MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI (2)
[MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
DISUSUN OLEH :
Sri Wahyuni (13422091)
DOSEN PENGAMPUH : Nirmala, Dra.
IAIN RADEN FATAH PALEMBANG
FAKULTAS ADAB JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
TAHUN AJARAN 2014
0
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu
perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit organisasi yang menunjang perguruan tinggi
dalam mencapai tujuannya. Yang termasuk ke dalam pengertian perpustakaan perguruan
tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik
perpustakaan universitas, fakultas, jurusan, dan lembaga. Perpustakaan perguruan tinggi
mempunyai
tugas
mengumpulkan,
mengolah,
memelihara,
melestarikan
dan
mendayagunakan informasi dalam bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang
bersangkutan (local content) maupun dari pihak luar.
Manajemen Strategik dimaksudkan untuk meluruskan kapasitas internal organisasi
dengan permintaan lingkungan eksternal yang diperlukan untuk mengalokasikan sumber daya
manusia dan sumber daya agar menjadi bermakna. Proses manajemen strategik pada dasarnya
mengimplementasikan strategi untuk mencapai tujuan organisasi (Rowe dkk, 1990:2 dan
Wheelen & Hunger, 1987:4).
Pengimplementasian strategi adalah kegiatan dalam mengelola kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman untuk keberlangsungan kegiatan operasional yang memerlukan
ketrampilan pemimpin untuk memberi motivasi serta mensyaratkan koordinasi diantara
banyak orang dan merupakan aktivitas yang bersifat administratif (Thompson & Strickland,
1987:19).
Pengimplementasian strategi memperhatikan aspek-aspek kepemimpinan, struktur
dan fungsi organisasi, kompetensi khusus SDM, sumber daya organisasi, komitmen SDM dan
budaya organisasi (Thompson & Strickland, 1987:205-262).
1
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
A. Pengertian Manajemen
Manajemen bersal dari bahasa Inggris yaitu management. Dalam bahasa Indonesia
manajemen mempunyai beberapa pengertian, antara lain : a) pemimpin, b) pengurus, c)
ketatalaksanaan, d) pengelolaan, e) pengendalian, dan f) pembinaan. Secara umum pengertian
manajemen adalah pengendalian dan pemanfatan semua faktor dan sumber daya, yang
menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu
tujuan kerja yang tertentu (Prajudi, 1982). Dan menurut KBBI terdapat dua pengertian
tentang manajemen.
Pertama, manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber daya secara efektif
untuk mencapai sasaran. Maksudnya adalah bahwa di dalam organisasi, baik sebagai wadah
yang sifatnya statis, maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis. Di dalamnya terdapat
suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua sumber daya yang dilakukan oleh manejer
(pemimpin) yang diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah ditentukan.
Kedua, manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya
perusahaan. Jadi di sini manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan
kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah dan legal, untuk menjalankan dan
mengoperasikan organisasi. Orang-orang tersebut memiliki tanggung jawab sepenuhnya, baik
secara formal maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian dan komando bagi
semua staf dan bawahan. Semua tergantung kepada pihak manajemen (Kamus Besar Bahasa
Indonesia, 1988). Berdasarkan pengertian di atas, dalam manajemen terdapat :
a. Kegiatan pengendalian dan pemanfaatan, yang dilakukan oleh orang atau orang-orang
yang berkedudukan sebagai pemimpin.
b. Faktor-faktor, dan unsur-unsur yang bersifat mendukung, menentukan, melengkapi atau
yang mempengaruhi, yang bersifat positif.
2
c. Sumber daya, bisa orang (SDM), barang, material, uang, sarana dan prasarana, waktu,
dan lain sebagainya, yang harus diberdayakan dan dimanfaatkan secara maksimal untuk
kepentingan organisasi.
d. Perencanaan, yakni sesuatu yang berdemensi waktu kedepan tentang segala sesuatu yang
dibutuhkan, seperti alternatif tenaga kerja dan lain sebagainya.
e. Tujuan tertentu, arah, target, sasaran yang akan diwujudkan pada jangka waktu tertentu.
Definisi Manajemen menurut para pakar yang lain, diantaranya :
1. Frederik Winslow Taylor,
Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan yang timbul
dalam pimpinan perusahaan dan organisasi lain.
2. Goerge Terry,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu dengan mempergunakan bantuan orang
lain.
3. L.A. Appley,
Keahlian untuk menggerakkan orang melakukan suatu pekerjaan.
4. M.P. Follet,
Seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
5. James Stonner
Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para
anggota organisasi dan penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
6. Encyclopedia of Social Sciences,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu yang diselenggarakan dengan pengawasan.
3
B. Pembentukan, Pembinaan, dan Pengembangan Perpustakaan
a. Pembentukan Perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh instansi atau lembaga tertentu, yang
menjadi atasan atau induk organisasi perpustakaan dalam rangka menunjang pencapaian visi
dan misi lembaga tersebut. Istilah perguruan tinggi, bukan berarti bahwa perpustakaan
tersebut harus selalu milik perguruan tinggi negeri. Tetapi bisa saja bersifat swasta, seperti
perguruan tinggi swasta atau yayasan. Pembentukan perpustakaan itu mesti sejalan dengan
keberadaan lembaga induknya. Apalagi perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga swasta
yang bersifat business oriented sehingga perhitungan untung-rugi menjadi pertimbangan
utama.
Meskipun perpustakaan bersifat fasilitatif sosial umum namun visi dan misinya tetap
mendukung lembaga induknya, dan perlu diingat bahwa perpustakaan tidak berdiri sendiri.
Pembentukan perpustakaan harus berdasarkan pertimbangan dan alasan tertentu yang kuat.
Ada beberapa alasan atau pertimbangan dalam pembentuka sebuah perpustakaan,
yaitu :
1. Telah direncanakan dan diputuskan dalam bentuk surat keputusan.
2. Merupakan satu keharusan, atau kelengkapan yang tak terpisahkan.
3. Telah tersedia sumber dana untuk penyelenggaraannya
4. Telah menjadi kebutuhan yang mendesak
5. Telah memiliki koleksi yang cukup banyak namun belum ada perpustakaannya.
6. Atas permintaan unit atau bidang atau divisi tertentu.
Ada 7 (tujuh) Unsur-unsur pokok yang diperlukan dalam pelaksanaan pembentukan sebuah
perpustakaan, yakni :
1. Surat keputusan pembentukan dan organisasi tata kerja,
4
2. Pembangunan gedung atau pengadaan ruangan,
3. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar/ pertama,
4. Pengadaan perlengkapan dan perabot,
5. Pengadaan metode/ teknik,
6. Pengadaan mata anggaran,
7. Pengangkatan kepala perpustakaan,
8. Pengisian pegawai atau staf yang diperlukan,
b. Pembinaan Perpustakaan
Pembinaan adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya
guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan
yang dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan pada jalur dan rel yang
benar sehingga dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di sekitarnya. Ada 10 macam
pembinaan yang harus dilakukan pada sebuah perpustakaan khususnya perpustakaan
perguruan tinggi, yaitu :
1. Status dan organisasi
2. Ketenagaan
3. Gedung, sarana dan prasarana
4. Koleksi
5. Layanan
6. Anggaran
7. Publikasi dan promosi
8. Mitra kerja dan jaringan
9. Penelitian dan pengembangan
10. Minat baca.
5
c. Pengembangan Perpustakaan
Sektor-sektor atau bidang-bidang yang perlu dikembangkan dalam sebuah perpustakaan
antara lain, adalah :
1. Pengembangan koleksi
2. Pengembangan sumber daya manusia
3. Pengembangan masyarakat pemakai
4. Pengembangan sistem layanan
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian perpustakaan mengalami
perkembangan. Perpustakaan diidentikkan dengan ruangan, koleksi, penyimpanan dan
pemanfaatan. Lasa Hs (1998) menyatakan bahwa perpustakaan merupakan system informasi
yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan
penyajian serta penyebaran informasi. Informasi meliputi produk intelektual dan artistic
manusia. Dalam melaksanakan aktivitas tersebut diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh
melalui pendidikan formal atau nonformal di bidang perpustakaan, dokumentasi dan
informasi.
