TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengendalian Persediaan Bahan Baku Dengan Metode Economic Order Quantity Pada PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY PADA PT GEMAH RIPAH LOH JINAWI INDUSTRI

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

EKA FEBRYAN PRAYITNO 12.41010.0082

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016


(2)

xii

ABSTRAK ... viii

KATA PENGANTAR ... ix

DAFTAR ISI ... xi

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Pembatasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 4

1.5 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Manajemen Produksi ... 6

2.2 Manajemen Persediaan / Inventory Management... 7

2.3 Pengendalian Stok Bahan Baku ... 7

2.4 Metode Economic Order Quantity ... 9

2.5 Safety Stock ... 11

2.6 Reorder Point ... 13

2.7 Perancangan Sistem ... 14

2.7.1 System Development Life Cycle ... 14


(3)

xiii

2.7.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18

2.7.4 Visual Basic... 19

2.7.5 Crystal Report ... 20

2.7.6 SQL Server ... 20

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22

3.1 Perencanan... 22

3.1.1 Hasli Wawancara dan Observasi... 22

3.2 Analisis ... 25

3.2.1 Identifikasi Permasalahan... 25

3.2.2 Kebutuhan Pengguna... 27

3.2.3 Kebutuhan Fungsional... 28

3.2.4 Spefikasi Kebutuhan Fungsional... 31

3.3 Desain ... 43

3.3.1 IPO Diagram... 43

3.3.2 System Flow Diagram... 45

3.3.3 Data Flow Diagram (DFD)... 46

3.3.4 Conceptual Data Model (CDM)... 51

3.3.5 Physical Data Model (PDM)... 52

3.3.6 Struktul Data Tabel ... 53

3.3.7 Desain Input Output... 59

3.3.8 Desain Uji Coba ... 76

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 87

4.1 Kebutuhan Sistem ... 87


(4)

xiv

4.2.1 Form Login ... 88

4.2.2 Form Menu Utama... 89

4.2.3 Form Master Bahan Baku... 91

4.2.4 Form Master Produk Jadi... 91

4.2.5 Form Master Suplier... 92

4.2.6 Form Master BOM... 93

4.2.7 Form Transaksi Penerimaan Bahan Baku ... 94

4.2.8 Form Transaksi Pengeluaran Bahan Baku ... 95

4.2.9 Form Perhitungan Pesanan Produksi... 96

4.2.10 Form Perhitungan Kebutuhan Produksi ... 97

4.2.11 Form Perhitungan EOQ... 98

4.2.12 Form Perhitungan Safety Stock ... 100

4.2.13 Form Perhitungan ROP... 101

4.2.14 Form Laporan Persediaan Bahan Baku ... 102

4.2.15 Form Laporan Penerimaan Bahan Baku ... 103

4.2.16 Form Laporan Pengeluaran Bahan Baku... 104

4.3 Uji Coba Aplikasi ... 105

4.3.1 Uji Coba Form Login ... 105

4.3.2 Uji Coba Form Master Bahan Baku... 106

4.3.3 Uji Coba Form Master Produk Jadi... 107

4.3.4 Uji Coba Form Master Suplier... 109


(5)

xv

4.3.6 Uji Coba Form Perhitungan Pesanan Produksi... 111

4.3.7 Uji Coba Form Perhitungan Kebutuhan Produksi ... 112

4.3.8 Uji Coba Form Perhitungan EOQ... 114

4.3.9 Uji Coba Form Perhitungan Safety Stock ... 116

4.3.10 Uji Coba Form Perhitungan ROP... 119

4.4 Evaluasi Sistem ... 119

BAB V PENUTUP ... 126

5.1 Kesimpulan ... 126

5.2 Saran ... 127

DAFTAR PUSTAKA ... 128

BIODATA PENULIS ... 129


(6)

1 1.1 Latar Belakang

PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) merupakan salah satu perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam bidang industri pupuk. Cikal bakal perusahaan ini sebelumnya adalah berawal dari pertemuan Bapak Joni Eko Saputro selaku direktur PT Trans World Freight dengan Bapak Sumono Eko Saputro selaku direktur industri pupuk di Gresik pada tahun 2006, mereka sepakat untuk bergabung dalam sebuah perusahaan yang bernama CV Gemah Ripah Loh Jinawi yang berdiri di Desa Wotan Panceng–Gresik. Seiring dengan perkembangan CV Gemah Ripah Loh Jinawi, pada tahun 2010 berubah menjadi PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industriyang bertempat di Manyar Resort A2 No. 1 Gresik.

Saat ini PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) hanya memproduksi dua jenis pupuk yaitu phospat alam dan dolomite dikarenakan banyaknya permintaan dari customer rata-rata sekitar ±500 ton per transaksi dengan tingkat kadar berbeda-beda. Kadar yang diproduksi tiap phospat diantaranya kadar 18%, 20%, 22%, 24%, 25%, dan 27%. Adapun proses bisnis di dalamnya tergolong cukup besar yang dimulai dari transaksi pemesanan bahan baku pada suplier, transaksi penerimaan bahan baku, transaksi pemesanan produk dari customer, proses produksi, dan transaksi pengiriman produk pada customer.

Proses pencatatan persediaan bahan baku pupuk yang ada saat ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien karena semua pencatatan masih dilakukan


(7)

2

secara manual, seperti proses pencatatan data bahan baku yang dibeli dari pemasok, jumlah pemakaian bahan baku untuk setiap produksi pupuk phospat dan dolomite masih dilakukan secara manual yaitu dicatat satu per satu kedalam masing-masing buku oleh bagian gudang dan bagian produksi. Hal ini menimbulkan masalah seperti lambannya proses pencatatan laporan persediaan yang mengakibatkan keterlambatan penyampaian laporan kepada manajer produksi dan direktur. Lambannya proses pencatatan laporan persediaan menyebabkan kontrol persediaan bahan baku digudang menjadi tidak terkendali dan membuat perusahaan kesulitan dalam menentukan kebijakan terkait dengan pembelian bahan baku yang seharusnya. Selain itu masalah yang ada pada pengelolaan sekarang adalah pada saat melakukan produksi sering mengalami kekurangan stok bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian waktu dan finansial, dikarenakan waktu tunggu bahan baku dari pemasok umumnya membutuhkan waktu dua hari setelah pemesanan sehingga berdampak terganggunya proses produksi, dan juga mengakibatkan kerugian finansial terkait pemesanan bahan baku yang tidak terjadwal berdampak seperti perbedaan suku bunga dan biaya pengangkutan bahan baku

Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka diperlukan suatu sistem aplikasi pengendalian persediaan bahan baku yang dapat mencatat dan menghasilkan laporan tentang persediaan bahan baku pupuk phospat alam dan dolomite pada PT GRLJI secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi setiap periode, sehingga bagian gudang dapat dengan mudah menentukan pemesanan kembali terhadap bahan baku yang sudah hampir mencapai safety


(8)

kehabisan atau kosong. Pengendalian terhadap stok bahan baku ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari adanya penumpukan atau kekurangan stock

bahan baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang di atas, perumusan masalahnya adalah bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengendalian persediaan bahan baku pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.

1.3 Pembatasan Masalah

Berdasarkan perumusan masalah di atas, adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:

1. Data yang digunakan dalam penelitian bukan data asli melainkan data sinopsis yang sesuai dengan format data sebenarnya dan telah diketahui oleh perusahaan. Dikarenakan data asli merupakan data rahasia perusahaan. Yang antara lain adalah data suplier, data pesanan, data penyimpanan, dan data lainnya yang berhubungan dengan biaya.

2. Metode untuk pengendalian persediaan menggunakan metode Economic

Order Quantity (EOQ).

3. Tidak membahas kegiatan bagian pembelian.

4. Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan tools Microsoft Visual Studio 2012, SQL Server 2012, dan SAP Crystal Reports.


(9)

4

1.4 Tujuan

Dengan melihat perumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi pengendalian persediaan bahan baku dengan metode Economic Order Quantity pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.

1.5 Sistematika Penulisan

Laporan Tugas Akhir ini terbagi menjadi lima bab, dimana masing-masing terdiri dari sub-sub bab yang menjelaskan isi dari tiap bab tersebut. Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Pada Bab I ini menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah yang melatarbelakangi dibangunnya sistem, antara lain : latar belakang dari sistem yang dibuat, perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan batasan dari sistem yang dibuat serta tujuan sistem.

