Perancangan Sistem Informasi Penggajian karyawan Berbasis Komputer Di CV. BI-ENSI Fesyenindo Bandung

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

CV. BI-ENSI FESYENINDO merupakan salah satu perusahaan yang bergerak di bidang retail yang beralamat di Jl. Cimencrang No 2B kota Bandung. Perusahaan ini memiliki kegiatan memproduksi, memasok dan menjual produk fashion kepada pasar/konsumen untuk melayani kepuasan pelanggan, pemilik, karyawan dengan tetap memperhatikan lingkungan dan peraturan pemerintah, dimana hal ini sejalan dengan visi perusahaan yaitu untuk menjadi perusahaan penyedia fashion yang terdepan dalam kepuasan pelanggan untuk melayani pasar Indonesia dan dunia.

Perkembangan yang sangat cepat dibidang teknologi dan informasi memegang peranan utama dan sangat dibutuhkan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Hal ini diwujudkan dengan penggunaan komputer sebagai alat bantu yang mampu menyimpan dan mengolah data dengan cepat dan tepat. Seiring dengan perkembangan yang sangat cepat tersebut, maka suatu perusahaan dituntut untuk meningkatkan kualitas sistem informasi agar mampu bersaing. Untuk meningkatkan kualitas sistem informasi tersebut penggunaan teknologi informasi yang optimal akan menunjang efisiensi dan efektifitas kerja sehingga dapat menghasilkan keluaran yang optimal dan berkualitas.

Dalam hal sistem penggajian karyawan, dimana gaji tersebut sangatlah berhubungan dengan produktivitas perusahaan, pembayaran gaji yang tepat waktu bisa meningkatkan kinerja karyawan untuk memproduksi barang yang dihasilkan perusahaan. Penggunaan perangkat lunak sangatlah dibutuhkan untuk menjaga keakuratan data serta ketepatan waktu dalam pembayaran gaji dan upah tersebut, dari sistem yang ada penulis melihat bahwa pengotomatisasian hanya ada pada perhitungan gaji karyawan staff periode 4 minggu sekali saja, sedangkan untuk proses penggajian karyawan periode 1 minggu sekali masih dilakukan dengan cara manual. dari hal tersebut penulis ingin membantu serta mencoba memberikan gagasan dalam mengefisienkan dan mengefektifkan sistem penggajian karyawan agar bisa tepat waktu dan tejaga keakuratan datanya.

Berdasarkan analisis tersebut di atas, maka penulis mencoba untuk mengembangkan sistem yang ada di perusahaan, dan penulis tertarik untuk mengambil judul “PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS KOMPUTER DI CV. BI-ENSI FESYENINDO BANDUNG.”

1.2 Perumusan Masalah

Proses pengidentifikasian persoalan merupakan langkah awal untuk mengetahui latar belakang dan permasalahan yang sering muncul dalam sistem yang ada. Adapun permasalahan yang penulis temukan dalam sistem diperusahaan adalah: 1. Proses penggajian karyawan periode 1 minggu sekali (upah) masih dilakukan

dengan cara manual.

2. Laporan rekap absen, upah global, laporan transfer upah dan laporan gaji bulanan karyawan masih dibuat manual.

1.3 Maksud dan Tujuan 1.3.1 Maksud

Maksud dari perancangan sistem informasi penggajian karyawan ini adalah untuk membantu perusahaan dalam pengembangan sistem sehingga dapat meningkatkan kinerja yang di lakukan oleh bagian penggajian dengan sebuah rancangan aplikasi yang dilakukan secara komputerisasi.

1.3.2 Tujuan

Adapun tujuan dari Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Berbasis Komputer di CV. BI-ENSI FESYENINDO ini adalah :

1. Merancang sebuah sistem penggajian karyawan secara komputerisasi dengan menambahkan beberapa fitur tambahan lainnya yaitu laporan rekap absen, upah global, laporan transfer upah dan laporan gaji bulanan serta slip gaji untuk gaji/upah karyawan mingguan.

2. Memudahkan dalam pengembangan sistem selanjutnya karena telah ada rancangan sistem yang dibuat sehingga proses coding dan implementasi program dapat dilakukan dengan lebih mudah.

1.4 Batasan Masalah

Adapun batasan masalah dari dari Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Berbasis Komputer di CV. BI-ENSI FESYENINDO ini yaitu:

1. Laporan ini hanya sebatas analisis dan perancangan sistem saja dan belum sampai pada tahap implementasi pembuatan program.

2. Dalam penyusunan laporan Kerja Praktek ini, perancangan sistem yang dilakukan yaitu sebagai berikut :

• Perancangan perhitungan upah karyawan mingguan • Perancangan pembuatan struk gaji secara komputerisasi.

• Perancangan pembuatan laporan rekap absen, upah global, laporan transfer upah dan laporan gaji bulanan secara komputerisasi.

1.5 Metode Penelitian

Penulis mendapatkan bimbingan dari pihak institusi dalam melakukan kerja praktek. Pada saat kerja praktek, penulis mendapatkan arahan dan bimbingan dalam hal manajemen dan alur kerja institusi.

Dalam penulisan laporan kerja praktek ini penulis menggunakan teknik pengumpulan data sebagai berikut :

1. Metode Wawancara

Merupakan teknik pengumpulan data dengan melakukan wawancara berupa tanya jawab secara langsung dengan pihak instansi tersebut untuk memperoleh data dan informasi yang penulis butuhkan.

2. Metode Studi Pustaka

Merupakan kegiatan pengumpulan data dengan mempelajari buku - buku, website, dan koleksi perpustakaan yang berkaitan dengan materi bahasan dalam penulisan laporan ini.

3. Metode Observasi

Merupakan teknik pengumpulan data dengan mengadakan pengamatan atau penelitian secara langsung dari objek penelitian.

1.6 Sistematika Penulisan

Adapun sistematika penulisan laporan ini adalah sebagai berikut :

BAB I PENDAHULUAN, Pada bab ini berisi latar belakang, perumusan masalah, tujuan pengembangan sistem, ruang lingkup sistem, sistematika kerja dan sistematika pembahasan.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA, Pada Bab ini memuat informasi mengenai profil perusahaan tempat kerja praktek, sejarah instansi, logo perusahaan, badan hukum instansi, struktur organisasi dan job description, serta landasan teori yang dipakai.

BAB III PEMBAHASAN, Bab berisi gambaran sistem dan deskripsi hasil analisis sistem dalam bentuk uraian maupun menggunakan tools, serta memberikan gambaran sistem yang akan dirancang dan deskripsi sistem hasil perancangan dalam bentuk uraian maupun menggunakan tools.

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN, Pada Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran untuk pengembangan sistem selanjutnya.

6

BAB II

TINJAUAN PUSTAKA

2.1 Profile Tempat Kerja Praktek 2.1.1 Sejarah Perusahaan

CV. Bi-ensi Fesyenindo berdiri sejak 14 agusus 1997 dan mulai berbadan hukum menjadi CV Bi-ensi Fesyenindo tahun 1998. pada mulanya perusahaan ini lebih berorientasi kepada bisnis manufaktur pakaian dan hanya memiliki beberapa toko retail pakaian. Pada tahun 2002 perusahaan membuat dan menetapkan visi dan misi perusahaan sebagai landasan kerja untuk mencapai cita-cita dan harapannya dimasa yang akan datang .

Pada tahun 2002 akhir perusahaan merubah dan menentukan strategi baru dengan menciptakan dan membangun merk sendiri yaitu merek 3 Second. Strategi baru dibuat untuk memenuhi dan menyelaraskan strategi perusahaan dengan visi, misi yang telah ditetapkan sebelumnya.

Untuk memperluas pasar, maka pada tahun 2004 CV Bi-ensi Fesyenindo

menambah merk pakaiannya dengan menciptakan merk Greenlight kemudian pada

tahun 2007 perusahaan menambah lagi merk terbarunya yaitu Moutley. Saat ini dan di masa yang akan datang CV Bi-ensi Fesyenindo bertekad untuk mengembangkan 3 merk ini menjadi merk besar dan ternama yang mampu melayani pasar Indonesia dan dunia.

Visi Perusahaan yaitu menjadi perusahaan penyedia fashion yang terdepan dalam kepuasan pelanggan untuk melayani pasar Indonesia dan dunia, sedangkan

Misi Perusahaan yaitu memproduksi, memasok dan menjual langsung produk fashion kepada pasar sasaran untuk kepuasan pelanggan, pemilik, karyawan dengan memperhatikan lingkungan dan peraturan pemerintah

Sampai akhir tahun 2005 Three Second telah membuka toko-toko yang tersebar di beberapa kota yaitu Bandung Super Mal (BSM), Bandung Indah Plaza (BIP), Mal Kelapa Gading Jakarta, Mal Ciputra Jakarta, Plaza Blok M Jakarta, Karawaci Mal, Java Mal Semarang, Surabaya Plaza, Pakuwon Mal serta departement store terkemuka di Indonesia.

