IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM pdf

102. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

IMPLEMENTASI KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM PADA
PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

Evri Ekadiansyah
Dosen STMIK Potensi Utama
STMIK Potensi Utama, Jl. K.L Yos Sudarso Km.6,5 No.3A Tanjung Mulia
Email : evrie1409@gmail.com

ABSTRAK

The era of globalization which is supported by innovation is also characterized by the
rapid development of science and technology. Recognizing the increasingly tough
competition, it would require a paradigm shift in the organization, from the original
relies on the resource-based, to be knowledge-based. So for the problems face by any
organizations, can be solved by the improvement of the knowledge of human resources in
a sustainable manner in order to win the global competition. For that, we need a
Knowledge Management System for the development of human resources, finally the
knowledge of the employees can be found, stored, and distributed to every employee in
the company.

Keywords : Knowledge-based, Knowledge Management System, Human Resources
Development.

ABSTRAK

Era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga ditandai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat . Menyadari akan persaingan yang
semakin berat, maka diperlukan perubahan paradigma di organisasi, dari yang semula
mengandalkan pada resource-based, menjadi knowledge-based. Sehingga untuk masalah
yang dihadapi setiap organisasi, khususnya perusahaan adalah bagaimana meningkat
pengetahuan sumber daya manusia secara berkelanjutan untuk dapat memenangkan
persaingan global. Untuk itu perlu adanya suatu Knowledge Management System untuk
pengembangan sumber daya manusia, agar setiap pengetahuan yang dimiliki setiap
karyawan dapat ditemukan, disimpan, dan dibagikan ke setiap karyawan di perusahaan.
Kata kunci : Knowledge based, Knowledge Management System, pengembangan
Sumber Daya Manusia.

PENDAHALUAN
Era globalisasi yang ditunjang oleh inovasi juga ditandai dengan perkembangan ilmu
pengetahuan dan teknologi yang sangat pesat. Menyadari akan persaingan yang semakin berat, maka

diperlukan perubahan paradigma di organisasi. Perubahan paradigma itu merupakan transformasi
yang ditimbulkan oleh agen perubahan (katalis) dengan efek akhir berupa metamorfosa yang
melibatkan pengetahuan sebelumnya dan temuan baru yang menentang atau membuang
pengetahuan sebelumnya.
Paradigma di organisasi adalah dari yang semula mengandalkan pada resource-based, menjadi
knowledge-based, secara sederhana di organisasi saat ini adalah kumpulan buku, dokumen dan materi
lainnya yang ditata untuk digunakan oleh pemakai. Paradigma lama dengan kerangka berpikir

Evri, Implentasi Knowledge Management System …103

bagaimana mengumpulkan materi sebanyak-banyaknya serta sedapat mungkin tidak boleh
meninggalkan perpustakaan alias tidak dipinjamkan. Jadi perlu transformasi yang didorong oleh
agen perubahan yang mampu merubah pengetahuan yang sebelumnya dengan temuan baru yang
berlawanan dengan pengetahuan sebelumnya. Misalnya saat ini terjadi perubahan paradigma
menjadi knowledge provider atau solution provider yang berorientasi pada pemakai. Disinilah
peran pendidikan dan knowledge sharing di kalangan karyawan menjadi amat penting dalam
meningkatkan kemampuan manusia untuk berpikir secara logika yang akan menghasilkan suatu
bentuk inovasi.
Menurut Carl Davidson dan Philip Voss ( 2003 ), mereka mengatakan bahwa mengelola
knowledge sebenarnya merupakan cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka,

