Pemanfaatan Teknologi Modern Untuk Sarana Pengelolaan Informasi Pada Bagian Tata Usaha

TUGAS AKHIR

PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Oleh :

RINA JULIA SIREGAR 072103074

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan berkah-Nya kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA“. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.

Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi

2. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Bapak Safrizal Helmi Situmorang, SE, MSi, selaku Dosen Pembimbing dalam

penyelesaian tugas akhir ini.

5. Kepada orang yang paling penulis istimewa, kagumi, dan hormati dalam

kehidupan penulis buat kedua orang tua penulis ayahanda tersayang Yunus Anis Siregar dan ibunda tersayang Lismah. Dan buat abang rina Mhd. Azhari Srg dan kedua adek saya Sri WulanDari Srg dan Mhd. Zulhfami Srg.

6. Buat temen-temen penulis selama masa perkuliahan : Sylvi Anggraini, Wini

Silvina, Mardiyah Irfah, Irmayanti, Dinda risziyanti, Nurul fadhilah, Oce, Azdha, Indah, Wahyu, Putri, Rere, Dila, Didar, Amel Teman-temanku kelompok 14.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin.

Medan, Juni 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

Hal

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iii

DAFTAR TABEL ... iv

DAFTAR GAMBAR...v

BAB I PENDAHULUAN ... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 7

C. Tujuan Penelitian ... 8

D. Manfaat Penelitian ... 8

E. Jadwal Kegiatan ... 9

F. Sistematika Penulisan... 9

BAB II PROFIL INSTANSI ... 11

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 11

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 13

C. Struktur Organisasi ... 14

D. Job Description... 17

E. Kinerja Usaha Terkini ... 21

F. Rencana Kegiatan ... 22

BAB III PEMBAHASAN... 23

A. Pengertian Teknologi Informasi………... 23

B. Peranan Teknologi Informasi Pada Dunia Pendidikakn ... 26

C. Pemanfaatan Teknologi Modern Untuk Sarana Pengelolaan Informasi Pada Bgaian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Sumatera Utara………..28

D. Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 36

E. Dampak Kemajuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………...38

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 40

A. Kesimpulan ... 40

B. Saran ... 41

DAFTAR TABEL

Hal Tabel 1. 1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir...9

DAFTAR GAMBAR

Hal Gambar 2.1 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU...16

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Dengan berkembangnya ilmu pengetahuan dan teknologi modern, maka mengakibatkan pola perkembangan dan kemajuan dibidang perkantoran akan lebih baik. Kemajuan teknologi modern khususnya dibidang elektronika membawa kemudahan dalam melaksanakn tugas-tugas perkantoran. Untuk kantor yang memerlukan pelayanan yang cepat dan memiliki volume kerja yang cukup banyak penggunaan sarana tersebut akan sangat membantu mempercepat proses.

Pengaruh teknologi modern, menunjukkan atau memungkinkan pemakaian mesin-mesin serba otomatis seperti yang ada di bagian tata usaha seperti: komputer, mesin printer dll. Salah satu akibat positif dari kemajuan dibidang teknologi adalah dimungkinkannya pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat dan mudah. Kecepatan tersebut mengakibatkna pula bahwa keputusan atau masalah-masalah yang sangay mendesak dapat segera diselesaikan.

Dengan semakin banyaknya atau besarnya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, diinterprestasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, maka pada abad teknologi modern seperti sekarang ini, terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan alat-alat elektronis.

Modernnya peralatan yang diciptakan,seperti komputer tidak. menyebabkan pengetahuan dan masalah penanganan informasi dengan sistem

tangan atau manual ditinggalkan begitu saja. Komputer adalah rangkaian peralatan elektronik yang dapat melakukan pekerjaan secara sistematis, berdasarkan program yang diberikan, serta dapat menyimpan dan menampilkan keterangan bilamana diperlukan. Ketetapan suatu komputer bekerja tergantung pada ketetapan manusia dalam memberi umpan informasi.