2.1.2 Logo Perusahaan

Gambar dibawah ini merupakan logo dari CV. Bi-ensi Fesyenindo

2.1.3 Struktur Organisasi dan Job Description

CV. Bi-ensi Fesyenindo telah menetapkan struktur organisasi yang menunjukkan dengan jelas mengenai pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab masing-masing bagian. Setiap bagian melaksanakan kegiatan operasinya sesuai dengan fungsinya masing-masing. Pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari direktur ke kepala-kepala Bagian dibawahnya.

Struktur organisasi yang ditetapkan oleh perusahaan tergolong struktur organisasi garis dan staff yang merupakan gabungan dari sistem organisasi dan fungsional dengan menambahkan unsur staff ke organisasi. Dengan struktur yang jelas, maka organisasi akan dapat mengalokasikan sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan perusahaan serta memudahkan pertanggung jawaban organisasi dalam mencapai tujuan. Adapun Struktur Organisasi CV. Bi-ensi Fesyenindo dapat dilihat pada gambar berikut,

Selain itu terdapat Struktur Organisasi untuk Divisi Sumber Daya Manusia yang dapat di lihat pada gambar dibawah :

Gambar 2.3 Struktur Organisasi Divisi Bagian Sumber Daya Manusia

Selain harus adanya struktur organisasi yang jelas, hal lain yang mendukung mekanisme atau sistem kerja yang baik adalah dengan adanya uraian tugas yang jelas. Berikut ini adalah penjelasan secara garis besar mengenai job description dari bagian-bagian yang terkait dalam kegiatan personalia di CV Bi-ensi Fesyenindo : 1. Direktur

Mempunyai tugas dan wewenang :

a. Mengelola dan bertanggung jawab atas aktivitas yang dilaksanakan oleh perusahaan secara keseluruhan

b. Merumuskan tujuan perusahaan dan menetapkan garis besar kebijaksanaan perusahaan

Kepala Divisi Sumber Daya Manusia

Koord. Bagian Umum Koord.

Bagian SDM

Staff SDM Front Office Staff Bag. Umum

c. Memimpin dan mengurus perusahaan sesuai dengan maksud dan tujuan perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas perusahaan.

2. Kepala Divisi Sumber Daya Manusia Mempunyai tugas dan wewenang :

a. Merencanakan, mengkoordinir dan mengawasi pekerjaan yang meliputi kegiatan-kegiatan umum, humas, masalah perjanjian dan lain-lain yang berkaitan dengan Departemen Umum.

b. Mempelajari kebijakan yang ada dan yang telah berjalan untuk mempelajari kemungkinan penyempurnaan kebijakan yang ditetapkan.

c. Mewakili Direktur dalam menyelenggarakan hubungan ke luar terutama dalam persoalan yang berhubungan dengan kegiatan di bidang umum.

3. Payroll

Mempunyai tugas dan tanggung jawab :

a. Memeriksa, mencatat (input), menghitung absensi karyawan, mutasi karyawan, jam lembur karyawan, insentif karyawan, subsidi, hasil kerja, dan lain-lain. b. Menghitung dan membuat laporan penggajian karyawan.

c. Menyimpan dan memelihara data-data karyawan (employee action dan lain-lain) d. Melakukan koordinasi dan komunikasi internal dan eksternal.

e. Update data karyawan (golongan, pangkat dan lain-lain). f. Memeriksa, menyusun potongan, struk gaji dan lain-lain.

4. Koordinator Bagian Sumber Daya Manusia Mempunyai tugas :

a. Bertanggung jawab atas segala sesuatu yang berkaitan dengan karyawan.

b. Bertanggung jawab untuk menyelenggarakan catatan waktu hadir setiap karyawan atau laporan absensi karyawan.

c. Bertanggung jawab untuk mencari karyawan baru, menyeleksi calon pegawai baru, memutuskan penempatan karyawan baru, dan menentukan mutasi dan pemberhentian karyawan.

5. Kepala Divisi Keuangan Mempunyai tugas :

a. Bertanggung jawab atas kegiatan keuangan perusahaan b. Membuat cek atau giro untuk keperluan pembayaran

c. Melakukan pengecekan atas faktur pembelian yang akan dibayar d. Melakukan penerimaan kas

e. Membantu dan mengambil keputusan dengan analisa budget, neraca dan laporan Laba/Rugi untuk memberikan analisa posisi keuangan.

2.2 Landasan Teori 2.2.1 Konsep Dasar Sistem

Teori sistem umum terutama menekankan perlunya memeriksa seluruh bagian sistem, sering kali seorang peneliti terlalu memusatkan perhatian hanya pada satu komponen sistem yang berarti dia telah mengambil tindakan yang mungkin tidak efektif, karena beberapa komponen yang penting diabaikan.

Untuk menganalisis atau merencanakan sebuah sistem, seorang analis atau perancang sistem harus mengerti terlebih dahulu mengenai komponen-komponen atau elemen-elemen atau subsistem-subsistem dari suatu sistem tersebut.

Tujuan suatu sistem adalah untuk mencapai suatu tujuan (goal) atau mencapai suatu sasaran (objectives). Goal meliputi ruang lingkup yang luas, sedangkan objectives meliputi ruang lingkup yang sempit. [8]

2.2.1.1 Pengertian sistem

Setiap kegiatan dalam suatu organisasi tentu memiliki suatu tujuan yang ingin dicapai, kegiatan ini tidak terlepas dari peran suatu sistem. Dibawah ini terdapat beberapa pengertian mengenai sistem :

Menurut Azhar S [8] “Sistem adalah kumpulan/group dari sub sistem/bagian/komponen apapun baik pisik atau non fisik yang saling berhubungan satu sama lain dan bekerja sama secara harmonis untuk mencapai suatu tujuan tertentu”.

Menurut Gordon B Davis [2] “Sistem terdiri dari kumpulan elemen-elemen (sub sistem) yang secara bersama-sama membentuk suatu kesatuan dan saling berinteraksi dalam upaya mencapai tujuan”.

Menurut Jogiyanto [6] “Sistem adalah kumpulan-kumpulan dari elemen-elemen yang saling berinteraksi untuk mencapai suatu tujuan”.

2.2.1.2 Pengertian Sistem Informasi Manajemen

Usaha resmi pertama untuk membangun sistem berdasarkan komputer yang digunakan untuk memberikan informasi pemecahan masalah kepada manajer diberi nama sistem informasi manajemen atau SIM. Sebelum membahas pengertian dari sistem informasi manajemen, ada baiknya terlebih dahulu kita membahas pengertian dari informasi menurut beberapa para ahli :

Menurut Gordon B Davis [2] “ Informasi adalah data yang telah diproses ke dalam suatu bentuk yang mempunyai arti bagi si penerima dan mempunyai nilai nyata dan terasa bagi keputusan saat itu atau keputusan mendatang”.

Menurut Azhar S, [8] “Informasi merupakan salah satu jenis sumber daya yang paling utama yang dimiliki oleh suatu organisasi apapun jenis organisasi tersebut”.

Setelah menyimak pengertian informasi menurut para ahli di atas, selanjutnya membahas pengertian dari sistem informasi manajemen.

E.S. Margianti dan D. Suryadi H.S. [3] menjelaskan pengertian sistem informasi manajemen, sebagai berikut : “ Sistem informasi manajemen sebagai dasar

sistem berdasarkan komputer yang menjadikan informasi dapat digunakan oleh para manajer untuk kebutuhan yang sama”, sedangkan

Menurut Amsyah Z [1] “Sistem informasi manajemen adalah mata kuliah yang mempelajari cara-cara mengelola pekerjaan informasi dengan menggunakan pendekatan-pendekatan sistem yang berdasarkan pada prinsip-prinsip manajemen”.

Dari definisi di atas dapat diambil kesimpulan dari sistem informasi manajemen adalah suatu kumpulan manusia dan sumber modal didalam suatu organisasi yang bertanggung jawab untuk pengumpulan data, untuk menghasilkan informasi yang berguna bagi setiap tingkat dalam perencanaan dan pengendalian aktivitas organisasi dalam mencapai suatu tujuan tertentu.[2]

2.2.2 Konsep Pengolahan Data

Pengolahan data merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan yang menggunakan masukan berupa data dan menghasilkan informasi yang bermanfaat untuk mencapai tujuan sesuai dengan yang telah ditetapkan.

Sistem pengolahan data memelihara dan mengurus record operasi perusahaan secara lengkap dan menghasilkan dokumen yang menjelaskan operasi tersebut. Dokumen tersebut digunakan oleh manager dan non manager dalam perusahaan dan oleh semua elemen lingkungan, kecuali pesaing. Bagi yang menerima dokumen menganggap bahwa dokumen tersebut berisi informasi.

Pengolahan data terdiri dari tiga langkah utama, yaitu input, Proses dan output seperti digambarkan di pada halaman dibawah ini [6].

Input Proses Output

Gambar 2.4 Siklus Pengolahan Data

Penjelasan dari langkah tersebut adalah sebagai berikut : 1. INPUT

Data input disediakan dalam beberapa bentuk, sesuai dengan keperluan pengolahan. Bentuk bergantung pada mesin pengolahan yang dipakai.

2. PENGOLAHAN

Data input diubah, biasanya dikombinasikan dengan informasi yang lain untuk menghasilkan data yang telah bermanfaat.

