PSI : Rancang Bangun Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

PADA SMA KEMALA BHAYANGKARI 1

SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Nama

: ARDO YOGA PRATAMA

NIM

: 08.39010.0007

Program : DIII (Diploma Tiga)

Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

PENERIMAAN SISWA BARU

PADA SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA

PROYEK SISTEM INFORMASI

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan

Program Ahli Madya Komputer

Oleh:

Nama : ARDO YOGA PRATAMA . NIM : 08.39010.0007

Program : DIII (Diploma Tiga) Jurusan : Manajemen Informatika

SEKOLAH TINGGI

MANAJEMEN INFORMATIKA & TEKNIK KOMPUTER

SURABAYA

Do not just avoid the impossible thing

By trying the impossible thing,

Ku persembahkan kepada

Orang tua tercinta

PENERIMAAN SISWA BARU

PADA SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA

Telah diperiksa dan diuji

Surabaya,Januari 2012

Mengetahui: Disetujui:

Kaprodi DIII Manajemen Informatika Pembimbing

Titik Lusiani, M.Kom., OCA Dra.Sylvia Widarto NIDN. 0714077401 NIDN. 0726065001

ABSTRAKSI

SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya adalah sebuah yayasan yang bergerak di bidang akademik atau Sekolah Menengah Atas swasta . Penerimaan siswa baru adalah langkah awal dalam melakukan penerimaan murid baru yang berkualitas dan sangat berpengaruh kepada kredibilitas SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

Namun dengan seiringnya perkembangan zaman calon siswa baru yang ingin mendaftar semakin banyak sehingga diperlukan sistem informasi yang efektif dan efisien untuk mengkontrol dan mengurangi kesalahan yang dilakukan oleh user.

Sehingga dibutuhkan pengelolaan data secara komputerisasi yang terintegrasi antara pembelian formulir, seleksi, dan pembayaran uang gedung calon siswa baru. Untuk itu proses penerimaan siswa baru dilakukan di satu tempat dimana diharapkan dapat mempercepat proses pendaftaran. Diharapkan dengan adanya langkah tersebut bisa mengatasi masalah yang sedang terjadi pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya serta dapat menghasilkan laporan yang informatif dan akurat.

Kata Kunci : Penerimaan siswa baru, dekstop.

ABSTRAKSI ...iv

KATA PENGANTAR ... v

DAFTAR ISI... vii

DAFTAR TABEL ...ix

DAFTAR GAMBAR ... x

DAFTAR LAMPIRAN ... xiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 2

1.3 Batasan Masalah ... 2

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 3

1.6 Sistematika Penulisan ... 5

BAB II GAMBARAN UMUM SEKOLAH... 7

2.1 Gambaran Umum SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya ... 7

2.2 Struktur Organisasi SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya ... 7

2.3 Deskripsi Tugas ... 8

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan ... 10

2.5 Dokumen Input/Output ... 13

BAB III LANDASAN TEORI ... 17

3.1 Sistem... 17

3.2 Sistem Informasi ... 17

3.3 Penerimaan Siswa baru ... 18

3.4 Konsep Dasar Sistem ... 19

3.5 Konsep Dasar Informasi ... 21

3.6 Analisa dan Perancangan Sistem ... 21

3.7 Microsoft Visual Studio 2005 ... 23

3.8 Crystal Report ... 26

3.9 Microsoft SQL Server 2005 Express ... 27

3.10 Database ... 28

3.11 Entity Relationship Diagram ... 30

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM ... 38

4.1 Analisis Sistem ... 39

4.2 Desain Sistem ... 39

4.2.1 Document Flow ... 39

4.2.2 Sistem Flow ... 43

4.2.3 HIPO (Hierarchical Input Process Output) ... 48

4.2.4 Context Diagram ... 49

4.2.5 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 50

4.2.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 51

4.2.7 DFD Level 2 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 54

4.2.8 ERD(Entity Relational Diagram) ... 58

4.2.9 Struktur File ... 60

4.2.10 Desain I/O ... 67

BAB V IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN ... 78

5.1 Sistem yang Digunakan ... 78

5.2 Cara Setup Program ... 78

5.3 Penjelasan Pemakaian Program Dekstop ... 83

5.3.1 Form Master ... 85

5.3.2 Form Transaksi... 89

5.3.3 Form Laporan ... 97

BAB VI PENUTUP ... 101

6.1 Kesimpulan ... 101

6.2 Saran ... 102

DAFTAR PUSTAKA ... 103

LAMPIRAN... 105

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sekolah... 8

Gambar 2.2 Dokumen FlowRegistrasi ... 11

Gambar 2.3 Dokumen Flow Penilaian Test Akademik ... 12

Gambar 2.4 Dokumen Flow Penilaian Test Akademik ... 13

Gambar 2.5 Bukti Pembelian Formulir Calon Siswa Baru ... 14

Gambar 2.6 Formulir Calon Siswa Baru ... 15

Gambar 2.7 Bukti Pembayaran Uang Pengembangan ... 16

Gambar 3.1 Entity atau Entitas... 30

Gambar 3.2 Relation of Entity ... 30

Gambar 3.3 Process ... 31

Gambar 3.4 External Entity... 33

Gambar 3.5 Data Store ... 33

Gambar 3.6 Data Flow ... 34

Gambar 3.7 Terminator ... 34

Gambar 3.8 Manual Operation ... 35

Gambar 3.9 Document ... 35

Gambar 3.10 Process ... 35

Gambar 3.11 Database ... 35

Gambar 3.12 Decision ... 36

Gambar 3.13 Manual Input ... 36

Gambar 3.14 Off-Line Storage ... 36

Gambar 3.15 On-PageReference ... 36

Gambar 4.1 Dokumen Flow Registrasi ... 40

Gambar 4.2 Dokumen Flow Penilaain Test Akademik ... 41

Gambar 4.3 Dokumen Flow Penerimaan Siswa ... 42

Gambar 4.4 Sistem Flow Pembelian Formulir ... 43

Gambar 4.5 Sistem Flow Pengembalian Formulir ... 44

Gambar 4.6 Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru ... 45

Gambar 4.7 Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1 ... 47

Gambar 4.8 HIPO Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 48

Gambar 4.9 Context Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru .. 49

Gambar 4.10 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ... 50

Gambar 4.11 DFD Level 1 Mengelola Data Master ... 51

Gambar 4.12 DFD Level 1 Transaksi ... 52

Gambar 4.13 DFD Level 1 Pembuatan Laporan ... 53

Gambar 4.14 DFD Level 2 Pembelian Formulir ... 54

Gambar 4.15 DFD Level 2 Pengembalian Formulir ... 55

Gambar 4.16 DFD Level 2 Seleksi Calon Siswa Baru ... 56

Gambar 4.17 DFD Level 2 Pembayaran UG dan SPP 1 ... 57

Gambar 4.18 Conceptual Data Model (CDM) ... 58

Gambar 4.19 Physical Data Model (PDM) ... 59

Gambar 4.20 Desain Input Form Login ... 67

Gambar 4.21 Desain Input Form Master Gelombang ... 68

Gambar 4.22 Desain Input Form Master Login ... 69

Gambar 4.25 Desain Input Form Transaksi Pembelian Formulir ... 71

Gambar 4.26 Desain Input Form Transaksi Registrasi ... 72

Gambar 4.27 Desain Input Form Transaksi Seleksi Calon Siswa ... 73

Gambar 4.28 Desain Input Form Transaksi Pembayaran UG dan SPP 1 ... 74

Gambar 4.29 Desain Output Laporan Pembelian Formulir ... 75

Gambar 4.30 Desain Output Laporan Registrasi Calon Siswa Baru ... 76

Gambar 4.31 Desain Output Laporan Siswa Baru ... 77

Gambar 5.1 Tampilan Add or Remove Program ... 79

Gambar 5.2 Tampilan Halaman Awal Instalasi ... 80

Gambar 5.3 Tampilan Select Installation Folder ... 80

Gambar 5.4 Tampilan Browse Folder Directory ... 81

Gambar 5.5 Tampilan Confirm Installation ... 81

Gambar 5.6 Tampilan Installation Complete ... 82

Gambar 5.7 Tampilan Utama Aplikasi ... 83

Gambar 5.8 Tampilan Form Login ... 84

Gambar 5.9 Tampilan Pesan Kesalahan Username ... 84

Gambar 5.10 Tampilan Master Login ... 85

Gambar 5.11 Tampilan Master Syarat Siswa Baru ... 86

Gambar 5.12 Tampilan Master Gelombang ... 87

Gambar 5.13 Tampilan Master Ganti Password ... 88

Gambar 5.14 Tampilan Pesan Password Salah ... 88

Gambar 5.15 Tampilan Pesan Password Berhasil diganti ... 89

Gambar 5.18 TampilanPemilihan Jenis Printer ... 91

Gambar 5.19 TampilanForm Transaksi Registrasi ... 92

Gambar 5.20 TampilanForm Cari Formulir ... 93

Gambar 5.21 TampilanForm Transaksi Seleksi Calon Siswa Baru ... 94

Gambar 5.22 Tampilan Transaksi Pembayaran Uang Gedung ... 95

Gambar 5.23 Tampilan Form Cari Formulir Calon Siswa Baru yang Lolos Seleksi ... 96

Gambar 5.24 Tampilan Laporan Pembelian Formulir ... 97

Gambar 5.25 Tampilan Laporan Siswa yang Diterima ... 98

Gambar 5.26 Tampilan Laporan Siswa yang Belum Membayar Uang Gedung 99 Gambar 5.27 Tampilan Laporan Siswa yang Diterima ... 100

Tabel 4.1 Tabel Login ... 60

Tabel 4.2 Tabel Gelombang ... 61

Tabel 4.3 Tabel Syarat Siswa Baru ... 61

Tabel 4.4 Tabel Formulir ... 62

Tabel 4.5 Tabel Registrasi ... 62

Tabel 4.6 Tabel Seleksi ... 64

Tabel 4.7 Tabel UG ... 65

Lampiran 1. Hasil Wawancara ... 105

Lampiran 2. Surat Keterangan Survei ... 106

Lampiran 3. Laporan Pembelian Formulir ... 107

Lampiran 4. Laporan Siswa Yang Diterima ... 108

Lampiran 5. Laporan Siswa Yang Belum Membayar UG dan SPP 1 ... 109

Lampiran 6. Laporan Siswa Yang Sudah Membayar UG dan SPP 1 ... 110

Lampiran 7. Listing Program ... 111

PENDAHULUAN

1.1Latar Belakang Masalah

Teknologi dan informasi merupakan dua hal yang tidak dapat dipisahkan dalam perkembangannya. Untuk mengelola informasi dibutuhkan teknologi yang baik dan canggih. Teknologi yang dibutuhkan bukan saja berupa perangkat keras

(Hardware) dan juga berupa perangkat lunak (Software), tetapi mempunyai nilai

yang besar bagi yang menggunakannya.

Sebagaimana juga dibutuhkan oleh SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya sebagai salah satu sekolah menengah atas yang bonafide di Surabaya. Selama ini beberapa hal manajemen dan pengelolaan masih dilakukan secara manual antara lain masalah pendaftaran calon siswa baru. Pembelian formulir calon siswa baru dilakukan oleh bagian tata usaha dilakukan secara langsung menggunakan applikasi Microsoft excel, dimana efektif tetapi tidak efisien dalam pengerjakannya.

