Perancangan Blueprint Knowledge Management System di Office Of International Affair Universitas Komputer Indonesia
PERANCANGAN BLUEPRINT KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI OFFICE OF INTERNATIONAL AFFAIR UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA TESIS Diajukan untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Magister Komputer
Oleh : RICHI DWI AGUSTIA
5710111060
JURUSAN MAGISTER SISTEM INFORMASI FAKULTAS PASCA SARJANA UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA 2014 Richi Dwi Agustia S.Kom., M.Kom., M.Eng.
Last Update: August 28, 2014 Contact Info
Origin address : Komplek Lebak Indah blok C no 143 RT 02 RW 04 Serang Banten Telephone No. : (0254) 222742 Current address :
Kp. Rancalongong RT 002 RW 011 No. 4 Desa Solokan Jeruk Kecamatan Solokan Jeruk Bandung 40382 Mobile No. : +6285780084003
Email : richi.data@gmail.com Personal Information
Date of Birth : August, 10 th 1988 Place of Birth : Serang, Banten Nationality : Indonesia Marital Status : Single Permanent Residence : Indonesia Gender : Male Indonesia ID : 36.0401.100888.0916 Korea ID : 880810-5120012
Personality : Sociable, Energic, Organized, Responsive, Supportive, Trustworthy,
Enthusiastic, Imaginative Strength : Responsible, Eager to Learn , Honest, HardworkingEducational Background Formal Education Level : Elementary School School’s name : SDN 5 Ciputat Located In : Serang - Banten Graduation Date : June 2001 Level : Junior High School School’s name : SLTPN 5 Serang Located In : Serang - Banten Graduation Date : June 2004 Level : Senior High School School’s name : SMAN Cipocok Jaya Serang Located In : Serang - Banten Graduation Date : June 2007 Level : Bachelor Degree GPA : 3.55 Field of Study : Engineering and Computer Science Major : Informatic Engineering Institute / University : Indonesia Computer University Located In : Bandung – West Java Graduation Date : August 2011 Level : Master Degree GPA : (On Progress) Field of Study : Magister Management Major : Magister System Information Institute / University : Indonesia Computer University Located In : Bandung – West Java Graduation Date : September 2014 Level : Master Degree GPA : 4.5 Field of Study : Information Technology & Business Management Major : Management Information System Institute / University : Youngsan University Located In : Busan – South Korea Graduation Date : February 2014 Additional Education Level : Training Education Sertification : be:logix , CompTIA Security+ GPA : A Field of Study : Security Networking Major : Networking Institute / University : Indonesia Computer University Located In : Bandung – West Java Period : July 2011 Level : Training Education Field of Study : Korean Class Institute / University : Indonesia Computer University Located In : Bandung – West Java Period : July - December 2012 Level : Training Education Field of Study : Korean Class Institute / University : Youngsan University Located In : Busan – South Korea Period : March - June 2013 Level : Training Education Field of Study : TOEFL Institute / University : BLCI Located In : Bandung – West Java Period : October - December 2012 Sertification : TOEFL Number : 37.02.689 Score : 497 Institute / University : Indonesia Computer University Located In : Bandung – West Java Date : June, 18 2011 Sertification : TOEFL Number : 492/aecs/toefl prep./07/2014 Score : 510 Institute / University : Adventist English Conversation School (AECS) Located In : Bandung – West Java Date : January, 28 2013
Computer Skills
1 Programming Language : Mobile Programming (Android & IOS), PHP, HTML
2 Web Application : Adobe Dreamweaver
3 Office Application : Microsoft Office Family (Word, Excel, Power Point)
4 Database : MySQL
5 Multimedia Application : Adobe Photoshop
Project History
1 Project Title : Sistem Informasi Rental Video (Desktop Application) Tools : Java Realization : 2009
2 Project Title : Design Web Sistem Informasi Praktikum Lab di UNTIRTA (Web
Application) Tools : PHP MySQL Javascript Realization : 2010
3 Project Title : Aplikasi Multimedia : Pengenalan Tarian Tradisional (Desktop
Application) Tools : Macromedia Flash Realization : 20104 Project Title : Desain 3D (Desktop Application) Tools : Dev C++ Open Gl Realization : 2011
5 Project Title : Resepku (Android Phone) Tools : ADT (android Development tool) Eclipse Java Ms Visio Realization : 2013
6 Project Title : Personality Test (Desktop Application) Tools : NetBeans & Eclipse Java Swing Ms Visio Realization : 2013
7 Project Title : Movie Guess (IOS Phone) Tools : XCode Objective C Ms Visio Realization : 2013 Organization History
1 Name : SMAN Cipocok Jaya Serang Role : OSIS Member Sekbid 3 Period : 2005-2006
2 Name : Indonesia Computer University Role : AM HMIF Period : 2007-2008
Seminar and Training
1 Name : Cloud Computing : Today and Tomorrow Year : 2010 Place : Indonesia Computer University
2 Name : Linux Desktop, Virtualization & VoIP Year : 2011 Place : Indonesia Computer University
Job Experience
1 Company : (주)일성냉동 Periode : July 2013 Position : Technical Worker Job description
: Stocking Ice cream
2 Company : (주)이래 Periode : August 2013 – September 2013 Position
: Technical Worker Job desciption :
- Making LM & VF car using robot.
- Check if the product have defective in the process and repair it.