3. OUTPUT

Hasil-hasil dari pengolahan sebelumnya dikumpulkan dan bentuk data output tergantung dari hasil pengolahan.[6]

2.2.3 Rekayasa Perangkat Lunak

Rekayasa Perangkat Lunak/Software Engineering adalah ilmu yang mempelajari teknik pembuatan software yang baik dengan pendekatan teknik. Dalam rekayasa perangkat lunak prosesnya terdiri dari tahapan-tahapan sbb [7] :

a. Analisis perangkat lunak (Software Analysis), dilakukan dengan cara menganalisa kebutuhan akan fungsi – fungsi perangkat lunak yang dibutuhkan.adapun fungsi – fungsi tersebut meliputi fungsi masukan, fungsi proses, dan fungsi keluaran.

b. Perancangan perangkat lunak (Software Design), merupakan perancangan perangkat lunak yang dilakukan berdasarkan data – data yang telah dikumpulkan pada tahap sebelumnya. Perancangan tersebut meliputi perancangan struktur file, struktur menu, struktur program, format masukan (input), dan format keluaran (output).

c. Implementasi perangkat lunak (Coding), yaitu kegiatan yang mengimplementasikan hasil dari perancangan perangkat lunak kedalam kode program yang dimengerti oleh bahasa mesin.

d. Pengujian perangkat lunak (Testing), memfokuskan pada logika internal dari perangkat lunak, fungsi eksternal, dan mencari segala kemungkinan kesalahan, memeriksa apakah input sesuai dengan hasil yang diinginkan setelah proses. e. Pemeliharaan perangkat lunak (Maintenance), merupakan suatu kegiatan untuk

memelihara perangkat lunak yang sudah dibuat, pemeliharaan tersebut dilakukan agar keutuhan program dapat terjaga seperti validasi data, update data, dan integrasi data.

Untuk lebih menjelaskan mengenai metodologi rekayasa perangkat lunak ini dapat dilihat pada gambar dihalaman selanjutnya,

Feed Back

Gambar 2.5 Metodologi Perangkat Lunak (Classic life Cycle/Waterfall)

2.2.4 Konsep Basis Data

Database merupakan suatu koleksi data komputer yang terintegrasi. Diorganisasikan dan disimpan dalam suatu cara yang memudahkan pengambilan kembali, banyak file dapat terintegrasi secara logis dan ini merupakan konsep dari suatu database.

2.2.4.1 Pengertian Database

Hampir semua orang yang mengenal baca tulis pernah membuat daftar informasi yang berguna bagi dirinya atau bagi orang lain. Dalam kelompok yang lebih besar, informasi yeng perlu dibuat tentu lebih banyak. Sebuah perpustakaan mempunyai sejumlah daftar yang memuat anggota perpustakaan, koleksi buku yang dimiliki, buku – buku yang sedang dipinjam, dan lain sebagainya. Sebuah perusahaan dalam operasionalnya juga membuat daftar pegawai, daftar departemen, daftar gaji dst. Informasi tersebut dikelompokkan berdasarkan klasifikasi tertentu. Bagian – bagian dari informasi inilah yang disebut dengan istilah Data. [7]

Dahulu orang menulis data diatas kertas. Untuk data yang berukuran sangat banyak, menggunakan kertas tidak efisien karena akan menyita banyak waktu sekaligus rentan terhadap kesalahan. Selain itu pendistribusian data kepada pihak – pihak yang berkepentingan pasti memerlukan usaha dan waktu yang cukup besar.

Setelah komputer ditemukan, seperti halnya terhadap teknologi lain, orang memanfaatkannya untuk mempermudah pekerjaan manusia. Salah satunya adalah sebagai alat pengelolaan data dan sarana penyimpanan data. Dengan menggunakan komputer, proses pengelolaan dan penyimpanan data jauh menjadi lebih efisien. Walaupun demikian, pencetakan data keatas kertas berdasarkan data yang disimpan didalam komputer tetap perlu dilakukan untuk menghasilkan laporan dan bukti otentik.

Didalam media penyimpanan komputer, Data tersebut disimpan didalam satu atau kumpulan file yang disebut dengan istilah Database. Struktur penyimpanan data diatur sedemikian rupa agar pengelolaannya menjadi lebih mudah. Dari Gambaran

diatas dapat diartikan bahwa Database adalah sejumlah kumpulan data yang diorganisir dengan baik sehingga memudahkan user dalam penggunaan data tersebut baik pada waktu sekarang maupun yang akan datang. [7]

2.2.4.2 Data Base Management Sistem (DBMS)

DBMS ( Database Management System ) merupakan perangkat lunak yang terdapat pada komputer yang digunakan untuk mengelola Database, sehingga anda dapat mengelola database pada komputer dengan mudah dan praktis. Contoh dari DBMS yaitu Interbase,MS SQL Server, MySQL, Oracle, Ms. Access, Paradox, dan PostGreSQL. Namun sebagian besar DBMS digunakan untuk mengelola database relational sehingga sering disebut RDBMS. [5]

Fungsi yang penting dari DBMS adalah sebagai berikut : 1. Menyediakan sistem akses cepat.

2. Mengurangi kerangkapan data dan redudancy data. 3. Memungkinkan adanya updating secara bersama.

4. Menyediakan sistem yang memungkinkan dilakukannya pengembangan database. 5. Memberikan perlindungan dari pihak pemakai tidak berhak.

Basis data terdiri dari dua kata yaitu basis dan data. Basis dapat diartikan sebagai, markas atau gudang, tempat bersarang/ berkumpul, sedangkan data adalah representasi fakta dunia nyata yang mewakili suatu objek seperti manusia (pegawai), peristiwa, konsep, keadaan dan sebagainya yang direkam dalam bentuk angka, huruf, symbol, teks, gambar.

Data merupakan bentuk yang masih mentah yang belum dapat bercerita banyak, sehingga perlu diolah lebih lanjut. Data diolah melalui suatu model untuk menghasilkan informasi yang dapat digunakan untuk membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang berarti menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan membuat sejumlah data kembali.

Basis data sendiri dapat didefinisikan dalam sejumlah sudut pandang :

a. Himpunan kelompok data (arsip) yang salng berhubungan yang diorganisasi sedemikian rupa agar dapat dimanfaatkan kembali dengan cepat dan mudah. b. Kumpulan data yang saling behubungan yang disimpan secara sedemikian rupa

dan tanpa pengulangan yang tidak perlu untuk memenuhi berbagai kebutuhan. c. Kumpulan file/ arsip/ tabel yang saling berhubungan yang disimpan dalam

media penyimpanan elektronik.

Untuk mempermudah pengelolaan databese, digunakan database Management System (DBMS) yang merupakan proses pengelolaan data dan data program bersifat independent. DBMS merupakan software yang tugas utamanya membantu, meng-update,dan menyajikan informasi yang ada dalam database.

Beberapa fungsi DBMS, yaitu :

1. Menyediakan layanan penyimpanan, meng-update dan mengakses database 2. Menyediakan mekanisme untuk pengendalian proses concurrent, integrity dan

security untuk suatu database

3. Menyediakan mekanisme untuk mengakses karakteristik suatu database (cara interprestasi dan deskripsi lainnya).

Kekurangan:

1. Sistem lebih rumit, jadi memerlukan tenaga ahli dalam disain, program dan implementasi

2. Bila ada akses yang tidak benar, kerusakan dapat terjadi 3. Lebih mahal

4. Karena semua data di tempat terpusat, kerusakan software dan hardware dapat terjadi

5. Proses pemeliharaan dapat memakan waktu karena ukurannya yang besar 6. Proses back up data memakan waktu

2.2.5 Data Flow Diagram

Adalah model yang menggambarkan sistem sebagai jaringan kerja antar fungsi yang berhubungan satu sama lain dengan aliran dan penyimpanan data. Sebagai perangkat analisis, model ini hanya mampu memodelkan sistem dari satu sudut pandang yaitu sudut pandang fungsi. [3]

Model DFD ini pertama kali digunakan pada rekayasa perangkat lunak sebagai notasi untuk mempelajari desain sistem, dengan menggunakan notasi graph theory yang selanjutnya menjadi notasi yang mengimplementasikan model kebutuhan pemakai sistem. Karena itu, model ini tidak hanya dapat digunakan untuk memodelkan sistem pemrosesan informasi tetapi bisa juga sebagai jalan untuk memodelkan keseluruhan organisasi. Model ini juga digunakan untuk memodelkan real-time system dan menggunakan notasi tambahan yang tidak diperlukan pada

sistem yang business-oriental , tetapi lebih kepada scientific dan engineering systems. Ada empat komponen dalam DFD yaitu :

Proses ; merupakan komponen utama dalam DFD. Proses menunjukkan transformasi dari masukkan menjadi keluaran, dalam hal ini sejumlah masukkan dapat menjadi hanya satu keluaran ataupun sebaliknya. Proses direpresentasikan dalam bentuk laporan dan didefinisikan dengan kata tunggal, atau kalimat sederhana.

