SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT.

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

i

SUSUNAN DEWAN REDAKSI JELIKU

KETUA

AGUS MULIANTARA, S.KOM, M.KOM

PENYUNTING

DRA. LUH GEDE ASTUTI, M.KOM

NGURAH AGUS SANJAYA E.R., S.KOM, M.KOM IDA BAGUS MAHENDRA, S.KOM, M.KOM IDA BAGUS GEDE DWIDASMARA, S.KOM, M.CS

PELAKSANA

I KETUT GEDE SUHARTANA, S.KOM., M.KOM I GEDE SANTI ASTAWA, S.T., M.CS I MADE WIDIARTHA, S.SI., M.KOM

ALAMAT REDAKSI

JURUSAN ILMU KOMPUTER

FAKULTAS MATEMATIKA DAN ILMU PENGETAHUAN ALAM UNIVERSITAS UDAYANA

KAMPUS BUKIT JIMBARAN – BADUNG

TELEPON : 0361 – 701805

EMAIL : JELIKU@CS.UNUD.AC.ID

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

ii

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

iii

DAFTAR ISI

SUSUNAN DEWAN REDAKSI JELIKU ... i DAFTAR ISI ... iii

IMPLEMENTASI GAMMU SEBAGAI MESIN SMS GATEWAY DI IPHONE BALI

Putu Suma Arthajaya, Agus Muliantara, Ngurah Agus Sanjaya ER ... 1

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM PENDETEKSIAN PLAGIARISME PADA DOKUMEN DIGITAL DENGAN MENGGUNAKAN ALGORITMA WINNOWING

Ade Harya Satriya ... 6

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI SISTEM INTERAKTIF JURNAL PADA SISTEM

AKUNTASI (AISO) DENGAN KONSEP OBJECT ORIENTED PROGRAMING (OOP)

Anak Agung Gde Surya Bhuwana ... 13

IMPLEMENTASI SISTEM INTEGRASI MESIN ABSENSI (FINGER PRINT) DENGAN

HARISMA (HUMAN RESOURCE MANAGEMENT SYSTEM) PT. DIMATA SORA JAYATE

Obie Rahman ... 19

SISTEM PENGENALAN EKSPRESI WAJAH TERSENYUM DENGAN ALGORITMA JARINGAN SYARAF TIRUAN LEVENBERG-MARQUARDT

Tikha Prasatya Nugraha, I Made Widiartha, I Gede Santi Astawa ... 25

PENGIRIMAN REPORT OTOMATIS KE EMAIL MENGGUNAKAN IMPLEMENTASI MUTT DAN CRONTAB DI FAKULTAS HUKUM UNIVERSITAS UDAYANA

I Gede Hardi Surya Budiana, Cokorda Rai Adi Pramartha ... 31

PERANCANGAN DAN IMPLEMENTASI TEXT MINING MENGGUNAKAN ALGORITMA RABIN-KARP PADA APLIKASI PENCARIAN DOKUMEN REFERENSI TUGAS AKHIR

I Gusti Ngurah Lanang Septiadi Putra, Ngurah Agus Sanjaya ER, I B Made Mahendra

... 35

PERANCANGAN SISTEM REGISTRASI KONFERENSI DENGAN MS. VISUAL BASIC PT. OPTIONS - DENPASAR

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

iv

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT

Ida Bagus Ngurah Indraswara, Agus Muliantara, Ngurah Agus Sanjaya ER ... 49

PENYISIPAN CITRA RAHASIA MENGGUNAKAN ALGORITMA GIFSHUFFLE

I Gede Ngurah Aryawan ... 56

IMPLEMENTASI ALGORITMA GENETIK DALAM PENYELESAIAN PERMAINAN SUDOKU

Gede Dita Aditya Elanda ... 61

PEMODELAN DAN SIMULASI SISTEM ANTRIAN DENGAN METODE PRIORITAS STUDI KASUS : STUDIO FOTO

Sahmanbanta.S. ... 65

SISTEM INFORMASI GEOGRAFIS KEAMANAN PARIWISATA PANTAI

Ida Bagus Gede Arsa Wedhana ... 71

ANALISIS PERBANDINGAN KINERJA ANTARA NETWORK FILE SYSTEM (NFS) DAN

PRIMARY DOMAIN CONTROLLER (PDC) SAMBA

Gede Wahyudi,Trisna Hanggara ... 77

ANALISIS PADA IKEE.B IPHONE BOTNET

I Putu Arich Arthawan, I Dewa Made Bayu Atmaja Darmawan ... 84

IMPLEMENTASI BANDWIDTH MANAGEMENT DI DISCOVERY KARTIKA PLAZA HOTEL

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

49

SISTEM INFORMASI ADMINISTRASI SURAT

Ida Bagus Ngurah Indraswara1, Agus Muliantara2, Ngurah Agus Sanjaya ER3

Program Studi Teknik Informatika, Jurusan Ilmu Komputer Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam, Universitas Udayana

goes.indra@cs.unud.ac.id1, muliantara@cs.unud.ac.id2, agus.sanjaya@cs.unud.ac.id3 ABSTRAK

