Penerapan Knowledge Management System Di PT Kalbe Morinaga Indonesia

SKRIPSI

Diajukan untuk Menempuh Ujian Akhir Sarjana

SULASTRI

10111004

PROGRAM STUDI TEKNIK INFORMATIKA

FAKULTAS TEKNIK DAN ILMU KOMPUTER

UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

2016

iii

“PENERAPAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SYSTEM DI PT KALBE

MORINAGA INDONESIA”.

Penyusunan skripsi ini tidak akan terwujud tanpa adanya dukungan, bantuan dan masukan dari berbagai pihak. Untuk itu, penulis ingin menyampaikan terimakasih yang sebesar-besarnya kepada :

1. Kedua orangtua yaitu Bapak Oman Cahdi dan Ibu Maryani yang selalu memberikan dukungan baik dukungan materi, moril, rohani dan semua yang dibutuhkan penulis selama penyusunan skripsi ini berlangsung. Dan juga seluruh keluarga besar penulis yang selalu memberikan masukkan, doa dan motivasinya sehingga dapat terselesaikan tugas akhir ini.

2. Ibu Utami Dewi Widianti, S.Kom., M.Kom selaku dosen pebimbing yang selama ini telah banyak memberikan pengarahan, masukkan yang berharga, kritik, dan pengalaman berkesan selama masa bimbingan sehingga skripsi ini dapat terselesaikan dengan baik.

3. Ibu Tati Harihayati M., S.T., M.T. selaku dosen reviewer dan sekaligus dosen wali penulis yang selama ini telah banyak memberikan pengarahan, masukkan dan motivasi yang sangat berharga dalam menjalani proses akademik di kampus ini.

4. Bapak Irawan Afrianto, S.T., M.T. selaku Ketua Program Studi Teknik Informatika Fakultas Teknik dan Ilmu Komputer Universitas Komputer Indonesia.

5. Seluruh dosen Universitas Komputer Indonesia yang telah membimbing dan memberikan ilmu yang sangat berharga kepada penulis selama kuliah di program studi Teknik Informatika.

6. Seluruh karyawan PT. Kalbe Morinaga Indonesia khususnya kepada Bapak Didik Budiarto, Bapak Akhmad Makhali, Bapak Merio Aji

iv

Prasetyo dan Bapak Aga Walesa yang selama ini banyak membantu penulis dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

7. Moch Nurzen Ismail yang selalu membantu, memotivasi dan mengantarkan penulis hingga berhasil menyelesaikan tugas akhir ini. Semoga selamanya akan tetap sabar mendampingi penulis dalam situasi dan kondisi apapun.

8. Sahabat terbaik, Prima Apriliani, Ratih Triani Srikandi, Wulan Kamilia Afnan, Robin Lieson, Rivan Nurzaman, Try Fathur Rahman, Andhieca Satria Sujatniko dan Irfan Saepulloh yang selalu memberikan dukungan baik dalam suka maupun duka serta banyak memberikan bantuan dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

9. Teman-teman seperjuangan di IF2 serta teman-teman satu program studi lainnya.

10.Serta pihak lain yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas akhir ini.

Bandung, Februari 2016

v

ABSTRACT ... ii

KATA PENGANTAR ... iii

DAFTAR ISI ... v

DAFTAR GAMBAR ... xi

DAFTAR TABEL ... xv

DAFTAR SIMBOL ... xviii

DAFTAR LAMPIRAN ... xxiii

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 2

1.3. Maksud dan Tujuan... 2

1.4. Batasan Masalah ... 3

1.5. Metodologi Penelitian ... 3

1.6. Sistematika Penulisan ... 10

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA ... 11

2.1 Profil PT. Kalbe Morinaga Indonesia ... 11

2.1.1. Sejarah PT. Kalbe Morinaga Indonesia ... 11

2.1.2. Logo PT. Kalbe Morinaga Indonesia ... 12

2.1.3. Visi, Misi dan Motto ... 13

2.1.3.1. Visi ... 13

2.1.3.2. Misi ... 13

2.1.3.3. Motto ... 13

2.1.4. Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja ... 13

2.2. Landasan Teori... 16

2.2.1. Sistem ... 16

2.2.2. Informasi ... 17

vi

2.2.4. Konsep Dasar Knowledge Management System ... 19

2.2.4.1. Pengertian Dasar KM ... 19

2.2.4.2. Manfaat KM ... 20

2.2.4.3. Tujuan KM ... 21

2.2.4.4. Knowledge Management System ... 21

2.2.4.5. Knowledge Repositories ... 22

2.2.4.6. 10 Step Knowledge Management Roadmap ... 22

2.2.4.7. Model SECI ... 26

2.2.4.8. Knowledge Taxonomy ... 27

2.2.5. Text Mining ... 27

2.2.6. Algoritma TF-IDF & VSM (Vector-Space Model) ... 29

2.2.7. LAN ... 32

2.2.8. Intranet ... 32

2.2.9. HTML ... 33

2.2.10. PHP ... 34

2.2.11. MySQL ... 34

2.2.12. BPMN ... 35

2.2.13. SWOT (strengths, weakness, opportunities, threats) ... 35

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 43

3.1. Analisis Sistem... 43

3.1.1. Analisis Masalah ... 43

3.1.2. Analisis Sistem yang Berjalan ... 43

3.1.3. Analisis Aturan Bisnis ... 52

3.1.3.1. Aturan Bisnis Pada Sistem yang Berjalan ... 52

3.1.3.2. Aturan Bisnis Pada Sistem yang Akan Dibangun... 53

3.2. Analisis dan Penerapan Knowledge Management System di PT. Kalbe Morinaga Indonesia ... 54

3.2.1. Fase 1 Evaluasi Infrastruktur ... 55

3.2.1.1. Tahap 1 Analisis Keberadaan Infrastruktur ... 55

1. Analisis Jaringan, Perangkat Lunak, dan Perangkat Keras ... 55

vii

b. Analisis Perangkat Lunak ... 57

c. Analisis Perangkat Keras ... 58

d. Analisis Pengguna ... 58

e. Analisis Pengkodean ... 60

3.2.1.2. Tahap 2 Penyelarasan KM dan Strategi Bisnis ... 61

3.2.2. Fase 2 Analisis, Desain dan Pembangunan KMS ... 63

3.2.2.1. Tahap 3 Arsitektur dan Desain KM ... 64

1. Arsitektur Knowledge Management yang Akan Dibangun ... 64

2. Arsitektur Knowledge Management yang Terintegrasi dengan Infrastruktur ... 66

3.2.2.2. Tahap 4 Audit dan Analisis Knowledge ... 68

1. Knowledge Taxonomy ... 68

2. Analisis Text Mining, Algoritma TF-IDF (Term Frequency-Inversed Document Frequency) dan VSM (Vector Space Model) ... 69

