenarnya

Awalnya hotel tidak menyediakan fasilitas ruangan khusus yang mempunyai kemampuan untuk menampung orang banyak yang akan melakukan kegiatan perjamuan di hotel , itu dikarenakan ruangan pertemuan atau ruangan rapat bila ditinjau secara ekonomis dianggap kurang menguntungkan jika hotel harus menyediakan ruangan besar, dengan peralatan dan tenaga pelayanan yang hanya digunakan pada waktu tertentu. Dalam kurun waktu 15 tahun terakhir ini telah terjadi perubahan-perubahan besar di dalam kebiasaan dan tata kehidupan masyrakat khususnya kota besar.

Sejarah banquet dilatar belakangi oleh kodrat manusia yang saling berinteraksi yang pada masa dahulu bangsa Perancis, keluarga maupun kerabat kaisar sering kali menyelenggarakan acara berkumpul sambil makan enak diantara kelompoknya masing-masing. Mereka mengundang para relasinya dan koleganya untuk berkumpul bersama dengan makanan yang tersedia.

Banquet merupakan sarana yang tidak jauh berbeda dengan restaurant baik perlengkapan, peralatan, serta tata saji yang disuguhkan, hanya saja banquet tidak menyediakan sajian secara permanen seperti restaurant, melainkan diselenggarakan setelah adanya pihak pemesanan yang akan menyelenggarakan berbagai bentuk jamuan.

Bentuk-bentuk jamuan yang diselenggarakan di hotel ditinjau dari beberapa sudut :

1. Berdasarkan bentuk dan sudut (macam- macam bentuk banquet)

a. Jamuan formal (jamuan resmi) 1. Jamuan makan resmi dapat dibagi:

Jamuan makan resmi (Formal Meal / yang bersifat profesional. Contohnya :

 Konferensi, baik yang bersifat nasional dan internasional  Pertemuan dan rapat organisasi

 Pameran

2. Pameran makan resmi kenegaraan yaitu upacara resmi kenegaraan.

b. Sit down dinner

Jamuan ini menyediakan makanan lengkap serta minuman. Untuk pesta yang ekslusif disediakan anggur untuk setiap jenis makanan. Tamu duduk di kursi menghadap meja makan dengan bentuk yang bermacam-macam. Pelayanan disesuaikan dengan menu dan tujuan jamuannya, seperti American Service, Russian service maupun French Service.

c. Buffet Party

Jamuan ini tamu duduk di kursi dan menghadap meja makan, namun hidangan dipajangkan di atas meja Buffet. Tamu akan mengambil makanan sendiri.

Organisasi banquet memiliki sistem operasional yang diberikan kepada orang-orang yang menghadiri jamuan-jamuan atau pesta-pesta. Banquet dipimpin oleh seorang Banquet Manager, dibantu oleh seorang wakil yang disebut Assistant Banquet Manager. Di bawahnya terdapat dua posisi jabatan yaitu penanganan makanan dan minuman. Untuk penanganan makanan dipimpin oleh seorang Head Waiter, yang bertugas memimpin pelayanan banquet secara langsung, kemudian di bawahnya ada Captain yang bertugas melaksanakan instruksi dari Head Waiter dan bertanggung jawab atas kelancaran operasi pada area pelayanan (section) yang dipimpin. Captain membawahi beberapa waiter/ess yang bertugas melaksanakan pelayanan langsung kepada tamu. Waiter/ess dibantu oleh busboy/girl dalam hal melaksanakan table set up, clearing tables dan membantu dalam pelayanannya.

Dalam penanganan minuman dipimpin oleh seorang Head Bartender yang bertugas mengawasi secara langsung kegiatan bar, dalam hal pengolahan penyajian dan kelengkapan stock minuman. Head Bartender membawahi bartender yang tugas utamanya adalah mengelola minuman,

sedangkan untuk penyajiannya dilaksanakan oleh waiter/ess. Dibawah posisi bartender terdapat somelier yang bertugas khusus menyajikan anggur dan setelah itu barboy/girl yang membantu pelayanan seperti clear up gelas, botol minuman, dan lainnya.

Sebagaimana dapat dilihat dalam struktur organisasi Food & Beverage Department, organisasi bagian banquet tidak berbeda dengan struktur organisasi

bagian restoran termasuk teknis operasional, yaitu memberikan pelayanan pada kegiatan pesta-pesta.

Jadi perbedaan organisasi antara restoran dengan banquet adalah terletak pada teknis pelaksanaan kegiatannya dimana restoran memberikan pelayanan pada orang-orang yang datang untuk memperoleh makan minum disebabkan kebutuhan rutin. Sedangkan banquet memberikan pelayanan kepada orang-orang yang menghadiri jamuan-jamuan atau pesta-pesta (Goodman J. 2003:124).

2.3 Uraian Penyelenggaraan Banquet 1. Penerimaan Pesanan

Penyelenggaraan banquet harus dipersiapkan dengan baik, sebab menyangkut reputasi hotel itu sendiri, oleh sebab itu perundingan antara pihak pemesanan/ sponsor dengan pihak hotel / Banquet Manager harus jelas, sehingga pada saat pelaksanaannya nanti akan sukses dan berjalan lancar.

Dalam perundingan mengenai pemesanan banquet (Banquet Booking), ada beberapa hal yang harus disetujui bersama oleh pihak hotel dan pemesanan antara lain :

Type of Function

Day/Date/Time (Hari, tanggal, waktu dari penyelenggaraan Banquet) Name of Chientale (Nama Pemesan/ Sponsor)

Number of Participant (Jumlah Peserta Pesta) Menu Requested (Jenis Menu yang Diminta) Price per Person/ Portion

Table Plan

Speechess (Pengaturan Pidato) Flower Arrangement

Type of Service

Jika kedua belah pihak saling berkoordinasi dalam penyelengaraan banquet tersebut, makan akan muncul function statement yang ditandatangani kedua belah pihak (Goodman J 2003:145).

Penerbitan Function Bulletin

Setelah kedua belah pihak menandatangani function statement, maka Banquet Departement mengeluarkan Function Bulletin, yaitu form yang digunakan untuk memberikan informasi keseluruhan bagian hotel yang terkait dengan pelaksanaan function yang bersangkutan. Form ini dibuat beberapa rangkap sesuai bagian yang berkepentingan dalam persiapan Banquet.

2. Persiapan

a. Persiapan Ruangan

Dalam hal ini adalah menata ruangan untuk jamuan berdasarkan floor plan dan seating arrangement. Beberapa hal yang perlu mendapat perhatian dan pertimbangan dalam menata ruangan antara lain :

1. Kesesuaian tata letak perlengkapan dengan bentuk ruangan, pintu kedatangan atau pintu masuk, pintu pelayanan, stage, bar, dan sebagainya.

2. Arah pandang tamu, misalnya ke arah meja Guest of Honour atau ke arah stage jika di pentas diselenggarakan acara-acara.