3 Company : (주)성우하이텍 Periode : January 2014 – February 2014 Position : Technical Worker Job description :
- Pressing plate to become part of car - Using robot to make door of car.
x
DAFTAR ISI Judul .................................................................................................................... i Lembar Pengesahan ............................................................................................. ii Lembar Pernyataan ............................................................................................ iii Abstract ............................................................................................................. iv Abstrak ............................................................................................................... v Kata Pengantar ................................................................................................... vi Daftar Isi .............................................................................................................. x Daftar Tabel ...................................................................................................... xiv Daftar Gambar .................................................................................................. xv
BAB I Pendahuluan ........................................................................................... 1
1.1 Latar Belakang Penelitian ........................................................................... 1
1.2 Identifikasi Masalah ................................................................................... 4
1.3 Tujuan ........................................................................................................ 5
1.4 Manfaat ...................................................................................................... 5
1.5 Batasan Masalah dan Asumsi ...................................................................... 6
1.6 Sistematika Penulisan ................................................................................. 6
BAB II Landasan Teori ..................................................................................... 8
2.1 Data, Informasi dan Knowledge .................................................................. 8
2.2 Landasan Teoritis Knowledge ................................................................... 10
xi
2.2.1 Definisi Knowledge ............................................................................ 10
2.2.2 Explicit dan Tacit Knowledge ............................................................. 13
2.2.3 Knowledge Creation .......................................................................... 15
2.2.4 Epistemology Of Possession dan Epistemology Of Practice ............... 17
2.3 Knowledge Management ........................................................................... 18
2.3.1 Definisi Knowledge Management ....................................................... 18
2.3.2 Knowledge Management Infrastructure.............................................. 19
2.4 Analisis SWOT......................................................................................... 21
2.5 Zack Framework ....................................................................................... 23
2.6 Knowledge Management Roadmap ........................................................... 25
BAB III Objek dan Metodologi Penelitian...................................................... 35
3.1 Objek Penelitian ....................................................................................... 35
3.1.1 Profil Organisasi ................................................................................ 35
3.1.2 Visi .................................................................................................... 38
3.1.1 Misi ................................................................................................... 38
3.1.2 Goal ................................................................................................... 38
3.1.1 Struktur Organisasi ............................................................................ 38
3.1.2 Kerjasama Internasional ..................................................................... 41
3.2 Metodologi Penelitian ............................................................................... 41
3.2.1 Tahapan Pengumpulan Data ............................................................... 43
xii
3.2.1.1 Tahapan Observasi ....................................................................... 43
3.2.1.2 Tahapan Wawancara .................................................................... 43
3.2.1.3 Tahapan Studi Literatur ................................................................ 43
3.2.2 Analisis Infrastruktur ......................................................................... 44
3.2.2.1 Analisis Infrastruktur yang Berjalan ............................................. 44
3.2.2.2 Menghubungkan Knowledge Management dan Strategi Organisasi .................................................................................... 44
3.2.3 Analisis dan Perancangan Sistem ....................................................... 46
3.2.3.1 Merancang Knowledge Management Platform ............................. 46
3.2.3.2 Identifikasi Knowledge Office of International Affair UNIKOM .................................................................................... 47
3.2.3.3 Merancang Tim Knowledge Management ..................................... 47
3.2.3.4 Membuat Blueprint Knowledge Management System.................... 48
BAB IV Analisis dan Pembahasan .................................................................. 49
4.1 Analisis Infrastruktur ................................................................................ 49
4.1.1 Analisis Infrastruktur yang Berjalan ................................................... 49
4.1.2 Menghubungkan Knowledge Management dan Strategi Organisasi .......................................................................................... 55
4.1.2.1 Identifikasi Tujuan Office of International Affair UNIKOM ......... 56
4.1.2.2 Analisis Pendekatan Ekspansif Knowledge Management .............. 56
xiii
4.1.2.3 Analisis Knowledge Gap .............................................................. 60
4.1.2.4 Analisis SWOT ............................................................................ 63
4.2 Analisis dan Perancangan Sistem .............................................................. 66
4.2.1 Merancang Knowledge Management System Platform........................ 66
4.2.2 Identifikasi Knowledge Office of International Affair UNIKOM ........ 67
4.2.3 Merancang Tim Knowledge Management .......................................... 73
4.2.3 Membuat Blueprint Knowledge Management System ......................... 75
BAB V Kesimpulan dan Saran ........................................................................ 88
5.1 Kesimpulan .............................................................................................. 88
5.2 Saran ........................................................................................................ 90 Daftar Pustaka Lampiran
vi KATA PENGANTAR
Alhamdulillah, puji dan syukur kehadirat Allah SWT Yang Maha Pengasih lagi Maha Penyayang atas rahmat dan karunia-Nya, sehingga tesis yang berjudul “Perancangan Blueprint Knowledge Management System Di Office Of Internasional Affair Universitas Komputer Indonesia” dapat diselesaikan dengan segala kekurangan dan keterbatasan yang penulis miliki. Tesis ini disusun untuk memenuhi salah satu syarat menempuh pendidikan double degree di Universitas Komputer Indonesia dan Universitas Youngsan Korea Selatan dalam memperoleh gelar Magister Komputer dan Master of Engineering. Tesis ini dapat penulis selesaikan dengan baik dan tepat waktu adalah berkat bantuan dari segala pihak yang selalu mendukung penulis baik secara materil dan moril sehingga penulis dapat selalu bersemangat dalam menghadapi segala permasalahan yang muncul dalam penyusunan tesis ini.