Pengunaan atau penerapan teknologi komputer dalam pekerjaan pada bagian Tata Usaha adalah merupakan tuntutan dan kewajaran yang dibutuhkan, walaupun tanpa menghilangkan sistem tangan atau manual. Teknologi komputer, termasuk salah satu teknologi yang berkembang dengan pesat, oleh sebab iti perlu segera dimanfaatkan.cpenggunaan komputer dapat meningkatkan efisiensi kerja dalam rangkakn menunjang kegiatan organisasi. Sehubungan dengan hal tersebut, yang perlu dipersiapkan dan ditingkatkan dalam proses adaptasi ini adalah bahwa penggunaan komputer membawa serta metoda barudalam pencatatan dan penyimpanan informasi, yang mempengaruhi cara bagaimana informasi dikumpulkan, dikelola, dihasilkan, dan diidstribusikan kepada yang membutuhkannya.

Dunia perkantoran membutuhkan komputer dalam menunjang pengelolaan informasi secara terpadu. Komputer mempengaruhi pelaksanaan kerja, secara elektronis dapat menyimpan data apabila disajikan dalam suatu bentuk atau format yag dapat diinterprestasikan komputer melalui wujud baca mesin. Kurang dapat dimanfaatatkannya komputer secara maksimal dapat dikatakan sebagai pemborosan yang sulit untuk dipertanggung jawabkan.

Terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisi dan eksplisit tidak sekedar berupa teknologi computer, tetapi juga mencakup taknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut dengan teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi computer dan teknologi telekomunikasi. Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan computer, termasuk peralatan – peralatan yang berhubungan dengan computer seperti printer dan CD-Rom. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan tindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi computer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehingga dapat menjadin bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.

Perkembangan yang pesat dari teknologi informasi merupakan akibat dari banyak faktor, salah satu diantaranya adalah perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi. Kebutuhan akan informasi dalam berbagai kegiatan manusia baik kegiatan yang terorganisasi maupun yang tidak terorganisasi menunjukkan adanya peningkatan. Berbagai kegiatan yang dilaksanakan sangat ditunjang oleh adanya informasi yang terus menerus, mulai dari persiapan kegiatan sampai pada berakhirnya kegiatan tersebut. Dengan kata lain informasi sangat dibutuhkan mulai dari mempersiapkan kegiatan sampai pada pencapaian tujuan yang diinginkan. Dalam penggunaannya kadang-kadang pengertian informasi

dikacaukan dengan pengertian data dan fakta. Banyak istilah yang berhubungan dengan teknologi informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah system informasi manajemen, sistem informasi manajemen berbasis computer, teknologi informasi (TI), teknologi sistem informasi, teknologi komputer, manajemen informasi dan sistem informasi. Sistem teknologi informasi juga memberikan lima peran utama di dalam organisasi, yaitu untuk meningkatkan efisiensi, efektifitas, komunikasi, kolaborasi, dan kompetitif (Jogiyanto:2003). Efesiensi merupakan suatu ukuran keberhasilan yang dinilai dari segi besarnya sumber atau biaya untuk mencapai hasil dari kegiatan yang dijalankan. Efesiansi di dalam sistem teknologi informasi memiliki peran yang bertujuan untuk menggantikan pengolahan transaksi oleh manusia dengan sistem teknologi informasi. Peran sistem teknologi informasi yang kedua adalah efektifitas yang memiliki arti sesuatu yang berhasil digunakan. Untuk meningkatkan efektifitas pada sistem teknologi dapat dicapai dengan Sistem Manajeman Informasi (Management Information System), sistem Penunjang keputusan (Decision Support System), Sistem Pakar (Expert System), sistem informasi Geografis (Geographic Information System), Jaringan Neural Buatan (Artificial Neural Network), Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information System), dan Kelompok Penunjang Keputusan (Group Support Systems). Sistem-sistem teknologi informasi ini menyediakan informasi bagi para manajer di organisasi untuk mendukung proses pengambilan keputusan mereka dengan lebih efektif. Peran Ketiga dan keempat dari sistem teknologi informasi adalah

