TA : Rancang Bangun Aplikasi Pengendalian Persediaan Bahan Baku Dengan Metode Economic Order Quantity Pada PT. Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.
RANCANG BANGUN APLIKASI PENGENDALIAN PERSEDIAAN BAHAN BAKU DENGAN METODE ECONOMIC ORDER QUANTITY PADA PT GEMAH RIPAH LOH JINAWI INDUSTRI
TUGAS AKHIR
Program Studi S1 Sistem Informasi
Oleh:
EKA FEBRYAN PRAYITNO 12.41010.0082
FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA
INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016
(2)
xii
ABSTRAK ... viii
KATA PENGANTAR ... ix
DAFTAR ISI ... xi
DAFTAR TABEL ... xiii
DAFTAR GAMBAR ... xiv
DAFTAR LAMPIRAN ... xvi
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1 Latar Belakang ... 1
1.2 Perumusan Masalah ... 3
1.3 Pembatasan Masalah ... 3
1.4 Tujuan ... 4
1.5 Sistematika Penulisan ... 4
BAB II LANDASAN TEORI ... 6
2.1 Manajemen Produksi ... 6
2.2 Manajemen Persediaan / Inventory Management... 7
2.3 Pengendalian Stok Bahan Baku ... 7
2.4 Metode Economic Order Quantity ... 9
2.5 Safety Stock ... 11
2.6 Reorder Point ... 13
2.7 Perancangan Sistem ... 14
2.7.1 System Development Life Cycle ... 14
(3)
xiii
2.7.3 Entity Relationship Diagram (ERD) ... 18
2.7.4 Visual Basic... 19
2.7.5 Crystal Report ... 20
2.7.6 SQL Server ... 20
BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 22
3.1 Perencanan... 22
3.1.1 Hasli Wawancara dan Observasi... 22
3.2 Analisis ... 25
3.2.1 Identifikasi Permasalahan... 25
3.2.2 Kebutuhan Pengguna... 27
3.2.3 Kebutuhan Fungsional... 28
3.2.4 Spefikasi Kebutuhan Fungsional... 31
3.3 Desain ... 43
3.3.1 IPO Diagram... 43
3.3.2 System Flow Diagram... 45
3.3.3 Data Flow Diagram (DFD)... 46
3.3.4 Conceptual Data Model (CDM)... 51
3.3.5 Physical Data Model (PDM)... 52
3.3.6 Struktul Data Tabel ... 53
3.3.7 Desain Input Output... 59
3.3.8 Desain Uji Coba ... 76
BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 87
4.1 Kebutuhan Sistem ... 87
(4)
xiv
4.2.1 Form Login ... 88
4.2.2 Form Menu Utama... 89
4.2.3 Form Master Bahan Baku... 91
4.2.4 Form Master Produk Jadi... 91
4.2.5 Form Master Suplier... 92
4.2.6 Form Master BOM... 93
4.2.7 Form Transaksi Penerimaan Bahan Baku ... 94
4.2.8 Form Transaksi Pengeluaran Bahan Baku ... 95
4.2.9 Form Perhitungan Pesanan Produksi... 96
4.2.10 Form Perhitungan Kebutuhan Produksi ... 97
4.2.11 Form Perhitungan EOQ... 98
4.2.12 Form Perhitungan Safety Stock ... 100
4.2.13 Form Perhitungan ROP... 101
4.2.14 Form Laporan Persediaan Bahan Baku ... 102
4.2.15 Form Laporan Penerimaan Bahan Baku ... 103
4.2.16 Form Laporan Pengeluaran Bahan Baku... 104
4.3 Uji Coba Aplikasi ... 105
4.3.1 Uji Coba Form Login ... 105
4.3.2 Uji Coba Form Master Bahan Baku... 106
4.3.3 Uji Coba Form Master Produk Jadi... 107
4.3.4 Uji Coba Form Master Suplier... 109
(5)
xv
4.3.6 Uji Coba Form Perhitungan Pesanan Produksi... 111
4.3.7 Uji Coba Form Perhitungan Kebutuhan Produksi ... 112
4.3.8 Uji Coba Form Perhitungan EOQ... 114
4.3.9 Uji Coba Form Perhitungan Safety Stock ... 116
4.3.10 Uji Coba Form Perhitungan ROP... 119
4.4 Evaluasi Sistem ... 119
BAB V PENUTUP ... 126
5.1 Kesimpulan ... 126
5.2 Saran ... 127
DAFTAR PUSTAKA ... 128
BIODATA PENULIS ... 129
(6)
1 1.1 Latar Belakang
PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) merupakan salah satu perusahaan swasta nasional yang bergerak dalam bidang industri pupuk. Cikal bakal perusahaan ini sebelumnya adalah berawal dari pertemuan Bapak Joni Eko Saputro selaku direktur PT Trans World Freight dengan Bapak Sumono Eko Saputro selaku direktur industri pupuk di Gresik pada tahun 2006, mereka sepakat untuk bergabung dalam sebuah perusahaan yang bernama CV Gemah Ripah Loh Jinawi yang berdiri di Desa Wotan Panceng–Gresik. Seiring dengan perkembangan CV Gemah Ripah Loh Jinawi, pada tahun 2010 berubah menjadi PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industriyang bertempat di Manyar Resort A2 No. 1 Gresik.
Saat ini PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI) hanya memproduksi dua jenis pupuk yaitu phospat alam dan dolomite dikarenakan banyaknya permintaan dari customer rata-rata sekitar ±500 ton per transaksi dengan tingkat kadar berbeda-beda. Kadar yang diproduksi tiap phospat diantaranya kadar 18%, 20%, 22%, 24%, 25%, dan 27%. Adapun proses bisnis di dalamnya tergolong cukup besar yang dimulai dari transaksi pemesanan bahan baku pada suplier, transaksi penerimaan bahan baku, transaksi pemesanan produk dari customer, proses produksi, dan transaksi pengiriman produk pada customer.
Proses pencatatan persediaan bahan baku pupuk yang ada saat ini dapat dikatakan kurang efektif dan efisien karena semua pencatatan masih dilakukan
(7)
2
secara manual, seperti proses pencatatan data bahan baku yang dibeli dari pemasok, jumlah pemakaian bahan baku untuk setiap produksi pupuk phospat dan dolomite masih dilakukan secara manual yaitu dicatat satu per satu kedalam masing-masing buku oleh bagian gudang dan bagian produksi. Hal ini menimbulkan masalah seperti lambannya proses pencatatan laporan persediaan yang mengakibatkan keterlambatan penyampaian laporan kepada manajer produksi dan direktur. Lambannya proses pencatatan laporan persediaan menyebabkan kontrol persediaan bahan baku digudang menjadi tidak terkendali dan membuat perusahaan kesulitan dalam menentukan kebijakan terkait dengan pembelian bahan baku yang seharusnya. Selain itu masalah yang ada pada pengelolaan sekarang adalah pada saat melakukan produksi sering mengalami kekurangan stok bahan baku yang dapat menimbulkan kerugian waktu dan finansial, dikarenakan waktu tunggu bahan baku dari pemasok umumnya membutuhkan waktu dua hari setelah pemesanan sehingga berdampak terganggunya proses produksi, dan juga mengakibatkan kerugian finansial terkait pemesanan bahan baku yang tidak terjadwal berdampak seperti perbedaan suku bunga dan biaya pengangkutan bahan baku
Berdasarkan permasalahan yang telah dijelaskan diatas, maka diperlukan suatu sistem aplikasi pengendalian persediaan bahan baku yang dapat mencatat dan menghasilkan laporan tentang persediaan bahan baku pupuk phospat alam dan dolomite pada PT GRLJI secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi setiap periode, sehingga bagian gudang dapat dengan mudah menentukan pemesanan kembali terhadap bahan baku yang sudah hampir mencapai safety
(8)
kehabisan atau kosong. Pengendalian terhadap stok bahan baku ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari adanya penumpukan atau kekurangan stock
bahan baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi.
1.2 Perumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang di atas, perumusan masalahnya adalah bagaimana merancang dan membangun aplikasi pengendalian persediaan bahan baku pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.
1.3 Pembatasan Masalah
Berdasarkan perumusan masalah di atas, adapun batasan masalah pada penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Data yang digunakan dalam penelitian bukan data asli melainkan data sinopsis yang sesuai dengan format data sebenarnya dan telah diketahui oleh perusahaan. Dikarenakan data asli merupakan data rahasia perusahaan. Yang antara lain adalah data suplier, data pesanan, data penyimpanan, dan data lainnya yang berhubungan dengan biaya.
2. Metode untuk pengendalian persediaan menggunakan metode Economic
Order Quantity (EOQ).
3. Tidak membahas kegiatan bagian pembelian.
4. Aplikasi yang dibangun merupakan aplikasi berbasis desktop dengan menggunakan tools Microsoft Visual Studio 2012, SQL Server 2012, dan SAP Crystal Reports.
(9)
4
1.4 Tujuan
Dengan melihat perumusan masalah di atas, maka tujuan yang hendak dicapai adalah menghasilkan rancang bangun aplikasi pengendalian persediaan bahan baku dengan metode Economic Order Quantity pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.
