LKP : Rancang Bangun Aplikasi Penerimaan dan Pembagian Kelas Siswa Baru Pada SMK Negeri 1 Surabaya.

RANCANG

BANGUN

APLIKASI

PENERIMAAN

DAN

PEMBAGIAN KELAS SISWA BARU PADA SMK NEGERI 1

SURABAYA

KERJA PRAKTIK Program Studi

DIII Manajemen Informatika

Oleh:

IDO ENGGAR ASYHARI 13390100015

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

viii DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... v

KATA PENGANTAR ... vi

DAFTAR ISI ... viii

DAFTAR TABEL ... xi

DAFTAR GAMBAR ... xii

DAFTAR LAMPIRAN ... xi

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Rumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 4

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN ... 6

2.1 Gambaran Umum SMK NEGERI 1 Surabaya ... 6

2.2 Logo SMK NEGERI 1 Surabaya ... 7

2.3 Visi SMK Negeri 1 Surabaya ... 7

2.4 Misi SMK NEGERI 1 Surabaya ... 7

2.5 Strukstur Organisasi ... 8

2.6 Deskripsi Tugas ... 8

ix

3.1 Pendaftaran Sekolah... 11

3.2 Sistem Informasi ... 12

3.3 Analisis Sistem ... 12

3.4 Desain Sistem ... 13

3.5 Perancangan Sistem ... 14

3.6 Database ... 14

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK ... 17

4.1 Analisa Sistem ... 17

4.1.1 Identifikasi Masalah ... 18

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi ... 18

4.1.3 Lingkungan Operasi ... 18

4.1.4 Document Flow ... 19

4.2 Desain Sistem ... 24

4.2.1 System Flow ... 24

4.2.2 Context Diagram ... 28

4.2.3 Data Flow Diagram level 0 (DFD level 0)... 29

4.2.4 Data Flow Diagram level 1 (DFD level 1)... 30

4.3 Entity Relationship Diagram ... 32

4.3.1 Conceptual Data Model ... 32

4.3.2 Physical Data Model ... 33

4.4 Struktur File ... 34

4.5 Desain Input Output ... 38

4.6 Instalasi Program ... 49

x

4.8 Penjelasan Pemakaian ... 50

BAB V PENUTUP ... 67

5.1 Simpulan ... 67

5.2 Saran ... 67

DAFTAR PUSTAKA ... 68

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.

1.1 Latar Belakang Masalah

Perkembangan teknologi yang semakin pesat di segala aspek kehidupan menuntun kita untuk ikut serta dalam menerima perubahan yang ada, salah satunya adalah penggunaan dalam sistem komputerisasi. Pada era globalisasi seperti sekarang komputer sudah termasuk kebutuhan sebagai alat untuk membantu kita dalam pekerjaan, terutama pada bidang pendidikan seperti pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru.

Proses penerimaan siswa baru merupakan salah satu cara sekolah untuk mendapatkan siswa yang terampil dalam bidang yang diambilnya pada SMK NEGERI 1 Surabaya. Penerimaan Siswa baru hanya dilakukan ketika tahun ajaran baru. Proses penerimaan siswa baru dan pembagian kelas siswa pada SMK NEGERI 1 Surabaya masih menggunakan proses manual dimana data calon siswa disimpan pada rak dokumen, sehingga memungkinkan kehilangan data dan bahkan pencarian data calon siswa membutuhkan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan kinerja pihak Tata Usaha (TU) dari SMK NEGERI 1 Surabaya pada khususnya, tidak efesien dan efektif. Untuk membantu mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem aplikasi penerimaan siswa baru dan pembagian kelas yang dapat membantu proses penerimaan siswa serta dapat membantu pembagian kelas siswa pada SMK NEGERI 1 Surabaya, sehingga proses penerimaan siswa dan pembagian kelas lebih efektif dan efisien.

Berdasarkan permasalahan di atas sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru sangat penting bagi kelangsungan kegiatan pendidikan yang ada di SMK NEGERI 1 Surabaya. Sistem ini dapat membantu Tata Usaha(TU) dan guru untuk menginputkan dan mendapatkan informasi data siswa baru dengan tepat, dan akurat, sehingga dapat membagi para siswa baru untuk menentukan kelas masing – masing.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada, yaitu Bagaimana merancang Bangun Sistem Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas Siswa Pada SMK NEGERI 1 Surabaya?

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada Sistem Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas Siswa Pada SMK NEGERI 1 Surabaya adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi ini membahas tentang proses penerimaan siswa baru dan

pembagian kelas pada SMK NEGERI 1 Surabaya. 2. Sistem aplikasi ini membahas tentang data siswa baru

a. Transaksi penjualan formulir.

b. Transaksi Pendaftaran dan Daftar Ulang. c. Transaksi pembagian kelas siswa baru. d. Pembuatan Laporan semua transaksi.

3

1.4 Tujuan

Membuat sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru yang terkomputerisasi meliputi transaksi penjualan formulir, pendafataran siswa baru dan pembagian kelas siswa baru menurut program keahlian yang dipilih, sehingga mempermudah guru maupun petugas jaga yang baru untuk memperoleh informasi dengan tepat, akurat, dan cepat.

1.5 Manfaat

Sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru dapat dimanfaatkan oleh pengguna khususnya staff organisasi sekolah. Pengguna tersebut antara lain:

1. Bagian Pendaftaran

Memudahkan dan mempercepat proses penginputan / pendataan siswa, penjualan formulir, pendaftaran siswa baru dan pembagian kelas siswa serta pembuatan semua transaksi.

2. Kepala Sekolah SMK NEGERI 1 Surabaya

Memudahkan dan memepercepat dalam mengetahui informasi semua kegiatan yang terjadi berdasarkan laporan.

3. Tata Usaha(TU).

Memudahkan untuk melihat dan membagi data siswa baru kedalam kelas menurut jurusan masing – masing.

1.6 Sistematika Penulisan

Dalam memahami permasalahan dan pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktik ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan tentang batasan – batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan, serta tujuan dan manfaat dari sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pengolahan data siswa serta sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini membahas tentang hasil survey pada SMK NEGERI 1 Surabaya yang menjelaskan tentang gambaran umum SMK NEGERI 1 Surabaya dan struktur organisasi yang bersangkutan beserta job descriptionnya.

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan Sistem Informasi Penilaian yaitu pengertian pendidikan, pengertian konsep dasar sistem informasi, pengertian sistem informasi pendaftaran, database dan pengembangan sistem. BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK

Bab ini membahas tentang spesifikasi prosedur dalam menyelesaikan Kerja Praktik, meliputi analisis document flow, data

5

flow diagram, context diagram, entity relationship diagram beserta

struktur file dan desain input/output yang baru. BAB V PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini dimasa yang mendatang.

6 BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN 2.

2.1 Gambaran Umum SMK NEGERI 1 Surabaya

SMK NEGERI 1 Surabaya yang bertempat di Jl.Smea No. 4 Wonokromo,Surabaya 60111, Indonesia, di sekolahan ini memiliki kurang lebih 800 siswa didik yang terbagi menjadi 15-19 kelas setiap tahunnya. SMK NEGERI 1 Surabaya telah berdiri sejak tanggal 7 maret 1997. Sekolah ini memiliki 9 program jurusan yaitu Administrasi Perkantoran (APK), Akuntasi (Ak), Pemasaran (Pmsr), Multimedia (Mm), Teknik Komputer Dan Jaringan (TKJ), Rekayasa Perangkat Lunak (RPL), Teknik Produksi Program Pertelevisian (TPPP), Desain Komunikasi Visual (DKV), Akomodasi Perhotelan (Aph).