Perpustakaan dititikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan
seperangkat system yang mengaturnya. Hal ini didasarkan pada pemikiran bahwa
perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan dan informasi
yang selalu berkembang seirama dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakatnya.
d. Peran Perpustakaan
Kebutuhan terhadap perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi dosen dan
mahasiswa untuk menyelenggarakan pembelajaran yang efisien. Hal ini semakin penting
dengan terjadinya transformasi pembelajaran dari metode konvensional ke pembelajaran
yang menekankan pada belajar mandiri. Transformasi metode pembelajaran tersebut
6
menyebabkan kebutuhan yang lebih besar terhadap pelayanan perpustakaan. Untuk
menyelenggarakan fungsi tersebut, perpustakaan harus mampu menerjemahkan kebutuhan
perubahan tersebut ke dalam kenyataaan operasional.
Perpustakaan harus mampu menambahkan beberapa dimensi lebih lanjut dalam upaya
menyediakan fasilitas untuk pembelajaran dalam rangka memenuhi kebutuhan mahasiswa.
Untuk itu, perpustakaan harus diperkuat sehingga memiliki kapasitas yang memadai untuk
mampu memberdayakan sivitas akademika melalui pelayanan yang disediakannya. Berbagai
aspek penyelenggaraan perpustakaan perlu mendapat perhatian untuk melihat sejauhmana
perpustakaan telah dijalankan secara proporsional sebagai bagian dari peyelenggaraan
keseluruhan fungsi perguruan tinggi.
e. Organisasi dan Manajemen
Perpustakaan di dalam perguruan tinggi pada umumnya merupakan satu sistem
terintegrasi. Selain perpustakaan induk bisa terdapat perpustakaan tingkat fakultas atau
bahkan pada tingkat departemen atau unit kerja lainnya. Tetapi dengan alas an efisiensi
semuanya berada dalam satu organisasi. Perpustakaan fakultas atau departemen biasanya
menjadi cabang dari perpustakaan induk. Dengan dukungan infrastruktur jaringan kampus
dan perangkat lunak aplikasi perpustakaan terintegrasi, manajemen dan operacional
perpustakaan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
Penyelenggaraan perpustakaan sebagai suatu organisasi harus dilakukan secara
mandiri dengan pengertian seluruh sumberdaya perpustakaan dikelola secara internal
termasuk manajemen keuangannya. Oleh karena itu, organisasi perpustakaan harus terdiri
dari sejumlah bagian. Organisasi tersebut dapat terdiri dari pimpinan, tata usaha, pengadaan,
pengatalogan, pelayanan pengguna, manajemen koleksi, dan perpustakaan cabang. Setiap
bagian dapat terdiri dari sejumlah tim yang beranggotakan tiga hingga enam orang sesuai
7
kebutuhan. Jika organisasi perpustakaan digabungkan dengan pelayanan sistem informasi,
seperti yang dilakukan pada beberapa PT belakangan ini, maka pelayanan sistem informasi
menjadi satu bidang tersendiri selain perpustakaan.
Dalam organisasi yang sering disebut information services biasanya terdapat dua
wakil kepala yang bertangung-jawab untuk masing-masing bidang. Penyatuan kedua
organisasi yang sebelumnya terpisah ini dilakukan dengan alasan efisiensi dan kemudahan
koordinasi. Perkembangan pesat sumberdaya elektronik dan ketergantungan perpustakaan
yang semakin tinggi terhadap sistem jaringan merupakan salah satu alasan penyatuannya.
C. Prinsip-Prinsip Organisasi Perpustakaan
Prinsip dari organisasi adalah suatu pangkal tolak atas terjadinya atau terciptanya suatu
tata hubungan. Prinsip itu mempunyai dua segi, yaitu 1) prinsip merupakan pangkal tolak
pikiran untuk memahami suatu tata hubungan, dan 2) prinsip merupakan suatu jalan atau
sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan atau kondisi yang kita kehendaki. Prinsip
organisasi merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin organisasi agar dapat
bergerak sebagai suatu kesatuan (Prajudi, 1982).
Ada beberapa prinsip organisasi perpustakaan, diantaranya :
1. Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan
2. Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogeny.
3. Setiap pelimpahan kekuasaan/ tanggung jawab dan tugas harus dilakukan dengan
tepat dan jelas.
4. Harus memiliki prinsip kesatuan komando.
5. Prinsip komunikasi
6. Harus ada pengecekan terhadap pelaksanaan perintah-perintah atasan.
8
7. Prinsip kontuinitas.
8. Memiliki prinsip saling asuh, asah dan asih antara unit lini dan staf.
9. Prinsip koordinasi
D. Fungsi Manajemen Perpustakaan
Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan guna memenuhi maksud atau
mencapai
tujuan.
Fungsi-fungsi
manajemen
untuk
diterapkan
di
perpustakaan
menyesuaikannya dengan tingkat atau level manajemen, yang dibedakan menjadi tiga tingkat,
yaitu :
1) manajemen tingkat puncak (top),
2) manajemen tingkat koordinator (eksekutif manager), dan
3) manajemen tingkat operasional.
Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen meliputi :
1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)
2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives)
3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy planning)
4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing)
5. Penganggaran (budgeting)
6. Penghitungan (renumeration)
7. Audit (auditing)
8. Pelaporan (reporting)
Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif manager) terdapat fungsifungsi sebagai berikut :
1. Pengarahan (directing)
2. Pengembangan eksekutif (executive development)
3. Supervisi (supervising)
9
4. Koordinasi (koordinating)
5. Pendisiplinan (disciplining)
Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional seorang manajer langsung
memimpin dan bertanggung jawab atas sesuatu operasional yang dijalankan oleh suatu unit
organisasi operasional. Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat
operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan sebagai berikut :
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organising)
3. Penggerakan (actuating), dan
4. Pengawasan (controlling)
Komponen manajemen perpustakaan
a. Pengorganisasian Perpustakaan
Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga tahap, yakni :
1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja
2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat pada tempat yang ditentukan
3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk
b. Keuangan
Perpustakaan PT harus memiliki sumber pendanaan yang tetap dengan pengelolaan
sendiri oleh perpustakaan. Seperti disebutkan di atas, besarnya anggaran belanja perpustakaan
berkisar lima persen dari total belanja operasional PT induknya. Anggaran belanja ini
diperoleh dari lembaga induknya yang berasal dari berbagai sumber pendanaan. Beberapa
perpustakaan dewasa ini membebankan anggaran perpustakaan langsung kepada mahasiswa
dalam bentuk fee yang langsung dikutip oleh PT pada saat diterima menjadi mahasiswa baru.
