LKP : Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pada PT. Garudafood Putra Putri Jaya Gresik.

RANCANG BANGUN SISTEM INFORMASI PENGARSIPAN

DOKUMEN PADA PT. GARUDAFOOD PUTRA PUTRI JAYA

GRESIK

KERJA PRAKTIK Program Studi

DIII Manajemen Informatika

Oleh:

PRIYATAMA KRISYUDHA ARIESANTO 11390100022

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2014

x

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... vi

ABSTRACT ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xii

DAFTAR GAMBAR ... xiii

DAFTAR LAMPIRAN ... xv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Gambaran Umum “PT. GarudaFood Putra Putri Jaya” ... 6

2.2 Struktur Organisasi “PT. GarudaFood Putra Putri Jaya” ... 7

2.3 Deskripsi Tugas ... 8

BAB III LANDASAN TEORI ... 9

3.1 Sistem Informasi ... 9

3.2 Arsip ... 9

xi

4.1 Analisis Sistem ... 11

4.1.1 Document Flow Peminjaman Dokumen ... 12

4.1.2 Document Flow Pengembalian Dokumen ... 12

4.1.3 System Flow Peminjaman Dokumen ... 13

4.1.4 System Flow Pengembalian Dokumen ... 14

4.1.5 System Flow Pencarian Dokumen ... 15

4.2 Perancangan Sistem ... 18

4.2.1 Data Flow Diagram... 18

4.2.2 HIPPO... ... 19

4.2.3 Entity Relationship Diagram ... 23

4.3 Struktur Tabel ... 25

4.4 Desain I/O ... 28

4.5 Implementasi dan Pembahasan ... 40

BAB VI PENUTUP ... 58

5.1 Kesimpulan ... 58

5.2 Saran ... 58

DAFTAR PUSTAKA ... 59

xii

DAFTAR TABEL

Halaman

Tabel 4.1 Tabel Data Pegawai ... 26

Tabel 4.2 Tabel Data Dokumen ... 26

Tabel 4.3 Tabel Data Rak ... 26

Tabel 4.4 Tabel Peminjaman Dokumen ... 27

xiii

Gambar 2.1 Struktur Organisasi ... 7

Gambar 4.1 Document Flow Peminjaman Dokumen ... 12

Gambar 4.2 Document Flow Pengembalian Dokumen ... 13

Gambar 4.3 System Flow Peminjaman Dokumen ... 14

Gambar 4.4 System Flow Pengembalian Dokumen ……… ... 15

Gambar 4.5 System Flow Pencarian Dokumen ... 16

Gambar 4.6 Context Diagram ... 18

Gambar 4.7 Hierarchy Input Output ... 19

Gambar 4.8 DFD Level 0 ... 20

Gambar 4.9 DFD Level 1 Sub Proses Mengolah Data Master ... 21

Gambar 4.10 DFD Level 1 Sub Proses Peminjaman Dokumen ... 22

Gambar 4.11 DFD Level 1 Sub Proses Pengembalian Dokumen ... 23

Gambar 4.12 DFD Level 1 Sub Proses Pencarian Dokumen ... 24

Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Laporan ... 24

Gambar 4.14 CDM ... 25

Gambar 4.15 PDM ... 26

Gambar 4.16 Desain I/O Form Menu Utama ... 29

Gambar 4.17 Form Menu ... 30

Gambar 4.18 From Maintenance ... 30

Gambar 4.19 Form Menu Transaksi ... 31

Gambar 4.20 Form Menu Laporan ... 31

xiv

Gambar 4.22 Desain I/O Form Login ... 32

Gambar 4.23 Desain I/O Form SignUp ... 33

Gambar 4.24 Desain I/O Form Master Dokumen ... 33

Gambar 4.25 Desain I/O Form Master Rak ... 34

Gambar 4.26 Desain I/O Form Master Pegawai ... 35

Gambar 4.27 Desain I/O Form Peminjaman Dokumen ... 36

Gambar 4.28 Desain I/O Form Pengembalian Dokumen ... 37

Gambar 4.29 Desain I/O Form Pencarian Dokumen ... 38

Gambar 4.30 Desain I/O Form Laporan Peminjaman Dokumen ... 39

Gambar 4.31 Desain I/O Form Laporan Pengembalian Dokumen ... 39

Gambar 4.32 Form Login ... 40

Gambar 4.33 Form Menu Utama ... 41

Gambar 4.34 Form Pegawai ... 42

Gambar 4.35 Form Pegawai Validasi... 42

Gambar 4.36 Form Pegawai Validasi Data Kosong... 43

Gambar 4.37 Form Pegawai Validasi Harus Angka ... 43

Gambar 4.38 Form Pegawai Hapus ... 44

Gambar 4.39 Form Pegawai Ubah ... 44

Gambar 4.40 Form Dokumen Simpan ... 45

Gambar 4.41 Form Dokumen Validasi Data Kosong ... 46

Gambar 4.42 Form Dokumen Hapus ... 46

Gambar 4.43 Form Dokumen Ubah ... 47

Gambar 4.44 Form Rak Simpan ... 48

xv

Gambar 4.48 Form Peminjaman Dokumen Validasi ... 50

Gambar 4.49 Form Peminjaman Dokumen Ubah ... 51

Gambar 4.50 Form Peminjaman Dokumen Hapus ... 51

Gambar 4.51 Form Pengembalian Dokumen ... 52

Gambar 4.52 Form Pengembalian Dokumen Simpan ... 53

Gambar 4.53 Form Pencarian Dokumen ... 54

Gambar 4.54 Form Pencarian Dokumen Ditemukan ... 54

Gambar 4.55 Form Laporan Peminjaman Dokumen ... 55

Gambar 4.56 Form Laporan Peminjaman Dokumen Data Ditemukan ... 56

Gambar 4.57 Form Laporan Pengembalian Dokumen ... 57

xvi

DAFTAR LAMPIRAN

Halaman

Lampiran 1. Listing Program ... 50

Lampiran 2. Kartu Bimbingan ... 68

Lampiran 3. Acuan Kerja ... 69

Lampiran 4. Garis Besar Rencana Kerja Mingguan ... 70

Lampiran 5. Kehadiran Kerja Praktik ... 71

Lampiran 6. Surat Balasan Instansi ... 72

vi

ABSTRAK

Bagian PDCA (Plan Do Check Action) memiliki peran yang penting dalam perusahaan. Dokumen merupakan data yang penting bagi sebuah perusahaan. Pengolahan pengarsipan dokumen yang terdapat pada bagian tersebut masih membutuhkan perbaikan. Hambatan dalam melakukan pengarsipan yaitu, seiring bertambahnya dokumen sehingga kesulitan dalam melakukan pencarian dokumen, dikarenakan tidak ada peletakan yang jelas pada rak lemari. Selain itu sering terjadi kehilangan dokumen, karena tidak adanya pencatatan yang lebih jelas mengenai peminjaman dan pengembalian dokumen.

