Administrasi dan Kegiatan Administratif

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

A. Administrasi dan Kegiatan Administratif

Administrasi sebagai ilmu pengetahuan hanya bermanfaat apabila prinsip- prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya diterapkan untuk meningkatkan mutu berbagai kehidupan bagsa dan negara. Administrasi dalam praktek practice ataupun fungsi yang merupakan obyek studi dari pada Ilmu Administrasi yang artinya adalah apa yang harus dijalankan oleh setiap kepala organisasi atau administrator beserta team manajer-manajer mereka yang terdiri atas perencanaan, pengembangan organisasi, staffing, pembinaan, pimpinan, pengarahan dan pengendalian dari pada suatu organisasi secara keseluruhan termasuk pengendalian dari pada sumber-sumber usaha atau sumberdaya – sumberdayanya secara integral Handayaningrat, 1980:2 Istilah administrasi mempunyai beragam pengertian atau makna. Secara umum, memahami makna administrasi dikelompokkan menjadi dua yaitu dalam arti luas dan dalam arti sempit. Pemaknaan istilah administrasi dalam arti luas mengacu pada asal kata administrasi dari bahasa Inggris yaitu administration. Pengertian administrasi dalam arti luas ini dikemukakan oleh beberapa ahli sebagai berikut: a. Herbert A. Simon dalam Handayaningrat, 1980:2, mendefisinikan administrasi sebagai kegiatan dari pada kelompok yang mengadakan kerjasama untuk menyelesaikan tujuan bersama. b. William H, Newman dalam Handayaningrat, 1980:2, mengartikan administrasi sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan dari pada usaha-usaha kelompok individu-individu terhadap tercapainya tujuan bersama. c. S.P Siagian MPA dalam Moekijat 1992:9, mengemukakan bahwa administrasi adalah keseluruhan proses kerjasama antara dua orang manusia atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan yang telah ditentukansebelumnya. d. The Liang Gie dalam Moekijat, 1992:6-7, menyatakan bahwa administrasi adalah Segenap proses penyelenggaraan daam tiap usaha kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu. Dengan demikian, berdasar pada beberapa definisi administrasi secara luas, menurut Handayaningrat, 1980: 3 ciri–ciri administrasi dapat digolongkan atas : a. Adanya kelompok manusia, yaitu kelompok yang terdiri 2 orang atau lebih; b. Adanya kerjasama dari kelompok tersebut; c. Adanya kegiatan proses usaha; d. Adanya bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan; e. Adanya tujuan. Dapat dipahami bahwa administrasi pada hakekatnya merupakan segenap rangkaian kegiatan penataan yang berlangsung dalam usaha bersama dari sekelompok orang yang bermaksud mencapai tujuan tertentu. Kegiatan berwujud mengatur, memimpin, mengurus, mengendalikan, menyusun dan perbuatan- perbuatan sejenis itu terhadap pekerjaan-pekerjaan induk dan sumber-sumber usaha lainnya yang bermaksud melancarkan tercapainya tujuan dari usaha bersama yang bersangkutan. Dalam pencapaian usaha bersama, terjadilah umpan balik yang saling ketergantungan antara karyawan dengan pelanggan, dimana baik buruknya proses administrasi terlihat melalui pelayanan. Di dalam kegiatan administrasi menurut Prajudi Atmosudirdjo dalam Moekijat, 1992:21-22 ada 4 macam orang yang terlibat, yaitu: a. Orang atau orang-orang yang menentukan dan mempertahankan tujuan; orang orang-orang ini disebut “Kepala Administrasi’ atau “Administrator” yang menentukan tujuan dan “ kebijaksanaan ”, yaitu garis-garis pedoman untuk dipergunakan dalam kegiatan-kegiatan mencapai tujuan. b. Orang orang-orang yang memimpin penyelenggaraan, menggerakan orang- orang, alat-alat, mesin-mesin, bahan-bahan, metode-metode, tekhnik-tekhnik, uang