KONSEP SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN
KONSEP SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI DAN AKADEMIK
BERBASIS WEB
KARYA KREATIF PRESTATIF
Dibuat sebagai syarat untuk berpartisipasi dalam Pemilihan
Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi
Tahun 2017
OLEH :
WIWIK ANGGRAINI, S.E.
NIP: 11 08 02 423
Jabatan
Unit Kerja
: Staf Administrasi dan Akademik
: Biro Administrasi dan Akademik
Universitas Islam Riau
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
PEKANBARU
2017
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahhim
Syukur Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan
hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Selanjutnya shalawat dan salam
dihaturkan ke pangkuan Rasullah Muhammad SAW yang telah membimbing umat
manusia ke jalan yang lurus dan benar.
Penyusunan makalah yang bejudul “Konsep Sistem Informasi Administrasi dan
Akademik Berbasis Web ”, dimaksudkan untuk memenuhi salah syarat
dalam
partisipasinya dalam mengikuti Pemilihan Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi
Tahun 2017”.
Sebagai manusia biasa, penulis menyadari akan adanya kelemahan dan
kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritikan dari pembaca yang sifatnya
membangun dan saran demi kesempurnaan makalah ini.
Pekanbaru, 14 Juli 2017
Penulis,
Wiwik Anggraini, S.E.
1
1. Posisi dan Peran diri saya pada Karya Kreatif Prestatif
Tenaga administrasi dan akademik merupakan salah satu satuan kerja atau bagian di
lingkungan Biro Administrasi dan Akademik Universitas Islam Riau. Pada bagian ini
saya memiliki peran atau fungsi sebagai bagian dari memberikan pelayanan adminstrasi
dan akademik serta ingin mengembangkan konsep strategi atau perencanaan administrasi
dan akademik kedepannya agar lebih berkualitas, efisien dan efektif serta selalu
mengandalkan teknologi informasi yang tepat guna dan berbasis online. Organisasi
Bagian Administrasi dan Akademik dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang disebut
dengan Kepala Biro Administrasi dan Akademik, dimana Kepala Biro membawahi
diantaranya Kepala Bagian (Kabag), yang memiliki beberapa orang staf. Untuk
mengetahui struktur organisasi khususnya bidang Pendidikan dan Pengajaran, dapat
dilihat pada gambar berikut :
KEPALA BAA
KABAG. DIKJAR
STAF
STAF
Gambar Struktur Organisasi BAA UIR
2. Latar Belakang
Universitas Islam Riau
merupakan
lembaga
pendidikan
yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab yang besar terhadap pengembangan sumber daya manusia,
khususnya para generasi muda. Sebagai lembaga pendidikan, hal yang sangat mendasar
dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya adalah melahirkan sumber daya manusia
yang berkualitas, berjiwa kompetitif dan mampu bersaing, baik di tingkat lokal, nasional,
regional bahkan pada tataran global.
Dalam rangka menghadapi era globalisasi dan persaingan bebas, Universitas Islam
Riau diharapkan mampu melaksanakan pembelajaran berwawasan ilmu pengetahuan dan
teknologi (IPTEK). Mendidik para generasi muda yang peka terhadap perkembangan
pengetahuan yang serba cepat dan up to date, pada akhirnya akan lahir alumni
sebagai unsur generasi yang berkualitas dan berdaya saing. Untuk maksud tersebut,
maka dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Universitas Islam Riau diharapkan
2
mampu
memberdayakan
fungsi
manajemen,
khususnya
perencanaan
dalam
pengembangan institusi. Unit kerja yang memiliki tugas pokok dan fungsi memberikan
layanan akademik adalah Bagian Administrasi dan Akademik (BAA).
Untuk merumuskan konsep atau perencanaan pendidikan tinggi yang baik, maka
diperlukan data dan informasi sebagai bahan masukan utama untuk membuat kebijakan.
Dalam perencanaan
pendidikan
tinggi data-data akademik, yaitu yang berkaitan
langsung dengan kegiatan akademik yaitu pegawai dan mahasiswa, serta hal-hal
pendukung kegiatan akademik yaitu tenaga kependidikan, sarana, anggaran dan sumber
daya lainnya. Dengan didukung data akademik maka perencanaan pendidikan tinggi akan
lebih akurat dan matang, serta sesuai dengan apa yang telah dirumuskan dalam
tujuan, baik pada
perencanaan
strategis
maupun
perencanaan
operasional.
Selanjutnya penyusunan program perencanaan pendidikan tinggi akan efektif apabila
ditunjang dengan teknologi informasi. Selain itu, agar pelaksanaan tugas penyusunan
perencanaan pendidikan tinggi lebih terarah harus memiliki panduan yang disebut
dengan Standar Operasional Perencanaan Pendidikan Tinggi.
Sistem
informasi
manajemen
dalam
penyusunan
perencanaan pendidikan
tinggi diaplikasikan dalam penyusunan evaluasi diri yang menggambarkan data-data
akademik, dimana data-data yang tertuang tersebut dijadikan sebagai awal penyusunan
analisis
SWOT,
dan
dijadikan
pijakan sebagai awal penyusunan perencanaan
pendidikan tinggi dan pengembangan institusi. Penyusunan evaluasi diri dalam rangka
penyusunan perencanaan pendidikan tinggi merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi
dari Biro Administrasi dan Sistem Informasi, khususnya pada Bagian Administrasi dan
Akademik.
3. Konsep Karya Kreatif Prestatif yang diunggulkan
Agar pelaksanaan layanan perencanaan akademik, melaksanakan tugasnya ditunjang
oleh aplikasi teknologi informasi. Proses pengumpulan dan pengolahan data akademik
dalam kegiatan perencanaan pendidikan di Universitas Islam Riau telah menggunakan
sarana Teknologi Informasi (komputer) berikut dengan software pendukungnya, namun
dalam pelaksanaanya masih bersifat manual, karena belum ada sistem data base yang
bisa secara otomatis mengumpul data. Semua surat yang masuk di Biro Administrasi
dan Akademik UIR akan di catat secara manual dalam buku agenda surat masuk,
kemudian surat tersebut akan disaring serta disposisi oleh bagian umum untuk ditanggapi
oleh pimpinan dan di tandatangani oleh Kepala BAA atau Rektor dan Wakil Rektor (WR)
3
untuk memberikan balasan surat keluar. Dalam pengelolaan surat tersebut, BAA masih
secara manual belum terkomputerisasi dengan baik, sistem yang bersifat manual sehingga
sulit bagi mahasiswa dan pegawai dalam pemeriksaan posisi surat. Berikut system
pencatatan surat masuk dan keluar yang sedang berjalan di BAA UIR :
SURAT MASUK
NO
733
PENGIRIM
Afdhal Fikri
TGL
8 /7/17
NOMOR
SURAT
-
RINGKASAN
ISI
PERTALIAN
TGL
ALAMAT
NOMOR
Permohonan
SURAT KELUAR
PERTALIAN DENGAN
RINGKASAN
NOMOR
ISI
BERIKUT TERDAHULU
POSISI
SURAT
KA.
