Perancangan Knowledge Management System Pengelolaan Proyek di CV. Metric Design

(1)

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM

PENGELOLAAN PROYEK DI CV. METRIC DESIGN

Oleh:

Robi Tanzil Ganefi 57.101.11.080

TESIS

Untuk memenuhi salah satu syarat ujian guna memperoleh gelar Magister Sistem Informasi

PROGRAM PASCASARJANA

MAGISTER SISTEM INFORMASI

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

(2)

v DAFTAR ISI

ABSTRAK ... i

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR TABEL ... ix

DAFTAR GAMBAR ... x

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1. 1 Latar Belakang ... 1

1. 2 Identifikasi Masalah ... 3

1. 3 Tujuan ... 3

1. 4 Manfaat ... 3

1. 5 Batasan Masalah ... 4

1. 6 Sistematika Penulisan... 4

BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 6

2. 1 Knowledge ... 6

2. 2 Skala Pengetahuan ... 7

2. 3 Konversi Pengetahuan ... 8

2. 4 Knowledge Management (KM) ... 9

2. 5 Knowledge Management System (KMS) ... 12

2. 6 Knowledge Repositories ... 13

2. 7 Organizational Learning ... 13

(3)

BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN ... 15

3. 1 Objek Penelitian ... 15

3. 2 Visi dan Misi ... 16

3. 3 Struktur Organisasi... 16

3. 4 Metodologi Penelitian ... 17

3. 4. 1 Identifikasi Masalah ... 18

3. 4. 2 Kajian Penelitian Terkait ... 19

3. 4. 3 Observasi ... 19

3. 4. 4 Wawancara ... 19

3. 4. 5 Focus Group Discussion (FGD) ... 19

3. 4. 6 Analisis Infrastruktur ... 20

3. 4. 7 Penyesuaian Knowledge Management dengan Strategi Bisnis ... 20

3. 4. 8 Merancang Infrastruktur Knowledge Management ... 21

3. 4. 9 Melakukan Audit Aset dan Sistem ... 22

3. 4. 10 Merancang Tim Knowledge Management ... 22

3. 4. 11 Membuat Prototipe Knowledge Management ... 23

BAB IV ANALISIS KNOWLEDGE MANAGEMENT ... 24

4. 1 Tujuan Perancangan Knowledge Management System ... 24

4. 2 Analisis Infrastruktur ... 24

4. 2. 1 Infrastruktur Jaringan ... 25

4. 2. 2 Media Penyimpanan ... 26

4. 3 Analisis Strategi Bisnis ... 27

(4)

vii

4. 4. 1 Pengetahuan Individu ... 30

4. 4. 2 Manajemen Proyek ... 31

4. 5 Konversi Pengetahuan ... 32

BAB V PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM ... 34

5. 1 Perancangan Infrastruktur Knowledge Management ... 34

5. 2 Penyesuaian Knowledge Management dengan Strategi Bisnis ... 35

5. 3 Hasil Audit Aset dan Sistem ... 38

5. 4 Pembentukan Tim Knowledge Management ... 41

5. 5 Perancangan Blueprint Knowledge Management System ... 43

5. 5. 1 Interface Layer ... 43

5. 5. 2 Access and Authentication Layer ... 43

5. 5. 3 Collaborative Filtering and Intelligence Layer ... 44

5. 5. 4 Application Layer ... 45

5. 5. 5 Transport Layer ... 49

5. 5. 6 Middleware and Legacy Integration Layer ... 50

5. 5. 7 Repository Layer ... 50

5. 6 Fungsionalitas Knowledge Management System ... 56

5. 7 Konversi Pengetahuan ... 61

5. 8 Evaluasi Tujuan dan Blueprint Knowledge Management System ... 65

5. 9 Roadmap Implementasi Knowledge Management System ... 67

5. 9. 1 Komponen Knowledge Management System ... 67

5. 9. 2 Sumber Daya Knowledge Management System ... 68

(5)

viii

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN... 70

6. 1 Kesimpulan ... 70

6. 2 Saran ... 71

(6)

DAFTAR PUSTAKA

CV. Metric Design. 2013. Grafik Proyek CV. Metric Design. Bandung.

Dalkir, Kimiz. 2005. Knowledge Management In Theory And Practice. Elsevier Butterworth–Heinemann

Davenport, Thomas H, De Long, David W, Beers, Michael C. 1997. Building Succesfull Knowledge Management Projects. Center for Business Innovation Working Paper.

Earl, M., and I. Scott, What Is a Chief Knowledge Officer, Sloan Management

Review,  Winter (1999), 29–38.

Easterby-Smith, M., M. Lyles. 2003. The Blackwell handbook of organizational learning and knowledge management. Oxford: Blackwell.

IDC Worldwide Mobile Phone Tracker. 2013. Press Release February 14, 2013. http://www.idc.com/getdoc.jsp?containerId=prUS23946013. Diakses pada 24 April 2013 01:34.

Gasik, Stanislaw. 2011. A Modelof Project Knowledge Management. Project

Management Journal. Warsaw, Poland. Vol. 42, No. 3, 23–44.

Nonaka, Takeuchi. 1995. The Knowledge-Creating Company. New York : Oxford University press.

Project Management. 2008. A guide to project management body of knowledge (PMBOK® Guide).