identifikasi pengetahuan yang dimiliki karyawan, menyimpan dan membagi di tim,
meningkatkan dan terjadi inovasi Untuk membangun organisasi yang berbasis knowledge, maka
memerlukan empat fungsi yaitu : using knowledge, finding knowledge, creating knowledge, dan
packaging knowledge yang akan membentuk suatu knowledge untuk
menjawab pertanyaan
mengenai know how, know-what, dan know-why, serta menumbuhkan kreatifitas yang
ditimbulkan oleh dirinya sendiri (self-motivated creativity), tacit pribadi ( personal tacit ), tacit yang
membudaya (culture tacit), tacit organisasi (organizational tacit) dan asset peraturan (regulatory
assests). Sekarang ini, asset terpenting dari suatu industri adalah knowledge, apalagi suatu lembaga
pendidikan dan lembaga penelitian. Menurut Nonaka dan Takeuchi ( 1995 ) keberhasilan
perusahaan Jepang ditentukan oleh keterampilan dan kepakaran mereka dalam menciptakan
knowledge organisasinya ( Organizational Knowledge Creation ). Berhubung organisasi adalah
jaringan dari keputusan para perumus kebijakan dan pengambil keputusan, oleh karena itu perlu
dikelola agar menjadi efektif keputusan dan dan terintegrasi serta terpahaminya dampak dari
keputusan tersebut. Karena keputusan merupakan hasil commitment terhadap tindakan, maka
keputusan juga memfasilitasi tindakan dengan mendefinisikan dan mengkolaborasikan maksud
dan tujuan serta mengalokasikan sumberdaya. Tindakan dan maksud Organisasi berinteraksi dengan
berbagai macam elemen lingkungan tersebut membutuhkan waktu yang lama, sedangkan pengambilan
keputusan menghadapi kompleksitas dan ketidakpastian yang besar sekali untuk memahami isu yang
ada, mengidentifikasi alternatif yang sesuai, mengetahui outcome dan menjelaskan serta menentukan

keinginannya. Oleh karena itu, keputusan yang rasional memerlukan informasi.
Tinjauan Teoritis Knowledge
Knowledge dalam hal ini tidak diterjemahkan, karena pengertian Knowledge itu sendiri masih
diperdebatkan. Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut Thomas Davenport dan Laurence
Knowledge didefinisikan sebagai berikut: "Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai,
informasi kontektual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan
kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Di
perusahaan Knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan barang
berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma perusahaan."
Berdasarkan definisi tersebut diatas, Knowledge menjadi sangat penting dengan alasan sebagai
berikut:
(a) Knowledge adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, Informasi, ketrampilan
dan struktur organisasi yang diperlukan. (b) Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan
sumber daya yang berkelanjutan (sustainable resources) dari keuntungan daya saing kompetitif
(competitive advantages) dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki.
(c) Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan dan mengaplikasikan
pengetahuan mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan bisnis.
Knowledge dibagi menjadi dua jenis yaitu Explicit Knowledge dan Tacit Knowledge,
yang dapat dijabarkan sebagai berikut:
a.

Explicit Knowledge
Adalah sesuatu yang dapat diekspresikan dengan kata-kata dan angka, serta dapat
disampaikan dalam bentuk ilmiah, spesifikasi, manual dan sebagainya. Knowledge
jenis ini dapat segera diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan
sistematis. Explicit Knowledge juga dapat dijelaskan sebagai suatu proses, metoda, cara,
pola bisnis dan pengalaman desain dari suatu produksi.

104. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

b.

a.

b.

c.

d.

Tacit Knowledge

Adalah Knowledge dari para pakar, baik individu maupun masyarakat, serta pengalaman
mereka. Tacit Knowledge bersifat sangat personal dan sulit dirumuskan sehingga
membuatnya sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain.
Perasaan pribadi, intuisi, bahasa tubuh, pengalaman fisik serta petunjuk praktis ( rule-ofthumb ) termasuk dalam jenis Tacit Knowledge.

Pendekatan lainnya mendefinisikan Knowledge dalam 4 level operasional sebagai berikut:
Know what atau cognitive Knowledge
merupakan Knowledge yang diperoleh melalui pelatihan, pembelajaran dan kualifikasi
formal. Level ini sangat penting bagi perusahaan namun umumnya masih kurang
mencukupi bagi keberhasilan komersial.
Know how - merupakan level aplikasi praktis
Pada level ini apa yang telah didapat pada level I diterjemahkan dalam pelaksanaan.
Pada tahap ini merupakan area dimana Knowledge menambahkan nilai dalam suatu
organisasi melalui kemampuan untuk menterjemahkan Knowledge yang bersifat teoritis
menjadi eksekusi yang efektif.
know why disebut juga system understanding
Merupakan Knowledge terdalam dari jaringan hubungan sebab akibat yang ada pada suatu
disiplin ilmu. Level ini memungkinkan profesional untuk berpindah dari pelaksanaan kerja
ke pemecahan masalah yang lebih besar dan kompleks dan menciptakan solusi baru bagi
permasalahan yang baru.

