LKP : Rancang Bangun Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo.

RANCANG BANGUN APLIKASI PENERIMAAN SISWA

BARU DAN PENGOLAHAN DATA SISWA PADA SMK PGRI 2

SIDOARJO

KERJA PRAKTIK Program Studi

DIII Manajemen Informatika

Oleh:

LUTFIANDOKO YOGHA PRATAMA 13390100009

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

INSTITUT BISNIS DAN INFORMATIKA STIKOM SURABAYA 2016

xi

DAFTAR ISI

Halaman

ABSTRAK ... Error! Bookmark not defined. KATA PENGANTAR ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR ISI ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR TABEL ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR GAMBAR ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined. BAB I PENDAHULUAN ... Error! Bookmark not defined. 1.1 Latar Belakang Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.2 Rumusan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.3 Batasan Masalah ... Error! Bookmark not defined. 1.4 Tujuan ... Error! Bookmark not defined. 1.5 Manfaat ... Error! Bookmark not defined. 1.6 Sistematika Penulisan ... Error! Bookmark not defined. BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAANError! Bookmark not defined.

2.1 Gambaran Umum SMK PGRI 2 Sidoarjo .. Error! Bookmark not

defined.

2.3 Visi SMK PGRI 2 Sidoarjo ... Error! Bookmark not defined. 2.4 Misi SMK PGRI 2 Sidoarjo ... Error! Bookmark not defined. 2.5 Struktur Organisasi SMK PGRI 2 SIDOARJOError! Bookmark not

defined.

2.6 Deskripsi Tugas ... Error! Bookmark not defined. BAB III LANDASAN TEORI ... Error! Bookmark not defined.

xii

3.2 Sistem Informasi ... Error! Bookmark not defined. 3.3 Analisis Sistem ... Error! Bookmark not defined. 3.4 Desain Sistem ... Error! Bookmark not defined. 3.5 Database ... Error! Bookmark not defined. BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK ... Error! Bookmark not defined. 4.1 Analisa Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.2 Identifikasi Masalah... Error! Bookmark not defined. 4.3 Spesifikasi Aplikasi ... Error! Bookmark not defined. 4.4 Lingkungan Operasi ... Error! Bookmark not defined. 4.5 Document Flow ... Error! Bookmark not defined. 4.6 System Flow ... Error! Bookmark not defined. 4.7 Diagram Jenjang ... Error! Bookmark not defined. 4.8 Context Diagram ... Error! Bookmark not defined. 4.9 Data Flow Diagram level 0 ... Error! Bookmark not defined. 4.10 Sub Proses Penjualan Formulir Data Flow Diagram level 1 Error!

Bookmark not defined.

4.11 Sub Proses Pendaftaran Data Flow Diagram level 1Error! Bookmark

not defined.

4.12 Sub Proses Daftar Ulang Data Flow Diagram level 1 ... Error!

Bookmark not defined.

4.13 Sub Proses Pengolahan Data Siswa Data Flow Diagram level 1Error!

Bookmark not defined.

xiii

4.14 Physical Data Model ... Error! Bookmark not defined. 4.15 Struktur File ... Error! Bookmark not defined. 4.16 Desain Input Output ... Error! Bookmark not defined. 4.17 Implementasi dan Pembahasan ... Error! Bookmark not defined. 4.17.1 Implementasi Sistem ... Error! Bookmark not defined. 4.17.2 Instalasi Program ... Error! Bookmark not defined. 4.17.3 Penjelasan Pemakaian ... Error! Bookmark not defined. BAB V PENUTUP ... Error! Bookmark not defined. 5.1 Kesimpulan ... Error! Bookmark not defined. 5.2 Saran ... Error! Bookmark not defined. DAFTAR PUSTAKA ... Error! Bookmark not defined. BIODATA ... Error! Bookmark not defined. LAMPIRAN ... Error! Bookmark not defined.

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Era globalisasi dengan segala implikasinya menjadi salah satu pemicu cepatnya perubahan yang terjadi pada berbagai aspek kehidupan masyarakat, dan bila tidak ada upaya sungguh-sungguh untuk mengantisipasinya maka hal tersebut akan menjadi masalah yang sangat serius. Dalam hal ini dunia pendidikan mempunyai tanggung jawab yang besar, terutama dalam menyiapkan sumber daya manusia yang tangguh sehingga mampu hidup selaras di dalam perubahan itu sendiri.

Proses penerimaan siswa baru merupakan salah satu cara sekolah untuk mendapatkan siswa yang terampil dalam bidang yang diambilnya pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Penerimaan Siswa baru hanya dilakukan ketika tahun ajaran baru. Proses penerimaan siswa baru pada SMK PGRI 2 Sidoarjo masih menggunakan proses manual dimana data – data calon siswa disimpan pada rak dokumen, sehingga memungkinkan kehilangan data dan bahkan pencarian data calon siswa membutuhkan waktu yang lama. Hal ini menyebabkan kinerja pihak Tata Usaha (TU) dari SMK PGRI 2 Sidoarjo pada khususnya, tidak efesien dan efektif. Kesulitan dalam pengolahan data calon siswa juga menyebabkan pendataan pada masa pendaftaran siswa menjadi lebih sulit. Untuk membantu mengatasi masalah tersebut, maka diperlukan suatu sistem aplikasi penerimaan siswa baru yang dapat membantu proses penerimaan siswa serta dapat membantu

2

pengolahan data tentang siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo sehingga proses penerimaan siswa lebih efektif dan efisien.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang permasalahan di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yang ada, yaitu Bagaimana merancang Bangun Sistem Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo?

1.3 Batasan Masalah

Batasan masalah pada Sistem Aplikasi Penerimaan Siswa Baru Serta Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sebagai berikut : 1. Sistem informasi ini membahas tentang proses penerimaan siswa baru pada

SMK PGRI 2 Sidoarjo.

2. Sistem aplikasi ini membahas tentang data siswa baru a. Proses pembelian formulir

b. Proses Pendaftaran dan Proses Daftar Ulang c. Proses Pengolahan Data siswa baru

d. Pembuatan laporan dan kwitansi selama proses pendaftaran

1.4 Tujuan

Membuat sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru yang terkomputerisasi meliputi maintenance data siswa, transaksi penjualan formulir, pembagian kelas siswa baru menurut program keahlian yang dipilih, sehingga mempermudah guru maupun petugas jaga yang baru untuk memperoleh informasi dengan tepat, akurat, dan cepat.

1.5 Manfaat

Tujuan pada rancang bangun sistem aplikasi penerimaan siswa baru baru ini adalah guna mengatasi permasalahan yang sedang dihadapi SMK PGRI 2 Sidoarjo, serta dengan sistem aplikasi ini SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat meningkatkan keakuratan data dan membantu proses pencarian data siswa baru.

1.6 Sistematika Penulisan

Untuk memudahkan di dalam memahami permasalahan dan pembahasannya, maka penulisan Laporan Kerja Praktik ini dibuat dengan sistematika sebagai berikut:

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini membahas tentang latar belakang masalah, perumusan masalah, batasan masalah yang menjelaskan tentang batasan – batasan dari sistem yang dibuat agar tidak menyimpang dari ketentuan yang telah ditetapkan, serta tujuan dan manfaat dari sistem informasi pendaftaran siswa baru dan pengolahan data siswa serta sistematika penulisan.

BAB II GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

Bab ini membahas tentang hasil survey pada SMK PGRI 2 Sidoarjo yang menjelaskan tentang gambaran umum SMK PGRI 2 Sidoarjo dan struktur organisasi yang bersangkutan beserta job descriptionnya.

4

BAB III LANDASAN TEORI

Bab ini membahas tentang berbagai macam teori yang mendukung dalam pembuatan Sistem Informasi Penilaian yaitu pengertian pendidikan, pengertian konsep dasar sistem informasi, pengertian sistem informasi pendaftaran, database dan pengembangan sistem.