Tiwana, Amrit. 2002. The Knowledge Management Toolkit. Prentice Hall PTR. von Krogh, G. Care in Knowledge Creation. California Management Review, 1998,

(7)

Wilkinson, S. 2004. Focus group research. In D. Silverman (ed.), Qualitative research: Theory, method, and practice (pp. 177–199). Thousand Oaks, CA: Sage.

(8)

iii

KATA PENGANTAR Assalamualaikum Wr. Wb.

Dengan memanjatkan puji syukur kehadirat Allah SWT, atas rahmat dan karunia-Nya tesis dengan judul “Perancangan Knowledge Management System Pengelolaan Proyek di CV. Metric Design” sebagai syarat untuk menyelesaikan program studi Strata II Jurusan Magister Sistem Informasi Fakultas Pascasarjana Universitas Komputer Indonesia dapat selesai sebagaimana mestinya..

Terima kasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Ibu, Ayah, dan Adik tercinta yang telah memberikan dukungan baik moril maupun materil yang tak terhingga selama ini.

2. Bapak Dr. Eng. Ana Hadiana dan Ibu Imelda, S.T., M.T. selaku dosen pembimbing yang telah membimbing dan memberikan pengarahan dalam penyusunan tesis ini.

3. Ibu Wartika , S. Kom., M. T. selaku dosen penguji yang telah memberikan saran dan kritik.

4. Geraldi, Fikri, Teh Yanti, Myrna, dan Nizar yang saling mendukung dalam berlangsungnya proses bimbingan sehingga bisa menuntaskan tesis ini. 5. Teman-teman kelas MSI 2 BU angkatan 2012 yang telah bersama-sama

melewati masa-masa kuliah selama kurang lebih dua tahun.

6. Seluruh Dosen dan Staff pengajar jurusan Magister Sistem Informasi Pascasarjana Universitas Komputer Indonesia.

7. Semua pihak yang terlibat dan ikut membantu dalam tugas akhir ini baik secara langsung maupun tidak langsung.

(9)

8. Dan yang paling special kepada Renny Kurnia, calon istri tercinta, yang tiada hentinya memberikan dorongan sehingga tesis ini dapat terselesaikan.

Sangat disadari bahwa dalam pelaksanaan dan penyusunan laporan tesis ini masih banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Oleh karena itu saran dan kritik yang membangun sangat diharapkan untuk pengembangan ke arah yang lebih baik.

(10)

PERSONAL DETAILS

Name : Robi Tanzil Ganefi

Place/Date of birth : Tasikmalaya/December, 7th 1988 Nationality : Indonesia

Gender : Male

Religion : Moslem

Marital status : Single

Temporary Address : Jalan Tubagus Ismail Dalam Gang 2 No. 22 RT 003/007 Kelurahan Sekeloa Kecamatan Coblong Bandung 40132 Permanent Address : Kp. Sindangwargi No. 99 RT 002/001 Kelurahan

Sukamaju Kidul Kecamatan Indihiang Kota Tasikmalaya 46151

Mobile : +62 896 5511 0896

Email : robi.tanzil.g@gmail.com

FORMAL EDUCATION

2007 : S1 Teknik Informatika UNIKOM

(11)

1 BAB I

PENDAHULUAN 1. 1Latar Belakang

CV. Metric Design merupakan salah satu startup company di Bandung yang bergerak dalam bidang jasa pembuatan perangkat lunak. Mayoritas perangkat lunak yang dibuat oleh CV. Metric Design berupa perangkat lunak mobile dan website. Banyaknya permintaan pembuatan perangkat lunak mobile dan website ini tentunya tidak lepas dari pesatnya perkembangan perangkat mobile (IDC : 2013) baik dalam konteks penggunaan individu sehari-hari maupun dalam untuk memenuhi kebutuhan internal dan eksternal perusahaan.

Data proyek CV. Metric Design tahun 2011-2012 menggambarkan adanya peningkatan permintaan pembuatan perangkat lunak mobile lebih dari 100% (CV. Metric Design: 2013). Hanya saja peningkatan kebutuhan perusahaan terhadap pembuatan aplikasi mobile dan website tidak bisa tertutupi dengan sumber daya manusia yang ada. Untuk menutupi kekurangan dalam hal sumber daya manusia, selain melakukan rekrutmen pegawai baru, CV. Metric Design juga menggunakan jasa pihak ketiga sebagai tenaga kontrak baik secara personal maupun perusahaan. Namun dengan adanya penggunaan jasa pihak ketiga tidak jarang menyebabkan kerugian bagi perusahaan berupa hilangnya knowledge pada saat kontrak selesai. Hal tersebut terjadi dikarenakan tenaga kontrak tidak menyimpan knowledge yang berkaitan dengan proyek yang dikerjakan. Sebagai contoh, perusahaan tidak mengetahui solusi apa saja yang telah dilakukan oleh pegawai kontrak dalam mengatasi permasalahan pada saat pengerjaan proyek. Sehingga solusi-solusi untuk mengatasi permasalahan sejenis dalam proyek pengembangan perangkat lunak

(12)

berikutnya harus kembali dicari. Kondisi tersebut tentu saja tidak efektif mengingat waktu pengerjaan proyek yang sangat singkat.