Keterbatasan pegawai untuk mengolah data dokumen sehingga departemen ingin membuat suatu aplikasi untuk mempermudah pengarsipan dokumen. Dokumen dapat disimpan dalam sebuah dokumen digital untuk menghemat waktu, terutama dalam pencarian dokumen. Peminjaman dan pengembalian dokumen berjalan dengan baik tanpa kehilangan dokumen. Dengan menggunakan sistem informasi ini meningkatkan kinerja pegawai.

1

BAB I PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

GarudaFood merupakan perusahaan makanan dan minuman di bawah kelompok Usaha Tudung Gorup. Di dalamnya terdapat beberapa departemen salah satunya adalah departemen PDCA. Tugas dari PDCA adalah melakukan pangarsipan dokumen dan melakukan analis kontrol.

Sistem informasi pengarsipan dokumen merupakan fungsi sangat penting yang menjadi tanggung jawab departemen PDCA. Pengolahan arsip dokumen tentunya menjadi salah satu hal penting dalam kegiatan sebuah perusahaan. Oleh karena itu, perusahaan membutuhkan sebuah sistem yang dapat melakukan fungsi-fungsi untuk melakukan pengarsipan dokumen secara efektif dan efisien.

Pada departemen PDCA, proses pengarsipan dilakukan dengan mencatat peminjaman dan pengembalian dokumen di buku pada saat pegawai akan meminjam atau mengembalikan dokumen, dan pegawai yang ingin mencari dokumen di rak sangat menyulitkan sehingga mengalimi proses pencarian yang sangat lama. Saat peminjaman dan pengembalian pegawai sangat sulit sulit untuk mencatat dikarenakan banyak data yang harus diisi yang biasanya sering kelewatan.

Proses peminjaman dan pengembalian dokumen membutuhkan informasi data peminjaman dan pengembalian dokumen. Kesalahan dalam melakukan pencarian dokumen dalam rak memakan waktu yang banyak.

Dengan adanya masalah di atas, maka dibutuhkan sebuah aplikasi yang dapat membantu untuk melakukan pengarsipan dokumen. Dokumen digital ini dapat menghemat waktu lebih cepat, terutama dalam melakukan pencarian dokumen. Peminjaman dan pengembalian akan berjalan lebih baik tanpa kehilangan dokumen.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan yaitu :

Bagaiman merancang sistem informasi pengarsipan dokumen pada

PT.GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik.

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen sebagai berikut :

a. Sistem ini meliputi peminjaman dokumen, pengembalian dokumen dan

pencarian dokumen.

b. Peminjaman dokumen dilakukan berdasarkan pengembalian dokumen pada

departemen.

c. Sistem ini menghasilkan peminjaman dokumen, pengembalian dokumen,

laporan dokumen, dan pencarian dokumen.

3

Sistem dibuat untuk merancang sistem informasi Pengarsipan Dokumen pada PT.GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik secara efektif. Dengan ini departemen memperoleh informasi tentang peminjaman, pengembalian dan pencarian dokumen berdasarkan data dokumen, data karyawan, data rak sehingga dapat menghasilkan laporan yang tepat dan akurat.

1.5 Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen Pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik ini adalah :

a. Dapat megetahui semua dokumen setiap periode.

b. Dapat mempermudah pencarian dokumen.

c. Melakukan peminjaman dokumen secara jelas.

d. Mengetahui status dokumen.

e. Mengetahui dokumen yang belum kembali.

1.6 Sistematika Penulisan

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini dijelaskan juga sistematika penyusunan sesuai prosedur. Tujuan diperoleh gambaran sebagai berikut :

BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini membahas tentang latar belakang penulis mengangkat

judul “ Rancang Bangun Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen

BAB II . GAMBARAN UMUM

Bab ini membahas tentang gambaran umum PT.GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik pada bagian departemen, lingkup kerja, beserta struktur organisasi.

BAB III. LANDASAN TEORI

Pada bab ini membahas tentang landasan teori yang digunakan oleh penulis dalam melakukan perancangan sistem informasi pengarsipan dokumen untuk membangun sistem.

BAB IV. DEKRIPSI KERJA PRAKTEK

Pada bab ini membahas tentang prosedur dalam menyelesaikan

Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen. Selain itu juga terdapat model form yang telah dibuat dan bagaiman cara mengoprasikan program dan penjelasan tentang pemakaian.

BAB V. PENUTUP

Pada bab ini membahas tentang kesimpulan dan saran sebagai bahan perbaikan dalam melakukab kegiatan perancangan sistem.

5

2.1 Sejarah PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik

GarudaFood Group berawal dari PT Tudung, didirikan di Pati, Jawa

Tengah, pada 1958 dan bergerak di bisnis tepung tapioka. Pada 1979 PT Tudung berganti nama menjadi PT Tudung Putrajaya (TPJ). Pendiri perusahaan adalah mendiang Darmo Putro, mantan pejuang yang memilih menekuni dunia usaha setelah bangsa Indonesia merdeka.

Pada awal 1987 TPJ mulai menjual hasil produksi kacangnya dengan

merk Kacang Garing Garuda, yang belakangan dikenal dengan Kacang Garuda.

Di tingkat nasional, GarudaFood juga dipersepsi positif sebagai salah

satu perusahaan makanan dan minuman idaman. Survey yang dilakukan Frontier dan majalah BusinessWeek Indonesia di Jakarta dan Surabaya pada 2006 dan 2007 menyebutkan GarudaFood berada di urutan ketiga Indonesian Most Admired Company (IMAC). GarudaFood juga aktif menjalankan program corporate social responsibility (CSR) di bawah bendera GarudaFood Sehati.

2.2 Visi dan Misi PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik

PT.GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik memiliki visi dan misi untuk menjalankan fungsinya, yaitu:

6

Head Of Manufacture

Business Unit

PPIC Quality

Assurance _{Departement Head}Production Technic Departement head

PDCA Fasililator EPRD Departement Head PPIC Section Head Laboratory Section Head Production Section Head Maintance Section Head Product Development Section Head Formula Departement Head Finance Accounting Formula Section Head Finance Section Head

2.2.1 Visi

Perusahaan makanan dan minuman terdepan di Indonesia:

2.2.2 Misi

Kami adalah perusahaan pembawa perubahan yang menciptakan kemanfaatan bagi masyrakat berdasarkan prinsip saling menumbuh kembangkan.

2.3 Struktur Organisasi

Bagan struktur organisasi tersebut dapat dilihat seperti pada Gambar 2.1.

2.4 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi pada gambar 2.1 dapat di deskripsikan tugas yang dimiliki oleh setiap bagian yang bersangkutan sebagai berikut :

a. Head Of Manufacture

Pemimpin dari seluruh departemen dan karyawan serta mengawasi jalannya proses bisnis yang ada pada PT. GarudaFood Putra Putri Jaya.

b. Busines Unit

Bagian yang bergerak di bidang pengembangan bisnis dan usaha dari perusahaan.

c. PPIC

Bertugas merencanakan jadwal produksi dan pengadaan bahan baku.

d. Quality Assurance

Bertugas untuk mengendalikan kualitas proses produksi dan produk jadi,sesuai standard mutu yang di inginkan.

e.

