Pemanfaatan Laporan Aktivitas Pada Bagian Tata Usaha Dan Arsip (TUSIP) Biro Umum SEKDAPROVSU

TUGAS AKHIR

PEMANFAATAN LAPORAN AKTIVITAS PADA

BAGIAN TATA USAHA DAN ARSIP (TUSIP)

BIRO UMUM SEKDAPROVSU

O l e h : ANNISA 062103047

PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI

UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN

LEMBAR PERSETUJUAN TUGAS AKHIR

N A M A : Annisa N I M : 062103047

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PEMANFAATAN LAPORAN AKTIVITAS PADA BAGIAN TATA USAHA DAN ARSIP (TUSIP)

BIRO UMUM SEKDAPROVSU

Tanggal : ………. Ketua Program Studi D-III Kesekretariatan

( Dr. Endang Sulistya Rini, SE, MSi NIP. 132 010 480

)

Tanggal : ………. D E K A N

( Drs. Jhon Tafbu Ritonga, MEc NIP. 131 285 985

PENANGGUNG JAWAB TUGAS AKKHIR

N A M A : Annisa N I M : 062103047

PROGRAM STUDI : KESEKRETARIATAN

JUDUL : PEMANFAATAN LAPORAN AKTIVITAS PADA BAGIAN TATA USAHA DAN ARSIP (TUSIP) BIRO UMUM SEKDAPROVSU

Medan, ………….… Menyetujui Pembimbing

( DR. Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA NIP. 132 206 573

KATA PENGANTAR

Bismillahirahmanirrahim

Syukur Alhamdullilah kepada Allah SWT yang telah melimpahkan rahmat dan karuniaNya kepada penulis,sehingga penulis dapat menyelesaikan tugas akhir ini. Tugas akhir ini dibuat sebagai salah satu syarat yang harus dipenuhi untuk menyelesaikan Pendidikan Program Diploma III, Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.

Dalam penulisan Tugas Akhir ini penulis mendapat bantuan dari berbagai pihak dan pada kesempatan ini penulis menyampaikan hormat dan terimaksih yang tak terhingga teristimewa bagi nenek “Rosdiana Simatupang” yang telah menyayangi sepenuh hati sampai diakhir hayat Beliau.

1. Buya Alm SUGIANTO dan Ibunda Tersayang HOTMASITA atas doa dan limpahan kasih saying serta dukungan penuh bagi penulis.

2. Bapak Drs.Jhon Tafbu Ritonga,MEc selaku Dekan Fakultas Ekonomi Univeritas Sumatera Utara.

3. Ibu Dr.Endang Sulistya Rini, SE, Msi selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan.

4. Ibu Dr.Arlina Nurbaity Lubis, SE, MBA selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan sekaligus dosen pembimbing Tugas Akhir. 5. Ibu Dra Farida selaku Kabbag Tata Usaha dan Arsip (TUSIP).

7. Keluraga tercinta khususnya bagi Bujing “Risnawati”,kakek M.Idris, bu Nurhayati,Om Ilham,dan adek-adek yang selalu memotivasi penulis untuk menjadi lebih baik dari yang sebelumnya.

8. Terkhusus buat “CECER gank”, Winda, Aya, Eva, Eka, dan Dean. I love U all.

9. Siswa-siswi SD PUBLIK dan Mitha, Nisa, Mila dan Rusda yang memberikan ketenggangan waktu dan perhatiannya bagi penulis untuk dapat melanjutkan kuliah sambil berbagi ilmu.

Penulis menyadari bahwa keseluruhan Tugas Akhir ini masih banyak mempunyai kekurangan dan kelemahan.Oleh karena itu dengan rendah hati penulis menerima kritik dan saran yang sifatnya membangun demi kesempurnaan Tugas Akhir ini.

Medan, Juni 2009

DAFTAR ISI

Halaman

KATA PENGANTAR... i

DAFTAR ISI……… iii

BAB I. PENDAHULUAN………. 1

A. Latar Belakang………. 1

B. Perumusan Masalah……….. 3

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian………. 3

D. Jadwal Kegiatan……….... 4

a. Jadwal Kegiatan……… 4

b. Sistematika Penulisan……….. 5

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI……… 6

A. Sejarah Ringkas……….... 6

B. Struktur Organisasi ……….. 10

C. Job Description……….... 12

D. Jaringan Kegiatan………. 23

E. Kinerja Usaha Terkini……….. 24

F. Rencana Kegiatan………. 24

BAB III. PEMBAHASAN……… 26

A. Peranan Laporan Pekerjaan pada Tata Usaha dan Arsip………... 26

B. Jenis-Jenis Laporan Aktivitas Pekerjaan……….. 28

C. Metode Laporan Aktivitas Pekerjaan……… 31

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN 1. Kesimpulan……….. 33

2. Saran………. 34

DAFTAR PUSTAKA……… 35

No. Keterangan Halaman 1. Jadwal Kegiatan... 5

No. Keterangan Halaman 1. Gambar 2.1 : Struktur Organisasi Sekretariat

Daerah Provinsi Sumatera Utara………….. 10 2. Gambar 2.2 : Struktur Organisasi Biro Umum Sekretariat

Daerah Propinsi Sumatera Utara ………… 11

A. Surat pengantar dari Fakultas Ekonomi untuk Magang dan Riset

B. Surat pernyataan selesai riset dari Kantor Gubernur Sumatera Utara Biro Umum Bagisn Tata Usaha dan Arsip (TUSIP).

PENDAHULUAN

A. Latar Belakang

Lazarro (1986) Di dalam suatu organisasi baik pemerintah maupun swasta harus memiliki laporan aktivitas pekerjaan yang membantu mengembangkan produktivitas para karyawan. Tujuan utama dari laporan aktivitas adalah memberikan informasi bagi atasan terhadap tugas-tugas yang telah dilaksanakan dan sebagai arsip bagi pendelegasian tugas-tugas dari atasan terhadap bawahan. Dengan menyajikan laporan aktivitas pekerjaan diusahakan dapat selalu meningkatkan baik pada tingkat individual, kelompok maupun organisasi secara keseluruhan. Untuk mencapai tujuan, instansi membuat laporan-laporan dalam pelaksanaan kegiatan-kegiatan didalam instansi tersebut.

