Penerapan Fungsi Gudang Sistem Administrasi Operasional Gudang

commit to user 41

C. Pembahasan

1. Penerapan Fungsi Gudang

Gudang pada PT Sun Motor merupakan gudang spa repa rt . Gudang milik PT Sun Motor ini berfungsi sebagai tempat untuk menyimpan barang sementara sebelum dijual kekonsumen. Gudang jenis ini adalah gudang barang dagangan umum yaitu tempat untuk menyiman barang-barang yang akan dijual. Gudang ini digunakan untuk menyimpan spa repa rt komponen bagian dalam mesin dan komponen bagian luar mesin. Gudang ini menggunakan cara penataan yaitu digolongkan sesuai dengan jenis barang agar mudah dalam pencarian barang. Tabel 3.5 Macam – macam Sparepart No Nama Barang 1 Komponen Luar - Plafon - dasbord - pintu - kulit pintu - panel depan - panel belakang - handel pintu - regulator kaca - wiper blade - bamper depan - bamper belakang - kaca depan - kaca samping - kaca belakang - lantai - velg commit to user 42 - atap - stop lamp - sign lamp assy - sign lamp bamper 2 Komponen Dalam - piston - ring piston - metal jalan - metal duduk - metal samping - full set - filter oli - filter angin - filter solar - filter bensin - shok absorber - seal - bm cyl assy - cm cyl assy - bm kit - cm kit - gigi susun - gigi pinion - fanbelt - ribert - fender - cable copling - cable gas - cable spedo - cable chuk - cable vers - cable cap mesin - condesor - contackt point - bearing - tie rod end - ball joint - lower arm Sumber : PT Sun Motor commit to user 43