Kerugian lain yang dirasakan atas hilangnya knowledge pegawai kontrak adalah pada saat akan dilakukan transfer proyek dari pegawai sebelumnya kepada pegawai baru. Pegawai baru yang akan meneruskan pengembangan perangkat lunak harus mengeluarkan usaha lebih untuk memahami perangkat lunak yang dikembangkan baik dari segi kerangka kerja secara umum maupun permasalahan-permasalahan spesifik yang terdapat pada perangkat lunak yang bersangkutan. Pemahaman yang dilakukan oleh pegawai baru tentu akan memakan waktu yang cukup lama dikarenakan tidak adanya informasi yang memadai mengenai permasalahan dan solusi yang dilakukan oleh pegawai sebelumnya.

Selain permasalahan transfer knowledge yang terjadi pada saat keluar masuk pegawai kontrak, dampak yang ditimbulkan dari kurangnya sumber daya manusia yang dimiliki oleh perusahaan, yaitu seorang manajer proyek dituntut harus membawahi lebih dari satu proyek dengan anggota tim yang berbeda. Kesulitan yang dirasakan oleh manajer proyek adalah tidak terintegrasinya informasi yang berkaitan dengan perkembangan pengerjaan proyek yang dibawahinya. Apalagi ketika anggota tim terdiri dari pegawai kontrak yang bekerja diluar kantor sehingga sangat sulit untuk dilakukan pemantauan terhadap pencapaian target yang sudah ditentukan.

Berdasarkan permasalahan yang telah dipaparkan sebelumnya maka dapat disimpulkan bahwa pengelolaan pengetahuan pada perusahaan sangat perlu untuk dilakukan. Diharapkan dengan adanya pengelolaan pengetahuan maka perusahaan dapat mengatasi permasalahan hilangnya knowledge sebagai aset penting perusahaan dapat diatasi. Selain itu dengan adanya pengelolaan pengetahuan diharapkan para

(13)

manajer proyek dapat dengan mudah melakukan pemantauan pencapaian proyek dengan mengintegrasikan informasi yang berkaitan dnegan pengelolaan proyek.

1. 2Identifikasi Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah yang telah dijelaskan maka permasalahan-permasalahan yang muncul adalah :

1. Bagaimana membuat perancangan knowledge management system untuk mengelola knowledge pegawai kontrak yang masih menjadi aset individu?

2. Bagaimana membuat perancangan knowledge management system untuk membantu manajer proyek dalam melakukan pemantauan terhadap proyek pengembangan perangkat lunak?

1. 3Tujuan

Adapun tujuan yang ingin dicapai dari penerapan knowledge management system adalah :

1. Melakukan identifikasi kebutuhan dasar knowledge management system yang akan digunakan untuk mengelola pengetahuan para pegawai.

2. Membuat perancangan knowledge management system untuk mengelola pengetahuan pegawai sekaligus membantu manajer proyek dalam melakukan pemantauan terhadap proyek pengembangan perangkat lunak.

1. 4Manfaat

Manfaat yang diharapkan dari penelitian tentang knowledge management system adalah :

1. Membantu perusahaan dalam membangun knowledge management system yang didasarkan pada hasil perancangan dalam penelitian ini.

(14)

2. Membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan pengetahuan individu pegawai kontrak sehingga dapat mempermudah pengembangan perangkat lunak. 3. Membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan pengetahuan sehingga dapat

mempermudah transfer proyek pengembangan perangkat lunak.

4. Membantu perusahaan dalam melakukan pengelolaan pengetahuan sehingga dapat meningkatkan kinerja manajer proyek dalam mengelola proyek pengembangan perangkat lunak.

1. 5Batasan Masalah

Mengingat luasnya pembahasan terkait manajemen pengetahuan maka dilakukan beberapa batasan masalah dalam tesis ini diataranya :

1. Penelitan yang dilakukan terbatas pada ruang lingkup pengembangan perangkat lunak dan pengelolaan proyek pengembangan perangkat lunak.

2. Penelitian ini menggunakan metode 10-Step Knowledge Management Roadmap. Namun dari sepuluh langkah yang ada pada metode tersebut, penelitian ini hanya sampai pada langkah keenam, yaitu pembuatan blueprint knowledge management system.

1. 6Sistematika Penulisan

Sistematika penulitsan memberikan gambaran dari setiap pokok bahasan yang ditulis dalam laporan. Berikut ini adalah sajian gambaran umum dari setiap pokok pembahasan.

BAB I PENDAHULUAN

Bab ini berisi tentang latar belakang, indentifikasi masalah, tujuan, manfaat, metodologi penelitian, serta sistematika penulisan yang digunakan didalam penulisan ini.

(15)

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi tentang teori-teori yang digunakan sebagai landasan didalam penelitian. Teori yang digunakan adalah mengenai knowledge management beserta teori-teori pendukung lainnya.

BAB III OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN

Bab ini memaparkan tentang objek penelitian berupa perusahaan yang diteliti dan metodologi penelitian yang digunakan untuk meneliti knowledge management di perusahaan tersebut.

BAB IV ANALISIS

Bab ini berisikan analisis knowledge management yang ada saat ini pada perusaahaan yang diteliti yang nantinya akan menjadi dasar untuk perancangan knowledge management system.

BAB V PERANCANGAN

Bab ini berisikan perancangan dari knowledge management system yang akan menjadi prototipe atau blueprint untuk pembangunan sistem.

BAB VI KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi tentang kesimpulan dan saran dari hasil penelitian tentang knowledge management system yang telah dilaksanakan.