8/7/17
KD.
9/7/17
-
Melanjutkan
Kuliah ke UIR
734
15/7/17 Ogi Oktavian
Izin Pindah
Jurusan
Gambar sistem surat yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan diatas dianggap masih sangat manual. Sehubungan
dengan hal itu, maka saya ingin mengembangkan konsep sistem surat berbasis web.
Dengan adanya konsep sistem komputerisasi yang lebih komprehensif dapat menentukan
posisi surat masuk dan keluar serta mempermudah dan memperbaiki kinerja dalam
pengelolaan surat masuk dan keluar secara tepat dan cepat. Berikut contoh konsep system
informasi surat masuk dan keluar berbasis online :
A. Desain Input
1) Konsep Tampilan Input Surat Masuk
Tampilan input surat masuk ini digunakan untuk menyimpan data surat yang
masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor surat, tanggal surat, asal surat,
perihal, dan tanggal terima. Pada halaman ini, staf bagian agenda dapat menginputkan
data surat masuk tersebut. Dan setelah selesai, klik tombol Simpan. Konsep form input
tampilan surat masuk dapat dilihat pada Gambar dibawah ini.
FORM INPUT SURAT MASUK
Nomor Surat
:
X
Tanggal Surat
:
Date
Perihal
:
X
Asal Surat
:
X
Tanggal Terima
:
Date
4
SIMPAN
BATAL
Rancangan Form Input Surat Masuk
Setelah data selesai disimpan, maka data-data surat yang sudah diinputkan akan
tampil pada halaman data surat masuk seperti dibawah ini :
Biro Administrasi dan Akademik
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
LAPORAN SURAT MASUK
Rancangan Form Laporan Surat Masuk
Untuk mengubah dan menghapus data surat masuk, staf bagian agenda bisa
mengklik tombol Edit dan Delete seperti yang terlihat pada diatas.
2) Konsep Tampilan Input Surat Keluar
5
Tampilan input surat keluar ini digunakan untuk menyimpan data surat yang
keluar. Adapun data yang diinputkan adalah nomor surat, tanggal surat, tujuan surat,
perihal, dan tanggal kirim. Rancangan Form input surat keluar dapat dilihat pada
gambar di bawah ini :
FORM INPUT SURAT KELUAR
Nomor Surat
:
X
Tanggal Surat
:
Date
Perihal
:
X
Tujuan Surat
:
X
Tanggal Kirim
:
Date
SIMPAN
BATAL
Rancangan Form Input Surat Keluar
Pada halaman ini, staf bagian agenda dapat menginputkan data surat keluar yang
terdiri dari nomor surat, tanggal surat, perihal, tujuan surat dan tanggal kirim. Dan
setelah selesai, klik tombol Simpan. Setelah data selesai disimpan, maka data-data
surat yang sudah diiputkan akan tampil pada halaman data surat keluar seperti gambar
dibawah ini :
6
Biro Administrasi dan Akademik
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
LAPORAN SURAT KELUAR
Rancangan Form Laporan Surat Keluar
Untuk mengubah dan menghapus data surat keluar, admin bisa mengklik tombol
Edit dan Delete seperti yang terlihat pada Gambar diatas.
3) Konsep Input Undangan Masuk
Konsep input undangan masuk ini digunakan untuk menyimpan data undangan
yang masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor undangan, waktu
pelaksanaan (tanggal, pukul, tempat), acara, asal undangan, dan tanggal terima.
FORM INPUT UNDANGAN MASUK
Nomor Undangan
:
X
Waktu Pelaksanaan
:
Date
Acara
:
X
Tempat
:
Pukul : Time
X
Asal Undangan
:
X
Tanggal Terima
:
Date
SIMPAN
BATAL
7
Rancangan Form Input Undangan Masuk
4) Rancangan Form Input Disposisi
Rancangan form input disposisi ini digunakan untuk menyimpan data disposisi
dari surat masuk. Sebelum menginputkan data disposisi, pencarian data surat masuk
berdasarkan nomor surat masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor agenda.
Berikut gambar tampilan dan pencariannya :
CARI NOMOR SURAT MASUK
Input Nomor Surat
:
CARI
X
Hasil Pencarian :
Nomor Surat
:
Tanggal Surat
:
Perihal
:
Surat Dari
:
Tanggal diterima
:
FORM INPUT DISPOSISI
Nomor Agenda
:
Nomor Surat
:
X
X
Diteruskan kepada
:
X
SIMPAN
BATAL
Rancangan Form Pencarian dan Input Disposisi
8
Untuk konsep program pengembangan berikutnya adalah penyusunan rencana
kerja akademik dengan meningkatkan partisipasi
pengoperasian
aplikasi
tenaga administrasi
dalam
tersebut. Dengan program aplikasi tersebut, maka setiap
fakultas atau unit kerja mengentri data dengan berbasis web/online. Dengan kemajuan
teknologi informasi yang sangat cepat, sudah saatnya para tenaga administrasi
menguasai atau peka terhadap perkembangan teknologi dan informasi. Selain
menguasasi teknologi informasi, dan juga meningkatkan kemampuannya dengan
mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan administrasi dan akademik lainnya
sehingga mereka bisa meningkatkan kreatifitas dan inovasinya. Karena selama ini
sulit mencari tenaga administrasi yang mau meluangkan waktunya untuk mempelajari
hal-hal yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya.
Bahkan
terkesan
mereka menikmati pekerjaan yang sudah ”terformat dan terpola”, tanpa membuat
pemikiran-pemikiran baru.
4. Implementasi
a) Memahami dan mampu mengimplementasikan pengelolaan surat masuk via online
dan offline khusus pada Universitas Islam Riau dengan baik.
b) Memahami dan mampu mengimplementasikan penanganan surat keluar via online
dan offline di Universitas Islam Riau dengan baik.
c) Di sisi lain, hal ini dapat menghilangkan budaya pembuatan SK setiap
pelaksanaan tahapan kegiatan yang mengakibatkan penarikan honorarium,
sehingga dana tersebut bisa dialokasikan untuk kegiatan akademik yang
menunjang peningkatan mutu, relevansi dan daya saing.
d) Dengan adanya dukungan penuh dari pimpinan, rekan dan mahasiswa maka
Universitas Islam Riau akan bersinergi dengan pihak lainnya mencapai tujuan
bersama, sehingga pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan lebih efektif.