Pada SMK NEGERI 1 Surabaya terdapat berbagai fasilitas diantara lain laboratorium khusus untuk setiap program jurusan, berbagai lapangan olahraga, kantin, masjid, dan lain sebagainya. Tersedia beberapa extrakurikuler yang mampu membantu siswa didik untuk mengembangkan bakat dan hobinya. Di bimbing oleh pembimbing-pembimbing yang ahli di bidangnya membuat minat siswa didik semakin besar pada fasilitas yang di sediakan oleh SMK ini.

7

2.2 Logo SMK NEGERI 1 Surabaya

2.3 Visi SMK Negeri 1 Surabaya

“Menjadi Sekolah Menengah Kejuruan berstandar internasional yang tamatnya profesional, berbudi luhur, berwawasan lingkungan serta mampu berkompetisi diera global”

2.4 Misi SMK NEGERI 1 Surabaya

Misi dari SMK Negeri 1 Surabaya sebagai berikut:

1. Menerapkan manajemen standar ISO dalam pengelolaan sekolah. 2. Meningkat profesionalisme.

3. Meningkatkan mutu penyelenggaraan pendidikan.

4. Membangun serta memperdayakan SMK bertaraf internasional sehingga menghasilkan lulusan yang memiliki jati diri bangsa dan keunggulan kompetitif dipasar nasional dan global.

5. Mengembangkan kerjasama industri, berskala nasional maupun internasional. Gambar 2.1 Logo SMK NEGERI 1 Surabaya

2.5 Strukstur Organisasi

Kepala Sekolah Komite Sekolah

Koordinator Tata Usaha

Waka Kurikulum Waka Hubinmas Waka Kesiswaan Waka Sarana _Prasarana Waka SDM

Ketua Kompetensi Keahlian

Administrasi Akuntansi Pemasaran Multimedia Komputer dan _Jaringan RPL _{Pertelevisian}Program DKV Perhotelan

Guru

Siswa

Gambar 2.2 Struktur Organisasi SMK NEGERI 1 Surabaya.

2.6 Deskripsi Tugas

Dari Gambar 2.2 diatas, Deskripsi Tugas yang ada pada SMK NEGERI 1 Surabaya adalah sebagai berikut:

1. Kepala sekolah

Memimpin seluruh staff dan pegawai SMK NEGERI 1 Surabaya dan orang yang paling bertanggung jawab terhadap sukses atau tidaknya sistem belajar mengajar yang diterapkan di SMK NEGERI 1 Surabaya.

2. Komite Sekolah

Memberikan pertimbangan terhadap penentuan dan pelaksanaan kebijakan pendidikan di dalam SMK NEGERI 1 Surabaya.

9

3. Kepala Tata Usaha

Mengelola, mengawasi dan memimpin bagian Tata Usaha dalam memberikan pelayanan terbaik pada SMK NEGERI 1 Surabaya.

4. Waka Kurikulum

Menentukan, mengevaluasi, dan meng-koordinir mata pelajaran yang ada pada setiap program jurusan yang ada di SMK NEGERI 1 Surabaya.

5. Waka Sarana dan Prasarana

Menentukan, mengevaluasi, dan meng-koordinir setiap sarana dan prasarana yang ada di sekolah agar dapat menunjang proses belajar mengajar secara maksimal.

6. Waka Kesiswaan

Menentukan, mengevaluasi, dan meng-koordinir siswa yang akan masuk ke SMK NEGERI 1 Surabaya dan data siswa diterima dari sistem diknas.

7. Waka Hubungan Masyarakat

Menentukan, mengevaluasi, dan meng-koordinir hubungan di luar lingkungan sekolah.

8. Waka SDM

Menentukan, mengevaluasi dan mengarahkan sumber daya manusia yang ada pada SMK Negeri 1 Surabaya.

9. KAPROLI (Kepala Program Keahlian)

KAPROLI memiliki tanggung jawab seperti menyusun program kerja, mengkoordinir tugas guru dalam pembelajaran, mengkoordinir pengembangan bahan ajar, memetakan kebutuhan sumber daya untuk pembelajaran, memetakan dunia industri yang relevan, melaksanakan program praktik kerja industry,

melaksanakan uji kompetensi, menginventarisasi fasilitas pembelajaran program keahlian, melaporkan ketercapaian program kerja.

10. Wali Kelas

Wali Kelas adalah Guru yang membantu Kepala Sekolah untuk membimbing siswa dalam mewujudkan disiplin kelas, sebagai manajer dan motivator untuk membangkitkan gairah / minat siswa untuk beprestasi di kelas.

11. Siswa

Anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran pada jalur pendidikan.

11 BAB III LANDASAN TEORI

1.

3.1 Pendaftaran Sekolah

Penerimaan siswa baru merupakan gerbang awal yang harus dilalui peserta didik dan sekolah didalam penyaringan objek-objek pendidikan. Peristiwa penting bagi suatu sekolah, karena peristiwa ini merupakan titik awal yang menentukan kelancaran tugas suatu sekolah. Kesalahan dalam penerimaan siswa baru dapat menentukan sukses tidaknya usaha pendidikan di sekolah yang bersangkutan. Berikut pengertian dan definisi sistem menurut beberapa ahli:

Menurut Herek (1982:9) pada dasarnya Pendaftaran ini untuk memperlancar dan mempermudah proses pendaftaran siswa siswi baru, pendataan dan pembagian kelas seorang siswa siswi. Sehingga dapat terorganisir, teratur dengan cepat dan tepat dengan beberapa persyaratan yang telah ditentukan oleh sekolah. Proses pendaftaran siswa baru merupakan salah satu kewajiban pihak sekolah dan Dinas Pendidikan setiap tahun ajaran baru.

3.2 Sistem Informasi

Menurut Budi Sutejo (dalam Hartono; 2005 : 37), Sistem informasi merupakan hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutukkan oleh orang untuk menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada.

Menurut Abdul Kadir (dalam Hartono; 2005 : 63), Sistem informasi merupakan data yang telah diproses sedemikian rupa sehingga meningkatkan pengetahuan seseorang yang menggunkan data tersebut.

3.3 Analisis Sistem

Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2003:13), perangkat atau teknik untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau constrainnya.

Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap-sikap, keyakinan dan karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui penggunaan kuesioner (Kendall & Kendall, 2003:167). Dengan menggunakan kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk

13

menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

3.4 Desain Sistem

Desain sistem menetukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat lunak dan perangkat keras suatu sesistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahapan analisis.

Menurut Burch dan Grundnitski (dalam Hartono; 2001 :196) desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Berdasarkan beberapa defenisi diatas maka desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan system. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun untuk implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponenen - komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

3.5 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluaruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi. Analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.(Kendall dan Kendall,2003:7).

3.6 Database

Menurut Marlinda (2004:1) database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan.

Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki

karakteristik seperti berikut:

1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.

2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.

3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.

15

Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu:

1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau

disimpan di media storage dan level yang berkaitan.

2. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis

datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.

3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view

dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.

Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini:

1. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.

2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.

3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.

4. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field.