3. Alur lintas tamu untuk mengambil makanan jika di dalam pesta tersebut dilaksanakan sistem swalayan (self service)

4. Kesesuaian tata letak dengan sifat dan bentuk jamuan, jika jamuan tersebut bersifat resmi atau formal dinner, maka disamping ruangan utama (dinning room) dipersiapkan pula suatu ruangan khusus bagi acara social hour atau pre-dinner drink. Disediakan pula perlengkapan khusus seperti snack display table, bar,

dan beberapa meja service tempat tamu meletakkan piring-piring dan gelas yang sudah selesai digunakan.

5. Kesesuaian bahan dan bentuk furnitures atau meubelair, terutama meja dan kursi yang relevan dengan tema atau sifat jamuan. Meja untuk acara seperti meja makan, meja buffet, meja pelayanan, pada umumnya mempunyai bentuk yang bermacam-macam seperti bentuk oblong, serpentine, trapezoid, oval, round, half-round, dan quarter round. Karena akan digabungkan satu sama lain maka lebar dan tinggi meja harus sama. Semakin banyak variasi bentuk permukaan yang dimiliki, maka penggabungannya semakin leluasa untuk dilakukan. Penggabungan meja tersebut akan menghasilkan susunan meja dalam bentuk dan model yang diinginkan.

a. Comp-shape

Bentuk pengaturan meja model sisir. b. School-shape

Bentuk pengaturan meja model diruang kelas sekolah, disebut juga classroom-shape, cocok untuk ceramah, lokakarya, seminar, dll.

c. U-shape

Susunan meja dengan bentuk huruf U. Cocok untuk pertemuan dengan jumlah peserta yang tidak terlalu banyak.

d. T-shape

Susunan meja dengan bentuk huruf T. Juga sesuai untuk rapat-rapat dengan jumlah peserta terbatas.

e. O-shape

Sususan meja mengambil bentuk huruf O atau persegi empat. Disebut juga bentuk square-shape, pada bagian tengah dibuat taman berbentuk mini.

f. Half moon-shape

Susunan meja dalam bentuk setengah lingkaran.

g. Theatre-shape

Selain itu, penataan meja (table setting) merupakan hal yang sangat erat kaitannya dengan tata atur dan tata ruang jamuan. Pelaksanaan table setting antara lain, pemasangan table cloth skirting, buffet display, melengkapi meja dengan table accessories seperti ashtray, nomor meja, lampu meja, condiments, vas bunga dengan bunganya, serta nama tamu yang akan duduk di masing-masing kursi. Set up meja dilakukan secara elaborate cover karena menu sudah diketahui sebelumnya.

b. Persiapan Food & Beverage Service

Persiapan bahan dan pengolahan makanan oleh kitchen berdasarkan komposisi menu yang disepakati oleh Banquet Departement, meminta bahan dari store departement atau permintaan pembelian kepada bagian purchasing.

Persiapan minuman oleh bagian bar service meliputi portable bar, chasseur, alcoholic beverage, bumbu-bumbu, dan sebagainya berdasarkan jenis dan jumlah minuman yang diminta.

1. Pelaksanaan Banquet

Pelaksanaan banquet meliputi pelayanan yang sudah disepakati oleh panitia dan pihak hotel (Banquet), misalnya American Service, Russian Service, French Service, atau salah satu dari Typical Service. Jumlah tenaga kerja yang ditempatkan, baik untuk pramusaji maupun untuk bartender (pramutama), bila tenaga banquet tidak mencukupi dapat digunakan tenaga casual, yaitu tenaga temporer yang mampu melaksanakan tugas banquet tersebut.

2.4 Peranan Banquet Dalam Meningkatkan Pelayanan di F & B Departement Hotel

Pelayanan banquet di zaman sekarang ini sudah mulai dikenal dan pelaksanaannya mempunyai pengaruh yang besar bagi sebuah hotel, apalagi hotel yang bertaraf internasional dengan fasilitas banquet yang begitu memadai.

Banquet tidak hanya mempengaruhi pendapatan F & B Departement, presentase biaya makanan (Food Cost Presentage) banquet service lebih rendah karena mudah dihitung terlebih dahulu, dan sisa dari kelebihan produksi berjumlah minim (Goodman J. 2003:228 ).

BAB III

TINJAUAN UMUM HOTEL DANAU TOBA INTERNASIONAL MEDAN 3.1 Sejarah berdirinya

Ide untuk mendirikan perusahaan dan menjalankan usaha perhotelan lahir sebagai akibat dari Surat Keputusan Bersama Menteri Keuangan RI dan Menteri Perhubungan RI No. 101 bulan September 1968, yaitu keputusuan tentang pemberian fasilitas sebesar- besarnya kepada pengusaha-pengusaha yang berminat untuk berusaha di bidang perhotelan, sebagai upaya untuk mendorong kemajuan pariwisata Indonesia. Oleh karena itu T.D. Pardede mengambil keputusan untuk mendirikan usaha perhotelan sebagai tambahan bidang-bidang usahanya yang telah ada, antara lain :

1. Perikanan, perkebunan, ekspor, yang tergabung dalam Group Surya Sakti

2. Pendidikan, kesehatan, kerohanian, yang tergabung dalam Group Foundation

3. Pertekstilan yang tegabung dalam Group Pertekstilan

4. Perbankan yang tergabung dala Group Perbankan

Keseluruhan bidang yang disebut di atas tergabung dalam T.D. Pardede Holding Company. Secara berturut-turut didirikan beberapa hotel yang semuanya tergabung dalam suatu group dengan nama Pardede International Hotel Group (PIHG), yang unit-unitnya terdiri dari :

2. Mini Hotel Danau Toba International

3. Pardede International Hotel

4. New Belawan International Hotel

5. Hotel Danau Toba International – Parapat

6. Hotel Danau Toba International – Medan

7. Hotel Danau Toba International – Tebing Tinggi

8. Jhonny International Hotel – Jakarta

Hotel Danau Toba International Medan dibuka secara resmi untuk umum pada tanggal 10 Juni 1972, dengan General Manager pertama Stanley Allinson dari London. Hotel ini beroperasi dengan 200 kamar di jalan Imam Bonjol No. 17 Medan.

Pada mulanya pendirian Hotel Danau Toba International Medan ini mengakibatkan turunnya tingkat hunian kamar dari unit – unit yang tergabung dalam Pardede International Hotel Group yang telah berdiri sebelumnya. Pada akhir tahun 1972 Hotel Danau Toba International Medan ini hanya mempunyai Occupancy Rate sebesar 25 %, Break Event Point jauh dari jangkauan. Masa itu adalah masa yang paling sulit untuk mengoperasikan hotel bila ditinjau dari motif profit.

Oleh karena itu, pada tanggal 1 April 1973 diadakan kontrak manajemen antara PT. Aeropacific Hotel Coorperation dengan General Manager R.E Scelling dengan ketentuan bahwa dibawah pimpinan manajemen PT. Aeropacific Hotel

Coorperation harus dapat dicapai Occupancy Rate hotel rata-rata 50 % sampai akhir tahun 1973. Ternyata target tersebut tidak bisa dicapai sehingga kontrak tersebut diakhiri dengan General Manager tetap R.E. Scelling yang bersedia memperpanjang kontrak kerjanya.