Untuk maksud tersebut sebelum membuat perencanaan pendidikan tinggi perlu
membuat analisis dan perencanaan yang matang. Hal ini merupakan implementasi
dari kemampuan bekerja sama dan koordinasi untuk berkomitmen bersama dalam
memajukan pendidikan tinggi. Kritikan atau masukan-masukan lain juga
merupakan sumber data yang perlu dijadikan pedoman dalam menyusun rencana
pendidikan tinggi.
5. Kesimpulan
9
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa konsep ini harus didukung dengan
adanya jaringan dan system yang baik. Selain itu, untuk mendukung efektivitas
pelayanan akademik harus didukung dengan teknologi informasi yang memadai dan
keberadaan sumber daya manusia yang handal dalam mengaplikasikan teknologi
informasi untuk melaksanakan tugasnya. Kesempurnaan
lebih
pelayanan
akademik
akan
bagus, apabila mengacu kepada Standar Operasional Prosedur sehingga dalam
bekerja akan lebih sistemik dan sistematis. Kesemuanya itu akan lebih bagus lagi
apabila didukung adanya komitmen, kerjasama dan koordinasi yang baik sehingga akan
membangun sinergitas yang tinggi dalam pencapaian visi dan misi. Dan pada akhirnya
program yang dijalankan mempunyai sustainability yang efektif dan efisien.
10
CURRICULUM VITAE
A. DATA DIRI
1. Nama Lengkap
: Wiwik Anggraini
2. NIP
: 110802423
3. Pangkat dan golongan
: Pengatur Muda Tk. I dan II/b
4. Tanggal lahir
: 16 April 1989
5. Tempat lahir
: Pekanbaru
6. Jenis Kelamin
: Wanita
7. Agama
: Islam
8. Perguruan Tinggi
: Universitas Islam Riau
9. Departemen
: Biro Administrasi dan Akademis
10. a. Pekerjaan/jabatan
: Staf BAA UIR
b. TMT
: 1 Oktober 2012
11. Alamat Perguruan Tinggi : Jl. Kaharuddin Nasution No. 113 Pekanbaru
12. No. Telp/Fax. Kantor
: (0761) 674674 / 674834
13. Pendidikan Terakhir
: S1
14. Alamat
: Jl. Muslim Sari NO. 23 Pekanbaru
15. a. No. Telp. Rumah
:-
b. No. HP
: 082386702316
c. e-mail
: [email protected]
B. Riwayat Pendidikan/Pelatihan/Kursus
No.
JENIS
PENDIDIKAN/PELATIHAN/KURSUS
INSTITUSI
TAHUN
1.
2.
11
C. Riwayat Pekerjaan
No.
JABATAN
UNIT KERJA
TAHUN
1.
Staf
Fakultas Agama Islam
2009 s/d 2011
2.
Staf
Biro
Administrasi
Akademis
dan 2012 s/d sekarang
D. Penghargaan yang pernah diperoleh
No.
JENIS PENGHARGAAN
INSTITUSI
TAHUN
1.
2.
Kepala BAA
Universitas Islam Riau
Penyusun,
Akmar Efendi, S.Kom., M.Kom
Wiwik Anggraini, SE
12
DESKRIPSI DIRI
W
iwik Anggraini, sangat bersyukur bisa bekerja dan mengabdikan diri pada
kegiatan yang berkaitan dengan administrasi dan akademik, sehingga
termasuk dalam staf administrasi dan akademik (BAA) Universitas Islam
Riau sejak tahun 2012. Disisi lain bahwa pekerjaan yang saya emban merupakan amanah
yang harus dipegang, untuk menjadikan Universitas Islam Riau sebagai perguruan tinggi
yang mampu bersaing dan bersanding dengan perguruan tinggi ternama lainnya. Sadar,
bahwa kegiatan memajukan pendidikan tinggi merupakan suatu tantangan, namun di
sini lain rencana ini juga dapat mengaktualisasi diri untuk menjadi lebih kreatif, inovatif
untuk bekerja dan belajar tentang bagaimana menciptakan administrasi dan akademik
yang berkualitas, tersistem dan berbasis teknologi yang canggih.
Sebagai tenaga / staf administrasi akademik, saya jelaskan deskripsi diri saya pada
aspek-aspek berikut :
A. Etos kerja (semangat, target kerja, disiplin, ketangguhan)
Ketika saya ditempatkan sebagai staf administrasi dan akademis sungguh saya belum
berpengalaman seperti apa kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Namun, saya
tetap semangat dan optimis, sehingga tawaran ini dengan serta merta saya terima walau
saya belum memahami benar, tetapi yang pasti saya menilai bidang administrasi dan
akademis ini sangat bermanfaat dan menambah pengalaman serta wawasan dibidang
akademis, serta saya berusaha memberikan pelayanan yang terbaik kepada setiap
mahasiswa. Langkah awal saya belajar dengan para senior, atasan dan teman-teman yang
lebih dulu bekerja dibidang akademis. Lambat laun saya mulai mempelajari segala macam
permasalahan yang terjadi.
Waktu terus berlalu hingga akhirnya saya mendapat pekerjaan yang dikhususkan
dibagian surat menyurat atau bagian umum. Masih banyak kendala dan kekurangan dari
administrasi dan akademis yang saya kerjakan selama ini, contohnya masih manualnya
proses surat menyurat atau belum tersistem kedalam IT. Saya maklum karena temanteman juga belum paham benar dengan IT, tetapi saya tidak putus asa, tetap menyemangati
dan tetap mengikuti proses walau dalam proses juga ada hal-hal kecil yang menurunkan
13
semangat. Proses terus berjalan, semua langkah diikuti dan belajar memahami, yaitu
memahami teman, materi kinerja dan kebijakan.
Dengan tetap bersemangat dan bantuan dari pimpinan khususnya kepala BAA,
Kabag dan anggota tim, kini kinerja administrasi dan akademis mulai tersistem dan mulai
memanfaatkan tenaga informasi serta sistem yang canggih, contohnya semua sudah mulai
menggunakan sistem online. Hal ini mempermudah mahasiswa dalam memeriksa tagihan
biaya kuliah, nilai yang diinput oleh dosen, KRS bahkan pendaftaran mahasiswa baru
tidak lagi harus mengunjungi Universitas ini karena sistem pendaftaran dan pembayaran
semua sudah dibuat online. Namun saya juga ingin mengembangkan konsep administrasi
khususnya surat menyurat dengan sistem online.
