commit to user
41
C. Pembahasan
1. Penerapan Fungsi Gudang
Gudang pada PT Sun Motor merupakan gudang
spa repa rt
. Gudang milik PT Sun Motor ini berfungsi sebagai tempat untuk
menyimpan barang sementara sebelum dijual kekonsumen. Gudang jenis ini adalah gudang barang dagangan umum yaitu tempat untuk
menyiman barang-barang yang akan dijual. Gudang ini digunakan untuk menyimpan
spa repa rt
komponen bagian dalam mesin dan komponen bagian luar mesin. Gudang ini
menggunakan cara penataan yaitu digolongkan sesuai dengan jenis barang agar mudah dalam pencarian barang.
Tabel 3.5 Macam – macam
Sparepart
No Nama Barang
1 Komponen Luar
- Plafon
- dasbord
- pintu
- kulit pintu
- panel depan
- panel belakang
- handel pintu
- regulator kaca
- wiper blade
- bamper depan
- bamper belakang
- kaca depan
- kaca samping
- kaca belakang
- lantai
- velg
commit to user
42
- atap
- stop lamp
- sign lamp assy
- sign lamp bamper
2 Komponen Dalam
- piston
- ring piston
- metal jalan
- metal duduk
- metal samping
- full set
- filter oli
- filter angin
- filter solar
- filter bensin
- shok absorber
- seal
- bm cyl assy
- cm cyl assy
- bm kit
- cm kit
- gigi susun
- gigi pinion
- fanbelt
- ribert
- fender
- cable copling
- cable gas
- cable spedo
- cable chuk
- cable vers
- cable cap mesin
- condesor
- contackt point
- bearing
- tie rod end
- ball joint
- lower arm
Sumber : PT Sun Motor
commit to user
43
2. Sistem Administrasi Operasional Gudang
Sparepart
Mulai Dari Proses Pembelian dan Pengeluaran Barang untuk Dijual pada
PT Sun Motor.
Dalam rangka pengawasan asset yang dimiliki perusahaan berupa barang sparepart pada PT Sun Motor. Sistem operasional
gudang dilakukan mulai dari pembelian sesuai order, penerimaan barang oleh gudang, dan penyerahan barang kepada konsumen.
Berikut prosedur yang dilakukan yang menguraikan secara sistematis aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem administrasi
operasional gudang
spa repa rt
. a.
Prosedur sistem administrasi operasional pembelian
spa repa rt
yang berjalan pada PT Sun Motor. 1
Dokumen yang digunakan dalam waktu pembelian
sparepart
pada PT Sun Motor : a
Permintaan Pembelian Barang PPB b
Surat Order Pembelian SOP c
Surat Complain SC d
Packing List Ticket PLC e
Faktur Barang FB f
Laporan Terima Barang LTB g
Surat Tanda Terima Pembayaran STTP
commit to user
44
2 Alur aktivitas yang terjadi pada saat pembelian
spa repart.
a Bagian Gudang
i. Kabag Gudang memeriksa persediaan barang yang
ada digudang, jika persediaan sudah tidak ada maka sub divisi gudang membuat PPB sebanyak 2 lembar.
Lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan lembar 2 dijadikan arsip tetap. Penerbitan PPB
sesuai dengan kebutuhan order dari pelanggan dan disetujui oleh Kabag Gudang dan Manajer.
ii. Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang
dari supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan barang.
iii. Apabila barang yang diterima kurang maka bagian
gudang membuat surat komplain barang kepada suplier. Dan suplier akan mengirimkan barang
beserta FB. iv.
Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian
pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap.
commit to user
45
b Bagian Pembelian
i. Berdasarkan surat PPB yang diberikan oleh bagian
gudang, maka bagian pembelian membuat SOP sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke supplier,
lembar 2 di bagian keuangan dan lembar 3 diarsip tetap.
ii. Menerima PLC dari gudang untuk dicek dan
membuat SOP.selain itu menerima SC dari bagian gudang yang kemudian dikirim ke supplier.
kemudian PLC dan FB dan diserahkan dari bagian keuangan.
iii. Bagian pembelian menerima LTB lembar1 dan 2
yang kemudian lembar 1 diserahkan ke bagian keuangan sedangkan lembar 2 diarsip tetap.
c Bagian Keuangan
Setelah menerima SOP lembar 2, LTB, FB dan PLC dari bagian pembelian, kemudian ditandatangani sebagai
otoritas pembayaran yang selanjutnya bagian keuangan akan membuat STTP sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1
bersama SOP lembar 2, LTB lembar 1, FB dan PLC diarsip tetap sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke
supplier.