10
Perpustakaan biasanya tidak diperkenankan mengenakan tarif langsung kecuali untuk
pelayanan ekstra seperti penggunaan printer atau fotokopi.
Alokasi anggaran perpustakaan dapat menggunakan pola 50:25:25 persen masingmasing untuk koleksi, staf, dan peralatan/operasional. Setiap rupiah yang dibelanjakan oleh
perpustakaan harus disertai dengan pertanggung-jawaban yang tinggi. Isu akuntabilitas
semakin penting karena bagian terbesar dari belanja perpustakaan adalah bersumber dari
masyarakat. Alokasi anggaran belanja sebaiknya didasarkan pada kepentingan kelompok
pengguna yaitu jurusan atau program studi atau mata kuliah. Dengan demikian diharapkan
jurusan akan lebih aktif dalam memberikan masukan untuk pengadaan bahan pustaka
sehingga hasilnya benar-benar berpengaruh besar terhadap peningkatan kualitas pembelajaran
di masing-masing jurusan.
Anggaran belanja yang dihabiskan perpustakaan untuk pengadaan buku dibagi dengan
jumlah buku yang dipinjam dalam satu tahun, akan menunjukkan biaya
peminjaman satu buah buku. Demikian juga halnya dengan penggunaan jurnal elektronik.
Biaya berlangganan setahun dibagikan dengan jumlah artikel yang didownload (hardcopy
atau softcopy), akan diperoleh harga satuan artikel. Suatu perhitungan sederhana
menunjukkan bahwa fee yang dibayarkan oleh mahasiswa pemanfaatannya lebih efisien
dibandingkan dengan jika dibelanjakan sendiri oleh mahasiswa.
c. Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi adalah prioritas utama dalam suatu perpustakaan. Pemilihan
koleksi merupakan kunci pengembangan koleksi. Kerjasama yang baik antara dosen dan
pustakawan adalah suatu hal yang sangat menentukan dalam pemilihan koleksi. Untuk itu
pola komunikasi yang efisien dan efektif perlu dikembangkan sehingga pertukaran informasi
11
antara kedua belah pihak dapat berlangsung secara berkelanjutan. Dalam praktek pengadaan,
seleksi buku asing lebih ketat dibandingkan seleksi buku dalam negeri.
Pengadaan buku impor karena harganya yang tergolong mahal untuk ukuran
Indonesia, sebaiknya dilakukan setelah diperoleh rekomendasi dari dosen atau program studi.
Untuk penambahan eksemplar dan pemutakhiran edisi serta bahan referens kiranya
rekomendasi pustakawan sudah cukup. Untuk buku dalam negeri karena jumlah judul yang
terbatas, yang diperkirakan tidak lebih dari 1.000 judul setiap tahun untuk tingkat PT, seleksi
cukup dilakukan oleh pustakawan. Bahkan perpustakaan dapat langsung membeli semua
judul tersebut tanpa melakukan seleksi normal yang membutuhkan banyak waktu dan energi.
Untuk langganan paket jurnal elektronik, jenis database yang akan dilanggan dapat
didiskusikan bersama jurusan atau fakultas. Dalam berlangganan jurnal ini, salah satu hal
penting yang harus diperhitungkan adalah kapasitas bandwidth internet dan access point yang
harus disediakan. Langganan jurnal online yang tidak didukung dengan kapasitas bandwidth
dan access point yang memadai bisa menimbulkan ketidak-efisienan penggunaan anggaran
perpustakaan. Berdasarkan pengalaman biaya yang diperlukan untuk melanggan jurnal dan
biaya berlangganan bandwidth sama besarnya setiap tahun.
d. Organisasi Koleksi
Pengorganisasian koleksi yang baik akan meberikan kemudahan kepada pengguna
dan staf perpustakaan. Selanjutnya hal ini akan menarik minat yang lebih besar untuk
menggunakan koleksi perpustakaan. Pengorganisasian dimaksud tidak hanya berdasarkan
sistem klasifikasi tetapi juga pengelompokan bahan pustaka ke dalam koleksi tertentu, seperti
koleksi deposit, pinjam singkat (reserved), multimedia, koleksi cabang dan sebagainya.
Dalam suatu sistem perpustakaan perguruan tinggi yang kompleks, peran manajemen koleksi
sangat penting, termasuk untuk mengontrol perpindahan koleksi dari statu lokasi ke lokasi
12
lain, termasuk pengubahan kode lokasi pada cantuman database katalog ketika terjadi
pemindahan.
Penataan perpustakaan dewasa ini menyatukan rak buku, terminal komputer dan meja
baca, sehingga semua jenis sumberdaya informasi dapat diperoleh dalam radius yang tidak
terlalu berjauhan. Dukungan penyediaan jaringan tanpa kabel (WiFi) untuk penggunaan
komputer bergerak pribadi juga seharusnya dapat menjangkau seluruh sisi ruang gedung
perpustakaan. Penyediaan outlet listrik yang dapat dijangkau dari semua meja baca juga
sangat mendukung proses pembelajaran di perpustakaan.
Selain itu, karya sivitas akademika seharusnya dipublikasikan kepada masyarakat luas
melalui situs web dan sebaliknya akademisi memperoleh umpan balik untuk meningkatkan
kualitas dan mengembangkan secara terus menerus bidang yang mereka tekuni. Tugas seperti
itu, dengan dukungan teknologi saat ini dapat dengan lebih mudah dilakukan. Publikasi
elektronik terbukti lebih efisien dan efektif dibandingkan dengan publikasi cetak.
e. Akomodasi
Tata ruang yang ditata dengan baik akan memberikan kemudahan kepada pengguna
dan staf perpustakaan. Hal ini juga akan memudahkan pengawasan terhadap koleksi
perpustakaan. Tanda-tanda penunjuk (sign systems) mulai dari petunjuk utama hingga
petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan penting dalam memberikan
pelayanan yang baik kepada pengguna. Penyediaan sejumlah ruang diskusi untuk mendukung
proses pembelajaran juga perlu dilakukan.
Pengembangan ruang baca dengan dinding terbuka yang dekat dengan taman juga
semakin diminati oleh mahasiswa untuk menghilangkan kejenuhan dalam ruang tertutup.
Kita harus memanfaatkan iklim tropis di negara kita yang memungkinkan fasilitas tersebut
disediakan. Fasilitas seperti itu dapat digunakan oleh mahasiswa untuk belajar dan diskusi
13
kelompok kecil yang tidak memerlukan bahan pustaka cetak, cukup dengan kursi, meja dan
fasilitas WiFi.
f. Ketenagaan
Transfer informasi yang efektif sangat tergantung pada kualitas staf perpustakaan.
