PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Pada PT. Garuda Food Putra Putri Jaya Gresik.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI

PERPUSTAKAAN PADA PT. GARUDA

FOOD PUTRA PUTRI JAYA

GRESIK

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: ERFAN WINARNO

NIM

: 11.39010.0023

Program

: DIII (Diploma Tiga)

Jurusan

: Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA DAN TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

vi

ABSTRAK

Sistem Informasi Perpustakaan adalah sebuah sistem yang digunakan untuk memasukkan data-data koleksi buku ke dalam database, sehinggga tidak terjadi kesalahan dalam input, output data dan pembuatan laporan berdasarkan data yang diinginkan.

Berdasarkan hasil survey dan wawancara dengan petugas perpustakaan, didapatkan informasi bahwa sistem yang ada pada saat ini masih manual dimana proses transaksi peminjaman dan pengembalian membutuhkan waktu yang lama karena harus mencatat data dalam buku dan form peminjaman, selain itu petugas juga mengalami kesulitan dalam melakukan pencarian buku dan data sering tidak sesuai dengan kondisi kenyataan.

Dengan diterapkannya sistem ini pada perpustakaan PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik, maka diharapkan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang mungkin terjadi. Sistem ini juga diharapkan dapat lebih mempercepat proses input, output dan pembuatan laporan yang pada akhirnya dapat membantu mempermudah dalam mengambil keputusan dan menyajikan data dengan cepat dan akurat.

Kata kunci:Sistem Informasi Perpustakaan, Koleksi buku, PT. Garudafood Putra

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiii

DAFTAR GAMBAR ... xiv

DAFTAR LAMPIRAN ... xvii

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II HASIL SURVEY ... 7

2.1 Gambaran Umum PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik ... 7

2.2 Visi dan Misi PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik ... 7

2.3 Struktur Organisasi PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik ... 8

2.4 Deskripsi Tugas ... 9

2.5 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan ... 10

2.6 Dokumen Input/Output ... 12

xi

3.1 Sistem ... 14

3.2 Informasi ... 15

3.3 Sistem Informasi ... 15

3.4 Perpustakaan ... 16

3.5 Analisis Sistem ... 16

3.6 Desain Sistem ... 17

3.7 Database ... 18

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 19

4.1 Analisis Sistem ... 19

4.2 Desain Sistem ... 22

4.2.1 System Flow ... 22

4.2.2 Data Flow Diagram ... 25

4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 32

4.2.4 Struktur File ... 34

4.2.5 Desain Input Output ... 39

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 47

5.1 Sistem Yang Digunakan ... 47

5.2 Cara Setup Program ... 47

5.3 Penjelasan Pemakaian Program ... 51

5.3.1 Form Master ... 52

5.3.2 Form Transaksi ... 56

5.3.3 Form Laporan ... 60

BAB VI PENUTUP ... 65

6.2 Saran ... 65 DAFTAR PUSTAKA ... 66 LAMPIRAN ... 67

xiii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Tabel Buku ... 35

Tabel 4.2 Tabel Anggota ... 35

Tabel 4.3 Tabel Kategori ... 36

Tabel 4.4 Tabel Peminjaman ... 36

Tabel 4.5 Tabel Pengembalian ... 37

Tabel 4.6 Tabel Pemesanan ... 37

Tabel 4.7 Tabel Usulan ... 37

Tabel 4.8 Tabel Seleksi ... 38

DAFTAR GAMBAR

Halaman

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik ... 8

Gambar 2.2 Document Flow Peminjaman Koleksi ... 10

Gambar 2.3 Document Flow Pengembalian Koleksi ... 11

Gambar 2.4 Form Peminjaman Buku Perpustakaan ... 12

Gambar 2.5 Form Kartu Stock Anggota Perpustakaan ... 13

Gambar 4.1 Document Flow Peminjaman Koleksi ... 20

Gambar 4.2 Document Flow Pengembalian Koleksi ... 21

Gambar 4.3 Sistem Flow Peminjaman Koleksi ... 23

Gambar 4.4 Sistem Flow Pengadaan Koleksi ... 24

Gambar 4.5 Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan ... 26

Gambar 4.6 Hierarchy Input Proses Output ... 27

Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan ... 28

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Sistem Pemeliharaan File Induk ... 29

Gambar 4.9 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi ... 30

Gambar 4.10 DFD Level 1 Sub Sistem Cetak Laporan ... 31

Gambar 4.11 DFD Level 2 Sub Sistem Transaksi Peminjaman ... 31

Gambar 4.12 DFD Level 2 Sub Sistem Transaksi Pengadaan Koleksi ... 32

Gambar 4.13 Conceptual Data Model ... 33

Gambar 4.14 Physical Data Model ... 34

Gambar 4.15 Form Login ... 39

Gambar 4.16 Form Menu Utama ... 40

xv

Gambar 4.18 Form Data Anggota ... 41

Gambar 4.19 Form Data Kategori ... 42

Gambar 4.20 Form Peminjaman Koleksi ... 42

Gambar 4.21 Form Pengembalian Koleksi ... 43

Gambar 4.22 Form Pemesanan ... 44

Gambar 4.23 Form Usulan ... 44

Gambar 4.24 Form Seleksi ... 45

Gambar 4.25 Form Pembelian ... 46

Gambar 5.1 Tampilan Add Remove Program ... 48

Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi ... 49

Gambar 5.3 Tampilan Select Instalation Folder ... 49

Gambar 5.4 Tampilan Browse Folder Directory ... 50

Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation ... 50

Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete ... 51

Gambar 5.7 Menu Utama ... 51

Gambar 5.8 Form Login ... 52

Gambar 5. 9 Form Data Buku ... 53

Gambar 5.10 Form Data Kategori ... 53

Gambar 5.11 Form Data Anggota ... 54

Gambar 5.12 Form Data Lemari ... 55

Gambar 5.13 Form Data Penerbit ... 55

Gambar 5.14 Form Data Pengarang ... 56

Gambar 5.15 Form Peminjaman ... 57

Gambar 5.17 Form Data Pemesanan ... 58

Gambar 5.18 Form Data Usulan ... 59

Gambar 5.19 Form Data Seleksi ... 59

Gambar 5.20 Form Data Pembelian ... 60

Gambar 5.21 Form Laporan Data koleksi buku ... 61

Gambar 5.22 Form Laporan Anggota Perpustakaan ... 61

Gambar 5.23 Form Laporan Peminjaman ... 62

Gambar 5.24 Form Laporan Pengembalian dan Denda ... 62

Gambar 5.25 Form Laporan Pemesanan ... 63

Gambar 5.26 Form Laporan Usulan ... 63

Gambar 5.27 Form Laporan Seleksi ... 64

xvii

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Hasil Wawancara ... 67

Lampiran 2. Surat Survey Lanjutan Dari Proyek Kerja Praktek ... 68

Lampiran 3. Laporan Peminjaman ... 69

Lampiran 4. Laporan Pengembalian Dan Denda ... 70

Lampiran 5. Laporan Pemesanan ... 71

Lampiran 6. Laporan Usulan Koleksi ... 72

Lampiran 7. Laporan Seleksi Buku ... 73

Lampiran 8. Laporan Pembelian Koleksi Buku Baru ... 74

Lampiran 9. Listing Program Peminjaman ... 75

Lampiran 10. Listing Program Pemesanan ... 80

1.1Latar Belakang Masalah

Perkembangan ilmu pengetahuan dan Teknologi Informatika (IT) hampir semua menggunakan bantuan komputer dengan tujuan untuk meningkatkan efisiensi tenaga dan waktu. Hal ini disebabkan karena penerapan IT bersifat fleksibel yang digunakan untuk meningkatkan suatu hasil atau mencapai tujuan dari para penggunanya,

PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik adalah perusahaan makanan dan minuman di bawah kelompok usaha Tudung (Tudung Group). Di dalamnya terdapat beberapa departemen salah satunya adalah departemen PDV, Sebagai department yang memiliki ruang perpustakaan dan khusus hanya disediakan untuk karyawan tetap perusahaan.