commit to user
46
Gudang Suplier
Pembelian Keuangan
Gambar 3.2 Prosedur sistem administrasi operasional pembelian
sparepart
Memeriksa persediaan
PLC Kartu Stok
Membuat PBB
1
Surat PBB
2
PLC SOP
1
1 2
LTB
3
Mencocokan PLC - barang
Membuat LTB STTP 2
Surat PBB
1
Membuat SOP
Di cek
1
LTB
2
PLC
FB
1 2
SOP
3
Membuat STP
2
STTP
1
LTB
1
PLC FB
SOP
2
PLC
SC STTP
1
SOP
2
FB PLC
Membuat SC SC
Mncocokan FB dan barang
SC
FB FB
commit to user
47
Usulan prosedur sistem administrasi operasional pembelian
sparepart
adalah: 1
Bagian Gudang a
Kabag Gudang memeriksa persediaan barang yang ada digudang, jika persediaan sudah tidak ada maka sub divisi
gudang membuat PPB sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan lembar 2 dijadikan
arsip tetap. Penerbitan PBB sesuai dengan kebutuhan order dari pelanggan dan disetujui oleh Kabag gudang dan
Manajer. b
Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang dari supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan barang.
c Apabila barang yang diterima kurang maka bagian gudang
membuat surat komplain barang kepada suplier. Dan suplier akan mengirimkan barang beserta FB.
d Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB sebanyak 3
lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap. Kemudian mencatat
penambahan barang pada kartu gudang. 2
Bagian Pembelian a
Berdasarkan PPB yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian seharusnya membuat SPPH sebanyak 2
lembar. Lembar 1 diberikan kepada supplier dan lembar 2 diarsip tetap. Dan apabila dari pihak supplier telah
commit to user
48
memberikan jawaban
atas penawaran
harga yang
perusahaan ajukan, maka supplier mengirim SPH tersebut. b
Bagian pembelian harus dapat menyeleksi siapa saja supplier yang dapat memberi keuntungan bagi perusahaan.
Selain itu SOP yang dibuat sebanyak 3 lembar yaitu lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke bagian gudang yang
digunakan untuk mencocokan barang yang apabila sudah selesai diberikan kepada bagian keuangan,kemudian untuk
lembar 3 diarsip tetap oleh bagian pembelian. c
Menerima LTB 1 dan 2, SOP, FB dan PLC untuk dilakukan pengecekan ulang apakah sudah sesuai dengan SOP lembar
3. Setelah selesai dicek maka LTB lembar 2 diarsip tetap kemudian LTB Lembar 1, SOP, FB, serta PLC diserahkan
ke bagian keuangan. 3
Bagian Keuangan a
Setelah menerima LTB lembar 1, SOP, FB serta PLC maka dilakukan otoritasi. Kemudian membuat STTP sebanyak 2
lembar. Dimana lembar 1 dikirim ke supplier, lembar dan lembar 2 diarsip tetap.
b Berdasarkan STTP lembar 1, SOP, LTB, FB dan PLC yang
diterima maka selanjutnya melakukan penjurnalan untuk laporan perusahaan.
commit to user
49
Gudang Suplier
Pembelian Keuangan
Gambar 3.3 Usulan prosedur sistem administrasi operasional pembelian
sparepart
Memeriksa persediaan
PLC Kartu Stok
Membuat PBB
1
Surat PBB
2
PLC SOP
1
1 2
LTB
3
Mencocokan PLC - barang
Membuat LTB STTP 2
Surat PBB
1
Membuat SOP
Di cek
1
LTB
2
PLC
FB
1 2
SOP
3
Membuat STP
2
STTP
1
LTB
1
PLC FB
SOP
2
PLC
SC STTP
1
SOP
2
FB PLC
Membuat SC SC
Mencocokan FB dan barang
SC
FB FB
Mencatat KG Kartu gudang
SPPH
1
Menyetujui Membuat SPH
SPH Membuat SPPH
1
SPPH 2 SPH
Membuat jurnal Jurnal umum
LTB 1
commit to user
50
Keterangan: PPB
: Permintaan Pembelian Barang SOP
: Surat Order Pembelian FB
: Faktur Barang SJ
: Surat Jalan LTB
: Laporan Terima Barang STTP
: Surat Tanda Terima Barang SPPH
: Surat Permintaan Penawaran Harga SPH
: Surat Penawaran Harga
b. Prosedur sistem administrasi operasional penjualan
spa repa rt
yang berjalan pada PT Sun Motor. 1
Dokumen yang digunakan dalam waktu penjualan
sparepart
pada PT Sun Motor : a
Purchase Order PO b
Surat Order SO c
Surat Perintah Kirim Superim d
Laporan Order LO e
Laporan Keuangan LK f
Part Supplay Ship PSS g
Surat Jalan SJ h
Surat Tagih ST
commit to user
51
2 Alur aktivitas yang terjadi pada saat penjualan
spa repart.
a Bagian Pemasaran
i. Manajer
pemasaran menerima formulir
PO, kemudian berdasarkan formulir yang diterima
digunakan untuk membuat data SO ke bagian gudang dan selain itu dijadikan sebagai LO ke
bagian keuangan. ii.
