B. Pembelian
1. Organisasi dan personil pembelian
Bila ditinjau dari aspek perkembangannya, perusahaan tahu ini merupakan tergolong sangat kecil, karena perusahaan ini merupakan industri kecil home
industri. Oleh karena itu keberadaan aktifitas pembeliannya belum memiliki wadah tersendiri, dan biasanya kegiatan pembeliannya dilakukan oleh pimpinan
perusahaan. Kegiatan pembelian ini dilakukan secara langsung ketempat supplier yang
dilakukan setiap 1 sekali. Supplier diri perusahaan tahu ini adalah sebuah agen pemasok kedelai di pasuruan. bila ditinjau dari aspek sistemnya perusahaan ini
menggunakan system sentralisasi dimana kewenangan dalam melakukan pembelian hanya terletak pada satu orang.
2. prosedur pembelian
prosedur pembelian bahan pada perusahaan tahu ini adalah sebagai berikut:
a. Berdasarkan informasi dari bagian poduksi, bagian pembelian
mempersiapkan kebutuhan bahan –bahan hendak dibeli. b.
Selanjutnya bagian pembelian langsung mendatangi tempat supplier untuk meminta sample bahan. Kemudian sampel ini dipilih
mana yang berkuaklitas dan sesuai dengan kebutuhan. Bila telah mendapat sample yang sesui dan kualitasnya bagus maka buyer
pembeli akan melakukan transaksi pembelian berdasarkan kebutuhan 31
bahan baku yang telah dipersiapkan sebelumnya. Biasanya perusahaan tinggal menunggu pengiriman bahan-bahan yang telah dibeli tersebut
1hari kemudian. c.
Setelah bahan-bahan yang telah dibeli tersebut diterima, kemudian dilakukan pengecekan berdasarkan surat pengiriiman barang
atau yang diterima baik jumlah, kualitas, dan apakah terdapat bahan- bahan yang cacat. Bila deketahui ada bahan yang cacat atau rusak
maka jumlah yang rusak tersebut nantinya dikembalikan pada supplier setelah sebelunnya diambil bagian yang baik atau tidak rusak.
3. Strategi pembelian yang digunakan
Srtategi yang digunakan perusahaan adalah dengan pembelian dengan cara biasa, dimana pembelian dilakukan untuk memenuhi kepeluan biasa atau.
Rutin. Pembelian semacan ini dilakukan karena proses produksinya adalah terus menerus dengan jumlah yang relative sama setiap tahunnya.
Pembelian pada tahun 2006 dilakukan dimalang dan pada awal januari 2007 perusahaan tahu ADMA mencoba dengan pemasok dari daerah
pasuruan dengan perbandingan sebagai berikut:
Pemasok dari malang
Pembelian 24 ton kedelai 4000Kg Jadi 24.000 × 3975 = Rp 95.400.000
Biaya pembelian Rp 10.000 Syarat pembelian: barang rusak atau cacat tidak dapat dikembalikan
32
Dalam satu tahun januari – desember 2006 telah terjadi 4 kali pengiriman produk rusak dengan jumlah rata-rata 40 Kg Rp159.000 × 4
= Rp 636.000 Jadi total biaya pembelian dalam satu bulan adalah: Rp.95.400.000
+ Rp.10.000 = Rp. 95.410.000 + Rp.636.000 = Rp.96.046.000
Pemasok dari pasuruan
Pembelian 24 ton kedelai 4025Kg Jadi 24.000 × 4000 = Rp 96.000.000
Biaya pembelian Rp 50.000 Syarat pembelian: barang rusak atau cacat dapat dikembalian
Dalam dua bulan pengiriman januari – mei 2007 belum pernah diterima produk rusak
Jadi total pembelian dalam satu bulan adalah: Rp.96.000.000 + Rp.50.000 = Rp.96.050.000
dengan demikian perusahaan lebih baik melakukan kerjasama dengan supplier dari pasuruan. Hal ini dikarenakan perusahaan tidak menanggung
produk yang rusak yang dikirim karena akan langsung diganti. walaupun harga pembeliannya lebih mahal tetapi kualitas tetap terjaga. Sedangkan
bila memilih pemasok dari malang, maka perusahaan akan mengalami kerugian dikarenakan proses produksi akan terganggu dengan adanya
produk yang rusak. Bila produk yang rusak tersebut ikut dalam proses produksi maka kualitas yang dihasilkan kurang baik.