Karena kompleksnya perpustakaan perguruan tinggi diperlukan untuk menunjuk staf
profesional dengan kualifikasi tertentu yang akan bertanggung jawab atas berbagai jenis
pelayanan perpustakaan. Peningkatan karir dan kesejahteraan staf yang sepadan dengan
produktivitas kerja yang mereka hasilkan perlu diupayakan secara seimbang. Suatu
lingkungan kerja yang nyaman bagi staf juga perlu dikembangkan untuk meningkatkan rasa
bangga dan percaya diri mereka dalam melayani pengguna perpustakaan.
g. Pelayanan Teknis
Berfungsinya pelayanan teknis, sebagai dapur perpustakaan, dengan baik pada
akhirnya akan menyajikan pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi
bahan pustaka dan kemudahan mendapatkan informasi yang diinginkan banyak tergantung
pada kegiatan pengadaan bahan pustaka, pengatalogan dan pemeliharaan yang dilakukan di
bidang pelayanan teknis.
Pengatalogan bahan pustaka harus berjalan secara teratur, sehingga setiap minggu
sejumlah tertentu buku baru dapat dipamerkan secara teratur selama seminggu. Jika jumlah
perolehan buku misalnya mencapai lebih dari 10.000 eksemplar setahun, maka setiap minggu
akan dipamerkan sekitar 200 eksemplar buku baru. Ini menjadi daya tarik tersendiri bagi
pengguna yang mendorong mereka untuk datang setiap minggu.
14
h. Pelayanan Pengguna
Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan perpustakaan adalah menekan sekecil
mungkin
ketidak-nyamanan
pengguna
dalam
menggunakan
koleksi
perpustakaan.
Peningkatan mutu pelayanan menjadi upaya yang seharusnya dilakukan secara berkelanjutan.
Pelayanan pengguna yang menerapkan filosofi “mahasiswa yang utama” atau student first
dapat mengubah sikap staf terhadap pengguna dan sebaliknya citra (image) terhadap staf akan
semakin baik. Mahasiswa dalam hidupnya seharusnya merasakan bahwa banyak orang di
sekitarnya yang peduli terhadap keberhasilan mereka. Perpustakaan dapat memainkan peran
yang besar dalam hal ini, dan menjadikannya sebagai suatu tantangan terhadap citra
tradisional perpustakaan akademik. Mahasiswa adalah donor potensial terbesar dalam sejarah
perguruan tinggi kita.
Semua pendanaan yang diperoleh didasarkan kepada jumlah dan kebutuhan mereka,
bahkan di perguruan tinggi swasta mungkin seratus persen anggaran belanjanya berasal dari
mahasiswa. Di beberapa perguruan tinggi, hampir seluruh anggaran belanja operasional
perpustakaan diperoleh langsung dari kontribusi mahasiswa. Kita juga tahu bahwa mahasiswa
program pascasarjana, ekstensi, dan diploma menanggung seluruh biaya operasional
pendidikan mereka dan bahkan memberikan subsidi silang pada program lain. Oleh karena
itu sudah sewajarnya kita lebih peduli terhadap mahasiswa yang juga adalah sebagai
pelanggan utama (primary customer) perpustakaan. Berfokus pada mahasiswa berarti
melayani mahasiswa dengan respek dan bermartabat.
E. Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan
Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut enam , yaitu :
1. Manusia (man)
2. Uang (money)
15
3. Mesin penunjang (mechines)
4. Barang inventaris atau material (materials)
5. Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)
6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat pemakai atau pelanggan yang
disebut pasar (market)
F. Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan
Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan sangat bervariasi. Variasi
kegiatan yang dilakukan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup
organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas dan pekerjaan kepada
berbagai bidang, bagian, subbagian, devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya.
Sementara perpustakaan yang relatif cukup kecil dapat menyederhanakan pembagian ke
dalam orang dan jabatan yang terbatas pula.
Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah perpustakaan, yaitu :
1. Pengadaan koleksi bahan pustaka
2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka
3. Layanan perpustakaan
4. Administrasi perpustakaan
5. Sosialisasi, promosi perpustakaan
6. Pelaporan perpustakaan.
Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di atas, semoga pengelolaan
perpustakaan perguruan tinggi yang dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan
baik, efektif dan efisien.
16
PENUTUP
Perpustakaan perguruan tinggi harus mengorganisasikan sumberdaya dan merancang
pelayanan dan ruang yang mampu memenuhi dan mengantisipasi kebutuhan baru masyarakat
akademik dalam hal pembelajaran. Sejumlah besar peran dapat dilakukan oleh perpustakaan
sebagai perluasan peran yang telah dilakukan selama ini. Usaha kita, pilihan kita, dan visi
kita sangat menentukan bagi keberhasilan pembelajaran yang diselenggarakan oleh perguruan
tinggi.
Upaya meningkatkan layanan perpustakaan kepada pengguna perpustakaan dengan
mengembangkan otomasi dan mekanisasi menuju perpustakaan digital ditilik dari prespektif
anggaran, prespektif kepuasan pengguna, prespektif proses kegiatan internal, prespektif
pertumbuhan dan pembelajaran, ditentukan oleh kepemimpinan, struktur organisasi,
kompetensi khusus sumber daya manusia, daya dukung sumber daya perpustakaan, komitmen
sumber daya manusia dan budaya organisasi. "
17
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara.
Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman Ed. 3. Jakarta :
Depdiknas.
Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.
Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta : Ghalia
Indonesia.
Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.
Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : UT
Press.
Terry, R. George. 1960. The Principles of Management . New York : McGraw Hill.
18
DISUSUN OLEH :
Sri Wahyuni (13422091)
DOSEN PENGAMPUH : Nirmala, Dra.
IAIN RADEN FATAH PALEMBANG
FAKULTAS ADAB JURUSAN ILMU PERPUSTAKAAN
TAHUN AJARAN 2014
0
PENDAHULUAN
Latar Belakang
Perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu
perguruan tinggi dan merupakan salah satu unit organisasi yang menunjang perguruan tinggi
dalam mencapai tujuannya. Yang termasuk ke dalam pengertian perpustakaan perguruan
tinggi adalah perpustakaan yang tergabung dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi baik
perpustakaan universitas, fakultas, jurusan, dan lembaga. Perpustakaan perguruan tinggi
mempunyai
tugas
mengumpulkan,
mengolah,
memelihara,
melestarikan
dan
mendayagunakan informasi dalam bentuk bahan pustaka, baik yang dihasilkan lembaga yang
bersangkutan (local content) maupun dari pihak luar.
Manajemen Strategik dimaksudkan untuk meluruskan kapasitas internal organisasi
dengan permintaan lingkungan eksternal yang diperlukan untuk mengalokasikan sumber daya
manusia dan sumber daya agar menjadi bermakna. Proses manajemen strategik pada dasarnya
mengimplementasikan strategi untuk mencapai tujuan organisasi (Rowe dkk, 1990:2 dan
Wheelen & Hunger, 1987:4).
Pengimplementasian strategi adalah kegiatan dalam mengelola kekuatan, kelemahan,
peluang dan ancaman untuk keberlangsungan kegiatan operasional yang memerlukan
ketrampilan pemimpin untuk memberi motivasi serta mensyaratkan koordinasi diantara
banyak orang dan merupakan aktivitas yang bersifat administratif (Thompson & Strickland,
1987:19).
Pengimplementasian strategi memperhatikan aspek-aspek kepemimpinan, struktur
dan fungsi organisasi, kompetensi khusus SDM, sumber daya organisasi, komitmen SDM dan
budaya organisasi (Thompson & Strickland, 1987:205-262).