Gambar 2.6 Proses

Aliran ; komponen ini direpresentasikan dengan menggunakan panah yang menuju ke/dari proses. Aliran digunakan untuk mengGambarkan gerakan paket data atau informasi dari satu bagian ke bagian lain dari sistem dimana penyimpanan mewakili lokasi penyimpanan data. Nama berfungsi untuk mendefinisikan arti dari aliran tersebut, dan ditulis untuk mengidentifikasi aliran tersebut. Ujung panah menunjukkan kemana data bergerak ke/dari proses, penyimpanan ataupun terminator atau keduanya. Aliran dapat juga menyebar atau menyatu, misalnya sejumlah atribut dapat membentuk satu aliran, atau satu aliran menyebar manjadi sejumlah atribut.

Gambar 2.7 Aliran Data

Penyimpanan ; komponen ini digunakan untuk memodelkan kumpulan data atau paket data. Notasi yang digunakan adalah garis sejajar, segi empat dengan sudut melengkung, atau persegi panjang. Penyimpanan ini didefinisikan sebagai file atau basis data seperti tape magnetis, disk, dan model dbms lainnya. Panah yang bergerak

nama proses

dari penyimpanan berarti penggunaan data paket tunggal (single packet), penggunaan data paket kelompok (multiple packet), penggunaan data perbagian paket (portions of a packet) dan penggunaan perbagian bagi lebih dari satu paket (portions of several packet).

Sedangkan, Panah yang bergerak ke penyimpanan mendeskripsikan penulisan, perubahan atau penghapusan. Satu atau lebih paket dimasukkan kepenyimpanan sebagai bagian dari paket lama, atau merupakan paket baru, atau satu atau lebih paket dihapus, atau dipindahkan dari penyimpanan, atau satu atau lebih paket dimodifikasi atau berubah.

Gambar 2.8 Penyimpanan

Terminator ; model ini direpresentasikan dengan menggunakan persegi panjang, yang mewakili entiti luar dimana sistem berkomunikasi. Biasanya notasi ini melambangkan orang atau kelompok orang, misalnya organisasi diluar sistem, grup, departemen, perusahaan pemerintah dan berada diluar kontrol sistem yang dimodelkan. [4]

Gambar 2.9 Entitas nama entitas

2.2.6 Kamus Data

Dalam pemodelan sistem Kamus Data berfungsi untuk membantu pelaku sistem untuk mengerti aplikasi secara detil, dan mereorganisasi semua elemen data yang digunakan dalam sistem secara presisi sehingga pemakai dan penganalisa sistem punya dasar pengertian yang sama tentang masukan, keluaran, penyimpanan dan proses. Kamus Data mendefinisikan elemen data dengan fungsi sbb :

1. Menjelaskan arti aliran data dan penyimpanan dalam DFD,

2. Mendeskripsikan Komposisi Paket Data yang bergerak malalui aliran misalnya alamat diuraikan menjadi kota, negara dan kode pos,

3. Mendeskripsikan komposisi penyimpanan data,

4. Menspesifikasikan nilai dan satuan yang relevan bagi penyimpanan data aliran, dan,

5. Mendeskripsikan hubungan detil antar penyimpanan yang akan menjadi titik perhatian dalam entity-relationship diagram.

Pada kebanyakan sistem dalam dunia nyata dimana kita bekerja, kadang – kadang elemen data terlalu kompleks untuk didefinisikan. Kekompleksan tersebut seharusnya diuraikan melalui sejumlah elemen data yang lebih sederhana. Kemudian elemen data yang lebih sederhana itu didefinisikan kembali hingga nilai dan satuan yang relevan dan elementer. Pendefinisian tersebut menggunakan notasi yang umum digunakan dalam menganalisa sistem dengan menggunakan sejumlah simbol seperti ditunjukkan pada gambar dibawah ini :

Tabel 2.1 Simbol Kamus Data No. Simbol Uraian

1 = Terdiri Dari, Mendefinisikan, Diuraikan Menjadi, Artinya

2 + Dan

3 ( ) Optional ( Boleh ada / tidak )

4 { } Pengulangan

5 [ ] Memilih Salah Satu dari Sejumlah Alternatif

6 ** Komentar

7 @ Identifikasi Atribut kunci

8 | Pemisah Sejumlah Alternatif Pilihan Antara Simbol [ ]

Contoh Kamus Data :

Nama = gelar + nama_pertama + nama_tengah + nama_akhir Gelar = [ Tuan | Nyonya | Nona | Doktor | Profesor ]

Nama Pertama = karakter_valid Nama_Tengah = karakter_valid Nama_Akhir = karakter_valid

Karakter_Valid = [ A-Z | a-z | 0-9 | ‘ | - | | ]

2.2.7 Entity Relationship Diagram (ERD)

Entity Relationship Diagram adalah sebuah diagram yang mengGambarkan model relasi antar rancangan data tersimpan model relasi ini diperlukan untuk mengGambarkan struktur data dari relasi antar data (yang mungkin sangat komplek). Model data ERD dibentuk dari empat komponen dasar yaitu :

1. Entitas

Adalah segala sesuatu yang ada dan dapat dibedakan. Entitas dapat berupa orang, tempat, benda, peristiwa atau konsep yang bisa memberikan atau mengandung informasi.

2. Relasi

Hubungan antara entitas atau beberapa entitas jenis relasi yang ada di dalam database adalah sebagai berikut :

a. Relasi banyak ke satu (N – 1). b. Relasi banyak ke banyak (N – M). c. Relasi satu ke banyak (1 – N). d. Relasi satu ke satu (1 –1). 3. Atribut

Setiap entitas memiliki atribut-atribut atau elemen data yang mencirikan entitas tersebut.

4. Kunci (key)

Sebuah atribut atau set atribut yang nilainya mengidentifikasikan entitas secara unik dalam set entitas.

2.2.8 Spesifikasi Proses

Spesifikasi proses (PSPEC) digunakan untuk menggambarkan semua proses model aliran yang nampak pada tingkat akhir penyaringan. Kandungan dari spesifikasi proses dapat termasuk teks naratif, Gambaran bahasa desain program / program design language (PDL) dari algoritma proses, persamaan matematika, tabel,

diagram, atau bagan. Dengan memberikan sebuah PSPEC, berarti perekayasa perangkat lunak menciptakan sebuah spesifikasi mini yang dapat berfungsi sebagai sebuah langkah pertama dalam kreasi spesifikasi persyaratan perangkat lunak dan sebagai penuntun bagi desain komponen program yang akan mengimplementasikan program.

28

BAB III

PEMBAHASAN

3.1 Analisis

3.1.1 Analisis Sistem Berjalan

Analisis sistem berjalan merupakan suatu tahapan pemahaman terhadap sistem yang ada sekarang. Tahapan ini bertujuan untuk mengetahui mekanisme dan cara kerja dari sistem yang ada sekarang, proses-proses yang terlibat serta hubungan-hubungan antar proses yang terjadi untuk kemudian menjadi bahan masukan dalam rancangan sistem yang akan dibangun.

Analisis yang dilakukan dibuat menggunakan diagram alir Aplikasi, diagram alir ini dapat memberikan gambaran mengenai proses-proses yang terjadi di dalam sistem yang dapat berupa proses alir data dan proses-proses lainnya. Pada Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Berbasis Komputer di CV. BI-ENSI FESYENINDO, proses yang berjalan adalah pengelolaan data penggajian karyawan mingguan yang akan dibuatkan dalam sebuah perancangan sistem secara komputersisasi.

3.1.2 Flowmap Sistem Berjalan

Flowmap menunjukan alur dokumen-dokumen, berupa laporan dan formulir dan tembusannya serta prosedur-prosedur yang terjadi yang disajikan dalam Diagram Alir Dokumen, flowmap dari Perancangan Sistem Informasi Penggajian Karyawan Berbasis Komputer di CV. BI-ENSI FESYENINDO ini dapat dilihat pada gambar dihalaman selanjutnya.

3.1.3 Uraian Tekstual Sistem Berjalan

Untuk mengetahui prosedur dari sistem yang sedang berjalan dan mempelajari sistem yang ada, diperlukan suatu gambaran naratif melalui prosedur dari sistem yang saat ini berjalan, yaitu sebagai berikut:

1. Setiap karyawan diwajibkan untuk memasukan kartu pada mesin pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja

2. Kemudian staff sdm mengumpulkan absensi setiap karyawan dan memeriksa serta mentotal jumlah jam kerja, dan jam lembur untuk dimasukan kedalam jurnal harian.

3. Jurnal harian tersebut tersebut diserahkaan kepada koordinator bagian sdm untuk memindahkan data yang ada ke laporan absensi harian, setelah itu melaporkanya ke kepala divisi SDM setiap akhir periode.

4. Di akhir periode setelah laporan absensi harian di tanda tangani oleh kadiv SDM maka staff sdm bagian payroll akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada laporan absensi harian, potongan serta data karyawan untuk menentukan standar gaji kepada bagian keuangan. 5. setelah bagian SDM selesai melakukan perhitungan, maka bagian sdm membuat

laporan upah global dan laporan gaji bulanan untuk di berikan ke bagian keuangan.