BAB IV ANALISIS DAN DESAIN SISTEM

Bab ini membahas tentang spesifikasi prosedur dalam menyelesaikan Kerja Praktek, meliputi analisis document flow, data flow diagram, context diagram, entity relationship diagram beserta struktur file dan desain input/output yang baru.

BAB V PENUTUP

Bab ini membahas tentang kesimpulan yang diperoleh dari pembuatan sistem ini serta saran yang bertujuan untuk pengembangan sistem ini dimasa yang mendatang.

8

BAB II

GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN

2.1 Gambaran Umum SMK PGRI 2 Sidoarjo

SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sekolah menengah kejuruan swasta yang bertempat di Jl. Jenggolo Gg. III No. 61, Sidoarjo. Sekolah ini memiliki 4 program jurusan yaitu Multimedia (MM), Rekayasa Perangkat Lunak (RPL), Akuntansi (AK), dan Administrasi Perkantoran (APK).

SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki berbagai fasilitas diantara lain laboratorium khusus untuk setiap program jurusan, lapangan olahraga, kantin, masjid, dan lain sebagainya. Tersedia beberapa ekstrakulikuler yang mampu membantu siswa didik untuk mengembangkan bakat dan hobinya. Para Pembimbing yang masing - masing ahli dalam bidangnya membuat minat siswa didik semakin besar pada fasilitas yang di sediakan oleh SMK PGRI 2 Sidoarjo ini. Ada berbagai macam ekstrakulikuler yang di sediakan, diantaranya yaitu Paskibraka, Ekstra Bola Voli, Ekstra Basket, Ekstra Futsal, dll. Suasana yang tergolong sejuk juga membuat para siswa didik merasa nyaman.

2.2 Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo

9

Arti dari Logo SMK PGRI 2 Sidoarjo adalah sebagi berikut 1. Bentuk

Sayap kiri-kanan masing-masing terdiri dari 5 helai bulu Berwarna kuning, melambangkan cita-cita setinggi angkasa di bidang pendidikan dengan dasar Pancasila, membawa tunas muda harapan bangsa ke masa cerah dan gemilang.

2. Lukisan Corak dan Warna

Pada bulu bagian bawah warna putih dengan tulisan PGRI berwarna merah melambangkan pengabdian yang dilandasi kesucian, cinta kasih, kemurnian dan keberanian bagi kepentingan rakyat. Suluh berdiri tegak bercorak 4 garis tegak dan datar berwarna kuning dengan nyala 5 sinar api warna merah melambangkan :

a. Suluh dengan 4 garis tegak dan datar warna kuning, berarti fungsi guru (Prasekolah, SD, SMP, SMA, SMK, dan perguruan Tinggi) dengan hakekat tugas pengabdiannya sebagai pendidik yang besar dan luhur.

b. Nyala api dengan lima sinar warna merah yang berarti Pancasila dalam Arti Ideologis dan Sasaran budi, cipta, rasa, karsa dan karya generasi dalam Arti Teknik.

c. Empat buku mengapit suluh dengan posisi 2 datar dan 2 tegak (simetris) dengan warna corak putih melambangkan sumber ilmu yang menyangkut nilai-nilai moral pengetahuan, ketrampilan dan akhlak bagi tingkatan lembaga-lembaga pendidikan pradasar, dasar, menengah dan tinggi.

d. Warna dasar tengah hijau melambangkan kemakmuran generasi. e. Pita putih bertulisan Perkumpulan Pembina Lembaga Pendidikan

sebagai penyangga sayap, melambangkan ikatan yang kokoh kuat guru seluruh Indonesia di dalam mengejar cita-citanya.

3. Arti Keseluruhan

Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan PGRI dengan itikad dan kesadaran pengabdian yang suci murni dengan segala keberanian, keluhuran jiwa dan cinta kasih senantiasa menunaikan darma baktinya terhadap Negara, Tanah Air dan Bangsa Indonesia dalam menididik budi, cipta, rasa, karsa dan karya generasi bangsa menjadi manusia Pancasila yang memiliki moral, pengetahuan, ketrampilan, dan akhlak yang tinggi.

2.3 Visi SMK SMK PGRI 2 Sidoarjo

Mewujudkan SMK yang berkualitas, unggul dalam prestasi berdasarkan IMTAQ serta menghasilkan tamatan yang mampu bersaing di tingkat nasional maupun global.

.

2.4 Misi SMK PGRI 2 Sidoarjo

SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki beberapa misi yang harus ditempuh dalam mewujudkan visinya.

1. Menyiapkan tamatan siap kerja serta berproduktifyang dilandasi IMTAQ serta menguasai IPTEK

2. Meningkatkan kualitas kegiatan belajar mengajar dalam mencapai kopetensi siswa berstandarnasional

11

3. Mengembangkan potensi sekolah yang bernuansa industri dan mampu bersaing di tingkat nasional

4. Mengembangkan sekolah sebagai pusat Pendidikan dan Pelatihan Kejuruan Terpadu (PPKT) yang memberikan layanan prima pada masyarakat

5. Meningkatkan kualitas sumber daya manusia dan kualitas pembinaan kesiswaan dalam mewujudkan IMTAQ dan sikap kemandirian

2.5 Struktur Organisasi

2.6 Deskripsi Tugas

SMK PGRI 2 Sidoarjo memiliki struktur organisasi yang komplit. Setiap Organisasi memiliki fungsi untuk menjalankan tugas masing-masing.

1. Dinas Pendidikan

Dinas Pendidikan merupakan unsur pelaksana pemerintahan daerah, dipimpin oleh seorang Kepala Dinas yang berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Bupati melalui Sekretaris Daerah.

2. Kepala Sekolah

Kepala Sekolah adalah pimpinan tertinggi di sekolah. Pola kepemimpinananya akan sangat berpengaruh bahkan sangat menentukan kemajuan sekolah. Oleh karena itu dalam pendidikan modern kepemimpinan kepala sekolah merupakan jabatan strategis dalam mencapai tujuan pendidikan.

3. YPLP (Yayasan Pembina Lembaga Pendidikan)

Yayasan Yang Mengelola Dan Membina Lembaga-Lembaga Pendidikan Di Lingkungan PGRI.

4. Komite Sekolah

Badan ini merupakan suatu institusi yang mandiri bertujuan untuk meningkatkan tanggung jawab dan peran serta masyarakat dengan mewadahi dan menyalurkan aspirasi dan prakarsa masyarakat dalam melahirkan kebijakan operasional dan program pendidikan di satuan pendidikan.

5. Bendahara

13

6. Tata Usaha

Bagian Sekolah yang melaksanakan tugas ketatausahaan sekolah, seperti menyimpan dokumen-dokumen sekolah maupun membuat laporan sekolah. 7. WKS Kurikulum

WKS memiliki peranan dalam membantu kepala sekolah seperti : a. Menyusun program pengajaran

b. Menyusun dan menjabarkan kalender pendidikan c. Menyusun pembagian tugas guru dan jadwal pelajaran

d. Menyusun jadwal evaluasi belajar dan pelaksanaan ujian akhir e. Menerapkan kriteria persyaratan kenaikan kelas dan ketamatan f. Mengatur jadwal penerimaan rapor dan STTB

g. Mengatur pelaksaan program perbaikan dan pengayaan

h. Mengatur pengembangan MGMP/MGBP dan koordinator mata pelajaran i. Melakukan supervisi administrasi akademis

j. Melakukan pengarsipan program kurikulum k. Penyusunan laporan secara berkala

8. WKS Kesiswaan

WKS berfungsi membina siswa yang dapat memperdalam dan memperluas pengetahuan siswa, mengembangkan bakat dan minat , kreatifitas serta ketrampilan siswa.

9. WKS Sarana

WKS Sarana berfungsi untuk membantu mengembangkan sarana-sarana guna membantu proses belajar mengajar dalam sekolah.