BAB II : LANDASAN TEORI

Pada Bab II ini berisi uraian teori yang terkait dalam permasalahan tugas akhir. Teori yang terkait sebagai berikut: metode penentuan harga pokok penjualan, faktor yang mempengaruhi harga pokok penjualan, sistem yang digunakan perusahan untuk menghitung harga pokok penjualan, dan analisis dan desain sistem.


(10)

BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada Bab III ini dilakukan analisis permasalahan dan bagaimana melaksanakan perancangan sistem yang dibuat. Desain sistem tersebut antara lain system flow, blok diagram, diagram berjenjang, context diagram, data flow diagram (DFD), conceptual data model (CDM), physical data model (PDM) dan

desain input output serta desain uji coba.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM

Pada Bab IV dilakukan implementasi terhadap sistem yang dibuat untuk menguji kesesuaian rancangan yang dibuat dengan tujuan yang diharapkan dan berisi permbahasan pengujian yang dilakukan.

BAB V : PENUTUP

Pada Bab V ini disampaikan hasil penelitian yang menjawab permasalahn agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Bab ini juga disampaikan hal-hal yang belum dapat diselesaikan untuk lebih lanjut dikembangkan sehingga sistem menjadi jauh lebih baik.


(11)

6 BAB II

LANDASAN TEORI

2.1 Manajemen Produksi

Menurut Sofjan Assauri (2004), manajemen merupakan kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain.

Sedangkan produksi adalah kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumber daya yang berupa sumber daya manusia, sumber daya alat dan sumber daya dana serta bahan, secara efektif dan efesien untuk menciptakan dan menambah kegunaan (utility) sesuatu barang atau jasa.

Dari pengertian manajemen dan produksi diatas maka dapat disimpulkan bahwasannya manajemen produksi merupakan kegiatan yang dilakukan secara efektif dan efisien untuk menciptakan suatu barang dengan mengkoordinasikan beberapa sumber daya yang berupa sumber daya manusia, sumber daya alat, dan sumber daya dana, serta bahan.

Adapun menurut Suyadi Prawirosentono (2001), manajemen produksi adalah perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dari urutan berbagai kegiatan

(Set Of Activities) untuk membuat barang (produk) yang berasal dari bahan baku

dan bahan penolong lain.

Maka dapat disimpulkan manajemen produksi merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan produksi untuk menghasilkan produk.


(12)

1. Perencanaan Produksi / Production Planning

2. Pelaksanaan Produksi

3. Pengendalian Produksi / Production Control

2.2 Manajemen Persediaan / Inventory Management

Manajemen persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material yang sedemikian rupa sehingga kebutuhan operasi dapat dipenuhi sesuai periodik tertentu dan persediaan material dapat dilakukan secara optimal (Richardus, 2003).

Dari definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen persediaan ialah kegiatan untuk merencanakan, melaksanakan, serta mengawasi dalam persediaan material supaya dapat dilakukan secara optimal serta dapat memenuhi kebutuhan operasi sesuai periodik yang telah ditentukan oleh perusahaan.

Adapun syarat-syarat dalam manajemen persediaan terdapat spesifikasi material atau Bill Of Material (BOM). Menurut Richardus (2003), bill of material

merupakan daftar komponen material dan komponen yang diperlukan secara lengkap, baik jenis dan jumlah setiap item untuk membuat satu unit produk.

Bill of material tidak hanya berfungsi untuk mengidentifikasi kebutuhan material tetapi juga dapat digunakan untuk pembiayaan serta sebagai pedoman bagi kegiatan bagian produksi.

2.3 Pengendalian Stock Bahan Baku

Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses


(13)

8

produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan (Herjanto, 2008).

Adapun fungsi pentingnya persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, sebagai berikut :

1. Memberikan pelayanan kepada customer dengan tersedianya barang yang telah dipesan.

2. Untuk menyimpan bahan baku untuk menghasilkan produk yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika suatu saat bahan baku tersebut tidak tersedia.

3. Mengurangi resiko keterlambatan pengiriman.

4. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.

Menurut Mcleod (2007), Stock merupakan persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.

Proses produksi yang terjadi pada suatu perusahaan pasti membutuhkan bahan baku. Pentingnya peranan produksi untuk memenuhi dan memuaskan pasar, maka bahan baku yang tersimpan digudang harus dapat memenuhi kebutuhan untuk proses produksi.

Pengendalian Stock mempunyai tujuan untuk :

1. Menjaga agar tidak sampai perusahaan mengalami kekurangan persediaan bahan baku sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. 2. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak

terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.


(14)

3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena dapat menimbulkan biaya pemesanan menjadi lebih besar.

2.4 Metode Economic Order Quantity

Metode Economic Order Quantity (EOQ) merupakan metode yang digunakan untuk mencapai tingkat persediaan yang seminimum mungkin, biaya rendah dan mutu yang lebih baik (Assauri, 2004).

Menurut Handoko (2000), metode EOQ ini pertama kali dicetuskan oleh Ford Harris pada tahun 1915, tetapi lebih dikenal dengan nama metode Wilson karena dikembangkan oleh Wilson pada tahun 1934, metode ini digunakan untuk menghitung minimasi total biaya persediaan berdasarkak tingkat kurva biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Namun pada dasarnya metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah ukuran pemesanan ekonomis, titik pemesanan kembali (Reorder Point), dan jumlah cadangan pengamanan (Safety Stock).

Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan metode EOQ ialah metode yang digunakan untuk mencapai tingkat persediaan yang seminimum mungkin, biaya rendah, dan mutu yang lebih baik, serta mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah ukuran pemesanan ekonomis supaya tidak kekurangan stok bahan baku untuk diproduksi.

Adapun rumus dalam Metode Economic Order Quantity (EOQ) sebagai berikut :


(15)

10

Dimana :

EOQ = Kuantitas pembelian optimal D = Kuantitas penggunaan per periode S = Biaya Per Pesanan

H = Biaya penyimpanan per unit per periode

Adapun contoh perhitungan pemesanan Phospat Powder kadar 18% sebesar 950 ton yang harus diselesaikan dalam waktu 1 bulan dengan stok saat ini masih kosong.

Diketahui :

a. Bill Of Material pada kadar 18 % = 950 ton , dimana dalam memproduksi per

1 ton phospat alam dibutuhkan 1,2 ton bahan baku. b. Dalam periode 1 bulan terdapat 4 minggu.

c. Biaya per pesanan sebesar Rp. 500.000,-

d. Service level yang ditetapkan perusahaan sebesar 95 % atau setara dengan nilai probabilitas 1,65

e. Lead time untuk per pesanan selama 3 hari

Bill Of Material (BOM) = 950 * 1,2 = 1140

Demand = 1140 : 4 = 285 ton

f. Biaya listrik yang digunakan sebesar Rp 17.000.000 Holding Cost :

H = 17.000.000/Bulan * 5% = 850.000


(16)

EOQ :

EOQ = √2 * 500000 * 285 212500

= √1341,2= 36,61 Ton

Maka dapat disimpulkan bahwa nilai EOQ = 36,61/periode/unit merupakan kuantitas bahan baku yang harus dibeli pada setiap kali pembelian dengan biaya paling minimal.

2.5 Safety Stock

Safety Stock dilakukan untuk menentukan jumlah persediaan pengamanan

dengan membandingkan pemakaian bahan baku kemudian dicari berapa standar deviasinya (Asrori, 2010).

Adapun rumus standar deviasi yang digunakan dalam menentukan safety stock sebagai berikut :

Dimana :

n = banyaknya periode pemesanan bahan baku x = jumlah produksi tiap periode

ẋ = rata-rata produksi Contoh :

Diketahui :

a. Data jumlah kebutuhan bahan baku selama 4 minggu b. Pemesanan bahan baku sebanyak 4 periode


(17)

12

Periode X X-ẋ (X-ẋ)2

1 280 -5 25

2 270 -15 225

3 390 105 11025

4 200 -85 7225

∑ 1140 0 18500

ẋ = 1140 /4 = 285

Standar Deviasi = √18500 / 3

= √61666,67 = 78,5

Sedangkan untuk mengetahui berapa banyak safety stock yang digunakan dengan rumus sebagai berikutt

Safety Stock = Sd x Z Dimana :

Sd = Standar Deviasi.