Care why - tahap lanjutan dari kreativitas diri (self-motivated creativity) Merupakan level
dimana inovasi radikal dapat terjadi melalui lompatan imajinatif dan pemikiran lateral.
Increasing
Value to the
Organization

Care Why
Know Why
Know How
Know What

Increasing Human Capital
Gambar 1. Level Operasional dari Definisi Knowledge

Menentukan Knowledge apa yang dibutuhkan oleh perusahaan
Perusahaan dapat menggunakan kerangka berpikir Zack sebagai alat bantu
dalam usaha untuk mengetahui Knowledge apa yang harus dimiliki dan yang
sudah dimiliki. Kerangka berpikir Zack digambarkan sebagai berikut :
Apa yang harus
diketahui oleh

perusahaan

Hubungan/Link
Knowledge Strategi

Strategi Gap

Knowledge Gap
Apa yang
ketahui oleh
perusahaan

Apa yang harus
dilakukan oleh
perusahaan

Hubungan/Link
Strategi Knowledge

Apa yang dapat

dilakukan oleh
perusahaan

Gambar 2. Diagram analisis kesenjangan Strategic Knowledge berbasis framework tingkat tinggi Zack

Gambar 2 memperlihatkan bahwa analisis kesenjangan Knowledge pada dasarnya merupakan
kegiatan yang sulit sekali dipisahkan dari kegiatan penyusunan strategi perusahaan.

Evri, Implentasi Knowledge Management System …105

Pengertian Knowledge Management
Knowledge management adalah usaha untuk meningkatkan pengetahuan yang berguna dalam
organisasi, diantaranya membiasakan budaya berkomunikasi antar personil, memberikan
kesempatan untuk belajar, dan menggalakkan saling berbagi Knowledge. Di mana usaha ini akan
menciptakan dan mempertahankan peningkatan nilai dari inti kompetensi bisnis dengan
memanfaatkan teknologi informasi yang ada.
Pemicu Knowledge management yang membuat KM menjadi hal yang tidak dapat diabaikan
dalam suatu bisnis dibagi menjadi 6 kelompok
a. Knowledge-Centric Drivers:
(1) Kegagalan perusahaan mengetahui apa yang telah mereka ketahui. (2) Kebutuhan mendesak

untuk distribusi Knowledge yang cerdas. (3) Kecepatan dan kelambanan Knowledge. (4) Masalah
Knowledge walkout dan tingkat ketergantungan yang tinggi pada Tacit Knowledge. (5)
Kebutuhan untuk menangani kecenderungan penumpukan Knowledge (Knowledge-hoarding) di
antara pegawai. (6) Kebutuhan akan Systemic Unlearning (belajar meninggalkan hal-hal
lama/usang bila sudah tidak sesuai dengan kebutuhan).
b. Technology Drivers:
(1) Kompresi dari siklus hidup produk dan proses. (2) Kebutuhan akan rantai penghubung yang
sempurna antara Knowledge, strategi bisnis dan teknologi informasi.
c. Organisational structure-based Drivers:
(1) Konvergensi fungsional. (2) Munculnya struktur organisasi project-centric. (3) Tantangan yang
muncul akibat deregulasi. (4) Ketidakmampuan perusahaan untuk mengimbangi perubahan
kompetitif akibat globalisasi. (5) Konvergensi produkung dan jasa layanan.
d. Personnel Drivers:
(1) Konvergensi fungsional yang sangat luas. (2) Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi crossfunctional yang efektif. (3) Mobilitas dan fluidititas tim. (4) Kebutuhan untuk menghadapi
ekspektasi korporasi yang kompleks.
e. Process focused Drivers:
(1) Kebutuhan untuk mencegah kesalahan yang mahal dan berulang-ulang. (2) Kebutuhan untuk
mencegah penemuan kembali yang tidak perlu. (3) Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang
akurat.
f. Economic Drivers:

(1) Potensi untuk menciptakan kemampuan yang luar biasa melalui Knowledge, (2)
Permintaan untuk diferensiasi produk dan layanan yang ampuh
Knowledge management memiliki fungsi penting yang terbagi dalam 4 (empat) hal sebagai
berikut:
(a) Identifikasi aset kunci dari Knowledge yang ada di perusahaan. (b) Merefleksikan apa yang
organisasi tahu. (c) Saling berbagi (sharing) segala Knowledge kepada siapapun yang
membutuhkannya. (d) Menerapkan penggunaan Knowledge untuk meningkatkan kinerja
organisasi.
Komponen kritis Knowledge yang dibutuhkan dalam pelaksanaan strategi KM yang
berhasil adalah sebagai berikut:
(a) Sumber dan aliran Knowledge yang tepat bagi organisasi. (b) Teknologi yang tepat untuk
menyimpan dan mengkomunikasikan Knowledge tersebut. (c) Budaya kerja yang tepat
sehingga pekerja termotivasi untuk memanfaatkan Knowledge tersebut.