Setiap pembelian formulir calon siswa baru menghasilkan form registrasi calon siswa baru yang kemudian diisi oleh calon siswa baru. Dengan adanya data yang diisi oleh calon siswa baru nantinya akan di kelola dan di filter berdasarkan syarat dan ketentuan yang berlaku di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

Dengan pengelolaan yang masih dilakukan secara semi manual banyak terdapat kelemahan, seperti pengolahan data pembelian formulir dan registrasi yang kurang cepat dan akurat, serta banyaknya kesalahan dalam penginputan dan pembuatan laporan penerimaan siswa baru.

Berdasarkan uraian permasalahan diatas, maka dirancanglah sistem informasi penjualan berbasis desktop yang dapat diakses secara efektif dan efisien berdasarkan privilege yang ada. Sistem informasi penerimaan siswa baru ini memberikan kemudahan dalam melakukan pendaftaran calon siswa baru serta terdapat juga standart ketentuan SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

Dengan pembuatan sistem informasi ini, kami harap mampu untuk mengintegrasikan proses penerimaan siswa baru dan pembayaran uang gedung, dan juga pencetakan laporan agar dapat optimal, efektif, dan efisien.

1.2Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan diatas maka dirumuskanlah permasalahannya yaitu bagaimana merancang bangun sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis desktop yang dapat membantu SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya dalam mengontrol data penerimaan calon siswa baru agar dapat mudah diakses oleh user dan menghasilkan laporan yang informatif? 1.3Batasan Masalah

Batasan masalah dalam rancang bangun sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya ini adalah sebagai berikut: 1. Sub Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru

Sub sistem informasi pendaftaran siswa baru meliputi : a. Transaksi Sistem Pembelian Formulir Calon Siswa Baru b. Transaksi Sistem Registrasi Calon Siswa Baru

c. Transaksi Sistem Seleksi Calon Siswa Baru d. Transaksi Sistem Pembayaran Uang Gedung

2. Sub Sistem Penyedian Laporan - laporan

Laporan yang terdapat pada aplikasi ini adalah : a. Laporan Pembelian Formulir Calon Siswa Baru b. Laporan Siswa yang diterima

c. Laporan Siswa yang Belum Membayar Uang Gedung

1.4 Tujuan

Sistem yang dibuat memiliki tujuan untuk merancang bangun sebuah sistem penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya secara terkomputerisasi sehingga mampu memudahkan dan menghasilkan kinerja yang optimal pada sekolah.

1.5Manfaat

Manfaat yang diharapkan dalam pembuatan aplikasi sistem informasi penerimaan siswa baru berbasis desktop ini adalah sebagai berikut:

1. Kepala Sekolah

Kepala Sekolah merupakan guru yang merangkap sebagai kepala dalam menentukan kebijakan yang nantinya akan di sampaikan kepada yayasan.

a. Bagi kepala sekolah bermanfaat mengetahui data jumlah pendaftar dan jumlah siswa yang diterima di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. b. Mengetahui grafik pendaftar di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya 2. Tata Usaha

Bagian penjualan merupakan pegawai yang bertugas melakukan pengelolaan data dan penerimaan uang dari siswa dan bertugas untuk membuat laporan penerimaan uang.

a. Dapat mempercepat transaksi pembelian formulir dan pembayaran uang gedung dengan cepat, efektif ,dan efisien.

b. Dapat mengetahui data-data calon siswa baru.

c. Dapat melakukan transaksi pembelian formulir calon siswa baru, registrasi calon siswa baru, seleksi calon siswa baru, dan pembayaran uang gedung. d. Dapat mengetahui laporan dari penerimaan siswa baru secara cepat dan

akurat.

3. Bagian Keuangan

Bagian keuangan merupakan pegawai yang bertugas untuk melayani transaksi pembelian formulir dan pembayaran uang gedung calon siswa baru.

a. Dapat melakukan transaksi pembelian formulir dan pembayaran uang gedung calon siswa baru.

b. Dapat mengetahui laporan pembelian formulir dan pembayaran uang gedung calon siswa baru dengan cepat dan akurat.

4. Siswa

a. Bagi siswa bermanfaat dalam hal kecepatan untuk proses pendaftaran siswa baru.

Untuk memberikan gambaran menyeluruh tentang masalasah yang sedang dibahas, maka sistematika penulisan laporan proyek sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya adalah sebagai berikut:

Bab pertama pendahuluan menjelaskan mengenai latar belakang dalam pembangunan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, perumusan masalah yang ingin diselesaikan dari sistem yang sudah ada, pembatasan masalah untuk sistem pada akhirnya, tujuan dari pembangunan sistem informasi penjualan dan pembelian, juga kontribusi yang diharapkan dapat bermanfaat untuk kemajuan perusahaan.

Bab kedua hasil survey menjelaskan mengenai identitas perusahaan, meliputi sejarah berdirinya perusahaan, dasar sistem yang telah diterapkan pada perusahaan, serta struktur organisasi perusahaan tersebut.

Bab ketiga landasan teori berisi tentang definisi dan penjelasan yang lebih detil mengenai konsep yang digunakan untuk merancang desain sistem yang akan dibangun yaitu meliputi penjelasan mengenai konsep dasar sistem informasi, variabel-variabel dalam sistem penjualan dan pembelian, Entity Relationship Diagram (ERD), sistem flow, Data Flow Diagram (DFD), program penunjang pembuatan sistem, dan teori-teori lain yang berhubungan dengan pembangunan dan pengembangan sistem.

Bab keempat analisis dan desain sistem berisi penjelasan tentang jenis model yang diambil atau digunakan dan menjelaskan mengenai identifikasi masalah dan bagaimana sistem tersebut dibuat, dilanjutkan dengan perancangan sistem yang meliputi SistemFlow, ContextDiagram, HIPO, DataFlow Diagram(

DFD ), EntityRelationship Diagram ( ERD ), Conceptual Database dan Physical

Database.

Bab kelima implementasi dan pembahasan membahas tentang sistem yang digunakan untuk mendukung jalannya aplikasi ini yang meliputi Hardware

maupun Software. Selain itu, di dalam bab ini juga menjelaskan tentang cara penggunaan dari aplikasi ini

Bab keenam penutup membahas tentang kesimpulan dan saran yang diharapkan dapat bermanfaat untuk pembaca laporan sistem penerimaan siswa baru yang telah dibangun ini. Kesimpulan yang dihasilkan didapat berdasarkan hasil evaluasi dari sistem yang telah dibuat dan diterapkan. Saran yang diberikan lebih mengacu dalam hal pengembangan sistem, baik dalam pemrograman yang masih dalam cakupan aplikasi desktop, aplikasi web, atau aplikasi mobile.

2.1Gambaran Umum SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya

Sma Kemala Bhayangkari 1 Surabaya yang terletak di jl. A.Yani no 30-32 Surabaya adalah suatu yayasan yang bergerak di pendidikan. SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya didirikan pada tanggal 1 Januari 1978, pada awal berdirinya bernama SMA Bhayangkari 1.

SMA Bhayangkari 1 merupakan perkembangan dari SMP Bhayangkari 1 yang sudah berdiri sejak 3 Januari 1973. Kemudian atas prakarsa Drs. Agus Rakhmat didirikanlah SMA Bhayangkari 1, sekaligus Drs. Agus Rakhmat menjabat sebagai Kepala Sekolah.

SMA Bhayangkari 1 pada saat berdiri baru memiliki 1 tingkat kelas dengan jumlah siswa 87 orang yang dibagi menjadi 2 kelas, dan selanjutnya makin berkembang.

2.2 Struktur Organisasi SMA Kemala Bhayangkari 1

Struktur organisasi merupakan sistem pengendali jalannya kegiatan dimana terdapat pembagian tugas dan tanggung jawab dari masing-masing bagian pada organisasi tersebut, yang dapat dilihat pada gambar 2.1.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Sekolah

2.3 Deskripsi Tugas

Berdasarkan struktur organisasi pada Gambar 2.1 diatas, maka dapat dijelaskan deskripsi tugas dari masing-masing bagian, yakni:

1. Yayasan:

a. Merupakan pemilik sekolah. b. Menyediakan modal bagi sekolah.

c. Melakukan pengawasan kerja dan pengembangan proses kerja dalam sekolah secara keseluruhan.

2. Kepala Sekolah:

a. Bertanggung jawab dalam hal pengelolaan dan pengembangan kinerja sekolah.

b. Bertanggung jawab dalam proses jalannya proses belajar mengajar. c. Membawahi semua bagian guru yang ada pada sekolah.

3. Komite Sekolah:

a. Bertanggung jawab dalam hal pengawasan dalam proses belajar mengajar. b. Memeriksa kebijakan yang akan di kembangkan.

4. Kepala Tata Usaha:

a. Bertindak sebagai penerima transaksi yang ada pada sekolah.

b. Memiliki tanggung jawab untuk melaporkan segala transaksi yang ada pada kepala sekolah.

5. Wakasek Kurikulum:

a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pelaksana kurikulum yang berlaku. b. Memeriksa apakah kurikulum sudah sesuai dengan yang diharapkan.

c. Mengatur segala kebijakan yang berhubungan dengan kurikulum. 6. Wakasek Kesiswaan:

a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengatur segala kebijakan yang berhubungan dengan siswa

a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengatur segala sarana yang dibutuhkan untuk proses belajar mengajar.

8. Wakasek Humas:

a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengatur informasi yang dibutuhkan untuk pengembangan sekolah.

b. Merupakan bagian yang menghubungkan antara siswa, guru, dan wali murid. 9. Unit Laboratorium:

a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengelola laboratorium. 10. Unit Perpustakaan:

a. Merupakan bagian yang bertindak sebagai pengelola perpustakaan.

2.4 Analisis Sistem yang Sedang Berjalan

Berdasarkan hasil studi lapangan yang dilakukan pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, dapat dibuat suatu analisis sistem. Analisis sistem yang ada yaitu sebagai berikut:

A. Dokumen Flow Registrasi

Dokumen flow ini memberikan gambaran alur proses pendaftaran calon siswa baru secara manual. Dimulai dari siswa membeli formulir, kemudian menghasilakan kwitansi pembelian formulir dan form formulir yang kemudian diisi oleh calon siswa baru. Setelah itu form formulir akan diinputkan oleh bagian tata usaha dan disimpan

pada database registrasi dan dikelola sehingga menghasilkan jadwal test akademik yang diberikan kepada calon siswa baru.