Permasalahan yang masih sering ditemui pada sistem administrasi surat pada institusi bermanajemen berjenjang (pada institusi perguruan tinggi) adalah sistem persuratan yang masih menggunakan sistem manual, pencatatan yang dilakukan berulang kali pada media buku (penggagendaan surat) atau kertas (lembar disposisi). Sehingga menyebabkan ketidakefisienan mekanisme pencatatan yang sebenarnya tidak perlu serta beberapa dampak negatif yang mempengaruhi kinerja sistem seperti diantaranya terlambatnya balasan dari penerima surat, status surat menjadi tidak jelas (surat sudah sampai/belum/tidak sampai), berkas surat masuk tidak diarsipkan dengan baik yang berakibat berkas surat sering hilang, dan lain sebagainya. Dikembangkannya sistem informasi administrasi surat (SIAMIS) adalah untuk memecahkan permasalahan-permasalahan tersebut. Dikarenakan pengguna akan dapat mengirimkan surat dengan pasti (pasti sampai di tujuan), pengagendaan surat yang menjadi lebih rapi dan mudah dilakukan pencarian jika diperlukan, pengambilan/pencarian berkas surat menjadi lebih mudah, serta dapat dilacaknya riwayat perjalanan surat yang telah dikirimkan pengguna dan riwayat pendisposisiannya bagi pengguna yang terkait dalam proses pendisposisiannya sehingga untuk fungsi pemantauan juga dapat dilakukan. Dengan demikian efisiensi pada proses administrasi surat akan menjadi lebih baik sehingga laju aliran informasi pada institusi pada kaitannya dengan penggunaan surat sebagai media informasi, menjadi lebih lancar dan lebih cepat.

Kata Kunci : sistem informasi administrasi surat (SIAMIS), sistem manual, pengagendaan surat,

pencarian berkas surat, riwayat perjalanan surat

ABSTRACT

Problems which are still often found in letter administration system on institution with tiered management system (university case) is that the letter administration system still using manual method, and logging/recording mechanism which is done repeatedly in a book (letter agenda) or paper (disposition sheet). These has caused inefficiencies in unnecessary repeated logging/recording mechanism and as well as some of the negative impacts that affect system per formance such as delayed reply from the recipient of the letter, unclear letter status (letter had reached the recipient/ had not reached/ did not reached at all), incoming letter is not archived properly resulting in mostly missing letter files, and so forth. With the development of Letter Administration Information System (SIAMIS), it is to solve these problems. Because users will be able to send a letter with certainty (always arrive at the destination), doing letter agenda becomes neat and easy to do searches if necessary, retrieving / searching letter files becomes easier, and the ability to trace letter distribution history which has been sent (outgoing letter) and also user's disposition history for users which is involved in the disposition process to be able to do monitoring functions. Thus the efficiency of letter administration process would be better so that the rate of information flow to the institution in relation to the use of letter as a medium of information, will becomes much smoother and faster.

Keywords : Letter Administration Information System (SIAMIS), manual method, letter agenda, retrieving / searching letter files, tracing letter distribution history.

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

50 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Hal-hal yang kerap ditemui pada sistem administrasi surat yang menimbulkan masalah terletak pada pencatatan pada buku agenda surat terhadap surat masuk/surat keluar, pengarsipan surat pada setiap divisinya,

penggunaan kertas sebagai media

memo/catatan kecil/lembar disposisi. Sehingga

sering dapat menimbulkan terlambatnya

balasan dari penerima surat, status surat menjadi tidak jelas, berkas surat masuk tidak diarsipkan dengan baik yang berakibat berkas surat sering hilang, dan lain sebagainya.

1.2 Tujuan

Untuk merancang dan

mengimplementasikan aplikasi sistem

informasi surat-menyurat (administrasi surat) berbasis web, dengan demikian administrasi surat dapat menjadi lebih lancar dan lebih cepat.

2 Perancangan

2.1 Rancangan Basisdata

Basisdata untuk aplikasi sistem

informasi administrasi surat ini dirancang menggunakan 4 buah tabel utama. Yaitu tabel pengguna, surat, data_surat, dan history. Jadi keempat buah tabel tersebut akan menyimpan seluruh data yang akan diolah/diatur pada

sistem informasi. Dan disini database yang digunakan adalah MySQL.

Tabel pengguna menyimpan data-data profil pengguna. Atribut tabel pengguna : NIP, nama, password, unit, nama_unit, jabatan, email, admin. Primary key adalah NIP, dan atribut admin digunakan untuk menandakan apakah suatu pengguna adalah admin atau bukan (admin = 1, berarti user = admin, admin = 0 jika bukan admin).