6. Laporan upah global dan laporan gaji bulanan kemudian diperiksa dan di buat laporan transfer upah dan di tanda tangani oleh bagian keuangan yang kemudiah laporan upah global dan laporan transfer upah tersebut diserahkan ke direktur untuk di otorisasi.

7. Setelah diotorisasi laporan transfer upah tersebut kembali ke bagian payroll untuk mentransfer gaji karyawan ke bank sesuai dengan yang ada di laporan transfer upah. Laporan upah global dan laporan gaji karyawan bulanan diarsip di bagian keuangan. Dan bagian payroll mendistribusikan slip gaji ke karyawan, untuk karyawan periode 1 minggu sekali, penggajian dilakukan langsung tidak melalui transfer.

8. Bank memberikan duplikat bukti setor dan bagian keuangan memeriksa keabsahan bukti setor tersebut. bukti setor kemudian di berikan kebagian akuntansi untuk dijurnal dan posting kebuku besar.

9. Untuk karyawan bagian produksi, periode penggajian dilakukan 1 minggu per periode dan langsung dibayarkan oleh kasir, sementara untuk staff kantor penggajian dilakukan per bulan.

3.1.4 Analisa Kebutuhan Perangkat Keras

Kebutuhan perangkat keras untuk menunjang rancangan ini adalah sebagai berikut: Server:

a. Processor Pentium 4 (2.66 GHz) b. Mainboard (Support Pentium 4) c. Ram 2GB

d. VGA Card 64b e. Keyboard f. Monitor

g. Hardisk min 80 GB h. Mouse

Workstation sebanyak dua buah spesifikasi nya adalah sebagai berikut: a. Processor 1,8 GHZ (Pentium 4 atau AMD)

b. Mainboard (Support Pentium 4 atau AMD) c. Ram 1 Mb

d. VGA 64 Mb e. Keyboard f. Monitor

g. Hardisk min 40 Gb h. Mouse

i. DVD RW 52x

Printer:

a. Suatu alat yang digunakan untuk mengeluarkan cetakan karakter maupun gambar dengan menggunakan media misalnya kertas. Printer yang diusulkan adalah jenis Printer HP Deskjet D2566 Sebanyak 1 unit

Perangkat keras pendukung:

a. 1 unit hub yang memiliki RJ-45 sebanyak 8 port b. Kabel UTP

c. Connector RJ-45

Kebutuhan perangkat lunak yang dibutuhan untuk menunjang rancangan ini adalah sebagai berikut:

Server:

a. NOS (Network Operating Sistem) : Windows NT 2000 Server b. Software Database : Microsoft Access 2003

Workstation:

a. Operating Sistem : Windows XP b. Language Software : Visual basic 6.0 c. Aplikasi Software : Microsoft office 2003

Struktur sistem atau topologi yang digunakan dalam perancangan ini adalah topologi star:

3.2 Perancangan

3.2.1 Perancangan Database

Sebagai penunjang sistem pengolahan data dengan bantuan computer, maka harus menentukan rancangan database adapun gambar rancangan database yang diperlukan adalah sebagai berikut :

3.2.1.1 Entity Relational Database (ERD)

Gambar dibawah ini merupakan ERD dari sistem yang akan dirancang :

! " ! # $ % & ' ' ( ( '% ) ) & "

*

' " " !

' ' " % " % " " & % " " ' "

3.2.1.2 Physical Data Model (PDM)

Gambar berikut merupakan bentuk physical data model dari rancangan database :

Gambar 3.5 Physical Data Model (PDM)

NIK = NIK

NIK = NIK NIK = NIK

KODE_JABATAN = KODE_JABATAN

KODE_RUANG = KODE_RUANG KARYAWAN NIK varchar NAMA_LENGKAP varchar JENIS_KELAMIN varchar TEMPAT_LAHIR varchar TANGGAL_LAHIR date ALAMAT varchar KOTA varchar KODE_POS integer TELEPON_RU MAH varchar HANDPHONE varchar AGAMA varchar STATUS varchar NAMA_SUAMI_ISTRI varchar JUMLAH_ANAK integer NO_KTP varchar PEND_TERAKHIR varchar TGL_MSK_KERJA date STATUS_KARYAWAN varchar KODE_JABATAN varchar KODE_RUANG varchar JENIS_KARYAWAN varchar TGL_INPUT date STINFO varchar NO_REKENING varchar RUANG KODE_RUANG varchar NAMA_RUANG varchar JABATAN KODE_JABATAN varchar NAMA_JABATAN varchar GAJI_POKOK varchar UANG_MAKAN varchar TUNJANGAN_JABATAN varchar TUNJ_TR ANSPORT varchar

ABSENSI

NIK varchar JUMLAH_MASUK integer JUMLAH_TER LAMBAT integer JUMLAH_IZIN integer JUMLAH_SAKIT integer LAIN_LAIN varchar KETERANGAN varchar POTONGAN NIK varchar BULAN varchar KASBON varchar PEMBELIAN_KARYAWAN varchar PANTRY varchar BAKB varchar JAMSOSTEK varchar LEMBUR TANGGAL date NIK varchar JAM_LEMBUR date UANG_LEMBUR varchar UANG_MAKAN varchar LAIN_LAIN varchar KETERANGAN varchar

3.2.1.3 Perancangan Tabel Nama Tabel: Karyawan

Tabel 3.1

Rancangan Database Tabel Karyawan TABEL : KARYAWAN

Nama Field Deskripsi Type Data Ukuran Keterangan

NIK Nomor Induk

Karyawan

Text 6 Format : 999999

Contoh: 999.999

No Urut Karyawan

Kode Karyawan

JenisKelamin Jenis Kelamin Text 10 Row Source : "Laki-laki"; "Perempuan"

TempatLahir Tempat Lahir Text 35

TanggalLahir Tanggal Lahir Date/Time Format : dd mmmm yyyy

Alamat Alamat Tempat

Tinggal Text 50

kota Kota Text 20

KodePos Kode Pos Text 10

TeleponRumah Telepon Rumah Text 20 (9999)9999-9999

Handphone Handphone Text 20

Agama Agama Text

Row Source : "Islam";"Protestan"; "Katholik";"Budha";"Hindu"; "Lain-lain"

Status Status Text Row Source : "Nikah";"Belum

Menikah";"Janda";"Duda"

NamaSuami/Istri Nama

Suami/Istri Text 30

JumlahAnak Jumlah Anak Number Size : Byte, Input Mask : 99 "Orang"

NoKTP NoKTP Text 30

PendidikanTerakhir Pendidikan

Terakhir Text

Row Source : "SD";"SMP";"SMA";"D1"; "D3";"S1";"S2";"S3";"Lain-lain" TanggalMasukKerja Tanggal Masuk

Kerja Date/Time

dd mmmm yyyy

StatusKaryawan Status Karyawan Text Row Source : "Tetap";"Kontrak"

KodeJabatan Kode Jabatan Text 30

KodeRuang Kode Ruang Text 5 Input Mask : 99999

JenisKaryawan Jenis

Karyawan Text 5

Row Source : "S1"; "S2";"S3”

TglInput Tgl Input Date/Time dd mmmm yyyy

StInfo St Info Text 30

NoRekening No

Nama Tabel : Absensi

Tabel 3.2

Rancangan Database Tabel Absensi TABEL : ABSENSI

Nama Field Deskripsi Type Data Ukuran Keterangan

Tanggal Tanggal Date/Time Mmmm yyyy

NIK No induk

Karyawan

Text

6 Format : 999999

Contoh: 999.999

No Urut Karyawan

Kode Karyawan

JumMasuk Jumlah Masuk Number Byte

JumTerlambat Jumlah _Terlambat Number Byte

JumIzin Jumlah Izin Number Byte

JumSakit Jumlah Sakit Number Byte

Lain2 Lain-lain Number Byte

Ket Keterangan Text 30

Nama Tabel : Lembur

Tabel 3.3

Rancangan Database Tabel Lembur TABEL : LEMBUR

Nama Field Deskripsi Type Data Ukuran Keterangan

Tanggal Tanggal Date/Time Mmmm yyyy

NIK No induk

Karyawan Text 6

Format : 999999 Contoh: 999.999

No Urut Karyawan

Kode Karyawan

JamLembur Jam Lembur Number Byte

UangLembur Uang Lembur Currency Format : "Rp. "#,##0.00

UangMakanLembur Uang Makan

Lembur Currency Format : "Rp. "#,##0.00

Lain-lain Lain-lain Currency Format : "Rp. "#,##0.00

Keterangan Keterangan Text 30

Nama Tabel : Potongan

Tabel 3.4

Rancangan Database Tabel Potongan TABEL : POTONGAN

Nama Field Deskripsi Type Data Ukuran Keterangan

Tanggal Tanggal Date/Time Mmmm yyyy

NIK No induk

Karyawan Text 6

Format : 999999 Contoh: 999.999

No Urut Karyawan

Kode Karyawan

Kasbon Kasbon Currency "Rp. "#,##0.00

Pembelian kredit Pembelian kredit Currency "Rp. "#,##0.00

Pantry Pantry Currency "Rp. "#,##0.00

BAKB BAKB Currency "Rp. "#,##0.00

Jamsostek Jamsostek Currency "Rp. "#,##0.00

Nama Tabel : Jabatan

Tabel 3.5

Rancangan Database Tabel Jabatan TABEL JABATAN

Nama Field Deskripsi Type Data Ukuran Keterangan

Kode Jabatan Kode Jabatan Text 10

Nama Jabatan Nama Jabatan Text 30

GajiPokok Gaji Pokok Currency "Rp. "#,##0.00

UangMakan Uang Makan Currency "Rp. "#,##0.00

TunjanganJabatan Tunjangan

Jabatan Currency "Rp. "#,##0.00

TunjanganTransportasi Tunjangan

Nama Tabel : Ruang

Tabel 3.6

Rancangan Database Tabel Ruang TABEL JABATAN

Nama Field Deskripsi Type Data Ukuran Keterangan

KodeRuang KodeRuang Text 5 Input Mask : 99999

Contoh : 01001

Kode Divisi Posisi Ruangan

NamaRuang NamaRuang Text 30 Size : 30

Uraian Item Data

Tabel 3.7 Integritas Data

3.2.1.4Perancangan Proses Spesifikasi Modul

Nama modul : Entry Absensi

Input : NIK, Jumlah masuk, jumlah Terlambat, Jumlah Sakit, Lain-lain, Keterangan Keterangan