komunikasi dan kolaborasi. Pada sistem teknologi informasi komunikasi bertujuan untuk mengintegrasikan pengguna dengan sistem teknologi informasi termasuk para manajer secara elektronik. Peningkatan komunikasi dapat dicapai dengan menggunakan email dan chat. Peningkatan kolaborasi dicapai dengan menggunakan video conference dan teleconference. Peran kelima dari sistem teknologi informasi adalah kompetitif yang berarti persaingan, dimana peran ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetitif yang berarti persaingan, dimana persaingan ini bertujuan untuk meningkatkan daya kompetisi. Peran ini dapat dicapai dengan menggunakan Strategic Information System (SIS). SIS merupakan sistem-sistem teknologi informasi dan teknologi informasi apapun di dalam organisasi untuk mengimpletasikan strategi untuk keunggulan kompetisi. Pemanfaatan teknologi informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Berbagai perangkat teknologi informasi untuk infrastruktur, service maupun aplikasi, saat ini sangat banyak tersedia di pasaran dalam berbagai bentuk dan fungsinya. Hal ini menyebabkan banyaknya alternative solusi teknologi informasi yang perlu dipertimbangkan dalam menentukan kebijakan pengembangan organisasi.

Pemanfaatan atau implementasi teknologi informasi dalam kegiatan operasional organisasi akan memberikan dampak yang cukup signifikan bukan hanya dari efisiensi kerja tetapi juga terhadap budaya kerja baik secara personal, antar unit, maupun keseluruhan institusi. Dengan adanya teknologi informasi, maka produktivitas suatu organisasi atau perusahan akan meningkat, serta dapat

membuat model bisnis yang sulit ditiru oleh pesaing, karena pada dasarnya peranan teknologi informasi bagi setiap perusahaan bersifat unik dan spesifik. Hal tersebut disebabkan karena masing-masing organisasi atau perusahaan memiliki strategi yang berbeda satu dengan yang lainnya. Pemanfaatan teknologi informasi akan melibatkan semua karyawan dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian teknologi informasi. Karyawan dengan kualifikasi tertentu baik bagian teknologi informasi maupun bagian lain perlu dilibatkan selain untuk memberikan masukan juga untuk mempersiapkan karyawan dalam menghadapi perubahan. Di sisi lain, diperlukan kesadaran personal lainnya tehadap manfaat sistem bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk menigkatkan kemampuan mereka.

Saat ini setiap karyawan dapat menentukan pilihannya karirnya berdasarkan skill yang dimilikinya. Keadaan ini memacu setiap individu untuk mengembangkan potensi dirinya dengan harapan mendapatkan jenjang karir yang lebih tinggi. Pilihan yang efektif dan efisien juga tedapat pada pemanfaatan teknologi teknologi informasi, yang biasanya telah dimiliki kantor-kantor pemerintahan maupan swasta. Maka, kinerja pegawai sebagai sumber daya manusia memiliki peran penting dalam pencapaian kinerja perusahaan. Dalam peningkatan kompetisi yang efektif, organisasi memerlukan terlabih dahulu model kompetensinya. Model kompetensi dibangun dengan merujuk pada apa yang ingin dicapai oleh organisasi dan untuk itu kompetensi-kompetensi apakah yang

diperlukan oleh setiap jabatan organisasi di dalam organisasi agar tujuan organisasi secara keseluruhan dapat tercapai.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang mengemban visi menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global menjadi salah satu alasan pentingnya pemanfaatan teknologi informasi dalam peningkatan kompetensi dan kinerja pegawai untuk meningkatkan efesiensi waktu dan mendukung kegiatan operasional. Dengan kecanggihan zaman dan pemanfaatan teknologi informasi dalam era globalisasi ini sangat mendukung efisiensi untuk kegiatan administratif serta operasionalnya dan diharapkan dapat mengembangkan sumber daya manusia (SDM) yang lebih kreatif dan kompetitif untuk kemajuan organisasi sehingga mendorong penulis memilih judul “PEMANFAATAN TEKNOLOGI MODERN UNTUK SARANA PENGELOLAAN INFORMASI PADA BAGIAN TATA USAHA”.