B. Integritas Diri (kejujuran, keteguhan pada prinsip, konsistensi,
tanggung jawab dan keteladanan)
Sebagai tenaga / staf administrasi akademik harus memiliki program yang jelas
menuju perkembangan kualitas kinerja karyawan dan mahasiswa. Pada tahun 2016/2017
ini walau dengan keadaan yang sangat padat tapi semangat teman-teman yang luar biasa
sehingga dapat menyelesaikan setiap pekerjaan. Dengan system administrasi BAA
khususnya surat menyurat yang masih manual terkadang menjadi kendala dalam masalah
waktu dan tenaga. Di sinilah diuji untuk bertanggung jawab dan menjadi teladan, juga
kejujuran untuk berani berpegang teguh pada prinsip, yaitu tetap menyelesaikan pekerjaan
walau masih dengan system manual . Harus tetap konsisten menyelesaikan segala
administrasi agar kedepannya mampu menciptakan system online sehingga membantu
mempercepat proses administrasi khususnya surat menyurat.
Pengurusan akademis di BAA sedemikian padat namun tetap harus dijalani. Dalam
bulan Agustus ini administrasi yang harus diurus yaitu masalah pindah jurusan mahasiswa,
penerimaan mahasiswa baru, aktif kembali, cuti/masa langkau akademis, wisuda untuk
periode September 2017 dan banyak lainnya. Semua tetap dijalani dengan penuh rasa
tanggung jawab sehingga menjadi contoh kinerja yang lain. Saya ingin menerapkan
konsep administrasi online berbasis web sehingga mahasiswa dapat melihat posisi surat
yang mereka butuhkan dalam proses administrasi. Hal ini tentunya membutuhkan
pengetahuan, biaya dan waktu yang tidak singkat, namun saya tidak akan patah semangat,
tetap optimis dan tetap bekerja dan berkarya semampunya. Saya yakin hal tersebut dapat
14
terealisasi sehingga mempermudah teman yang membutuhkan informasi tentang akademis
dan mempermudah mahasiswa dalam pengurusan administrasi dengan terbuka.
C. Keterbukaan terhadap kritik, saran, dan pendapat orang lain
(penyikapan, penerimaan)
Bersikap terbuka membutuhkan keteguhan hati, tetapi harus bisa melakukannya
terutama sebagai staf.
Terkait sebagai tenaga administrasi semua kendala dan
permasalahan harus segera diselesaikan, contohnya terkadang ada mahasiswa yang protes
masalah administrasi yang terkadang memerlukan waktu dan proses yang lama.
Mahasiswa disituasi yang lain terkadang ada yang merasa diopor-opor seperti tidak
diperdulikan, padahal mereka yang terkadang tidak memahami dan salah tangkap dalam
menerima informasi. Hal tersebut dapat didiskusikan kepada pimpinan/atau atasan dan
rekan atau teman lainnya bagaimana menghadapi mahasiswa dalam kasus ini dan
bagaimana atau apa yang harus dilakukan agar kedepannya tidak terjadi lagi miss
communication antar tenaga administrasi, mahasiswa dan pimpinan.
Tuntutan keterbukaan kembali teruji, ketika ada surat yang hilang namun bersifat
penting, sementara surat tersebut dibutuhkan hari itu juga. Disinilah dibutuhkan
keterbukaan dengan pimpinan dan sama-sama mencari solusi tentunya dengan bantuan
rekan dan teman-teman tenaga administrasi. Dengan tim yang kompak maka setiap
masalah akan mampu diselesaikan dengan baik.
D. Peran sosial (kemampuan kerja sama, kemampuan komunikasi)
Kehidupan bersosialisasi saya awali dari dalam dengan sesama tenaga administrasi
dan mahasiswa, saya berusaha untuk diterima oleh mahasiswa dengan mencoba
memahami apa yang dikehendaki mahasiswa. Mahasiswa berharap saya memahami
permasalah dia, karena itu saya dekati mereka dengan catatan tetap menjaga diri sebagai
karyawan. Saya membuka diri pada saat mereka berurusan administrasi di kantor. Kepada
mahasiswa didengarkan permasalahan atau kendala yang mereka hadapi, diarahkan
dengan memberi kenyamanan. Jika ada permasalahan atau kendala yang tidak dapat saya
selesaikan maka saya konsultasikan kepada atasan atau pimpinan, tentunya pimpinan lebih
mampu memberikan solusi dan arahan yang tepat. Saya berusaha menjalin kerjasama
dengan tenaga administrasi baik di dalam satu unit atau Fakultas caranya dengan
15
berkomunikasi secara efektif baik lewat telepun maupun komunikasi langsung.
Komunikasi dengan menggunakan fb, WA, email, BBM,atau fasilitas lainnya melalui
internet sangat membantu dalam menjalin komunikasi.
E. Kreativitas dan inovasi
Bidang administrasi sangat luas sehingga saya berupaya untuk terus berinovasi
dalam memberikan ide-ide inovatif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan. Nilai
inovatif yang dapat diambil yaitu dengan melakukan pendekatan terhadap mahasiswa.
Terjalinnya relasi antara tenaga administrasi dan mahasiswa akan berdampak pada
timbulnya rasa saling membutuhkan dengan sama-sama diuntungkan. Sedangkan
kreativitas banyak mengubah berbagai layanan akademik di PTS. Salah satu ide kreatifnya
yang cukup dirasakan hingga sekarang, yakni pendaftaran ulang secara online pada
penerimaan mahasiswa baru. Disini saya sebagai tenaga administrasi dan akademis ingin
mengimplementasikan konsep ide kreatif yakni membuat system mengenai surat menyurat
secara online serta ide pelayanan secara web dan kedepannya diharapkan mengembangkan
pelayanan secara mobile karena lebih dari 50% mahasiswa sudah menggunakan
handphone android.
Pekanbaru, 14 Juli 2017
Penyusun,
Wiwik Anggraini, S.E.
16
BERBASIS WEB
KARYA KREATIF PRESTATIF
Dibuat sebagai syarat untuk berpartisipasi dalam Pemilihan
Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi
Tahun 2017
OLEH :
WIWIK ANGGRAINI, S.E.