Tidak jarang, didalam pelaksanaan dari laporan –laporan yang dibuat banyak terjadi kesalahan atau penyimpangan. Hasil pelaksanaan kegiatan instansi tidak sesuai dengan realisasi pekerjaan yang telah ditetapkan. Hal itu terjadi karena pelaksanaan dari kegiatan-kegiatan adalah manusia yang tidak terlepas dari kesalahan atau kesilapan. Bila manusia atau SDM itu melakukan pekerjaannya dengan baik dan benar, maka pemanfaatan laporan akan mencapai tujuan perusahaan.

Haryadi (2009) Laporan merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil proses pengolahan data, hasil suatu penelitian, atau hasil riset suatu

masalah. Laporan sangat penting artinya bagi seorang pimpinan karena merupakan salah satu alat untuk melaksanakan kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengadilan, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Tepat tidaknya keputusan yang diambil oleh pimpinan tergantung pada tepat tidaknya data yang diperoleh. Oleh karena itu, pimpinan yang berfungsi sebagai pengambil keputusan (decision making) memerlukan data yang objektif.

Pemanfaatan laporan aktivitas pekerjaan sebagai bagian penting untuk mendorong SDM berperilaku dan mempunyai sikap kerja yang bertanggung jawab. Laporan aktivitas pekerjaan merupakan sistem yang mewadahi berbagai kinerja yang mendorong produktivitas para peagawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Oleh karena itu, apabila pegawai mengetahui keberhasilannya melalui laporan yang baik atas pekerjaan yang diberikan kepadanya. Hal itu akan menjadi motivasi dalam mempertahankan atau bahkan meningkatkan produktivitas kerjanya. Sebaliknya bila informasi kegagalan yang diperolehnya, maka hal itu akan dapat mendorong para pegawai tersebut untuk memperbaiki prestasi kerjanya.

Bertitik tolak dari uraian diatas, maka dapat diketahui bahwa peranan laporan aktivitas sangat penting dibuat, khususnya untuk meningkatkan produktivitas pegawai agar bekerja lebih baik untuk merealisasi pencapaian tujuan oraganisasi. Oleh karena itu, penulis merasa tertarik untuk menguraikannya dalam bentuk tugas akhir dengan judul : “PERANAN LAPORAN AKTIVITAS PADA TATA USAHA DAN ARSIP (TUSIP) BIRO UMUM SEKRETARIS DAERAH PROVINSI SUMATERA UTARA”.

B. Perumusan Masalah

Adapun alasan penulis dalam memaparkan Laporan Aktivitas adalah bahwa penerapannya akan sangat membantu produktivitas bagi seluruh pegawai dan peningkatan kompetensi dalam jenjang karir setiap pegawai, sehingga permasalahan yang akan dibahas dalam penulisan Tugas Akhir ini adalah “Bagaiman Peranan Laporan Aktivitas Pekerjaan terhadap Produktivitas Pegawai?’’

C. Tujuan dan Manfaat Penelitian Tujuan Penelitian

Adapun tujuan penulis dalam melakukan penelitian ini :

Untuk mengetahui seberapa besar peranan laporan aktivitas pekerjaan dalam meningkatkan produktivitas PNS pada bagian Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) Biro Umum Sekdaprovsu.

Manfaat Penelitian

Adapun manfaat yang diperoleh dari penelitian ini adalah :

a. Berguna sebagai bahan perbandingan antara teori-teori yang telah dipelajari mengenai pemanfaatan laporan aktivitas pekerjaan dalam praktek kerja nyata yang akan dijalani penulis dimasa yang akan datang.

b. Berguna sebagai bahan untuk memperoleh gambaran sejauh mana manfaat laporan dalam meningkatkan produktivitas PNS didalam mencapai tujuan instansi, dan sebagai dasar pertimbangan dalam rencana uraian pekerjaan bagi tiap-tiap divisi di bagian Biro Umum.

D. Jadwal Kegiatan

Dalam penyelesaian Tugas Akhir ini, penulis melakukan kegiatan yang dapat dilihat pada Tabel 1.1 berikut ini:

a. Jadwal Kegiatan

No. Keterangan Minggu ke

1 2 3 4 5

1. Persiapan 2. Pengumpulan

Data

3. Pengonsepan 4. Pengetikan /

penyajian 5. Pemeriksaan

b. Sistematika Penulisan BAB I. PENDAHULUAN

Pada bab ini penulis mendeskripsikan mengenai latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan beserta sistematika penulisan sesuai dengan judul.

BAB II. PROFIL PERUSAHAAN/ INSTANSI

Pada bab ini menginformasikan mengenai profil Kantor Gubernur Sumatera Utara. Sejarah ringkas Kantor Gubernur Sumatera Utara, struktur organisasi Biro Umum, struktur organisasi Tata Usaha dan Arsip (TUSIP), job description (uraian pekerjaan), jaringan kegiatan, kinerja usaha terkini yang telah dicapai instansi dan rencana kegiatan perusahaan untuk tahun berikutnya.

BAB III. PEMBAHASAN

Pada bab ini membahas makna Laporan Pekerjaan, Tujuan Laporan Pekerjaan, Jenis-Jenis Laporan, Aktivitas Pekerjaan, Metode Laporan Aktivitas Pekerjaan di Kantor Biro Umum Sekdaprovsu Bagian Tata Usaha dan Arsip (TUSIP).