33
4. Kendala yang dihadapi perusahaan dalam
pembelian a
Terdapat bahan-bahan yang diterima dalam keadaan rusak hal ini dapat diketahui dari pembelian selama 1 tahun terdapat 4
kali perusahaan menerima produk yang rusak sehingga perlu diganti. b
Adanya ketidak sesuian kuantitas bahan yang dipesan dengan kuantitas bahan yang diterima. Kuantitas barang yang diterima
kadangkala kurang 10 sampai 20 Kg. walaupun sedikit tapi hal ini dapat mengurangi jumlah produksi perusahaan.
c Terjadinya fluktuasi harga dalam pembelian. Fluktuasi
harga disini terjadi pada tahun 2006 hal ini disebabkan jumlah pasokan kedelai dari agen atau distributor berkurang, karena terjadi
kelangkaan jumlah kedelai. Fluktuasi harga kedelai berkisar antara Rp 150 sampai Rp100 per Kg.
d Kadangkala terjadi pemborosan dalam pemakaian.
Dalam proses produksi tahu pada waktu penyaringan bubur kedelai yang kurang baik maka sari kedelai yang dihasilkan juga sedikit
sehingga tahu yang dihasilkan tidak maksimal jumlahnya. 5.
Penyebab dari kendala dalam pembelian Permasalahan yang dihadapi perusahaan diatas disebabkan karena:
a. Dalam pelaksanaan kegiatan pembelian yang kurang
efektif, sehingga tujuan pembelian untuk mendapatkan bahan baku
34
yang sesuaian kualitas, kuantitas dan harga bahan yang dibeli tidak seperti yang diharapkan
b. Kurang adanya pengawasan secara intensif terhadap
kondisi fisik bahan dan pemakaian bahan dalam kegiatan proses produksi sehingga menimbulkan adanya pemborosan dalam
pemakaian bahan. Hal ini dapat dimaklumi karena kegiatan pembelian perusahaan belum memiliki wadah tersendiri, sehingga pelaksanaanya
belum sebaik dan seefektif perusahaan yang mempunyai organisasi pembelian yang lebih baik dimana kedudukannya dalam struktur
organisasi sejajar dengan bagian atau departemen yang lainseperti bagian produksi, keuangan atau pemasaran.
Dampak yang ditimbulkan dari permasalahan diatas adalah sebagai berikut :
a Terjadi ketidaksesuaian kualitas bahan yang
diterima berakibat pada menurunnya kualitas produk yang dihasilkan sehingga bila hal ini sering terjadi akan menimbulkan berkurangnya
kepercayaan masyarakat terhadap kualitas pruduk perusahaan b
Ketidak sesuaian kuantitas menyebabkan hal yang sama dengan adanya produk yang rusak yaitu jumlah produk
yang dihasilkan perusahaan berkurang sehingga produksi perusahaan kurang optimal.
c Harga pembelian bahan yang lebih mahal,
menjadikan biaya atas bahan yang dibeli dalam struktur biaya 35
produksi menjadi lebih tinggi sehingga jumlah keiuntungan yang diperoleh perusahaan menjadi berkurang.
d Adanya bahan-bahan yang rusak pada waktu
diterima mengakibatkan teganggunya proses produksi sehingga dapat menghambat dan mengakibatkan berkurangnya jumlah produksi.