Registrasi

Siswa Tata Usaha

Mulai Pembelian Formulir 2 Kwitansi pembelian formulir 1 Kwitansi pembelian formulir Formulir Terisi

Input ke database registrasi Registrasi 2 Jadwal Test Akademik 1 Jadwal Test Akademik Selesai 2 Formulir 1 Formulir Diisi Formulir Terisi Pembuatan jadwal tes dan input isi

formulir

n n

n

Gambar 2.2 Dokumen Flow Registrasi

B. Dokumen Flow Penilaiaan Test Akademik

Dokumen flow ini memberikan gambaran alur proses penilaian test akademik secara manual, kemudian akan diseleksi berdasarkan nilai test akademik yang sesuai dengan standart SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Bagi siswa yang memenuhi kriteria akan diterima di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

Penilaian Test Akademik

Siswa Tata Usaha

Mulai

3 2 Hasil Test akademik

1

Penilaian Test akademik

Hasil Test akademik Hasil Test

akademik

Seleksi berdasarkan

kapasitas

Siswa Yang diterima

Kapasitas

n

Mulai

Gambar 2.3 Dokumen Flow Penilaian Test Akademik

C. Dokumen Flow Penerimaan Siswa

Dokumen flow penerimaan siswa ini merupakan lanjutan dari dokumen flow

penilaiaan test akademik, dimana calon siswa yang baru akan melakukan registrasi berdasarkan kwitansi pembelian formulir. Dimana akan ada pengecekan nomor kwitansi pembelian formulir dan melakukan pembayaran uang gedung. Selesai menyelesaikan administrasi maka proses tersebut akan di arsipkan dan siswa dinyatakan sebagai siswa baru yang diterima.

Penerimaan Siswa

Siswa Tata Usaha

Kwitansi UG+ SPP1 1 2 Pembayaran Uang Gedung + SPP 1 n Selesai Kwitansi UG+ SPP1 Registrasi siswa baru n Bukti penerimaan siswa 1 2 Kwitansi pembelian formulir Kwitansi pembelian formulir Mulai Uang Gedung + SPP 1

Gambar 2.4 Dokumen Flow Penilaian Test Akademik

2.5 Dokumen Input/Output

Berdasarkan hasil dari studi lapangan pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, terdapat dokumen input dan output yang diperlukan dalam menangani proses yang ada pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Dokumen input output yang didapat salah satunya adalah sebagai berikut:

a. Formulir Calon Siswa Baru

Formulir calon siswa baru digunakan untuk mencatat pendaftaran calon siswa baru dan sebagai bukti untuk proses selanjutnya.Dalam proses ini memiliki dua

output yaitu bukti pembelian formulir dan form formulir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 2.5.

b. Formulir Calon Siswa Baru

Formulir calon siswa baru digunakan untuk mengetahui data diri calon siswa baru yang akan mendaftar ke SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Setelah diisi oleh calon siswa baru maka akan diinputkan olah bagian tata usaha. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 2.6.

c. Bukti Pembayaran Uang Pengembangan

Bukti pembayaran uang pengembangan digunakan untuk pembayaran uang gedung dan sarana prasarana yang akan digunakan oleh siswa baru. Dalam uang pengembangan ini dibedakan berdasarkan gelombang pendaftaran siswa baru. Untuk lebih jelasnya, dapat dilihat pada Gambar 2.7.

3.1 Sistem

Menurut Jogiyanto (1989 : 23), sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang satu dengan yang lain berinteraksi dan bersama-sama beroperasi untuk mencapai tujuan tertentu. Sistem mempunyai peran yang sangat besar dalam menentukan berjalan tidaknya suatu lembaga atau perusahaan. Hal ini dikarenakan setiap perusahaan akan selalu berdasarkan pada suatu sistem dalam menjalankan aktifitas sehari-harinya.

Suatu sistem dapat dirumuskan sebagai suatu totalitas himpunan yang terdiri dari bagian-bagian yang mana antara satu dengan yang lainnya saling berinteraksi dan bersama-sama beroperasi guna mencapai suatu tujuan tertentu didalam suatu lingkungan. Bagian-bagian atau subsistem tersebut merupakan suatu kompleksitas tersendiri, tapi dalam kebersamaan mencapai suatu tujuan berlangsung secara harmonis dalam keteraturan yang pasti.

3.2 Sistem Informasi

Menurut Hartono (1999 :11 ), sistem informasi dapat didefinisikan sebagai suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolah transaksi atau informasi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan

strategi dari suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Kegiatan dalam sistem informasi mencakup :

1. Input, menggambarkan suatu kegiatan untuk menyediakan data untuk diproses.

2. Proses, menggambarkan bagaimana suatu data diproses untuk menghasilkan

suatu informasi yang bernilai tambah.

3. Output, suatu kegiatan untuk menghasilkan laporan dari proses diatas tersebut.

4. Penyimpanan, suatu kegiatan untuk memelihara dan menyimpan data.

5. Control, suatu aktivitas untuk menjamin bahwa sistem informasi tersebut berjalan

sesuai dengan yang diharapkan.

3.3 Penerimaan Siswa baru

Penerimaan siswa baru adalah suatu aktivitas rutin yang dilakukan oleh sekolah dimana pada proses tersebut membuka pendaftaran calon siswa baru, kemudian akan di seleksi berdasarkan standart dan ketentuan yang berlaku pada sekolah tersebut. Penerimaan siswa baru merupakan tolak ukur dari kemajuan sekolah, semakin banyak yang mendaftar berarti semakin baik sekolah tersebut. Jika jumlah pendaftar pada penerimaan siswa baru akan berdampak pada kemajuan sekolah tersebut.

3.4 Konsep Dasar Sistem

Menurut Jogiyanto Hartono (1990 : 3), terdapat dua kelompok pendekatan di dalam mendefinisikan sistem, yaitu yang menekankan pada prosedurnya dan menekankan pada proseduir mendefinisikan suatu sistem sebagai suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedir yang saling berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan atau menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu.

Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat yang tertentu, yaitu mempunyai komponen-komponen (component), batas sistem (boundary), lingkungan luar sistem (environment), penghubung (interface), masukan (input), keluaran

(output), pengolah (process), dan sasaran (objective) atau tujuan (goal).

Komponen sistem merupakan bagian-bagian dari sistem yang saling berhubungan dan menjadi satu kesatuan. Komponen-komponen sistem atau sub-sub sistem ini memiliki karakteristik tersendiri dan menjalankan suatu fungsi tersendiri. Suatu sistem dapat mempunyai sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra sistem. Misalnya sekolah dapat disebut sebagai sistem dan pendidikan yang merupakan sistem yang lebih besar dapat disebut sebagai supra sistem.

Batas sistem (boundary) merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai suatu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

Lingkungan luar (environment) dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem. Lingkungan luar sistem dapat bersifat menguntungkan dan dapat juga bersifat merugikan sistem tersebut. Lingkungan luar

yang menguntungkan merupakan energi dari sistem dan dengan demikian harus tetap dijaga dan dipelihara . Sedangkan lingkungan luar yang merugikan harus ditahan dan dikendalikan, agar tidak mengganggu kehidupan dari sistem itu sendiri Penghubung

(interface) merupakan media penghubung antara satu sub-sistem dengan sub-sistem

yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber daya-sumber daya mengalir dari suatu sub-sistem ke sub-sistem yang lainnya. Keluaran (output) dari suatu sub-sistem akan menjadi masukan (input) untuk sub-sistem yang lainnya melalui penghubung (interface). Dengan penghubung (interface), satu sub-sistem dapat berintergrasi dengan sub-sistem yang lainnya untuk membentuk suatu kesatuan.

Masukan (input) adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa sinyal atau berupa masukan perawatan. Masukan sinyal adalah energi yang dimasukkan yang nantinya akan diolah dan menghasilkan sesuatu. Sedangkan masukan perawatan adalah energi yang digunakan untuk melakukan suatu proses atau dengan kata lain energi yang menjamin suatu proses dapat berjalan. Keluaran sistem dapat dibedakan menjadi dua yaitu keluaran yang berguna dan sisa pembuangan. Keluaran dapat dijadikan sebagai masukan dari sub-sistem yang lainnya.

Pengolah sistem (process) adalah bagian dari setiap sistem dan sub-sistem yang akan mengolah masukan segingga menjadi keluaran (output), baik yang berguna maupun menjadi sisa.

Suatu sistem pasti mempunyai tujuan ataupun sasaran yang ingin dicapai. Jika suatu sistem tidak mempunyai sasaran, maka operasi sistem tidak aka nada gunanya. Sasaran sistem sangat menentukan masukan apa yang diperlukan serta keluaran apa

yang dihasilkan. Suatu sistem dikatakan berhasil jika mengenai sasaran yang ingin dicapai.

3.5 Konsep Dasar Informasi

Informasi dapat diibaratkan sebagai darah dalam suatu tubuh makhluk hidup. Informasi memberikan suatu semangat, motivasi, dan gairah dalam suatu organisasi. Tanpa adanya informasi, organisasi tersebut akan lesu, kerdil, dan akhirnya akan berhenti. Informasi adalah data yang diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya. Sumber dari informasi itu sendiri adalah data, yang merupakan jamak dari bentuk tunggal datum. Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu keadaan nyata.

3.6 Analisa dan Perancangan Sistem

Analisa sistem merupakan tahap yang paling penting dari suatu pemrograman, karena merupakan tahap awal untuk melakukan evaluasi permasalahan yang terjadi serta kendala-kendala yang dihadapi dari sebuah sistem yang telah berjalan.

Analisa yang efektif akan memudahkan pekerjaan penyusunan rencana yang baik di tahap berikutnya. Sebaliknya, kesalahan yang terjadi pada tahap analisa ini akan menyebabkan kesulitan yang lebih besar, bahkan dapat menyebabkan gagalnya penyusunan sebuah sistem.

Untuk itu, diperlukan ketelitian dalam mengerjakan, sehingga tidak terdapat kesalahan dalam tahap selanjutnya, yaitu tahap perancangan sistem. Langkah-langkah yang diperlukan di dalam menganalisa sistem adalah:

1. Tahap perencanaan sistem 2. Tahap analisis sistem 3. Tahap perancangan sistem 4. Tahap penerapan sistem

5. Membuat laporan dari hasil analisa

Pada tahap perencanaan, dilakukan identifikasi masalah serta diperlukan adanya analisa yang digunakan untuk menentukan factor-faktor yang menjadi permasalahan dalam sistem yang telah ada atau digunakan.

Data-data yang baik yang berasal dari sumber-sumber internal seperti misalnya laporan-laporan, dokumen, observasi, maupun dari sumber-sumber di luar lingkungan sistem seperti pemakai sistem, dikumpulkan sebagai bahan pertimbangan analisa. Jika semua permasalahan telah di identifikasi, dilanjutkan dengan mempelajari dan memahami alur kerja dari sistem yang digunakan.

Kemudian diteruskan dengan menganalisa dan membandingkan sistem yang terbentuk dengan sistem sebelumnya. Dengan adanya perubahan tersebut, maka langkah selanjutnya adalah membuat laporan-laporan hasil analisa sebelumnya dan sistem yang akan diterapkan. Perancangan sistem adalah proses menyusun atau mengembangkan sistem informasi yang baru. Dalam tahap ini, harus dipastikan bahwa semua persyaratan untuk menghasilkan informasi dapat terpenuhi.

Hasil sistem yang dirancang harus sesuai dengan kebutuhan pemakai, karena rancangan tersebut meliputi perancangan mulai dari sistem yang umum hingga diperoleh sistem yang lebih spesifik. Dari hasil rancangan sistem tersebut, dibentuk pula rancangan database disertai dengan struktur file antara sistem yang satu dengan

yang lain. Selain itu, dibentuk pula rancangan input dan output sistem, misalnya menentukan berbagai bentuk input data dan isi laporan.

