Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Bagian Tata Usaha

TUGAS AKHIR

PENGEMBANGAN SISTEM INFORMASI DALAM MENINGKATKAN KINERJA PEGAWAI PADA BAGIAN TATA USAHA FAKULTAS

EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Diajukan Oleh : SAHWENI LUBIS

082103026

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

KATA PENGANTAR

Syukur alhamdulillah penulis mengucapkan puji dan syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan segala nikmat,rahmat,karunia,hidayah dan berkah yang tiada henti-hentinya sehingga penulis dapat menyelesaikan penulisan tugas akhir ini dengan judul : “Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai Pada Bagian Tata Usaha “. Salawat dan salam juga penulis sampaikan kepada Nabi Besar Muhammad SAW, beserta keluarga dan para sahabatnya, karena dengan syafaatnyalah kita dapat keluar dari alam kegelapan ke alam yang terang benderang, kemudian dari awal yang tidak mengetahui menjadi mengetahui. Amin.

Pada saat melakukan penulisan tugas akhir ini penulis banyak mendapat bantuan baik moril maupun materil, serta motivasi, pengarahan dan restu dari semua pihak, yang tidak mungkin penulis sebutkan satu persatu, tanpa mengurangi rasa hormat penulis terhadap yang lainnya.

Oleh karena itu penulis bersedia dengan segala senang hati menerima kritikan, masukan, serta nasehat yang sifatnya membangun dari para pembaca demi kebaikan dan kesempurnaan Tugas Akhir ini. Maka dalam kesempatan ini dengan rasa kerendahan hati izinkanlah penulis menyampaikan ucapan terima kasih yang sebesar-besarnya kepada yang terhormat :

1. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

2. Kepada orang yang paling istimewa, kagumi, dan hormati dalam kehidupan saya buat ibunda tersayang Reni dan ayahanda tersayang Sahlan Lubis. Dan buat kedua adik saya Sahfira dan Sahreza.

3. Ibu Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi, selaku Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

4. Ibu Dr. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA, selaku Sekretaris Program Studi D-III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

5. Ibu Dra Ulfah,MS selaku Dosen Pembimbing dalam penyelesaian tugas akhir ini. 6. Bapak dan ibu dosen Fakultas Ekonomi USU yang telah mendidik dan

memberikan ilmu yang bermanfaat bagi saya.Semoga Tuhan membalas jasa Bapak dan Ibu sekalian.Serta seluruh staf pegawai dan administrasi di fakultas Ekonomi USU.

7. Buat abang dan kakak sepupu serta sanak saudara yang telah membantu dalam menyelesaikan tugas akhir saya maupun yang hanya memberi motivasi,saya mengucapkan terima kasih.

8. Buat sahabat-sahabat saya di rumah,Icha,Sukma,Gugi,dan Husnan.

9. Buat sahabat-sahabat di kampus,Yosie,Leo,Noni,Vina,Dian,Nova serta buat seluruh teman-teman DIII-Kesekretariatan kelas A’08.Terimakasih buat dukungan kalian semuanya.

10. Buat teman magang saya Ikhwan,Dewi,Windi,serta Nova,terima kasih atas kerja samanya selama ini.Saya harap pertemanan kita berlanjut sampai kapan pun.

Penulis menyadari Tugas Akhir ini masih memiliki banyak kekurangan dan jauh dari kesempurnaan. Namun harapan penulis semoga Tugas Akhir ini bermanfaat kepada seluruh pembaca. Semoga kiranya Allah selalu memberikan rahmat dan hidayah-Nya kepada kita semua. Amin.

Medan, Desember 2010 Penulis,

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR ... i

DAFTAR ISI ... iv

DAFTAR TABEL ... vi

DAFTAR GAMBAR... ... vii

BAB I PENDAHULUAN... 1

A. Latar Belakang Masalah ... 1

B. Perumusan Masalah ... 6

C. Tujuan Penelitian ... 6

D. Manfaat Penelitian ... 6

E. Jadwal Kegiatan ... 7

F. Sistematika Penulisan... 8

BAB II PROFIL INSTANSI ... 9

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU ... 9

B. Jenis Usaha/Kegiatan ... 12

C. Struktur Organisasi... 12

D. Job Description... 18

E. Kinerja Usaha Terkini ... 22

F. Rencana Kegiatan ... 23

BAB III PEMBAHASAN ... 24

A. Pengertian Sistem Informasi………... …. 24

B. Peranan pengembangan Sistem Informasi Pada Dunia Pendidikan ... 27

C. Pengembangan Sistem Informasi Untuk Sarana Pengelolaan Informasi Pada Bgaian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Sumatera Utara……….. ... 29

D. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara ... 38

E. Dampak Kemajuan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara………... 39

BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN ... 42

A. Kesimpulan ... 42

B. Saran ... 43

DAFTAR TABEL

Halaman Tabel 1.1 Jadwal Penulisan Tugas Akhir...7

DAFTAR GAMBAR

Halaman Tabel 1.2 Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi... 14

BAB I PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Informasi merupakan hal yang tidak terpisahkan dalam kehidupan bisnis dan organisasi, sehingga informasi merupakan variabel yang penting dalam operasi organisasi/perusahaan, Disamping sumber daya alam, modal dan manusia. Selain itu keterbatasan kapasitas manusia untuk mampu mengolah data dan informasi yang begitu cepat berubah mendorong manusia untuk memanfaatkan secara optimal teknologi dan sistem informasi yang pada zaman ini sudah menjadi bagian yang tidak dapat dipisahkan dari kehidupan manusia dan kegiatan sehari – hari.

Informasi dibutuhkan untuk menyusun strategi yang dipakai dalam pencapaian tujuan organisasi/perusahaan, baik dalam perencanaan maupun pengawasan kegiatan organisasi/perusahaan. Sistem pengawasan yang efektif diperlukan dalam kegiatan operasi organisasi/perusahaan agar dapat berjalan dengan baik. Dengan demikian dapat membantu organisasi/perusahaan dalam mencapai tujuan yang diharapkan serta meningkatkan produktivitas karyawan.

Agar informasi dapat bermanfaat bagi organisasi/perusahaan dan pengguna – pengguna lainnya, informasi haruslah relevan dan akurat sehingga tidak menimbulkan kesalahan fatal dalam pengambilan keputusan. Informasi yang disajikan juga harus lengkap dan cepat secara periodik sehingga dalam pengambilan keputusan dalam pekerjaan dapat dilakukan secara menyeluruh dan tepat pada waktunya.

Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetisi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuatan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya.

Kemajuan pesat dibidang teknologi, menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Telah diketahui bersama bahwa sebagai obyek studi dan penelitian ilmiah. Dengan kata lain, di negara-negara yang sudah maju, informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi, yang biasanya dikenal dengan nama “informatika”.

Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada sistem informasi. Akibatnya sebuah sistem informasi dengan menggunakan computer akan lebih mempunyai manfaat yang besar. Sesungguhnya pentingnya informasi bagi pimpinan organisasi bukanlah merupakan hal yang baru.Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi.

Perkembangan era informasi sekarang ini pun tidak sedikit organisasi/perusahaan, terutama yang kecil yang masih mengolah informasi yang dibutuhkannya secara manual/mekanik. Akan tetapi karena komputer dan perangkat lunak pendukungnya yang terdapat di pasaran relatif makin murah dan memiliki kemampuan yang makin besar, makin banyak pula organisasi yang melakukan komputerisasi.