Sampai saat ini, disamping perbaikan mutu operasional juga ditingkatkan service agar dapat menarik perhatian dan menyenangkan tamu-tamu yang menginap di hotel dari check-in sampai check-out. (hasil wawancacra dengan Bapak Drs, J Hutajulu, Chief HRD. Hotel Danau Toba International Medan). 3.2 Klasifikasi Hotel

Hotel Danau Toba International Medan dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

1. Berdasarkan Harga Jual Kamar (Plan System)

Hotel Danau Toba International Medan menganut sistem “European Plan” yaitu harga kamar yang dibayar tidak termasuk makan dan minum (room only).

Yang diperuntukkan bagi tamu-tamu individual dan tamu-tamu dari travel agent yang vouchernya hanya berlaku untuk kamar saja. Sedangkan untuk tamu-tamu dari perusahaan penerbangaan seperti GIA, Merpati pihak hotel menggunakan “Bermuda Plan”, dimana mereka menjual kamar sudah termasuk didalamnya sarapan pagi dalam bentuk American Breakfast.

Khusus untuk kamar-kamar executive keatas, harga kamar yang ditawarkan sudah termasuk sarapan pagi dalam bentuk Continental Breakfast.

Dan untuk tamu-tamu group yang berjumlah lebih dari 10 (sepuluh) pax, pihak hotel memberi harga khusus sesuai dengan perjanjian yang telah disepakati.

2. Berdasarkan Jumlah Kamar (Number of Room)

Hotel Danau Toba International Medan digolongkan kedalam “Large Hotel” karena memiliki jumlah kamar sebanyak 258 kamar, yang dibagi sesuai jenis kamarnya.

3. Berdasarkan Lama Tamu Menginap (Lenght of Stay)

Hotel Danau Toba International Medan digolongkan ke dalam “Transien Hotel”, karena tamu yang menginap rata-rata 1 sampai 2 hari saja. Tetapi disini juga terdapat tamu yang menginap atau tinggal untuk waktu yang cukup lama.

4. Berdasarkan Jenis Tamu (Type of Patronage)

Kebanyakan tamu – tamu yang menginap di hotel ini adalah kalangan businessman, oleh karena itu hotel ini termasuk ke dalam “Business Hotel”. Walaupun pada waktu – waktu tertentu juga terdapat tamu – tamu group yang berasal dari dalam dan luar negeri, baik wisatawan, keluarga, dan sebagainya.

5. Berdasarkan Lokasi (Location)

Hotel ini tergolong kedalam kategori “City Hotel”, karena terletak di pusat kota Medan, dekat dengan pusat perbelanjaan, kantor – kantor, bandara udara Polonia dan tempat – tempat yang erat hubunganya dengan masyarakat sehari – hari. Sebab hotel ini terletak di tengah kota Medan, yaitu di jalan Imam Bonjol No. 17 Medan. Kondisi lokasi seperti ini memungkinkan tamu –tamu yang menginap untuk mencapai lokasi yang ingin dituju dengan mudah, ataupun mengadakan pertemuan bisnis dengan secara langsung lebih cepat.

6. Berdasarkan Peraturan Pemerintah (Under the Government

Regulation)

Berdasarkan ketetapan yang telah diberikan pemerintah, Hotel Danau Toba International Medan adalah hotel yang berklasifikasi bintang 4 (****). Hal ini dapat dilihat dari piagam pemerintah yang ditempatkan di kantor depan hotel. 3.3 Fasilitas Yang Dimiliki

Hotel Danau Toba International Medan memiliki fasilitas yang cukup lengkap sesuai dengan fasilitas hotel berbintang empat. Adapun fasilitas-fasilitas yang dimiliki oleh Hotel Danau Toba International Medan adalah sebagai berikut:

A. Room (kamar)

Hotel Danau Toba International Medan memiliki 271 kamar yang terdiri dari beberapa type yang dilengkapi dengan berbagai fasilitas yaitu : AC, (Air Conditioner), Bathroom dengan Shower, lantai yang dilapisi dengan karpet, TV berwarna, video, mini bar dan IDD Telephone System. Kesemua harga kamar tersebut sudah termasuk 10 % service dan 11 % Government tax (pajak pemerintah).

B. Restaurant, Bar, dan Outlet Lainnya

Hotel Danau Toba International Medan memiliki beberapa outlet sebagai tempat penjualan makanan dan minuman, dimana outlet tersebut terdiri dari restoran, bar, dan sejenisnya, antara lain :

a. The Cafe’ Terrace

Menyajikan makanan Indonesia, Eropa serta Oriental untuk breakfast, lunch dan dinner. The Cafe’ Terrace ini buka 24 jam dan sistem penyajiannya dilaksanakan dengan buffet/ prasmanan, yaitu tersedianya beberapa jenis makananan yang dapat dipilih oleh tamu sesuai dengan seleranya dan penyediaan makanan ini ada juga yang Ala Carte Menu dan set group untuk tamu group.

Sistem buffet selalu diadakan pada saat breakfast karena tamu hotel biasanya makan di restoran sehingga dengan mengadakan buffet ini menambah daya tarik agar tamu makan di tempat ini, juga memudahkan penyajiannya, dan service. Karena harga kamar banyak yang sudah termasuk breakfast (Breakfast Inclusive) dan juga untuk menghindari tamu akan breakfast di kamar. Dan yang tidak kalah

pentingnya untuk memudahkan perhitungan (mencharge) makanan tamu. Untuk lunch dan dinner dapat diadakan buffet jika ada pemesanan dari tamu group. b. Osaka Japanese Restaurant

Restoran ini menyediakan berbagai makanan khas Jepang seperti Tempura, Teppanyaki, Shabu-shabu, dan lain – lain. Tamu – tamu dilayani dengan baik oleh waitress yang memakai pakaian Jepang (Kimono). Tamu yang datang ke restoran ini dapat memilih sendiri tempat duduknya, baik duduk bersila ataupun duduk di kursi. Tamu juga dapat meminta beberapa jenis makanan yang dapat dimasak di depan tamu. Restoran ini dibuka dari pukul 11.00 – 15.00 WIB untuk lunch, sedangkan untuk dinner pukul 18.00 – 23. 00 WIB.

c. Sundanese / Javanese Restaurant

Restoran ini menyediakan makanan dan minuman khas Sunda atau Jawa. Nama lain dari restoran ini adalah “Riung Lembur” yang berasal dari bahasa Jawa. Restoran ini dibuka mulai pukul 11.00 – 23. 00 WIB. Bangunan restoran berbentuk pondok – pondok yang terbuat dari bambu serta perlengkapan makan yang juga terbuat dari bambu seperti keranjang nasi, tempat lauk pauk, tetapi piring makanan terbuat dari tanah liat. Tamu – tamu dilayani oleh waiter / waitress yang mengenakan pakaian tradisional seperti kebaya dan blankon yang menunjukkan ciri khas Sunda dan Jawa.