Apabila di dalam perancangan sistem terdapat kesalahan, maka kita perlu melihat kembali analisa dari sistem yang telah dibuat. Sehingga dapat di ambil kesimpulan bahwa analisa sistem mempunyai hubungan erat dengan perancangan sebuah sistem.

3.7 Microsoft Visual Studio 2005

Microsoft Visual Studio merupakan bahasa pemrograman yang bersifat event driven dan menawarkan Integrated Development Environment (IDE) visual untuk membuat program aplikasi berbasis sistem operasi Microsoft Windows dengan menggunakan model pemrograman Common Object Model (COM). Visual Basic merupakan turunan bahasa BASIC dan menawarkan pengembangan aplikasi komputer berbasis grafik dengan cepat, akses ke basis data menggunakan Data Access Objects (DAO), Remote Data Objects (RDO), atau ActiveX Data Objects (ADO), serta menawarkan pembuatan konsol ActiveX dan objek ActiveX. Beberapa bahasa skrip seperti Visual Basic for Applications (VBA) dan Visual Basic Scripting Edition (VBScript), mirip seperti halnya Visual Basic, tetapi cara kerjanya yang berbeda. Visual Basic.Net (VB.Net) merupakan pengembangan dari bahasa pemrograman Visual Basic sebelumnya yaitu Visual Basic 6. Beberapa keunggulan Visual Basic.Net dengan Visual Basic sebelumnya, yaitu:

Visual Basic.Net mengatasi masalah seputar deployment dari aplikasi berbasis Windows, yaitu “DLL HELL” dan registrasi COM (Component Object Model), sehingga dapat mempermudah deployment aplikasi yang berbasis Windows.

b. Menyederhanakan Pengembangan Perangkat Lunak

Visual Basic.Net memiliki fitur compiler yang bekerja secara real¬-time dan daftar task untuk penanganan kesalahan atau bug program sehingga pengembang dapat menangani secara langsung kesalahan program yang terjadi.

c. Mendukung Object Oriented Programming (OOP)

Dalam Visual Basic.Net, dapat dibuat kode dalam class yang menggunakan secara penuh konstruksi berbasis objek. Class tersebut memiliki sifat re-usable atau dapat digunakan kembali. Visual Basic.Net memiliki fitur bahasa pemrograman berbasis objek termasuk implementasinya secara penuh, diantaranya sebagai contoh adalah konsep inheritance atau pewarisan, encapsulation atau pembungkusan, dan polymorphism atau banyak bentuk.

d. Mempermudah Migrasi dari Visual Basic 6 ke Visual Basic.Net 2005

Interopability Common Object Model menyediakan komunikasi dua arah antara aplikasi Visual Basic 6 dengan Visual Basic.Net 2005. Wizard upgrade pada Visual Basic.Net 2005 memungkinkan pengembang dapat melakukan migrasi lebih dari 95% kode Visual Basic 6 menjadi kode Visual Basic.Net 2005

Budiharto (2006:1) menyebutkan, “Visual Basic.Net 2005 adalah bahasa pemrograman terbaru yang memudahkan programmer Visual Basic 6 beralih ke Visual Basic.Net 2005”. Budiharto (2006:3-4) juga menyebutkan alasan penting lainnya untuk melakukan migrasi ke Visual Basic.Net 2005, yaitu:

a. Visual Basic.Net 2005 mengatasi semua masalah yang sulit di sekitar pengembangan aplikasi berbasis Windows dan mengurangi penggunaan aplikasi lainnya serta versi komponen, bahkan mewarisi sifat C++ dan berbau Java.

b. Visual Basic 2005 memiliki fasilitas penanganan bug yang hebat dan real time

background compiler yang mengakibatkan developer visual C# dapat mengetahui

kesalahan kode yang terjadi secara up-to-date.

c. Windows form designer memungkinkan developer memperoleh aplikasi desktop

dalam waktu yang singkat.

d. Bagi developer, Visual Basic.Net 2005 menyediakan model pemrograman data akses ActiveX Data Object (ADO) yang sudah dikenal dan diminati, ditambah dengan XML (Extensible Markup Language) baru yang berbasis Microsoft ADO.Net. Dengan ADO.Net, developer akan memperoleh akses ke komponen yang lebih powerfull, seperti control DataSet.

e. Visual Basic 2005 menghasilkan web. Menggunakan form web yang baru, anda dapat dengan mudah membangun thin-client aplikasi berbasis web.

f. Mendukung pembangunan aplikasi client-server, terdistribusi serta berupa berupa aplikasi yang berbasis windows serta web.

g. .Net Framework secara mendasar dibuat untuk dipasangkan pada Windows 2003 dengan keunggulan untuk memonitor kelalaian dari aplikasi yang sedang berjalan dan mengisolasi setiap aplikasi.

h. Developer dengan berbagai latar belakang bahasa pemrograman dapat dengan segera menguasai Visual Basic.Net 2005 karena kemudahan dan kemiripan kode yang ditawarkannya.

i. Integrasi dengan sistem yang telah ada sangat mudah, .Net Framework COM memungkinkan untuk dapat berinteraksi dan dengan dengan sistem yang sudah ada menggunakan XML Web Service. Visual Studio Upgrade Tool yang tersedia pada Visual Basic.Net 2005 dan Java Language Convention Assistant membantu menkonversi Visual Basic 6 dan Visual J++ agar berjalan pada .Net Framework. j. Integrasi dengan sistem yang sudah ada sangat mudah, NET Framework com

memungkinkan anda berinteraksi dengan sistem yang sudah ada menggunakan XML web service.

k. Mendukung lebih dari 20 bahasa pemrograman, .Net Framework mendukung integrasi lebih dari 20 bahasa pemrograman yang tidak terbayang sebelumnya. Memungkinkan pengembang memilih bahasa pemrograman yang tepat sesuai latar belakang pemrogramnya.

3.8 Crystal Report

Crystal report adalah suatu form khusus berbentuk seperti lembaran format naskah yang ingin dicetak. Di dalam crystal report, kita dapat merancang laporan-laporan yang ingin kita tampilkan dari data-data yang terdapat di dalam database. Crystal report dapat berdiri sendiri, namun dapat juga menjadi satu dengan project visual basic yang dibuat atau dikembangkan. Bila berdisi sendiri, report tersebut-pun dapat dipanggil dari project visual basic dengan control Crystal Report Control sehingga report yang telah dibuat dapat digunakan oleh beberapa project sekaligus.

3.9 Microsoft SQL Server 2005 Express

Microsoft SQL Server merupakan produk RDBMS (Relational Database

Management System) yang dibuat oleh Microsoft. Microsoft SQL Server juga mendukung SQL (Structured Query Language) sebagai bahasa untuk memproses baris perintah ke dalam basis data. SQL ini telah digunakan secara umum pada semua produk database server yang ada di pasaran saat ini. Microsoft SQL Server banyak digunakan pada dunia bisnis, pendidikan, dan juga pemerintahan sebagai solusi

database atau media penyimpanan data. Berbagai macam skala bisnis, dari bentuk

bisnis kecil sampai bisnis skala enterprise dapat menggunakan Microsoft SQL Server sebagai pusat basis datanya. Microsoft SQL Server merupakan sebuah database

relational yang dirancang untuk mendukung aplikasi dengan arsitektur client-server, dimana database terdapat pada komputer pusat yang disebut dengan server, dan informasi digunakan bersama-sama oleh beberapa user yang menjalankan aplikasi di dalam komputer lokalnya yang disebut dengan client. Arsitektur semacam ini memberikan integritas data yang cukup tinggi, karena semua user bekerja dengan informasi yang sama. Arsitektur client-server dapat mengurangi lalu lintas jaringan karena prosesnya hanya berjalan dengan permintaan data yang diperlukan oleh user.

Microsoft SQL Server 2005 Express dibagi kedalam beberapa komponen logis, seperti misalnya table, view, dan elemen-elemen lain yang dapat dilihat oleh user dengan menambahkan add-on dari aplikasi dengan nama databasemanagement

system. Elemen-elemen ini secara fisik disimpan di dalam dua atau lebih file di dalam

sistem. Apabila suatu database telah dibuat, user bisa memiliki akses yang telah diberikan kepadanya. Hal ini membuat Microsoft SQL Server 2005 Express dapat menyimpan beberapa database dan membatasi akses ke masing-masing database

kepada user tertentu. 3.10 Database

Database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record

menggunakan komputer untuk menyiapkan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambilan keputusan (Linda,2004:1). Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut :

a. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.

b. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.

c. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan teroganisasi.

Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Dibawah ini adalah penjelasannya yaitu :

a. Internallevel yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan di

b. External level disebut juga indivisual user view, yaitu tingkat yang basis datanya dapat berdasarkan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.

c. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view dari

aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.

Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, index,

query. Penjelasannya seperti dibawah ini :

a. Table atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan profesional komputer.

b. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple

adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.

c. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang

sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.

d. Index merupakan tipe dari suatu table tertentu yang bersis nilai-nilai field kunci

atau field.

e. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL) yang

dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu tabel atau lebih untuk melakukan operasi pada tabel.

3.11 Entity Relationship Diagram

Entity Relationship Diagram, atau yang lebih dikenal dengan nama ERD, digunakan untuk mengimplementasikan, menentukan, dan mendokumentasikan kebutuhan-kebutuhan untuk sistem pemrosesan database. ERD menyediakan bentuk untuk menunjukkan struktur keseluruhan kebutuhan data dari pemakai. Adapun elemen-elemen yang terdapat pada ERD, adalah sebagai berikut:

1. Entity atau entitas, digambarkan dalam bentuk persegi seperti pada gambar berikut:

Ent_1

Gambar 3.1 Entity atau Entitas

2. Relation atau relasi merupakan penghubung antara entitas dengan entitas. Terdapat

beberapa jenis relasi yang dapat digunakan, seperti one-to-one, one-to-many, many-to-one, dan many-to-many. Bentuk alur relasi secara detil dapat dilihat pada gambar berikut:

Relation_12 Relation_11 Relation_10

Relation_9

Ent_1 Ent_2

Ent_3 Ent_4

Ent_5 Ent_6

Ent_7 Ent_8

3.12 Data Flow Diagram

Menurut Andri Kristanto (2004), Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sisem, dimana data tersebut disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan, dan proses yang dikenakan pada data tersebut.

Data Flow Diagram merupakan suatu metode pengembangan sistem yang terstruktur (structure analysis and design). Penggunaan notasi dalam data flow

diagram sangat membantu untuk memahami suatu sistem pada semua tingkat kompleksitas. Pada tahap analisi, penggunaan notasi ini dapat membantu dalam berkimunikasi dengan pemakai sistem untuk memahami sistem secara logika.

Di dalam data flow diagram, terdapat empat simbol yang digunakan yaitu

process, external entity, data store, dan data flow. Simbol process digunakan untuk

melakukan suatu perubahan berdasarkan data yang diinputkan dan menghasilkan data dari perubahan tersebut. Simbol process dapat digambarkan sebagai bentuk berikut:

0

Prcs_1

Gambar 3.3 Process

Pada bentuk gambar process, bagian atas berisi nomor untuk identitas proses. Suatu proses dengan nomor 0 (nol atau kosong) menandakan bahwa proses tersebut adalah sebuah context diagram. Diagram ini merupakan level tertinggi dari DFD yang menggambarkan hubungan sistem dengan lingkungan luarnya. Pembuatan context diagram dapat dilakukan dengan terlebih dahulu menentukan nama sistemnya,

menentukan batasan dari sistem, dan menentukan terminator yang diterima atau diberikan daripada sistem untuk kemudian dilakukan penggambaran.

