D. PERSYARATAN SEKRETARIS
Bagi seorang sekretaris, kepribadian yang menarik adalah sangat menentukan. Seorang pimpinan akan mencari seorang sekretaris yang dapat
dipercaya, yang penuh pertimbangan, yang inisiatif dan dapat bekerja dengan cepat tetapi penuh ketelitian. Terlebih dari itu kepribadian yang sesuai dengan
tugas-tugas sekretaris. Kepribadian yang dibutuhkan yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris
ini tidak mungkin seketika dapat diperoleh pada saat seorang sekretaris mulai melangkahkan kaki ketempat pekerjaannya. Untuk mengembangkan kepribadian
yang dimaksud diperlukan beberapa waktu lamanya, yaitu dengan cara melakukan hal-hal yang baik serta menghindari hal-hal yang dipandang kurang baik.
Seorang sekretaris yang baik harus mengetahui bagaimana ia harus bersikap dalam setiap suasana kantor, ia harus menunjukan sikap yakin, percaya
diri, tenang, waspada, dan selau bersedia untuk menolong pada setiap keadaan. Ia hendaknya tahu bahwa ia bertanggung jawab terhadap tindakannya dan untuk apa
ia melakukan sesuatu tindakan. Ia harus yakin bahwa ia melakukan semuanya itu secara tepat dan pada tempatnya.
Bagaimana seorang sekretaris dapat berhasil dengan baik? Untuk dapat memangku jabatan sebagai sekretaris, maka harus memenuhi beberapa
persyaratan tertentu. Dalam Saiman 2002:25 adapun persyaratan yang harus
dimiliki sekretaris adalah: 1.
Persyaratan Jasmani Adalah suatu kenyataan bahwa kesehatan merupakan kebutuhan dari
setiap orang. Sedemikian pentingnya kesehatan bagi setiap orang, sehingga
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
hampir setiap organisasi baik pemerintah maupun swasta selalu menjaga kesehatan para pegawai karyawannya, agar dengan demikian dapat melaksanakan
tugasnya sebaik-baiknya. Mereka melakukan pengecekan agar supaya diketahui dengan segera apabila ada terdapat kelainan pada kesehatan pegawainya.
Keadaan kesehatan yang baik dapat diusahakan dengan memperhatikan beberapa hal seperti:
a. Pemilihan makanan yang seimbang dengan kebutuhan hidup
b. Istirahat yang cukup
c. Mempunyai daya tahan yang tangguh terhadap penyakit
d. Energik
e. Tidak mempunyai rasa gugup dan kaku
2. Persyaratan Kepribadian
Istilah kepribadian sering kita dengar dengan keadaan seorang atau karakter seseorang kepribadia dapat diartikan identitas seseorang, sehingga
banyak menyangkut masalah watak, sifat yang tercermin nyata dalam perbuatan serta tindakan seseorang. Orang yang berkepribadian adalah orang yang sadar
akan dirinya dan mengerti dengan pribadinya. Jadi yang dimaksud dengan Kepribadian adalah:
“Pola menyeluruh semua kemampuan, perbuatan serta kebiasaan seseorang, baik dari segi jasmani, mental, rohani maupun emosi, yang ditata
dalam suatu cara yang baik dan khas dengan mendapat pengaruh dari luar. Pola tersebut berwujud dalam tingkah laku dalam usaha menjadi manusia yang sesuai
dengan yang dikehendaki”.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
Adapun kepribadian yang diharapkan dari seorang sekretaris adalah: A.
Penampilan Dalam menjalankan tugas sehari-hari seorang sekretaris harus
selalu menunjukan sikap yang simpatik terhadap siapapun dan yang perlu diperhatikan dalam pembinaan sikap yang
berhubungan dengan pekerjaan adalah sebagai berikut: -
Kebersihan dan Kerapian Kebersihan pribadi mencakup semua aspek dan unsur
badaniah. Kerapian pekerjaan kantor akan menunjukkan bahwa pekerjaan kantor tersebut ditata dengan baik.
Disamping kerapian pekerjaan kantor, sekretaris hendaknya rapi dalam penampilannya.
- Sikap badan
Sikap berdiri, duduk dan berjalan yang kurang sempurna, selain berpengaruh terhadap kesehatan,
berpengaruh pula terhadap tata krama waktu bekerja dan tata krama pergaulan. Karena itu sikap badan harus
diperhatikan dengan baik agar menunjukan etika dan kesan yang baik.
B. Kemampuan Berkomunikasi Kemampuan berbicara hendaknya membiasakan dan melatih diri
untuk mampu mengemukakan ide-ide kepada pihak lain dengan jelas.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
Faktor-faktor yang
perlu diperhatikan dalam hal ini adalah:
- Suara
agar suara dapat memberikan kesan yang positif, maka suara hendaknya jelas sehingga tidak menimbulkan salah pengertian.
- Ekspresi Wajah
Berbicara harus diimbangi dengan ekspresi wajah yaitu gerak atau mimik supaya menarik dan lebih meyakinkan.
- Gaya Berbicara
Maksudnya adalah cara membawakan atau cara menampilkan diri diwaktu pembicaraan berlangsung. Sebaiknya saat berkomunikasi
dengan orang lain hilangkan perasaan gugup dan harus percaya diri.
C. Sikap dan tingkah laku Dalam melaksanakan tugas sehari-hari harus juga diperhatikan
tingkah laku ataupun sikap terhadap atasan maupun terhadap orang lain. Sikap yang harus dimiliki seorang sekretaris antara lain:
- Bijaksana
- Pertimbangan
- Taktis
- Kesetiaan
- Objektif
- Ketelitian
- Inisiatif
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
3. Persyaratan Pengetahuan Seorang sekretaris yang baik harus memiliki pengetahuan tentang
kesekretariatan. Disamping itu untuk menambah wawasan berfikir ia sebaiknya banyak membaca surat kabar atau edisi resmi mengenai peraturan baru dan berita
yang ada hubungannya dengan dunia bisnis misalnya perekonomian, perdagangan, perbankan, pajak dan lain sebagainya.
4. Persyaratan Keterampilan Dalam hal ini sekretaris perlu memiliki keterampilan dasar yang perlu
dikembangkan antara lain: -
Dapat membuat suratdokumen yang baik -
Dapat memelihara sistem pengarsipan yang baik -
Dapat mendistribusikan suratdokumen dengan baik -
Sekretaris yang baik sebaiknya mampu menulis dalam tulisan stenografi -
Mampu mengoperasikan komputer dengan baiik. Adapun syarat-syarat khusus untuk menjadi sekretaris pada PT.
Perkebunan Nusantara III Persero adalah: a.
Minimal ijazah DIII dan memahami dengan cukup bidang Hukum, Ekonomi, Manajerial, dan komunikasi.
b. Golongan VI-A.
c. Mahir berbahasa Inggris baik lisan maupun tulisan dan menguasai
Teknologi Informasi TI. d.
Memiliki pengetahuan luas tentang bisnis perusahaan. e.
Tidak pernah mendapat sanksi kepegawaian atas pelanggaran berat.
Vici Lestari Sipayung : Peranan Sekretaris Dalam Membantu Tugas Pimpinan Pada PT. Perkebunan…, 2008 USU Repository © 2009
E. PERANAN SEKRETARIS DALAM MEMBANTU PIMPINAN
Kategori