BAB IV. KESIMPULAN DAN SARAN

Pada bab ini penulis menguraikan kesimpulan bahwa laporan aktivitas pekerjaan dapat meningkatkan produktivitas PNS. Saran penulis terhadap pekerjaan para pegawai dalam membuat laporan aktivitas pekerjaan agar lebih baik dari sebelumnya.

BAB II

A. Sejarah Ringkas Kantor Gubernur Sumatera Utara

Di zaman pemerintahan Belanda, Sumatera merupakan suatu pemerintahan yang bernama Goverment Van Sumatera, yang meliputi seluruh Sumatera dikepalai oleh seorang Governoor berkedudukan di Medan, Sumatera. Di zaman permulaan kemerdekaan Republik Indonesia , Sumatera tetap merupakan suatu kesatuan pemerintahan, yaitu Provinsi Sumatera Utara yang dikepalai seoarang Gubernur dan terdiri dari daerah – daerah Administrasi yang dikepalai oleh seorang Residen. Pada Sidang I Nasional Daerah ( KND ). Mengingat kesulitan – kesulitan perhubungan Provinsi Sumatera menjadi tiga sub Provinsi. Yaitu : Sub Provinsi (Sumatera Utara yang terdiri dari Aceh, Keresidenan Sumatera Timur dan Keresidenan Sumatera Tapanuli). Sub Provinsi Sumatera Tengah dan Sub Provinsi Sumatera Selatan. Dalam perkembangan selanjutnya , melalui undang – undang No10 Tanggal 19 April 1948.

Pemerintah menetapkan Sumatera menjadi tiga Provinsi yang masing – masing berhak mengatur dan mengurus rumah tangga sendiri yaitu:

1. Provinsi Sumatera Utara yang meliputi keresidenan – keresidenan Aceh, Sumatera Timur dan Tapanuli.

2. Provinsi sumatera Tengah yang meliputi keresidenan – keresidenan Sumatera Barat , Riau, Jambi.

3. Provinsi Sumatera Selatan, yang meliputi Keresidenan – Keresidenan Bengkulu, Palembang, Lampung, dan Bangka Belitung.

Berdasarkan UUD No 10 tahun 1948 diatas , asal usul Gubernur , Kepala Daerah Provinsi Sumatera Utara dengan surat Tanggal 16 Februari 1973. No 4585 / 1973 telah menetapkan bahwa hari jadi Provinsi Daerah Tingkat I Sumtera Utara adalah Tanggal 15 April 1948 yaitu ditetapkannya UU No. 10 Tahun 1948 tersebut.

Pada permulaan tahun 1948 diadakan reorganisasi pemerintahan di Sumatera Utara atas pertimbangan berhubung dengan meningkatnya serangan – serangan belanda sehingga Diinginkan suatu sistem pertahanan yang lebih kokoh dan sempurna .Untuk itu perlu dipusatkan alat – alat kekuatan sipil dan militer , dan tiap – tiap militer istimewa yang berada dalam satu tangan , yaitu Gubernur militer . Dengan demikian seluruh kekuatan baik sipil maupun militer berada ditangan Gubernur militer.

Perubahan yang demikian ini dengan keputusan pemerintahan darurat RI Tanggal 16 Mei 1949 No 21 / PEM / PDKI dalam tindak lanjutnya. Dengan keputusan Pemerintah Darurat RI tanggal 17 Mei 1949 No 22 / PEM / PDRI . Jabatan Gubernur Sumatera Utara ditiadakan , Gubernur yang bersangkutan diangkat menjadi komisaris dengan tugas – tugas memberi pengawasan dan tuntutan terhadap pemerintah, baik sipil maupun militer . Selanjutnya dengan Instruksi dewan pembantu dan penasehat wakil Perdana Menteri tanggal 15 September 1949 Sumatera Utara dibagi menjadi dua daerah militer yaitu Aceh dan Tanah Karo diketuai oleh Gubernur militer Tengku Muhammad Daud Beureueh untuk Aceh dan Tapanuli / Sumatera Timur oleh Gubernur militer Dr. FL Tobing.

Selanjutnya dengan ketetapan pemerintahan darurat RI dalam bentuk peraturan Perdana Menteri Pengganti peraturan pemerintah tanggal 17 Desember 1948 No 8 / DES / WKPM. Dibentuk di propinsi Aceh dan provinsi Tapanuli, Sumatera Timur. Kemudian dengan peraturan pemerintah pengganti UUD No5.Tanggal 14 Agustus 1950.

Peraturan perdana menteri pengganti peraturan pemerintahan 17 Desember 1949 .No / 8 / DES / WKPM Tahun 1949 tersebut dicabut kembali dan dibentuk provinsi Sumatera Utara dengan daerah yang meliputi daerah Keresidenan Aceh , Sumatera Timur dan Tapanuli selanjutnya dengan peraturan pemerintah No. 21 Tanggal 14 Agustus 1950.

Pada masa Republik Indonesia Serikat (RIS ) sudah terbentuk Negara Kesatuan Republik Indonesia , Terbagi atas daerah – daerah provinsi :

1. Jawa Barat 6. Sumatera Selatan

2. Jawa Tengah 7. Kalimantan

3. Jawa Timur 8. Sulawesi

4. Sumatera Utara 9. Maluku

5. Sumatera Tengah 10. Sunda Kecil

Dalam perkembangan selanjutnya pada tanggal 7 Desember 1956 yaitu Undang - Undang tentang pembentukan daerah otonom provinsi Aceh dan

perubahan peraturan pembentukan provinsi Sumatera Utara pada Pasal 1 UU No. 24 tahun 1956 menyebutkan bahwa :

1. Daerah Aceh yang melindungi kabupaten Aceh Besar, Pidie, Aceh Utara, Aceh Timur, Aceh Tengah.

2. Provinsi Sumatera Utara tercantum dalam ayat 1 wilayahnya boleh dikurangi dengan bagian - bagian yang terbentuk sebagai daerah otonom provinsi Aceh tetap direbut Provinsi Sumatera Utara.