Production Departement Head

Bertugas untuk memproduksi bahan baku menjadi bahan jadi.

f.

Technic Departement Head

Bertugas untuk mengawasi mesin produksi.

g.

PDCA

Bertugas untuk menganalisis dokumen.

h. Finance Accounting

8

BAB III LANDASAN TEORI

3.1 Sistem Informasi

Dalam pemahaman tentang pengertian sistem informasi ini, Agus Mulyanto (2009:29) mengutipkan beberapa pendapat para ahli, diantaranya : Menurut James Alter, sistem informasi adalah “kombinasi antar prosedur kerja,

informasi, dan orang yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan”. Dapat

disimpulkan bahwa sistem informasi adalah suatu sistem yang terdiri dari kumpulan komponen sistem, yang memproses informasi menjadi sebuah output yang berguna untuk mencapai tujuan tertentu.

3.2 Arsip

Menurut Pasal 1, undang-undang Republik Indonesia Nomer 43 2009, kearsipan adalah hal-hal yang berkanaan dengan arsip. Arsip adalah rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara.

3.3 Dokumen

Dokumen merupakan suatu sarana transformasi informasi dari suatu orang ke orang lain atau dari satu kelompok ke kelopok lain. Dokumen meliputi berbagai kegiatan dimana diawali suatu dokumen dibuat, dan disimpan. Dokumen sangat penting bagi kehidupan sehari-hari, organisasi, maupun bisnis.(Hariyanto, 2009).

3.5 Analisis Sistem

Menurut Mulyanto (2009:129), di dalam tahap analisis sistem

terdapat langkah-langkah dasar yang dilakukan seorang analisis sistem diantaranya adalah :

a. Identify, yaitu proses yang dilakukan untuk mengidentifikasi masalah.

b. Understand, yaitu memahami kerja dari sistem yang ada.

c. Analysis, yaitu melakukan analisa terhadao sistem.

d. Report, yaitu membuat laporan dari hasil analisis yang dilakukan.

3.5 Database

Database sebagai sekumpulan data dari penempatan tenaga kerja

yang saling terkait dan mempengaruhi sesuai tingkat kepentingan sehingga data terintegrasi. (Aris Martono, 2009:6).

3.6 SQL Server

SQL Server merupakan salah satu produk DBMS (Data

Management System) yang dbuat oleh Miscrosoft berdasarkan

standart.(2009:11).

3.7 Jenis Dokumen

Menurut Bungin (2008 : 123) dokumen dibagi atas dokumen

pribadi dan dokumen resmi. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang timdakan.

10

BAB IV

METODE KERJA PRAKTEK

4.1 Analisis Sistem

Analisis sistem mempunyai tujuan untuk melakukan identifikasi permasalahan yang ada pada sebuah sistem, dimana aplikasi dibangun meliputi perangkat keras, perangkat lunak dan pengguna. Analisis digunakan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi masalah, spesifikasi masalah, dan spesifikasi pengguna.

Aplikasi pengarsipan ini merupakan aplikasi yang menangani proses peminjaman dokumen, pengembalian dokumen dan pencarian dokumen agar menampilkan data dengan baik. Agar dapat mengolah data dokumen dengan baik, maka dibutuhkan sebuah aplikasi untuk menampilkan data dokumen dimana di dalamnya terintegrasi dengan data lainnya yaitu peminjaman dokumen, pengembalian dokumen, dan pencarian dokumen.

Document Flow merupakan hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke PT.GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik. Document Flow menggambarkan proses yang ada dalam kegiatan peminjaman dokumen, pengembalian dokumen dan pencarian dokumen.

4.1.1 Document Flow Peminjaman Dokumen

Pada Gambar 4.1 Document Flow Peminjaman Dokumen dimulai dari kepala departemen meminjam dokumen ke bagian staff dokumen control. Staff akan melakukan pencarian dokumen dan mencatat peminjaman dokumen.

Documen Flow Peminjaman Dokumen

Kepala Departemen

Staff Dokumen Control

Mulai

Pencarian Dokumen

Dokumen Mencatat peminjaman

dokumen

Selesai

T Dokumen

Ada

Y

Dokumen

12

4.1.2 Document Flow Pengembalian Dokumen

Pada Gambar 4.2 Document Flow Pengembalian Dokumen dimulai dari kepala departemen mengembalikan dokumen ke bagian staff dokumen control. Staff dokumen mencari data peminjam dokumen kalau data peminjam ada dalam buku staff akan melakukan pencatatan pengembalian dokumen.

Kepala Departemen Staff Dokumen Control

Mulai

Dokumen

Document Flow Pengembalian Dokumen

Ada Mencari

data peminja

m

Mencatat pengembalian

dokumen

Mengembalikan dokumen

Selesai Y

T

4.1.3 System Flow Peminjaman Dokumen

Pada Gambar 4.3 System Flow peminjaman dokumen menjelaskan alur proses yang terjadi pegawai akan meminjam dokumen. Proses dimulai saat pegawai meminjam dokumen kepada bagia staff dokumen, kemudian staff dokumen melakukan input data dokumen dengan mengecek nip dan no dokumen dengan membaca dari tabel transaksi peminjaman apakah dokumen tersebut keluar atau tidak, dan membaca tabel data dokumen.

System Flow

Peminjaman Dokumen

Pegawai Staff Dokumen Control

Mulai Data Dokumen Data Dokumen Transaksi Peminjaman Mengecek NIP dan Dokumen Data Dokumen Data Ada Mengisi Data Peminjaman Menampilkan Transaksi Data Dokumen Menyimpan Transaksi peminjaman Transaksi Peminjaman Mulai Y T Gambar 4.3 System Flow Peminjaman Dokumen.

14

4.1.4 System Flow Pengembalian Dokumen

Pada Gambar 4.4 System Flow pengembalian dokumen, menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi jika pegawai melakukan pengembalian dokumen. Proses dimulai dari pegawai melakukan pengembalian, kemudian staff dokumen melakukan input data dokumen dengan memasukkan nip dan no dokumen yang dipinjam, kemudian program akan mengecek dengan membaca tabel peminjaman apakah dokumen tersebut ada.

System Flow

Pengembalian Dokumen

Pegawai Staff Dokumen Control

Mulai Data Dokumen Transaksi Peminjaman Mengecek Transaksi Pengembalian Dokumen Ada? Menampilkan Transaksi Data Dokumen Menyimpan data dokumen pengembalian Selesai T Mengisi data pengembalian dokumen Y

4.1.5 System Flow Pencarian Dokumen

Pada Gambar 4.5 System Flow Pencarian Dokumen, menjelaskan bagaimana alur proses yang terjadi apabila staff akan mencari dokumen yang diminta kepala dokumen kepada staff dokumen, kemudian staff dokumen menginputkan data dokumen yang akan dicari, setelah melakukan pengecekan dokumen dengan membaca tabel data dokumen.