A. Preprocessing ... 69

B. Pembobotan... 75

3.2.2.3. Tahap 5 Desain Tim KM ... 80

3.2.2.4. Tahap 6 Membuat Blueprint Sistem KM ... 81

1. Analisis Data ... 81

1.1. Entity Relationship Diagram (ERD) ... 81

2. Analisis kebutuhan Fungsional ... 83

2.1. Diagram Konteks ... 83

2.2. Diagram Aliran Data ... 86

2.2.1. Proses Pengelolaan Data Master ... 88

2.2.2. Proses Pengelolaan OPL ... 90

2.2.3. Proses Pengelolaan Forum ... 91

2.2.4. Proses Monitoring OPL ... 91

2.2.5. Proses Pengelolaan Data User ... 92

2.2.6. Proses Pengelolaan Data Atasan ... 93

2.2.7. Proses Pengelolaan Data Komite ... 94

viii

2.2.9. Proses Pengelolaan Data Circle Group ... 95

2.2.10. Proses Pengelolaan Data Sub Departmen ... 96

2.2.11. Proses Pengelolaan Data Departmen ... 97

2.2.12. Proses Pengelolaan Data Level ... 98

2.2.13. Proses Pengelolaan OPL Baru ... 98

2.2.14. Proses Pengelolaan OPL Reject ... 99

2.2.15. Proses Pengelolaan OPL Koreksi ... 100

2.2.16. Proses Pengelolaan OPL Sharing... 101

2.2.17. Proses Pengelolaan OPL Selesai ... 101

2.2.18. Proses Pengelolaan OPL Baru Koordinator ... 102

2.2.19. Proses Pengelolaan OPL Selesai Koordinator ... 103

2.3. Spesifikasi Proses... 104

2.4. Kamus Data ... 126

3. Perancangan Sistem ... 141

3.1. Perancangan Data... 141

3.1.1. Diagram Relasi... 141

3.1.2. Struktur Tabel ... 143

3.2. Perancangan Struktur Menu ... 148

3.3. Perancangan Antar Muka ... 149

3.3.1. Perancangan Antar Muka Halaman Login ... 150

3.3.2. Perancangan Antarmuka Data User (Admnistrator) ... 150

3.3.3. Perancangan Antarmuka Data Atasan (Administrator) ... 151

3.3.4. Perancangan Antarmuka Data Komite (Administrator) ... 151

3.3.5. Perancangan Antarmuka Data Jabatan (Administrator) ... 152

3.3.6. Perancangan Antarmuka Data Circle Group (Administrator) ... 152

3.3.7. Perancangan Antarmuka Data SubDepartmen (Administrator) ... 153

3.3.8. Perancangan Antarmuka Data Departmen (Administrator) ... 153

3.3.9. Perancangan Antarmuka Tambah User (Administrator) ... 154

3.3.10. Perancangan Antarmuka Tambah Jabatan (Administrator) ... 154

3.3.11. Perancangan Antarmuka Tambah CG (Administrtor) ... 155

ix

3.3.13. Perancangan Antarmuka Tambah Departmen (Administrator) ... 156

3.3.14. Perancangan Antarmuka Beranda OPL (Koordinator) ... 156

3.3.15. Perancangan Antarmuka OPL Selesai (Koordinator) ... 157

3.3.16. Perancangan Antarmuka Penilaian (Koordinator) ... 157

3.3.17. Perancangan Antarmuka Laporan OPL (Koordinator) ... 158

3.3.18. Perancangan Antarmuka Lihat OPL (Koordinator) ... 158

3.3.19. Perancangan Antarmuka Lihat OPL Selesai (Koordinator)... 159

3.3.20. Perancangan Antarmuka Lihat Penilaian Sharing (Koordinator) ... 159

3.3.21. Perancangan Antarmuka Beranda OPL (Karyawan) ... 160

3.3.22. Perancangan Antarmuka OPL Reject (Karyawan) ... 160

3.3.23. Perancangan Antarmuka OPL Koreksi (Karyawan) ... 161

3.3.24. Perancangan Antarmuka Sharing OPL (Karyawan) ... 161

3.3.25. Perancangan Antarmuka OPL Selesai (Karyawan) ... 162

3.3.26. Perancangan Antarmuka Lihat OPL (Karyawan) ... 162

3.3.27. Perancangan Antarmuka Lihat OPL Koreksi (Karyawan) ... 163

3.3.28. Perancangan Antarmuka Lihat OPL Sharing (Karyawan) ... 163

3.3.29. Perancangan Antarmuka Lihat OPL Selesai (Karyawan) ... 164

3.3.30. Perancangan Antarmuka Lihat Penilaian (Karyawan) ... 164

3.3.31. Perancangan Antarmuka Setting Akses OPL (Karyawan) ... 165

3.3.32. Perancangan Antarmuka OPL Baru (Karyawan) ... 165

3.3.33. Perancangan Antarmuka Forum (Karyawan) ... 166

3.3.34. Perancangan Antarmuka Lihat Problem (Karyawan) ... 166

3.3.35. Perancangan Antarmuka Ajukan Pertanyaan (Karyawan) ... 167

3.4. Perancangan Pesan ... 167

3.5. Perancangan Jaringan Semantik ... 168

3.6. Perancangan Prosedural ... 170

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM ... 179

4.1. Implementasi Sistem ... 179

4.1.1. Perangkat Lunak yang Digunakan ... 179

4.1.2. Perangkat Keras yang Digunakan ... 179

x

4.1.4. Implementasi Antarmuka ... 183

4.1.4.1. Implementasi Antarmuka Administrator ... 183

4.1.4.2. Implementasi Antarmuka Koordinator ... 184

4.1.4.3. Implementasi Antarmuka Karyawan ... 185

4.2. Pengujian... 185

4.2.1. Pengujian Black Box... 185

4.2.1.1. Kasus dan Hasil Pengujian... 187

4.2.1.2. Kesimpulan Pengujian Black Box ... 206

4.2.2. Pengujian Beta ... 207

4.2.2.1. Wawancara Pengguna ... 207

4.2.2.2. Kuesioner ... 208

A. Cara Pengujian ... 209

4.2.2.3. Kesimpulan Pengujian Beta ... 213

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 215

5.1. Kesimpulan ... 215

5.2. Saran ... 215

217

Metodologi,” ULTIMA InfoSys, vol. IV, no. 1, p. 11, 2013.

[2] T. Kristanti dan N. Pamela, “Penerapan Knowledge Management System Berbasis Website CMS pada Divisi Produksi CV. Indotai Pratama Jaya,”

Jurnal Sistem Informasi, vol. VI, no. 1, pp. 89-91, 2011.

[3] P. L. Tobing, Knowledge Management: Konsep, Arsitektur dan Implementsasi, Yogyakarta: Graha Ilmu, 2007.

[4] K. Dalkir, Knowledge Management in Theory and Practice, Elsevier: Oxford UK, 2005.

[5] C. Davidson dan P. Voss, Knowledge Management, An Introduction to creating competitive advantage from intellectual capital, New Delhi: Vision Book, 2003.

[6] A. Tiwana, The Knowledge Management Toolkid: practical technique for building a knowledge management system, London: Prentice-Hall, Inc, 1999. [7] J. HM, Sistem Teknologi Informasi, Yogyakarta: Andi, 2005.

[8] M. Syafrizal , Pengantar Jaringan Komputer, Yogyakarta: Andi Offset, 2005. [9] Y. Purwanto, Pemrograman Web dengan PHP, Jakarta: PT Elex Media

Komputindo, 2001.

[10] I. Suja, Pemrograman SQL dan Database Server MySQL, Yogyakarta: Andi Offset, 2005.

[11] R. Feldman dan J. Sanger, The Text Mining Handbook, Cambridge, 2007. [12] F. Amin, “Sistem Temu Kembali Informasi dengan Metode Vector Space

Model,” Jurnal Sistem Informasi Bisnis, no. 02, pp. 78-83, 2012.

[13] A. A. Maarif, “Penerapan Algoritma TF-IDF untuk Pencarian Karya Ilmiah,” pp. 1-4, 2015.

218

[14] PivotPoint Technology Corp, “BPMN 2 Training & Certification,” PivotPoint Technology Corp, 2013. [Online]. Available: http://bpmnforum.com/bpmn-training/. [Diakses 7 November 2015].

[15] F. Rangkuti, Analisis Swot: Teknik Membedah Kasus Bisnis Reorientasi Konsep Perencanaan Strategis untuk Menghadapi Abad 21, Jakarta: Gramedia Pustaka Utama, 1997.

1

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI) adalah sebuah perusahaan yang bergerak di bidang industri pembuatan susu bubuk, yang berlokasi di Kawasan Industri Indotaisei Kota Bukit Indah Cikampek - Karawang. Perusahaan ini sangat memperhatikan kebersihan, kedisiplinan dan kekompakan antar karyawannya, sehingga kualitas product dan human resource nya juga sangat diperhatikan. Termasuk juga kualitas pengetahuan dan informasi yang terus berkembang pada setiap karyawannya, mendorong PT. KMI sadar akan pentingnya pengetahuan untuk kemajuan perusahaan di masa mendatang, khususnya pada pengetahuan

human resource yang berkompeten, sehingga saat ini telah menerapkan budaya berbagi pengetahuan kepada seluruh karyawannya melalui sharing dokumen OPL (One Point Lesson).

Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Akhmad Makhali, S.T. Selaku karyawan di PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI) pada divisi IT dengan jabatan

supervisor, didapatkan informasi bahwa OPL merupakan sebuah dokumen pengetahuan yang terdiri dari OPL pengetahuan dasar dan OPL trouble shooting yang dibagikan dan disimpan sebagai aset perusahaan yang suatu saat nanti dapat dipergunakan oleh karyawan PT. KMI. Pembuat dokumen OPL itu sendiri adalah semua karyawan di PT. KMI dengan pengkoreksian dari atasan, komite dan bagian koordinator sehingga jika OPL telah disetujui, maka karyawan pembuat OPL akan mendapatkan nilai. Menurut Bapak Aga Walesa selaku koordinator di PT. KMI yang bertugas dalam pemeriksaan akhir dan pemberian nilai, merasa kesulitan dalam memeriksa banyak OPL dari beberapa departmen, dikarenakan beliau harus memastikan tidak ada OPL baru yang 100% mengandung kesamaan pada setiap dokumen OPL yang sudah ada.

Berjalannya sharing dokumen OPL ini seharusnya dapat berguna bagi karyawan baru maupun lama dalam menyelesaikan masalah pada pekerjaan mereka, akan tetapi karena OPL ini menumpuk dan terlalu banyak mengakibatkan

kesulitan bagi setiap karyawan di PT. KMI dalam mendapatkan maupun membagikan pengetahuan tersebut dari departmennya sendiri maupun ke departmen lain. Karyawan juga kesulitan mengetahui informasi/pengetahuan dari pengalaman karyawan lain, dikarenakan suatu pengalaman kurang terjabarkan dalam suatu dokumen OPL yang sewaktu-waktu pengalaman tersebut dapat digunakan sebagai referensi dalam menyelesaikan masalah mereka.

Berdasarkan permasalahan yang ada dapat disimpulkan bahwa PT. KMI sangat tepat dalam menerapkan budaya berbagi pengetahuan ini, namun dalam pengelolaannya masih ditemukan berbagai kesulitan baik dalam pemeriksaan maupun pada proses berbagi pengetahunnya. Oleh karena itu dibutuhkan sebuah penerapan knowledge management sistem di PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI) sebagai wadah untuk mempermudah akses dalam berbagi (sharing)

pengetahuan baik berupa dokumen OPL maupun berupa pengalaman karyawan, serta membantu koordinator dalam memeriksa OPL.

1.2. Perumusan Masalah

Perumusan masalah yang didapat dari latar belakang tersebut yaitu bagaimana menerapkan knowledge management system di PT. Kalbe Morinaga Indonesia. 1.3. Maksud dan Tujuan

Maksud dari penulisan tugas akhir ini adalah menerapkan knowledge management sistem di PT. Kalbe Morinaga Indonesia, sedangkan tujuannya adalah sebagai berikut:

1. Untuk membantu koordinator dalam menentukan kelayakan OPL baru dengan memeriksa kesamaan setiap OPL baru terhadap OPL yang sudah ada.

2. Untuk mempermudah pengelolaan pengetahuan yaitu membuat, mengubah dan menyebarkan pengetahuan dalam bentuk OPL antar karyawan di PT. Kalbe Morinaga Indonesia.

3. Untuk mempermudah karyawan dalam mengetahui pengalaman karyawan lain sebagai referensi dalam menyelesaikan suatu masalah.

1.4. Batasan Masalah

Batasan masalah dalam penerapan knowledge management system di PT. Kalbe Morinaga Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Penelitian ini menggunakan metode 10-Step Knowledge Management roadmap

dengan pembatasan fase yang digunakan yaitu fase 1 sampai fase 2 yang terdiri dari langkah (step) 1 hingga 7.

2. Konversi knowledge menggunakan SECI model.

3. Memfokuskan pada sharing pengetahuan tacit dan explicit.

4. Mengatur knowledge dalam struktur bahasa Indonesia.

5. Prosedur yang sedang berjalan yaitu prosedur pembuatan OPL, prosedur pemeriksaan OPL, prosedur sharing OPL dan prosedur evaluasi.

6. Penggunaan tools BPMN untuk analisis sistem yang berjalan guna mengetahui proses yang sudah berjalan di PT. Kalbe Morinaga Indonesia.

7. Data yang dikelola berupa dokumen OPL.

8. Text mining diterapkan untuk pengkategorian dan pencarian kemiripan dokumen pada proses pemeriksaan OPL oleh koordinator.

9. Penggunaan Algoritma TF/IDF (Term Frequency-Inversed Document Frequency) dan algoritma Vector Space Model untuk mencari nilai cosine (menghitung nilai cosinus sudut antara dua vector) sebagai pengukur tingkat similaritas antar dokumen OPL.

10.Sistem yang akan dibangun berbasis web.

11.Sistem yang akan dibangun menggunakan pendekatan terstruktur. 1.5. Metodologi Penelitian

Metodologi penelitian yang digunakan untuk penulisan tugas akhir ini adalah metodologi kualitatif. Metodologi kualitatif merupakan metodologi yang berguna untuk mendapatkan informasi berupa data dan proses yang dilakukan pada subjek penelitian yaitu di PT. Kalbe Morinaga Indonesia, dan dilakukan dengan cara peneliti langsung memposisikan diri terlibat dalam proses di dalamnya, maka lebih jelasnya akan dijelaskan pada metode pengumpulan data dan metode pembangunan perangkat lunak. Langkah-langkah yag dilakukan dalam proses penelitian dapat dilihat pada Gambar 1.1, 1.2 dan 1.3 alur penelitian.