B. Perumusan Masalah

Adapun alasan penulis dalam memaparkan implementasi teknologi informasi adalah bahwa pemanfaatannya akan sangat membantu efesiensi pekerjaan bagi seluruh pegawai dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir setiap pegawai, sehingga permasalahannya yang akan dibahas dalam penulisan tugas akhir adalah “ Bagaimana Pemanfaatan Teknologi Informasi pada Bagian Tata Usaha?”.

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Pemanfaatan teknologi informasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara

teoritis maupu n aplikasi.

b) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c) Agar penulis lebih memahami pemanfaatan teknologi informasi untuk

peningkatan kompetensi pegawai. 2. Bagi Instansi.

a) Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi

untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

I II III

1 Persiapan

2 Pengumpulan

Data

3 Penulisan

Laporan

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab, yang dianggap cukup memadai untuk mengemukakan hal yang dianggap penting dan relevan dengan judul Tugas Akhir yang dimaksud, dengan tujuan agar penulisan Tugas Akhir ini dapat lebih terarah dan sistematis. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB 1 : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB 2 : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. BAB 3 : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB 4 : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987

No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu :

a. Departemen Ekonomi Pembangunan

b. Departemen Manajemen

c. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : a. Jurusan Kesekretariatan b. Jurusan Keuangan c. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut :

a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan

pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku

pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan

pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta

menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian

dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak

berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang

dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya

hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal. Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Sumber : Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Rektor dan Pembantu rektor Dekan dan Pembantu dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Ketua dan Sekretaris Departemen Kepala bagian Tata Usaha Fakultas Unit Penunjang Fakultas Ketua Lab/Studio /Bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen

Kepala Sub Bagian Tata Usaha

Fakultas Kepala Sub

Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra D Ketua Program Studi Inter Departemen

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan,

kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan

fakultas.

f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/

pelayanan kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas.

h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan

fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat. c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada

masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan

ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan

pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan

dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai.

c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan

jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni.

c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan.

e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

f. Mempersiapkan pelaksanaan kegiatan kemahasiswaan tingkat universitas.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan

kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan.

i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian

dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan

lingkungan.

e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan

dan perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan

laporan Bagian. E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan

perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,Dll) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III

PEMBAHASAN

A. Pengertian Tekhnologi Informasi

Teknologi informasi (information technology) biasa disebut TI, IT, atau infotech. Berbagai definisi tentang informasi diberikan dengan maksud dapat memberikan gambaran lebih lanjut tentang teknologi informasi.

Berbagai definisi teknologi informasi:

1. Menurut Haag dan Keen (1996) Teknologi informsi adalah seperangkat

alat yang membantu anda bekerja dengan informasi dan melakukan tugas-tugas yang berhubungan dengan pemrosesan informasi.

2. Menurut Martin (1999) Teknologi informasi tidak hanya terbatas pada

teknologi komputer (perangkat keras atau perangkat lunak) yang digunakan untuk memproses dan menyimpan informasi, melainkan juga mencakup teknologi informasi untuk mengirimkan informasi.

3. Menurut Williams san Sawyer (2003) Teknologi informasi adalah

teknologi yang menggunakan komputasi (komputer) dengan jalur komunikasi berkecepatan tinggi yang membawa data, suara, dan video. Dari definisi diatas terlihat bahwa teknologi informasi baik secara implisit maupun eksplisit tidak sekedar berupa teknologi komputer, tetapi juga mencakup teknologi telekomunikasi. Dengan kata lain, yang disebut teknologi informasi adalah gabungan antara teknologi komputer dan teknologi telekomunikasi.

Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagi berikut.

a. Teknologi komputer

Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan teindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehinnga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.

b. Teknologi komunikasi

Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi. Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player.

Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang disebut mikroprosesor.

Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah komputer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu seharusnya tidak namakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003)

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliput i segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi adalah suatu padanan yang tidak terpisahkan yang mengandung pengertian luas tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, dan transfer/pemindahan informasi antar media. Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.

B. Peranan Teknologi Informasi Pada Dunia Pendidikan

Teknologi informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah banyak digunakan sebagai simber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan access.

Dengan masuknya materi Teknologi Informasi dan Komunikasi dalam kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media pembelajaran. Teknologi informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam dunia pendidikan pada zaman sekarang. Sistem pengajaran berbasis multimedia (teknologi yang melibatkan teks, gambar, suara, dan video) dapat menyajikan materi yang lebih menarik, tidak monoton, dan memudahkan penyampaian. Murid dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu sacara mandiri dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia. Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan (education) dan hiburan (entertaiment). Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan tinggi.

Teknologi informasi mempunyai kemudahan bagi mahasiswa dalam mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan, misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik (e-library) atau buku elektronik (e-book). Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan untuk mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah, majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah menerapkan pembelajarannya melalu buku-buku atau modul yang disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks atau dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan berinteraksi langsung.

Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet, memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic university. Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan materi kuliah secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan.

Sistem informasi yang diterapkan pun bervariasi sesuai dengan kebutuhan masing-masing organisasi.

C. Pemanfaatan Teknologi Modern Untuk Sarana Pengelolaan Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya. Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan

mempersiapkan penyusunan RKAT.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang

ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik,

administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan,

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas.

6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan

pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas.

8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Dalam menjalankan kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena fasih harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi bukan sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia,

seyogyanya kita harus menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri.

Bila bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu.

Tetapi apabila setiap meja terutama meja di bagian tata usaha tersedia lengkap semua, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

a) Komputer

b) Printer c) Faximilie d) Internet

Namun terkadang penggunaan teknologi modern ini belum digunakan secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian Tata usaha masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang digunakanpun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik.

Adapun sistem yang terdapat dan biasa digunakan oleh bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah:

1. Sistem Informasi Akademik

Dalam sistem ini, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi anatra lain:

a. Registrasi mahasisiwa baru

Sistem informasi dapat mencetak kartu mahasiswa secara

langsung. Selain itu, juga dihasilkan laporan yaitu data induk mahasiswa, daftar mahasiswa, rekap mahasiswa per fakultas per jurusan dan daftar mahasiswa baru per jurusan.

b. Registrasi mahasiswa lama

Demikian juga sistem informasi dapat langsung mencetak kartu mahasiswa per fakultas per jurusan, daftar SPP dan pratikum mahasiswa dan terakhir rekap mahasiswa yang cuti dan pindah.

c. Penyelenggaraan Akademik

Informasi yang dihasilkan masih dibedakan untuk tiga kelompok.

Untuk, informasi yang dibutuhakn antara lain jadwal kuliah, daftar hadir kuliah, daftar hadir ujian, kartu kemajuan studi dan transkip. Kemudian, untuk dosen disediakan informasi berupa jadwal kuliah, daftar serta kuliah, daftar hadir dosen, daftar isiian nilai dari daftar prestasi nilai akademik. Terakhir, yaitu fakultas, membutuhkan informasi mengenai daftar mahasiswa, daftar dosen, daftra mata kuliah, daftar prestasi mahasiswa, sejarah kemajuan studi dan sejarah prestasi.

d. Lulusan/ Alumni

Informasi yang dihasilkan antara lain transkip akademik. Sementara itu untuk kebutuhan manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar lululsan dan rekap penyelesaian studi.

e. Pembinaan kurikulum

Informasi yang dapat disediakan baik itu mahasiswa, dosen maupun universitas adalah daftar kuliah.

2. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana

Ada dua kelompok informasi yang bisa ditemukan dalam sistem ini disetiap perguruan tinggi yaitu buku induk(identitas dan pengelolahan). Dalam kelompok informasi pengelolahan, mahasiswa dan dosen

mendapatkan jadwal kuliah.