System Flow

Pencarian Dokumen

Staff Dokumen Control

Mulai Kepala Departemen

Dokumen

Data dokumen

Dokumen Ada ?

Data Dokumen

Data Rak

Menampilkan letak Dokumen

Letak Dokumen

Y

Selesai

T Mengecek

Dokumen

16

4.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah membantu memecahkan masalah pada sistem yang saat ini sedang berjalan. Dalam merancang sistem yang baik, harus melalui

tahap – tahap perancangan sistem. Tahap perancangan sistem adalah membuat

Document Flow, System Flow, HIPO, Data Flow Diagram (DFD), Entity Relationship Diagram (ERD) baik Conceptual Data Model (CDM) maupun Physical Data Model (PDM), dan Struktur Tabel di dalam database serta mendesain input dan outputnya.

4.2.1 Data Flow Diagram

DFD suatu diagram yang menggunakan notasi untuk menggambarkan arus dari sistem. DFD menggambarkan komponen-komponen sistem

1. Context Diagram

Aplikasi Pengarsipan Dokumen mempunyai External Entity, yaitu Staff Dokumen Control, Kepala Departemen dan Pegawai dapat dilihat pada Gambar 4.6. Pada external entity staff dokumen control melakukan peminjaman dokumen, pengembalian dokumen, pencarian dokumen. Sedangkan pegawai memberikan data pegawai, data dokumen, dan data rak. Staff dokumen akan melakukan input data dokumen, data pegawai dan data rak, staff dokumen melakukan pencarian dokumen dimana data dokumen ditemukan akan muncul status data dokumen ditemukan. Kemudian kepala departemen akan menerima laporan peminjaman dan laporan pengembalian dokumen.

Laporan Pengembalian Dokumen

Laporan Peminjaman Dokumen Letak Dokumen

Dokumen Ditemukan

Pencarian Dokumen

Pengembalian Dokumen

Pinjam Dokumen

Dokumen yang dipinjam Data Rak

Data Dokumen Data Pegawai

0

Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen

+

Staff Dokumen

Pegawai

Kepala Departemen

Gambar 4.6 Context Diagram.

4.2.2 Hierarchy Input dan Output (HIPO)

Hippo menjelaskan tentang bagian dari Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen, Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan terdiri atas tiga proses, yaitu mengelola data master, melakukan transaksi dan pembuatan laporan. Hipo Aplikasi Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen dapat dilihat pada Gambar 4.7.

18

Gambar 4.7 Hierarchy Chart Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen.

4.2.3 DFD Level 0

Context diagram dapat dilihat pada Gambar 4.6, dan hasil decompose itu sendiri disebut DFD Level 0, dan DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama yairtu maintenance data master, transaksi, pembuatan laporan dan terdapat store yang saling berkaitan. Tiga proses utama itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub-sub-sub proses yang kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu sama yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada.

0 Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen 1 File Master 5 Laporan 1.1 Pegawai 1.2 Dokumen 1.3 Rak 2 Peminjaman Dokumen 3 Pengembalian Dokumen 4 Pencarian Dokumen 5.1 Laporan Peminjaman Dokumen 5.2 Laporan Pengembalian Dokumen 2.1 Mengecek NIP 2.2 Mengecek dokumen 2.3 Menyimpan peminjaman 3.1 Mengecek pengembalian 3.2 Update status pengembalian 4.1 Pengecekan dokumen 2 Menampikan dokumen dan tempat

Dt Pengembalian Dokumen Baca Dt Peminjaman Dokumen Baca

Dt Rak Baca Dokumen baca

Dtm Pengembalian Dokumen Dt Peminjaman Dokumen

Dt Rak Dt Dokumen Dt Pegawai

[Laporan Pengembalian Dokumen]

[Laporan Peminjaman Dokumen] [Letak Dokumen]

[Dokumen Ditemukan]

[Pengembalian Dokumen]

[Pencarian Dokumen] [Dokumen yang dipinjam] [Pinjam Dokumen] [Data Rak] [Data Dokumen] [Data Pegawai] Staff Dokumen Staff Dokumen Staff Dokumen Pegawai Pegawai Staff Dokumen Staff Dokumen Staff Dokumen Staff Dokumen Kepala Departemen Kepala Departemen 1 Maintance Master + 2 Peminjaman Dokumen + 3 Pengembalian Dokumen + 4 Pencarian Dokumen + 5 Pembuatan Laporan + 1 Pegawai 2 Dokumen 3 Rak 4 Peminjaman Dokumen 5 Pengembalian Dokumen

20

4.2.4 DFD Level 1 Sub Proses Data Master

DFD level satu ini adalah pengembangan dari sub proses pada level 0, untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.9.

[Dt Dokumen] [Dt Pegawai] [Dt Rak] [Data Rak] [Data Dokumen] [Data Pegawai] Staff Dokumen Staff Dokumen Staff Dokumen 1 Pegawai 2 Dokumen 3 Rak 1.1 Mengelola Data Pegawai 1.2 Mengelola Data Dokumen 1.3 Mengelola Data Rak

Gambar 4.9 DFD Level 1 Sub Proses Mengolah Data Master.

4.2.5 DFD Level 1 Sub Proses Peminjaman Dokumen

DFD Level 1 sub proses peminjaman dokumen yang memiliki external entity pegawai dan memiliki sub proses mengecek NIP dan dokumen dimana proses tersebut membaca dari tabel peminjaman apakah pegawai tersebut memiliki dokumen yang belum dikembalikan, jika tidak memiliki tunggakan proses akan melakukan pengecekan dokumen yang ada di rak dengan membaca tabel dokumen, setelah melakukan pengecekan dokumen proses akan melakukan

pengisian data peminjaman yang kemudian akan disimpan pada tabel peminjaman dokumen, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.10.

Data peminjaman Data Dokumen benar NIP dan Data dokumen benar

Dt peminjaman dokumen dibaca

[Dokumen yang dipinjam]

[Dokumen baca]

[Dt Peminjaman Dokumen] [Pinjam Dokumen] Pegawai Pegawai 4 Peminjaman Dokumen 2 Dokumen 2.1 Mengecek NIP dan Dokumen 2.2 Mengecek Dokumen 2.3 Mengisi Data Peminjaman 2.4 Menyimpan transaksi peminjaman

Gambar 4.10 DFD Level 1 Sub Proses Peminjaman Dokumen

4.2.6 DFD Level 1 Sub Proses Pengembalian Dokumen

DFD level satu ini adalah pengembangan dari sub proses pada level 0, memiliki external entity staff dokumen, dan memiliki dua proses pengecekan transaksi dan update pinjaman. Staff dokumen mengembalikan dokumen sistem akan melakukan pengecekan transaksi jika proses benar sistem akan melakukan update pinjaman, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.11.