Identifikasi Masalah

Penggunaan BPMN untuk menganalisa Prosedur yang sedang berjalan

Analisis Sistem yang Berjalan

A

Analisis Aturan Bisnis

1. Aturan bisnis pada sistem yang berjalan

2. Aturan bisnis pada sistem yang akan dibangun

Tools yang digunakan BPMN

Berisi uraian permasalahan sesuai dengan perumusan masalah dan tujuan

Analisis Masalah

Dokumen OPL

A. Wawancara B. Observasi C. Studi Literatur

Pengumpulan Data

Analisis dan Penerapan KMS di PT KMI Menggunakan 2 fase yaitu 7 tahap KM Road Map

Fase 2 Analisis, Desain dan Pembangunan KMS Fase 1 Evaluasi Infrastruktur

Analisis Keberadaan Infrastuktur

Melakukan analisis infrastruktur yang ada saat ini:

1. Analisis Jaringan 2. Analisis Perangkat Lunak 3. Analisis Perangkat Keras 4. Analisis Pengguna 5. Analisis Pengkodean

Penyelarasan KM dan Strategi Bisnis

Arsitektur dan Desain KM

1. Menentukan arsitektur KM yang akan dibangun dengan menerapkan model SECI 2. Menentukan arsitektur KM yang terintegrasi dengan infrastruktur

Audit dan Analisis Knowledge

Proses analisis audit pengetahuan yang dijabarkan pada :

1. Knowledge taxonomy

2. Analisis metode text mining, tf-idf & VSM.

Desain Tim KM

Membentuk tim KM sebagai pengguna yang akan terlibat di dalam sistem

Membuat Blueprint Sistem KM

1.ERD

2. Diagram Konteks 3. DFD

4. Spesifikasi Proses 5. Kamus Data

Pembangunan KMS

Membangun aplikasi KMS berdasarkan perancangan blue print

A

Tools Menggunakan Analisis SWOT

1. Menentukan matrik faktor strategi internal 2. Menentukan matrrik faktor strategi eksternal 3. Membuat matrik SWOT

Metode Menggunakan Text mining, TF-idf & VSM Menggunakan model

SECI

A

Pengujian Sistem

1. Pengujian blackbox 2. Pengujian beta

Kesimpulan dan Saran

1. Kesimpulan 2. Saran

Perancangan Sistem

1. Perancangan diagram relasi 2. Perancangan struktur tabel 3. Perancangan struktur menu 4. Perancangan antarmuka 5. Perancangan pesan 6. Perancangan prosedural

A

Knowledge Management System PT. Kalbe Morinaga Indonesia

Implementasi Sistem

1. Implementasi perangkat lunnak 2. Implementasi perangkat keras 3. Implementasi basis data 4. Implementasi antarmuka

Gambar 1.3 Alur Penelitian (lanjutan)

Penjelasan tahapan-tahapan metode penelitian yang terdapat pada gambar 1.1, 1.2 dan 1.3 mengenai alur penelitian adalah sebagai berikut:

1. Identifikasi Masalah

Identifikasi masalah merupakan tindak lanjut dari kegiatan observasi. Fokus masalah ada pada pengelolaan pengetahuan di PT. Kalbe Morinaga Indonesia. Identifikasi masalah pada penelitian ini adalah :

a. Bagaimana membantu bagian koordinator dalam menentukan OPL yang layak dengan memeriksa kesamaan setiap OPL terhadap OPL yang sudah ada.

b. Bagaimana mempermudah karyawan dalam mendapatkan dan membagikan OPL dari departmennya sendiri maupun ke departmen lain.

c. Bagaimana mempermudah karyawan dalam mengetahui pengalaman karyawan lain.

2. Pengumpulan Data

Tahap berikutnya adalah melakukan pengumpulan data. Tahap ini dilakukan dengan menggunakan beberapa teknik. Teknik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah:

a. Wawancara (Interview)

Wawancara adalah pengumpulan informasi berupa data dan proses dengan melakukan tanya jawab secara langsung dengan Bapak Akhmad Makhali, S. T. selaku karyawan dengan jabatan supervisor dan Bapak Aga Walesa selaku koordinator pengelola OPL PT. Kalbe Morinaga Indonesia.

b. Pengamatan (Observasi)

Pengamatan adalah pengumpulan informasi berupa data yaitu dokumen OPL dan proses dengan cara mengamati langsung ke PT. Kalbe Morinaga Indonesia.

c. Studi Literatur

Studi litelatur dilakukan dengan cara mempelajari dokumen OPL di KMI, buku – buku, jurnal ilmiah, dan situs di internet yang berkaitan dengan topik penelitian.

3. Analisis Sistem

Analisis sistem merupakan identifikasi dari masalah, informasi, dan data yang berhubungan dengan pembangunan Knowlegde Managament System yang telah dikumpulkan sebelumnya, ada beberapa analisis sistem yang dilakukan dan penjelasannya adalah sebagai berikut:

a) Analisis Masalah

Analisis masalah merupakan tahap uraian permasalahan yang ada di PT. Kalbe Morinaga Indonesia khususnya pada pengelolaan pengetahuan yang disesuaikan dengan tujuan.

b) Analisis Sistem yang berjalan

Analisis sistem yang berjalan merupakan identifikasi terhadap prosedur – prosedur yang ada saat ini. Hasil identifikasinya merupakan penjelasan tahapan prosedur – prosedur yang sedang berjalan

c) Analisis Aturan Bisnis

Analisis aturan bisnis merupakan identifikasi aturan bisnis dari sistem yang berjalan pada pelaksanaan pengelolaan pengetahuan saat ini, dan kemudian mengusulkan aturan bisnis yang akan dibangun.

4. Analisis Keberadaan Infrastruktur

Tahap pertama yang dilakukan dalam 10-Step Knowledge Management Roadmap adalah melakukan analisis terhadap infrastruktur yang ada saat ini. Dengan memahami infrastruktur yang sudah tersedia saat ini maka diharapkan akan dapat mengidentifikasi komponen infrastruktur apa saja yang akan menjadi bagian dari Knowledge Management Systems. Berikut ini adalah fokus-fokus yang dilakukan sebagai bagian dari analisis infrastuktur:

1. Memahami pemanfaatan infrasturktur perusahaan yang ada saat ini berupa jaringan internet dan intranet yang digunakan untuk mengelola pengetahuan 2. Memahami pemanfaatan media penyimpanan yang digunakan perusahaan

yang digunakan sebagai media penyimpanan data pengetahuan perusahaan. 5. Penyelarasan KM dan Strategi Bisnis

Pada dasarnya ilmu pengetahuan akan memberikan arahan terhadap strategi dan sebaliknya strategi juga akan memberikan arahan terhadap pengelolaan ilmu pengetahuan tersebut (Tiwana: 2002). Tanpa adanya kejelasan hubungan antara pengelolaan pengetahuan dan strategi bisnis yang diterapkan maka sebaik apapun knowledge management systems dibuat maka tidak akan pernah berhasil.

6. Arsitektur dan Desain KM

Tahap ketiga dalam membangun knowledge management systems adalah memilih komponen secara infrastruktur yang akan menjadi bagian dari arsitektur

knowledge management systems yang akan dibangun. Pembangunan knowledge management systems ini dibangun melalui pemanfaatan website. Hal ini dikarenakan website mudah dalam hak aksesnya.

7. Audit dan Analisa Knowledge

Pada tahap ini akan dilakukan audit dan analisis terhadap pengetahuan yang sudah ada. Menganalisis pengetahuan yang sudah ada di PT. Kalbe Morinaga Indonesia dengan membuat knowledge taxonomy dan menentukan pengetahuan mana saja yang harus disimpan.

Penerapan text mining, algoritma TF-IDF dan VSM untuk menentukan kelayakan OPL dengan memeriksa kesamaan antar OPL oleh koordinator.

8. Desain Tim KM

Tim Knowledge Management merupakan pembentukan tim knowledge management yang dibutuhkan dalam sistem

9. Membuat Blueprint Sistem KM

Pembuatan KM blueprint merancang KMS secara keseluruhan menggunakan pendekatan terstruktur.

10.Pembangunan KMS

Tahapan implementasi atau tahapan pembangunan KMS di PT. Kalbe Morinaga Indonesia diimplementasikan berdasarkan perancangan yang telah dilakukan pada tahapan sebelumnya. Implementasi menggunakan bahasa pemrograman PHP dan MySQL.

11.Pengujian Sistem

Pengujian Aplikasi KMS yang telah dibangun merupakan pengujian black box. Pengujian ini dilakukan untuk memastikan tidak ada kesalahan pada sistem yang dibangun.

12.Kesimpulan dan Saran

Penarikan kesimpulan merupakan tahap pemeriksaan apakah penerapan KMS di PT. Kalbe Morinaga Indonesia yang dibangun mampu menyelesaikan masalah yang ada serta pemberian saran yang bertujuan untuk mengembangkan sistem yang sudah dibangun agar lebih baik lagi.

1.6. Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan laporan ini dibagi dalam beberapa bab dengan pokok pembahasan secara umum sebagai berikut:

BAB 1 PENDAHULUAN

Bab ini berisi pembahasan masalah umum yang berhubungan dengan dengan penyusunan laporan tugas akhir, yang meliputi latar belakang, perumusan masalah, maksud dan tujuan, batasan masalah, metodologi penelitian, dan sistematika penulisan.

BAB 2 TINJAUAN PUSTAKA

Bab ini berisi pembahasan mengenai profil PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI) yang meliputi sejarah, logo, visi, misi, motto, struktur organisasi, dan teori-teori yang berkaitan dengan sistem yang akan dibangun.

BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini berisi tentang analisis sistem dari hasil penelitian di PT. Kalbe Morinaga Indonesia meliputi analisis masalah, analisis prosedur yang sedang berjalan, analisis aturan bisnis beserta analisis dan penerapan KMS di PT. Kalbe Morinaga menggunakan 2 fase yaitu 7 tahap KM Roadmap.

BAB 4 IMPLEMENTASI DAN PENGUJIAN SISTEM

Bab ini berisi hasil implementasi dari hasil analisis dan perancangan yang telah dibuat disertai juga dengan hasil pengujian balck-box dari sistem yang dibangun ini yang dilakukan di PT. Kalbe Morinaga Indonesia sehingga diketahui apakah sistem yang dibangun sudah memenuhi syarat sebagai aplikasi yang user-friendly.

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini berisi kesimpulan tentang keseluruhan dari pembangunan sistem dan saran untuk keperluan pengembangan aplikasi selanjutnya.

11

PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI) merupakan perusahaan yang memproduksi susu bubuk formula bayi dan susu bubuk formula lanjutan. PT. KMI adalah perusahaan gabungan antara Kalbe Farma Tbk. dengan Morinaga Milk Industry Co. Ltd. Jepang dan terletak di Kawasan Industri Indotaisei Sektor 1A Blok Q1, Kota Bukit Indah, desa Kalihurip, kecamatan Cikampek, kabupaten Karawang, Jawa Barat Indonesia.

2.1.1. Sejarah PT. Kalbe Morinaga Indonesia

PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI) merupakan perusahaan yang bergerak dibidang industri pangan yang memproduksi susu bubuk formula bayi dan susu bubuk formula lanjutan. PT. KMI adalah perusahaan gabungan antara Kalbe Farma Tbk. dengan Morinaga Milk Industry Co. Ltd. Jepang yang dibentuk pada tanggal 7 Februari 2005 dengan penandatanganan Article of Association. Pada tanggal 18 Mei 2005 dilakukan Ground Breaking Ceremony yang dihadiri oleh jajaran direksi PT. Kalbe Group, PT. Sanghiang Perkasa dan Morinaga Jepang.

Proses pembangunan pabrik diawali dengan pemasangan tiang pancang pada tanggal 4 Juni 2005 yang dilanjutkan dengan pembangunan utama pabrik, bangunan kantor, bangunan utility, dan bangunan pendukung lainnya, serta pengerjaan mekanikal dan elektikal beserta mesin-mesin produksi lainnya. Pembangunan perusahaan ini dilakukan secara bertahap dengan kurun waktu dengan kurun waktu ± 2 tahun dan selesai sekitar bulan Januari 2007.