Struktur organisasi yang digunakan pada Kantor Gubernur berbentuk Struktur Garis yakni kekuasaan mengalir secara vertikal dari tingkat paling atas ke tingkat menengah, lalu sampai di tingkat bawah. Adapun Struktur Organisasi pada Sekertaris Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada Gambar 2.1 berikut ini.

Gambar 2.1

Struktur Organisasi Sekretariat Daerah Provinsi Sumatera Utara

STRUKTUR ORGANISASI BIRO UMUM

Gambar 2.2

Struktur Oragnisasi Biro Umum

Keterangan :

-TUSIP : Tata Usaha dan Arsip -T.U : Tata Usaha

C. Uraian Tugas (Job Description) Biro Umum Sekretaris Daerah Propinsi Sumatera Utara

Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha

Kepala bagian Arsip dan Tata Usaha mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam penyelenggaraan urusan Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, Tata Usaha Sekretaris Daerah dan Tata Usaha Biro Umum

menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengurusan/pengelolaan dan penomoran Naskah Dinas, penyimpanan, penggandaan dan pengadaan kebutuhan Tata Usaha Sekretariat Daerah, Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, Tata Usaha Sekretaris Daerah serta Tata Usaha Biro Umum.

b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan ketatausahaan Sekretaris Daerah, Gubernur dan Wakil Gubernur, Sekretaris Daerah dan Biro Umum, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha dibantu oleh :

(1) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Sekretariat, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pergurusan/pengeloaan Tata Usaha.

b. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai Standar yang ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Gubernur dan Wakil Gubernur, mempunyai tugas:

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengeloaan Tata Usaha Sekretaris Daerah.

b. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah dan memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai Standar yang ditetapkan.

(3) Kepala Sub Bagian Tata Usaha Biro, mempunyai tugas : a. Menyelenggarakan urusan Ketata usahaan Biro.

b. Memberikan dukungan teknis administrasi dalam pelaksanaan tugas Kepala Biro.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Rumah Tangga

,

Kepala bagian Rumah Tangga mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam penyelenggaraan urusan rumah tangga pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat Daerah,operasionil mess, gedung dan taman sekretariat serta telekomunikasi menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengurusan/pengelolaan urusan rumah tangga Pimpinan, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gedung dan taman Sekretariat serta telekomunikasi.

b. Pembinaan dan pemantapan perencanaan dan pelaksanaan urusan rumah tangga, urusan kendaraan, urusan dalam Sekretariat, operasionil Mess, gudang dan Taman serta telkom, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang

tugas dan fungsinya.

d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Rumah Tangga dibantu oleh :

(1) Kepala Sub Bagian Rumah Tangga Pimpinan, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar-standar perencanaan pergurusan/pengeloaan serta pelaporan penyelenggaraan urusan Tangga Pimpinan.

b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan pengurusan/pengelolaan dan pelayanan urusan Rumag Tangga Pimpinan, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Kendaraan, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan pelaksanaan dan pelaporan penggunaan, perawatan dan pengadaan kebutuhan kendaraan. b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan penggunaan, perawatan dan

pengadaan kebutuhan kendaraan, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai standar yang ditetapkan.

(3) Kepala Sub Bagian Urusan Sekretariat, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan pengelolaan keindahan, kebersihan, penerangan dan perawatan

bagian dalam Kantor Gubernur Sumatera Utara serta perencanaan dan pendistribusian ATK Sekretariat Daerah.

b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan dalam Sekretariat, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah tugasnya. d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai

bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar yang ditetapkan.

(4) Kepala Sub Bagian Urusan Operasionil Mess, Gedung dan Taman, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pelaksanaan dan pelaporan pengeloaan dan pengadaan kebutuhan Mess, pemeliharaan bagian luar gedung Kantor Gubernur dan taman milik Pemerintah Propinsi Sumatera Utara.

b. Menyelenggarakan pengurusan/pengelolaan urusan Ketata usahaan Sekretaris Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

c. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai bidang tugasnya.

d. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Biro Umum melalui Kepala Bagian Arsip dan Tata Usaha, sesuai Standar yang ditetapkan.

(5) Kepala Sub Bagian Telkom, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan, pengadaan, pemeliharaan dan penggunaan peralatan telekomunikasi, prosedur pengiriman, penyampaian dan penerimaan berita serta operasi telekomunikasi, dan pembinaan SDM telekomunikasi. Menyiapkan rencana dan melaksanakan urusan telekomuniksasi, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

b. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.

c. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Rumah Tangga, sesuai bidang tugasnya.

d. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Rumah Tangga, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan

Kepala bagian protokol dan perjalanan mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan protokol upacara dan administrasi perjalanan. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) pasal ini, Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan memyelenggarakan fungsi :

1. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar penyelenggaraan urusan protokoler, upacara dan perjalanan Dinas.

2. Pembinaan dan pemantapan pelaksanaan urusan protokol, upacara dan perjalanan Dinas, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

3. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

4. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

5. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala bagian Protokol dan Perjalanan dibantu oleh : (1) Kepala Sub Bagian Protokol, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar Pelayanan tamu-tamu dan acara-acara Gubernur serta protokoler acara kedinasan.

b. Menyelenggarakan urusan pelayanan tamu dan pengaturan acara-acara Gubernur serta protokoler acara kedinasan, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Upacara, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan standar tata upacara Kenegaraan dan kedinasan lainnya.

b. Menyiapkan rencana dan melaksanakan tata upacara kenegaraan dan kedinasan lainnya, sesuai ketentuan dan standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai standar yang ditetapkan.