(16)

6 BAB II

TINJAUAN PUSTAKA 2. 1Knowledge

Knowledge bukan hanya pengetahuan, menurut Thomas Davenport dan Laurence (Tiwana: 2002) knowledge didefinisikan sebagai berikut :

"Knowledge merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan pakar dan intuisi mendasar yang memberikan suatu lingkungan dan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi. Di dalam perusahaan, knowledge sering terkait tidak saja pada dokumen atau tempat penyimpanan barang berharga, tetapi juga pada rutinitas, proses, praktek dan norma perusahaan".

Berdasarkan definisi tersebut diatas, knowledge menjadi sangat penting dengan alasan sebagai berikut:

1. _Knowledge_{adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, informasi,}

ketrampilan dan struktur organisasi yang diperlukan.

2. Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan sumber daya yang berkelanjutan dari keuntungan daya saing kompetitif dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki.

3. Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan dan mengaplikasikan pengetahuan mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan bisnis.

Knowledge dibagi menjadi dua jenis (Tiwana: 2002) yaitu explicit knowledge dan tacit knowledge, yang dapat dijabarkan sebagai berikut:

(17)

1. Tacit Knowledge

Tacit knowledge merupakan pengetahuan personal. Tacit knowledge bersifat

personal dan sulit dirumuskan sehingga sangat sulit untuk dikomunikasikan atau disampaikan kepada orang lain.

2. Explicit Knowledge

Explicit Knowledge merupakan komponen dari pengetahuan yang dapat

dikodefikasikan dengan bahasa yang baku secara ilmiah dalam bentuk dokumen, basis data, dan sebagainya. Knowledge jenis ini dapat diteruskan dari satu individu ke individu lainnya secara formal dan sistematis.

2. 2Skala Pengetahuan

Pengetahuan memiliki skala dimana skala tersebut akan membedakan dimensi dari nilai pengetahuan tersebut. Adapun skala pengetahuan berdasarkan dimensinya dibedakan menjadi dua skala, yaitu micro-knowledge dan macro-knowledge.

1. Micro-knowledge

Micro-knowledge merupakan bentuk dari pengetahuan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan satu bentuk tugas atau untuk menyelesaikan sebuah masalah (Gasik: 2011). Contoh dari micro-knowledge ini adalah kumpulan dari daftar harga atau cara untuk mengatasi kesalahan pada pengembangan perangkat lunak.

2. Macro-knowledge

Macro-knowledge merupakan pengetahuan yang secara keseluruhan diterima

dari seseorang yang memberikan pengetahuan (Gasik: 2011). Salah satu contohnya adalah bentuk pelatihan dimana ada seorang instruktur yang memberikan materi pelatihan terhadap peserta.

(18)

2. 3Konversi Pengetahuan

Nonaka dan Takeuchi mengemukakan bahwa alasan fundamental mengapa perusahaan Jepang sukses adalah keterampilan dan pengalaman mereka terdapat pada penciptaan knowledge organisasi. Penciptaan knowledge dicapai melalui pengenalan hubungan sinergik antara tacit knowledge dan explicit knowledge. Ikujiro Nonaka dan Hirotaka Takeuchi membedakan antara tacit knowledge dan explicit knowledge (Nonaka: 1995), dan membagi model konversi knowledge menjadi empat cara yang terlihat dalam Gambar II.1.

Gambar II.1 Konversi Knowledge (Nonaka: 1995)

Berikut ini penjelasan dari masing-masing tahapan konversi knowledge yang terdapat pada Gambar II.1:

1. Sharing Tacit Knowledge (Socialisation)

Socialisation merupakan proses konversi tacit knowledge sehingga pengetahuan

tersebut dapat dibagikan kepada banyak orang. Pengetahuan yang dibagikan dapat berupa pengalaman atau pembelajaran pada saat bekerja. Tacit knowledge ini dapat berupa cara berpikir, budaya, norma, dan padangan terhadap sesuatu hal.

(19)

2. Converting Tacit Knowledge Into Explicit Knowledge (Externalisation)

Bagi sebuah organisasi pengetahuan haruslah dieksternalisasi sehingga dapat digunakan oleh orang lain. Hal tersebut berarti bahwa harus dilakukan pembuatan model dari pengetahuan menjadi bentuk eksplisit.

3. Systematic Combining Of Explicit Knowledge (Combination)

Kombinasi merupakan proses konversi explicit knowledge menjadi sekumpulan

explicit knowledge yang baru. Contohnya adalah penggabungan cara-cara yang

tidak terstandar, pengkategorian dan penyusunan pengetahuan yang mungkin akan menciptakan explicit knowledge yang baru. Kunci dari kombinasi ini adalah komunikasi dan sistematisasi dari pengetahuan.

4. Internalising New Knowledge As Tacit Knowledge By The Organisation

(Internalisation)

Internalisasi dari pengetahuan yang baru merupakan proses dimana explicit

knowledge diubah menjadi tacit knowledge melalui organisasi. Kondisi yang

harus dipenuhi sebelumnya adalah bahwa individu harus terlibat dalam pembentukan dari pengetahuan yang baru.