Nomor 1, 2, 3, dan seterusnya menandakan bahwa proses tersebut diartikan sebagai proses level-0 (nol) yang merupakan hasil turunan atau decompose dari proses context diagram. Proses level-0 membahas sistem secara lebih mendetil, baik dipandang dari segi kegiatan dari sebuah bagian, alur data yang ada, maupun

database yang digunakan didalamnya. Pembuatannya dapat dilakukan dengan cara

menentukan proses utama yang ada dalam sistem, menentukan alur data yang diterima dan diberikan masing-masing proses daripada sistem sambil memperhatikan konsep keseimbangan (alur data yang masuk atau keluar dari suatu level harus sama dengan alur data yang masuk dan keluar pada level berikutnya), memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan data (optional), menggambarkan diagram level-0, menghindari perpotongan arus data, dan melakukan pemberian nomor pada proses utama (nomor tidak menunjukkan urutan proses).

Nomor 1.1, 1.2, 2.1, 2.2, dan seterusnya merupakan sebuah proses turunan atau decompose dari proses level-0 yang disebut sebagai proses level-1 (satu). Proses level-1 menggambarkan detil kerja dari sebuah bagian dalam sebuah sistem. Penggambarannya dilakukan dengan cara menentukan proses yang lebih kecil (sub-proses) dari proses utama yang ada di level-0, menentukan apa yang diterima atau diberikan masing-masing sub-proses daripada sistem dan tetap memperhatikan konsep keseimbangan, memunculkan data store sebagai sumber maupun tujuan alur data (optional), menggambar DFD level-1, dan berusaha untuk menghindari

perpotongan arus data. Hasil turunan akhir disebut sebagai the lowest level, dimana hasil akhir ini tergantung dari kompleksitas sistem yang ada.

External entity disimbolkan dengan bentuk persegi yang digunakan untuk menggambarkan pelaku-pelaku sistem yang terkait, dapat berupa orang-orang, organisasi maupun instansi. External entity dapat memberikan masukan kepada process dan mendapatkan keluaran dari process. External entity digambarkan dalam bentuk sebagai berikut:

Entt_2

Gambar 3.4 External Entity

Data store digunakan sebagai media penyimpanan suatu data yang dapat berupa file atau database, arsip atau catatan manual, lemari file, dan tabel-tabel dalam

database. Penamaan data store harus sesuai dengan betuk data yang tersimpan pada

data store tersebut, misalnya tabel pelanggan, tabel detil penjualan, tabel detil pembelian, dan lain-lain. Data store digambarkan dalam bentuk simbol sebagai berikut:

1 Stor_3

Gambar 3.5 Data Store

Data flow merupakan penghubung antara external entity dengan process dan

process dengan data store. Data flow menunjukkan aliran data dari satu titik ke titik

menggunakan kata benda, karena di dalam data flow mengandung sekumpulan data. Data flow digambarkan dengan bentuk simbol sebagai berikut:

Flow_6

Gambar 3.6 Data Flow

3.13 System Flow

System flow adalah bagan yang menunjukkan arus pekerjaan secara menyeluruh dari suatu sistem dimana bagan ini menjelaskan urutan prosedur-prosedur yang ada dalam sistem dan biasanya dalam membuat system flow sebaiknya ditentukan pula fungsi-fungsi yang melaksanakan atau bertanggung jawab terhadap sub-sistem yang ada (Jogiyanto, 1998).

Terdapat berbagai macam bentuk simbol yang digunakan untuk merancang sebuah desain dari sistem, diantaranya adalah terminator, manual operation, document, process, database, manual input, decision, off-line storage, on-page

reference, dan off-page reference.

Terminator merupakan bentuk simbol yang digunakan sebagai tanda dimulainya jalan proses sistem ataupun tanda akhir dari sebuah pengerjaan suatu sistem. Bentuk dari terminator adalah sebagai berikut:

Manual operation digunakan untuk menggambarkan sebuah proses kerja yang dilakukan tanpa menggunakan komputer sebagai medianya (menggunakan proses manual). Bentuk simbolnya adalah:

Gambar 3.8 Manual Operation

Document merupakan simbol dari dokumen yang berupa kertas laporan,

surat-surat, memo, maupun arsip-arsip secara fisik. Bentuk dari dokumen di gambarkan dalam simbol berikut:

Gambar 3.9 Document

Process adalah sebuah bentuk kerja sistem yang dilakukan secara

terkomputerisasi. Process disimbolkan dengan gambar:

Gambar 3.10 Process

Database digunakan sebagai media penyimpanan data yang bersifat

terkomputerisasi. Simbol dari database adalah sebagai berikut:

Decision merupakan operator logika yang digunakan sebagai penentu keputusan dari suatu permintaan atau proses dengan dua nilai, benar dan salah. Operator logika ini digambarkan sebagai berikut:

Gambar 3.12 Decision

Manual input digunakan untuk melakukan proses input ke dalam database

melalui keyboard. Manual input digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.13 Manual Input

Off-line storage merupakan bentuk media penyimpanan yang berbeda dengan

database, dimana media penyimpanan ini menyimpan dokumen secara manual atau

lebih dikenal dengan nama arsip. Off-line storage digambarkan dengan simbol:

Gambar 3.14 Off-LineStorage

On-page reference digunakan sebagai simbol untuk menghubungkan bagan desain sebuah sistem apabila hubungan arus data yang ada terlalu jauh dalam permasalah letaknya. Bentuk simbol On-page reference adalah sebagai berikut:

Off-page reference memiliki sifat yang sedikit berbeda dengan On-page

reference, karena simbol ini hanya digunakan apabila arus data yang ada dilanjutkan

ke halaman yang berbeda. Bentuk simbolnya adalah:

Gambar 3.16 Off-PageReference

Paper tape merupakan sebuah simbol yang umumnya menggantikan bentuk penggambaran jenis pembayaran yang digunakan (misal: uang) dalam transaksi yang ada pada sistem yang dirancang. Bentuk dari paper tape adalah dengan simbol:

Berdasarkan hasil análisis sistem yang sedang berjalan pada sekolah menengah atas SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, proses penerimaan siswa baru masih dilakukan secara manual dimana pendaftar atau calon siswa baru datang langsung ke SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabayakemudian mendaftar dan data dari calon siswa baru diarsipkan. Setelah diarsipkan nantinya akan dilakukan penyeleksian manual berdasarkan nilai NEM yang sesuai dengan standart SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

Hal ini berakibat pada lamanya pengisian data diri dan penyeleksian NEM yang dilakukan secara manual. Kekurangan lain yang sering terjadi adalah sulitnya pengarsipan data calon siswa baru yang secara sistematis dan terperinci. Serta kesalahan penginputan data oleh bagian tata usaha pada saat pengisian data diri calon siswa baru. Mengacu pada permasalahan yang ada, SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya membutuhkan sistem informasi penerimaan siswa baru yang terkomputerisasi agar lebih efektif dan efisien. Untuk dapat menemukan solusi dari permasalahan yang ada untuk lebih jelasnya, dapat dijelaskan pada sub bab dibawah ini:

4.1 Analisis Sistem

Sistem yang diperlukan oleh SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya adalah sebuah sistem yang dapat menagani dan memenuhi semua proses yang berkaitan dengan penerimaan siswa baru secara terkomputerisasi. Sehingga dapat dilakukan dengan cepat, tepat, dan akurat. Bagi staf tata usaha, sistem ini nerguna dalam proses pembelian formulir, registrasi, seleksi, maupun pembayaran uang gedung. Dari analisa tersebut, dikembangkan menjadi data flow diagram yang sesuai, entity relationship diagram, dan rangka desain input-output.

4.2 Desain Sistem

Perancangan Sistem ini dimaksudkan untuk membantu memecahkan masalah pada Sistem yang sedang berjalan dan merupakan suatu Sistem yang baik dan sesuai dengan kebutuhan semua pihak. Rancangan yang baik harus melalui beberapa tahap-tahap perancangan, mulai dari document flow, Sistem flow, Context Diagram, HIPO, ERD, DFD, Conceptual Data Model, Phisical Data Model, DBMS, desain input outputnya.

4.2.1 Document Flow

Document Flow ini menunjukkan jalannya Sistem yang ada di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Semua kegiatan dilakukan secara manual, seperti yang berjalan pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Tujuannya agar mempelajari sistem yang lama, kemudian membuat sistem yang lebih efektif dan efisien secara terkomputerisai. Adapun entity pada sistem flow antara lain.

A.Dokumen Flow Registrasi

Registrasi

Siswa Tata Usaha

Mulai Pembelian Formulir 2 Kwitansi pembelian formulir 1 Kwitansi pembelian formulir Formulir Terisi

Input ke database registrasi Registrasi 2 Jadwal Test Akademik 1 Jadwal Test Akademik Selesai 2 Formulir 1 Formulir Diisi Formulir Terisi Pembuatan jadwal tes dan input isi

formulir

n n

n

Gambar 4.1. Dokumen Flow Registrasi

Dokumen flow memberikan gambaran alur proses pembelian formulir calon siswa baru sampai dengan pembuatan jadwal test akademik. Pertama calon siswa baru melakukan pembelian formulir ke bagian tata usaha. Kemudian bagian tata usaha mecatat nama calon siswa baru dan member output berupa bukti pembelian formulir pendaftaran siswa baru dan formulirnya. Setelah itu, formulir diisi oleh calon siswa baru dan diserahkan ke bagian tata usaha kembali. Adapun gambar dokumen flow komputerisasi pembelian dapat dilihat pada Gambar 4.1.

B.Dokumen Flow Penilaiaan Tes Akademik

Penilaian Test Akademik

Siswa Tata Usaha

Mulai

3 2 Hasil Test akademik

1

Penilaian Test akademik

Hasil Test akademik Hasil Test

akademik

Seleksi berdasarkan

kapasitas

Siswa Yang diterima

Kapasitas

n

Mulai

Gambar 4.2. Dokumen Flow Penilaain Test Akademik

Dokumen flow ini memberikan gambaran alur proses penilaian test akademik. Pertama bagian tata usaha menerima hasil test, kemudian hasil test yang masih berupa data mentah akan dilakukan penilaian. Setelah dilakukan penilaain akan di filter berdasarkan standart nilai yang dimiliki oleh SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Adapun gambar dokumen flow komputerisasi penjualan dapat dilihat pada Gambar 4.2.

C.Dokumen Flow Penerimaan Siswa

Penerimaan Siswa

Siswa Tata Usaha

Mulai

Nama Siswa Yang diterima

Nama Siswa Yang diterima Kwitansi UG+ SPP1 1 2 Pembayaran Uang Gedung + SPP 1 n Selesai Kwitansi UG+ SPP1 Registrasi siswa baru n Bukti penerimaan siswa 1 2 Uang Gedung + SPP 1

Gambar 4.3. Dokumen Flow Penerimaan Siswa

Pada dokumen flow penerimaan siswa ini, dimulai dari tata usaha yang menerima data dari calon siswa baru yang telah lolos seleksi pada gambar 4.2. Kemudian calon siswa baru akan membayar uang gedung dan menerima bukti pembayaran uang gedung, seperti pada gambar 4.3.

