Perancangan Sistem Analisa Sistem

3.5 Perancangan Sistem

Perancangan sistem merupakan penguraian suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagian komputerisasi yang dimaksud, mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan, menentukan kriteria, menghitung konsistensi terhadap kriteria yang ada, serta mendapatkan hasil atau tujuan dari masalah tersebut serta mengimplementasikan seluaruh kebutuhan operasional dalam membangun aplikasi. Analisis dan perancangan sistem dipergunakan untuk menganalisis, merancang dan mengimplementasikan peningkatan-peningkatan fungsi bisnis yang dapat dicapai melalui penggunaan sistem informasi terkomputerisasi.Kendall dan Kendall,2003:7.

3.6 Database

Menurut Marlinda 2004:1 database adalah suatu sistem menyusun dan mengelola record-record menggunakan komputer untuk menyimpan atau merekam serta memelihara data operasional lengkap dengan sebuah organisasiperusahaan sehingga mampu menyediakan informasi yang optimal yang diperlukan pemakai untuk proses pengambil keputusan. Database dapat dinyatakan sebagai suatu sistem yang memiliki karakteristik seperti berikut: 1. Merupakan suatu kumpulan interaksi data yang disimpan bersama dan tanpa mengganggu satu sama lain atau membentuk duplikat data. 2. Kumpulan data di dalam database dapat digunakan oleh sebuah program secara optimal. 3. Penambahan data baru, modifikasi dan pengambilan kembali dari data dapat dilakukan dengan mudah dan terorganisasi. Dalam arsitektur database terdapat tiga tingkatan yang saling mendukung. Di bawah ini adalah penjelasannya yaitu: 1. Internal level yaitu tingkat yang basis datanya secara fisik ditulis atau disimpan di media storage dan level yang berkaitan. 2. External level disebut juga indivisual user views, yaitu tingkat yang basis datanya dapat berdasakan kebutuhan masing-masing aplikasi di user atau level yang berkaitan dengan para pemakai. 3. Conceptual level disebut juga community user view, yaitu tingkat user view dari aplikasi yang berbeda digabungkan sehingga menggunakan basis data secara keseluruhan dengan menyembunyikan penyimpanan data secara fisik yang merupakan penghubung dari internal level dan external level. Seluruh operasi yang dilakukan pada database didasarkan atas tabel-tabel dan hubungannya. Dalam model relasional dikenal antara lain table, record, field, indeks, query penjelasannya seperti dibawah ini: 1. Tabel atau entity dalam model relasional digunakan untuk mendukung antar muka komunikasi antara pemakai dengan professional komputer. 2. Record atau baris atau dalam istilah model relasional yang formal disebut tuple adalah kumpulan data yang terdiri dari satu atau lebih. 3. Field atau kolom atau dalam istilah model relasional yang formal disebut dengan attribute adalah sekumpulan data yang mempunyai atau menyimpan fakta yang sama atau sejenis untuk setiap baris pada table. 4. Indeks merupakan tipe dari suatu table tertentu yang berisi nilai-nilai field kunci atau field. 5. Query merupakan sekumpulan perintah Structure Query Language SQL yang dirancang untuk memanggil kelompok record tertentu dari satu table atau lebih untuk melakukan operasi pada table. 17

BAB IV DESKRIPSI KERJA PRAKTIK

4.

4.1 Analisa Sistem

Menganalisis sistem merupakan tahapan dalam menganalisis kebutuhan- kebutuhan sistem. Menurut Kendall Kendall 2003: 13, perangkat atau teknik untuk menentukan kebutuhan sistem adalah dengan menggunakan diagram aliran data untuk menyusun daftar input, proses, dan output fungsi bisnis dalam bentuk grafik terstruktur. Dari diagram aliran data, dikembangkan suatu kamus data berisikan daftar seluruh item data yang digunakan dalam sistem beserta spesifikasinya berupa tipe data atau constraintnya. Menganalisis kebutuhan sistem dapat pula dilakukan dengan melakukan teknik wawancara guna mendapatkan informasi penting lainnya seperti tujuan di masa mendatang. Jenis informasi berupa perilaku, atau sikap- sikap, keyakinan dan karakteristik beberapa orang utama dalam organisasi yang bisa terpengaruh oleh sistem yang diajukan atau dari yang sudah ada, bisa didapatkan melalui penggunaan kuesioner Kendall Kendall, 2003: 167. Dengan menggunakan kuesioner, dapat mengukur apa yang ditemukan dalam wawancara dan untuk menentukan seberapa luas atau terbatasnya sentiment yang diekspresikan dalam suatu wawancara.

4.1.1 Identifikasi Masalah

Permasalahan yang diidentifikasi pada sistem ini yaitu sering kali kehilangan history pendaftaran siswa baru seperti dokumen pendaftaran siswa baru perperiode yang telah berlalu hilang pada rak penyimpanan berkas. Selain itu masih sering terjadi kesalahan pembagian kelas siswa baru dikarenakan banyaknya siswa baru yang harus dihitung datanya menurut jurusan secara manual sehingga membuat bagian Tata Usaha TU kerepotan dan memperbesar kemungkinan terjadinya kesalahan perhitungan. Dengan adanya teknologi informasi yang berkembang saat ini sudah sangat memungkinkan untuk meningkatkan pelayanan pada setiap proses transaksi ynag terjadi pada SMK Negeri 1 Surabaya.