2. 4Knowledge Management (KM)

Secara sederhana pengertian dari knowledge management adalah pengelolaan pengetahuan. Adapun dalam konteks yang lebih luas pengertian dari knowledge management adalah pengelolaan dari pengetahuan organisasi untuk menciptakan nilai bisnis dan menghasilkan keunggulan secara kompetitif (Tiwana: 2002). Adapun pengertian lain dari knowledge management dalam perpektif bisnis dan teknologi (Dalkir: 2005) adalah :

(20)

1. Pada perpektif bisnis, knowledge management merupakan sebuah aktivitas bisnis yang memiliki dua aspek utama, yaitu :

a. Perlakuan terhadap komponen knowledge kegiatan organisasi yang merupakan fokus bisnis bisa tercermin dalam strategi, kebijakan, dan praktek dari semua tingkatan dalam organisasi dan membuat hubungan langsung antara aset intelektual baik tacit maupun explicit knowledge.

b. Knowledge management merupakan pendekatan yang bersifat kolaboratif

dan terpadu dalam hal penciptaan, penangkapan, dan penggunaan aset dalam suatu perusahaan.

2. Pada perspektif teknologi, knowledge management memiliki pengertian sebagai berikut :

a. Knowledge management merupakan konsep dimana informasi diubah

menjadi pengetahuan yang ditindaklanjuti dan tersedia dengan mudah dalam bentuk yang dapat digunakan oleh pengguna.

b. Knowledge management merupakan sebuah virtual repository yang berisi

informasi yang relevan dan penting untuk mendukung tugas yang dilakukan oleh pengguna dalam kehidupan sehari-hari dalam sebuah organisasi.

Berikut ini adalah pemicu dari knowledge management atau The 24 Drivers of KM (Tiwana: 2002) yang membuat KM tersebut menjadi hal yang tidak dapat diabaikan dalam suatu bisnis dibagi menjadi 6 kelompok :

1. Knowledge-Centric Drivers :

a. Kegagalan perusahaan mengetahui apa yang telah mereka ketahui. b. Kebutuhan mendesak untuk distribusi knowledge yang cerdas. c. Masalah knowledge walkout dan tingkat ketergantungan yang tinggi

(21)

d. Kebutuhan untuk menangani kecenderungan penumpukan knowledge (knowledge-hoarding) diantara pegawai.

e. Kebutuhan akan systemic unlearning (belajar meninggalkan hal-hal lama/usang bila sudah tidak sesuai dengan kebutuhan).

2. Technology Drivers :

a. Berakhirnya peranan teknologi sebagai differentiator jangka panjang yang layak.

b. Kompresi dari siklus hidup produk dan proses.

c. Kebutuhan akan rantai penghubung yang sempurna antara knowledge, strategi bisnis dan teknologi informasi.

3. Organisational structure-based Drivers :

a. Konvergensi fungsional.

b. Munculnya struktur organisasi project-centric. c. Tantangan yang muncul akibat deregulasi.

d. Ketidakmampuan perusahaan untuk mengimbangi perubahan kompetitif akibat globalisasi.

e. Konvergensi produkung dan jasa layanan.

4. Personnel Drivers :

a. Konvergensi fungsional yang sangat luas.

b. Kebutuhan untuk mendukung kolaborasi cross-functional yang efektif. c. Mobilitas dan fluidititas tim.

d. Kebutuhan untuk menghadapi ekspektasi korporasi yang kompleks.

5. Process Focused Drivers :

a. Kebutuhan untuk mencegah kesalahan yang mahal dan berulang-ulang. b. Kebutuhan untuk mencegah penemuan kembali yang tidak perlu.

(22)

c. Kebutuhan untuk antisipasi prediksi yang akurat.

d. Kebutuhan yang muncul akan tanggapan yang kompetitif. 6. Economic Drivers :

a. Potensi untuk menciptakan kemampuan yang luar biasa melalui knowledge. b. Permintaan untuk diferensiasi produk dan layanan yang ampuh.

2. 5Knowledge Management System (KMS)

Knowledge Management System atau disingkat KMS merupakan aplikasi TI

yang digunakan untuk mendukung dan meningkatkan proses pembuatan pengetahuan dalam organisasi beserta penyimpanan, pengambilan, transfer dan penerapannya.

Adapun komponen dari KMS (Tiwana: 2002) dapat dibagi menjadi beberapa sub komponen diantaranya:

1. Repositories

Repositori merupakan media untuk menyimpan pengetahuan. Konten dari repositori merupakan pengetahuan formal dimana pengetahuan tersebut dapat diakumulasikan, divalidasi, dipelihara, ditambahkan dengan pengetahuan yang baru, dan didistribusikan.

2. Collaborative platforms

Collaborative platforms merupakan platform yang mendukung dalam proses

pendistribusian pengetahuan dimana platform ini berkaitan dengan bagaimana pengetahuan dibagikan, seperti apa pengetahuan disimpan, dan bagaimana cara mengkomunikasikan pengetahuan tersebut.

3. Network

Jaringan mendukung dalam komunikasi dan percakapan. Fokus dari jaringan yaitu berkaitan dengan infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh perusahaan.

(23)

2. 6Knowledge Repositories

Tujuan akhir dari pengelolaan pengetahuan adalah bagaimana membuat media penyimpanan dari pengetahuan atau disebut juga knowledge repositories. Salah satu bentuk umum dari knowledge repositories adalah media penyimpanan seperti memo, dokumen, dan lainnya dimana terdapat pengetahuan yang disimpan di dalamnnya. Bentuk lain dari media penyimpanan data yang lebih terstruktur adalah basis data dimana di dalamnya terdapat terdapat baris-baris data.