Dengan segala kekurangan yang penulis miliki, penulis menyadari bahwa tesis ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu dikesempatan ini, penulis ingin menyampaikan rasa terimakasih yang sebesar-besarnya kepada pihak-pihak yang telah memberikan dorongan semangat, bimbingan serta dukungan materil dan moril sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini dengan segala keterbatasaan yang ada, hanya do’a yang dapat penulis panjatkan kehadirat Allah SWT, semoga kebaikan dari semua pihak mendapatkan balasan yang berlipat ganda. Oleh karena itu, rasa hormat dan terima kasih yang sebesar-besarnya penulis ingin sampaikan kepada : vii
1. Ibunda Euis Tin Martini dan ayahanda R. Abdul Roni tercinta yang tiada henti-hentinya selalu memberikan nasehat-nasehat serta dukungan baik moril maupun materil yang menjadikan kekuatan serta rasa optimis yang tinggi untuk penulis dalam menghadapi dan mencari solusi dari masalah yang ada. Tak lupa penulis sampaikan rasa hormat dan terimakasih kepada Yayan Haryanto selaku kakak penulis yang selalu memberikan semangat serta arahan agar penulis dapat selalu tegar dalam menyelesaikan tesis ini.
2. Bapak Dr. Eng. Ana Hadiana selaku pembimbing penulis yang selalu memberikan arahan sehingga penulis dapat menyelesaikan tesis ini dengan baik.
3. Bapak Dr. Yeffry Handoko Putra, ST.,MT, selaku Ketua Jurusan Pasca Sarjana Jurusan Sistem Informasi UNIKOM dan selaku penguji I penulis yang dengan sabar telah banyak memberikan masukan kepada penulis dapat menyelesaikan tesis ini dengan lebih terarah.
4. Bapak Irawan Afrianto, S.T., M.T. selaku penguji II yang telah memberikan saran dan kritikannya sehingga penulis dapat menyempurnakan tesis ini dengan lebih sistematis.
5. Prof. Dr. Hj. Umi Narimawati, Dra., SE., M.Si dan Bapak Budi selaku Direktur dan Wakil Direktur Office Of Internasional Affair UNIKOM.
6. Dr. Ir. Herman S. Soegoto, MBA selaku Dekan Pasca Sarjana UNIKOM 7. Dosen dan staf program Pasca Sarjana Jurusan Sistem Informasi UNIKOM.
8. Pimpinan, dosen dan staf Universitas Youngsan. viii
9. Prof. Kim Sanghyun, Prof. Kim Byoungwook, Prof. Kim Jinwhan, Prof.
Cho Hyundal dan Prof. Sukkyu Song selaku dosen penulis di Universitas Youngsan yang telah memberikan pengalaman, ilmu, arahan, saran dan berbagai bantuan sehingga penulis dapat menjalani kehidupan di Korea Selatan dengan sangat nyaman dan penuh dengan kenangan.
10. Hanhan Maulana, Kirap Panji Harmoko, Leonardi Paris Hasugian dan Rangga Sidik, terimakasih sudah menjadi teman terbaik dan telah memberikan nuansa kekeluargaan didalam hati penulis selama menempuh studi di Universitas Youngsan. Kenangan suka maupun duka yang selama ini kita alami akan selalu membekas di hati penulis.
11. Rekan - rekan terbaikku di MSI BU-1 angkatan 2012 yang telah memberikan kenangan indah selama satu tahun penuh dan semoga persahabatan kita akan selalu abadi selamanya.
12. Rani Puspita Dhaniawaty, seseorang yang akan selalu menjadi wanita yang spesial dalam hati penulis, terimakasih atas segala canda tawa dan kenangan indah yang telah kita lalui bersama.
13. Rekan - rekan terbaikku di Universitas Youngsan, Kang Tae Hyok dan Kim Ming Kyu terimakasih atas bantuan dan kerjasamanya.
14. Rekan-rekan dan adik-adik mahasiswa UNIKOM yang sedang menempuh pendidikan di Universitas Youngsan terimakasih atas dukungan dan kerjasamanya.
15. Dan semua pihak yang telah berjasa dalam penyusunan tesis ini. ix Penulis menyadari sepenuhnya akan keterbatasan pengetahuan maupun kemampuan yang dimiliki, untuk itu demi kesempurnaan laporan tesis ini penulis mengharapkan kritik dan saran dari semua pihak.
Bandung, 10 Agustus 2014 Richi Dwi Agustia S.Kom DAFTAR PUSTAKA Austin, Charles J. 1983. Information System for Hospital Administration. Ann Arbor, Michigan: Health Administration Press. Beccera-Fernandez, Irma, Rajiv Sabherwal. 2010. Knowledge Management System and Processes. USA: M.E. Sharpe, Inc. Bergeron, Bryan. 2003. Essentials of Knowledge Management. New Jersey: John Willey & Sons, Inc. Bhatt, Dilip. 2000. “EFQM Excellence Model and Knowledge management Implication”. http://www.eknowledgecenter.com/articles/1010/1010.htm. Diakses pada 20 Mei 2014. Boone, Louis E., David L. Kurtz. 2008. Principles of Contemporary Marketing. Tennessee: South-Western Publishing. Botha A, Kourie D, Snyman R. 2008. Coping with Continuous Change in the Business Environment, Knowledge Management and Knowledge Management Technology. London: Chandice Publishing Ltd. Bradford, Robert W., J. Peter Duncan, Brian Tarcy. 2000. Simplified Strategic Planning: A No-Nonsense Guide for Busy People Who Want Results Fast!. Worcester: Chandler House Press. Burr, Vivien. 1995. An Introduction to Social Constructionism. London: Routledge. Davenport, Thomas H., Laurence Prusak. 1998. Working Knowledge: How organizations manage what they know. Boston: Harvard Business School Press. Davidson, C. & Voss, P. H. 2002. Knowledge Management: An Introduction to Creating Competitive Advantage from Intellectual Capital. Auckland, N.Z: Tandem Press.