22

Data transaksi pengembalian benar

[Dtm Pengembalian Dokumen] [Pengembalian Dokumen] Staff Dokumen 5 Pengembalian Dokumen 3.1 Mengecek transaksi 3.2 Update status pinjaman

Gambar 4.11 DFD Level 1 Sub Proses Pengembalian Dokumen

4.2.7 DFD Level 1 Sub Proses Pencarian Dokumen

DFD Level satu ini adalah pengembangan dari sub proses pada level 0, memiliki external entity staff dokumen, dan memiliki dua sub proses pengecekan dokuman dan update status pinjaman.

Data Dokumen Katalog

[Dt Rak Baca]

[Letak Dokumen] [Dokumen Ditemukan] [Pencarian Dokumen] Staff Dokumen Staff Dokumen Staff Dokumen 3 Rak 4.1 Pengecekan dokumen 4.2 Menampilkan dokumen dan tempat

4.2.8 DFD Level 1 Sub Proses Pembuatan Laporan

DFD Level satu ini adalah pengembangan dari sub proses pada level 0, memiliki external entity kepala departemen, dan memiliki dua sub proses pembuatan laporan peminjaman dokumen dan pengembalian dokumen. Dimana kepala departemen akan menerima laporan peminjaman dan pengembalian dokumen, untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.13.

[Dt Pengembalian Dokumen Baca] [Dt Peminjam an D okumen Baca]

[Laporan Pengem balian D okum en] [Laporan Pem injam an Dokumen] Kepala

D epartem en

Kepala D epartem en

4 Pem injam an D okumen 5 Pengembalian D okumen 5.1 Pem buatan laporan pem injam an

dokumen 5.2 Pem buatan laporan pengembalian dokumen

Gambar 4.13 DFD Level 1 Sub Proses Laporan.

4.2.9 Entity Relationship Diagram

Setelah dilakukan analisis terhadap sistem, langkah berikut yang dilakukan perancangan sistem. Dimana dalam proses peracangan sistem ini dapat memberikan gambaran sistem yang dibuat. Dengan menggunaka model dan beberapa yaitu :

24

1. Conceptual Diagram Model (CDM)

CDM untuk sistem yang direncanakan dapat dilihat pada Gambar 4.14. Memiliki empat tabel antara lain rak, dokumen, pencarian dokumen, peminjaman dokumen, detail transaksi dan pengembalian dokumen dimana dijelaskan hubungan antar setiap tabel.

Det_P engembalian melakukan mengec ek Melihat Memiliki Dokumen no rak_dokumen Nama_dokumen status_dok Peminjaman Dokumen id_trans nama_peminjam tgl_peminjaman Rak No_Rak Nama_Rak Detil Transaksi id_detil tgl_kembali status Pengembalian dokumen No pengembalian Tanggal Pengembalian Tanggal Peminjaman Pencarian dokumen No Dokumen Nama_dokumen

Gambar 4.14 CDM Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen.

2. Physical Data Model (PDM)

PDM dari Aplikasi Pengarsipan memiliki enam tabel yaitu rak, dokumen, pencarian dokumen, peminjaman dokumen, dan pengembalian dokumen dengan

NO = NO

NO_P E NGE MBA LIAN = NO_P ENGE MB A LIA N ID_DE T IL = ID_DE TIL ID_DE T IL = ID_DE TIL

ID_T RA NS = ID_T RA NS

NO_RA K = NO_RA K

DOKUMEN NO integer NO_RAK integer RAK_DOKUMEN varchar(50) NAMA_DOKUMEN varchar(25) STATUS_DOK varchar(30) NO_DOKUMEN integer PEMINJAMAN_DOKUMEN ID_TRANS integer NO integer NAMA_PEMINJAM varchar(30) TGL_PEMINJAMAN timestamp ID_DETIL integer NO_DOKUMEN integer RAK NO_RAK integer NAMA_RAK varchar(25) DETIL_TRANSAKSI ID_DETIL integer ID_TRANS integer TGL_KEMBALI timestamp STATUS varchar(30) NO_PENGEMBALIAN integer PENGEMBALIAN_DOKUMEN NO_PENGEMBALIAN integer ID_DETIL integer TANGGAL_PENGEMBALIAN date TANGGAL_PEMINJAMAN date

Gambar 4.15 PDM Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen.

4.3 Struktur Tabel

Dalam merancang struktur tabel yang diperlukan antara lain nama tabel, nama atribut, tipe data, serta data untuk melengkapi seperti primary key, foreign key dan sebagainya.

1. Tabel Pegawai

Nama Tabel : Tabel Pegawai.

Primary Key : Nip_Pegawai.

Foreign Key : -

26

Tabel 4.1 Tabel Data Pegawai.

No. Nama_Field Type_data Constraint

1 nip_pegawai int Primary Key

2 nama_pegawai varchar(100) NULL

3 departemen varchar(15) NULL

4 grade Char(10) NULL

2. Tabel Dokumen

Nama Tabel : Tabel Dokumen.

Primary Key : No_Dokumen.

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data dokumen.

Tabel 4.2 Tabel Data Dokumen.

No. Nama_Field Type_data Constraint

1 No_dokumen varchar(10) Primary Key

2 Nama_dokumen varchar(100) NULL

3 Jenis_Dokumen varchar(50) NULL

4 Status varchar(10) NULL

5 Nama_rak varchar(50) NULL

3. Tabel Rak

Nama Tabel : Tabel Rak.

Primary Key : No_Rak.

Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan data rak.

Tabel 4.3 Tabel Data Rak.

No. Nama_Field Type_data Constraint

1 No_Rak int Primary Key

4. Tabel Peminjaman Dokumen

Nama Tabel : Tabel Peminjaman Dokumen.

Primary Key : No_Peminjaman_Dokumen.

Foreign Key : NIP_Pegawai.

Fungsi : Menyimpan peminjaman dokumen.

Tabel 4.4 Tabel Peminjaman Dokumen.

No. Nama_Field Type_data Constraint

1 No_Peminjaman_Dokumen varchar(10) Primary Key

2 NIP_Pegawai int Foreign Key

3 Nama_Dokumen varchar(50) NULL

4 Departemen varchar(50) NULL

5 Tanggal_Peminjaman date NULL

6 Tanggal_Pengembalian date NULL

7 No_Dokumen varchar(10) Foreign Key

8 Nama_Dokumen varchar(50) NULL

5. Tabel Pengembalian Dokumen

Nama Tabel : Tabel Pengembalian Dokumen.

Primary Key : No_Pengembalian_Dokumen.

Foreign Key : No_Peminjaman_Dokumen.

Tabel 4.5 Tabel Pengembalian Dokumen.

No. Nama_Field Type_data Constraint

1 Tanggal_transaksi date Primary Key

2 No_Pengembalian_Dokumen varchar(10) Foreign Key

3 NIP_Pegawai int Foreign Key

4 Nama_Pegawai varchar(100) NULL

5 Tanggal_Pengembalian date NULL

6 No_Dokumen int NULL

28

4.4 Desain Input / Output

Berdasarkan hasil analisa sistem yang ada maka dibuatkan desain input dan output dimana nanti digunakan untuk merancang desain interface pada program.