Secara garis besar ada tiga bentuk dari media penyimpanan atau knowledge repositories (Davenport: 1997), yaitu :

1. External Knowledge seperti knowledge management system

2. Structured Internal Knowledge seperti laporan, dan

3. Informat Internal Knowledge seperti media penyimpanan hasil diskusi.

2. 7Organizational Learning

Pada dasarnya pengelolaan pengetahuan mengarah pada bagaimana mengidentifikasi dan memanfaatkan pengetahuan bersama di dalam organisasi untuk membantu organisasi dalam berkompetisi (von Krogh: 1998). Perbedaan antara

organizational learning dengan knowledge management adalah terletak pada

fokusnya. Organizational learning memiliki fokus pada proses sedangkan knowledge

management fokus pada isi dari pengetahuan yang digunakan oleh organisasi

(24)

2. 8Manajement Proyek

Manajemen proyek merupakan penerapan dari pengetahuan, keahlian, alat, dan teknik untuk memproyeksikan aktivitas untuk memenuhi kebutuhan tertentu (PMBOK® Guide). Manajemen proyek dapat terpenuhi melalui aplikasi dan intergrasi yang sesuai dengan proses-proses manajemen proyek berikut ini :

1. Inisialisasi 2. Perencanaan 3. Eksekusi

4. Pengawasan dan Pengelolaan 5. Penutupan

Para manajer proyek bertanggung jawab terhadap tim proyek dan bertanggung jawab terhadap kesuksesan dari tujuan proyek itu sendiri. Adapun pengelolaan proyek yang dilakukan terdiri dari :

1. Melakukan identifikasi terhadap kebutuhan.

2. Melakukan analisis terhadap spesifikasi, perencanaan, dan pendekatan terhadap tujuan dan harapan yang berbeda dari para stakeholder.

3. Melakukan penyeimbangan terhadap kebutuhan akan kualitas, cakupan, waktu, dan biaya

(25)

15 BAB III

OBJEK DAN METODOLOGI PENELITIAN 3. 1Objek Penelitian

CV. Metric Design adalah sebuah perusahaan penyedia jasa pembuatan perangkat lunak. Berlokasi di Jalan Rereng Adumanis No. 51 Bandung. CV. Metric Design didirikan pada tahun 2006 dimana pendirinya merupakan alumni yang berasal dari perguruan tinggi yang sama yaitu ITB. Para pendiri CV. Metric Design terdiri dari berbagai jurusan yang berbeda namun memiliki keinginan yang sama pada bisnis, terutama dibidang teknologi.

Pada awalnya CV. Metric Design hanya menangani pekerjaan yang terbatas pada desain saja. Namun seiring dengan meningkatnya kebutuhan klien dan pasar maka CV. Metric Design mulai memasuki bidang multimedia, dimana CD interaktif merupakan core business dari CV. Metric Design pada saat itu. Seiring banyaknya pekerjaan dari lembaga pemerintahan dan perusahaan besar yang membutuhkan data dan kelengkapan administrasi yang lebih tersruktur maka CV. Metric Design membuat badan hukum pada awal 2008.

Pada tahun 2009 CV. Metric Design mulai merambah pada bisnis baru seperti pembuatan perangkat lunak untuk perangkat mobile baik untuk kebutuhan internal perusahaan maupun untuk kebutuhan eksternal seperti pelanggan perusahaan tersebut. Sampai saat ini CV. Metric Design telah mengerjakan lebih dari 50 perangkat lunak dengan skala pekerjaan dan klien yang cukup besar, sebut saja Pertamina, Telkom, Lintasartha, Sampoerna, Suzuki, dan lainnya. Tidak hanya itu CV. Metric Design juga telah memulai untuk mengembangkan produk sendiri diberbagai media, seperti website, perangkat mobile, dan media lainnya.

(26)

3. 2Visi dan Misi Visi

To Be an Indonesian Company Leader at Digital Industry

Misi

1. Build a strong and coherence teamwork.

2. Generate multilevel partnership network market.

3. Best management quality system.

4. Smooth and efficient management execution.

5. Make strong financial management.

3. 3Struktur Organisasi

Pada dasarnya struktur organisasi dari CV. Metric Design belum terbentuk seperti perusahaan pada umumnya. Namun terdapat struktur organisasi yang langsung menangani proyek seperti terlihat pada Gambar III.1.

(27)

Berikut keterangan dari struktur organisasi tim pengembang CV. Metric Design pada Gambar III.1.

1. CEO, merupakan kepala dari CV. Metric Design.

2. Project Manager, bertanggung jawab dalam pembuatan perangkat lunak beserta

pembagian tugas dan waktu kerja.

3. Database Designer, bertugas merancang basis data dan bertanggung jawab atas

segala hal yang berkaitan dengan DBMS.

4. Programmer, bertugas pada pembangunan aplikasi meliputi pembuatan perangkat

lunak sesuai dengan rancangan sampai dengan pengujian perangkat lunak itu sendiri.

5. UI Designer, bertugas membuat rancangan antarmuka dari perangkat lunak yang

akan dibangun.

3. 4Metodologi Penelitian

Tahapan dari metodologi penelitian diawali dari identifikasi masalah yang ada di perusahaan, pengumpulan data yang terdiri dari kajian penelitian terkait, observasi, dan wawancara yang nantinya akan digabungkan dengan metodologi penelitian untuk pengembangan knowledge management berupa The 10-Step Knowledge Management Roadmap (Tiwana: 2002).