Informasi yang dapat disediakan antara lain:

a. Untuk kebutuhan menejemen Universitas:

2) Daftar kapasitas uang kuliah 3) Daftar ruang dosen

4) Daftar ruang perpustakaan 5) Daftar ruang laboratorium

6) Rekap jumlah barang inventaris dan non-inventarisasi 7) Rekap jumlah ruang per fakultas

8) Rekap jumlah ruang Laboratorium per fakultas 9) Rekap ruang perpustakaan per fakultas

3. Sistem Informasi Ketenagaan / Kepegawaian

Dalam system infomasi ini, ada dua kelompok informasi, yaitu data induk dan pengelolaan. Informasi yang dapat disediakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen universitas adalah:

a. daftar urut kepangkatan

b. daftar pegawai calon naik golongan

c. rekap pegawai menurut jenjang pendidikan

d. rekap pegawai menurut golongan

e. daftar pegawai calon pension f. daftar gaji

g. daftar gaji pegawai

Adapun informasi yang dibutuhkan oleh direktorat jenderal adalah rekap pegawai menurut jenjang pendidikan dan daftar pegawai calon pensiun.

Kegiatan unit kerja ini anatara lain menyelenggarakan KKN(kuliah kerja nyata) bagi mahasiswa. Informasi yang dapat disediakan anatara lain :

a. Daftar nilai untuk mahasiswa dan jadwal bimbingan serta daftar bobot kredit bimbingan untuk dosen.

b. Bagi manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar judul pengabdian, rekap kegiatan pengbdian per fakultas dan asal dana, rekap kegiatan pengabdian per jenis kegiatan dan lokasi, serta rekap pengabdian per jenis kegiatan dan bidang ilmu.

5. Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni

Sistem kemahsiswaan dan alumni terdiri dari empat modul, yaitu kegiatan kemahasiswaan, kesejahteraan mahasiswa, kelembagaan mahasiswa dan informasi khusus, dan lulusan. Dengan demikian, informasi yang

disediakan oleh perguruan tinggi antara lain : a. Laporan aktifitas kegiatan

b. Daftar penyeleasaian kegiatan c. Rekapitulasi aktifitas kegiatan d. Daftar fungsionaris kegiatan e. Daftar mahasiswa dan aktifitasnya f. Laporan aktifitas lembaga mahasiswa g. Rekapitulasi aktifitas lembaga h. Daftar fungsionaris lembaga i. Daftar informasi khusus j. Daftar penghuni asrama

k. Rekapitulasi informasi khusus l. Daftar pengurus dan fasilitas asrama

m. Daftar calon/penerimaan beasiswa per jenis beasiswa n. Rekapitulasi calon/penerimaan beasiswa per fakultas

o. Laporan kemajuan IPK penerimaan beasiswa

p. Daftar perincian dana ID

q. Daftra penerimaan dana/asuransi

r. Daftar jumlah anggota koperasi mahasiswa s. Daftar pengurus koperasi mahasiswa t. Daftar instansi lulusan.

6. Sistem Informasi Perpustakaan

Subsitem perpustakan, terdiri dari atas tiga kegiatan, yaitu

inisialisasi buku, keangggotan dan pelayanan perpustakan. Informasi yang dapat sediakan oleh perguruan tinggi antara lain adalah :

a. Pencetakan katalog bahan pustaka

b. Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan c. Rekapitulasi pengujung dan peminjam per fakultas d. Rekapitulasi bahan pustaka yang dipinjam

e. Peminjam yamg terlambat mengembalikan bahan pustaka

7. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuanagan, terdiri dari : a. Anggaaran

c. SPJ , SPP, dan SPM d. Pengkajian

Dengan demikan, informasi yang dapat disediakan adalah

a) Anggaran belanja per tahun b) Kegiatan anggaran belanja c) Daftar surat perintah membayar d) Daftar surat pertanggung jawaban