5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL)

yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu table atau lebih untuk melakukan operasi pada table.

17 BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTIK 4.

4.1 Analisa Sistem

Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan- kebutuhan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2003: 13), perangkat atau teknik untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau constraintnya.

Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap- sikap, keyakinan dan karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui penggunaan kuesioner (Kendall & Kendall, 2003: 167). Dengan menggunakan kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentiment yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

4.1.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini yaitu sering kali kehilangan history pendaftaran siswa baru seperti dokumen pendaftaran siswa baru perperiode yang telah berlalu hilang pada rak penyimpanan berkas. Selain itu masih sering terjadi kesalahan pembagian kelas siswa baru dikarenakan banyaknya siswa baru yang harus dihitung datanya menurut jurusan secara manual sehingga membuat bagian Tata Usaha (TU) kerepotan dan memperbesar kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan. Dengan adanya teknologi informasi yang berkembang saat ini sudah sangat memungkinkan untuk meningkatkan pelayanan pada setiap proses transaksi ynag terjadi pada SMK Negeri 1 Surabaya.

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi

Perancangan dari Aplikasi Sistem Informasi Penerimaan pada SMK NEGERI 1 Surabaya ini harus dapat :

1. Mengolah dan menampilkan data Penjualan Formulir. 2. Mengolah dan menampilkan data pendaftaran siswa baru. 3. Mengolah dan Menampilkan data Pembagian Kelas siswa baru. 4. Menghasilkan laporan pendaftaran, penjualan, dan pembagian kelas. 5. Menghasilkan kwitansi penjualan formulir.

4.1.3 Lingkungan Operasi

Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut :

19

Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP, Vista atau Windows 7.

2. Visual Studio 2010

Visual Studio digunakan sebagai pengolah bahasa pemrogramananya karena didalam sistem informasi penggajian ini menggunakan bahasa VB.Net. 3. SQL Server 2008

SQL Server 2008 digunakan karena cocok dengan pemrograman .NET.

4.1.4 Document Flow

Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil

survey ke SMK Negeri 1 Surabaya. Document flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan pendaftaran dan pembagian kelas secara manual sebelum adanya sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru yang akan dirancang sekarang ini.

a. Document Flow Penjualan Formulir

Laporan Penjualan Formulir

Document Flow Penjualan Formulir Pendaftaran

Kepala Sekolah Petugas Pembeli Mulai Dokumen Pembayaran Mencatat Penjualan Formulir Berkas Pendaftaran Menyerahkan Bukti Pembelian Formulir Formulir Pendaftaran Kwitansi Pembayaran1 2

Kwitansi Pembayaran1 N Membuat Laporan Penjualan Formulir Laporan Penjualan Formulir 1 2 N 1 Selesai

Gambar 4.1 Document Flow Penjualan Fomulir

Pada Gambar 4.1 diatas menjelaskan pada proses awal dimulai pada calon siswa yang membayar untuk membeli formulir. Petugas akan mencatat setiap penjualan formulir dan petugas akan menyerahkan berkas pembayaran kepada calon siswa. Petugas akan membuatkan kwitansi pembayaran rangkap 2 yang akan diberikan kepada pembeli dan diarsipkan. Laporan penjualan diambil

21

dari berkas pembayaran yang telah diarsip oleh petugas yang nantinya laporan penjualan akan diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pendaftaran dan daftar ulang seperti seperti Gambar 4.2. b. Document Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang

Docflow Pendaftaran dan Daftar Ulang

Administrasi Kepala Sekolah Calon Siswa Petugas

Melengkapi Persyaratan Pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Formulir Pendaftaran Mengisi Formulir Pendaftaran Menyiapkan Berkas Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Terisi Formulir Daftar Ulang Mengisi Formulir Daftar Ulang Mulai Formulir Pendaftaran Terisi Persyaratan Pendaftaran Cek Berkas dan Pengisian Pendaftaran Sesuai Catat Dokumen Calon Siswa Y Calon Siswa A B C D A T Formulir Daftar Ulang Terisi Berkas Daftar Ulang Verifikasi Data Calon Siswa B C Sesuai Cek Kelengkapan Berkas Y D T Lengkap Catat Dokumen Siswa Baru Y D T Siswa Baru Cetak Bukti Pendaftaran 2 Bukti Pendaftaran 1 Bukti Pendaftaran 1 N Cetak Laporan Pendaftaran

Laporan Siswa Baru

Selesai

Gambar 4.2 Document Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang

Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas akan mengecek kelengkapan dari berkas tersebut. Apabila tidak sesuai maka calon siswa akan mengisi formulir pendaftaran kembali. Apabila pengecekan tersebut

sesuai maka petugas akan mencatat dokumen pendaftaran dan akan membuat bukti pendaftaran. Bukti pendaftaran akan diberikan kepada calon siswa dan diarsipak oleh petugas. Bukti pendaftaran tersebut digunakan untuk membuat formulir daftar ulang yang akan diserahkan kepada calon siswa dan akan digunakan untuk membuat laporan pendaftaran yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pembagian kelas siswa baru seperti seperti Gambar 4.3.

23

c. Document Flow Pembagian Kelas

Docflow Pembagian Kelas

Tata Usaha Pembagian Kelas 3 Pembagian Kelas 2 Kepala Sekolah Guru Kelas Guru BK Mulai

Data Siswa Sesuai Jurusan Baca Data Kelas Pembagian Kelas Buat Rangkap Dokumen Pembagian Kelas Pembagian Kelas 1 Pembagian Kelas 1 Pembagian Kelas 2 Pembagian Kelas 3 Selesai

Gambar 4.3 Document Flow Pembagian Kelas

Gambar 4.3 diatas menjelaskan proses yang pertama dimulai pada bagian tata usaha membuat dokumen siswa baru sesuai jurusan yang sudah melakukan daftar ulang, bagian tata usaha membuat rekap pembagian kelas yang diberikan kepada guru bk, guru kelas, dan kepala sekolah.

4.2 Desain Sistem

4.2.1 System Flow

System flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survei

ke SMK NEGERI 1 Surabaya. System flow merupakan gambaran dari sistem yang telah dikembangkan. Dalam system flow, beberapa proses yang dilakukan secara terintegrasi. Proses yang dikembangkan meliputi, proses penjualan formulir, pendaftaran dan daftar ulang siswa baru dan pembagian kelas.

a. System Flow Penjualan Formulir

Sysflow Penjualan Formulir

Petugas Kepala Sekolah

Calon Siswa

Mulai Pembuatan _Formulir Formulir

Dokumen Pembayaran Simpan Penjualan Formulir Penjualan Formulir Membuat Bukti Penjualan Formulir 2 Kwitansi Pembayaran 1 Buat Laporan Penjualan Formulir Pendaftaran Kwitansi Pembayaran Formulir Daftar Ulang 2 Laporan Penjualan 1 N N Selesai Laporan Penjualan

25

Pada Gambar 4.4 menjelaskan proses yang pertama dimulai Pada proses penjualan formulir calon siswa membeli formulir ke petugas, selanjutnya petugas menyimpan data penjualan formulir ke dalam tabel penjualan formulir dan tabel formulir. Setelah itu petugas memberikan formulir pendaftaran dan formulir daftar ulang untuk calon siswa yang sudah membeli formulir. Selanjutnya Petugas membuat laporan penjualan formulir yang data penjualan diambil dari tabel penjualan formulir untuk diberikan kepada kepala sekolah.

b. System Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang Siswa baru.