Pada sepuluh langkah yang ada pada The 10-Step Knowledge Management Roadmap, penelitian ini membatasi sampai dengan tahapan keenam, yaitu sampai dengan tahapan blueprint. Adapun keenam tahapan pengembangan knowledge

management berdasarkan The 10-Step Knowledge Management Roadmap adalah

analsis infrastruktur, menyelaraskan strategi bisnis dengan knowledge management, merancang infrastruktur knowledge management, melakukan audit terhadap aset dan infrastruktur, merancang tim knowledge management, serta membuat prototipe dari

(28)

knowledge management yang akan dibangun. Adapun metodologi penelitian tersebut

dapat dilihat pada pada Gambar III.2.

Gambar III.2 Metodologi Penelitian

3. 4. 1Identifikasi Masalah

Tahapan pertama dari metodologi penelitian adalah melakukan identifikasi masalah. Dengan mengidentifikasi masalah maka akan tergambar masalah-masalah secara umum yang ada di perusahaan.

(29)

3. 4. 2Kajian Penelitian Terkait

Kajiak penelitian terkait merupakan kegiatan mempelajari baik literatur ataupun penelitian relevan yang sudah dilakukan sebelumnya. Data dan informasi yang diperoleh dari literatur dan penelitan tersebut bersifat sekunder.

3. 4. 3Observasi

Observasi dilakukan untuk mendapatkan informasi berupa data sekunder. Data sekunder hasil dari studi lapangan ini berupa data atau dokumen yang berkaitan tentang profil dari perusahaan. Nantinya data profil ini akan digunakan untuk mendapatkan informasi mengenai visi, misi, dan struktur organisasi dari perusahaan yang diteliti.

3. 4. 4Wawancara

Wawancara dilakukan dengan menggunakan daftar pertanyaan yang telah disiapkan sebelumnya. Wawancara digunakan untuk mendapatkan data primer. Adapun keuntungan dari metode ini adalah mampu memperoleh jawaban yang berkualitas.

3. 4. 5Focus Group Discussion (FGD)

Focus Group Discussion (FGD) adalah salah satu cara untuk mengumpulkan data kualitatif yang melibatkan sejumlah kecil partisipan dalam diskusi kelompok informal tentang topik dan serangkaian isu tertentu (Wilkinson: 2004). Partisipan dari grup ini dipimpin oleh seorang moderator yang memiliki topik tertentu yang membantu para partisipan untuk membahas topik tersebut. Kelebihan dari FGD yaitu bisa memberikan kebebasan kepada para partisipan untuk berpendapat, memberikan ide, serta setuju atau tidak sehingga bisa menunjukkan bagaimana sebuah grup berpendapat tentang isu tertentu. FGD dapat digunakan untuk mengeksplorasi suatu

(30)

hal yang tidak bisa dijelaskan secara statistik atau pengumpulan data yang tidak bisa menggunakan pernyataan terbatas tentang suatu hal. FGD harus dipersiapkan dengan matang seperti mempersiapkan tema, membuat pertanyaan kunci, dan membuat rencana bagaimana pengambilan data dari diskusi yang dilakukan. Tahap selanjutnya dari persiapan FGD adalah memilih dengan tepat partisipan yang akan terlibat dalam grup.

3. 4. 6Analisis Infrastruktur

Tahap pertama yang dilakukan dalam The 10-Step Knowledge Management Roadmap adalah melakukan analisis terhadap infrastruktur yang ada saat ini. Dengan memahami infrastruktur yang sudah tersedia saat ini maka diharapkan akan dapat mengidentifikasi komponen infrastruktur apa saja yang akan menjadi bagian dari Knowledge Management Systems. Berikut ini adalah fokus-fokus yang dilakukan sebagai bagian dari analisis infrastuktur:

1. Memahami pemanfaatan infrasturktur perusahaan yang ada saat ini berupa jaringan internet dan intranet yang digunakan untuk mengelola pengetahuan. 2. Memahami pemanfaatan media penyimpanan yang digunakan perusahaan yang

digunakan sebagai media penyimpanan data pengetahuan perusahaan.

3. 4. 7Penyesuaian Knowledge Management dengan Strategi Bisnis

Pada dasarnya ilmu pengetahuan akan memberikan arahan terhadap strategi dan sebaliknya strategi juga akan memberikan arahan terhadap pengelolaan ilmu pengetahuan tersebut (Tiwana: 2002). Tanpa adanya kejelasan hubungan antara pengelolaan pengetahuan dan strategi bisnis yang diterapkan maka sebaik apapun knowledge management systems dibuat maka tidak akan pernah berhasil.

(31)

Strategi bisnis pengelolaan pengetahuan dibagi menjadi dua strategi, yaitu strategi personalisasi dan strategi kodefikasi. Strategi personalisasi memiliki fokus pada bagaimana perusahaan memfasilitasi para pegawai untuk berbagi pengetahuan secara langsung dari satu pegawai ke pegawai lain secara verbal misalnya dengan

chatting atau diskusi online. Sedangkan strategi kodefikasi memiliki fokus pada

bagaimana menyimpan pengetahuan pegawai ke dalam bentuk dokumen atau data sehingga proses pengelolaan pengetahuan tidak tergantung pada pegawai tertentu namun melalui dokumen atau data pengetahuan yang tersimpan. Analisis strategi bisnis dilakukan menggunakan pertanyaan. Setiap pertanyaan memiliki bobot yang ditentukan oleh perusahaan sesuai dengan konteks bisnis perusahaan. Bobot yang diberikan memiliki rentang 1-5. Hasil dari bobot tersebut akan menentukan strategi utama yang akan digunakan oleh perusahaan.