dan sebagainya orang atau orang-orang ini disebut “manajer” atau “manajemen” atau “penatalaksanawan” atau “laksanawan” c. Orang-orang yang membantu kepala administrasi dan manajemen sebagai “staff” artinya sebagai pembantu ahli. Disini kita menjumpai perbedaan antara administrator atau manajer sebagai “ generalis ” dan petugas memimpin, menata penyelenggaraan pekerjaan dan kegiatan- kegiatan orang- orang beserta alat-alat modal dan bahan-bahan yang menuju ketercapainya tujuan dan orang-orang ahli khusus ahli ekonomi, ahli hukum, ahli tekhnik, dokter, guru, dan sebagainya atau spesialis-spesialis terdapat hubungan- hubungan yang sering kurang baik atau penuh salah pengertian “manajer” sering kali kurang menghargai para spesialis, karena dianggapnya mereka sering kali menganggap dirinya lebih pandai, sebab melihat “manajer” biasanya hanya tulis menulis, memimpin berapat, dan keliling melihat kerjanya orang.. d. Orang-orang yang kegiatan-kegiatannya adalah mengerjakan apa yang ditentukan oleh golongan manajemen. Golongan orang-orang ke empat ini adalah golongan pekerja atau pegawai biasa. Oleh karena itu, administrasi biasa ada karena dijalankan oleh seseorang yang dinamakan administrator. Menurut Ninik Widiyanti 1988:3 administrator adalah setiap “Kepala Organisasi”, yang harus membuat organisasi yang dipimpinya itu hidup, tumbuh, bergerak. Lebih lanjut dikemukakan bahwa cara administrator menjalankan administrasi adalah dengan : a. Mengembangkan Organisasi b. Mengembangkan system Informasi terutama tata usaha c. Mengembangkan system manajemen. Administrasi dan Administrator tidak berdiri sendiri, akan tetapi merupakan konsekuensi atau akibat lanjut dari pada setiap orang atau pejabat atau badan yang mempunyai tugas yang harus ditunaikan secara terus menerus untuk jangka waktu yang cukup lama, atau yang mempunyai suatu usaha. Dalam kegiatan administrasi diperlukan proses pelaksanaanya. Pengertian proses berarti serangkaian tahap kegiatan mulai dari menentukan sasaran sampai berakhirnya sasaran tercapainya tujuan, sedangkan fungsinya adalah tugas kegiatan. Proses Administrasi menurut William H. Newman dalam Ninik Widiyanti, 1988:33-34 adalah : a. Merencanakan yaitu menentukan apa yang akan dilakukan. Perencanaan mengandung bidang seni putusan-putusan yang luas, termasuk penjelasan tujuan-tujuan, pembuatan penentuan kebijaksanaan-kebjaksanaan, pembuat program-program dan kampanye-kampanye, penentuan metode-metode dan prosedur-prosedur khusu dan penentuan bagan sehari-hari. b. Mengorganisir yaitu menggolongkan kegiatan-kegiatan yang perlu untuk melaksanakan rencana-rencana dalam kesatuan-kesatuan administratif, dan menentukan hubungan-hubungan antara pemimpin dan karyawan-karyawan dalam kesatuan-kesatuan demikian. c. Mengumpulkan sumber-sumber ialah mendapatkan pegawai-pegawai pimpinan , modal dan fasilitas-fasilitas dan lain-lain hal yang diperlukan untuk melaksanakan rencana-rencana bagi keuntungan perusahaan. d. Menjuruskan yaitu memberikan instruksi. Ini mengandung masalah menunjukan rencana-rencana yang penting kepada mereka yang bertanggung jawab untuk melaksanakannya, dan juga hubungan pribadi sehari-hari antara kepala dan bawahanya e. Mengawasi yaitu berusaha hingga hasil-hasil pelaksanaan sedapat mungkin sesuai dengan rencana. Ini mengandung pembuatan standar-standar, pemberian motif-motif kepada orang-orang untuk mencapai standar-standar ini, mengadakan perbandingan antara hasil-hasil yang sesungguhnya dengan standar, dan melakukan tindakan korektif yang diperlukan apabila hasil pekerjaan berbeda dengan rencana. f. Mengadakan kegiatan-kegiatan yang tidak didelegasikan. Misalnya