1.5 Sistematika Penulisan
Laporan Tugas Akhir ini terbagi menjadi lima bab, dimana masing-masing terdiri dari sub-sub bab yang menjelaskan isi dari tiap bab tersebut. Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Pada Bab I ini menguraikan hal-hal yang berkaitan dengan masalah-masalah yang melatarbelakangi dibangunnya sistem, antara lain : latar belakang dari sistem yang dibuat, perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan batasan dari sistem yang dibuat serta tujuan sistem.
BAB II : LANDASAN TEORI
Pada Bab II ini berisi uraian teori yang terkait dalam permasalahan tugas akhir. Teori yang terkait sebagai berikut: metode penentuan harga pokok penjualan, faktor yang mempengaruhi harga pokok penjualan, sistem yang digunakan perusahan untuk menghitung harga pokok penjualan, dan analisis dan desain sistem.
(10)
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Pada Bab III ini dilakukan analisis permasalahan dan bagaimana melaksanakan perancangan sistem yang dibuat. Desain sistem tersebut antara lain system flow, blok diagram, diagram berjenjang, context diagram, data flow diagram (DFD), conceptual data model (CDM), physical data model (PDM) dan
desain input output serta desain uji coba.
BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM
Pada Bab IV dilakukan implementasi terhadap sistem yang dibuat untuk menguji kesesuaian rancangan yang dibuat dengan tujuan yang diharapkan dan berisi permbahasan pengujian yang dilakukan.
BAB V : PENUTUP
Pada Bab V ini disampaikan hasil penelitian yang menjawab permasalahn agar sesuai dengan tujuan yang diharapkan. Bab ini juga disampaikan hal-hal yang belum dapat diselesaikan untuk lebih lanjut dikembangkan sehingga sistem menjadi jauh lebih baik.
(11)
6 BAB II
LANDASAN TEORI
2.1 Manajemen Produksi
Menurut Sofjan Assauri (2004), manajemen merupakan kegiatan atau usaha yang dilakukan untuk mencapai tujuan dengan mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan orang lain.
Sedangkan produksi adalah kegiatan untuk mengatur dan mengkoordinasikan penggunaan sumber daya yang berupa sumber daya manusia, sumber daya alat dan sumber daya dana serta bahan, secara efektif dan efesien untuk menciptakan dan menambah kegunaan (utility) sesuatu barang atau jasa.
Dari pengertian manajemen dan produksi diatas maka dapat disimpulkan bahwasannya manajemen produksi merupakan kegiatan yang dilakukan secara efektif dan efisien untuk menciptakan suatu barang dengan mengkoordinasikan beberapa sumber daya yang berupa sumber daya manusia, sumber daya alat, dan sumber daya dana, serta bahan.
Adapun menurut Suyadi Prawirosentono (2001), manajemen produksi adalah perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan dari urutan berbagai kegiatan
(Set Of Activities) untuk membuat barang (produk) yang berasal dari bahan baku
dan bahan penolong lain.
Maka dapat disimpulkan manajemen produksi merupakan kegiatan merencanakan, mengorganisasikan, mengarahkan dan mengawasi kegiatan produksi untuk menghasilkan produk.
(12)
1. Perencanaan Produksi / Production Planning
2. Pelaksanaan Produksi
3. Pengendalian Produksi / Production Control
2.2 Manajemen Persediaan / Inventory Management
Manajemen persediaan merupakan kegiatan yang berhubungan dengan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan penentuan kebutuhan material yang sedemikian rupa sehingga kebutuhan operasi dapat dipenuhi sesuai periodik tertentu dan persediaan material dapat dilakukan secara optimal (Richardus, 2003).
Dari definisi di atas maka dapat disimpulkan bahwa manajemen persediaan ialah kegiatan untuk merencanakan, melaksanakan, serta mengawasi dalam persediaan material supaya dapat dilakukan secara optimal serta dapat memenuhi kebutuhan operasi sesuai periodik yang telah ditentukan oleh perusahaan.
Adapun syarat-syarat dalam manajemen persediaan terdapat spesifikasi material atau Bill Of Material (BOM). Menurut Richardus (2003), bill of material
merupakan daftar komponen material dan komponen yang diperlukan secara lengkap, baik jenis dan jumlah setiap item untuk membuat satu unit produk.
Bill of material tidak hanya berfungsi untuk mengidentifikasi kebutuhan material tetapi juga dapat digunakan untuk pembiayaan serta sebagai pedoman bagi kegiatan bagian produksi.
2.3 Pengendalian Stock Bahan Baku
Persediaan adalah bahan atau barang yang disimpan yang akan digunakan untuk memenuhi tujuan tertentu, misalnya untuk digunakan dalam proses
(13)
8
produksi atau perakitan, untuk dijual kembali, atau untuk suku cadang dari suatu peralatan (Herjanto, 2008).
Adapun fungsi pentingnya persediaan dalam memenuhi kebutuhan perusahaan, sebagai berikut :
1. Memberikan pelayanan kepada customer dengan tersedianya barang yang telah dipesan.
2. Untuk menyimpan bahan baku untuk menghasilkan produk yang dihasilkan secara musiman sehingga perusahaan tidak akan kesulitan jika suatu saat bahan baku tersebut tidak tersedia.
3. Mengurangi resiko keterlambatan pengiriman.
4. Menghilangkan resiko terhadap kenaikan harga barang atau inflasi.
Menurut Mcleod (2007), Stock merupakan persediaan bahan baku yang menunggu penggunaannya dalam suatu proses produksi.
Proses produksi yang terjadi pada suatu perusahaan pasti membutuhkan bahan baku. Pentingnya peranan produksi untuk memenuhi dan memuaskan pasar, maka bahan baku yang tersimpan digudang harus dapat memenuhi kebutuhan untuk proses produksi.
Pengendalian Stock mempunyai tujuan untuk :
1. Menjaga agar tidak sampai perusahaan mengalami kekurangan persediaan bahan baku sehingga dapat mengakibatkan terhentinya kegiatan produksi. 2. Menjaga agar supaya pembentukan persediaan oleh perusahaan tidak
terlalu besar atau berlebihan, sehingga biaya yang timbul dari persediaan tidak terlalu besar.
(14)
3. Menjaga agar pembelian secara kecil-kecilan dapat dihindari karena dapat menimbulkan biaya pemesanan menjadi lebih besar.
2.4 Metode Economic Order Quantity
Metode Economic Order Quantity (EOQ) merupakan metode yang digunakan untuk mencapai tingkat persediaan yang seminimum mungkin, biaya rendah dan mutu yang lebih baik (Assauri, 2004).
Menurut Handoko (2000), metode EOQ ini pertama kali dicetuskan oleh Ford Harris pada tahun 1915, tetapi lebih dikenal dengan nama metode Wilson karena dikembangkan oleh Wilson pada tahun 1934, metode ini digunakan untuk menghitung minimasi total biaya persediaan berdasarkak tingkat kurva biaya penyimpanan dan biaya pemesanan. Namun pada dasarnya metode ini berusaha mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah ukuran pemesanan ekonomis, titik pemesanan kembali (Reorder Point), dan jumlah cadangan pengamanan (Safety Stock).
Dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan metode EOQ ialah metode yang digunakan untuk mencapai tingkat persediaan yang seminimum mungkin, biaya rendah, dan mutu yang lebih baik, serta mencari jawaban optimal dalam menentukan jumlah ukuran pemesanan ekonomis supaya tidak kekurangan stok bahan baku untuk diproduksi.
Adapun rumus dalam Metode Economic Order Quantity (EOQ) sebagai berikut :
(15)
10
Dimana :
EOQ = Kuantitas pembelian optimal D = Kuantitas penggunaan per periode S = Biaya Per Pesanan
H = Biaya penyimpanan per unit per periode
Adapun contoh perhitungan pemesanan Phospat Powder kadar 18% sebesar 950 ton yang harus diselesaikan dalam waktu 1 bulan dengan stok saat ini masih kosong.
Diketahui :
a. Bill Of Material pada kadar 18 % = 950 ton , dimana dalam memproduksi per
1 ton phospat alam dibutuhkan 1,2 ton bahan baku. b. Dalam periode 1 bulan terdapat 4 minggu.
c. Biaya per pesanan sebesar Rp. 500.000,-
d. Service level yang ditetapkan perusahaan sebesar 95 % atau setara dengan nilai probabilitas 1,65
e. Lead time untuk per pesanan selama 3 hari
Bill Of Material (BOM) = 950 * 1,2 = 1140
Demand = 1140 : 4 = 285 ton
f. Biaya listrik yang digunakan sebesar Rp 17.000.000 Holding Cost :
H = 17.000.000/Bulan * 5% = 850.000
(16)
EOQ :
EOQ = √2 * 500000 * 285 212500
= √1341,2= 36,61 Ton
Maka dapat disimpulkan bahwa nilai EOQ = 36,61/periode/unit merupakan kuantitas bahan baku yang harus dibeli pada setiap kali pembelian dengan biaya paling minimal.