Pabrik bertaraf internasioanl ini memiliki kapasitas produksi sebesar 12.000 ton per tahun dan dapat ditingkatkan menjadi 15.000 ton per tahun. Untuk menjamin kualitas produk yang dihasilkan guna memenuhi kebutuhan masyarakat akan produk susu formula bayi yang berkualitas tinggi, pabrik ini mendapat dukungan teknis dan riset terkini dari para ahli Morinaga Milk Industry Co, Ltd. Jepang. Pabrik ini merupakan pabrik pertama hasil kerjasama perusahaan dari

Indonesia dan Jepang, yang sebelumnya PT. Kalbe Farma Tbk. Indonesia menggunakan jasa produksi dari PT. Sari Husada dan PT. Ultrajaya.

Morinaga Milk Industry Co, Ltd. Jepang didirikan pada tahun 1917 dan Kalbe Group mulai memasarkan susu bayi Morinaga Jepang sejak tahun 1978. Tahun 1985 Morinaga Jepang menunjuk Kalbe Group sebagai satu-satunya perusahaan yang memiliki hak untuk memasarkan produk-produk Morinaga di Indonesia setelah melihat perkembangan pemasaran produk Morinaga di Indonesia yang cukup memuaskan dari tahun ke tahun. Sedangkan untuk pemasaran produknya, pada tahun 1966, Morinaga Milk Industry Co, Ltd memberikan lisensi kepada salah satu business unit Kalbe Group yaitu PT. Sanghiang Perkasa untuk memasarkan produk-produknya di Indonesia.

Sebagai perwujudan komitmen untuk memberikan layanan terbaik serta menjamin ketersediaan produk yang berkualitas kepada konsumen di pasar Indonesia, maka pada tanggal 9 April 2007, Mr. Akira Ohno sebagai Presiden Direktur Morinaga Milk Industry Co, Ltd. Jepang meresmika kegiatan operasional PT. KMI sebagai pabrik susu formula bayi di Cikampek-Karawang, Jawa Barat. 2.1.2. Logo PT. Kalbe Morinaga Indonesia

PT. Kalbe Morinaga Indonesia memiliki sebuah logo yaitu logo PT. Kalbe Nutrisionals dengan ditambahkan Kalbe Morinaga Indonesia dibagian bawahnya. Berikut logonya dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Logo PT. KMI Makna yang terdapat pada logo tersebut adalah :

1. Lambang ini memiliki arti yaitu yang berukuran besar adalah seorang ibu sedangkan yang berukuran kecil adalah seorang anak, karena perusahaan memfokuskan produknya kepada ibu dan anak-anak.

2. Lambang ini memiliki arti bahwa perusahaan ini merupakan anak perusahaan dari PT. Kalbe Farma Tbk. yang berada pada divisi nutrisionals yang fokus bisnisnya adalah pada produk makanan, minuman, dan susu yang bernutrisi. 3. Lambang ini memiliki arti sebagai nama perusahaan yang bekerjasama antara

Kalbe Farma Tbk. dengan Morinaga Milk Industry Co. Ltd. Jepang. 2.1.3. Visi, Misi dan Motto

2.1.3.1. Visi

PT. Kalbe Morinaga Indonesia memiliki visi 2020 yaitu “menjadi perusahaan toll manufacturing berkelas dunia”. Dengan demikian, PT. Kalbe

Morinaga Indonesia bertekad untuk menghasilkan produk-produk berkelas tinggi dan aman sesuai dengan persyaratan pelanggan, standar nasional dan internasional serta perundang-undangan yang berlaku.

2.1.3.2. Misi

Misi PT. Kalbe Morinaga Indonesia yaitu “memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan agar pelanggan dapat menjadi dan bertahan sebagai pemimpin pasar”.

2.1.3.3.Motto

Motto PT. Kalbe Morinaga Indonesia yaitu “The Scientific Pursult of Health for a Better Life”.

2.1.4. Struktur Organisasi dan Deskripsi Kerja

Struktur organisasi merupakan susunan seluruh organisasi yang terkait di PT Kalbe Morinaga Indonesia, mulai dari jabatan tertinggi sampai terendah. Struktur organisasi yang ada di PT Kalbe Morinaga Indonesia dapat dilihat pada Gambar 2.2.

Board Director

Manufacturing Human Capital Development President of Director

Tech Dir Pres Dir

Manufacturing Head

Factory Head

QA Dept Head

WH Dept Head

Production Dept Head

Engineering Dept Head

BPSD Dept Head

FA & IT Dept Head

HRGA Dept Head

Koordinator (Tim KM)

Gambar 2.2 Struktur Organisasi PT. Kalbe Morinaga Indonesia Deskripsi kerja berdasarkan struktur organisasi diatas adalah :

1. Presiden Direktur

Bertugas memberikan laporan kepada Dewan Direksi / Board of Director (BOD).

2. Direktur Teknis

Bertugas memberikan arahan teknis, mengambil keputusan dan mengawasi pelaksanaan proyek-proyek.

3. Manufacturing Human Capital Development

Bertugas bagaimana mengatur kerja agar tenaga kerja dapat melakukan pekerjaannya dengan rasa aman, selamat, efisien, efektif dan produktif, disamping juga rasa nyaman serta terhindar dari bahaya yang mungkin timbul di tempat kerja.

4. Manufacturing Head

Bertugas untuk menjalankan dan mengawasi seluruh kegiatan yang berkaitan dengan arus produksi, dari material hingga produk jadi.

5. Manufacturing

Bertugas membeli bahan baku produksi. Selain itu divisi ini juga bertugas menjalin kerjasama dengan pihak supplier bahan baku guna menjamin kelangsungan proses produksi perusahaan.

6. Factory Head

Bertugas dan bertanggung jawab dalam mengatur dan mengawasi kegiatan yang berhubungan dengan produksi dan mengambil tindakan untuk kelancaran jalannya proses produksi.

7. QA (Quality Assurance)

Bertugas untuk memastikan produk yang dihasilkan oleh Divisi

Manufacturing telah sesuai dengan kualitas standar produk yang telah ditetapkan oleh perusahaan.

8. WH (Warehouse)

Bertugas untuk menjaga dan memelihara barang persediaan untuk dapat memenuhi kebutuhan user dan kebutuhan manajemen.

9. Production

Bertugas untuk mengatur kegiatan-kegiatan yang diperlukan bagi terselenggaranya proses produksi.

10.Engineering

Bertugas melaksanakan perencanaan, pemasangan dan pemeliharaan gedung, serta perlengkapan yang diperlukan pada perusahaan.

11.BPSD

Bertugas mengawasi dan mengurus sistem yang berjalan di seluruh perusahaan.

12.Koordinator (Tim KM)

Bertugas membantu pengelolaan pengetahuan dalam bentuk OPL. 13.FA & IT

Finance bertugas dan bertanggung jawab pada masalah yang berhubungan dengan keuangan, baik pemasukan maupun pengeluaran perusahaan. Selain itu, divisi Finance bertugas memperhitungkan dan membayar seluruh beban kewajiban perusahaan kepada pemerintah, yaitu pajak pendapatan dan pajak penjualan.

IT bertugas melakukan perencanaan dan pengembangan strategi sistem dan teknologi informasi sesuai kebutuhan perusahaan.

14.HRGA

Bertugas memimpin dan mengkoordinir kegiatan perusahaan yang berhubungan dengan karyawan, serta hubungan dengan instansi-instansi luar dan rumah tangga perusahaan.Human Resource Development juga membawahi personel HRD yang bertanggung jawab terhadap rekrutmen karyawan, karyawan yang bermasalah, dan lain-lain.

2.2. Landasan Teori

Pada landasan teori akan diterangkan teori-teori yang berhubungan dengan penerapan knowledge management system dan juga pembahasan mengenai tools

yang digunakan dalam pembangunan aplikasi. 2.2.1. Sistem

Sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan prosedur-prosedur penerimaan kas, pengeluaran kas, penjualan dan pembelian.

Dengan pendekatan komponen sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai tujuan tertentu. Contoh sistem yang didefinisikan dengan pendekatan ini misalnya adalah sistem komputer yang didefinisikan sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.

Kedua pendekatan ini adalah benar. Tidak ada pendekatan yang salah. Beberapa penulis memilih salah satu dari pendekatan ini untuk memudahkan menggambarkan sebuah sistem. Suatu sistem sebenarnya terdiri dari dua bagian, yaitu struktur dan proses. Struktur adalah komponen dari sistem tersebut dan proses adalah prosedurnya. Untuk sistem yan lebih menekankan pada prosesnya, pendekatan prosedur akan lebih mengena untuk menggambarkan sistem tersebut. Untuk sistem yang fisiknya lebih terlihat, pendekatan komponen akan lebih jelas digunakan untuk menggambarkan sistem[7].

2.2.2. Informasi

Data yang sudah diolah menjadi suatu bentuk lain yang lebih berguna yaitu pengetahuan atau keterangan yang ditujukan bagi penerima dalam pengambilan keputusan, baik masa sekarang atau yang akan datang.

Dari pengertian lainnya informasi adalah data yang telah diberi makna. misalnya, dokumen berupa spreadsheet (Ms.Excel) biasa digunakan untuk membuat informasi dari data yang ada didalamnya. Laporan laba rugi dan neraca merupakan salah satu bentuk informasi, sedangkan angka yang terdapat didalamnya adalah data yang telah diproses sehingga bisa digunakan oleh siapa saja yang membutuhkannya dan pada akhrinya Sifat informasi ini adalah bisa menambah pengetahuan atau wawasan terhadap seseorang.

Sumber informasi adalah data. Data itu berupa fakta kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Yang kemudian data tersebut diolah melalui suatu metode untuk menghasilkan informasi, kemudian penerima menerima informasi tersebut, membuat suatu keputusan dan melakukan tindakan, yang kemudian menghasilkan suatu tindakan yang lain yang akan menimbulkan sejumlah data kembali. Data tersebut akan ditangkap sabagai input, diproses kembali lewat suatu model dan seterusnya membentuk suatu siklus.

Ciri-Ciri Informasi yang berkualitas, yaitu:

1. Informasi harus Relevan, yang artinya informasi tersebut mempunyai manfaat oleh pemakainya.

2. Informasi harus Akurat, yang artinya informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan harus jelas mencerminkan maksudnya.

3. Tepat pada waktunya, yang artinya informasi yang diterima tidak boleh terlambat.

4. Konsisten, yang artinya informasi yang diterima sesuai dengan datanya tidak mengalami perubahan yang tidak benar.

2.2.3. Sistem Informasi

Sistem Informasi dapat berupa sistem yang saling terintegrasi sehingga menghasilkan suatu informasi yang dapat berguna bagi orang-orang yang terlibat

dalam sistem informasi tersebut. Sistem Informasi ini merupakan gabungan antara sistem dan informasi. Berikut merupakan komponen-komponen sistem informasi [7].

Komponen - komponen Sistem Informasi: 1. Komponen Input

Input merupakan data yang masuk kedalam sitem informasi. Komponen ini perlu ada karena merupakan bahan dasar dalam pengolahan informasi. Sistem Informasi tidak akan menghasilkan informasi jika tidak memiliki komponen input.

2. Komponen Output

Produk dari sistem informasi adalah outputberupa informasi yang berguna bagi para pemiliknya. Output merupakan komponen yang harus ada di sistem informasi. Sistem informasi yang tidak pernah menghasilkan output, tetapi selalu menerima inputdikatakan bahwa input yang diterima masuk kedalam lubang yang dalam (deep hole).