1. Form Menu Utama

Gambar 4.16 Form Menu Utama.

Form ini adalah form dimana saat awal akan menjalankan aplikasi. Pada menu utama ini tedapat lima menu yaitu menu, maintenance, transaksi, laporan dan help, untuk detail setiap menu sebagai berikut :

Gambar 4.17 Form Menu.

Dalam form menu tersebut terdapat sub menu yaitu login, logout, dan exit. Fungsi sub menu login kembali ke form login tidak aktif jika saat masuk ke menu utama, menu logout memanggil ke form login untuk melakukan vertifikasi, dan menu exit untuk keluar dari aplikasi tersebut.

Gambar 4.18 Form Menu Maintenance.

Dalam form maintenance terdapat sub menu data pegawai, data dokumen, dan data rak. Dimana menu data pegawai menampilkan form data pegawai, menu data dokumen menampilkan form dokumen, dan menu data rak menampilkan rak.

30

Gambar 4.19 Form Menu Transaksi.

Dalam menu transaksi terdapat sub menu peminjaman dokumen, pengembalian dokumen, dan pencarian dokumen. Dimana menu peminjaman dokumen untuk menampilkan form peminjaman dokumen, menu pengembalian dokumen untuk menampilkan form pengembalian dokumen, dan menu pencarian dokumen untuk menampilkan form pencaria dokumen mencari dokumen di rak.

Gambar 4.20 Form Menu Laporan.

Dalam menu laporan terdapat sub menu laporan peminjaman dokumen, dan menu laporan pengembalian dokumen. Dimana menu peminjaman dokumen untuk menampilkan laporan peminjaman dan menu pengembalian dokumen untuk menampilkan laporan pengembalian dokumen.

Gambar 4.21 Form Menu Help.

Dalam menu help terdapat sub menu yaitu about dan sign up, dimana sub menu about menampilkan tentang aplikasi pengarsipan dan sub menu sign up untuk membuat hak akses.

2. Form Login

Gambar 4.22 Form Login.

Form Login ini merupakan desain yang berfungsi sebagai filter terhadap pemakai yang akan mengakses aplikasi tersebut. Hak akses diberikan sesuai ketentuan yang diberikan. Untuk dapat mengakses aplikasi tersebut user harus menginputkan username dan password setelah itu tekan tombol ok untuk membatalkan tekan cancel

32

3. Form Sign Up

Gambar 4.23 Form Sign Up.

Form SignUp merupakan dimana jika user belum mempunyai hak akses untuk login ke aplikasi, user menginputkan username, passoword dan memilih level akses.

4. Form Maintenance Master Dokumen

Form master dokumen ini digunakan untuk maintenance data dokumen, dengan mengisi no dokumen, nama dokumen, nama rak, dan keterangan. Setelah mengisi user melakukan save maka data akan tersimpan pada tabel dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit data jika terjadi perubahan data, tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk menghapus data dokumen pada tabel dokumen, dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menuutama.

5. Form Maintenance Rak

Gambar 4.25 Form Master Rak.

Form master rak digunakan untuk maintenance data rak, untuk mencari dokumen di dalam rak, user memasukkan no rak dan nama rak untuk menaruh dokumen pada rak agar dokumen tersebut tertata dan mempermudah untuk melakukan pencarian dokumen. Setelah mengisi user melakukan save maka data akan tersimpan pada tabel dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit

34

data jika terjadi perubahan data, tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol cancel digunakan membatalkan inputan, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk menghapus data dokumen pada tabel dokumen, dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menu utama.

6. Form Maintenance Pegawai

Gambar 4.26 Form Master Pegawai.

Form Master pegawai digunakan untuk maintenance data pegawai untuk menambahkan data pegawai. Setelah mengisi user melakukan save maka data akan tersimpan pada tabel dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit data jika terjadi perubahan data, tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol cancel digunakan membatalkan inputan, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk

menghapus data dokumen pada tabel dokumen, dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menu utama.

7. Form Peminjaman Dokumen

Gambar 4.27 Form Peminjaman Dokumen.

Form peminjaman dokumen digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman dokumen dimana user akan menginputkan jika pegawai akan melukan pinjam dokumen dengan memasukkan no peminjaman, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, departemen, no dokumen, nama dokumen, nama rak, dan keterangan kemudian user akan melakukan save kedalam tabel peminjaman dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit data jika terjadi perubahan data, tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol cancel digunakan membatalkan inputan, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk menghapus data dokumen pada tabel dokumen, dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menu utama.

36

8. Form Pengembalian Dokumen

Gambar 4.28 Form Pengembalian Dokumen.

Form pengembalian dokumen digunakan untuk mengembalikan dokumen yang telah dipinjam, dimana no pengembalian akan menyesuaikan data yang akan diiputkan, kemudian user akan menginputkan no peminjaman, tanggal pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, departemen, no dokumen, dan nama dokumen. Kemudian user akan menyimpan ke tabel pengembalian dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit data jika terjadi perubahan data, tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol cancel digunakan membatalkan inputan, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk menghapus data dokumen pada

tabel dokumen dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menuutama.

9. Form Pencarian Dokumen

Gambar 4.29 Form Pencarian Dokumen.

Form pencarian dokumen digunakan untuk mencari dokumen pada rak, agar mudah dan cepat untuk mencarinya. Dimana user menginputkan nama dokumen kemudian tekan cari. Kalau dokumen tidak terdapat dalam tabel dokumen, maka akan muncul pesan bahwa dokumen tersebut tidak ada, jika dokumen tersebut ada makan tabel akan menampilkan dokumen yang dicari.

38

10. Form Laporan Peminjaman Dokumen

Gambar 4.30 Form Laporan Peminjaman Dokumen.

Form laporan peminjaman dokumen digunakan untuk menampilkan data peminjaman dokumen. Dalam laporan tersebut terdapat beberapa data yang ditampilkan antara lain no, no peminjaman, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, NIP pegawai, nama pegawai, departemen, no dokumen dan nama departemen.

11. Form Laporan Pengembalian Dokumen

Gambar 4.31 Form Laporan Pengembalian Dokumen. Form laporan ini digunakan untuk menampilkan data pengembalian

dokumen. Dalam laporan pengembalian dokumen tersebut terdapat beberapa yang ditampilkan antara lain no, no pengembalian, tanggal pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, departemen, dan no dokumen.

40

4.5 Implementasi Sistem dan Pembahasan

Implementasi dan pembahasan program merupakan uraian yang ditujukan kepada user untuk menjelaskan jalannya program ini.

4.5.1 Penjelasan Pemakaian Program 1. Form Login

Dalam bab ini juga akan dijelaskan tentang hasil dari program yang telah dibuat beserta cara penggunaanya. Penjelasan program akan dimulai dari form login. Form login digunakan untuk validasi user dalam penggunaan program. Dalam form login terdapat data username dan password yang harus diisi oleh user, dan nama akan terisi secara otomatis apabila username dan password diisi dengan benar, seperti pada Gambar 4.32.