10. WKS HUMAS

Membantu Kepala Sekolah dalam pelaksanaan tugas hubungan industri atau masyarakat yang menyusun dan melaksanakan program kerja, mengarahkan dan membina, memimpin, mengawasi serta mengkoordinasikan pelaksanaan tugas, khususnya dibidang kerjasama dengan dunia usaha yang relevan serta melaksanakan pemasaran tamatan.

11. Perpustakaan

Bagian dari sekolah yang membantu siswa dalam proses belajar dengan menyediakan sarana dalam pendidikan

12. KAPROLI (Kepala Program Keahlian)

KAPROLI memiliki tanggung jawab seperti dibawah ini : a. Menyusun program kerja

b. Mengkoordinir tugas guru dalam pembelajaran c. Mengkoordinir pengembangan bahan ajar

d. Memetakan kebutuhan sumber daya untuk pembelajaran e. Memetakan dunia industri yang relevan

f. Melaksanakan program praktik kerja industry g. Melaksanakan uji kompetensi

h. Menginventarisasi fasilitas pembelajaran program keahlian i. Melaporkan ketercapaian program kerja

13. OSIS

Suatu organisasi yang berada di tingkat sekolah di Indonesia yang dimulai dari Sekolah Menengah yaitu Sekolah Menengah Pertama (SMP)

15

dan Sekolah Menengah Atas (SMA) atau Sekolah Menegah Kejuruan (SMK).

14. KOPSIS

Koperasi yang berada dalam lingkungan sekolah yang anggotanya adalah siswa dari sekolah tersebut yang dapat melakukan kegiatan ekonomi tanpa badan hukum.

15. POKJA PSG

Suatu bentuk penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan keahlian kejuruan yang memadukan secara sistematik dan sinkron program pendidikan di sekolah dan program penguasaan keahlian yang diperoleh melalui bekerja langsung di dunia kerja, terarah untuk mencapai suatu tingkat keahlian professional tertentu.

16. Wali Kelas

Wali Kelas adalah Guru yang membantu Kepala Sekolah untuk membimbing siswa dalam mewujudkan disiplin kelas, sebagai manajer dan motivator untuk membangkitkan gairah / minat siswa untuk beprestasi di kelas.

17. UKS

UKS adalah suatu usaha yang dilakukan sekolah untuk menolong murid dan juga warga sekolah yang sakit di kawasan lingkungan sekolah. UKS biasanya dilakukan di ruang kesehatan suatu sekolah.

18. Siswa

Anggota masyarakat yang berusaha mengembangkan potensi diri melalui proses pembelajaran pada jalur pendidikan.

12

LANDASAN TEORI

Landasan teori yaitu bagian yang akan membahas tentang uraian pemecahan masalah yang akan ditemukan pemecahannya melalui pembahasan-pembahasan secara teoritis. Teori-teori yang akan dikemukakan merupakan dasar-dasar penulis untuk meneliti masalah – masalah yang akan dihadapi penulis pada pelaksanaan pengumpulan data kerja praktek di SMK Nasional Mojokerto.

3.1Pendaftaran Sekolah

Menurut Herek (1982:9) pada dasarnya Pendaftaran ini untuk memperlancar dan mempermudah proses pendaftaran siswa siswi baru, pendataan dan pembagian kelas seorang siswa siswi. Sehingga dapat terorganisir, teratur dengan cepat dan tepat dengan beberapa persyaratan yang telah ditentukan oleh sekolah. Proses pendaftaran siswa baru merupakan salah satu kewajiban pihak sekolah dan Dinas Pendidikan setiap tahun ajaran baru.

Menurut Desi Anwar (2003;331) pendaftaran adalah suatu proses yang dilakukan calon siswa baru untuk mendaftar kesekolah dengan tujuan untuk menjadi salah satu bagian dari sekolah tersebut.

3.2Sistem Informasi

Menurut Jogiyanto (1999 : 11) sistem informasi adalah suatu sistem di dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

13

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

Menurut Sutabri (2004 : 36) Sistem informasi adalah suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.

3.3Analisis Sistem

Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan-kebutuhan sistem. Menurut Kendall & Kendall (2003:13), perangkat atau teknik untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau constrainnya.

Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap-sikap, keyakinan dan karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui penggunaan kuesioner (Kendall & Kendall, 2003:167). Dengan menggunakan kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentimen yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

3.4Desain Sistem

Menurut Burch dan Grundnitski (dalam Jogiyanto; 2005 :196) desain sistem dapat didefinisikan sebagai penggambaran, perencanaan, dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

Desain sistem menetukan bagaimana suatu sistem akan menyelesaikan tahap ini menyangkut mengkonfigurasi dari komponen perangkat lunak dan perangkat keras suatu sesistem sehingga setelah instalasi dari sistem akan memuaskan rancang bangun yang telah ditetapkan pada akhir tahapan analisis.

Berdasarkan beberapa defenisi diatas maka desain sistem dapat diartikan sebagai berikut:

1. Tahap setelah analisis dari siklus pengembangan system. 2. Pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional. 3. Persiapan untuk rancang bangun untuk implementasi. 4. Menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk.

5. Yang dapat berupa penggambaran, perencanaan dan pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam suatu kesatuan yang utuh dan berfungsi.

6. Termasuk menyangkut mengkonfigurasi dari komponenen - komponen perangkat lunak dan perangkat keras dari suatu sistem.

15

3.5Database

Menurut Marlinda (2004:1) database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasi/perusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan.

Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut:

1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.

2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal.

3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.

Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu:

1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau

disimpan di media storage dan level yang berkaitan.

2. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis

datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai.

3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view

dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.

Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini:

1. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.

2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih.

3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut

dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table.

4. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field.

5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language (SQL)

yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu table atau lebih untuk melakukan operasi pada table.

18

BAB IV

DESKRIPSI KERJA PRAKTEK 4.1Analisa Sistem

Analisis sistem bertujuan untuk mengidentifikasi permasalahan yang ada pada sistem dimana aplikasi dibangun yang meliputi perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) dan pengguna. Analisis ini diperlukan sebagai dasar bagi tahapan perancangan sistem. Analisis sistem meliputi identifikasi permasalahan, spesifikasi aplikasi, spesifikasi pengguna, dan lingkungan operasi.

Aplikasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa ini merupakan aplikasi yang menangani pengolahan penjualan formulir, pendaftaran, daftar ulang, pengolahan data, laporan penjualan formulir dan laporan-laporan beserta kwitansi yang terkait dalam proses penerimaan siswa baru. Agar dapat mengolah data-data dengan baik maka dibutuhkan adanya program yang dapat menampilkan data-data siswa baru dimana di dalamnya telah terintegrasi data satu dengan data yang lainnya.

Aplikasi ini terdapat beberapa fungsi cetak laporan diantaranya cetak laporan penjualan formulir, laporan Pendaftaran, laporan daftar ulang, dan kwitansi-kwitansi pembayaran. Diharapkan dengan adanya fungsi-fungsi tersebut dapat menangani permasalahan yang kompleks di dalam sistem penerimaan siswa baru dana pengolahan data siswa SMK PGRI 2 Sidoarjo dimasa yang akan datang.

4.2Identifikasi Masalah

Secara garis besar permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini yaitu sering kali kehilangan history pendaftaran siswa baru seperti dokumen pendaftaran siswa baru perperiode yang telah berlalu hilang pada rak penyimpanan berkas. Berkas-berkas siswa baru yang ada juga menumpuk terlalu banyak sehingga proses pencarian berkas siswa baru terkesan lama dan kompleks. Dan masih sering terjadi kesalahan pembagian kelas siswa baru dikarenakan banyaknya siswa baru yang harus dihitung datanya menurut jurusan secara manual sehingga membuat bagian TU kerepotan dan memperbesar kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan. Dengan adanya teknologi informasi yang berkembang saat ini sudah sangat memungkinkan untuk meningkatkan pelayanan menggunakan sistem yang terkomputerisasi demi meningkatkan pelayanan.