Tabel surat menyimpan data info-info surat. Atribut tabel surat : Nomor_surat, Tgl_surat, Perihal, Lampiran, Tujuan, Derajat, Berkas_surat, Berkas_ttd. Primary key disini adalah Nomor_surat.

Tabel data_surat digunakan untuk

menyimpan jenis dari surat. Tabel ini menggunakan 2 buah foreign key, yaitu dari tabel pengguna dan tabel surat. Atribut tabel data_surat : D_ID, Nomor_surat, NIP, Jenis_surat. Primary key disini adalah D_ID.

Tabel history digunakan untuk

menyimpan riwayat perjalanan surat. Tabel ini menggunakan 1 buah foreign key dari tabel surat. Atribut tabel history : H_ID, ID_parent,

Tgl_dikirim, Tgl_diterima, Action_status,

Isi_dispo, Nomor_surat, NIP_pengirim,

Tujuan, NIP_tjn_dispo. Primary key disini adalah H_ID.

Berikut rancangan ERD dari basisdata administrasi surat :

Pengguna NIP Password Nama Nama_unit Unit Jabatan Surat Mempunyai Membuat akun 1 Tgl_surat Perihal Lampiran Tujuan Derajat Email Berkas_surat Berkas_ttd Nomor_surat History H_ID Nomer_surat Memiliki M 1 M Tgl_diterima Isi_dispo Action_Status ID Parent NIP Admin Data_Surat Mempunyai 1 NIP Nomor_surat Jenis_surat 1 D_ID M M

Gambar 1. ERD Basis Data Administrasi Surat

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

51

Antarmuka untuk aplikasi dibagi

menjadi 2 rancangan utama. Yaitu rancangan sebelum pengguna login kedalam sistem, dan

rancangan antarmuka sesudah pengguna

berhasil login.

Gambar 2. Tampilan awal aplikasi

Gambar 3. Tampilan aplikasi sesudah login

3. Hasil dan Pembahasan

3.1 Hasil Pengembangan Aplikasi

Gambar 4. Halaman awal aplikasi Gambar 4 menunjukkan halaman awal aplikasi sistem informasi administrasi surat. Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan login kedalam sistem, ataupun mencari posisi terakhir surat (tanpa perlu login terlebih dahulu).

3.1.1 Agenda Surat

Fitur ini berfungsi untuk menampilkan salah satu proses administrasi surat yaitu agenda surat/pengarsipan surat. Pada fitur ini akan ditampilkan seluruh surat keluar maupun

surat masuk pada suatu unit (sekretariat), serta berkas surat asli (dalam bentuk digital) dapat dilihat dari arsip surat pada fitur ini.

Gambar 5. Agenda Surat/Pengarsipan Surat

3.1.2 Tracking Surat

Fitur ini berfungsi untuk menampilkan riwayat perjalanan surat yang telah dikirimkan maupun telah diteruskan/didisposisikan oleh suatu unit dari sistem administrasi surat.

Gambar 6. Tracking Surat Keluar Gambar 6 menunjukkan fitur aplikasi untuk menampilkan riwayat perjalanan dari surat keluar yang telah dikirimkan oleh suatu pengguna. Jadi seluruh surat yang pernah dikirimkan oleh pengguna tersebut dapat dilihat pada fitur ini, riwayat untuk masing-masing surat dapat dilihat dengan mengklik

“Lihat” pada masing-masing surat.

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

52

Gambar 7 menunjukkan fitur aplikasi untuk menampilkan riwayat perjalanan dari surat masuk yang telah diterima oleh suatu pengguna. Akan tetapi jika surat masuk yang diterima oleh pengguna tersebut belum diteruskan/didisposisikan kepada unit surat berikutnya, maka tampilan yang keluar sebaliknya adalah tampilan form disposisi

(Gambar 7). Jadi surat harus

diteruskan/didisposisikan terlebih dahulu, baru kemudian dapat dilihat riwayat perjalanan pendisposisiannya.

Gambar 8. Tampilan form disposisi

3.2 Pengujian

3.2.1 Uji Skenario

Pengujian terhadap aplikasi dilakukan dengan menerapkan sebuah skenario kasus bisnis proses pada aplikasi, dimana disini yang diambil sebagai contoh adalah skenario pengiriman surat hingga surat selesai diproses oleh unit terakhir yang berkaitan dengan proses pengiriman tersebut. Ada total 7 tahapan pada uji skenario kasus pengiriman surat ini, tahapan-tahapannya :

1. Sekretariat jurusan mengirim surat ke fakultas dengan tujuan kepada dekan fakultas.

Pre-Condition : -

Alur :

Tahap ini adalah tahap pertama dari skenario kasus pengiriman surat jurusan ke fakultas. Pada tahapan ini surat pertama kali dikirim oleh sekretariat (tata usaha) jurusan ke fakultas dengan alamat tujuan kepada dekan (fakultas). Jadi pengguna yang login.untuk mengirim surat adalah sekretariat jurusan. Output :

Data surat telah tersimpan dan terkirim sesuai tujuan. Surat yang dikirim dapat dicek

pada fitur “Lihat Surat Keluar”.