Sysflow Pendaftaran dan Daftar Ulang

Kepala Sekolah Petugas Calon Siswa Formulir Pendaftaran Mulai Formulir Daftar Ulang Mengisi Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Cek Berkas Pendaftaran Sesuai A Simpan Data Calon Siswa Y T Mengisi Formulir Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Terisi Calon Siswa Cek Data Calon Siswa Sesuai A Simpan Data Siswa B B T Data Wali Siswa Jurusan Cetak Laporan Cetak Bukti Pendaftaran 2 Bukti Pendaftaran 1 N Laporan Siswa Baru Selesai Bukti Pendaftaran 1 Input Data Siswa Pendaftaran Y Petugas

Pada Gambar 4.5 menjelaskan proses dimulai oleh bagian Calon Siswa yaitu menyerahkan dokumen pendaftaran siswa baru dan kelengkapan berkas pendaftaran kepada petugas. Kemudaian petugas mengecek persyaratan pendaftaran sudah lengkap atau belum, jika persyaratan sudah lengkap petugas akan menyimpan data calon siswa pada tabel calon siswa, jika persyaratan pendaftaran belum lengkap akan dikembalikan kepada calon siswa.

Kemudian petugas memverifikasi data calon siswa apakah data calon siswa sesuai, Jika verifikasi dan kelengkapan berkas sesuai petugas akan menyimpan data siswa baru. Selanjutnya petugas akan membuat bukti pendaftaran rangkap 2 yang akan di serahkan kepada calon siswa dan akan disimpan oleh petugas. Selanjutnya petugas membuat laporan siswa baru yang akan di serahkan kepada kepala sekolah.

27

c. System Flow Pembagian Kelas

Sysflow Pembagian Kelas

Guru Kelas

Guru BK Kepala Sekolah

Tata Usaha Simpan Data Kelas Kelas Simpan Pembagian Kelas Pembagian Kelas Membuat Laporan Pembagian Kelas Pembagian Kelas 1 3 2 Pembagian Kelas 1 Pembagian Kelas 2 Pembagian Kelas 3 Selesai Jurusan Mulai Siswa

Gambar 4.6 Sysflow Flow Pembagian kelas

Pada Gambar 4.6 menjelaskan bagian tata usaha membuat data siswa sesuai jurusan yang diambil dari tabel siswa dan jurusan. Selanjutnya bagian tata usaha menyimpan data pembagian kelas ke tabel pembagian kelas, kemudian bagian tata usaha membuat rangkap 3 pembagian kelas yang akan diberikan kepada guru bk, guru kelas dan kepala sekolah.

4.2.2 Context Diagram

Pada gambar 4.7 menjelaskan context diagram dari Aplikasi Penerimaan siswa baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya. Context diagram sistem ini terdiri dari 6 entitas, yaitu entitas Calon Siswa, Petugas, Tata Usaha(TU) , Guru, Guru BK dan Kepala Sekolah . Enam entitas tersebut memberikan input data dan menerima output data yang diperlukan.

Data Petug as

Dokumen Pembagian Kelas 2 Dokumen Pembagian Kelas 1

Laporan Penjualan Formulir

Dokumen Pembagian Kelas

Laporan Daftar Ulang Laporan Siswa Baru Data Kelas

Data Siswa Sesuai Jurusan Dokumen Pembayaran Daftar Ulang

Dokumen Daftar Ulang Nota Daftar Ulang

Data Daftar Ulang Data Pendaftaran

Nota Pembayaran Formulir 1 Data Penjualan Formulir

Nota Pembayaran Formulir

Membeli Formulir

0

Sistem Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembag ian Kelas pada

SMKN 1 SURABAYA

+ Calon Siswa Petug as Kepala Sekolah Tata Usaha Guru Guru BK

29

4.2.3 Data Flow Diagram level 0 (DFD level 0)

Data Petug as1

Data Petug as2 Data Petug as

Dokumen Pembagian Kelas 2 Dokumen Pembagian Kelas Data Kelas 1

Dokumen Pembagian Kelas 1 Data Kelas

Data Siswa Sesuai Jurusan

Laporan Daftar Ulang Laporan Siswa Baru

Dokumen Daftar Ulang

Nota Daftar Ulang Data Daftar Ulang Dokumen Pembayaran Daftar Ulang

Data Pendaftaran

Laporan Penjualan Formulir Nota Pembayaran Formulir 1 Data Penjualan Formulir Membeli Formulir

Nota Pembayaran Formulir

Data Pembagian Kelas Data Siswa 1

Data Jurusan Data Siswa

Data Wali Siswa

Data Pendaftaran 1 Data Calon Siswa

Data Penjualan Formulir 1 Data Formulir Calon Siswa Calon Siswa Petug as Petug as Calon Siswa Calon Siswa Calon Siswa Petug as Calon Siswa Tata Usaha Tata Usaha Kepala Sekolah Kepala Sekolah Kepala Sekolah Kepala Sekolah Guru BK 1

Proses Penjualan Formulir

+

1 Formulir

2 Penjualan Formulir

2

Proses Pendaftaran dan Daftar Ulang

+

3 Calon Siswa

4 Pendaftaran

5 Data Wali Siswa

6 Siswa

7 Jurusan

3

Proses Pembag ian Kelas

+

8 Pembagian Kelas

9 Kelas

Guru 10 Petug as

Petug as

Gambar 4.8 Data Flow Diagram level 0 (DVD level 0)

Pada Gambar 4.8 menjelaskan DFD level 0 dari Aplikasi Penerimaan siswa baru dan pembagian kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya. Pada DFD level 0 terdapat tiga macam proses. Pertama adalah proses penjualan formulir, yang kedua adalah proses pendaftaran dan daftar ulang siswa baru dan yang ketiga adalah proses pembagian kelas siswa baru.

4.2.4 Data Flow Diagram level 1 (DFD level 1) a. Sub Proses Penjualan Formulir Level 1.

Pada Gambar 4.9 dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian kelas siswa baru pada SMK Negeri 1 Surabaya. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses. Pertama adalah proses master penjualan formulir dan yang kedua adalah proses Laporan Penjualan Formulir.

[Data Formulir]

Data Penjualan Formulir 2 [Data Penjualan Formulir 1]

[Laporan Penjualan Formulir] [Nota Pembayaran Formulir 1]

[Data Penjualan Formulir] [Membeli Formulir]

[Nota Pembayaran Formulir]

1 Formulir

2 Penjualan Formulir

1.1

Master Penjualan Formulir

1.2 Laporan Penjualan Formulir Calon Siswa Calon Siswa Petug as Petug as Kepala Sekolah

Gambar 4.9 Sub Proses Penjualan Formulir DFD level 1

b. Sub Proses Pendaftarn Level 1

Pada Gambar 4.10 dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian kelas siswa baru pada SMK Negeri 1 Surabaya. Pada DFD level 1 ini terdapat 3 proses. Pertama adalah

31

proses master pendaftarn siswa baru, yang kedua adalah proses Daftar Ulang Siswa baru dan yang ketiga adalah Proses Laporan Data Pendaftarn siswa baru.