Saat ini pengolahan data perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya masih belum terorganisir. Penyimpanan data perpustakaan masih dalam bentuk arsip yang disimpan dalam sebuah almari. Hal seperti ini kurang efisien karena membutuhkan ketelitian tinggi dan memakan waktu yang cukup lama untuk mencari data perpustakaan yang diinginkan serta dapat menyebabkan hilangnya arsip yang telah disimpan.

Dalam proses peminjaman dan pengembalian masih menggunakan cara manual yaitu mencari buku pada almari dan mencatatnya pada form peminjaman, seringkali terjadi kesulitan dalam mengetahui status buku apakah masih tersedia, dipinjam atau hilang.

2

Berdasarkan permasalah diatas, maka untuk mempermudah proses pengelolaan data dengan dibuatnya sistem informasi perpustakaan di harapkan dapat membantu kinerja dan dapat memperoleh informasi secara tepat, cepat, akurat dan efisien.

1.2Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada sebagai berikut:

Bagaimana merancang bangun sistem informasi perpustakaan secara efektif yang dapat digunakan oleh petugas/bagian perpustakaan PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik dalam melakukan transaksi peminjaman, pengadaan koleksi buku dan membuat suatu laporan dari transaksi-transaksi yang ada secara terkomputerisasi.

1.3Batasan Masalah

Batasan masalah yang ada dalam Sistem Informasi ini agar terfokus pada inti permasalahan sehingga tidak meluas dan jelas pembahasannya adalah sebagai berikut:

a. Sistem informasi yang dibangun disesuaikan dengan peraturan dan tata tertib yang berlaku di PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik.

b. Sistem yang dibuat digunakan oleh bagian perpustakaan PT. Garudafood Putra

Putri Jaya Gresik

c. Sistem yang dibuat membahas peminjaman, perpanjangan, pengembalian,

d. Semua proses input dilakukan dengan menggunakan keyboard

e. Sistem yang dibangun merupakan aplikasi dengan memnggunakan tool Visual

Basic.Net 2008 dan SQL Server 2005

1.4 Tujuan

Tujuan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:

a. Merancang bangun sistem informasi perpustakaan yang dapat mendukung

sistem yang sudah diterapkan pada PT Garudafood Putra Putri Jaya

b. Sistem ini dibuat untuk merancang bangun sistem informasi perpustakaan pada

PT Garudafood Putra Putri Jaya secara komputerisasi. Sehingga memperoleh

informasi tentang data-data transaksi peminjaman, pengembalian,

perpanjangan, pemesanan, usulan, seleksi dan pembelian buku secara cepat, tepat dan akurat.

c. Merancang bangun sistem informasi perpustakaan yang dapat menghasilkan

output berupa laporan data buku, peminjaman, pengembalian, denda, pemesanan, usulan, seleksi dan pembelian buku.

1.5Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Perpustakaan Pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik ini adalah sebagai berikut:

a. Bagi Petugas

Untuk memudahkan dalam mengelola data koleksi buku dan menganalisa semua data perpustakaan serta mengurangi pencatatan secara manual

4

b. Bagi Kepala Divisi

Memudahkan penyampaian informasi data koleksi perpustakaan dan dalam pengambilan keputusan

c. Bagi Manajer

Dapat mengetahui data laporan dengan cepat dan akurat

d. Bagi Peserta Proyek Sistem Informasi

Dapat menerapkan ilmu yang diperoleh, meningkatkan keahlian, komunikasi dan menambah pengalaman nyata berkarya di dunia kerja

e. Bagi Institusi Pendidikan

Sebagai tolak ukur kesesuaian kurikulum dengan dunia kerja dan sebagai bahan evaluasi untuk pengembangan kurikulum yang tepat dengan kebutuhan dunia kerja

1.6Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi digunakan untuk menjelaskan penulisan laporan yang terdiri dari beberapa sub bab untuk memberikan gambaran secara menyeluruh terhadap permasalahan yang sedang dibahas

Berikut adalah uraian urutan dari bab pertama sampai dengan bab terakhir :

Bab pertama pendahuluan menguraikan tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan tentang batasan–batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang telah

ditetapkan, tujuan dan manfaat dari sistem informasi perpustakaan serta sistematika penulisan.

Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah berdirinya PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik, fungsi, visi dan misi, struktur organisasi PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik, deskripsi pekerjaan dan dokumen input/output.

Bab ketiga landasan teori menjelaskan tentang teori–teori yang berkaitan dalam penyelesaian program, yaitu penjelasan tentang sistem, informasi, sistem informasi, perpustakaan, sistem informasi perpustakaan, analisis dan perancangan sistem, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram. Teori–teori tersebut digunakan untuk memecahkan masalah di dalam sistem informasi perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik.

Bab keempat analisis dan desain sistem berisi penjelasan tentang jenis model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi system flow, Context Diagram, Hirarchy Input Proses Output, Data Flow Diagram, Entity Relationship Diagram, Conceptual Data Model, Physical Data Model dan Struktur File.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini dan Interface program dan cara pemakaiannya.

Bab keenam penutup berisi mengenai kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem perpustakaan yang

6

telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu dalam hal pengembangan sistem.

2.1 Gambaran Umum PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik

GarudaFood Group berawal dari PT Tudung, didirikan di Pati, Jawa Tengah, pada 1958 dan bergerak di bisnis tepung tapioka. Pada 1979 PT Tudung berganti nama menjadi PT Tudung Putrajaya (TPJ). Pendiri perusahaan adalah mendiang Darmo Putro, mantan pejuang yang memilih menekuni dunia usaha setelah bangsa Indonesia merdeka.

Pada awal 1987 TPJ mulai menjual hasil produksi kacangnya dengan merk Kacang Garing Garuda, yang belakangan dikenal dengan Kacang Garuda, di tingkat nasional, GarudaFood juga dipersepsi positif sebagai salah satu perusahaan makanan dan minuman idaman.

Survey yang dilakukan Frontier dan majalah BusinessWeek Indonesia di Jakarta dan Surabaya pada 2006 dan 2007 menyebutkan GarudaFood berada di urutan ketiga Indonesian Most Admired Company (IMAC). GarudaFood juga aktif menjalankan program corporate social responsibility (CSR) di bawah bendera GarudaFood Sehati.

2.2 Visi dan Misi PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik

PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik memiliki visi dan misi untuk menjalankan fungsinya, yaitu:

8

a. Visi

PT. Garudafood Putra Putri Jaya memiliki visi menjadi Perusahaan Makanan dan Minuman Terdepan di Indonesia.

b. Misi

PT. Garudafood Putra Putri Jaya adalah perusahaan pembawa perubahan yang menciptakan kemanfaatan bagi masyrakat berdasarkan prinsip saling menumbuh kembangkan.

2.3 Struktur Organisasi PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik

PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik dipimpin oleh seorang Kepala Perusahaan. Kepala Perusahaan membawahi satu sub bagian dan sub-sub kepala bagian yaitu Sub PPIC, Sub Quantity Assurance, Sub Production Department Head, Sub Technic Department Head, Sub PDCA, Sub EPRD Department Head dan Formula Department Head. Bagan struktur organisasi dapat dilihat seperti pada gambar di bawah ini:

Gambar 2.1 Struktur Organisasi PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik

Head Of Manufacture Business Unit PPIC Quality Assurance Production Department Head Technic Department Head PDCA EPRD Department Head Formula Department Head Formula Section Head PPIC Section Head Laboratory Section Head Production Section Head Maintenance Section Head Product Development Section Head

2.4 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 2.1 dapat di deskripsikan tugas yang dimiliki oleh setiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut :

a. Head Of Manufacture

Pemimpin dari seluruh departemen dan karyawan serta mengawasi jalannya proses bisnis yang ada pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya.

b. Business Unit

Bagian yang bergerak di bidang pengembangan bisnis dan usaha dari perusahaan.

c. PPIC (Production Planning and Inventory Control)

Bertugas merencanakan jadwal produksi dan pengadaan bahan baku.

d. Quality Assurance

Bertugas untuk mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi,sesuai standard mutu yang di inginkan.

e. Production Departement Head

Bertugas untuk memproduksi bahan baku menjadi bahan jadi.

f. Technic Departement Head

Bertugas untuk mengawasi mesin produksi.

g. PDCA (Plan Do Check Action)

Bertugas untuk menganalisis dokumen.

h. EPRD Departement Head

Mengecek dan mengawasi hasil produksi.

i. Formula Departemen Head

10

2.5 Analisis Sistem Yang Sedang Berjalan

Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survei ke PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. Document flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan pengelolaan peminjaman dan pengembalian koleksi sebelum menggunakan sistem informasi perpustakaan.

a. Document Flow Peminjaman Koleksi

Document flow peminjaman koleksi dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Pada proses peminjaman koleksi, anggota menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas. Apabila sudah memiliki kartu anggota maka petugas melakukan pengecekan kartu anggota, Jika belum memliki kartu anggota petugas akan membuatkan kartu anggota. Kemudian petugas mencatat diform peminjaman dan ditandatangani oleh anggota beserta buku yang dipinjam. Adapun gambar Document Flow Peminjaman dapat dilihat dalam Gambar 2.2.

b. Document Flow Pengembalian Koleksi

Document flow pengembalian koleksi dapat dilihat pada Gambar 2.3.