Bagian pemasaran membuat Superim barang ke bagian gudang.
iii. SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian
diarsip sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang.
b Bagian Keuangan
i. Bagian keuangan menerima LO dari bagian
pemasaran dan dicatat sebagai data order yang kemudian dilakukan verivikasi laporan order dan
diarsip tetap. ii.
Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai dasar untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST
lembar 2 digunakan untuk membuat LK dan ST lembar 1 diserahkan ke
customer.
commit to user
52
c Bagian Gudang
i. Bagian gudang menyiapkan barang atas SO dari
bagian pemasaran. ii.
Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian, gudang membuat SJ sebanyak 3 lembar. Lembar 1
ke bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh bagian gudang dan lembar 3 ke bagian pemasaran.
iii. Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1
diserahkan ke bagian pemasaran dan lembar 2 diarsip tetap.
commit to user
53
Customer Pemasaran
Keuangan Gudang
Gambar 3.4 Prosedur sistem administrasi operasional penjualan
sparepart
Sales order
Membuat Superim Membuat data
order, Lap order Membuat data
order dan verivikasi
Membuat PSS 1
2 SJ 3
Membuat SJ
1 PSS 2
Sales order
Sales order
Surat order Lap order
Lap. order
Lap order
PSS 2 Supermin
2 Menyiapkan
barang
Superim
SJ 3 SJ 1
Membuat Surat
penagihan 1
Surat Tagih 2 Membuat lap
keuangan Lap keuangan
Surat Tagih 2 Surat order
commit to user
54
Usulan prosedur sistem administrasi operasional penjualan
sparepart
adalah: 1
Bagian Pemasaran a
Manajer pemasaran menerima formulir PO, kemudian berdasarkan formulir yang diterima digunakan untuk
membuat data SO ke bagian gudang dan selain itu dijadikan sebagai LO ke bagian keuangan.
b Bagian pemasaran menerima LS dari bagian gudang.
Berdasarkan laporan tadi bagian pemasaran lalu membuat Superim untuk dikirim bagian gudang. Laporan itu
kemudian diarsip oleh bagian pemasaran, sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang.
c SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian diarsip
sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang.
2 Bagian Keuangan
a Bagian keuangan menerima LO dari bagian pemasaran dan
dicatat sebagai data order yang kemudian dilakukan verivikasi laporan order dan diarsip tetap.
b Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai dasar
untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST lembar 2 digunakan untuk membuat LK dan ST lembar 1 diserahkan
ke
customer.
commit to user
55
3 Bagian Gudang
a Setelah menerima SO lembar 1 dari bagian pemasaran,
bagian gudang memeriksa stok barang dan membuat laporan stok barang sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diarsip
tetap, lembar 2 dikirim ke bagian pemasaran guna mengkonfirmasi bahwa barang yang ada digudang
mencukupi untuk melakukan pengiriman barang atas order bagian pemasaran. Setelah itu bagian gudang menyiapkan
barang. b
Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian gudang membuat surat jalan sebanyak 3 lembar. Lembar 1 ke
bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh bagian gudang dan lembar 3 ke bagian pemasaran.
c Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke
bagian pemasaran dan lembar 2 diarsip tetap. d
Setelah barang dikirim bagian gudang mengecek ulang stok yang ada digudang dan dicatat ke kartu gudang.
commit to user
56
Customer Pemasaran
Keuangan Gudang
Gambar 3.5 Usulan prosedur sistem administrasi operasional penjualan
sparepart
Purchase order
Membuat Superim Membuat data
order, Lap order Membuat data
order dan verivikasi
Membuat PSS 1
2 SJ 3
Membuat SJ
1 PSS 2
Purchase order
Sales order
Surat order Lap order
Lap. order
Lap order
PSS 2 Supermin
2 Memeriksa
barang,membuat lap. stok
Superim
SJ 3 SJ 1
Membuat Surat
penagihan 1
Surat Tagih 2 Membuat lap
keuangan Lap keuangan
Menyiapkan barang
1 Lap stok 2
1
Lap stok 2
Surat Tagih 2
Kartu gudang Mengecek stok
Surat order
commit to user
57
3. Keterkaitan antara Optimalisasi Penggunaan Gudang terhadap