4.1.2 Spesifikasi Aplikasi

Perancangan dari Aplikasi Sistem Informasi Penerimaan pada SMK NEGERI 1 Surabaya ini harus dapat : 1. Mengolah dan menampilkan data Penjualan Formulir. 2. Mengolah dan menampilkan data pendaftaran siswa baru. 3. Mengolah dan Menampilkan data Pembagian Kelas siswa baru. 4. Menghasilkan laporan pendaftaran, penjualan, dan pembagian kelas. 5. Menghasilkan kwitansi penjualan formulir.

4.1.3 Lingkungan Operasi

Untuk mengembangkan aplikasi sesuai dengan spesifikasi kebutuhan, dibutuhkan lingkungan operasi sebagai berikut : 1. Sistem Operasi Windows Sistem operasi ini dipilih karena dibutuhkan suatu component Windows XP, Vista atau Windows 7. 2. Visual Studio 2010 Visual Studio digunakan sebagai pengolah bahasa pemrogramananya karena didalam sistem informasi penggajian ini menggunakan bahasa VB.Net. 3. SQL Server 2008 SQL Server 2008 digunakan karena cocok dengan pemrograman .NET.

4.1.4 Document Flow

Document flow memuat hasil analisis yang dibuat berdasarkan hasil survey ke SMK Negeri 1 Surabaya. Document flow menggambarkan seluruh proses yang berhubungan dalam kegiatan pendaftaran dan pembagian kelas secara manual sebelum adanya sistem informasi pendaftaran dan pembagian kelas siswa baru yang akan dirancang sekarang ini. a. Document Flow Penjualan Formulir Laporan Penjualan Formulir Document Flow Penjualan Formulir Pendaftaran Kepala Sekolah Petugas Pembeli Mulai Dokumen Pembayaran Mencatat Penjualan Formulir Berkas Pendaftaran Menyerahkan Bukti Pembelian Formulir Formulir Pendaftaran Kwitansi Pembayaran 1 2 Kwitansi Pembayaran 1 N Membuat Laporan Penjualan Formulir Laporan Penjualan Formulir 1 2 N 1 Selesai Gambar 4.1 Document Flow Penjualan Fomulir Pada Gambar 4.1 diatas menjelaskan pada proses awal dimulai pada calon siswa yang membayar untuk membeli formulir. Petugas akan mencatat setiap penjualan formulir dan petugas akan menyerahkan berkas pembayaran kepada calon siswa. Petugas akan membuatkan kwitansi pembayaran rangkap 2 yang akan diberikan kepada pembeli dan diarsipkan. Laporan penjualan diambil dari berkas pembayaran yang telah diarsip oleh petugas yang nantinya laporan penjualan akan diserahkan kepada Kepala Sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pendaftaran dan daftar ulang seperti seperti Gambar 4.2. b. Document Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang Docflow Pendaftaran dan Daftar Ulang Administrasi Kepala Sekolah Calon Siswa Petugas Melengkapi Persyaratan Pendaftaran Formulir Pendaftaran Terisi Formulir Pendaftaran Mengisi Formulir Pendaftaran Menyiapkan Berkas Daftar Ulang Formulir Daftar Ulang Terisi Formulir Daftar Ulang Mengisi Formulir Daftar Ulang Mulai Formulir Pendaftaran Terisi Persyaratan Pendaftaran Cek Berkas dan Pengisian Pendaftaran Sesuai Catat Dokumen Calon Siswa Y Calon Siswa A B C D A T Formulir Daftar Ulang Terisi Berkas Daftar Ulang Verifikasi Data Calon Siswa B C Sesuai Cek Kelengkapan Berkas Y D T Lengkap Catat Dokumen Siswa Baru Y D T Siswa Baru Cetak Bukti Pendaftaran 2 Bukti Pendaftaran 1 Bukti Pendaftaran 1 N Cetak Laporan Pendaftaran Laporan Siswa Baru Selesai Gambar 4.2 Document Flow Pendaftaran dan Daftar Ulang Proses Pendaftaran ini dimulai dari calon siswa yang mengisi formulir pendaftaran dan menyerahkan berkas pendaftaran kepada petugas. Petugas akan mengecek kelengkapan dari berkas tersebut. Apabila tidak sesuai maka calon siswa akan mengisi formulir pendaftaran kembali. Apabila pengecekan tersebut sesuai maka petugas akan mencatat dokumen pendaftaran dan akan membuat bukti pendaftaran. Bukti pendaftaran akan diberikan kepada calon siswa dan diarsipak oleh petugas. Bukti pendaftaran tersebut digunakan untuk membuat formulir daftar ulang yang akan diserahkan kepada calon siswa dan akan digunakan untuk membuat laporan pendaftaran yang akan diserahkan kepada kepala sekolah. Setelah Proses Penjualan Formulir akan ada proses pembagian kelas siswa baru seperti seperti Gambar 4.3. c. Document Flow Pembagian Kelas Docflow Pembagian Kelas Tata Usaha Pembagian Kelas 3 Pembagian Kelas 2 Kepala Sekolah Guru Kelas Guru BK Mulai Data Siswa Sesuai Jurusan Baca Data Kelas Pembagian Kelas Buat Rangkap Dokumen Pembagian Kelas Pembagian Kelas 1 Pembagian Kelas 1 Pembagian Kelas 2 Pembagian Kelas 3 Selesai Gambar 4.3 Document Flow Pembagian Kelas Gambar 4.3 diatas menjelaskan proses yang pertama dimulai pada bagian tata usaha membuat dokumen siswa baru sesuai jurusan yang sudah melakukan daftar ulang, bagian tata usaha membuat rekap pembagian kelas yang diberikan kepada guru bk, guru kelas, dan kepala sekolah.

4.2 Desain Sistem