3. Komponen Basis Data

Kumpulan dari data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya , tersimpan di perangkat keras komputer dan digunakan perangkat lunak untuk manipulasinya.

4. Komponen Model

Informasi yang dihasilkan oleh sistem informasi berasal data yang diambil dari basis data yang diolah lewat suatu model-model tertentu. Model-model yang digunakan di sistem informasi dapat berupa Model-model logika yang menunjukan suatu proses perbandingan logika atau model matematika yang menunjukan proses perhitungan matematika.

5. Komponen Kontrol

Komponen kontrol juga merupakan komponen yang penting dan harus ada di sistem informasi. Komponen kontrol ini digunakan untuk menjamin bahwa informasi yang dihasilkanoleh sistem informasi merupakan informasi yang akurat.

2.2.4. Konsep Dasar Knowledge Management System

Sebuah KM pada umumnya dikenal sebagai pengolahan suatu pengetahuan. Seperti yang diungkapkan oleh Davenport & M.C. Beers pengetahuan merupakan campuran dari pengalaman, nilai, informasi kontekstual dan pandangan pakar yang memberikan kerangka untuk mengevaluasi dan menyatukan pengalaman baru dengan informasi.

Berdasarkan definisi tersebut diatas, knowledge menjadi sangat penting dengan alasan sebagai berikut:

1. Knowledge adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, informasi, ketrampilan dan struktur organisasi yang diperlukan.

2. Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan sumber daya yang berkelanjutan dari keuntungan daya saing kompetitif dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki.

3. Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan dan mengaplikasikan pengetahuan mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan bisnis[1].

Kemampuan manusia dalam mengembangkan berbagai ilmu pengetahuan (knowledge) semakin baik dengan adanya knowledge secara tacit dan explicit.

Tacit knowledge adalah pengetahuan yang terdapat dalam pikiran tiap manusia secara personal. Explicit knowledge adalah pengetahuan disimpan atau ditulis dalam suatu media. Dari pengembangan tersebut maka pengetahuan secara tacit

dan explicit dapat digabungkan dan divariasikan hingga menjadi Knowledge Management System [2].

2.2.4.1. Pengertian Dasar KM

Berikut ini adalah beberapa pengertian dari knowledge management : 1. Menurut Tobing, KM adalah mekanisme dan proses yang terpadu dalam

penyimpanan, pemeliharaan, pengorganisasian informasi bisnis dan pekerjaan yang berhubungan dengan penciptaan berbagai informasi menjadi asset

intelektual organisasi yang menetap / permanen [3].

2. Menurut Dalkir KM adalah proses permintaan pendekatan yang sistematis untuk menangkap, menstruktur, mengatur dan menyebarkan pengetahuan ke

seluruh organisasi dengan tujuan bekerja lebih cepat, penggunaan kembali

best practice dan menurunkan biaya pengerjaan kembali antar project ke

project [4].

3. Carl Davidson dan Philip Voss menjelaskan KM merupakan cara bagaimana organisasi mengelola karyawan mereka, mengidentifikasi pengetahuan yang dimiliki, menyimpan dan membagikannya kepada tim, meningkatkan kualitas dan nilai dari pengetahuan tersebut untuk enghasilkan inovasi berbasis pengetahuan [5].

2.2.4.2. Manfaat KM

KM memberikan manfaat bagi karyawan secara individu, communities of practices, dan untuk organisasi [4].

KM bagi Individu :

1. Membantu orang melakukan pekerjaannya dan menghemat waktu melalui pengambilan keputusan yang lebih baik dan dalam pemecahan masalah. 2. Membangun suatu perasaan keterkaitan sebagai komnitas pada organisasi. 3. Membantu orang agar tetap up to date.

4. Memberikan tantangan dan kesempatan untuk berkontribusi. KM bagi communities of practice :

1. Mengembangkan kemampuan profesional.

2. Mempromosikan peer-to-peer mentoring.

3. Memfasilitasi jaringan dan kolaborasi yang lebih efektif.

4. Mengembangkan suatu kode etik professional yang harus diikuti oleh anggotanya.

5. Mengembangkan suatu bahasa yang umum. KM bagi organisasi:

1. Membantu mengarahkan strategi.

2. Memecahkan permasalahan dengan lebih cepat.

3. Menyerap best practices.

4. Meningkatkan penyertaan knowledge pada produk dan layanan. 5. Meningkatkan kesempatan untuk berinovasi.

7. Membangun memory organisasi. 2.2.4.3. Tujuan KM

Beberapa tujuan dari KM yaitu [4]:

1. Memfasilitasi kelancaran perpindahan dari yang akan pensiun ke penerus yang di rekrut perusahaan untuk menempati posisi yang bersangkutan.

2. Meminimalisasi kehilangan memori perusahaan karena adanya penyusutan dan pensiun karyawan.

3. Mengidentifikasi sumber daya dan area knowledge kritis sehingga perusahaan “mengetahui apa saja yang perlu diketahui dengan baik hal tersebut – dan mengapa”.

Membangun sebuah toolkit dari metode-metode yang dapat digunakan secara individu dalam kelompok, dan dalam organisasi untuk membendung kehilangan potensial modal intelektual.

2.2.4.4. Knowledge Management System

KMS adalah alat yang ditujukan untuk mendukung dan mengelola seluruh pengetahuan dalam suatu organisasi sebagai aset intelektual perusahaan. Karakteristik kunci dari KMS adalah untuk [4]:

1. Komunikasi antara berbagai pengguna. 2. Koordinasi pada aktivitas pengguna.

3. Kolaborasi berbagai kelompok pengguna dalam proses pembuatan, modifikasi, dan menyebarkan produk-produk.

4. Mengkontrol pemrosesan untuk memastikan suatu integritas dan berguna dalam melacak kemajuan proyek.

Adapun komponen dari KMS dapat dibagi menjadi beberapa sub komponen diantaranya [5]:

1. Repositories

Repositori merupakan media untuk menyimpan pengetahuan. Konten dari repositori merupakan pengetahuan formal dimana pengetahuan tersebut dapat diakumulasikan, divalidasi, dipelihara, ditambahkan dengan pengetahuan yang baru, dan didistribusikan.

2. Collaborative platforms

Collaborative platforms merupakan platform yang mendukung dalam proses pendistribusian pengetahuan dimana platform ini berkaitan dengan bagaimana pengetahuan dibagikan, seperti apa pengetahuan disimpan, dan bagaimana cara mengkomunikasikan pengetahuan tersebut.

3. Network

Jaringan mendukung dalam komunikasi dan percakapan. Fokus dari jaringan yaitu berkaitan dengan infrastruktur jaringan yang dimiliki oleh perusahaan.

2.2.4.5. Knowledge Repositories

Tujuan akhir dari pengelolaan pengetahuan adalah bagaimana membuat media penyimpanan dari pengetahuan atau disebut juga knowledge repositories. Salah satu bentuk umum dari knowledge repositories adalah media penyimpanan seperti memo, dokumen, dan lainnya dimana terdapat pengetahuan yang disimpan di dalamnnya. Bentuk lain dari media penyimpanan data yang lebih terstruktur adalah basis data dimana di dalamnya terdapat terdapat baris-baris data.

Secara garis besar ada tiga bentuk dari media penyimpanan atau knowledge repositories [1], yaitu :

1. External Knowledge seperti knowledge management system

2. Structured Internal Knowledge seperti laporan, dan

3. Informat Internal Knowledge seperti media penyimpanan hasil diskusi. 2.2.4.6. 10 Step Knowledge Management Roadmap

Knowledge Management merupakan aktivitas yang kompleks dan seperti hal lain juga bahwa tidak akan memberi dampak positif jika tidak direncanakan dengan baik. Bagian ini akan membahas 10 langkah knowledge management roadmap yang akan memandu pengembangan, implementasi knowledge management system. Untuk memahami, lihatlah 4 fase dari 10 langkah yang ada, yaitu [6] :

1. Evaluasi infrastruktur

2. Analisis, desain dan pembangunan KMS 3. Penyebaran

Step Knowledge Management Roadmap dapat dilihat pada Gambar 2.3.

Gambar 2.3 Langkah KM Roadmap [6]

Keempat fase secara berurutan dijelaskan dalam bagian dengan tahap masing-masing seperti berikut :

A. Fase 1 : Evaluasi Infrastruktur

Fase pertama ini melibatkan 2 tahapan. Pada tahap pertama dilakukan analisa infrastruktur yang ada, kemudian mengidentifikasi tahap-tahap nyata yang dapat dilakukan untuk mempengaruhi dan membangun KM platform. Tahap kedua adalah melakukan analisa startegis untuk menghubungkan KM objectives dan strategi bisnis.

Tahap 1 : Analisa Keberadaan infrastruktur

Pada tahap ini dicapai sebuah pemahaman dari berbagai komponen yang membentuk strategi KM dan framework teknologi. Dengan melakukan analisa dan perhitungan, dapat diidentifikasi jurang pemisah kritis dari infrastruktur yang telah ada untuk pembangunan KM.

Tahap 2: Penyelarasan KM dan Strategi Bisnis

Biasanya strategi bisnis berada di level tinggi, sedangkan pembanguna sistem selalu di level bawah. Spesifikasi dan fitur diperlukan, bukan abstraksi atau visi. Pada tahap ini dibuat koneksi antara peningkatan desain KM platform terhadap level strategi bisnis dan menurunkan strategi ke level desain sistem.

B. Fase 2 : Analisis, desain dan pembangunan KMS Terdapat 5 tahap yang membentuk fase ini:

1. Desain arsitektur KM dan pemilihan komponen 2. Audit dan analisa knowledge

3. Tim desain KM

4. Kreasi KM blueprint yang sesuai dengan organisasi 5. Proses pembangunan sistem yang sesungguhnya Tahap 3: Arsitektur dan Desain KM

Selama tahap 3 menyebarkan KM, dilakukan pemilihan komponen infrastruktur yang membangun arsitektur sistem KM. KM sistem menggunakan 7 layer arsitektur dan membutuhkan teknologi untuk membangun tiap layer agar siap dan tersedia. Integrasi komponen-komponen ini dalam membentuk sistem KM memerlukan pemikiran terhadap jangka waktu infrastruktur. Pilihan pertama adalah platform kolaboratif untuk memutuskan apakah web atau platform lain yang lebih sesuai untuk organisasi.

Tahap 4: Audit dan Analisa Knowledge

Sebuah proyek KM harus dimulai dengan apa yang sudah diketahui oleh organisasi. Pertama harus dipahami kenapa audit knowledge dibutuhkan, selanjutnya dikumpulkan tim audit yang mewakili beragam unit dalam organisasi. Tim ini menjalankan sebuah perkiraan awal dari aset knowledge dalam organisasi untuk mengidentifikasi baik kebutuhan yang mendesak maupun kelemahannya.

Tahap 5: Desain Tim KM

Pada tahap ini dibentuk tim KM yang akan mendesain, membangun, mengimplementasikan, dan menyebarkan sistem KM dari organisasi. Untuk mendesain tim KM yang efektif harus diidentifikasi pihak terkait yang menjadi kunci baik di dalam maupun di luar organisasi, mengidentifikasi sumber daya ahli yang diperlukan untuk mendesain, membangun, dan menyebarkan KM sistem agar sukses selama menyelaraskan teknik dan kebutuhan manajerial.