1
MANAJEMEN PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
A. Pengertian Manajemen
Manajemen bersal dari bahasa Inggris yaitu management. Dalam bahasa Indonesia
manajemen mempunyai beberapa pengertian, antara lain : a) pemimpin, b) pengurus, c)
ketatalaksanaan, d) pengelolaan, e) pengendalian, dan f) pembinaan. Secara umum pengertian
manajemen adalah pengendalian dan pemanfatan semua faktor dan sumber daya, yang
menurut suatu perencanaan (planning) diperlukan untuk mencapai atau menyelesaikan suatu
tujuan kerja yang tertentu (Prajudi, 1982). Dan menurut KBBI terdapat dua pengertian
tentang manajemen.
Pertama, manajemen adalah suatu proses penggunaan sumber daya secara efektif
untuk mencapai sasaran. Maksudnya adalah bahwa di dalam organisasi, baik sebagai wadah
yang sifatnya statis, maupun sebagai kegiatan yang sifatnya dinamis. Di dalamnya terdapat
suatu proses penggunaan dan pemanfaatan semua sumber daya yang dilakukan oleh manejer
(pemimpin) yang diarahkan untuk mencapai target atau sasaran yang telah ditentukan.
Kedua, manajemen adalah pejabat atau pimpinan yang bertanggung jawab atas jalannya
perusahaan. Jadi di sini manajemen diartikan sebagai kewenangan, kemampuan dan
kesanggupan seseorang pemegang kekuasaan yang sah dan legal, untuk menjalankan dan
mengoperasikan organisasi. Orang-orang tersebut memiliki tanggung jawab sepenuhnya, baik
secara formal maupun moral, sekaligus menjadi titik sentral perhatian dan komando bagi
semua staf dan bawahan. Semua tergantung kepada pihak manajemen (Kamus Besar Bahasa
Indonesia, 1988). Berdasarkan pengertian di atas, dalam manajemen terdapat :
a. Kegiatan pengendalian dan pemanfaatan, yang dilakukan oleh orang atau orang-orang
yang berkedudukan sebagai pemimpin.
b. Faktor-faktor, dan unsur-unsur yang bersifat mendukung, menentukan, melengkapi atau
yang mempengaruhi, yang bersifat positif.
2
c. Sumber daya, bisa orang (SDM), barang, material, uang, sarana dan prasarana, waktu,
dan lain sebagainya, yang harus diberdayakan dan dimanfaatkan secara maksimal untuk
kepentingan organisasi.
d. Perencanaan, yakni sesuatu yang berdemensi waktu kedepan tentang segala sesuatu yang
dibutuhkan, seperti alternatif tenaga kerja dan lain sebagainya.
e. Tujuan tertentu, arah, target, sasaran yang akan diwujudkan pada jangka waktu tertentu.
Definisi Manajemen menurut para pakar yang lain, diantaranya :
1. Frederik Winslow Taylor,
Suatu percobaan yang sungguh-sungguh untuk menghadapi setiap persoalan yang timbul
dalam pimpinan perusahaan dan organisasi lain.
2. Goerge Terry,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu dengan mempergunakan bantuan orang
lain.
3. L.A. Appley,
Keahlian untuk menggerakkan orang melakukan suatu pekerjaan.
4. M.P. Follet,
Seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
5. James Stonner
Proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para
anggota organisasi dan penggunaan sumber daya lain yang ada dalam organisasi guna
mencapai tujuan yang telah ditetapkan
6. Encyclopedia of Social Sciences,
Proses pelaksanaan pencapaian tujuan tertentu yang diselenggarakan dengan pengawasan.
3
B. Pembentukan, Pembinaan, dan Pengembangan Perpustakaan
a. Pembentukan Perpustakaan
Perpustakaan perguruan tinggi dibentuk oleh instansi atau lembaga tertentu, yang
menjadi atasan atau induk organisasi perpustakaan dalam rangka menunjang pencapaian visi
dan misi lembaga tersebut. Istilah perguruan tinggi, bukan berarti bahwa perpustakaan
tersebut harus selalu milik perguruan tinggi negeri. Tetapi bisa saja bersifat swasta, seperti
perguruan tinggi swasta atau yayasan. Pembentukan perpustakaan itu mesti sejalan dengan
keberadaan lembaga induknya. Apalagi perpustakaan yang dibentuk oleh lembaga swasta
yang bersifat business oriented sehingga perhitungan untung-rugi menjadi pertimbangan
utama.
Meskipun perpustakaan bersifat fasilitatif sosial umum namun visi dan misinya tetap
mendukung lembaga induknya, dan perlu diingat bahwa perpustakaan tidak berdiri sendiri.
Pembentukan perpustakaan harus berdasarkan pertimbangan dan alasan tertentu yang kuat.
Ada beberapa alasan atau pertimbangan dalam pembentuka sebuah perpustakaan,
yaitu :
1. Telah direncanakan dan diputuskan dalam bentuk surat keputusan.
2. Merupakan satu keharusan, atau kelengkapan yang tak terpisahkan.
3. Telah tersedia sumber dana untuk penyelenggaraannya
4. Telah menjadi kebutuhan yang mendesak
5. Telah memiliki koleksi yang cukup banyak namun belum ada perpustakaannya.
6. Atas permintaan unit atau bidang atau divisi tertentu.
Ada 7 (tujuh) Unsur-unsur pokok yang diperlukan dalam pelaksanaan pembentukan sebuah
perpustakaan, yakni :
1. Surat keputusan pembentukan dan organisasi tata kerja,
4
2. Pembangunan gedung atau pengadaan ruangan,
3. Pembentukan koleksi bahan pustaka dasar/ pertama,
4. Pengadaan perlengkapan dan perabot,
5. Pengadaan metode/ teknik,
6. Pengadaan mata anggaran,
7. Pengangkatan kepala perpustakaan,
8. Pengisian pegawai atau staf yang diperlukan,
b. Pembinaan Perpustakaan
Pembinaan adalah usaha atau tindakan dan kegiatan yang dilakukan secara berdaya
guna untuk memperoleh hasil yang lebih baik. Pembinaan perpustakaan adalah suatu kegiatan
yang dilakukan secara terus menerus agar segala sesuatunya berjalan pada jalur dan rel yang
benar sehingga dapat mengikuti perkembangan yang terjadi di sekitarnya. Ada 10 macam
pembinaan yang harus dilakukan pada sebuah perpustakaan khususnya perpustakaan
perguruan tinggi, yaitu :
1. Status dan organisasi
2. Ketenagaan
3. Gedung, sarana dan prasarana
4. Koleksi
5. Layanan
6. Anggaran
7. Publikasi dan promosi
8. Mitra kerja dan jaringan
9. Penelitian dan pengembangan
10. Minat baca.
5
c. Pengembangan Perpustakaan
Sektor-sektor atau bidang-bidang yang perlu dikembangkan dalam sebuah perpustakaan
antara lain, adalah :
1. Pengembangan koleksi
2. Pengembangan sumber daya manusia
3. Pengembangan masyarakat pemakai
4. Pengembangan sistem layanan
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian perpustakaan mengalami
perkembangan. Perpustakaan diidentikkan dengan ruangan, koleksi, penyimpanan dan
pemanfaatan. Lasa Hs (1998) menyatakan bahwa perpustakaan merupakan system informasi
yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian, dan
penyajian serta penyebaran informasi. Informasi meliputi produk intelektual dan artistic
manusia. Dalam melaksanakan aktivitas tersebut diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh
melalui pendidikan formal atau nonformal di bidang perpustakaan, dokumentasi dan
informasi.