De Brún, Caroline. 2005. “ABC of knowledge management”. NHS National Library for Health: Knowledge Management Specialist Library. Gema, Celline Liawan, Gerardus Polla. 2010. “Perancangan Prototype Aplikasi Knowledge Management Pada Divisi Management Automation Information Untuk Mendukung Oracle Financial pada Orang tua Group”. commIT Volume 4, No 2, pp 90-97. Gold, A. H., Malhotra, A., and Segars, A. H. 2001. “Knowledge Management: An Organizational Capabilities Perspective”. Journal of Management Information Systems Volume 18, No 1, pp. 185-214. Ho, Lim Bui, Bawa Wuryaningtyas, Ronald. 2008. “Penerapan Knowledge Management System Pada Perusahaan Bisnis Konsultasi PT Piramedia Sejahtera Abadi (Red Piramid)”. Program Studi Magister Manajemen Sistem Informasi Universitas Bina Nusantara. Jakarta. Lai, Chang-Yen, Wen-Ching Liou. 2007. “A Study on the SWOT Analysis from Knowledge Point of View the Case of the Sijhih Community University”. Asian Journal of Information Technology, Volume 6, pp 538-543. Lam, Natalie le Chi Lan. 2013. “Knowledge Management 2.0 - The new paradigm of knowledge management: Assesseing knowledge management in the global student organisation AIESEC from a KM 2.0 perspective”. Ba in Marketing and Management Communication, Aarhus University, School of Business and Social sciences. Denmark. Martin, J., Oxman, S. 1998. Building Expert System : A Tutorial. New York: Prentice Hall. Munir, 2008. Kurikulum Berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi. Bandung: Alfabeta. Newell, Sue, et all. 2009. Managing Knowledge Work and Innovation, 2nd Edition. UK: Palgrave Macmillan.Nonaka, Ikujiro, Hirotaka Takaeuchi. 1995. The Knowledge-Creating Company: How Japanese Companies Create the Dynamics of Innovation. New York: Oxford University Press.
Nonaka, Ikujiro. 1998. The Knowledge-Creating Company. in Harvard Business Review on Knowledge Management. pp.21-45. Boston: Harvard Business Scholl Press.
Notoatmodjo, S. 2007. Kesehatan Masyaraka: Ilmu dan Seni. Jakarta: Rineka Cipta. Pearce, John A., Richard Braden Robinson. 2003. Strategic Management: Formulation, Implementation, and Control. New York: McGraw-Hill/Irwin. Polanyi, Michael. 1966. The Tacit Dimension. Chicago: University of Chicago Press. Priti, Jain. 2009. “Knowledge Management For 21st Century Information Professionals”. Journal of Knowledge Management Practice, No. 2, Volume 10. Probst, G., S. Raub, K. Romhardt. 2000. Managing Knowledge: Building Blocks for Success. England: John Wiley & Sons Ltd. Rangkuti, Freddy. 1997. Analisis SWOT : Teknik membedah kasus bisnis. Jakarta: PT. Gramedia Pustaka Utama. Rumizen, Melissie C. 1998. “Report on the Second Comparative Study of Knowledge Creation Conference”. Journal of Knowledge Management, Volume 2 Issue: 1, pp.77-82. Tiwana, Amrit. 2002. The Knowledge Management Toolkit : Orchestrating IT, Strategy and Knowledge Platform 2nd edition. Upper Saddle River: Prentice Hall. Von Krogh, George, Kazuo Ichiyo, Ikujiro Nonaka. 2000. Enabling Knowledge Creation. New York: Oxford University Press.
Wenger, E. 1998. Communities of practice: Learning meaning and identity. Cambridge: Cambridge University Press.
BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Penelitian Lingkungan yang komplek menuntut organisasi untuk dapat bersaing dengan kompetitiornya dengan cara yang cerdas, melalui cara yang dimana organisasi mampu membaca dan merespon tanda-tanda perubahan pada lingkungan tersebut. Ini artinya organisasi harus segera bertindak dengan cepat untuk menghadapi situasi tersebut dengan cara efektif dan efisien. Saat ini organisasi sedang berkompetesi pada lingkungan yang berbeda yang menuntut organisasi harus berubah dari organisasi yang berbasis industrial dimana aset fisik dan modal adalah sumber kekayaan utama, menuju organisasi yang berbasis knowledge yang menjadikan knowledge sebagai aset kekayaan organisasi, oleh karena itu organisasi harus dapat menangkap, menerapkan, membangun dan memperdayakan knowledge tersebut untuk melakukan perubahan dan inovasi- inovasi guna merespon perubahan yang terjadi dalam lingkungan kompleks tersebut. Dari hal itulah maka organisasi perlu menerapkan knowledge management (KM) sehingga dapat membaca, merespon dan memanfatkan perubahan pada lingkungan kompleks tersebut untuk mencapai keunggulan kompetitif dari kompetitornya. KM pun berperan penting menciptakan suatu budaya pembelajaran dalam organisasi, ketika knowledge worker dalam organisasi mempelajari sesuatu maka ia akan memperoleh knowledge yang bisa digunakan untuk menciptakan knowledge baru yang nantinya knowledge tersebut dapat di transfer dan digunakan kembali oleh knowledge worker lain yang ada dalam organisasi.