d. The Tavern

The Tavern ini adalah tempat hiburan (pub) yang menyediakan makanan, khususnya dari daging yang dipanggang. Hiburan yang terdapat di Tavern ini biasanya berasal dari negara Philipina.

e. Piano Lounge

Piano Lounge adalah tempat untuk menikmati hiburan dengan suasana romantis di malam hari. Tamu – tamu dihibur dengan penyanyi / artis dan pianis dari luar negeri dengan membawakan lagu – lagu berirama Jazz dan sentimen. Pada Piano Lounge ini juga menjual makanan dan minuman ringan (snack) seperti emping, kacang goreng, kerupuk, dan lain – lain.

f. T.D Pardede Lounge (Lobby Bar)

Lobby bar ini menyediakan minuman beralkohol dan non alkohol. Tamu – tamu dapat menikmatin minuman sambil menonton siaran televisi. Lobby bar ini juga menyediakan minuman Compliment berupa Orange Juice bagi tamu – tamu group.

g. Music Lounge

Music Lounge ini adalah tempat yang unik dengan gaya Inggris. Di dalam music lounge ini tersedia bar yang menyediakan minuman beralkohol. Suasananya sangat cocok digunakan sebagai tempat bersantai bagi para tamu diiringi dengan pertunjukan band dari luar negeri.

h. Room Service

Room service ini adalah bagian yang bertugas untuk melayani pemesanan makanan dan minuman serta mengantarnya ke kamar – kamar tamu. Room service ini beroperasi selama 24 jam. Tamu dapat memesan makanan sesuai dengan menu yang terdapata di “Room Service Menu” yang disediakan di setiap kamar.

i. Fasilitas Meeting / Convention

Hotel Danau Toba International Medan memiliki tiga ruang function yang dapat disewakan untuk bisnis, konfrensi, maupun pesta. Ketiga function room tersebut adalah:

1. Convention Hall

Ruangan ini banyak digunakan untuk kegiatan wedding party, bussiness party, cocktail party, dan berbagai jenis pertemuan. Ruangan ini berkapasitas 2000 orang.

2. Deli Room

Ruangan ini didalam jenis penggunaanya sama dengan Conventional hall perbedaaanya hanya pada performance saja. Ruangan ini berkapasitas hingga 1000 orang.

3. Royal Room

Ruangan ini dipakai untuk kegiatan konferensi, seminar, eksebisi, atau trade luncheon. Berkapasitas mulai dari 50 – 400 orang. Royal Room ini terdiri dari :

Royal Room I Royal Room II Royal Room III Royal Room IV Royal Room V

Ruangan tersebut dapat ditata sedemikian rupa sesuai dengan jenis kegiatan dan permintaan tamu, seperti Theatre Style, U Shape, dan Table Buffet. Kesemua ruangan tersebut dilengkapi dengan peralatan audio visual, slide proyektor serta peralatan sound system.

4. Health and Fitness Centre

Health and Fitness Centre adalah gedung olahraga sebagai fasilitas yang disediakan hotel untuk melakukan kegiatan olahraga seperti bola basket, tenis lapangan, squash court, mandi uap dan spa yang dilakukan untuk meningkatkan kebugaran dan kesehatan tamu. Gedung olahraga ini dilengkapi dengan alat – alat olahraga yang modern. Untuk olahraga renang Hotel Danau Toba International Medan diberi nama “Hermina Lagoon Swimming Pool”.

5. Danau Toba Executive Residence

Berupa apartemen yang disediakan bagi para tamu yang akan menginap dalam waktu lama seperti 1 bulan keatas. Tetapi pada saat ini, apartemen ini juga disewakan bagi tamu – tamu yang menginap hanya 1 malam. Hal ini dilakukan untuk mencegah tingkat occupancy yang rendah yang akan mengakibatkan kerugian pada pihak manajemen hotel. Apartemen ini terdiri dari 41 kamar yang dilengkapi dengan peralatan yang serba mewah, alat –alat masak yang lengkap, dan juga taman tempat anak – anak bermain. Apartemen ini selesai dibangun pada tanggal 2 Februari 1992. Memiliki fasilitas yang mewah, misalnya : sofa, ruang makan, ruang tidur, kamar mandi, ruang tamu, televisi, peralatan makan, dan peralatan memasak.

6. Other Facilities

Adapun fasilitas – fasilitas lain adalah Billyard Centre, Shopping Archade dan Charted Bank, Beauty and Barber Shop, Star Message, Cake Shop, Mutiara Tour and Travel Service, Malaysia Arlines (MAS), Laundry, Karaoke, Pool Bar, Parking Area, Dangdut International, dan Hard Rock Cafe.

3.4 Struktur Organisasi Banquet Hotel Danau Toba International Medan Banquet departement pada Hotel Danau Toba International Medan dipimpin oleh seorang Banquet Manager. Banquet Manager dibantu oleh Assistant Banquet Manager yang bertugas menggantikan Banquet Manager apabila berhalangan hadir, dan seorang Secretary yang menangani administrasi banquet.

Jenjang jabatan berikutnya dipegang oleh Supervisor Banquet dan Supervisor Stewarding. Supervisor Banquet bertugas mengkoordinir kegiatan mulai dari menyiapkan kebutuhan jamuan sampai pelayanan kepada tamu. Supervisor Stewarding bertanggungjawab atas berbagai peralatan dan perlengkapan yang digunakan dibagian banquet dan mengawasi cara kerja bawahannya.

Di bawah posisi Supervisor Banquet dan Supervisor Stewarding terdapat waiter / waitress dan Busboy / Busgirl yang bertugas menyiapkan dan menata semua peralatan dan perlengkapan yang dibutuhkan untuk jamuan dan melaksanakan pelayanan kepada tamu, (hasil wawancara dengan Bapak Drs. J. Hutajulu, selaku Chief HRD Hotel Danau Toba International Medan)

BAB IV

SISTEM OPERASIONAL DALAM MENINGKATKAN PELAYANAN BANQUET DI HOTEL DANAU TOBA INTERNATIONAL MEDAN 4.1 Sistem Operasional Banquet

Sistem operasional banquet outlet Hotel Danau Toba International Medan diawali dengan reservation atau pemesanan tempat. Melalui reservation inilah akan didapatkan informasi yang akurat mengenai hal-hal yang menyangkut pelaksanaan kegiatan banquet. Berikut ini akan dijabarkan secara lengkap Sistem Operasional Banquet Hotel Danau Toba International Medan, yaitu :

Pemesanan (reservation) diterima oleh pihak hotel melalui surat, telepon, faximile atau pihak pemesanan datang langsung ke hotel. Banquet Manager atau Food and beverage Manager memeriksa Banquet Log Book, apakah hari tanggal dan jam yang diminta oleh pemesan tidak ada kegiatan atau acara atas nama pemesan lain, hal ini dilakukan untuk menindaklanjuti apakah pemesanan tersebut dapat dikonfirmasikan kembali dengan pihak pemesan.