4.3Spesifikasi Aplikasi

Perancangan dari Aplikasi Sistem Informasi Pendaftaran pada SMK PGRI 2 Sidoarjo ini harus dapat :

1. Mengolah dan menampilkan data pendaftaran siswa baru 2. Mengolah dan menampilkan data daftar ulang

3. Mengolah dan Menampilkan data penjualan formulir 4. Menghasilkan laporan pendaftaran, penjualan

20

4.4Lingkungan Operasi

Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut :

1. Sistem Operasi Windows

Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP, Vista atau Windows 7.

2. Visual Studio 2005

Visual Studio digunakan sebagai pengolah bahasa pemrogramananya karena didalam sistem informasi penggajian ini menggunakan bahasa VB.Net.

3. SQL Server 2005

SQL Server 2005 digunakan karena cocok dengan pemrograman .NET.

4.5Document Flow

Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke SMK PGRI 2 Sidoarjo Document flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan penggajian secara manual sebelum adanya sistem informasi penggajian terkomputerisasi yang akan dirancang sekarang ini.

Laporan Penjualan Formulir Document Flow Penjualan Formulir Pendaftaran

Kepala Sekolah Petugas Pembeli Mulai Dokumen Pembayaran Mencatat Penjualan Formulir Berkas Pendaftaran Menyerahkan Bukti Pembelian Formulir Formulir Pendaftaran Kwitansi Pembayaran 1 2

Kwitansi Pembayaran 1 N Membuat Laporan Penjualan Formulir Laporan Penjualan Formulir 1 2 N 1 Selesai

Gambar 4.1 Document Flow Penjualan Fomulir

Pada document flow diatas menjelaskan pada proses awal dimulai pada pembeli yang membayar untuk membeli formulir. Petugas akan mencatat setiap penjualan formulir dan kemudian petugas akan menyerahkan berkas pembayaran kepada pembeli. Petugas akan membuatkan kwitansi pembayaran rangkap 2 yang akan

22

diberikan kepada pembeli dan diarsipkan. Laporan penjualan diambil dari berkas pembayaran yang telah diarsip oleh petugas yang nantinya laporan penjualan akan diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pendaftaran seperti dibawah ini.

Proses Pendaftaran Siswa Baru

Petugas Kepala Sekolah

Calon Siswa Baru

Mulai Formulir Pendaftaran Mengisi Formulir Pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Cek Kelengkapan Pendaftaran Sesuai Catat Dokumen Pendaftaran Y Dokumen Pendaftaran Membuat Bukti Pendaftaran Bukti pendaftaran 1 Bukti pendaftaran₁ 2 N Membuat Formulir Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Membuat Laporan Pendaftaran Laporan Pendaftaran Selesai Berkas Pendaftaran T 1 1 Gambar 4.2 Document Flow Pendaftaran

Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas akan mengecek kelengkapan dari berkas tersebut. Apabila tidak sesuai maka calon siswa akan mengisi formulir pendaftaran kembali. Apabila pengecekan tersebut sesuai maka petugas akan mencatat dokumen pendaftaran dan akan membuat bukti pendaftaran.

Bukti pendaftaran akan diberikan kepada calon siswa dan diarsipak oleh petugas. Bukti pendaftaran tersebut digunakan untuk membuat formulir daftar ulang danyang akan diserahkan kepada calon siswa dan akan digunakan untuk membuat laporan pendaftaran yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah itu aka nada proses daftar ulang seperti gambar dibawah ini.

Proses Daftar Ulang

Petugas Calon Siswa Baru

T Y Cek Kelengkapan Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Melengkapi Persyaratan Daftar Ulang Membuat Bukti Daftar Ulang Mulai Sesuai Bukti Daftar Ulang 1 Selesai Bukti Daftar Ulang 2 1 Berkas Daftar Ulang N

Gambar 4.3 Document Flow Daftar Ulang

Proses Daftar Ulang ini dimulai dari calon siswa yang menyerahkan formulir daftar ulang dan kemudian akan dicek kelengkapan daftar ulang oleh petugas. Apabila

24

tidak sesuai maka calon siswa diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut. Apabila sesuai maka petugas akan menyerahkan bukti daftar ulang kepada siswa calon siswa dan mengarsipkan bukti daftar ulang.

4.6System Flow

System flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke SMK PGRI 2 Sidoarjo System flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan penggajian secara sistematis dan terkomputerisasi.

System Flow Penjualan Formulir Pendaftaran

Petugas Laporan Penjualan Formulir 2 Kepala Sekolah Pembeli 1 Laporan Penjualan Formulir N 2 Formulir Pendaftaran N Mulai Dokumen Pembayaran Selesai Kwitansi Pembayaran 1 1 Menyimpan Penjualan Formulir Penjualan Formulir Membuat Bukti Penjualan Formulir Kwitansi Pembayaran 1 Membuat Laporan Penjualan

Pada system flow sdiatas menjelaskan pada proses awal dimulai pada pembeli yang membayar untuk membeli formulir. Petugas akan menginputkan data setiap penjualan formulir dan akan menyimpan data tersebut ke dalam tabel penjualan. Petugas akan menyerahkan berkas pembayaran kepada pembeli. Petugas akan membuatkan kwitansi pembayaran rangkap 2 yang akan diberikan kepada pembeli dan diarsipkan. Laporan penjualan diambil dari tabel penjualan formulir yang telah disimpan oleh petugas yang nantinya laporan penjualan akan diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pendaftaran seperti dibawah ini.

Proses Pendaftaran Siswa Baru

Kepala Sekolah Petugas

Calon Siswa Baru

Y N Formulir Daftar Ulang Formulir Pendaftaran Selesai Mulai Formulir Pendaftaran Terisi Mengisi Formulir Pendaftaran Cek Kelengkapan Pendaftaran Laporan Pendaftaran Sesuai Formulir Daftar Ulang

Bukti pendaftaran1 2 Penjualan Formulir

Cek No Formulir Pendaftaran Ada ? Y Cetak Bukti Pendaftaran Cetak Formulir Daftar Ulang Bukti pendaftaran 1

Cetak Laporan Pendaftaran Mengisi Data Pendaftaran Berkas Pendaftaran T 1 1 Pendaftaran 2 T 2 Menyimpan Data Calon Siswa Calon Siswa

26

Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas akan mengecek kelengkapan dari berkas tersebut. Apabila tidak sesuai maka calon siswa akan mengisi formulir pendaftaran kembali. Apabila pengecekan tersebut sesuai maka petugas akan mengecek no formulir apakah nomor formulir tersebut telah ada atau tidak ada dalam tabel. Apabila tidak ada maka proses tidak dapat dilakukan karena no formulir tidak ada. Apabila ada maka petugas akan memasukkan data-data pendaftaran kedalam tabel pendaftaran. Petugas akan membuat bukti pendaftaran yang diambil dari tabel pendaftaran. Bukti pendafataran tersebut akan diarsip dan diberikan kepada calon siswa. Bukti pendafataran yang diasip akan digunakan untuk membuat formulir daftar ulang dan untuk mengisi data calon siswa yang akan disimpan pada tabel calon siswa. Laporan pendaftaran akan dibuat dari tabel pendaftaran yang akan diberikan oleh kepala sekolah.