manajer penjualan dapat mengundang langganan-langganan atau manajer produksi dapat menggunakan beberapa waktu dalam merencanakan suatu produk baru. Bahkan administrator-administrator dari perusahaan yang besar tidak mendelegasikan semua pelaksanaan pekerjaan yang sebenarnya kepada para bawahanya. Pengertian administrasi secara sempit mengacu pada asal kata administrasi dari bahasa Belanda yaitu administratie. Berdasar asal kata tersebut administrasi berarti kegiatan pengumpulan, perekaman dan pengolahan bahan-bahan keterangan datainformasi secara teratur dan sistematis sedemikian rupa sehingga diperoleh gambaran secara menyeluruh dari pada bahan-bahan keterangan tersebut beserta hubungannya satu sama lain. Dengan kata lain pengertian administrasi dalam arti sempit dinamakan “Tata Usaha” Ali Mufiz, 2009:1.7. Tata usaha adalah satu bagian dari kegiatan yang terutama berkaitan dengan penyediaan, penyimpanan dan penyampaian bahan keterangan dan informasi yang sangat diperlukan bagi pemimpin dalam megelola kegiatan kerjasama. Lebih lanjut dikemukakan pengertian lebih detail tentang administrasi dalam arti sempit dihimpun sebagai berikut 2009, 1.5 – 1.6: 1. Munawardi Reksohadiprawiro mengatakan bahwa administrasi berarti tata usaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta secara tertulis, dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbale balik antara satu fakta dengan fakta yang lainnya. 2. G. Kartasapoetra mendefinisikan administrasi sebagai suatu alat yang dapat dipakai menjamin kelancaran dan keberesan bagi setiap manusia untuk melakukan perhubungan, persetujuan dan perjanjian atau lain sebagainya atau antara sesame manusia danbadan hokum yang dilakukan secara tertulis. 3. Harris Muda mengemukakan administrasi adalah suatu pekerjaan yang sifatnya mengatur segala sesuatu pekerjaan yang berhubungan dengan tulis- menulis, surat-menyurat, dan mencatat membukukan setiap perubahankejadian yang terjadi didalam organisasi itu. Didalam administrasi terdapat beberapa unsur administrasi. Unsur-unsur Administrasi menurut The Liang Gie dalam Moekijat, 1992:16 sebagai berikut: 1. Organisasi. Pengertian organisasi dapat diartikan menjadi 2 bagian yaitu secara statis dan dinamis. Secara statis organisasi yaitu wadah setiap usaha kerjasama setiap manusia untuk mencapai tujuan, sedangkan secara dinamis organisasi yaitu proses penentuan struktur organisasi adalah penentuan job diskripsi perincian struktur. 2. Manajemen yaitu Proses pencapaian tujuan dengan menggunakan bantuan orang lain. 3. Ketatausahaan yaitu proses pencatatan usaha dokumen yang masuk dan keluar terhadap suatu instansi itu sendiri. 4. Keuangan yaitu suatu kegiatan yang mengatur lalulintas pembiayaan kegiatan keuangan yang membiayai suatu kegiatan. 5. Kepegawaian yaitu pengelolaan terhadap semua orang yang ada didalam suatu organisasi. 6. Perbekalan yaitu kegiatan pengelolaan semua barang-barang yang ada di suatu instansi barang habis pakai atau tahan lama 7. Humas yaitu membina hubungan baik masyarakat dengan suatu organisasihubungan masyarakat. Berdasar paparan diatas, dapat dipahami bahwa administrasi mencakup hal yang luas dan komplek. Faktor-faktor yang mempengaruhi kompleksitas Administrasi, menurut. Sondang P. Siagian dalam Ninik Widiyanti, 1988, 22- 23: 1. Tujuan yang hendak dicapai, yaitu sesuatu tujuan yang telah ditentukan untuk dicapai , dari segi pentahapan waktu dapat digolongkkan menjadi : Tujuan yang tidak akan pernah tercapai sepenuhnya karena sifatnya yang sangat relative, Tujuan jangka panjang. Tujuan jangka sedang, dan Tujuan jangka pendek 2. Misi yang harus diemban, yaitu adanya tujuan yang menimbulkan misi yang harus diemban 3. Tugas pokok yang harus diselenggarakan yaitu dengan merumuskan tugas pokok suatu organisasi dalam rangka mengemban misinya dalam rangka pencapaian tujuan. 