2.5 Safety Stock
Safety Stock dilakukan untuk menentukan jumlah persediaan pengamanan
dengan membandingkan pemakaian bahan baku kemudian dicari berapa standar deviasinya (Asrori, 2010).
Adapun rumus standar deviasi yang digunakan dalam menentukan safety stock sebagai berikut :
√
Dimana :
n = banyaknya periode pemesanan bahan baku x = jumlah produksi tiap periode
ẋ = rata-rata produksi Contoh :
Diketahui :
a. Data jumlah kebutuhan bahan baku selama 4 minggu b. Pemesanan bahan baku sebanyak 4 periode
(17)
12
Periode X X-ẋ (X-ẋ)2
1 280 -5 25
2 270 -15 225
3 390 105 11025
4 200 -85 7225
∑ 1140 0 18500
ẋ = 1140 /4 = 285
Standar Deviasi = √18500 / 3
= √61666,67 = 78,5
Sedangkan untuk mengetahui berapa banyak safety stock yang digunakan dengan rumus sebagai berikutt
Safety Stock = Sd x Z Dimana :
Sd = Standar Deviasi.
Z = Faktor keamanan dibentuk atas dasar kemampuan perusahaan. Contoh :
Diketahui : Sd = 78,5
Service level = 95 % = 1,65 Ss = 78,5 * 1,65
= 129,52 130 Ton
Maka dapat disimpulkan bahwa Safety Stok= 130 ton merupakan batas persediaan bahan baku yang dicadangkan sebagai titik aman dari proses produksi.
(18)
2.6 Reorder Point
Menurut Sugiono (2009), Reorder Point merupakan suatuk titik ketika perusahaan harus melakukan pengadaan atau pemesanan kembali sedemikian rupa sehingga kedatangan atau penerimaan material yang dipesan itu tepat pada saat persediaan di titik nol atau pada tingkat safety stock khususnya dengan metode EOQ.
Dalam menetapkan reorder point harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Penggunaan bahan baku selama tenggang waktu (lead time)
2. Besarnya safety stock
Reorder Point dapat dirumuskan sebagai berikut :
ROP = (LT x D) + safety stock
Dimana :
ROP = Titik pemesanan kembali (reorder point) LT = Waktu tunggu (Lead Time)
D = Penggunaan rata-rata per periode
Safety Stock= Penggunaan cadangan
Contoh : Diketahui : Lead Time = 3 Demand = 285 Safety Stock = 130
(19)
14
= 985
Maka dapat disimpulkan bahwa nilai ROP = 985 ton merupakan nilai titik ulang pemesanan bahan baku.
2.7 Perancangan Sistem
2.7.1 System Development Life Cycle
Dalam membangun sistem dengan menggunakan SDLC terdapat empat fase dasar diantaranya perencanaan, analisis, desain, dan implementasi. Setiap fase mempunyai serangkaian langkah dan teknik untuk menghasilkan produk (Dennis, 2013).
Gambar 2.1 Fase System Development Life Cycle
a. Perencanaan
Fase perencanaan merupakan proses dasar dalam memahami mengapa sebuah sistem informasi harus dibangun dan menjelaskan bagaimana develop
untuk mengembangkan. b. Analisis
Fase analisis ini menjelaskan tentang siapa yang akan menggunakan sistem, apa yang akan dilakukan sistem, dimana dan kapan sistem tersebut digunakan. Di dalam tahap ini develop melakukan investigasi sistem saat ini, mengidentifikasi adanya perbaikan, dan mengembangkan konsep untuk sistem yang baru.
(20)
c. Desain
Fase desain ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi dengan perangkat keras, perangkat lunak, dan infrastruktur jaringan yang ada. Dalam fase ini juga menjelaskann dan menentukan tampilan antarmuka, formulir, laporan yang akan digunakan, spesifikasi program, basis data, dan bahan-bahan yang dibutuhkan.
d. Implementasi
Fase akhir di dalam SDLC adalah tahap implementasi, dimana sistem ini sudah benar-benar dibangun. Ini adalah tahapan yang biasanya paling diperhatikan, karena ini adalah bagian yang terpanjang dan bernilai besar di dalam proses pengembangan.
2.7.2 Diagram Alir Sistem
Menurut Oetomo (2002), Diagram alir sistem merupakan diagram alir yang menggambarkan suatu sistem peralatan komputer yang digunakan untuk mengolah data dan menghubungkan antar peralatan tersebut. Pada diagram alir sistem terdapat dua jenis simbol yang digunakan, yaitu :
1. Flow Direction Symbols / Connecting line
Simbol Flow Direction Symbols / Connecting line tersebut dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Tabel 2.1. Flow Direction Symbols / Connecting line
No Nama Simbol Simbol Keterangan
1. Offline Conector Menghubungkan proses
juka berganti halaman, baik masuk atau keluar
(21)
16
No Nama Simbol Simbol Keterangan
2. Connector Menghubungkan aliran
proses dalam halaman yang sama, tujuannya agar tidak ada arus bersilangan
3. Communication
Link
Fungsi dari simbol ini adalah mentransisi suatu data atau informasi dari setiap lokasi.
4. Flow Arah aliran dokumen
atau proses.
2. Processing Symbols
Simbol Processing Symbols tersebut dijelaskan pada tabel di bawah ini:
Tabel 2.2. Processing Symbols
No Nama Simbol Simbol Keterangan
1. Process Simbol proses digunakan
untuk menggambarkan proses yang terjadi dalam sistem yang akan dibuat.
(22)
No Nama Simbol Simbol Keterangan
2. Manual Process Simbol ini digunakan untuk
menggambarkan proses yang terjadi secara manual yang tidak dapat di hilangkan dari sistem yang ada.
3. Decision Menunjukkan jalan alternatif
atau percabangan
4. Predefined
Process
Simbol ini berfungsi sebagai tempat penyimpanan nilai awal.
5. Terminal Menunjukkan awal, akhir atau
interupsi dalam proses
6. Document Menunjukkan dokumen atau
laporan, dokumen tersebut adalah yang harus diolah dengan tangan atau dicetak dari komputer
7. Storage Data disimpan secara
permanent dalam magnetic disk dan digunakan untuk
(23)
18
No Nama Simbol Simbol Keterangan
8. Manual Input Data yang dimasukkan melalui
alat seperti keyboard atau
barcode.
2.7.3 Entity Relationship Diagram (ERD)
Menurut Jogiyanto (2001), entity relationship diagram adalah suatu bentuk perencanaan database secara konsep fisik yang nantinya akan dipakai sebagai kerangka kerja dan pedoman dari struktur penyimpanan data. ERD digunakan untuk menggambarkan model hubungan data dalam sistem, dimana di dalamnya terdapat hubungan entitas beserta atribut relasinya dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan data. ERD memiliki beberapa jenis model, yaitu :
Tabel 2.3. Jenis ERD
No Jenis ERD Keterangan
1. Conceptual Data Model (CDM)
Merupakan model universal dan dapat menggambarkan semua struktut logic database (DBMS), dan tidak bergantung dari software atau pertimbangan struktur data
storage. Sebuah CDM dapat diubah
(24)
2. Physical Data Model (PDM)
Merupakan model ERD yang mengacu pada pemilihan software DBMS yang spesifik. Hal ini seringkali berbeda secara signifikan dikarenakan oleh struktur tipe database yang bervariasi, dari model schema, tipe data penyimpanan dan sebagainya.
`
2.7.4 Visual Basic
Visual Basic.Net adalah hasil pengembangan dari Visual Basic yang digunakan dalam lingkungan Microsoft.Net Framework. Terdapat banyak perubahan yang membuat Visual Basic.net lebih mudah digunakan dan lebih
powerful daripada Visual Basic 6.0. kelebihan lain dari Visual Basic.NET adalah
kemampuannya untuk mengakses sistem lain yang menggunakan bahasa pemrograman lain, seperti C++ (Henry, 2006).
Adapun beberapa versi dari Visual Basic.NET antara lain Visual Basic 2008, Visual Basic 2010, Visual Basic 2012. Kelebihan lain dari Visual Basic.NET adalah dilengkapi dengan Common Language runtime dan kemampuan untuk mengatur memori dengan lebih baik. Meskipun Visual Basic.NET merupakan pengembangan dari Visual Basic 6.0, keduanya sangat berbeda jauh. Proyek aplikasi yang dibangun di Visual Basic 6.0 tidak dapat secara langsung dijalankan di Visual Basic.NET. Agar dapat dijalankan di Visual Basic.NET, maka kode-kode proyek aplikasi yang dibangun di Visual Basic 6.0 harus dimodifikasi.
(25)
20
2.7.5 Crystal Report
Menurut Andri Kuniyo dan Kursini (2007), Crystal Report adalah program yang dapat digunakan untuk membuat, menganalilis dan menterjemahkan informasi yang terkandung dalam database atau program ke dalam berbagai jenis laporan yang sangat flexibel.
Sedangkan menurut Madcom (2003), crystal Report merupakan program khusus untuk membuat laporan terpisah dari program microsoft Visual Basic 6.0, tetapi keduanya dapat dihubungkan (linkage).