[Data Petugas1] [Data Petugas2]

[Data Petugas] [Data Pendaftaran]

Data Sis wa 2

[Laporan Daftar Ulang ] [Laporan Siswa Baru]

Data Pendaftaran 2

[Nota Daftar Ulang] [Data Daftar Ulang] [Dokumen Pembayaran Daftar Ulang ]

[Data Wali Siswa]

[Data Siswa]

[Dokumen Daftar Ulang] [Data Jurusan]

[Data Pendaftaran 1]

[Data Calon Sis wa] 3 Calon Siswa

4 Pendaftaran

5 Data Wali Siswa

6 Sis wa

7 Jurusan Calon Sis wa Calon Siswa Calon Siswa Calon Siswa Petug as Kepala Sekolah Kepala Sekolah 2.1 Master Pendaftaran 2.2

Daftar Ulang Siswa

2.3

Laporan Pendaftaran dan Daftar Ulang Petug as

10 Petug as

10 Petug as

Gambar 4.10 Sub Proses Pendaftaran DFD level 1

c. Sub Proses Pembagian Kelas Level 1

Pada Gambar 4.11 dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian kelas siswa baru pada SMK Negeri 1 Surabaya. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses. Pertama adalah proses master pembagian kelas dan yang kedua adalah proses Laporan pembagian kelas.

Data Pembagian Kelas 1

[Dokumen Pembag ian Kelas] [Dokumen Pembag ian Kelas 2]

[Dokumen Pembag ian Kelas 1]

[Data Pembag ian Kelas]

[Data Kelas] [Data Siswa Sesuai J urus an]

[Data Kelas 1] [Data Siswa 1] 6 Sis wa

8 Pembagian Kelas Tata Usaha Tata Usaha Guru BK 9 Kelas 3.1

Master Pembag ian Kelas

3.2

Laporan Pembag ian Kelas Kepala Sekolah Guru

Gambar 4.11 Sub Proses Pembagian Kelas DFD level 1

4.3 Entity Relationship Diagram

4.3.1 Conceptual Data Model

Concep Tual Data Model (CDM) dapat dilihat pada Gambar 4.12 berikut:

Mempunyai2 Memiliki2 Melakukan1 Memiliki1 Memiliki Memilih Melakukan Mempunyai Menjual Menangani1 Menangani Calon Siswa kd_calon_siswa nama_calon_siswa jenis_kelamin alamat Siswa kd_siswa nama_siswa alamat_siswa nilai_skhun no_sttb jenis_kelamin agama tempat_tgl_lahir asal_sekolah formulir kd_formulir harga Penjualan Formulir kd_penjualan tgl_penjualan Pendaftaran no_pendaftaran tgl_pendaftaran Jurusan kd_jurusan nama_jurusan Data Wali Siswa

kd_wali nama_wali agama alamat no_telepon Kelas kd_kelas nama_kelas Maksimal Pembagian Kelas no_pembagian_kelas tahun Petugas kd_petugas nama_petugas Password

33

Pada Gambar 4.12 menjelaskan tentang Conseptual Data Model (CDM) yang terdiri dari enam belas table yang saling berhubungan dari Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya.

Pada CDM yang sudah dilampirkan terdapat 10 tabel yang sudah saling terhubung. Table-table tersebut yaitu table Siswa, Data Wali Siswa, Calon siswa, Jurusan, Kelas, Pembagian Kelas, Petugas, Penjualan Formulir, Pendaftaran dan Tabel Formulir.

4.3.2 Physical Data Model

Physical Data Model (PDM) dapat dilihat pada Gambar 4.13 berikut:

KD_SISWA = KD_SISWA

KD_JURUSAN = KD_JURUSAN

ID_PETUGAS = ID_PETUGAS KD_WALI = KD_WALI

KD_JURUSAN = KD_JURUSAN

KD_JURUSAN = KD_JURUSAN

NO_PENDAFTARAN = NO_PENDAFTARANKD_CALON_SISWA = KD_CALON_SISWA KD_KELAS = KD_KELAS

KD_FORMULIR = KD_FORMULIR KD_PENJUALAN = KD_PENJUALAN

ID_PETUGAS = ID_PETUGAS ID_PETUGAS = ID_PETUGAS

CALON_SISWA KD_CALON_SISWA varchar(5) NO_PENDAFTARAN varchar(50) KD_JURUSAN varchar(50) NAMA_CALON_SISWA varchar(50) JENIS_KELAMIN char(1) ALAMAT varchar(50) SISWA KD_SISWA varchar(5) KD_JURUSAN varchar(50) KD_WALI varchar(5) NAMA_SISWA varchar(50) ALAMAT_SISWA varchar(50) NILAI_SKHUN numeric(10) NO_STTB numeric(10) JENIS_KELAMIN char(1) AGAM A varchar(50) TEM PAT_TGL_LAHIR varchar(50) ASAL_SEKOLAH varchar(50) NIS varchar(10) FORMULIR KD_FORMULIR varchar(50) KD_PENJUALAN varchar(5) HARGA varchar(50) PENJUALAN_FORM ULIR KD_PENJUALAN varchar(5) ID_PETUGAS varchar(5) KD_FORMULIR varchar(50) TGL_PENJUALAN datetime PENDAFTARAN NO_PENDAFTARAN varchar(50) ID_PETUGAS varchar(5) KD_CALON_SISWA varchar(5) TGL_PENDAFTARAN datetime JURUSAN KD_JURUSAN varchar(50) NAMA_JURUSAN varchar(50) DATA_WALI_SISWA KD_WALI varchar(5) NAMA_WALI varchar(50) AGAM A varchar(50) ALAMAT varchar(50) NO_TELEPON varchar(50) KELAS KD_KELAS varchar(5) KD_JURUSAN varchar(50) NAMA_KELAS varchar(50) MAKSIMAL varchar(10) PEM BAGIAN_KELAS NO_PEMBAGIAN_KELAS varchar(50) KD_KELAS varchar(5) ID_PETUGAS varchar(5) KD_SISWA varchar(5) TAHUN varchar(50) PETUGAS ID_PETUGAS varchar(5) NAMA_PETUGAS varchar(50) PASSWORD varchar(10)

4.4 Struktur File

Struktur table Aplikasi Penerimaan siswa baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya dideskripsikan sebagai berikut:

1. Tabel Calon Siswa

Nama Tabel : Calon Siswa

Primary Key : Kode_Calon_Siswa

Foreign Key : Kode_Jurusan, No_Pendaftaran

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Calon Siswa. Tabel 4.1 Tabel Calon Siswa

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint

1 Kode_Calon_Siswa Varchar 15 Primary Key

2 Kode_Jurusan Varchar 10 Foreign key

3 No_Pendaftaran Varchar 10 Foreign Key

4 Nama Varchar 100 Not Null

5 Alamat Varchar 200 Not Null

6 Jenis_Kelamin Varchar 1 Not Null

2. Tabel Siswa

Nama Tabel : Siswa

Primary Key : Kode _Siswa

Foreign Key : Kode_Jurusan, Kode_Wali

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Calon Siswa. Tabel 4.2 Tabel Siswa