12

Pada proses pengembalian koleksi, anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas. Kemudian petugas melakukan pengecekan kesesuaian buku dan form peminjaman. Apabila ada keterlambatan maka anggota harus membayar denda, Jika tidak ada keterlambatan maka buku dan kartu anggota langsung dikembalikan. Adapun gambar dari Document Flow Pengembalian dapat dilihat pada Gambar 2.3.

2.6Dokumen Input/Output

Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada Perpustakaan PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. Dokumen input/output yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:

a. Lembar Form Peminjaman Buku Perpustakaan

Lembar Form Peminjaman Buku Perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 2.4.

b. Lembar Kartu Stock Anggota Perpustakaan

Lembar Form Kartu Stock Anggota Perpustakaan dapat dilihat pada Gambar 2.5.

14

BAB III LANDASAN TEORI

Landasan teori merupakan bagian yang akan membahas tentang uraian pemecahan masalah yang akan ditemukan pemecahannya melalui pembahasan-pembahasan secara teoritis. Teori-teori yang akan dikemukakan merupakan dasar-dasar untuk meneliti masalah – masalah yang akan dihadapi pada penyelesaian permasalahan.

3.1Sistem

Sistem adalah jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran tertentu.(Kristanto, 2008:1)

Suatu sistem mempunyai karakteristik yaitu komponen maupun elemen (component), batasan sistem (boundary), lingkungan luar sistem(environment), penghubung (interface), masukan (input), pengolahan (proses), keluaran (output), sasaran (objective), tujuan (goal). (Mulyanto, 2009:2)

Suatu sistem tidak berada dalam lingkungan yang kosong,tetapi sebuah sistem berada dan berfungsi di dalam lingkungan sistem lainnya. Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, bekerja sama membentuk satu kesatuan. Apa bila suatu sistem merupakan dari sebuah komponen sistem lainnya yang lebih besar, maka akan disebut dengan subsistem, sedangkan yang lebih besat tersebut adalah lingkungannya.

Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi suatu proses sistem secara keseluruhan. (Mulyanto, 2009:3).

3.2Informasi

Informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerima. (Kristanto, 2008:7)

Suatu informasi dikatakan bernilai bila manfaatnya lebih efektif dibandingkan dengan biaya untuk mendapatkannya. Sedangkan kualitas dari informasi tergantung dari tiga hal yaitu informasi harus akurat, tepat pada waktunya, dan relevan.

Data adalah bentuk material atau bahan baku yang belum mempunyai makna atau belum berpengaruh langsung kepada penguna hingga perlu diolah untuk menghasilan sesuatu yang lebih bermakna. (Mulyanto, 2009:15).

3.3Sistem Informasi

Sistem informasi merupakan komponen yang saling bekerja sama untuk mengumpulkan, mengolah, menyimpan, dan menyebarkan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan, koordinasi, pengendalian, analisis masalah dan visualisasi dalam sebuah organisasi. (Laudon, 2010:46)

Sistem informasi dapat diartikan sebagai sistem yang menghasilkan output berupa informasi yang berguna bagi tingkatan manajemen. Sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat

16

manajerial dan kegiatan strategi suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan - laporan yang diperlukan. (Jogiyanto, 2009 : 11)

Sistem informasi berasal dari dua kata yang saling berhubungan yaitu antara sistem dan informasi. Sistem adalah suatu kerangka kerja yang sangat terpadu serta mempunyai satu sasaran atau lebih. Informasi berbeda dengan data, data adalah keadaan yang ada dan belum diproses belum lanjut, sedangkan informasi adalah data-data yang telah diproses dan dibentuk sebagaimana mungkin agar lebih bernilai bagi penggunanya. Maka sistem informasi adalah suatu kerangka kerja dimana sumber daya manusia dan teknologi dikoordinasikan untuk mengubah input (data) menjadi output (informasi) guna mencapai sasaran perusahaan. (Joseph. W. Wilkinson, 1993:3-4).

3.4Perpustakaan

Menurut Qalyubi (2007:287), Perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, ataupun gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan koleksi bahan pustaka atau terbitan lainnya yang biasa disimpan menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca, bukan untuk dijual.

Ilmu perpustakaan ialah pengetahuan tersusun rapi yang menyangkut tujuan, objek, fungsi perpustakaan, serta fungsi metode, penyusunan, teknik dan teori yang digunakan dalam pemberian jasa perpustakaan. (Basuki, 1991:3).

3.5Analisis Sistem

Menurut Jogiyanto (1990:129) analisis sistem dapat didefinisikan sebagai penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian-bagian

komponennya dengan maksud untuk mengidentifikasikan dan mengevaluasi permasalahan-permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan-hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya. Tahap analisis dilakukan setelah tahap perencanaan sistem dan sebelum tahap desain sistem.

3.6Desain Sistem

Setelah tahap analisis sistem selesai dilakukan, maka analis sistem telah mendapatkan gambaran yang jelas apa yang harus dikerjakan. Kemudian memikirkan bagaimana membentuk sistem tersebut. Menurut Jogiyanto (1990:197) desain sistem dapat diartikan sebagai berikut :

a. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan sistem.

b. Pendefinisian dari kebutuhan – kebutuhan fungsional.

c. Persiapan untuk rancang bangun implementasi.

d. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

e. Berupa gambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari

beberapa elemen yang terpisah ke dalam satu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

f. Menyangkut konfigurasi dari komponen – komponen perangkat lunak dan

18

3.7 Database

Basis data (Database) adalah himpunan kelompok data (arsip) yang saling berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar kelak dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. (Fathansyah 2012:2).

4.1 Analisis Sistem

Dalam pengembangan sistem informasi dibutuhkan analisis dan perancangan sistem pengolah data. Sistem pengolah data tersebut diharapkan mampu mempengaruhi kinerja dari sumber daya manusia khususnya untuk meningkatkan efisiensi waktu serta mempermudah proses-proses yang terkait dalam sistem.

Berdasarkan hasil survey dan analisa yang dilakukan pada perpustakaan PT. Garudafood, permasalahan yang ada dalam perusahaan adalah proses transaksi peminjaman dan pengembalian dilakukan secara manual yaitu menggunakan form peminjaman yang dicatat dalam proses peminjaman dan pengembalian. Sehingga sering terjadi kesulitan pada waktu pencatatan, pencarian data koleksi buku, pencarian data anggota, dan pengecekan riwayat peminjaman dan pengembalian, dari permasalahan yang ada maka dibutuhkan solusi sistem informasi terkomputerisasi untuk lebih jelasnya, akan dijelaskan pada sub bab berikut ini.

20

A.Document Flow Peminjaman Koleksi

Gambar 4.1 Document Flow Peminjaman Koleksi

Pada proses peminjaman koleksi, anggota menyerahkan buku yang dipinjam kepada petugas. Apabila sudah memiliki kartu anggota maka petugas melakukan pengecekan kartu anggota, Jika belum memliki kartu anggota petugas akan membuatkan kartu anggota. Kemudian petugas mencatat diform peminjaman dan ditandatangani oleh anggota beserta buku yang dipinjam.