2. Sekretariat jurusan mengirim surat ke fakultas, surat tiba pertama kali pada bagian sekretariat fakultas.

Pre-Condition :

Ada surat yang dikirimkan kefakultas dengan tujuan alamat surat dekan fakultas. Alur :

Pada tahap ini, surat yang telah dikirim sebelumnya oleh sekretariat jurusan yang dikirim kepada fakultas atas alamat tujuan dekan (fakultas), pertama kali akan selalu tiba di sekretariat (tata usaha fakultas). Hal ini mengikuti prosedural penerimaan surat masuk yang terjadi sebenarnya dilapangan pada fakultas.

Output :

Memang benar ada surat tiba di sekretariat fakultas pada inbox (surat masuk) pengguna sekretariat fakultas.

3. Sekretariat fakultas mengirimkan /

meneruskan suratnya kepada tujuan

alamat surat, dalam kasus skenario ini adalah dekan fakultas.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna sekretariat fakultas.

Alur :

Pada tahap ini, sekretariat fakultas meneruskan surat tersebut kepada alamat tujuan surat. Dalam skenario kasus pengiriman surat ini, maka diteruskan kepada dekan fakultas. Dari surat masuk yang dibuka oleh sekretariat fakultas, kemudian terdapat pilihan teruskan /disposisi pada surat tersebut. Setelah form terusan diisi, surat dikirim akan diteruskan kepada dekan fakultas.

Output :

Setelah terusan surat dikirim, output berupa kiriman terusan/disposisi dari surat tersebut. Riyawat terusan surat tersebut dapat

dilihat pada “Lihat Surat Masuk disposisi”.

4. Dekan fakultas merespon surat dan mendisposisikan surat kepada bawahannya

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

53 terlebih dahulu, dalam kasus ini kepada Pembantu Dekan II.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna dekan fakultas.

Alur :

Terdapatnya surat masuk pada inbox (surat masuk) pengguna dekan fakultas, menandakan terusan surat dari sekretariat fakultas telah berhasil diteruskan, dan masuk

ke bagian „surat masuk‟ dari pengguna dekan

MIPA. Kemudian dari ini, surat direspon dan kemudian didisposisikan kepada bawahan beliau (dalam kasus ini adalah Pembantu Dekan II).

Output :

Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat

dilihat pada “Lihat Surat Masuk Disposisi”.

5. Pembantu Dekan II menerima disposisi

dari Dekan, dan meneruskan

mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Tata Usaha fakultas.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna pembantu dekan II fakultas.

Alur :

Pada tahap ini, disposisi surat diterima oleh Pembantu Dekan II. Dan beliau dititahkan

oleh Dekan untuk meneruskan /

menindaklanjuti surat sesuai isinya. Dan

Pembantu Dekan II kemudian

meneruskan/mendisposisikan kembali

suratnya kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah bapak Kepala Tata Usaha fakultas. Output :

Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat

dilihat pada “Lihat Surat Masuk Disposisi”.

6. Kepala Tata Usaha fakultas menerima disposisi dari Pembantu Dekan II, dan meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas.

Alur :

Pada tahap ini, Kepala Tata Usaha menerima disposisi dari Pembantu Dekan II.

Dan diamanatkan untuk meneruskan

mendisposisi kepada bawahannya untuk

menindak/merespon terhadap isi surat tersebut. Dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan.

Output :

Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat

dilihat pada “Lihat Surat Masuk Disposisi”.

7. Kepala Sub Bagian Umum &

Perlengkapan menerima disposisi dari Kepala Tata Usaha MIPA.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas.

Alur :

Tahapan ini adalah tahap terakhir dari skenario kasus pengiriman surat dari jurusan ke fakultas ini. Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan merupakan unit terakhir dari perjalanan riwayat surat. Surat tidak akan didisposisikan lagi. Jadi sub unit ini yang akan melaksanakan/merespon isi dari surat tersebut. Output :

Surat tidak didisposisikan lagi. Perintah disposisi langsung dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan.

3.2.2 Pembahasan

Dari pengujian dengan skenario kasus

pengiriman surat diatas, didapatkanlah

beberapa kelebihan dari sistem informasi

administrasi surat ini. Diantaranya :

pengiriman surat yang tidak mungkin tercecer karena surat dikirim dalam bentuk digital. Dan juga surat tidak mungkin hilang/terselip entah dimana pada saat proses pengiriman antar unitnya (jika dibandingkan dengan pengiriman surat manual yang mungkin berkas suratnya bisa hilang/terselip dan tidak sampai tujuan). Dan yang terpenting adalah waktu proses pengiriman surat tersebut sangat cepat. Jika dibandingkan dengan proses pengiriman surat

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

54

manual, memerlukan waktu bermenit-menit bahkan dapat hingga sampai berjam-jam.