4.2.2 Sistem Flow

Sistem flow ini menunjukkan jalannya sistem yang ada di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Semua kegiatan dilakukan secara terkomputerisasi, tujuannya agar segala proses sirkulasi sekolah dapat berjalan secara efektif dan efisien dibandingkan dengan sistem yang lama, yaitu sistem manual. Adapun

entity pada sistem flow antara lain siswa, tata usaha, dan kepala sekolah.

A. Sistem Flow Pembelian Formulir Pembelian Formulir

Siswa Tata Usaha

Mulai Pembayaran Formulir Pendaftaran Cetak Formulir Formulir Simpan Pembelian Formulir Formulir

Lunas? T 1

Y Login

Cek User name & Password Admin? Login T Pembelian Formulir Uang Selesai 1 Data Calon

Siswa Baru Input Data Calon

Siswa Baru Data Calon

Siswa Baru

Y

Gambar 4.4. Sistem Flow Pembelian Formulir

Pada gambar 4.4 sistem flow pembelian formulir, menjelaskan tentang proses pembelian formulir dimana calon siswa baru datang ke bagian tata usaha.

Kemudian calon siswa baru akan memperoleh bukti pembelian formulir dan form formulir. Form formulir tersebut diisi berdasarkan data asli.

B. Sistem Flow Pengembalian Formulir

Pengembalian Formulir

Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah

Formulir Terisi

Input ke database registrasi Formulir Terisi

Registrasi Simpan Data

Calon Siswa Baru Mulai

Cek User name &

Password Login Login Admin? T Y Selesai Cetak Bukti Pengembalian Formulir Bukti Pengembalian Formulir Bukti Pengembalian Formulir Cetak Rekapitulasi Pendaftar Perperiode Rekapitulasi Pendafatar per periode Rekapitulasi Pendafatar per periode

Gambar 4.5. Sistem Flow Pengembalian Formulir

Pada sistem flow pengembalian formulir ini menjelaskan tentang proses pengembalian formulir yang telah diisi oleh calon siswa baru. Kemudian data calon siswa baru akan diinputkan oleh pihak tata usaha ke dalam database, dan calon siswa baru menerima bukti pengembalian formulir. Dari bukti-bukti tersebut dapat diperoleh rekapitulasi per periode, seperti pada gambar 4.5.

C. Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru

Seleksi Calon Siswa Baru

Siswa Tata Usaha Kepala

Sekolah Registrasi Pengecekan Bukti Pengembalian Formulir Ada siswa yang mundur? Mulai T Login Login Cek User name &

Password Admin? 100 besar pertama? Siswa Yang diterima Siswa Cadangan Y T Pengecekan Siswa Mundur Pengecekan Ulang Data Siswa Y

Sesuai? T 2 1 Pengecekan Data Siswa Yang diterima Siswa Cadangan Yang diterima Y Sesuai? Registrasi Simpan Data Siswa Yang diterima Y Cetak Nama Siswa Yang diterima 2 Nama-nama siswa yang diterima 1 Registrasi T Benar? Pengecekan Syarat Syarat Y Bukti Pengembalian Formulir Bukti Pengembalian Formulir Siswa Pensortingan Berdasarkan Nilai T Nama-nama siswa yang diterima 1 Nama-nama siswa yang diterima Input Bukti Pengembalian Formulir T Y Registrasi Sesuai syarat? Selesai

Gambar 4.6. Sistem Flow Seleksi Calon Siswa Baru

Pada proses seleksi calon siswa baru ini pertama dilakukan pengecekan bukti pengembalian formulir yang mengacu pada database registrasi, setelah bukti

pengembalian valid maka akan dilakukan proses pensortingan nilai NEM secara ascending. Kemudian akan dilakukan filter berdasarkan kapasitas yang dimiliki oleh SMAKemala Bhayangkari 1 Surabaya. Untuk calon siswa baru yang diluar kapasitas dianggap sebagai calon siswa baru cadangan, dan yang lainnya disebut sebagai calon siswa baru inti. Calon siswa baru cadangan dapat masuk menjadi siswa baru di SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya dengan catatan ada calon siswa baru inti yang tidak melakukan registrasi. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.6.

D. Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1

Pembayaran UG dan SPP1

Siswa Tata Usaha Kepala Sekolah

Y

T

Uang Pembayaran Uang

Gedung + SPP I

Siswa 2 Jumlah Uang Sesuai? Pendaftaran Cetak Bukti Pembayaran UG

dan SPP 1 Simpan Data

Siswa

Bukti pembayaran UG + SPP I

1 Login

Mulai

Login

Admin? Cek User name &

Password T Pengecekan Siswa Baru Benar? Siswa Y T Y Selesai Gelombang Nama Siswa yang diterima Nama Siswa yang diterima Menginputkan nama siswa Bukti pembayaran UG + SPP I

Rekapitulasi Siswa yang membayar

UG+ SPP 1

Rekapitulasi Data Siswa Yang Membayar UG +

SPP 1

Rekapitulasi Data Siswa Yang Membayar UG +

SPP 1

Gambar 4.7. Sistem Flow Pembayaran UG dan SPP 1

Gambar 4.7 sistem flow Pembayaran UG dan SPP 1 menjelaskan tentang penerimaan siswa baru. Dimana proses awalnya melakukan pengecekan nama calon siswa baru, apakah benar namanya lolos seleksi pada tahap sebelumnya.

Jika memang telah lolos maka menyelesaikan administrasi. Jika calon siswa baru telah menyelesaikan administrasi maka akan dianggap sebagai siswa baru SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

4.2.3 HIPO (Hierarchical Input Process Output)

HIPO adalah suatu rincian dari sistem informasi yang akan dibuat, didalam HIPO juga terdapat sub-sub proses. Dengan adanya HIPO, alur proses dari sistem akan lebih teratur dan jelas. HIPO dari sistem penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya dapat dilihat pada gambar 4.8.

0 Sistem Informasi Pendaftaran Siswa Baru

1 Sub Sistem File Master

1.2 Mengelola Syarat Siswa Baru

2.1 Transaksi Pembelian Formulir Calon Siswa Baru

2.3 Transaksi Seleksi Calon Siswa Baru 2.2

Transaksi Pengembalian Formulir

3.1 Laporan nama siswa yang diterima

3.2 Laporan siswa yg membayar UG + SPP 1

3.3 Laporan pendaftaran

perperiode

2.1.2 Memasukkan Data Calon Siswa Baru

2.1.3 Pembelian Formulir

Calon Siswa Baru

2.2.1 Memasukan Data Formulir

Calon Siswa Baru

2.2.2 Menyimpan Data Calon Siswa Baru

2.2.3 Mencetak Bukti Pendaftaran 2.2.4 Mencetak Rekapitulasi Pendaftar Perperiode 2.3.9 Mencetak Nama Siswa

Yang Diterima 2.3.1 Memasukkan Bukti Pendaftaran 2.3.2 Mengecek Bukti Pendaftaran 2.3.3 Mengecek Syarat Calon Siswa Baru

2.3.4 Mengurutkan Calon Siswa Baru Berdasarkan

Nilai

2.3.5 Mengecek Data Siswa

Yang diterima 2.3.6 Mengecek Siswa Yang Mundur 2.3.7 Mengecek Ulang Data Siswa 2.3.8 Menyimpan Data Siswa

Yang Diterima

2.4.1 Memasukkan Nama Siswa Yang Diterima

2.4.2 Mengecek Nama

Siswa Baru 2.4.3 Membayar UG

Dan SPP 1

2.4.4 Menyimpan Data Siswa Baru yg Telah Membayar UG dan SPP 1

2.4.5 Mencetak Bukti

Pembayaran Siswa Baru

2.4.6 Merekap Siswa Baru

Yang Membayar UG dan SPP 1 2 Sub Sistem File Transaksi 3 Sub Sistem Olah Laporan 1.1 Mengelola Data Login 2.4 Transaksi Pembayaran

UG + SPP 1

2.1.4 Menyimpan Data Pembelian Formulir 2.1.5 Mencetak Formulir 2.1.1 Mengecek username dan password 1.3 Gelombang

4.2.4 Context Diagram

Context diagram menggambarkan asal data, menunjukkan asal data, dan

menunjukkan aliran data tersebut. Context diagram sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya terdiri dari 3 external

entity, yaitu calon siswa baru, kepala sekolah, dan tata usaha.

Formulir

Gelombang Nama_siswa_yang_diterima

Lap_nama_siswa_yang_diterima

Lap_siswa_yg_membayar_UG_dan_SPP

Lap_pendaftaran_per_periode Data_periode_laporan

Syarat_siswa_baru Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP

Bukti_pendaftaran Nama_siswa

Formulir_yang_terisi

Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru

user_name_dan_password 0

Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru

+

Calon Siswa Baru

Tata Usaha

Kepala Sekolah

Gambar 4.9. Context Diagram Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru Aliran data yang keluar dari masing-masing external entity menunjukkan data tersebut merupakan inputan, sedangkan aliran data yang masuk menunjukkan

4.2.5 DFD Level 0 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru

Setelah membuat context diagram dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya, untuk selanjutnya context

diagram tersebut akan dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil. Context

diagram dapat dilihat pada gambar 4.9. Dan hasil decompose itu sendiri disebut

DFD Level 0, DFD Level 0 itu sendiri terdiri dari tiga proses utama, tiga external

entity dan tujuh data store yang semuanya itu saling berkaitan. Tiga proses utama

itu juga dapat dibagi menjadi sub-sub proses yang lebih kecil, dan sub-sub yang lebih kecil itu sendiri masih saling berkaitan antara yang satu dengan yang lain. Tak terkecuali dengan external entity dan data store yang ada.

[Formulir] Cek_bukti_pendaftaran [Gelombang] Simpan_data_gelombang Data_registrasi [Nama_siswa_yang_diterima] Cek_siswa_yang_mundur Cek_syarat Data_gelombang Data_pendaftaran Data_siswa [Lap_nama_siswa_yang_diterima] [Lap_siswa_yg_membayar_UG_dan_SPP] [Lap_pendaftaran_per_periode] Cek_gelombang Cek_ulang_data_siswa Cek_data_siswa_yang_diterima Cetak_bukti_pendaftaran Simpan_data_calon_siswa_baru Simpan_pembelian_formulir Cek_nama_siswa_baru Simpan_data_siswa Cetak_nama_siswa_yg_diterima Simpan_data_siswa_yg_diterima [Data_periode_laporan] [Bukti_pendaftaran] [Nama_siswa] [Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP] [Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru] [Formulir_yang_terisi] [user_name_dan_password] Lihat_username_dan_password Simpan_username_dan_password Simpan_syarat_siswa [Syarat_siswa_baru] [User_name_dan_password] Kepala Sekolah Calon Siswa Baru 1 Mengelola_data_master + 2 Transaksi + 3 Laporan + Kepala Sekolah Tata Usaha 11 Login 12 Siswa 13 Pendaftaran 14 Registrasi 15 Syarat 16 Gelombang 16 Gelombang Kepala Sekolah

4.2.6 DFD Level 1 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru A. Mengelola Data Master

Pada Gambar 4.11 merupakan DFD level 1 subproses mengelola data master dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Yang dimana terdapat tiga proses, yaitu Mengelola syarat siswa, mengelola data login, mengelola data gelombang.