Perpustakaan dititikberatkan pada sistem, sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan
seperangkat system yang mengaturnya. Hal ini didasarkan pada pemikiran bahwa
perpustakaan sebagai lembaga yang bergerak dalam bidang ilmu pengetahuan dan informasi
yang selalu berkembang seirama dengan perkembangan pemikiran dan kultur masyarakatnya.
d. Peran Perpustakaan
Kebutuhan terhadap perpustakaan merupakan suatu keharusan bagi dosen dan
mahasiswa untuk menyelenggarakan pembelajaran yang efisien. Hal ini semakin penting
dengan terjadinya transformasi pembelajaran dari metode konvensional ke pembelajaran
yang menekankan pada belajar mandiri. Transformasi metode pembelajaran tersebut
6
menyebabkan kebutuhan yang lebih besar terhadap pelayanan perpustakaan. Untuk
menyelenggarakan fungsi tersebut, perpustakaan harus mampu menerjemahkan kebutuhan
perubahan tersebut ke dalam kenyataaan operasional.
Perpustakaan harus mampu menambahkan beberapa dimensi lebih lanjut dalam upaya
menyediakan fasilitas untuk pembelajaran dalam rangka memenuhi kebutuhan mahasiswa.
Untuk itu, perpustakaan harus diperkuat sehingga memiliki kapasitas yang memadai untuk
mampu memberdayakan sivitas akademika melalui pelayanan yang disediakannya. Berbagai
aspek penyelenggaraan perpustakaan perlu mendapat perhatian untuk melihat sejauhmana
perpustakaan telah dijalankan secara proporsional sebagai bagian dari peyelenggaraan
keseluruhan fungsi perguruan tinggi.
e. Organisasi dan Manajemen
Perpustakaan di dalam perguruan tinggi pada umumnya merupakan satu sistem
terintegrasi. Selain perpustakaan induk bisa terdapat perpustakaan tingkat fakultas atau
bahkan pada tingkat departemen atau unit kerja lainnya. Tetapi dengan alas an efisiensi
semuanya berada dalam satu organisasi. Perpustakaan fakultas atau departemen biasanya
menjadi cabang dari perpustakaan induk. Dengan dukungan infrastruktur jaringan kampus
dan perangkat lunak aplikasi perpustakaan terintegrasi, manajemen dan operacional
perpustakaan dapat dilakukan dengan lebih mudah dan efisien.
Penyelenggaraan perpustakaan sebagai suatu organisasi harus dilakukan secara
mandiri dengan pengertian seluruh sumberdaya perpustakaan dikelola secara internal
termasuk manajemen keuangannya. Oleh karena itu, organisasi perpustakaan harus terdiri
dari sejumlah bagian. Organisasi tersebut dapat terdiri dari pimpinan, tata usaha, pengadaan,
pengatalogan, pelayanan pengguna, manajemen koleksi, dan perpustakaan cabang. Setiap
bagian dapat terdiri dari sejumlah tim yang beranggotakan tiga hingga enam orang sesuai
7
kebutuhan. Jika organisasi perpustakaan digabungkan dengan pelayanan sistem informasi,
seperti yang dilakukan pada beberapa PT belakangan ini, maka pelayanan sistem informasi
menjadi satu bidang tersendiri selain perpustakaan.
Dalam organisasi yang sering disebut information services biasanya terdapat dua
wakil kepala yang bertangung-jawab untuk masing-masing bidang. Penyatuan kedua
organisasi yang sebelumnya terpisah ini dilakukan dengan alasan efisiensi dan kemudahan
koordinasi. Perkembangan pesat sumberdaya elektronik dan ketergantungan perpustakaan
yang semakin tinggi terhadap sistem jaringan merupakan salah satu alasan penyatuannya.
C. Prinsip-Prinsip Organisasi Perpustakaan
Prinsip dari organisasi adalah suatu pangkal tolak atas terjadinya atau terciptanya suatu
tata hubungan. Prinsip itu mempunyai dua segi, yaitu 1) prinsip merupakan pangkal tolak
pikiran untuk memahami suatu tata hubungan, dan 2) prinsip merupakan suatu jalan atau
sarana untuk menciptakan sesuatu tata hubungan atau kondisi yang kita kehendaki. Prinsip
organisasi merupakan pegangan dan pedoman bagi para pemimpin organisasi agar dapat
bergerak sebagai suatu kesatuan (Prajudi, 1982).
Ada beberapa prinsip organisasi perpustakaan, diantaranya :
1. Organisasi perpustakaan harus mempunyai tujuan
2. Harus ada pembagian kerja dan penugasan yang homogeny.
3. Setiap pelimpahan kekuasaan/ tanggung jawab dan tugas harus dilakukan dengan
tepat dan jelas.
4. Harus memiliki prinsip kesatuan komando.
5. Prinsip komunikasi
6. Harus ada pengecekan terhadap pelaksanaan perintah-perintah atasan.
8
7. Prinsip kontuinitas.
8. Memiliki prinsip saling asuh, asah dan asih antara unit lini dan staf.
9. Prinsip koordinasi
D. Fungsi Manajemen Perpustakaan
Fungsi adalah apa atau sesuatu yang harus dijalankan guna memenuhi maksud atau
mencapai
tujuan.
Fungsi-fungsi
manajemen
untuk
diterapkan
di
perpustakaan
menyesuaikannya dengan tingkat atau level manajemen, yang dibedakan menjadi tiga tingkat,
yaitu :
1) manajemen tingkat puncak (top),
2) manajemen tingkat koordinator (eksekutif manager), dan
3) manajemen tingkat operasional.
Untuk tingkat manejer puncak maka fungsi-fungsi manajemen meliputi :
1. Peramalan/ perkiraan (forcasting)
2. Perumusan dan penentuan tujuan (main setting objectives)
3. Perencanaan strategi dan kebijakan (strategy and policy planning)
4. Penentuan dan pengaturan staf (staffing)
5. Penganggaran (budgeting)
6. Penghitungan (renumeration)
7. Audit (auditing)
8. Pelaporan (reporting)
Sementara, untuk tingkat koordinator eksekutif (eksekutif manager) terdapat fungsifungsi sebagai berikut :
1. Pengarahan (directing)
2. Pengembangan eksekutif (executive development)
3. Supervisi (supervising)
9
4. Koordinasi (koordinating)
5. Pendisiplinan (disciplining)
Sedangkan, fungsi-fungsi untuk tingkat operasional seorang manajer langsung
memimpin dan bertanggung jawab atas sesuatu operasional yang dijalankan oleh suatu unit
organisasi operasional. Menurut George R. Terry, fungsi-fungsi manajemen untuk tingkat
operatif manajemen dapat dibatasi dan dirumuskan sebagai berikut :
1. Perencanaan (planning)
2. Pengorganisasian (organising)
3. Penggerakan (actuating), dan
4. Pengawasan (controlling)
Komponen manajemen perpustakaan
a. Pengorganisasian Perpustakaan
Pengorganisasian perpustakaan dijalankan dalam tiga tahap, yakni :
1. Penstrukturan atau penentuan struktur kerja sama sebagai hasil analisis pembagian kerja
2. Pemilihan dan penetapan staf, yakni orang-orang yang tepat pada tempat yang ditentukan
3. Fungsionalisasi, yakni penentuan tugas dan fungsi untuk
b. Keuangan
Perpustakaan PT harus memiliki sumber pendanaan yang tetap dengan pengelolaan
sendiri oleh perpustakaan. Seperti disebutkan di atas, besarnya anggaran belanja perpustakaan
berkisar lima persen dari total belanja operasional PT induknya. Anggaran belanja ini
diperoleh dari lembaga induknya yang berasal dari berbagai sumber pendanaan. Beberapa
perpustakaan dewasa ini membebankan anggaran perpustakaan langsung kepada mahasiswa
dalam bentuk fee yang langsung dikutip oleh PT pada saat diterima menjadi mahasiswa baru.