Dan dari percobaan dengan skenario pengiriman surat diatas, didapatkan data waktu proses pengiriman tersebut dari percobaan beberapa kali. Data dapat dilihat pada tabel berikut. (untuk data pelacakan riwayat perjalanan surat manual, didapat dari hasil data dilapangan).

Tabel 1. Perbandingan waktu proses pengiriman surat

Dari data pada tabel diatas, dapat kita lihat bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proses pengiriman surat dengan skenario pengiriman surat dari jurusan ke fakultas adalah lebih cepat pada Sistem Informasi Administrasi Surat. Dengan waktu rata-rata adalah 4 menit 45.853 detik.

Dari data diatas maka dapat

disimpulkan bahwa dengan dikembangkannya Sistem Informasi Administrasi Surat ini dapat memberikan waktu yang lebih cepat pada proses pengiriman surat, dan oleh sebab itu pada proses pelacakan riwayat suratnya juga

menjadi lebih cepat (Tracking riwayat

perjalanan surat). Maka, sehingga proses administrasi surat akan menjadi lebih mudah termasuk didalamnya pada proses pengiriman surat serta proses pelacakan riwayat perjalanan surat.

4. Kesimpulan

Dengan dikembangkannya aplikasi

berbasis web Sistem Informasi Administrasi Surat melalui fitur Agenda Surat telah dapat mempermudah proses pengagendaan surat

serta pengarsipan surat dari sistem

administrasi surat yang sedang berjalan pada fakultas beserta jurusan-jurusan dibawahnya. Pengarsipan berkas menjadi lebih teratur, berkas menjadi tidak mudah hilang, proses pengagendaan surat menjadi lebih rapi dan lebih cepat dalam pengelolaannya (tidak bergantung SDM).

Dan juga melalui fitur Tracking Surat (Tracking surat keluar maupun Tracking surat disposisi), untuk melihat riwayat perjalanan surat sudah menjadi lebih mudah daripada melihat langsung riwayat perjalanan surat pada sistem administrasi surat yang sedang berjalan pada Fakultas MIPA Universitas Udayana beserta Jurusan-jurusan dibawahnya. Melihat

riwayat surat pada Sistem Informasi

Administrasi Surat ini menjadi lebih mudah dan tidak rumit lagi, mencari informasi riwayat perjalanan surat menjadi lebih cepat, unit-unit yang berkaitan dengan perjalanan surat sudah tertera dengan jelas beserta informasi status surat saat itu.

5. Daftar Pustaka

Depdiknas. 2006. Peraturan Menteri

Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

Depdiknas, Bagian Ketatalaksanaan Biro

Hukum dan Organisasi. 2007. Prosedur

Pengurusan Surat.

Elmasri, Ramez & Navathe, Shamkant B..

2007. Fundamentals of Database Systems.

Fifth Edition. Pearson Education. Boston.

HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain

Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Penerbit : Andi. Yogyakarta.

Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E.. 2006.

Analisis dan Perancangan Sistem. Edisi kelima. Indeks. Jakarta.

Ladjamudin, Al-Bahra B.. 2005. Analisis dan

Desain Sistem Informasi. Penerbit : Graha Ilmu. Yogyakarta.

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

55

Moenta, A. Pangerang. 2011. Peraturan

Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2011 Tentang Perubahan Penggunaan Nama Kementrian Pendidikan Nasional Menjadi Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pressman, Roger S.. 2005. A Practitioner’s

Approach. Mc-Graw Hill. New York.

Simarmata, Janner. 2007. Perancangan Basis

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

50 Pendahuluan

1.1 Latar Belakang

Hal-hal yang kerap ditemui pada sistem administrasi surat yang menimbulkan masalah terletak pada pencatatan pada buku agenda surat terhadap surat masuk/surat keluar, pengarsipan surat pada setiap divisinya, penggunaan kertas sebagai media memo/catatan kecil/lembar disposisi. Sehingga sering dapat menimbulkan terlambatnya balasan dari penerima surat, status surat menjadi tidak jelas, berkas surat masuk tidak diarsipkan dengan baik yang berakibat berkas surat sering hilang, dan lain sebagainya. 1.2 Tujuan

Untuk merancang dan

mengimplementasikan aplikasi sistem informasi surat-menyurat (administrasi surat) berbasis web, dengan demikian administrasi surat dapat menjadi lebih lancar dan lebih cepat.

2 Perancangan

2.1 Rancangan Basisdata

Basisdata untuk aplikasi sistem informasi administrasi surat ini dirancang menggunakan 4 buah tabel utama. Yaitu tabel pengguna, surat, data_surat, dan history. Jadi keempat buah tabel tersebut akan menyimpan seluruh data yang akan diolah/diatur pada

sistem informasi. Dan disini database yang digunakan adalah MySQL.