Output : Laporan Absensi Harian

Algotitma : if click Command Button Simpan then Select

(NIK, Jumlah Masuk, Jumlah Terlambat, Jumlah Sakit, Lain-lain, Keterangan)

Else Exit Form End If

Spesifikasi Modul

Nama modul : Entry Lembur

Input : NIK jam Lembur, Uang makan lembur, lain_Lain, keterangan. Output : Rekap Lembur

Algotitma : if click Command Button Simpan then Select

(NIK, jam Lembur, Uang makan lembur, lain_Lain, keterangan.)

Else Exit Form End If

Spesifikasi Modul

Nama modul : Entry Potongan

Input : NIK, jumlah Potongan. Output : Rekap potongan

Algotitma : if click Command Button Simpan then Select

(NIK, Kasbon, pembelian Kredit, Pantry, BAKB, Jamsostek.) Else

Exit Form End If

3.2.2 Perancangan Sistem Baru

Sub ini berisi tentang rencana perubahan yang terjadi dari sistem lama ke sistem baru. Perubahan sistem tersebut diantaranya:

a. proses pembuatan laporan rekap absensi, upah global, laporan gaji bulanan karyawan maupun rekapan daftar potongan dilakukan secara terkomputerisasi b. proses pembuat laporan transfer upah secara terkomputerisasi.

c. proses penggajian karyawan mingguan (upah) dilakukan secara terkomputerisasi. d. Membuat slip gaji secara terkomputerisasi.

3.2.2.1 Persyaratan Sistem Baru

Sub bab ini berisi tentang penjelasan tentang aliran sistem baru, data dictionary dan kendala perancangan diuraikan sebagai berikut :

a. proses 2.0

Proses pembuatan rekap absensi yang awalnya berdasarkan manual, akan dirancang untuk menggunakan program secara komputerisasi dengan cara menginput rekap absensi ke dalam database.

b. proses 3.0

Proses perhitungan gaji karyawan khususnya karyawan upahan yang pada awalnya berdasarkan manual, akan dirancang menggunakan database, serta pembuatan slip gaji setelah perhitungan dilakukan secara terkomputerisasi. c. proses 4.0

Proses pembuatan Laporan Transfer Upah yang awalnya berdasarkan manual saat ini pembuatan laporan di buat secara terkomputerisasi.

3.2.2.2 Context Diagram

3.2.2.3 DFD Level 0

Gambar 3.7 DFD Level 0

3.2.2.4 Perancangan Alur Sistem Baru

Bagian ini berisi penjelasan sistem baru secara menyeluruh dan bukan hanya berisi perubahan sistem lama yang telah dijabarkan pada bagian aliran informasi sistem baru diatas. Uraian sistem baru ini dilengkapi dengan penjelasan tentang lingkup otomatisasi dan uraian tentang struktur komputer yang dibutuhkan jika sistem baru ini diterapkan diperusahaan.

Berikut uraiannya:

1. Setiap karyawan diwajibkan untuk memasukan kartu pada mesin pencatat waktu sebelum dan sesudah bekerja

2. Kemudian staff sdm mengumpulkan absensi setiap karyawan dan memeriksa serta mentotal jumlah jam kerja, dan jam lembur untuk dimasukan kedalam jurnal harian.

3. Jurnal harian tersebut tersebut diserahkaan kepada koordinator bagian sdm untuk memindahkan data yang ada ke laporan absensi harian secara komputerisasi, setelah itu melaporkanya ke kepala divisi SDM setiap akhir periode.

4. Di akhir periode setelah laporan absensi harian di tanda tangani oleh kadiv SDM maka staff sdm bagian payroll akan menghitung jumlah gaji yang harus dibayarkan, berdasarkan data yang ada pada laporan absensi harian, potongan serta data karyawan untuk menentukan standar gaji kepada bagian keuangan dengan cara menginput data data tersebut kedatabase.

5. setelah penginputan data gaji selesai maka bagian SDM mecetak laporan upah global dan laporan gaji karyawan bulanan secara komputerisasi.

6. Laporan upah global dan laporan gaji karyawan bulanan kemudian diperiksa dan di buat laporan transfer upah dan di tanda tangani oleh bagian keuangan yang kemudiah laporan transfer upah tersebut diserahkan ke direktur untuk di otorisasi.

7. Setelah diotorisasi laporan transfer upah tersebut kembali ke bagian payroll untuk mentransfer gaji karyawan ke bank sesuai dengan yang ada di laporan transfer upah. Laporan upah global dan laporan gaji karyawan bulanan diarsip di bagian keuangan. Dan bagian payroll mencetak dan mendistribusikan slip gaji ke karyawan. Untuk karyawan periode 1 minggu sekali penggajian dilakukan langsung tidak melalui transfer.

8. Bank memberikan duplikat bukti setor dan bagian keuangan memeriksa keabsahan bukti setor tersebut. bukti setor kemudian di berikan kebagian akuntansi untuk dijurnal dan posting kebuku besar.

9. Untuk karyawan bagian produksi periode penggajian dilakukan 1 minggu per periode dan langsung dibayarkan oleh kasir, sementara untuk staff kantor penggajian dilakukan 4 minggu per periode.

3.2.2.5 Uraian Sistem Rinci Pertransaksi

Sub bab ini berisi tentang uraian rinci setiap proses atau transaksi dalam system baru yang diusulkan. Digambarkan dalam DFD Level 1 yang dilengkapi batas otomatisasi disertai penjelasan tekstual/naratif. Berikut gambarnya:

Gambar 3.8 DFD Level 1 Proses 2.0 Penjelasan :

Pada DFD level 1 proses 2.0 yang telah mengalami perubahan yaitu yang telah terkomputerisasi dapat terlihat pada gambar diatas yang telah diberi lingkaran. Pada proses membuat rekap kehadiran karyawan dalam proses tersebut dilakukan secara terkomputerisasi baik itu proses penginputan jumlah kehadiran karyawan maupun pencetakan laporan absensi harian.

Gambar 3.9 DFD Level 1 Proses 3.0

Penjelasan :

Pada DFD level 1 proses 3.0 yang telah mengalami perubahan yaitu yang telah terkomputerisasi dapat terlihat pada gambar diatas yang telah diberi lingkaran. Pada proses menghitung gaji dilakukan secara terkomputerisasi dengan menginput absensi harian, lembur dan jumlah potongan ke dalam database. Dalam proses ini pembuatan rekap laporan laporan upah global, laporan gaji bulanan karyawan, dan slip gaji dilakukan secara terkomputerisasi.

%& & '

+,-& './ %+,-&

0

%

0 / !

+,1 " / % %& & ' % %& 22 & '/ 22 %/

Penjelasan :

Pada DFD level 1 proses 4.0 yang telah mengalami perubahan yaitu yang telah terkomputerisasi dapat terlihat pada gambar diatas yang telah diberi lingkaran. Pada saat membuat dan mencetak laporan transfer upah dilakukan secara terkomputerisasi.

3.2.2.6 Kamus Data

1. Laporan Absensi Harian

Data Dictionary : Data store Nama : Laporan Absensi Harian

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui prestasi dan kehadiran kerja karyawan Volume : 3 Dokumen per bulan

Akses : Setiap Periode Penggajian selesai.