10
Perpustakaan biasanya tidak diperkenankan mengenakan tarif langsung kecuali untuk
pelayanan ekstra seperti penggunaan printer atau fotokopi.
Alokasi anggaran perpustakaan dapat menggunakan pola 50:25:25 persen masingmasing untuk koleksi, staf, dan peralatan/operasional. Setiap rupiah yang dibelanjakan oleh
perpustakaan harus disertai dengan pertanggung-jawaban yang tinggi. Isu akuntabilitas
semakin penting karena bagian terbesar dari belanja perpustakaan adalah bersumber dari
masyarakat. Alokasi anggaran belanja sebaiknya didasarkan pada kepentingan kelompok
pengguna yaitu jurusan atau program studi atau mata kuliah. Dengan demikian diharapkan
jurusan akan lebih aktif dalam memberikan masukan untuk pengadaan bahan pustaka
sehingga hasilnya benar-benar berpengaruh besar terhadap peningkatan kualitas pembelajaran
di masing-masing jurusan.
Anggaran belanja yang dihabiskan perpustakaan untuk pengadaan buku dibagi dengan
jumlah buku yang dipinjam dalam satu tahun, akan menunjukkan biaya
peminjaman satu buah buku. Demikian juga halnya dengan penggunaan jurnal elektronik.
Biaya berlangganan setahun dibagikan dengan jumlah artikel yang didownload (hardcopy
atau softcopy), akan diperoleh harga satuan artikel. Suatu perhitungan sederhana
menunjukkan bahwa fee yang dibayarkan oleh mahasiswa pemanfaatannya lebih efisien
dibandingkan dengan jika dibelanjakan sendiri oleh mahasiswa.
c. Pengembangan Koleksi
Pengembangan koleksi adalah prioritas utama dalam suatu perpustakaan. Pemilihan
koleksi merupakan kunci pengembangan koleksi. Kerjasama yang baik antara dosen dan
pustakawan adalah suatu hal yang sangat menentukan dalam pemilihan koleksi. Untuk itu
pola komunikasi yang efisien dan efektif perlu dikembangkan sehingga pertukaran informasi
11
antara kedua belah pihak dapat berlangsung secara berkelanjutan. Dalam praktek pengadaan,
seleksi buku asing lebih ketat dibandingkan seleksi buku dalam negeri.
Pengadaan buku impor karena harganya yang tergolong mahal untuk ukuran
Indonesia, sebaiknya dilakukan setelah diperoleh rekomendasi dari dosen atau program studi.
Untuk penambahan eksemplar dan pemutakhiran edisi serta bahan referens kiranya
rekomendasi pustakawan sudah cukup. Untuk buku dalam negeri karena jumlah judul yang
terbatas, yang diperkirakan tidak lebih dari 1.000 judul setiap tahun untuk tingkat PT, seleksi
cukup dilakukan oleh pustakawan. Bahkan perpustakaan dapat langsung membeli semua
judul tersebut tanpa melakukan seleksi normal yang membutuhkan banyak waktu dan energi.
Untuk langganan paket jurnal elektronik, jenis database yang akan dilanggan dapat
didiskusikan bersama jurusan atau fakultas. Dalam berlangganan jurnal ini, salah satu hal
penting yang harus diperhitungkan adalah kapasitas bandwidth internet dan access point yang
harus disediakan. Langganan jurnal online yang tidak didukung dengan kapasitas bandwidth
dan access point yang memadai bisa menimbulkan ketidak-efisienan penggunaan anggaran
perpustakaan. Berdasarkan pengalaman biaya yang diperlukan untuk melanggan jurnal dan
biaya berlangganan bandwidth sama besarnya setiap tahun.
d. Organisasi Koleksi
Pengorganisasian koleksi yang baik akan meberikan kemudahan kepada pengguna
dan staf perpustakaan. Selanjutnya hal ini akan menarik minat yang lebih besar untuk
menggunakan koleksi perpustakaan. Pengorganisasian dimaksud tidak hanya berdasarkan
sistem klasifikasi tetapi juga pengelompokan bahan pustaka ke dalam koleksi tertentu, seperti
koleksi deposit, pinjam singkat (reserved), multimedia, koleksi cabang dan sebagainya.
Dalam suatu sistem perpustakaan perguruan tinggi yang kompleks, peran manajemen koleksi
sangat penting, termasuk untuk mengontrol perpindahan koleksi dari statu lokasi ke lokasi
12
lain, termasuk pengubahan kode lokasi pada cantuman database katalog ketika terjadi
pemindahan.
Penataan perpustakaan dewasa ini menyatukan rak buku, terminal komputer dan meja
baca, sehingga semua jenis sumberdaya informasi dapat diperoleh dalam radius yang tidak
terlalu berjauhan. Dukungan penyediaan jaringan tanpa kabel (WiFi) untuk penggunaan
komputer bergerak pribadi juga seharusnya dapat menjangkau seluruh sisi ruang gedung
perpustakaan. Penyediaan outlet listrik yang dapat dijangkau dari semua meja baca juga
sangat mendukung proses pembelajaran di perpustakaan.
Selain itu, karya sivitas akademika seharusnya dipublikasikan kepada masyarakat luas
melalui situs web dan sebaliknya akademisi memperoleh umpan balik untuk meningkatkan
kualitas dan mengembangkan secara terus menerus bidang yang mereka tekuni. Tugas seperti
itu, dengan dukungan teknologi saat ini dapat dengan lebih mudah dilakukan. Publikasi
elektronik terbukti lebih efisien dan efektif dibandingkan dengan publikasi cetak.
e. Akomodasi
Tata ruang yang ditata dengan baik akan memberikan kemudahan kepada pengguna
dan staf perpustakaan. Hal ini juga akan memudahkan pengawasan terhadap koleksi
perpustakaan. Tanda-tanda penunjuk (sign systems) mulai dari petunjuk utama hingga
petunjuk rinci suatu rak buku, turut memegang peranan penting dalam memberikan
pelayanan yang baik kepada pengguna. Penyediaan sejumlah ruang diskusi untuk mendukung
proses pembelajaran juga perlu dilakukan.
Pengembangan ruang baca dengan dinding terbuka yang dekat dengan taman juga
semakin diminati oleh mahasiswa untuk menghilangkan kejenuhan dalam ruang tertutup.