[Simpan_data_gelombang] [Gelombang]

[Simpan_username_dan_password] [Simpan_syarat_siswa]

[[User_name_dan_password]] [Syarat_siswa_baru] Kepala

Sekolah

Tata Usaha

15 Syarat

11 Login 1.1

Mengelola_syarat_siswa

1.2

Mengelola_data_login

16 Gelombang 1.3

Mengelola_data_gelombang Kepala

Sekolah

B. Subproses Transaksi

Pada Gambar 4.12 merupakan DFD Level 1 transaksi dari sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Pada sub sistem ini terdapat empat transaksi, yaitu proses pembelian formulir, pengembalian formulir, seleksi calon siswa baru, dan pembayaran uang gedung dan spp 1.

[Formulir]

Rekap siswa baru Rekap pengembalian formulir

[Cek_bukti_pendaftaran] [Nama_siswa_yang_diterima] [Cek_siswa_yang_mundur] Data_sesuai [Cek_gelombang] [Cek_nama_siswa_baru] [Simpan_data_siswa] [Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP] [Cetak_nama_siswa_yg_diterima] [Simpan_data_siswa_yg_diterima] [Cetak_bukti_pendaftaran] [Simpan_data_calon_siswa_baru] [Cek_data_siswa_yang_diterima] [Cek_ulang_data_siswa] [Cek_syarat] [Bukti_pendaftaran] [Formulir_yang_terisi] [Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru] [Simpan_pembelian_formulir] [Lihat_username_dan_password] [Nama_siswa] [user_name_dan_password] Tata Usaha Calon Siswa Baru 11 Login 12 Siswa 13 Pendaftaran 14 Registrasi 16 Gelombang 2.1 Pembelian_formulir + 2.2 Pengembalian_formulir + 2.3 Seleksi_calon_siswa_baru + 15 Syarat 2.4 Pembayaran_UG_dan_SPP_1 + 13 Pendaftaran Kepala sekolah

C. Subproses Membuat Laporan

Sedangkan pada gambar 4.13 DFD Level 1 pembuatan laporan, dimana kepala sekolah memilih jenis laporan yang didapatkan dari data store yang ada pada sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya.

[Data_registrasi]

[Data_gelombang] [Data_pendaftaran]

[Data_siswa]

[Data_periode_laporan]

[Lap_pendaftaran_per_periode]

[Lap_siswa_yg_membayar_UG_dan_SPP] [Lap_nama_siswa_yang_diterima]

Kepala Sekolah 12 Siswa

13 Pendaftaran

16 Gelombang 14 Registrasi

3.1

Mencetak_laporan

4.2.7 DFD Level 2 Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru A. Pembelian Formulir

Pada gambar 4.14 menjelaskan tentang proses pembelian formulir calon siswa baru. Di dalam proses ini terdapat dua inputan yaitu bagian tata usaha dan calon siswa baru. Dan lima proses. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.14. [Formulir] Formulir_tersimpan Data Nama_terisi Login [Simpan_pembelian_formulir] [Nama_siswa] [user_name_dan_password] [Lihat_username_dan_password] Tata Usaha Calon Siswa Baru 11 Login 13 Pendaftaran 2.1.1 Mengecek_username_ dan_password 2.1.2 Memasukkan_nama_ calon_siswa_baru 2.1.3 Pembelian_formulir_ calon_siswa_baru 2.1.4 Menyimpan_data_pembelian _formulir 2.1.5 Mencetak_formulir

B. Pengembalian Formulir

Pada gambar 4.15 menjelaskan tentang proses pengembalian formulir yang sudah terisi.pada proses ini terdapat dua inputan, empat proses, dua data store dan dua output, yaitu bukti pendaftaran calon siswa baru dan rekapitulasi pengembalian formulir. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.15.

[Rekap pengembalian formulir]

Data_pendaftar Data_calon_siswa_baru Formulir_calon_siswa_baru [Cetak_bukti_pendaftaran] [Simpan_data_calon_siswa_baru] [Bukti_pendaftaran_calon_siswa_baru] [Formulir_yang_terisi] Calon Siswa Baru Calon Siswa Baru 14 Registrasi 14 Registrasi 2.2.1 Menginput_data_formulir _calon_siswa_baru 2.2.2 Menyimpan_data_ calon_siswa_baru 2.2.3 Mencetak_bukti_pengembalian _formulir 2.2.4 Mencetak_rekapitulasi_ pendaftar_perperiode Kepala sekolah

C. Seleksi Calon Siswa Baru

Pada gambar 4.16 menjelaskan tentang proses seleksi calon siswa baru, dimana memiliki sembilan proses, satu inputan dan empat data store. Untuk lebih jelasnya lihat gambar 4.16.

[Cek_bukti_pendaftaran] [Nama_siswa_yang_diterima] Calon_siswa_baru_urut Siswa_baru Sesuai_syarat Bukti_pendaftaran_valid No_pendaftaran [Cetak_nama_siswa_yg_diterima] [Simpan_data_siswa_yg_diterima] [Cek_siswa_yang_mundur] [Cek_ulang_data_siswa] [Cek_data_siswa_yang_diterima] [Cek_syarat] [Bukti_pendaftaran] Calon Siswa Baru 15 Syarat 14 Registrasi 12 Siswa 2.3.1 Memasukkan_bukti_ pendaftaran 2.3.2 Mengecek_bukti_ pendaftaran 2.3.3 Mengecek_syarat_ calon_siswa_baru 2.3.4 Mengurutkan_calon_siswa _baru_berdasarkan_nilai 2.3.5 Mengecek_data_siswa _yang_diterima 2.3.6 Mengecek_siswa_ yang_mundur 2.3.7 Mengecek_ulang_ data_siswa 2.3.8 Menyimpan_data_siswa _yang_diterima 2.3.9 Mencetak_nama_siswa_ yang_diterima Calon Siswa Baru 13 Pendaftaran

D. Pembayaran UG dan SPP 1

Pada gambar 4.17 menjelaskan tentang proses pembayaran uang gedung dan SPP yang pertama. Dalam proses ini terdapat enam proses, yaitu memasukkan nama siswa yang diterima, mengecek nama siswa baru, membayar UG dan SPP 1, menyimpan data siswa baru yang membayar UG dan SPP 1, mencetak bukti pembayaran UG dan SPP 1, dan merekap siswa baru yang membayar UG dan SPP 1. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.17.

[Rekap siswa baru]

[Cek_gelombang] [Bukti_pembayaran_UG_dan_SPP] Bukti_pembayaran Data_siswa_baru UG_dan_SPP_1_terbayar Nama_siswa_baru_valid Nama [Simpan_data_siswa] [Cek_nama_siswa_baru] Nama_calon_siswa_baru Calon Siswa Baru 12 Siswa 12 Siswa 16 Gelombang 2.4.1 Memasukkan_nama_ siswa_yang_diterima 2.4.2 Mengecek_nama_ siswa_baru 2.4.3 Membayar_UG_dan_ SPP_1 2.4.4 Menyimpan_data_siswa_baru_yg _membayar_UG_dan_SPP_1 2.4.5 Mencetak_bukti_pembayaran_ UG_dan_SPP_1 2.4.6 Merekap_siswa_baru_ yang_membayar_UG_ dan_SPP_1 Kepala sekolah

4.2.8 ERD(Entity Relational Diagram)

Entity relational diagram adalah suatu alat untuk mempresentasikan model

data yang ada pada Sistem dimana terdapat entity dan relationship. Entity

merupakan objek yang ada dan terdefinisikan di dalam suatu organisasi, dapat berupa abstrak/nyata, misal dapat berupa orang, objek/waktu kejadian.

A. Conceptual Data Model (CDM)

Untuk menggambarkan konsep database sistem informasi penerimaan siswa baru dapat digambarkan conceptual data model (CDM), sehingga dapat diketahui tableapa saja yang dipakai dan relasi-relasinya. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.18 dibawah ini.

Memiliki Melakukan Memiliki Mempunyai Memiliki Pendaftaran no formulir Nama lengkap Gelombang harga formulir Reg istrasi Id formulir Id_Syarat Nama lengkap JK tempat lahir T ang g al lahir Agama Warganeg ara Gelombang as al SMP No STT B NEM alamat no telp rumah nama ayah Nama ibu alamat orang tua pekerjaan ayah pekerjaan ibu g aji ayah g aji ibu

Sis wa NIS Status

Gelombang Id gelombang T ang g al Uang Gedung Uang Serag am Uang Extrakulikuler

Pembayaran U G dan SPP 1 Kd pembayaran

Id gelombang T ang g al

Syarat_Siswa Id_Syarat Jml_yg _diterima NEM_M inimal Umur

B. Physical Data Model (PDM)

Setelah didapatkan konsep database pada conceptual data model (CDM) maka selanjutnya degenerate ke Physical Data Model (PDM). Di PDM ini kita dapat mengetahui hasil dari relasi-relasi yang dibangun di CDM. Dimungkinkan adanya table baru hasil dari relasi CDM. Database PDM merupakan bentuk fisik dari database yang digunakan dalam aplikasi. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 4.19 :

I D_FO RMULI = I D_FO RMULI

KD_PEMBA YA = K D_PE MB AYA KD_PEMBA YA = K D_PE MB AYA I D_FO RMULI = I D_FO RMULI

PENDAF TA NO_F ORM ULI C7 NAMA_LENGK C1 GELOMBANG C1 HARGA_FO RM C6 REGIST RA

ID_F ORMULI C7 NAMA_LENGK C1

JK C1

T EM PAT _LAH C30 T ANGGAL_LA D8

AGAM A C9

WARGANEGAR C20 ASAL_SM P C25 NO_ST TB C20

NEM C5 ALAMAT C100 NAMA_AYAH C30 NAMA_IBU C30 ALAMAT_ORA C50 PEKERJAAN_ C30 PEKERJAAN2 C30 GAJI_AYAH C10 GAJI_IBU C10 GELOMBANG C1 NO_T ELP_RU C9 ID_SYARAT C7

SISWA

NIS C7

STAT US_SIS C1 ID_F ORMULI C7 KD_PEM BAYA C7

GELOMBAN KD_GELOM BA C7 T ANGGAL D8 KD_PEM BAYA C7 UANG_GEDUN C7 UANG_SER AG C7 UANG_EXT RA C7

PEM BAYAR KD_PEM BAYA C7 KD_GELOM BA C7 T ANGGAL D8

SYARAT_S ID_F ORMULI C7 ID_SYARAT C7 JM L_YG_D IT C3 NEM_M INIM A C2

UMUR C2

4.2.9 Struktur File

Dalam sub bab ini akan dijelaskan struktur dari tabel-tabel yang akan digunakan dalam pembuatan sistem informasi penerimaan siswa baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya. Data-data dibawah ini akan menjelaskan satu-persatu detil dari struktur tabel untuk setiap tabel.