Setidaknya menurut Situmorang dan Dilham (2007 : 216) ada lima faktor yang sangat mempengaruhi, yaitu:

1. Pertumbuhan internet dan teknologi (internet growth and technology convergence). Ditandai dengan munculnya teknologi seperti VOIP, Wireless, komputer yang semakin cepat dan semakin murah, banyak situs – situs bisnis.

2. Perubahan lanskap bisnis (transformation of the business enterprise), banyak perusahaan yang telah merubah lanskap bisnisnya dari konvensional menjadi digital.

3. Pertumbuhan globalisasi ekonomi (growth of a globally connected economy), Ledakan informasi dan pengetahuan yang berbasis ekonomi (growth of knowledge and information-based economies). Hal ini ditandai dengan globalisasi ekonomi yang semakin meningkat, dan munculnya ide – ide baru (produk dan service) di lingkungan bisnis.

4. Munculnya perusahaan – perusahaan digital (emergence of the digital firm), hal ini ditandai dengan banyaknya bisnis berbasis digital.

Menurut (Williams dan Sawyer 2009:14) teknologi informasi adalah teknologi yang menggabungkan komputansi (komputer) dengan jalur komunikasi kecepatan tinggi yang dan dapat dimanfaatkan untuk konsolidasi, koordinasi dan kolaburasi yang mampu menghasilkan tindakan-tindakan dengan pertimbangan keuntungan bagi pihak-pihak yang terkait.

Banyak istilah yang berhubungan dengan informasi karena banyaknya perubahan dan tidak adanya kesepakatan istilah yang sering digunakan. Beberapa istilah yang sering digunakan adalah sistem informasi manajemen,sistem informasi manajemen berbasis komputer, teknologi informasi(TI), teknologi komputer,manajemen informasi dan sistem informasi.

Dalam dunia yang serba cepat dan penuh kompetensi dibutuhkan organisasi/perusahaan yang mampu menampung dan menyaring informasi sebanyak mungkin. Kekuatan bisnis saat ini sangat bergantung pada informasi yang dapat diolah menjadi keunggulan kompetitif bagi dirinya.

Kemajuan pesat dibidang teknologi,menuntut perubahan total dalam orientasi pimpinan organisasi terhadap peranan informasi dalam mengambil keputusan. Negara-negara yang sudah maju,informasi dengan segala aspek penanganannya telah mulai menuju kearah berkembangnya ilmu informasi,yang biasa dikenal dengan nama”Informatika”

Komputer telah menambah teknologi baru dan canggih pada system informasi. Sistem informasi dengan menggunakan computer akan lebih mempunyai manfaat yang besar .Pentingnya sistem informasi bagi pimpinan atau pegawainya bukanlah merupakan hal yang baru. Sejak adanya manusia yang hidup berorganisasi, sejak saat itu pula informasi telah selalu diperlukan oleh pimpinan organisasi untuk membantunya dalam melakukan tugasnya selaku pimpinan organisasi.

Pemanfaatan sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam sekala kecil maupun besar,berkembang menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era globalisasi.

Pemanfaatan sistem informasi dalam suatu organisasi atau perusahaan juga berkaitan denagn keunggulan kompetitif untuk meningkatkan kualitas informasi, pengawasan kinerja organisasi atau perusahaan menggunakan sistem informasi baik sebagai alat bantu maupun strategi yang tangguh untuk bersaing dengan organisasi/perusahaan lain.

Pemanfaatan sistem informasi untuk mendukung kegiatan operasional suatu organisasi baik dalam skala kecil maupun besar, berkembang menjadi kebutuhan mendasar dalam menghadapi era globalisasi. Pemanfaatan sistem informasi akan melibatkan semua pegawai dalam organisasi yang dioperasikan secara rutin oleh staf administrasi dan bagian sistem informasi.

Untuk menghadapi perubahan terhadap era ,diperlukan kesadaran personal lainnya terhadap manfaat sistem informasi bagi dirinya dan kemudahan penggunaannya secara bertahap akan memberikan motivasi untuk meningkatkan kemampuan mereka.

Berdasarkan urain diatas dapat dilihat pentingnya perkembangan sistem informasi untuk meningkatkan efesiensi waktu dan mendukung kegiatan opersional sehingga penulis memilih judul” Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

B. Perumusan Masalah

Dari uraian diatas,maka dapat dibuat perumusan pokok masalah agar materi yang akan dibahas tidak menyimpang dari pokok pembahasan dan sesuai dengan kebutuhan yang diharapkan.Adapun perumusan masalah yang dapat dibahas dalam penulisan tugas akhir adalah” Pengembangan Sistem Informasi Dalam Meningkatkan Kinerja Pegawai pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara”

C. Tujuan Penelitian

Tujuan dari penelitian ini adalah untuk mengetahui Pemanfaatan teknologi informasi pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

D. Manfaat Penelitian

Adapun manfaat penelitian ini adalah : 1. Bagi Penulis

a) Menambah pengetahuan penulis dalam bidang yang diteliti baik secara teoritis maupun aplikasi.

b) Sebagai bahan referensi bagi peneliti-peneliti lain yang tertarik pada objek yang sama.

c) Agar penulis lebih memahami pengembangan sistem informasi untuk peningkatan kinerja pegawai.

2. Bagi Instansi.

a) Sebagai masukan untuk meningkatkan pemanfaatan teknologi informasi untuk membantu efesiensi pekerjaan pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, sesuai dengan hasil dan analisa penulis untuk bahan kepentingan Tugas Akhir ini.

3. Bagi Peneliti yang Akan Datang

a) Sebagai bahan referensi Tugas Akhir bagi mahasiswa lainnya.

E. Jadwal Kegiatan

Penelitian ini dilakukan di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Jl. T.M. Hanafiah Kampus USU Medan. Untuk lebih jelasnya jadwal kegiatan ini dapat dilihat pada Tabel 1.1 dibawah ini :

Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan

NO KEGIATAN MINGGU KE

I II III

1 Persiapan 2 Pengumpulan

Data 3 Penulisan

Laporan

Pada tahap penyusunan draft Tugas Akhir, dimulai dari pencarian buku – buku referensi mengenai sistem informasi. Kemudian pada tahap pengumpulan data dilakukan dengan magang di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Setelah semua informasi dapat dikumpulkan, penulis kemudian melakukan penyusunan laporan Tugas Akhir.

F. Sistematika Penulisan

Agar pembahasan Tugas Akhir ini dilaksanakan secara sistematis dan terarah maka penulis membagi luas pembahasan Tugas Akhir ini dalam empat (4) bab,. Adapun uraiannya adalah sebagai berikut :

BAB I : PENDAHULUAN

Dalam bab ini diuraikan tentang latar belakang, permasalahan, tujuan penelitian, manfaat penelitian, dan rencana yang terdiri dari jadwal survey/observasi dan sistematika penulisan.

BAB II : PROFIL INSTANSI

Dalam bab ini penulis menguraikan tentang sejarah singkat instansi, struktur organisasi dan personalia, job description, kinerja usaha terkini dan rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB III : PEMBAHASAN

Dalam bab ini penulis mencoba untuk menguraikan mengenai pengertian, fungsi, tujuan dan manfaat teknologi informasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

BAB IV : PENUTUP

Dalam bab ini penulis akan memberikan kesimpulan berdasarkan uraian terdahulu dan memberikan saran-saran yang bertitik tolak dari pengumpulan data dan pembahasan yang dilakukan dimana diharapkan dapat memberikan masukan yang bermanfaat bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dimasa mendatang.