Kita harus memanfaatkan iklim tropis di negara kita yang memungkinkan fasilitas tersebut
disediakan. Fasilitas seperti itu dapat digunakan oleh mahasiswa untuk belajar dan diskusi
13
kelompok kecil yang tidak memerlukan bahan pustaka cetak, cukup dengan kursi, meja dan
fasilitas WiFi.
f. Ketenagaan
Transfer informasi yang efektif sangat tergantung pada kualitas staf perpustakaan.
Karena kompleksnya perpustakaan perguruan tinggi diperlukan untuk menunjuk staf
profesional dengan kualifikasi tertentu yang akan bertanggung jawab atas berbagai jenis
pelayanan perpustakaan. Peningkatan karir dan kesejahteraan staf yang sepadan dengan
produktivitas kerja yang mereka hasilkan perlu diupayakan secara seimbang. Suatu
lingkungan kerja yang nyaman bagi staf juga perlu dikembangkan untuk meningkatkan rasa
bangga dan percaya diri mereka dalam melayani pengguna perpustakaan.
g. Pelayanan Teknis
Berfungsinya pelayanan teknis, sebagai dapur perpustakaan, dengan baik pada
akhirnya akan menyajikan pelayanan pengguna yang berkualitas baik. Kelancaran sirkulasi
bahan pustaka dan kemudahan mendapatkan informasi yang diinginkan banyak tergantung
pada kegiatan pengadaan bahan pustaka, pengatalogan dan pemeliharaan yang dilakukan di
bidang pelayanan teknis.
Pengatalogan bahan pustaka harus berjalan secara teratur, sehingga setiap minggu
sejumlah tertentu buku baru dapat dipamerkan secara teratur selama seminggu. Jika jumlah
perolehan buku misalnya mencapai lebih dari 10.000 eksemplar setahun, maka setiap minggu
akan dipamerkan sekitar 200 eksemplar buku baru. Ini menjadi daya tarik tersendiri bagi
pengguna yang mendorong mereka untuk datang setiap minggu.
14
h. Pelayanan Pengguna
Salah satu hal yang terpenting dalam pelayanan perpustakaan adalah menekan sekecil
mungkin
ketidak-nyamanan
pengguna
dalam
menggunakan
koleksi
perpustakaan.
Peningkatan mutu pelayanan menjadi upaya yang seharusnya dilakukan secara berkelanjutan.
Pelayanan pengguna yang menerapkan filosofi “mahasiswa yang utama” atau student first
dapat mengubah sikap staf terhadap pengguna dan sebaliknya citra (image) terhadap staf akan
semakin baik. Mahasiswa dalam hidupnya seharusnya merasakan bahwa banyak orang di
sekitarnya yang peduli terhadap keberhasilan mereka. Perpustakaan dapat memainkan peran
yang besar dalam hal ini, dan menjadikannya sebagai suatu tantangan terhadap citra
tradisional perpustakaan akademik. Mahasiswa adalah donor potensial terbesar dalam sejarah
perguruan tinggi kita.
Semua pendanaan yang diperoleh didasarkan kepada jumlah dan kebutuhan mereka,
bahkan di perguruan tinggi swasta mungkin seratus persen anggaran belanjanya berasal dari
mahasiswa. Di beberapa perguruan tinggi, hampir seluruh anggaran belanja operasional
perpustakaan diperoleh langsung dari kontribusi mahasiswa. Kita juga tahu bahwa mahasiswa
program pascasarjana, ekstensi, dan diploma menanggung seluruh biaya operasional
pendidikan mereka dan bahkan memberikan subsidi silang pada program lain. Oleh karena
itu sudah sewajarnya kita lebih peduli terhadap mahasiswa yang juga adalah sebagai
pelanggan utama (primary customer) perpustakaan. Berfokus pada mahasiswa berarti
melayani mahasiswa dengan respek dan bermartabat.
E. Unsur-Unsur Manajemen Perpustakaan
Unsur manajemen itu terdiri dari enam hal yang biasa disebut enam , yaitu :
1. Manusia (man)
2. Uang (money)
15
3. Mesin penunjang (mechines)
4. Barang inventaris atau material (materials)
5. Sistem prosedur, dan mekanisme kerja (methods)
6. Tempat berlangsungnya transaksi informasi masyarakat pemakai atau pelanggan yang
disebut pasar (market)
F. Kegiatan yang Dilakukan Perpustakaan
Kegiatan yang selalu dilakukan oleh sebuah perpustakaan sangat bervariasi. Variasi
kegiatan yang dilakukan tersebut tergantung kepada jenis perpustakaan dan ruang lingkup
organisasinya. Sebuah perpustakaan yang besar dapat membagi tugas dan pekerjaan kepada
berbagai bidang, bagian, subbagian, devisi, urusan, seksi, sub seksi dan lain sebagainya.
Sementara perpustakaan yang relatif cukup kecil dapat menyederhanakan pembagian ke
dalam orang dan jabatan yang terbatas pula.
Ada beberapa kegiatan yang harus dilakukan oleh sebuah perpustakaan, yaitu :
1. Pengadaan koleksi bahan pustaka
2. Pengolahan dan perawatan bahan pustaka
3. Layanan perpustakaan
4. Administrasi perpustakaan
5. Sosialisasi, promosi perpustakaan
6. Pelaporan perpustakaan.
Dengan adanya enam kegiatan yang telah disampaikan di atas, semoga pengelolaan
perpustakaan perguruan tinggi yang dilaksanakan secara sederhana dapat berjalan dengan
baik, efektif dan efisien.
16
PENUTUP
Perpustakaan perguruan tinggi harus mengorganisasikan sumberdaya dan merancang
pelayanan dan ruang yang mampu memenuhi dan mengantisipasi kebutuhan baru masyarakat
akademik dalam hal pembelajaran. Sejumlah besar peran dapat dilakukan oleh perpustakaan
sebagai perluasan peran yang telah dilakukan selama ini. Usaha kita, pilihan kita, dan visi
kita sangat menentukan bagi keberhasilan pembelajaran yang diselenggarakan oleh perguruan
tinggi.
Upaya meningkatkan layanan perpustakaan kepada pengguna perpustakaan dengan
mengembangkan otomasi dan mekanisasi menuju perpustakaan digital ditilik dari prespektif
anggaran, prespektif kepuasan pengguna, prespektif proses kegiatan internal, prespektif
pertumbuhan dan pembelajaran, ditentukan oleh kepemimpinan, struktur organisasi,
kompetensi khusus sumber daya manusia, daya dukung sumber daya perpustakaan, komitmen
sumber daya manusia dan budaya organisasi. "
17
DAFTAR PUSTAKA
Bafadal, Ibrahim. 2001. Pengelolaan Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Bumi Aksara.
Indonesia Depdiknas. 2005. Perpustakaan Perguruan Tinggi ; Buku Pedoman Ed. 3. Jakarta :
Depdiknas.
Indonesia, PPBI. 1988. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Jakarta : Balai Pustaka.
Prajudi, Atmosudirdjo. 1982. Administrasi dan Manajemen Umum. Jakarta : Ghalia
Indonesia.
Sutarno. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta : Sagung Seto.
Sulistyo-Basuki. 1993. Pengantar Ilmu Perpustakaan. Jakarta : Gramedia Pustaka Utama.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta : Kanisius.
Saleh, Abdul Rahman. 1995. Manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi. Jakarta : UT
Press.
Terry, R. George. 1960. The Principles of Management . New York : McGraw Hill.
18