Proses Daftar Ulang

Petugas Calon Siswa Baru

Y Formulir Daftar Ulang

Terisi Lengkap ? Melengkapi Persyaratan Daftar Ulang Mulai Cek Kelengkapan Daftar Ulang Verifikasi Data Pendaftaran dan

calon siswa Pendaftaran

Ada

Menyimpan Data Daftar Ulang

Y

Cetak Bukti Daftar Ulang

Bukti Daftar Ulang 2 1 Bukti Daftar Ulang 1

Selesai Berkas Daftar Ulang

T

Daftar Ulang

T

N Calon Siswa

Gambar 4.6 System Flow Daftar Ulang

Proses Daftar Ulang ini dimulai dari calon siswa yang menyerahkan formulir daftar ulang dan kemudian akan dicek kelengkapan daftar ulang oleh petugas. Apabila tidak sesuai maka calon siswa diminta untuk melengkapi persyaratan tersebut. Apabila lengkap maka petugas akan mengecek NISN calon siswa dan nomor penjualan yang telah disimpan dalam proses pendaftaran. Apabila tidak ada maka proses akan langsung selesai dan apabila ada maka petugas akan menyimpan data daftar ulang yang disimpan dalam tabel daftar ulang dan dari tabel tersebut akan digunakan untuk membuat bukti daftar ulang.

28

Proses Pengolahan Data Siswa

Siswa Tata Usaha

Mulai

Verifikasi NISN

Data Ada

Y Data Isian Siswa

Generate NIS & Melengkapi data Isian Siswa

Data isian siswa

Wali

Menyimpan data isian Siswa

Siswa Selesai

Daftar Ulang

T

Gambar 4.7 System Flow Pengolahan Data Siswa

Proses ini dimulai dari siswa yang memberika data isian siswa dari pihak sekolah dan kemudian petugas akan mengecek NISN (Nomor Induk Siswa Nasional) dari tabel daftar ulang. Apabila tidak ada data isian akan dikembalikan kepada siswa dan apabila ada maka aplikasi akan menggenerate NIS (Nomor Induk Siswa) dan petugas akan melengkapi data siswa beserta wali yang akan disimpan dalam tabel siswa dan wali

4.7 Diagram Jenjang

PENGOLAHAN DATA

4

DAFTAR ULANG

3

SISTEM INFORMASI PENERIMAAN SISWA BARU DAN PENGOLAHAN

DATA SISWA 0 PENDAFTARAN 2 PENJUALAN FORMULIR 1 PENJUALAN FORMULIR 1.1 PENJUALAN FORMULIR 1.2 PENJUALAN FORMULIR 2.1 PENJUALAN FORMULIR 2.2 PENJUALAN FORMULIR 3.1 PENJUALAN FORMULIR 3.2 PENJUALAN FORMULIR 4.1 PENJUALAN FORMULIR 4.2

Gambar 4.8Diagram Jenjang

Gambar 4.7 adalah diagram jenjang dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa SMK PGRI 2 Sidoarjo. Fungsi dari Hierarchy Input Output adalah memberikan gambaran proses dan subproses yang ada. Diagram jenjang dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa SMK PGRI 2 Sidoarjo.

4.8 Context Diagram

Pada Gambar dibawah ini adalah context diagram dari Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa SMK PGRI 2 Sidoarjo. Context diagram sistem

30

KWITANSI PEM BAYARAN FORMULIR PENDAFTARAN DOKUMEN PEMBEYARAN

BUKTI PENDAFTARAN BUKTI DAFTAR ULANG

FORMULIR DAFTAR ULANG BERKAS PENDAFTARAN

FORMULIR PENDAFTARAN TERISI BERKAS DAFTAR ULANG

LAPORAN DAFTAR ULANG LAPORAN PENDAFTARAN

LAPORAN PENJ UALAN

DATA ISIAN SISWA 0

SISTEM INFORMASI PENERIM AAN SISWA BARU DAN PENGOLAHAN DATA

SISWA KEPALA SEKOLAH

CALON SISWA

SISWA

PEM BELI

Gambar 4.9Context Diagram

4.9 Data Flow Diagram level 0

Pada Gambar dibawah ini adalah DFD level 0 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa. Pada DFD level 0 ini terdapat empat macam proses. Pertama adalah proses Penjualan Formulir, kedua adalah proses Pendaftaran, ketiga adalah proses Daftar Ulang, keempat adalah proses data Pengolahan Data Siswa.

DATA DAFTAR ULANG1 DATA DAFTAR ULANG

NO PENDAFTARAN NISN

DATA CALON SISWA

DATA LAPORAN PENDAFTARAN DATA PENDAFTARAN DATA PENJUALAN1

BUKTI PENDAFTARAN FORMULIR PENDAFTARAN TERISI

DATA PENJUALAN

KWITANSI PEM BAYARAN

DOKUMEN PEMBAYARAN

FORMULIR DAFTAR ULANG

BUKTI DAFTAR ULANG

FORMULIR DAFTAR ULANG TERISI BERKAS DAFTAR ULANG

LAPORAN DAFTAR ULANG

DATA ISIAN SISWA BERKAS PENDAFTARAN

LAPORAN PENDAFTARAN FORMULIR PENDAFTARAN

LAPORAN PENJ UALAN

SISWA KEPALA SEKOLAH KEPALA SEKOLAH KEPALA SEKOLAH CALON SISWA CALON SISWA PEM BELI 1 PROSES PENJUALAN FORMULIR 2 PROSES PENDAFTARAN 3

PROSES DAFTAR ULANG

4

PROSES PENGOLAHAN DATA SISWA

CALON SISWA 1 PENJ UALAN

CALON SISWA

CALON SISWA

2 PENDAFTARAN

3 CALON SISWA

4 DAFTAR ULANG

32

4.10 Sub Proses Penjualan Formulir Data Flow Diagram level 1

Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses.

Gambar 4.11Sub Proses Penjualan Formulir Data Flow Diagram level 1

4.11 Sub Proses Pendaftaran Data Flow Diagram level 1

Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses.

Gambar 4.12Sub Proses Pendaftaran Data Flow Diagram level 1

4.12 Sub Proses Daftar Ulang Data Flow Diagram level 1

Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 2 proses.

34

Gambar 4.13Sub Proses Daftar Ulang Data Flow Diagram level 1

4.13 Sub Proses Pengolahan Data Siswa Data Flow Diagram level 1

Pada Gambar dibawah ini adalah sub proses DFD level 1 dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada DFD level 1 ini terdapat 1 proses.

Gambar 4.14Sub Proses Pengolahan Data Siswa Data Flow Diagram level 1

[LAPORAN DAFTAR ULANG] [Flow_102]

[DATA DAFTAR ULANG]

[NO PENDAFTARAN] [NISN]

[BUKTI DAFTAR ULANG] [BERKAS DAFTAR ULANG]

[FORM ULIR DAFTAR ULANG TERISI] CALON SISWA

3 CALON SISWA

2 PENDAFTARAN

KEPALA SEKOLAH 4 DAFTAR ULANG

3.1

MASTER DAFTAR ULANG

3.2

4.14 Conceptual Data Model

Pada gambar di bawah ini menjelaskan tentang Conceptual Data Model (CDM) yang terdiri dari delapan tabel yang saling berhubungan dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo..

36

4.14 Physical Data Model

Pada gambar dibawah ini merupakan Physical Data Model (PDM) yang telah digenerate dari conceptual data model yang sebelumnya dari Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo.

Gambar 4.16 Physical Data Model

4.15 Struktur File

Struktur tabel Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa ini dideskripsikan sebagai berikut:

1. Tabel Formulir

Nama Tabel : Formulir Primary Key : No_Formulir Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data Formulir

Tabel 4.1 Tabel Formulir

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No_Formulir varchar(20) Primary Key

2 Thn_ajar varchar(10) Not Null

3 Harga int Not Null

2. Tabel Data Petugas

Nama Tabel : Data Petugas Primary Key : Id_Petugas Foreign Key : -

Fungsi : Menyimpan Data Petugas.