Z = Faktor keamanan dibentuk atas dasar kemampuan perusahaan. Contoh :

Diketahui : Sd = 78,5

Service level = 95 % = 1,65 Ss = 78,5 * 1,65

= 129,52 130 Ton

Maka dapat disimpulkan bahwa Safety Stok= 130 ton merupakan batas persediaan bahan baku yang dicadangkan sebagai titik aman dari proses produksi.


(18)

2.6 Reorder Point

Menurut Sugiono (2009), Reorder Point merupakan suatuk titik ketika perusahaan harus melakukan pengadaan atau pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu tepat pada saat persediaan di titik nol atau pada tingkat safety stock khususnya dengan metode EOQ.

Dalam menetapkan reorder point harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Penggunaan bahan baku selama tenggang waktu (lead time)

2. Besarnya safety stock

Reorder Point dapat dirumuskan sebagai berikut :

ROP = (LT x D) + safety stock

Dimana :

ROP = Titik pemesanan kembali (reorder point) LT = Waktu tunggu (Lead Time)

D = Penggunaan rata-rata per periode

Safety Stock= Penggunaan cadangan

Contoh : Diketahui : Lead Time = 3 Demand = 285 Safety Stock = 130


(19)

14

= 985

Maka dapat disimpulkan bahwa nilai ROP = 985 ton merupakan nilai titik ulang pemesanan bahan baku.

2.7 Perancangan Sistem

2.7.1 System Development Life Cycle

Dalam membangun sistem dengan menggunakan SDLC terdapat empat fase dasar diantaranya perencanaan, analisis, desain, dan implementasi. Setiap fase mempunyai serangkaian langkah dan teknik untuk menghasilkan produk (Dennis, 2013).

Gambar 2.1 Fase System Development Life Cycle

a. Perencanaan

Fase perencanaan merupakan proses dasar dalam memahami mengapa sebuah sistem informasi harus dibangun dan menjelaskan bagaimana develop

untuk mengembangkan. b. Analisis

Fase analisis ini menjelaskan tentang siapa yang akan menggunakan sistem, apa yang akan dilakukan sistem, dimana dan kapan sistem tersebut digunakan. Di dalam tahap ini develop melakukan investigasi sistem saat ini, mengidentifikasi adanya perbaikan, dan mengembangkan konsep untuk sistem yang baru.


(20)

c. Desain

Fase desain ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi dengan perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang ada. Dalam fase ini juga menjelaskann dan menentukan tampilan antarmuka, formulir, laporan yang akan digunakan, spesifikasi program, basis data, dan bahan-bahan yang dibutuhkan.

d. Implementasi

Fase akhir di dalam SDLC adalah tahap implementasi, dimana sistem ini sudah benar-benar dibangun. Ini adalah tahapan yang biasanya paling diperhatikan, karena ini adalah bagian yang terpanjang dan bernilai besar di dalam proses pengembangan.

2.7.2 Diagram Alir Sistem

Menurut Oetomo (2002), Diagram alir sistem merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan untuk mengolah data dan menghubungkan antar peralatan tersebut. Pada diagram alir sistem terdapat dua jenis simbol yang digunakan, yaitu :

1. Flow Direction Symbols / Connecting line

Simbol Flow Direction Symbols / Connecting line tersebut dijelaskan pada tabel di bawah ini:

Tabel 2.1. Flow Direction Symbols / Connecting line

No Nama Simbol Simbol Keterangan

1. Offline Conector Menghubungkan proses

juka berganti halaman, baik masuk atau keluar


(21)

16

No Nama Simbol Simbol Keterangan

2. Connector Menghubungkan aliran

proses dalam halaman yang sama, tujuannya agar tidak ada arus bersilangan

3. Communication

Link

Fungsi dari simbol ini adalah mentransisi suatu data atau informasi dari setiap lokasi.

4. Flow Arah aliran dokumen

atau proses.

2. Processing Symbols

Simbol Processing Symbols tersebut dijelaskan pada tabel di bawah ini:

Tabel 2.2. Processing Symbols

No Nama Simbol Simbol Keterangan

1. Process Simbol proses digunakan

untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.


(22)

No Nama Simbol Simbol Keterangan

2. Manual Process Simbol ini digunakan untuk

menggambarkan proses yang terjadi secara manual yang tidak dapat di hilangkan dari sistem yang ada.

3. Decision Menunjukkan jalan alternatif

atau percabangan

4. Predefined

Process

Simbol ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan nilai awal.

5. Terminal Menunjukkan awal, akhir atau

interupsi dalam proses

6. Document Menunjukkan dokumen atau

laporan, dokumen tersebut adalah yang harus diolah dengan tangan atau dicetak dari komputer

7. Storage Data disimpan secara

permanent dalam magnetic disk dan digunakan untuk


(23)

18

No Nama Simbol Simbol Keterangan

8. Manual Input Data yang dimasukkan melalui

alat seperti keyboard atau

barcode.

2.7.3 Entity Relationship Diagram (ERD)

Menurut Jogiyanto (2001), entity relationship diagram adalah suatu bentuk perencanaan database secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana di dalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model, yaitu :

Tabel 2.3. Jenis ERD

No Jenis ERD Keterangan

1. Conceptual Data Model (CDM)

Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktut logic database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data

storage. Sebuah CDM dapat diubah


(24)

2. Physical Data Model (PDM)

Merupakan model ERD yang mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dan sebagainya.

`

2.7.4 Visual Basic

Visual Basic.Net adalah hasil pengembangan dari Visual Basic yang digunakan dalam lingkungan Microsoft.Net Framework. Terdapat banyak perubahan yang membuat Visual Basic.net lebih mudah digunakan dan lebih

powerful daripada Visual Basic 6.0. kelebihan lain dari Visual Basic.NET adalah

kemampuannya untuk mengakses sistem lain yang menggunakan bahasa pemrograman lain, seperti C++ (Henry, 2006).

Adapun beberapa versi dari Visual Basic.NET antara lain Visual Basic 2008, Visual Basic 2010, Visual Basic 2012. Kelebihan lain dari Visual Basic.NET adalah dilengkapi dengan Common Language runtime dan kemampuan untuk mengatur memori dengan lebih baik. Meskipun Visual Basic.NET merupakan pengembangan dari Visual Basic 6.0, keduanya sangat berbeda jauh. Proyek aplikasi yang dibangun di Visual Basic 6.0 tidak dapat secara langsung dijalankan di Visual Basic.NET. Agar dapat dijalankan di Visual Basic.NET, maka kode-kode proyek aplikasi yang dibangun di Visual Basic 6.0 harus dimodifikasi.


(25)

20

2.7.5 Crystal Report

Menurut Andri Kuniyo dan Kursini (2007), Crystal Report adalah program yang dapat digunakan untuk membuat, menganalilis dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat flexibel.

Sedangkan menurut Madcom (2003), crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan terpisah dari program microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage).

Beberapa fungsi tools yang ada di Crystal Report :

a. Report Header, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada halaman pertama saja. Contohnya logo dan kop surat yang tertletak di posisi atas.

b. Page Header, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada setiap

halaman. Contohnya nama kolom.

c. Group Header, area informasi yang terletak dibawah page header.

d. Detail, area yang digunakan untuk menampilkan isi datanya.

e. Report Footer, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada halaman terakhir. Contohnya tanda tangan, nama penanggung jawab

f. Page Footer, digunkan untuk menampilkan halaman.

g. Group Footer, area informasi yang terletak dibawah area detail.

2.7.6 SQL Server

Menurut Feri Djuandi (2002), SQL Server adalah sebuah sistem arsitektur terbuka yang memungkinkan para pengembang program memperluas dan menambahkan fungsi-fungsi ke dalam database.


(26)

Sedangkan, Menurut Andri Kuniyo dan kusrini (2007), Sql Server adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas.

Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan SQL Server merupakan suatu software RDMS yang didesain untuk para pengembang program guna untuk melakukan proses manipulasi, memperluas database dengan berbagai fitur yang terdapat di dalamnya.


