3.5 Perancangan Sistem
Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan
mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah
tersebut serta mengimplementasikan seluaruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi. Analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk
menganalisis, merancang dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi
terkomputerisasi.Kendall dan Kendall,2003:7.
3.6 Database
Menurut Marlinda 2004:1 database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau
merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasiperusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal
yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan. Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki
karakteristik seperti berikut: 1.
Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data.
2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program
secara optimal. 3.
Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi.
Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu:
1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau
disimpan di media storage dan level yang berkaitan. 2.
External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level
yang berkaitan dengan para pemakai. 3.
Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data
secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level.
Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field,
indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini: 1.
Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer.
2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut
tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih. 3.
Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan
fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table. 4.
Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field.
5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language SQL
yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu table atau lebih untuk melakukan operasi pada table.
17
BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK
4.
4.1 Analisa Sistem
Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan- kebutuhan sistem. Menurut Kendall Kendall 2003: 13, perangkat atau teknik
untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk
grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta
spesifikasinya berupa tipe data atau constraintnya. Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan
teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap- sikap, keyakinan
dan karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui
penggunaan kuesioner Kendall Kendall, 2003: 167. Dengan menggunakan kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk
menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentiment yang diekspresikan dalam suatu wawancara.
4.1.1 Identifikasi Masalah
Permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini yaitu sering kali kehilangan history pendaftaran siswa baru seperti dokumen pendaftaran siswa
baru perperiode yang telah berlalu hilang pada rak penyimpanan berkas. Selain itu masih sering terjadi kesalahan pembagian kelas siswa baru dikarenakan
banyaknya siswa baru yang harus dihitung datanya menurut jurusan secara manual sehingga membuat bagian Tata Usaha TU kerepotan dan memperbesar
kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan. Dengan adanya teknologi informasi yang berkembang saat ini sudah sangat memungkinkan untuk
meningkatkan pelayanan pada setiap proses transaksi ynag terjadi pada SMK Negeri 1 Surabaya.
4.1.2 Spesifikasi Aplikasi
Perancangan dari Aplikasi Sistem Informasi Penerimaan pada SMK NEGERI 1 Surabaya ini harus dapat :
1. Mengolah dan menampilkan data Penjualan Formulir.
2. Mengolah dan menampilkan data pendaftaran siswa baru.
3. Mengolah dan Menampilkan data Pembagian Kelas siswa baru.
4. Menghasilkan laporan pendaftaran, penjualan, dan pembagian kelas.
5. Menghasilkan kwitansi penjualan formulir.
4.1.3 Lingkungan Operasi
Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut :
1. Sistem Operasi Windows
Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP, Vista atau Windows 7.
2. Visual Studio 2010 Visual Studio digunakan sebagai pengolah bahasa pemrogramananya
karena didalam sistem informasi penggajian ini menggunakan bahasa VB.Net. 3. SQL Server 2008
SQL Server 2008 digunakan karena cocok dengan pemrograman .NET.
4.1.4 Document Flow
Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke SMK Negeri 1 Surabaya. Document flow menggambarkan seluruh
proses yang berhubungan dalam kegiatan pendaftaran dan pembagian kelas secara manual sebelum adanya sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa
baru yang akan dirancang sekarang ini.
a. Document Flow Penjualan Formulir
Laporan Penjualan Formulir
Document Flow Penjualan Formulir Pendaftaran
Kepala Sekolah Petugas
Pembeli
Mulai
Dokumen Pembayaran
Mencatat Penjualan
Formulir Berkas
Pendaftaran
Menyerahkan Bukti
Pembelian Formulir
Formulir Pendaftaran
Kwitansi Pembayaran
1 2
Kwitansi Pembayaran
1
N Membuat Laporan
Penjualan Formulir
Laporan Penjualan Formulir
1 2
N
1
Selesai
Gambar 4.1 Document Flow Penjualan Fomulir
Pada Gambar 4.1 diatas menjelaskan pada proses awal dimulai pada calon siswa yang membayar untuk membeli formulir. Petugas akan mencatat
setiap penjualan formulir dan petugas akan menyerahkan berkas pembayaran kepada calon siswa. Petugas akan membuatkan kwitansi pembayaran rangkap 2
yang akan diberikan kepada pembeli dan diarsipkan. Laporan penjualan diambil
dari berkas pembayaran yang telah diarsip oleh petugas yang nantinya laporan penjualan akan diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah Proses Penjualan
Formulir akan ada proses pendaftaran dan daftar ulang seperti seperti Gambar 4.2. b.
Document Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang
Docflow Pendaftaran dan Daftar Ulang
Administrasi Kepala Sekolah
Calon Siswa Petugas
Melengkapi Persyaratan
Pendaftaran Formulir
Pendaftaran Terisi
Formulir Pendaftaran
Mengisi Formulir
Pendaftaran
Menyiapkan Berkas Daftar
Ulang Formulir Daftar
Ulang Terisi Formulir Daftar
Ulang Mengisi
Formulir Daftar Ulang
Mulai Formulir
Pendaftaran Terisi
Persyaratan Pendaftaran
Cek Berkas dan Pengisian
Pendaftaran Sesuai
Catat Dokumen
Calon Siswa Y
Calon Siswa A
B
C D
A T
Formulir Daftar Ulang Terisi
Berkas Daftar Ulang
Verifikasi Data Calon Siswa
B C
Sesuai Cek
Kelengkapan Berkas
Y D
T
Lengkap Catat
Dokumen Siswa Baru
Y D
T
Siswa Baru Cetak Bukti
Pendaftaran 2
Bukti Pendaftaran
1 Bukti Pendaftaran
1
N
Cetak Laporan
Pendaftaran Laporan Siswa Baru
Selesai
Gambar 4.2 Document Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang
Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas akan
mengecek kelengkapan dari berkas tersebut. Apabila tidak sesuai maka calon siswa akan mengisi formulir pendaftaran kembali. Apabila pengecekan tersebut
sesuai maka petugas akan mencatat dokumen pendaftaran dan akan membuat bukti pendaftaran. Bukti pendaftaran akan diberikan kepada calon siswa dan
diarsipak oleh petugas. Bukti pendaftaran tersebut digunakan untuk membuat formulir daftar ulang yang akan diserahkan kepada calon siswa dan akan
digunakan untuk membuat laporan pendaftaran yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pembagian
kelas siswa baru seperti seperti Gambar 4.3.
c. Document Flow Pembagian Kelas
Docflow Pembagian Kelas
Tata Usaha
Pembagian Kelas 3
Pembagian Kelas 2
Kepala Sekolah Guru Kelas
Guru BK
Mulai Data Siswa Sesuai
Jurusan
Baca Data Kelas
Pembagian Kelas
Buat Rangkap Dokumen
Pembagian Kelas
Pembagian Kelas 1
Pembagian Kelas 1
Pembagian Kelas 2
Pembagian Kelas 3
Selesai
Gambar 4.3 Document Flow Pembagian Kelas
Gambar 4.3 diatas menjelaskan proses yang pertama dimulai pada bagian tata usaha membuat dokumen siswa baru sesuai jurusan yang sudah melakukan
daftar ulang, bagian tata usaha membuat rekap pembagian kelas yang diberikan kepada guru bk, guru kelas, dan kepala sekolah.
4.2 Desain Sistem