B.Document Flow Pengembalian Koleksi

Gambar 4.2 Document Flow Pengembalian Koleksi

Pada proses pengembalian koleksi, anggota menyerahkan buku dan kartu anggota kepada petugas. Kemudian petugas melakukan pengecekan kesesuaian buku dan form peminjaman. Apabila ada keterlambatan maka anggota harus membayar denda, Jika tidak ada keterlambatan maka buku dan kartu anggota langsung dikembalikan.

22

4.2 Desain Sistem

Perancangan sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan. Rancangan yang baik harus melalui beberapa tahap-tahap perancangan mulai dari System Flow, Context Diagram, Hierarchy Input Proses Output (HIPO), ERD, DFD, Conceptual Data Model (CDM), Phisical data Model (PDM), dan desain input outputnya.

4.2.1 System Flow

System Flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. System flow merupakan pengembangan dari sistem yang sudah ada. System flow menunjukkan aliran proses kegiatan setelah menggunakan Aplikasi Sistem Absensi Dan Penggajian.

Dalam menentukan arah atau alur suatu sistem dibutuhkan suatu cara perancangan untuk mendeskripsikan bagaimana tiap langkah yang dilakukan dalam sistem dan pengguna dapat diketahui, agar didapatkan suatu gambaran mengenai cara kerja dari sistem yang akan dibangun berdasarkan alur rancangan sistem terkomputerisasi.

A. System Flow Peminjaman Koleksi

System flow peminjaman koleksi dapat dilihat pada Gambar 4.3.

Gambar 4.3 Sistem Flow Peminjaman Koleksi

Gambar 4.3 Sistem Flow Peminjaman koleksi dimulai dari memasukkan data ketegori, data buku, data anggota kemudian sistem akan mencatat transaksi di database peminjaman. Kemudian dari data peminjaman tersebut digunakan pada

24

proses perpanjangan, pengembalian, pemesanan dan juga mencetak laporan form peminjaman.

B. System Flow Pengadaan Koleksi

System flow pengadaan koleksi dapat dilihat pada Gambar 4.4.

Gambar 4.4 Sistem Flow Pengadaan Koleksi dimulai dari petugas memasukkan usulan buku yang kemudian dimasukkan ke komputer. Kemudian dilakukan pengecekan, penyeleksian buku yang disimpan di database seleksi buku. Setelah terseleksi maka akan ditentukan buku yang akan dibeli dan disimpan di database pembelian buku sekaligus mengubah database buku. Dari database pembelian dapat dicetak daftar pembelian buku.

4.2.2 Data Flow Diagram

DFD merupakan perangkat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD menggambarkan seluruh kegiatan yang terdapat pada sistem secara jelas.

A. Context Diagram

Gambar 4.5 adalah context diagram dari sistem informasi perpustakaan pada PT.Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. Context diagram tersebut menggambarkan proses secara umum yang terjadi pada dari sistem informasi perpustakaan. Context diagram sistem ini terdiri dari tiga entitas yang berbeda, yaitu anggota, petugas dan kepala department. Petugas memberikan input data dan sistem mengeluarkan output data yang diperlukan. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.5.

26

Gambar 4.5 Context Diagram Sistem Informasi Perpustakaan

B. Hierarchy Input Proses Output

Hierarchy Input Proses Output (HIPO) dari sistem informasi perpustakaan memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Pada gambar 4.6 memberikan gambaran proses-proses utama untuk sistem informasi perpustakaan. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.6.

Data Bag ian Data Department Data Peng arang Data Penerbit Data Lemari Data Kateg ori

Form Pembelian Buku Form Usulan Buku Form Seleksi Buku

Form Pembelian Buku Form Seleksi Buku

Form Usulan Buku Trans Pembelian Trans Seleksi Trans Usulan Trans Pemesanan Trans Pengembalian Trans Perpanjangan Trans Peminjaman Data Ang gota Data Buku

Daftar Pemesanan Pembayaran Denda

Rekap Angg ota Form Peminjaman

Pembayaran Denda Rekap Angg ota Form Peminjaman Kartu Angg ota

0

Sistem Informasi Perpustakaan Pada PT Garudafood Putra Putri Jaya

+

Ang gota

Petug as

Gambar 4.6 Hierarchy Input Proses Output

Gambar 4.6 memberikan gambaran subproses untuk proses mengelola data buku, data kategori, data anggota, transaksi peminjaman dan transaksi pengadaan buku. Proses mengelola data digunakan untuk menyimpan, mengupdate, atau menghapus data.

C. DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan

Pada Gambar 4.7 adalah DFD level 0 dari sistem informasi perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya. Pada DFD level 0 ini terdapat tiga macam proses. Pertama adalah sub sistem pemeliharaan file induk, yang kedua adalah sub sistem pemeliharaan file transaksi, dan yang ketiga adalah sub sistem cetak

28

laporan. Sedangkan pada databasenya, terdapat buku, anggota, kategori, peminjaman, pengembalian, perpanjangan, pemesanan, usulan, seleksi, dan pembelian. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.7.

Gambar 4.7 DFD Level 0 Sistem Informasi Perpustakaan

Data Bagi an Anggota Data Department Anggota Data Pengarang Buku

Data Penerbi t Buku Data Lemari Buku Data Bagi an

Data Department Data Pengarang Data Penerbi t

Data Lemari

Fl ow_237

Data Sel eks i Data Us ul an Data Pemesanan Data Pengembal i an Data Pemi nj aman

Data Daftar B uku

Data Anggota T erdaftar

Data T rans P embel i an Data T rans S el eks i

Data T rans U sul an Data T rans P emesanan Data T rans P engembal i an Data T rans P erpanj angan

Data T rans P emi nj aman

Form Seleksi Buku Form Us ul an Buku

Form Pembel ian Buku Form Seleksi Buku Form Pembel ian Buku

Form Us ul an Buku Daftar Pemes anan

Pembayaran Denda Rekap A nggota

Form Pemi nj aman Pembayaran Denda

Rekap A nggota Form Pemi nj aman

Kartu Anggota T rans Pembel i an

T rans Sel eks i T rans Us ul an T rans Pemes anan

T rans Pengembal i an T rans Perpanj angan

T rans Peminj aman

Data Daftar A nggota Data Kol eks i Buku Data Kategori Buku Data Kategori Data Buku Data Anggota Anggota Anggota Kepal a Department Kepal a Department Petugas

Petugas Petugas Petugas

Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas Kepal a Department Kepal a Department Kepal a Department Petugas 1

Sub S is tem Pemel i haraan Fi l e Induk

+

2

Sub S is tem Pemel i haraan Fi l e T rans aks i

+

3

Sub S is tem Cetak Laporan

+

1 Kategori

2 Buku

3 Anggota

4 Pemi nj aman 5 Perpanj angan

6 Pengembal i an

7 Pemes anan

8 Us ulan

9 Sel eksi

10 Pembel i an

Petugas Petugas Petugas Petugas Petugas

12 Lemari

13 Penerbi t 14 Pengarang 15 Department

D. DFD Level 1 Sub Sistem Pemeliharaan File Induk

DFD Level 1 ini menjelaskan alur pada sub sistem pemeliharaan file induk, memiliki inputan data buku, data angota, data kategori, selanjutnya akan disimpan ke database. Penjelasan lebih detail dapat dilihat pada Gambar 4.8

Gambar 4.8 DFD Level 1 Sub Sistem Pemeliharaan File Induk Data Penerbit Buku

Data Peng arang

Data Bag ian Angg ota Data Department Angg ota

Data Bag ian

Data Peng arang Buku

Data Department Data Penerbit

Data Lemari Buku Data Lemari

Data Koleksi Buku

Data Daftar Angg ota

Data Kateg ori Buku Data Kateg ori

Data Ang gota Data Buku Petug as

Petug as

Petug as 1 Kateg ori

2 Buku

3 Ang gota 1

Pemeliharaan File Buku

2 Pemeliharaan

File Ang gota

3 Pemeliharaan

File Kateg ori

Petug as Petug as Petug as Petug as Petug as 12 Lemari 13 Penerbit

14 Peng arang

15 Department

16 Bag ian 4 Pemeliharaan File Lemari 5 Pemeliharaan File Penerbit 6 Pemeliharaan File Peng arang

7 Pemeliharaan File Department

8 Pemeliharaan

30

E. DFD Level 1 Sub Sistem Pemeliharaan File Transaksi

Pada Gambar 4.9 adalah DFD Level 1 menjelaskan alur pada proses transaksi peminjaman dan transaksi pengadaan buku, proses transaksi selanjutnya akan disimpan ke database.. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.9