Gambar 4.32 Form Login.

Jika user benar dalam memasukkan data username dan password, maka user dapat masuk ke dalam menu utama dan menggunakan program sesuai hak akses yang dimiliki, seperti pada Gambar 4.32.

2. Form Menu Utama

Form menu merupakan tampilan utama dari sistem informasi pengarsipan dokumen tersebut. Di dalam tampilan utama ini terdapat beberapa menu.

Gambar 4.33 Form Menu Utama.

Di dalam status terdapat nama yang login dalam sistem tersebut dan terdapat tanggal login sistem ini.

3. Form Master Pegawai

Form master pegawai digunakan untuk memasukkan data-data pegawai yang ada di PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik. Data pegawai yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan pegawai tersebut, diantaranya, NIP Pegawai, Nama pegawai, Departemen, Grade. Data yang telah tersimpan dapat diubah dan dihapus ke dalam database pegawai.

42

Gambar 4.34 Form Pegawai.

Pada form pegawai mengisi nip pegawai, nama pegawai, departemen, grade, nip supervisor, dan nama supervisor kemudian pilih simpan untuk disimpan didalam datagridview. Untuk melakukan update dan delete pilih menu search pilih di datagridview, maka data yang dipilih akan pindah ke textbox kemudian melakukan update atau delete. Dalam status bar terdapat jumlah data yang terdapat di dalam tabel jika melakukan simpan akan bertambah dan jika di hapus akan berkurang.

Pada form pegawai ini ika akan mengiputkan nip yang sama dala dalam

tabel, akan muncul pesan ” nik sudah pernah diinputkan “.

Gambar 4.36 Form pegawai validasi data kosong.

Pada form pegawai jika di pilih simpan dan data belum diisi akan muncul

pesan “ data masih ada yang kosong “, maka data harus diinputkan semua.

Gambar 4.37 Form pegawai validasi.

Pada form pegawai jika pada nip pegawai di inputkan huruf maka akan

44

Gambar 4.38 Form pegawai hapus.

Pada form ini admin melakukan hapus data pegawai yang ada di tabel pegawai, sebelum menghapus admin akan membuka tombol search untuk mencari data pegawai yang akan dihapus. Pada status bar akan otomatis berkurang data pegawai pada tabel.

Pada form ini admin melakukan perubahan pada data pegawai, admin melakukan edit dengan menekan tombol search mencari data pegawai akan diubah.

4. Form Master Dokumen

Form master dokumen digunakan untuk memasukkan data-data dokumen yang ada di departemen PDCA. Data dokumen yang dimaksud antara lain mengenai beberapa atribut yang berhubungan dengan data dokumen tersebut, diantaranya, No dokumen, Nama dokumen, Status, dan Nama Rak. Pada form dokumen mengisi no dokumen, nama dokumen, status, dan nama rak, pilih simpan untuk disimpan didalam datagridview. Untuk melakukan update dan delete pilih menu search pilih di datagridview, maka data yang dipilih akan pindah ke textbox kemudian melakukan update atau delete. Dalam status bar terdapat jumlah data yang terdapat di dalam tabel jika melakukan simpan akan bertambah dan jika di hapus akan berkurang.

46

\

Gambar 4.41 Form Dokumen Validasi Data Kosong.

Pada form pegawai jika di pilih simpan dan data belum diisi akan muncul

pesan “ data masih ada yang kosong “, maka data harus diinputkan semua.

Gambar 4.42 Form Dokumen Hapus.

Pada form ini admin melakukan hapus data dokumen yang ada di tabel dokumen, sebelum menghapus admin akan membuka tombol search untuk mencari data dokumen yang akan dihapus. Pada status bar akan otomatis berkurang data dokumen pada tabel.

Gambar 4.43 Form Dokumen Ubah.

Pada form ini admin melakukan perubahan pada data dokumen, admin melakukan edit dengan menekan tombol search mencari data dokumen akan diubah.

5. Form Master Rak

Form master rak digunakan untuk maintenance data rak, untuk mencari dokumen di dalam rak, user memasukkan no rak dan nama rak untuk menaruh dokumen pada rak agar dokumen tersebut tertata dan mempermudah untuk melakukan pencarian dokumen. Setelah mengisi user melakukan save maka data akan tersimpan pada tabel dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit data jika terjadi perubahan data, tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol cancel digunakan membatalkan inputan, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk menghapus data dokumen pada tabel dokumen, dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menu utama.

48

Gambar 4.44 Form Master Rak Simpan.

Pada form data rak ini, admin akan melakukan simpan data, setelah mengisi seluruh data admin menekan tombol simpan ke tabel rak. Sehingga jumlah status bar akan bertambah sesuai yang ada di tabel rak.

Gambar 4.45 Form Master Rak Validasi Data Kosong.

Pada form rak jika di pilih simpan dan data belum diisi akan muncul pesan “

6. Transaksi Peminjaman Dokumen

Gambar 4.46 Form Peminjaman Dokumen.

Form peminjaman dokumen digunakan untuk melakukan transaksi peminjaman dokumen dimana user akan menginputkan jika pegawai akan melukan pinjam dokumen dengan memasukkan no peminjaman, tanggal peminjaman, tanggal pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, departemen, no dokumen, dan nama dokumen, user melakukan save kedalam tabel peminjaman dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit data jika terjadi perubahan data, tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol cancel digunakan membatalkan inputan, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk menghapus data dokumen pada tabel dokumen, dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menu utama.

50

Gambar 4.47 Form Peminjaman Dokumen Simpan.

Pada form peminjaman dokumen sebelum melakukan proses simpan, admin akan melakukan clik pada textbox nip pegawai untuk mengambil tabel pegawai, selanjutnya click pada textbox no dokumen untuk mengambil tabel dokumen, setelah mengisi lengkap menekan tombol simpan.

Pada form peminjaman saat melakukan proses simpan, jika belum ada data

yang diinputkan,terjadi pesan “Data masih ada yang kosong”.

Gambar 4.49 Form Peminjaman Dokumen Ubah.

Pada form peminjaman dokumen proses ubah dilakukan proses dengan menekan double click pada tabel, setelah melakukan double admin akan langsung melakukan proses ubah otomatis pada tabel peminjaman akan berubah.

52

Proses hapus dilakukan jika admin melakukan proses memilih data pada tabel peminjaman, admin dapat melakukan proses hapus otomatis pada tabel peminjaman data terhapus.

7. Transaksi Pengembalian Dokumen

Gambar 4.51 Form Pengembalian Dokumen.