Komponen
Informasi dan
Knowledge
Teknologi
Budaya

Tabel 1. Penjabaran Komponen Kritis KM yang Berhasil
Tujuan
Proses
Input Bagi KM, Sumber dan Aliran
Apa yang perlu kita ketahui
Knowledge
Mekanisme untuk penyimpanan dan
Bagaimana mempertahankan yang kita
komunikasi dari Knowledge
tahu
Struktur yang memotivasi staff untuk berbagi
Bagaimana memotivasi staff untuk
Knowledge, dan untuk mengintegrasikan
saling berbagi apa yang mereka tahu
Knowledge yang ada dengan pekerjaan mereka dan menggunakan apa yang telah
diketahui semua pihak

106. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

Dari tabel di atas terdapat masalah yang timbul yaitu ketiga komponen tersebut merupakan
entitas yang terpisah (discrete). Kondisi ini menyebabkan kesuksesan KM hanya dapat terjadi
pada perpotongan (intersection) dari ketiganya. Hal ini digambarkan sebagai berikut:
Teknologi

Informasi

Knowledge Management
yang berhasil

Budaya

Gambar 3. Knowledge Management yang Sukses

Organisasi perlu mendukung pembentukan Knowledge yang tersebut diatas dengan
memberikan kesempatan bagi pegawai perusahan untuk mendapatkan pelatihan atau
belajar. Yaitu mempelajari keahlian yang memang dapat mereka gunakan pada saat itu atau yang
dibutuhkan dalam peningkatan karir selanjutnya. Agar pelatihan yang diberikan tepat guna,
dibutuhkan peta kompetensi (competency map) untuk membantu staff dalam mengisi
kesenjangan yang ada.
Competency map sendiri memiliki karakteristik sebagai berikut:
(a) Menunjukkan kapabilitas Knowledge dan tingkat keahlian yang dimiliki pegawai. (b)
Mengidentifikasi kebutuhan Knowledge, keahlian dan sifat personal yang harus dikuasai untuk
berhasil dalam suatu posisi karir.
Pembentukan Knowledge Management
Model pembelajaran yang disebut “life’s special treadmill” digambarkan oleh Charles Handy
berdasarkan ide sebuah roda. Dimana sekumpulan pertanyaan begitu terjawab dan direfleksikan
akan memicu pertanyaan yang lain. Pembelajaran adalah usaha penemuan (discovery) dan usaha
ini hanya berhasil bila dilakukan pencarian. Kunci dari pembelajaran ini adalah rasa ingin tahu
(curiosity), disinilah peran penting dari Knowledge sharing
Question
Reflection

.

Theory

Test
Gambar 4. Handy's Learning Wheel

Model yang digambarkan pada Gambar dibawah digunakan untuk membagi proses Knowledge
management menjadi empat fase sebagai berikut:
1. Identify where the key Knowledge exists in your organisation. Mengidentifikasi apa yang telah
diketahui untuk memulai Knowledge Management. Ini termasuk Knowledge yang ada pada
a. Pikiran/benak setiap pegawai
b. Laporan dalam pustaka perusahaan
c. Kumpulan data dalam organisasi
d. Suplier maupun pelanggan perusahaan
2. Reflect on what your organisation knows.
Membuat simpanan/persediaan dari Knowledge yang sudah dimiliki. Kegiatan ini
memberikan kesempatan untuk:
1. Mengubah Tacit Knowledge pegawai menjadi Explicit Knowledge
2. Menyimpulkan Knowledge yang sudah ada ke dalam bentuk yang mudah untuk dibagikan
3. Share that Knowledge with whoever needs to know it.
Membuat sistem yang bertujuan membuat Knowledge yang ada dimana pun dalam organisasi
tersedia kemana pun Knowledge tersebut dibutuhkan.
4. Apply that Knowledge to improve the way your organisation performs.