2. Sistem Administrasi Operasional Gudang

Sparepart Mulai Dari Proses Pembelian dan Pengeluaran Barang untuk Dijual pada PT Sun Motor. Dalam rangka pengawasan asset yang dimiliki perusahaan berupa barang sparepart pada PT Sun Motor. Sistem operasional gudang dilakukan mulai dari pembelian sesuai order, penerimaan barang oleh gudang, dan penyerahan barang kepada konsumen. Berikut prosedur yang dilakukan yang menguraikan secara sistematis aktivitas-aktivitas yang terjadi dalam sistem administrasi operasional gudang spa repa rt . a. Prosedur sistem administrasi operasional pembelian spa repa rt yang berjalan pada PT Sun Motor. 1 Dokumen yang digunakan dalam waktu pembelian sparepart pada PT Sun Motor : a Permintaan Pembelian Barang PPB b Surat Order Pembelian SOP c Surat Complain SC d Packing List Ticket PLC e Faktur Barang FB f Laporan Terima Barang LTB g Surat Tanda Terima Pembayaran STTP commit to user 44 2 Alur aktivitas yang terjadi pada saat pembelian spa repart. a Bagian Gudang i. Kabag Gudang memeriksa persediaan barang yang ada digudang, jika persediaan sudah tidak ada maka sub divisi gudang membuat PPB sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan lembar 2 dijadikan arsip tetap. Penerbitan PPB sesuai dengan kebutuhan order dari pelanggan dan disetujui oleh Kabag Gudang dan Manajer. ii. Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang dari supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan barang. iii. Apabila barang yang diterima kurang maka bagian gudang membuat surat komplain barang kepada suplier. Dan suplier akan mengirimkan barang beserta FB. iv. Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap. commit to user 45 b Bagian Pembelian i. Berdasarkan surat PPB yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian membuat SOP sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 di bagian keuangan dan lembar 3 diarsip tetap. ii. Menerima PLC dari gudang untuk dicek dan membuat SOP.selain itu menerima SC dari bagian gudang yang kemudian dikirim ke supplier. kemudian PLC dan FB dan diserahkan dari bagian keuangan. iii. Bagian pembelian menerima LTB lembar1 dan 2 yang kemudian lembar 1 diserahkan ke bagian keuangan sedangkan lembar 2 diarsip tetap. c Bagian Keuangan Setelah menerima SOP lembar 2, LTB, FB dan PLC dari bagian pembelian, kemudian ditandatangani sebagai otoritas pembayaran yang selanjutnya bagian keuangan akan membuat STTP sebanyak 2 lembar. STTP lembar 1 bersama SOP lembar 2, LTB lembar 1, FB dan PLC diarsip tetap sedangkan STTP lembar 2 dikirim ke supplier. commit to user 46 Gudang Suplier Pembelian Keuangan Gambar 3.2 Prosedur sistem administrasi operasional pembelian sparepart Memeriksa persediaan PLC Kartu Stok Membuat PBB 1 Surat PBB 2 PLC SOP 1 1 2 LTB 3 Mencocokan PLC - barang Membuat LTB STTP 2 Surat PBB 1 Membuat SOP Di cek 1 LTB 2 PLC FB 1 2 SOP 3 Membuat STP 2 STTP 1 LTB 1 PLC FB SOP 2 PLC SC STTP 1 SOP 2 FB PLC Membuat SC SC Mncocokan FB dan barang SC FB FB commit to user 47 Usulan prosedur sistem administrasi operasional pembelian sparepart adalah: 1 Bagian Gudang a Kabag Gudang memeriksa persediaan barang yang ada digudang, jika persediaan sudah tidak ada maka sub divisi gudang membuat PPB sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian pembelian dan lembar 2 dijadikan arsip tetap. Penerbitan PBB sesuai dengan kebutuhan order dari pelanggan dan disetujui oleh Kabag gudang dan Manajer. b Sub divisi gudang menerima PLC bersama barang dari supplier. Kemudian mencocokan PLC, dan barang. c Apabila barang yang diterima kurang maka bagian gudang membuat surat komplain barang kepada suplier. Dan suplier akan mengirimkan barang beserta FB. d Setelah itu divisi gudang juga membuat LTB sebanyak 3 lembar. Lembar 1 dan 2 untuk bagian pembelian sedangkan lembar 3 untuk diarsip tetap. Kemudian mencatat penambahan barang pada kartu gudang. 2 Bagian Pembelian a Berdasarkan PPB yang diberikan oleh bagian gudang, maka bagian pembelian seharusnya membuat SPPH sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diberikan kepada supplier dan lembar 2 diarsip tetap. Dan apabila dari pihak supplier telah commit to user 48 memberikan jawaban atas penawaran harga yang perusahaan ajukan, maka supplier mengirim SPH tersebut. b Bagian pembelian harus dapat menyeleksi siapa saja supplier yang dapat memberi keuntungan bagi perusahaan. Selain itu SOP yang dibuat sebanyak 3 lembar yaitu lembar 1 dikirim ke supplier, lembar 2 ke bagian gudang yang digunakan untuk mencocokan barang yang apabila sudah selesai diberikan kepada bagian keuangan,kemudian untuk lembar 3 diarsip tetap oleh bagian pembelian. c Menerima LTB 1 dan 2, SOP, FB dan PLC untuk dilakukan pengecekan ulang apakah sudah sesuai dengan SOP lembar 3. Setelah selesai dicek maka LTB lembar 2 diarsip tetap kemudian LTB Lembar 1, SOP, FB, serta PLC diserahkan ke bagian keuangan. 