Universitas Komputer Indonesia (UNIKOM) adalah salah satu universitas yang sedang menjalin hubungan kerjasama akademik dengan universitas Youngsan di Busan Korea Selatan. Melalui subunit Office of Internasional Affair (OIA), UNIKOM telah mengirimkan beberapa mahasiswa pilihan untuk melakukan studi di universitas Youngsan dan begitupun sebaliknya UNIKOM telah berhasil mendatangkan beberapa mahasiswa Youngsan untuk belajar di UNIKOM. Dengan adanya hal tersebut, UNIKOM memiliki potensi untuk mendapatkan posisi yang baik dalam peta persaingan dengan universitas lain terutama dengan universitas yang juga melakukan kerjasama dengan pihak Youngsan. Hanya saja muncul beberapa masalah yang menghalangi UNIKOM dalam mempertahankan dan meningkatkan potensinya tersebut. UNIKOM saat ini hanya memiliki beberapa informasi mengenai MOA dan peraturan kerjasama saja dan informasi tersebut tersimpan dalam bentuk hardcopy saja. Minimnya informasi - informasi penting mengenai beberapa hal yang berkaitan dengan kerjasama antar universitas tersebut memunculkan permasalahan - permasalahan bagi para knowledge worker-nya baik itu dari sisi mahasiswa ataupun dari sisi staf
- staf yang bekerja di organisasi. Dari sisi mahasiswa sendiri permasalahan muncul ketika mahasiswa kesulitan memperoleh informasi untuk menemukan solusi atas masalah yang sedang dihadapinya baik itu mengenai permasalahan kegiatan akademik ataupun non-akademik, pemagangan ataupun situasi politik yang memicu konflik dan mengancam keselamatan mahasiswa. Sedangkan dari
Berdasarkan permasalahan itulah maka disini peneliti akan mencoba untuk mengindentifikasi model knowledge management ada di UNIKOM saat ini, tepatnya knowledge management yang sedang berjalan pada Office of International Affair. Proses identifikasi dilakukan pada infrastruktur organisasi dan aset-aset knowledge yang ada dalam organisasi. Selain itu dilakukan analisis pula menggunakan knowledge gap analysis berdasarkan Zack framework untuk mengetahui knowledge apa yang sudah dimiliki organisasi, apa yang seharusnya dimiliki organisasi, apa yang organisasi lakukan dan apa yang organisasi harus lakukan. Dari hasil identifikasi dan analisis tersebut peneliti mencoba untuk mengusulkan suatu rancangan model blueprint knowledge management system yang cocok diimplementasikan pada Office of International Affair UNIKOM.
Dalam melakukan analisis dan perancangan knowledge management system peneliti menggunakan metode “The 10-Step Knowledge Management Roadmap” yang dikemukakan oleh Amrit Tiwana. Alasan peneliti menggunakan metode tersebut adalah karena langkah demi langkah dalam perencanaan, perancangan dan evaluasi dipaparkan dengan jelas. Dari hal tersebut maka peneliti melakukan penelitian dengan judul “Perancangan Blueprint Knowledge Management System di Office Of International Affair Universitas Komputer Indonesia”.
1.2 Identifikasi Masalah
Berdasarkan latar belakang yang telah diuraikan, maka dapat di identifikasi masalah sebagai berikut :
1. Apakah OIA sudah memiliki knowledge management yang baik dan dapat digunakan untuk memecahkan masalah yang ada?
2. Apakah pemanfaatan teknologi yang ada tepat sasaran untuk mendukung proses penerapan knowledge management?
3. Teknologi apa yang digunakan OIA untuk melakukan penciptaan, penyimpanan dan pendistribusian knowledge saat ini?
4. Apakah OIA sudah memiliki suatu tim yang melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap knowledge yang ada dalam organisasi?
1.3 Tujuan Penelitian Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Mengetahui knowledge - knowledge yang ada saat ini di UNIKOM tepatnya di Office of International Affair.
2. Mengetahui nilai posisi knowledge yang dimiliki oleh Office of International Affair UNIKOM dan posisi UNIKOM dalam peta persaingan.
3. Merancang blueprint knowledge management system untuk mengoptimalkan dan menutup kekurang-kekurangan pada knowledge management yang ada pada saat ini.
1.4 Manfaat Penelitian Adapun manfaat penelitian ini adalah :
1. Menyimpan dan menghasilkan knowledge baru hasil kerjasama antar universitas yang mana nantinya organisasi dan mahasiswa dapat mempergunakannya kembali sebagai acuan untuk memecahkan masalah.
2. Mempertahankan dan meningkatkan potensi UNIKOM dalam peta persaingan.
3. Mengubah cara pandang knowledge worker terhadap esensi dari knowledge itu adalah bukan sebagai possession object melainkan sebagai practice object.