BAB II

PROFIL PERGURUAN TINGGI

A. Sejarah Ringkas Fakultas Ekonomi USU

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lahir di kota Medan atau di luar Propinsi Sumatera Utara. Jelasnya Fakultas Ekonomi lahir dan didirikan tahun 1959 di Darussalam (Universitas Syariah Kuala) Kota Kuraja (Banda Aceh), dan sebagai Dekan pada waktu itu Dr. Teuku Iskandar.

Yayasan Universitas Sumatera Utara sendiri pada waktu itu berada di kota Medan, namun Fakultas Ekonomi yang berada di Kutaraja (Banda Aceh) tetap memakai nama dibawah panji Universitas Sumatera Utara. Ini menunjukkan bahwa pada waktu itu tekhnik operasional berada di Kutaraja, sedangkan penyelesaian administrasinya tetap berada di bawah Presiden Universitas Sumatera Utara (istilah untuk nama pimpinan pada waktu itu ).

Berhubungan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berkedudukan di Kutaraja (sekarang Banda Aceh) memisahkan diri dari Universitas Sumatera Utara dan bergabung dengan Universitas Syiahkuala, maka memperoleh status negeri dengan surat keputusan menteri Perguruan Tinggi dan Ilmu Pengetahuan R.I No.64/1961 tentang Penegerian Fakultas Ekonomi yang diselenggarakan oleh Yayasan Sumatera Utara dan pemasukan ke dalam lingkungan Universitas Sumatera Utara tanggal 24 November 1961 yang berlaku surat terhitung mulai 01 Oktober 1961.

Sesuai dengan Keputusan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan R.I No 0535/0/1983, tanggal 08 Desember 1983, Keputusan Dirjen. Pendidikan tinggi No.131/DIKTI/Kep/1984, dan disusul Surat Keputusan 23/DIKTI/Kep/1987 No.25/DIKTI/Kep/1987 dan No.26/DIKTI/Kep/1987, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mengasuh dua jenjang Program Pendidikan, yaitu Program Pendidikan Strata-1 Program Pendidikan D-III.

Program Pendidikan Strata-1 meliputi 3(tiga) Departemen, yaitu : 1. Departemen Ekonomi Pembangunan

2. Departemen Manajemen 3. Departemen Akuntansi

Sedangka n Program Diploma-III terdiri dari : 1. Jurusan Kesekretariatan 2. Jurusan Keuangan 3. Jurusan Akuntansi

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara di Medan mulai menerima Mahasiswa pada bulan Agustus 1961.

Visi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Visi Fakultas Ekonomi Sumatera Utara adalah menjadi salah satu Fakultas Ekonomi terkemuka yang dikenal unggul dan mampu memenuhi kebutuhan pasar dalam persaingan global.

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Misi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah sebagai Berikut : a. Menghasilkan lulusan yang mempunyai karakter dan kompetensi dalam bidang

b. Meningkatkan kualitas proses belajar mengajar dengan pemberdayaaan peningkatan kualifikasi dan kualitas dosen.

c. Mengembangkan dan meningkatkan pelaksanaan dharma penelitian dan pengabdian sebagai upaya meningkatkan mutu keilmuan dan sumber pendanaan fakultas dalam status PT. BHMN.

d. Senantiasa berusaha meningkatkan pelayanan kepada Mahasiswa selaku pelanggan (customer) dan Stakeholders lainnya.

e. Meningkatkan jaringan dan kerjasama dengan institusi swasta dan pemerintahan serta organisasi profesional dan lembaga lain terkait yang bertaraf nasional dn internasional.

Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Tujuan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara :

a. Menghasilkan lulusan yang berkualitas dan mampu bersaing serta menyesuaikan diri terhadap perkembangan nasional dan internasional.

b. Menjadi lembaga yang berkemampuan melaksakan penelitian-penelitian dan pengabdian kepada masyarakat dan responsive terhadap perkembangan/ perubahan.

B. Jenis Usaha/Kegiatan

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/ pelayanan masyarakat dan pembinaan civitas akademik. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara merupakan sebuah instansi yang menghasilkan jasa pendidikan non-profit (tidak berorientasi pada perolehan laba), seperti perusahaan penghasil jasa pada umumnya yang bertujuan menghasilkan laba bagi perusahaan.

Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara lebih berorientasi pada pelayanan pendidikan yang bermutu dan berkualitas, melakukan penelitian-penelitian yang bermanfaat bagi ilmu pengetahuan serta melakukan kegiatan sosial berupa pengabdian kepada masyarakat sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi : Penyelenggaraan Pendidikan, Pengabdian Penelitian dan Pengabdian kepada Masyarakat.

Dengan demikian, diharapkan lulusan-lulusan dari Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah lulusan yang mempunyai kualitas yang baik dan mampu bersaing di lapangan pekerjaan nantinya.

C. Struktur Organisasi

Struktur Organisasi diperlukan untuk membedakan batas-batas wewenang dan tanggung jawab secara sistematis yang menunjukkan adanya hubungan/keterkaitan antara setiap bagian untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Struktur organisasi berfungsi untuk menyelenggarakan tugas dengan tujuan yang diinginkan. Dengan struktur organisasi masing-masing pegawai tahu akan tugas, wewenang, dan tanggung jawab sehingga pegawai tersebut dengan sendirinya mengerjakan tugas yang dibebankan kepadanya dengan baik dan tanggung jawab akan lancar hendaknya pegawai ditempatkan pada tempat dan tugas yang sesuai dengan bakat, pendidikan, pengalaman, dan keahlian fisiknya.

Demi tercapainya tujuan umum suatu instansi diperlukan suatu wadah untuk mengatur seluruh aktivitas maupun kegiatan instansi tersebut. Pengaturan ini dihubungkan dengan pencapaian instansi yang telah diteapkan sebelumnya. Wadah tersebut disusun dalam suatu struktur organisasi dalam instansi.

Melalui struktur organisasi yang baik, pengaturan pelaksanaan dapat diterapkan, sehingga efisiensi dan efektivitas kerja dapat diwujudkan melalui kerja sama dengan koordinasi yang baik sehingga tujuan perusahaan dapat dicapai.

Suatu instansi terdiri dari berbagai unit kerja yang dapat dilaksanakan persorangan, maupun kelompok kerja yang berfungsi melaksanakan serangkaian kegiatan tertentu dan memncakup tata hubungan secara vertikal melalui saluran tunggal.

Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 Berikut ini :

Gambar 2.1 : Bagan Struktur Organisasi Fakultas Ekonomi USU Sumber : Buku pedoman dan Informasi Fakultas Ekonomi USU

Rektor dan Pembantu Rektor

Ketua dan Sekretaris Departemen Dekan dan Pembantu

Dekan Dewan Pertimbangan Fakultas Unit Penunjang Fakultas Kepala Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Inter Departemen Ketua Lab/ Study bengkel Kepala Sub Bagian Tata Usaha Departemen Kepala Sub Bagian Tata Usaha Fakultas Ketua Program Studi Intra Departemen

Pimpinan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Dekan : Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M.Ec

Pembantu Dekan I : Fahmi Natigor Nasution, SE, M.Acc, Ak Pembantu Dekan II : Drs. Arifin Lubis, MM, Ak

Pembantu Dekan III : Ami Dilham, SE, Msi

Dewan Pertimbangan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara Ketua : Drs. Lian Dalimunthe,M.Ec,CPA

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,ME.c

Anggota : Prof. Dr.Ade Fatma Lubis,MAFIS,MBA,Ak Prof. Dr.Azhar Maksum,M.Ec,Acc,Ak Prof. Dr. Ritha Dalimunthe, SE, Msi Prof. Dr. Paham Ginting,MS

Prof. Dr. Rismayani,MS Prof. Dr. Ramli,MS

Prof. Dr. Syaad Afifuddin S,M.Ec Prof.Dr.Iic.rer.reg.Sirojuzilam,SE Prof. Dr. Paham Ginting, MS Prof. Dr. Syaad Afifuddin S, M.Ec Drs.Hasan Sakti Siregar,MSi.Ak Drs.Bongsu Hutagalung,Msi Dr.Murni Daulay,SE,Msi

Departemen

Ekonomi Pembangunan

Ketua : Wahyu Ario Pratomo.SE,M.Ec Sekretaris : Dr.Irsyad Lubis.SE.M.SocSe Manajemen

Ketua : Prof.Dr.Ritha F.Dalimunthe,SE,Msi Sekretaris : Nisrul Irawati,SE,MBA

Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,Msi,Ak Sekretaris : Mutia Ismail,SE,MM.Ak

Diploma Keuangan

Ketua : Prof.Dr.Paham Ginting,MS

Sekretaris : Syafrizal Helmi Situmorang,SE,Msi Diploma Akuntansi

Ketua : Drs.Hasan Sakti Siregar,Msi,Ak Sekretaris : Iskandar Muda,SE,Msi

Diploma Kesekretariatan

Ketua : Dr.Endang Sulistya Rini,SE,Msi Sekretaris : Dr.Arlina Nurbaiti Lubis,SE,MBA

Bagian Tata Usaha

Kepala Bagian Tata Usaha : Sofia Anita,SE Kasub.Personalia : Kamariah,SE Kasub.Keuangan : Eka Juliani,SE

Kasub Akademik : Fepti Aniar,SE Kasub. Kemahasiswaan : Zailiana,S.Sos Bendaharawan Gaji : Maslan,SE

PUMC : Suparyo,SE

Lembaga-Lembaga Penunjang Puslitbank

Pengarah : Drs.Jhon Tafbu Ritonga,M.Ec

Sekretaris : Wahyu Ario Pratomo,SE,M.Ec

Kepala Unit Pelayanan : Hotmal Dja’far,SE,MM,Ak.

Bagian Perpustakaan

Kepala Perpustakaan : O. K. Raffii, SE

D. Job Description

Berikut ini adalah Job Description dari setiap unit pada bagian Tata Usaha dan Departemen Manajemen Fakultas Ekonomi USU yang tediri dari :

1. Bagian Tata Usaha Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Fakultas.

b. Menghimpun Menelaah Peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiwaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

c. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian dan perlengkapan.

d. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

e. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. f. Melakasanakan administrasi pendidikan, penelitian dan pengabdian/ pelayanan

kepada masyarakat.

g. Melaksanakan urusan kemahasiswaan dan hubungan alumni fakultas. h. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. i. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

j. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

k. Menyusun laporan kerja bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

2. Sub Bagian Akademik Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT bagian.

b. Mengumpulkan dan Mengolah data di bidang pendidikan, penelitian dan pengabdian/pelayanan kepada masyarakat.

c. Melakukan administrasi akademik.

d. Melakukan penyusunan rencana kebutuhan saran akademik.

e. Menghimpun dan mengklasifikasikan data pencapaian target kurikulum. f. Melakukan urusan kegiatan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

g. Melakukan administrasi penelitian dan pengabdian/pelayanan pada masyarakat di lingkungan fakultas.

h. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan bagian.

3. Sub Bagian Umum dan Keuangan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan dan kerumahtanggaan. c. Melakukan urusan persuratan dan kearsipan di lingkungan fakultas.

d. Melakukan urusan penerimaan tamu pimpinan, rapat dinas dan pertemuan ilmiah di lingkungan fakultas.

e. Mengumpulkan dan mengolah data keuangan.

f. Melakuakan penerimaan, penyimpanan, pembekuan, pengeluaran, dan pertanggung jawaban keuangan.

g. Melakukan pembayaran gaji honorarium, lembur. Vakansi, perjalanan dinas, pekerjaan borongan dan pembelian serta pengeluaran lainnya yang telah diteliti kebenarannya.

h. Mengoperasionalkan sistem informasi keuangan.

i. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat bidang keuangan.

j. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

4. Sub Bagian Kepegawaian Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Melaksanakan proses pengadaan dan pengangkatan pegawai. c. Melakukan urusan mutasi pegawai.

d. Memverifikasi usulan angka kredit jabatan fungsional.

e. Memproses penempatan angka kredit jabatan fungsional usul kenaikan jabatan/pangkat surat keputusan mengajar, pengangkatan Guru Besar Tetap/Tidak Tetap/Emiritus, izin dan cuti.

f. Melaksanakan pemberian penghargaan pegawai. g. Memproses SK jabatan struktural dan fungsional. h. Memproses pelanggaran disiplin pegawai.

i. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

5. Sub Bagian Kemahasiswaan dan Alumni Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data di bidang kemahasiswaan dan alumni. c. Melakukan administrasi kemahasiwaan.

d. Melakukan urusan izin/rekomendasi kegiatan kemahasiswaan. e. Mempersiapkan usul pemilihan mahasiswa yang berprestasi.

g. Melakukan pengurusan beasiswa, pembinaan karir dan layanan kesejahteraan mahasiswa.

h. Melakukan pemantauan pelaksanaan kegiatan pembinaan kemahasiswaan. i. Mengoperasionalkan sistem informasi kemahasiswaan dan alumni

j. Melakukan penyajian informasi di bidang kemahiswaan dan alumni.

k. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

6. Sub Bagian Perlengkapan Tugasnya adalah :

a. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT Bagian.

b. Mengumpulkan dan mengolah data perlengkapan.

c. Mengoperasionalkan sistem informasi kerumahtanggaan dan perlengkapan. d. Melakukan pemeliharaan kebersihan, keindahan dan keamanan lingkungan. e. Melakukan penyimpanan dokumen dan surat di bidang kerumahtanggaan dan

perlengkapan.

f. Melakukan urusan pengelolaan barang perlengkapan.

g. Menyusun laporan kerja Sub Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan Bagian.

E. Kinerja Usaha Terkini

Setiap Perguruan Tinggi Negeri mempunyai visi dan misi yang harus dijalankan sesuai dengan tujuan Perguruan Tinggi Negeri, butuh waktu untuk mencapai itu semua begitu juga pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara,

fakultas terus berupaya agar tujuan yang telah digariskan oleh fakultas dapat terwujud. Tidak mudah dalam mewujudkan itu semua karena membutuhkan kerja keras yang tinggi dan disiplin dan loyalitas dalam bekerja.

Pastinya untuk mendorong mencapai hasil yang maksimal diperlukan kinerja yang bermutu dan tepat. Jadi kinerja usaha terkini yang dijalankan perusahaan adalah menyelengarakan program pendidikan dan pengajaran terhadap mahasiswa, melakukan berbagai macam penelitian-penelitian ilmiah khususnya bidang ekonomi yang bermanfaat bagi universitas, mahasiswa dan masyarakat, serta melakukan pengabdian kepada masyarakat berupa seminar-seminar kepada masyarakat, memotivasi masyarakat agar dapat hidup lebih layak dan mandiri, kegiatan bakti sosial kepada masyarakat, dan lain sebagainya. Fakultas juga terus melakukan pembinaan terhadap civitas akademika agar dapat menghasilkan Sumber Daya Manusia (SDM) yang benar-benar memiliki kualitas yang baik.