Data Daftar Buku Data Ang gota Terdaftar

Data Trans Pembelian Data Trans Seleksi Data Trans Usulan Data Trans Pemesanan Data Trans Pengembalian Data Trans Perpanjangan Data Trans Peminjaman

Trans Pembelian Trans Seleksi Trans Usulan Trans Pemesanan Trans Pengembalian Trans Perpanjangan Trans Peminjaman Petug as Petug as Petug as Petug as Petug as Petug as Petug as 4 Peminjaman

5 Perpanjang an

6 Peng embalian

7 Pemesanan

8 Usulan

9 Seleksi

10 Pembelian

3 Ang gota

2 Buku 1 Pemeliharaan Transaksi Peminjaman + 2 Pemeliharaan Transaksi Peng adaan Koleksi Buku

+

Gambar 4.9 DFD Level 1 Pemeliharaan File Transaksi

F. DFD Level 1 Sub Sistem Cetak Laporan

Pada Gambar 4.10 menjelaskan alur pada proses cetak laporan. Dalam pencetakan laporan sistem akan menghasilkan output yang dibaca dari database. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.10.

Gambar 4.10 DFD Level 1 Sub Sistem Cetak Laporan

G. DFD Level 2 Sub Sistem Pemeliharaan Transaksi Peminjaman

Pada Gambar 4.11 menjelaskan alur proses pemeliharaan transaksi peminjaman yang terdiri dari empat sub proses yaitu pemesanan, peminjaman, perpanjangan dan pengembalian. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.11.

Gambar 4.11 DFD Level 2 Sub Sistem Transaksi Peminjaman

Data Pembelian Data Seleksi Data Usulan

Form Pembelian Buku Form Usulan Buku

Form Seleksi Buku

Form Pembelian Buku Form Seleksi Buku Form Usulan Buku

Data Pemesanan

Data Peng embalian

Daftar Pemesanan

Pembayaran Denda Rekap Angg ota

Form Peminjaman Pembayaran Denda Data Peminjaman Form Peminjaman Flow_286 Flow_237

Rekap Angg ota Kartu Angg ota Ang gota Ang gota Kepala Department Kepala Department Petug as Petug as Petug as Petug as Petug as Petug as Petug as Kepala Department Kepala Department Kepala Department 4 Peminjaman

6 Peng embalian

7 Pemesanan

8 Usulan

9 Seleksi

10 Pembelian 3 Ang gota

1 Cetak Kartu Ang gota 2 Cetak Rekap Ang gota 3 Cetak Form Peminjaman 4 Cetak Pembayaran Denda 5 Cetak Daftar Pemesanan 6 Cetak Form Usulan Buku 7 Cetak Form Seleksi Buku 8 Cetak Form Pembelian Buku

[Data Trans Peng embalian] [Data Trans Perpanjang an]

[Data Trans Pemes anan]

[Data Daftar Buku]

[Data Angg ota T erdaftar]

[Data Trans Peminjaman] [Trans Pemes anan]

[Trans Peng embalian] [Trans Perpanjang an] [Trans Peminjaman] Petug as Petug as Petug as Petug as 4 Peminjaman

5 Perpanjang an

6 Peng embalian

7 Pemes anan

3 Ang gota

2 Buku 2.1.1 Pemeliharaan T rans Pemes anan 2.1.2 Pemeliharaan T rans Peminjaman 2.1.3 Pemeliharaan T rans Perpanjang an 2.1.4 Pemeliharaan T rans Peng embalian

32

H. DFD Level 2 Sub Sistem Pemeliharaan Transaksi Pengadaan Koleksi

Pada Gambar 4.12 menjelaskan alur proses pemeliharaan transaksi pengadaan koleksi buku yang terdiri dari tiga sub proses yaitu transaksi usulan, transaksi seleksi, dan transaksi pembelian. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan Gambar 4.12.

Data Trans Pembelian Data Trans Seleksi Data Trans Usulan

Trans Pembelian Trans Seleksi Trans Usulan Petugas Petugas Petugas 8 Usulan 9 Seleksi 10 Pembelian 1 Pemeliharaan Trans Usulan Buku 2 Pemeliharaan Trans Seleksi Buku 3 Pemeliharaan Trans Pembelian Buku

Gambar 4.12 DFD Level 2 Sub Sistem Transaksi Pengadaan Koleksi

4.2.3 Entity Relationship Diagram

Entity Relational Diagram (ERD) menggambarkan hubungan data dari tabel satu ke tabel yang lain. Berikut ini adalah ERD dari sistem informasi perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik.

Melakukan Melakukan Mengajukan Mempunyai Melakukan Pesan Memesan Mempunyai Melakukan Mempunyai Memiliki Anggota No Anggota Nama Anggota Alamat No Telepon No Register Department Bagian No EXT Tanggal Pendaftaran Kategori ID Kategori Nama Kategori Buku Kode Buku Tahun Rilis Buku Pengarang Judul Status Penerbit Tahun Terbit Buku

Peminjaman No Peminjaman Detail Peminjaman Tanggal Peminjaman Jadwal Pengembalian Tanggal Perpanjangan Pemesanan Kode Pemesanan Tanggal Pemesanan Pengembalian No Pengembalian Seleksi ID Seleksi Tanggal Seleksi Judul Seleksi Pengarang Buku Seleksi Penerbit Buku Seleksi

Usulan Kode Usulan Judul Usulan Tanggal Usulan Pengarang Buku Usulan Penerbit Buku Usulan

Pembelian No Pembelian Tanggal Pembelian Judul Buku Pengarang Buku Penerbit Buku Detail Pengembalian Jadwal Pengembalian Tanggal Kembali Denda

A. Conceptual Data Model

Gambar 4.13 menjelaskan tentang Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari empat tabel yang saling berhubungan dari sistem informasi Perpustakaan Pada PT.Garudafood Putra Putri Jaya.

Gambar 4.13 Conceptual Data Model

B. Physical Data Model

Gambar 4.14 menjelaskan tentang Physical data model (PDM) dari sistem informasi perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. PDM merupakan hasil generate dari CDM yang telah dibuat sebelumnya. PDM

34

menunjukkan detail dari kolom-kolom dari setiap tabel, tipe data dan referensi dari setiap tabelnya. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada gambar di bawah ini.

Gambar 4.14 Physical Data Model

4.2.4 Struktur File

Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem persediaan barang pada Sistem Informasi