Tabel pengguna menyimpan data-data profil pengguna. Atribut tabel pengguna : NIP, nama, password, unit, nama_unit, jabatan, email, admin. Primary key adalah NIP, dan atribut admin digunakan untuk menandakan apakah suatu pengguna adalah admin atau bukan (admin = 1, berarti user = admin, admin = 0 jika bukan admin).

Tabel surat menyimpan data info-info surat. Atribut tabel surat : Nomor_surat, Tgl_surat, Perihal, Lampiran, Tujuan, Derajat, Berkas_surat, Berkas_ttd. Primary key disini adalah Nomor_surat.

Tabel data_surat digunakan untuk menyimpan jenis dari surat. Tabel ini menggunakan 2 buah foreign key, yaitu dari tabel pengguna dan tabel surat. Atribut tabel data_surat : D_ID, Nomor_surat, NIP, Jenis_surat. Primary key disini adalah D_ID.

Tabel history digunakan untuk menyimpan riwayat perjalanan surat. Tabel ini menggunakan 1 buah foreign key dari tabel surat. Atribut tabel history : H_ID, ID_parent, Tgl_dikirim, Tgl_diterima, Action_status, Isi_dispo, Nomor_surat, NIP_pengirim, Tujuan, NIP_tjn_dispo. Primary key disini adalah H_ID.

Berikut rancangan ERD dari basisdata administrasi surat :

Pengguna

NIP Password

Nama

Nama_unit Unit

Jabatan

Surat

Mempunyai Membuat akun

1

Tgl_surat Perihal Lampiran

Tujuan Derajat

Email

Berkas_surat Berkas_ttd Nomor_surat

History

H_ID Nomer_surat

Memiliki

M 1 M

Tgl_diterima Isi_dispo

Action_Status ID Parent

NIP Admin

Data_Surat

Mempunyai

1

NIP

Nomor_surat Jenis_surat

1

D_ID

M

M

Gambar 1. ERD Basis Data Administrasi Surat Rancangan antarmuka

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

51 Antarmuka untuk aplikasi dibagi menjadi 2 rancangan utama. Yaitu rancangan sebelum pengguna login kedalam sistem, dan rancangan antarmuka sesudah pengguna berhasil login.

Gambar 2. Tampilan awal aplikasi

Gambar 3. Tampilan aplikasi sesudah login 3. Hasil dan Pembahasan

3.1 Hasil Pengembangan Aplikasi

Gambar 4. Halaman awal aplikasi Gambar 4 menunjukkan halaman awal aplikasi sistem informasi administrasi surat. Pada halaman ini, pengguna dapat melakukan login kedalam sistem, ataupun mencari posisi terakhir surat (tanpa perlu login terlebih dahulu).

3.1.1 Agenda Surat

Fitur ini berfungsi untuk menampilkan salah satu proses administrasi surat yaitu agenda surat/pengarsipan surat. Pada fitur ini akan ditampilkan seluruh surat keluar maupun

surat masuk pada suatu unit (sekretariat), serta berkas surat asli (dalam bentuk digital) dapat dilihat dari arsip surat pada fitur ini.

Gambar 5. Agenda Surat/Pengarsipan Surat 3.1.2 Tracking Surat

Fitur ini berfungsi untuk menampilkan riwayat perjalanan surat yang telah dikirimkan maupun telah diteruskan/didisposisikan oleh suatu unit dari sistem administrasi surat.

Gambar 6. Tracking Surat Keluar Gambar 6 menunjukkan fitur aplikasi untuk menampilkan riwayat perjalanan dari surat keluar yang telah dikirimkan oleh suatu pengguna. Jadi seluruh surat yang pernah dikirimkan oleh pengguna tersebut dapat dilihat pada fitur ini, riwayat untuk masing-masing surat dapat dilihat dengan mengklik “Lihat” pada masing-masing surat.

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

52 Gambar 7 menunjukkan fitur aplikasi untuk menampilkan riwayat perjalanan dari surat masuk yang telah diterima oleh suatu pengguna. Akan tetapi jika surat masuk yang diterima oleh pengguna tersebut belum diteruskan/didisposisikan kepada unit surat berikutnya, maka tampilan yang keluar sebaliknya adalah tampilan form disposisi (Gambar 7). Jadi surat harus diteruskan/didisposisikan terlebih dahulu, baru kemudian dapat dilihat riwayat perjalanan pendisposisiannya.