Banquet Manager atau Food Beverage Manager mengkonfirmasikan pesanan tersebut kepada pemesan melalui telepon, kemudian diadakan pertemuan antara kedua belah pihak untuk melakukan persamaan persepsi agar dapat diketahui sifat, bentuk dan jenis acara serta tata cara pembayarannya.

Setelah dikonfirmasikan, Banquet Manager berhak meminta pembayaran sebesar 50 % sebagai jaminan kepada pihak pemesan atau panitia penyelenggara. Apabila kedua belah pihak sudah setuju, maka keduanya menandatangani

Setelah Function Statement ditandatangani kedua belah pihak, maka Banquet Manager membuat Banquet Sheet yang akan dibagikan bagian yang terkait didalam pelaksanaan kegiatan tersebut. Data – data yang terdapat didalam Banquet Bulletin Sheet adalah :

Name of Organization Address

Type / Date / Day / Room of Function Name of Contact

Number of Participant (jumlah peserta pesta) Minimium Number Guaranteed

Food Menu

Menu and Price per Person, Food Charges Beverage Cocktail

• Beverages List and Price per Person

• Corkage Charge (bila ada minuman dari luar ) Hall Rental and Seating Arrengement

Property (equipment and facilities) Payment

Seteleah Banquet Bulletin Sheet dibagikan kepada yang terkait dengan acara, maka langkah selanjutnya adalah mengadakan persiapan baik itu fasilitas, peralatan, perlengkapan, tenaga dan menu.

Pada waktu acara diselenggarakan, Banquet Manager mempersiapkan bill. Sisa pembayaran dapat ditagih setelah acara selesai kepada pihak pemesan.

Apabila pembayaran sudah diselesaikan, dan kontrak dianggap selesai, sebagai ucapan terima kasih atas kerja sama yang baik setelah penjualan pelayanan (after sales service), Banquet mengirimkan Thanks Letter kepada panitia penyelenggara. Selanjutnya banquet siap menjalankan kontrak berikutnya. 4.2 Sistem Pengelolaan Banquet

Keberadaan Banquet Outlet di Hotel Danau Toba International Medan merupakan salah satu syarat dari ketentuan hotel berbintang 4 (****), juga merupakan salah satu outlet yang dapat memberikan profit atau sumber pendapatan bagi Hotel Danau Toba International Medan.

Dalam mengelola Banquet, pihak manajemen Hotel Danau Toba International Medan dalam hal ini Banquet Manager melakukan beberapa kebijakan di berbaga bidang antara lain :

1. Bidang Sarana dan Prasarana

Sarana dan prasarana dalam hal ini adalah gedung, fasilitas peralatan, dan perlengkapan banquet sehingga dapat berfungsi secara maksimal untuk menunjang kegiatan operasional serta pencapaian tujuan banquet outlet. Usaha yang dilakukan managemen dalam hal ini adalah :

a. Gedung / ruangan

Merenovasi, memperluas atau menambah ruangan banquet yang disesuaikan dengan kebutuhan tamu dan dengan memperhatikan tata letak baik dan yang benar atau floor plan. Mengadakan general cleaning minimal 1 (satu) minggu sekali terhadap seluruh ruangan yang terdapat di banquet.

b. Peralatan dan Perlengkapan

Merawat perlengkapan furnitures dan meubelair. Melakukan pengontrolan terhadap peralatan yang digunakan di Banquet seperti Chinaware, Cutlery, Glassware dan lain – lain. Menggantinya apabila sudah tidak dipakai lagi. Mengganti linen yang dipakai di banquet, seperti table cloth, skirting, napkin, dan lain – lain dengan yang baru, dengan disesuaikan dengan warna dan bahan.

Mengadakan pengawasan terhadap perlengkapan sound system, seperti table mic, wireless dan lain – lain, apakah masih bisa bekerja dengan baik atau tidak. Jika ada kerusakan segera menghubungi bagian engineering untuk memperbaikinya.

2. Bidang Sumber Daya Manusia

Sumber daya manusia merupakan faktor yang mendominasi di dalam kegiatan pengolahan makanan dan minuman terutama di bagian banquet. Hal – hal yang menyangkut sumber daya manusia di dalam kegiatan ini antara lain, jumlah karyawan yang dibutuhkan, penentuan jabatan, sumber tenaga kerja, peraturan – peraturan menyangkut personalia, dan sebagainya.

Berkaitan dengan aspek sumber daya manusia tersebut, banquet departement pada Hotel Danau Toba International Medan memiliki jumlah karyawan 5 (lima) orang. Apabila ada jamuan yang diselenggarakan dalam jumlah besar, dibutuhkan tenaga kerja tambahan yang disebut tenaga casual. Tenaga kerja direkrut dari 3 (tiga) sumber yaitu :

1. Sumber Internal

Tenaga kerja diperoleh dari outlet Food and Beverage Departement lainnya, yaitu dari Room Service, Cafe’ Terrace, Riung Lembur Restaurant dan lain – lain. 2. Sumber Hotel

Tenaga kerja yang dibutuhkan dapat diperoleh dari departemen – departemen lainnya di hotel, antara lain Housekeeping Departement, Front Office Departement dan lain –lain.

3. Sumber Eksternal

Tenaga kerja yang dibutuhkan diperoleh dari luar usaha hotel, misalnya dari lamaran pribadi, akademi pariwisata, dan sekolah pariwisata (SMIP) yang sudah memiliki kerja sama dengan Hotel Danau Toba International Medan.

3. Bidang Produksi

Kebijakan – kebijakan yang dilakukan managemen di bidang produksi meliputi :

a. Penentuan Menu

Menu yang baik merupakan alat promosi yang efektif dalam usaha peningkatan volume penjualan makanan dan minuman pada suatu hotel. Dalam penentuan menu untuk suatu jamuan, pihak managemen Banquet berpedoman kepada beberapa hal, yaitu :

 Menu yang akan disusun dan disediakan terdiri dari makanan Indonesia dan makanan asing yang sudah dikenal.

 Bahan makanan mudah diperoleh dan mengandung nilai gizi dan kalori sehingga makanan yang disajikan tersebut benar – benar makanan yang sehat, aman dan berkualitas.

 Menu yang dipersiapkan dengan mempertimbangkan faktor kemapuan pelaksanaan pengolahan dan pelayanan, kelengkapan peralatan, dan sebagainya.

 Selain makanan, disajikan juga minuman sebagai pendamping makanan (side menu drink) jika jamuan bersifat resmi, yang terdiri dari beberapa jenis wine (anggur).

Berdasarkan pedoman di atas, pihak managemen Hotel Danau Toba International Medan dalam menentukan jenis menu untuk suatu jamuan, biasanya sudah dipersiapkan secara permanen, atau atas permintaan pihak pemesan. Jenis menu yang digunakan ialah “Banquet Menu”, biasanya disediakan untuk berbagai macam pesta, baik yang diselenggarakan oleh hotel sendiri atau pihak luar yang memesan.