Tahap 6: Membuat Blueprint Sistem KM

Tim KM membuat blueprint KM yang menyediakan rencana untuk membangun dan meningkatkan sistem KM. Dalam mendesain arsitektur KM harus dipamami cara mengoptimalkannya untuk performa dan skalabilitas. Harus diperhatikan juga bagaimana posisi dan lingkup KM agar menghasilkan manfaat melampaui biaya yang dikeluarkan.

Tahap 7: Pembangunan KMS

Setelah blueprint sistem KM dibuat, langkah slanjutnya adalah menjalankan bersamaan dengan sistem yang bekerja. Masalah integrasi sistem antar layer yang brbeda harus dislesaikan untuk menghasilkan platform KM yang stabil dan layak.

C. Fase 3: Penyebaran

Tahap 8: Pengujian dan Penyebaran Memakai Metode RDI

Sistem KM harus memenuhi kebutuhan pemakainya. Harus diputuskan bagaimana bisa memilih tayangan kumulatif dengan hasil tertinggi serta menghargai lingkup masalah dan cara untuk mengidentifikasi kesalahan. Pada tahap ini dievaluasi bagaimana menghasilkan metode RDI untuk menyebarkan sistem, menggunakan cumulative results-driven business releases.

Tahap 9: Kepemimpinan dan Struktur Penghargaan

Kesalahan asumsi yang sering terjadi adalah bahwa nilai yang terkandung dalam inovasi seperti sistem KM akan membuat orang antusias mengadopsi dan menggunakannya.

Berbagi knowledge tidak bisa dengan perintah, tetapi dengan suka rela. Dukungan pemanfaatan dan perolehan dukungan karyawan memerlukan strktur penghargaan baru yang memotivsi karyawan untuk menggunakannya dan berkontribusi dengan

antusias untuk mengadopsinya. Namun yang lebih utama adalah antusias pemimpin yang memberikan contoh sehingga karyawan mau mengikutinya.

D. Fase 4: Ukuran Evaluasi Kinerja

Fase terakhir adalah satu langkah untuk mengukur keberhasilan bisnis dari implementasi KM

Tahap 10 :evaluasi kinerja, mengukur return of investment Berikut adalah hal-hal pentingg dalam pengukuran:

1.Memahami bagaimana mengukur dampak bisnis atas implementasi KM, gunakan satu set alat ukur.

2.Menghitung returns-on-investment (ROI) untuk investasi KM.

3.Menentukan kapan menggunakan benchmarking sebagai untuk membandinkan ukuran pengetahuan.

4.Mengevaluasi ROI dari KM menggunakan metode Balanced Scorecard (BSC)

2.2.4.7.Model SECI

Menurut SECI Model terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu

socialization, externalization, combination dan internalization. Socialization (tacit

ke tacit) adalah proses transfer informasi diantara orang-orang dengan cara

conversation/percakapan. Proses selanjutnya adalah externalization, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke

explicit knowledge. Misalnya, merangkum buku. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge. Misalnya, guru mengajar didalam kelas. Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang[2]. Berikut model SECI dapat dilihat pada Gambar 2.4.

Gambar 2.4 Model SECI [2] 2.2.4.8.Knowledge Taxonomy

Menurut Dalkir dapat dianggap sebagai bangunan dari suatu pengetahuan dan keahlian. Taxonomy merupakan sistem aplikasi dasar yang berguna untuk memaparkan konsep-konsep dalam bentuk Hierarchical Model. Semakin tinggi suatu konsep diletakan, maka semakin umum dan dapat dirincikan. Begitu juga sebaliknya, semakin rendah suatu konsep, maka semakin spesifik nama dari satu

subclass. Konsep penting yang menggaris bawahi taksonomi adalah gagasan tentang turunan. Setiap node merupakan suatu sub kelompok dari kelas atasnya, itu mengartikan bahwa simpul yang lebih tinggi akan di pindahkan dari kelas induk ke anak [4].

Taxonomy adalah suatu skema klasifikasi kelompok yang saling terkait bersama-sama, sering dinamai sebagai suatu jenis konsep hubungan kepada satu sama lain dan memberikan pengertian tentang kategori secara umum dibandingkan contoh atau kasus khusus. Skema klasifikasi dapat sangat bersifat pribadi, seperti contoh penamaan pada sebuah folder pribadi[4].

2.2.5. Text Mining

Text mining adalah proses mencari informasi dengan menggunakan tools analisis berupa kategorisasi. Proses text mining dapat menjadi solusi dari permasalah pemrosesan data berupa teks yang tidak terstruktur dalam jumlah yang banyak. Text mining sering digunakan dalam kasus information retrieval. Tujuan adanya text mining yaitu untuk mendapatkan informasi yang bermanfaat dari

sekumpulan data, salah satunya adalah dokumen teks. Tahapan-tahapan yang dilakukan pada proses text mining adalah sebagai berikut:

1. Tokenization

Tahap tokenization merupakan tahap pemotongan string input menjadi kumpulan kata yang menyusunnya [11]. Pemotongan string tersebut terdiri dari angka dan karakter, Tabel 2.1 merupakan karakter yang akan dihilangkan pada proses ini dan Contoh tokenization dapat dilihat pada Gambar 2.5.

Tabel 2.1 karakter yang dihilangkan

Karakter

! ~ + \

@ & = /

# * { “

$ ( } ‘

% ) [ :

^ - ] ;

` _ | .

, < > ?

White space (tab,spasi, enter)

2. Removing Stop Word

Tahap removing stop words merupakan tahap penghilangan kata-kata yang tidak terlalu penting [11]. Setiap kata hasil dari tokenization dilakukan pengecekan dengan stop list yang berisi kata-kata yang tidak terlalu penting. Jika ditemukan kata pada hasil tokenization sama dengan kata yang ada di dalam stop list, maka kata tersebut akan hilang. Contoh removing stop words dapat dilihat pada Gambar 2.6.

Gambar 2.6 Contoh Removing Stop Word 3. Stemming

Tahap stemming merupakan tahap mengubah kata dari hasil removing stop words menjadi kumpulan kata dasar [11]. Tahap ini tidak jauh berbeda dengan hasil stop words karena jika hasil kata dasar sudah ada dan tidak ada perubahan maka hasilnya akan sama.

2.2.6. Algoritma TF-IDF & VSM (Vector-Space Model)

Metode TF-IDF merupakan metode untuk menghitung bobot setiap kata yang paling umum digunakan pada setiap dokumen. Metode ini juga terkenal efisien, mudah dan memiliki hasil yang akurat [13].

Metode Vector Space Model (VSM) adalah metode untuk melihat tingkat kedekatan atau kesamaan (similarity) term dengan cara pembobotan term. Dokumen dipandang sebagi sebuah vektor yang memiliki magnitude (jarak) dan

direction (arah). Pada Vector Space Model, sebuah istilah direpresentasikan dengan sebuah dimensi dari ruang vektor. Relevansi sebuah dokumen ke sebuah

Sebuah dokumen dj dan sebuah query q direpresentasikan sebagai vektor t-dimensi seperti pada Gambar 2.7.

Gambar 2.7 The Cosine of θ is adopted as sim dj,q

Proses perhitungan VSM melalui tahapan perhitungan term frequency (tf)

menggunakan persamaan (2.1) :

ij (2.1)

Dengan tf adalah term frequency, dan tfi,j adalah banyaknya kemunculan term ti

dalam dokumen dj, Term frequency (tf) dihitung dengan menghitung banyaknya

kemunculan term ti dalam dokumen dj .

Perhitungan Inverse Document Frequency (idf), menggunakan persamaan (2.2)

(2.2)

Dengan idfi adalah inverse document frequency, N adalah jumlah dokumen yang

terambil oleh sistem, dan dfi adalah banyaknya dokumen dalam koleksi dimana

term ti muncul di dalamnya, maka Perhitungan idfi digunakan untuk mengetahui

banyaknya term yang dicari (dfi) yang muncul dalam dokumen lain.

Perhitungan term frequency Inverse Document Frequency (tf-idf),

menggunakan persamaan (2.3)

(2.3)

Dengan Wij adalah bobot dokumen, N adalah Jumlah dokumen yang terambil oleh

system, tfi,j adalah banyaknya kemunculan term ti pada dokumen dj, dan dfiadalah

dokumen (Wij) dihitung untuk didapatkannya suatu bobot hasil perkalian atau

kombinasi antara term frequency (tfi,j) dan Inverse Document Frequency (idfi).

Perhitungan Jarak query menggunakan persamaan (2.4) dan dokumen menggunakan persamaan (2.5)

(2.4)

Dengan |q| adalah Jarak query, dan Wiq adalah bobot query dokumen ke-i, maka

Jarak query (|q|) dihitung untuk didapatkan jarak query dari bobot query dokumen (Wiq) yang terambil oleh sistem. Jarak query bisa dihitung dengan persamaan akar

jumlah kuadrat dari query.

(2.5)

Dengan |dj | adalah jarak dokumen, dan Wij adalah bobot dokumen ke-i, maka

Jarak dokumen (|dj |) dihitung untuk didapatkan jarak dokumen dari bobot

dokumen dokumen (Wij) yang terambil oleh sistem. Jarak dokumen bisa dihitung

dengan persamaan akar jumlah kuadrat dari dokumen.

Perhitungan pengukuran Similaritas query document (inner product),

menggunakan persamaan (2.6)

(2.6)

Dengan Wij adalah bobot term dalam dokumen, Wiq adalah bobot query, dan Sim

(q, dj) adalah Similaritas antara query dan dokumen. Similaritas antara query dan

dokumen atau inner product/Sim (q, dj) digunakan untuk mendapatkan bobot

dengan didasarkan pada bobot term dalam dokumen (Wij) dan bobot query (Wiq)

atau dengan cara menjumlah bobot q dikalikan dengan bobot dokumen.

Pengukuran Cosine Similarity (menghitung nilai kosinus sudut antara dua vector) menggunakan persamaan (2.7)

Similaritas antara query dan dokumen atau Sim(q,dj) berbanding lurus terhadap

jumlah bobot query (q) dikali bobot dokumen (dj) dan berbanding terbalik

terhadap akar jumlah kuadrat q (|q|) dikali akar jumlah kuadrat dokumen (|dj|).

Perhitungan similaritas menghasilkan bobot dokumen yang mendekati nilai 1 atau menghasilkan bobot dokumen yang lebih besar dibandingkan dengan nilai yang dihasilkan dari perhitungan inner product.

2.2.7. LAN

LAN merupakan jenis dari sebuah jaringan yang dibatasi oleh area yang ralatif kecil, umumnya dibatasi oleh area lingkungan, seperti sebuah kantor pada sebuah gedung, atau tiap-tiap ruangan pada sebuah sekolah. Biasanya jarak antarnode tidak lebih jauh dari sekitar 200 m [8].

Gambar 2.8 LAN [8]

2.2.8. Intranet

Intranet merupakan sebuah jaringan yang dibangun berdasarkan teknologi internet yang didalamnya terdapat basis arsitektur berupa aplikasi web dan teknologi komunikasi data. Dalam segi penggunaan, geografis maupun implementasinya, intranet bekerja secara luas dan maksimal seperti halnya internet. Namun demikian intranet sangat terbatas dalam hal privilage dan has akses para pemakainya.