1. Nama tabel : Login

Fungsi : Untuk memulai masuk pada program Primary key : Username

Foreign key : -

Tabel 4.1 Login

Field name Type Field Size Description

Username Varchar 50 Primary key (Nama

User)

2. Nama tabel : Gelombang

Fungsi : Untuk menyimpan data gelombang Primary key : Gelombang1

Foreign key : -

Tabel 4.2 Gelombang

Field name Type Field Size Description Gelombang1 Varchar 1 Primary key (Gelombang

calon siswa)

Harga_Formulir Varchar 20 Harga formulir calon siswa Uang_Gedung Varchar 20 Uang gedung calon siswa Uang_Seragam Varchar 20 Uang seragam calon siswa Uang_Extrakulikuler Varchar 20 Uang extrakulikuler calon

siswa

Total Varchar 20 Total keseluruhan

3. Nama tabel : Syarat Siswa Baru

Fungsi : Untuk menyimpan syarat siswa baru Primary key : Gelombang1

Foreign key : -

Tabel 4.3 Syarat Siswa Baru

Field name Type Field Size Description Id_Syarat Varchar 10 Primary key (Id Syarat)

Gelombang Varchar 1 Gelombang

Jumlah_Siswa Varchar 5 Jml siswa tiap gelombang NEM_Minimal Varchar 5 NEM minimal calon siswa

Field name Type Field Size Description Umur_Max Varchar 5 Umur max. calon siswa

4. Nama tabel : Formulir

Fungsi : Untuk menyimpan data pembelian formulir Primary key : No_Formulir

Foreign key : -

Tabel 4.4 Formulir

Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Gelombang Varchar 1 Gelombang

Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon formulir

Harga Varchar 7 Harga formulir

Status Varchar 15 Status calon siswa

Tgl_Pembelian Varchar 50 Tanggal pembelian formulir

5. Nama tabel : Registrasi

Fungsi : Untuk menyimpan data registrasi Primary key : -

Foreign key : No_Formulir

Tabel 4.5 Registrasi

Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon siswa baru

Field name Type Field Size Description Gelombang Varchar 1 Gelombang

Jenis_Kelamin Varchar 1 Jenis kelamin calon siswa baru Tempat_Lahir Varchar 30 Tempat lahir calon siswa baru Tanggal_Lahir Varchar 30 Tanggal lahir calon siswa baru Agama Varchar 11 Agama calon siswa baru Warganegara Varchar 30 Warganegara calon siswa baru Asal_SMP Varchar 30 Asal SMP calon siswa baru No_STTB Varchar 10 No STTB calon siswa baru

NEM Varchar 5 NEM calon siswa baru

Alamat Varchar 100 Alamat calon siswa baru Ibu Varchar 50 Nama ibu calon siswa baru Bapak Varchar 50 Nama bapak calon siswa baru No_Telp_Rmh Varchar 10 No telp rumah calon siswa baru Alamat_Orang_Tua Varchar 100 Alamat orang tua calon siswa

baru

Pekerjaan_Ayah Varchar 50 Pekerjaaan ayah calon siswa baru

Pekerjaan_Ibu Varchar 50 Pekerjaan ibu calon siswa baru Gaji_Ayah Varchar 11 Gaji ayah calon siswa baru Gaji_Ibu Varchar 11 Gaji ibu calon siswa baru

6. Nama tabel : Seleksi

Fungsi : Untuk menyimpan data seleksi calon siswa baru Primary key : -

Foreign key : No_Formulir

Tabel 4.6 Seleksi

Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon siswa baru Gelombang Varchar 1 Gelombang

Jenis_Kelamin Varchar 1 Jenis kelamin calon siswa baru Tempat_Lahir Varchar 30 Tempat lahir calon siswa baru Tanggal_Lahir Varchar 30 Tanggal lahir calon siswa baru Agama Varchar 11 Agama calon siswa baru Warganegara Varchar 30 Warganegara calon siswa baru Asal_SMP Varchar 30 Asal SMP calon siswa baru No_STTB Varchar 10 No STTB calon siswa baru

NEM Varchar 5 NEM calon siswa baru

Alamat Varchar 100 Alamat calon siswa baru Ibu Varchar 50 Nama ibu calon siswa baru Bapak Varchar 50 Nama bapak calon siswa baru No_Telp_Rmh Varchar 10 No telp rumah calon siswa baru Alamat_Orang_Tua Varchar 100 Alamat orang tua calon siswa baru Pekerjaan_Ayah Varchar 50 Pekerjaaan ayah calon siswa baru

Field name Type Field Size Description

Pekerjaan_Ibu Varchar 50 Pekerjaan ibu calon siswa baru Gaji_Ayah Varchar 11 Gaji ayah calon siswa baru Gaji_Ibu Varchar 11 Gaji ibu calon siswa baru

7. Nama tabel : UG

Fungsi : Untuk menyimpan data calon siswa baru yg sudah membayar UG

Primary key : -

Foreign key : No_Formulir

Tabel 4.7 UG

Field name Type Field Size Description No_Formulir Varchar 13 Primary key (No_Formulir) Nama_Lengkap Varchar 50 Nama lengkap calon siswa baru

NIS Varchar 11 Nomor induk siswa baru

Gelombang Varchar 1 Gelombang

Status_Siswa Varchar 11 Status calon siswa baru

Uang_Gedung Varchar 15 Uang gedung calon siswa baru Uang_Seragam Varchar 15 Uang seragam calon siswa baru Uang_Extakulikuler Varchar 15 Uang extrakulikuler calon siswa

baru

Total Varchar 20 Total dari UG+seragam+extra Bayar Varchar 20 Jumlah bayar calon siswa baru Kembali Varchar 20 Jumlah kembali calon siswa baru

Field name Type Field Size Description

Jenis_Kelamin Varchar 1 Jenis kelamin calon siswa baru Tempat_Lahir Varchar 30 Tempat lahir calon siswa baru Tanggal_Lahir Varchar 30 Tanggal lahir calon siswa baru Agama Varchar 11 Agama calon siswa baru Warganegara Varchar 30 Warganegara calon siswa baru Asal_SMP Varchar 30 Asal SMP calon siswa baru No_STTB Varchar 10 No STTB calon siswa baru

NEM Varchar 5 NEM calon siswa baru

Alamat Varchar 100 Alamat calon siswa baru Ibu Varchar 50 Nama ibu calon siswa baru Bapak Varchar 50 Nama bapak calon siswa baru No_Telp_Rmh Varchar 10 No telp rumah calon siswa baru Alamat_Orang_Tua Varchar 100 Alamat orang tua calon siswa baru Pekerjaan_Ayah Varchar 50 Pekerjaaan ayah calon siswa baru Pekerjaan_Ibu Varchar 50 Pekerjaan ibu calon siswa baru Gaji_Ayah Varchar 11 Gaji ayah calon siswa baru Gaji_Ibu Varchar 11 Gaji ibu calon siswa baru

Combobox Jenis Kelamin :Digunakan untuk memfilter berdasarkan jenis

kelamin yang akan dicetak.

C. Form Laporan Siswa yang Belum Membayar UG

Pada gambar 5.26 Tampilan laporan siswa yang belum membayar uang gedung, digunakan untuk menampilkan informasi kepada pihak sekolah SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA.

Cara menampilkan laporan ini adalah dengan cara memilih filter gelombang pada menu header laporan.

Gambar 5.26 Tampilan Laporan Siswa yang Belum Membayar Uang Gedung

Keterangan:

Combobox Gelombang :Digunakan untuk memfilter gelombang mana

100

D. Form Laporan Siswa yang Sudah Membayar UG

Pada gambar 5.27 Tampilan laporan siswa yang sudah membayar uang gedung, digunakan untuk menampilkan informasi kepada pihak sekolah SMA KEMALA BHAYANGKARI 1 SURABAYA.

Cara menampilkan laporan ini adalah dengan cara memilih filter gelombang pada menu header laporan.

Gambar 5.27 Tampilan Laporan Siswa yang Diterima

Keterangan:

Combobox Gelombang :Digunakan untuk memfilter gelombang mana

6.1 Kesimpulan

Pembuatan aplikasi Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya bertujuan untuk mempermudah bagian tata usaha, bagian tata usaha menangani proses penerimaan siswa baru.

Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ini memberikan efektif kerja. Secara garis besar, berdasarkan hasil perancangan dan pembuatan aplikasi untuk Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya yang telah dilakukan, dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut:

1. Dengan menggunakan sistem ini, maka proses penerimaan siswa baru dapat di organisir dengan baik pada saat transaksi pembelian formulir maupun transaksi pensortingan data dan pencetakan laporan-laporan.

2. Dengan menggunakan sistem ini, dapat mengurangi kesalahan penginputan data oleh bagian tata usaha.

3. Dokumentasi dari pembelian formulir, pengembalian formulir, dan pembayaran uang gedung dapat tersusun secara sistematis dan rapi berdasarkan urutan waktu.

4. Sistem memberikan kemudahan baik dari sisi pengguna maupun dari calon siswa baru , dimana proses jalannya transaksi dapat berlangsung lebih efektif dan efisien.

102

6.2 Saran

Saran yang dapat diberikan untuk pengembangan aplikasi Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru pada SMA Kemala Bhayangkari 1 Surabaya adalah:

1. Pengembangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ini diharapkan lebih kompleks dan bisa mencakup pembayaran SPP.

2. Pengembangan Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru ini diharapkan berupa applikasi berbasis web agar memudahkan dalam pelayanan pembelian formulir calon siswa baru tanpa harus datang langsung.

3. Pengguna sistem harus memenuhi segala prosedur yang ada yang dibutuhkan oleh sistem untuk mengimplementasikan sistem informasi penerimaan siswa baru ini.

Amsyah, Zulkifli, 2007, Manajemen Sistem Informasi, PT. Gramedia Pustaka Utama, Jakarta.

Hamalik, O. 2001.Kurikulum dan Pembelajaran. Jakarta : Bumi Aksara.

Hartono, Jogiyanto, 1990, Analisis & Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur. Andi Offset, Yogyakarta.

Idris, H.Z. 1992. Pengantar Pendidikan 2. Jakarta : Gramedia Widiasarana Indonesia.

Indrajit, Eko dan R. Djokopranoto, 2005, Strategi manajemen dan Supply Chain, Grasindo, Jakarta.

Kendall, K.E dan Kendall J.E., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem Jilid 1, Prehallindo, Jakarta.

Kristanto, Andri, 2004, Rekayasa Perangkat Lunak (Konsep Dasar), Gava Media, Yogyakarta.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data . Yogyakarta: Andi Offset.

McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid I. Jakarta : PT. Penhallindo.

McLedod Jr.. Raymond. 1995. Sistem Informasi Manajemen. Edisi Bahasa Indonesia. Jilid II. Jakarta : PT. Penhallindo.

Rahman, Arif. 2004. Panduan Praktis Visio 2003. Yogyakarta : Andi Offest.

Sumarso.1998. Akuntansi Merupakan Suatu Pengantar.Yogyakarta : Andi Offset.

104

Yuswanto, 2005, Pemrograman Dasar Visual Basic.Net, Prestasi Pustaka Publisher, Surabaya.

Winarko,Edi, 2006, Perancangan Database dengan Power Designer 6.32, Prestasi Pustaka, Jakarta.