Kegiatan-kegiatan kerohanian juga tetap dilaksakan fakultas, seperti perayaan hari-hari besar keagamaan (misalnya: Natal, Paskah, Idul Fitri, Isra’ Mi’raj,DllI) sehingga para civitas akademika selalu memilki nilai-nilai dan norma-norma keagamaan dalam menjalani hidup, serta selalu bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa.

F. Rencana Kegiatan

Rencana kegiatan Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain : a. Persiapan kuliah mahasiswa semester genap/ganjil.

b. Perkuliahan semester genap/ganjil.

c. Ujian mid semester/ujian semester genap/ ganjil. d. Wisuda mahasiswa.

BAB III PEMBAHASAN

A. Pengertian Sistem Informasi

Sistem Informasi adalah Proses yang menjalankan fungsi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk kepentingan tertentu.

Berbagai definisi sistem informasi:

1. Menurut John F. Nash (1995:8) yang diterjemahkan oleh La Midjan dan Azhar Susanto, menyatakan bahwa Sistem Informasi adalah sistem Informasi adalah kombinasi dari manusia, fasilitas atau alat teknologi, media, prosedur dan pengendalian yang bermaksud menata jaringan komunikasi yang penting,proses atas transaksi-transaksi tertentu dan rutin, membantu manajemen dan pemakai intern dan ekstern dan menyediakan dasar pengambilan keputusan yang tepat. 2. Menurut Henry Lucas (1988:35) yang diterjemahkan oleh Jugianto H.M,

menyatakan bahwa sistem Informasi adalah sistem informasi adalah suatu kegiatan dari prosedur-prosedur yang diorganisasikan, bilamana dieksekusi akan menyediakan informasi untuk mendukung pengambilan keputusan dan pengendalian di dalam organisasi.

Dari ketiga pengertian sitem informasi diatas, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi menyediakan informasi untukmembantu pengambilan keputusan manajemen, operasi perusahaandari hari ke hari dan informasi yang layak untuk pihak luar perusahaan.

Penjelasan atas dua teknologi yang mendasari teknologi informasi adalah sebagai berikut.

Teknologi komputer adalah teknologi yang berhubungan dengan komputer, termasuk peralatan-peralatan yang berhubungan dengan komputer seperti printer, pembaca sidik jari, dan bahkan CD-ROM. Komputer adalah mesin serbaguna yang dapat dikontrol oleh program, digunakan untuk mengolah data menjadi informasi. Program adalah deretan instruksi yang digunakan untuk mengendalikan komputer sehingga komputer dapat melakukan teindakan sesuai yang dikehendaki pembuatnya. Data adalah bahan mentah bagi komputer yang dapat berupa angka maupun gambar, sedangkan informasi adalah bentuk data yang telah diolah sehinnga dapat menjadi bahan yang berguna untuk pengambilan keputusan.

b. Teknologi komunikasi

Teknologi komunikasi atau biasa juga disebut teknologi komunikasi adalah teknologi yang berhubungan dengan komunikasi jarak jauh. Termasuk dalam kategori teknologi ini adalah telepon, radio, dan televisi.

Perlu diperhatikan bahwa komputer tidak harus berupa seperti PC yang anda jumpai dirumah atau kantor, tetapi juga bisa berupa peralatan-peralatan yang lain seperti mesin pembuat kopi, oven mikro gelombang (microwave), remote untuk TV, televisi, ponsel dan CD Player. Peralatan-peralatan seperti itu pada masa kini bergantung pada komputer dalam bentuk cip (chip) yang disebut mikroprosesor.

Mengingat keadaan seperti ini, banyak yang berpendapat bahwa istilah komputer kurang tepat. Komputer tidak sekedar untuk melaksanakan komputerisasi seperti yang tersirat pada namanya. Sebagaimana dikatakan oleh Jhon Von Neuman, pelopor teknologi komputer, bahwa yang disebut komputer itu seharusnya tidak

namakan seperti itu, tetapi lebih tepat kalau dipanggil ‘mesin serbaguna’ (Williams dan Swyer, 2003)

Teknologi Informasi dan Komunikasi (TIK) mencakup dua aspek, yaitu Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi. Teknologi Informasi, meliputi segala hal yang berkaitan dengan proses, penggunaan sebagai alat bantu, manipulasi, dan pengelolaan informasi. Teknologi Komunikasi merupakan segala hal yang berkaitan dengan penggunaan alat bantu untuk memproses dan mentransfer data dari perangkat yang satu ke lainnya. Karena itu, Teknologi Informasi dan Teknologi Komunikasi adalah suatu padanan yang tidak

terpisahkan yang mengandung pengertian luas tentang segala kegiatan yang terkait dengan pemrosesan, manipulasi, pengelolaan, dan transfer/pemindahan informasi antar media. Dari pembahasan diatas tersirat bahwa teknologi informasi tidak harus secara spesifik berupa komputer yang terhubung ke komputer lain malalui alat komunikasi, tetapi juga dapat berupa peranti seperti ponsel ataupun peralatan elektronika lain yang berhubungan dengan penyajian informasi (misalnya televisi). Hal yang terpenting adalah bahwa teknologi informasi itu melibatkan komputer dan telekomunikasi.

B. Peranan Pengembangan Sistem Informasi Pada Dunia Pendidikan

Pengembangan Sistem Informasi dan komunikasi dalam hal ini khususnya internet telah banyak digunakan sebagai simber informasi dalam dunia pendididkan Saat ini

komputer bukan lagi merupakan barang mewah, alat ini sudah digunakan di berbagai bidang pekerjaan seperti halnya pada bidang pendidikan. Pada awalnya komputer dimanfaatkan di sekolah sebagai penunjang kelancaran pekerjaan bidang administrasi dengan memanfaatkan software Microsoft word, excel dan access.

Dengan masuknya materi Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi dalam kurikulum baru, maka peranan komputer sebagai salah satu komponen utama dalam TIK mempunyai posisi yang sangat penting sebagai salah satu media pembelajaran.Selain itu teknologi informasi juga dapat melahirkan fitur-fitur baru dalam dunia pendidikan pada zaman sekarang. Sistem pengajaran berbasis multimedia (teknologi yang melibatkan teks, gambar, suara, dan video) dapat

menyajikan materi yang lebih menarik, tidak monoton, dan memudahkan penyampaian. Murid dan mahasiswa dapat mempelajari materi tertentu sacara mandiri dengan menggunakan komputer yang dilengkapi dengan program berbasis multimedia. Kini telah banyak perangkat lunak yang tergolong sebagai edutainment yang merupakan perpaduan antara pendidikan (education) dan hiburan (entertaiment). Pada dunia pendidikan di Indonesia, komputer sudah diperkenalkan dan digunakan di sekolah-sekolah mulai dari pendidikan dasar hingga perguruan tinggi.