Tabel 4.2 Tabel Data Petugas

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 Id_Petugas varchar(10) Primary Key

2 Nama_Petugas varchar(50) Not Null

3 Password int Not Null

3. Tabel Penjualan Formulir

Nama Tabel : Penjualan Formulir Primary Key : No_penjualan Foreign Key : Id_Petugas

No_Formulir

38

Tabel 4.3 Tabel Penjualan Formulir

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No_penjualan varchar(10) Primary Key

2 Nama_Pembeli varchar(50) Not Null

3 Tgl_penjualan datetime Not Null

4 Id_petugas Varchar(10) Foreign Key

5 No_Formulir Varchar(20) Foreign Key

4. Tabel Pendaftaran

Nama Tabel : Pendaftaran Primary Key : No_Pendaftaran Foreign Key : Id_petugas

NISN

No_Penjualan

Fungsi : Menyimpan Data Pendaftaran Tabel 4.4 Tabel Pendaftaran

No. Nama_Field Type_Data Keterangan

1 No_Pendaftaran varchar(10) Primary Key

2 Tgl_Pendaftaran datetime Not Null

3 Id_Petugas Varchar(10) Foreign key

4 NISN int Foreign Key

5 No_penjualan Varchar(10) Foreign Key

5. Tabel Daftar Ulang

Nama Tabel : Daftar Ulang Primary Key : no_daftarulang Foreign Key : Id_petugas

NISN

Tabel 4.5 Tabel Daftar Ulang

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 No_DaftarUlang Varchar(10) Primary Key

2 Tgl_DaftarUlang Datetime Not Null

3 Id_Petugas Varchar(10) Foreign Key

4 NISN Int Foreign Key

6. Tabel Calon Siswa

Nama Tabel : Calon_Siswa Primary Key : NISN

Foreign Key : No_Daftarulang Kode_Jur

Fungsi : Untuk menyimpan data Calon Siswa Tabel 4.6 Tabel Calon Siswa

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 NISN Int Primary Key

2 Nama_Calon_Siswa varchar(50) Not Null

3 J_Kelamin varchar(1) Not Null

4 Alamat_Calon Siswa varchar(50) Not Null

5 Kode_Jur Varchar(10) Foreign Key

6 No_Daftarulang Varchar(10) Foreign Yey

7. Tabel Jurusan

Nama Tabel : Jurusan Primary Key : Kode_Jur Foreign Key : -

40

Tabel 4.7 Tabel Jurusan

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 Kode_jur Varchar(10) Primary Key

2 Nama_jur Varchar(50) Not Null

3 Harga Int Not Null

8. Tabel Siswa

Nama Tabel : Siswa Primary Key : NIS Foreign Key : Kode_jur

Kode_Wali No_Daftarulang

Fungsi : Untuk menyimpan data siswa

Tabel 4.8 Tabel Siswa

No Nama Kolom Tipe Data Keterangan

1 NIS Varchar(20) Primary key

2 No_STTB Int Not Null

3 Nama_Siswa Varchar(50) Not Null

4 Tempat_lhr Varchar(50) Not Null

5 Tgl_lahir Datetime Not Null

6 Jenis_kelamin Varchar(1) Not Null

7 Agama Varchar(10) Not Null

8 Alamat Varchar(50) Not Null

9 Status_tinggal Varchar(15) Not Null

10 Asal_sekolah Varchar(20) Not Null

11 Tgl_STTB Datetime Not Null

12 Kode_wali Varchar(10) Foreign Key

13 Kode_Jur Varchar(10) Foreign Key

9. Tabel Wali

Nama Tabel : Wali Primary Key : Kode_Wali Foreign Key : -

Fungsi : Untuk menyimpan data Wali

Tabel 4.9Tabel Wali

No Nama Kolom Tipe Data Constraint

1 Kode_wali Varchar(10) Primary Key

2 Nama_wali Varchar(50) Not Null

3 Tempat_lahir_wali Varchar(20) Not Null 4 Tanggal_lahir_wali Datetime Not Null

5 Agama_wali Varchar(20) Not Null

6 Pendidikan Varchar(20) Not Null

7 Pekerjaan Varchar(20) Not Null

8 Alamat_Wali Varchar(50) Not Null

9 Status_Hidup Varchar(15) Not Null

10 Hubungan Varchar(20) Not Null

11 No_Telp Varchar(13) Null

4.16 Desain Input Output

Dibawah ini terdapat desain dari program aplikasi Sistem Informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa Pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dan akan dijelaskan bagaimana cara menggunakan program ini nantinya.

1. Desain Form Menu Utama

Pada saat menjalankan aplikasi Sistem Informasi ini pertama kali akan tampil form seperti dibawah, dan pada form dibawah terdapat beberapa menu yang berisi fitur-fitur dari aplikasi yang ditunjukkan pada Gambar 4.17.

42

Gambar 4.17 DesainForm Menu Utama

2. Desain Form Login

Sebelum menggunakan aplikasi ini user dipersilahkan untuk login terlebih dahulu. Form login terdapat dua kolom, yaitu kolom username dan password, apabila isi dari username dan password sudah benar maka fitur-fitur pada aplikasi ini akan terbuka sesuai dengan user yang login yang ditunjukkan pada Gambar 4.18.

Gambar 4.18 Desain Form Login

3. Desain Form Master Jurusan

Form master jurusan berfungsi untuk melihat data jurusan. Dengan form ini data jurusan di simpan ke database jurusan dan untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.19.

Gambar 4.19 Desain Form Master Jurusan

4. Desain Form Master Petugas

Form ini berfungsi untuk penyimpanan data petugas. Form master petugas mempunyai textbox kode petugas, nama petugas, password. Form tersebut juga memiliki tombol simpan. Untuk lebih lengkapnya perhatikan Gambar 4.20.

44

5. Desain Form Master Formulir

Form ini berfungsi untuk menyimpan data master formulir yang dilakukan oleh petugas administrasi. Form master formulir mempunyai textbox kode_formulir, harga, dan tahun_ajar. Form tersebut juga memiliki tombol Simpan. Untuk lebih lengkapnya perhatikan Gambar 4.21.

Gambar 4.21Desain Form Master Formulir

6. Desain Form Penjualan Formulir

Form ini berfungsi untuk menyimpan data pejualan formulir yang baru dan menghapus data penjualan yang batal terjual. Form penjualan formulir ini hanya dapat diakses oleh petugas penjualan yang mempunyai hak akses sebagai pengelola penjualan hingga daftar ulang. Form tersebut juga memiliki tombol simpan, hapus. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.22.

Gambar 4.22DesainForm Penjualan Fomulir

7. Desain Form Pendaftaran

Form pendaftaran berfungsi untuk menyimpan data pendaftaran ke dalam database. pendaftaran tersebut memiliki jenis yang berbeda-beda. Form pendaftaran ini ketika tombol simpan ditekan maka data calon siswa yang telah diisi otomatis akan disimpan kedalam database calon siswa. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.23.

46

Gambar 4.23DesainForm Pendaftaran

8. Desain Form Daftar Ulang

Form ini berfungsi untuk menyimpan data daftar ulang ke dalam database daftar ulang yang digunakan oleh petugas untuk penginputan data daftar ulang. Selain itu, jika tombol simpan ditekan maka database calon siswa akan diubah berdasarkan nisn pada tabel daftar ulang Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.24.

Gambar 4.24DesainForm Daftar Ulang

9. Desain Form Siswa

Form ini berfungsi untuk menyimpan data siswa ke dalam database. Selain untuk mengisis data siswa, form ini juga menyimpan data wali yang memiliki hubungan dengan siswa pada Gambar 4.25.

48

10. Desain Laporan Kwitansi Penjualan Formulir

Laporan ini berfungsi mencetak kwitansai sesuai dengan nama yang sudah membeli formulir pendaftaran. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.26.

Gambar 4.26Laporan Cetak Kwitansi

11. Desain Laporan Penjualan

Laporan ini berfungsi menampilkan laporan Penjualan. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.27.

12. Desain Laporan Pendaftaran

Laporan daftar ulang berfungsi menampilkan data daftar ulang. Dalam laporan daftar ulang ada pilihan kategori yang berdasarkan periode. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada Gambar 4.28.