4. Perumusan dan pelaksanaan fungsi. Biasanya, tugas pokok dijabarkan menjadi serangkaian fungsi. Bahkan pada umumnya, apa yang menjadi fungsi sesuatu satuan organisasi yang berada dibawahnya. 5. Sruktur organisasi. Administrasi modern ditandai oleh ciri bahwa struktur organisasi yang diperlukan untuk mewadahi tujuan, misi, tugas pokok dan fungsi adalah besar dan kompleks. Struktur organisasi yang besar dan kompleks itu nampaknya berlaku bagi organisasi pemerintahan dan organisasi keniagaan. 6. Administrasi Kepegawaian. Sesungguhnya pada analisa terakhir persoalan administrasi adalah persoalan manusia. Tidak ada kegiatan administrasi yang dapat berlangsung tanpa manusia, terlepas dari lengkapnya fasilitas, besarnya biaya yang tersedia, modernya perlengkapan, dan majunya ilmu pengetahuan serta berkembangnya tekhnologi. Manusia adalah makhluk yang kompleks. Sebagai individu, manusia mempunyai rasio martabat, cita-cita keinginan, tujuan pribadi, kepribadian, harapan dan kemampuan tetapi manusia juga mempunyai kelemahan dan keterbatasan dalam dirinya. Tujuan, misi, tugas pokok, fungsi serta susunan organisasi tidak otomatis berarti mudahnya usaha menangani soal-soal kepegawaian dalam organisasi. Masih diperlukan prinsip- prinsip human relation, cara pergerakan yang demokratis, kemampuan mengintegrasikan tujuan organisasi dengan tujuan pribadi, usaha-usaha pembinaan dan pengembangan yang sistematis, penggajian dan perangsang yang sesuai dengan kebutuhan dan sesuai pula dengan kemampuan organisasi dan lain sebagainya. 7. Administrasi Keuangan. Kompleksitas masalah dibidang administrasi keuangan pada hakikatnya bertitik tolak dari situasi kelangkaan yang dihadapi oleh setiap organisasi dibidang keuangan. Oleh karena suasana kelangkaan itu dari setiap organisasi dituntut adanya orientasi efisiensi keekonomisan dan kemampuan untuk menentukan suatu skala prioritas yang memungkinkan lebih mudahnya tercapai tujuan organisasi. 8. Administrasi Logistik. Aneka ragamnya jenis kegiatan yang harus dilaksanakan oleh suatu organisasi menuntut pula aneka ragam logistic penunjang yang diperlukan, mulai dari logistic yang memungkinkan kegiatan operasi oleh tenaga manusia sampai kepada penggunaan logistic seperti computer. 9. Hubungan dan tata cara kerja. Hubungan dan tata cara kerja dalam suatu organisasi yang kompleks sangat diperlukan. Bahkan ia mutlak adanya. Keseluruhan hubungan dan tata cara kerja harus ditaati oleh seluruh “ pemain ” dalam organisasi. Berdasar paparan diatas, dapat dipahami bahwa administrasi dapat dipandang sebagai suatu rangkaian kegiatan dan juga dapat dipandang sebagai suatu proses pemikiran. Tanpa mengesampingkan kompleksitas administrasi dalam arti luas, pada prinsipnya dalam setiap bidang pekerjaan administrasi dapat diartikan bahwa pembagian kegiatan administrasi terdiri dari kegiatan administratif dan teknis. Oleh karena itu, menurut Handayaningrat 1980: 12 pada setiap pimpinan pekerjaan diperlukan dua macam ketrampilan yaitu ketrampilan administratif dan ketrampilan tekhnis. Dengan penekanan pada pengertian administrasi secara sempit, kegiatan administratif yang dimaksudkan dalam pengamatan ini adalah segala kegiatan yang bersangkut paut dengan kegiatan tata-usaha atau pembukuan. Penekanan mengenai kegiatan administratif ini dalam kaitannya dengan pengamatan yang dilakukan yaitu mengenai PKL pada Bagian Diklit RSUD Dr. Moewardi Surakarta.

B. Praktek Kerja Lapangan PKL