ID_SELEKSI = ID_SELEKSI

KODE_USULAN = KODE_USULAN

NO_ANGGOTA = NO_ANGGOTA

NO_PENGEMBALIAN = NO_PENGEMBALIAN NO_PEMINJAMAN = NO_PEMINJAMAN

KODE_BUKU = KODE_BUKU

NO_ANGGOTA = NO_ANGGOTA NO_PEMINJAMAN = NO_PEMINJAMAN NO_ANGGOTA = NO_ANGGOTA

KODE_BUKU = KODE_BUKU ID_KATEGORI = ID_KATEGORI

ANGGOTA NO_ANGGOTA Text(15) NAMA_ANGGOTA Text(50) ALAMAT Text(50) NO_TELEPON Text(12) NO_REGISTER Text(15) DEPARTMENT Text(20) BAGIAN Text(20) NO_EXT Text(3) TANGGAL_PENDAFTARAN DateTime KATEGORI ID_KATEGORI Text(20) NAMA_KATEGORI Text(50) BUKU KODE_BUKU Text(20) ID_KATEGORI Text(20) TAHUN_RILIS_BUKU DateTime PENGARANG Text(50) JUDUL Text(50) STATUS Text(10) PENERBIT Text(50) TAHUN_TERBIT_BUKU DateTime PEMINJAMAN NO_PEMINJAMAN Text(10) NO_ANGGOTA Text(15) DETAIL_PEMINJAMAN KODE_BUKU Text(20) NO_PEMINJAMAN Text(10) TANGGAL_PEMINJAMAN DateTime JADWAL_PENGEMBALIAN DateTime TANGGAL_PERPANJANGAN DateTime PEMESANAN KODE_PEMESANAN Text(15) NO_ANGGOTA Text(15) KODE_BUKU Text(20) TANGGAL_PEMESANAN DateTime PENGEMBALIAN NO_PENGEMBALIAN Text(12) NO_PEMINJAMAN Text(10) SELEKSI ID_SELEKSI Text(12) KODE_USULAN Text(12) TANGGAL_SELEKSI DateTime JUDUL_SELEKSI Text(50) PENGARANG_BUKU_SELEKSI Text(25) PENERBIT_BUKU_SELEKSI Text(25) USULAN KODE_USULAN Text(12) NO_ANGGOTA Text(15) JUDUL_USULAN Text(30) TANGGAL_USULAN DateTime PENGARANG_BUKU_USULAN Text(25) PENERBIT_BUKU_USULAN Text(25) PEMBELIAN NO_PEMBELIAN Text(12) ID_SELEKSI Text(12) TANGGAL_PEMBELIAN DateTime JUDUL_BUKU Text(25) PENGARANG_BUKU Text(25) PENERBIT_BUKU Text(25) DETAIL_PENGEMBALIAN NO_PENGEMBALIAN Text(12) JADWAL_PENGEMBALIAN DateTime TANGGAL_PENGEMBALIAN DateTime DENDA Integer

Perpustakaan Pada PT.Garudafood Putra Putri Jaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabelnya.

A. Nama tabel : Buku

Fungsi : Menyimpan Data Buku

Primary key : Kode_Buku

Foreign key : ID_Kategori

Tabel 4.1 Tabel Buku

No. Nama_Field Type_data Keterangan

1 Kode_Buku varchar(10) Primary Key

2 ID_Kategori varchar(10) Foreign Key

3 Tahun_Rilis_Buku Datetime

4 Pengarang varchar(50)

5 Judul varchar(50)

6 Status varchar(10)

7 Penerbit varchar(50)

8 Tahun_Terbit_Buku Datetime

B. Nama tabel : Anggota

Fungsi : Menyimpan Data Anggota

Primary key : No_Anggota

Foreign key : -

Tabel 4.2 Tabel Anggota

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No_Anggota varchar(10) Primary Key

2 Nama_Anggota varchar(50)

3 Alamat varchar(50)

4 No_Telepon varchar(12)

36

6 Department varchar(20)

7 Bagian varchar(20)

8 No_EXT varchar(10)

9 Tanggal_Pendaftaran Datetime

C. Nama tabel : Kategori

Fungsi : Menyimpan Data Kategori

Primary key : ID_Kategori

Foreign key : -

Tabel 4.3 Tabel Kategori

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 ID_Kategori varchar(10) Primary Key

2 Nama_Kategori varchar(50)

D. Nama tabel : Peminjaman

Fungsi : Menyimpan Data Peminjaman Koleksi

Primary key : No_Peminjaman

Foreign key : No_Anggota, Kode_Buku

Tabel 4.4 Tabel Peminjaman

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No_Peminjaman varchar(10) Primary Key

2 No_Anggota varchar(20) Foreign Key

3 Kode_Buku varchar(50) Foreign Key

4 Tanggal_Peminjaman Datetime

5 Jadwal_Pengembalian Datetime

6 Tanggal_Perpanjangan Datetime

E. Nama tabel : Pengembalian

Primary key : No_Pengembalian

Foreign key : No_Peminjaman

Tabel 4.5 Tabel Pengembalian

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No_Pengembalian varchar(10) Primary Key

2 No_Peminjaman varchar(20) Foreign Key

3 Jadwal_Pengembalian Datetime

4 Tanggal_Pengembalian Datetime

5 Denda Int

F. Nama tabel : Pemesanan

Fungsi : Menyimpan Data Pemesanan

Primary key : Kode_Pemesanan

Foreign key : No_Anggota, Kode_Buku

Tabel 4.6 Tabel Pemesanan

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 Kode_Pemesanan varchar(10) Primary Key

2 No_Anggota,Kode_Buku varchar(20) Foreign Key

3 Tanggal_Pemesanan Datetime

G. Nama tabel : Usulan

Fungsi : Menyimpan Data Usulan

Primary key : Kode_Usulan

Foreign key : No_Anggota

Tabel 4.7 Tabel Usulan

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 Kode_Usulan varchar(10) Primary Key

38

3 Judul_Usulan varchar(50)

4 Tanggal_Usulan Datetime

5 Pengarang_Buku_Usulan varchar(50)

6 Penerbit_Buku_Usulan varchar(50)

H. Nama tabel : Seleksi

Fungsi : Menyimpan Data Seleksi

Primary key : ID_Seleksi

Foreign key : Kode_Usulan

Tabel 4.8 Tabel Seleksi

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 ID_Seleksi varchar(10) Primary Key

2 Kode_Usulan varchar(10) Foreign Key

3 Judul_Seleksi varchar(50)

4 Tanggal_Seleksi Datetime

5 Pengarang_Buku_Seleksi varchar(50)

6 Penerbit_Buku_Seleksi varchar(50)

I. Nama tabel : Pembelian

Fungsi : Menyimpan Data Pembelian

Primary key : No_Pembelian

Foreign key : ID_Seleksi

Tabel 4.9 Tabel Pembelian

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No_Pembelian varchar(10) Primary Key

2 ID_Seleksi varchar(10) Foreign Key

3 Judul_Buku varchar(50)

4 Tanggal_Pembelian Datetime

5 Pengarang_Buku varchar(50)

4.2.5 Desain Input Output

Desain input output merupakan rancangan input/output berupa form untuk memasukkan data dan laporan sebagai informasi yang dihasilkan dari pengolahan data. Desain input output juga merupakan acuan pembuat aplikasi dalam merancang dan membangun sistem.

A. Form Login

Form login dapat dilihat pada Gambar 4.15.

Gambar 4.15 Form Login

Agar dapat masuk ke dalam sistem perpustakaan user harus melakukan login. Petugas login dengan memasukan username dan password pada tampilan login. Setelah validasi user tersebut, level user akan mempengaruhi proses selanjutnya, ada 2 level user yaitu user dan admin. Admin mempunyai hak akses penuh untuk sistem perpustakaan. User hanya mempunyai hak akses untuk melakukan transaksi.

40

B. Form Menu Utama

Form data pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.16.

Gambar 4.16 Form Menu Utama

Pada Gambar 4.16 form menu utama merupakan tampilan awal dari aplikasi sistem informasi perpustakan terdiri dari sub menu file, sub menu master, sub menu transaksi, sub menu laporan dan sub menu tools.

C. Form Data Buku

Form data buku dapat dilihat pada Gambar 4.17.

Pada Gambar 4.17 data buku digunakan untuk menginputkan data buku. Data buku akan digunakan sebagai master utama koleksi perpustakaan. Form ini terintegrasi dengan data kategori.

D. Form Data Anggota

Form data anggota dapat dilihat pada Gambar 4.18.

Gambar 4.18 Form Data Anggota

Pada Gambar 4.18 data anggota digunakan untuk menyimpan data pegawai yang menjadi anggota perpustakan.

42

E. Form Data Kategori

Form data kategori dapat dilihat pada Gambar 4.19.

Gambar 4.19 Form Data Kategori

Pada Gambar 4.19 data kategori digunakan sebagai penentuan jenis kategori dan kategori buku baru yang menjadi acuan pada form data buku.

F. Form Peminjaman koleksi

Form peminjaman koleksi dapat dilihat pada Gambar 4.20.

Pada Gambar 4.20 peminjmaman koleksi digunakan melakukan peminjaman buku dan hanya anggota terdaftar yang dapat meminjam koleksi buku.

G. Form Pengembalian Koleksi

Form pengembalian koleksi dapat dilihat pada Gambar 4.21.

Gambar 4.21 Form Pengembalian Koleksi

Pada Gambar 4.21 pengembalian koleksi digunakan untuk proses mengembalikan buku yang telah dipinjam anggota dengan ketentuan jika terlambat mengembalikan maka akan terkena denda sesuai aturan.