1.5 Batasan Masalah dan Asumsi
Beberapa batasan yang dilakukan dalam penelitian ini adalah :
1. Ruang lingkup penelitian hanya berfokus pada Office of International Affair.
2. Kerjasama internasional dalam penelitian ini hanya berfokus pada kerjasama dengan Universitas Youngsan di Korea Selatan.
3. Riset pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi dan wawancara terhadap narasumber.
4. Perancangan knowledge management menggunakan acuan “The 10- Step Knowledge Management Roadmap” oleh Amrit Tiwana.
5. Tidak semua tahapan dalam knowledge management roadmap itu dilakukan, peneliti hanya menggunakan langkah 1 – 6 saja yaitu sampai pembuatan blueprint knowledge management. Prosedur dalam tiap langkah disesuaikan oleh kebutuhan Office of International Affair (OIA) UNIKOM.
1.6 Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dalam penelitian ini adalah sebagai berikut : BAB I PENDAHULUAN Bab ini menjelaskan tentang Latar Belakang Penelitian, Identifikasi Masalah, Tujuan Penelitian, Manfaat Penelitian, Batasan Masalah dan Asumsi, dan Sistematika Penulisan. BAB II LANDASAN TEORI Bab ini berisi teori-teori yang digunakan untuk menganalisis dan merancang knowledge management system. BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN Bab ini berisi profil, visi dan misi, tujuan dan struktur organisasi. Selain itu metodologi penelitian yang digunakan dalam penelitian dijelaskan pada bab ini. BAB IV ANALISIS DAN PEMBAHASAN Bab ini berisi tentang hasil identifikasi dan analisis terhadap infrastruktur organisasi, penyelarasan strategi bisnis dengan knowledge management, knowledge gap, SWOT analysis, perancangan platform yang digunakan, identifikasi aset-aset knowledge yang ada dalam organisasi, perancangan tim dan blueprint knowledge management system.
BAB V KESIMPULAN DAN SARAN Bab ini berisi kesimpulan dan saran yang merupakan hasil dari pembuatan tesis.
BAB II LANDASAN TEORI
2.1. Data, Informasi dan Knowledge
Data, informasi dan knowledge pada dasarnya saling terhubung satu sama lainnya, dalam knowledge pyramid, data adalah fakta-fakta dari suatu kejadian yang tidak memiliki arti, data menjadi informasi ketika data tersebut diolah dan disaring kedalam suatu bentuk yang memiliki makna dan berguna bagi penerimanya dan ketika informasi berubah menjadi knowledge setelah tertanam dalam pikiran manusia dan digunakan untuk membantu dalam pencapaian tujuan tertentu seperti pengambilan keputusan. Davenport & Prusak (1998) membedakan pengertian antara data, informasi dan knowledge yaitu: “knowledge is neither data nor information, though it related to both, and the differences between these terms are often a matter of degree”. Davenport & Prusak mendefinisikan data, informasi dan knowledge sebagai berikut :
1. Data adalah sekumpulan diskrit atau fakta-fakta obyektif tentang suatu kejadian. Pendapat lain mengatakan data adalah angka-angka atau atribut- atribut yang bersifat kuantitas, yang berasal dari hasil observasi, eksperimen atau kalkulasi (Bergeron, 2003).
2. Informasi adalah data yang mengalami perubahan. Menurut Austin (1983), informasi adalah data yang telah di olah dan dianalisa secara formal, dengan cara yang benar dan secara efektif, dan dapat memberikan hasil yang bermanfaat dalam operasi dan manajemen. Kata inform berarti to give shape atau untuk memberi bentuk, dan informasi ditujukan untuk membentuk orang yang mendapatkannya, yaitu untuk membuat agar pandangan atau wawasan orang tersebut berbeda (dibandingkan sebelum memperoleh informasi).
3. Knowledge adalah perpaduan berbagai macam pengalaman, pemikiran, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan para ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan berbagai pengalaman baru dengan informasi. Menurut Munir (2008) knowledge adalah informasi yang mengalami pengayaan (enrichment) atau transformasi melalui beberapa cara yaitu : (a) perbandingan (comparison), (b) konsekuensi / akibat (consequences), (c) hubungan / relasi (connections) dan (d) percakapan (conversation).
Davidson & Voss (2002) memberikan gambaran tentang hubungan data, informasi dan knowledge. Data diberi makna sehingga berubah menjadi informasi, dan untuk berubah menjadi knowledge, tujuan ditambahkan kedalam suatu informasi. Perumusan dari pernyataan tersebut dapat dilihat pada gambar 2.1.
Gambar 2.1 Hirarki Data, Informasi dan Knowledge (Davidson & Voss, 2000)2.2. Landasan Teoritis Knowledge
2.2.1 Definisi Knowledge
Dalam buku yang ditulis oleh Von Krogh, Ichiyo, dan Nonaka (2000), disampaikan ringkasan gagasan yang mendasari pengertian mengenai knowledge:
1. Knowledge merupakan justified true believe.
Seorang individu membenarkan (justifies) kebenaran atas kepercayaannya berdasarkan observasinya mengenai dunia. Jadi bila seseorang menciptakan knowledge, ia menciptakan pemahaman atas suatu suatu situasi baru dengan cara berpegang pada kepercayaan yang telah dibenarkan. Dalam definisi ini, knowledge merupakan konstruksi dari kenyataan, dibandingkan sesuatu yang benar secara abstrak. Knowledge creation tidak hanya merupakan kompilasi dari fakta-fakta, namun suatu proses yang unik pada manusia yang sulit disederhanakan atau ditiru. Knowledge creation melibatkan perasaan dan sistem kepercayaan (belief systems) dimana perasaan atau sistem kepercayaan itu bisa tidak disadari.