e) Rekapitulasi realisasi daftar perincian kegiatan bidang-bidang f) Rekapitulasi anggaran rutin per unit kerja

g) Rekapitulasi anggaran pembangunan per unit kerja h) Rekapitulasi SPP per unit kerja

i) Rekapitulasi anggaran rutin per fungsi

j) Rekapitulasi anggaran pembangunan per fungsi k) Rekapitulasi anggaran DRK per fungsi

l) Rekapitulasi perolehan SPP per semester m) Daftar gaji pegawai

D. Tujuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Tujuan Teknologi Informasi dan Komunikasi Pada Bagian Fakultas Ekonomi USU yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap

imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi, pegawai akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang. Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah :

1. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan

sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.

E. Dampak Kemajuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media. Para pegawai juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti computer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas. Dalam konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini, seorang pegawai dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan

Manakala pegawai telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak-tidaknya pegawai mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiatan tata usaha.

Tidak hanya sekedar memahami tetapi pegawai juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam membelajarkan para mahasiswanya.

Dari beberapa sampel potret kegiatan tata usaha yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Pegawai lebih efisien dalam mengelola kegiatan tata usaha

2. pegawai lebih aktif bekerja mengerjakan kegiatan tata usaha sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan

Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

a. Dari pelatihan ke penampilan

b. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja, c. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk

membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu

keseluruhan.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai

peranan yang sangat penting maka dari itu sangat diperlukan sekali fasilitas yang berteknologi modern demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara efisien dan efektif. Karena bagian tata usaha merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi

Universitas Sumatera Utara antara lain : pengolahan data, korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

B. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya Pemanfaatan Teknologi Informasi pada

bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya fasilitas yang digunakan sebaiknya berteknologi tinggi agar pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dapat dilakukan dengan baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai secara efektif dan mudah. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

2. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan

semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi.

Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.

Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.

Sedermayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen

imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi dan Komunikasi diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif. Dengan menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi, pegawai akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang. Secara khusus, tujuan memanfaatkan Teknologi Informasi dan Komunikasi adalah :

1. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Teknologi Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi,

sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.

E. Dampak Kemajuan Teknologi Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dampak dari Kemajuan Teknologi Informasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media. Para pegawai juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti computer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas. Dalam konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini, seorang pegawai dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan

Manakala pegawai telah mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak-tidaknya pegawai mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna

Tidak hanya sekedar memahami tetapi pegawai juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam membelajarkan para mahasiswanya.

Dari beberapa sampel potret kegiatan tata usaha yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Pegawai lebih efisien dalam mengelola kegiatan tata usaha

2. pegawai lebih aktif bekerja mengerjakan kegiatan tata usaha sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan

Perubahan kemajuan Teknologi Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

a. Dari pelatihan ke penampilan

b. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja, c. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka penulis mengambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan.

2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan yang sangat penting maka dari itu sangat diperlukan sekali fasilitas yang berteknologi modern demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara efisien dan efektif. Karena bagian tata usaha merupakan pusat informasi bagi fakultas.

3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : pengolahan data, korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di

B. Saran

Penulis mengemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya Pemanfaatan Teknologi Informasi pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya fasilitas yang digunakan sebaiknya berteknologi tinggi agar pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dapat dilakukan dengan baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai secara efektif dan mudah. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

2. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Abudul Kadir, Terra Ch. Triwahyuni . 2003. Pengenalan Teknologi Informasi, Yogyakarta : Andi.

Ike Janite Dewi. 2005. Integrasi Teknologi Informasi dengan Strategi. Cetakan I. Yogyakarta : Amara Books.

Paulus, Andi Khrisbianto, Erwin Budi Setiawan. 2005. Sistem Informasi. Cetakan II. Bandung : Informatika Bandung.

Sedermayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan tentang Manajemen Perkantoran. Cetakan II. Bandung : Mandar Maju.