Beberapa fungsi tools yang ada di Crystal Report :
a. Report Header, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada halaman pertama saja. Contohnya logo dan kop surat yang tertletak di posisi atas.
b. Page Header, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada setiap
halaman. Contohnya nama kolom.
c. Group Header, area informasi yang terletak dibawah page header.
d. Detail, area yang digunakan untuk menampilkan isi datanya.
e. Report Footer, digunakan untuk informasi yang ditampilkan pada halaman terakhir. Contohnya tanda tangan, nama penanggung jawab
f. Page Footer, digunkan untuk menampilkan halaman.
g. Group Footer, area informasi yang terletak dibawah area detail.
2.7.6 SQL Server
Menurut Feri Djuandi (2002), SQL Server adalah sebuah sistem arsitektur terbuka yang memungkinkan para pengembang program memperluas dan menambahkan fungsi-fungsi ke dalam database.
(26)
Sedangkan, Menurut Andri Kuniyo dan kusrini (2007), Sql Server adalah perangkat lunak Relation Database Management System (RDBMS) yang di desain untuk melakukan proses manipulasi database berukuran besar dengan berbagai fasilitas.
Dari pengertian diatas, maka dapat disimpulkan SQL Server merupakan suatu software RDMS yang didesain untuk para pengembang program guna untuk melakukan proses manipulasi, memperluas database dengan berbagai fitur yang terdapat di dalamnya.
(27)
22 BAB III
ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
Dalam melakukan analisis dan perancangan sistem akan menggunakan tahapan berdasarkan System Development Life Cycle (SDLC), terdapat empat fase, pada bab ini akan dibahas tentang fase perencanaan, analisis, dan desain. Sedangkan untuk fase implementasi akan dibahas pada bab selanjutnya itu bab empat. Adapun gambar yang menggambarkan fase tersebut dapat dilihat pada gambar 3.1.
Gambar 3.1 Fase Berdasarkan System Development Life Cycle
(Dennis,2013) 3.1 Perencanaan
Pada fase perencanaan ini akan dibahas tentang hasil pengumpulan data dan identifikasi masalah, yang dilakukan dengan wawancara dan observasi pada perusahaan PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri (GRLJI).
3.1.1 Hasil Wawancara dan Observasi
Pada tahap ini dilakukan pengumpulan berbagai informasi tentang proses bisnis, prosedur pengelolaan dan pengendalian persediaan bahan baku pada PT GRLJI melalui salah satu pihak internal perusahaan yang terlibat di dalam proses bisnis secara langsung, yakni Bapak Farikh Fauzi selaku manajer produksi.
(28)
Berdasarkan hasil wawancara dan observasi yang dilakukan, maka didapatkan beberapa informasi sebagai berikut:
1. Di dalam proses bisnis pengendalian persediaan bahan baku pada perusahaan tersebut melibatkan tiga orang internal perusahaan, yakni dengan jabatan sebagai admin operasional, manajer produksi, dan bagian gudang.
2. Admin Operasional bertugas untuk mencatat pengeluaran perusahaan yang terkait dengan bagian produksi seperti rekap data pembelian bahan baku dari pemasok, dan pencatatan pesanan customer.
3. Manajer produksi merupakan orang yang memantau langsung kegiatan produksi termasuk data-data yang telah dicatat oleh bagian admin operasional serta bagian yang menentukan kapan waktu untuk pembelian bahan baku kembali.
4. Bagian gudang merupakan bagian yang terlibat langsung dalam kegiatan produksi pupuk termasuk bagian yang mencatat pengeluaran dan penerimaan baku, serta stok bahan baku digudang.
5. Proses pencatatan persediaan bahan baku pupuk yang masih dikatakan kurang efektif dan kurang efesien, dimana semua kegiatan pencatatan masih dilakukan secara manual kedalam masing-masing buku.
6. Proses pengendalian persediaan bahan baku belum ada metode secara khusus sehingga sering terjadinya kekurangan bahan baku
7. Waktu tunggu bahan baku dari pemasok membutuhkan waktu ±2-3 hari sehingga berdampak terganggunya proses produksi.
(29)
24
8. Data yang dijelaskan bukan data asli melainkan data sinopsis yang sesuai dengan format data sebenarnya dan telah diketahui oleh perusahaan. Hal ini dikarenakan data asli merupakan aset rahasia perusahaan.
9. Hasil wawancara, bentuk kuesioner yang digunakan, dan data-data sinopsis yang terkait terlampir di halaman lampiran.
Berdasarkan wawancara dan observasi tersebut dapat digambarkan proses bisnis secara umum yang selama ini dilakukan dalam pada PT GRLJI. Berikut ini merupakan penggambaran proses bisnis tersebut, pada Gambar 3.2.
Gambar 3.2 Proses Bisnis Pada PT GRLJI
Pada gambar 3.2 merupakan proses bisnis secara umum pada PT GRLJI dalam mengendalikan persediaan bahan baku, dimana setiap transaksi masih dilakukan dengan by phone / fax. Pada gambar diatas proses bisnis dimulai dari transaksi pemesanan bahan baku kepada suplier, kemudian suplier menerima catatan pesanan dari perusahaan setelah itu barang dikirim ke perusahaan sebelum
(30)
bahan baku diterima oleh perusahaan, bahan baku di cek kadarnya oleh bagian laboratorium. Apabila bahan baku sesuai pesanan maka perusahaan akan mencatat sebagai transaksi penerimaan bahan baku.
Proses selanjutnya adalah transaksi pemesanan dimana customer memesan pupuk sesuai kadar yang diinginkan, kemudian admin operasional akan mencatat transaksi pemesanan tersebut. Lalu tunggu proses produksi selesai hingga terbentuk produk jadi setelah itu produk jadi di packaging dan segera dikirimkan kepada customer.
3.2 Analisis
3.2.1 Identifikasi Permasalahan
Berdasarkan hasil pengamatan proses bisinis yang didapatkan dari kegiatan wawancara dan observasi, telah ditemukan beberapa masalah yang terjadi di beberapa bagian. Pada bagian admin operasional dalam proses pencatatan yang masih secara manual, dimana admin operasional masih mencatat satu per satu data kedalam masing-masing buku, lalu dipindah lagi dengan menggunakan program Microsoft Excel untuk mencatat data diantaranya pembelian bahan baku dan operasional produksi, persediaan bahan baku dan barang jadi serta pembuatan desain laporan yang diberikan kepada manajer produksi. Pada bagian gudang sering terganggunya proses produksi yang dikarenakan lamanya waktu tunggu bahan baku dari pemasok tersebut datang ke gudang. Permasalah tersebut mengakibatkan terjadinya lambannya proses pencatatan dan pelaporan kepada manajer produksi, serta mengakibatkan kerugian finansial yang dikarenakan customer banyak yang kabur karena kekurangan stok digudang.
(31)
26
Untuk mengatasi permasalahan yang dihadapi, maka PT GRLJI diperlukan sebuah aplikasi pengendalian persediaan bahan baku yang dapat mencatat dan menghasilkan laporan tentang persediaan bahan baku pupuk phospat alam dan dolomite pada PT GRLJI secara tepat dan sesuai dengan kebutuhan produksi setiap periode, sehingga bagian gudang dapat dengan mudah menentukan pemesanan kembali terhadap bahan baku yang sudah hampir mencapai Safety Stock (stok cadangan) dan dapat menjaga persediaan bahan baku agar tidak sampai kehabisan atau kosong. Pengendalian terhadap stok bahan baku ini dapat dilakukan dengan menggunakan metode Economic Order Quantity (EOQ). Hal ini perlu dilakukan untuk menghindari adanya penumpukan atau kekurangan stock
bahan baku yang diperlukan untuk melakukan proses produksi.
Dibawah ini merupakan uraian diatas yang meliputi permasalahan pada proses bisnis saat ini dan solusi akan dijelaskan pada tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses – Masalah – Solusi
Bagian Masalah Penyebab Dampak Solusi
Admin Operasional
a. lambannya proses pencatatan dan pelaporan kepada manajer
a. Kurangnya SDM dalam proses
pencatatan laporan serta minimnya fasilitas
teknologi yang digunakan
a. Adanya keterlambatan dalam proses pelaporan
a. Dibuatkannya sistem yang otomatis guna membantu kelancaran proses pencatatan dan pelaporan Bagian Gudang
a. Sering terganggunya proses produksi akibat lamanya waktu tunggu bahan baku yang dipesan dari suplier datang ke gudang produksi
a. Tidak adanya kepastian waktu tunggu dari tiap suplier
b. Masih manualnya bagian gudang
a. Terhentinya proses produksi, sehingga mengakibatkan barang pesanan customer
a. Menentukan jumlah ukuran pemesanan ekonomis meskipun waktu tunggu dari suplier
(32)
Bagian Masalah Penyebab Dampak Solusi b. Tidak adanya
pengendalian secara khusus
dalam
merencanakan kapan waktu
order kembali
terlambat terkirim. b. Sering terjadi
kekurangan stok digudang
lama b. Melakukan
pengendalian dengan menggunakan EOQ, Safety
Stock, dan
ROP guna mengetahui kapan dan berapa jumlah yang harus dipesan
kembali. 3.2.2 Kebutuhan Pengguna
Kebutuhan pengguna merupakan kebutuhan yang telah disesuaikan dengan aplikasi pengendalian persediaan bahan baku yang menunjang tugas-tugas pengguna pada PT GRLJI. Tugas pengguna yang dijelaskan pada tabel 3.2 ini berasal dari hasil wawancara dan observasi dengan pihak PT GRLJI.