Susunannya berupa table d’hote menu. Menu diletakkan di meja – meja tanpa mencantumkan harganya, karena tamu yang datang adalah tamu undangan dan tidak perlu membayar, tetapi dibayar oleh yang menyelenggarakan acara.

b. Penentuan tarif / harga

Dalam menentukan harga jual tidak hanya untuk makanan dan minuman saja tetapi juga harga jual untuk penggunaan gedung atau ruangan banquet. Beberapa faktor yang menjadi pertimbangan oleh managemen dalam menentukan tarif / harga untuk makanan dan minuman serta gedung adalah :

1. Klasifikasi hotel

2. Perawatan fasilitas, peralatan dan perlengkapan

4.3. Sistem Pengawasan Banquet Outlet

Di dalam pelaksanaan operasional banquet yang berjalan lancar diperlukan pengawasan secara menyeluruh, pengawasan itu meliputi :

1. Pengawasan Peralatan dan Perlengkapan

Banquet Hotel Danau Toba International Medan memiliki jumlah peralatan dan perlengkapan yang cukup lengkap. Untuk menjaga kelengkapan peralatan tersebut, perlu dilakukan pengawasan yang teliti dan cermat. Adapun pengawasan yang dilakukan oleh Banquet Hotel Danau Toba International Medan. Antara lain :

Supervisor Steward bersama – sama dengan anggotanya mengontrol peralatan dan perlengkapan yang tersedia apakah ada yang rusak, pecah atau hilang.

Melakukan pengawasan dan penghitungan terhadap peralatan dan perlengkapan yang dikeluarkan serta jenis peralatan dan perlengkapan yang dikeluarkan tersebut. Dan dihitung kembali apabila selesai digunakan, untuk diketahui apakah jumlahnya sesuai dengan jumlah sebelumnya.

Memisahkan setiap jenis peralatan dan perlengkapan dalam hal penyimpananya agar memudahkan dalam operasionalnya. Kebersihan setiap peralatan dan perlengkapan.

2. Pengawasan Pelayanan

Pengawasan terhadap pelayanan sangat penting dilakukan agar proses pelayanan tersebut berjalan dengan lancar. Pengawasan pelayanan yang dilakukan oleh Banquet Hotel Danau Toba International Medan meliputi :

Ruanagan untuk jamuan sudah ditata rapi sesuai dengan floor plan dan seating arrangement. Kelengkapan dan kebersihan peralatan dan perlengkapan yang di set up di meja. Waiter / ess dan supervisor yang melaksanakan pelayanan harus berpakaian rapi, rambut disisir, tangan dan kuku bersih. Cara penghidangan makanan dan minuman yang disesuaikan dengan jenis acara dan jenis pelayanan yang digunakan.

4.4 Pengaruh Kegiatan Banquet

Dalam satu pelayanan Banquet yang akan diselenggarakan dapat memberikan beberapa pengaruh yaitu :

a. Terhadap Pendapatan Hotel

Pelaksanaan banquet di Hotel Danau Toba International Medan mempunyai 2 (dua) tujuan yaitu memberikan kepuasan kepada tamu dan mendapatkan keuntungan.

Saat ini Hotel Danau Toba International Medan ikut bersaing dengan hotel – hotel lainnya dalam menyelengarakan acara banquet dengan memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan.

Keuntungan yang diperoleh dari kegiatan banquet sangatlah besar, apalagi Hotel Danau Toba International Medan adalah hotel berbintang yang mempunyai fasilitas banquet yang memadai dengan 6 (enam) ruangan banquet.

Salah satu keuntungan yang diperoleh dari kegiatan banquet dibandingkan dengan outlet lain yang ada di Hotel Danau Toba International Medan adalah dalam hal perjualan, karena penjualan banquet merupakan penjualan dengan persentase biaya makanan (Food Cost Persentage) biasanya lebih rendah dalam banquet service karena sudah dihitung terlebih dahulu, dan sisa dari kelebihan produksi minim jumlahnya.

Dengan kata lain hotel dapat dengan pasti menafsirkan berapa profit yang akan diterima dalam penyelenggaraan banquet. Semakin banyak acara banquet terselenggara maka semakin banyak keuntungan yang diperoleh.

b. Terhadap Pendapatan Food and Beverage Departement

Banquet adalah alat penjualan yang efektif di Food and Beverage Departement karena dapat digunakan untuk mendatangkan keuntungan. Keuntungan yang didapat dari pelaksanaan banquet terhadap F & B Departement bukan hanya masalah pendapatan tetapi juga dalam proses kerja, karena sedikitnya produksi dan staff yang dibutuhkan untuk memberikan pelayanan yang efisien bila dibandingkan dengan bagian – bagian lain yang ada di F & B Departement maupun semua outlet di hotel, pramusaji juga dapat melayani tamu lebih banyak, karena para tamu melakukan sendiri beberapa fungsi / tugas pramusaji.

Penyelenggaraan banquet dikatakan berjalan lancar apabila pelayanannya dapat memuaskan tamu. Pelayanana yang bail yang dibeikam pihak hotel khususnya banquet section adalah kunci untuk terlaksananya acara banquet, dengan terlaksananya banquet dengan baik menambahh nilai plus bagi Hotel Danau Toba International Medan, dan menaikkan citra hotel itu sendiri. Banquet juga dapat berperan sebagai alat untuk mempromosikan hotel kepada pelanggan. Dengan seringnya tamu membooking pelaksanaan banquet di Hotel Danau Toba International Medan menandakan kepercayaan masyarakat terhadap pelayanan dan diakui sehingga citra Hotel Danau Toba International Medan sangat baik. 4.5 Upaya Banquet Section Untuk Meningkatkan Pelayanan

Adapun upaya – upaya yang dilaksanakan dalam meningkatkan pelayanan adalah :

1. Pengembangan Produk Baru

Pengembangan suatu produksi baru pada dasarnya adalah usaha yang dilakukan serta berencana untuk memperbaiki produk yang sedang berjalan atau menambah jenis produk yang dihasilkan atau yang dipasarkan

Umumnya suatu produk baru yang akan disajikan hendakllah sesuai dengan kebutuhan pelanggan, jadi produk tersebut harus dapat dipasarkan, oleh karena itu produk baru tidak dibuat secara kebetulan tetapi harus melalui analisa pasar. Dengan kata lain pengembangan produk baru harus ditinjau sebagai tanggung jawab manajemen sehingga harus dipertimbangkan secara matang dan objektif.

haruslah dinyatakan dengan tegas kedudukannya diantara produk – produk yang sudah ada. Sehingga dengan demikian kita dapat mengetahui bagian konsumen mana yang dimasukinya, misalnya penambahan set menu yang lebih bervariasi. 2. Peningkatan Mutu Produk dan Mutu Pelayanan

Mutu suatu produk dan pelayanan sangat mempengaruhi apakah produk dan pelayanan tersebut memuaskan tamu. Faktor pelayanan memegang peranan penting untuk memenangkan persaiangan, disamping itu produk (makanan dan minuman) yang disediakan selain cocok dengan selera tamu dan terjamin kebersihannya juga pelayanan yang diberikan harus bersifat profesional disamping harga yang memadai.