Gambar 8. Tampilan form disposisi 3.2 Pengujian

3.2.1 Uji Skenario

Pengujian terhadap aplikasi dilakukan dengan menerapkan sebuah skenario kasus bisnis proses pada aplikasi, dimana disini yang diambil sebagai contoh adalah skenario pengiriman surat hingga surat selesai diproses oleh unit terakhir yang berkaitan dengan proses pengiriman tersebut. Ada total 7 tahapan pada uji skenario kasus pengiriman surat ini, tahapan-tahapannya :

1. Sekretariat jurusan mengirim surat ke fakultas dengan tujuan kepada dekan fakultas.

Pre-Condition : -

Alur :

Tahap ini adalah tahap pertama dari skenario kasus pengiriman surat jurusan ke fakultas. Pada tahapan ini surat pertama kali dikirim oleh sekretariat (tata usaha) jurusan ke fakultas dengan alamat tujuan kepada dekan (fakultas). Jadi pengguna yang login.untuk mengirim surat adalah sekretariat jurusan. Output :

Data surat telah tersimpan dan terkirim sesuai tujuan. Surat yang dikirim dapat dicek pada fitur “Lihat Surat Keluar”.

2. Sekretariat jurusan mengirim surat ke fakultas, surat tiba pertama kali pada bagian sekretariat fakultas.

Pre-Condition :

Ada surat yang dikirimkan kefakultas dengan tujuan alamat surat dekan fakultas. Alur :

Pada tahap ini, surat yang telah dikirim sebelumnya oleh sekretariat jurusan yang dikirim kepada fakultas atas alamat tujuan dekan (fakultas), pertama kali akan selalu tiba di sekretariat (tata usaha fakultas). Hal ini mengikuti prosedural penerimaan surat masuk yang terjadi sebenarnya dilapangan pada fakultas.

Output :

Memang benar ada surat tiba di sekretariat fakultas pada inbox (surat masuk) pengguna sekretariat fakultas.

3. Sekretariat fakultas mengirimkan / meneruskan suratnya kepada tujuan alamat surat, dalam kasus skenario ini adalah dekan fakultas.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna sekretariat fakultas.

Alur :

Pada tahap ini, sekretariat fakultas meneruskan surat tersebut kepada alamat tujuan surat. Dalam skenario kasus pengiriman surat ini, maka diteruskan kepada dekan fakultas. Dari surat masuk yang dibuka oleh sekretariat fakultas, kemudian terdapat pilihan teruskan /disposisi pada surat tersebut. Setelah form terusan diisi, surat dikirim akan diteruskan kepada dekan fakultas.

Output :

Setelah terusan surat dikirim, output berupa kiriman terusan/disposisi dari surat tersebut. Riyawat terusan surat tersebut dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk  disposisi”. 4. Dekan fakultas merespon surat dan mendisposisikan surat kepada bawahannya

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

53 terlebih dahulu, dalam kasus ini kepada Pembantu Dekan II.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna dekan fakultas.

Alur :

Terdapatnya surat masuk pada inbox (surat masuk) pengguna dekan fakultas, menandakan terusan surat dari sekretariat fakultas telah berhasil diteruskan, dan masuk ke bagian „surat masuk‟ dari pengguna dekan MIPA. Kemudian dari ini, surat direspon dan kemudian didisposisikan kepada bawahan beliau (dalam kasus ini adalah Pembantu Dekan II).

Output :

Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk  Disposisi”. 5. Pembantu Dekan II menerima disposisi dari Dekan, dan meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Tata Usaha fakultas.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna pembantu dekan II fakultas.

Alur :

Pada tahap ini, disposisi surat diterima oleh Pembantu Dekan II. Dan beliau dititahkan oleh Dekan untuk meneruskan / menindaklanjuti surat sesuai isinya. Dan Pembantu Dekan II kemudian meneruskan/mendisposisikan kembali suratnya kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah bapak Kepala Tata Usaha fakultas. Output :

Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk Disposisi”. 6. Kepala Tata Usaha fakultas menerima disposisi dari Pembantu Dekan II, dan meneruskan mendisposisikan surat tersebut kepada bawahannya, dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas.

Alur :

Pada tahap ini, Kepala Tata Usaha menerima disposisi dari Pembantu Dekan II. Dan diamanatkan untuk meneruskan mendisposisi kepada bawahannya untuk menindak/merespon terhadap isi surat tersebut. Dalam kasus ini adalah Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan.

Output :

Data disposisi surat berhasil dikirim dan disimpan. Ada riwayat disposisi yang dapat dilihat pada “Lihat Surat Masuk  Disposisi”. 7. Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan menerima disposisi dari Kepala Tata Usaha MIPA.

Pre-Condition :

Ada surat pada surat masuk pengguna kepala tata usaha fakultas.

Alur :

Tahapan ini adalah tahap terakhir dari skenario kasus pengiriman surat dari jurusan ke fakultas ini. Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan merupakan unit terakhir dari perjalanan riwayat surat. Surat tidak akan didisposisikan lagi. Jadi sub unit ini yang akan melaksanakan/merespon isi dari surat tersebut. Output :

Surat tidak didisposisikan lagi. Perintah disposisi langsung dilaksanakan oleh Kepala Sub Bagian Umum & Perlengkapan.