3 Bagian Keuangan a Setelah menerima LTB lembar 1, SOP, FB serta PLC maka dilakukan otoritasi. Kemudian membuat STTP sebanyak 2 lembar. Dimana lembar 1 dikirim ke supplier, lembar dan lembar 2 diarsip tetap. b Berdasarkan STTP lembar 1, SOP, LTB, FB dan PLC yang diterima maka selanjutnya melakukan penjurnalan untuk laporan perusahaan. commit to user 49 Gudang Suplier Pembelian Keuangan Gambar 3.3 Usulan prosedur sistem administrasi operasional pembelian sparepart Memeriksa persediaan PLC Kartu Stok Membuat PBB 1 Surat PBB 2 PLC SOP 1 1 2 LTB 3 Mencocokan PLC - barang Membuat LTB STTP 2 Surat PBB 1 Membuat SOP Di cek 1 LTB 2 PLC FB 1 2 SOP 3 Membuat STP 2 STTP 1 LTB 1 PLC FB SOP 2 PLC SC STTP 1 SOP 2 FB PLC Membuat SC SC Mencocokan FB dan barang SC FB FB Mencatat KG Kartu gudang SPPH 1 Menyetujui Membuat SPH SPH Membuat SPPH 1 SPPH 2 SPH Membuat jurnal Jurnal umum LTB 1 commit to user 50 Keterangan: PPB : Permintaan Pembelian Barang SOP : Surat Order Pembelian FB : Faktur Barang SJ : Surat Jalan LTB : Laporan Terima Barang STTP : Surat Tanda Terima Barang SPPH : Surat Permintaan Penawaran Harga SPH : Surat Penawaran Harga b. Prosedur sistem administrasi operasional penjualan spa repa rt yang berjalan pada PT Sun Motor. 1 Dokumen yang digunakan dalam waktu penjualan sparepart pada PT Sun Motor : a Purchase Order PO b Surat Order SO c Surat Perintah Kirim Superim d Laporan Order LO e Laporan Keuangan LK f Part Supplay Ship PSS g Surat Jalan SJ h Surat Tagih ST commit to user 51 2 Alur aktivitas yang terjadi pada saat penjualan spa repart. a Bagian Pemasaran i. Manajer pemasaran menerima formulir PO, kemudian berdasarkan formulir yang diterima digunakan untuk membuat data SO ke bagian gudang dan selain itu dijadikan sebagai LO ke bagian keuangan. ii. Bagian pemasaran membuat Superim barang ke bagian gudang. iii. SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian diarsip sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang. b Bagian Keuangan i. Bagian keuangan menerima LO dari bagian pemasaran dan dicatat sebagai data order yang kemudian dilakukan verivikasi laporan order dan diarsip tetap. ii. Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai dasar untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST lembar 2 digunakan untuk membuat LK dan ST lembar 1 diserahkan ke customer. commit to user 52 c Bagian Gudang i. Bagian gudang menyiapkan barang atas SO dari bagian pemasaran. ii. Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian, gudang membuat SJ sebanyak 3 lembar. Lembar 1 ke bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh bagian gudang dan lembar 3 ke bagian pemasaran. iii. Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian pemasaran dan lembar 2 diarsip tetap. commit to user 53 Customer Pemasaran Keuangan Gudang Gambar 3.4 Prosedur sistem administrasi operasional penjualan sparepart Sales order Membuat Superim Membuat data order, Lap order Membuat data order dan verivikasi Membuat PSS 1 2 SJ 3 Membuat SJ 1 PSS 2 Sales order Sales order Surat order Lap order Lap. order Lap order PSS 2 Supermin 2 Menyiapkan barang Superim SJ 3 SJ 1 Membuat Surat penagihan 1 Surat Tagih 2 Membuat lap keuangan Lap keuangan Surat Tagih 2 Surat order commit to user 54 Usulan prosedur sistem administrasi operasional penjualan sparepart adalah: 1 Bagian Pemasaran a Manajer pemasaran menerima formulir PO, kemudian berdasarkan formulir yang diterima digunakan untuk membuat data SO ke bagian gudang dan selain itu dijadikan sebagai LO ke bagian keuangan. b Bagian pemasaran menerima LS dari bagian gudang. Berdasarkan laporan tadi bagian pemasaran lalu membuat Superim untuk dikirim bagian gudang. Laporan itu kemudian diarsip oleh bagian pemasaran, sedangkan Superim diberikan ke bagian gudang. c SJ lembar 3 yang diterima dari gudang kemudian diarsip sebagai bukti bahwa barang telah dikirim oleh bagian gudang. 2 Bagian Keuangan a Bagian keuangan menerima LO dari bagian pemasaran dan dicatat sebagai data order yang kemudian dilakukan verivikasi laporan order dan diarsip tetap. b Menerima SJ lembar 1 dari bagian gudang sebagai dasar untuk membuat ST sebanyak 2 lembar. ST lembar 2 digunakan untuk membuat LK dan ST lembar 1 diserahkan ke customer. commit to user 55 3 Bagian Gudang a Setelah menerima SO lembar 1 dari bagian pemasaran, bagian gudang memeriksa stok barang dan membuat laporan stok barang sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diarsip tetap, lembar 2 dikirim ke bagian pemasaran guna mengkonfirmasi bahwa barang yang ada digudang mencukupi untuk melakukan pengiriman barang atas order bagian pemasaran. Setelah itu bagian gudang menyiapkan barang. b Berdasarkan Superim dari pemasaran bagian gudang membuat surat jalan sebanyak 3 lembar. Lembar 1 ke bagian keuangan, lembar 2 diarsip tetap oleh bagian gudang dan lembar 3 ke bagian pemasaran. c Membuat PSS sebanyak 2 lembar. Lembar 1 diserahkan ke bagian pemasaran dan lembar 2 diarsip tetap. d Setelah barang dikirim bagian gudang mengecek ulang stok yang ada digudang dan dicatat ke kartu gudang. commit to user 56 Customer Pemasaran Keuangan Gudang Gambar 3.5 Usulan prosedur sistem administrasi operasional penjualan sparepart Purchase order Membuat Superim Membuat data order, Lap order Membuat data order dan verivikasi Membuat PSS 1 2 SJ 3 Membuat SJ 1 PSS 2 Purchase order Sales order Surat order Lap order Lap. order Lap order PSS 2 Supermin 2 Memeriksa barang,membuat lap. stok Superim SJ 3 SJ 1 Membuat Surat penagihan 1 Surat Tagih 2 Membuat lap keuangan Lap keuangan Menyiapkan barang 1 Lap stok 2 1 Lap stok 2 Surat Tagih 2 Kartu gudang Mengecek stok Surat order commit to user 57

3. Keterkaitan antara Optimalisasi Penggunaan Gudang terhadap