Perkembangan sitem informasi memberi kemudahan bagi mahasiswa dalam mencari dan menyediakan bahan-bahan pembelajaran juga bisa didapatkan, misalnya dengan adanya konsep perpustakaan elektronik library) atau buku elektronik (e-book). Ditambah lagi dengan adanya internet dimungkinkan untuk mencari koleksi perpustakaan berupa buku-buku, modul, jurnal, makalah, majalah, surat kabar, dan lain sebagainya. Universitas Sumatera Utara telah menerapkan pembelajarannya melalu disajikan secara menarik baik dalam bentuk teks ata

disajikan lewat internet. Bahkan dengan internet dimungkinkan untuk setiap mahasiswanya berkomunikasi dengan

Pesatnya Perkembangan Teknologi Informasi, khususnya internet, memungkinkan pengembangan layanan informasi yang lebih baik dalam suatu institusi pendidikan. Dilingkungan perguruan tinggi, pemanfaatan Teknologi Informasi lainnya yaitu diwujudkan dalam suatu sistem yang disebut electronic

university.Pengembangan Universitas bertujuan untuk mendukung penyelenggaraan pendidikan, sehingga perguruan tinggi dapat menyediakan layanan informasi yang lebih baik kepada komunitasnya, baik didalam maupun diluar perguruan tinggi tersebut melalui internet. Layanan pendidikan lain yang bisa dilaksanakan melalui sarana internet yaitu dengan menyediakan materi kuliah secara online dan materi kuliah tersebut dapat diakses oleh siapa saja yang membutuhkan.

C. Pengembangan Sistem Informasi Untuk Sarana Pengelolaan Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Fakultas adalah unsur pelaksana akademik yang melaksanakan dan mengembangkan pendidikan, penelitian, pengabdian/pelayanan masyarakat dan pembinaan sivitas akademik serta melaksanakan urusan tata usaha fakultas. Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang merupakan instansi pemerintah tentulah mempunyai bagian/unit tata usaha. Agar tercapainya optimalisasi tata kerja instansi diperlukan pengembangan system informasi dengan mengandalkan teknologi modern untuk sarana pengelolaan informasi, sehingga tata usaha dapat berjalan sesuai dengan fungsi dan tugasnya.

Adapun rincian tugas bagian tata usaha Fakultas Ekonomi adalah :

1. Menyusun Rencana Kerja dan Anggaran Tahunan (RKAT) Bagian dan mempersiapkan penyusunan RKAT.

2. Menghimpun dan menelaah peraturan perundang-undangan di bidang ketatausahaan akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaan dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

3. Mengumpulkan dan mengolah data ketatausahaan di bidang akademik, administrasi umum dan keuangan, kemahasiswaasn dan alumni, kepegawaian, dan perlengkapan.

4. Melaksanakan urusan persuratan, kerumahtanggaan, perlengkapan, kepegawaian, keuangan, dan kearsipan.

5. Melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas. 6. Melaksanakan administrasi pendidikan, penelitian, dan pengabdian/pelayanan

kepada masyarakat.

7. Melaksanakan urusan kemahasiswaasn dan hubungan alumni fakultas. 8. Melaksanakan pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas. 9. Melaksanakan administrasi perencanaan dan pelayanan informasi.

10. Melaksanakan penyimpanan dokumen dan surat yang berhubungan dengan kegiatan fakultas.

11. Menyusun laporan kerja Bagian dan mempersiapkan penyusunan laporan fakultas.

Kegiatan ketatausahaan diperlukan barang-barang pendukung pekerjaan, agar efektifitas kerja dapat terlaksana. Begitu pula pada tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, diperlukan peralatan penunjang kerja, agar pekerjaan yang dilakukan tata usaha dapat berjalan lancar. Peralatan dan perlengkapan kantor tata usaha disesuaikan dengan pekerjaan kualitas pegawai yang mengerjakan, metode dan prosedur yang dipergunakan dalam pekerjaan. Pimpinan tata usaha juga pandai memilih yang terbaik, karena

Fasilitas harus yang cukup memadai akan memberikan efisiensi yang bisa bagi kantor itu sendiri. Peralatan dan perlengkapan kantor sangat dibutuhkan dalam pelaksanaan pekerjaan tata usaha agar berjalan dengan lancar. Untuk menjadikan teknologi bukan sekedar alat, atau bahkan memperalat kehidupan manusia, seyogyanya kita harus menyadari hubungan antara manusia dan teknologi itu sendiri.

Bagian tata usaha tidak dilengkapi dengan peralatan dan perlengkapan yang memadai, mugkin saja bagian tata usaha akan menghadapi hambatan dalam pelaksanaan tugasnya. Selain itu, pekerjaan yang dibantu peralatan dan perlengkapan kantor dalam pengerjaannya akan tampak baik, bermutu, dan professional. Bila standar peralatan dan perlengkapan tata usaha disebut dapat dipenuhi pada setiap meja, maka akan dapat dihindari terjadinya peminjaman alat-alat tata usaha antara pegawai yang lainnya karena bila terjadi peminjaman alat-alat tersebut maka akan mengakibatkan terjadi gangguan pada pegawai yang meminjamkan alat tersebut. Akibat lainnya juga akan mengurangi efisiensi kerja dari pegawai tersebut, karena itu harus meminta kembali alat-alat tata usaha yang dipinjam pegawai lain, ini berarti pemborosan dari segi waktu.

Setiap meja di bagian tata usaha harus tersedia lengkap semua peralatan dan perlengkapan, maka setiap pegawai kantor tersebut akan dapat bekerja dengan tenang dan tidak terganggu. Beberapa peralatan modern yang ada dan digunakan dalam kegiatan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara antara lain :

1. Komputer 2. Printer 3. Faximilie

4. Internet

Penggunaan teknologi modern ini belum digunakan secara optimal, disebakan karena pegawai dan karyawan yang bekerja pada bagian Tata usaha masih kurang memahami cara penggunaannya. Selain juga karena kurangnya pemahaman akan penggunaan peralatan tersebut, peralatan yang digunakanpun masih sering ada kerusakan sehingga menyebabkan pekerjaan tidak dapat dilakukan dengan baik.

Sistem yang terdapat dan biasa digunakan oleh bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU adalah:

1. Sistem Informasi Akademik

Dalam sistem ini, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi anatra lain: a. Registrasi mahasisiwa baru

Sistem informasi dapat mencetak kartu mahasiswa secara langsung. Selain itu, juga dihasilkan laporan yaitu data induk mahasiswa, daftar mahasiswa, rekap mahasiswa per fakultas per jurusan dan daftar mahasiswa baru per jurusan.

b.Registrasi mahasiswa lama

Demikian juga sistem informasi dapat langsung mencetak kartu mahasiswa per fakultas per jurusan, daftar SPP dan pratikum mahasiswa dan terakhir rekap mahasiswa yang cuti dan pindah.

c. Penyelenggaraan Akademik

Informasi yang dihasilkan masih dibedakan untuk tiga kelompok. Kelompok-kelompok tersebut adalah mahasiswa, dosen dan fakultas. Untuk, informasi yang dibutuhakn antara lain jadwal kuliah, daftar hadir kuliah, daftar hadir ujian, kartu kemajuan studi dan transkip. Kemudian, untuk dosen disediakan informasi berupa jadwal kuliah, daftar serta kuliah, daftar hadir dosen, daftar isiian nilai dari daftar

prestasi nilai akademik. Terakhir, yaitu fakultas, membutuhkan informasi mengenai daftar mahasiswa, daftar dosen, daftra mata kuliah, daftar prestasi mahasiswa, sejarah kemajuan studi dan sejarah prestasi.

d. Lulusan/ Alumni

Informasi yang dihasilkan antara lain transkip akademik. Sementara itu untuk kebutuhan manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar lululsan dan rekap penyelesaian studi.

e. Pembinaan kurikulum

Informasi yang dapat disediakan baik itu mahasiswa, dosen maupun universitas adalah daftar kuliah.