Tabel 3.2 Kebutuhan Pengguna
No Pengguna Tugas (T) Kebutuhan Pengguna
1. Bagian Gudang a. Dapat melakukan pencatatan data
pengeluaran bahan baku b. Dapat melakukan
pencatatan penerimaan bahan baku
c. Dapat membuat laporan pengeluaran bahan baku d. Dapat membuat laporan penerimaan bahan baku
a. Mampu mencatat data pengeluaran bahan baku (T1)
b. Dapat melihat data pengeluaran bahan baku (T1)
c. Mampu mencatat data penerimaan bahan baku. (T2)
d. Dapat melihat data penerimaan bahan baku (T2)
e. Mampu membuat laporan pengeluaran bahan baku.(T3) f. Mampu membuat
(33)
28
No Pengguna Tugas (T) Kebutuhan Pengguna
laporan penerimaan bahan baku (T4) 2. Admin Operasional a. Dapat melakukan
pencatatan data master b. Dapat melakukan
perhitungan kebutuhan bahan baku
c. Dapat melakukan
pengendalian persediaan bahan baku
d. Dapat membuat laporan persediaan bahan baku e. Dapat membuat laporan
kebutuhan bahan baku per periode
a. Mampu mencatat data master. (T1)
b. Dapat melihat data master. (T1) c. Mampu membuat
perhitungan kebutuhan bahan baku (T2) d. Mampu melakukan
pengendalian
persediaan bahan baku (T3)
e. Mampu membuat laporan persediaan bahan baku (T4) f. Mampu membuat
laporan kebutuhan bahan baku per periode.(T5) 3. Manajer Produksi a. Dapat membuat laporan a. Mampu membuat
laporan (T1) 3.2.3 Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan kebutuhan yang dibutuhkan dan telah disesuaikan dengan kebuthan pengguna yang tertulis pada tabel 3.2.
Tabel 3.3 Kebutuhan Fungsional
No Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional 1. Bagian Gudang a. Mampu mencatat data
pengeluaran bahan baku (T1)
b. Dapat melihat data pengeluaran bahan baku (T1)
c. Mampu mencatat data penerimaan bahan baku. (T2)
d. Dapat melihat data penerimaan bahan baku (T2)
e. Mampu membuat laporan pengeluaran bahan
a. Fungsi pencatatan data pengeluaran bahan baku (F1, F5)
b. Fungsi pencatatan data penerimaan bahan baku (F2,F5)
c. Fungsi cetak laporan pengeluaran bahan baku (F1, F5, F3) d. Fungsi cetak laporan
penerimaan bahan baku(F2, F5, F4)
(34)
No Pengguna Kebutuhan Pengguna Kebutuhan Fungsional baku.(T3)
f. Mampu membuat laporan penerimaan bahan baku (T4)
2. Admin Operasional a. Mampu mencatat data master. (T1)
b. Dapat melihat data master. (T1)
c. Mampu membuat perhitungan kebutuhan bahan baku (T2) d. Mampu melakukan
pengendalian persediaan bahan baku (T3)
e. Mampu membuat laporan persediaan bahan baku (T4)
f. Mampu membuat laporan kebutuhan bahan baku per periode. (T5)
a. Fungsi pencatatan data master(F5)
b. Fungsi menghitung kebutuhan bahan baku (F6, F7)
c. Fungsi menghitung EOQ (F5, F6, F7,F8) d. Fungsi menghitung
Safety Stock(F9) e. Fungsi menghitung
ROP (F6, F7, F8, F10) f. Fungsi mencatat
pemesanan ulang (F10, F11)
g. Fungsi cetak laporan persediaan bahan baku (F5, F12)
h. Fungsi cetak laporan kebutuhan bahan baku per periode (F6, F7, F13)
3. Manajer Produksi a. Mampu membuat laporan (T1)
a. Fungsi cetak laporan persediaan bahan baku (F5, F12)
b. Fungsi cetak laporan kebutuhan bahan baku per periode (F6, F7, F13)
Dari tabel 3.3 diatas, maka secara keseluruhan kebutuhan fungsional yang diperlukan dapat dilihat pada tabel 3.4 dibawah ini:
Tabel 3.4 Kebutuhan Fungsional Keseluruhan
No Kebutuhan Fungsional (F) Pengguna
1. Fungsi pencatatan data pengeluaran bahan baku Bagian Gudang 2. Fungsi pencatatan data penerimaan bahan baku Bagian Gudang
(35)
30
No Kebutuhan Fungsional (F) Pengguna
3. Fungsi cetak laporan pengeluaran bahan baku Bagian Gudang 4. Fungsi cetak laporan penerimaan bahan baku Bagian Gudang 5. Fungsi pencatatan data master Admin Operasional 6. Fungsi menghitung pesanan produksi Admin Operasional 7. Fungsi menghitung kebutuhan bahan baku Admin Operasional
8.
Fungsi menghitung EOQ Admin Operasional
9. Fungsi menghitung Safety Stock Admin Operasional
10. Fungsi menghitung ROP Admin Operasional
11. Fungsi mencetak laporan persediaan bahan baku Admin Operasional, Manager Produksi 12. Fungsi mencetak laporan kebutuhan bahan baku
per periode
Admin Operasional, Manager Produksi 3.2.4 Spesifikasi Kebutuhan Fungsional
A. Bagian Gudang
A.1 Pencatatan Transaksi Penerimaan Bahan Baku
Tabel 3.5 Analisis Kebutuhan Fungsi Pencatatan Transaksi Penerimaan Bahan Baku
Nama Fungsi Fungsi Pencatatan Transaksi Penerimaan Bahan Baku Stakeholder Bagian Gudang
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencatat transaksi penerimaan bahan baku
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b. Tabel transaksi penerimaan bahan baku masih belum terisi Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Bagian Gudang
memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Bagian Gudang
tersebut.
(36)
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
c. Jika Bagian Gudang berhasil
login, maka sistem akan
menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat Transaksi Penerimaan Bahan Baku 1. Bagian gudang memilih
Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu
pilih tab “Transaksi”, setelah itu klik
“Transaksi penerimaan bahan baku” sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan form pengisian data penerimaan bahan baku untuk ditambahkan pada database.
2. Bagian gudang memilih tombol edit.
Sistem menampilkan form edit Data penerimaan bahan baku.
3. Bagian gudang memilih tombol hapus
Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.
4. Bagian gudang mengisikan data penerimaan bahan baku dan menekan tombol simpan
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data Data penerimaan bahan baku ke dalam tabel penerimaan bahan baku.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Bagian gudang
memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman
login awal.
Mencatat Transaksi Penerimaan Bahan Baku
Bagian gudang
mengisikan Data
penerimaan bahan baku dan menekan tombol
“simpan”.
Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan
pesan “kolom tidak boleh kosong”.
Kondisi Akhir
(37)
32
A.2 Pencatatan Transaksi Pengeluaran Bahan Baku
Tabel 3.6 Analisis Kebutuhan Fungsi Pencatatan Transaksi Pengeluaran Bahan Baku
Nama Fungsi Fungsi Pencatatan Transaksi Pengeluaran Bahan Baku Stakeholder Bagian Gudang
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencatat transaksi pengeluaran bahan baku
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b. Tabel transaksi pengeluaran bahan baku masih belum terisi Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Bagian Gudang
memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Bagian Gudang tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
c. Jika Bagian Gudang berhasil
login, maka sistem akan
menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat Transaksi Pengeluaran Bahan Baku 1. Bagian gudang
memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab
“Transaksi”, setelah itu
klik “Transaksi
pengeluaran bahan baku” sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan form pengisian data pengeluaran bahan baku untuk ditambahkan pada database.
2. Bagian gudang memilih tombol edit.
Sistem menampilkan form edit Data pengeluaran bahan baku.
3. Bagian gudang memilih tombol hapus
Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.
4. Bagian gudang mengisikan data pengeluaran bahan baku dan menekan tombol simpan
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data Data pengeluaran bahan baku ke dalam tabel pengeluaran bahan baku.
(38)
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Bagian gudang
memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman
login awal.
Mencatat Transaksi Pengeluaran Bahan Baku
Bagian gudang
mengisikan Data
pengeluaran bahan baku dan menekan tombol
“simpan”.
Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan
pesan “kolom tidak boleh kosong”.
Kondisi Akhir
Tabel Data pengeluaran bahan baku telah terisi.