2. Knowledge merupakan sesuatu yang eksplisit sekaligus implisit (tacit).
Beberapa knowledge dapat dituliskan di kertas, diformulasikan dalam bentuk kalimat-kalimat, atau diekspresikan dalam bentuk gambar. Namun ada pula knowledge yang terkait erat dengan perasaan, keterampilan dan bentuk bahasa utuh, persepsi pribadi, pengalaman fisik, petunjuk praktis (rule of thumb) dan institusi. Tacit knowledge seperti itu sulit sekali digambarkan kepada orang lain. Mengenali nilai dari tacit knowledge dan memahami bagaimana menggunakannya merupakan tantangan utama organisasi yang ingin terus menciptakan knowledge.
3. Knowledge creation secara efektif bergantung pada konteks yang memungkinkan terjadinya penciptaan tersebut.
Apa yang dimaksud dengan konteks yang memungkinkan terjadinya knowledge creation adalah ruang bersama yang dapat memicu hubungan- hubungan yang muncul. Dalam konteks organisional, bisa berupa fisik, maya, mental atau ketiganya. Knowledge bersifat dinamis, relasional dan berdasarkan tindakan manusia, jadi knowledge berbeda dengan data dan informasi, bergantung pada konteksnya.
4. Knowledge creation melibatkan lima langkah utama.
Von Krogh, Ichiyo dan Nonaka (2000) menyatakan bahwa knowledge creation terdiri dari lima langkah utama yaitu:
1. Sharing tacit knowledge.
2. Creating concepts Knowledge shared diubah kedalam bentuk explicit knowledge dengan membangun konsep-konsep baru.
3. Proof of concept Pembenaran atas konsep-konsep baru memungkinkan organisasi memutuskan apakah akan dilanjutkan atau tidak.
4. Building a model Merubah konsep kedalam bentuk model, prototipe ataupun mekanisme operasional
5. Dissemination of knowledge Pada tahap ini, knowledge didistribusikan kedalam organisasi.
Beberapa pendapat lain mengenai definisi knowledge adalah sebagai berikut :
1. Knowledge adalah keseluruhan keahlian dan konsep yang digunakan seseorang untuk memecahkan masalah yang dihadapi. Knowledge menggambarkan hubungan sebab akibat (Probst, 2000).
2. Knowledge adalah perpaduan berbagai macam pengalaman, pemikiran, nilai-nilai, informasi kontekstual, dan wawasan para ahli yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menggabungkan berbagai pengalaman baru dengan informasi (Davenport & Prusak, 1998).
3. Knowledge adalah kemampuan untuk membentuk model mental yang menggambarkan obyek dengan tepat dan merepresentasikannya dalam aksi yang dilakukan terhadap suatu obyek (Martin & Oxman, 1998).
4. Knowledge adalah hasil dari tahu dan ini setelah orang melakukan penginderaan terhadap obyek tertentu. Penginderaan terjadi melalui panca indera manusia, yakni indera penglihatan, pendengaran, penciuman, rasa dan raba. Sebagian besar knowledge diperoleh melalui mata dan telinga (Notoatmodjo, 2007).
2.2.2 Explicit dan Tacit Knowledge
Michael Polanyi (1966) membagi knowledge kedalam 2 kategori yaitu explicit dan tacit knowledge. Perbedaan dari kedua knowledge tersebut adalah :
1. Explicit knowledge adalah knowledge yang diungkapkan melalui bahasa formal dan sistematis yang didistribusikan dalam bentuk data, rumus- rumus ilmiah, spesifikasi, manual, dan sebagainya. Knowledge tipe ini dapat diproses, disimpan dan didistribusikan dengan relatif mudah.
Pendapat lain muncul dari Nonaka dan Takaeuchi (1995) yang menyatakan bahwa explicit knowledge adalah knowledge yang siap diakses, telah didokumentasikan dalam sumber knowledge formal yang telah diorganir dengan baik.
2. Tacit Knowledge adalah knowledge yang bersifat personal dan sulit untuk diformulasikan karena knowledge ini tersimpan dalam kepala pemiliknya.
Knowledge yang tidak terlihat karena keberadaanya yang tersebar dan embedded dalam berbagai bentuk seperti pengalaman seseorang, diskusi formal maupun informal, percakapan antar individu, dialog, intelejensi individu, mekanisme pengambilan keputusan dan pemikiran-pemikiran.
Adapun karakteristik dari tacit knowledge menurut Polanyi (1966) adalah: 1. Tidak dapat dibagi.