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint

1 Kode_Siswa Varchar 15 Primary Key

2 Kode_Jurusan Varchar 10 Foreign key

3 Kode_Wali Varchar 10 Forign Key

4 Nama_Siswa Varchar 100 Not Null

5 Alamat_Siswa Varchar 200 Not Null

6 Nilai_SKHUN Number - Not Null

7 No_STTB Number - Not Null

35

9 Jenis_Kelamin Varchar 1 Not Null

10 Agama Varchar 1 Not Null

11 TTL Varchar 50 Not Null

12 Asal Sekolah Varchar 100 Not Null

13 NIS Number - Not Null

3. Tabel Data Wali Siswa

Nama Tabel : Data Wali Siswa Primary Key : Kode _Wali Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Wali Siswa Tabel 4.3 Tabel Data Wali Siswa

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint

1 Kode_Wali Varchar 10 Primary Key

2 Nama_Wali Varchar 100 Foreign Key

3 Agama Varchar 20 Not Null

4 Alamat_Wali Varchar 200 Not Null

5 Jenis_Kelamin Varchar 1 Not Null

6 No_Telpon Number - Not Null

4. Tabel Kelas

Nama Tabel : Kelas

Primary Key : Kode _Kelas Foreign Key : Kode_Jurusan

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Kelas Tabel 4.4 Tabel Kelas

No _{Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint}

1 _{Kode_Kelas Varchar 10 Primary Key}

2 _{Kode_Jurusa Varchar 10 Foreign Key}

3 _{Nama_Kelas Varchar 20 Not Null}

5. Tabel Jurusan

Nama Tabel : Jurusan

Primary Key : Kode _Jurusan Foreign Key : -

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Jurusan Tabel 4.5 Tabel Jurusan

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint

1 Kode_Jurusan Varchar 10 Primary Key

2 Nama_Jurusan Varchar 50 Not Null

6. Tabel Formulir

Nama Tabel : Formulir

Primary Key : Kode _Formulir

Foreign Key : Kode_Penjualan_Formulir

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Formulir Tabel 4.6 Tabel Formulir

No _{Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint}

1 Kode_Formulir Varchar 10 Primary Key

2 Kode_Penjualan_Formulir Varchar 10 Foreign Key

3 Harga_Formulir Number - Not Null

7. Tabel Petugas

Nama Tabel : Petugas

Primary Key : Kode _Petugas Foreign Key : -

37

Tabel 4.7 Tabel Petugas

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint

1 Kode_Petugas Varchar 10 Primary Key

2 Nama_Petugas Varchar 50 Not Null

3 Password Number - Not Null

8. Tabel Pendaftaran

Nama Tabel : Pendaftaran

Primary Key : Kode _Pendaftaran

Foreign Key : Kode_Petugas, Kode_Calon_Siswa

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Pendaftaran Tabel 4.8 Tabel Pendaftaran

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint

1 Kode_Pendaftaran Varchar 10 Primary Key

2 Kode_Petugas Varchar 10 Foreign Key

3 Kode_Calon_Siswa Varchar 10 Foreign Key

4 Tanggal_Pendaftaran Date - Not Null

9. Tabel Pembagian Kelas

Nama Tabel : Pembagian Kelas

Primary Key : Kode _Pembagian_Kelas Foreign Key : Kode_Kelas, Kode_Petugas

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Pembagian Kelas Tabel 4.9 Tabel Pembagian Kelas

No

Nama Kolom Tipe

Data Panjang Data Constraint 1 Kode_Pembagian_Kelas Varchar 10 Primary Key

2 Kode_Petugas Varchar 10 Foreign Key

3 Kode_Kelas Varchar 10 Foreign Key

4 Kode_Siswa Varchar 10 Foreign Key

10. Tabel Penjualan Formulir

Nama Tabel : Penjualan_Formulir Primary Key : Kode _Penjualan

Foreign Key : Kode_Formulir, Kode_Petugas

Fungsi : Digunakan Untuk Menyimpan Data Penjualan Formulir Tabel 4.10 Tabel Penjualan Formulir

No Nama Kolom Tipe Data Panjang Data Constraint

1 Kode_Penjualan Varchar 10 Primary Key

2 Kode_Petugas Varchar 10 Foreign Key

3 Kode_Formulir Varchar 10 Foreign Key

4 Tanggal_Penjualan Date - Not Null

4.5 Desain Input Output

Dibawah ini terdapat desain dari program Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas, dan akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan program ini nantinya.

a. Desain Form Utama

Pada saat menjalankan Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya, pertama kali yang Akan tampil adalah form menu utama seperti dibawah ini, dan pada form menu utama dibawah ini terdapat beberapa menu yang berisi fitur-fitur dari aplikasi ini.

Ada empat menu utama yang ada dalam aplikasi ini yaitu File, Master, Transaksi dan Laporan. File digunakan untuk login dan logout, Master digunakan untuk melihat data master dari setiap transaksi, Transaksi digunakan untuk

39

melakukan transaksi apapun yang terjadi sedangkan laporan untuk melihat laporan semua transaksi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.14.

Gambar 4.14 Desain Form Utama

d. Desain Login Form

Desain Form Login ini digunakan untuk pengecekan hak akses user. Pada

form ini terdapat dua kolom, yaitu kolom username dan password dan apabila

sudah benar maka fitur-fitur pada aplikasi ini akan terbuka. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.15

Gambar 4.15 Desain Form LogIn

e. Desain Form Master Jurusan

Form master jurusan berfungsi untuk melihat data jurusan. Dengan form ini data jurusan di simpan ke database jurusan dan untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.16.

41

f. Desain Form Master Kelas

Form ini berfungsi untuk menyimpan data kelas. Form master kelas mempunyai combobox jurusan, textbox nama kelas, textbox maksimal. Form tersebut juga memiliki tombol simpan. Untuk lebih lengkapnya perhatikan Gambar 4.17.

Gambar 4.17 Desain Form Master Kelas

g. Desain Form Master Formulir

Form ini berfungsi untuk menyimpan data master formulir yang dilakukan oleh petugas administrasi. Form master formulir mempunyai textbox kode formulir dan Harga Formulir. Form tersebut juga memiliki tombol Simpan dan Hapus. Untuk lebih lengkapnya perhatikan Gambar 4.18.

Gambar 4.18 Desain Form Master Formulir

h. Desain Form Master Petugas

Form ini berfungsi untuk penyimpanan data petugas. Form master petugas mempunyai textbox kode petugas, nama petugas, password. Form tersebut juga memiliki tombol simpan. Untuk lebih lengkapnya perhatikan Gambar 4.19.

43

Gambar 4.19 Desain Form Master Petugas

i. Desain Form Master Siswa

Form ini berfungsi untuk menampilkan informasi data siswa dari

database. Pada Form siswa terdapat combobox tahun masuk, textbox nama siswa

dan jurusan, selain itu terdapat button cari. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.20.

Gambar 4.20 Desain Form Master Siswa

j. Desain Form Transaksi Penjualan Formulir

Form ini berfungsi untuk menyimpan data pejualan formulir yang baru dan update data penjualan yang batal terjual. Form penjualan formulir ini hanya dapat diakses oleh petugas. Form tersebut juga memiliki tombol simpan, update dan keluar. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.21

45

k. Desain Form Transaksi Pendaftaran

Pada Form pendaftaran berfungsi untuk menyimpan dan mengubah data pendaftaran ke dalam database. Form pendaftaran ini ketika tombol simpan ditekan maka data calon siswadan data wali yang telah diisi akan disimpan kedalam database siswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22 Desain Form Transaksi Pendaftaran

l. Desain Form Transaksi Pembagian Kelas

Form ini berfungsi untuk menyimpan data pembagian kelas siswa baru dan menyimpan ke database. Form pembagian kelas ini hanya dapat diakses oleh petugas. Form tersebut juga memiliki tombol tampil dan tombol simpan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.23.