3. Modernisasi Fasilitas Banquet

Mengingat industri hotel berkembang sangat cepat, sehingga fasilitas banquet harus juga ikut berkembang. Seiring pertumbuhan ekonomi yang sama meningkatnya, adanya penemuan baru mengakibatkan hotel yang didirikan 10 (sepuluh) sampai 14 (lima belas) tahun yang lalu, perlengkapannya menjadi ketinggalan.

Hal ini mengakibatkan pengaruh yang cukup besar terhadap kesan (image) orang untuk memakai fasilitas banquet hotel tersebut. Hal ini mengakibatkan pihak Hotel Danau Toba Intenational Medan melakukan pembaharuan / modernisasi peralatan – peralatan yang digunakan, merenovasi / memperluas ruangan banquet dan memperlengkapi ruangan banquet dengan sound system yang modern.

4. Menjalin Hubungan Baik dengan Costumer

Suskesnya kegiatan marketing (pemasaran) yang dilakukan Hotel Danau Toba International Medan tidak hanya bergabung kepada pengembangan produk, produk baru, peningkatan mutu pelayanan dan mutu produk, modernisasi fasilitas tetapi banyak tergantung kepada pembinaan hubungan baik antara pihak hotel dengan costumer secara berkesinambungan.

4.6 Masalah yang Dihadapi dan Pemecahannya

Dalam operasional banquet di Hotel Danau Toba International Medan tidaklah terlepas dari berbagai permasalahan yang menggangu kelancaran penyelenggaraan suatu acara. Adapun permasalahan yang dihadapi di banquet Departemen Hotel Danau Toba International Medan antara lain adalah :

 Tamu yang datang pada saat event berlangsung jauh melebihi jumlah pemesanan yang dilakukan oleh pemesan / panitia misalnya pada suatu acara wedding party, pihak penyelenggara memesan 1000 pax, akan tetapi, pada saat event berlangsung ditemui jumlah tamu yang datang sebanyak 1200 orang, sehingga jumlah makanan dan minuman mengalami kekurangan.

 Masalah berikut ini timbul diakibatkan karena masalah pertama, kedua masalah saling berkaitan yaitu masalah peralatan karena jumlah tamu yang datang melebihi dari yang sudah disepakati oleh pihak hotel dan pemesan mengakibatkan ketidakmampuan untuk menghandle baik itu dalam peralatan,

event mengakibatkan semua peralatan dan perlengkapan terpakai yang mengakibatkan kekurangan pada peralatan dan perlengkapan.

Meskipun demikian pihak banquet departemen yang juga melakukan berbagai usaha untuk meminimalisasikan berbagai permasalahan tersebut, antara lain :

1. Pihak hotel melakukan rekonsiliasi kepada pihak penyelenggara tentang solusi / pemecahannya, salah satunya adalah membuka bill di restoran atau di banquet (memesan makanan kembali).

2. Pihak hotel khususnya banquet meminjam segala keperluan peralatan, perlengkapan dari restoran, room service dan lain – lain, dan bagian steward segera mencuci semua peralatan yang sudah terpakai dan sudah di clear – up oleh waiter/waitress banquet pada saat event berlangsung.

BAB V PENUTUP

Banquet departement merupakan salah satu outlet dari Food and Beverage Departement yang bertugas menangani pelaksanaan pesta (function) yang diselenggarakan di hotel. Pelayanan yang umumnya digunakan pada saat acara banquet diselenggarakan adalah Buffet Service. Dimana banyaknya pilihann makanan yang ditawarkan kepada pemesan hanya dengan satu harga paket.

Untuk meningkatkan mutu pelayanan kepada tamu hendaknya jangan sampai ada petugas banquet yang bekerja rangkap, sehingga tugas – tugas melayani tamu terganggu dan tidak mustahil tamu akan mengeluh (complaint), petugas banquet harus sabar mendengar dan menjawab pertanyaan tamu. Hendaknya sebagai hotel yang berada di tengah kota Medan yang memiliki saingan hotel – hotel yang ada didekatnya kiranya dapat mengantisipasi saat Low Season tiba dan kondisi – kondisi lain yang kurang menguntungkan. Agar operasional hotel dapat terus berjalan dengan baik.

Semua orang yang terlibat dalam pelayanan banquet harus menyadari bahwa penilaian atas pelayanan yang disajikan di banquet datang dari sudut pandang tamu. Semua yang disediakan serta dihidangkan, tamulah yang akan menilai. Oleh sebab itu, petugas banquet harus mampu memberikan mutu pelayanan terbaik kepada tamu setiap saat. Berikanlah keramah tamahan yang baik kepada setiap tamu, tanpa membeda – bedakannya.

(seragam) bagi karyawan, sehingga tamu dapat membedakan karyawan mana yang bertugas di Front of The House dan Back of The House.

Sebagai pimpinan Hotel Danau Toba International Medan hendaknya tidak hanya memperhatikan keinginan dan kebutuhan tamu saja, melainkan keinginan dan kebutuhan dari dari karyawan yang juga memerlukan perhatian juga agar karyawan dapat bekerja dengan maksimal.

Hubungan antara Food and Beverage Departement khususnya Banquet Departement dengan Marketing Departement harus berjalan dengan lancar dan komunikasi harus selalu diutamakan untuk menghindari masalah ataupun perselisihan dalam penjualan banquet di Hotel Danau Toba International Medan.

DAFTAR PUSTAKA

G

Gooooddmmaann,, RRaayymmoonndd JJ,,IIrr,, 22000033,, ““FFoooodd & & BeBevveerraaggee SeSerrvviiccee M

Maannaaggeemmeenntt””,,PPeenneerrbbiittEErrllaannggggaa,,JJaakkaarrttaa.. K

Keeppuuttuussaann MMeenntteerrii KKeebbuuddaayyaaaann ddaann PPaarriiwwiissaattaa ttaannggggaall 2277 FFeebbrruuaarrii 22000022.. NNoo..

K

KMM..33//HHKK..000011//MMKKPP--000022,, ””PPeennggggoolloonnggaann HHootteell””.. M

Maarrssuumm,,WWAA,,22000011.. ““RReessttoorraann dadann SeSeggaallaa PePerrmmaassaallaahhaannnnyyaa””..PPeenneerrbbiittAAnnddii,, Y

Yooggyyaakkaarrttaa.. M

Maarrssuumm,,WWAA..11999944..“B“Baannqquueett TaTabbllee MaMannnneerrss && NNaappkkiinn FoFollddiinngg””,,PPeenneerrbbiitt A

haruslah dinyatakan dengan tegas kedudukannya diantara produk – produk yang sudah ada. Sehingga dengan demikian kita dapat mengetahui bagian konsumen mana yang dimasukinya, misalnya penambahan set menu yang lebih bervariasi. 2. Peningkatan Mutu Produk dan Mutu Pelayanan

Mutu suatu produk dan pelayanan sangat mempengaruhi apakah produk dan pelayanan tersebut memuaskan tamu. Faktor pelayanan memegang peranan penting untuk memenangkan persaiangan, disamping itu produk (makanan dan minuman) yang disediakan selain cocok dengan selera tamu dan terjamin kebersihannya juga pelayanan yang diberikan harus bersifat profesional disamping harga yang memadai.