Target yang ingin dicapai pada langkah ini adalah penyelarasan antara kebutuhan pengelolaan pengetahuan dengan strategi bisnis perusahaan sehingga dapat dipastikan bahwa pembangunan knowledge management systems memiliki konsep yang tepat dan dapat menghasilkan keuntungan secara kompetitif bagi perusahaan serta bermanfaat baik terhadap perusahaan maupun para pekerja.

3. 4. 8Merancang Infrastruktur Knowledge Management

Tahap ketiga dalam membangun knowledge management systems adalah memilih komponen secara infrastruktur yang akan menjadi bagian dari arsitektur knowledge management systems yang akan dibangun. Target yang ingin dicapat pada langka ini adalah menentukan komponen apa saja yang akan menjadi bagian dari knowledge management systems.

(32)

3. 4. 9Melakukan Audit Aset dan Sistem

Sebuah proyek KM haruslah dimulai dari pengetahuan apa saja yang sudah ada di perusahaan tersebut. Pada tahap keempat ini akan dilakukan audit dan analisis terhadap pengetahuan yang sudah ada. Adapun bagian dari proses audit dan analisis ini adalah sebagai berikut:

1. Menganalisis pengetahuan yang sudah ada di perusahaan dan menentukan pengetahuan mana saja yang harus disimpan.

2. Memahami kerangka kerja yang digunakan dalam manajemen proyek dan mengidentifikasi permasalahan utama yang muncul pada manajemen proyek yang dilakukan saat ini.

3. 4. 10Merancang Tim Knowledge Management

Tahapan kelima 10-Step KM Roadmap adalah membuat tim yang akan merancangan, membangun, dan mengimplementasikan KMS. Untuk membuat tim KMS maka perlu diidentifikasi para stakeholder dan para ahli yang akan membantu mensukseskan pembangunan KMS ini. Berikut ini tahapan untuk membuat tim yang efektif dalam pengimplementasian KM:

1. Mengidentifikasi stakeholder kunci seperti para manajer dan pengguna yang akan terlibat kemudian mengumpulkan kebutuhan dari masing-masing stakeholder tersebut.

2. Mengidentifikasi sumber-sumber pengetahuan yang diperlukan.

(33)

3. 4. 11Membuat Prototipe Knowledge Management

Tim KM yang dibentuk pada tahapan sebelumnya akan mengimplementasikan blueprint KMS yang menyajikan sebuah rancangan KMS. Berikut ini adalah tahapan dalam membuat blueprint dari KMS:

1. Menerapkan secara detail dari ketujuh lapisan pembentuk arsitektur KMS.

2. Memahami dan memilih komponen yang dibutuhkan oleh perusahaan terkait repositori yang digunakan untuk menyimpan dan mengambil pengetahuan.

Tahapan terakhir dari metodologi penelitian ini pada akhirnya akan mengintegrasikan semua pekerjaan dari tahapan-tahapan sebelumnya, yaitu berupa blueprint perancangan knowledge management system.

(34)

70 BAB VI

KESIMPULAN DAN SARAN 6. 1Kesimpulan

Berdasarkan penelitian knowledge management system yang telah dilakukan maka diperoleh kesimpulan sebagai berikut:

1. Kebutuhan dasar perusahaan terhadap pengetahuan pegawai terdiri dari tiga kategori pengetahuan, yaitu teknologi, library, dan penerapannya dalam proyek pengembangan perangkat lunak. Kategori tersebut merupakan pengetahuan inti yang dibutuhkan oleh perusahaan yang harus disimpan oleh para pegawai.

2. Strategi bisnis yang digunakan dalam perancangan blueprint knowledge

management system menggunakan strategi yang mengkombinasikan antara

strategi personalisasi dan strategi kodefikasi. Penggabungan kedua strategi tersebut bertujuan agar budaya berbagi pengetahuan yang sudah dilakukan oleh perusahaan saat ini dengan menggunakan strategi personalisasi masih bisa diterapkan namun diluar strategi tersebut perusahaan bisa menghasilkan repositori pengetahuan yang bersumber dari pengetahuan-pengetahuan individu yang disimpan pada saat berlangsungnya proyek.

3. Permasalahan pemantauan proyek pengembangan perangkat lunak oleh manajer proyek terjadi pada tahapan pembuatan daftar tugas untuk masing-masing anggota tim proyek. Untuk itu pada blueprint knowledge management system dilakukan penambahan fitur task list creator yang bertujuan agar para manajer proyek bisa melakukan pemantauan pencapaian proyek.

(35)

6. 2Saran

Penelitian knowledge management system di CV. Metric Design dilakukan dengan berfokus terhadap pengelolaan proyek pengembangan perangkat lunak. Oleh karena itu perlu dilakukan penelitian lanjutan guna mengembangkan blueprint yang sudah dihasilkan dari penelitian ini. Adapun saran-saran terhadap penelitian lanjutan adalah sebagai berikut:

1. Melanjutkan tahapan dari metode 10-Step Knowledge Management Roadmap sampai dengan tahapan pembangunan dan penerapannya pada perusahaan sehingga menghasilkan knowledge management system yang siap untuk digunakan.

2. Saat ini penelitian yang dilakukan berfokus pada pengelolaan proyek perangkat lunak sehingga perlu untuk dikembangkan pada bidang lain agar pengelolaan pengetahuan yang dilakukan oleh perusahaan bisa menyeluruh.

(36)

(37)

(1)