Gambar 4.23 Desain Form Transaksi Pembagian Kelas

m. Desain Kwitansi Penjualan Formulir

Laporan ini berfungsi mencetak kwitansai sesuai dengan nama yang sudah membeli formulir pendaftaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.24.

47

n. Desain Laporan Penjualan Formulir

Laporan Penjualan Formulir berfungsi menampilkan data Penjualan Formulir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.25.

Gambar 4.25 Desain Laporan Penjualan

o. Desain Laporan Pendaftaran

Laporan pendaftaran berfungsi menampilkan data pendaftarn. Dalam laporan pendaftaran ada pilihan kategori yang berdasarkan periode. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.26.

Gambar 4.26 Desain Laporan Pendaftaran

p. Desain Laporan Pembagian Kelas

Laporan pembagian kelas berfungsi menampilkan data pembagian kelas. Dalam laporan pembagian ada pilihan kategori yang berdasarkan periode. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.27.

49

4.6 Instalasi Program

Dalam tahap instalasi program, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap cara menginstal perangkat lunak. Langkah-langkah menginstal aplikasi adalah sebagai berikut:

1. Install SQL Server pada komputer yang akan digunakan.

2. Install Program Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya di komputer.

3. Aplikasi sudah terinstal dengan baik, dan dapat digunakan.

4.7 Implementasi Program

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya yaitu:

a) Software Pendukung

1. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate Version 2009. 2. Microsoft Visual Studio 2010.

3. Microsoft SQL Server 2008.

b) Hardware Pendukung

1. Komputer dengan processor Core i3 M 370 @ 2.40 GHz atau lebih tinggi. 2. Graphic Intel 32-bit dengan resolusi 1366 x 768 atau lebih tinggi.

4.8 Penjelasan Pemakaian

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya. Berikut pembahasan pemakaian dari Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pembagian Kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya.

a. Fitur Menu Utama

Pertama, aplikasi penerimaan siswa baru dan pembagian kelas siswa ini akan membuka Menu Utama yang berisi menu bar untuk memilih form yang akan dibuka. Pada awal aplikasi berjalan, semua menubar akan mati kecuali File yang berisi Log In, Logout dan Exit. Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar 4.28.

51

b. Fitur Login

Selanjutnya user diwajibkan untuk login. Karena fitur-fitur pada aplikasi ini akan terbuka apabila username dan password yang dimasukkan user sesuai dengan username dan password yang ada pada database.Untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar 4.29.

Gambar 4.29 Fitur Login

Saat username dan password tidak diisi akan keluar pesan “Username atau Password tidak Boleh Kosong !!!”. Maka harus diisi dengan username dan

Gambar 4.30 Fitur Login Ussername dan Password Kosong

Apabila muncul notifikasi “Username atau Password anda Salah” maka proses verifikasi username dan password gagal. Bila hal tersebut terjadi maka

user tidak dapat mengakses fitur yang ada pada sistem. Jika username dan password yang diinputkan benar maka sistem akan menampilkan user yang login

dan mengaktifkan fitur yang ada sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh user. Seperti Gambar 4.31.

53

Jika username dan password admin benar maka form akan berhasil masuk dan fitur dalam menu akan berubah. Beberapa fitur akan aktif jika login berhasil. Dan jika username dan password sebagai petugas maupun maka tampilan Fitur Menu juga akan berubah. Untuk lebih jelasnya diperlihatkan pada Gambar 4.32 dan Gambar 4.33.

Gambar 4.32 Form Utama user Admin

c. Form Master Jurusan

Form ini berfungsi menyimpan data jurusan ke dalam database. Form ini terletak di menu data master dari form utama. Pertama user mengisi Jurusan dengan nama jurusan yang ingin di tambah. Selanjutnya tekan simpan setelah mengisi nama jurusan yang diperlihatkan pada Gambar 4.34.

Gambar 4.34 Form Master Jurusan

d. Form Master Kelas

Form ini berfungsi menyimpan data kelas ke dalam database. Form ini terletak di menu data master dari form utama. Pertama user mengisi pilih

combobox Jurusan dengan nama jurusan yang ingin di tambah. Selanjutnya user

mengisi nama kelas sesuai yang diinginkan. Setelah mengisi nama kelas dilanjutkan dengan mengisi jumlah maksimal siswa yang bisa masuk kedalam

55

kelas yang telah terdaftar. Langkah selanjutnya tekan simpan untuk lebih jelasnya perhatikan pada Gambar 4.35.

Gambar 4.35 Form Master Kelas

e. Form Master Siswa

Form ini digunakan untuk menampilkan atau mencari data siswa yang diambil dari database master siswa. Pada form master siswa ini terdapat button cari yang digunakan untuk menfilter data seluruh siswa berdasrkan nama. Jika Textbox nama tidak diisi maka akan muncul massagebox “Harap isi Nama

Siswa”. Jika pada textbox sudah diisi sesuai nama yang akan dicari maka akan

form akan menampilkan data siswa tersebut. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.36 dan Gambar 4.37.

Gambar 4.36 Fitur Nama Siswa Tidak Diisi

Gambar 4.37 Fitur Cari Siswa

f. Form Master Petugas

Form ini berfungsi untuk menyimpan data petugas ke dalam Database. Petugas hanya dapat diakses oleh user yang memiliki status sebagai admin, selain admin form ini tidak dapat di akses oleh user lain. Terletak pada menu data master pada form utama. Langkah pertama user admin dapat menambah data petugas. Jika data sudah di masukan ke dalam textbox tekan tombol simpan. Kode Petugas

57

otomatis akan keluar ketika form petugas dibuka dan tombol simpan di tekan yang diperlihatkan pada Gambar 4.38

Gambar 4.38 Form Master Petugas

Password akan otomatis keluar jika admin menekan tombol generate untuk memunculkan 4 - 6 digit password secara random bisa dilihat pada Gambar 4.39.

Gambar 4.39 Fitur Genarate Password Petugas

Setelah data master sudah terisi semua, maka admin tinggal menyimpan data master petugas kedalam database. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.40.

59

g. Form Master Formulir

Form Formulir berfungsi menambahkan data formulir. Form ini terletak pada menu data master pada Form Utama. User Admin dapat menambah data formulir. Untuk menambah formulir user dapat mengklik tombol simpan agar tersimpan pada database. Kode Formulir akan otomatis keluar saat form load atau saat tombol simpan ditekan dapat di lihat pada Gambar 4.41.

Gambar 4.41 Form Master Formulir

h. Form Penjualan Formulir

Form ini berfungsi untuk menginputkan data penjualan formulir dan menyimpan kedalam Database. Form ini terletak pada menu transaksi pada form utama dan login sebagai user petugas. Langkah untuk melakukan menginputkan data penjualan yang pertama isi textbox nama, pilih harga dengan menekan tombol tampil harga selanjutnya isi jumlah formulir yang akan dibeli. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.42.

Gambar 4.42 Form Penjualan Formulir

Setalah data penjualan sudah terisi semua maka petugas tinggal menekan

button simpan agar data penjualan tersimpan pada database penjualan formulir.

Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.43.