Gambar 4.28Desain Laporan Pendaftaran Formulir

13. Desain Laporan Daftar Ulang

Laporan Daftar Ulang berfungsi menampilkan data Daftar Ulang.. Untuk lebih jelasnya bisa dilihat pada Gambar 4.29.

50

4.17 Implementasi dan Pembahasan

Disini akan dibahas bagaimana Kerja Praktik dilakasanakan pada SMK PGRI 2 Sidoarjo. Pada pembahasan berikutnya juga akan disertakan cara pemasangan implementasi sistem, instalasi program, serta penjelasan pemakaian dari aplikasi ini.

4.17.1 Implementasi Sistem

Berikut ini adalah hardware dan software yang dibutuhkan untuk menggunakan sistem penerimaan siswa baru dan pengolahan data siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo yaitu:

1. Software Pendukung

a. Sistem Operasi Microsoft Windows 7 Ultimate Version 2009.

b. Microsoft Visual Studio 2005.

c. Microsoft SQL Server 2005.

2. Hardware Pendukung

a. Komputer dengan processor Core i3 M 370 @ 2.40 GHz atau lebih tinggi. b. Graphic Intel 32-bit dengan resolusi 1366 x 768 atau lebih tinggi.

c. Memori RAM 2.00 GB atau lebih tinggi.

4.17.2 Instalasi Program

Dalam tahap ini, pengguna harus memperhatikan dengan benar terhadap penginstalan perangkat lunak. Berikut langkah-langkah penginstalan:

1. Install SQL Server pada komputer yang akan digunakan.

2. Install Program Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru di komputer. 3. Aplikasi sudah terinstal dengan baik, dan dapat digunakan

4.17.3 Penjelasan Pemakaian

Tahap ini merupakan langkah-langkah dari pemakaian Sistem Informasi Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru pada SMK Nasional Mojosari. Berikut pembahasan pemakaian dari Sistem Informasi Pendaftaran dan Pembagian Kelas Siswa Baru pada SMK Nasional Mojosari

1. Fitur Menu Utama

Pertama, aplikasi penerimaan siswa baru dan pengolahan data siswa ini akan membuka Menu Utama yang berisi menu bar untuk memilih form yang akan dibuka. Pada awal aplikasi berjalan, semua menubar akan mati kecuali menu yang berisi Log In dan Exit yang aktif yang diperlihatkan pada Gambar 4.30.

52

2. Fitur login

Selanjutnya user diwajibkan untuk login. Karena fitur-fitur pada aplikasi ini akan terbuka apabila username dan password yang dimasukkan user sesuai dengan username dan password yang ada pada database yang diperlihatkan pada Gambar 4.31.

Gambar 4.31Fitur Login pada menu File

Saat username dan password tidak diisi akan keluar pesan “Username atau

Password tidak Boleh Kosong !”. Maka harus diisi dengan username dan password yang benar.untuk lebih jelasnya ditunjukkan pada Gambar 4.32.

Gambar 4.32 Fitur Login Username dan Password Kosong

Apabila muncul notifikasi “Username atau Password anda Salah” maka proses verifikasi username dan password gagal. Bila hal tersebut terjadi maka user tidak dapat mengakses fitur yang ada pada sistem. Jika username dan password yang diinputkan benar maka sistem akan menampilkan user yang login dan mengaktifkan fitur yang ada sesuai dengan hak akses yang dimiliki oleh user. Seperti Gambar 4.33.

Gambar 4. 33 Fitur Login Username atau Password Salah

Jika Username dan password admin benar maka form akan berhasil masuk dan fitur dalam menu akan berubah. Beberapa fitur akan aktif jika login berhasil. Dan jika user dan password sebagai petugas maupun tata usaha, maka tampilan Main Menu juga akan berubah. Jika user sebagai tatausaha dengan password yang sesuai maka form siswa akan muncul dan siap untuk di isi yang diperlihatkan pada Gambar 4.34, Gambar 4.35, dan Gambar 4.36.

54

Gambar 4.34Form Utama dengan user Admin

Gambar 4.35Form Utama dengan user Tata Usaha

3. Form Master Formulir

Form Formulir berfungsi menambahkan data formulir. Form ini terletak pada menu data master pada Form Utama. User Admin dapat menambah data formulir. Untuk menambah formulir user dapat mengklik tombol simpan agar tersimpan pada database. No Formulir akan otomatis keluar saat form load atau saat tombol simpan ditekan dapat di lihat pada Gambar 4.37.

Gambar 4.37Menambah data Formulir

4. Form Master Jurusan

Form ini berfungsi menyimpan data jurusan ke dalam database. Form ini terletak di menu data master dari form utama. Pertama user mengisi Jurusan dengan namajurusan yang ingin di tambah. Selanjutnya tekan simpan setelah mengisi nama jurusan yang diperlihatkan pada Gambar 4.38.

56

Gambar 4.38Form Master Jurusan

Apabila admin ingin mengubah data, maka admin hanya perlu untuk menekan data yang ada di list otomatis kolom isian yang kosong akan terisi dengan data yang ditekan bisa di lihat pada Gambar 4.39.

Gambar 4.39Form Master Jurusan

5. Form Master Petugas

Form ini berfungsi untuk menyimpan data petugas ke dalam Database. Petugas hanya dapat diakses oleh user yang memiliki status sebagai admin, selain admin form ini tidak dapat di akses oleh user lain. Terletak pada menu data master

pada form utama. Langkah pertama user admin dapat menambah data petugas. Jika data sudah di masukan ke dalam textbox tekan tombol simpan. Kode Petugas otomatis akan keluar ketika form petugas dibuka dan tombol simpan di tekan yang diperlihatkan pada Gambar 4.40

Gambar 4.40Form Master Petugas

Password akan otomatis keluar jika admin menekan tombol test untuk memunculkan generate password 6 digit secara random bisa dilihat pada Gambar 4.41.

58

6. Form Penjualan

Form ini hanya dapat di akses oleh petugas. Form ini berfungsi untuk menyimpan data penjulan formulir yang sedang berlangsung. Pertama petugas harus mengecek terlebih dahulu apakah nomor formulir yang dimasukkan ada atau tidak ada dan apakah formulir tersebut sudah pernah dijual atau belum. Bila formulir belum terjual dan ada, maka harga formulir akan muncul. Maka masukkan nama pembeli, kemudian tekan tombol simpan. Ketika disimpan, status pada database formulir akan berubah S yang berarti formulir tersebut sudah terjual pada Gambar 4.42.

Gambar 4.42 Form Penjualan

Apabila Petugas memasukkan kode formulir yang salah kemudian menekan

tombol cek. Maka akan muncul pesan “Kode Formulir Tidak Ada !” yang dapat di

Gambar 4.43 Cek Kode Formulir Tidak Ada

Sedangkan apabila petugas menekan tombol cek ketika no formulir sudah

terjual maka akan tampil pesan “Formulir sudah terjual ! “ pada Gambar 4.44.

60

7. Form Pendaftaran

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Pendaftaran. No pendaftaran akan otomatis terisi ketika form di buka. No penjualan harus dicek terlebih dahulu. ketika dicek berhasil maka no formulir akan otomatis terisi dengan database yang telah disimpan ketika menjual formulir. Selanjutnya isilah data calon siswa yang akan mendaftar. Kemudian tekan tombol simpan yang diperlihatkan pada Gambar 4.45.

Gambar 4.45 Form Pendaftaran

Jika No Penjualan tidak di isi atau kosong maka akan tampil pesan seperti Gambar 4.46.