Evri, Implentasi Knowledge Management System …107

Saat suatu Knowledge menawarkan perbaikan kinerja organisasi maka organisasi akan
menerapkannya dan menciptakan sistem yang menyertakan Knowledge tersebut ke
dalam prosedur kerja sehari-hari. Hal ini pada akhirnya akan merubah Knowledge menjadi modal
struktural.
I
1. Identify

R

S

2. Reflect

3. Share

A
4. Apply

Gambar 5. Fase Proses Knowledge Management

Fase
Fase 1 : Evaluasi
Infrastruktur
Fase 2 : Analisis
Sistem KM,
Merancang dan
Pembangunan Sistem

Fase 3: Penyebaran
Fase 4: Evaluasi

Tabel 2. Fase dari 10 langkah KM Roadmap
Langkah
Langkah 1: Analisis Ketersediaan Infrastruktur
Langkah 2: Menetapkan Strategi Bisnis dan KM
Langkah 3: Merancang Arsitektur KM, dan Integrasikan dengan
Infrastruktur
Langkah 4: Audit dan Analisis ketersediaan Knowledge
langkah 5: Menyusun Tim KM
Langkah 6: Membuat KM blueprint
Langkah 7: Membangun Sistem KM
Langkah 8: Penyebaran Knowledge
Langkah 9: Kepemimpinan
Langkah 10: Evaluasi Perfoma, ROI, Keuntungan KM

1

Analisis Ketersediaan Infrastruktur

2

Menetapkan Strategi Bisnis dan KM

3

Merancang Infrastruktur KM

4

Audit Ketersediaan Aset Knowledge

5

Menyusun Tim KM

6

Membuat KM Blueprint

Fase
Evaluasi
Infrastruktur

Fase
Analisis Sistem
KM,
Merancang dan
Pembangunan
Sistem

7 Membangun Knowledge Management System

8

Penyebaran Knowledge

9

Mengatur Perubahan, Budaya, dan Struktur

10

Evaluasi perfoma, ROI, Keuntungan KM

Fase
Penyebaran

Fase
Evaluasi

Gambar 6. 10 Langkah KM Roadmap

Pada gambar berikut ditunjukkan hubungan antara strategi perusahaan, strategi pengetahuan
dan pengelolaan Knowledge (KM). Strategi generik yang dikenal untuk strategi pengetahuan
adalah codification strategy dan personalization strategy. Kedua strategi generik tersebut
biasanya didetilkan menjadi empat strategi pengetahuan yaitu:
a. Intellectual Asset Management Strategy
b. Personal Knowledge Asset Responsibility Strategy
c. Knowledge Creation Strategy
d. Knowledge Transfer Strategy

108. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

Strategi Perusahaan
( Business Strategy )

Strategi Pengetahuan
( Knowledge Strategy )

Manajemen Pengetahuan
( Knowledge
Management )
Gambar 7. Hubungan Antara Strategi Perusahaan, Strategi Knowledge dan KM

Merujuk pada gambar diatas maka untuk menyusun suatu strategi bisnis perlu didukung
dengan :
a. Analisis terhadap kondisi lingkungan bisnis
b. Menentukan faktor-faktor kunci sukses
c. Menterjemahkan strategi perusahaan dalam rencana kegiatan ke depan
d. Melakukan identifikasi Knowledge yang sudah dimiliki
e. Mengkaji posisi Knowledge perusahaan melalui dokumentasi yang ada
Pengembangan Sumber Daya Manusia
Pengembangan Sumber Daya Manusia merupakan salah satu faktor determinan yang
banyak mendapat perhatian dari banyak kalangan terutama di kalangan organisasi bisnis maupun
publik. Bagi kalangan perusahaan (organisasi bisnis) Sumber Daya Manusia (SDM) umumnya
sebagai “sumber daya pemacu produktivitas” dalam memenangkan persaingan global. Seperti
diketahui globalisasi bukan lagi merupakan issue, tapi sebuah realita yang harus dipandang
sebagai sebuah keniscayaan yang disadari atau tidak pasti akan mempengaruhi terhadap
tantangan yang dihadapi organisasi manapun.
Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam organisasi pada dasarnya suatu bentuk
usaha untuk meningkatkan daya tahan dan daya saing organisasi terhadap ancaman lingkungan
eksternal dan suatu usaha meningkatkan daya innovative untuk menciptakan peluang. Dengan
demikian Pengembangan Sumber Daya Manusia dalam organisasi merupakan bentuk usaha
pengembangan yang bersifat integral, baik yang menyangkut SDM sebagai individu dan sebagai
sistem, maupun organisasi sebagai wadah SDM untuk memenuhi kebutuhannya pengembangan
sumberdaya manusia adalah sebagai upaya manajemen yang terencana dan dilakukan secara
berkesinambungan untuk meningkatkan kompetensi pekerja dan unjuk kerja organisasi melalui
program pelatihan, pendidikan dan pengembangan.