(27)

22 BAB III

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Dalam melakukan analisis dan perancangan sistem akan menggunakan tahapan berdasarkan System Development Life Cycle (SDLC), terdapat empat fase, pada bab ini akan dibahas tentang fase perencanaan, analisis, dan desain. Sedangkan untuk fase implementasi akan dibahas pada bab selanjutnya itu bab empat. Adapun gambar yang menggambarkan fase tersebut dapat dilihat pada gambar 3.1.

Gambar 3.1 Fase Berdasarkan System Development Life Cycle

(Dennis,2013) 3.1 Perencanaan

Pada fase perencanaan ini akan dibahas tentang hasil pengumpulan data dan identifikasi masalah, yang dilakukan dengan wawancara dan observasi pada perusahaan PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI).

3.1.1 Hasil Wawancara dan Observasi

Pada tahap ini dilakukan pengumpulan berbagai informasi tentang proses bisnis, prosedur pengelolaan dan pengendalian persediaan bahan baku pada PT GRLJI melalui salah satu pihak internal perusahaan yang terlibat di dalam proses bisnis secara langsung, yakni Bapak Farikh Fauzi selaku manajer produksi.


(28)

Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, maka didapatkan beberapa informasi sebagai berikut:

1. Di dalam proses bisnis pengendalian persediaan bahan baku pada perusahaan tersebut melibatkan tiga orang internal perusahaan, yakni dengan jabatan sebagai admin operasional, manajer produksi, dan bagian gudang.

2. Admin Operasional bertugas untuk mencatat pengeluaran perusahaan yang terkait dengan bagian produksi seperti rekap data pembelian bahan baku dari pemasok, dan pencatatan pesanan customer.

3. Manajer produksi merupakan orang yang memantau langsung kegiatan produksi termasuk data-data yang telah dicatat oleh bagian admin operasional serta bagian yang menentukan kapan waktu untuk pembelian bahan baku kembali.

4. Bagian gudang merupakan bagian yang terlibat langsung dalam kegiatan produksi pupuk termasuk bagian yang mencatat pengeluaran dan penerimaan baku, serta stok bahan baku digudang.

5. Proses pencatatan persediaan bahan baku pupuk yang masih dikatakan kurang efektif dan kurang efesien, dimana semua kegiatan pencatatan masih dilakukan secara manual kedalam masing-masing buku.

6. Proses pengendalian persediaan bahan baku belum ada metode secara khusus sehingga sering terjadinya kekurangan bahan baku

7. Waktu tunggu bahan baku dari pemasok membutuhkan waktu ±2-3 hari sehingga berdampak terganggunya proses produksi.


(29)

24

8. Data yang dijelaskan bukan data asli melainkan data sinopsis yang sesuai dengan format data sebenarnya dan telah diketahui oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan data asli merupakan aset rahasia perusahaan.

9. Hasil wawancara, bentuk kuesioner yang digunakan, dan data-data sinopsis yang terkait terlampir di halaman lampiran.

Berdasarkan wawancara dan observasi tersebut dapat digambarkan proses bisnis secara umum yang selama ini dilakukan dalam pada PT GRLJI. Berikut ini merupakan penggambaran proses bisnis tersebut, pada Gambar 3.2.

Gambar 3.2 Proses Bisnis Pada PT GRLJI

Pada gambar 3.2 merupakan proses bisnis secara umum pada PT GRLJI dalam mengendalikan persediaan bahan baku, dimana setiap transaksi masih dilakukan dengan by phone / fax. Pada gambar diatas proses bisnis dimulai dari transaksi pemesanan bahan baku kepada suplier, kemudian suplier menerima catatan pesanan dari perusahaan setelah itu barang dikirim ke perusahaan sebelum


(30)

bahan baku diterima oleh perusahaan, bahan baku di cek kadarnya oleh bagian laboratorium. Apabila bahan baku sesuai pesanan maka perusahaan akan mencatat sebagai transaksi penerimaan bahan baku.

Proses selanjutnya adalah transaksi pemesanan dimana customer memesan pupuk sesuai kadar yang diinginkan, kemudian admin operasional akan mencatat transaksi pemesanan tersebut. Lalu tunggu proses produksi selesai hingga terbentuk produk jadi setelah itu produk jadi di packaging dan segera dikirimkan kepada customer.

3.2 Analisis

3.2.1 Identifikasi Permasalahan

Berdasarkan hasil pengamatan proses bisinis yang didapatkan dari kegiatan wawancara dan observasi, telah ditemukan beberapa masalah yang terjadi di beberapa bagian. Pada bagian admin operasional dalam proses pencatatan yang masih secara manual, dimana admin operasional masih mencatat satu per satu data kedalam masing-masing buku, lalu dipindah lagi dengan menggunakan program Microsoft Excel untuk mencatat data diantaranya pembelian bahan baku dan operasional produksi, persediaan bahan baku dan barang jadi serta pembuatan desain laporan yang diberikan kepada manajer produksi. Pada bagian gudang sering terganggunya proses produksi yang dikarenakan lamanya waktu tunggu bahan baku dari pemasok tersebut datang ke gudang. Permasalah tersebut mengakibatkan terjadinya lambannya proses pencatatan dan pelaporan kepada manajer produksi, serta mengakibatkan kerugian finansial yang dikarenakan customer banyak yang kabur karena kekurangan stok digudang.


(31)

26

Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka PT GRLJI diperlukan sebuah aplikasi pengendalian persediaan bahan baku yang dapat mencatat dan menghasilkan laporan tentang persediaan bahan baku pupuk phospat alam dan dolomite pada PT GRLJI secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi setiap periode, sehingga bagian gudang dapat dengan mudah menentukan pemesanan kembali terhadap bahan baku yang sudah hampir mencapai Safety Stock (stok cadangan) dan dapat menjaga persediaan bahan baku agar tidak sampai kehabisan atau kosong. Pengendalian terhadap stok bahan baku ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari adanya penumpukan atau kekurangan stock

bahan baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi.

Dibawah ini merupakan uraian diatas yang meliputi permasalahan pada proses bisnis saat ini dan solusi akan dijelaskan pada tabel 3.1.

Tabel 3.1 Proses – Masalah – Solusi

Bagian Masalah Penyebab Dampak Solusi

Admin Operasional

a. lambannya proses pencatatan dan pelaporan kepada manajer

a. Kurangnya SDM dalam proses

pencatatan laporan serta minimnya fasilitas

teknologi yang digunakan

a. Adanya keterlambatan dalam proses pelaporan

a. Dibuatkannya sistem yang otomatis guna membantu kelancaran proses pencatatan dan pelaporan Bagian Gudang

a. Sering terganggunya proses produksi akibat lamanya waktu tunggu bahan baku yang dipesan dari suplier datang ke gudang produksi

a. Tidak adanya kepastian waktu tunggu dari tiap suplier

b. Masih manualnya bagian gudang

a. Terhentinya proses produksi, sehingga mengakibatkan barang pesanan customer

a. Menentukan jumlah ukuran pemesanan ekonomis meskipun waktu tunggu dari suplier


(32)

Bagian Masalah Penyebab Dampak Solusi b. Tidak adanya

pengendalian secara khusus

dalam

merencanakan kapan waktu

order kembali

terlambat terkirim. b. Sering terjadi

kekurangan stok digudang

lama b. Melakukan

pengendalian dengan menggunakan EOQ, Safety

Stock, dan

ROP guna mengetahui kapan dan berapa jumlah yang harus dipesan

kembali. 3.2.2 Kebutuhan Pengguna

Kebutuhan pengguna merupakan kebutuhan yang telah disesuaikan dengan aplikasi pengendalian persediaan bahan baku yang menunjang tugas-tugas pengguna pada PT GRLJI. Tugas pengguna yang dijelaskan pada tabel 3.2 ini berasal dari hasil wawancara dan observasi dengan pihak PT GRLJI.

Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna

No Pengguna Tugas (T) Kebutuhan Pengguna

1. Bagian Gudang a. Dapat melakukan pencatatan data

pengeluaran bahan baku b. Dapat melakukan

pencatatan penerimaan bahan baku

c. Dapat membuat laporan pengeluaran bahan baku d. Dapat membuat laporan penerimaan bahan baku

a. Mampu mencatat data pengeluaran bahan baku (T1)

b. Dapat melihat data pengeluaran bahan baku (T1)

c. Mampu mencatat data penerimaan bahan baku. (T2)

d. Dapat melihat data penerimaan bahan baku (T2)

e. Mampu membuat laporan pengeluaran bahan baku.(T3) f. Mampu membuat


(33)

28

No Pengguna Tugas (T) Kebutuhan Pengguna

laporan penerimaan bahan baku (T4) 2. Admin Operasional a. Dapat melakukan

pencatatan data master b. Dapat melakukan

perhitungan kebutuhan bahan baku

c. Dapat melakukan

pengendalian persediaan bahan baku

d. Dapat membuat laporan persediaan bahan baku e. Dapat membuat laporan

kebutuhan bahan baku per periode

a. Mampu mencatat data master. (T1)

b. Dapat melihat data master. (T1) c. Mampu membuat

perhitungan kebutuhan bahan baku (T2) d. Mampu melakukan

pengendalian

persediaan bahan baku (T3)

e. Mampu membuat laporan persediaan bahan baku (T4) f. Mampu membuat

laporan kebutuhan bahan baku per periode.(T5) 3. Manajer Produksi a. Dapat membuat laporan a. Mampu membuat

laporan (T1) 3.2.3 Kebutuhan Fungsional

Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang dibutuhkan dan telah disesuaikan dengan kebuthan pengguna yang tertulis pada tabel 3.2.

Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsional

No Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional 1. Bagian Gudang a. Mampu mencatat data

pengeluaran bahan baku (T1)

b. Dapat melihat data pengeluaran bahan baku (T1)

c. Mampu mencatat data penerimaan bahan baku. (T2)

d. Dapat melihat data penerimaan bahan baku (T2)

e. Mampu membuat laporan pengeluaran bahan

a. Fungsi pencatatan data pengeluaran bahan baku (F1, F5)

b. Fungsi pencatatan data penerimaan bahan baku (F2,F5)

c. Fungsi cetak laporan pengeluaran bahan baku (F1, F5, F3) d. Fungsi cetak laporan

penerimaan bahan baku(F2, F5, F4)


(34)

No Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional baku.(T3)

f. Mampu membuat laporan penerimaan bahan baku (T4)

2. Admin Operasional a. Mampu mencatat data master. (T1)

b. Dapat melihat data master. (T1)

c. Mampu membuat perhitungan kebutuhan bahan baku (T2) d. Mampu melakukan

pengendalian persediaan bahan baku (T3)

e. Mampu membuat laporan persediaan bahan baku (T4)

f. Mampu membuat laporan kebutuhan bahan baku per periode. (T5)

a. Fungsi pencatatan data master(F5)

b. Fungsi menghitung kebutuhan bahan baku (F6, F7)

c. Fungsi menghitung EOQ (F5, F6, F7,F8) d. Fungsi menghitung

Safety Stock(F9) e. Fungsi menghitung

ROP (F6, F7, F8, F10) f. Fungsi mencatat

pemesanan ulang (F10, F11)

g. Fungsi cetak laporan persediaan bahan baku (F5, F12)

h. Fungsi cetak laporan kebutuhan bahan baku per periode (F6, F7, F13)

3. Manajer Produksi a. Mampu membuat laporan (T1)

a. Fungsi cetak laporan persediaan bahan baku (F5, F12)

b. Fungsi cetak laporan kebutuhan bahan baku per periode (F6, F7, F13)

Dari tabel 3.3 diatas, maka secara keseluruhan kebutuhan fungsional yang diperlukan dapat dilihat pada tabel 3.4 dibawah ini:

Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional Keseluruhan

No Kebutuhan Fungsional (F) Pengguna

1. Fungsi pencatatan data pengeluaran bahan baku Bagian Gudang 2. Fungsi pencatatan data penerimaan bahan baku Bagian Gudang


(35)

30

No Kebutuhan Fungsional (F) Pengguna

3. Fungsi cetak laporan pengeluaran bahan baku Bagian Gudang 4. Fungsi cetak laporan penerimaan bahan baku Bagian Gudang 5. Fungsi pencatatan data master Admin Operasional 6. Fungsi menghitung pesanan produksi Admin Operasional 7. Fungsi menghitung kebutuhan bahan baku Admin Operasional

8.

Fungsi menghitung EOQ Admin Operasional

9. Fungsi menghitung Safety Stock Admin Operasional

10. Fungsi menghitung ROP Admin Operasional

11. Fungsi mencetak laporan persediaan bahan baku Admin Operasional, Manager Produksi 12. Fungsi mencetak laporan kebutuhan bahan baku

per periode

Admin Operasional, Manager Produksi 3.2.4 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional

A. Bagian Gudang

A.1 Pencatatan Transaksi Penerimaan Bahan Baku

Tabel 3.5 Analisis Kebutuhan Fungsi Pencatatan Transaksi Penerimaan Bahan Baku

Nama Fungsi Fungsi Pencatatan Transaksi Penerimaan Bahan Baku Stakeholder Bagian Gudang

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencatat transaksi penerimaan bahan baku

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b. Tabel transaksi penerimaan bahan baku masih belum terisi Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi login pengguna

Bagian Gudang

memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Bagian Gudang

tersebut.


(36)

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.

c. Jika Bagian Gudang berhasil

login, maka sistem akan

menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat Transaksi Penerimaan Bahan Baku 1. Bagian gudang memilih

Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu

pilih tab “Transaksi”, setelah itu klik

“Transaksi penerimaan bahan baku” sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan form pengisian data penerimaan bahan baku untuk ditambahkan pada database.

2. Bagian gudang memilih tombol edit.

Sistem menampilkan form edit Data penerimaan bahan baku.

3. Bagian gudang memilih tombol hapus

Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.

4. Bagian gudang mengisikan data penerimaan bahan baku dan menekan tombol simpan

Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data Data penerimaan bahan baku ke dalam tabel penerimaan bahan baku.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Bagian gudang

memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman

login awal.

Mencatat Transaksi Penerimaan Bahan Baku

Bagian gudang

mengisikan Data

penerimaan bahan baku dan menekan tombol

“simpan”.

Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan

pesan “kolom tidak boleh kosong”.

Kondisi Akhir


(37)

32

A.2 Pencatatan Transaksi Pengeluaran Bahan Baku

Tabel 3.6 Analisis Kebutuhan Fungsi Pencatatan Transaksi Pengeluaran Bahan Baku

Nama Fungsi Fungsi Pencatatan Transaksi Pengeluaran Bahan Baku Stakeholder Bagian Gudang

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencatat transaksi pengeluaran bahan baku

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b. Tabel transaksi pengeluaran bahan baku masih belum terisi Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi login pengguna

Bagian Gudang

memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Bagian Gudang tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.

c. Jika Bagian Gudang berhasil

login, maka sistem akan

menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat Transaksi Pengeluaran Bahan Baku 1. Bagian gudang

memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab

“Transaksi”, setelah itu

klik “Transaksi

pengeluaran bahan baku” sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan form pengisian data pengeluaran bahan baku untuk ditambahkan pada database.

2. Bagian gudang memilih tombol edit.

Sistem menampilkan form edit Data pengeluaran bahan baku.

3. Bagian gudang memilih tombol hapus

Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.

4. Bagian gudang mengisikan data pengeluaran bahan baku dan menekan tombol simpan

Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data Data pengeluaran bahan baku ke dalam tabel pengeluaran bahan baku.


(38)

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Bagian gudang

memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman

login awal.

Mencatat Transaksi Pengeluaran Bahan Baku

Bagian gudang

mengisikan Data

pengeluaran bahan baku dan menekan tombol

“simpan”.

Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan

pesan “kolom tidak boleh kosong”.

Kondisi Akhir

Tabel Data pengeluaran bahan baku telah terisi.

A.3 Cetak Laporan Penerimaan Bahan Baku

Tabel 3.7 Analisis Kebutuhan Fungsi Cetak Laporan Penerimaan Bahan Baku Nama Fungsi Fungsi Cetak Laporan Penerimaan Bahan Baku

Stakeholder Bagian Gudang

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencetak laporan penerimaan bahan baku

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b.Tabel penerimaan bahan baku sudah terisi lengkap c. Laporan penerimaan bahan baku belum dicetak Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi login pengguna

Bagian gudang

memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Bagian gudang

tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi

berupa “Username/Password

Anda Salah”.

c. Jika Bagian gudang berhasil

login, maka sistem akan

menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Mencetak Laporan Penerimaan Bahan Baku


(39)

34

memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab

“Laporan”, setelah itu

klik “Laporan

Penerimaan Bahan

Baku” sesuai yang

ingin dinputkan.

penerimaaan bahan baku secara detil

2. Bagian gudang mengklik periode data yang akan dicetak

Sistem menampilkan laporan penerimaan bahan baku sesuai periode

3. Bagian gudang mengklik gambar printer

Sistem mencetak laporan penerimaan bahan baku sesuai periode.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Bagian gudang

memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman login awal.