8. Form Daftar Ulang

Form ini berfungsi untuk menyimpan data Daftar Ulang kedalam database Daftar Ulang. Ketika form dibuka, kode daftar ulang akan otomatis terisi oleh sistem. Kemudian, petugas mengecek no pendaftaran apakah no pendaftaran tersebut ada atau tidak ada dalam database. Jika no pendaftaran ada, maka NISN dari calon siswa akan muncul beserta data yang telah di isi ketika pendaftaran. Jika dimunculkan kembali untuk memverifikasi apakan data dari calon siswa benar atau salah. Jika calon siswa sudah benar maka tekan tombol simpan pada Gambar 4.47.

Gambar 4.47 Form Daftar Ulang

Jika No Daftar Ulang tidak di isi atau kosong maka akan tampil pesan “No Pendaftaran Tidak Boleh Kosong !” pada Gambar 4.48.

62

Gambar 4.48 No Pendaftaran tidak boleh kosong

Jika No Pendaftaran sudah benar maka Data Calon Siswa akan otomatis keluar, karena data calon siswa mengacu pada tabel calon siswa yang telah terisi ketika proses pendaftaran seperti Gambar 4.49.

9. Form Siswa

Form ini berfungsi untuk menyimpan data siswa dan data wali ketika daftar isian siswa yang diberikan oleh sekolah kepada siswa telah di isi. Form siswa ini hanya dapat dibuka oleh pihak tata usaha. tata usaha akan mengetik NISN dan menekan tombol cek untuk mengecek apakah nisn sudah ada pada data daftar ulang. Apabila ada maka data calon siswa akan masuk ke dalam form siswa yang akan dilengkapi oleh petugas yang diperlihatkan Gambar 4.50.

Gambar 4.50Form Siswa

10. Kwitansi Pembayaran

Ketika petugas ingin memberikan kwitansi, petugas hanya perlu menekan menu Ceta Dokumen lalu pilih Kwitansi Penjualan. Setelah itu Kwitansi akan otomatis keluar seperti Gambar 4.51.

64

Gambar 4.51Kwitansi Penjualan

11. Laporan Penjualan

Setiap laporan hanya dapat dicetak oleh petugas tata usaha. Terdapat beberapa laporan dalam menu laporan. Seperti laporan penjualan yang akan ditampilkan pada Gambar 4.52.

12. Laporan Pendaftaran

Laporan pendaftaran ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang terjadi pada tanggal tersebut. Laporan pendaftaran akan keluar jika tata usaha menekan menu Laporan lalu memilih Laporan Pendaftaran seperti Gambar 4.53.

Gambar 4.53Laporan Pendaftaran

13. Laporan Daftar Ulang

Laporan Daftar Ulang ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang dapat di lihat pada Gambar 4.54.

BAB V PENUTUP

5.1Kesimpulan

Pada proses pengembangan proses sistem informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

a. Pengembangan sistem yang lama ke sistem komputerisasi dapat membantu kinerja sistem yang baik dimana untuk memudahkan user dalam hal menginputkan data dan data tidak mudah hilang,dan terselip .

b. Implementasi dari sistem dapat menghasilkan sebuah laporan-laporan yang di butuhkan khususnya untuk laporan penjualan, laporan pendafataran, dan daftar ulang dimana kepala sekolah bisa melihat hasil laporan yang sesuai dan terinci.

.

5.2 Saran

Saran dari pengembangan aplikasi ini adalah semoga aplikasi yang akan datang dapat terintegrasi dengan sistem informasi andalan. Semoga Aplikasi ini dibangun menggunakan jaringan agar Bagian administrasi dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke ruang Tata Usaha untuk mengupdate data siswa setiap ada pembaruan terkait pendaftaran siswa baru.

Anwar, Desi.2003. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka: Jakarta. Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Jogiyanto, HM. 1999. Sistem Informasi : Kebutuhan Pengolahan Kegiatan Organisasi

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data_{. Yogyakarta : Andi Offest.}

Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Graha Ilmu: Yogyakarta. Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi offest.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto, HM. 1999. Sistem Informasi : Kebutuhan Pengolahan Kegiatan Organisasi

Hartono, Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.

Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest. Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi offest.

63 9. Form Siswa

Form ini berfungsi untuk menyimpan data siswa dan data wali ketika daftar isian siswa yang diberikan oleh sekolah kepada siswa telah di isi. Form siswa ini hanya dapat dibuka oleh pihak tata usaha. tata usaha akan mengetik NISN dan menekan tombol cek untuk mengecek apakah nisn sudah ada pada data daftar ulang. Apabila ada maka data calon siswa akan masuk ke dalam form siswa yang akan dilengkapi oleh petugas yang diperlihatkan Gambar 4.50.

Gambar 4.50 Form Siswa 10. Kwitansi Pembayaran

Ketika petugas ingin memberikan kwitansi, petugas hanya perlu menekan menu Ceta Dokumen lalu pilih Kwitansi Penjualan. Setelah itu Kwitansi akan otomatis keluar seperti Gambar 4.51.

64

Gambar 4.51 Kwitansi Penjualan 11. Laporan Penjualan

Setiap laporan hanya dapat dicetak oleh petugas tata usaha. Terdapat beberapa laporan dalam menu laporan. Seperti laporan penjualan yang akan ditampilkan pada Gambar 4.52.

65 12. Laporan Pendaftaran

Laporan pendaftaran ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang terjadi pada tanggal tersebut. Laporan pendaftaran akan keluar jika tata usaha menekan menu Laporan lalu memilih Laporan Pendaftaran seperti Gambar 4.53.

Gambar 4.53 Laporan Pendaftaran 13. Laporan Daftar Ulang

Laporan Daftar Ulang ini berfungsi untuk menampilkan laporan pendaftaran yang dapat di lihat pada Gambar 4.54.

BAB V PENUTUP

5.1Kesimpulan

Pada proses pengembangan proses sistem informasi Penerimaan Siswa Baru dan Pengolahan Data Siswa pada SMK PGRI 2 Sidoarjo dapat diambil beberapa kesimpulan sebagai berikut :

a. Pengembangan sistem yang lama ke sistem komputerisasi dapat membantu kinerja sistem yang baik dimana untuk memudahkan user dalam hal menginputkan data dan data tidak mudah hilang,dan terselip .

b. Implementasi dari sistem dapat menghasilkan sebuah laporan-laporan yang di butuhkan khususnya untuk laporan penjualan, laporan pendafataran, dan daftar ulang dimana kepala sekolah bisa melihat hasil laporan yang sesuai dan terinci.

.

5.2 Saran

Saran dari pengembangan aplikasi ini adalah semoga aplikasi yang akan datang dapat terintegrasi dengan sistem informasi andalan. Semoga Aplikasi ini dibangun menggunakan jaringan agar Bagian administrasi dapat mengakses dengan mudah tanpa harus datang ke ruang Tata Usaha untuk mengupdate data siswa setiap ada pembaruan terkait pendaftaran siswa baru.

DAFTAR PUSTAKA

Anwar, Desi.2003. Kamus Besar Bahasa Indonesia. Balai Pustaka: Jakarta. Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Jogiyanto, HM. 1999. Sistem Informasi : Kebutuhan Pengolahan Kegiatan Organisasi

Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data_{. Yogyakarta : Andi Offest.}

Sutanta, Edhy. 2004. Sistem Basis Data. Graha Ilmu: Yogyakarta. Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi offest.

DAFTAR PUSTAKA

Hartono, Jogiyanto, HM. 1999. Sistem Informasi : Kebutuhan Pengolahan Kegiatan Organisasi

Hartono, Jogiyanto, HM. 2005. Analisis & Desain Sistem Informasi : Pendekatan Terstruktur Teori dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta. Andi.

Herek, French, 1982, The Dictionary of Management, London: Pans Book.

Kendall, K.E., dan J.E. Kendall., 2003, Analisis dan Perancangan Sistem. PT.Prenhallindo, Jakarta.

Marlinda, Linda. 2004. Sistem Basis Data. Yogyakarta : Andi Offest. Sutabri, Tata. 2005. Analisa Sistem Informasi. Yogyakarta : Andi offest.