3. Modernisasi Fasilitas Banquet

Mengingat industri hotel berkembang sangat cepat, sehingga fasilitas banquet harus juga ikut berkembang. Seiring pertumbuhan ekonomi yang sama meningkatnya, adanya penemuan baru mengakibatkan hotel yang didirikan 10 (sepuluh) sampai 14 (lima belas) tahun yang lalu, perlengkapannya menjadi ketinggalan.

Hal ini mengakibatkan pengaruh yang cukup besar terhadap kesan (image) orang untuk memakai fasilitas banquet hotel tersebut. Hal ini mengakibatkan pihak Hotel Danau Toba Intenational Medan melakukan pembaharuan / modernisasi peralatan – peralatan yang digunakan, merenovasi / memperluas ruangan banquet dan memperlengkapi ruangan banquet dengan sound system yang modern.

4. Menjalin Hubungan Baik dengan Costumer

Suskesnya kegiatan marketing (pemasaran) yang dilakukan Hotel Danau Toba International Medan tidak hanya bergabung kepada pengembangan produk, produk baru, peningkatan mutu pelayanan dan mutu produk, modernisasi fasilitas tetapi banyak tergantung kepada pembinaan hubungan baik antara pihak hotel dengan costumer secara berkesinambungan.

4.6 Masalah yang Dihadapi dan Pemecahannya

Dalam operasional banquet di Hotel Danau Toba International Medan tidaklah terlepas dari berbagai permasalahan yang menggangu kelancaran penyelenggaraan suatu acara. Adapun permasalahan yang dihadapi di banquet Departemen Hotel Danau Toba International Medan antara lain adalah :

 Tamu yang datang pada saat event berlangsung jauh melebihi jumlah pemesanan yang dilakukan oleh pemesan / panitia misalnya pada suatu acara wedding party, pihak penyelenggara memesan 1000 pax, akan tetapi, pada saat event berlangsung ditemui jumlah tamu yang datang sebanyak 1200 orang, sehingga jumlah makanan dan minuman mengalami kekurangan.

 Masalah berikut ini timbul diakibatkan karena masalah pertama, kedua masalah saling berkaitan yaitu masalah peralatan karena jumlah tamu yang datang melebihi dari yang sudah disepakati oleh pihak hotel dan pemesan mengakibatkan ketidakmampuan untuk menghandle baik itu dalam peralatan, perlengkapan, serta makanan dan minuman. Apalagi jika semua ruangan ada

event mengakibatkan semua peralatan dan perlengkapan terpakai yang mengakibatkan kekurangan pada peralatan dan perlengkapan.

Meskipun demikian pihak banquet departemen yang juga melakukan berbagai usaha untuk meminimalisasikan berbagai permasalahan tersebut, antara lain :

1. Pihak hotel melakukan rekonsiliasi kepada pihak penyelenggara tentang solusi / pemecahannya, salah satunya adalah membuka bill di restoran atau di banquet (memesan makanan kembali).

2. Pihak hotel khususnya banquet meminjam segala keperluan peralatan, perlengkapan dari restoran, room service dan lain – lain, dan bagian steward segera mencuci semua peralatan yang sudah terpakai dan sudah di clear – up oleh waiter/waitress banquet pada saat event berlangsung.

BAB V PENUTUP

Banquet departement merupakan salah satu outlet dari Food and Beverage Departement yang bertugas menangani pelaksanaan pesta (function) yang diselenggarakan di hotel. Pelayanan yang umumnya digunakan pada saat acara banquet diselenggarakan adalah Buffet Service. Dimana banyaknya pilihann makanan yang ditawarkan kepada pemesan hanya dengan satu harga paket.

Untuk meningkatkan mutu pelayanan kepada tamu hendaknya jangan sampai ada petugas banquet yang bekerja rangkap, sehingga tugas – tugas melayani tamu terganggu dan tidak mustahil tamu akan mengeluh (complaint), petugas banquet harus sabar mendengar dan menjawab pertanyaan tamu. Hendaknya sebagai hotel yang berada di tengah kota Medan yang memiliki saingan hotel – hotel yang ada didekatnya kiranya dapat mengantisipasi saat Low Season tiba dan kondisi – kondisi lain yang kurang menguntungkan. Agar operasional hotel dapat terus berjalan dengan baik.

Semua orang yang terlibat dalam pelayanan banquet harus menyadari bahwa penilaian atas pelayanan yang disajikan di banquet datang dari sudut pandang tamu. Semua yang disediakan serta dihidangkan, tamulah yang akan menilai. Oleh sebab itu, petugas banquet harus mampu memberikan mutu pelayanan terbaik kepada tamu setiap saat. Berikanlah keramah tamahan yang baik kepada setiap tamu, tanpa membeda – bedakannya.

Untuk meningkatkan mutu kualitas pelayanan di hotel, pihak manajemen Hotel Danau Toba International perlu memperhatikan penggunaan uniform

(seragam) bagi karyawan, sehingga tamu dapat membedakan karyawan mana yang bertugas di Front of The House dan Back of The House.

Sebagai pimpinan Hotel Danau Toba International Medan hendaknya tidak hanya memperhatikan keinginan dan kebutuhan tamu saja, melainkan keinginan dan kebutuhan dari dari karyawan yang juga memerlukan perhatian juga agar karyawan dapat bekerja dengan maksimal.

Hubungan antara Food and Beverage Departement khususnya Banquet Departement dengan Marketing Departement harus berjalan dengan lancar dan komunikasi harus selalu diutamakan untuk menghindari masalah ataupun perselisihan dalam penjualan banquet di Hotel Danau Toba International Medan.

DAFTAR PUSTAKA

G

Gooooddmmaann,, RaRayymmoonndd J,J,IIrr,, 20200033,, ““FFoooodd & & BeBevveerraaggee SeSerrvviiccee M

Maannaaggeemmeenntt””,,PPeenneerrbbiitt EErrllaannggggaa,, JJaakkaarrttaa.. K

Keeppuuttuussaann MeMenntteerrii KeKebbuuddaayyaaaann dadann PPaarriiwwiissaattaa ttaannggggaall 2277 FeFebbrruuaarrii 20200022.. NoNo.. K

KMM ..33//HHKK..000011//MMKKPP--000022,, ””PPeennggggoolloonnggaann HHootteell””.. M

Maarrssuumm,, WWAA,, 22000011.. ““RReessttoorraann dadann SeSeggaallaa PePerrmmaassaallaahhaannnnyyaa””.. PPeenneerrbbiitt AnAnddii,, Y

Yooggyyaakkaarrttaa..

MMaarrssuumm,, WAWA.. 19199944.. “B“Baannqquueett TaTabbllee MaMannnneerrss && NNaappkkiinn FoFollddiinngg””,, PePenneerrbbiitt A