(3) Kepala Sub Bagian Administrasi Perjalanan, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar prosedur pergurusan dan penataan urusan perjalanan Dinas.

b. Menyelenggarakan pengurusan dan penata usahaan perjalanan dinas, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Protokol dan Perjalanan, sesuai Standar yang ditetapkan

f. Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, mempunyai tugas membantu Kepala Biro Umum dalam melaksanakan urusan Tata usaha kepegawaian dan keuangan Sekretaris Daerah Propinsi.

Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan

Kepala bagian Tata Usaha dan Arsip Kepegawaian dan Keuangan menyelenggarakan fungsi :

a. Pengkajian bahan untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan dan kesejahteraan serta Kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan pengelolaan Belanja Sekretariat. b. Pembinaan dan pemantapan penyelenggaraan urusan mutasi, pemberdayaan

dan kesejahteraan serta mutasi dan kesehatan PNS Sekretariat Daerah dan pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

d. Pemberian masukan yang perlu kepada Kepala Biro Umum, sesuai bidang tugas dan fungsinya.

e. Pelaporan dan pertanggung jawaban atas pelaksanaan tugas dan fungsinya kepada Biro Umum, sesuai Standar yang ditetapkan.

Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan dibantu oleh : (1) Kepala Sub Bagian Mutasi, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pelaksanaan mutasi jabatan dilingkungan Sekretariat Daerah.

b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan tata usaha mutasi Pegawai Sekretariat Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikannya masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan.

(2) Kepala Sub Bagian Kesehatah Pegawai, mempunyai tugas :

a. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar perencanaan dan pelaksanaan pemeliharaan kesehatan Pegawai Sekretariat.

b. Menyiapkan bahan untuk perencanaan dan pelaksanaan urusan pemeliharaan kesehatan pegawai Sekretariat Daerah, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan.

(3) Kepala Sub Bagian Belanja Sekretariat, mempunyai tugas :

a.. Mengumpulkan, mengolah, dan menyajikan bahan/data untuk penyempurnaan dan penyusunan kebijakan, ketentuan dan Standar pengelolaan Belanja Sekretariat.

b. Menyiapkan bahan untuk pelaksanaan pengelolaan Belanja Sekretariat, sesuai ketentuan dan Standar yang ditetapkan.

c. Melaksanakan tugas lain yang diberikan oleh Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.

d. Memberikan masukan yang perlu kepada Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan keuangan, sesuai bidang tugasnya.

e. Melaporkan dan mempertanggung jawabkan pelaksanaan tugasnya kepada Kepala Bagian Tata Usaha Kepegawaian dan Keuangan, sesuai Standar yang ditetapkan.

D. Jaringan Kegiatan

Kantor Gubernur adalah sebuah instansi pemerintahan yang bertugas menata, mengembangkan suatu daerah atau provinsi. Selain itu, berfungsi untuk menjaga keamanan dan kesejahteraan serta melayani masyarakat dalam berbagai bidang yang menyangkut permasalahan warga daerah Sumatera Utara. Penulis melakukan

penelitian secara khusus pada Biro Umum di Tata Usaha dan Arsip. Adapun jenis kegiatan para pegawai Biro Umum Bagian Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) yaitu : a. Menerima surat-surat yang masuk ke Kantor Gubernur Sumatera Utara. b. Mengendalikan surat masuk melalui kartu kendali.

c. Mendistribusikan surat masuk ke Biro Umum. d. Mencatat disposisi ke buku Agenda.

e. Membuka surat masuk Gubernur, Sekretaris Daerah, Asisten dan lain - lain. f. Melayani pertanyaan masyarakat yang berhubungan dengan surat masuk. g. Menerima kritik dan saran dari berbagai pihak dalam pelaksanaan kerja yang

berguna bagi penyempurnaan pengabdian terhadap masyarakat.

E. Kinerja Usaha Terkini

Pada Biro Umum Bagian Tata usaha dan Arsip (TUSIP) telah melayani masyarakat sejak tahun 1960. Berdasarkan laporan aktivitas pekerjaan dapat dibuat perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, pengendalian, pengawasan, dan pengambilan keputusan. Sehingga tujuan yang diharapkan dapat tercapai secara efektif dan efisien.

F. Rencana Kegiatan

Rencana Kegiatan Sekretaris Sekertaris Daerah Provinsi Sumatera Utara dapat dilihat pada uraian berikut :

1. Pemeriksaan Dokumen

Surat harus diperhatikan terlebih dahulu apakah sudah siap dapat disimpan atau harus ditindak lanjuti, sealnjutnya disetujui, dan ditanda tangani terlebih dahulu oleh pihak yang berwenang. Setelah itu, arsip baru bisa disimpan.

2. Pemberian Indeks dan Pencatatan Arsip

Pemberian indeks dan pencatatan dilakukan dengan cara memilih serta membuat klasifikasi yang tepat untuk dokumen, seperti nama subjek atau wilayah. Selain itu, juga mencatatnya secara digital atau manual di agenda.

3. Pembuatan Cross Reference

Tujuan pembuatan cross reference adalah agar satu dokumen dapat dicari dengan beberapa cara yang berbeda. Biasanya arsip terlebih dahulu telah dimasukkan nama, subjek, atau tanggalnya di database komputer, sehingga saat diperlukan dapat dicari secara cepat dan tepat.

Setelah langkah-langkah diatas dilakukan, pekerjaan selanjutnya adalah memilih alat penyimpanannya. Proses pemilihan alat penyimpanan surat dapat dilakukan berdasarkan pertimbangan- pertimbangan berikut ini :

1. Jenis dari dokumen yang akan disimpan (kertas, kartu, materi atau media lain), yang masing-masing media tersebut memiliki perlakuan khusus yang berbeda dalam perawatannya.