44

H. Form Pemesanan

Form pemesanan dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22 Form Pemesanan

Pada Gambar 4.22 pemesanan digunakan untuk memesan koleksi buku yang masih dipinjam oleh anggota dengan ketentuan pemesan tidak sedang dalam kondisi memiliki tunggakan peminjaman koleksi buku.

I. Form Usulan

Form usulan dapat dilihat pada Gambar 4.23.

Pada Gambar 4.23 usulan digunakan untuk pengadaan koleksi buku baru yang diusulkan oleh anggota. Tiap anggota dapat mengusulkan banyak buku yang nantinya akan diseleksi terlebih dahulu sebelum dilakukan pembelian.

j. Form Seleksi

Form seleksi dapat dilihat pada Gambar 4.24.

Gambar 4.24 Form Seleksi

Pada Gambar 4.24 seleksi digunakan untuk filter daftar buku yang telah diusulkan oleh anggota. Tidak semua usulan akan direalisasikan dan buku yang telah terseleksi akan dilakukan pembelian.

46

k. Form Pembelian

Form pembelian dapat dilihat pada Gambar 4.25.

Gambar 4.25 Form Pembelian

Pada Gambar 4.25 pembelian digunakan untuk pemilihan buku yang telah terseleksi kemudian akan dilakukan pembelian koleksi buku baru.

BAB V

IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

5.1 Sistem Yang Digunakan

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan program Sistem Informasi Perpustakaan Pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik, yaitu:

a. Hardware dengan spesifikasi minimal sebagai berikut:

1. Processor Intel Core Duo

2. Memory DDR3 RAM 1 GB

3. Hardisk 200 GB

b. Software dengan spesifikasi sebagai berikut:

1. Microsoft Windows 7

2. Microsoft SQL Server 2005

3. Microsoft Visual Studio 2008

5.2 Cara Setup Program

Ketika pertama kali akan menggunakan aplikasi ini, terlebih dahulu user harus menginstalasi aplikasi terlebih dahulu user harus menginstal dari aplikasi ini supaya bisa digunakan. Langkah-langkah instalasinya akan dijelaskan di bab ini, pertama user harus memastikan bahwa komputer user terdapat .net framework 4 agar aplikasi ini dapat dijalankan. Pertama cek dulu computer anda apakah sudah terdapat .net framework 4 atau tidak.

48

Caranya pada menu computer, kemudian pilih control panel. Setelah masuk control panel masuk ke add or remove program (berisi tentang informasi software yang telah di install computer anda), lalu jika sudah masuk ke dalam add or remove program anda bisa check apakah sudah terdapat .net framework 2.0 seperti pada Gambar 5.1.

Gambar 5.1 Tampilan Add Remove Program

Jika komputer telah terinstal .net framework 2.0 maka tidak perlu menginstal kembali. Untuk .net framework 1.0 atau yang lebih tinggi digunakan untuk platform Microsoft Visual Basic 2000 sedangkan .net framework 4 atau yang lebih tinggi, digunakan untuk platform Microsoft visual basic 2005. setelah itu program dapat dijalankan sebagaimana biasanya.

Setelah itu user harus menjalankan installer dari apliksasi, maka akan muncul tampilan awal dari proses menginstalasi aplikasi absensi dan penggajian, seperti pada Gambar 5.2.

Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi

Pada tampilan Select Installation Folder, seperti pada Gambar 5.3 user dapat memilih lokasi aplikasi akan diinstalasi. Jika user akan mengganti lokasi aplikasi akan diinstalasi maka tekan tombol Browse dan cari lokasi aplikasi akan diinstalasi, seperti pada Gambar 5.4.

50

Gambar 5.4 Tampilan Browse Folder Directory

Pada tampilan Confirm Installation, seperti pada Gambar 5.5 user memilih tombol Next untuk memulai proses instalasi aplikasi. Setelah proses instalasi selesai maka akan muncul tampilan Installation Complete, seperti pada Gambar 5.6.

Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete

5.3 Penjelasan Pemakaian Program

Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari menu utama. Menu utama dapat dilihat pada Gambar 5.7.

52

Form login adalah form yang digunakan untuk identifikasi pengguna dari program pada saat dioperasikan atau biasa disebut user previlege. Form Login dapat dilihat pada Gambar 5.8.

Gambar 5.8 Form Login

5.3.1 Form Master

Dalam aplikasi sistem informasi perpustakaan terdapat menu-menu master. Menu-menu master digunakan untuk mengakses form master yang ada pada program. Form master digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form master dijelaskan lebih detail pada penjelasan berikut ini.

a. Form Master Buku

Form master buku digunakan untuk mengelola data buku. Data master buku terdiri dari beberapa atribut diantaranya Kode buku, pengarang, judul, status, penerbit, kategori, dan tahun terbit buku. form data buku dapat dilihat seperti Gambar 5.9 dibawah ini.

Gambar 5. 9 Form Data Buku

b. Form Data Kategori

Form data kategori digunakan untuk mengelola kategori buku. Data kategori berisi data id kategori, nama kategori dan singkatan kategori. Form data kategori dapat dilihat pada Gambar 5.10.

54

c. Form Data Anggota

Form data anggota digunakan untuk mengelola data anggota perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. Untuk melakukan peminjaman pegawai harus terdaftar sebagai anggota. Untuk form data anggota dapat dilihat pada Gambar 5.11.

Gambar 5.11 Form Data Anggota

d. Form Data Lemari

Form data lemari digunakan untuk mengelola data lemari pada perpustakaan PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. Lemari memiliki field yaitu No lemari dan keterangan. Untuk form data golongan dapat dilihat pada Gambar 5.12.

Gambar 5.12 Form Data Lemari

e. Form Data Penerbit

Form data penerbit digunakan untuk mengelola data penerbit pada perpustakaan PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. Terdapat beberapa field yaitu kode penerbit, nama penerbit, alamat, kota dan no telepon. Untuk form data penerbit dapat dilihat pada Gambar 5.13.

56

f. Form Data Pengarang

Form data gaji pokok digunakan untuk mengelola data pengarang pada perpustakaan PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik. Form data pengarang memiliki field yaitu id pengarang dan nama pengarang. Untuk form pengarang dapat dilihat pada Gambar 5.14.

Gambar 5.14 Form Data Pengarang

5.3.2 Form Transaksi

Dalam aplikasi sistem informasi perpustakaan terdapat menu-menu Transaksi. Menu-menu Transaksi digunakan untuk mengakses form transaksi yang ada pada program. Form transaksi digunakan mengelola data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form transaksi dijelaskan lebih detail pada penjelasan berikut ini.

A. Peminjaman

Form peminjaman di gunakan untuk melakukan peminjaman koleksi buku. Petugas memasukkan data no anggota dan buku yang dipinjam. Form

peminjaman koleksi dapat dilihat seperti gambar dibawah ini. Anggota hanya dapat meminjam maksimal 2 koleksi buku.

Gambar 5.15 Form Peminjaman

B. Pengembalian

Form pengembalian di gunakan ntuk melakukan pengembalian koleksi buku perpustakaan. Jika terjadi keterlambatan pengembalian maka akan dikenakan denda. Form pengembalian dapat dilihat pada Gambar 5.16.

58

C. Pemesanan

Form pemesanan di gunakan untuk memesan koleksi buku yang dipinjam oleh anggota. Petugas memasukkan data anggota yang akan memesan, kemudian data pemesanan akan disimpan dalam tabel pemesanan setelah proses simpan transaksi dan akan merubah status buku menjadi dipesan. Form pemesanan dapat dilihat pada Gambar 5.17.

Gambar 5.17 Form Data Pemesanan

D. Usulan

Form usulan di gunakan untuk mengelola data transaksi usulan penggadaan buku baru. Usulan dilakukan oleh anggota yang dimasukkan oleh petugas kemudian data disimpan dalam tabel usulan. Form usulan dapat dilihat pada Gambar 5.18.

Gambar 5.18 Form Data Usulan

E. Seleksi

Form seleksi di gunakan untuk mengelola transaksi seleksi. Daftar usulan buku menjadi acuan untuk melakukan seleksi buku yang terpilih, sebelum kemudian dilakukan pembelian buku. Form seleksi dapat dilihat pada Gambar 5.19.