6. kebijakan dalam melakukan pembelian
Selama ini perusahaan telah melakukan kegiatan pembelian dengan cukup baik, namun belum dapat menjamin tingkat efisiensi dalam biaya produksi .
dalam melakukan kegiatan pembelian perusahaan telah melakukan pertimbangan dalam hal kualitas dan harga dari bahan-bahan yang akan dibeli,
dimana sebelum melakukan pembelian perusahaan meminta sample bahan kepada supplier untuk dipilih sample yang berkualitas pada harga yang pantas
dan dibandingkan dengan supplier yang lain. Pemilihan supplier yang tepat bagi perusahaan merupakan salah satu
factor penting yang dapat memberikan keuntungan, karena bila salah dalam memilih supplier maka dalam memperoleh kuantitas, kualitas, harga serta
penyerahannya tidak sesuai dengan yang diharapkan perusahaan. Pelaksanaan kegiatan pembelian belumlah tepat bila bagian pembelian hanya
mengutamakan factor harga dalam pemilihan pemasok. Namun factor-faktor yang lain perlu juga diperhatikan misalnya jarak tempuh serta ketepatan
waktu dalam pengiriman. Disamping itu perusahaan sebaiknya selalu mempertimbangkan adanya supplier-suplier yang lain yang mungkin lebih
36
baik untuk dapat diajak kerja sama. Hal ini dimaksudkan agar perusahaan dapat melakukan perbandingan dalam berbagai factor yang ada antara supplier
yang satu dengan supplier yang lain. Sehingga perusahaan dapat lebih baik dalam melakukan kegiatan pembeliannya
Untuk dapat mencapai tingkat efisiensi, bagian pembelian perlu melakukan pengawasan dan pemeriksaan terhadap kuanlitas dari sample yang
telah dipilih dan bahan-bahan yang diterima apakah telah sesuai dengan kualitas sample yang dipilih atau tidak, demikian juga terhadap kuantitas,
apakah kuantitas bahan yang diterima telah sesuai dengan kuantitas pesanan, serta adakah bahan yang rusak atau cacat.
Disamping kegiatan tersebut diatas, hal yang penting lainnya adalah penggunaan strategi dalam pembelian bahan yang tepat, guna mencapai
tingkat biaya produksi seefisien mungkin. Strategi pembelian yang digunakan perusahaan saat ini bila ditinjau dari segi tujuan yang ingin dicapai masih
kurang tepat, yaitu pembelian dengan cara biasa untuk memenuhi kebutuhan sehari-hari pembelian semacam ini merupakan pembelian yang direncanakan
atau tidak direncanakan jauh hari sebelumnya tanpa membuat kontrak kerjasama sehingga bahan yang diterima dari pemasok kadangkala tidak
sesuai dengan ketentuan yang dibutuhkan. Untuk mencapai tingkat efektifitas yang lebih baik, perusahaan sebaiknya
menggunakan kebijakan atau strategi dengan system kontrak, dimana pembelian dilakukan untuk mengisi kembali persediaan bahan dengan
keperluan yang berulang kelebihan system kontrak adalah: 37
a. Dengan kebijakan strategi system kontrak
kemungkinan timbulnya kekurangan atau kelebihan bahan dapat diantisipasi sedini mungki, karena jumlah bahan dapat disesuaikan
dengan kebutuhan b.
Kegiatan pengawasan terhadap pemakaian bahan baku lebih efisien, karena persediaan bahan baku selalu dapat ditinjau
dan diisi kembali tiap periode. c.
Perusahaan dapat memenuhi jumlah pesanan para konsumen.
Kelemahan pada pembelian dengan system kontrak adalah sebagai berikut: a
Perusahaan harus selalu memantau jumlah persediaan baahan baku sebelum melakukan kegiatan produksi untuk
memastikan apakah jumlah persediaan telah mencukupi atau tidak.
C. Analisa dan interpretasi data.
Kategori