A.3 Cetak Laporan Penerimaan Bahan Baku
Tabel 3.7 Analisis Kebutuhan Fungsi Cetak Laporan Penerimaan Bahan Baku Nama Fungsi Fungsi Cetak Laporan Penerimaan Bahan Baku
Stakeholder Bagian Gudang
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencetak laporan penerimaan bahan baku
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b.Tabel penerimaan bahan baku sudah terisi lengkap c. Laporan penerimaan bahan baku belum dicetak Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Bagian gudang
memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Bagian gudang
tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi
berupa “Username/Password
Anda Salah”.
c. Jika Bagian gudang berhasil
login, maka sistem akan
menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencetak Laporan Penerimaan Bahan Baku
(39)
34
memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab
“Laporan”, setelah itu
klik “Laporan
Penerimaan Bahan
Baku” sesuai yang
ingin dinputkan.
penerimaaan bahan baku secara detil
2. Bagian gudang mengklik periode data yang akan dicetak
Sistem menampilkan laporan penerimaan bahan baku sesuai periode
3. Bagian gudang mengklik gambar printer
Sistem mencetak laporan penerimaan bahan baku sesuai periode.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Bagian gudang
memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman login awal.
Mencetak Laporan Penerimaan Bahan Baku Bagian gudang menekan
selain gambar printer
Sistem tidak akan mencetak data yang dipilih
Kondisi Akhir
Laporan penerimaan bahan baku telah dicetak A.4 Cetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku
Tabel 3.8 Analisis Kebutuhan Fungsi Cetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku Nama Fungsi Fungsi Cetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku
Stakeholder Bagian Gudang
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencetak laporan pengeluaran bahan baku
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b.Tabel pengeluaran bahan baku sudah terisi lengkap c. Laporan pengeluaran bahan baku belum dicetak Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna
Bagian gudang
memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Bagian gudang
tersebut.
b. Jika username dan password
(40)
akan menampilkan informasi
berupa “Username/Password
Anda Salah”.
c. Jika Bagian gudang berhasil
login, maka sistem akan
menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku 1. Bagian gudang
memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab
“Laporan”, setelah itu
klik “Laporan
Pengeluaran Bahan Baku” sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan daftar pengeluaran bahan baku secara detil
2. Bagian gudang mengklik periode data yang akan dicetak
Sistem menampilkan laporan pengeluaran bahan baku sesuai periode
3. Bagian gudang mengklik gambar printer
Sistem mencetak laporan pengeluaran bahan baku sesuai periode.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Bagian gudang
memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman login awal.
Mencetak Laporan Pengeluaran Bahan Baku Bagian gudang menekan
selain gambar printer
Sistem tidak akan mencetak data yang dipilih
Kondisi Akhir
Laporan pengeluaran bahan baku telah dicetak B. Admin Operasional
B.1 Pencatatan Data Master
Tabel 3.9 Analisis Kebutuhan Fungsi Pencatatan Data Master Nama Fungsi Fungsi Pencatatan Data Master
Stakeholder Admin Operasional
(41)
36
mencatat data master Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b. Tabel master masih belum terisi
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Admin
Operasional tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencatat Data Master
1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab
“File Master”, setelah itu klik “Data master”
sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan form pengisian data master untuk ditambahkan pada database.
2. Admin Operasional memilih tombol edit.
Sistem menampilkan form edit Data master.
3. Admin Operasional memilih tombol hapus
Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.
4. Admin Operasional mengisikan data master dan menekan tombol simpan
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data Data master ke dalam Tabel master.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman login awal.
(42)
Admin Operasional mengisikan Data master dan menekan tombol
“simpan”.
Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan
pesan “kolom tidak boleh kosong”.
Kondisi Akhir
Tabel Data master telah terisi.
B.2 Perhitungan Kebutuhan Produksi
Tabel 3.10 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan Kebutuhan Produksi Nama Fungsi Fungsi Perhitungan Kebutuhan Produksi
Stakeholder Admin Operasional
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung kebutuhan produksi
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b. Tabel kebutuhan produksi masih belum terisi Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna Admin Operasional
memasukkan usernamedan
password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Admin
Operasional tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Menghitung Kebutuhan Produksi 1. Admin Operasional
memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu
pilih tab
“Perhitungan”, setelah
itu klik “Kebutuhan Produksi” sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan form pengisian kebutuhan produksi dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.
2. Admin Operasional memilih tombol edit.
Sistem menampilkan form edit Kebutuhan Produksi.
(43)
38
3. Admin Operasional memilih tombol hapus
Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.
4. Admin Operasional mengisikan
kebutuhan produksi dan menekan tombol simpan
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data kebutuhan produksi ke dalam Tabel kebutuhan produksi.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman login awal.
Menghitung Kebutuhan Produksi Admin Operasional
mengisikan kebutuhan produksi dan menekan
tombol “simpan”.
Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan
pesan “kolom tidak boleh kosong”.
Kondisi Akhir
Tabel kebutuhan produksi telah terisi.
B.3 Perhitungan EOQ
Tabel 3.11 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan EOQ Nama Fungsi Fungsi Perhitungan EOQ
Stakeholder Admin Operasional
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung EOQ
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b. Tabel EOQ masih belum terisi
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Admin
Operasional tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
(44)
berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Meghitung EOQ
1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab
“Perhitungan”, setelah
itu klik “EOQ” sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan form pengisian EOQ dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.
2. Admin Operasional memilih tombol edit.
Sistem menampilkan form edit EOQ.
3. Admin Operasional memilih tombol hapus
Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.
4. Admin Operasional mengisikan EOQ dan menekan tombol simpan
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data EOQ ke dalam Tabel EOQ.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman
login awal. Menghitung EOQ Admin Operasional
mengisikan EOQ dan
menekan tombol “simpan”.
Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan
pesan “kolom tidak boleh
kosong”.
Kondisi Akhir
Tabel EOQ telah terisi. B.4 Perhitungan Safety Stock
Tabel 3.12 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan Safety Stock
Nama Fungsi Fungsi Perhitungan Safety Stock Stakeholder Admin Operasional
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung Safety Stock
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
(45)
40
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Admin
Operasional tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Menghitung Safety Stock
1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab
“Perhitungan”, setelah
itu klik “Safety Stock”
sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan form pengisian Safety Stock dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.
2. Admin Operasional memilih tombol edit.
Sistem menampilkan form edit
Safety Stock.
3. Admin Operasional memilih tombol hapus
Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.
4. Admin Operasional mengisikan Safety
Stock dan menekan
tombol simpan
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data
Safety Stock ke dalam Tabel
Safety Stock.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman login awal.
Menghitung Safety Stock Admin Operasional
mengisikan Safety Stock
dan menekan tombol
Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan
(46)
“simpan”. kosong”.
Kondisi Akhir
Tabel Safety Stock telah terisi. B.5 Perhitungan ROP
Tabel 3.13 Analisis Kebutuhan Fungsi Perhitungan ROP Nama Fungsi Fungsi Perhitungan ROP
Stakeholder Admin Operasional
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk menghitung ROP
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b. Tabel ROP masih belum terisi
Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Admin
Operasional tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Menghitung ROP
1. Admin Operasional memilih Menu pada yang berada di sebelah kiri layar, lalu pilih tab
“Perhitungan”, setelah
itu klik “ROP” sesuai yang ingin dinputkan.
Sistem menampilkan form pengisian ROP dan menampilkan hasil perhitungan secara otomatis untuk ditambahkan pada database.
2. Admin Operasional memilih tombol edit.
Sistem menampilkan form edit ROP.
3. Admin Operasional memilih tombol hapus
Sistem menghapus otomatis data yang dipilih.
4. Admin Operasional mengisikan ROP dan menekan tombol simpan
Jika seluruh field telah terisi maka sistem akan menyimpan data ROP ke dalam Tabel ROP.
(47)
42
Otentikasi login pengguna Admin Operasional
memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman login awal.
Menghitung ROP Admin Operasional
mengisikan ROP dan
menekan tombol “simpan”.
Jika ada field yang belum terisi, maka sistem akan menampilkan
pesan “kolom tidak boleh
kosong”.
Kondisi Akhir
Tabel ROP telah terisi.
B.6 Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku
Tabel 3.14 Analisis Kebutuhan Fungsi Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku Nama Fungsi Fungsi Cetak Laporan Persediaan Bahan Baku
Stakeholder Admin Operasional
Deskripsi Proses ini merupakan sebuah proses yang dilakukan untuk mencetak laporan persediaan bahan baku
Kondisi Awal a. Pengguna belum login
b.Tabel bahan baku sudah terisi lengkap
c. Laporan persediaan bahan baku belum dicetak Alur Normal Aksi Pengguna Respon Sistem
Otentikasi login pengguna Admin Operasional
memasukkan username
dan password.
a. Sistem akan melakukan pengecekan username dan
password dari Admin
Operasional tersebut.
b. Jika username dan password
tidak benar, maka sistem akan menampilkan informasi berupa
“Username/Password Anda
Salah”.
c. Jika Admin Operasional berhasil login, maka sistem akan menampilkan menu utama pada aplikasi.
Aksi Pengguna Respon Sistem Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku 1. Admin Operasional
memilih Menu pada yang berada di sebelah
Sistem menampilkan daftar persediaan bahan baku secara detil
(48)
kiri layar, lalu pilih tab
“Laporan”, setelah itu
klik “Laporan
Persediaan Bahan
Baku” sesuai yang
ingin dinputkan.