3.2.2 Pembahasan

Dari pengujian dengan skenario kasus pengiriman surat diatas, didapatkanlah beberapa kelebihan dari sistem informasi administrasi surat ini. Diantaranya : pengiriman surat yang tidak mungkin tercecer karena surat dikirim dalam bentuk digital. Dan juga surat tidak mungkin hilang/terselip entah dimana pada saat proses pengiriman antar unitnya (jika dibandingkan dengan pengiriman surat manual yang mungkin berkas suratnya bisa hilang/terselip dan tidak sampai tujuan). Dan yang terpenting adalah waktu proses pengiriman surat tersebut sangat cepat. Jika dibandingkan dengan proses pengiriman surat

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

54 manual, memerlukan waktu bermenit-menit bahkan dapat hingga sampai berjam-jam.

Dan dari percobaan dengan skenario pengiriman surat diatas, didapatkan data waktu proses pengiriman tersebut dari percobaan beberapa kali. Data dapat dilihat pada tabel berikut. (untuk data pelacakan riwayat perjalanan surat manual, didapat dari hasil data dilapangan).

Tabel 1. Perbandingan waktu proses pengiriman surat

Dari data pada tabel diatas, dapat kita lihat bahwa rata-rata waktu yang dibutuhkan untuk proses pengiriman surat dengan skenario pengiriman surat dari jurusan ke fakultas adalah lebih cepat pada Sistem Informasi Administrasi Surat. Dengan waktu rata-rata adalah 4 menit 45.853 detik.

Dari data diatas maka dapat disimpulkan bahwa dengan dikembangkannya Sistem Informasi Administrasi Surat ini dapat memberikan waktu yang lebih cepat pada proses pengiriman surat, dan oleh sebab itu pada proses pelacakan riwayat suratnya juga menjadi lebih cepat (Tracking riwayat perjalanan surat). Maka, sehingga proses administrasi surat akan menjadi lebih mudah termasuk didalamnya pada proses pengiriman surat serta proses pelacakan riwayat perjalanan surat.

4. Kesimpulan

Dengan dikembangkannya aplikasi berbasis web Sistem Informasi Administrasi Surat melalui fitur Agenda Surat telah dapat mempermudah proses pengagendaan surat serta pengarsipan surat dari sistem

administrasi surat yang sedang berjalan pada fakultas beserta jurusan-jurusan dibawahnya. Pengarsipan berkas menjadi lebih teratur, berkas menjadi tidak mudah hilang, proses pengagendaan surat menjadi lebih rapi dan lebih cepat dalam pengelolaannya (tidak bergantung SDM).

Dan juga melalui fitur Tracking Surat (Tracking surat keluar maupun Tracking surat disposisi), untuk melihat riwayat perjalanan surat sudah menjadi lebih mudah daripada melihat langsung riwayat perjalanan surat pada sistem administrasi surat yang sedang berjalan pada Fakultas MIPA Universitas Udayana beserta Jurusan-jurusan dibawahnya. Melihat riwayat surat pada Sistem Informasi Administrasi Surat ini menjadi lebih mudah dan tidak rumit lagi, mencari informasi riwayat perjalanan surat menjadi lebih cepat, unit-unit yang berkaitan dengan perjalanan surat sudah tertera dengan jelas beserta informasi status surat saat itu.

5. Daftar Pustaka

Depdiknas. 2006. Peraturan Menteri Pendidikan Nasional Republik Indonesia Nomor 42 Tahun 2006 Tentang Tata Persuratan Di Lingkungan Departemen Pendidikan Nasional.

Depdiknas, Bagian Ketatalaksanaan Biro Hukum dan Organisasi. 2007. Prosedur Pengurusan Surat.

Elmasri, Ramez & Navathe, Shamkant B.. 2007. Fundamentals of Database Systems. Fifth Edition. Pearson Education. Boston. HM, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi : pendekatan terstruktur teori dan praktik aplikasi bisnis. Penerbit : Andi. Yogyakarta.

Kendall, Kenneth E. & Kendall Julie E.. 2006. Analisis dan Perancangan Sistem. Edisi kelima. Indeks. Jakarta.

Ladjamudin, Al-Bahra B.. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Penerbit : Graha Ilmu. Yogyakarta.

Jurnal Elektronik Ilmu Komputer - Universitas Udayana JELIKU Vol 2 No. 1 Pebruari 2013

55 Moenta, A. Pangerang. 2011. Peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan Republik Indonesia Nomor 48 Tahun 2011 Tentang Perubahan Penggunaan Nama Kementrian Pendidikan Nasional Menjadi Kementrian Pendidikan dan Kebudayaan.

Pressman, Roger S.. 2005. A Practitioner’s Approach. Mc-Graw Hill. New York.

Simarmata, Janner. 2007. Perancangan Basis Data. Yogyakarta : ANDI.