60

F. Pembelian

Form pembelian di gunakan untuk mengelola transaksi pembelian buku, form ini juga digunakan untuk menentukan koleksi buku tang akan dibeli oleh perusahaan. Form pembelian dapat dilihat pada Gambar 5.20.

Gambar 5.20 Form Data Pembelian

5.3.3 Form Laporan

Dalam aplikasi sistem informasi perpustakaan terdapat menu-menu Laporan. Menu-menu Laporan digunakan untuk mengakses form Laporan yang ada pada program. Form Laporan digunakan menampilkan data-data yang ada. Penjelasan tentang manfaat dan cara penggunaan masing-masing form Laporan dijelaskan lebih detail pada penjelasan berikut ini.

A. Form Laporan Koleksi Buku

Form ini menampilkan laporan koleksi buku. Laporan dapat difilter menurut Data kategori buku. Form laporan koleksi buku dapat dilihat pada Gambar 5.21.

Gambar 5.21 Form Laporan Data koleksi buku

B. Form Laporan Anggota Perpustakaan

Form ini menampilkan laporan anggota perpustakaan. Laporan ini dapat mencari anggota berdasarkan no anggota. Form laporan anggota dapat dilihat pada Gambar 5.22.

62

C. Form Laporan Peminjaman

Form ini menampilkan laporan peminjam koleksi. Laporan dapat difilter menurut no anggota. Form laporan data peminjaman dapat dilihat pada Gambar 5.23.

Gambar 5.23 Form Laporan Peminjaman

D. Form Laporan Pengembalian dan Denda

Form ini menampilkan laporan pengembalian dan denda. Laporan dapat difilter menurut no anggota untuk melihat jumlah denda tiap anggota. Form laporan data pengembalian dan denda dapat dilihat pada Gambar 5.24.

E. Form Laporan Pemesanan

Form ini menampilkan daftar pemesan koleksi buku. Laporan dapat dilihat berdasarkan no anggota yang memesan buku. Form pemesanan dapat dilihat pada Gambar 5.25.

Gambar 5.25 Form Laporan Pemesanan

F. Form Laporan Usulan

Form ini menampilkan daftar usulan buku. Laporan dapat difilter menurut no anggota. Pada laporan ini akan tampak total usulan buku. Form usulan dapat dilihat pada Gambar 5.26.

64

G. Form Laporan Seleksi

Form ini menampilkan buku yang telah terseleksi. Laporan berisi informasi judul, jumlah dan tanggal seleksi. Form seleksi dapat dilihat pada Gambar 5.27.

Gambar 5.27 Form Laporan Seleksi

H. Form Laporan Pembelian

Form ini menampilkan data pembelian. Laporan berisi informasi pembelian koleksi buku dengan harga dan jumlah pembelian. Form pembelian dapat dilihat pada Gambar 5.28.

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya adalah sebagai berikut:

a. Penelitian ini dalam rangka meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan terutama pada bagian perpustakaan.

b. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan ini dapat membantu

memperbaiki sistem yang selama ini masih terdapat permasalahan seperti kesulitan dalam pencarian buku, status buku tidak diketahui dan pencatatan yang masih belum terkomputerisasi.

c. Dengan dibangunnya sistem informasi perpustakaan ini dapat mempermudah

dalam proses pemesanan, peminjaman, perpanjangan, pengembalian, usulan, seleksi dan pembelian koleksi buku

6.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

a. Sistem dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan

menambahkan fitur lain, seperti sms gateway untuk memberikan pemberitahuan peminjaman koleksi.

b. Pencatatan pengunjung perpustakaan saat ini masih manual sistem dapat

66

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Sulistyo. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.

Fathansyah. (2012). Basis Data Informatika : Bandung.

Istijanto. (2008). Riset Sumber Daya Manusia PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.

Jogiyanto, HM. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta.

Kristanto, Andri. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media: Yogyakarta.

Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2010). Management Information Systems (11th Edition). New Jersey : Pearson Prentice Hall.

Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.

W.Wilkinson, Joseph. (1993). Sistem Akunting dan Informasi, Alih bahasa Agus Maulana.Edisi ketiga jilid satu. Jakarta.

Gambar 5.21 Form Laporan Data koleksi buku

B. Form Laporan Anggota Perpustakaan

Form ini menampilkan laporan anggota perpustakaan. Laporan ini dapat mencari anggota berdasarkan no anggota. Form laporan anggota dapat dilihat pada Gambar 5.22.

C. Form Laporan Peminjaman

Form ini menampilkan laporan peminjam koleksi. Laporan dapat difilter menurut no anggota. Form laporan data peminjaman dapat dilihat pada Gambar 5.23.

Gambar 5.23 Form Laporan Peminjaman

D. Form Laporan Pengembalian dan Denda

Form ini menampilkan laporan pengembalian dan denda. Laporan dapat difilter menurut no anggota untuk melihat jumlah denda tiap anggota. Form laporan data pengembalian dan denda dapat dilihat pada Gambar 5.24.

E. Form Laporan Pemesanan

Form ini menampilkan daftar pemesan koleksi buku. Laporan dapat dilihat berdasarkan no anggota yang memesan buku. Form pemesanan dapat dilihat pada Gambar 5.25.

Gambar 5.25 Form Laporan Pemesanan

F. Form Laporan Usulan

Form ini menampilkan daftar usulan buku. Laporan dapat difilter menurut no anggota. Pada laporan ini akan tampak total usulan buku. Form usulan dapat dilihat pada Gambar 5.26.

G. Form Laporan Seleksi

Form ini menampilkan buku yang telah terseleksi. Laporan berisi informasi judul, jumlah dan tanggal seleksi. Form seleksi dapat dilihat pada Gambar 5.27.

Gambar 5.27 Form Laporan Seleksi

H. Form Laporan Pembelian

Form ini menampilkan data pembelian. Laporan berisi informasi pembelian koleksi buku dengan harga dan jumlah pembelian. Form pembelian dapat dilihat pada Gambar 5.28.

BAB VI PENUTUP

6.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diambil dari pembuatan sistem informasi perpustakaan pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya adalah sebagai berikut:

a. Penelitian ini dalam rangka meningkatkan kinerja dan efisiensi perusahaan terutama pada bagian perpustakaan.

b. Dengan adanya sistem informasi perpustakaan ini dapat membantu memperbaiki sistem yang selama ini masih terdapat permasalahan seperti kesulitan dalam pencarian buku, status buku tidak diketahui dan pencatatan yang masih belum terkomputerisasi.

c. Dengan dibangunnya sistem informasi perpustakaan ini dapat mempermudah dalam proses pemesanan, peminjaman, perpanjangan, pengembalian, usulan, seleksi dan pembelian koleksi buku

6.2 Saran

Berdasarkan penjelasan tentang sistem informasi yang telah dibuat, dapat diberikan saran untuk pengembangan sistem ini sebagai berikut:

a. Sistem dapat dikembangkan menjadi lebih kompleks lagi dengan menambahkan fitur lain, seperti sms gateway untuk memberikan pemberitahuan peminjaman koleksi.

b. Pencatatan pengunjung perpustakaan saat ini masih manual sistem dapat dikembangkan lagi dengan penambahan fitur absensi/buku tamu pengunjung.

66

DAFTAR PUSTAKA

Basuki, Sulistyo. (1991). Pengantar Ilmu Perpustakaan. PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.

Fathansyah. (2012). Basis Data Informatika : Bandung.

Istijanto. (2008). Riset Sumber Daya Manusia PT Gramedia Pustaka Utama: Jakarta.

Jogiyanto, HM. (1990). Analisis dan Desain Sistem Informasi Pendekatan terstruktur teori dan praktek aplikasi bisnis. Yogyakarta.

Kristanto, Andri. (2008). Perancangan Sistem Informasi dan Aplikasinya. Gava Media: Yogyakarta.

Laudon, Kenneth C., Laudon, Jane P. (2010). Management Information Systems (11th Edition). New Jersey : Pearson Prentice Hall.

Mulyanto, Agus. (2009). Sistem Informasi Konsep dan Aplikasi. Pustaka Pelajar.

W.Wilkinson, Joseph. (1993). Sistem Akunting dan Informasi, Alih bahasa Agus Maulana.Edisi ketiga jilid satu. Jakarta.