Retensi : 6 Bulan, dapat dimusnahkan setelah 5 tahun Struktur Data

Tanggal + NIK + Nama + Bagian + Jabatan + Jam_Lembur_(jam)+ Jumlah_Jam kerja_(jam)

2. Rekapitulasi Daftar Potongan

Data Dictionary : Data store Nama : Rekapitulasi Daftar Potongan

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui jumlah potongan karyawan Volume : 3 dokumen per bulan

Akses : Setiap Periode Penggajian

Retensi : 6 Bulan, dapat dimusnahkan setelah 5 tahun Struktur Data

NIK + Nama + Piutang_kasbon + Piutang_Baju+ Uang_Makan+ BAKB + Jamsostek + Lain-lain + Jumlah

3. Laporan Upah Global

Data Dictionary : Data store Nama : Laporan Upah Global

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui jumlah gaji keseluruhan karyawan di setiap Divisinya

Volume : 3 dokumen per bulan Akses : setiap periode penggajian

Retensi : 6 Bulan, dapat dimusnahkan setelah 5 tahun Struktur Data

NPP + Nama + Divisi + Jabatan+ Hari_Kerja+ Gaji_pokok + Jumlah_Pendapatan + Jumlah_diterima + Jumlah_Potongan + Total_Bayar

4. Laporan Gaji Karyawan Bulanan

Data Dictionary : Data store Nama : Laporan Gaji Karyawan Bulanan

Keterangan : Berfungsi untuk mengetahui jumlah rinci gaji karyawan setiap bulannya

Volume : 3 dokumen per bulan Akses : setiap periode penggajian

Retensi : 6 Bulan, dapat dimusnahkan setelah 5 tahun Struktur Data

No +NIK + Nama_Lengkap + Gaji_Pokok + Tunjangan_Jabatan+ Uang_Makan+ Uang _Makan_Lembur + Tunjangan_transportasi + Lain_Lain + Jumlah_Penghasilan + Kasbon + Pembelian_Karyawan + Pantry + BAKB +Jamsostek + Jumlah_Potongan + Total_Pendapatan

5. Laporan Transfer Upah Sistem

Data Dictionary : Data store Nama : Laporan Transfer Upah

Keterangan : Berfungsi untuk pengetahui daftar gaji dan nomor rekening penerima gaji.

Volume : 2 dokumen perbulan Akses : setiap periode penggajian

Retensi : 6 Bulan, dapat dimusnahkan setelah 5 tahun Struktur Data

No +NIK + Nama_Lengkap + No_Rekening + Total_Gaji+ Potongan_ADM+ Bruto + Total_Potongan + Netto

3.2.3 Perancangan Antar Muka

Bagian ini menjelaskan tentang format input / output disertai penjelasan mengenai fungsi, dan uraian cara penggunaan untk antar muka dilayar.

Berikut gambar rancangan dialog Screen:

3.2.3.1Struktur Menu

STRUKTUR MENU Sistem Penggajian Karyawan

Gambar 3.11 Perancangan Struktur Menu Sistem Penggajian Karyawan Menu Utama

Sistem Penggajian Karyawan

Form Potongan Form Lembur Form Absensi Form Jabatan Form Ruang

Form Karyawan Rekap Absensi

Rekap Daftar Potongan

Laporan Gaji Karyawan Bulanan

Laporan Transfer Upah

Laporan Upah Global

Slip Gaji Karyawan

Data master Laporan

3.2.3.2Rancangan Menu Program 1. Perancangan Form Login

Gambar 3.12 Perancangan Form Login User

Form Login digunakan untuk user agar dapat masuk ke program utama. Cara penggunaan:

a. Kode User diisi dengan nama user

b. Password diisi dengan kata kunci yang hanya diketahui oleh user tersebut. c. Klik tombol OK jika kode user dan password diisi dengan benar

d. Klik tombol Cancel jika tidak mengetahui kode user dan password, dan aplikasi penggajian akan keluar.

2. Perancangan Form Menu Utama

Gambar 3.13 Perancangan Form Menu Utama

Form ini merupakan form utama dari program yang dirancang, didalamnya akan berisi pilihan menu yang dapat dipilih user sesuai dengan kebutuhan.

Cara Penggunaan :

a. Klik Karyawan untuk membuka form karyawan b. Klik Ruang untuk membuka form Ruang c. Klik Jabatan untuk membuka form Jabatan d. Klik Absensi untuk membuka form Absensi e. Klik Lembur untuk membuka form Lembur f. Klik Potongan untuk membuka form Potongan g. Klik Gaji untuk membuka form Gaji

h. Klik Kartu NIK untuk melihat tampilan Kartu NIK

j. Klik Rekap Daftar Potongan untuk melihat tampilan Rekap Daftar Potongan k. Klik Laporan Gaji Karyawan Bulanan untuk melihat tampilan Laporan Gaji

Karyawan Bulanan

l. Klik laporan Transfer Upah untuk melihat tampilan Laporan Transfer Upah m. Klik Laporan Upah Global untuk melihat tampilan Laporan Upah Global n. Klik Slip Gaji Karyawan untuk melihat tampilan Slip Gaji Karyawan o. Tekan tombol Exit untuk keluar dari aplikasi penggajian.

3. Perancangan Form Data Karyawan

Form ini merupakan rancangan form dimana data semua karyawan akan disimpan, data ini nantinya akan digunakan untuk mengolah data gaji karyawan.

Cara Penggunaan :

a. Tekan tombol Baru untuk mengisi data karyawan baru

b. Tekan tombol Simpan untuk menyimpan data yang telah diisi

c. Tekan tombol Batal untuk membatalkan pengisian dan penyimpanan data karyawan

d. Tekan tombol Hapus untuk menghapus data karyawan e. Tekan tombol Cetak untuk mencetak Kartu NIK

f. Tekan tombol Rubah untuk merubah data karyawan lama.

g. Tekan tombol Cari untuk pencarian data karyawan dan akan muncul Form List Karyawan.

h. Tekan tombol panah Kiri dan Kanan untuk melihat karyawan sebelumnya dan sesudahnya.

4. Perancangan Form Input Data Golongan

Gambar 3.15 Perancangan Form Input Data Golongan

Form input data golongan adalah program yang digunakan untuk

memasukkan data golongan perusahaan, artinya tingkat golongan yang digunakan dalam perusahaan dimasukkan melalui form ini. Dimana setiap pegawai yang berkerja dalam perusahaan pasti memiliki tingkat golongan tertentu.

5. Perancangan Form Input Data Jabatan

Form input data jabatan adalah program yang digunakan untuk memasukkan data jabatan perusahaan , artinya jenis jabatan yang digunakan dalam perusahaan dimasukkan melalui form ini. Dimana setiap pegawai yang berkerja dalam perusahaan pasti memiliki jabatan tertentu.

6. Perancangan Form Input Daftar Absensi

Gambar 3.17 Perancangan Input Form Daftar Absensi

Form input data absensi adalah program yang digunakan untuk memasukkan data-data absen dari setiap pegawai yang datang untuk berkerja di dalam perusahaan.

7. Perancangan Form Input Daftar Lembur

Gambar 3.18 Perancangan Form Input Daftar Lembur

Form input data lembur adalah program yang digunakan untuk memasukkan

8. Perancangan Menu Gaji

Gambar 3.19 Perancangan Form Pengolahan Gaji Karyawan

Form gaji merupakan form dimana proses perhitungan Gaji karyawan dibayarkan, disini terdapat pilihan manu untuk memilih Periode Penggajian baik itu Bulanan maupun Mingguan, sehingga proses penggajian untuk karyawan bag. Produksi yang dilakukan secara minggua dapat diproses melalui form ini. Selain itu setelah gaji di proses Slip gaji juga bisa langsung dicetak untuk diberikan langsung kepada karyawan.

9. Perancangan Laporan Rekap Absensi Nama Dokumen : Rekap Absensi

Fungsi : Sebagai laporan absensi kehadiran karyawan per bulan. Tampilan :

10. Perancangan Laporan Gaji Karyawan Bulanan Nama Dokumen : Laporan Gaji Karyawan Bulanan

Fungsi : Sebagai Laporan jumlah rinci gaji karyawan yang dibayarkan per bulan.

Tampilan :

11. Perancangan Laporan Upah Global Nama Dokumen : Laporan Upah Global

Fungsi : Sebagai laporan jumlah gaji karyawan per divisi.

12. Perancangan Laporan Transfer Upah Nama Dokumen : Laporan Transfer Upah

Fungsi : Sebagai laporan untuk mentransfer gaji karyawan ke bank.

65

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1 Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis permasalahan maka penulis dapat menarik kesimpulan sebagai berikut:

1. Perancangan sistem yang diuat ini dapat memudahkan dalam tahapan pengembangan sistem selanjutnya yaitu tahapan coding dan implementasi program apabila kemudian hari program ini akan dibangun.

2. Sistem ini dirancang untuk dapat mengelola data penggajian karyawan untuk periode mingguan serta dapat mencetak beberapa laporan yaitu, laporan rekap absen, upah global, laporan transfer upah dan laporan gaji bulanan serta slip gaji untuk gaji/upah karyawan mingguan.

4.2 Saran

Beberapa saran yang penulis sampaikan dari hasil perancangan sistem ini adalah sebagai berikut :

1. Perlu pelatihan dan pengenalan system yang diusulkan terhadap bagian yang terkait sebelum system ini dibangun dan diimplementasikan.

2. Agar perusahaan lebih siap dalam menghadapi era globalisasi sebaiknya pihak perusahaan melakukan komputerisasi dalam pekerjaannya

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

RAJ OGANDA PUTRA

10109793

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

66

[1] Amsyah, Zulkifli. 2003, Manajemen Sistem Informasi, Penerbit PT.Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

[2] Davis, Gordon B. 1984, Sistem Informasi Manajemen, Penerbit PT. Pustaka Binaan Pressindo, Jakarta.