NIP: 11 08 02 423
Jabatan
Unit Kerja
: Staf Administrasi dan Akademik
: Biro Administrasi dan Akademik
Universitas Islam Riau
KEMENTERIAN RISET, TEKNOLOGI DAN PENDIDIKAN TINGGI
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
PEKANBARU
2017
KATA PENGANTAR
Bismillahirrahmanirrahhim
Syukur Alhamdulillah, segala puji kehadirat Allah SWT karena berkat rahmat dan
hidayah-Nya penulis dapat menyelesaikan makalah ini. Selanjutnya shalawat dan salam
dihaturkan ke pangkuan Rasullah Muhammad SAW yang telah membimbing umat
manusia ke jalan yang lurus dan benar.
Penyusunan makalah yang bejudul “Konsep Sistem Informasi Administrasi dan
Akademik Berbasis Web ”, dimaksudkan untuk memenuhi salah syarat
dalam
partisipasinya dalam mengikuti Pemilihan Tenaga Administrasi Akademik Berprestasi
Tahun 2017”.
Sebagai manusia biasa, penulis menyadari akan adanya kelemahan dan
kekurangan. Oleh karena itu, penulis mengharapkan kritikan dari pembaca yang sifatnya
membangun dan saran demi kesempurnaan makalah ini.
Pekanbaru, 14 Juli 2017
Penulis,
Wiwik Anggraini, S.E.
1
1. Posisi dan Peran diri saya pada Karya Kreatif Prestatif
Tenaga administrasi dan akademik merupakan salah satu satuan kerja atau bagian di
lingkungan Biro Administrasi dan Akademik Universitas Islam Riau. Pada bagian ini
saya memiliki peran atau fungsi sebagai bagian dari memberikan pelayanan adminstrasi
dan akademik serta ingin mengembangkan konsep strategi atau perencanaan administrasi
dan akademik kedepannya agar lebih berkualitas, efisien dan efektif serta selalu
mengandalkan teknologi informasi yang tepat guna dan berbasis online. Organisasi
Bagian Administrasi dan Akademik dipimpin oleh seorang Kepala Biro yang disebut
dengan Kepala Biro Administrasi dan Akademik, dimana Kepala Biro membawahi
diantaranya Kepala Bagian (Kabag), yang memiliki beberapa orang staf. Untuk
mengetahui struktur organisasi khususnya bidang Pendidikan dan Pengajaran, dapat
dilihat pada gambar berikut :
KEPALA BAA
KABAG. DIKJAR
STAF
STAF
Gambar Struktur Organisasi BAA UIR
2. Latar Belakang
Universitas Islam Riau
merupakan
lembaga
pendidikan
yang mempunyai
tugas dan tanggung jawab yang besar terhadap pengembangan sumber daya manusia,
khususnya para generasi muda. Sebagai lembaga pendidikan, hal yang sangat mendasar
dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya adalah melahirkan sumber daya manusia
yang berkualitas, berjiwa kompetitif dan mampu bersaing, baik di tingkat lokal, nasional,
regional bahkan pada tataran global.
Dalam rangka menghadapi era globalisasi dan persaingan bebas, Universitas Islam
Riau diharapkan mampu melaksanakan pembelajaran berwawasan ilmu pengetahuan dan
teknologi (IPTEK). Mendidik para generasi muda yang peka terhadap perkembangan
pengetahuan yang serba cepat dan up to date, pada akhirnya akan lahir alumni
sebagai unsur generasi yang berkualitas dan berdaya saing. Untuk maksud tersebut,
maka dalam melaksanakan tugas pokok dan fungsinya, Universitas Islam Riau diharapkan
2
mampu
memberdayakan
fungsi
manajemen,
khususnya
perencanaan
dalam
pengembangan institusi. Unit kerja yang memiliki tugas pokok dan fungsi memberikan
layanan akademik adalah Bagian Administrasi dan Akademik (BAA).
Untuk merumuskan konsep atau perencanaan pendidikan tinggi yang baik, maka
diperlukan data dan informasi sebagai bahan masukan utama untuk membuat kebijakan.
Dalam perencanaan
pendidikan
tinggi data-data akademik, yaitu yang berkaitan
langsung dengan kegiatan akademik yaitu pegawai dan mahasiswa, serta hal-hal
pendukung kegiatan akademik yaitu tenaga kependidikan, sarana, anggaran dan sumber
daya lainnya. Dengan didukung data akademik maka perencanaan pendidikan tinggi akan
lebih akurat dan matang, serta sesuai dengan apa yang telah dirumuskan dalam
tujuan, baik pada
perencanaan
strategis
maupun
perencanaan
operasional.
Selanjutnya penyusunan program perencanaan pendidikan tinggi akan efektif apabila
ditunjang dengan teknologi informasi. Selain itu, agar pelaksanaan tugas penyusunan
perencanaan pendidikan tinggi lebih terarah harus memiliki panduan yang disebut
dengan Standar Operasional Perencanaan Pendidikan Tinggi.
Sistem
informasi
manajemen
dalam
penyusunan
perencanaan pendidikan
tinggi diaplikasikan dalam penyusunan evaluasi diri yang menggambarkan data-data
akademik, dimana data-data yang tertuang tersebut dijadikan sebagai awal penyusunan
analisis
SWOT,
dan
dijadikan
pijakan sebagai awal penyusunan perencanaan
pendidikan tinggi dan pengembangan institusi. Penyusunan evaluasi diri dalam rangka
penyusunan perencanaan pendidikan tinggi merupakan salah satu tugas pokok dan fungsi
dari Biro Administrasi dan Sistem Informasi, khususnya pada Bagian Administrasi dan
Akademik.
3. Konsep Karya Kreatif Prestatif yang diunggulkan
Agar pelaksanaan layanan perencanaan akademik, melaksanakan tugasnya ditunjang
oleh aplikasi teknologi informasi. Proses pengumpulan dan pengolahan data akademik
dalam kegiatan perencanaan pendidikan di Universitas Islam Riau telah menggunakan
sarana Teknologi Informasi (komputer) berikut dengan software pendukungnya, namun
dalam pelaksanaanya masih bersifat manual, karena belum ada sistem data base yang
bisa secara otomatis mengumpul data. Semua surat yang masuk di Biro Administrasi
dan Akademik UIR akan di catat secara manual dalam buku agenda surat masuk,
kemudian surat tersebut akan disaring serta disposisi oleh bagian umum untuk ditanggapi
oleh pimpinan dan di tandatangani oleh Kepala BAA atau Rektor dan Wakil Rektor (WR)
3
untuk memberikan balasan surat keluar. Dalam pengelolaan surat tersebut, BAA masih
secara manual belum terkomputerisasi dengan baik, sistem yang bersifat manual sehingga
sulit bagi mahasiswa dan pegawai dalam pemeriksaan posisi surat. Berikut system
pencatatan surat masuk dan keluar yang sedang berjalan di BAA UIR :
SURAT MASUK
NO
733
PENGIRIM
Afdhal Fikri
TGL
8 /7/17
NOMOR
SURAT
-
RINGKASAN
ISI
PERTALIAN
TGL
ALAMAT
NOMOR
Permohonan
SURAT KELUAR
PERTALIAN DENGAN
RINGKASAN
NOMOR
ISI
BERIKUT TERDAHULU
POSISI
SURAT
KA.