2. Merupakan hal yang lebih banyak diketahui daripada disampaikan.
3. Seringkali terdiri dari kebiasaan-kebiasaan dan budaya yang tidak dapat ditentukan sendiri.
4. Tidak dapat dikodefikasikan, tapi hanya dapat dipindahkan atau diperoleh dari pengalaman.
5. Menggambarkan know what (fakta) dan know why (sains).
6. Melibatkan pembelajaran dan skill.
Tabel 2.1 menunjukan perbedaan antara tacit knowledge dan explicit knowledge menurut Nonaka dan Takaeuchi (1995).Tabel 2.1 Perbedaan Tacit Knowledge dan Explicit Knowledge (Nonaka & Takeuchi, 1995)Tacit Knowledge Explicit Knowledge Knowledge experience (body Knowledge of rationality (mind) skill)
Simultaneous knowledge (here Sequential Knowledge (there and now) and then) Analog knowledge (practice) Digital knowledge (theory) Perbedaan dari kedua tipe tersebut menjadi konsep lahirnya knowledge management (De Brun, 2005).
2.2.3 Knowledge Creation
Menurut Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi (1995), terdapat 4 model knowledge creation yang sudah diidentifikasi yaitu Socialization, Externalization, Internalization dan Combination (SECI).
a. Socialization adalah proses konversi tacit knowledge ke tacit knowledge. dilakukan dengan interaksi social atau berbagi pengalaman antara knowledge worker organisasi.
b. Eksternalization adalah proses konversi tacit knowledge menjadi explicit knowledge. Setelah menjadi explicit, knowledge mengkristal dan menjadi dasar terbentuknya knowledge baru. Contoh proses ini adalah pembuatan produk baru, siklus kontrol kualitas. Kunci sukses externalization adalah urutan penggunaan metafora, analogi, dan model.
c. Combination merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi explicit knowledge yang lebih komplek dan sistematis. explicit knowledge dari dalam dan luar organisasi dikumpulkan dan dikombinasikan untuk membentuk knowledge baru yang kemudian didistribusikan kepada knowledge worker organisasi. Hal ini bisa difasilitasi dengan jaringan komunikasi terkomputerisasi dan basis data yang besar. Combination bisa juga dilakukan dengan konsep rincian, merinci visi organisasi ke dalam konsep bisnis atau konsep produk. d. Internalization adalah proses konversi explicit knowledge menjadi tacit knowledge. Melalui internalization explicit knowledge yang terbentuk didistribusikan ke seluruh organisasi dan diubah menjadi tacit knowledge oleh tiap-tiap individu. Hal ini mirip dengan ‘belajar dari pengalaman’ (learning by doing). Explicit knowledge seperti konsep produk atau prosedur manufaktur harus diwujudkan melalui tindakan dan latihan.
Knowledge yang sudah ter-internalization dan menjadi tacit knowledge tiap- tiap individu merupakan aset yang berharga. Tacit knowledge yang terkumpul dalam tiap-tiap individu kemudian dapat membentuk lingkaran baru knowledge creation ketika didistribusikan melalui socialization. Proses knowledge creation dapat dilihat pada gambar 2.2.
Gambar 2.2 Model Nonaka – SECI Model (Nonaka & Takeuchi, 1995)2.2.4 Epistemology Of Possession dan Epistemology Of Practice.
Menurut Newell (2009), organisasi memandang knowledge melalui 2 cara pandang, yang pertama adalah epistemology of possession yaitu cara pandang organisasi yang memperlakukan knowledge sebagai sesuatu yang dimiliki oleh seseorang, yang kedua adalah epistemology of practice yaitu cara pandang organisasi yang memperlakukan knowledge sebagai sesuatu yang orang harus lakukan.
Epistemology of possession pada dasarnya mengadopsi cara pandang tradisional terhadap knowledge, hal itu didasarkan atas keyakinan bahwa knowledge secara esensi adalah sesuatu hal yang nyata (Newell, 2009). Namun tidak seperti pendekatan manajemen ilmiah, setiap individu dikenal sebagai mahluk yang kognitif yang menafsirkan knowledge secara subyektif. Dengan cara yang tepat knowledge yang ditafsirkan secara subyektif ini dianggap suatu “truth” dan dapat ditransfer kepada individu lain (Nonaka, 1998).
Cara pandang knowledge sebagai sesuatu yang dimiliki oleh seseorang banyak dikritik oleh para pendukung epistemology of practice (Wenger, 1998).
Melalui perspektif kontruksi sosial, mereka berpendapat knowledge tidak boleh diperlakukan sebagai “truth” karena knowledge akan selalu dibentuk menjadi knowledge baru melalui interaksi sosial antar individu (Burr, 2001). Dari cara pandang inilah knowledge diperlakukan sebagai sesuatu yang ditanamkan dalam praktek yang dilakukan oleh individu (apa yang kita katakan dan apa yang kita lakukan). Jadi untuk praktek melakukan/mengatakan terlebih dahulu seseorang harus melalui praktek mengetahui. Analoginya seperti ketika seseorang ingin belajar berenang,praktek untuk melakukan renang tersebut (tacit knowledge) tidak bisa dipisahkan dari knowledge tentang bagaimana cara melakukan renang (explicit knowledge).
Paradigma tradisional yang memandang knowledge sebagai epistemology of possession melahirkan konsep knowledge management 1.0 dan paradigma baru yang memandang knowledge sebagai epistemology of practice melahirkan konsep knowledge management 2.0. Bougzhala & Limayen (2010) membangun framework yang membedakan knowledge management 1.0 dan knowledge management 2.0, yang mana analisis dilakukan dari 4 kunci dimensi yaitu knowledge, people, processes dan technology.
2.3. Knowledge Management
2.3.1. Definisi Knowledge Management