Gambar 4.43 Fitur Simpan Penjualan Formulir

i. Form Pendaftaran

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Pendaftaran. Kode pendaftaran dan Nis Siswa akan otomatis terisi ketika form di buka. Selanjutnya

61

isilah data calon siswa yang akan mendaftar. Kemudian tekan tombol simpan yang diperlihatkan pada Gambar 4.44.

Gambar 4.44 Form Pendaftaran Siswa Baru

Selanjutnya jika data calon siswa dan data wali siswa sudah diisi, petugas tinggal menekan tombol simpan. Maka data siswa baru akan disimpan pada tabel siswa baru. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.45.

j. Form Pembagian Kelas

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Pembagian Kelas Siswa Baru. Petugas harus mengisi combobox tahun masuk dan jurusan, setelah itu tekan tombol tampil untuk menampilkan semua data siswa yang ada pada jurusan tersebut. Untuk lebih jelasnya perhatikan pada Gambar 4.46.

Gambar 4.46 Fitur Simpan Pendaftaran Siswa Baru

Langkah selanjutnya petugas tinggal menekan tombol simpan untuk pembagian kelas pada seluruh siswa. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.47

63

Gambar 4.47 Fitur Simpan Pembagian Kelas

k. Kwitansi Pembayaran Formulir

Ketika petugas ingin memberikan kwitansi, petugas hanya perlu menekan menu Cetak kwitansi saat mau menyimpan data penjualan formulir. Lalu pilih ya untuk mencetak kwitansi. Untuk Lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.48.

Jika petugas menekan tombol ya pada fitur cetak kwitansi, maka akan mencetak kwitansi untuk pembayaran formulir yang dibeli calon siswa. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.49.

Gambar 4.49 Kwitansi Penjualan

l. Laporan Penjualan Formulir

Setiap laporan dapat dicetak oleh petugas dan administrasi untuk diserahkan kepada Kepala Sekolah. Pada laporan penjualan ini terdapat filter data untuk menampilkan laporan penjualan formulir. Filter data tersebut berdasarkan bulan dan tahun saat terjadinya transaksi penjualan. Seperti laporan penjualan yang akan ditampilkan pada Gambar 4.50.

65

Gambar 4.50 Laporan Penjualan Formulir

m. Laporan Pendaftaran

Laporan pendaftaran ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang terjadi pada tanggal tersebut. Pada laporan pendaftaran ini terdapat filter data yang berdasarkan tanggal pendaftaran sampai tanggal sekarang. Laporan pendaftaran akan keluar jika petugas maupun administrasi menekan menu Laporan lalu memilih Laporan Pendaftaran seperti Gambar 4.51.

n. Laporan Pembagian Kelas

Laporan Pembagian Kelas ini berfungsi untuk menampilkan laporan Pembagian Kelas. Pada laporan ini terdapat filter data berdasarkan nama kelas yang dapat di lihat pada Gambar 4.52.

67 BAB V PENUTUP

1.

5.1 Simpulan

Setelah melakukan analisa dan perancangan, serta implementasi aplikasi Penerimaan siswa baru dan pembagian kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

a. Aplikasi yang dibuat pada saat Kerja Praktik ini sangat membantu bagian Petugas atau Tata Usaha(TU) dan Administrasi. Aplikasi ini membantu dalam melakukan transaksi penjualan formulir, pendaftaran siswa baru serta saat pembagian kelas siswa baru.

b. Aplikasi dalam sistem ini, menghasilkan laporan-laporan seperti laporan penjualan formulir, pendaftaran siswa baru dan laporan pembagian kelas.

5.2 Saran

Dari penggunaan sistem ini, masih terdapat banyak kekurangan yang ada. Demi pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

a. Aplikasi yang akan datang dapat dibangun menggunakan aplikasi berbasis web agar semua bagian dapat mengetahui informasi dengan cepat.

b. Semoga Aplikasi ini dibangun menggunakan jaringan agar Bagian administrasi dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke ruang Tata Usaha untuk mengupdate data siswa setiap ada pembaruan terkait pendaftaran siswa baru.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offest.

Hartono, Jogiyanto, HM. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan

Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.

Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.

Gambar 4.47 Fitur Simpan Pembagian Kelas

k. Kwitansi Pembayaran Formulir

Ketika petugas ingin memberikan kwitansi, petugas hanya perlu menekan menu Cetak kwitansi saat mau menyimpan data penjualan formulir. Lalu pilih ya untuk mencetak kwitansi. Untuk Lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.48.

64

Jika petugas menekan tombol ya pada fitur cetak kwitansi, maka akan mencetak kwitansi untuk pembayaran formulir yang dibeli calon siswa. Untuk lebih jelasnya perhatikan Gambar 4.49.

Gambar 4.49 Kwitansi Penjualan

l. Laporan Penjualan Formulir

Setiap laporan dapat dicetak oleh petugas dan administrasi untuk diserahkan kepada Kepala Sekolah. Pada laporan penjualan ini terdapat filter data untuk menampilkan laporan penjualan formulir. Filter data tersebut berdasarkan bulan dan tahun saat terjadinya transaksi penjualan. Seperti laporan penjualan yang akan ditampilkan pada Gambar 4.50.

Gambar 4.50 Laporan Penjualan Formulir

m. Laporan Pendaftaran

Laporan pendaftaran ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang terjadi pada tanggal tersebut. Pada laporan pendaftaran ini terdapat filter data yang berdasarkan tanggal pendaftaran sampai tanggal sekarang. Laporan pendaftaran akan keluar jika petugas maupun administrasi menekan menu Laporan lalu memilih Laporan Pendaftaran seperti Gambar 4.51.

66

n. Laporan Pembagian Kelas

Laporan Pembagian Kelas ini berfungsi untuk menampilkan laporan Pembagian Kelas. Pada laporan ini terdapat filter data berdasarkan nama kelas yang dapat di lihat pada Gambar 4.52.

67 BAB V PENUTUP

1.

5.1 Simpulan

Setelah melakukan analisa dan perancangan, serta implementasi aplikasi Penerimaan siswa baru dan pembagian kelas pada SMK Negeri 1 Surabaya, maka dapat diperoleh kesimpulan sebagai berikut :

a. Aplikasi yang dibuat pada saat Kerja Praktik ini sangat membantu bagian Petugas atau Tata Usaha(TU) dan Administrasi. Aplikasi ini membantu dalam melakukan transaksi penjualan formulir, pendaftaran siswa baru serta saat pembagian kelas siswa baru.

b. Aplikasi dalam sistem ini, menghasilkan laporan-laporan seperti laporan penjualan formulir, pendaftaran siswa baru dan laporan pembagian kelas.

5.2 Saran

Dari penggunaan sistem ini, masih terdapat banyak kekurangan yang ada. Demi pengembangan dan kemajuan yang lebih baik, maka hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:

a. Aplikasi yang akan datang dapat dibangun menggunakan aplikasi berbasis web agar semua bagian dapat mengetahui informasi dengan cepat.

b. Semoga Aplikasi ini dibangun menggunakan jaringan agar Bagian administrasi dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke ruang Tata Usaha untuk mengupdate data siswa setiap ada pembaruan terkait pendaftaran siswa baru.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto. 2005. Analisis dan Perancangan Sistem Informasi. Yogyakarta: Andi Offest.

Hartono, Jogiyanto, HM. 2001. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktik Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.

Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Kendall, dan Kendall. 2003. Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1. Jakarta: Prenhallindo.