8/7/17
KD.
9/7/17
-
Melanjutkan
Kuliah ke UIR
734
15/7/17 Ogi Oktavian
Izin Pindah
Jurusan
Gambar sistem surat yang sedang berjalan
Sistem yang sedang berjalan diatas dianggap masih sangat manual. Sehubungan
dengan hal itu, maka saya ingin mengembangkan konsep sistem surat berbasis web.
Dengan adanya konsep sistem komputerisasi yang lebih komprehensif dapat menentukan
posisi surat masuk dan keluar serta mempermudah dan memperbaiki kinerja dalam
pengelolaan surat masuk dan keluar secara tepat dan cepat. Berikut contoh konsep system
informasi surat masuk dan keluar berbasis online :
A. Desain Input
1) Konsep Tampilan Input Surat Masuk
Tampilan input surat masuk ini digunakan untuk menyimpan data surat yang
masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor surat, tanggal surat, asal surat,
perihal, dan tanggal terima. Pada halaman ini, staf bagian agenda dapat menginputkan
data surat masuk tersebut. Dan setelah selesai, klik tombol Simpan. Konsep form input
tampilan surat masuk dapat dilihat pada Gambar dibawah ini.
FORM INPUT SURAT MASUK
Nomor Surat
:
X
Tanggal Surat
:
Date
Perihal
:
X
Asal Surat
:
X
Tanggal Terima
:
Date
4
SIMPAN
BATAL
Rancangan Form Input Surat Masuk
Setelah data selesai disimpan, maka data-data surat yang sudah diinputkan akan
tampil pada halaman data surat masuk seperti dibawah ini :
Biro Administrasi dan Akademik
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
LAPORAN SURAT MASUK
Rancangan Form Laporan Surat Masuk
Untuk mengubah dan menghapus data surat masuk, staf bagian agenda bisa
mengklik tombol Edit dan Delete seperti yang terlihat pada diatas.
2) Konsep Tampilan Input Surat Keluar
5
Tampilan input surat keluar ini digunakan untuk menyimpan data surat yang
keluar. Adapun data yang diinputkan adalah nomor surat, tanggal surat, tujuan surat,
perihal, dan tanggal kirim. Rancangan Form input surat keluar dapat dilihat pada
gambar di bawah ini :
FORM INPUT SURAT KELUAR
Nomor Surat
:
X
Tanggal Surat
:
Date
Perihal
:
X
Tujuan Surat
:
X
Tanggal Kirim
:
Date
SIMPAN
BATAL
Rancangan Form Input Surat Keluar
Pada halaman ini, staf bagian agenda dapat menginputkan data surat keluar yang
terdiri dari nomor surat, tanggal surat, perihal, tujuan surat dan tanggal kirim. Dan
setelah selesai, klik tombol Simpan. Setelah data selesai disimpan, maka data-data
surat yang sudah diiputkan akan tampil pada halaman data surat keluar seperti gambar
dibawah ini :
6
Biro Administrasi dan Akademik
UNIVERSITAS ISLAM RIAU
LAPORAN SURAT KELUAR
Rancangan Form Laporan Surat Keluar
Untuk mengubah dan menghapus data surat keluar, admin bisa mengklik tombol
Edit dan Delete seperti yang terlihat pada Gambar diatas.
3) Konsep Input Undangan Masuk
Konsep input undangan masuk ini digunakan untuk menyimpan data undangan
yang masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor undangan, waktu
pelaksanaan (tanggal, pukul, tempat), acara, asal undangan, dan tanggal terima.
FORM INPUT UNDANGAN MASUK
Nomor Undangan
:
X
Waktu Pelaksanaan
:
Date
Acara
:
X
Tempat
:
Pukul : Time
X
Asal Undangan
:
X
Tanggal Terima
:
Date
SIMPAN
BATAL
7
Rancangan Form Input Undangan Masuk
4) Rancangan Form Input Disposisi
Rancangan form input disposisi ini digunakan untuk menyimpan data disposisi
dari surat masuk. Sebelum menginputkan data disposisi, pencarian data surat masuk
berdasarkan nomor surat masuk. Adapun data yang diinputkan adalah nomor agenda.
Berikut gambar tampilan dan pencariannya :
CARI NOMOR SURAT MASUK
Input Nomor Surat
:
CARI
X
Hasil Pencarian :
Nomor Surat
:
Tanggal Surat
:
Perihal
:
Surat Dari
:
Tanggal diterima
:
FORM INPUT DISPOSISI
Nomor Agenda
:
Nomor Surat
:
X
X
Diteruskan kepada
:
X
SIMPAN
BATAL
Rancangan Form Pencarian dan Input Disposisi
8
Untuk konsep program pengembangan berikutnya adalah penyusunan rencana
kerja akademik dengan meningkatkan partisipasi
pengoperasian
aplikasi
tenaga administrasi
dalam
tersebut. Dengan program aplikasi tersebut, maka setiap
fakultas atau unit kerja mengentri data dengan berbasis web/online. Dengan kemajuan
teknologi informasi yang sangat cepat, sudah saatnya para tenaga administrasi
menguasai atau peka terhadap perkembangan teknologi dan informasi. Selain
menguasasi teknologi informasi, dan juga meningkatkan kemampuannya dengan
mempelajari hal-hal yang berkaitan dengan administrasi dan akademik lainnya
sehingga mereka bisa meningkatkan kreatifitas dan inovasinya. Karena selama ini
sulit mencari tenaga administrasi yang mau meluangkan waktunya untuk mempelajari
hal-hal yang berkaitan dengan tugas pokok dan fungsinya.
Bahkan
terkesan
mereka menikmati pekerjaan yang sudah ”terformat dan terpola”, tanpa membuat
pemikiran-pemikiran baru.