2. Kecepatan pemanfaatan yang diperlukan. 3. Kebutuhan ruangan.

4. Keamanan. 5. Biaya peralatan.

6. Biaya operasional penyimpanan.

BAB III PEMBAHASAN

A. Peranan Laporan Aktivitas Pekerjaan Pada Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) Biro Umum Sekretaris Daerah Provinsi Sumatera Utara

Laporan merupakan suatu bahan informasi yang diperoleh melalui hasil proses pengolahan data, hasil suatu penelitian, atau hasil riset suatu masalah. Selain itu, laporan merupakan bentuk Komunikasi yang dapat dilakukan secara tertulis atau lisan mengenai suatau hal tertentu sesuai dengan tujuan penulisannya.

Berdasarkan teori tersebut, pada Biro Umum bagian Tata Usaha dan Arsip (TUSIP) memiliki tiga jenis laporan yang biasa digunakan yaitu :

a. Laporan Data

Laporan data bertujuan memberitahukan informasi.Laporan jenis ini dapat berisi masalah proyek atau mengenai aktivitas rutin.Pada waktu menulis data laporan harus sesuai dengan beban kerja yang telah diberikan dari pimpinan. b. Laporan Analitis

Tipe pelaporan ini tidak hanya memberikan informasi, tetapi juga menafsirkan data sebaik mungkin. Suatu laporan analitis dapat memberitahukan informasi, dengan memberikan interprestasi yang sama pentingnya dengan fakta yang masih mentah. Laporan analisis harus dilakukan dengan hati-hati dan kesimpulan harus ditekankan serta tidak disembunyikan dalam teks.

c. Laporan Rekomendasi

Laporan rekomendasi difokuskan pada hasil pekerjaan seorang pegawai. Sasaran dalam penulisan laporan rekomendasi adalah memberikan nasihat kepada seseorang untuk dapat berbuat sesuatu. Dalam setiap kasus, rekomendasi dipusatkan pada suatu fakta, analisis, dan penafsiran dengan suatu cara yang mendukung rekomendasi.

Adapun Tujuan Laporan Pekerjaan pada Biro Umum Sekretaris Daerah Propinsi Sumatera Utara, produktivitas pegawai perlu dievaluasi sebagai dasar untuk pengambilan keputusan dalam pendelegasian atas tugas-tugas para pegawai. Hasil laporan yang dimuat dalam daftar pada tahun sebelumnya akan dipergunakan sebagai dasar peninjauan kenaikan pangkat para pegawai untuk tahun berjalan, dimana pemberian itu tetap disesuaikan menurut tahapan yang berlaku, misalnya kenaikan pangkat yang dilakukan setiap lima tahun sekali.

Hasil laporan tersebut juga merupakan sumber informasi bagi program promosi jabatan dan pengembangan karir. Ada dua tujuan dalam laporan aktivitas pekerjaan yaitu tujuan laporan aktivitas yang bersifat umum dan bersifat khusus. Tujuan Umum yaitu :

1. Pemanfaatan laporan aktivitas pekerjaan untuk memperbaiki pelaksanaan pekerjaan para pegawai.

2. Laporan aktivitas pekerjaan untuk menghimpun dan mempersiapkan informasi bagi karyawan dan para manajer dalam membuat keputusan.

3. Laporan aktivitas pekerjaan bertujuan untuk meningkatkan produktivitas pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

Tujuan Khusus yaitu :

4. Laporan aktivitas pekerjaan merupakan data-data yang dapat dijadikan dasar dalam melakukan promosi jabatan, menghentikan pelaksanaan pekerjaan yang keliru, menegakkan disiplin, menetapkan pemberian balas jasa,dan merupakan ukuran dalam mengurangi atau menambah pegawai.

5. Laporan aktivitas pekerjaan menghasilkan informasi yang dapat dipergunakan sebagai kriteria dalam membuat test bagi pegawai yang validitasnya tinggi. 6. Laporan aktivitas pekerjaan menghasilkan informasi sebagai umpan balik

(feed back) bagi karyawan dalam meningkatkan efisiensi kerjanya,dengan

memperbaiki kekurangan atau kekeliruannya dalam melaksanakan pekerjaan.

B. Jenis –Jenis Laporan Aktivitas Pekerjaan di Biro Umum pada Tata Usaha dan Arsip

a. Laporan Berdasarkan Sarana Pengungkapan

Berdasarkan sarana pengungkapannya, laporan dibagi menjadi dua jenis, yaitu laporan lisan dan laporan tulisan.

1. Laporan Lisan

Laporan lisan biasa dilakukan untuk keadaan darurat yang harus segera diketahui oleh pimpinan atau pemberi tugas. Laporan lisan juga biasa dilakukan untuk melaporkan suatu kegiatan, seperti pidato Gubernur.

2. Laporan Tertulis

Laporan tertulis biasanya dibuat secara rinci dan ditujukan kepada atasan mengenai pelaksanaan tugas dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan tertulis ini biasanya diketik diatas kertas HVS, kuarto dan diberi sampul, lalu dibuat

beberapa rangkap. Ada jenis laporan tertulis yang bisa digunakan oleh Biro Umum bagian Tata Usaha dan Arsip yaitu laporan hasil pekerjaan.

Ada beberapa Laporan berdasarkan Periode yaitu :

a. Laporan Berkala

Laporan berkala merupakan pertanggungjawaban yang bersifat rutin dan dibuat berkala, dua kali dalam satu tahun. Laporan pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program satu semester (April sampai dengan September) disebut dengan laporan tengah tahunan,yang harus sudah disampaikan kepada Kepala Bagian selambat-lambatnya pada tanggal 30 Oktober tahun berjalan.

Sementara itu, laporan pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program selama satu tahun (April sampai dengan Maret tahun berikut) disebut dengan laporan tahunan, yang paling lambat sudah harus disampaikan kepada Kepala Bagian pada tanggal 30 April tahun berjalan.