ANALISA dan PEMBAHASAN
Analisis Kebutuhan Data dan Proses
Analisis kebutuhan data dan proses digunakan untuk menentukan semua data dan proses
yang terdapat di dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya
Manusia
Model Enterprise
Model Enterprise digunakan untuk mendapatkan secara jelas mengenai Contents yang
terdapat dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia,
dengan menggunakan Nonaka SECI Model, terlihat pada Gambar 8.

Evri, Implentasi Knowledge Management System …109











Socialization
Tacit -> Tacit
Face to face meeting
Training





Internalization
Explicit -> Tacit
Mass Media
Contents Feature Management
Learning Feature
Surat Edaran
Bulletin Board
Training

S

E

I

C

Externalization
Tacit -> Explicit
Dokumentasi Meeting
Dokumentasi Konsultan
Aplikasi Perkantoran

Combination
Explicit -> Explicit





Aplikasi database
Enterprise Portal feature
Contents Feature Management
Aplikasi Perkantoran

Gambar 8. Model Enterprise Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia

Bussiness Process Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia
menggambarkan proses secara umum dari sistem, seperti terlihat pada Gambar dibawah.
Start

Login
Username
dan
Password
benar

No

Yes

Lihat

Cari

Update

Upload

Logout

Finish

Gambar 9. Bussiness Process KMS pada Pengembangan SDM

Model Sistem Informasi
Setelah menentukan Model Enterprise langkah selanjutnya adalah menjabarkan setiap Data
dan Proses tersebut ke dalam Model Data, Model Proses, dan Model Infrastruktur.
Model Data
Menggambarkan setiap data – data yang terdapat di dalam Knowledge Management System
pada Pengembangan Sumber Daya Manusia, seperti yang terlihat pada Tabel.

Tabel 3. Model Data Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya
Manusia
No
Nama Data
Proses
Update
Cari
1
Meeting
Lihat
Upload

110. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

2

Bulletin Board

3

Dokumentasi Meeting

4

Dokumentasi Konsultan

5

Training

6

Surat Edaran

7

Rekrutmen

Update
Cari
Lihat
Upload
Update
Cari
Lihat
Upload
Update
Cari
Lihat
Upload
Update
Cari
Lihat
Upload
Update
Cari
Lihat
Upload
Update
Cari
Lihat
Upload

Model Proses
Model Proses menggambarkan semua proses yang terdapat di dalam Knowledge
Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia, seperti yang terlihat pada Tabel.
Tabel 4. Model Proses Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia
No
Nama Proses
User
Data
1
Update
Admin
Meeting
User
Bulletin Board
Dokumentasi Meeting
Dokumentasi Konsultan
Training
Surat Edaran
Rekrutmen
2
Cari
Admin
Meeting
User
Bulletin Board
Dokumentasi Meeting
Dokumentasi Konsultan
Training
Surat Edaran
Rekrutmen
3
Lihat
Admin
Meeting
User
Bulletin Board
Dokumentasi Meeting
Dokumentasi Konsultan
Training
Surat Edaran
Rekrutmen
4
Upload
Admin
Meeting
Bulletin Board
Dokumentasi Meeting
Dokumentasi Konsultan
Training
Surat Edaran
Rekrutmen

Evri, Implentasi Knowledge Management System …111

Model Infrastruktur
Model Infrastruktur menggambar infrastruktur yang mendukung kinerja dari Knowledge
Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia, Seperti yang terlihat pada
Gambar.
Client

Apache Web Server

MySQL

Browser

Database

PHP

Gambar 10. Model Infrastruktur Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber Daya Manusia.

Desain Data dan Proses dengan Menggunakan Unified Modeling Language
( UML )
Sebagai alat bantu di dalam merancang Knowledge Management System pada
Pengembangan Sumber Daya Manusia ini maka digunakan Unified Modeling Language (UML),
tahapan di dalam mendesain sistem menggunakan UML ini yaitu sebagai berikut :
Use Case Diagram KMS Sumber Daya Manusia
Proses yang terdapat dalam Knowledge Management System pada Pengembangan Sumber

Daya Manusia dapat digambarkan sebagai berikut :
Knowledge Management
System pada Pengembangan
Sumber Daya Manusia