Dalam sebuah komunitas yang terbatas seperti perusahaan, banyak pegawai/user dapat bekerja bersama-sama secara mudah dan efektif bila dalam sistem dan pola kerja mereka menggunakan fasilitas atau teknologi yang mendukung infrastrukturnya. Salah satu alternatif teknologi yang dapat

33

diimplementasikan adalah intranet. Fungsionalitas dan kinerjanya sangat mendukung pola/sistem kerja yang cepat dan kolektif.

Informasi perusahaan yang mencakup berita, prosedur kerja setiap divisi, kumpulan data penyimpanan, dan lain-lain dapat diintegrasikan dalam satu sistem pusat informasi yang berbasis HTML (HyperText Maarkup Language) atau yang lebih dikenal dengan istilah World Wide Web (www). Berikut merupakan beberapa hal yang mendorong penggunaan intranet.

1. Komunikasi yang lebih baik antar pegawai

2. Biaya pengembangan dan perawatan yang lebih murah dibanding teknologi client server biasa.

3. Keinginan untuk menaikan rasa kepemilikan data, dan tanggungjawab pengguna.

4. Keinginan untuk menggunakan protokol yang terbuka. 5. Mudah digunakan dan sederhana.

6. Mudah mendistribusikan program aplikasi ke user. 7. Menaikkan akses dan distribusi informasi ke pengguna.

Perbedaan intranet dan internet hanyalah penggunaan firewall bagi jaringan lokal yang terkoneksi ke internet, untuk melindungi aset sistem informasi dari serangan pihak luar. Dan dari sisi penggunanya, aplikasi dan informasi intranet ditujukan bagi kalangan dalam organisasi itu sendiri sementara informasi disuatu situs internet ditujukan bagi kalangan luas(umum) [8].

2.2.8. HTML

Hyper Text Markup Language adalah bahasa yang digunakan untuk menulis halaman web. HTML merupakan pengembangan dan standar pemformatan dokumen teks yaitu Standard Generalized Merkup Language

(SGML). HTML sebenarnya adalah dokumen ASCII atau teks biasa yang dirancang untuk tidak tergantung pada satu sistem operaasi tertentu.

HTML dibuat oleh Tim Berners-Lee ketika masih bekerja untuk CERN dan dipopulerkan pertama kali oleh browser Mosaic. Selama awal tahun 1990 HTML mengalami perkembangan yang sangat pesat. Setiap pengembangan HTML pasti akan menambahkan kemampuan dan fasilitas yang lebih baik dari

feversi sebelumya. Namun perkembangan tersebut tidak sampai mengubah cara kerja dari HTML. HTML 2.0 secara resmi dikeluarkan pada bulan November 1995 oleh IETF (Internet Engineering Task Force). HTML 2.0 ini merupakan penyempurnaan dari HTML + (1993) [9].

2.2.9. PHP

PHP diciptakan oleh Rasmus Lerdorf, seorang pemrogram C yang andal. Semula PHP hanya digunakan untuk mencatat jumlah pengunjung pada homepagenya. Rasmus adalah seorang pendukung open source. Karena itulah ia mengeluarkan Personal Home Page Tools versi 1.0 secara gratis.setelah mempelajari YACC dan GNU Bison, Rasmus menambah kemampuan PHP 1.0 dan menerbitkan PHP 2.0.

Sebagian besar orang mungkin menganggap bahwa Perl dan CGI telah cukup membuat situs mereka interaktif. Ketika e-commerce semakin berkembang, situs yang statis semakin ditinggalkan. Situs harus tetap dinamis dan berjalan selama 24 jam sehari dan 7 hari dalam seminggu. Perl dan CGI sudah ketinggalan jaman, saatnya digunakan PHP yang lebi baik dari keduanya. PHP memiliki beberapa kelebihan diantaranya [9] :

1. Mudah dibuat dan cepat dijalankan. PHP dapat berjalan dalam web server yang berbeda dan dalam sistem operasi yang berbeda pula. Seperti UNIX, indows 98, Windows NT dan Macintosh.

2. PHP diterbitkan secara gratis. PHP jug dapat berjalan pada web server Microsoft Personal Web Server, Apache, IIS dan sebagainya. PHP juga termasuk bahasa yang embedded (bisa diletakka di dalam tag HTML).

2.2.10.MySQL

MySQL merupakan RDBMS (Relational Database Management System) freeware yang sangat populer. Kebutuhan resource bagi MySQL tidaklah besar, walaupun demikian kemampuan keamanannya sanagt bisa diandalkan. MySQL juga mampu menangani data bervolume besar. MySQL database server tersedia untuk berbagai sistem operasi [10].

2.2.11.BPMN

Business Process Modeling Notation (BPMN) adalah standar untuk memodelkan proses bisnis dan proses-proses web services. Diusulkan oleh BPMI – Business Process Management Initiative pada tahun 2004. BPMN dirancang bukan hanya mudah digunakan dan dipahami, tetapi juga memiliki kemampuan untuk memodelkan proses bisnis yang kompleks dan secara spesifik dirancang dengan pertimbangan web services. BPMN menyediakan notasi yang dapat dengan mudah dipahami oleh semua pengguna bisnis, termasuk juga analis bisnis yang menciptakan draf awal dari proses sampai pengembangan teknis yang bertanggungjawab untuk mengimplementasikan teknologi yang digunkan untuk menjalankan proses-proses tersebut. Berikut merupakan aturan dalam memodelkan suatu proses bisnis [14] :

1. Memodelkan kejadian-kejadian yang memulai proses, proses yang dilakukan dan hasil akhir dari aliran proses.

2. Keputusan bisnis atau percabangan aliran dimodelkan dengan gateways. Sebuah gateway mirip dengan simbol keputusan dalam flowchart.

3. Sebuah proses dalam aliran dapat mengandung sub-proses, yang secara grafis dapat ditunjukan dengan BPD (Business Process Diagram) lain yang tersambung melalui sebuah hyperlink ke simbol proses.

4. Jika sebuah proses tidak didetilkan kedalam sub proses, maka dinaggap sebagai sebuah task-yaitu level proses paling rendah.

5. Sebuah tanda ‘+’ pada simbol proses menunjukan bahwa proses ini didekomposisi, jika tidak ada tanda ‘+’, maka proses ini disebut sebuah task. 2.2.12.SWOT (strengths, weakness, opportunities, threats)

SWOT merupakan pendekatan yang dapat dipergunakan sebagai instrumen dalam pemilihan strategi dasar. Analisis SWOT adalah identifikasi berbagai faktor secara sistematis untuk merumuskan strategi organisasi. Analisis ini didasarkan pada logika yang dapat memaksimalkan kekuatan (strengths) dan peluang (opportunities), namun secara bersamaan dapat meminimalkan kelemahan (weakness) dan ancaman (threats) [15].

1. Kekuatan (Strenghts)

Kekuatan adalah sumber daya, keterampilan, atau keungulan-keungulan lain yang berhubungan dengan para pesaing perusahaan dan kebutuhan pasar yang dapat dilayani oleh perusahaan yang diharapkan dapat dilayani. Kekuatan adalah kompetisi khusus yang memberikan keunggulan kompetitif bagi perusahaan.

2. Kelemahan (Weakness)

Kelemahan adalah keterbatasan atau kekurangan dalam sumber daya, keterampilan, dan kapabilitas yang secara efektif menghambat kinerja perusahaan. Keterbatasan tersebut dapat berupa fasilitas, sumber daya keuangan,kemampuan manajemen dan keterampilan pemasaran dapat merupakan sumber dari kelemahan perusahaan.

3. Peluang (Opportunities)

Peluang adalah situasi penting yang menguntungkan dalam lingkungan perusahaan. Kecendrungan – kecendrungan penting merupakan salah satu sumber peluang, seperti perubahaan teknologi dan meningkatnya hubungan antara perusahaan dengan pembeli atau pemasok merupakan gambaran peluang bagi perusahaan.

4. Ancaman (Threats)

Ancaman adalah situasi penting yang tidak menguntungan dalam lingkungan perusahaan. Ancaman merupakan pengganggu utama bagi posisi sekarang atau yang diinginkan perusahaan. Adanya peraturan-peraturan pemerintah yang baru atau yang direvisi dapat merupakan ancaman bagi kesuksesan perusahaan.

Analisis SWOT dilakukan guna mengetahui kondisi perusahaan saat ini. Analisis SWOT merupakan strategi organisasi meliputi strategi lingukan internal dan lingkungan eksternal. Analisis strategi lingkungan internal yang berada di dalam lingkungan perusahaan meliputi strenght (kekuatan) dan weakness

(kelemahan). Analisis strategi lingkungan eksternal yang berada di luar lingkungan perusahaan melitupi opportunity (peluang) dan threats (ancaman). Langkah-langkah dalam melakukan analisis SWOT yaitu, menentukan faktor

internal, menentukan faktor eksternal, membuat matrik faktor strategi internal, membuat matrik internal-eksternal, membuat matrik posisi startegi dan evaluasi tindakan , matrik SWOT, matrik faktor penentu keberhasilan dan pemilihann alternatif sebagai berikut:

1. Faktor Internal

Faktor internal adalah faktor-faktor yang ada didalam organisasi, faktor internal terdiri dari kekuatan organisasi, dan kelemahan organisasi

2. Faktor Eksternal

Faktor eksternal adalah faktor-faktor yang ada diluar organisasi, faktor internal terdiri dari peluang organisasi, dan ancaman organisasi

3. Matrik faktor strategi internal

Analisis faktor strategis internal adalah analisis yang menilai prestasi/kinerja yang merupakan faktor kekuatan dan kelemahan yang ada untuk mencapai tujuan organisasi. Seperti halnya pada Analisis Faktor Strategis Eksternal, maka dengan cara yang sama menyusun tabel Faktor-faktor Strategis Internal (InternalStrategic Factors AnalysisSummary/IFAS)., dengan langkah-langkah sebagai berikut :

a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan.

b. Beri bobot masing – masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1.0 (paling penting) sampai 0.0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis koperasi. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1.00).

c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi koperasi yang bersangkutan, variabel yang bersifat positif ( semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai +4 dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negative, kebalikannya.

d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4.0 (outstanding) sampai dengan 1.0 (poor).

e. Jumlah skor pembobotan ( pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi koperasi yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan bagaimana koperasi tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya.

4. Matrik faktor strategi eksternal

Analisis faktor strategis eksternal difokuskan pada kondisi yang ada dan kecenderungan yang muncul dari luar, tetapi dapat memberi pengaruh kinerja organisasi. Setelah mengetahui faktor-faktor strategi eksternal, selanjutnya susun tabel faktor-faktor Strategis Eksternal (External Strategic Factors AnalysisSummary/EFAS), dengan langkah sebagai berikut :

a. Tentukan faktor-faktor yang menjadi kekuatan serta kelemahan perusahaan. b. Beri bobot masing – masing faktor tersebut dengan skala mulai dari 1.0

(paling penting) sampai 0.0 (tidak penting), berdasarkan pengaruh faktor-faktor tersebut terhadap posisi strategis koperasi. (semua bobot tersebut jumlahnya tidak boleh melebihi skor total 1.00).

c. Hitung rating (dalam kolom 3) untuk masing-masing faktor dengan memberikan skala mulai dari 4 (outstanding) sampai dengan 1 (poor), berdasarkan pengaruh faktor tersebut terhadap kondisi koperasi yang bersangkutan, variabel yang bersifat positif ( semua variabel yang masuk kategori kekuatan) diberi nilai mulai dari +1 sampai +4 dengan membandingkannya dengan rata-rata industri atau dengan pesaing utama. Sedangkan variabel yang bersifat negative, kebalikannya.

d. Kalikan bobot pada kolom 2 dengan rating pada kolom 3, untuk memperoleh faktor pembobotan untuk masing-masing faktor yang nilainya bervariasi mulai dari 4.0 (outstanding) sampai dengan 1.0 (poor).

e. Jumlah skor pembobotan ( pada kolom 4), untuk memperoleh total skor pembobotan bagi koperasi yang bersangkutan. Nilai total ini menunjukkan

bagaimana koperasi tertentu bereaksi terhadap faktor-faktor strategis internalnya.