Sistem laporan tengah tahunan dan tahunan ini merupakan prinsip pelaksanaan fungsi manajemen kontrol. Laporan tengah tahunan berfungsi sebagai alat pengawasan dan pengendalian terhadap pelaksanaan rencana dan program yang sedang berlangsung. Melalui laporan ini, arah dan pelaksanaan kegiatan dapat dikendalikan oleh Kepala Bagian yang terus-menerus memiliki kewajiban melakukan pengawasan melekat. Laporan tengah tahunan memberi petunjuk kepada kepala Bagian mengenai perlutidaknya suatu rencana dikaji kembali dan disempurnakan. Selain itu, melalui laporan tengah tahunan, Kepala Bagian juga dapat memperkirakan pencapaian atau perolehan tujuan.

Sementara itu, laporan tahunan memiliki fungsi sebagai alat penilaian akhir terhadap hasil pelaksanaan rencana dan aktivitas rutin, serta pembangunan tahunan. Setiap akhir tahun berjalan, Kepala bagian memiliki kewajiban melakukan pengawasan dan penilaian akhir. Caranya dengan melakukan perbandingan antara hasil dan rencana yang sudah ditentukan sebelumnya,baik secara kuantitatif maupun kualitatif, dalam rangka mencapai sasaran fisik dan fungsional.

Sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program rutin, dan pembangunan, laporan tengah tahunan dan laporan tahunan harus memberikan informasi mengenai hal-hal berikut :

1. Hasil-hasil yang dicapai, disertai bukti konkret beruapa data dan fakta. 2. Hambatan-hambatan yang dihadapi, disertai penjelasan permasalahan.

b. Laporan Insidential

Laporan insidential adalah laporan yang perlu disampaikan, baik atas permintaan atasan maupun atas prakarsa bawahan sehubungan dengan adanya kasus atau masalah tertentu. Atasan dapat meminta laporan kepada bawahan untuk memperolehinformasi tentang suatu kejadian yang menyangkut kedinasan dan memiliki dampak terhadap pelaksanaan program. Sebaliknya, tanpa diminta atasan, bawhan wajib menyampaikan laporan kepada atasan jika sewaktu-waktu mengalami kejadian tertentu sebagai informasi dan pertanggungjawaban. Laporan insidental merupakan sarana komunikasi dua arah untuk mencegah dan membatasi timbulnya akibat-akibat sampingan yang tidak diinginkan.

c. Laporan Statistik

Laporan statistik adalah laporan yang baru diinginkan jika data yang diolah cukup banyak, sedangkan perkembangan peristiwa harus dapat diketahui secara cepat dan tepat. Laporan statistik ini dibuat berdasarkan data-data riil yang ada dilapangan, yang kemudian dirumuskan sesuai dengan formula atau standar baku yang telah ditetapkan, sehingga didapatkan hasil yang valid. Biasanya, laporan statistik digunakan dalam setiap pengambilan keputusan dan laporan pertanggungjawaban.

C. Metode Laporan Aktivitas Pekerjaan

Dalam proses pembuatan laporan aktivitas pekerjaan berdasarkan maksudnya, laporan dibagi menjadi tiga jenis , yaitu laporan informatif, laporan eksamisional, laporan analitis.

1. Laporan Informatif

Laporan informatif adalah laporan yang memberikan sekadar gambaran informatif mengenai suatu keadaan agar pimpinan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi.

2. Laporan Eksaminasional

Laporan eksminasional adalah laporan yang selain memberikan informasi, juga menyertakan pendapat mengenai latar belakang informasi itu.

3. Laporan Analitis

Laporan analitis adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran, yaitu pendapat dan saran atas dasar analisis yang mendalam terhadap masalah yang dilaporkan.

Laporan yang telah dibuat disampaikan kepada atasan (Kasubbag) dengan proses yang telah ditentukan sebelumnya dan biasanya langsung dinilai oleh pimpinan atau sehari sesudah diberikan. Selanjutnya laporan akan diberikan kepada pimimpin yang lebih tinggi yakni Kepala Bagian (Kabbag).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis adalah sebagai berikut :

1. Laporan aktivitas pekerjaan dapat menumbuhkan budaya dan fungsi pengawasan serta membuat pengawasan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. Laporan Aktivitas pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan uraian pekerjaan pegawai pada setiap divisi yang bersangkutan.

3. Laporan aktivitas pekerjaan bermanfaat dalam menghimpun dan mempersiapkan informasi bagi PNS dan pimpinan dalam membuat keputusan.

B. Saran

Saran penulis bagi para pegawai Biro Umum Sekretaris Daerah Provinsi Sumtera Utara untuk lebih meningkatkan produktivitas pegawai adalah

1. Sebaiknya dalam aktivitas pekerjaan di Biro Umum Bagian Tata Usaha dan Arsip lebih meningkatkan fungsi pengawasan yang efektif dan efisien melalui laporan aktivitas pekerjaan.

2. Laporan aktivitas pekerjaan sebaiknya dibuat secara terperinci dengan sisitem yang lebih baik, sehingga para pegawai dapat fokus terhadap tugas yang diberikan kepadanya.

3. Agar setiap pegawai menyadari bahwa informasi mengenai aktivitas pekerjaan dapat dilihat pada laporan aktivitas pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arep, Ishak dan Hendri Tanjung ; Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003

Asri, Marwan dan Awig Dwi Sulistyo Budi ; Pengelolaan Karyawan, BPFE, Yogyakarta, 1986

Haryadi, Hendi ; Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf , Visimedia, Jakarta, 2009

Lazarro, Victor ; Tata Kerja Organisasi 1, Bina Aksara, Jakarta, 1986 Lazarro, Victor ; Tata Kerja Organisasi 2, Bina Aksara, Jakarta, 1986

Salindeho, Jhon ; Pengawasan Melekat, Bumi Aksara, Ujung Pandang, 1995 Simanjuntak, Dr.Payaman ; Manajemen Dan Evaluasi Kinerja, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 2005

Sementara itu, laporan tahunan memiliki fungsi sebagai alat penilaian akhir terhadap hasil pelaksanaan rencana dan aktivitas rutin, serta pembangunan tahunan. Setiap akhir tahun berjalan, Kepala bagian memiliki kewajiban melakukan pengawasan dan penilaian akhir. Caranya dengan melakukan perbandingan antara hasil dan rencana yang sudah ditentukan sebelumnya,baik secara kuantitatif maupun kualitatif, dalam rangka mencapai sasaran fisik dan fungsional.

