Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013
53
terlebih dahulu, dalam kasus ini kepada Pembantu Dekan II.
Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna
dekan fakultas. Alur :
Terdapatnya surat masuk pada inbox surat masuk pengguna dekan fakultas,
menandakan terusan surat dari sekretariat fakultas telah berhasil diteruskan, dan masuk
ke bagian „surat masuk‟ dari pengguna dekan MIPA. Kemudian dari ini, surat direspon dan
kemudian didisposisikan kepada bawahan beliau dalam kasus ini adalah Pembantu
Dekan II. Output :
Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat
dilihat pada “Lihat Surat Masuk Disposisi”.
5. Pembantu Dekan II menerima disposisi dari
Dekan, dan
meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada
bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Tata Usaha fakultas.
Pre-Condition :
Ada surat pada surat masuk pengguna pembantu dekan II fakultas.
Alur : Pada tahap ini, disposisi surat diterima
oleh Pembantu Dekan II. Dan beliau dititahkan oleh
Dekan untuk
meneruskan menindaklanjuti surat sesuai isinya. Dan
Pembantu Dekan
II kemudian
meneruskanmendisposisikan kembali
suratnya kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah bapak Kepala Tata Usaha fakultas.
Output : Data disposisi surat berhasil dikirim dan
disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk
Disposisi”.
6. Kepala Tata Usaha fakultas menerima disposisi dari Pembantu Dekan II, dan
meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini
adalah Kepala Sub Bagian Umum Perlengkapan.
Pre-Condition : Ada surat pada surat masuk pengguna
kepala tata usaha fakultas. Alur :
Pada tahap ini, Kepala Tata Usaha menerima disposisi dari Pembantu Dekan II.
Dan diamanatkan
untuk meneruskan
mendisposisi kepada
bawahannya untuk
menindakmerespon terhadap isi surat tersebut. Dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian
Umum Perlengkapan. Output :
Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat
dilihat pada “Lihat Surat Masuk Disposisi”.
7. Kepala
Sub Bagian
Umum Perlengkapan menerima disposisi dari
Kepala Tata Usaha MIPA. Pre-Condition :
Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas.
Alur : Tahapan ini adalah tahap terakhir dari
skenario kasus pengiriman surat dari jurusan ke fakultas ini. Kepala Sub Bagian Umum
Perlengkapan merupakan unit terakhir dari perjalanan riwayat surat. Surat tidak akan
didisposisikan lagi. Jadi sub unit ini yang akan melaksanakanmerespon isi dari surat tersebut.
Output :
Surat tidak didisposisikan lagi. Perintah disposisi langsung dilaksanakan oleh Kepala
Sub Bagian Umum Perlengkapan. 3.2.2 Pembahasan
Dari pengujian dengan skenario kasus pengiriman
surat diatas,
didapatkanlah beberapa kelebihan dari sistem informasi
administrasi surat
ini. Diantaranya
: pengiriman surat yang tidak mungkin tercecer
karena surat dikirim dalam bentuk digital. Dan juga surat tidak mungkin hilangterselip entah
dimana pada saat proses pengiriman antar unitnya jika dibandingkan dengan pengiriman
surat manual yang mungkin berkas suratnya bisa hilangterselip dan tidak sampai tujuan.
Dan yang terpenting adalah waktu proses pengiriman surat tersebut sangat cepat. Jika
dibandingkan dengan proses pengiriman surat
Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013
54
manual, memerlukan waktu bermenit-menit bahkan dapat hingga sampai berjam-jam.
Dan dari percobaan dengan skenario pengiriman surat diatas, didapatkan data waktu
proses pengiriman tersebut dari percobaan beberapa kali. Data dapat dilihat pada tabel
berikut. untuk data pelacakan riwayat perjalanan surat manual, didapat dari hasil data
dilapangan.
Tabel 1. Perbandingan waktu proses pengiriman surat
Dari data pada tabel diatas, dapat kita lihat bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan
untuk proses pengiriman surat dengan skenario pengiriman surat dari jurusan ke fakultas
adalah lebih cepat pada Sistem Informasi Administrasi Surat. Dengan waktu rata-rata
adalah 4 menit 45.853 detik.
Dari data
diatas maka
dapat disimpulkan bahwa dengan dikembangkannya
Sistem Informasi Administrasi Surat ini dapat memberikan waktu yang lebih cepat pada
proses pengiriman surat, dan oleh sebab itu pada proses pelacakan riwayat suratnya juga
menjadi lebih cepat Tracking
riwayat perjalanan surat. Maka, sehingga proses
administrasi surat akan menjadi lebih mudah termasuk didalamnya pada proses pengiriman
surat serta proses pelacakan riwayat perjalanan surat.
4.
Kesimpulan
Dengan dikembangkannya
aplikasi berbasis web Sistem Informasi Administrasi
Surat melalui fitur Agenda Surat telah dapat mempermudah proses pengagendaan surat
serta pengarsipan
surat dari
sistem administrasi surat yang sedang berjalan pada
fakultas beserta jurusan-jurusan dibawahnya. Pengarsipan berkas menjadi lebih teratur,
berkas menjadi tidak mudah hilang, proses pengagendaan surat menjadi lebih rapi dan
lebih cepat dalam pengelolaannya tidak bergantung SDM.
Dan juga melalui fitur Tracking Surat Tracking surat keluar maupun Tracking surat
disposisi, untuk melihat riwayat perjalanan surat sudah menjadi lebih mudah daripada
melihat langsung riwayat perjalanan surat pada sistem administrasi surat yang sedang berjalan
pada Fakultas MIPA Universitas Udayana beserta Jurusan-jurusan dibawahnya. Melihat
riwayat
surat pada
Sistem Informasi
Administrasi Surat ini menjadi lebih mudah dan tidak rumit lagi, mencari informasi
riwayat perjalanan surat menjadi lebih cepat, unit-unit yang berkaitan dengan perjalanan
surat sudah tertera dengan jelas beserta informasi status surat saat itu.
5.
Daftar Pustaka
Depdiknas. 2006.
Peraturan Menteri
Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006 Tentang Tata
Persuratan Di
Lingkungan Departemen
Pendidikan Nasional
. Depdiknas, Bagian Ketatalaksanaan Biro
Hukum dan Organisasi. 2007.
Prosedur Pengurusan Surat
. Elmasri, Ramez Navathe, Shamkant B..
2007.
Fundamentals of Database Systems. Fifth Edition
. Pearson Education. Boston. HM, Jogiyanto. 2005.
Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori
dan praktik aplikasi bisnis
. Penerbit : Andi. Yogyakarta.
Kendall, Kenneth E. Kendall Julie E.. 2006.
Analisis dan Perancangan Sistem
. Edisi kelima. Indeks. Jakarta.
Ladjamudin, Al-Bahra B.. 2005.
Analisis dan Desain Sistem Informasi
. Penerbit : Graha Ilmu. Yogyakarta.