Register

Login

Lihat

cari
user

Admin
Update

Upload

Gambar 11. Use Case Diagram KMS pada Pengembangan SDM

Class Diagram KMS Sumber Daya Manusia

Untuk Menggambarkan struktur dan deskripsi class dan objek beserta hubungan satu sama
lainnya, maka dibuat suatu class diagram untuk sistem tersebut, seperti terlihat pada Gambar.
Node

user

-node_id : int = 10
-parent_id : int = 10
-label : char = 48
-node_position : int = 10
-locked : int = 1
+Add()
+Remove()
+Cut()
+Rename()

-user_id : int = 10
-user_name : char = 32
-password : char = 64
-email : char = 128
+input()

page
-node_id : int = 10
-label : char = 48
-page_text : char = 1
-locked : int = 1
+Display()

revision
-revision_id : int = 10
-node_id : int = 10
-user_id : int = 10
-type : char = 1
-page_text : char = 1
-comment : char = 256
-revision_time : Date
+Edit()
+Display()

Gambar 12. Class Diagram KMS pada Pengembangan SDM

Node_Revision
-revision_id : int = 10
-node_id : int = 10
-user_id : int = 10
-action : char = 1
-comment : char = 256
-revision_time : Date
-label : char = 48
+display()

112. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

Sequence Diagram KMS Sumber Daya Manusia
Sequence Diagram digunakan untuk menggambarkan interaksi antar objek di dalam dan di
sekitar sistem (termasuk pengguna, display dan sebagainya). Sequence Diagram terdiri dari

dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objek-objek yang terkait). Untuk menggambarkan
KMS Sumber Daya Manusia dapat dilihat pada Sequence Diagram pada Gambar.
Admin

Aplikasi KMS SDM

user
Registrasi

Input Data User
Input Data User
Login

Login
cek username

Login OK

cek password
Login OK

Edit

Edit

cari

cari
manipulasi content
action
Update
User Profile
Data User Profile
Data User
Upload
History

Gambar 13. Sequence Diagram KMS pada Pengembangan SDM

Activity Diagram KMS Sumber Daya Manusia
Activity Diagram untuk Proses Lihat
Activity Diagram untuk Proses Lihat dapat dilihat pada gambar.
User

Aplikasi KMS SDM

Admin

Kirim Alamat Web

Proses Alamat Web

Kirim Alamat Web

Lihat halaman KMS SDM

Munculkan Halaman KMS SDM

Gambar 14. Activity Diagram untuk Proses Lihat

Activity Diagram untuk Proses Cari
Activity Diagram untuk Proses Cari dapat dilihat pada Gambar.

Lihat halaman KMS SDM

Evri, Implentasi Knowledge Management System …113

User

Aplikasi KMS SDM

Admin

Kirim Keyword

Proses Keyword

Kirim Keyword

Lihat hasil cari

Munculkan Hasil Cari

Lihat hasil cari

Gambar 15. Activity Diagram untuk Proses Cari

Activity Diagram untuk Proses Update
Activity Diagram untuk Proses Update Pengetahuan dapat di lihat pada Gambar
User

Aplikasi KMS SDM

Lihat Informasi

Admin

Update Informasi

Informasi Baru

Action

update contents

Informasi Baru

Add

Remove

Cut

Rename

Update

Update Contents

Gambar 16. Activity Diagram untuk Proses Update

Activity Diagram untuk Proses Upload
Activity Diagram untuk Proses Upload pengetahuan dapat di lihat pada Gambar
Admin

Aplikasi KMS SDM

Upload Informasi

Proses Upload

Upload Informasi Berhasil

Refresh

Gambar 17. Activity Diagram untuk Proses Upload

114. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

IMPLEMENTASI
Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk
dioperasikan.
Tampilan Menu Utama
Tampilan Menu Utama pembuka akan tampilan ketika pertama kali sistem dijalankan
Tampilan Utama Knowledge Management System SDM secara garis besar terdiri dari fitur
Contents, Index, dan Search. Seperti terlihat pada Gambar.

Gambar 18. Tampilan Utama Knowledge Management System SDM

Tampilan Login
Tampilan Login digunakan untuk melakukan Login bagi User atau Admin, seperti yang
terlihat pada Gambar

Gambar 19. Tampilan Login Knowledge Management System SDM

Tampilan View Contents
Tampilan View Contents untuk menampilkan semua informasi yang ada sesuai dengan
kriteria Contents yang terdapat dalam Knowledge Management System pada Pengembangan
Sumber Daya, seperti yang terlihat pada Gambar

Evri, Implentasi Knowledge Management System …115

.