Sebagai pertanggungjawaban pelaksanaan rencana dan program rutin, dan pembangunan, laporan tengah tahunan dan laporan tahunan harus memberikan informasi mengenai hal-hal berikut :

1. Hasil-hasil yang dicapai, disertai bukti konkret beruapa data dan fakta. 2. Hambatan-hambatan yang dihadapi, disertai penjelasan permasalahan.

b. Laporan Insidential

Laporan insidential adalah laporan yang perlu disampaikan, baik atas permintaan atasan maupun atas prakarsa bawahan sehubungan dengan adanya kasus atau masalah tertentu. Atasan dapat meminta laporan kepada bawahan untuk memperolehinformasi tentang suatu kejadian yang menyangkut kedinasan dan memiliki dampak terhadap pelaksanaan program. Sebaliknya, tanpa diminta atasan, bawhan wajib menyampaikan laporan kepada atasan jika sewaktu-waktu mengalami kejadian tertentu sebagai informasi dan pertanggungjawaban. Laporan insidental merupakan sarana komunikasi dua arah untuk mencegah dan membatasi timbulnya akibat-akibat sampingan yang tidak diinginkan.

c. Laporan Statistik

Laporan statistik adalah laporan yang baru diinginkan jika data yang diolah cukup banyak, sedangkan perkembangan peristiwa harus dapat diketahui secara cepat dan tepat. Laporan statistik ini dibuat berdasarkan data-data riil yang ada dilapangan, yang kemudian dirumuskan sesuai dengan formula atau standar baku yang telah ditetapkan, sehingga didapatkan hasil yang valid. Biasanya, laporan statistik digunakan dalam setiap pengambilan keputusan dan laporan pertanggungjawaban.

C. Metode Laporan Aktivitas Pekerjaan

Dalam proses pembuatan laporan aktivitas pekerjaan berdasarkan maksudnya, laporan dibagi menjadi tiga jenis , yaitu laporan informatif, laporan eksamisional, laporan analitis.

1. Laporan Informatif

Laporan informatif adalah laporan yang memberikan sekadar gambaran informatif mengenai suatu keadaan agar pimpinan dapat mengikuti perkembangan yang terjadi.

2. Laporan Eksaminasional

Laporan eksminasional adalah laporan yang selain memberikan informasi, juga menyertakan pendapat mengenai latar belakang informasi itu.

3. Laporan Analitis

Laporan analitis adalah laporan yang memuat sumbangan pikiran, yaitu pendapat dan saran atas dasar analisis yang mendalam terhadap masalah yang dilaporkan.

Laporan yang telah dibuat disampaikan kepada atasan (Kasubbag) dengan proses yang telah ditentukan sebelumnya dan biasanya langsung dinilai oleh pimpinan atau sehari sesudah diberikan. Selanjutnya laporan akan diberikan kepada pimimpin yang lebih tinggi yakni Kepala Bagian (Kabbag).

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

A. Kesimpulan

Kesimpulan yang dapat diuraikan penulis adalah sebagai berikut :

1. Laporan aktivitas pekerjaan dapat menumbuhkan budaya dan fungsi pengawasan serta membuat pengawasan dapat berjalan secara efektif dan efisien.

2. Laporan Aktivitas pekerjaan dapat digunakan sebagai dasar pertimbangan uraian pekerjaan pegawai pada setiap divisi yang bersangkutan.

3. Laporan aktivitas pekerjaan bermanfaat dalam menghimpun dan mempersiapkan informasi bagi PNS dan pimpinan dalam membuat keputusan.

B. Saran

Saran penulis bagi para pegawai Biro Umum Sekretaris Daerah Provinsi Sumtera Utara untuk lebih meningkatkan produktivitas pegawai adalah

1. Sebaiknya dalam aktivitas pekerjaan di Biro Umum Bagian Tata Usaha dan Arsip lebih meningkatkan fungsi pengawasan yang efektif dan efisien melalui laporan aktivitas pekerjaan.

2. Laporan aktivitas pekerjaan sebaiknya dibuat secara terperinci dengan sisitem yang lebih baik, sehingga para pegawai dapat fokus terhadap tugas yang diberikan kepadanya.

3. Agar setiap pegawai menyadari bahwa informasi mengenai aktivitas pekerjaan dapat dilihat pada laporan aktivitas pekerjaan.

DAFTAR PUSTAKA

Arep, Ishak dan Hendri Tanjung ; Manajemen Sumber Daya Manusia, Penerbit Universitas Trisakti, Jakarta, 2003

Asri, Marwan dan Awig Dwi Sulistyo Budi ; Pengelolaan Karyawan, BPFE, Yogyakarta, 1986

Haryadi, Hendi ; Administrasi Perkantoran untuk Manajer & Staf , Visimedia, Jakarta, 2009

Lazarro, Victor ; Tata Kerja Organisasi 1, Bina Aksara, Jakarta, 1986 Lazarro, Victor ; Tata Kerja Organisasi 2, Bina Aksara, Jakarta, 1986

Salindeho, Jhon ; Pengawasan Melekat, Bumi Aksara, Ujung Pandang, 1995 Simanjuntak, Dr.Payaman ; Manajemen Dan Evaluasi Kinerja, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta, 2005

Wibisono, Dermawan ; Manajemen Kinerja, Erlangga, 2006