5. Membuat matrik posisi startegi dan evaluasi tindakan

Matriks ini merupakan kerangka empat sudut pandang yang menunjukkan apakah strategi agresif, konservatif, defensif, atau kompetitif yang paling sesuai untuk suatu perusahaan tertentu. Sumbu-sumbu matrik SPACE menunjukkan dua dimensi internal dan keunggulan kompetitif dan dua dimensi eksternal dan kekuatan industri.

Tabel 2.2 Selisish Indikator Eksternal-Internal

No Indikator Nilai

1 Kekuatan Jumlah Nilai bobot (a)

2 Kelemahan Jumlah Nilai bobot (b)

Selisih a-b (X)

4 Peluang Jumlah Nilai bobot (a)

5 Ancaman Jumlah Nilai bobot (b)

Selisih a-b (Y)

Hasil selisih X dan Y akan dimaksukan di matrik kuadrat untuk menentukan posisi organisasi, apakah organisasi sedang keadaan baik atau buruk.

Gambar 2.9 Matrik Kuadran SWOT

Dari Gambar 2.9 diatas dapat diketahui bagaimana Matriks kuadran SWOT yang dapat dijelaskan sebagai berikut:

1. Kuadran I (positif, positif)

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat dan berpeluang, Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Progresif, artinya organisasi dalam kondisi prima dan mantap sehingga sangat dimungkinkan untuk terus melakukan ekspansi, memperbesar pertumbuhan dan meraih kemajuan secara maksimal.

2. Kuadran II (positif, negatif)

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang kuat namun menghadapi tantangan yang besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Diversifikasi Strategi, artinya organisasi dalam kondisi mantap namun menghadapi sejumlah tantangan berat sehingga diperkirakan roda organisasi akan mengalami kesulitan untuk terus berputar bila hanya bertumpu pada strategi sebelumnya. Oleh karenanya, organisasi disarankan untuk segera memperbanyak ragam strategi taktisnya.

3. Kuadran III (negatif, positif)

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah namun sangat berpeluang. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Ubah Strategi, artinya organisasi disarankan untuk mengubah strategi sebelumnya. Sebab, strategi yang lama dikhawatirkan sulit untuk dapat menangkap peluang yang ada sekaligus memperbaiki kinerja organisasi.

4. Kuadran IV (negatif, negatif)

Posisi ini menandakan sebuah organisasi yang lemah dan menghadapi tantangan besar. Rekomendasi strategi yang diberikan adalah Strategi Bertahan, artinya kondisi internal organisasi berada pada pilihan dilematis. Oleh karenanya organisasi disarankan untuk meenggunakan strategi bertahan, mengendalikan kinerja internal agar tidak semakin terperosok. Strategi ini dipertahankan sambil terus berupaya membenahi diri.

6. Matrik SWOT

Alat yang dipakai untuk menyusun faktor-faktor strategi perusahaan adalah matrik SWOT. Matrik ini dapat menggambarkan secara jelas bagaimana peluang dan ancaman eksternal yang dihadapai perusahaan dapat disesuaikan dengan

kekuatan dan kelemahan yang dimilikinya. Matrik ini dapat menghasilkan empat set kemungkinan alternatif strategis.

Gambar 2.10 Matrik SWOT a. Strategi SO

Strategi ini dibuat berdasarkan jalan pikiran perusahaan, yaitu dengan memanfaatkan seluruh kekuatan untuk merebut dan memanfaatkan peluang sebesar - besarnya.

b. Strategi ST

Ini adalah strategi dalam menggunakan kekuatan yang dimiliki perusahaan untuk mengatasi ancaman.

c. Strategi WO

Strategi ini diterapkan berdasarkan pemanfaatan peluang yang ada dengan cara meminimalkan kelemahan yang ada.

d. Strategi WT

Strategi ini didasarkan pada kegiatan yang bersifat defensif dan berusaha untuk meminimalkan kelemahan yang ada serta menghindari ancaman.

43

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1. Analisis Sistem

Analisis merupakan suatu tahapan pemahaman terhadap sistem yang sedang berjalan maupun sistem yang akan dibangun. Tahapan analisis bertujuan untuk mengetahui mekanisme atau prosedur kerja dari proses yang sedang berjalan maupun prosedur kerja dari proses yang akan dibangun.

3.1.1. Analisis Masalah

Analisis terhadap masalah pada sistem yang berjalan di PT Kalbe Morinaga Indonesia adalah sebagai berikut:

1. Sulitnya koordinator dalam menentukan kelayakan OPL baru dengan memeriksa kesamaan setiap OPL baru terhadap OPL yang sudah ada.

2. Pengelolaan OPL masih terhambat, dikarenakan dokumen OPL yang terlalu banyak sehingga mengakibatkan kesulitan karyawan dalam mendapatkan maupun membagikan pengetahuan.

3. Sulitnya karyawan untuk mengetahui pengalaman dari karyawan lain yang dapat digunakan sebagai referensi dalam menyelesaikan suatu masalah.

Berdasarkan masalah tersebut maka dibutuhkan suatu penerapan

knowledge management systemdi PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI). 3.1.2. Analisis Sistem yang Berjalan

Prosedur yang berjalan dalam sistem pengelolaan OPL di PT. Kalbe Morinaga Indonesia saat ini masih menggunakan pengelolaan manual. Berdasarkan hasil wawancara dengan Bapak Akhmad Makhali, S.T. Selaku karyawan di PT. Kalbe Morinaga Indonesia (KMI) pada divisi IT dengan jabatan

supervisor, didapatkan informasi bahwa OPL merupakan sebuah dokumen pengetahuan yang terdiri dari OPL pengetahuan dasar dan OPL trouble shooting yang dibagikan dan disimpan sebagai aset perusahaan yang suatu saat nanti dapat dipergunakan oleh karyawan PT. KMI. Pembuat dokumen OPL itu sendiri adalah semua karyawan di PT. KMI dengan pengkoreksian dari atasan, komite dan

bagian koordinator sehingga jika OPL telah disetujui maka karyawan pembuat OPL akan mendapatkan nilai. Prosedur - prosedur pengelolaan OPL yang sedang berjalan di PT Kalbe Morinaga Indonesia adalah sebagai berikut :

1. Prosedur Pembuatan OPL

Prosedur pembuatan OPL ini diwajibkan untuk semua karyawan PT. Kalbe Morinaga Indonesia, OPL terdiri dari dua jenis yaitu OPL pengetahuan dasar dan OPL trouble shooting. Untuk membuat dokumen OPL dan mendapatkan nilai, dokumen OPL harus mendapatkan approve dari atasan, komite dan kordinator. Langkah-langkah yang terjadi pada prosedur pembuatan OPL seperti pada Gambar 3.1 adalah sebagai berikut:

a. Karyawan mendapatkan pengetahuan dari lingkungan PT.KMI berdasarkan departmennya. Kemudian karyawan menentukan jenis OPL yang akan dibuat, jika karyawan mendapatkan pengetahuan dari pekerjaan yang dia pegang di PT. KMI maka dia menentukan jenis OPL pengetahuan dasar. Jika karyawan mendapatkan pengetahuan dari masalah yang pernah/sering terjadi, maka karyawan menentukan jenis OPL trouble shooting.

b. Karyawan menentukan tema OPL berdasarkan departmennya dan jenis yang telah ditentukan sebelumnya.

c. Karyawan membuat file OPL dan menyimpan pada perangkat komputer. d. Karyawan memperlihatkan OPLnya yang masih berupa file kepada

atasannya, kemudian atasan menerima dan memeriksa OPL tersebut. e. Jika OPL salah dalam arti OPL tersebut memiliki ketidak sesuaian tema

dengan departmen, kesesuaian keterangan dengan gambar dan memiliki kalimat yang tidak baku, maka akan dikembalikan ke pembuatnya dan apabila OPL salah tersebut statusnya OPL reject (tidak diterima sama sekali), maka pembuat tidak boleh memperbaiki OPL. Sedangkan apabila status OPL koreksi (diterima tapi diperbaiki), maka pembuat boleh memperbaiki OPL tersebut.

Jika OPL benar atau status approve, maka atasan akan menyampaikan kepada pembuat tersebut untuk mencetak file OPLnya, kemudian akan

ditandatangani atasan dan diberikan kepada sekretaris CG untuk dikumpulkan.

46

215

BAB 5

KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini akan dikemukakan kesimpulan yang dapat diperoleh dari pembahasan bab-bab sebelumnya serta saran untuk perbaikan dan pengembangan sistem yang lebih lanjut.

5.1.Kesimpulan

Berdasarkan hasil yang didapat dari pembuatan tugas akhir ini, maka dapat ditarik kesimpulan sebagai berikut :

1. Knowledge management system sudah dapat membantu koordinator dalam

menentukan kelayakan OPL baru dengan memeriksa kesamaan OPL baru terhadap OPL yang sudah ada.

2. Karyawan dapat mengelola pengetahuan yaitu membuat, mengubah dan menyebarkan pengetahuan dalam bentuk OPL dengan adanya knowledge management system.

3. Karyawan dapat mengetahui pengalaman karyawan lain dengan adanya knowledge management system.

5.2.Saran

Agar sistem yang dibangun dapat bekerja dengan lebih baik, hendaknya dilakukan hal – hal sebagai berikut :

1. Diharapkan knowledge management system yang telah dibangun ini dapat dijadikan sebagai sistem mobile atau online, sehingga dengan ini diharapkan karyawan dapat membuat pengetahuan dimanapun dan kapanpun.

2. Penggunaan metode yang lebih tepat lagi pada proses pemeriksaan kesamaan OPL baru terhadap OPL yang sudah ada oleh koordinator guna mempercepat proses berjalannya sistem.

BIODATA PENULIS

Nama Lengkap Sulastri

NIM 10111004

Jenis Kelamin Perempuan Tempat ,Tanggal

Lahir

Karawang, 04 Mei 1993

Agama Islam

Status Mahasiswa

Alamat Kp. Cilempung Rt 016 Rw 005 Ds. Pasirjaya Kec. Cilamaya Kulon Kab. Karawang

No.Telp 085691168565

E-mail sulastri.three45@gmail.com

PENDIDIKAN FORMAL

1999-2005 SDN Mekarmaya 1 2005-2008 SMP Negeri 1 Cilamaya 2008-2011 SMA Negeri 1 Cilamaya

2011 – Sekarang UNIVERSITAS KOMPUTER INDONESIA

PENGALAMAN ORGANISASI