Form pengembalian dokumen digunakan untuk mengembalikan dokumen yang telah dipinjam, dimana no pengembalian akan menyesuaikan data yang akan diiputkan, kemudian user akan menginputkan no peminjaman, tanggal pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, departemen, no dokumen, dan nama dokumen. Kemudian user akan menyimpan ke tabel pengembalian dokumen. Tombol update digunakan untuk mengedit data jika terjadi perubahan data,

tombol refresh digunakan untuk merefresh tabel dokumen, tombol cancel digunakan membatalkan inputan, tombol search digunakan mencari no dokumen yang akan dicari, tombol delete digunakan untuk menghapus data dokumen pada tabel dokumen dan tombol exit digunakan keluar di form dokumen kembali ke menu utama.

Gambar 4.52 Form Pengembalian Dokumen Simpan.

Pada form pengembalian dokumen sebelum melakukan proses simpan, admin akan melakukan clik pada textbox nip pegawai untuk mengambil tabel peminjaman, setelah data terisi proses berikutnya menekan tombol simpan.

54

8. Transaksi Pencarian Dokumen

Gambar 4.53 Form Pencarian Dokumen.

Pada form ini proses untuk melakukan pencarian dokumen, pada saat pencarian terdapat dua filter untuk proses pencarian yaitu no dokumen dan nama dokumen, setelah memilih filter menginputkan data yang akan dicari setelah itu tekan seacrh.

9. Laporan Peminjaman Dokumen

Form laporan data peminjaman merupakan bentuk sebuah laporan yang diambil dari data peminjaman yang sudah disimpan pada database.

Gambar 4.55 Laporan Peminjaman Dokumen.

Form laporan peminjaman dokumen digunakan untuk menampilkan data peminjaman dokumen, yang terdiri dari nip pegawai, nama pegawai, tanggal pinjam, tanggal kembali, no dokumen, dan nama dokumen. Pada form tersebut terdapat filter tanggal untuk menampilkan dokumen yang melakukan transaksi antara tanggal tersebut, data ditampilkan dengan melakukan proses preview.

56

Gambar 4.56 Laporan Peminjaman Dokumen Data Ditemukan.

Pada form laporan tersebut menampilkan data peminjaman yang melakukan transaksi antara tanggal tersebut.

10. Laporan Pengembalian Dokumen

Form laporan data pengembalian dokumen merupakan bentuk sebuah laporan yang diambil dari tabel pengembalian yang sudah disimpan pada database. Form laporan ini digunakan untuk mengetahui data pengembalian dokumen, yang terdiri dari tanggal transaksi, no pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, no dokumen dan anama dokumen.

Gambar 4.57 Laporan Pengembalian Dokumen.

Pada form tersebut terdapat filter tanggal untuk menampilkan dokumen yang melakukan transaksi antara tanggal tersebut, data ditampilkan dengan melakukan proses preview.

58

BAB V PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat di ambil dari pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik adalah sebagai berikut:

a. Aplikasi yang dikerjakan saat kerja praktek dapat membantu departemen

dokumen control untuk melakukan pengarsipan dokumen dengan efisien.

b. Pada aplikasi ini sistem dapat membuat laporan peminjaman dan

pengembalian dokumen.

5.2 Saran

Dalam aplikasi ini masih ada kekurangan, demi pengembangan dan perbaikan yang lebih baik, maka diperlukan saran-saran sebagai berikut :

a. Sistem ini dapat mencari dokumen secara cepat dalam rak, agar

mempermudahkan staff untuk mencari dokumen.

b. Sistem juga dapat dikembangkan secara intergritas dan online sehingga

seuruh departeman dapat peminjam dokumen tanpa harus datang ke departemen dokumen control.

59

Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto, 2005, Sistem Informasi Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Hartono, Jogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offest.

Kendall & Kendall, 2003, Analisis Dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo, Jakarta.

Hariyanto, 2009, Dokumen Merupakan Suatu Sarana Transformasi Informasi, Jakarta.

8. Transaksi Pencarian Dokumen

Gambar 4.53 Form Pencarian Dokumen.

Pada form ini proses untuk melakukan pencarian dokumen, pada saat pencarian terdapat dua filter untuk proses pencarian yaitu no dokumen dan nama dokumen, setelah memilih filter menginputkan data yang akan dicari setelah itu tekan seacrh.

55

9. Laporan Peminjaman Dokumen

Form laporan data peminjaman merupakan bentuk sebuah laporan yang diambil dari data peminjaman yang sudah disimpan pada database.

Gambar 4.55 Laporan Peminjaman Dokumen.

Form laporan peminjaman dokumen digunakan untuk menampilkan data peminjaman dokumen, yang terdiri dari nip pegawai, nama pegawai, tanggal pinjam, tanggal kembali, no dokumen, dan nama dokumen. Pada form tersebut terdapat filter tanggal untuk menampilkan dokumen yang melakukan transaksi antara tanggal tersebut, data ditampilkan dengan melakukan proses preview.

Gambar 4.56 Laporan Peminjaman Dokumen Data Ditemukan.

Pada form laporan tersebut menampilkan data peminjaman yang melakukan transaksi antara tanggal tersebut.

10. Laporan Pengembalian Dokumen

Form laporan data pengembalian dokumen merupakan bentuk sebuah laporan yang diambil dari tabel pengembalian yang sudah disimpan pada database. Form laporan ini digunakan untuk mengetahui data pengembalian dokumen, yang terdiri dari tanggal transaksi, no pengembalian, nip pegawai, nama pegawai, no dokumen dan anama dokumen.

57

Gambar 4.57 Laporan Pengembalian Dokumen.

Pada form tersebut terdapat filter tanggal untuk menampilkan dokumen yang melakukan transaksi antara tanggal tersebut, data ditampilkan dengan melakukan proses preview.

58 5.1 Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat di ambil dari pembuatan Sistem Informasi Pengarsipan Dokumen PT. GarudaFood Putra Putri Jaya Gresik adalah sebagai berikut:

a. Aplikasi yang dikerjakan saat kerja praktek dapat membantu departemen dokumen control untuk melakukan pengarsipan dokumen dengan efisien. b. Pada aplikasi ini sistem dapat membuat laporan peminjaman dan

pengembalian dokumen.

5.2 Saran

Dalam aplikasi ini masih ada kekurangan, demi pengembangan dan perbaikan yang lebih baik, maka diperlukan saran-saran sebagai berikut :

a. Sistem ini dapat mencari dokumen secara cepat dalam rak, agar mempermudahkan staff untuk mencari dokumen.

b. Sistem juga dapat dikembangkan secara intergritas dan online sehingga seuruh departeman dapat peminjam dokumen tanpa harus datang ke departemen dokumen control.

59

DAFTAR PUSTAKA

Herlambang, Soendoro dan Tanuwijaya, Haryanto, 2005, Sistem Informasi Konsep, Teknologi & Manajemen, Graha Ilmu, Yogyakarta.

Hartono, Jogiyanto.1999. Analisis dan Desain Sistem Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta : Andi Offest.

Kendall & Kendall, 2003, Analisis Dan Perancangan Sistem, Edisi kelima, Prenhallindo, Jakarta.

Hariyanto, 2009, Dokumen Merupakan Suatu Sarana Transformasi Informasi, Jakarta.