2. Sistem Informasi Sarana dan Prasarana

Ada dua kelompok informasi yang bisa ditemukan dalam sistem ini disetiap perguruan tinggi yaitu buku induk(identitas dan pengelolahan). Dalam kelompok informasi pengelolahan, mahasiswa dan dosen mendapatkan jadwal kuliah.

Informasi yang dapat disediakan antara lain: Untuk kebutuhan menejemen Universitas:

a. Daftar barang

b. Daftar kapasitas uang kuliah c. Daftar ruang dosen

d. Daftar ruang perpustakaan e. Daftar ruang laboratorium

f. Rekap jumlah barang inventaris dan non-inventarisasi g. Rekap jumlah ruang per fakultas

h. Rekap jumlah ruang Laboratorium per fakultas i. Rekap ruang perpustakaan per fakultas

3. Sistem Informasi Ketenagaan / Kepegawaian

Dalam system infomasi ini, ada dua kelompok informasi, yaitu data induk dan pengelolaan. Informasi yang dapat disediakan untuk memenuhi kebutuhan manajemen universitas adalah:

a. Daftar urut kepangkatan

b. Daftar pegawai calon naik golongan

c. Rekap pegawai menurut jenjang pendidikan d. Rekap pegawai menurut golongan

e. Daftar pegawai calon pension f. Daftar gaji

g. Daftar gaji pegawai

Adapun informasi yang dibutuhkan oleh direktorat jenderal adalah rekap pegawai menurut jenjang pendidikan dan daftar pegawai calon pensiun.

4. Sistem Informasi Pengabdian Pada Masyarakat

Kegiatan unit kerja ini anatara lain menyelenggarakan kuliah kerja nyata bagi mahasiswa. Informasi yang dapat disediakan anatara lain :

a. Daftar nilai untuk mahasiswa dan jadwal bimbingan serta daftar bobot kredit bimbingan untuk dosen.

b. Bagi manajemen perguruan tinggi dapat disediakan daftar judul pengabdian, rekap kegiatan pengbdian per fakultas dan asal dana, rekap kegiatan pengabdian per jenis kegiatan dan lokasi, serta rekap pengabdian per jenis kegiatan dan bidang ilmu.

5. Sistem Informasi Kemahasiswaan dan Alumni

Sistem kemahsiswaan dan alumni terdiri dari empat modul, yaitu kegiatan kemahasiswaan, kesejahteraan mahasiswa, kelembagaan mahasiswa dan informasi

khusus, dan lulusan. Dengan demikian, informasi yang disediakan oleh perguruan tinggi antara lain :

a. Laporan aktifitas kegiatan b. Daftar penyeleasaian kegiatan c. Rekapitulasi aktifitas kegiatan d. Daftar fungsionaris kegiatan . e. Daftar mahasiswa dan aktifitasnya. f. Laporan aktifitas lembaga mahasiswa g. Rekapitulasi aktifitas lembaga. h. Daftar fungsionaris lembaga. i. Daftar informasi khusus. j. Daftar penghuni asrama. k. Rekapitulasi informasi khusus. l. Daftar pengurus dan fasilitas asrama.

m. Daftar calon/penerimaan beasiswa per jenis beasiswa n. Rekapitulasi calon/penerimaan beasiswa per fakultas. o. Laporan kemajuan IPK penerimaan beasiswa

p. Daftar perincian dana ID.

q. Daftra penerimaan dana/asuransi.

r. Daftar jumlah anggota koperasi mahasiswa.. s. Daftar pengurus koperasi mahasiswa. t. Daftar instansi lulusan.

Subsitem perpustakan, terdiri dari atas tiga kegiatan, yaitu inisialisasi buku, keangggotan dan pelayanan perpustakan. Informasi yang dapat sediakan oleh perguruan tinggi antara lain adalah :

a. Pencetakan katalog bahan pustaka.

b. Rekapitulasi bahan pustaka per jenis penerbitan . c. Rekapitulasi pengujung dan peminjam per fakultas. d. Rekapitulasi bahan pustaka yang dipinjam.

e. Peminjam yamg terlambat mengembalikan bahan pustaka . 7. Sistem Informasi Keuangan

Sistem informasi keuanagan, terdiri dari : a. Anggaaran

b. Transaksi

c. SPJ , SPP, dan SPM d. Pengkajian

Dengan demikan, informasi yang dapat disediakan adalah 1. Anggaran belanja per tahun

2. Kegiatan anggaran belanja 3. Daftar surat perintah membayar 4. Daftar surat pertanggung jawaban

5. Rekapitulasi realisasi daftar perincian kegiatan bidang-bidang 6. Rekapitulasi anggaran rutin per unit kerja

7. Rekapitulasi anggaran pembangunan per unit kerja 8. Rekapitulasi SPP per unit kerja

9. Rekapitulasi anggaran rutin per fungsi

11. Rekapitulasi anggaran DRK per fungsi 12. Rekapitulasi perolehan SPP per semester 13. Daftar gaji pegawai

D. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Tujuan Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi Pada Bagian Fakultas Ekonomi USU yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya

Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi yang modern diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

Dengan menggunakan Sistem Informasi dan Komunikasi, pegawai akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan

Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang

Secara khusus, tujuan memanfaatkan Sistem Informasi dan Komunikasi adalah : 1. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Sistem Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.

E. Dampak Kemajuan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dampak dari Kemajuan Sistem Informasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media. Para pegawai juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti computer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas.

Konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini, seorang pegawai dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan.

Pegawai juga mampu mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak-tidaknya pegawai mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiatan tata usaha. Tidak hanya sekedar memahami tetapi pegawai juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiatan magang yang dilakukan para mahasiswanya.

Beberapa sampel potret kegiatan tata usaha yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Pegawai lebih efisien dalam mengelola kegiatan tata usaha

2. pegawai lebih aktif bekerja mengerjakan kegiatan tata usaha sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan

Perubahan kemajuan Sistem Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

a. Dari pelatihan ke penampilan

b. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja, c. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. 2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan

yang sangat penting maka dari itu sangat diperlukan sekali fasilitas yang berteknologi modern demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara efisien dan efektif. Karena bagian tata usaha merupakan pusat informasi bagi fakultas. 3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara antara lain : pengolahan data, korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

B. Saran

Berdasarkan pembahasan dan penerapan diatas, maka dapat dikemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya Pengembangan Sistem Informasi pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya fasilitas yang digunakan sebaiknya berteknologi tinggi agar pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dapat dilakukan dengan baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai secara efektif dan mudah.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Masjonomukhtar, Ali. 1999. Audit Sistem Informasi. Jakarta : Rineka cipta. Davis, Gordon dan H. Olson, Margrethe. Sistem-sistem Informasi Pemasaran.

Bandung: Mandar Maju.

Hartono, Jogiyanto. 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.

Ibnu Choidun R, Muhammad. 2006. Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif. Bandung: Informatika.

JR C. Lucas, Henry. 1993. Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga.

O’Brien, James. A. 2006. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salamba Empat.