4. Implementasi
a) Memahami dan mampu mengimplementasikan pengelolaan surat masuk via online
dan offline khusus pada Universitas Islam Riau dengan baik.
b) Memahami dan mampu mengimplementasikan penanganan surat keluar via online
dan offline di Universitas Islam Riau dengan baik.
c) Di sisi lain, hal ini dapat menghilangkan budaya pembuatan SK setiap
pelaksanaan tahapan kegiatan yang mengakibatkan penarikan honorarium,
sehingga dana tersebut bisa dialokasikan untuk kegiatan akademik yang
menunjang peningkatan mutu, relevansi dan daya saing.
d) Dengan adanya dukungan penuh dari pimpinan, rekan dan mahasiswa maka
Universitas Islam Riau akan bersinergi dengan pihak lainnya mencapai tujuan
bersama, sehingga pencapaian visi dan misi yang telah ditetapkan lebih efektif.
Untuk maksud tersebut sebelum membuat perencanaan pendidikan tinggi perlu
membuat analisis dan perencanaan yang matang. Hal ini merupakan implementasi
dari kemampuan bekerja sama dan koordinasi untuk berkomitmen bersama dalam
memajukan pendidikan tinggi. Kritikan atau masukan-masukan lain juga
merupakan sumber data yang perlu dijadikan pedoman dalam menyusun rencana
pendidikan tinggi.
5. Kesimpulan
9
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa konsep ini harus didukung dengan
adanya jaringan dan system yang baik. Selain itu, untuk mendukung efektivitas
pelayanan akademik harus didukung dengan teknologi informasi yang memadai dan
keberadaan sumber daya manusia yang handal dalam mengaplikasikan teknologi
informasi untuk melaksanakan tugasnya. Kesempurnaan
lebih
pelayanan
akademik
akan
bagus, apabila mengacu kepada Standar Operasional Prosedur sehingga dalam
bekerja akan lebih sistemik dan sistematis. Kesemuanya itu akan lebih bagus lagi
apabila didukung adanya komitmen, kerjasama dan koordinasi yang baik sehingga akan
membangun sinergitas yang tinggi dalam pencapaian visi dan misi. Dan pada akhirnya
program yang dijalankan mempunyai sustainability yang efektif dan efisien.
10
CURRICULUM VITAE
A. DATA DIRI
1. Nama Lengkap
: Wiwik Anggraini
2. NIP
: 110802423
3. Pangkat dan golongan
: Pengatur Muda Tk. I dan II/b
4. Tanggal lahir
: 16 April 1989
5. Tempat lahir
: Pekanbaru
6. Jenis Kelamin
: Wanita
7. Agama
: Islam
8. Perguruan Tinggi
: Universitas Islam Riau
9. Departemen
: Biro Administrasi dan Akademis
10. a. Pekerjaan/jabatan
: Staf BAA UIR
b. TMT
: 1 Oktober 2012
11. Alamat Perguruan Tinggi : Jl. Kaharuddin Nasution No. 113 Pekanbaru
12. No. Telp/Fax. Kantor
: (0761) 674674 / 674834
13. Pendidikan Terakhir
: S1
14. Alamat
: Jl. Muslim Sari NO. 23 Pekanbaru
15. a. No. Telp. Rumah
:-
b. No. HP
: 082386702316
c. e-mail
: [email protected]
B. Riwayat Pendidikan/Pelatihan/Kursus
No.
JENIS
PENDIDIKAN/PELATIHAN/KURSUS
INSTITUSI
TAHUN
1.
2.
11
C. Riwayat Pekerjaan
No.
JABATAN
UNIT KERJA
TAHUN
1.
Staf
Fakultas Agama Islam
2009 s/d 2011
2.
Staf
Biro
Administrasi
Akademis
dan 2012 s/d sekarang
D. Penghargaan yang pernah diperoleh
No.
JENIS PENGHARGAAN
INSTITUSI
TAHUN
1.
2.
Kepala BAA
Universitas Islam Riau
Penyusun,
Akmar Efendi, S.Kom., M.Kom
Wiwik Anggraini, SE
12
DESKRIPSI DIRI
W
iwik Anggraini, sangat bersyukur bisa bekerja dan mengabdikan diri pada
kegiatan yang berkaitan dengan administrasi dan akademik, sehingga
termasuk dalam staf administrasi dan akademik (BAA) Universitas Islam
Riau sejak tahun 2012. Disisi lain bahwa pekerjaan yang saya emban merupakan amanah
yang harus dipegang, untuk menjadikan Universitas Islam Riau sebagai perguruan tinggi
yang mampu bersaing dan bersanding dengan perguruan tinggi ternama lainnya. Sadar,
bahwa kegiatan memajukan pendidikan tinggi merupakan suatu tantangan, namun di
sini lain rencana ini juga dapat mengaktualisasi diri untuk menjadi lebih kreatif, inovatif
untuk bekerja dan belajar tentang bagaimana menciptakan administrasi dan akademik
yang berkualitas, tersistem dan berbasis teknologi yang canggih.
Sebagai tenaga / staf administrasi akademik, saya jelaskan deskripsi diri saya pada
aspek-aspek berikut :
A. Etos kerja (semangat, target kerja, disiplin, ketangguhan)
Ketika saya ditempatkan sebagai staf administrasi dan akademis sungguh saya belum
berpengalaman seperti apa kegiatan dan pekerjaan yang akan dilakukan. Namun, saya
tetap semangat dan optimis, sehingga tawaran ini dengan serta merta saya terima walau
saya belum memahami benar, tetapi yang pasti saya menilai bidang administrasi dan
akademis ini sangat bermanfaat dan menambah pengalaman serta wawasan dibidang
akademis, serta saya berusaha memberikan pelayanan yang terbaik kepada setiap
mahasiswa. Langkah awal saya belajar dengan para senior, atasan dan teman-teman yang
lebih dulu bekerja dibidang akademis. Lambat laun saya mulai mempelajari segala macam
permasalahan yang terjadi.
Waktu terus berlalu hingga akhirnya saya mendapat pekerjaan yang dikhususkan
dibagian surat menyurat atau bagian umum. Masih banyak kendala dan kekurangan dari
administrasi dan akademis yang saya kerjakan selama ini, contohnya masih manualnya
proses surat menyurat atau belum tersistem kedalam IT. Saya maklum karena temanteman juga belum paham benar dengan IT, tetapi saya tidak putus asa, tetap menyemangati
dan tetap mengikuti proses walau dalam proses juga ada hal-hal kecil yang menurunkan
13
semangat. Proses terus berjalan, semua langkah diikuti dan belajar memahami, yaitu
memahami teman, materi kinerja dan kebijakan.