Gambar 20. Tampilan View Contents Knowledge Management System SDM

Tampilan Edit Contents
Tampilan Edit Contents untuk melakukan edit terhadap suatu Contents, seperti yang
terlihat pada Gambar.

Gambar 21. Tampilan Edit Contents Knowledge Management System SDM

Tampilan Manipulasi Contents
Tampilan Manipulasi Contents digunakan oleh admin untuk melakukan manage terhadap
suatu Contents seperti melakukan Add, Remove, Cut atau Rename, seperti yang terlihat pada
Gambar.

Gambar 22. Tampilan Manipulasi Contents Knowledge Management System SDM

116. CSRID Journal, Vol.5 No.2 Juni 2013, Hal. 102 - 117

Tampilan Search
Tampilan Search digunakan untuk melakukan pencarian terhadap suatu informasi atau
pengetahuan, dimana pada tampilan ini pengguna hanya memasukkan keyword tertentu untuk
mendapatkan informasi yang diinginkan, seperti yang terlihat pada Gambar.

Gambar 23. Tampilan Search KMS SDM

KESIMPULAN
Setelah penulis mengimplementasi knowledge management system pada pengembangan
sumber daya manusia, maka penulis menarik kesimpulan sebagai berikut :
1. Dengan menerapkan knowledge management system pada pengembangan sumber daya
manusia, diharapkan dapat menciptakan budaya knowledge based di dalam perusahaan untuk
memenangkan persaingan global.
2. Pengetahuan ( Knowledge ) yang dimiliki setiap personel diharapkan dapat terdokumentasi
dengan baik di dalam knowledge management system pada pengembangan sumber daya
manusia ini.
3. Dengan menerapkan knowledge management system pada pengembangan sumber daya
manusia berbasis web proses using Knowledge, finding knowledge, creating knowledge dan
packaging knowledge dapat dilakukan dengan efektif dan efiensi.

SARAN
Adapun beberapa saran yang akan penulis sampaikan dalam tulisan ini yaitu sebagai
berikut :
1. Diperlukan pengembangan lebih lanjut agar sistem yang ada dapat benar – benar dapat sesuai
dengan kebutuhan pengembangan sumber daya manusia.
2. Sistem yang dibuat baru ini hendaknya dimanfaatkan oleh perusahaan dalam memberikan
layanan serta penyampaian pengetahuan yang lebih baik untuk perusahaan.

DAFTAR RUJUKAN
[1].
[2].
[3].

Nonaka, Ikujiro, and Takeuchi H (1997).“ The Knowledge Creating Company: How
Japanesse Companies Create The Dynamics In Innovation“. Oxford University Press.
Davenport, Thomas H, and Laurence Prusak (1998).“ Working Knowledge : How
Organozations Manage What They Know“. Boston. Harvard Business School Press.
Davidson, carl, And Philip Voss (2003).“ Knowledge Management, An Introduction to
Creating Competitive Advantage From Intellectual Capital“. New Delhi. Vision Book.

Evri, Implentasi Knowledge Management System …117

Tiwana, Amit (2000).“ The Knowledge Toolkit“. Upper Saddle River NJ 07458. Prentice
Hall.
[5]. Teresa Torres – Corones & Mario Arias Oliva (2005). “ E – Human Resources Management
: Managing Knowledge People “ United States, Idea Group Publishing.
[6]. Anthony J. Rhem. (2006). “UML for Developing Knowledge Management System”. New
York. Auerbach Publications Taylor & Francis Group.
[7]. Bryan Bergeron (2003). “Essentials of Knowledge Management”. New Jersey. John Wiley
& Son Inc.
[8]. Mulyana, Y. B. (2004). “Trik Membangun Situs Menggunakan PHP dan MySQL”. Jakarta.
Elek Media Komputindo.
[9]. Jovan, FN. (2007). “Panduan Praktis Membuat Web Dengan PHP untuk Pemula”. Jakarta.
Mediakita.
[10]. Jasmadi. (2004). “Koleksi Template Web dan Teknik Pembuatannya”. Yogyakarta. Andi
Offset
[11]. Akhmad Hidayatno & Martina Navratilova (2005). “ Design of Knowledge Management
System to Support The Performance of DKI Jakarta Regional Planning Board “. Jurnal
Teknologi Edisi Khusus No 1 Teknik Industri.
[12]. Suhitarini Soemarto Putri & Togar Harapan Pangaribuan ( 2009 ). “ Knowledge
Management System : Knowledge Sharing Culture Dinas Sosial Provinsi DKI Jakarta ”.
Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi
[4].