2. Admin Operasional mengklik periode data yang akan dicetak
Sistem menampilkan laporan persediaan bahan baku sesuai periode
3. Admin Operasional mengklik gambar printer
Sistem mencetak laporan persediaan bahan baku sesuai periode.
Alur Eksepsi Aksi Pengguna Respon Sistem Otentikasi login pengguna
Admin Operasional memasukkan username
dan password yang salah.
a. Sistem menampilkan pesan gagal login dikarenakan kesalahan username maupun
password.
b. Sistem menampilkan halaman login awal.
Mencetak Laporan Persediaan Bahan Baku Admin Operasional
menekan selain gambar printer
Sistem tidak akan mencetak data yang dipilih
Kondisi Akhir
Laporan persediaan bahan baku telah dicetak
3.3 Desain
3.3.1 IPO Diagram
Adapun input, process, dan output tersebut digambarkan dalam bentuk diagram Input Process Output (IPO) pada gambar 3.3.
(49)
44
IPO Diagram
Proses Output
Input
Data bahan baku
Data Suplier
Maintain data master
Transaksi penerimaan bahan
baku
Penerimaan bahan baku
Perhitungan kebutuhan bahan
baku BOM
Total pesanan per periodik
Menghitung Safety Stok
Lead Time (Waktu Tunggu)
Biaya Penyimpanan per
periodik
Menghitung EOQ
Menghitung ROP
Laporan peneriman bahan
baku Laporan persediaan bahan
baku
Data pesanan produksi
Pengeluan bahan baku
Laporan pengeluaran
bahan baku
(50)
3.3.2 System Flow Diagram
System Flow Pengendalian Persediaan Bahan Baku
Manager Produksi Bagian Gudang Admin Operasional Start Input Data Bahan Baku Input Data Suplier Bahan Baku Suplier Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku Data Pesanan Produksi BOM Pesanan Produksi BOM Menghitung EOQ
Data EOQ EOQ
Menghitung SS
Data SS SS
Menghitung ROP
Data ROP ROP
Membuat Laporan Laporan persediaan bahan baku Pengeluaran Bahan Baku Data Pengeluaran Data Penerimaan Penerimaan Bahan Baku Pengeluaran Penerimaan Membuat Laporan Laporan Pengeluaran Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Laporan Pengeluaran Bahan Baku Laporan Penerimaan Bahan Baku Laporan Persediaan Bahan Baku
(51)
46
3.3.3 Data Flow Diagram (DFD)
Gambar 3.5 Context Diagram
Gambar 3.5 merupakan gambar Context Diagram yang menggambarkan proses secara umum dari aplikasi pengendalian persediaan bahan baku pada PT GRLJI. Pada proses tersebut terdapat tiga entitas yang berperan penting pada penggunaan sistem diantaranya admin operasional, bagian gudang, dan manager produksi. .
(52)
(53)
48
Gambar 3.7 DFD Level 1 – Maintenance Data Master
(54)
Gambar 3.9 DFD Level 1 – Menentukan Perhitungan Kebutuhan Bahan Baku
(55)
50
(56)
3.3.4 Conceptual Data Model (CDM)
(57)
52
3.3.5 Physical Data Model (PDM)
(58)
3.3.6 Struktur Data Tabel 1. Bahan Baku
Primary Key : idBahanBaku
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data bahan baku
Tabel 3.15 Struktur Tabel Bahan Baku
No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdBahanBaku Varchar 20 Primary Key
2 NamaBahanBaku Varchar 100 3 BiayaPerPesanan Int -
4 Stok Int -
2. Suplier
Primary Key : idSuplier
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data suplier
Tabel 3.16. Struktur Tabel Suplier
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdSuplier Varchar 20 Primary Key
2 NamaSuplier Varchar 100
(59)
54
4 LeadTime Int -
5 No.Telphone Varchar 20
3. Produk Jadi
Primary Key : idProduk
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data produk jadi
Tabel 3.17. Struktur Tabel Produk Jadi
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdProduk Varchar 20 Primary Key
2 NamaProduk Varchar 100
4. BOM
Primary Key : idBOM
Foreign Key : IdBahanBaku, IdProduk
Fungsi : Menyimpan data BOM
Tabel 3.18. Struktur Tabel BOM
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdBOM Varchar 20 Primary Key
2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key
(60)
4 NamaBOM Varchar 50
5 NilaiBOM Int -
5. Pesanan Produksi
Primary Key : IdPesanan
Foreign Key : IdProduk
Fungsi : Menyimpan data Pesanan Produksi Tabel 3.19. Struktur Tabel Pesanan Produksi
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdPesanan Varchar 20 Primary Key
2 IdProduk Varchar 20 Foreign Key
3 NamaPesanan Varchar 100 4 JumlahPesanan Int
5 Tanggal Datetime
6 Bulan Varchar 20
7 Tahun Varchar 20
6. Kebutuhan Produksi
Primary Key : idKebutuhan
Foreign Key : IdPesanan
(61)
56
Tabel 3.20. Struktur Tabel Kebutuhan Produksi
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdKebutuhan Varchar 20 Primary Key
2 IdPesanan Varchar 20 Foreign Key
3 JumlahKebutuhanProduksi Int -
7. Safety Stock
Primary Key : idSS
Foreign Key : idPesanan
Fungsi : Menyimpan data Safety Stock
Tabel 3.21. Struktur Tabel Safety Stock
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdSS Varchar 20 Primary Key
2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key
3 NilaiSS Int -
8. EOQ
Primary Key : idEOQ
Foreign Key : IdPesanan
(62)
Tabel 3.22. Struktur Tabel EOQ
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdEOQ Varchar 20 Primary Key
2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key
3 Nilai EOQ Int -
9. ROP
Primary Key : idROP
Foreign Key : IdPesanan
Fungsi : Menyimpan data ROP
Tabel 3.23. Struktur Tabel ROP
No Nama Field Tipe Length Deskripsi
1 IdROP Varchar 20 Primary Key
2 IdBahanBaku Varchar 20 Foreign Key
3 NilaiROP Int
10. Penerimaan
Primary Key : IdPenerimaan
Foreign Key : IdSuplier
(63)
58
Tabel 3.24. Struktur Tabel Transaksi Penerimaan
No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdPenerimaan Varchar 20 Primary Key
2 IdSuplier Varchar 20 Foreign Key
3 Tanggal Datetime
11. Pengeluaran
Primary Key : IdPengeluaran
Foreign Key : -
Fungsi : Menyimpan data transaksi pengeluaran bahan baku Tabel 3.25. Struktur Tabel Transaksi Pengeluaran
No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdPengeluaran Varchar 20 Primary Key
2 Tanggal Datetime -
12. DetailPenerimaan
Primary Key : idBahanBaku, IdPenerimaan
Foreign Key : idBahanBaku, IdPenerimaan
Fungsi : Menyimpan detil penerimaan bahan baku Tabel 3.26. Struktur Tabel detail penerimaan
No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdBahanBaku Varchar 20 Primary Key, Foreign
(64)
Key
2 IdPenerimaan Varchar 20 Primary Key, Foreign Key
3 JumlahBahanBaku Int -
13. DetailPengeluaran
Primary Key : idBahanBaku, IdPengeluaran
Foreign Key : idBahanBaku, IdPengeluaran
Fungsi : Menyimpan detil pengeluaran
Tabel 3.27. Struktur Tabel Detail Pengeluaran
No Nama Field Tipe Length Deskripsi 1 IdBahanBaku Varchar 20 Primary Key, Foreign
Key
2 IdPengeluaran Varchar 20 Primary Key, Foreign Key
3 Jumlah Int -
3.3.7 Desain Input Output
Desain input output merupakan rancangan desain yang digunakan sebagai acuan dalam membuat aplikasi. Berikut adalah desain input dan output dari aplikasi pengendalian persediaan bahan baku pada PT Gemah Ripah Loh Jinawi Industri.
(65)
60
A. Desain Input
A.1 Desain Form Login
Form login digunakan untuk melakukan verifikasi apakah pengguna yang masuk ke dalam sistem memiliki hak akses untuk menggunakan sistem tersebut atau tidak. Desain form login dapat dilihat pada Gambar 3.14.
Gambar 3.14. Desain Form Login
A.2 Desain Form Menu Utama
Menu utama adalah tampilan awal ketika pengguna akan masuk ke sistem. Pengguna diharuskan login terlebih dahulu agar dapat mengakses menu master, menu transaksi, menu perhitungan, dan menu laporan. Desain form menu utama dapat dilihat pada Gambar 3.15
(66)
Gambar 3.15. Desain Form Menu Utama –File Master
Gambar 3.15 merupakan tampilan menu utama yang menampilkan menu master. Menu master terdiri atas master data bahan baku, data suplier, data produk jadi, dan data BOM.
(67)
62
Gambar 3.16 merupakan tampilan menu utama yang menampilkan menu transaksi. Menu transaksi terdiri atas transaksi penerimaan bahan baku dan transaksi pengeluaran bahan baku.
Gambar 3.17. Desain Form Menu Utama – Perhitungan
Gambar 3.17 merupakan tampilan menu utama yang menampilkan menu perhitungan. Menu perhitungan terdiri atas pesanan produksi, kebutuhan produksi, EOQ, Safety Stock, dan ROP.