Dengan tetap bersemangat dan bantuan dari pimpinan khususnya kepala BAA,
Kabag dan anggota tim, kini kinerja administrasi dan akademis mulai tersistem dan mulai
memanfaatkan tenaga informasi serta sistem yang canggih, contohnya semua sudah mulai
menggunakan sistem online. Hal ini mempermudah mahasiswa dalam memeriksa tagihan
biaya kuliah, nilai yang diinput oleh dosen, KRS bahkan pendaftaran mahasiswa baru
tidak lagi harus mengunjungi Universitas ini karena sistem pendaftaran dan pembayaran
semua sudah dibuat online. Namun saya juga ingin mengembangkan konsep administrasi
khususnya surat menyurat dengan sistem online.
B. Integritas Diri (kejujuran, keteguhan pada prinsip, konsistensi,
tanggung jawab dan keteladanan)
Sebagai tenaga / staf administrasi akademik harus memiliki program yang jelas
menuju perkembangan kualitas kinerja karyawan dan mahasiswa. Pada tahun 2016/2017
ini walau dengan keadaan yang sangat padat tapi semangat teman-teman yang luar biasa
sehingga dapat menyelesaikan setiap pekerjaan. Dengan system administrasi BAA
khususnya surat menyurat yang masih manual terkadang menjadi kendala dalam masalah
waktu dan tenaga. Di sinilah diuji untuk bertanggung jawab dan menjadi teladan, juga
kejujuran untuk berani berpegang teguh pada prinsip, yaitu tetap menyelesaikan pekerjaan
walau masih dengan system manual . Harus tetap konsisten menyelesaikan segala
administrasi agar kedepannya mampu menciptakan system online sehingga membantu
mempercepat proses administrasi khususnya surat menyurat.
Pengurusan akademis di BAA sedemikian padat namun tetap harus dijalani. Dalam
bulan Agustus ini administrasi yang harus diurus yaitu masalah pindah jurusan mahasiswa,
penerimaan mahasiswa baru, aktif kembali, cuti/masa langkau akademis, wisuda untuk
periode September 2017 dan banyak lainnya. Semua tetap dijalani dengan penuh rasa
tanggung jawab sehingga menjadi contoh kinerja yang lain. Saya ingin menerapkan
konsep administrasi online berbasis web sehingga mahasiswa dapat melihat posisi surat
yang mereka butuhkan dalam proses administrasi. Hal ini tentunya membutuhkan
pengetahuan, biaya dan waktu yang tidak singkat, namun saya tidak akan patah semangat,
tetap optimis dan tetap bekerja dan berkarya semampunya. Saya yakin hal tersebut dapat
14
terealisasi sehingga mempermudah teman yang membutuhkan informasi tentang akademis
dan mempermudah mahasiswa dalam pengurusan administrasi dengan terbuka.
C. Keterbukaan terhadap kritik, saran, dan pendapat orang lain
(penyikapan, penerimaan)
Bersikap terbuka membutuhkan keteguhan hati, tetapi harus bisa melakukannya
terutama sebagai staf.
Terkait sebagai tenaga administrasi semua kendala dan
permasalahan harus segera diselesaikan, contohnya terkadang ada mahasiswa yang protes
masalah administrasi yang terkadang memerlukan waktu dan proses yang lama.
Mahasiswa disituasi yang lain terkadang ada yang merasa diopor-opor seperti tidak
diperdulikan, padahal mereka yang terkadang tidak memahami dan salah tangkap dalam
menerima informasi. Hal tersebut dapat didiskusikan kepada pimpinan/atau atasan dan
rekan atau teman lainnya bagaimana menghadapi mahasiswa dalam kasus ini dan
bagaimana atau apa yang harus dilakukan agar kedepannya tidak terjadi lagi miss
communication antar tenaga administrasi, mahasiswa dan pimpinan.
Tuntutan keterbukaan kembali teruji, ketika ada surat yang hilang namun bersifat
penting, sementara surat tersebut dibutuhkan hari itu juga. Disinilah dibutuhkan
keterbukaan dengan pimpinan dan sama-sama mencari solusi tentunya dengan bantuan
rekan dan teman-teman tenaga administrasi. Dengan tim yang kompak maka setiap
masalah akan mampu diselesaikan dengan baik.
D. Peran sosial (kemampuan kerja sama, kemampuan komunikasi)
Kehidupan bersosialisasi saya awali dari dalam dengan sesama tenaga administrasi
dan mahasiswa, saya berusaha untuk diterima oleh mahasiswa dengan mencoba
memahami apa yang dikehendaki mahasiswa. Mahasiswa berharap saya memahami
permasalah dia, karena itu saya dekati mereka dengan catatan tetap menjaga diri sebagai
karyawan. Saya membuka diri pada saat mereka berurusan administrasi di kantor. Kepada
mahasiswa didengarkan permasalahan atau kendala yang mereka hadapi, diarahkan
dengan memberi kenyamanan. Jika ada permasalahan atau kendala yang tidak dapat saya
selesaikan maka saya konsultasikan kepada atasan atau pimpinan, tentunya pimpinan lebih
mampu memberikan solusi dan arahan yang tepat. Saya berusaha menjalin kerjasama
dengan tenaga administrasi baik di dalam satu unit atau Fakultas caranya dengan
15
berkomunikasi secara efektif baik lewat telepun maupun komunikasi langsung.
Komunikasi dengan menggunakan fb, WA, email, BBM,atau fasilitas lainnya melalui
internet sangat membantu dalam menjalin komunikasi.
E. Kreativitas dan inovasi
Bidang administrasi sangat luas sehingga saya berupaya untuk terus berinovasi
dalam memberikan ide-ide inovatif dalam mengembangkan ilmu pengetahuan. Nilai
inovatif yang dapat diambil yaitu dengan melakukan pendekatan terhadap mahasiswa.
Terjalinnya relasi antara tenaga administrasi dan mahasiswa akan berdampak pada
timbulnya rasa saling membutuhkan dengan sama-sama diuntungkan. Sedangkan
kreativitas banyak mengubah berbagai layanan akademik di PTS. Salah satu ide kreatifnya
yang cukup dirasakan hingga sekarang, yakni pendaftaran ulang secara online pada
penerimaan mahasiswa baru. Disini saya sebagai tenaga administrasi dan akademis ingin
mengimplementasikan konsep ide kreatif yakni membuat system mengenai surat menyurat
secara online serta ide pelayanan secara web dan kedepannya diharapkan mengembangkan
pelayanan secara mobile karena lebih dari 50% mahasiswa sudah menggunakan
handphone android.
Pekanbaru, 14 Juli 2017
Penyusun,
Wiwik Anggraini, S.E.
16