Mencetak Laporan Penerimaan Bahan Baku Bagian gudang menekan

selain gambar printer

Sistem tidak akan mencetak data yang dipilih

Kondisi Akhir

Laporan penerimaan bahan baku telah dicetak A.4 Cetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku

Tabel 3.8 Analisis Kebutuhan Fungsi Cetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku Nama Fungsi Fungsi Cetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku

Stakeholder Bagian Gudang

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencetak laporan pengeluaran bahan baku

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b.Tabel pengeluaran bahan baku sudah terisi lengkap c. Laporan pengeluaran bahan baku belum dicetak Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi login pengguna

Bagian gudang

memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Bagian gudang

tersebut.

b. Jika username dan password


(40)

akan menampilkan informasi

berupa “Username/Password

Anda Salah”.

c. Jika Bagian gudang berhasil

login, maka sistem akan

menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Mencetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku 1. Bagian gudang

memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab

“Laporan”, setelah itu

klik “Laporan

Pengeluaran Bahan Baku” sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan daftar pengeluaran bahan baku secara detil

2. Bagian gudang mengklik periode data yang akan dicetak

Sistem menampilkan laporan pengeluaran bahan baku sesuai periode

3. Bagian gudang mengklik gambar printer

Sistem mencetak laporan pengeluaran bahan baku sesuai periode.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Bagian gudang

memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman login awal.

Mencetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku Bagian gudang menekan

selain gambar printer

Sistem tidak akan mencetak data yang dipilih

Kondisi Akhir

Laporan pengeluaran bahan baku telah dicetak B. Admin Operasional

B.1 Pencatatan Data Master

Tabel 3.9 Analisis Kebutuhan Fungsi Pencatatan Data Master Nama Fungsi Fungsi Pencatatan Data Master

Stakeholder Admin Operasional


(41)

36

mencatat data master Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b. Tabel master masih belum terisi

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Admin

Operasional tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.

c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat Data Master

1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab

“File Master”, setelah itu klik “Data master”

sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan form pengisian data master untuk ditambahkan pada database.

2. Admin Operasional memilih tombol edit.

Sistem menampilkan form edit Data master.

3. Admin Operasional memilih tombol hapus

Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.

4. Admin Operasional mengisikan data master dan menekan tombol simpan

Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data Data master ke dalam Tabel master.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman login awal.


(42)

Admin Operasional mengisikan Data master dan menekan tombol

“simpan”.

Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan

pesan “kolom tidak boleh kosong”.

Kondisi Akhir

Tabel Data master telah terisi.

B.2 Perhitungan Kebutuhan Produksi

Tabel 3.10 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan Kebutuhan Produksi Nama Fungsi Fungsi Perhitungan Kebutuhan Produksi

Stakeholder Admin Operasional

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung kebutuhan produksi

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b. Tabel kebutuhan produksi masih belum terisi Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi login pengguna Admin Operasional

memasukkan usernamedan

password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Admin

Operasional tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.

c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Menghitung Kebutuhan Produksi 1. Admin Operasional

memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu

pilih tab

“Perhitungan”, setelah

itu klik “Kebutuhan Produksi” sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan form pengisian kebutuhan produksi dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.

2. Admin Operasional memilih tombol edit.

Sistem menampilkan form edit Kebutuhan Produksi.


(43)

38

3. Admin Operasional memilih tombol hapus

Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.

4. Admin Operasional mengisikan

kebutuhan produksi dan menekan tombol simpan

Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data kebutuhan produksi ke dalam Tabel kebutuhan produksi.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman login awal.

Menghitung Kebutuhan Produksi Admin Operasional

mengisikan kebutuhan produksi dan menekan

tombol “simpan”.

Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan

pesan “kolom tidak boleh kosong”.

Kondisi Akhir

Tabel kebutuhan produksi telah terisi.

B.3 Perhitungan EOQ

Tabel 3.11 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan EOQ Nama Fungsi Fungsi Perhitungan EOQ

Stakeholder Admin Operasional

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung EOQ

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b. Tabel EOQ masih belum terisi

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Admin

Operasional tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.


(44)

berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Meghitung EOQ

1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab

“Perhitungan”, setelah

itu klik “EOQ” sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan form pengisian EOQ dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.

2. Admin Operasional memilih tombol edit.

Sistem menampilkan form edit EOQ.

3. Admin Operasional memilih tombol hapus

Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.

4. Admin Operasional mengisikan EOQ dan menekan tombol simpan

Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data EOQ ke dalam Tabel EOQ.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman

login awal. Menghitung EOQ Admin Operasional

mengisikan EOQ dan

menekan tombol “simpan”.

Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan

pesan “kolom tidak boleh

kosong”.

Kondisi Akhir

Tabel EOQ telah terisi. B.4 Perhitungan Safety Stock

Tabel 3.12 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan Safety Stock

Nama Fungsi Fungsi Perhitungan Safety Stock Stakeholder Admin Operasional

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung Safety Stock

Kondisi Awal a. Pengguna belum login


(45)

40

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Admin

Operasional tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.

c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Menghitung Safety Stock

1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab

“Perhitungan”, setelah

itu klik “Safety Stock

sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan form pengisian Safety Stock dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.

2. Admin Operasional memilih tombol edit.

Sistem menampilkan form edit

Safety Stock.

3. Admin Operasional memilih tombol hapus

Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.

4. Admin Operasional mengisikan Safety

Stock dan menekan

tombol simpan

Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data

Safety Stock ke dalam Tabel

Safety Stock.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman login awal.

Menghitung Safety Stock Admin Operasional

mengisikan Safety Stock

dan menekan tombol

Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan


(46)

“simpan”. kosong”.

Kondisi Akhir

Tabel Safety Stock telah terisi. B.5 Perhitungan ROP

Tabel 3.13 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan ROP Nama Fungsi Fungsi Perhitungan ROP

Stakeholder Admin Operasional

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung ROP

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b. Tabel ROP masih belum terisi

Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Admin

Operasional tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.

c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Menghitung ROP

1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab

“Perhitungan”, setelah

itu klik “ROP” sesuai yang ingin dinputkan.

Sistem menampilkan form pengisian ROP dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.

2. Admin Operasional memilih tombol edit.

Sistem menampilkan form edit ROP.

3. Admin Operasional memilih tombol hapus

Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.

4. Admin Operasional mengisikan ROP dan menekan tombol simpan

Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data ROP ke dalam Tabel ROP.


(47)

42

Otentikasi login pengguna Admin Operasional

memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman login awal.

Menghitung ROP Admin Operasional

mengisikan ROP dan

menekan tombol “simpan”.

Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan

pesan “kolom tidak boleh

kosong”.

Kondisi Akhir

Tabel ROP telah terisi.

B.6 Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku

Tabel 3.14 Analisis Kebutuhan Fungsi Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku Nama Fungsi Fungsi Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku

Stakeholder Admin Operasional

Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencetak laporan persediaan bahan baku

Kondisi Awal a. Pengguna belum login

b.Tabel bahan baku sudah terisi lengkap

c. Laporan persediaan bahan baku belum dicetak Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem

Otentikasi login pengguna Admin Operasional

memasukkan username

dan password.

a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan

password dari Admin

Operasional tersebut.

b. Jika username dan password

tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa

Username/Password Anda

Salah”.

c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.

Aksi Pengguna Respon Sistem Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku 1. Admin Operasional

memilih Menu pada yang berada di sebelah

Sistem menampilkan daftar persediaan bahan baku secara detil


(48)

kiri layar, lalu pilih tab

“Laporan”, setelah itu

klik “Laporan

Persediaan Bahan

Baku” sesuai yang

ingin dinputkan.

2. Admin Operasional mengklik periode data yang akan dicetak

Sistem menampilkan laporan persediaan bahan baku sesuai periode

3. Admin Operasional mengklik gambar printer

Sistem mencetak laporan persediaan bahan baku sesuai periode.

Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna

Admin Operasional memasukkan username

dan password yang salah.

a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun

password.

b. Sistem menampilkan halaman login awal.

Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku Admin Operasional

menekan selain gambar printer

Sistem tidak akan mencetak data yang dipilih

Kondisi Akhir

Laporan persediaan bahan baku telah dicetak

3.3 Desain

3.3.1 IPO Diagram

Adapun input, process, dan output tersebut digambarkan dalam bentuk diagram Input Process Output (IPO) pada gambar 3.3.


(49)

44

IPO Diagram

Proses Output

Input

Data bahan baku

Data Suplier

Maintain data master

Transaksi penerimaan bahan

baku

Penerimaan bahan baku

Perhitungan kebutuhan bahan

baku BOM

Total pesanan per periodik

Menghitung Safety Stok

Lead Time (Waktu Tunggu)

Biaya Penyimpanan per

periodik

Menghitung EOQ

Menghitung ROP

Laporan peneriman bahan

baku Laporan persediaan bahan

baku

Data pesanan produksi

Pengeluan bahan baku

Laporan pengeluaran

bahan baku


(50)

3.3.2 System Flow Diagram

System Flow Pengendalian Persediaan Bahan Baku

Manager Produksi Bagian Gudang Admin Operasional Start Input Data Bahan Baku Input Data Suplier Bahan Baku Suplier Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku Data Pesanan Produksi BOM Pesanan Produksi BOM Menghitung EOQ

Data EOQ EOQ

Menghitung SS

Data SS SS

Menghitung ROP

Data ROP ROP

Membuat Laporan Laporan persediaan bahan baku Pengeluaran Bahan Baku Data Pengeluaran Data Penerimaan Penerimaan Bahan Baku Pengeluaran Penerimaan Membuat Laporan Laporan Pengeluaran Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Laporan Pengeluaran Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Laporan Persediaan Bahan Baku


(51)

46

3.3.3 Data Flow Diagram (DFD)

Gambar 3.5 Context Diagram

Gambar 3.5 merupakan gambar Context Diagram yang menggambarkan proses secara umum dari aplikasi pengendalian persediaan bahan baku pada PT GRLJI. Pada proses tersebut terdapat tiga entitas yang berperan penting pada penggunaan sistem diantaranya admin operasional, bagian gudang, dan manager produksi. .


(52)

(53)

48

Gambar 3.7 DFD Level 1 – Maintenance Data Master


(54)

Gambar 3.9 DFD Level 1 – Menentukan Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku


(55)

50


(56)

3.3.4 Conceptual Data Model (CDM)


(57)

52

3.3.5 Physical Data Model (PDM)


(58)

3.3.6 Struktur Data Tabel 1. Bahan Baku

Primary Key : idBahanBaku

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data bahan baku

Tabel 3.15 Struktur Tabel Bahan Baku

No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdBahanBaku Varchar 20 Primary Key

2 NamaBahanBaku Varchar 100 3 BiayaPerPesanan Int -

4 Stok Int -

2. Suplier

Primary Key : idSuplier

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data suplier

Tabel 3.16. Struktur Tabel Suplier

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdSuplier Varchar 20 Primary Key

2 NamaSuplier Varchar 100


(59)

54

4 LeadTime Int -

5 No.Telphone Varchar 20

3. Produk Jadi

Primary Key : idProduk

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data produk jadi

Tabel 3.17. Struktur Tabel Produk Jadi

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdProduk Varchar 20 Primary Key

2 NamaProduk Varchar 100

4. BOM

Primary Key : idBOM

Foreign Key : IdBahanBaku, IdProduk

Fungsi : Menyimpan data BOM

Tabel 3.18. Struktur Tabel BOM

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdBOM Varchar 20 Primary Key

2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key


(60)

4 NamaBOM Varchar 50

5 NilaiBOM Int -

5. Pesanan Produksi

Primary Key : IdPesanan

Foreign Key : IdProduk

Fungsi : Menyimpan data Pesanan Produksi Tabel 3.19. Struktur Tabel Pesanan Produksi

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdPesanan Varchar 20 Primary Key

2 IdProduk Varchar 20 Foreign Key

3 NamaPesanan Varchar 100 4 JumlahPesanan Int

5 Tanggal Datetime

6 Bulan Varchar 20

7 Tahun Varchar 20

6. Kebutuhan Produksi

Primary Key : idKebutuhan

Foreign Key : IdPesanan


(61)

56

Tabel 3.20. Struktur Tabel Kebutuhan Produksi

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdKebutuhan Varchar 20 Primary Key

2 IdPesanan Varchar 20 Foreign Key

3 JumlahKebutuhanProduksi Int -

7. Safety Stock

Primary Key : idSS

Foreign Key : idPesanan

Fungsi : Menyimpan data Safety Stock

Tabel 3.21. Struktur Tabel Safety Stock

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdSS Varchar 20 Primary Key

2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key

3 NilaiSS Int -

8. EOQ

Primary Key : idEOQ

Foreign Key : IdPesanan


(62)

Tabel 3.22. Struktur Tabel EOQ

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdEOQ Varchar 20 Primary Key

2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key

3 Nilai EOQ Int -

9. ROP

Primary Key : idROP

Foreign Key : IdPesanan

Fungsi : Menyimpan data ROP

Tabel 3.23. Struktur Tabel ROP

No Nama Field Tipe Length Deskripsi

1 IdROP Varchar 20 Primary Key

2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key

3 NilaiROP Int

10. Penerimaan

Primary Key : IdPenerimaan

Foreign Key : IdSuplier


(63)

58

Tabel 3.24. Struktur Tabel Transaksi Penerimaan

No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdPenerimaan Varchar 20 Primary Key

2 IdSuplier Varchar 20 Foreign Key

3 Tanggal Datetime

11. Pengeluaran

Primary Key : IdPengeluaran

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data transaksi pengeluaran bahan baku Tabel 3.25. Struktur Tabel Transaksi Pengeluaran

No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdPengeluaran Varchar 20 Primary Key

2 Tanggal Datetime -

12. DetailPenerimaan

Primary Key : idBahanBaku, IdPenerimaan

Foreign Key : idBahanBaku, IdPenerimaan

Fungsi : Menyimpan detil penerimaan bahan baku Tabel 3.26. Struktur Tabel detail penerimaan

No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdBahanBaku Varchar 20 Primary Key, Foreign


(64)

Key

2 IdPenerimaan Varchar 20 Primary Key, Foreign Key

3 JumlahBahanBaku Int -

13. DetailPengeluaran

Primary Key : idBahanBaku, IdPengeluaran

Foreign Key : idBahanBaku, IdPengeluaran

Fungsi : Menyimpan detil pengeluaran

Tabel 3.27. Struktur Tabel Detail Pengeluaran

No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdBahanBaku Varchar 20 Primary Key, Foreign

Key

2 IdPengeluaran Varchar 20 Primary Key, Foreign Key

3 Jumlah Int -

3.3.7 Desain Input Output

Desain input output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi. Berikut adalah desain input dan output dari aplikasi pengendalian persediaan bahan baku pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.


(65)

60

A. Desain Input

A.1 Desain Form Login

Form login digunakan untuk melakukan verifikasi apakah pengguna yang masuk ke dalam sistem memiliki hak akses untuk menggunakan sistem tersebut atau tidak. Desain form login dapat dilihat pada Gambar 3.14.

Gambar 3.14. Desain Form Login

A.2 Desain Form Menu Utama

Menu utama adalah tampilan awal ketika pengguna akan masuk ke sistem. Pengguna diharuskan login terlebih dahulu agar dapat mengakses menu master, menu transaksi, menu perhitungan, dan menu laporan. Desain form menu utama dapat dilihat pada Gambar 3.15


(66)

Gambar 3.15. Desain Form Menu Utama –File Master

Gambar 3.15 merupakan tampilan menu utama yang menampilkan menu master. Menu master terdiri atas master data bahan baku, data suplier, data produk jadi, dan data BOM.


(67)

62

Gambar 3.16 merupakan tampilan menu utama yang menampilkan menu transaksi. Menu transaksi terdiri atas transaksi penerimaan bahan baku dan transaksi pengeluaran bahan baku.