A.3 Desain Form Master Bahan Baku
Form master bahan baku digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang bahan baku secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data bahan baku. Data yang disimpan ke sistem adalah id bahan baku, nama bahan baku, biaya per pesanan dan stok. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id bahan baku bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data bahan baku yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.18
(68)
Gambar 3.18. Desain Form Master Bahan Baku A.4 Desain Form Master Suplier
Form master suplier digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang suplier secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data suplier. Data yang disimpan ke sistem adalah id suplier, nama suplier, lead time,alamat dan no telephone. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id suplier bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data suplier yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master suplier dapat dilihat pada Gambar 3.19.
(69)
64
Gambar 3.19. Desain Form Master Suplier A.5 Desain Form Master Produk Jadi
Form master produk jadi digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang produk jadi secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data produk jadi. Data yang disimpan ke sistem adalah id produk jadi, nama produk jadi. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id produk jadi bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data produk jadi yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master produk jadi dapat dilihat pada Gambar 3.20.
(70)
Gambar 3.20. Desain Form Master Produk Jadi A.6 Desin Form Master BOM
Form master bom digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang bom secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data bom. Data yang disimpan ke sistem adalah id bom, nama produk jadi, nilai bom, nama bom dan nama bahan baku. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id bom bersifat auto-generate sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data bom yang telah tersimpan sebelumnya. Desain form master bom dapat dilihat pada Gambar 3.21.
(71)
66
Gambar 3.21. Desain Form Master BOM A.7 Desain Form Transaksi Penerimaan Bahan Baku
Form transaksi penerimaan bahan baku digunakan untuk menyimpan data-data atau informasi tentang penerimaan bahan baku secara detil. Form ini berfungi untuk menambah dan mengubah data penerimaan bahan baku. Data yang disimpan ke sistem adalah id penerimaan bahan baku, nama bahan baku, nama suplier, jumlah ton, dan tanggal penerimaan. Setelah data terisi lengkap maka pengguna dapat menekan tombol simpan. Id penerimaan bersifat auto-generate
sehingga tidak perlu diketik manual. Tombol ubah digunakan untuk merubah data penerimaan bahan baku yang telah tersimpan sebelumnya. Tombol hapus digunakan untuk menghapus data penerimaan bahan baku dengan mengklik data pada data grid view. Desain form transaksi penerimaan bahan baku dapat dilihat pada Gambar 3.22.
(1)
123
No Nama Fungsi Perolehan Nilai
Laporan Pengeluaran bahan baku 5
Laporan Persediaan Bahan Baku 3
Total 65
Rata-rata 4,333
Hasil evaluasi di atas merupakan hasil penilaian dari bagian gudang, dimana angket tersebut dibagikan kepada Bagian Gudang dan dari hasil penilaian tersebut memiliki total nilai sebesar 4,333.
Tabel 4.15 Evaluasi Hasil Uji Coba Fungsi Bagian Manajer Produksi
No Nama Fungsi Perolehan Nilai
1. Tampilan Menu yang disajikan pada aplikasi
5 2. Proses insert, update, delete data
pada aplikasi
Maintenance data bahan baku 4
Maintenance data produk jadi 4
Maintenance data bom 4
Maintenance data suplier 4
3. Pengujian Form Transaksi Transaksi Penerimaan Bahan Baku
5 Transaksi Pengeluaran Bahan
Baku
(2)
No Nama Fungsi Perolehan Nilai
Form Pesanan Produksi 5
Form Kebutuhan Bahan Baku 5
Form Perhitungan EOQ 5
Form Perhitungan Safety Stock 5
Form Perhitungan ROP 5
4. Pengoperasian pembuatan Laporan
Laporan Penerimaan bahan Baku 5
Laporan Pengeluaran bahan baku 5
Laporan Persediaan Bahan Baku 5
Total 71
Rata-rata 4,733
Hasil evaluasi di atas merupakan hasil penilaian dari bagian manajer produksi, dimana angket tersebut dibagikan kepada Manajer Produksi dan dari hasil penilaian seorang manajer tersebut memiliki total nilai sebesar 4,733.
Tabel 4.16 Evaluasi Hasil Uji Coba Fungsi Keseluruhan Bagian No Nama Bagian Total Nillai
1. Admin Operasional 4,667
(3)
125
3. Manajer Produksi 4,733
Rata-rata nilai total 4,577
Dari ketiga total nilai evaluasi yang diperoleh jika dirata-ratakan maka hasilnya adalah sebesar 4,577. Dari hasil tersebut maka dapat disimpulkan bahwa secara keseluruhan hasil evaluasi cenderung baik, karena tidak kurang dari 3 dimana merupakan titik tengah skala nilai. Dari hasil tersebut maka aplikasi ini masih dapat berfungsi sesuai kebutuhan setiap bagian. Dari tampilan menu utama,
maintenance data, form transaksi dan perhitungan,serta pembuatan laporan tidak
ada nilai yang buruk, berarti semua masih dapat diterima oleh setiap bagian. Meskipun begitu aplikasi ini tetap membutuhkan perbaikan-perbaikan di setiap kekurangan yang ada untuk mencapai kesempurnaan.
(4)
126 BAB V PENUTUP
5.1 Kesimpulan
Setelah dilakukan analisis, perancangan, dan pembuatan aplikasi pengendalian persediaan bahan baku menggunakan metode Economic Order
Quantity (EOQ) pada PT GRLJIini, dapat diambil kesimpulan sebagai berikut:
1. Dengan adanya aplikasi ini proses pengendalian persediaan lebih cepat dan secara otomatis karena perhitungan kuantitas kebutuhan produksi, kuantitas minimum dalam melakukan pengadaan, dan nilai standar safety stock serta pencatatan data dilakukan sekali saja dan langsung dapat diolah oleh sistem. Pengolahan data juga secara otomatis karena sistem dapat menghitung dan mengolah data menjadi laporan data sesuai kebutuhan.
2. Aplikasi ini dapat menentukan nilai EOQ untuk mengetahui jumlah minimal biaya persediaan bahan baku, nilai Safety Stock untuk mengetahui jumlah titik aman persediaan bahan bakudan nilai ROP untuk mengetahui nilai titik pemesanan kembali sehingga dapat menjaga persediaan bahan baku supaya tidak out of stock ataupun over stock.
3. Berdasarkan hasil uji coba dan evaluasi pengguna dapat disimpulkan bahwa aplikasi yang dibangun cenderung baik karena telah dapat melakukan fungsi-fungsi yang dibutuhkan, seperti maintenance data master, perhitungan dan pengolahan data sampai dengan menghasilkan laporan-laporan berisi informasi yang dibutuhkan perusahaan.
(5)
127
5.2 Saran
Beberapa saran yang perlu disampaikan untuk pengembangan aplikasi pengendalian persediaan bahan baku ini, antara lain:
1. Untuk laporan kajian sosial ekonomi dapat diperbanyak lagi informasi yang dijelaskan.
2. Aplikasi dapat dikembangkan berbasis online
3. Tampilan dari sistem dapat dibuat lebih user friendly terutama untuk tampilan mobile.
(6)
128
PT. Abhirama Kresna Dengan Metode EOQ (skipsi). Surakarta : Fakultas
Ekonomi Universitas Sebelas Maret.
Assauri, Sofjan. (2004). Manajemen Produksi dan Operasi. Jakarta: Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia.
Dennis, Alan, Wixom, Barbara Haley, Roth, Roberta M. (2013). System Analysis
and Design 5th edition. New Jersey: John Willey & Sons, Inc.
Djuandi, Feri. (2002). SQL Server 2000 Untuk Profesional. Jakarta: Elex Media Komputindo.
Handoko. (2000). Dasar-dasar Manajemen Produksi dan Operasi. Yogyakarta: BPFE.
Henry, Pandia. (2006). Pemograman Dengan Visual Basic . Jakarta: Erlangga. Herjanto, Eddy. (2008). Majanemen Operasi, Edisi Ketiga. Jakarta: Grasindo. Kuniyo, A., & Kusrini. (2007). Membangun Sistem Informasi Akuntansi Dengan
Visual Basic & SQL Server. Yogyakarta: Andi Offset.
Madcom. (2003). Program Aplikasi Terintegrasi Inventory Hutang dan Piutang
dengan Visual Basic 6.0 dan Crystal Report. Yogyakarta: Andi Offset.
Mcleod, Raymond Jr., (2007). Management Information System, 10nd Edition, Pearson Education Inc., New Jersey.
Oetomo, B. S. (2002). Perencanaan & Pembangunan Sistem. Yogyakarta: Andi. Prawirosentono, Suyadi. (2001). Manajemen Operasi. Jakarta: Ghalia Indonesia. Richardus E. I., & Richardus D. (2003). Manajemen Persediaan. Jakarta:
Gramedia Widiasarana Indonesia.
Sugiono, Arief (2009), Manajemen Keuangan Untuk Praktisi Keuangan. Jakarta: Gramedia Widisaranan Indonesia