[3] E.S.Margianti dan D. Suryadi. 1995, Seri diktat kuliah : Sistem Informasi Manajemen. Penerbit GunaDarma, Jakarta.

[4] Hamidin, Dini. 2005, Modul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi (ANSI). Bandung.

[5] Husni. 2004, Pemograman Database dengan Delphi. Yogyakarta. Graha Ilmu.

[6] Jogiyanto, H. M, 1991, Analisis Dan Desain Sistem Informasi : Pendekatan terstruktur Teori Dan Aplikasi Bisnis, Penerbit Andi, Yogyakarta.

[7] Kristanto, Harianto. 1994, Konsep dan Perancangan Database, Andi Offset. Jakarta

[8] Susanto, Azhar. 2002, Sistem Informasi Manajemen, Edisi 2, Penerbit Lingga Jaya, Bandung.

Nama Lengkap : Raj Oganda Putra, Amd

Tempat Lahir : Pangkalpinang

Tanggal Lahir : 09 April 1986

Jenis Kelamin : Laki – Laki

Agama : ISLAM

Kewarganegaraan : Indonesia

Alamat : Jln. Waruga Jaya, Gg. Ijan No.25 RT/RW 01/05

Kec. Parongpong, Kab. Bandung 40559

Status Perkawinan : Belum Menikah

No. Handphone : 085-220-225405

Email : raymetal@gmail.com

Tinggi Badan : 166 Cm

Berat Badan : 61 Kg

Golongan Darah : B

Hobi : - Olahraga

- Musik - Komputer

2009 – Sekarang : Jurusan Teknik Informatika Unikom, Bandung

2003 – 2006 : Jurusan Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia, Bandung

IPK : 3.18 (Skala 4.00)

2000 – 2003 : SMU Negeri 3 Pangkalpinang

1997 – 2000 : SLTP Negeri 3 Pangkalpinang

1991 – 1997 : SD Negeri 85 Pangkalpinang

Sistem Operasi : Windows 9X, Windows 2000 & 2003 Server, Windows XP

Database : MySQL, Ms. Access, Ms. SQL Server 2000

Desain Grafis : Adobe Photoshop CS, Macromedia Fireworks

Arsitektur Software : Power Designer 6.0

Multimedia : Ulead 10, Cool Edit Pro

Spesialisasi : - Jaringan Berbasis Local Area Network (LAN).

- Troubleshooting Hardware dan Software. - Internet Environment.

2006 Microsoft Certified Desktop Support Technician (MCDST)

“Supporting Users and Troubleshooting a Microsoft® Windows® XP Operating System”

Score : 1000 (Skala 1000)

"

#

"

#

"

#

"

#

22 Feb 2006 – 22 Apr 2006 : Kerja Praktek di BAPESITELDA ( Badan Pengembangan

Sistem Informasi dan Telematika Daerah ) Bandung, Jawa Barat.

29 Jan 2007 – 11 Mar 2009 : PT. Nuansa Cerah Informasi (Posisi : Staff IT)

- Implementasi SIM RS Bhaktiasih, Tangerang.

- Implementasi SIM Klinik Spesialis Griya Medika, Batam. - Implementasi SIM RS Otorita Batam, Batam.

Demikian Curriculum Vitae ini saya buat dengan sebenarnya.

Bandung, Januari 2011

64

12.

Perancangan Laporan Transfer Upah

Nama Dokumen : Laporan Transfer Upah

Fungsi : Sebagai laporan untuk mentransfer gaji karyawan ke bank.

65

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1

Kesimpulan

Berdasarkan hasil analisis permasalahan maka penulis dapat menarik

kesimpulan sebagai berikut:

1.

Perancangan sistem yang diuat ini dapat memudahkan dalam tahapan

pengembangan sistem selanjutnya yaitu tahapan

coding

dan implementasi

program apabila kemudian hari program ini akan dibangun.

2.

Sistem ini dirancang untuk dapat mengelola data penggajian karyawan untuk

periode mingguan serta dapat mencetak beberapa laporan yaitu, laporan rekap

absen, upah global, laporan transfer upah dan laporan gaji bulanan serta slip gaji

untuk gaji/upah karyawan mingguan.

4.2

Saran

Beberapa saran yang penulis sampaikan dari hasil perancangan sistem ini

adalah sebagai berikut :

1.

Perlu pelatihan dan pengenalan system yang diusulkan terhadap bagian yang

terkait sebelum system ini dibangun dan diimplementasikan.

2.

Agar perusahaan lebih siap dalam menghadapi era globalisasi sebaiknya pihak

perusahaan melakukan komputerisasi dalam pekerjaannya

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI

PENGGAJIAN KARYAWAN BERBASIS KOMPUTER

DI CV. BI-ENSI FESYENINDO BANDUNG

KERJA PRAKTEK

Diajukan untuk Memenuhi

Tugas Mata Kuliah Kerja Praktek

Program Strata Satu Jurusan Teknik Informatika

Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer

Universitas Komputer Indonesia

RAJ OGANDA PUTRA

10109793

JURUSAN TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

BANDUNG

66

DAFTAR PUSTAKA

[1]

Amsyah, Zulkifli. 2003,

Manajemen Sistem Informasi,

Penerbit PT.Gramedia

Pustaka Utama, Jakarta.

[2] Davis, Gordon B. 1984,

Sistem Informasi Manajemen

, Penerbit PT. Pustaka

Binaan Pressindo, Jakarta.

[3] E.S.Margianti dan D. Suryadi. 1995, Seri diktat kuliah :

Sistem Informasi

Manajemen

. Penerbit GunaDarma, Jakarta.

[4]

Hamidin, Dini. 2005,

Modul Analisis dan Perancangan Sistem Informasi

(ANSI).

Bandung.

[5]

Husni. 2004,

Pemograman Database dengan Delphi

. Yogyakarta. Graha Ilmu.

[6]

Jogiyanto, H. M, 1991,

Analisis Dan Desain Sistem Informasi

:

Pendekatan

terstruktur Teori Dan Aplikasi Bisnis

, Penerbit Andi, Yogyakarta.

[7]

Kristanto, Harianto. 1994,

Konsep dan Perancangan Database,

Andi Offset.

Jakarta

[8]

Susanto, Azhar. 2002,

Sistem Informasi Manajemen

, Edisi 2, Penerbit Lingga

Jaya, Bandung.

Raj Oganda Putra, Amd raymetal@gmail.com

Nama Lengkap

:

Raj Oganda Putra, Amd

Tempat Lahir

:

Pangkalpinang

Tanggal Lahir

:

09 April 1986

Jenis Kelamin

:

Laki – Laki

Agama

:

ISLAM

Kewarganegaraan

:

Indonesia

Alamat

:

Jln. Waruga Jaya, Gg. Ijan No.25 RT/RW 01/05

Kec. Parongpong, Kab. Bandung 40559

Status Perkawinan

:

Belum Menikah

No. Handphone

:

085-220-225405

Email

:

raymetal@gmail.com

Tinggi Badan

:

166 Cm

Berat Badan

:

61 Kg

Golongan Darah

:

B

Hobi

:

- Olahraga

- Musik - Komputer

2009 – Sekarang

:

Jurusan Teknik Informatika Unikom, Bandung

2003 – 2006

:

Jurusan Teknik Informatika Politeknik Pos Indonesia, Bandung

IPK : 3.18 (Skala 4.00)

2000 – 2003

:

SMU Negeri 3 Pangkalpinang

1997 – 2000

:

SLTP Negeri 3 Pangkalpinang

1991 – 1997

:

SD Negeri 85 Pangkalpinang

Sistem Operasi

:

Windows 9X, Windows 2000 & 2003 Server, Windows XP

Database

:

MySQL, Ms. Access, Ms. SQL Server 2000

Desain Grafis

:

Adobe Photoshop CS, Macromedia Fireworks

Arsitektur Software

:

Power Designer 6.0

Multimedia

:

Ulead 10, Cool Edit Pro

Spesialisasi

:

- Jaringan Berbasis Local Area Network (LAN).

- Troubleshooting Hardware dan Software. - Internet Environment.

Raj Oganda Putra, Amd raymetal@gmail.com

!

!

!

!

2006

:

Microsoft Certified Desktop Support Technician (MCDST)

“Supporting Users and Troubleshooting a Microsoft® Windows® XP Operating System”

Score : 1000 (Skala 1000)

"

#

"

#

"

#

"

#

22 Feb 2006 – 22 Apr 2006

:

Kerja Praktek di BAPESITELDA ( Badan Pengembangan

Sistem Informasi dan Telematika Daerah ) Bandung, Jawa Barat.

29 Jan 2007 – 11 Mar 2009

:

PT. Nuansa Cerah Informasi (Posisi : Staff IT)

- Implementasi SIM RS Bhaktiasih, Tangerang.

- Implementasi SIM Klinik Spesialis Griya Medika, Batam. - Implementasi SIM RS Otorita Batam, Batam.

Demikian Curriculum Vitae ini saya buat dengan sebenarnya.

Bandung, Januari 2011