Gambar 3.17. Desain Form Menu Utama – Perhitungan

Gambar 3.17 merupakan tampilan menu utama yang menampilkan menu perhitungan. Menu perhitungan terdiri atas pesanan produksi, kebutuhan produksi, EOQ, Safety Stock, dan ROP.

A.3 Desain Form Master Bahan Baku

Form master bahan baku digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang bahan baku secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data bahan baku. Data yang disimpan ke sistem adalah id bahan baku, nama bahan baku, biaya per pesanan dan stok. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id bahan baku bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data bahan baku yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.18


(68)

Gambar 3.18. Desain Form Master Bahan Baku A.4 Desain Form Master Suplier

Form master suplier digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang suplier secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data suplier. Data yang disimpan ke sistem adalah id suplier, nama suplier, lead time,alamat dan no telephone. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id suplier bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data suplier yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master suplier dapat dilihat pada Gambar 3.19.


(69)

64

Gambar 3.19. Desain Form Master Suplier A.5 Desain Form Master Produk Jadi

Form master produk jadi digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang produk jadi secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data produk jadi. Data yang disimpan ke sistem adalah id produk jadi, nama produk jadi. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id produk jadi bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data produk jadi yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master produk jadi dapat dilihat pada Gambar 3.20.


(70)

Gambar 3.20. Desain Form Master Produk Jadi A.6 Desin Form Master BOM

Form master bom digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang bom secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data bom. Data yang disimpan ke sistem adalah id bom, nama produk jadi, nilai bom, nama bom dan nama bahan baku. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id bom bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data bom yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master bom dapat dilihat pada Gambar 3.21.


(71)

66

Gambar 3.21. Desain Form Master BOM A.7 Desain Form Transaksi Penerimaan Bahan Baku

Form transaksi penerimaan bahan baku digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang penerimaan bahan baku secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data penerimaan bahan baku. Data yang disimpan ke sistem adalah id penerimaan bahan baku, nama bahan baku, nama suplier, jumlah ton, dan tanggal penerimaan. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id penerimaan bersifat auto-generate

sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data penerimaan bahan baku yang telah tersimpan sebelumnya. Tombol hapus digunakan untuk menghapus data penerimaan bahan baku dengan mengklik data pada data grid view. Desain form transaksi penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.22.


(1)

123

No Nama Fungsi Perolehan Nilai

Laporan Pengeluaran bahan baku 5

Laporan Persediaan Bahan Baku 3

Total 65

Rata-rata 4,333

Hasil evaluasi di atas merupakan hasil penilaian dari bagian gudang, dimana angket tersebut dibagikan kepada Bagian Gudang dan dari hasil penilaian tersebut memiliki total nilai sebesar 4,333.

Tabel 4.15 Evaluasi Hasil Uji Coba Fungsi Bagian Manajer Produksi

No Nama Fungsi Perolehan Nilai

1. Tampilan Menu yang disajikan pada aplikasi

5 2. Proses insert, update, delete data

pada aplikasi

Maintenance data bahan baku 4

Maintenance data produk jadi 4

Maintenance data bom 4

Maintenance data suplier 4

3. Pengujian Form Transaksi Transaksi Penerimaan Bahan Baku

5 Transaksi Pengeluaran Bahan

Baku


(2)

No Nama Fungsi Perolehan Nilai

Form Pesanan Produksi 5

Form Kebutuhan Bahan Baku 5

Form Perhitungan EOQ 5

Form Perhitungan Safety Stock 5

Form Perhitungan ROP 5

4. Pengoperasian pembuatan Laporan

Laporan Penerimaan bahan Baku 5

Laporan Pengeluaran bahan baku 5

Laporan Persediaan Bahan Baku 5

Total 71

Rata-rata 4,733

Hasil evaluasi di atas merupakan hasil penilaian dari bagian manajer produksi, dimana angket tersebut dibagikan kepada Manajer Produksi dan dari hasil penilaian seorang manajer tersebut memiliki total nilai sebesar 4,733.

Tabel 4.16 Evaluasi Hasil Uji Coba Fungsi Keseluruhan Bagian No Nama Bagian Total Nillai

1. Admin Operasional 4,667


(3)

125

3. Manajer Produksi 4,733

Rata-rata nilai total 4,577

Dari ketiga total nilai evaluasi yang diperoleh jika dirata-ratakan maka hasilnya adalah sebesar 4,577. Dari hasil tersebut maka dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan hasil evaluasi cenderung baik, karena tidak kurang dari 3 dimana merupakan titik tengah skala nilai. Dari hasil tersebut maka aplikasi ini masih dapat berfungsi sesuai kebutuhan setiap bagian. Dari tampilan menu utama,

maintenance data, form transaksi dan perhitungan,serta pembuatan laporan tidak

ada nilai yang buruk, berarti semua masih dapat diterima oleh setiap bagian. Meskipun begitu aplikasi ini tetap membutuhkan perbaikan-perbaikan di setiap kekurangan yang ada untuk mencapai kesempurnaan.


(4)

126 BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Setelah dilakukan analisis, perancangan, dan pembuatan aplikasi pengendalian persediaan bahan baku menggunakan metode Economic Order

Quantity (EOQ) pada PT GRLJIini, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Dengan adanya aplikasi ini proses pengendalian persediaan lebih cepat dan secara otomatis karena perhitungan kuantitas kebutuhan produksi, kuantitas minimum dalam melakukan pengadaan, dan nilai standar safety stock serta pencatatan data dilakukan sekali saja dan langsung dapat diolah oleh sistem. Pengolahan data juga secara otomatis karena sistem dapat menghitung dan mengolah data menjadi laporan data sesuai kebutuhan.

2. Aplikasi ini dapat menentukan nilai EOQ untuk mengetahui jumlah minimal biaya persediaan bahan baku, nilai Safety Stock untuk mengetahui jumlah titik aman persediaan bahan bakudan nilai ROP untuk mengetahui nilai titik pemesanan kembali sehingga dapat menjaga persediaan bahan baku supaya tidak out of stock ataupun over stock.

3. Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi pengguna dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang dibangun cenderung baik karena telah dapat melakukan fungsi-fungsi yang dibutuhkan, seperti maintenance data master, perhitungan dan pengolahan data sampai dengan menghasilkan laporan-laporan berisi informasi yang dibutuhkan perusahaan.


(5)

127

5.2 Saran

Beberapa saran yang perlu disampaikan untuk pengembangan aplikasi pengendalian persediaan bahan baku ini, antara lain:

1. Untuk laporan kajian sosial ekonomi dapat diperbanyak lagi informasi yang dijelaskan.

2. Aplikasi dapat dikembangkan berbasis online

3. Tampilan dari sistem dapat dibuat lebih user friendly terutama untuk tampilan mobile.


(6)

128

PT. Abhirama Kresna Dengan Metode EOQ (skipsi). Surakarta : Fakultas

Ekonomi Universitas Sebelas Maret.

Assauri, Sofjan. (2004). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.

Dennis, Alan, Wixom, Barbara Haley, Roth, Roberta M. (2013). System Analysis

and Design 5th edition. New Jersey: John Willey & Sons, Inc.

Djuandi, Feri. (2002). SQL Server 2000 Untuk Profesional. Jakarta: Elex Media Komputindo.

Handoko. (2000). Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Yogyakarta: BPFE.

Henry, Pandia. (2006). Pemograman Dengan Visual Basic . Jakarta: Erlangga. Herjanto, Eddy. (2008). Majanemen Operasi, Edisi Ketiga. Jakarta: Grasindo. Kuniyo, A., & Kusrini. (2007). Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan

Visual Basic & SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset.

Madcom. (2003). Program Aplikasi Terintegrasi Inventory Hutang dan Piutang

dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Andi Offset.

Mcleod, Raymond Jr., (2007). Management Information System, 10nd Edition, Pearson Education Inc., New Jersey.

Oetomo, B. S. (2002). Perencanaan & Pembangunan Sistem. Yogyakarta: Andi. Prawirosentono, Suyadi. (2001). Manajemen Operasi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Richardus E. I., & Richardus D. (2003). Manajemen Persediaan. Jakarta:

Gramedia Widiasarana Indonesia.

Sugiono, Arief (2009), Manajemen Keuangan Untuk Praktisi Keuangan. Jakarta: Gramedia Widisaranan Indonesia