11. Rekapitulasi anggaran DRK per fungsi 12. Rekapitulasi perolehan SPP per semester 13. Daftar gaji pegawai

D. Tujuan Pengembangan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU

Tujuan Pengembangan Sistem Informasi dan Komunikasi Pada Bagian Fakultas Ekonomi USU yaitu agar para pegawai dapat dan terbiasa menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal untuk mendapatkan dan memproses informasi dalam kegiatan tata usaha, bekerja, dan aktifitas lainnya sehingga pegawai mampu berkreasi, mengembangkan sikap imaginatif, mengembangkan kemampuan eksplorasi mandiri, dan mudah beradaptasi dengan perkembangan baru di lingkungannya

Melalui pemanfaatan Teknologi Informasi yang modern diharapkan pegawai dapat terlibat pada perubahan pesat dalam kehidupan yang mengalami penambahan dan perubahan dalam penggunaan beragam produk teknologi informasi dan komunikasi. Pegawai menggunakan perangkat Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mencari, mengeksplorasi, menganalisis, dan saling tukar informasi secara efisien dan efektif.

Dengan menggunakan Sistem Informasi dan Komunikasi, pegawai akan dengan cepat mendapatkan ide dan pengalaman dari berbagai kalangan. Penambahan kemampuan pegawai karena penggunaan Teknologi Informasi dan Komunikasi akan mengembangkan sikap inisiatif dan kemampuan belajar mandiri, sehingga pegawai dapat memutuskan dan mempertimbangkan sendiri kapan dan dimana penggunaan

Teknologi Informasi dan Komunikasi secara tepat dan optimal, termasuk apa implikasinya saat ini dan dimasa yang akan datang

Secara khusus, tujuan memanfaatkan Sistem Informasi dan Komunikasi adalah : 1. Menyadarkan pegawai akan potensi perkembangan teknologi informasi dan

komunikasi yang terus berubah sehingga pegawai dapat termotivasi untuk mengevaluasi dan mempelajari Sistem Informasi dan Komunikasi.

2. Memotivasi kemampuan pegawai untuk bisa beradaptasi dan mengantisipasi perkembangan Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga pegawai bisa melaksanakan dan menjalani aktifitas kehidupan sehari-hari secara mandiri.

3. Mengembangkan kompetensi pegawai dalam menggunakan Teknologi Informasi dan Komunikasi untuk mendukung kegiatan belajar dan bekerja.

4. Mengembangkan kemampuan berbasis Teknologi Informasi dan Komunikasi, sehingga proses tata usaha dapat lebih optimal.

E. Dampak Kemajuan Sistem Informasi Pada Bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara

Dampak dari Kemajuan Sistem Informasi pada bagian Tata Usaha Fakultas Ekonomi USU Sebagai contoh misalnya tentang potret sebuah Universitas yang telah dilengkapi dengan peralatan/ fasilitas penyajian media. Para pegawai juga dilatih tentang cara-cara merancang dan mengembangkan suatu pekerjaan ke dalam media tertentu, seperti computer. Selanjutnya, melakukan pemanfaatan teknologi modern dalam kegiatan setiap pekerjaan di fakultas.

Konteks kegiatan pekerjaan yang demikian ini, seorang pegawai dapat menghemat sebagian dari waktu (lebih efisien) yang disediakan untuk kegiatan pekerjaan di samping menghemat energi dalam melaksanakan suatu pekerjan.

Pegawai juga mampu mengelola kegiatan pekerjaannya dengan menggunakan jenis Teknologi Informasi tertentu seperti komputer, maka setidak-tidaknya pegawai mamperlihatkan bahwa dirinya sudah mulai memahami makna dan pentingnya pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiatan tata usaha. Tidak hanya sekedar memahami tetapi pegawai juga telah mulai menerapkan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam kegiatan magang yang dilakukan para mahasiswanya.

Beberapa sampel potret kegiatan tata usaha yang telah dikemukakan di atas, ada makna penting yang dapat ditarik, yaitu:

1. Pegawai lebih efisien dalam mengelola kegiatan tata usaha

2. pegawai lebih aktif bekerja mengerjakan kegiatan tata usaha sehingga kegiatan kerja menjadi lebih menarik dan tidak membosankan

Perubahan kemajuan Sistem Informasi ini melanda semua aspek kehidupan manusia, termasuk pendidikan/ pembelajaran. Pendapat Rosenberg (2001) sebagaimana dikutip oleh Muhammad Surya mengemukakan bahwa pergeseran paradigma dalam proses pembelajaran adalah :

a. Dari pelatihan ke penampilan

b. Dari ruang kelas ke di mana dan kapan saja, c. Dari kertas ke “online” atau saluran

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Berdasarkan pembahasan dan penerapan di atas, maka dapat diambil beberapa kesimpulan :

1. Adapun beberapa peranan pokok tata usaha pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain :

a. Melayani pelaksanaan pekerjaan-pekerjaan operatif fakultas.

b. Menyediakan keterangan-keterangan bagi pimpinan fakultas untuk membuat keputusan/melakukan tindakan yang cepat terhadap suatu permasalahan yang terjadi.

c. Membantu kelancaran perkembangan fakultas sebagai suatu keseluruhan. 2. Tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara mempunyai peranan

yang sangat penting maka dari itu sangat diperlukan sekali fasilitas yang berteknologi modern demi kelancaran pelaksanaan pekerjaan secara efisien dan efektif. Karena bagian tata usaha merupakan pusat informasi bagi fakultas. 3. Kegiatan-kegiatan yang dilakukan tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas

Sumatera Utara antara lain : pengolahan data, korespondensi, pengelolaan arsip, melaksanakan urusan rapat dinas dan upacara resmi di lingkungan fakultas, pemantauan dan evaluasi kegiatan di lingkungan fakultas, melaksanakan administrasi pendidikan, dan lain-lain.

B. Saran

Berdasarkan pembahasan dan penerapan diatas, maka dapat dikemukakan beberapa saran yang mungkin bermanfaat bagi tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, yaitu :

1. Dengan mengingat pentingnya Pengembangan Sistem Informasi pada bagian tata usaha Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, maka sebaiknya fasilitas yang digunakan sebaiknya berteknologi tinggi agar pelaksanaan kegiatan ketatausahaan dapat dilakukan dengan baik dan benar, agar efektifitas kerja dapat dicapai secara efektif dan mudah.

2. Melihat pentingnya peralatan penunjang kerja, maka sebaiknya peralatan kerja setiap bidang/karyawan dapat terpenuhi, agar efektifitas kerja dan efisiensi waktu tidak terganggu.

3. Karena tata usaha merupakan satu kesatuan pekerjaan yang melibatkan semua bidang secara umum, maka sebaiknya koordinasi setiap bidang terpelihara dengan baik, sehingga setiap bidang dapat bekerja sesuai dengan tugasnya masing-masing, agar kinerja Fakultas Ekonomi secara keseluruhan dapat terlaksana dengan baik.

DAFTAR PUSTAKA

Masjonomukhtar, Ali. 1999. Audit Sistem Informasi. Jakarta : Rineka cipta. Davis, Gordon dan H. Olson, Margrethe. Sistem-sistem Informasi Pemasaran.

Bandung: Mandar Maju.

Hartono, Jogiyanto. 2007. Model Kesuksesan Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta: Andi.

Ibnu Choidun R, Muhammad. 2006. Sistem Informasi Dalam Berbagai Perspektif. Bandung: Informatika.

JR C. Lucas, Henry. 1993. Analisis, Desain, dan Implementasi Sistem Informasi. Jakarta: Erlangga.

O’Brien, James. A. 2006. Pengantar Sistem Informasi. Edisi 12. Jakarta: Salamba Empat.